PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS
PENDAHULUAN
Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara berikut:1.Jawatankuasa2.Tempat Majlis3.Penyediaan Senarai Jemputan4.Aturcara Majlis5.Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis6.Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan7.Pemilihan Menu8.Susunan Keutamaan9.Panggilan Hormat10.Susunan Tempat Duduk 11.Pengacaraan Majlis Formal12.Penyediaan Aturcara Pentadbiran13.Peranan Penyambut Tetamu14.Raptai15.Nilai-Nilai Islam16.Post-Mortem1.
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yangdimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyaiahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yangdikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `
Official Functions Committee’.
Jawatankuasaini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi
-Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,Jabatan Perdana Menteri.
Timbalan Pengerusi
-Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri
Setiausaha
-Setiausaha Bahagian Istiadat,Jabatan Perdana Menteri.
Ahli-Ahli
-i)Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,Jabatan Perdana Menteri.ii)Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.iii)Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan.iv)Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.v)Pengarah Pengurusan,Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.vi)Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan.vii)Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagimelicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiapagensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika bolehtidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:a.Peringkat Antarabangsa b.Peringkat Kebangsaanc.Peringkat Negerid.Peringkat Daerahe.Peringkat Agensi
(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).
2.TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkiradalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:i)Diketahui umum dan mudah ditujuii)Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupiiii)Mempunyai ruang legar yang luasiv)Mempunyai kemudahan asas yang mencukupiv)Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti distadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokoladalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yangdiadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhaddan adakalanya terpaksa diubahsuai.
3.PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:i)Ringkasan senaraiii)Senarai namaiii)Senarai mengikut keutamaaniv)Senarai jawapan kehadiranv)Senarai hadir Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:a.Menteri-Menteri- 4 b.Timbalan Menteri- 2c.Ketua Setiausaha Kementerian- 4d.Pengarah di Kementerian-Kementerian-50e.Ketua-Ketua Jabatan-40JUMLAH 100
Di peringkat Agensi seperti di Universiti:a.Naib Cansselor- 1 b.Timbalan Naib Canselor- 3c.Dekan- 10d.Timbalan Dekan- 6e.Ketua Jabatan- 30f.Pensyarah- 50JUMLAH-100Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahuikategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikutkategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteriyang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapihendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
i)
Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang
(jika ada)
ii)
Nama isteri
(jika diketahui)
iii)Jawatan atau pangkat
iv)
Alamat pejabat
(lengkap dengan poskod)
v)Nombor telefon pejabat
vi)
Alamat rumah
(lengkad dengan poskod)
vii)Nombor telefon rumah
viii)
Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon
(jika ada)
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senaraikedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dariSusunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalammenyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja sertaringkasan jawatan. Misalnya:i)Dato’ Ali bin Mohamad (KP)ii)Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)iii)Encik Mohd Alias bin Harun (PP)dan seterusnya.Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senaraiketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atautidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawabhadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang MenjawabHadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-namatetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akanmenggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatitdalam senarai ini.
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
Recommended
More From This User
Notes
Load more
