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About Tiny ERP. Tiny ERP is a free software that boost productivity and profit through data integration. It connect and improve business processes; sales, finance, supply chain, project management, ...

Contact: sales@tiny.be Website: http://tinyerp.com Copyright 2005-TODAY, Tiny sprl

Table des matires

Table des matires

Questions A complter
Preface Introduction * 1. Introduction ** 2. Audience 3. Structure de l'ouvrage ** Installation ** 1. Windows ** 2. Linux, Debian * Prise en main 1. L'interface ** 1. La premire fois... ** 2. L'cran de login ** 3. La fentre principale ** 4. A l'intrieur... ** 5. Les raccourcis ** 6. Les onglets ** 7. L'utilisation des formulaires ** 8. Les champs ** 9. Les icnes ** 10. La barre de menu ** 11. Les requtes ** 2. Concepts rcurrents ** 1. Fentre de recherche ** 2. Arbres ** 3. Sequences ** 4. Vues / Filtres ** 5. Listes ditables ** 6. La navigation par clic droit * Les fonctions de l'entreprise ** 1. CRM ** 1. Les partenaires ** 2. Suivi des cas ** 3. Les vnements Clients ** 4. Paramtrage de la CRM ** 5. Fiche Technique CRM ** 2. Comptabilit et finance ** 1. Gestion du plan comptable ** 2. Gestion des journaux ** 3. Suivi des factures ** 4. Saisie d'critures ** 5. Traitments priodiques ** 6. Traitements de fin d'annes 7. Le flux intgr ** 8. Les Budgets ** 10/11/06

Table des matires 9. Comptabilit Analytique ** 10. Paramtrage du module ** 11. Fiche Technique Comptabilit ** 3. Ressources Humaines 1. Introduction ** 2. Gestion par affaire ** 3. Systme de Pointage ** 4. Fiche Technique Ressources Humaines ** 4. Les produits ** 1. Les catgories de produits ** 2. La fiche produit ** 3. Les listes de prix ** 5. Gestion de stock * 1. Introduction ** 2. Les fonctions de base * 1. La Picking list ** 2. Les mouvements de stock ** 3. Les transferts de lots ** 4. La localisation des produits ** 5. Etats des stocks ** 6. Les inventaires ** 3. La tracabilit * 4. Intgration la comptabilit * 5. Paramtrage du module * 6. Fiche Technique Gestion de stock <TODO> 6. Les achats * 1. Le flux des achats * 2. Commande fournisseur * 3. Les approvisionnements * 1. Le flux de rapprovisionenemnt * 2. Le calcul des besoins * 3. Les rgles de point de commande * 4. Fiche Technique Fournisseurs * 7. La gestion commerciale * 1. Le flux de vente * 2. L'avantvente * 3. Rdiger un devis * 4. Gestion des livraisons * 5. Paramtrage du module * 6. Fiche Technique Gestion commerciale* 8. Gestion de production 1. Le flux de production* 2. Les nomenclatures* 3. Les gammes* 4. Les ordres de production* 5. Suivi de production* 6. Fiche Technique G.P.A.O.* 9. La gestion de projet 1. Dfinition d'un projet* 2. Les tches* 3. La gestion de projet* 4. Fiche Technique Gestion de projets* 10. Oprations Marketing* 1. Le flux marketing* 2. Cration d'une campagne* 3. Suivi des prospects* 4. Fiche Technique Marketing

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Table des matires 11. Intgration eCommerce* 1. Le flux eCommerce 2. Installation* 3. Utilisation* 4. Fiche Technique 12. Administration du systme* 1. Les utilisateurs, groupes et rles* 2. Les gestion des droits* 3. Les squences personnalises* 4. Les audits utilisateurs* Organisation du projet Tiny ERP * 1. Les diffrents acteurs* 2. Les modules optionnels* 3. Le modle conomique* La mise en oeuvre** 1. Installation <A revoir par rapport a install win32> 2. Plan de configuration <A revoir par rapport a install win32> 3. Importation des donnes** 1. Importation des partenaires** 2. Importation des produits** Conclusions Remerciements TODO

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Questions

Questions
Mettre ici toutes les questions que: vous vous posez aprs lecture du Tiny Book vous ne trouvez pas de rponse dans le book

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Preface

Preface
Lionel Darnis, Sednacom a accept de faire la prface. Il est le directeur du premier partenaire officiel Tiny ERP; Sednacom. Sednacom est une PME de 6 personnes. Ils ont implment Tiny ERP pour toute la gestion des achats du groupe Costes, et pour un magasin du groupe dcathlon (300 nouveaux sont prvus dans les 5 ans sur Tiny ERP).

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Introduction

Introduction
Depuis quelques annes, l'apport des systmes d'information la comptitivit des entreprises devient de plus en plus visible. Ces derniers sont passs d'outils chargs de traiter des oprations rptitives des outils de pilotage et d'optimisation de l'activit quotidienne. Aujourd'hui, les logiciels de gestion intgrs sont mme souvent l'origine de l'obtention d'un avantage concurrentiel. L'organisation base sur des dpartements, structures verticales, clate et l'intgration autour de processus est la rponse journalire au besoin de ractivit, de fiabilit et d'anticipation des entreprises. Il faut tre capable de se comprendre, de travailler efficacement entre commerciaux, techniciens, comptables et logisticiens d'une mme entreprise pour optimiser le fonctionnement global. Pour cela, il faut un langage commun, des rfrentiels, des pratiques et des modes de communication partags. Les ERP (Enterprise Ressource Planning) constituent l'outil idal pour une telle organisation de l'entreprise. Seulement, les risques et les cots d'intgration ont toujours t aussi importants que les avantages procurs par de tels systmes. C'est pourquoi moins de 5% des petites et moyennes entreprises sont aujourd'hui quipes d'un ERP. De plus, les gants diteurs tels que SAP, Microsoft ou Oracle n'ont jamais pu concilier la puissance et l'exhaustivit d'un ERP avec la simplicit et la flexibilit attendue par les utilisateurs. Or ces critres sont exactement ce que recherchent aujourd'hui les petites et moyennes entreprises. Les modles conomiques et de dveloppement du logiciel libre ont pu apporter une solution adquate ces problmes non rsolus de cot et de qualit de ce type de logiciel. Pour rendre accessible les ERP aux petites entreprises, il a d'abord fallu rduire les cots. Le logiciel libre a alors permis de supprimer un intermdiaire (le distributeur), de diminuer les cots de dveloppement grce la rutilisation de logiciels libres, de rduire considrablement les cots commerciaux et marketing par la libre publication du logiciel. Pour ce qui est de la qualit du logiciel libre, nous pouvons dire que celleci est le rsultat d'une libre interaction entre des milliers de contributeurs et partenaires travaillant sur le mme projet. Il est important qu'un tel logiciel ne soit pas conu par un seul diteur mais par des spcialistes en de nombreux domaines. En effet, on ne peut pas tre la fois comptable, technicien, commercial, spcialiste en qualit ISO9001, spcialiste en agroalimentaire, connatre les us et coutumes du domaine pharmaceutique, etc. Pour cela, quoi de mieux qu'un rseau mondial de partenaires et contributeurs. Chaque acteur apporte sa pierre l'difice, selon ses comptences mtiers. Nous allons voir tout au long de cet ouvrage, que lorsque ce travail est bien organis, le rsultat attendu dpasse toutes les esprances. Mais le vritable challenge dans le dveloppement est de rendre ces solutions simples et flexibles, aussi compltes soientelles. Mais pour aboutir ce niveau de qualit, il faut un chef d'orchestre capable d'organiser toutes ces activits. Ainsi, l'quipe de dveloppement de l'diteur Tiny est principalement charge de l'organisation, la synchronisation et la cohrence du logiciel. Et Tiny ERP excelle dans ces domaines ! Grce son extrme modularit, les dveloppements collaboratifs ont pu tre parfaitement intgrs, permettant chaque entreprise de choisir parmi une grande liste de fonctions disponibles. Comme la plupart des logiciels libres, l'accessibilit, la flexibilit et la simplicit sont les matres mots du dveloppement. En effet, on ne peut plus se permettre de former les utilisateurs pendant plusieurs mois sur le systme puisque ceuxci peuvent le tlcharger et l'utiliser directement. Vous trouverez ainsi des modules pour tous les types de besoins, permettant chaque entreprise de construire son systme sur mesure par le simple assemblage et paramtrage de modules. Il y a des dizaines de modules qui vont du module trs spcifique tel que l'interface EDI pour l'agroalimentaire qui a t utilis pour l'interface avec les magasins Match et Leclerc jusqu'au simple module d'automatisation de la commande de sandwichs midi, en 10/11/06

Introduction tenant compte des prfrences gastronomiques des employs.

Et les rsultats sont impressionnants. Tiny ERP est le logiciel de gestion le plus tlcharg au monde avec plus de 500 installations par jour. Il est disponible en 16 langues et possde un rseau de partenaires et contributeurs mondial. Plus de 200 dveloppeurs participent au projet sur le systme de dveloppement collaboratif Tiny Forge. A notre connaissance, Tiny ERP est le seul systme de gestion qui est la fois utilis par de grands comptes mais galement par des indpendants. Cette diversit est l'image de la solution: un rapport lgant entre l'tendue fonctionnelle du logiciel et une trs grande accessibilit. Et cette diversit se retrouve galement dans les secteurs et mtiers qui utilisent le logiciel: agroalimentaire, textiles, socits de services, production, pharmaceutique, libraires, huissier de justice, ventes publiques, informatique, ngoce, etc. Enfin, un tel logiciel n'a pu voir le jour que par une exceptionnelle qualit du code, de l'architecture et les technologies libres utilises. En effet, vous allez tre trs surpris de dcouvrir lors de l'installation que Tiny ERP fait moins de 1Mb: il tient sur une disquette ! On est bien loin de cette image d'"usines gaz" qu'ont acquise les ERP propritaires au cours de ces dernires annes...

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A qui s'adresse cet ouvrage ?

A qui s'adresse cet ouvrage ?

Chapitre crire entirement ! Doit tre tir sur les avantages procurs/besoins recherchs par rapport aux: indpendants petites et moyennes entreprises grands comptes

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Structure de l'ouvrage

Structure de l'ouvrage
La premire section traite de l'installation du logiciel. Deux systmes d'exploitation ont t abords: Windows et Linux/Debian. Vous allez y trouver dans la premire partie l'installation du serveur et de la base de donnes, tandis que la seconde partie est ddie au client. Ensuite, les chapitres qui suivent traitent chacun d'une fonction de l'entreprise. Dans l'ordre, les fonctions suivantes sont analyses: la gestion de la relation client, la comptabilit et finance, les ressources humaines et lignes d'horaires, la gestion de stock, le suivi des achats et approvisionnements, la gestion commerciale, la gestion de production, la gestion de projet, la fonction marketing, l'interface avec un site eCommerce et l'administration du systme. Ces diffrents chapitres sont tous structurs de la mme manire. La premire section traite de la dfinition de la fonction, de son rle et son intgration dans la globalit de l'entreprise. Cette section est principalement reprsente par le flux d'informations. Elle est principalement utile l'administrateur systme, dsireux de comprendre les relations entre tous les documents. Ensuite, les diffrentes oprations sont dcrites d'un point de vue utilisateur. Puis, une section est donne pour le paramtrage du module, utile pour la configuration initiale du logiciel. Enfin, les chapitres terminent par une fiche technique qui reprend toutes les fonctionnalits du module. Cellesci peuvent tre trs utiles pour vous aider valuer la concordance du logiciel par rapport des besoins spcifiques. Aprs cet aperu des fonctions de l'entreprise, nous allons traiter la mise en oeuvre du logiciel. Cette mise en oeuvre est vue en 3 phases: l'installation pour la mise en production, la configuration initiale du systme et l'importation des donnes. Nous terminerons alors par un chapitre qui dcrit l'organisation du projet Tiny ERP. Nous y dcrivons le modle conomique garant de la prennit du logiciel, le rles des diffrents acteurs dans l'volution du produit et un aperu des nombreux modules optionnels disponibles.

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Installation de Tiny ERP

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Installation de Tiny ERP

Vous pouvez installer Tiny ERP sur de nombreux systmes d'exploitation. Nous allons traiter ici l'installation du client et du serveur TinyERP sur les systmes d'exploitation Microsoft Windows et la distribution Debian GNU/Linux. Ces deux exemples d'installation sont effectus par des installeurs automatiques respectifs pour les deux systmes d'exploitation.

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Installation de Tiny ERP sur Windows 2000/XP

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Installation de Tiny ERP sur Windows 2000/XP

Contenu du chapitre
Besoins sur le systme Les Dpendances Installation de PostgreSQL Tlchargement de PostgreSQL Installation de PostgreSQL 8 Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Server Tlchargement de Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Server Prparation du serveur pour le premier dmarrage Tiny ERP Prompt Dcider l'utilisation du Premier dmarrage avec Premier dmarrage avec Premier dmarrage avec serveur donnes de dmonstration base de donnes vide une version de Tiny ERP Server mise jour

Dmarrage du serveur A partir de l'invite de commande A partir du menu principal A partir du gestionnaire des services Windows Surveillance de Tiny ERP Server Configurer Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Client Tlchargement de Tiny ERP Client Installation du Client Dmarrage du client

Besoins sur le systme

Le serveur ne fonctionne que sur Windows 2000 et XP avec le disque dur formatt en NTFS (pas une partition FAT ou FAT32). Tiny ERP Server ne peut pas fonctionner sur Windows 98 ou ME, PostgreSQL 8 est le problme. Si vous souhaitez utiliser Tiny ERP, vous devez installer Tiny ERP Server et Tiny ERP Client

Les Dpendances
Pour installer Tiny ERP dans votre environnement de travail, vous devez installer : 1. La base de donnes PostgreSQL http://www.postgresql.org 2. Tiny ERP Server http://tinyerp.org 3. Tiny ERP Client Le serveur de Tiny ERP dpend directement de la base de donnes, il faut donc installer la base de donnes en premier. Le client ne peut fonctionner sans possibilit de connexion un serveur Tiny ERP. La connexion peuttre une connexion locale sur l'ordinateur mme ou bien par rseau sur un serveur distant.

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Installation de PostgreSQL

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Installation de PostgreSQL
Si vous avez dj install et configur PostgreSQL, vous pouvez avancer la section de Prparation d'une nouvelle base de donnes.

Tlchargement de PostgreSQL
Tlchargez l'installeur de la base de donnes partir du site de PostgreSQL. Vous trouverez des archives contenant diffrentes versions de la base de donnes dans le rpertoire http://www.postgresql.org/ftp/binary/ Dans ce rpertoire il y a plusieurs versions, n'hsitez pas prendre la version la plus rcente. En entrant dans le rpertoire correspondant la version choisie, vous trouverez la version pour Windows dans le sousrpertoire win32

Installation de PostgreSQL 8
Dcompressez l'archive dans un rpertoire. Attention, quatre fichiers vont apparatre, et ils vous sont tous ncessaires ! Lancez le programme d'installation en excutant le fichier nomm postgresqlX.Y.msi, avec X, Y comme numros de version Les premiers crans de l'installeur peuventtre laisss avec les choix par dfaut. Il s'agit du choix des composants qui vont tre installs. Il y a deux jeux de nom d'utilisateur et de mot de passe qui seront connatre plus tard : 1. Le premier identifiant est demand dans l'cran de Configuration du service (Service configuration). C'est la mise en place d'un compte spcial pour services qui assure le fonctionnement du serveur PostgreSQL. Vous n'aurez probablement pas besoin de ces identifiants par la suite, mais enregistrezles pour cas de besoin futur. 2. Le second identifiant est requis pour accder la base de donnes. Il est dfini dans l'cran Initialisation du cluster de la base (Initialise database cluster). Assurezvous de retenir ce nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant. Vous en aurez besoin plus tard dans l'installation.

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Installation de PostgreSQL

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Dans l'cran de configuration du service, le champ Account domain (domaine du compte de service) devrait rester le mme que le nom du serveur. L'installeur remplit la valeur correcte par dfaut. Vous pouvez obtenir un avertissement disant que le mot de passe que vous avez fourni est trop faible pour protger correctement la base de donnes, dans ce cas vous pouvez remplacer le mot de passe par un mot de passe gnr automatiquement de faon alatoire. Vous pouvez bien sr garder votre mot de passe.

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Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP Server Dans l'cran Initialisation du cluster de la base (Initialise database cluster) vous tes invit entrer un nom du superutilisateur et son mot de passe. Ce compte est un compte d'administrateur sans restriction d'accs et il sera utilis pour la cration de la base de donnes pour Tiny ERP Server. Les choix par dfaut dans le reste des crans n'ont pas besoin d'tre modifis.

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Vous avez maintenant un serveur de PostgreSQL install et configur. Vous devez maintenant crer une base de donnes pour Tiny ERP Server.

Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP Server

Si vous possdez dj une base de donnes pour Tiny ERP ou si vous mettez votre installation jour, vous pouvez continuer la section suivante, Installation de Tiny ERP Server Pour crer la base de donnes correcte pour Tiny ERP Server, ouvrez l'invite de commande partir du menu principal de PostgreSQL :

L'invite s'ouvre directement dans le rpertoire d'installation de PostgreSQL et vous pouvez directement procder la cration de la base :
createdb U <database_superuser_username> encoding=UNICODE terp

1. terp sera le nom de la base de donnes qu'on va crer 2. database_superuser_username est le nom d'administrateur que vous avez choisi dans l'cran d'initialisation du cluster de la base. N'oubliez pas de spcifier l'option "Encoding". En effet, sans cette option, les donnes ne seront pas enregistres dans le bon format, et vous pourriez rencontrer des erreurs lors de l'utilisation de TinyERP !

