CBIS (Computer Based information system)

A. Pengertian CBIS Sistem informasi berbasis komputer atau Computer Based information system adalah sistem pengelolaan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat di pergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali, serta visualisasi dan analisis. B. istilah istilah dalam CBIS Ada berbagai istilah - istilah yang terdapat pada CBIS, antara lain data, informasi, sistim, sistim informasi, dan basis komputer. Berikut penjelasan dari masing-masing istilah tersebut ; a. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita alami atau hadapi. Jadi, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang nanti akan di guanakan sebagai bahan dasar informasi. Bagi sebagian pengguna, Data kadang sudah di anggap suatu informasi yang valid. Ini semua tergantung pada sisi penglihatan dari para penggunanya. b. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolaan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat di gunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. c. Sistem Sistem merupakan beberapa komponen baik nyata ataupun abstrak yang terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. d. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. e. Berbasis Komputer Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada

prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. C. Perkembangan CBIS Dalam beberapa hal tiap sub sistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle SLC). Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : o Tahap Perencanaan, o Tahap Analisis, o Tahap Rancangan, o Tahap Penerapan, o Tahap Penggunaan. Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer/pemimpin/pengelola. Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem. D. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS ). Sub sistem dari CBIS adalah : 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Manajemen 3. Sistem Pendukung Keputusan 4. Automasi Kantor (Virtual Office) 5. Sistem Pakar

1) SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA). SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. Tugas utama sistem informasi ini adalah: o o o o o Pengumpulan data Manipulasi data Penyimpanan data Menyediakan dokumen Pengumpulan Data

Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan. Manipulasi Data Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi: o Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi. o Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya. o Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data. o Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain. Penyimpanan Data Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

Penyediaan Dokumen

SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu: o o o o o o o o Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu. Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu. Karakteristik SIA Melaksanakan tugas yang diperlukan. Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Menangani data yang rinci. Berfokus pada historis. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.

Peran SIA Dalam CBIS o SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. o SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah. 2) SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya, Sumber daya SIM Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan. Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier . SIM dan SIA SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat

laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk menstimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. SIM & EntIS SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan yang dikenal juga dengan nama Enterprise Inforgmation System (EntIS). 3) SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System) Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang. Keputusan terbagi menjadi: o Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin. o Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya. Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu: Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untuk mencari kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif. Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

o o o o

Jenis DSS o Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X. o Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan. o Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi. o Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.

o Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika. o Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll. Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika. o o o Tujuan DSS Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

4) SISTEM PAKAR (ES) Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri. o o o o o Karakteristik Sistem Pakar Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman. Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru. Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur). Memecahkan masalah dengan penalaran. Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.

Bagian Sistem Pakar User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar. a) Input terdapat empat metode yaitu Menu Commands Natural Languange Customized Interfaces

b) Output Sistem Pakar , antara lain: o Penjelasan dari pertanyaan o Penjelasan dari penyelesaian masalah o Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana faktafakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah. o Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil. o Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.

Contoh Sistem Pakar a) XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya. b) MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri. c) PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.

5) AUTOMASI KANTOR (OA) Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu: o Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan. o Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi. o Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. o Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat. Tujuan OA

o Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja, o Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer o Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi. o o o o o o o o o o o Aplikasi OA : Word Processing E-Mail Voice Mail Electronic Calendaring Audio Conferencing Video Conferencing Computer Conferencing Facsimile Videotex Imaging Desktop Publishing

E. Kontribusi CBIS Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving) penghematan biaya (cost saving) peningkatan efektivitas (effectiveness) pengembangan teknologi (technology development) pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Referensi Materi : www.gaswari.wordpress.com/pengembangan-CBIS-Computer.html www.Li3zn4-lisna.blogspot.com/perkembangan-sistem-informasi-berbasis-komputer.html www.cbiis-inkgie.blogspot.com/materi+cbis.html www.sipieter.blogspot.com/2012/05/apa-sih-cbis-itu.html www.dyananyun.blogspot.com/pengertian-cbis.html www.udifq.wordpress.com/tag/cbis.html www.scribd.com/silabus-sistem-informasi-manajemen.html

Penyusun : Rahmat H Slamet