ANALISIS PROSES PENDAFTARAN PINDAH DATANG PENDUDUK PADA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK)

(Studi Kasus di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut)

LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Mata Kuliah Kerja Praktek

Oleh: DONI SLAMET NPM. 0706026

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

50

50

2011
DONI SLAMET, 0706026 Analisis Proses Pendaftaran Pindah Datang Penduduk Pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pembimbing Akademik H. Eko Retnadi, Drs., M.Kom. dan Pembimbing Lapangan H. Atang Saripudin, Drs. 89 Halaman + ix + 27 Gambar + 19 tabel + 7 Daftar Pustaka (2008-2000) + 5 Lampiran ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai aspek kegiatan pemerintahan. Pemerintah Daerah Kabupaten Garut dalam kegiatan pemerintahannya sudah menerapkan teknologi informasi dimana dalam pengolahan dan pengelolaan data baik dalam perhitungan, penyimpulan, pengumpulan dan proses lain sudah terotomatisasi oleh suatu sistem atau dikenal sebagai sistem informasi. Dalam kegiatannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah salah satu dinas yang ada di Pemerintahan Kabupaten Garut yang memiliki tugas pokok melaksanakan kewenangan di bidang administrasi kependudukan, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan, dokumentasi dan pengembangan penduduk. Dinas ini, merupakan salah satu dinas yang dalam aktifitasnya sudah menerapkan sistem informasi yang sudah berbasiskan komputer. Hal ini ditandai dengan adanya sebuah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Sistem ini juga bagian dari salah satu pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yaitu pendaftaran pindah datang penduduk. Pindah datang penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap karena perpindahan dari tempat yang lama ke tempat yang baru. Namun demikian, dari sistem yang sedang berjalan ini, belum tentu sepenuhnya telah berjalan dengan baik, hal ini sangat dipengaruhi oleh dukungan tiap lini manajemen terhadap pelaksanaan proses bisnis atau prosedur yang baik. Oleh karena itu, maka dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut khususnya mengenai pendaftaran pindah datang penduduk, untuk mengetahui prosedur serta keefektifan sistem dalam mengakomodasi atau meningkatkan kebutuhan pemohon pindah datang, pengguna/operator, dan manajemen. Dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan menggunakan alat bantu berupa Flowmap, Diagram Arus Data (DAD), Kamus Data, dan Entity Relationship Diagram (ERD). Berdasarkan hasil analisis current system atau sistem yang sedang berjalan, prosedur pendaftaran pindah datang dimulai dari penentuan persyaratan yaitu untuk pemohon pindah untuk penerbitan Surat Keterangan Pindah (SKP) terdiri dari Surat Pengantar Pindah (SPP), Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Sementara untuk pemohon datang untuk pendataan kedatangan hanya Surat Keterangan Pindah dari daerah asal. Pendaftaran pindah datang pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, sudah dapat mengakomodasi kebutuhan pengguna/operator. Selain itu pendaftaran pindah datang pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, sistem tersebut belum efektif dalam hal mengakomodasi kebutuhan pemohon pindah datang, serta untuk manajemen sendiri sistem tersebut belum efektif dalam hal penyediaan laporan pindah datang.

51

Kata kunci : Sistem Informasi, SIAK, Pendaftaran Pindah-Datang, Flowmap, DAD, Kamus Data, ERD.

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dewasa ini

memberikan banyak kemudahan pada berbagai aspek kegiatan pemerintahan. Peranan teknologi informasi dalam berbagai aspek kegiatan pemerintahan dapat dipahami karena sebagai sebuah teknologi informasi yang menitik beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi instansi pemerintahan dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat. Penerapan teknologi informasi tidak hanya pada sektor bisnis, tetapi pada sektor publik khususnya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat mutlak harus dibutuhkan. Seperti halnya perusahaan, pemerintah menghadapi masalah dalam penerapan teknologi informasi. Pemerintah Daerah Kabupaten Garut dalam kegiatan pemerintahannya sudah menerapkan teknologi informasi dimana dalam pengolahan dan pengelolaan data baik dalam perhitungan, penyimpulan, pengumpulan dan proses lain sudah terotomatisasi oleh suatu sistem atau dikenal sebagai sistem informasi. Pengertian sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, (Jogiyanto, 2005). Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah salah satu dinas yang ada di Pemerintahan Kabupaten Garut yang memiliki tugas pokok melaksanakan kewenangan di bidang administrasi kependudukan, pencatatan sipil, pengelolaan

52

informasi

administrasi

kependudukan,

dokumentasi

dan

pengembangan

penduduk. Dinas ini, merupakan salah satu dinas yang dalam aktifitasnya sudah menerapkan sistem informasi yang sudah berbasiskan komputer. Hal ini ditandai dengan adanya sebuah sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK). Menurut UU No. 23 Tahun 2006 sistem informasi administrasi kependudukan ini memiliki definisi yaitu : Sistem informasi administrasi kependudukan, selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan. Sistem informasi administrasi kependudukan memiliki nilai strategis bagi penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, sehingga perlu pengelolaan informasi administrasi kependudukan secara terkoordinasi dan berkesinambungan. Sistem informasi administrasi kependudukan memiliki fungsi utama sebagai berikut : - Tempat perekaman data kependudukan - Peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil - Penyediaan data untuk perencanaan pembangunan dan pemerintahan - Penyelenggaraan pertukaran data secara tersistem dalam rangka verifikasi data individu dalam pelayanan publik. Sistem informasi administrasi kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut masih menggunakan SIAK Offline. Karena sifatnya yang offline antara kabupaten/kota dengan propinsi,

komunikasi yang dilakukan adalah dengan cara mempertukarkan media penyimpanan data secara fisik seperti disket, compact disk (CD) maupun media lainnya. Proses pertukaran data dapat dilakukan setiap bulan atau tahun tergantung dari kebutuhan data tersebut. Sistem ini juga bagian dari salah satu pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yaitu pendaftaran pindah datang penduduk. Pindah datang penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap

53

karena perpindahan dari tempat yang lama ke tempat yang baru. Pendaftaran pindah datang penduduk yang sedang berjalan di Dinas tersebut disesuaikan dengan peraturan UU Nomor 23 Tahun 2006 pasal 15 tentang Administrasi Kependudukan. Dimulai dari penentuan klasifikasi perpindahan penduduk, jenis kepindahan, persyaratan pelaporan pendaftaran perpindahan penduduk Warga Negara Indonesia (WNI). Bahwa penduduk WNI yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia wajib melapor kepada instansi pelaksana (perangkat pemerintah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan administrasi kependudukan) didaerah asal yang dalam hal ini adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten, untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah (SKP). SKP digunakan sebagai dasar proses penerbitan KK bagi yang tidak pindah, pencabutan KTP lama dilakukan oleh Instansi Pelaksana di daerah asal, dan surat Keterangan Pindah berfungsi sebagai pengganti KTP lama. Selanjutnya untuk penduduk yang datang, WNI wajib melapor kepada instansi pelaksana dengan membawa SKP dari daerah asal, untuk didata data daerah asal dan data kepindahannya. Sesuai Pasal 59, penandatanganan SKP bagi penduduk WNI sebagai berikut. Untuk pindah antar Kabupaten/Kota dan antar Provinsi ditandatangani oleh Kepala Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk atas nama Kepala Instansi Pelaksana (Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut). Adapun Jumlah Penduduk Pindah Datang selama periode 1 tahunan, dari tahun 2006 - 2010 dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 1.1 Jumlah Penduduk Pindah Datang Tahun 2006-2010
Tahun 2006 2007 2008 2009 2010 Penduduk Pindah 4048 6011 8010 8015 9019 Penduduk Datang 12 30 15 20 18

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut)

54

Namun demikian, dari sistem yang sedang berjalan ini, belum tentu sepenuhnya telah berjalan dengan baik, hal ini sangat dipengaruhi oleh dukungan tiap lini manajemen terhadap pelaksanaan proses bisnis atau prosedur yang baik. Upaya untuk mewujudkan tujuan organisasi sangat membutuhkan data dan informasi yang akurat, sehingga kualitas dan kuantitas data sangat mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi terutama dalam meningkatkan serta kepuasan pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karena itu, maka dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut khususnya mengenai pendaftaran pindah datang penduduk, untuk mengetahui prosedur serta keefektifan sistem dalam mengakomodasi atau meningkatkan kebutuhan pemohon pindah datang, pengguna/operator, dan manajemen. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem informasi yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. Dalam penelitian kerja praktek ini penulis mengambil judul : ANALISIS PROSES PENDAFTARAN PINDAH DATANG PENDUDUK PADA (SIAK). SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

1.2

Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang maka penulis mencoba

mengidentifikasi masalah sebagai berikut : a. Bagaimana prosedur dari proses pendaftaran pindah datang penduduk yang sedang berjalan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut Pada Bagian Pendaftaran Penduduk? b. Apakah Sistem informasi administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut pada Bagian Pendaftaran Penduduk

55

telah

dapat

mengakomodasi

kebutuhan

pemohon

pindah

datang,

pengguna/operator, dan manajemen?

1.3

Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang dilaksanakan di Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut ini adalah : a. Untuk mengetahui prosedur pendaftaran pindah datang penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut pada Bagian Pendaftaran Penduduk. b. Untuk mengetahui keefektifan sistem dalam mengakomodasi kebutuhan pemohon pindah datang. c. Untuk mengetahui keefektifan sistem dalam mengakomodasi kebutuhan pengguna/operator di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. d. Untuk mengetahui keefektifan sistem dalam mengakomodasi kebutuhan manajemen dalam hal ini adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut.

1.4

Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian kerja praktek ini adalah sebagai

berikut : a. Menganalisis pendaftaran pindah datang penduduk pada sistem informasi administrasi kependudukan dengan klasifikasi antar Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi dan antar Provinsi dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). b. Dalam menggambarkan prosedur kerjanya penyusun menggunakan flowmap. Flowmap adalah bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. c. Dalam menggambarkan model sistem secara umum, penyusun menggunakan diagram aliran data (DAD). DAD adalah Diagram yang menggambarkan

56

pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum. d. Dalam menjelaskan arus data yang mengalir di DAD, penyusun menggunakan kamus data. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. e. Dalam menggambarkan hubungan antar objek data, penyusun menggunakan entity-relationship diagram (ERD). ERD didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi.

1.5

Kerangka Pemikiran Dari uraian di atas maka disusun kerangka pemikiran dari kegiatan yang

akan dilakukan pada penelitian kerja praktek di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. Terutama mengenai sistem informasi administrasi kependudukan Bagian Pendaftaran Pindah Datang yang sedang berjalan. Kemudian menganalisis sistem tersebut menggunakan tahapan metode analisis sehingga nantinya dapat diketahui apakah sistem yang digunakan baik atau tidak.

Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran

57

1.6

Metode Penelitian

1.6.1 Metode Pengumpulan data a. Untuk mengumpulkan data primer menggunakan teknik : - Wawancara Wawancara dilakukan terhadap petugas yang menangani atau mengelola pendaftaran pindah datang dan orang-orang yang terkait. - Observasi Mengamati secara langsung kegiatan pendaftaran pindah datang penduduk yang sedang berjalan dengan klasifikasi antar Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi dan antar Provinsi dalam wilayah NKRI. - Dokumentasi Teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari beberapa dokumen, file, literatur-literatur yang ada hubungannya dengan masalah penelitian kerja praktek terutama dokumen-dokumen tentang ketentuan yang berlaku yang sifatnya mengikat ataupun tidak mengikat. b. Untuk mengumpulkan data sekunder menggunakan teknik : Studi kepustakaan yaitu suatu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian kerja praktek ini.

1.6.2 Metode Analisis Didalam tahap analsis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005) a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

58

1.7

Sistematika Penulisan Agar laporan kerja praktek ini dapat dipahami dengan baik oleh pembaca

dan dapat memberikan gambaran secara umum tentang isi dari laporan kerja praktek ini, maka dari pada itu penulis membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan bahwa penyusun melaksanakan kegiatan Penelitian Kerja Praktek di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. Objek yang diamati adalah Bagian Pendaftaran Penduduk yaitu Pendaftaran Pindah Datang. BAB II KAJIAN PUSTAKA Landasan teori yang akan digunakan sebagai acuan sejak menyusun latar belakang, melakukan analisis sistem sampai dengan menampilkan kesimpulan dari analisis proses pendaftaran pindah datang pada sistem informasi administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. BAB III ANALISIS SISTEM Pada bab ini memuat gambaran umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut yang meliputi sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, serta tugas pokok dan fungsi. Menerangkan tahapan analisis yang dilakukan terhadap current system atau sistem yang sedang berjalan mulai dari mengidentifikasi masalah, memahami kerja dari sistem yang ada, menganalisis sistem, dan membuat laporan hasil analisis. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil analisis yang telah dilakukan, serta saran-saran yang mungkin dapat berguna bagi pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut DAFTAR PUSTAKA

59

LAMPIRAN

60

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 2.1.1

Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Dengan berkembangnya pemakaian metode pendekatan sistem dalam

pengelolaan berbagai kegiatan yang dimulai pada era 1960-an, maka pekerjaan pengelolaan informasi di perkantoran dan di berbagai organisasi pun berkembang ke dalam metode pendekatan sistem. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, (Jogiyanto, 2005).

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, (Jogiyanto, 2005).

Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

61

Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya, (Jogiyanto, 2005). Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya menurut (Jogiyanto, 2005), Sistem adalah Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi sistem menurut (McLeod & Schell, 2004), Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sementara definisi sistem menurut (Amsyah, 2000), yang dikutip dari kamus Websters Unabridged, yang lebih mendekati dengan keperluan yaitu, Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan tergantung satu sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan didalam suatu organisasi. Untuk tujuan pemakaian sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut sistem. Elemen-elemen tersebut yaitu: Masukan, Pengolahan, Keluaran dan Umpan Balik.

Masukan

Pengolahan

Keluaran

Umpan Balik/Kontrol

Gambar 2.1 Modul Sistem, (Amsyah, 2000)

Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu : (Amsyah, 2000) 1. Masukan Kumpulan data transaksi ke sebuah pengolahan data medium, contohnya penyortiran data (surat keluar dan surat masuk). 2. Pengolahan untuk mengelola surat keluar dan surat masuk pengolahannya dilakukan dengan cara manual, seperti mengelompokkan data (surat keluar dan

62

surat masuk) kedalam group berdasarkan ciri surat, no urut surat dan sebagainya. 3. Keluaran menampilkan hasil yang didapat dari kegiatan sebelumnya berupa informasi yang dibutuhkan seperti menampilkan laporan (surat keluar dan surat masuk). 4. Umpan Balik/ Kontrol terdiri dari usul perbaikan yang diberikan oleh unit pengawasan mutu dari instansi yang bersangkutan.
2.1.1.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakterisitik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : (Jogiyanto, 2005) a. Komponen Sistem (component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuk satu kesatuan. b. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Subsistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktuvitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing masing. d. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Apapun diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi. e. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara sub sistem dengan sistem lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. f. Masukan Sistem (Input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, dan dapat berupa masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. g. Keluaran Sistem (Output)

63

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. h. Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. i. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.2 Karakteristik Suatu Sistem, (Jogiyanto, 2005) 2.1.1.2 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005) 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

64

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia dengan melibatkan interaksi antara dengan mesin seperti sistem informasi. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tidak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system ) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa ada turut camput tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan linkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan atau subsistem yang lainnya.

2.1.2

Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Menurut (Jogiyanto, 2005), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut (Amsyah, 2000), Informasi adalah Data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. Sementara menurut (McLeod & Schell, 2004), Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya.

2.1.2.1 Siklus Informasi

65

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Gambar 2.3 Siklus Informasi, (Jogiyanto, 2005) 2.1.2.2 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu : (Jogiyanto, 2005) 1. Informasi harus akurat (accurate) Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

66

3. Relevan (relevance) Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar :

Kualitas Informasi

Tepat Waktu

Gambar 2.4 Pilar Kualitas Informasi, (Jogiyanto, 2005) 2.1.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, (Jogiyanto, 2005). Sistem informasi merupakan suatu sistem yang saling barkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

2.1.3.1 Komponen Sistem Informasi

Relevan

Akurat

67

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Gambar 2.5 Blok Sistem Informasi, (Jogiyanto, 2005) 1. Blok Masukan yaitu input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model yaitu blok ini terdiri dari kombinasi prosedur dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran yaitu produk dari sistem adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi yaitu teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data yaitu basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyedian informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data

68

perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas

penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 6. Blok kendali yaitu Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.2 2.2.1

Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Definisi Manajemen Secara operasional manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut: Manajemen adalah Proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan sumber daya manusia, material, dan metode dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, (Amsyah, 2000).

2.2.1.1 Fungsi Manajemen Untuk mencapai tujuannya, organisasi memerlukan dukungan manajemen dengan berbagai fungsinya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing. Kegiatan fungsi-fungsi tersebut memerlukan data dan informasi, dan akan menghasilkan data dan informasi pula. Beberapa fungsi manajemen pokok adalah : (Amsyah, 2000) a. Perencanaan Berkaitan dengan penyusunan dan penjabaran tujuan serta menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan. b. Pengorganisasian Berkaitan dengan pengelompokan personel serta tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.

69

c. Pengaturan personel Berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan kerja personel. d. Pengarahan Berkaitan dengan kegiatan melakukan intruksi tugas-tugas. e. Pengawasan Berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai dan melakukan koreksi-koreksi.

2.2.1.2 Tingkat Manajemen Pengolahan data dan informasi dilakukan sesuai dengan keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen. Maka dari itu, dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen sebagai ukuran tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja maka tingkatan tersebut merupakan juga tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari : (Amsyah, 2000) 1. Manajemen Lini Atas (Top Management) Kegiatan manajemen lini puncak adalah memformulasikan perencanaan dan strategi. Tingkat manajemen ini berorientasi pada masa depan organisasi dan meninjau hasil kerja dan pencapaian tujuan organisasi secara umum dan menyeluruh. Tugas-tugas pada tingkat ini terutama mengkoordinasikan keseluruhan upaya organisasi dan hubungan dengan organisasi lain dan masyarakat. 2. Manajemen Lini Tengah (Middle Management) Manajemen lini tengah ini bertugas meninjau hasil dalam organisasi dan dengan kegiatan-kegiatan pengawasan menggerakkan organisasi mencapai sasaran.

Manajemen pada lini ini lebih berorientasi pada masalah-masalah pelatihan personel, pertimbangan terhadap personel, pengadaan peralatan dan bahan, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah-masalah kritis dalam mencapai keberhasilan kinerja. 3. Manajemen Lini Bawah (Lower Management) Pada manajemen lini bawah terdapat jumlah manajer yang banyak sesuai dengan bentuk piramida organisasi yang makin membesar ke bawah. Tingkat ini disebut juga tingkat manajemen operasional. Tugas pentingnya adalah mengawasi dan mengatur personel berketerampilan teknis atau karyawan biasa.

70

Secara umum tugas dan pekerjaan ketiga tingkat manajemen tersebut dapat digambarkan seperti berikut :

Gambar 2.6 Tingkat Manajemen, (Amsyah, 2000)

2.2.2

Definisi Manajemen Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of

Information System yang lazim disingkat MSI. Menurut (Amsyah, 2000), MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. Karena sistem informasi dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif maka disebut Manajemen Sistem Informasi (MSI).

2.2.3

Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Sistem Informasi Pekerjaan MSI berkembang melalui empat proses sesuai dengan perkembangan

alat pengolah data, yaitu zaman MSI : (Amsyah, 2000) 1. Dikerjakan secara manual 2. Dikerjakan dengan alat mesin manual 3. Dikerjakan dengan alat mesin elektrik 4. Dikerjakan dengan elektrik (komputer)

71

Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya fakta. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga menghasilkan fakta yang disebut data. Data atau fakta tertulis otentik (asli) harus disimpan sebagai arsip (otentik) untuk keperluan pembuktian-pembuktian dan back-up baik sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis bila terjadi kesalahan pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam pekerjaan sistem informasi. Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi, atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi, dan penyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik, dan komputer. Hasil pengolahan data adalah informasi yang berbentuk laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik. Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan. Keputusan pada manajemen lini bawah umumya bersifat teknis, pada manajemen lini tengah umumnya bersifat taktis, dan pada manajemen lini atas umumnya bersifat strategis. Keputusan kemudian dioperasionalkan ke dalam bentuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi atau penilaian. Pada setiap kegiatan tersebut dilakukan juga kegiatan pengawasan. Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, terutama dalam menghadapi era globalisasi yang penuh dengan persaingan, di mana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi.

2.3

Definisi Data Menurut (Jogiyanto, 2005), Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Menurut (Amsyah, 2000), Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. Sementara menurut (McLeod & Schell, 2004), Data terdiri dari fakta-fakta dan angkaangka yang relatif tidak berarti bagi pemakai.

72

Dalam konteks sistem informasi data di pandang sebagai keterangan yang masih mentah. Agar dapat digunakan untuk keperluan manajemen maka data harus diolah dulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan manajemen yang bersangkutan. Karena itu, sering dikatakan bahwa data adalah bahan yang masih mentah. Sedang arti data menurut isinya adalah keterangan atau bukti mengenai kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah. Data yang sudah diolah sesuai keperluan disebut informasi. Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasilkan data baik untuk keperluan unit kerjanya sendiri maupun untuk keperluan unit kerja lain, ataupun organisasi lain.

