FI DE POST - ADMINISTRATOR

DENUMIREA POSTULUI: ADMINISTRATOR RELAII IERARHICE: se subordoneaz Directorului Administrativ RELAII DE COLABORARE: cu personalul de execuie al firmei RELAII DE REPREZENTARE: Reprezint firma fa de clieni, furnizori, autoritile locale, precum i fa de alte persoane cu care intr n contact n interes de serviciu.
SCOPUL POSTULUI : Titularul postului asigur aprovizionarea cu mijloace fixe, consumabile i servicii pentru desfurarea eficient a activitii firmei i soluioneaz aspectele de ordin administrativ ale noilor proiecte.

ACTIVITI PRINCIPALE: 1. ASIGUR APROVIZIONAREA CU MIJLOACE FIXE I CONSUMABILE 2. ASIGUR SERVICIILE/UTILITILE FIRMEI 3. ADMINISTREAZ SEDIUL FIRMEI
4.

ASIGUR ASISTEN ADMINISTRATIV PENTRU NOI PROIECTE

ATRIBUII PRINCIPALE (i sarcini aferente): 1. Asigur aprovizionarea cu mijloace fixe i consumabile Centralizeaz necesarul de mjloace fixe i consumabile Contacteaz furnizori i negociaz condiii financiare favorabile firmei

Asigur respectarea bugetului alocat

Organizeaz activitatea de transport i recepie a materialelor Raporteaz neconcordanele ntre bugetul de consumabile i necesar 2. Asigur serviciile/utilitile firmei

Identific furnizori, analizeaz i prezint Directorului Administrativ oferte favorabile firmei

Asigur fluxul de documente necesare perfectrii contractelor Arhiveaz copii ale contractelor Urmrete derularea contractelor cu furnizorii de servicii Monitorizeaz consumul i propune msuri de reducere Asigur remedierea situaiilor neprevzute 3. Administreaz sediul firmei Asigur buna funcionare a mijloacelor fixe de uz comun Asigur un mediu de lucru sigur i condiii bune de lucru ine evidena chiriilor/serviciilor pentru chiriai conform contractelor i stabilete sumele de facturat Asigur fluxul de documente justificative i le arhiveaz 4. Asigur asisten administrativ pentru noi proiecte Analizeaz piaa n funcie de noile proiecte alocate de Directorul Administrativ

FI DE POST - ADMINISTRATOR

Estimeaz necesarul de activiti presupuse de fiecare proiect

Propune soluii de ordin administrativ Asigur obinerea documentaiei i aprobrilor specifice RESPONSABILITILE POSTULUI: Legat de activitile specifice, rspunde de: Distribuirea materialelor i a rechizitelor conform bugetelor i a normelor interne Calitatea mediului de lucru al angajailor (condiiile fizice) Respectarea confidenialitii datelor la care are acces Raportarea la timp a abaterilor sesizate Transmiterea integral i n timp util a informaiilor ctre destinatarul corespunztor Pstrarea documentelor justificative Legat de disciplina muncii, rspunde de: mbuntirea permanent a calitii pregtirii sale profesionale i de specialitate Pstrarea confidenialitii informaiilor legate de firm

Utilizarea i pstrarea n bune condiii a documentelor cu regim special

Modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale i mijlloace fixe puse la dispoziie de firm Respectarea prevederilor, a normelor interne i a procedurilor de lucru privitoare la postul su Adopt permanent un comportament n msur s promoveze imaginea i interesele firmei Se implic n vederea soluionrii situaiilor de criz care afecteaz firma AUTORITATEA POSTULUI: Semneaz documentele justificative pentru facturile de ntreinere Semneaz corespondena specific domeniului de activitate Utilizeaz echipamentele/consumabilele puse la dispoziie de firm Aprobat, Director General Departament Data Titular de post Data DRU Data Data Director

SPECIFICAIILE

POSTULUI

NIVEL DE STUDII: Studii superioare tehnice sau economice CURSURI DE PREGTIRE: birotic, secretariat (constituie un avantaj) EXPERIEN: N SPECIALITATE: minim 5 ani

FI DE POST - ADMINISTRATOR

PE POST: 1 an experien pe un post asemntor (constituie avantaj) CUNOTINE NECESARE: Contabilitate primar Limba englez Tehnici de negociere Operare PC (MS Office) Gestionare/arhivare documente APTITUDINI I DEPRINDERI NECESARE: Aptitudine general de nvare Aptitudini de comunicare oral i scris Abiliti de negociere Aptitudinea de a lucra cu documente Planificare i organizare a operaiilor i activitilor Respectarea instruciunilor orale i scrise Culegere/clasificare/interpretare/transmitere a informaiilor CERINE PENTRU EXERCITARE: Integritate fizic Inteligen Atenie concentrat i distributiv Rezisten la stres Uurin i claritate n exprimare Comportament adecvat (limbaj, vestimentaie, reguli de politee) CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: spirit tehnic, uurin n manipularea fizic i ordonarea obiectelor n mediul de lucru, spirit practic, eficient, ordonat, sociabilitate, tact, amabilitate.