Si vous voyez une commande avec du texte complter en accord avec votre configuration: La convention est de mettre le texte complter entre des crochets <>, en compltant vous ne devez pas mettre les crochets avec votre texte. Par exemple <nom_superutilisateur> indique que vous devez mettre postgresadmin dans ce cas particulier. Exemple de commande :
C:\Program Files\PostgreSQL\8.1\bin>createdb U postgresadmin encoding=UNICODE terp

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Installation de Tiny ERP Server

Password: <enter password again> CREATE DATABASE C:\Program Files\PostgreSQL\8.1\bin>

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L'affichage en sortie peut varier, et si vous tes invit entrer le mot de passe une deuxime fois, saisissez le une deuxime fois. Vous pouvez entrer la mme commande une deuxime fois, et aprs la saisie du mot de passe, vous verrez l'erreur suivante :

Cette erreur vous signale que la base de donne que vous avez tent de crer existe dj. Ainsi vous avez une installation complte et fonctionnelle de PostgreSQL. Vous pouvez procder l'installation de Tiny ERP Server.

Installation de Tiny ERP Server

Tlchargement de Tiny ERP Server
Vous trouverez l'installeur de la dernire version de Tiny ERP Server l'adresse suivante http://www.tinyerp.org/download.php Tlchargez le fichier tinyerpserverX.Y.Z.exe.

Installation de Tiny ERP Server

L'application du serveur s'installe de faon automatique. Tiny ERP Server s'installe dsormais en tant qu'un service Windows. C'estdire vous n'avez plus dmarrer le serveur chaque dmarrage d'ordinateur et il tourne sans besoin d'ouvrir une session utilisateur. A la fin de l'installation le guide d'installation propose d'ouvrir le Tiny ERP Prompt, la ligne de commande, d'o vous pouvez prparer votre serveur comme suit.

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Prparation du serveur pour le premier dmarrage

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Prparation du serveur pour le premier dmarrage

Le service Windows pour Tiny ERP Server est install lors de l'installation et est configur pour dmarrer automatiquement lors le dmarrage du systme. Le fichier de configuration est dsormais enregistr dans le rpertoire d'installation, par exemple dans :
C:\Program Files\Tiny ERP Server\etc\tinyerpserver.conf

Tiny ERP Prompt

A la fin de l'installation, le guide d'installation propose d'ouvrir une ligne de commande Tiny ERP Prompt. Pour dmarrer le serveur manuellement, dmarrez l'invite de commandes Windows et naviguez dans le rpertoire d'installation dans "C:\Program Files\Tiny ERP Server\bin\":

Vous pouvez galement dmarrer Tiny ERP Prompt partir du menu dmarrage qui vous amne directement dans le rpertoire du serveur, ainsi vous pourrez excuter les commandes directement:

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Prparation du serveur pour le premier dmarrage

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Vous devez initialiser le serveur ERP et enregistrer les configurations pour que le service soit capable de dmarrer automatiquement. Vous devriez galement prciser un fichier de log afin d'avoir la sortie de l'excution du serveur. Une fois dans le rpertoire du serveur, saisissez cette commande, mais ne l'excutez pas encore:
tinyerpserver.exe d <db_name> r <db_user> w <db_password> db_host=localhost db_port=5432 logfile="<logfile>" s stopafterinit

L'initialisation de Tiny ERP Server consiste fournir les informations ncessaires pour la connexion la base de donnes PostgreSQL et l'indication du choix des structures charger. Voici l'explication des options utilises : 1. d <db_name> : Nom de la base de donnes cre pour Tiny ERP Server 2. r <db_user> : Nom de l'administrateur de PostgreSQL. 3. w <db_password> : Mot de passe de l'administrateur. 4. db_host=<adresse_serveur_postgresql> : Adresse du serveur o se situe le serveur PostgreSQL, si vous avez install PostgreSQL sur le mme ordinateur que Tiny ERP Server, vous pouvez entrer localhost, sinon l'adresse IP/nom du serveur distant. 5. db_port=<num_port> : Numro du port sur lequel coute PostgreSQL. Par dfaut c'est 5432. 6. s : Cette option permet de sauvegarder les options dans la configuration du serveur. Ceci permet d'obtenir une meilleure securit, car on n'est pas oblig de dmarrer le serveur chaque fois avec le mot de passe en clair. 7. stopafterinit: Cette option sert arrter le serveur aprs l'initialisation. 8. '''logfile="<logfile>": spcifie le fichier o seront enregistres les informations lors de l'excution du serveur. Avant l'excution de cette commande vous devez dcider pour quel usage vous allez utiliser Tiny ERP: procdez la section suivante! La commande est sur une seule ligne, les autres commandes longues le sont galement.

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Dcider l'utilisation du serveur Commande type :

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tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit

Ici vous devez entrer le nom d'utilisateur et mot de passe initialis dans l'cran Initialise database cluster. Quand vous excuterez la commande d'initialisation, si vous avez spcifi un fichier de log, vous ne verrez rien dfiler dans la fentre du prompt. Tout est crit dans le fichier de log. Vous n'avez qu' attendre que le prompt vous redonne la main.

Dcider l'utilisation du serveur

Vous avez trois possibilits pour le premier dmarrage. Cette partie est trs importante car l'initialisation correcte des donnes peut s'avrer cruciale. Vous pouvez initialiser la base de donnes par Tiny ERP Server afin de : 1. Observer le systme avec des donnes de dmonstration. Dans ce cas le serveur chargera des exemples de diffrents objets de l'ERP (produits, partenaires, comptes analytiques, etc.) 2. Initialiser le systme avec une base de donnes vide (sans donnes de dmonstration). Dans ce cas vous pouvez commencer crer votre propre structure correspondant votre entreprise. 3. Mettre jour l'installation d'une version prcdente.

Premier dmarrage avec les donnes de dmonstration

Afin d'initialiser Tiny ERP Server avec les donnes de dmonstration, vous devez ajouter cette option la commande plus haut:
init=all

Commande exemple:
tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit init=all

Cette commande initialise Tiny ERP Server et remplit sa base de donnes PostgreSQL avec les donnes de dmonstration.

Premier dmarrage avec base de donnes vide

Excutez la commande avec l'option qui exclue les donnes de dmonstration:
withoutdemo=all

a va charger tous les modules, mais ne va pas charger les donnes de dmonstration. Commande exemple:
tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit withoutdemo=all

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Premier dmarrage avec une version de Tiny ERP Server mise jour Si vous avez dj initialis la base de donnes et vous avez charg les donnes de dmonstration, vous pouvez recrer une nouvelle base de donnes

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Premier dmarrage avec une version de Tiny ERP Server mise jour
Excutez la commande avec l'option qui met jour les structures de donnes:
update=all

Commande exemple:
tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit update=all

Dmarrage du serveur
Maintenant le serveur ERP tant initialis et les configurations enregistres, vous pouvez dmarrer enfin le service de Tiny ERP Server. Dans le menu nous avons encore conserv l'icne qui excute directement le serveur ERP, mais ce n'est que pour des raisons de tests et de dboggage.

A partir de l'invite de commande

Vous pouvez prsent dmarrer Tiny ERP Server service partir d'une invite de commandes avec une commande simple:
net start tinyerpservices

Vous pouvez galement arrter le service d'une facon similaire, par exemple quand le service est en excution, mais vous devez le redmarrer:
net stop tinyerpservices

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A partir du menu principal

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A partir du menu principal

Vous pouvez galement contrler le service partir du menu des programmes :

A partir du gestionnaire des services Windows

Le service et quelques informations sur l'excution sont galement disponibles dans le Gestionnaire de l'ordinateur dans les Outils d'administration.

Le service d'enregistrement des messages offre des informations complmentaires sur l'excution du service de Tiny ERP Server. Dans le gestionnaire des services vous pouvez galement dfinir les actions entreprendre lors d'une dfaillance du serveur.

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Surveillance de Tiny ERP Server

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Surveillance de Tiny ERP Server

Vous pouvez trouver les informations de dmarrage et d'arrt dans l'observateur d'vnements. La sortie d'excution de Tiny ERP Server peuttre consult dans le fichier de log que vous aurez spcifi dans la commande d'initialisation. tant donn que le serveur s'excute en tant que service Windows, il n'a aucune sortie de messages lors de l'excution. La seule solution est de dfinir un fichier de log. Vous pouvez surveiller si Tiny ERP Server est en excution en ouvrant le Gestionnaire des tches de Windows et en regardant dans l'onglet Processus vous verrez TinyERPServerService.exe et tinyerpserver.exe et que ces deux processus sont excuts en tant que utilisateur SYSTEM.

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Configurer Tiny ERP Server

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Configurer Tiny ERP Server

Le menu de Tiny ERP Server contient un lien direct au fichier de configuration utilis par le service. De cette faon vous pouvez diter la configuration et ensuite redmarrer le service afin de charger les nouvelles configurations.

Soyez extrmement prudent lors de l'dition directe du fichier de configuration, vous pouvez casser l'ensemble du systme avec des valeurs incorrectes.

Installation de Tiny ERP Client

L'installation du client est trs simple grce l'installeur automatis. Avant d'installer Tiny ERP Client, veuillez installer Tiny ERP Server! Le client ne peut fonctionner sans le serveur. Vous pouvez installer l'application du serveur ERP sur le mme ordinateur ou sur un serveur distant accessible par rseau.

Tlchargement de Tiny ERP Client

Vous trouverez l'installeur de la dernire version de Tiny ERP Client l'adresse suivante http://www.tinyerp.org/download.php Tlchargez le fichier tinyerpclientX.Y.Z.exe 10/11/06

Installation du Client

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Installation du Client
L'application du serveur s'installe de faon automatique, vous pouvez choisir le rpertoire d'installation. Notez le rpertoire d'installation pour un usage ultrieur.

Dmarrage du client
Le programme d'installation cre des racourcis dans le menu principal et sur le bureau pour faciliter le lancement du client. Avant de tenter une connexion au serveur, assurezvous qu'il y a un serveur Tiny ERP qui est en excution soit sur l'ordinateur o s'excute le client, soit sur un serveur distant accessible par rseau. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas utiliser le logiciel client. Lorsque vous lancez le client pour la premire fois, vous serez invit remplir une enqute sur les usages de Tiny ERP dans votre entreprise. Ces informations sont un retour utile pour les dveloppeurs.

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Installation du Client

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Installation de Tiny ERP sur Debian GNU/Linux

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Installation de Tiny ERP sur Debian GNU/Linux

Vous trouverez ici les instructions suivre pour installer Tiny ERP sur un systme Debian GNU/Linux. Les paquets ncessaires ainsi que les dpendances sont inclus dans les paquets de la distribution Debian.

Les dpendances
Tiny ERP Server dpend directement des paquets suivants, qui sont donc obligatoires : Python (version au moins 2.3) liaisons Python pour la bibliothque XML liaisons Python pour libxslt1 module Python pour PostgreSQL bibliothque ReportLab permettant de crer des documents PDF avec Python Le serveur dpend galement de la base de donnes PostgreSQL, mais il n'est pas ncessaire d'avoir le serveur Tiny ERP et PostgreSQL sur le mme systme. Cette dpendance est donc parmi les dpendances recommandes. Voici donc les commandes pour installer Tiny ERP Server l'aide de apt : dpendances obligatoires (Tiny ERP version 3.3.01) :

aptget install adduser python pythonlibxml2 pythonlibxslt1 pythonpsycopg pythonreportlab py

dpendances recommandes :
aptget install graphviz pythonimaging pythonpyparsing aptget install postgresql postgresqlclient

Installation du serveur Tiny ERP

Pour installer le serveur, il suffit d'excuter la commande suivante :
aptget install tinyerpserver

A l'issue de l'installation, et si il trouve une connexion locale possible vers PostgreSQL, l'installeur automatique de Debian initialise une base de donnes pour l'ERP. Ainsi si c'est la premire fois que vous installez le serveur TinyERP, le serveur remplira automatiquement la base de donne terp avec les donnes de dmonstration. Dans ce cas vous pourrez alors vous connecter directement avec le client et explorer les donnes de dmonstration.

Prparation d'une nouvelle base de donnes

Vous pouvez crer une nouvelle base de donnes dans PostgreSQL afin d'y charger uniquement les structures de base sans les donnes de dmo.

Cration de base de donnes

Lors de l'installation du paquet de Tiny ERP Server, un compte utilisateur est ajout au systme : terp. Lorsqu'on dmarre le service tinyerpserver dans /etc/init.d/, le processus est excut sous ce nom. Il y a galement un profil dans PostgreSQL qui correspond ce compte utilisateur qui permet la connexion la base de donnes au service.

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Configuration de Tiny ERP Server

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La base de donnes qui va tre utilise par l'ERP doit appartenir ce profil, sinon il faut crer un nouveau profil auquel va appartenir la base. Pour crer une nouvelle base, il faut excuter la commande suivante :
su postgres c "createdb U postgres O terp encoding=UNICODE terp"

Configuration de Tiny ERP Server

La configuration du serveur se trouve dans
/etc/default/tinyerpserver

Lorsque vous souhaitez modifier les paramtres de connexion la base de donnes, le nom de la base ou l'interface rseau sur laquelle coute le serveur ERP, il faut enregistrer ces donnes dans ce fichier et recharger le serveur ERP. Il est important de savoir que lorsqu'on modifie le nom de base utiliser, le serveur initialise la base avec les donnes de dmonstration la premire fois qu'il dmarre. Si vous avez cr une nouvelle base de donnes et vous souhaitez l'initialiser sans les donnes de dmonstration, arrtez le serveur ERP, crez la base de donnes, enregistrez les configurations et procdez la section suivante qui indique comment initialiser la base proprement.

Initialisation de Tiny ERP Server

Afin d'initialiser une nouvelle base de donnes vide, il faut excuter la commande suivante :
su postgres c "/usr/sbin/tinyerpserver withoutdemo=all d newdbname"

avec pour newdbname le nom de la base que vous avez cr pralablement et qui est donc vide. Vous pouvez biensur ajouter toute option du serveur ncessaire pour que l'initialisation s'excute correctement. Cette opration charge les structures ncessaires pour le fonctionnement du serveur ERP.

Dmarrage de Tiny ERP Server

Le serveur ERP est dmarr par dfaut dans les runlevels habituels, et donc le service est disponible ds le dmarrage du systme. Si vous souhaitez interrompre l'excution et relancer le serveur, vous pouvez le faire l'aide du script d'initialisation du service :
/etc/init.d/tinyerpserver

avec des options classiques (start|stop|restart)

Installation de Tiny ERP Client

L'installation de Tiny ERP Client peut se faire l'aide de la commande :
aptget install tinyerpclient

Cette commande va installer toutes les dpendances ncessaires pour le client, et vous pouvez vous connecter immdiatement un serveur Tiny ERP.

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Informations supplmentaires

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Informations supplmentaires
Pour obtenir des informations supplmentaires, concernant la gestion des localisations par exemple, vous pouvez consulter le fichier
/usr/share/doc/tinyerpserver/README.Debian

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Prise en main de l'interface

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Prise en main de l'interface

Commenons par tudier l'interface graphique du client Tiny ERP. Dans cette section, nous allons apprendre se connecter auprs du serveur Tiny ERP, utiliser les fonctionnalits de base du logiciel, naviguer dans les menu et les formulaires. Les fonctionnalits plus avances sont galement dcrites, telles que les raccourcis clavier, les requtes, les structures en arbre et autres facilits du logiciel. Tous les documents, les modules et les diffrentes fonctions de Tiny ERP possdent une interface homogne. Une fois cette premire approche matrise, vous allez pouvoir naviguer et utiliser tous les modules de Tiny ERP.

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La premire fois...

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La premire fois...
Lors du premier dmarrage du client Tiny ERP, un cran de sondage apparat.

Cet cran vous permet de participer un sondage ralis par Tiny, la socit ditrice de Tiny ERP. Les diffrents champs sont optionnels et vous pouvez les laisser vides avant de cliquer sur le bouton valider. Le sondage en question permet aux dveloppeurs d'avoir une meilleure perception du type de personnes qui utilisent le systme, et ainsi de pouvoir mieux cibler les dveloppements futurs. Cette fentre n'apparat que la toute premire fois Il se peut que le sondage soit affich dans une autre langue que le franais ou l'anglais. En effet, celuici prend automatiquement la langue configure par dfaut sur votre ordinateur. Une fois connect au systme, Tiny ERP peut prendre les donnes configures pour votre compte utilisateur et vous allez pouvoir changer la langue par dfaut.

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L'cran de connection

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L'cran de connection
Avant de pouvoir commencer utiliser Tiny ERP, il est ncessaire de vous identifier auprs du serveur. C'est pourquoi la premire fentre qui s'ouvre est la fentre d'identification. Selon la configuration de votre systme, il est possible que cette fentre ne s'ouvre pas automatiquement au dmarrage. Vous pouvez alors l'obtenir grce la barre de menu du dessus: Fichier > Connecter.

Dans cette fentre, vous pouvez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si c'est la toute premire installation, deux utilisateurs ont t crs, vous permettant de tester le systme. Utilisateur admin demo Mot de Passe admin demo Droits d'accs Accde toutes les fonctions installes Vue limite aux fonctions utilisatrices

Changer de serveur
Lors de la premire utilisation de Tiny ERP, ou si la configuration du serveur a chang, il se peut que vous deviez spcifier l'adresse et le port de celuici.

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L'cran de connection

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Pour accder ces paramtres que vous ne devrez certainement rentrer qu'une seule fois, cliquez sur l'icne en forme de flche se trouvant gauche de Paramtres du serveur. Apparatront alors les champs Serveur et Port que vous pouvez modifier. Tiny ERP enregistre automatiquement ces paramtres en mmoire pour la prochaine connection. Si le serveur tourne sur la mme machine que le client, conservez "localhost" comme adresse du serveur. 8069 est le port utilis par dfaut l'installation du serveur.

Il est conseill d'utiliser l'adresse IP de la machine sur laquelle est install le serveur Tiny ERP. Cependant, si votre rseau le permet, vous pouvez galement utiliser le nom de la machine.

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La fentre principale

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La fentre principale
Aprs avoir t identifi, la fentre principale de Tiny ERP apparat devant vous. Cette fentre comporte plusieurs sections que nous allons dcouvrir ensemble.

Les icnes
Les icnes sont toujours prsentes, elles vous permettent d'effectuer une grande partie des manipulations usuelles (ouvrir, sauver, rechercher, ...) et ne changent jamais d'un formulaire l'autre. Nous dtaillerons les diffrentes icnes plus loin.