2.4

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulanbulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses Pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis sertab tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Ide dari system life cycle adalah sederhana dan masuk akal. Di sistem life cycle, tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dubagi menjadi beberapa tahapan kerja. Tiaptiap tahapan ini mempunyai karakteristik tersendiri.

Adapun langkah-langkah utama dari siklus hidup pengembangan sistem adalah sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005)

73

Gambar 2.7 Siklus hidup pengembangan sistem, (Jogiyanto, 2005)

2.5

Analisis Sistem Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatankesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya , (Jogiyanto, 2005).

74

Analisis sistem adalah Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui, (McLeod & Schell, 2004).

Pada dasarnya, Analisis sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya.

2.5.1

Langkah-Langkah Analisis Sistem Di dalam tahap menganalisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem adalah sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005) 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.5.2

Mengidenfikasi Masalah Mengidenfikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan

dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini. - Mengidentifikasi penyebab masalah. - Mengidentifikasi titik keputusan. - Mengidentifikasi personil-personil kunci.

2.5.2.1 Mengidentifikasi Penyebab Masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Kalau analisis sistem tidak dapat

75

mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan mestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analisis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab maslah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek- permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analisis sistem ditahap perencanaan sistem.

2.5.2.2 Mengidentifikasi Titik Keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analisis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) atau flowmap bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

2.5.2.3 Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description).

2.5.3

Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem

yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah

76

penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-

kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan dalam penelitian terinci ini. Analis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel. Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini. - Menentukan jenis penelitian - Merencanakan jadwal penelitian - Membuat penugasan penelitian - Membuat agenda wawancara - Mengumpulkan hasil penelitian

2.5.3.1 Menentukan Jenis Penelitian Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk jenis data operasi, pengendalian dan perlengkapanyang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik daftar pertanyaan lebih tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

2.5.3.2 Merencanakan Jadwal Penelitian

77

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan, bahkan bulanan). Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitan harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : - Dimana penelitian akan dilakukan; - Apa dan siapa yang akan diteliti; - Siapa yang akan meneliti; - Kapan penelitian dilakukan. Dari rencana jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokan kedalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara selanjutnya jadwal wawancara ini dapat diatur yang terdiri dari : - Tanggal wawancara akan dilakukan; - Jam wawancara untuk tiap harinya; - Yang melakukan wawancara; - Yang diwawancarai; - Lokasi letak wawancara yang akan dilakukan; - Topik wawancara yang akan dilakukan.

2.5.3.3 Membuat Penugasan Penelitian Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap anggota team analisis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analisis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota team analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. Foormulir ini biasanya tidak dilampirkan dilaporan hasil analisi, karena kurang bermanfaat bagi useratau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

2.5.3.4 Membuat Agenda Wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda

78

wawancara dan dibawa selama wawancara berlansung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, tetapi akan diberikan kepada tiap-tiap petugas peneliti yang bersangkutan.

2.5.3.5 Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Menurut Alan Daniels dan Don Yeates dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005)

1. Membantu kelengkapan (aid to completeness) Dengan digunakannya formulit-formulir standard untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat. 2. Membantu analisis (aid to analysis) Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis. 3. Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir yang standar akan membantu anggota-anggota team analis untuk berkomunikasi dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antar analis, pemrogram komputer, operator, dan pemakai sistem. 4. Membantu Pelatihan (aid to training) Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis. 5. Membantu Keamanan (aid to security)

79

Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung yang sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikanperbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.

2.5.4

Menganalisis Hasil Penelitian Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian

yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

2.5.4.1 Menganalisis Kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam : - Apa yang dikerjakan? - Bagaimana mengerjakannya? - Siapa yang mengerjakannya? - Dimana dikerjakannya? Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan: - Mengapa dikerjakan? - Perlukah dikerjakan? - Apakah telah dikerjakan dengan baik?

Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan ini, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wikinson memberikan

80

sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005) - Relevance (sesuai kebutuhan) - Capacity (Kapasitas dari sistem) - Efficiency (efisiensi sistem) - Timeliness (kecepatan waktu menghasilkan informasi) - Accsessibility (Kemudahan akses) - Flexibility (keluwesan sistem) - Accuracy (Ketepatan dari nilai informasi) - Reliability (keandalan dari sistem) - Security (keamanan dari sistem) - Economy (nilai ekonomis dari sistem) - Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada, yaitu sebagai berikut : 1. Menganalisis Distribusi Pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? - Apakah tugas dan tanggung jawab telah distribusikan dengan efektif untuk masingmasing personil dan unit-unit organisasi? Dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

2.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab

pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? - Apakah produktifitas karyawan memuaskan?

81

- Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar? - Apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya? - Apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih? - Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi? - Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data? - Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik? - Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan? 3. Menganalisis Keandalan Keandalan menunjukan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan? - Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?

4.

Menganalisis Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? - Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? - Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu?

5.

Menganalisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : - Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumendokumen yang ada? - Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan?

6.

Menganalisis Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

82

- Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan, dan fasilitas lainnya) cukup untuk menanganani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

2.5.4.2 Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi adalah menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

2.5.5

Membuat Laporan Hasil Analisis Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis

sistem dan teamnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuantemuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah : - Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. - Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen. - Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen. - Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

83

2.6

Flowmap Flowmap atau block chart (bagan alir) adalah bagan yang menunjukkan aliran di

dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbolsimbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. Adapun pedoman-pedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut : a. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir. d. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. e. Masing-masing kegiatan di dalam flowmap harus di dalam urutan yang semestinya. f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. g. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

84

Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini :

Tabel 2.1 Simbol dan Keterangan Flowmap Simbol Keterangan

Menandakan dokumen,

bisa

dalam

bentuk

surat,

folmulir,

buku/bendel/berkas atau cetakan

Multi dokumen

proses manual

Proses yang dilakukan oleh komputer

Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual)

85

Data penyimpanan (data storage)

Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktifitas fisik

Terminasi yang mewakili simbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain

Terminasi yang mewakili simbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang sama

Terminasi yang menandakan awal dan akhir dari suatu aliran

Pengambilan keputusan (decision)

Layar peraga (monitor)

Pemasukan data secara manual

(Sumber : Kristanto, 2003)

86

2.7 2.7.1

Diagram Aliran Data (DAD) Definisi Diagram Aliran Data Menurut pernyataan aslinya, yang dikutip dari buku (Kendall & Kendall, 2003),

Diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum. Diagram aliran data menekankan pada pengolahan data atau mentransformasikan data saat berpindah dari suatu proses ke proses yang lain. Di dalam diagram aliran data tidak ada perbedaan antara proses manual atau otomatis. Proses-proses manual digabung bersama, sedangkan proses-proses otomatis juga bisa dipasangkan satu sama lainnya.

2.7.2

Kelebihan Pendekatan Aliran Data Pendekatan aliran data memiliki empat kelebihan utama melalui penjelasan

naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem, yaitu: (Kendall & Kendall, 2003)

87

1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. 3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data. 4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

2.7.3

Ketentuan yang Digunakan Dalam DAD Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran

data adalah; kotak rangkap dua, tanda panah, bujur sangkar dengan sudut membuka, dan bujur sangkar dengan ujung terbuka (tertutup pada sisi sebelah kiri dan terbuka pada sisi sebelah kanan), sebagaimana yang ditunjukan pada tabel 2.2. Suatu sistem secara

keseluruhan dan beberapa subsistem bisa digambarkan secara grafis dengan kombinasi empat simbol ini Chris Gane dan Trish Sarson. Tabel 2.2 Empat Simbol Dasar yang digunakan dalam DAD Menurut Chris Gane dan Trish Sarson. Simbol Arti Keterangan Contoh

Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas external (bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang, atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau dapat menerima data dari sistem. Entitas
Mahasiswa

Tanda

panah

menunjukan

perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah Aliran Data
Informasi mahasiswa baru

88

ke tujuan data.

Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk mennunjukan adanya proses transformasi. Proses-proses

tersebut selalu menunjukan suatu perubahan dalam

perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang Proses berbeda dari aliran data yang masuk.
Membuat record mahasiswa

Bujur sangkar dengan ujung Penyimpanan Data terbuka, yang menunjukan

D3

Master mahasiswa

penyimpanan data.

(Sumber : Kendall & Kendall, 2003)

2.7.4

Mengembangkan Diagram Aliran Data Diagram aliran data dapat dan bisa digambarkan secara sistematis dengan

meringkas langkah-langkah yang dilakukan untuk melengkapi diagram aliran data supaya berhasil. Pertama penganalisis sistem perlu mengkonseptualisasikan aliran data dari perspektif atas bawah. Untuk memulai suatu diagram aliran data, rangkumlah narasi sistem organisasi menjadi sebuah daftar dengan empat kategori yang terdiri dari entitas eksternal, aliran data, proses, dan penyimpanan data. Daftar ini untuk membantu menentukan batas-batas

89

sistem yang akan digambarkan. Begitu daftar unsur-unsur data dasar ini tersusun, mulailah menggambarkan diagram aliran data. Tingkatan-tingkatan yang terdapat pada DAD adalah : (Kendall & Kendall, 2003) 1. Menggambar Diagram Konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data - aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitasentitas eksternal serta aliran data aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. 2. Menggambar Diagram 0 (Level Berikutnya) Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpananpenyimpanan data utama dari sistem dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam diagram 0. 3. Menggambar Diagram Anak (Tingkat yang Lebih Mendetail) Setiap proses dalam diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child (diagram anak). Aturan utama menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induknya harus ditunjukkan mengalir kedalam atau keluar dari diagram anak.

2.8

Kamus Data Menurut (Jogiyanto, 2005), Data Dictionary atau kamus data adalah katalog

fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

90

Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data pada data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data pada data flow diagram secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini : (Jogiyanto, 2005) 1. Nama arus data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan keterangan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3. Bentuk data Bentuk data yang mengalir pada data flow diagram dapat berupa : dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field. Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 4. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat pada kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini pada data flow diagram. 5. Penjelasan

91

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 6. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume yang perlu dicatat pada kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk

mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item data.

2.9 2.9.1

Konsep Basis Data Definisi Basis Data Menurut (McLeod, 2004), Basis data adalah suatu kumpulan data komputer

yang terintegrasi diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Kemudian, definisi lain menurut (Silberschatz, 2002), Basis data sebagai kumpulan data yang berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sementara menurut (Elmasri & Navathe, 2003), mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu: - Basis data mewakili beberapa aspek dari dunia nyata, kadang-kadang disebut miniworld. Perubahan miniworld ini tercermin dalam database. - Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa

92

mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data. - Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan pemakai.

Dari beberapa definisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan yang mewakili aspek dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa pemakai untuk berbagai kepentingan.

