El departamento de ventas es uno de los pilares del hotel comercial y obviamente la existencia del hotel depender de la venta de servicios

al publico. Un hotel tiene bsicamente tres productos que ofrecer al publico, esto es: habitaciones, alimentos, y bebidas; desde luego, el negocio ms productivo suele ser el de habitaciones. Las convenciones, paquetes y fiestas que en los salones del hotel se llevan a cabo representan grandes negocios para los hoteles. Por otra parte, muchas de la gente que asiste a estos eventos se convierte posteriormente en clientes potenciales para el hotel.

GERENTE DE VENTAS

SECRETARIA DE VENTAS

SUB-GERENTE DE VENTAS

COORDINADOR DE GRUPOS Y CONEVENCIONES

EJECUTIVO DE VENTAS

PROMOTORES DE VENTAS

ASISTENTES DE VENTAS O COMERCIAL

ASISTENTE RELACIONES PUBLICAS

La organizacin del departamento en cuestin va en funcin del tamao y ubicacin del hotel. De acuerdo con la complejidad de cada empresa hotelera puede existir estructuras organizacionales con ciertas variaciones. Otro factor que tiene gran influencia sobre la estructura del departamento de ventas, es el enfoque administrativo de la empresa y la importancia que se conceda a este valor.

Los departamentos que tiene una relacin muy estrecha con el departamento de ventas son: banquetes, convenciones, promocin general de alimentos y bebidas, oficina de anuncios y ventas internas.

CONVENCIONES: Este es un rengln muy importante para la industria

hotelera, Ya que anualmente celebran reuniones, mltiples asociaciones sindicales y educativas, fraternidades y grupos profesionales.

PUBLICIDAD: Existen muchos, medios para la realizar la publicidad de un

hotel, siendo uno de ellos la correspondencia directa. Tambin el hecho de publicar los nombres de los huspedes distinguidos causa gran efecto, ya que estas personas les agradara ver su nombre en la prensa.

OTRAS FUENTES DE NEGOCIOS

Los empleados deben de vender constantemente en personas, y buscar otros contactos que puedan propiciarle negocios al hotel. Se considera que las compaas transportistas, principalmente aerolneas comerciales, adems de las agencias de viajes ya que con frecuencia realizan paquetes.

ESPACIOS PUBLICOS

La renta de estos espacios para banquetes, reuniones, fiestas, recepcin de bodas, fiestas de oficina y celebraciones de los das festivos, etc.

PROMOCION DE SERVICIOS:
Los hoteles cuentan con servicios, internos, tales Como tintorera, restaurantes a diferentes niveles de precios, salones de especialidades, tiendas dentro del hotel. La promocin de estos servicios esta tambin bajo la responsabilidad del departamento de ventas, razn por la cual los hoteles disponen de una gran variedad de instrumentos y tcnicas para las ventas.

RELACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECEPCION

en cuanto atencin a huspedes a su llegada, VIP`s, cortesa, etc.

RELACION CON BANQUETES Para elaborar planes conjuntos de servicios mercados que permitan mayores niveles de ventas. RELACION CON CONVENCIONES Para la coordinacin de servicios y facilidades disponibles para estos eventos. RELACION CON ALIMENTOS Y BEBIDAS Representa una de las reas que pueden generar significados ingresos para la empresa y merece especial atencin por parte de ventas.

RELACION CON ANUNCIOS Y PUBLICIDAD Proporciona importante apoyo a la labor del departamento de ventas en las diversas reas de influencia.

INTEGRACION DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS: El departamento de ventas esta integrado por un gerente de ventas y un cuerpo de vendedores, Cuyo nombre puede variar dependiendo de la magnitud del hotel. La responsabilidad que recae en el gerente es grande y sus actividades son mltiples, las cuales son: a) De carcter administrativo, y b) Para propiciar las ventas.

GERENTE DE VENTAS

OBLIGACIONES DEL GERENTE DE VENTAS:

Realiza estudios de factibilidad en compaa del contralor. Realiza investigaciones de mercado. Disea y efecta promociones de preapertura. Elabora presupuestos de ventas en coordinacin con los jefes de departamento. Selecciona, entrena y supervisa el personal de su departamento.