La barre d'tat
La barre d'tat est un autre composant de la fentre de Tiny ERP qui reste toujours visible. Dans cette barre vous pouvez retrouver (de gauche droite):

les raccourcis claviers. 10/11/06

Le menu le nom et le prnom de l'utilisateur actuellement enregistr. l'adresse et le port du serveur. les informations relatives aux requtes.

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Les requtes sont une sorte de messages privs envoys aux utilisateurs pour les informer de choses importantes. Les requtes servent galement de systme de communication interne entre les diffrents utilisateurs. Nous en reparlerons plus loin. Il se peut qu'un cadenas soit visible dans la barre d'tat. Dans ce cas, cela signifie que vous tes connect en mode scuris. (via la protocole HTTPS). La notation ^N reprsente la combinaison des touches <CTRL>+<N>

Le menu
La dernire partie fixe de l'interface est le menu. Ce menu comporte diffrentes sections qui permettent de faire des actions diffrentes.

Fichier: des actions gnrales. Utilisateurs: des actions propres l'utilisateur courant. Formulaire: des actions sur l'enregistrement ou le formulaire courant. Plugins: lancer un plugin sur l'enregistrement courant. Help: obtenir de l'aide ou des informations sur Tiny ERP. Certaines lettres sont soulignes dans les lments du menu. Ce sont les touches de raccourci clavier. Si le menu est dj focalis, il suffira d'appuyer sur cette touche pour ouvrir le menu concern (ex: <O> ouvrira le menu Options). Il est galement possible d'ouvrir un menu de n'importe o dans l'application avec la combinaison des touches <ALT>+<la lettre souligne> (ex: <ALT>+<A> ouvrira le menu Aide)

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A l'intrieur...

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A l'intrieur...
Outre les diffrents lments que nous venons de voir, la fentre principale de Tiny ERP, celle qui s'affiche aprs que vous vous soyez identifi, contient galement le menu proprement dit. Ce menu peuttre diffrent selon les droits de l'utilisateur connect. Il dpend galement de l'installation de l'entreprise.

Le menu de Tiny ERP est arborescent. Cela signifie que chaque lment du menu en contient un ou plusieurs. On peut "ouvrir" chaque menu ou sousmenu en cliquant sur l'icne se trouvant gauche ( ) de l'lment de menu que l'on souhaite "dplier". Une fois le menu "dpli" comme souhait, vous pouvez ouvrir un formulaire en doublecliquant sur l'lment du menu concern.

Les rpertoires de menu, reprsents par un dossier entrouvert, ne sont gnralement pas associs des formulaires. Si on doubleclique sur un menu qui n'a pas de formulaire associ, un message d'alerte apparat pour dire qu'il n'y a pas d'action associe ce menu. Lors de votre premire connection au systme, le menu s'affiche en anglais mme si vous avez correctement charg la langue franaise l'installation. C'est parce que le systme prend les prfrences de l'utilisateur connect pour slectionner la bonne langue. Pour passer en mode franais, utilisez le menu du dessus: Utilisateur > Prfrences. Slectionnez alors le franais. 10/11/06

A l'intrieur...

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Ce changement de langue ne s'appliquera que pour les prochaines fentres ouvertes. Pour ouvrir un nouveau menu en franais, utilisez le menu du dessus: Fichier > Nouveau menu. (ou CTRL + T). Une autre solution est de se dconnecter et de se reconnecter via le menu 'Fichier'.

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Les raccourcis

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Les raccourcis
Dans la partie gauche de la fentre menu se trouvent les raccourcis utilisateur. Chaque utilisateur possde ses propres raccourcis. Cela vous permet d'avoir une compilation des menus frquemment utiliss afin d'accder au plus vite aux formulaires frquemment utiliss. Pour ajouter un tel raccourci, il suffit de se positionner sur le menu que l'on dsire ajouter aux raccourcis et appuyer sur l'icne ajouter ( ). Pour accder au formulaire associ ce menu, il suffira maintenant de doublecliquer sur son entre dans les raccourcis ou de slectionner l'entre concerne et de cliquer sur l'icne aller ( ).

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Les onglets

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Les onglets
Dans Tiny ERP, lorsque l'on ouvre un formulaire, celuici s'affiche dans un nouvel onglet. On pourra naviguer d'un formulaire l'autre ou retourner au menu en cliquant sur l'onglet correspondant ce formulaire.

Ce systme d'onglet est trs pratique pour traiter plusieurs actions en mme temps. En effet, imaginez que vous tes en train de rdiger un devis pour un client. Le tlphone sonne et un autre client vous demande des informations. Vous pouvez laissez l'onglet concernant le devis ouvert, et ouvrir un nouvel onglet pour la fiche client correspondant la personne au tlphone. Une fois le coup de tlphone trait, vous pouvez fermer cet onglet et revenir sur le devis en cours. Attention, certains formulaires contiennent euxmme des onglets qui permettent de naviguer dans diverses parties d'un mme formulaire. L'image cidessus propose ainsi 5 onglets ("Informations", "Procurement (days)", "Names", "Descriptions", "Packaging") pour le formulaire de produit, qui est lui mme affich dans l'onglet "Product" au mme titre que "Menu", "Partners", "Sales Order" et "Language".

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L'utilisation des formulaires

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L'utilisation des formulaires

Dans un formulaire, on peut voir plusieurs sections se distinguer. dans la partie centrale, le formulaire proprementdit. en bas, une rglette d'informations. Dans cette rglette, on trouve deux sections: gauche: les informations sur l'enregistrement courant permettent d'indiquer le nombre d'enregistrement charg et celui qui est un mode d'dition. droite: l'tat des oprations sur cet enregistrement: sauvegard, invalide, ...

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Les champs

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Les champs
Dans les formulaires Tiny ERP, vous pouvez trouver des champs de diffrentes couleurs (blanc, gris et bleu).

Les champs blancs sont des champs que l'on peut qualifier de normaux, Les champs bleus sont des champs obligatoires, Les champs gris sont en lecture seule, ils ne peuvent pas tre modifis. Si l'on oublie de remplir un champ obligatoire ou qu'il n'est pas rempli tel que l'attend Tiny ERP, lors de l'enregistrement du formulaire, ce dernier ne sera pas sauvegard et le champ omis deviendra rouge.

Un message d'erreur apparatra galement dans la partie droite (zone "Status") de la rglette d'informations propre l'enregistrement.

Il se peut que le champ obligatoire ne se situe pas sur l'onglet courant du formulaire. Lorsque vous avez un message d'erreur dans la rglette d'informations, pensezdonc vrifier tous les onglets du formulaire.

Les types de champs:

On dnombre onze types de champs dans Tiny ERP. Voici une liste et une description de chacun d'entre eux.

1. Texte
Simple champ remplir d'un ou plusieurs mots. La taille de ce type de champ est limite en nombre de caractres. Si le texte que vous essayez d'introduire dans ce champ est plus long que la taille maximale, les caractres taps au clavier ne s'ajouteront plus l'cran.

2. Nombre
Simple champ remplir d'un nombre. On peut remarquer sur la droite du champ deux boutons (flche vers le haut / flche vers le bas). Ces boutons peuvent tre utiliss pour faire augmenter ou diminuer le nombre qui se trouve l'intrieur du champ.

Il existe deux types de champs nombres: les entiers et les nombres virgules flottantes.

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3. Date On peut galement faire augmenter/diminuer ce nombre en positionnant la souris audessus du champ et en utilisant la roulette.

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3. Date
Champ remplir d'une date. Pour remplir ce champ, on peut cliquer sur le bouton se situant la droite du champ et symbolisant une loupe. Apparat alors une nouvelle fentre intgrant un calendrier, dans lequel il suffit de cliquer sur la date dsire et de valider son choix.

Les champs dates sont reprsents diffremment d'un pays l'autre. La reprsentation du champ est dfinie par la configuration de la machine sur laquelle vous vous trouvez. Il est donc toujours prfrable d'utiliser le calendrier pour remplir ce champ, si l'on ne connat pas le format exact. Trois types de champs date sont disponible dans Tiny ERP: Les dates simples, exemple: 04/05/1979 Les dates avec heures, exemple: 04/05/1979 06:43:36 Le heures simples: 06:43:36

4. Slection
Pour remplir ce champ il suffit de cliquer sur le bouton figurant sa droite et symbolisant une liste droulante, et de choisir un lment de la liste.

5. Case cocher
Ce champ est reprsent par une case que l'on peut cocher ou dcocher.

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6. Description

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6. Description
C'est un champ quivalent au champ de type texte, mais plus grand dans lequel on peut donc mettre un texte plus long. Il n'y a pas de limite de taille pour les champs descriptions.

Il existe aussi une version du champ description avec des lments de mise en forme: gras, italique et soulign.

7. URL/Email
Champ servant indiquer des adresses de site internet ou des adresses de courrier lectronique. Pour se rendre l'adresse indique ou envoyer un mail via votre programme d'envoi de courriers lectroniques, il suffit de cliquer sur le bouton se trouvant la droite du champ.

Le type URL ou Email est dfini par le programmeur, ils ne sont donc pas interchangeables par l'utilisateur. S'il s'agit d'une URL n'oubliez pas d'indiquer le protocole (http:// ou ftp://) en dbut de l'adresse.

8. Traduisible
Ces champs (gnralement texte ou description) peuvent tre traduits, il suffit de cliquer sur le drapeau droite du champ pour voir apparatre un popup permettant de donner les diffrentes traductions de ce champ.

Selon la langue de l'utilisateur, la valeur affiche dans ce champ peut tre diffrente. Il en est de mme pour les rapports. Ainsi, un bon de commande peut afficher le nom anglais ou franais du produit selon la langue par dfaut dfinie dans la fiche client. Pour qu'une langue soit disponible lors de la traduction, il faut qu'elle ait t ajoute lors de l'installation du logiciel.

9. Les relations multiples

Ce champ marque la relation entre l'enregistrement courant et plusieurs autres enregistrements. Pour ajouter des relations on peut appuyer sur le bouton ajouter (add), ce qui ouvre une fentre de recherche. On peut galement ajouter des enregistrements en tapant le code DE MANIRE EXACTE ou une partie du nom de l'enregistrement ajouter et en appuyant sur <ENTRE> ou sur le bouton ajouter.

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10. Les relations lies

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Si Tiny ERP ne trouve qu'un seul et unique rsultat, la fentre de recherche n'est pas ouverte et l'enregistrement est directement ajout. Exemple d'utilisation du type de champ many2many: un partenaire peut tre prsent dans une ou plusieurs catgories (je suis soustraitant, et un de mes fournisseurs est galement un bon client), et une catgorie peut comprendre un ou plusieurs partenaires.

10. Les relations lies

Ce champ marque galement la relation entre l'enregistrement courant et plusieurs autres enregistrements (de mme type ou de type diffrent). On peut crer directement l'enregistrement auquel on dsire se lier grce l'icne nouveau ( ) en haut droite du champ. Si cet enregistrement existe dj, on peut l'ouvrir grce l'icne ouvrir ( ) en haut droite du champ. Il est possible de naviguer entre les diffrents enregistrements lis grce aux icnes de navigation ( ).

Il existe une version liste de ce champ vers laquelle on peut basculer grce l'icne liste (

).

Un exemple d'utilisation du type de ce champ: Un partenaire peut possder plusieurs adresses (une adresse de livraison et une de facturation). Chaque adresse n'appartient qu' un seul partenaire. Ce champ est galement utilis, par exemple, pour la cration des diffrentes lignes de commande dans un bon de commande.

11. Les relations simples

Ce champ marque la relation entre l'enregistrement courant et un autre enregistrement (de mme type ou de type diffrent). 10/11/06

10. Les relations lies

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On peut crer directement l'enregistrement auquel on dsire se lier grce l'icne nouveau ( ) la droite du champ. Si cet enregistrement existe dj, on peut le rechercher grce l'icone rechercher ( ) la droite du champ. Une fois que la relation entre les deux enregistrements aura t tablie, l'icne rechercher ( ) se transforme en une icne ouvrir ( ).

En cliquant sur cette icne, il sera possible de voir et/ou modifier l'enregistrement auquel on se lie. Il est galement possible de rechercher un enregistrement en tapant son code DE MANIRE EXACTE dans le champ ou une partie de son nom et en appuyant ensuite sur <ENTRE>. Attention, si vous avez indiqu le code ou le nom de l'enregistrement et que vous avez oubli d'appuyer sur <ENTRE>, l'icne rechercher ne se transformera pas en icne ouvrir et le champ sera considr par Tiny ERP comme non rempli. Exemple d'utilisation du type de champ many2one : un groupe de commandes a t pass par un seul partenaire. Chaque commande rfrence donc le mme partenaire. Gnralement, les champs relations lies possdent leur quivalent relation simple dans la ressource associe.

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Les icnes

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Les icnes
Dans les premires pages du livre, nous avons rapidement survol les diffrentes icnes disponibles dans l'interface graphique du programme client de TinyERP. Revenons maintenant ces icnes, et approfondissons notre connaissance de ce qu'elles nous permettent de faire, savoir effectuer des manipulations sur la ou les ressources courantes (ex: un partenaire, un bon de commande, etc) lorsque l'on se trouve en mode liste ou formulaire. (nouveau): Cre un enregistrement vide. (Enregistrer): Sauvegarde l'enregistrement courant. (Effacer): Supprime l'enregistrement courant.

Si vous essayez de supprimer un enregistrement qui est utilis et requis par une autre ressource, TinyERP affichera alors un message d'erreur. (Rechercher): Ouvre la fentre de recherche propre la ressource courante. (Flches de navigation): Permettent de passer d'un enregistrement au prcdent/suivant. (Mode liste/Mode formulaire): Si on est en mode liste, on passe en mode formulaire et viceversa. (Action): Si la ressource courante ne propose qu'une seule action possible, lance cette action. Si la ressource courante permet proposer plusieurs actions, alors cliquer sur cette icne affiche la liste des actions disponibles. (Impression): Si la ressource courante ne propose qu'un seul rapport, Tiny ERP lance l'impression de ce rapport. Si la ressource courante propose plusieurs rapports, l'utilisateur doit choisir parmi les rapports disponibles. (Prfrences): Affiche et permet de modifier les prfrences relatives l'enregistrement courant. (Attachements): Affiche et permet de ajouter/modifier/supprimer les fichiers attachs relatifs l'enregistrement courant. (Fermer): Ferme l'onglet en cours.

Les icnes 'Action' et 'Impression' ont un comportement diffrent selon que vous tes en mode liste ou en mode formulaire. Si vous tes un mode formulaire, l'action ne porte que sur l'enregistrement affich l'cran, mme s'il y en a plusieurs de slectionns. Si vous tes en mode liste, l'action ou l'impression portera sur tous les lments slectionns. Cette distinction entre le mode formulaire et le mode liste est trs importante car elle permet d'utiliser de plusieurs faons une mme opration. Par exemple, vous pouvez imprimer une facture en mode formulaire ou imprimer la liste des factures impayes en mode formulaire. Et cela, avec la mme action. Les icnes 'Action', 'Imprimer', 'Prfrences' et 'Attachements' ne fonctionnent que si un enregistrement est slectionn. Pour effectuer ces actions sur un nouvel enregistrement, pensez le sauvegarder pralablement.

Les icnes du menu

Dans le menu se trouvent galement des icnes dont il est bon de connatre la signification; d'abord pour savoir ce qui va s'ouvrir devant vous, mais galement pour vous aider slectionner la bonne entre de menu en fonction du besoin. Par exemple, si vous dsirez saisir vos heures prestes; vous savez qu'afin de faciliter la vitesse de saisie, l'interface en question s'ouvrira en mode liste ditable. Vous n'allez donc pas cliquer sur un menu agrment d'une icne de type formulaire.

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Les icnes

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Passons en revue les diffrentes icnes: : Indique un menu sans action, mais contenant des sousmenus. Si vous doublecliquez dessus, vous obtiendrez un message d'erreur vous indiquant qu'aucune action n'est associe cette entre de menu. : Indique qu'un formulaire va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique qu'une liste va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique qu'un arbre va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique que le fait de doublecliquer sur l'entre dans le menu lance une action. Les rsultats peuvent tre divers; ouverture d'un nouvel lment (formulaire, liste, arbre), impression d'un rapport, affichage d'un questionnaire et attente de saisie de votre part... : Indique que doublecliquer sur l'entre de menu va dclencher l'impression d'un rapport. N'oublions pas que n'importe quel type de menu peut galement contenir des sous lments, de la mme manire que le font les entres de menu avec icne de type rpertoire ( ). Ainsi, il y a souvent plusieurs points d'entre vers le mme document dans Tiny ERP pour facilit l'accs rapide aux donnes.

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Les menus

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Les menus
Le menu "Fichier"

Connecter: permet de se connecter un serveur Tinyerp (si vous tes dj connect, affiche un message vous informant que vous tes dj connect dans la barre d'tat, la place des raccourcis clavier). Dconnecter: permet de se dconnecter d'un serveur Tiny ERP (ne fonctionne que lorsqu'on est dj connect un serveur Tiny ERP). Nouvelle fentre: rouvre un onglet Menu. Fermer la fentre: ferme l'onglet courant. Quitter: ouvre une boite de dialogue vous demandant de confirmer votre volont de quitter l'application.

Le menu "Utilisateur"

Prfrences: permet de changer les prfrences (dont la langue) de l'utilisateur courant. Envoyer une requte: permet de crer une nouvelle requte. Lire mes requtes: permet de consulter les requtes qui m'ont t envoyes. Requtes en attente: permet d'obtenir la liste de mes requtes envoyes mais qui n'ont pas encore t traites par le destinataire. Nous verrons le concept et le principe de fonctionnement des requtes dans le chapitre suivant.