2.9.2

Himpunan Entitas (Entity Sets) Entitas adalah "sesuatu" atau "objek" di dunia nyata yang dapat dibedakan dari

semua objek lainnya. Entitas memiliki sekumpulan atribut, dan nilai untuk beberapa himpunan yang sifatnya unik yang dapat mengidentifikasi suatu entitas. sebagai contoh adalah kursi, orang tertentu, buku dan sebagainya. Entitas bisa berupa objek kongkrit (orang, buku) dan bisa juga berupa objek abstrak (pinjaman, jadwal). Himpunan entitas adalah sekelompok entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama. Himpunan semua orang yang memiliki rekening di Bank (nasabah), dapat didefinisikan sebagai himpunan entitas nasabah. Entitas diwakili oleh satu set atribut. Atribut adalah sifat deskriptif yang dimiliki oleh masing-masing anggota dari sebuah himpunan entitas. Kemungkinan atribut dari himpunan entitas id nasabah, nama nasabah, alamat nasabah, dan kota nasabah. Dalam kehidupan nyata, akan ada atribut lebih lanjut, seperti nomor jalan, nomor apartemen, negara bagian, kode pos, dan negara. Setiap entitas memiliki nilai (value) untuk masing-masing atributnya. Sebagai contoh, sebuah entitas nasabah mungkin mempunyai nilai 321-12-3123 untuk id nasabah, nilai Jones untuk nama nasabah, nilai Main bagi jalan nasabah, dan nilai Harrison bagi kota nasabah. Untuk setiap atribut, ada sekumpulan nilai (value set) yang diijinkan disebut domain, atau set nilai, dari atribut itu. Domain dari atribut nama nasabah mungkin himpunan semua string teks dengan panjang tertentu. Demikian pula, domain atribut nomor pinjaman mungkin himpunan semua string dari bentuk "L-n" dimana n adalah bilangan bulat positif.

93

Sebuah atribut, seperti yang digunakan dalam model ER, dapat dicirikan oleh jenis atribut berikut : (Silberschatz, 2002) - Simple dan composite attributes Simple attributes adalah atribut sederhana yang tidak dapat dibagi dalam beberapa bagian. Sementara composite attributes sebaliknya atribut yang dapat dibagi lagi dalam beberapa bagian. - Single-valued and multivalued attributes Single-valued attributes adalah atribut yang memiliki nilai tunggal untuk entitas tertentu. Sementara multivalued attributes sebaliknya atribut yang memiliki sekumpulan nilai untuk suatu entitas tertentu. - Derived attribute Derived attribute adalah nilai untuk jenis atribut dapat diturunkan dari nilai atribut terkait lainnya atau entitas.

2.9.3

Himpunan Relasi (Relationship Sets) Relasi adalah asosiasi antara beberapa entitas. Sebagai contoh, kita dapat

mendefinisikan relasi asosiasi nasabah Hayes dengan pinjaman L-15. Relasi ini menyatakan bahwa Hayes adalah nasabah dengan jumlah pinjaman L-15. Sebuah himpunan relasi adalah sekumpulan hubungan dari jenis yang sama. Secara formal, ini adalah hubungan matematis antara n 2 entitas, dari himpunan-himpunan entitas yang ada. Jika E1, E2..., En. adalah set entitas, maka hubungan set R adalah subset dari {(e1, e2,..., en) | e1 E1, e2 E2,..., en En}dimana (e1, e2,..., en) adalah hubungan. Jumlah himpunan entitas yang berpartisipasi dalam suatu himpunan relasi juga merupakan derajat himpunan relasi. Sebuah himpunan relasi biner adalah berderajat 2, sebuah himpunan relasi ternary adalah berderajat 3.

2.9.4

Pemetaan Kardinalitas (Mapping Cardinalities) Pemetaan kardinalitas, atau rasio kardinalitas, mengungkapkan jumlah entitas

dimana entitas yang lain dapat diasosiasikan melalui himpunan. Paling banyak digunakan dalam menjelaskan himpunan relasi biner. Himpunan relasi melibatkan dua himpunan entitas disebut Binary atau ber-derajat 2. Untuk suatu himpunan relasi biner R antara entity A dan B, pemetaan kardinalitas harus salah satu dari berikut ini : (Silberschatz, 2002)

94

- Satu ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.

Gambar 2.8 Relasi Satu ke Satu, (Silberschatz, 2002) - Satu ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan dengan nol atau lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banyak satu entitas pada A.

Gambar 2.9 Relasi Satu ke Banyak, (Silberschatz, 2002) - Banyak ke satu, sebuah entitas pada A berhubungan paling banyak satu entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.

Gambar 2.10 Relasi Banyak ke Satu, (Silberschatz, 2002) - Banyak ke banyak, sebuah entitas pada A berhubungan nol atau lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih entitas pada A.

95

Gambar 2.11 Relasi Banyak ke Banyak, (Silberschatz, 2002) 2.9.5 Batasan Partisipasi (Participation Constraints) Partisipasi sebuah himpunan entitas E pada himpunan relasi R dikatakan total jika setiap entitas pada E berpartisipasi pada setidaknya satu relasi pada R. Jika hanya beberapa entitas pada E berpartisikasi pada relasi di R, partisipasi himpunan entitas E pada relasi R disebut parsial/partial.

2.9.6

Kunci (Keys) Penggunaan key merupakan cara untuk membedakan suatu entitas didalam

himpunan entitas dengan entitas lain. Secara konsep, Masing-masing entitas (nilainya) berbeda, perbedaannya terlihat pada isi dari masing-masing atributnya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu atribut yang memiliki nilai yang menjadi pembeda dengan entitas lain. Key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris dalam relasi secara unik. Ada 3 macam key yang dapat diterapkan pada suatu relasi : (Silberschatz, 2002) a. Super Key (kunci utama) adalah satu atau lebih atribut (kumpulan atribut) yang dapat membedakan satiap baris data dalam sebuah relasi secara unik. b. Candidate Key (kunci calon) adalah kumpulan atribut minimal yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah relasi secara unik c. Primary Key (kunci utama) adalah salah satu dari candidate key yang terpilih. Pemilihan primary key dari sejumlah candidate key umumnya didasari oleh : - Key tersebut lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan - Key tersebut lebih ringkas - Jaminan keunikan key tersebut lebih baik

96

2.9.7

Entity-Relationship Diagram Entity-relationship (E-R) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia

nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. Simbol yang digunakannya adalah sebagai berikut - Kotak : himpunan entitas. - Elipse : atribut - Belahketupat : himpunan relasi. - Garis : menghubungkan atribut dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan himpunan relasi. - Elipse Ganda : atribut multivalue. - Elise Dashed : atribut turunan. - Garisbawah : atribut primary key

2.9.7.1 Set Entitas Lemah (Weak Entity Sets) Sebuah himpunan entitas mungkin tidak memiliki atribut yang cukup untuk membentuk sebuah kunci primer. Semacam himpunan entitas dinamakan himpunan entitas lemah. Sebuah himpunan entitas yang memiliki primary key dinamakan himpunan entitas yang kuat.

2.9.7.2 Alternatif Notasi E-R Tabel 2.2 menyajikan himpunan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram E-R. Tidak ada standar umum untuk notasi diagram E-R, dan buku yang berbeda dan perangkat lunak E-R menggunakan diagram notasi yang berbeda; Tabel 2.3 menunjukkan beberapa notasi alternatif yang banyak digunakan.

Tabel 2.3 Simbol yang digunakan dalam Notasi E-R Simbol Arti Simbol Arti

97

Himpunan entitas

atribut

Himpunan entitas lemah

atribut lebih dari satu

Himpunan relasi

Atribut tunggal

himpunan relasi untuk Identifikasi himpunan entitas lemah dari himpunan entitas di relasi Partisipasi total

Membedakan atribut Kunci Utama dari himpunan entitas lemah

Relasi banyak ke banyak

Relasi banyak ke satu

Relasi satu ke satu

Batasan kardinalitas

Indikatorr peran

ISA (spesialisasi atau generalisasi)

Total generalisasi

Disjoint generalisasi

(Sumber : Silberschatz, 2002)

98

Tabel 2.4 Alternatif Notasi E-R Simbol Arti

Himpunan entitas E dan atribut A1, A2, A3 dengan kunci utama A1

Relasi banyak

banyak

ke

Relasi satu ke satu

Relasi Banyak ke satu

(Sumber : Silberschatz, 2002)

99

BAB III ANALISIS SISTEM

3.1

Data Umum Organisasi Sebelum menjelaskan ke tahapan analisis sistem ada baiknya menjelaskan

terlebih dahulu mengenai sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut serta gambaran umum mengenai sistem informasi administrasi kependudukan.

3.1.1

Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil adalah salah satu dinas di pemerintahan Kabupaten Garut yang bertugas mengelola data-data kependudukan dan pencatatan sipil. Dimana dinas ini sebelumnya telah banyak mengalami perubahan nama dan status kelembagaannya. Dari mulai Subag Catatan Sipil dibawah Setda kemudian pada tahun 2000 digabung dengan dinas lain menjadi Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Kependudukan. Ini tidak berlangsung lama karena pada tahun 2003 dipisahkan kembali menjadi Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil. Pada tahun 2005 dirubah kembali menjadi Badan KB, Kependudukan dan Catatan Sipil sampai akhir tahun 2008. dari awal Januari 2009 berubah kembali menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

3.1.2

Visi Garut Tertib Administrasi Kependudukan Tahun 2014.

3.1.3

Misi

- Meningkatkan kualitas dan kapasitas aparatur. - Meningkatkan sarana dan prasarna. - Meingkatkan kualitas pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil. - Meningkatkan tertib administrasi kependudukan dan pencatatan sipil. - Meningkatkan pengawasan kependudukan dan pencatatan sipil.

3.1.4 Struktur Organisasi

KEPALA DINAS

SEKRETARIAT

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN UMUM

SUB BAGIAN KEUANGAN

SUB BAGIAN PERENCANAAN DAN PROGRAM

BIDANG PENDAFTARAN DAN PENDATAAN PENDUDUK SEKSI PENDAFTARAN PENDUDUK

BIDANG PENCACATAN SIPIL

BIDANG PENGELOLAAN DATA KEPENDUDUKAN SEKSI PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN SEKSI PENERBITAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN

BIDANG PENGAWASAN DAN INFORMASI KEPENDUDUKAN SEKSI PENGAWASAN PENDUDUK SEKSI INFORMASI DAN DOKUMENTASI KEPENDUDUKAN

SEKSI PENCATATAN KELAHIRAN DAN KEMATIAN SEKSI PENCATATAN PERKAWINAN, PERCERAIA, PENGAKUAN DAN PENGESAHAN ANAK

SEKSI PENDATAAN PENDUDUK

50

101

UPTD UPTD

51

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

3.1.5

Tugas Pokok dan Fungsi

3.1.5.1 Kepala Dinas (1) Kepala dinas mempunyai tugas pokok memimpin, merumuskan kebijakan teknis operasional, mengkoordinasikan, melaksanakan kerja sama dan mengendalikan pelaksanaan urusan pemerintah daerah bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Kepala Dinas mempunyai fungsi : a. Perumusan, pengaturan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil. b. Pengkoordinasian, pengendalian dan fasilitasi pelaksanaan tugas-tugas yang meliputi kesekretariatan, Pendataan dan Pendataan Kependudukan, Pencatatan Sipil, Pengelolaan data Kependudukan dan Pengawasan dan Informasi Kependudukan. c. Pengelolaan sumber daya aparatur, keuangan, sarana dan prasarana dinas. d. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi dinas.