Promueve las buenas relaciones entre el hotel y la agencia de

viajes minoristas y mayoristas. Elabora planes de estancia.

GERENTE DE VENTAS, OTRAS OBLIGACIONES: Promueve la participacin del hotel en ferias tursticas. Establece en coordinacin con el gerente general, las polticas de descuento. Mantiene excelentes relaciones con aerolneas, oficinas de convenciones, departamento de turismo, asociacin de hoteles, agencias de viajes y operadores de tours. Elabora, en coordinacin con el gerente general, las polticas de precios del hotel.

SUBGERENTE DE VENTAS. Elabora y promueve la venta de paquetes. Elabora la formacin de ITS con lneas aereas. Participa en viajes de promociones cuando el gerente no est disponible de asistir. Promueve la renta de locales comerciales dentro del hotel. Promueve los viajes familiares de agentes de viajes al hotel. Participa en las juntas de jefes de departamentos, las cuales dirige el gerente general.

SECRETARIA SUS OBLIGACIONES ESPECFICAS SON: Escribe a maquina cartas, memorando, minutas, reportes, correspondencia, etc. Contesta las llamadas telefnicas. Realiza inventarios de material faltante y requisita el almacn. Recibe la correspondencia y lleva su inventario. Enva mensajes a travs del telex. Recibe a las personas que llegan a la oficina. Hace requisiciones de compras para su autorizacin. Traslada peridicamente el archivo a cajas especiales que sern depositadas en el archivo general del hotel.

ASISTENTE DE RELACIONES PUBLICAS Debe conocer toda la ciudad donde se encuentra el hotel, as como sus atractivos tursticos. Debe conocer toda la planta fsica del hotel, sus servicios, tarifas y todas las formas de promocin y ventas. Promueve entre el husped las facilidades del hotel. Ayuda a los huspedes en algunos problemas que pudieran tener. Es responsable de la recopilacin de los cuestionarios con los comentarios de los clientes Enva diariamente al gerente de ventas el reporte de actividades y comentarios de los clientes.

EJECUTIVO Y PROMOTORES DE VENTAS Vende la imagen del hotel a las dems empresas interesadas con los servicios. Conoce las especificaciones estndar de ventas. Conoce y aplica las polticas de ventas. Aplica los sistemas establecidos en el hotel. Conoce con el jefe de ventas para seleccionar nuevos vendedores. Maneja un vehculo del hotel para realizar las ventas.

ACTIVIDADES DE CARACTER ADMINISTRATIVO Asignar cuota de ventas a cada vendedor Crear paquetes o tarifas especiales para efectos promocionales Organizar un directorio de clientes a fin de enviarles informacin por correo relativa a los servicios que ofrece el hotel.

Supervisar la correcta presentacin del personal de ventas.

Organizar un sistema d registro de clientes potenciales a travs de formas especiales, en las cuales se registraran los progresos de las vistas de los vendedores.

Asegurarse de disponer material para dotar a sus vendedores del mismo.

Participar en juntas con sus superiores y otros jefes de departamentos, as mismo, realizar y presidir las juntas con sus vendedores. Presentar su reporte de gasto, y el de sus vendedores, adjuntando las notas correspondientes al gerente administrativo, para su autorizacin.

ACTIVIDADES PARA PROPICIAR LAS VENTAS a) Visitar personalmente en forma sistemtica a los clientes potenciales y personal clave de las empresas, a fin de promover la venta de alojamiento, alimentos y bebidas del hotel. b) Buscar nuevos mercados potenciales c) Investigar en detalle todo lo relativo a las convenciones que la competencia ha captar, para ofrecer en un futuro sus servicios para eventos venideros.

d) Esforzarse por recuperar a los clientes que haya perdido.

e) Participar en todos aquellos eventos de carcter empresarial, gubernamental o industrial, a travs de los cuales se presente la oportunidad de captar negocios para

el hotel.

CONOCIMIENTOS DEL PRODUCTO Y DEL MERCADO TERRITORIO DE VENTAS El territorio de ventas es el rea geogrfica asignada al vendedor; una vez que se le asigna territorio al vendedor, este deber investigar si el rea en cuestin ya ha sido trabajada por otro vendedor, y en tal caso recurrir al archivo para localizar toda la informacin en trminos de tipo de comercio e industria que integra a esa zona, directorio de posibles proveedores de negocios.