Le menu "Formulaire"

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Le menu "Options"

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New, Save, Delete, Find, Next, Previous, Switch to list/form ont la mme fonction que leurs homologues prcdemment cits dans la barre des icnes. Dupliquer: cre un enregistrement distinct, copie de l'enregistrement courant. Previous/Next Window: passe l'onglet prcdent/suivant. View logs: montre qui a cr et modifi l'enregistrement courant ainsi que les dates auxquelles ces vnements se sont produits. Go to resource ID... : va directement sur un enregistrement si on en connat l'identifiant. Open: ouvre le menu slectionn. Reload/Undo: recharge l'enregistrement courant sans tenir compte des modifications apportes. Repeat latest action: rpte la dernire action ou impression. Preview in PDF/editor: montre le/un rapport sur l'enregistrement courant en format PDF/Office. Export datas: exporte les enregistrements slectionns en CSV ou vers MS. Excel. Vous avez la possibilit de slectionner les champs exporter. Import datas: importe des enregistrements CSV du type de la ressource courante.

Le menu "Options"

Menubar: permet de choisir le mode de reprsentation de la barre d'icnes; avec icnes uniquement, avec texte seulement, ou avec icnes et texte

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Le menu "Plugins" Client Mode: passe du mode normal" au mode PDA. Le mode PDA montre les formulaires en une seule colonne, ce qui permet de les visualiser plus aisment sur un cran avec une faible rsolution. Des lments superflus comme la barre de status ne sont plus visibles en mode PDA.

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Print: fautil prvisualiser les documents avant de les imprimer ?

Save options: Enregistre les options slectionnes pour le prochain dmarrage du client Tiny ERP.

Le menu "Plugins"
Excute a plugin: affiche la liste des plugins disponibles. Celleci dpend de votre installation. Le principal plugin est l'affichage du processus courant grce au systme BPM (Business Process Management) intgr Tiny ERP.

Les plugins sont communs pour tous les types de ressources.

Le menu "Aide"

Demande de support: permet d'introduire une demande de support chez Tiny ERP ou chez un partenaire officiel. Pour avoir la garantie d'une rponse, cela ncessite un contrat de support chez une socit de service partenaire de Tiny ERP. Manuel utilisateur: ouvre votre navigateur favori sur le Manuel d'utilisation de Tiny ERP. Aide contextuelle: ouvre galement le manuel d'utilisation mais se positionne directement sur la page concernant la ressource courante. Tips: ouvre les astuces Tiny ERP. Licence: montre le texte de la GPL v2 (licence sous laquelle Tiny ERP est publi). A propos: montre les informations relatives Tiny ERP et l'diteur Tiny sprl.

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Les requtes

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Les requtes
Les requtes constituent un systme de messagerie interne Tiny ERP. Elles sont utilises pour: envoyer des messages d'autres utilisateurs, envoyer des rappels dans le temps d'autres utilisateur ou soimme, recevoir des alertes gnres automatiquement par Tiny ERP: tats de stock, rsultat du calcul des besoins, etc. Outre ceci, chaque requte peut galement se voir adjoindre un lien vers une ou deux ressources de Tiny ERP afin d'augmenter l'utilit du message faire passer. Vous pouvez ainsi planifier une requte qui sera envoye un de vos collaborateurs dans 15 jours, pour lui rappeler de tlphoner au fournisseur pour vrifier la baisse de prix d'un produit que vous utilisez, avec un lien vers le contact utiliser pour joindre le fournisseur, ainsi qu'un autre lien vers le produit concern, avec le dernier prix disponible aujourd'hui.

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Les concepts rcurrents

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Les concepts rcurrents

Vous venez d'avoir un premier aperu de l'interface utilisateur de Tiny ERP, et vous avez appris utiliser les icnes bon escient, comprendre les divers lments du menu, et savoir o et comment rechercher de l'information. Nous conseillons au lecteur d'installer et d'essayer d'utiliser Tiny ERP cette phase de la lecture. Dans les sections qui suivent, nous allons pousser la dcouverte plus loin, avec l'explication de quelques concepts sans cesse prsents. Assurezvous d'avoir bien compris le contenu de cette section avant de procder plus en avant avec Tiny ERP; en effet, cette section contient tout ce que vous ne savez pas encore sur l'utilisation de Tiny ERP, mais qui vous est ncessaire pour arriver l'utiliser en tirant parti de toute sa puissance.

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La fentre de recherche

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La fentre de recherche
La fentre de recherche est l'outil de base vous permettant de trouver les enregistrements auxquels vous dsirez accder. Si vous souhaiter visualiser ou modifier un enregistrement, la premire opration est de le rechercher avant de le modifier. Le formulaire de recherche est accessible de deux manires diffrentes.

Rechercher un enregistrement

L'icne 'loupe', entour en rouge, lance l'interface de recherche pour le type d'enregistrement concern par le formulaire. Dans le cas de la capture d'cran cidessus, si je clique sur l'icne, je vais donc pouvoir rechercher des produits.

Rechercher un lien relationnel

L'icne entoure en rouge lance l'interface de recherche pour le type d'enregistrement concern par le champ relation. Dans le cas de la capture d'cran cidessus, je vais pouvoir rechercher la catgorie de produit qui concerne l'enregistrement du produit actuel, parmi toutes les catgories disponibles.

La fentre de recherche
La fentre de recherche se divise en 2 zones: la zone de slection des critres la zone liste des rsultats trouvs

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Slection des critres

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Slection des critres

La zone de slection des critres permet de rechercher des enregistrements sur base d'une ou plusieurs valeurs associes des champs d'un type d'enregistrement. Dans le cas qui nous occupe ici la recherche d'un produit, on peut rechercher en utilisant des critres qui portent sur toutes les informations relatives un produit. Contrairement certains moteurs de recherche ou programmes, la recherche de Tiny ERP est une recherche qui "additionne" les critres. Ainsi, si vous recherchez les produits bleus et carrs, vous n'aurez en retour que les produits la fois carrs et bleus. Pour les critres de type date ou chiffres, vous pouvez spcifier un intervalle de recherche. Ainsi, dans l'exemple cidessus, vous pouvez rechercher tous les produits dont les dlais de livraison fournisseur sont entre 3 et 9 jours. Lors de la saisie des critres, vous pouvez utiliser la touche tabulation pour vous dplacer d'un enregistrement un autre. Le raccourcis ENTER permet de rechercher les lments. Une deuxime fois ENTER sans modifier les critres de recherche permet de valider la slection obtenue.

Rsultats
La zone de rsultats affiche sous forme de liste l'ensemble des enregistrements qui correspondent aux critres slectionns. Une fois les rsultats affichs, s'ils ne vous satisfont pas, vous pouvez modifier un ou plusieurs critres de recherche, et relancer la recherche. Selon le type de recherche effectue (recherche d'un enregistrement ou d'un lien relationnel), il se peut que vous puissiez rcuprer tous les rsultats, ou que vous ne puissiez en slectionner qu'un seul (dans le cas de la catgorie de produit, par exemple, il n'est pas possible de placer un produit dans plusieurs catgories, et l'interface de recherche ne vous permettra pas de slectionner plusieurs enregistrements). 10/11/06

Les boutons

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Par dfaut, la recherche est limite aux 80 premiers rsultats trouvs. Pour changer cette limitation, vous pouvez modifier les paramtres de recherche avancs en bas droite du formulaire.

Les boutons
Trois boutons sont accessibles dans l'interface de recherche. rechercher: lance une recherche en utilisant les critres de recherche saisis. annuler: ferme l'interface de recherche sans tenir compte de ce qui se trouve dans la zone de rsultats. valider: ferme l'interface de recherche en rcuprant les enregistrements slectionns dans la zone de rsultats. Vous pouvez slectionner un ou plusieurs enregistrements pour le rsultat de la recherche. Si aucun enregistrement n'est slectionn, ils seront tous chargs. Pour slectionner un ou plusieurs enregistrement, utilisez le bouton gauche de la souris combin la touche <CTRL> ou <SHIFT> du clavier.

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Les arbres

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Les arbres
Les arbres sont l'outil parfait pour aider la visualisation de la structure hirarchique de nombreux lments de Tiny ERP. Le premier exemple d'un arbre que vous trouvez dans Tiny ERP est le menu.

Utilit des arbres

Outre l'aide la visualisation de certains types de donnes, les arbres sont galement idaux pour une gestion de droits sur un ensemble de donnes appartenant un mme domaine. Ainsi, il est facilement possible, via une hirarchie arborescente de produit, de dfinir une promotion sur une catgorie de produit, englobant des souscatgories de produits et des produits: services produits crans pices dtaches disques durs boitiers claviers kits (en promotion) claviers souris haut parleurs On peut galement dfinir des droits d'accs certains niveaux de l'arbre, pour par exemple autoriser un groupe 10/11/06

Modifier un arbre

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de personnes utiliser une certaine partie du plan comptable, ou n'accder qu' certains comptes analytiques... De mme, cette structure arborescente peut nous permettre de reprsenter de manire informatique un ensemble de lieux de stockage, comme par exemple: entrept de Wavre nord btiment est rails tagres pice chauffe btiment sud tagres bleues tagres rouges entrept de Wavre sud zone de transit zone principale pice rfrigre zone de stockage gembloux arrive contrle dpart par camion vers Zaventem Fret par train Cette structure peut par exemple nous permettre de valoriser notre stock entrept par entrept, de voir quel entrept est le plus utilis par des produits corrosifs, tout en tenant compte de l'imbrication des diffrents lieux de stockage.

Modifier un arbre
Pour modifier la structure d'un arbre, il faut modifier le lien vers le ou les parents dans le noeud de niveau le plus haut dplacer. Ainsi, dans l'exemple de stock cidessus, pour dplacer la zone de dpart de Gembloux vers le btiment est de Wavre nord, il me suffit de changer le parent de dpart (zone de stockage Gembloux) btiment est de Wavre nord. La modification du parent n'est disponible qu'en mode formulaire; aussi pour modifier le parent d'un noeud de l'arbre, vous devez le slectionner, et puis cliquer sur l'icne qui permet de passer du mode liste au mode formulaire (et viceversa). Une fois en mode formulaire, il n'y a plus qu' changer la valeur du champ parent que vous dsirez modifier, et sauvegarder les modifications effectues sur l'enregistrement.

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Modifier un arbre

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Les lments racines d'une structure d'arbre sont les lments dont le champ 'Parent' est vide.

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Les squences

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Les squences
Les squences sont un moyen pratique et facilement modifiable (il suffit souvent de passer en mode formulaire pour pouvoir les modifier) d'ordonner une suite d'lments. Il est ainsi possible de dfinir un ordre arbitraire qui sera utilis pour ordonner la suite d'objets sur laquelle la squence s'applique, plutt que de trier par ordre alphabtique sur le nom, ou par ordre numrique sur un identifiant. Depuis la version 3.4 de Tiny ERP, les squences sont conues de telle sorte qu'un "glisserdposer" ("draganddrop") de la ressource ailleurs dans la fentre (au dessus ou en dessous dans la liste) permet de rordonner les lignes d'une liste. La fonction 'Set Sequence' permet de fixer la valeur du champ squence. Il est ainsi possible de modifier rapidement l'ordre des lments d'une liste avec la souris par simple glisserdposer.

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Les vues

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Les vues
Les vues dterminent la manire dont un objet ou un ensemble d'objets sera reprsent l'cran. Il y a deux grands types de vues, les vues de type formulaire, et les vues de type liste. Un mme objet peut avoir plusieurs vues ou reprsentations diffrentes, selon le besoin ou le contexte. Par exemple, un devis n'a pas ncessairement la mme reprsentation qu'un bon de commande. Dans Tiny ERP c'est pourtant le mme objet mais qui volue grce un status diffrent.

Formulaire
Une vue de type formulaire ne montre qu'un enregistrement la fois, mais en contrepartie de ce point, propose une interface utilisateur plus simple comprendre, et plus agrable utiliser pour le nophyte ou la personne qui matrise encore mal le sujet.

La section prcdente contient l'explication des diffrents types de champs que vous pouvez trouver dans ce formulaire. Je vous invite vous y rapporter si vous doutez du fonctionnement ou de l'utilit d'un des champs prsent sur cette capture d'cran.

Liste
A l'oppos, une vue de type liste, liste l'ensemble des enregistrements slectionns sous forme tabulaire, afin d'offrir une vision d'ensemble l'utilisation. Pour encore faciliter la comparaison des donnes sous forme de liste, il est possible de trier les donnes affiches en ordre croissant ou dcroissant sur une colonne. 10/11/06

Les filtres

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Il est possible de passer d'un affichage de type liste un affichage de type formulaire en cliquant sur l'icne concerne. Je vous invite retourner voir dans la section prcdente si vous ne vous souvenez plus de quelle icne il s'agit...

Les arbres
Les arbres sont un cas particulier des listes, dans le sens qu'il s'agit d'un ensemble d'enregistrement qui possdent une structure hirarchique. Cependant, comme pour les listes et les formulaires, il est possible de passer d'un mode de vue arbre un mode de vue formulaire, et ce avec la mme icne qui vous permet de passer de formulaire liste, et de liste formulaire.

Les filtres
Les filtres sont une particularit importante de Tiny ERP qu'il faut comprendre pour matriser le menu et ses entres. Un filtre permet d'ajouter un critre de slection aux enregistrements slectionns. Ainsi, dans la capture d'cran suivante, un doubleclique sur le menu "Hours encoding" ouvrira un formulaire de saisie des heures, tandis que doublecliquer sur Hours encoding > For me > Today ouvrira une liste ditable de saisie de vos heures pour aujourd'hui.

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Les filtres

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En descendant ainsi dans le menu, nous avons rencontr deux filtres, un sur l'utilisateur, un sur la date. Si vous ouvrez un menu associ un ou plusieurs filtres, il ne vous sera pas possible d'accder aux donnes de mme type mais hors du filtre. Ainsi, par rapport l'exemple du dessus, si vous doublecliquez sur le menu Hours encoding > For me > All the entries, vous ne pourrez voir que vos prestations, mme si vous lancez une recherche sur tous les utilisateurs. Il vous faudra donc doublecliquer sur le menu Hours encoding > For everyone > All the entries, ou sur le menu Hours encoding, le passer en mode formulaire, et faire une recherche sans critre. Nous verrons dans la section administration de Tiny ERP que vous pouvez assigner des droits d'accs aux diffrents menus selon l'utilisateur. Cette fonctionnalit, combine avec le systme de filtre permet de ne donner que des droits restreints certaines ressources uniquement.

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Listes ditables
Les listes ditables sont une nouvelle fonctionnalit du client Tiny ERP introduite depuis la version 3.3. Cette fonctionnalit permet la saisie d'informations via une liste d'enregistrements prsente sous forme tabulaire, plutot que via un formulaire. Pour introduire un grand nombre d'enregistrements dans Tiny ERP, une liste ditable est donc plus rapide mais elle possde l'inconvnient de ne pouvoir reprsenter qu'un nombre limit de champs l'cran. Heureusement, vous pouvez passer du mode liste au mode formulaire tout moment.

La touche <ENTER> vous permet de valider le contenu d'une ligne saisie. Lorsque le curseur se trouve dans un champ relationel, la touche <F1> permet de crer une ressource du type point par le champ, tandis que la touche <F2> permet d'ouvrir une fentre de recherche. La touche <TAB> (tabulation) vous permet de passer au champ suivant (tandis que la squence <ALT>+<TAB> vous permet de passer au champ prcdent), et le raccourci clavier <CTRL>+<S> vous permet de sauver l'enregistrement courant et d'en crer un suivant en se positionnant sur la premire colonne du nouvel enregistrement, tandis que <CTRL>+<D> vous permet de supprimer rapidement un enregistrement superflu. Vous pouvez galement utiliser les touches de direction haut, bas, gauche et droite pour vous dplacer dans les diffrents champs et enregistrements.

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La navigation par clic droit

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La navigation par clic droit

Parmi les fonctionnalits de Tiny ERP, l'une d'entre elles est particulirement intressante. Il s'agit du clic droit. Cette fonctionnalit permet de nombreuses actions sur les diffrents champs. Par exemple, partir d'un bon de commande, en faisant un clicdroit sur le champ du partenaire concern, on peut ainsi effectuer quelques actions sur le partenaire spcifi, comme l'illustre la capture d'cran suivante :

Cette fonctionnalit ne s'applique bien sur pas qu'aux partenaires, il est possible de raliser des actions sur tous les champs d'un ERP: partir d'un produit demander le stock futur, partir d'un commercial demander son planning, partir d'un utilisateur demander ses cas en cours, etc. Dtaillons maintenant la liste des actions disponibles.

Les valeurs par dfaut

Les valeurs par dfaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spcifiant une fois pour toutes quelle valeur vous dsirez voir apparatre dans un champ. Dans Tiny ERP, les valeurs par dfaut peuvent tre conditionelles et dpendre de la valeur d'autres champs. Par exemple, la valeur par dfaut du mode livraison d'une commande peut dpendre du partenaire. L'entre de menu "dfinir le dfaut" permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer une valeur par dfaut.

Ajout d'une valeur par dfaut

Pour ajouter une valeur par dfaut, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ que l'on dsire 10/11/06

Les actions fixer. Choisissez alors l'option 'Dfinir le dfaut". Une nouvelle fentre telle qu'illustre cidessous s'ouvre alors.

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La fentre ainsi ouverte vous signale que vous allez utiliser la valeur 1 comme valeur par dfaut pour le champ Magasin pour les bons de commande, et vous demande si vous voulez spcifier la nouvelle valeur par dfaut uniquement pour vous, ou pour tout les utilisateurs du systme. En cochant le champ Partner_ID, vous pouvez galement indiquer que cette valeur par dfaut n'est valable que pour le partenaire donn. Dans ce cas, le champ Magasin se complte automatiquement uniquement si l'on cre une nouvelle commande pour ce partenaire. Ce systme est trs pratique pour simplement encoder les prfrences des diffrents clients et fournisseurs. Lorsque plusieurs rgles de dfaut s'appliquent, la plus prcise est choisie. Celle ne concernant qu'un utilisateur est plus prcise que celle pour tout le monde, et celle contenant une condition sur un champ du formulaire est plus prcise que celle qui s'applique quel que soit le contenu du formulaire. Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.

Les actions
Le menu action a le mme effet que d'appuyer sur le bouton d'engrenage pour une ressource du mme type que le champ slectionn, c'estdire que le menu action affiche la liste des actions disponibles par rapport la ressource slectionne dans le champ point par la souris. Dans le cas d'un partenaire sur d'un bon de commande, Tiny ERP affiche une fentre telle que celle cidessous, proposant la liste des actions disponibles pour le partenaire slectionn.