3.1.5.2 Sekretariat Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. (1) Merumuskan program kegiatan untuk pelayanan administrasi bidang umum, keuangan serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Sekretaris

mempunyai fungsi : a. Penyusunan dan Perumusan Kebijakan Bidang Kesekretariatan b. Pengkoordinasian dalam penyusunan perencanaan program bidang-bidang. c. Pengkoordinasian dalam penyusunan perencanaan program/rencana kerja dinas. d. Pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas bidang. e. Pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas dinas. f. Penyelenggaraan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan bidang umum meliputi pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, humas, protokol, perlengkapan, rumah tangga dinas dan administrasi kepegawaian, melaksanakan penatausahaan keuangan serta urusan perencanaan, evaluasi dan pelaporan. g. Pengkoordinasian pelayanan administrasi kesekretariatan dinas. h. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja terkait.

3.1.5.3 Sub Bagian Umum (1) Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, humas dan protokol, perlengkapan dan rumah tangga dinas, penyiapan bahan kebutuhan pegawai, pembinaan dan pengembangan pegawai serta administrasi kepegawaian. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Sub Bagian Umum mempunyai fungsi pengkoordinasian urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, humas, protokol, perlengkapan, rumah tangga dinas dan administrasi kepegawaian.

3.1.5.4 Sub Bagian Keuangan (1) Melaksanakan pengelolaan adminsitrasi keuangan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi pengkoordinasian dalam melaksanakan urusan penatausahaan keuangan.

3.1.5.5 Sub Bagian Perencanaan dan Program (1) Menyelenggarakan koordinasi dalam pengumpulan dan Pengelolaan data

perencanaan dinas serta pelaksanaan evaluasi dan pelaporan dinas. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai fungsi pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dinas. 3.1.5.6 Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas yang mempunyai tugas pokok : (1) Menyelenggarakan kebijakan teknis operasional urusan pendaftaran dan Pendataan Penduduk. (2) Untuk menyelenggarakan Tugas Pokok sebagaimana, Kepala Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk mempunyai fungsi : a. Penetapan dan Kebijakan Pendataan penduduk skala Kabupaten b. Koordiansi penyelenggaraan Pendataan skala Kabupaten.

3.1.5.7 Seksi Pendaftaran Penduduk (1) Melaksanakan perencanaan teknis pengelolaan dan pembinaan Pendataan Penduduk.

(2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan pengolahan pendaftaran Penduduk. b. Pelaksanaan dan penyiapan bahan pedoman teknis pembinaan dan pengelolaan Pendataan Penduduk.

3.1.5.8 Seksi Pendataan penduduk (1) Melaksanakan Penduduk. (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pendataan Penduduk mempunyai fungsi : a. Mengumpulkan dan Pengelolaan data kependudukan b. Pelaksanaan Pendataan Penduduk. perencanaan teknis pengelolaan dan pembinaan Pendataan

3.1.5.9 Bidang Pencatatan Sipil (1) Meyelenggarakan kebijakan teknis operasional urusan pencatatan kelahiran dan kematian, pencatatan perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak. (2) Untuk menyelenggarakan Tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi ; a. Penyusunan dan Pengelolaan data Pencatatan Sipil. b. Peyelenggaraan kebijakan teknis operasional Pencatatan Sipil.

3.1.5.10 Seksi Pencatatan Kelahiran dan Kematian (1) Melaksanakan perencanaan teknis pengelolaan dan pembinaan Kelahiran dan Kematian (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pencatatan kelahiran dan kematian mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan Pengelolaan data Pencatatan Kelahiran dan Kematian b. Pelaksanaan dan penyiapan bahan pedoman teknis pembinaan dan pengelolaan pencatatan kelahiran dan kematian.

3.1.5.11Seksi Pencatatan Perkawinan, Perceraian Pengakuan dan Pengesahan Anak

(1) melaksanakan perencanaan teknis pengelolaan dan pembinaan Perkawinan, Perceraian Pengakuan dan Pengesahan Anak (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pencatatn perkawinan peraturan pengakuan dan pengesahan anak mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan Pengelolaan data Pencatatan Kelahiran dan Kematian b. Pelaksanaan dan penyiapan bahan pedoman teknis pembinaan dan pengelolaan pencatatan perkawinan perceraian ,pengekuan dan pengesahan anak.

3.1.5.12 Bidang Pengelolaan Data Kependudukan (1) Meyelenggarakan kebijakan teknis operasional urusan Pengolahan data

kependudukan dan penerbitan dokumen kependudukan. (2) Untuk menyelenggarakan Tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Pengelolaanan data Kependudukan mempunyai fungsi : a. Pengkoordinasiaan pelaksanaan kegiatan Pengelolaan data kependudukan b. Penyusunan dan Pengelolaan data Kepandudukan. c. Peyelenggaraan kebijakan teknis operasional Pengelolaan data Kependudukan

3.1.5.13 Seksi Pengolahan data kependudukan (1) Melaksanakan perencanaan teknis pengolahan data kependudukan (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pengolahan data kependudukan mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan pengolahan data Kependudukan. b. Pelaksanan dan penyiapan bahan pedoman teknis pembinaan dan pengelolaan data kependudukan.

3.1.5.14 Seksi Penerbitan Dokumen Kependudukan (1) Melaksanakan perencanaan teknis pengolahan data teknis Penerbitan kependudukan. (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pendataan Penduduk mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan pengolahan data Kependudukan. b. Pelaksanan dan penyiapan bahan pedoman teknis penerbitan dokumen kependudukan. dokumen

3.1.5.15 Bidang Pengawasan dan Informasi Kependudukan (1) Menyelenggarakan kebijakan teknnis operasional urusan pengawasan penduduk, informasi dan dokumentasi kependudukan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud kepala Bidang Pengawasan dan Informasi Kependudukan mempunyai fungsi : a. Penyusunan dan pengolahan data pengawasan dan informasi kependudukan. b. Penyelenggaraan kebijakan kependudukan teknis operasional pengawasan dan informasi

3.1.5.16 Seksi Pengawasan Penduduk (1) Melaksanakan perencanaan, pembinaan dan pengelolaan teknis Pengawasan Penduduk. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kepala Seksi Pengawasan penduduk mempunyai fungsi : a. Mengumpulkan dan mengelola tentang pengawasan penduduk. b. Melaksanakan dan menyiapkan bahan pedoman teknis pembinaan pengawasan penduduk.

3.1.5.17 Seksi Informasi dan Dokumentasi Kependudukan (1) Melaksanakan perencanaan, pembinaan, dan pengolaan teknis informasi dan dokumentasi kependudukan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, ini Kepala Seksi Informasi dan Dokumentasi kependudukan mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan Pengolahan Informasi dan Dokumentasi kependudukan b. Pelaksanaan dan penyiapan bahan pedoman teknis pembinaan Informasi dan dokumentasi kependudukan

3.1.5.18 Kelompok Jabatan Fungsional (1) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas pokok melaksnakan sebagian kegiatan Dinas secara profesional berdasarkan disiplin ilmu dan keahlian serta disesuaikan kebutuhan. (2) Kelompok Jabatan fungsional sebagaimana dimaksud untuk melaksanakan tugas pokoknya bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. 3.1.6 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Sistem informasi administrasi kependudukan memiliki nilai strategis bagi penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, sehingga perlu pengelolaan informasi administrasi kependudukan secara terkoordinasi dan berkesinambungan. Rangkaian kegiatan yang termasuk di dalam pelaksanaan administrasi kependudukan dan Pencatatan sipil pada hakekatnya mencakup hal-hal sebagai berikut: - Pengumpulan biodata dan pendaftaran penduduk untuk kepentingan identitas. - Pencatatan peristiwa/kejadian vital dan perubahan status untuk penerbitan akta dan surat keterangan sebagai legalitas. - Penyelenggaraan sistem dan pengelolaan data untuk penyediaan informasi kependudukan. - Pendayagunaan informasi kependudukan untuk pelayanan publik, kebijakan, dan perencanaan pembangunan. Entitas yang terkait dengan Sistem informasi kependudukan ini bisa dilihat pada gambar 3.2 berikut:

Gambar 3. 2 Lingkup SIAK (Entitas yang Terlibat) 3.1.6.1 Tujuan SIAK Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan melakukan pendataan terhadap penduduk yang meliputi : bertujuan untuk

1. Kelengkapan Administrasi Kependudukan dimana digunakan untuk dijadikan data penduduk dalam pembuatan dokumen-dokumen kependudukan dan pencatatan sipil yang salah satu outputnya adalah KK 2. Sebagai database kependudukan berbasis NIK secara nasional dan statistik kependudukan.

3.1.6.2 Sasaran SIAK Sasaran Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah : - Pendataan Seluruh Penduduk Indonesia - Pemberlakuan NIK dan KTP Nasional - Tersedianya data penduduk Pemilih Pilkada Langsung - Tersedianya data penduduk untuk mendukung Pemilu - Terwujudnya Database Kependudukan Nasional untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan dan unsur lain yang membutuhkan

3.1.6.3 Fungsionalitas SIAK Adapun kegunaan dari Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut : - Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil - Penerbitan NIK Nasional - Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu penduduk untuk pelayanan publik lainnya - Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program Pemerintah.

3.2

Mengidentifikasi Masalah Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan pendaftaran

pindah datang penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sebagai berikut :

c. Pemohon mengeluh karena lamanya proses pendaftaran pindah datang yaitu dalam hal pembuatan surat keterangan pindah (SKP) bagi yang pindah dan pendataan pemohon datang bagi yang datang waktu penyelesaiannya 1 hari. d. Pengendalian manajemen kurang efektif dalam hal penyediaan laporan pindah datang.

3.2.1

Mengidentifikasi Penyebab Masalah Permasalahan-permasalahan tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi mesti

ada yang menyebabkannya. Penyebab dari masalah-masalah yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut : 1. Pemohon mengeluh karena lamanya proses pendaftaran pindah datang, waktu penyelesaiannya 1 hari. Penyebab masalah ini secara implisist telah diuraikan yaitu sebagai berikut ini. Lamanya proses pendaftaran pindah datang yaitu dalam hal pembuatan dokumen surat keterangan pindah (SKP) bagi penduduk yang pindah dan pendataan pemohon datang bagi penduduk yang datang. 2. Pengendalian manajemen kurang efektif dalam hal penyediaan laporan pindah datang. Masalah ini dapat diidentifikasi disebabkan oleh karena kurang tersedianya laporan yang berkualitas serta lamanya proses pembuatan laporan. Sebagai akibatnya, manajemen dalam hal ini (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil) tidak mempunyai dasar dalam pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen.