VISITAS A LAS EMPRESAS Una vez detectadas las principales fuente abastecedoras de negocios del territorio, el vendedor deber determinar el numero de visitas diarias a las diferentes empresas, las cuales no debern ser ni menos de cinco, ni mas de diez. Se abrir una tarjeta para cada empresa, la cual debe de contener los siguientes datos.

Nombre de la empresa Direccin Telfono Nombre de la persona visitada Su titulo y puesto, etc.

CONTRATACION DE VENDEDORES La contratacin del vendedor idneo es un tanto delicada, considerando que un gerente de ventas, vender tanto como sus vendedores vendan. Las caractersticas que deber poseer el aspirante al puesto son:

Una presentacin intachable Una persona dinmica y sociable Escolaridad mnima de nivel medio superior que implique una carrera tcnica en hoteleria algunos hoteles exigen la licenciatura en turismo con especialidad en hoteleria, dominio en el ingles y facilidad de palabras. Una vez contratado, pasara por un adecuado entrenamiento convirtindose as en una inversin para la empresa.

INSENTIVOS A LOS VENDEDORES Incentivos es sinnimo de estimulo, el que otorga el gerente de ventas al vendedor cuando cubre o sobrepasa la cuota de ventas que se le asign. Para efectos de anlisis los incentivos se dividen en: a) incentivos motivacionales, que consiste en vacaciones, comisiones o compensaciones extras para los vendedores. b) Incentivos tranquilizantes que consiste en la asignacin desde la contratacin de un salario decoroso, un entrenamiento adecuado y la posibilidad de hacer carrera dentro de la empresa.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Al igual que en otras reas, la operacin detallada y especificada de un departamento de ventas requiere de un grupo de empleados que la realicen; sin embargo esto se da con mayor frecuencia en hoteles grandes y de categora elevadas, ya que en las empresas de menor alcance la labor de ventas se

lleva acabo de manera menos formal.

VENTAS GENERALES, PROMOCIONES, GRUPOS Y CONVENCIONES VENTAS GENERALES: el registro de allotments. Primeramente el cliente, agencias de viajes o lneas areas solicita allotments, entonces el gerente de ventas debe autorizar este, y al asistente de ventas debe de enviar copia de contrato allotments a reservacin. EL ANALISIS DE VENTAS MENSUALES: El subgerente debe proporcionar informacin sobre sus funciones, as como el coordinador de grupos y convenciones, el ejecutivo de ventas locales, el ejecutivo de ventas forneas, el representante de ventas en aeropuertos t el representante de ventas en agencias de viajes.

PROMOCION INTERNA El gerente de ventas propone y elabora programas de eventos especiales y as mismo coordina las actividades con su personal y entonces el ejecutivo de ventas locales, el repreentante de ventas foraneas, el representante de ventas en el aeropuerto y el representante de ventas en agencias de viajes difunden los eventos y realizan la publicidad sobre los diferentes servicios del hotel. PROMOCIO EXTERNA En esta promocin el gerente de ventas expone y elabora programas de publicidad como paquetes especiales, tarifas, etc. Y el gerente general, junto con el gerente de ventas coordina el trabajo publicitario pero es el gerente general quien autoriza el programa de actividades que se llevaran a cabo para la promocin y el que coordina las actividades de relaciones publicas es el gerente de ventas y son los dems subordinarios los que la publican.

GRUPOS Y CONVENCIONES En esta etapa es el cliente quien solicita los servicios para el grupo o convenciones, esta solicitud es recibida por el gerente de ventas, el verificar los pormenores y turna al coordinador de grupos y convenciones, entonces este toma reservacin solicitada, proporciona la mayor informacin, coordina las actividades con el departamento de reservaciones, proporciona tarjetas, condiciones de pago, as como polticas necesarias en el contrato de compraventas del servicio. Despus de esto el ejecutivo de ventas locales elabora memorandos notificando sobre grupos, convenciones etc. Y tambin elabora instructivos de grupos y enva previa autorizacin.