Kantoortechnieken

nmanszaak:
Natuurlijk persoon= eigenaar geen splitsing met priv-vermogen persoonlijk & onbeperkt aansprakelijk geen officile ven in notarisakte nodig inschrijven in kruispuntbank van ondernemingen (KBO)

BVBA (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid)

Min. 2 vennoten min. Kapitaal: 18 550,00 min. Volstort: 6 200,00 officile notarisakte nodig beperkte aansprakelijkheid priv vermogen niet aansprakelijk financieel plan verplicht aandelen op naam dagelijks bestuur: 1 of meer zaakvoerders algemene vergadering: jaarlijks

NV (naamloze vennootschap)
Min. 2 vennoten min. Kapitaal: 61 500,00 volledig volstort officile notarisakte nodig beperkt aansprakelijk financieel plan verplicht aandelen vrij overdraagbaar dagelijks bestuur: raad van bestuur (min 3 personen) algemene vergadering: jaarlijks

CV (coperatieve vennootschap)
Samenwerking tussen ondernemingen min. 3 vennoten min. Kapitaal: 18 550,00 officile notarisakte nodig vennoten kunnen toetreden en uittreden wanneer ze willen

Kantoor:
Een plaats waar administratief werk word verricht.

Soorten bedrijven
Productiebedrijf
Dit is een bedrijf dat producten maakt.

Dienstverlenend bedrijf
Hier worden diensten verleend aan bedrijven en mensen. Je moet voor deze diensten betalen.

Instelling
Hier worden diensten verleend zonder winst te maken.

Handelsonderneming
Hier worden producten aan en verkocht met al doel winst te maken.

Stafafdeling: geeft advies of helpt lijnafdeling: staat dichter bij het doel

Onderneming
Zorg dragen voor goederen en diensten samenleving afnemen en welvaart toenemen organisatie van arbeid en kapitaal verschillende mensen met verschillende functies

Het organogram
Geeft grafisch & georganiseerd de structuur weer van een onderneming : de verschillende personeelsleden, posities, afdelingen

Lijnorganisatie
Meest voorkomende vorm bevelvoering: van boven naar beneden verantwoording: van beneden naar boven Voordeel: Eenvoudig snel duidelijk overzichtelijk

Nadeel:
Veel & intensief overleg nodig

Staforganisatie
Ten diensten van de lijn geen enkel advies Voordeel: Verbeteren kwaliteit bestelingen Nadeel: Extra personeel meer kosten

Lijn-staforganisatie
Lijnorganisatie met een staforganisatie

Het secretatiaat
Eigenschappen secretariaat
Orde nauwkeurigheid organisatie vriendelijkheid communicatief talenkennis

Kantoorinrichting en meubilair
vereisten: functionele indeling aangenaam: meubels, design veerlicht: kunstlicht, daglicht verlucht: verse lucht, luchtvochtigheid verwarmd en gesoleerd: tussen 20 en 22 C stil: gesoleerd voor geluid ! Ergonomie = werkhouding en gezondheid

Kantooromgeving

Landschapkantoor
veel personen in 1 ruimte 1 ruimte onderverdeelt voordelen werknemers allemaal samen bevordert werksfeer goed verlicht interieur herschikken kan altijd Nadelen Moeilijk klanten persoonlijk te ontvangen last van lawaai

Cellenkantoor
1 tot 4 mensen per lokaal bureaus in blokvorm Voordelen Makkelijk met klanten praten weinig lawaai eigen werkruimte Nadelen Altijd gescheiden van collegas weinig daglicht vast interieur

Combinatiekantoor
Combinatie van cellen- en landschapkantoor eventueel mobiele werkplaats soms gesloten, som open ruimte Voordelen Aangename werkomgeving plaatsen voor ontspanning voorzien thuisgevoel Nadelen Flexibel zijn geen eigen plekje kans op geroddel vast interieur

Kantoormachines
Rekenmachines
Zakrekenmachine : meeneemrekenmachine bureaurekenmachine: met telrol grafische rekenmachine: grafiek weergeven, groter geheugen financile rekenmachine: compacter, aan pc aansluiten, groter geheugen

Dicteerapparatuur
Banrecorder waar iets op gedicteerd wordt wat later wordt uitgetypt