3.2.2

Mengidentifikasi Titik Keputusan Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan maka dijelaskan mengenai

flowmap serta prosedur pendaftaran pindah datang penduduk pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut yang sedang berjalan dapat diuraikan sebagai berikut : A. Flowmap Pendaftaran Pindah Penduduk

Gambar 3.3 Flowmap Pendaftaran Pindah Penduduk Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur pendaftaran pindah penduduk yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, yaitu sebagai berikut :

10

1.

Pemohon mengajukan permohonan pindah penduduk ke Bagian Loket Pendaftaran dengan membawa berkas persyaratan seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Surat Pengantar Pindah (SPP) dari Kecamatan yang kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran.

2.

Bagian Loket Pendaftaran menerima dan mengecek berkas persyaratan yang diberikan oleh Pemohon dari segi kelengkapan berkas persyaratannya.

3.

Jika persyaratan tersebut belum lengkap maka Bagian Loket Pendaftaran memberikan kembali persyaratan yang belum lengkap tersebut kepada Pemohon untuk melengkapi persyaratannnya.

4.

Jika persyaratan yang diberikan Pemohon sudah lengkap maka Bagian Loket Pendaftaran mencatat (nama, keperluan, nomor surat) dalam buku induk dan memberi nomor resi. Nomor resi tersebut sebagai bukti bahwa berkas persyaratan Pemohon sudah benar lengkap.

5.

Bagian Loket Pendaftaran lalu memberikan berkas persyarataan yang sudah di beri nomor resi tersebut ke Bagian Verifikator.

6.

Bagian Verifikator menerima dan memverifikasi berkas persyaratan tadi dari segi isinya (data-data pemohon pindah) apakah sudah memenuhi kriteria persyaratan pindah penduduk antar Provinsi/Kota/Kabupaten.

7.

Jika persyaratan tersebut belum memenuhi kriteria maka Bagian Verifikator akan memberikan kembali persyaratan yang belum memenuhi kriteria tersebut kepada Pemohon.

8.

Jika persyaratan yang diberikan pemohon sudah memenuhi kriteria maka Bagian Verifikator menyerahkan persyaratan tersebut ke Bagian Pendaftaran Penduduk.

9.

Petugas Operator menerima berkas persyaratan tersebut dan memeriksa No. KK pemohon apakah ada atau tidak di Database Kependudukan (Master KK).

10. Jika No. KK pemohon tidak ada maka proses tidak akan dilanjutkan dan berkas persyaratan akan diserahkan kepada pemohon. Jika No. KK pemohon ada maka Petugas Operator akan melanjutkan dengan memeriksa NIK pemohon apakah ada atau tidak di Database Kependudukan (Master Penduduk). Jika NIK pemohon tidak ada maka proses tidak akan dilanjutkan dan berkas persyaratan akan diserahkan kepada pemohon. 11. Jika NIK pemohon ada maka Petugas Operator mengentri atau memasukan data-data Pemohon Pindah (data daerah asal dan data kepindahan) yang ada diberkas persyaratan ke dalam Database Kependudukan (Master Pindah Penduduk).

11

12. Setelah data Pemohon Pindah yang ada di berkas persyaratan dimasukan, untuk selanjutnya dilakukan percetakan sebanyak 4 lembar untuk tembusan. Lembar SKP1 Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota tujuan, Lembar SKP2 Camat Kecamatan tujuan, Lembar SKP3 Kepala Desa/Kelurahan

Desa/Kelurahan tujuan, Lembar SKP4 yang bersangkutan. Oleh Petugas Operator berkas persyaratan beserta SKP tersebut diberikan kepada Kasi Pendaftaran Penduduk. 13. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima dan memaraf SKP tersebut serta mengarsipkan berkas persyaratan. Setelah selesai diparaf lalu diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. 14. Oleh Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk SKP tersebut ditandatangani dan diberi stempel atas nama Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. Setelah SKP tersebut ditandatangani dan diberi stempel untuk selanjutnya diserahkan kembali ke Bagian Loket Pendaftaran. 15. Oleh Bagian Loket Pendaftaran SKP tersebut diserahkan ke Pemohon.

B.

Flowmap Pendaftaran Kedatangan Penduduk

12

Gambar 3.4 Flowmap Pendaftaran Kedatangan Penduduk

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur pendaftaran kedatangan penduduk yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, yaitu sebagai berikut :

13

1.

Pemohon mengajukan permohonan kedatangan penduduk ke bagian loket pendaftaran dengan membawa Surat Keterangan Pindah (SKP) dari Daerah asal yang kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran.

2. Petugas Loket Pendaftaran menerima dan mengecek berkas SKP yang diberikan oleh Pemohon dari segi kelengkapan persyaratannya. 3. Jika persyaratan tersebut belum lengkap maka Petugas Loket Pendaftaran memberikan kembali berkas SKP yang belum lengkap tersebut kepada Pemohon untuk melengkapi persyaratannnya. 4. Jika persyaratan yang diberikan Pemohon sudah lengkap maka Petugas Loket Pendaftaran mencatat (nama, keperluan, nomor surat) dalam buku induk dan memberi nomor resi (romor resi tersebut sebagai bukti bahwa persyaratan Pemohon sudah benar lengkap). 5. Bagian Loket Pendaftaran lalu memberikan berkas persyarataan yang sudah di beri nomor resi tersebut ke Bagian Verifikator. 6. Bagian Verifikator menerima dan memverifikasi berkas SKP tadi dari segi isinya, apakah sudah memenuhi kriteria persyaratan pindah datang penduduk antar Provinsi/Kota/Kabupaten. 7. Jika persyaratan tersebut belum memenuhi kriteria maka Bagian Verifikator akan memberikan kembali berkas SKP yang belum memenuhi kriteria tersebut kepada Pemohon. 8. Jika persyaratan yang diberikan pemohon sudah memenuhi kriteria maka Bagian Verifikator menyerahkan persyaratan tersebut ke Bagian Pendaftaran Penduduk . 9. Petugas Operator menerima dan mengentri atau memasukan data-data Pemohon datang yang ada diberkas SKP ke dalam Database Kependudukan (Master Kedatangan Penduduk).

C. Flowmap Pembuatan Laporan Pindah Datang

14

Gambar 3.5 Flowmap Pembuatan Laporan Pindah Datang

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari prosedur pembuatan laporan pindah datang yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, yaitu sebagai berikut :

15

1. Untuk proses pembuatan laporan, setiap akhir bulan Petugas Operator mencetak daftar pemohon pindah datang. Setelah dicetak daftar pemohon pindah datang tersebut diserahkan kepada Kasi Pendaftaran. 2. Kasi Pendaftaran menerima dan merekaf daftar pemohon pindah datang tersebut. Setelah selesai direkap lalu dilakukan percetakan sebanyak dua tembusan. Setelah dicetak laporan pindah datang tersebut diteliti dan ditandatangani. Laporan yang sudah ditandatangani lalu diserahkan ke Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. 3. Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk menerima dan memaraf laporan pindah. Setelah selesai diparaf oleh Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk lalu diserahkan ke Kepala Dinas. 4. Kepala Dinas menerima laporan pindah datang, menstempel dan menandatanganinya. Tembusan pertama diberikan kepada Dinas Kependudukan (Disduk) Provinsi Jawa Barat. Tembusan kedua diberikan diberikan kepada Kasi Pendaftaran untuk diarsipkan, apabila sewaktu-waktu ada pengecekan. 5. Kasi Pendaftaran menerima dan mengarsipkan laporan pindah datang tersebut.

3.2.2.1 Penjelasan dari Titik-Titik Keputusan Berdasarkan pada flowmap atau bagan alir untuk pendaftaran pindah penduduk dan pendaftaran kedatangan penduduk yang sedang berjalan, dapat diidentifikasi titiktitik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titik-titik keputusan ini untuk melacak darimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi. 1. Penyebab masalah adalah lamanya proses pendaftaran pindah datang (waktu penyelesaiannya 1 hari). Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah : - Mengecek Kelengkapan Berkas dibagian Loket Pendaftaran Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada pemohon kurang baik bila waktu untuk mengecek berkas persyaratan pindah datang lama. Mengecek kelengkapan berkas merupakan proses pertama kali dilakukan ketika pemohon mendaftar pindah dan datang. - Memverifikasi Data Pemohon Pindah Datang dibagian Verifikator Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada pemohon kurang baik bila waktu untuk memverifikasi data pemohon pindah datang lama. Apalagi proses mencocokan data yang ada diberkas persyaratan seperti KTP, Kartu Keluarga,

16

Surat Pengantar Pindah dari Kecamatan (Pemohon Pindah) dan Surat Keterangan Pindah Daerah asal (Pemohon Datang). 2. Penyebab masalah adalah pengendalian manajemen kurang efektif dalam hal penyediaan laporan pindah datang. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah proses rekap daftar pemohon pindah dan datang pada Bagian Pendaftaran Penduduk (Kasi Pendaftaran). Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses rekap laporan lama. Karena rekap laporan dikerjakan secara manual Petugas Kasi Pendaftaran. Dengan demikian titik-titik keputusan penyebab masalah yang dapat

diidentifikasi adalah sebagai berikut Mengecek kelengkapan berkas persyaratan di Bagian Loket Pendaftaran. Memverifikasi data pemohon di Bagian Verifikator. Proses rekap daftar pemohon pindah dan datang di Bagian Pendaftaran Penduduk (Kasi Pendaftaran).

3.2.3

Mengidentifikasi Personil Kunci Dengan mengacu kepada bagan alir atau flowmap maka teridentifikasi personil-

personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung adalah sebagai berikut : Bagian Loket Pendaftaran, Bagian Verifikator, Petugas Operator, Kasi Pendaftaran, Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk, Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 3.3 Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Dalam mengidentifikasi apa penyebab dari masalah dan dimana terjadinya masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan apakah benar masalah ini terjadi, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih terinci. Penelitian ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Teknik pengumpulan data atau fakta yang digunakan adalah wawancara dan pengamatan (observasi). Penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada tabel 2.1 adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Kegiatan Penelitian Kerja Praktek

Yang diwawancarai/ diamati

Tanggal

Kegiatan Penelitian

Lokasi

03-012011

Wawancara mengenai proses pengecekan kelengkapan berkas persyaratan pindah

Bagian Loket Pendaftaran

Bapak Arif Rahman

17

datang. 10-012011 17-012011 24-012011 24-012011 31-012011 Wawancara mengenai proses verifikasi data pemohon pindah datang. Wawancara mengenai Proses input data dan pencetakan SKP.