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Les rapports

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Les rapports
Le menu rapport a le mme effet que d'appuyer sur le bouton d'imprimante pour une ressource du mme type que le champ slectionn, c'estdire que le menu rapport affiche la liste des rapports, ou imprime un rapport si il n'y en a qu'un. Ce rapport s'applique sur la valeur du champ slectionn par la souris. Dans le cas du click droit sur le champ partenaire d'un bon de commande, Tiny ERP propose les rapports donns par la figure cidessous.

Les mises en relation

Le reste du menu contient les entres permettant de mettre en relation la ressource slectionne avec d'autres ressources. Pour revenir notre exemple du bon de commande, les quatre derniers lments du menu me permettent d'ouvrir respectivement: la liste des factures non payes pour ce partenaire. la liste des cas qui le concernent dans le module de suivi des cas (opportunits commerciales ou support). les ordres d'achats passs chez ce partenaire les commmandes relatives ce partenaire. Les nouvelles fentres ouvertes sont de type liste.

Exemples d'utilisation
Analyse sur un vendeur
Pour tester cette fonctionnalit, ouvrez un bon de commande depuis le menu: Ventes > Saisie des commandes clients. Dans le deuxime onglet, pointez la souris sur le champ 'vendeur' qui dsigne le commercial responsable de cette commande. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez: ...Tches. Tiny ERP ouvre alors automatiquement les tches en cours pour ce commercial. 10/11/06

Analyse sur un produit

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Cliquez maintenant sur l'icne d'imprimante, vous obtenez alors le planning de ce commercial. En seulement deux cliques de souris, nous sommes pass du bon de commande la liste des tches assignes au responsable de cette commande et ensuite son planning.

Analyse sur un produit

Une utilisation frquente de ces fonctionnalits du clique droit est l'analyse dtaille d'une fiche produit lors de la saisie d'un devis. Pour ce faire, commencez saisir un devis. Lorsque vous tes la premire ligne du devis, slectionnez un produit. La liste des produits vous donne dj les informations de prix et de disponibilit du stock rel et virtuel. Pour obtenir plus d'informations sur le produit, faites simplement clique droit sur ce champ et slectionnez: Rapport. Vous obtenez alors le choix entre diffrents rapports qui s'appliquent sur le produit slectionn: Prvision du stock futur: un graphe des disponibilits dans le temps, Structure de cot du produit: dtail des cots chez les fournisseurs alternatifs, les matires premires et les gammes, Localisation du produit: donne la localisation dans les diffrents entrepts pour ce produit.

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Les fonctions de l'entreprise

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Les fonctions de l'entreprise

Dans les chapitres qui suivent, nous prsenterons comment Tiny ERP peut aider organiser, automatiser et grer les diffrentes fonctions de l'entreprise. Chaque entreprise est diffrente, c'est pourquoi Tiny ERP est ax sur un dveloppement modulaire. Les diffrentes fonctionnalit sont groupes dans des modules qui peuvent tre installs ou non selon les besoins. Il existe aujourd'hui plus de 60 modules diffrents, et environ trois nouveaux modules sont publis chaque mois. Nous nous contenterons donc dans les pages qui suivent de ne prsenter en dtail que les principaux modules de Tiny ERP. Un aperu des autres modules optionnels est donn dans l'avant dernier chapitre de ce livre. Les chapitres qui suivent concernent chacun une fonction de l'entreprise implmente par un module de Tiny ERP. Afin de vous aider bien cerner tous les aspects de la gestion, ils sont structurs en 5 grandes phases: Introduction Le processus Utilisation du module Paramtrage des donnes Fiche technique. Pour chaque chapitre, une courte introduction permet de dfinir le rle du module concern. Les diffrentes terminologies y sont dcrites et les rles des documents sont situs dans leur contexte. Ensuite, une prsentation du processus concern est donne pour chaque module. Cette prsentation des diffrentes oprations permet de situer les activits de l'entreprise dans leur contexte global. Ce chapitre est principalement utile pour l'administrateur du systme qui doit matriser toutes les interactions entre les diffrentes personnes et les diffrents documents. La section suivante, sur l'utilisation du module, est constitu de procdures pour les diffrentes oprations effectuer. Ces diffrentes oprations sont destines aux utilisateurs finaux et sont voir comme des recettes de cuisine, simples, appliquer. La section suivante de chaque chapitre dcrit le paramtrage du module. Cette section est intressante pour la mise en oeuvre et la configuration initiale du logiciel. Un bon paramtrage de Tiny ERP permet une adaptation adquate aux besoins de l'entreprise. Enfin, chaque chapitre se termine par une fiche technique prsentant le listing des fonctionnalits dtailles du module. Cette fiche peut servir de guide l'valuation du logiciel par rapport vos besoins ou pour le comparer d'autres solutions. Toutes les fonctions du module y sont listes pour vous aider cerner le domaine d'application et l'ventail des possibilits. Les 11 principaux modules sont donc dcrits en dtail dans les chapitres qui suivent: gestion de la relation client (CRM), comptabilit et finance, suivi des achats et rapprovisionnements, gestion des ressources humaines, gestion de stock, gestion commerciale, gestion de projets et activits de services, les campagnes marketing, la gestion de production, l'intgration avec un site eCommerce et l'administration du systme. Tiny ERP est un systme de gestion trs flexible, ce qui permet d'obtenir des rsultats diffrents selon l'utilisation et le paramtrage du systme. Nous prsenterons une bonne mthode de travail avec Tiny ERP dans les chapitres suivants. Mais la lecture de ces pages, il est important de garder en tte que Tiny ERP est une formidable bote outils, et que chacun est libre d'utiliser les outils proposs selon ses propres besoins.

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Gestion de la relation client

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Gestion de la relation client

Ne diton pas que "Le client est roi" ? Dans les affaires, s'il n'est pas toujours le roi, il doit en tout cas tre au centre de toutes nos attentions. Le but du module CRM (Customers Relationship Management) de Tiny ERP est justement de vrifier cet adage, en aidant les collaborateurs de l'entreprise mieux connatre les clients et leurs besoins. Le module de CRM propose ainsi un nombre imposant de fonctionnalits qui permettront vos collaborateurs d'effectuer du suivi de cas, de la gestion d'vnements clients, de la gestion d'opportunits de ventes, du helpdesk, etc. Vous apprcierez pour ce faire, la possibilit de segmenter automatiquement vos partenaires, de grer des types de contrats, des devis et autres fonctionnalits d'utilit journalire. Il est galement utilis pour suivre les demandes et les pleintes des clients, de l'helpdesk ou des fournisseurs. Pour chaque commande il gre les diffrentes actions correctives, prventives ou autre. Sa puissance et la grande facilit pour tracer toutes les demandes et les actions associes sont trs apprci par les entreprises certifies qualit ISO9001.

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Les partenaires

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Les partenaires
Qu'estce qu'un partenaire ?
Dans Tiny ERP, un partenaire est une entit avec laquelle on peut faire des affaires. Il y a plusieurs types de partenaires: les fournisseurs, les fabriquants, les clients, les employs, et les prospects. Le principe de partenaire est beaucoup plus flexible que dans la plupart des applications de gestion existantes car un partenaire peut tre l'un de ces types ou une combinaison de plusieurs de ces types. Cela vite le double encodage et permet une plus grande flexibilit sur les fonctions disponibles pour chacun de ces types de partenaires. Ainsi, dans Tiny ERP un partenaire peut la fois tre votre fournisseur et votre client. Cette fonctionnalit est particulirement importante lors de filiales ou de franchises, car dans ce cas, les ventes entre la socit principale et les filiales se font gnralement dans les deux sens. Un partenaire possde plusieurs contacts, chacun pouvant avoir sa propre localisation et ses propres donnes. Les donnes bancaires, les informations concernant l'historique des vnements passs, les informations comptables et les informations de relations entre partenaires sont galement prsentes sur une fiche partenaire.

Les catgories de partenaires

Pour segmenter les partenaires, Tiny ERP intgre la notion de catgories hirarchises. Quatre grandes fonctionnalits font de ce systme de segmentation le plus volu et flexible sur le march du CRM: la structure hirarchique des catgories, l'attribution automatise ou manuelle des catgories, le systme de partenaire et l'appartenance d'un partenaire plusieurs catgories. Pour obtenir les catgories de partenaires disponibles, consultez le menu: Partners > Definitions > Partners Categories.

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Dfinir un partenaire

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Les catgories sont donc structures de manire hirarchique. Cela permet d'appliquer une rgle tout niveau de la hirarchie pour, par exemple, faire une promotion pour tous les clients ou uniquement pour la catgorie 'Clients > Revendeurs > Importants'. La structure en arbre est galement trs intressante pour les diffrents tats statistiques. En effet, vous pouvez sortir des rapports par segments de partenaires et cela, tout niveau de l'architecture. Nous verrons dans l'une des sections suivantes que les catgories peuvent tre attribues manuellement aux partenaires (exemple: newsletter, prospects chauds) ou automatiquement par une rgle de segmentation (exemple: les clients ayant pour plus de 1000 EUR de commande). Pour dfinir une nouvelle catgorie, utilisez le menu: Partners > Definitions > Categories > Edit Categories.

Dfinir un partenaire
Le fichier partenaire de Tiny ERP est disponible via le menu: Partners > Partners.

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Dfinir un partenaire

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Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires > Definitions > Titres. Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le champ 'Nom'. La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre imprims pour ce partenaire. Pour dfinir de nouvelles langues, utilisez le menu: Administration > Interfaces > Langues. Lorsque vous chargez un fichier de traduction pour une nouvelle langue lors de l'installation du serveur, Tiny ERP l'ajoute automatiquement dans la liste des langues disponibles. La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceuxci peuvent tre de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple, lors de la saisie d'un bon de commande, 10/11/06

Dfinir un partenaire de slectionner automatiquement les adresses de livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi. La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'. Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.

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Vous y trouverez le numro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de crdit. Les champs 'Dbit' et 'Crdit' indiquent respectivement combien nous doit le client et combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture uniquement et sont automatiquement calculs grce l'interface avec le module de comptabilit. Il y a galement un champ "active" qui permet de dsactiver une fiche partenaire, sans devoir le supprimer. Lorsqu'une ressource est dsactive, elle n'est plus disponible lors d'une recherche. Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires dsactivs en spcifiant explicitement lors de la recherche le critre Active No. Cette fonctionnalit de Tiny ERP est trs intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui doivent rester dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des factures, bons de commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage. Tiny ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi, pour indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attach un autre partenaire, compltez le champ socit mre. Cela permet de construire des relations structures entre diffrents partenaires comme reprsent par la figure cidessous. 10/11/06

Les contacts

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Le champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles propos de ce partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxime onglet se trouvent les diffrents comptes bancaires du partenaire.

Les contacts
Les contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet. Un partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement accder votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts Partenaires.

Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme opration faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Tiny ERP, ce principe est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet. L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...

Les relations partenaires

Tiny ERP est capable de grer les relations entre partenaires sur 3 niveaux diffrents: relation entre les contacts d'un mme partenaire, structure hirarchique entre partenaires via le champ socit mre, 10/11/06

Les proprits partenaires relations d'affaires entre partenaires diffrents.

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Dans un mme partenaire, il est possible de modifier le rle d'un contact grce au champ 'Type d'adresse'. Celuici peut prendre plusieurs valeurs: livraison, facturation, contact, par dfaut ou autre. Cette opration n'est valable que pour l'utilisation des contacts d'un mme partenaire. Pour structurer les relations entre partenaires, vous pouvez utilisez le champ 'Socit mre'. Ainsi, dans une filiale, une franchise ou un magasin d'une centrale d'achat, compltez ce champ avec la socit mre. Pour obtenir le graphe de la structure des relations intersocits, depuis la socit mre, cliquez sur l'icne Action reprsente par un engrenage. Slectionnez alors l'action "structure hirarchique". Pour obtenir ce mme schma depuis la filiale, utilisez les fonctionnalits du bouton droit de la souris sur le champ 'Socit mre'. La troisime solution pour grer les relations entre partenaires est d'installer le module optionnel 'base_partner_relation'. Celuici ajoute un quatrime onglet nomm 'Relations Partenaires' sur chaque fiche. Vous pouvez y donner pour chaque type de besoin (facturation, livraison, contact), un partenaire qui doit tre utilis. Ainsi, grce cette fonctionnalit, lorsqu'un bon de commande est pass par un magasin, Tiny ERP complte automatiquement les adresses de la centrale d'achat pour la livraison et de la socit qui il faut facturer en fonction des donnes de l'onglet 'Relations Partenaires'.

Les proprits partenaires

Lorsque vous avez slectionn un partenaire l'cran, vous pouvez cliquer sur l'icne 'Proprits'. Tiny ERP vous donne alors la liste des proprits disponibles pour ce partenaire. Si une proprit est vide, Tiny ERP utilise alors les valeurs dfinies par dfaut. La liste des proprits dfinies est la suivante: StockSupplier Location: location pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la rception de marchandises d'un fournisseur. StockCustomer Location: location pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la livraison de marchandises chez un client. Account Receivable: compte recevoir de la comptabilit gnrale, Account Payable: compte payer de la comptabilit gnrale, Delivery Method: mthode de livraison par dfaut pour ce partenaire, Purchase Price List: liste de prix fournisseur par dfaut, Price List: liste de prix par dfaut la vente un client. Si vous installez des modules supplmentaires, ceuxci peuvent ajouter des proprits sur chaque partenaire. Ces proprits seront expliques plus en dtail dans les chapitres les concernant.

Les actions sur un partenaire

Pour excuter des actions sur des partenaires, faites une recherche puis slectionnez un partenaire (mode formulaire) ou un groupe de partenaires (mode liste) et cliquez sur l'une des icnes 'Action' ou 'Imprimer'. Tiny ERP vous propose alors la liste des actions disponibles: Architecture de la socit: permet d'afficher l'arbre des relations entre partenaires dtermines par le champ 'Socit mre'. Envoyer un SMS: permet d'envoyer un SMS la slection de partenaires l'cran. Tiny ERP est configur pour utiliser un SMS gateway: http://clickatel.com. IL faut donc souscrire un abonnement chez ce fournisseur pour obtenir un nom d'utilisateur et un mot de passe. Faire un publipostage: permet d'envoyer un mail plusieurs partenaires en mme temps, l'adresse de type 'Contact' est utilise. Corriger le code EAN: permet de vrifier l'exactitude des codes EAN encod sur la fiche partenaire. Crer un devis permet de gnrer automatiquement les enttes de devis pour plusieurs clients d'un coup, un devis par partenaire slectionn. De mme, plusieurs impressions sont disponibles grce l'icne imprimante: 10/11/06

Les proprits partenaires

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Imprimer la liste des partenaires slectionns avec leurs identifiants (code), Imprimer des tiquettes ( coller sur des enveloppes) contenant les adresses des partenaires slectionns, Imprimer le compte client pour ce partenaire (rappel). La figure suivante donne un exemple de lettre de relance lorsque l'on imprime un compte client:

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Le suivi des cas

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Le suivi des cas

Le module CRM permet de faire le suivi des cas. Ces cas peuvent tre de 3 types: opportunits d'affaires, demande de support client, suivi d'une demande un fournisseur. Dans Tiny ERP, ces cas sont traits par le mme systme mais peuvent tre reprsents diffremment. Selon l'origine, le cas peut tre encod dans l'un des trois menus: Opportunit commerciale: Sales Management > Business Opportunities Demande de support: CRM & SRM > HelpDesk > All cases Suivi Fournisseur: Purchase Management > Purchase Requests Seul le champ 'Case Type' diffre d'un type de cas l'autre. Si vous modifiez ce champ, le cas sera envoy d'un service l'autre (du service commercial au service technique pour le support, par exemple).

Une fois la demande partenaire encode, le commercial peut se l'attribuer en cliquant sur le bouton 'Open'. La demande ne sera alors plus visible dans la liste des cas disponibles car elle sera attribue cet utilisateur.

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Exemples d'utilisation

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L'utilisateur encode ensuite les champs 'description' et 'date de la prochaine action' en fonction de la prochaine action effectuer pour cette demande. Lorsqu'une action a t faite, il peut appuyer sur le bouton 'Process Action' et ces champs se vident alors pour laisser place la description d'une ventuelle action supplmentaire. L'utilisateur peut tout moment consulter l'historique des actions d'un cas dans le deuxime onglet. Vous pouvez doublecliquer sur un historique pour plus de dtails. Vous y trouverez les informations relatives la date de chaque action, l'utilisateur responsable, le dtail de l'action et l'tat d'esprit du client. Lorsque la demande est termine, l'utilisateur peut la clturer grce au bouton 'Close Case'. Le cas devient alors inactif et n'est plus visible dans aucune recherche. Pour faire une recherche dans les cas archivs, il faut rechercher avec le critre: active=No. Il arrive que vous ne retrouviez plus un cas prcdemment encod. Il y a plusieurs explications possibles cela: soit il est parti dans un autre dpartement et il faut donc le rechercher via un autre menu, soit il a t dsactiv et il faut donc le rechercher avec Active No.

Exemples d'utilisation
1. Un utilisateur fait une demande de support depuis le site Internet (helpdesk) Dans ce cas, l'vnement est automatiquement cr lorsque la demande est introduite sur le site. Un technicien peut se l'approprier en le choisissant dans la liste des vnements disponibles et en cliquant ensuite sur Ouvrir. Le champ Reponsible User contiendra alors son nom. Il rgle le problme et ensuite clique sur Close pour clturer l'vnement. S'il n'a pas cltur la demande directement, il peut obtenir la liste de ses demandes ouvertes grce au menu: CRM & SRM > Helpdesk > All Cases > My Cases 2. Un client demande des renseignements un commercial (opportunit de vente) Le commercial cre alors son propre vnement par son menu: Sales Management > Business Opportunities. Il l'ouvre son nom en cliquant sur le bouton 'Open'. Il y encode le revenu estim et les chances de russite. Cela permet au directeur commercial d'analyser les prvisions de ventes futures grce au Sales Pipeline. Il recontacte alors le client pour lui faire une proposition. En attendant la rponse du client, il voit d'autres clients et ouvre d'autres vnements. A tout moment, il peut obtenir sa liste des vnements en cours de traitement par son menu: Sales Management > Business Opportunities > My Business Opportunities. S'il part en vacances, il peut remettre ses vnements sur la file des vnements disponibles grce au bouton 'requeue'. D'autres commerciaux peuvent alors facilement prendre le relais car tout l'historique de l'vnement et les informations du client sont attachs au cas.