Frankeermachine
Weegt het te verzenden poststuk en de geldwaarde wordt automatisch ingesteld voordeel: tijdsbesparing, geen postzegel of stempel

Fotokopieermachine
-vergroten & verkleinen -dubbelzijdig afdrukken -in kleur kopiren -A3 en A4 formaat -perforeren & nieten -sorteren

Computer
Gegevens bewaren toestel dat ingebrachte informatie super snel verwerkt en opzoekt

Papierversnipperaar
Dient om te voorkomen dat iedereen inzage heeft in vertrouwelijke documenten ( 10 tot 250 kg/u versnipperen )

Snijmachine
Versnijden of op juist formaat snijden

Fax
Documenten doorfaxen snel en efficint

Scanner
Documenten in te scannen en/of te bewerken

Printer
Om documenten te kopiren

Klasseren
Dossiers op bergen op een logische volgorde doel: dossiers snel terug vinden materiaal: mappen, archiefdozen; dossierkasten

Alfabetisch klasseren
Meest gebruikt rangschikken op naam,plaats,bedrijf,.. ABC-regels

Numeriek klasseren
Documenten op nummervolgorde leggen moeilijk nummers te ordenen

Chronologisch klasseren
Op datum ordenen

Alfanumeriek klasseren
Combinatie van numeriek en alfabetisch

Geografisch klasseren
Per land,gewest,gemeente,

Decimaal klasseren
Numeriek systeem documenten per aard in 10 groepen onbeperkt uitbreiden manueel of elektronisch keuze groepen moeilijk

Archiveren
Bewaarplaats van dossiers in een bepaald lokaal in een bedrijf oudere dossiers worden hier geklasseerd

Postbehandeling
Inkomende post
Voorsorteren: na ontvangst sorteren per afdeling openen enveloppen: controleren of de datum klopt, vermelde bijlage & gegevens controleren registreren post: inschrijven in brievenregister sorteren en verdelen: per afdeling in een map of bakje afdelingshoofd neemt de post in ontvangst

Uitgaande post
Sorteren: per grootte, bestemming, aard,.. Vullen van enveloppen: controleren of de brieven getekend zijn Adresseren: Adres van bestemming opschrijven Frankeren: Zien dat er voldoende gefrankeerd wordt Verzenden: de te verzenden post wordt opgehaald of afgegeven op het postkantoor

Diensten van de post

Taxipost: brengt bestellingen naar overal Postpack: gebruiksklare verpakking, makkelijk plooibare kartonnen dozen internationale pakjespost: Express mail service transport Postbus: tijdelijk correspondentieadres Port betaalt door geadresseerde: klant de kosten van de verzending besparen Aangetekende zending: poststuk waarvan de zender een afgiftebewijs wilt Priv-koeriersbedrijven: DHL, TNT Verzendhuizen: distributie door een organisatie die klanten op de hoogte van het aanbod van de organisatie houden via brochures,

Telecommunicatie
Telefoon
Geheugentoestel: 18 nummer opslaan handvrij toestel: ongehinderd notities nemen videotelefonie: de 2 bellers kunnen elkaar zien oproepdoorschakelaar: oproepen worden van het ene naar het andere toestel doorgeschakeld automatisch antwoordapparaat: meld de afwezigheid registreerapparaat: neemt gegevens en rede van de telefoon op interfoon: toestel met spreek- en luisterverbinding binnenshuis publifoon: inbrengen van muntstukken op openbare plaatsen wandelfoon: gewoon telefoontoestel, werkt tot op 50 meter mobilofoon: in je wagen, draadloos communiceren semafoon: op elk moment bereikbaar in BeNeLux

Gebruik telefoon en gouden gids

Witte gids (gewoon telefoonboek) = persoonlijke gegevens van individuele personen of gezinnen Gouden gids = info over bedrijven/goederen/diensten

Telefax
Communicatiemiddel om gegevens uit te wisselen en informatie in te winnen Versoepelt de samenwerking tussen bedrijven

Voordelen: Tijdsbesparing kostenbesparing zekerheid internationaal Nadelen: Slechte weergave slechte kwaliteit