Bagian Verifikator

Bapak Rizal Haris

Bagian Pendaftaran Penduduk

Bapak Zefi Firdaus

Wawancara mengenai proses mamaraf SKP.

Bagian Pendaftaran Penduduk

Ibu Nina Kartini

Wawancara mengenai proses Penandatanganan dan stempel SKP. Wawancara mengenai proses rekap laporan pindah datang. Observasi mengenai proses pengecekan kelengkapan berkas persyaratan pindah datang Observasi mengenai proses verifikasi data pemohon pindah datang Observasi mengenai Proses input data dan pencetakan SKP

Bagian Pendaftaran Penduduk

Bapak Drs. H. Atang Saripudin

Bagian Pendaftaran Penduduk

Ibu Nina Kartini

02-022011

Bagian Loket Pendaftaran

Bapak Arif Rahman

02-022011 02-022011 02-022011 02-022011 02-022011

Bagian Verifikator

Bapak Rizal Haris

Bagian Pendaftaran Penduduk

Bapak Zefi Firdaus

Observasi mengenai proses mamaraf SKP

Bagian Pendaftaran Penduduk

Ibu Nina Kartini

Observasi mengenai proses Penandatanganan dan stempel SKP Observasi mengenai proses rekap laporan pindah datang

Bagian Pendaftaran Penduduk

Bapak Drs. H. Atang Saripudin

Bagian Pendaftaran Penduduk

Ibu Nina Kartini

3.4

Menganalisis Sistem Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah di analisis, maka

diberikan hasil sebagai berikut :

3.4.1

Analisis Dokumen Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem ini khususnya yang berkaitan

dengan pendaftaran pindah datang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output). Dokumen masukan pada sistem berjalan merupakan isian data-data

18

tertentu yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada untuk diolah menjadi suatu keluaran yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.

3.4.1.1 Dokumen Masukan Dokumen masukan yang digunakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut khsusnya untuk pendaftaran pindah datang adalah sebagai berikut. 1. Nama Fungsi Sumber Rangkap Atribut : Surat Pengantar Pindah (SPP) dari Kecamatan. : SPP digunakan untuk verifikasi data pemohon. : Pemohon. : Satu. : NIK, Nama Lengkap, Nomor Kartu Keluarga, Nama Kepala Keluarga, Alamat Sekarang, Alamat Tujuan Pindah, Jumlah Keluarga yang Pindah.

2. Nama Fungsi Sumber Rangkap Atribut

: Kartu Tanda Penduduk (KTP). : KTP digunakan untuk verifikasi data pemohon pindah. : Pemohon. : Satu. : NIK, Nama, Tempat Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Agama, Pekerjaan, Berlaku Hingga, Kewarganegaraan.

3. Nama Fungsi Sumber Rangkap Atribut

: Kartu Keluarga (KK). : KK digunakan untuk verifikasi data pemohon pindah. : Pemohon. : Satu. : Nomor Kartu Keluarga, Alamat, RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Kode Pos, Provinsi, Nama Lengkap, NIK, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan, Pekerjaan, Status Perkawinan, Status Hubungan dalam Keluarga, Kewarganegaraan, Dokumen Migrasi, Nama Orang Tua.

4. Nama

: Surat Keterangan Pindah (SKP) dari Daerah Asal.

19

Fungsi Sumber Rangkap Atribut

: SKP digunakan untuk verifikasi data pemohon pindah. : Pemohon. : Satu. : No KK Asal, Alamat Asal, Nama, NIK, Jenis Kelamin, Tempat Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan, Pekerjaan, Status Perkawinan, Kewarganegaraan, Pindah Ke, Alasan Pindah, Pengikut.

Untuk lebih jelasnya mengenai dokumen masukan bisa dilihat pada lampiran 1, 2, dan 3.

3.4.1.2 Dokumen Keluaran Dokumen keluaran yang dihasilkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut khsusnya untuk pendaftaran pindah datang adalah sebagai berikut 1. Nama Fungsi Sumber Rangkap Atribut : Surat Keterangan Pindah (SKP). : SKP digunakan sebagai dasar pengganti KTP lama. : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. : Empat. : Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa/Kelurahan, Dusun/ Dukuh/Kampung, Nomor Kartu Keluarga, Nama Kepala Keluarga, Alamat, NIK Pemohon, Nama Lengkap, Alasan Pindah, Alamat Tujuan Pindah, Klasifikasi Pindah, Jenis Kepindahan, Status No KK Bagi yang tidak Pindah, Status No KK Bagi yang Pindah, Rencana Tanggal Pindah, Keluarga yang Pindah.

2. Nama Fungsi

: Laporan Pindah Datang. : Laporan ini digunakan sebagai bukti pelaporan kepada Disdukcapil Provinsi Jawa Barat dan sebagai arsip bagi Kasi

20

Pendaftaran. Sumber Rangkap Atribut : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. : Dua. : Kecamatan Asal, Datang, Pindah, Pengikut, Provinsi Kabupaten.

Untuk lebih jelasnya mengenai dokumen keluaran bisa dilihat pada lampiran 4, dan 5.

3.4.2

Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan semacam, laporan

pindah datang rekafitulasi perbulan/pertahun. Pada laporan tersebut bisa dilihat jumlah penduduk yang pindah dan yang datang selama periode tertentu. Laporan pindah dan datang bisa dilihat pada lampiran 5. Untuk lebih jelasnya mengenai analisis kebutuhan sistem yaitu dengan menggunakan Diagram Aliran Data (DAD), Kamus Data serta Entity Relationship Diagram (ERD).

3.4.2.1 Diagram Aliran Data (DAD) Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, digunakan sebuah model yang dinamakan Diagram Aliran Data (DAD) untuk memperlihatkan hubungan fungsional dari data yang diproses oleh sistem, termasuk data masukan, data keluaran, serta tempat penyimpanan internal. Diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum. Diagram aliran data logika memfokuskan pada bisnis serta bagaimana bisnis tersebut beroperasi dan tidak berhubungan dengan bagaimana sistem tersebut dibangun. Melainkan, menggambarkan peristiwa-peristiwa bisnis yang dilakukan serta data-data yang diperlukan dan dihasilkan setiap peristiwa tersebut. Setelah melakukan analisis terhadap data dan informasi yang terlibat dalam proses pendaftaran Pindah Datang Penduduk pada SIAK didapatkan perancangan aliran data yang digambarkan sebagai berikut : a. DAD Level Konteks Pendaftaran Pindah Datang

21

Pada level konteks ini entitas luar yang terlibat adalah Pemohon yang terdiri dari Pemohon dan Disdukcapil Provinsi Jawa Barat . Untuk Pemohon Pindah sebagai masukannya berupa berkas persyaratan seperti KTP, KK, dan SPP dari Kecamatan yang didalamnya terdapat data-data Pemohon pindah yang diproses menggunakan SIAK yang menghasilkan sebuah keluaran yaitu sebuah informasi yang berupa Surat Keterangan Pindah (SKP). Untuk Pemohon Datang sebagai masukannya berupa Surat Keterangan Pindah (SKP) dari daerah asal.

Gambar 3.6 DAD Level Konteks Pendaftaran Pindah Datang

b.

DAD Level 0 Pendaftaran Pindah Datang Pada DAD level 0 akan digambarkan proses-proses apa saja yang terlibat dalam

Pendaftaran Pindah Datang.

22

Gambar 3.7 DAD Level 0 Pendaftaran Pindah Datang

c.

DAD Level Anak Pendaftaran Pindah Datang DAD Level Anak Proses 1 Pendaftaran Pindah

Gambar 3.8 DAD Level Anak Proses 1 Pendaftaran Pindah

23

DAD Level Anak Proses 2 Pendaftaran Kedatangan

Gambar 3.9 DAD Level Anak Proses 2 Pendaftaran Kedatangan

DAD Level Anak Proses 3 Membuat Laporan

Gambar 3.10 DAD Level Anak Proses 3 Membuat Laporan 3.4.2.2 Kamus Data

24

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Adapun Kamus Data dari Pendaftaran Pindah Datang adalah sebagai berikut :

Tabel 3.2 Kamus Data: Aliran Data pada Berkas Persyaratan

Deskripsi Aliran Data

Nama Deskripsi Sumber:

: Berkas Persyaratan : Berkas persyaratan Tujuan: Proses 1.1 Proses 1.2 Proses 1.3

Pemohon Proses 1.1 Proses 1.2 Jenis Aliran Data:

File Layar Laporan

Formulir

Internal

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: Informasi mengenai data-data pemohon pindah belum valid

Volume/jam: Relatif

Komentar: Informasi record data pemohon pindah untuk pendaftaran pindah penduduk.

Tabel 3.3 Kamus Data: Aliran Data pada No KK dan NIK Pemohon
Deskripsi Aliran Data

Nama Deskripsi Sumber:

: No KK dan NIK Pemohon : Pengecekan No KK dan NIK pemohon pindah Tujuan Proses 1.3 Proses 1.3 Proses 1.4

Proses D3 Proses D4 Proses 1.3

25

Jenis Aliran Data:

Layar File Laporan Formulir Internal

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: Informasi mengenai No. KK dan NIK pemohon pindah. Komentar: Pengecekan informasi record data pemohon pindah.

Volume/jam: Relatif

Tabel 3.4 Kamus Data: Aliran Data Pada Data Daerah Asal, Pemohon, dan Kepindahan
Deskripsi Aliran Data

Nama

: Data daerah asal, pemohon, dan kepindahan

Deskripsi : Data-data pemohon pindah yang terdiri dari data daerah asal, data pemohon, dan data kepindahan. Sumber : Proses 1.4 Proses 1.4 Jenis Aliran Data:
Layar File Laporan Formulir Internal

Tujuan Proses D1 Proses 1.5

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran : Data pemohon pindah

Volume/jam: Relatif

Komentar: Informasi record data daerah asal, data pemohon, dan data kepindahan.

26

Tabel 3.5 Kamus Data: Aliran Data pada Surat Keterangan Pindah
Deskripsi Aliran Data

Nama Deskripsi Sumber :

: Surat Keterangan Pindah : Surat keterangan pindah untuk pemohon pindah. Tujuan Proses 1.5 Pemohon

Proses 1.4 Proses 1.5 Jenis Aliran Data:

File Layar Laporan

Formulir

Internal

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran : Informasi pemohon pindah (data-data pemohon) Komentar: Informasi record data pemohon pindah.

Volume/jam: Relatif

Tabel 3.6 Kamus Data: Aliran Data pada SKP Daerah Asal
Deskripsi Aliran Data

Nama

: Surat Keterangan Pindah dari Daerah Asal

Deskripsi : Berisi data-data pemohon datang yang ada di berkas persyaratan, surat keterangan pindah dari daerah asal. Sumber: Pemohon Proses 2.1 Jenis Aliran Data:
File Layar Laporan Formulir Internal

Tujuan Proses 2.1 Proses 2.2

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: Informasi mengenai data-data pemohon datang belum valid

Volume/jam: Relatif

Komentar: Informasi record data pemohon datang untuk pendaftaran kedatangan penduduk.