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Les vnements clients

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Les vnements clients

Le troisime onglet d'une fiche partenaire centralise toutes les informations relatives ce partenaire. Cela peut tre la rception d'un email, un appel tlphonique, la confirmation d'une commande, la validation d'une facture, ... L'avantage de cette fonctionnalit est d'obtenir tout l'historique du partenaire pour un aperu rapide des communications passes.

Certains vnements peuvent tre encods manuellement (coup de tlphone), d'autres sont interfacs par XMLRPC (demande provenant d'un site web, interface avec Outlook) et d'autres encore sont gnrs automatiquement par Tiny ERP. Les vnements automatiques peuvent provenir de plusieurs sources: Le module 'email_interface' disponible sur http://tinyforge.org permet d'interfacer automatiquement les emails importants avec Tiny ERP. Ouverture d'un cas (opportunit commerciale, demande de support, demande fournisseur), Fermeture d'un cas, Confirmation d'une commande client, Confirmation d'une commande fournisseur. Pour activer et/ou dsactiver des sources d'vnements partenaires, utilisez le menu: CRM & SRM > Definitions > Active Partners Events. Inversez alors simplement le champ 'active'. Cela permet de slectionner les informations que vous dsirez obtenir sur une fiche partenaire et de ne pas y mettre les autres donnes pour ne pas surcharger la fiche.

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Paramtrage du module CRM

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Paramtrage du module CRM

Les tats d'esprit
Les tats d'esprit permettent de dfinir une chelle de valeur qui reprsente la mentalit du partenaire vis vis de nos services. Pour dfinir l'chelle des tats d'esprit, utilisez le menu: CRM & SRM > Dfinitions > tats d'esprits. L'chelle doit tre cre avec un facteur pour chaque chelon allant de 0 (Trs mcontent) 10 (Extrmement satisfait). Cette chelle est considrer en fonction de votre politique clientle. Ainsi, si un client mcontent a beaucoup de poids dans votre entreprise, l'cart entre l'tat d'esprit moyen et l'tat mcontent doit tre important. Procdez de mme pour les clients satisfaits. Voici un exemple d'chelle de valeur: Extrmement mcontent: 0,5 Mcontent: 3 Peu Satisfait: 5 Satisfait: 8 Extrmement Satisfait: 9 Des rgles de segmentations peuvent tre dveloppes en fonction de l'tat d'esprit. En voici un exemple:

Un grossiste pour boucheries possde un cycle de vente pour ses clients d'en moyenne 5 jours. Si un client n'a plus achet depuis 3 cycles de 5 jours (15 jours), c'est qu'il s'approvisionne peuttre chez un autre fournisseur. On configure donc le module CRM pour que son tat d'esprit soit multipli par 0,8 tous les 3 cycles sans contact avec ce client. Ensuite la segmentation assigne une catgorie 'Clients recontacter' tous les clients ayant un tat d'esprit infrieur 4,3. Le directeur commercial peut envoyer un publipostage automatis chaque semaine aux clients recontacter.

Pour dfinir une rgle de segmentation, utilisez le menu: CRM / SRM et support > Dfinitions > Rgles de segmentation. Ces rgles permettent d'attribuer automatiquement les partenaires une catgorie donne. Vous devez donner les critres qui permettent d'valuer qui doit tre associ cette catgorie.

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Les canaux

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Les canaux
Les canaux reprsentent les diffrents modes de communication disponibles avec le client. A chaque opportunit commerciale, on peut indiquer le canal qui est la source de cette opportunit. Pour dfinir les canaux de l'entreprise, utilisez le menu: CRM & SRM > Dfinitions > Canaux. Voici un exemple de dfinition des canaux: Site web Tiny ERP.Com Site Web AuctioninEurope.com Tlphone EMail Salon ou Meeting Les canaux sont principalement utiliss pour des analyses sur les ventes en fonction de l'origine.

Les titres partenaires et contacts

Les titres des partenaires et contacts sont dfinis via le mme menu: Partenaires > Dfinitions > Titres. Seul le type du titre permet de dfinir si c'est un partenaire ou un contact. Le tableau suivant prsente un exemple de dfinition des titres.

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Les types de cas Nom du Titre S.A.R.L. S.A. E.U.R.L. Monsieur Madame sarl sa eurl Mr. Mme. Raccourci Partenaire Partenaire Partenaire Contact Contact Type

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Les types de cas

Pour rappels, les cas peuvent tre de trois types: opportunits commerciales, demande de support, demande chez un fournisseur. Pour chacun de ces types de cas, vous pouvez dfinir des catgories via le menu: CRM & SRM > Dfinitions > Les types de cas. La tableau suivant donne un exemple de dfinition des catgories de cas: Catgorie Problme Hardware Inconnu Mauvaise utilisation du logiciel Website Demande Tiny ERP Intervention website Plainte Attente de marchandise Type de Cas Support Support Support Support Vente Vente Fournisseur Fournisseur

Les vnements partenaires

Le troisime onglet de la fiche partenaire centralise tous types d'vnements associs: les ventes, les opportunits commerciales, les achats, etc. Vous pouvez dfinir les vnements qui doivent apparatre sur cet onglet grce au menu: CRM & SRM > Dfinitions > vnements Partenaires Actifs. Slectionnez des vnements pour les activer ou dsactiver. Les vnements dsactivs ne sont plus visibles par dfaut, n'oubliez pas de spcifier dans la recherche 'Active=No' si vous dsirez les retrouver.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion des opportunits de vente et d'achat Fonctions d'Helpdesk Gestion des vnements clients Planification des tches Suivi des actions commerciales

Opportunits de vente
Cots et revenus estims Suivi des opportunits par client, par commercial, par secteur... Planification, contrle et ordonnancement des rendezvous Nombreux filtres possibles pour la recherche et l'analyse de donnes Rattribution simple des opportunits ( un commercial, un autre service, sur la queue) Systme d'alertes intgr Historique des vnements Gestion des documents attachs Intgration avec les formulaires web possible via XMLRPC

Helpdesk
Suivi et attribution des demandes Classification des problmes vnements centraliss dans les fiches partenaires Contrle des heures prestes Historique des interventions

Segmentations
Classification hirarchique des partenaires avec hritage de droits Classifications manuelles et/ou automatique Segmentations automatises bases sur 3 critres; vente, achat ou l'tat d'esprit

Communication
Outil de publipostage Envoi automatis de SMS Systme de massmailing

Les vnements
vnements clients automatiss ou manuels vnements paramtrables Filtres et recherches sur les vnements Outil de gestion des abonnements Module Audit Trail de contrle des actions des utilisateurs par ressource ou groupe

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Les contrats (via module des ventes)

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Les contrats (via module des ventes)

Systme de gestion des contrats clients et fournisseurs Listes de prix flexibles

Les partenaires
Gestion centralise de tous les contacts: clients, fournisseurs, prospects, employs, ... Carnet d'adresse des contacts Structure hirarchique des socits Module de gestion des relations complexes entre les partenaires

Devis (via module optionnel letter)

Module de rdaction de devis volus, devis rdigs sous OpenOffice Paramtrage des paragraphes

Les multi's
Multisocits,groupes,utilisateurs Multilangues Multicanaux de communication

Ergonomie
Zoom rapide sur les fiches lies Fonctions de 'click and relate' pour la navigation aise Autocompltion des champs Systme de gestion des prfrences des partenaires

Intgration
Intgration des vnements en provenance d'emails (pop) Intgration avec Outlook (iCAL) Import / Export vers Excel pour les postes nomades Devis en PDF ou sous Word (MS ou OpenOffice) pour modification Intgration complte avec les autres modules; RH, Gestion de projets et tches, ventes et achats

Rapport
Sales pipeline (prvision des ventes et cots futurs) Ventes mensuelles ou journalires, cumules ou non Module d'analyse de la productivit des utilisateurs; encodages, ventes, rendezvous,... Systme de cration de vos rapports personnaliss via OpenOffice. Intgration avec Excel et Word

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur Adaptation possible de tous les processus de l'entreprise. Accs distance via Internet. Configuration des processus et des alertes possibles. 10/11/06

Les contrats (via module des ventes) Systme de requtes intgr, Extensible via de nombreux modules optionnels Processus personnalisables (via workflows, BPM)

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La comptabilit

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La comptabilit
Le module comptable de Tiny ERP couvre la comptabilit gnrale, analytique et budgtaire. La comptabilit est gre en doubleentre et multidevises. Toute la comptabilit est tenue dans une devise par dfaut mais chaque compte et/ou transaction peut avoir une devise secondaire. Grce son intgration complte et en temps rel avec les autres modules, dans Tiny ERP, la comptabilit n'est plus simplement un outil de reporting mais le coeur de gestion de l'entreprise. En effet, les actions comptables influent sur le comportement des autres oprations de l'entreprise. Ainsi, si l'utilisateur comptable dcide de bloquer un compte client, cela peut avoir des influences directes sur la gestion commerciale et la gestion de stock. L'intgration avec les autres modules permet galement de limiter considrablement le travail du comptable car la plupart des critures sont gnres automatiquement. En effet, les critures de ventes proviennent des factures, qui proviennent ellemme des bons de commande ou des notes de livraisons. Cela permet d'viter un double encodage, souvent source d'erreur. Enfin, Tiny ERP possde un lien fort entre la comptabilit analytique, la comptabilit financire et tous les autres modules. Cela permet un contrle des cots et revenus efficace trs utile dans de nombreux cas: suivi financier de projets, gestion par affaire en tenant compte de tous les couts et revenus, (ressources humaines, matires premires, cot de production),... Dans ce chapitre seront prsents les bases de la comptabilit sous Tiny ERP. Mais vous trouverez galement de nombreux concepts intressants qui n'existent pas dans les logiciels comptables classiques. Pour vous donner l'eau la bouche, en voici quelques uns: Les plans virtuels permettent de crer des plans de compte qui sont automatiquement calculs sur base des plans rels. C'est particulirement intressant pour la comptabilit dont la structure des comptes est impose par l'tat. Hors cela n'est pas toujours la vue d'une entreprise qu'aimerait avoir le financier. (par projet plutt que par poste, plans consolids en temps rel...). Avec Tiny ERP, vous pouvez crer autant de plans que vous le dsirez dans la comptabilit financire et la comptabilit analytique. Ensuite, utilisez les rapports croiss pour du reporting trs volu. Dans Tiny ERP, la gestion des annes fiscales est suffisement souple que pour vous permettre de travailler sur plusieurs annes en mme temps: budgets 3 ans, tats cheval sur plusieurs annes, ... La structure en arbre des comptes peut tre remodele l'infini sans ncessiter de recacul des donnes. Vous pouvez donc aisment restructurer vos plans rels ou virtuel en cours d'anne pour mieux reflaiter la ralit de l'entreprise. Il est galement possible de n'installer que le module comptable pour utiliser Tiny ERP comme un simple logiciel comptable, sans utiliser la gestion commerciale.

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Gestion du plan Comptable

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Gestion du plan Comptable

A l'installation du logiciel, celuici est fourni avec le plan comptable par dfaut. Pour installer le plan de compte et les dfinitions des taxes correspondant votre pays, installez le module l10n_XX. O XX est le code pays en deux lettres. Par exemple, pour obtenir le plan de compte franais, installez le module l10n_fr. Vous pouvez obtenir une vue du plan de compte grce au menu: Comptabilit et Finances > Plans comptables > Plans de compte gnral.

La structure du plan comptable est hirarchique avec des comptes soustotaux ou centralisateurs (appels "comptes vue"). Vous pouvez alors dvelopper chaque compte pour parcourir les lments qui vous intressent. Pour consulter les critures d'un compte, il vous suffit de doublecliquer dessus. Vous pouvez galement cliquer sur l'icne imprimante aprs avoir slectionn un ou plusieurs comptes. Le logiciel vous donne alors le choix entre deux rapports;

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Dfinitions de comptes Impression du grand livre, Impression des balances des comptes slectionns. L'affichage du plan de compte peut prendre plusieurs secondes car Tiny ERP calcule en temps rel les dbits, crdits et balances pour chaque compte. Si vous dsirez simplement travailler dans le plan de compte sans les totaux, vous pouvez utiliser le menu Financial Management > Charts > Accounts Charts > Fast Account Chart.

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Dfinitions de comptes
Pour ajouter, modifier ou supprimer des comptes existant, utilisez le menu Comptabilit et Finances > Dfinitions > Comptes gnraux > Comptes. Pour modifier ou supprimer un compte, recherchezle avec la loupe et ensuite modifiez les champs qui vous intressent.

Voici la signification des diffrents champs d'un compte; Nom: Le nom du compte est multilingue, c'est pourquoi il y a un petit drapeau droite du champ. Indiquez ce que vous dsirez comme nom de champ. Actif: Vous pouvez dsactiver un compte, il ne sera alors plus visible dans le plan de compte, mais pourra tre ractiv par la suite. Type de Compte: Les types de comptes dterminent les comptes utilisables pour chaque journal. Par dfaut les types suivants sont disponibles; Vue, Compte recevoir, Compte payer, Compte de produit, Compte de charge, Compte de taxe, Compte financier, Compte d'actif et Compte de capital. Vous pouvez 10/11/06

Les plans virtuels

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galement ajouter de nouveaux types via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Comptes gnraux > Types de compte. Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui ne servent qu' structurer le plan comptable et dans lesquels il ne peut y avoir d'criture. Code: le code du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres. Utilisez le code 0 pour tous les comptes racines. Devise: la devise par dfaut, secondaire, de ce compte. Report nouveau: dtermine comment traiter ce compte et ses critures lors de la clture de fin d'anne. Quatre mthodes sont disponibles; Solde: une criture est gnre pour que la balance du compte reste inchange lors de la nouvelle anne fiscale (gnralement utilis pour les comptes bancaires). Aucun: le compte ne possde pas d'criture lors de nouvelles annes fiscales (gnralement pour les classes 6 et 7), Dtail: l'ensemble des critures sont conserves pour la nouvelle anne fiscale, Non rconcili: seule les critures non rconcilies sont prserves lors de nouvelles annes fiscales (gnralement utilis pour les comptes tiers). Lettrage: dtermine si l'on peut faire des rconciliations d'critures sur ce compte. Parents: dtermine quels sont les comptes parents, pour la structure du plan comptable. Taxes par dfaut: quelles sont les taxes par dfaut utilises lors de ventes ou d'achats utilisant ce compte. Cela permet de gnrer automatiquement les critures de taxes lors d'encodage manuel dans un journal.

Les plans virtuels

La structure du plan comptable est impose par des rgles lgales en usage dans le pays concern. Malheureusement cette structure ne correspond gnralement pas la vue que le chef d'entreprise aimerait avoir de son entreprise. C'est pourquoi le concept de plans de compte virtuels a t introduit dans Tiny ERP. Ce concept permet, sans effort supplmentaire, de grer plusieurs plans comptables sur base des mme critures. Ainsi, le plan de compte gnral peut tre celui impos par l'tat et le chef d'entreprise peut alors crer autant de plans virtuels que ncessaires, bass sur ce plan de compte gnral. Pour crer un nouveau plan de compte, il vous faut crer un compte racine via le menu (Comptabilit et Finances > Dfinitions > Comptes Gnraux > Comptes). Pensez bien mettre le champ code '0' et le type de compte 'Vue'. Ensuite vous pouvez composer votre structure en crant autant de compte de type vue que ncessaire. Vrifiez votre structure virtuelle grce au menu: Comptabilit et Finances > Plans comptables > Plans de compte gnral. Enfin, une fois la structure finalise, il nous faut placer les comptes gnraux qui nous intressent dans notre structure virtuelle. Pour ce faire, recherchez les comptes gnraux et ajoutez vos comptes virtuels dans leur champ 'Parents'. Vous pouvez donc consulter votre plan de compte gnral mais galement les plans virtuels qui donnent une autre reprsentation de l'entreprise. Toutes les actions et les tats disponibles sur les comptes gnraux sont galement disponibles sur les plans de compte virtuels. Enfin, vous pouvez galement construire des plans de comptes virtuels bass sur d'autres plans de compte virtuels. Cela donne une construction de second degr. Vous pouvez galement utiliser le concept des comptes virtuels pour crer des droits d'accs rduit certaines personnes ou certains magasins.

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Gestion des journaux

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Gestion des journaux

Toutes les critures comptables doivent obligatoirement appartenir un journal comptable. Il faut donc crer au minimum: un journal des ventes (pour les factures clients), un journal des achats (pour les factures fournisseurs), et un journal pour chaque caisse ou compte banque. Pour consulter, modifier ou crer de nouveaux journaux, utilisez le menu: Comptabilit et finance > Dfinitions > Journaux comptables > Journaux.

Tout comme les comptes gnraux, les journaux peuvent tre dsactivs pour qu'ils ne soient plus visibles. Vous devez associer une vue chaque journal. La vue du journal indique les champs qui doivent tre visibles et requis lors de la saisie d'critures dans ce journal. La vue dtermine galement l'ordre et les proprits de chaque champ. Par exemple, le champ 'Numro d'extrait' doit tre visible lors de la saisie dans un journal de banque mais pas dans les autres journaux. Avant de crer une nouvelle vue par journal, vrifiez s'il n'en existe pas une quivalente dfinie pour un autre journal. Vous ne devrez donc crer une nouvelle vue que pour de nouveaux types de journaux. Vous pouvez galement crer une squence pour chaque journal. Cette squence donne la numrotation automatique des pices comptables. Plusieurs journaux peuvent utiliser la mme squence ce qui vous permet de dfinir des numrotations globales plusieurs journaux. Les comptes de crdit et de dbit par dfaut permettent de gnrer automatiquement les contreparties des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans une journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associ en comptes de crdit et dbit par dfaut ce qui vous vite de crer les contreparties chaque entre. Un journal peut tre marqu comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entres saisies ne seront plus propres chaque entre mais globales pour le journal et la priode donne. Vous aurez donc une ligne de crdit et une ligne de dbit centralisatrice pour chaque journal centralisateur.