Vergaderingen en verslagen
Planning en werkzaamheden
Te bespreken punten vragen aan alle deelnemers lijst maken van de punten en doorspelen naar iedereen verwijzingen klaarleggen op een uitnodiging de datum, plaats ,uur, duur, aantal aanwezigen vermelden notas nemen tijdens vergaderingen afwezigen en aanwezigen noteren notas laten ondertekenen en zelf ondertekenen

Verslag
Overtuigend logisch NIET chronologisch beknopt zakelijk figuren/tabellen met een titel weergeven Inleiding, inhoudsopgave, hoofdtekst, concluderend hoofdstuk, literatuurlijst, bijlage Inleiding Probleemstelling (WAT?) doelstelling (WAAROM?) opbouw (HOE?) Afsluitend hoofdstuk Terug komen op inleiding bediscussieer resultaten conclusie geven aanbeveling geven Literatuurlijst = verzameling boeken doel: lezer overtuigen dat de argumenten uit de literatuur komen

Bijlage Meer uitleg over onderwerp bevat: enqutes, figuren, tabellen, (met titel) vergeet zeker niet te verwijzen naar de bijlage!

Rapporteren
Verslag uitbrengen over je bevindingen om tijdig actie te ondermenen in het belang van het welzijn van de clint. Het is nodig om eisen te stellen dat zaken tot hun recht komen. Informatieoverdracht , tijdig signaleren van problemen de reportage moet overzichtelijk en volledig zijn en recente informatie bevatten de clint heeft recht zijn eigen rapport te lezen en te corrigeren

Mondelinge reportage
Voordelen: Informatie rechtstreeks geven mogelijkheid om info verder uit te leggen spreken werkt overtuigender reactie van de persoon is onmiddellijk te zien Nadelen: Langdradig feit te veel benadrukken gesprekken worden niet vastgelegd niet herhaalbaar benvloedbaar door anderen

Schriftelijke reportage
Voordelen: Ligt vast later terug te vinden eerst rustig nadenken iedereen kan het lezen je hoeft niet aanwezig te zijn herlezen kan Nadelen: Meer tijd nodig geen directe reactie woorden zorgvuldig kiezen leesbaar handschrift correct taalgebruik objectief zijn

Memo
Interne communicatie afkorting voor MEMORANDUM geheugensteuntje memos variren van lengte, inhoud, lijkt op zakelijke brief Verschil tussen memo en zakelijke brief = KOPJE VB: Aan: Van: Onderwerp: Datum:

Dienstnotas
Mededeling van directie aan personeel

Voorbereiden bezoeken en reizen

De kantooragenda
Vermeld altijd: namen plaats datum tijdstip kort onderwerp Tip: Controleer altijd vraag bevestiging laat tijd tussen afspraken wekelijks agenda overlopen

Reizen
Voorplanning: uitstippelen reisroutes documentatie zoeken vervoermaatschappijen zoeken reisbureaus contacteren vreemde valuta voorzien

Omgangvormen en etiquette
Public and human Relations (PR)
Managementfunctie word meestal door de secretaresse gedaan instaan voor wederzijds begrip tussen organisatie en publiekgroep interne en externe communicatie gebruiken publiek informeren en benvloeden signaal functie trends opmerken en gebruiken contacteren van nieuwe mensen activiteiten organiseren communicatievaardigheid is belangrijk

Organiseren receptie + ontvangst

Voorbereiding: Aankopen drank en hapjes zaal zoeken zaal indelen Tijdens: Kleding aanpassen begroeten kennismaken met medewerkers ontvangen van bezoekers

Etiquette
Geheel van regels met betrekking tot de omgang

Aanspreking
Voorranghebbende : hogere in rang De voorranghebbende spreekt de andere persoon aan U-vorm gebruiken!!! mijnheer, mevrouw, juffrouw + achternaam

Jezelf voorstellen
Jong meisje/heer : voornaam + achternaam gehuwde dame: mevrouw + achternaam echtgenoot gescheiden dame: mevrouw + achternaam heer: mijnheer + achternaam

Iemand voorstellen
Niet voorranghebbende wordt voorgesteld initiatief nemen om de handen te schudden neemt de voorranghebbende gastvrouw/heer stelt voor aan elkaar

Begroeting
Heer groet dame jongere groet oudere ondergeschikte groet meerdere eest kennis groeten vervolgens onbekende Man -> staat recht vrouw -> mag blijven zitten gastvrouw -> staat recht