27

Tabel 3.7 Kamus Data: SKP Lolos Verifikasi

Deskripsi Aliran Data

Nama

: SKP Lolos Verifikasi

Deskripsi : Berisi data-data pemohon datang yang ada di berkas persyaratan sudah lolos verifikasi atau sudah valid. Sumber: Proses 2.2 Jenis Aliran Data:
File Layar Laporan Formulir Internal

Tujuan Proses 2.3

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: Informasi mengenai data-data pemohon datang valid

Volume/jam: Relatif

Komentar: Informasi record data pemohon datang untuk pendaftaran kedatangan penduduk.

Tabel 3.8 Kamus Data: Pada Data Daerah Asal dan Daerah Tujuan
Deskripsi Aliran Data

Nama

: Data daerah asal dan Daerah Tujuan

Deskripsi : Data-data pemohon pindah yang terdiri dari data daerah asal, data pemohon, dan data kepindahan. Sumber : Proses 2.3 Jenis Aliran Data:
Layar File Laporan Formulir Internal

Tujuan Proses D2

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran : Data pemohon datang

Volume/jam: Relatif

Komentar: Informasi record data daerah asal dan daerah tujuan.

28

Tabel 3.9 Kamus Data: Aliran Data pada Daftar Penduduk Pindah dan Penduduk Datang
Deskripsi Aliran Data

Nama Deskripsi Sumber :

: Daftar Penduduk Pindah Datang : Daftar-daftar penduduk yang pindah dan penduduk yang datang. Tujuan Proses 3.1 Proses 3.1 Proses 3.2

Proses D1 Proses D2 Proses 3.1 Jenis Aliran Data:

Laporan Layar File

Formulir

Internal

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: -

Volume/jam: Pertahun

Perbulan

atau

Komentar: -

Tabel 3.10 Kamus Data: Aliran Data pada Laporan Pindah Datang
Deskripsi Aliran Data

Nama Deskripsi Sumber :

: Laporan Pindah Datang : Laporan pindah datang sudah direkap. Tujuan Proses 3.3 Disduk Provinsi Jawa Barat

Proses 3.2 Proses 3.3 Jenis Aliran Data:

Laporan Layar File

Formulir

Internal

Perjalanan Struktur Data dengan Aliran: -

Volume/jam: Pertahun

Perbulan

atau

29

Komentar: -

Tabel 3.11 Kamus Data: Pada Simpanan Data Master Pindah

Deskripsi Simpanan Data

Nama Deskripsi

: Tabel Pemohon Pindah : Memuat record-record yang berisi data pemohon pindah. Karakteristik-karakteristika Simpanan Data

Jenis File:

Format File:

Komentar : Record file master pemohon pindah, menyimpan data pemohon pindah.

Tabel 3.12 Kamus Data: Pada Simpanan Data Master Kedatangan

Deskripsi Simpanan Data

Nama Deskripsi

: Tabel Pemohon Datang : Memuat record-record yang berisi data pemohon datang. Karakteristik-karakteristika Simpanan Data

Jenis File:

Format File:

Komentar : Record file master pemohon datang, menyimpan data pemohon datang.

30

Tabel 3.13 Kamus Data: Pada Simpanan Data Master Kartu Keluarga (KK)
Deskripsi Simpanan Data

Nama Deskripsi

: Tabel Kartu Keluarga (KK) : Memuat record-record yang berisi data keluarga. Karakteristik-karakteristika Simpanan Data

Jenis File:

Format File:

Komentar : Record file master kartu keluarga, mengambil No. KK dari master Kartu Keluarga.

Tabel 3.14 Kamus Data: Pada Simpanan Data Master Penduduk

Deskripsi Simpanan Data

Nama Deskripsi

: Tabel Penduduk : Memuat record-record yang berisi data penduduk Karakteristik-karakteristika Simpanan Data

Jenis File:

Format File:

31

Komentar : Record file master penduduk, mengambil NIK dari master penduduk.

3.4.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut adalah Entitiy Relationship Diagram dari Pendaftaran Pindah Datang pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) :

32

Gambar 3.11 ERD Pendaftaran Pindah Datang Penduduk

3.4.3

Analisis Antarmuka

33

Tampilan Antarmuka yang digunakan pada SIAK khususnya yang berkaitan dengan pendaftaran pindah datang terdiri dari tampilan masukan (input) dan tampilan keluaran (output).

3.4.3.1 Tampilan Masukan Tampilan masukan yang ada pada SIAK khususnya untuk pendaftaran pindah datang adalah sebagai berikut. 1. Form Masukan Pemohon Pindah

Gambar 3.12 Form Masukan Pemohon Pindah

Dari gambar diatas, ada beberapa kelemahan yang ada pada tampilan masukan yaitu: - Tidak adanya validasi untuk setiap item data masukan, itu bisa membuat pemakai sistem jadi kebingungan saat memasukan data pemohon pindah. - Untuk perintah simpan, entri data, dan keluar itu sudah cukup baik karena data tersebut tudak boleh ada yang mengubahnya (File Master). 2. Form Masukan Pemohon Datang

34

Gambar 3.13 Form Masukan Pemohon Datang

Dari gambar diatas, ada beberapa kelemahan yang ada pada tampilan masukan yaitu: - Tidak adanya validasi untuk setiap item data masukan, itu bisa membuat pemakai sistem jadi kebingungan saat memasukan data pemohon pindah. - Untuk perintah simpan, entri data, dan keluar itu sudah cukup baik karena data tersebut tudak boleh ada yang mengubahnya (File Master).

3.4.3.2 Tampilan Keluaran Tampilan keluaran yang ada pada SIAK khususnya untuk pendaftaran pindah datang adalah sebagai berikut. 1. Form Keluaran Pemohon Pindah

35

Gambar 3.14 Form Keluaran Pemohon Pindah

Dari gambar diatas, ada beberapa kelemahan yang ada pada tampilan keluaran yaitu: - Tidak adanya validasi untuk setiap item data keluaran, itu bisa membuat pemakai sistem jadi kebingungan saat menampilkan dan mencetak surat keterangan pindah (SKP) serta daftar pemohon pindah.

2. Form Keluaran Pemohon Datang

36

Gambar 3.15 Form Keluaran Pemohon Datang

Dari gambar diatas, ada beberapa kelemahan yang ada pada tampilan keluaran yaitu: - Tidak adanya validasi untuk setiap item data keluaran, itu bisa membuat pemakai sistem jadi kebingungan saat menampilkan dan mencetak daftar pemohon datang.

3.4.4

Analisis Teknologi Teknologi yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai

berikut : a. Komputer Server 1. Perangkat Lunak - Microsoft Windows 2003

37

- ORACLE Database Standard Edition - BEA Web Logic Server Standard Edition 2. Perangkat Keras - Prosessor P4/3,2 Ghz /800 Mhz, RAM 4GB PC2-4200 DDR II 4 X 1 GB.

- Hard Disk 3 X 72 GB Ultra 320/10.000 rpm SCSI, RAID Contoller, CD Room 52x speed, CD R/W 52x24x52 speed. - UPS 1500 VA

b. Komputer Client 1. Perangkat Lunak - Microsoft Windows XP SP 2 - Internet explorer 7 2. Perangkat Keras - Motherboard P4, Prosessor Intel Pentium P 4 / 3,2 Ghz, RAM 512 MB DDR 2700 - Hard Disk 80 GB speed 7200 rpm, CD Room 52x speed, CD R/W 52x24x52 Speed - Ethernet Card 100 MB (non Onboard) - Keyboard, Mouse PS2 scroll lock, Cassing Midle Tower with USB Port, Monitor 15" Digital - UPS 1500 VA

c. Printer - Dot Matrix

38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan Berdasarkan kajian serta tinjauan teori yang dimiliki serta dari hasil

Analisis Proses Pendaftaran Pindah Datang Penduduk pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Bagian Pendaftaran Penduduk di Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut penyusun dapat menarik beberapa kesimpulan yaitu : 1. Berdasarkan hasil analisis current system atau sistem yang sedang berjalan, prosedur pendaftaran pindah datang dimulai dari penentuan persyaratan yaitu untuk pemohon pindah untuk penerbitan Surat Keterangan Pindah (SKP) terdiri dari Surat Pengantar Pindah (SPP), Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Sementara untuk pemohon datang untuk pendataan kedatangan hanya Surat Keterangan Pindah dari daerah asal. 2. Pendaftaran pindah datang pada sistem informasi administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Bagian Penduduk sudah dapat mengakomodasi kebutuhan Pengguna atau Operator hal ini terbukti tidak

adanya masalah di Bagian Pendaftaran Penduduk (Petugas Operator). 3. Selain itu proses pendaftaran pindah datang pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, sistem tersebut belum efektif dalam hal mengakomodasi kebutuhan pemohon pindah datang, hal ini dikarenakan adanya permasalahan yaitu lamanya proses pendaftaran pindah datang (waktu penyelesaiannya 1 hari).
4. Serta untuk manajemen sendiri sistem tersebut belum efektif dalam hal penyediaan laporan pindah datang. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah proses rekap daftar pemohon pindah dan datang pada Bagian Pendaftaran Penduduk (Kasi Pendaftaran Penduduk). Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses rekap laporan lama. Karena rekap laporan dikerjakan secara manual Petugas Kasi Pendaftaran.

39

4.2

Saran Setelah selesai melakukan analisis sistem ini, merekomendasikan untuk

melanjutkan ke tahap pengembangan sistem selanjutnya. Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan jelas apa penyebab dari masalah-masalah yang terjadi dan mengapa masalah-masalah tersebut terjadi.

DAFTAR PUSTAKA

1.

Amsyah, Zulkifli., Manajemen Sistem Informasi., PT. Gramedia Pustaka Utama., Jakarta., 2000. Elmasri, Ramez; dan Navathe, Shamkant B., Fundamentals Of Database Systems., 4rd Edition., Addison Wesley Publishing Company., 2004. Hartono, Jogiyanto, Prof. Dr., Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis., Andi Offset., Yogyakarta., 2005. Kendall, Kenneth E; dan Kendall, Julie E., Analisis Dan Perancangan Sistem., Jilid 1., Edisi Bahasa Indonesia., PT Indeks., Jakarta., 2003. Kristanto, Andri., Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya., Gramedia Pustaka Utama., Jakarta., 2008. Sistem

2.

3.

4.

5.

6.

McLeod,

Raymond,

jr;

and

Schell,

George.,

Informasi

Manajemen., Edisi Bahasa Indonesia., PT Indeks., Jakarta., 2004. 7. Silberschatz, Abraham; Korth, Henry F; dan Sudarshan, S; Database System Concepts., 4th Edition., Mc Graw Hill., 2002.