Gestion des droits sur les journaux

Deux contrles peuvent tre implments sur les journaux dans Tiny ERP: les contrles sur les comptes 10/11/06

Gestion des journaux

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comptables et les contrles d'accs par rapport aux groupes d'utilisateurs. En plus de ces contrles, vous pouvez galement appliquer toute la gestion de droits qui sera vue au chapitre sur l'administration. Afin d'viter la saisie de mauvais comptes comptables dans les critures, vous pouvez placer des conditions sur les comptes gnraux qui peuvent tre utiliss dans un journal donn. Pour ce faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxime onglet 'Entry Controls'. Si vous n'encodez aucun compte, Tiny ERP n'applique aucun contrle sur les critures comptables. Si vous listez les comptes qui peuvent tre utiliss dans un journal, Tiny ERP empche toute criture qui utilise un compte non list. Cette vrification se fera au moment de la sauvegarde de l'criture. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans un journal de banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de cette banque et aux classes 1 5. Cela empche donc l'utilisateur de saisir des critures errones pour ce journal. En plus du contrle sur les comptes, vous pouvez faire des contrles sur les utilisateurs qui possdent le droit de travailler ou non dans chaque journal. Pour ce faire, compltez la liste des groupes d'utilisateurs ayant accs au journal dans l'onglet 'Access Group'. Le principe est le mme que pour les comptes; si aucun groupe n'est donn, il n'y a pas de contrle des droits d'accs tandis que si des groupes sont spcifis, l'utilisateur doit appartenir au moins un de ces groupes pour travailler dans ce journal. La gestion fine des groupes d'utilisateurs sera dtaille dans le chapitre d'administration.

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Suivi des factures

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Suivi des factures

Les propositions de factures sont automatiquement gnres grce aux bons de commandes (achats ou ventes). L'utilisateur n'a plus alors qu' corriger et valider ces propositions. Mais les factures peuvent galement tre encodes la main sans passer par un bon de commande via le menu : Comptabilit et Finances > Suivi des Factures.

Si vous dsirez obtenir la liste des propositions de factures gnres par Tiny ERP, vous pouvez utiliser le menu: Comptabilit et finances > Suivi des factures > Factures clients > Esquisse. Idem pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore t reues et valides. Pour encoder une nouvelle facture, il faut remplir les champs suivants; Description: Simple description de la facture, pour une description plus dtaille, vous pouvez utiliser les notes du troisime onglet. Devise: dsigne la devise de la facture. Type de facture: Facture client, Avoir Client, Facture Fournisseur, Avoir Fournisseur Partenaire: Lorsque vous indiquez le partenaire, Tiny ERP complte automatiquement les champs adresses de livraison et le compte tiers associ. Compte Destination: le compte tiers dans lequel seront gnrs les critures de contrepartie des critures de vente. Ce champ est automatiquement complt grce aux proprits d'une fiche partenaire. 10/11/06

Suivi des factures

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Compte Analytique: ce champ optionnel permet de gnrer les critures analytiques correspondantes lorsque la facture sera valide. Un journal analytique des ventes et des achats doit tre dfini, sinon vous ne pouvez pas crer la facture. Les taxes sont automatiquement calcules et reportes sur le deuxime onglet de la facture partir des taxes dfinies dans chaque ligne de facture. Ces taxes sont globales toutes les lignes et peuvent tre ajoutes manuellement de manire globale ou par ligne de facture. Pour calculer ces taxes, vous pouvez soit: Crer la facture Cliquer sur le bouton 'Compute'. Pour les factures fournisseurs, il est parfois plus pratique d'encoder les taxes de manire globale en fin de page que par ligne. N'indiquez donc aucune taxe dans les lignes de facture et encodez les taxes globales dans le deuxime onglet. Tant que la facture est en mode draft (ou proposition, ou esquisse), aucune entre comptable n'est gnre. Celleci n'a donc aucune valeur. Une fois la facture cre, le numro de facture et les transactions associes (dans la comptabilit gnrale et analytique) sont automatiquement gnres. Les conditions de paiement de la facture sont mises dans le troisime onglet. Cellesci sont automatiquement assignes en fonction du partenaire. Pensezdonc mettre les conditions de paiement dans la fiche partenaire si vous dsirez utiliser des conditions particulires par client. Si aucune condition de paiement n'est assigne, Tiny ERP considre que c'est du paiement comptant. Dans Tiny ERP, il est possible d'annuler une facture, de la corriger et de la recrer par la suite. Pour ce faire, utilisez les boutons en bas droite de ce formulaire. On peut galement inhiber cette fonctionnalit en modifiant le processus (workflow) de la facture. Lignes de factures

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Les entres comptables

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Les entres comptables

Tiny ERP supporte plusieurs mthodes pour la saisie d'critures comptables; Saisie rapide dans un journal, Saisie pice par pice, Les modles d'critures, Les abonnements pour les critures rcurrentes, Saisie simplifie pour la gestion de caisse.

La saisie rapide
La saisie rapide est la mthode la plus efficace pour encoder des critures en masse journal par journal. Il y a deux entres possibles dans le menu cet effet; Comptabilit et finance > Saisie des critures comptables > Saisie rapide Comptabilit et finance > Saisie des critures comptables > Saisie rapide > Ouvrir Journaux La premire ouvre une fentre qui permet de slectionner le journal et la priode pour la saisie. La seconde est un raccourci pour slectionner parmi les priodes et journaux ouverts, contenant dj des critures. Nous allons voir deux types de journaux pour la saisie d'critures: un journal de banque et un journal des ventes.

Saisie rapide dans un journal de banque

Nous allons encoder le paiement d'un partenaire. Pour ce faire, cliquez sur l'icne 'Nouveau' depuis un journal de banque ou de caisse.

Le premier champ a encoder est la date de l'extrait. Par dfaut, il suggre automatiquement la date du prcdent extrait. Le format d'criture de la date dpend de votre pays, en France, utilisez le format suivant; 23/12/06 Vous pouvez galement n'entrer que le jour du mois (23) et Tiny ERP complte automatiquement le mois et l'anne actuels. Ensuite, pressez la touche tabulation pour passer au champ suivant. Le champ Move doit tre laiss vierge car il va tre automatiquement cr par Tiny ERP grce la squence dfinie dans le journal en cours. Dans le champ 'ref', vous pouvez entrer une rfrence interne de votre choix, par exemple le numro de l'extrait de banque. 10/11/06

Saisie rapide dans un journal des ventes

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Le champ Extrait reprsente un ensemble d'extraits (gnralement groups sur la mme feuille par la banque). Si vous dbutez une nouvelle feuille, pressez F1 pour crer un nouveau groupe d'extraits. La balance de dpart est automatiquement calcule et il vous faut donner le solde de fin de page. Cela permettra de valider l'extrait grce au solde thorique en fin de page qui sera compar au solde calcul par Tiny ERP. Cette gestion des extraits est trs pratique pour vrifier trs rapidement les erreurs d'encodage dans les extraits de banque. Pour obtenir la liste de toutes les feuilles et les vrifier, utiliser le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > Relevs de compte. Dans le champ compte, entrez le code du compte ou les premires lettres et pressez tab. Tiny ERP complte automatiquement le nom du compte ou ouvre une fentre de recherche si plusieurs choix sont disponibles pour votre entre. Commencez par slectionner le compte de contrepartie de votre extrait de banque, ainsi Tiny ERP peut automatiquement gnrer la ligne suivante de l'criture. Si c'est un paiement client, choisissez par exemple le compte 40 Main Receivables. Ensuite, s'il sagit d'un paiement client ou fournisseur, entrez le nom du partenaire dans la case 'Partner Ref'. Le choix du partenaire slectionne automatiquement le compte comptable si vous ne l'aviez pas indiqu lors de l'tape prcdente. Le champ suivant, 'Nom', est obligatoire et correspond gnralement la description de l'extrait ou son numro de rfrence. Indiquez alors le montant dans la case dbit ou crdit. Lorsque votre entre comptable est termine, pressez la touche Enter pour la valider. Tiny ERP gnre alors automatiquement la contrepartie qui correspond l'extrait de banque. Si vous tes dans un journal centralisateur, toutes les critures vont gnrer leurs contreparties dans une seule ligne centralisatrice. Les deux critures gnres appartiennent la mme pice comptable car elles possdent toutes les deux le mme numro dans la colonne 'Move'. Pour rappel, dans un mme pice comptable, la somme des crdits est gale la somme des dbits.

Saisie rapide dans un journal des ventes

Supposons maintenant que vous vouliez utiliser Tiny ERP comme un simple logiciel comptable. Nous allons donc voir comment encoder les critures dans un journal des ventes. Si vous utilisez le module de gestion commerciale, vous ne devrez jamais crire vos critures dans les journaux de ventes ou d'achats car cellesci sont automatiquement gnres par les factures. Les factures sont ellesmmes cres par les bons de commande ou de livraison. Pour encoder vos journaux des ventes manuellement, utilisez le menu: Comptabilit et finance > Saisie des critures comptables > Saisie rapide. Choisissez alors votre priode comptable et un journal des ventes. La premire criture encoder elle celle du compte de classe 7 (les revenus). En effet, les critures de taxes seront automatiquement gnres grce la dfinition du compte que vous utilisez. Aussi l'criture de crdit client sera complte automatiquement grce aux prfrences de la fiche client. Commencez par encoder la date de facturation, la rfrence interne et le compte de classe 7 que vous utilisez, par exemple "705 Vente de services". Entrez ensuite le nom du client, la description courte de la facture et la somme due hors taxes dans la case 'Crdit'. Pressez ensuite la touche Entre pour valider l'criture, Tiny ERP gnre alors automatiquement les contreparties pour une saisie acclre des critures.

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La saisie par pice

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Si vous dsirez ajouter une ligne de vente la pice comptable, modifiez la ligne de taxe pour un nouveau compte de classe 7 et repressez Enter. Tiny ERP recalcule alors automatiquement les critures pour que la pice comptable reste pondre.

La saisie par pice

Si vous dsirez encoder les critures pice par pice, vous pouvez utiliser le menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Saisie par pice. La saisie par pice peut se faire sur plusieurs priodes comptables et journaux diffrents, pice par pice. Ce formulaire est gnralement utilis pour consulter les pices comptables plus que les encoder. En effet, la saisie rapide est plus puissante car elle gnre automatiquement les contreparties ce qui acclre considrablement les encodages et vite les erreurs. Pour saisir une pice comptable, commencez par slectionner le journal et la priode. Ensuite, il faut encoder chaque ligne de la pice. Une fois la pice termine, cliquez sur l'icne 'disquette' pour enregistrer, mais n'oubliez pas de vrifier que la somme des dbits est bien gale la somme des crdits pour toutes les lignes de cette pice. Si ce n'est pas le cas, Tiny ERP gnre automatiquement des critures de compensation en fonction du journal de la pice.

Recherche d'critures
Pour rechercher des critures, plusieurs solutions existent: rechercher des critures dans un compte dtermin, rechercher dans un journal prcis, rechercher des critures tous journaux et comptes confondus. Pour rechercher des critures dans un compte dtermin, double cliquez sur un compte dans le plan de compte gnral. Les 80 dernires critures s'affichent alors l'cran. Cliquez sur la loupe pour rechercher une criture. Attention, votre visibilit est rduite aux annes fiscales ouvertes, pour rechercher des critures dans les archives, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Plans comptables > Anciens plans comptables. Pour rechercher des critures dans un journal et une priode donne, cliquez sur la loupe lorsque vous tes dans le mode de saisie rapide d'critures. Indiquez alors vos critres (montant, compte, date, rfrence, ou partenaire) et pressez sur le bouton rechercher. Le mthode la plus simple pour rechercher des critures est de passer par le menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Recherche d'critures. Vous pouvez alors rechercher parmi toutes les critures de l'ERP.

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Les abonnements

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Pour automatiquement rechercher parmi les archives des prcdentes annes fiscales, mettez le champ active No lors de la recherche.

Les abonnements
Vous pouvez dfinir des abonnements pour les critures rcurrentes comme le loyer, les factures d'abonnements, etc. Tiny ERP se charge alors de gnrer automatiquement les pices comptables. Pour encoder un nouvel abonnement, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Saisie des abonnements.

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Les abonnements

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Une fois les abonnements dfinis, vous pouvez gnrer toutes les critures prcdant une date donne (par dfaut la date du jour) via le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > critures d'abonnement. Tiny ERP vous demande alors une date limite en de de laquelle tous les abonnements vont automatiquement crer les critures correspondantes. Par dfaut, il vous propose la date du jour. Il est donc conseill d'utiliser ce menu au moins une fois par mois si vous dsirez utiliser les fonctionnalits d'abonnements. Dans chaque abonnement, vous pouvez obtenir le dtail des critures dj gnres.

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Traitements priodiques

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Traitements priodiques
Rconciliation
La rconciliation permet d'associer les entres de paiements aux entres de factures. Il y a une mthode manuelle et une mthode automatique pour la rconciliation. Les deux mthodes sont accessibles par le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques. La mthode automatique vous demande de choisir une puissance. Celleci indique le nombre d'critures qui peuvent tre rconcilies en mme temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de rconcilier 3 factures avec 2 paiements. Plus vous choisissez une puissance leve, plus le temps de calcul est long. Vous pouvez galement indiquer un montant d'ajustement qui permet de rconcilier des critures mme si la somme des crdits n'est pas exactement gale la somme de dbits: la diffrence doit tre infrieure l'ajustement donn. Exemple, si vous faites une rconciliation automatique puissance 5 sur le compte 40 (Main Receivable), avec un ajustement possible de 2 EUR, Tiny ERP peut rconcilier les entres suivantes; critures Facture 3 Paiement 12/3 Facture 16 Paiement 12/8 Dbit 45 EUR 20 EUR 39 EUR Crdit 25 EUR

Dans ce cas ci, les factures 3 et 16 vont tre marques comme tant payes. Dans certains cas, il est possible que Tiny ERP ne dtecte pas automatiquement les associations paiements/factures. Vous pouvez alors utiliser la mthode manuelle. Celleci consiste rechercher des critures, gnralement en spcifiant un partenaire dans la recherche. Une fois les critures slectionnes, cliquez sur l'engrenage pour excuter la rconciliation. S'il existe un cart entre les dbits et les crdits, Tiny ERP vous demande les informations ncessaires pour les critures d'ajustements. Dans la mthode automatique comme dans la mthode manuelle, il est possible de faire une criture d'ajustement. Cette nouvelle criture gnre par Tiny ERP permet de rconcilier des sommes de crdits et dbits non gales. Gnralement, la contrepartie de cette criture d'ajustement doit tre dans un compte de pertes et profits. Les critures rconcilies ne peuvent plus tre modifies. Vous pouvez cependant enlever la rconciliation grce l'outil du menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > Annuler lettrage manuel.

Paiement d'une facture

Gestion automatique
Dans Tiny ERP, une facture est dite paye lorsque les critures de celleci sont rconcilies avec les critures du ou des paiements correspondant. La procdure la plus simple pour la gestion des factures (clients et/ou fournisseurs) et de leurs paiements est celleci: 1. Encodage des factures indpendemment, 2. Encodage des paiements indpendemment, 3. Rconciliation automatique via l'outil Tiny ERP Ainsi, l'encodage des extraits se fait en suivant l'ordre des extraits reu par la banque, indpendemment du fait que ce soit un paiement fournisseur, un paiement client ou une opration diverse. Cela permet un contrle simple, feuille par feuille de tous les extraits de compte. Ce systme permet glement de tenir compte des avances, des paiements en plusieurs fois, des ajustements, etc.

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Gestion manuelle Pour marquer les factures comme tant payes, il faut lancer l'outil de rconciliation automatique qui va faire l'association entre les paiements et les factures. Reportezvous la section sur la rconciliation pour plus d'informations.

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Gestion manuelle
Pour les utilisateurs qui ne dsirent pas utiliser la comptabilit de Tiny ERP mais qui dsirent tout de mme marquer les factures comme tant payes pour pouvoir imprimer les rappels, il existe une autre mthode. En effet, il est possible de slectionner une facture et de la marquer paye depuis sa fiche. Pour ce faire, cliquez sur les engrenages lorsque vous tes sur une fiche facture et slectionnez Pay Invoice.

Les rappels
Pour imprimer un compte client (rappel), il vous suffit de slectionner un ou plusieurs partenaires et de cliquer sur l'icne imprimante. Choisissez alors le rapport nomm 'Paiements en retard'. Vous pouvez slectionner plusieurs partenaires, grce au champ dettes en cours, et imprimer le compte client en mode liste afin de tous les imprimer en une seule fois. Mais Tiny ERP supporte galement une mthode de relances multiniveaux permettant de dfinir les niveaux de rappels et de calculer automatiquement chaque jour ou chaque semaine quelles sont les lettres envoyer aux clients. Pour ce faire, il faut au pralable dfinir les mthodes de relances via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Dlais de paiement > Rappels.

Ensuite, il vous faut priodiquement cliquer sur le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques > Imprimer les rappels. Celuici calcule et affiche automatiquement toutes les relances effectuer. N'oubliez pas d'imprimer le document PDF qui apparat l'cran car une fois ce systme lanc, Tiny ERP a enregistr les critures comme tant rappeles et le prochaine rappel pour ces clients imprims ne se fera qu'au prochain niveau. 10/11/06

Abonnements Il est prfrable de lancer la rconciliation automatique avant de faire un rappel. Cela n'a pas d'influence sur le montant d ni sur les dlais du rappel mais le compte client en sera plus pur car les critures rconcilies ne seront pas affiches.

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Abonnements
Pour les frais rcurrents tel que le loyer, Il est possible de dfinir des critures d'abonnement dans Tiny ERP . Pour ce faire, chaque abonnement doit tre dfini via le menu: Comptabilit et finances > Saisies des critures comptables > Abonnements.

Vous devez complter les champs suivants; Date de dpart: Date de la premire criture Nombre de priodes: Nombre d'critures gnrer Priode et Priode Type: Dtermine l'cart entre chaque criture qui sera gnre dans le temps, Le modle d'criture: doit tre une pice comptable valide (somme des crdits = somme des dbits). Vous pouvez crer un nouveau modle d'criture ou rutiliser un modle existant. Lorsque votre abonnement est dfini, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Compute'. Tiny ERP va alors gnrer automatiquement les dates de gnration des critures dans la section 'Lignes d'abonnement'.

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Le flux comptable

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Le flux comptable
Le module comptable tant intgr aux autres modules, il est important de faire remonter les informations telles que les paiements des factures. En effet, un bon de commande peut, selon le paramtrage de celuici, attendre qu'une facture soit paye pour envoyer les ordres de livraison des colis. Le diagramme suivant montre le flux financier qui accompagne chaque commande.

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Le flux comptable

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Le flux comptable

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Les factures sont cres par les commandes (achats ou ventes) ou peuvent tre encodes manuellement. Sur base des commandes, Tiny ERP ne cre automatiquement que des propositions de factures (= factures l'tat draft). Il faut donc l'intervention manuelle d'un comptable pour valider une facture. Lorsque celuici clique sur le bouton 'Crer facture' d'une proposition de facture, celleci sera gnre. L'utilisateur peut alors l'imprimer pour l'envoyer au client. Lorsqu'elle est valide, un numro de facture squentiel est donc attribu et les critures comptables correspondantes sont gnres. Vous pouvez obtenir les critures grce au deuxime onglet de la facture. La phase suivante est de payer cette facture. Dans Tiny ERP, cela se fait en deux temps: encodage des mouvements de caisse ou des extraits de compte, rconciliation des entres de la facture et du paiement. Cela se fait en deux temps car une facture ne correspond pas toujours un et un seul paiement (avance et rglement du solde, ajustement de quelques cents, paiement de plusieurs factures en une fois, ...) Il faut donc un systme de rconciliation efficace. L'utilisateur encode les paiements grce aux diffrentes mthodes de saisie d'critures vues dans les sections prcdentes. Ensuite, il peut soit utiliser le systme de rconciliation automatique soit faire une rconciliation manuelle. Une fois les critures de la facture rconcilie avec les critures du ou des paiements, l'information remonte automatiquement la facture. Celleci passe l'tat 'paye'. Si la facture provient d'un bon de commande (client ou fournisseur), celuici se marque alors comme pay et continue les oprations suivant sa configuration. Cette approche est trs simple pour traiter de grandes quantits d'informations car il suffit d'encoder les paiements tels qu'ils arrivent. La rconciliation automatique se charge alors d'aller pointer les factures payes et cellesci font automatiquement remonter l'information jusqu'aux commandes. Si vous utilisez la saisie grce au mode gestion de caisse, les factures sont automatiquement rconcilies en temps rel.

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Les budgets

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Les budgets
La version 3.3 de Tiny ERP supporte les budgets sur la comptabilit gnrale. Ces budgets peuvent couvrir plusieurs annes fiscales et tre modifis tout instant ou dupliqus pour en faire une rvision. Pour dfinir un nouveau budget, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Budgets > Postes budgtaires. Commencez la saisie par encoder un nom et un code dans le premier onglet de votre nouveau budget. Le budget peut se faire sur les produits ou les charges, choisissez le champ type en consquence. Ensuite, via le deuxime onglet, vous pouvez dfinir les dotations par priode. Pour chaque priode, vous pouvez dfinir une quantit et/ou un montant selon la devise par dfaut du plan de compte. Il est galement possible de crer les diffrentes dotations sur les priodes d'une mme anne fiscale automatiquement. Pour se faire, cliquez sur le bouton 'Rpartir' au dessus de l'onglet ' Dotations'. Une fentre s'ouvre alors vous demandant l'anne fiscale pour laquelle vous dsirez faire un budget, les quantits et le montant total sur cette anne. Si vous dsirez faire un budget qui couvre plusieurs annes fiscales, rptez plusieurs fois l'opration.

Une fois les dotations gnres, vous pouvez les modifier manuellement en doublecliquant dessus pour revoir les dotations priode par priode. Une fois les montants assigns par priode, il faut indiquer les comptes pour lesquels on fait ce budget dans le troisime onglet. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter et faites une slection multiple pour les diffrents comptes qui doivent tre repris dans ce budget. Une fois les trois onglets complts, vous pouvez sauvegarder votre budget grce 10/11/06

diter un budget l'icne disquette.

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diter un budget
Pour imprimer un budget et faire les calculs de ralisations, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Impressions > Budgets. Tiny ERP vous donne alors la liste des budgets disponibles. Slectionnez un ou plusieurs budgets et cliquez sur l'icne imprimante pour l'diter. La figure suivante donne un exemple de budget produit par Tiny ERP.

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Comptabilit Analytique

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Comptabilit Analytique
Introduction
Depuis la version 3.3.0, Tiny ERP possde une comptabilit analytique totalement intgre aux autres modules. Elle peut tre utilise pour mettre en place une gestion par affaire, pour ventiler les transactions par secteurs d'activit ou tout autre besoin de suivi dtaill des cots et profits.

Dfinitions des comptes

Pour dfinir de nouveaux comptes analytiques, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Comptes analytiques > Comptes. Vous devez alors attribuer un nom au nouveau compte et ventuellement un code. Le compte parent permet de dfinir la relation hirarchique entre les comptes analytiques. Un compte peut tre explicitement associ un partenaire. Vous pouvez galement donner des dates de validit pour le plan analytique.

Pour visualiser vos plans de comptes analytiques, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Comptes analytiques > Schma des comptes analytiques.

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Dfinitions des journaux

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Si vous utilisez les comptes analytiques pour grer vos contrats de support, mettez des dates de validit chaque plan. Cela permet de les afficher en rouge si le contrat de support est dpass lors de l'attribution de prestations ce contrat.

Dfinitions des journaux

Tout comme les critures de comptabilit gnrales, les critures analytiques sont saisies dans un journal analytique. Pour dfinir un journal analytique, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Journaux comptables > Journal analytique. Si vous dsirez utiliser les comptes analytiques dans un bon de commande client ou fournisseur, il est important de crer au minimum un journal analytique des ventes et un journal analytique des dpenses. Si vous oubliez l'un des deux journaux, vous ne pourrez pas valider la facture et Tiny ERP vous indiquera un message d'erreur.

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Les critures

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Les critures
Si un compte analytique est spcifi dans une facture, lorsque celleci sera valide, les critures analytiques seront automatiquement gnres. Le journal analytique utilis est de type vente ou achat selon le type de facture. Si la facture provient d'une commande client ou fournisseur, celuici est automatiquement propag sur la facture. Cette facilit vous permet de ne pas crer les critures analytiques manuellement et de permettre au commercial ou l'acheteur de spcifier le compte dans la commande en amont. Vous pouvez galement encoder des oprations analytiques diverses grce au menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Comptes analytiques > Saisie des critures. Tout comme les critures gnrales, vous pouvez aussi les encoder dans un journal donn via le menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Comptes analytiques > Entres au journal. La seule diffrence entre ces deux points d'entres est que dans le second menu, le journal analytique est donn par dfaut. Pour ventiler une criture gnrale depuis celleci, lorsque vous tes en mode de saisie, compltez le champ 'Ventilations Analytique' de celleci.

Les tats
Pour obtenir des tats sur un compte analytique, ouvrez le plan de comptes analytiques (dans Financial Management > Charts > Analytic Accounts Charts) et slectionnez plusieurs comptes. Cliquez ensuite sur l'icne d'imprimante et Tiny ERP vous propose alors quatre impressions diffrents: Balance analytique: permet de donner les balances des comptes slectionns, cellesci tant groupes et ventiles par comptes gnraux. Balance analytique inverse: permet de donner la rpartition analytique des critures en comparaison aux comptes gnraux. Grand livre analytique: permet d'imprimer les comptes et toutes leurs critures. Contrle des cumuls: permet d'imprimer les soldes des critures gnrales et analytiques afin de vrifier que toutes les critures gnrales ont bien t ventiles.

Balance analytique
Lorsque vous choisissez d'imprimer la balance analytique, vous tes amen indiquer une priode pour laquelle la balance sera imprime.

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Grand livre analytique

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Grand livre analytique

Lors de l'impression du grand livre analytique vous tes invit choisir une priode pour l'dition du livre.

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Grand livre analytique

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Paramtrage de la comptabilit

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Paramtrage de la comptabilit
Slection du module comptable
A l'installation du logiciel, il est important de slectionner le plan comptable correspondant votre pays. Pour ce faire, il faut installer le module correspondant. Certains modules sont dans la distribution de base, d'autres peuvent tre tlchargs sur http://tinyforge.org. Les localisations pour diffrents pays se trouvent dans le modules nomms l10_XX, o XX est le code du pays. Quelques exemples de plans comptables francophones: l10n_simple, l10n_fr, l10n_be, l10n_qc. Il est prfrable de slectionner le bon module comptable avant l'installation du logiciel. Pour plus d'informations sur l'installation d'un module, reportezvous la section mise en oeuvre.

Les annes fiscales

Il faut ensuite dfinir les annes fiscales. Cellesci peuvent commencer ou terminer n'importe quelle date de l'anne calendrier. Pour dfinir une anne fiscale, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Annes fiscales.

Commencez par indiquer le nom et le code de l'anne fiscale. Si vous travaillez en mode multisocits, vous devez indiquer la socit laquelle cette anne correspond. Indiquez ensuite les dates de dpart et de fin d'anne. Les annes fiscales sont constitues de priodes, gnralement mensuelles ou trimestrielles. Vous pouvez encoder 10/11/06

Conditions de paiement

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les priodes dans la section 'Priodes'. Pour vous viter d'encoder toutes les priodes d'une anne fiscale vous pouvez utiliser l'un des deux boutons 'Crer des priodes mensuelles' ou 'Crez des priodes de 3 mois'. Tiny ERP calcule alors automatiquement les priodes correspondant aux dates dfinies.

Conditions de paiement
Vous pouvez dfinir autant de conditions de paiement que ncessaire dans Tiny ERP. Les conditions de paiement dfinissent les dates d'chance pour le paiement d'une facture. Pour dfinir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Dlai de paiement > Dlais de paiement.

La figure cidessus reprsente les conditions suivantes: 35% paiement comptant, le solde aprs 15 jours fin de mois. Pour dfinir de nouvelles conditions de paiement, commencez par donner un nom aux conditions. Le champ description peut tre repris sur les factures, entrezy une description claire en franais des conditions de paiement. Ensuite, il faut donner les diffrentes lignes de calcul des conditions, dans la section 'Mode de Calcul'.

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Les niveaux de rappel

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Pour chaque ligne vous devez indiquer un nom. Celuici est donn titre informatif et n'a pas d'effet sur le calcul des conditions. Le champ squence permet de dfinir dans quel ordre sont values les rgles. Le champ valeur permet de calculer le montant payer pour cette ligne: Pourcent: La ligne correspond un pourcent du montant total, le facteur est donn par la case 'Montant'. Celleci doit prendre une valeur entre 0.0 et 1.0. Valeur: Une valeur fixe, donne par la case 'Montant'. Balance: Le solde restant par rapport aux autres lignes. Pensez bien mettre la dernire ligne de calcul 'solde', afin d'viter tout erreur d'arrondi. Celleci doit avoir la squence la plus leve pour tre value en dernier. Les deux derniers champs permettent de calculer le dlai de paiement pour cette ligne. Ce dlai peut tre exprim en jours net ou en jours fin de mois. Par exemple, si vous indiquez 15 jours fin de mois, Tiny ERP ajoute 15 jours la date actuelle et demande le paiement la fin du mois donn par cette date calcule. Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement un partenaire grce aux proprits de la fiche partenaire.

Les niveaux de rappel

Les niveaux de rappels permettent de dfinir la frquence des relances clients automatiques. Ceuxci n'ont rien voir avec les conditions de paiement. Ils peuvent donc tre envoys avant ou aprs la limite de paiement. Pour dfinir des niveaux de rappel, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Dlais de paiement > Rappels. Pour chaque ligne du rappel, vous devez donner le nombre de jours en jours nets ou en jours fin de mois. La description donne pour chaque niveau est affiche sur la lettre de relance. Voici un exemple simple de relance client: 30 jours net: Rappel 1er Niveau 45 jours net: Rappel 2me Niveau 60 jours net: Mise en demeure 75 jours net: Huissier de justice. Lorsque vous dsirez imprimer automatiquement les lettres de rappel, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Traitements Priodiques > Imprimer les rappels.

Paramtrage
Une fois les diffrents paramtres dfinis, vous devez adapter votre plan comptable par rapport au plan de base install sur Tiny ERP. Pour ce faire, vous pouvez dsactiver des comptes et crer de nouveaux via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Comptes gnraux > Comptes. Faite ensuite de mme pour les journaux comptables grce au menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Journaux comptables > Journaux. En gnral, on dfinit au minimum un compte gnral et un journal associ par caisse et compte banque. Il faut aussi un journal des ventes et un journal des achats. Si vous voulez utiliser la comptabilit analytique, pensez faire de mme pour les comptes et journaux analytiques. Il est important de crer au minimum un journal analytique pour les ventes et un pour les achats, autrement Tiny ERP ne peut pas gnrer automatiquement les critures par rapport aux factures.

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Les critures de dpart

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Les critures de dpart

Pour les mises niveaux de vos diffrents comptes, crez un journal de type situation. Celuici peut tre centralisateur. Encodez alors les critures pour chaque compte qui doit tre mis niveau dans ce journal. Pour cette opration, utilisez le menu: Comptabilit et finances > Saisie des critures comptables > Saisie rapide.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion du plan comptable gnral, analytique et auxiliaire. Plans multiniveaux, sans limitation sur les codes et les niveaux. Gestion des comptes virtuels Possibilit de travailler sur plusieurs exercices comptables en mme temps. Gestion des cltures partielles.

Saisie d'critures
5 modes de saisie des critures: par pice, saisie rapide en liste, formulaire point de vente, modles d'critures et abonnements. Automatisation des contreparties et des taxes: par compte, par tiers ou par produit. Pices automatiquement cres grce l'intgration des autres modules de l'ERP.

Nombreux Automatismes
Libell automatique, calcul de la TVA, calcul automatique de dates d'chance, contreparties automatiques, gestion des rglements tiers, quilibrages, appel et cration de compte en saisie... Modles d'critures sur mesure. Ergonomie 100% clavier.

Gestion des Tiers (partenaires)

Plans multiniveaux sans limites. Publipostages, automatisation d'envoi de SMS. Rappels et conditions de paiement personnaliss et multiniveaux.

Rapprochement
Pointage manuel des critures bancaires. Gnration des critures d'ajustement Rapprochement automatique par compte ou en temps rel: 9 niveaux de calcul

Les multi's
Devises illimites Units de mesures et conversions illimites et automatises Multisocits avec architectures Multiutilisateurs simultans grce au mode serveur / client. Multiplans comptables gnraux et analytique Gestion des doubles units de mesure

Nombreux Contrles
Gestion fine des droits grce aux diffrents niveaux socit / groupe / utilisateur / rle. Contrle des critures sur les comptes, les journaux ou les produits.

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Intgration des modules

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Intgration des modules

Totalement intgrs aux autres modules de l'ERP: ventes, production, achats, projets, RH, ... Gestion par affaire intgre la comptabilit analytique (avec timesheet) Imputations gnrales et analytiques automatises: mouvement de stock, production, prestations, ... Plusieurs logiques de crations automatises des factures.

ditions
Balances, grands livres des comptes, journaux, chanciers, rappels, ... tat prparatoire la dclaration de TVA. Bilans, comptes de rsultat et soldes intermdiaires de gestion. Dclarations intracom et intrastats. tats analytiques, budgtaires, tats de reporting, contrle de caisse. Personnalisation et cration de documents personnaliss grce l'intgration OpenOffice.

Comptabilit Analytique
Plans multiniveaux analytiques et journaux illimits Ventilation des critures illimites et automatises selon de nombreux critres, reventilation possible. Interrogations et ditions. Systme de contrle des cots, gestion par affaire et interaction avec les projets, les timesheet, les ventes et achats et productions. Support des OD analytiques

Budget
Budgets illimits sur les produits, charges, stocks ou trsoreries Assistant de cration des dotations tats budgtaires

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur Accs distance via Internet. Configuration des processus et des alertes possibles. Systme de requtes intgr.

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Ressources Humaines

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Ressources Humaines

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Les ressources humaines

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Les ressources humaines

Le module de gestion des ressources humaines de Tiny ERP version 3.3 permet de grer: les employs et leurs donnes, les notes de frais, les feuilles de prsences, un systme de pointage automatis, gestion des prestations / timesheets. De nombreux projets sont en cours de dveloppement pour les ressources humaines dans Tiny ERP, les prochaines versions comporteront probablement de nouvelles fonctionnalits spcifiques.

Gestion des employs

Commenons tout d'abord par la fiche des employs. Sur cet cran, vous pourrez dfinir le nom, l'adresse, le nombre de jours de vacances, etc.

Toutes les informations essentielles relatives l'employ se retrouvent sur cette fiche; son nom, la socit pour laquelle il travaille, son adresse, etc. 10/11/06

Imputations comptables Un champ vous permet aussi de dfinir l'utilisateur associ l'employ. Ainsi certaines informations s'autocomplteront (notamment dans le systme de gestion des prestations) ds la cration d'un nouvel enregistrement. Les onglets suivants prsentent les informations relatives aux congs et aux notes de frais lies l'employ en question. Sur le premier onglet, le champs 'Unit de cot' est particulirement intressant puisqu'il permet d'imputer automatiquement chacune des prestations de l'employ comme nous le verrons dans la section suivante.

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Imputations comptables

Cet cran dfinit l'unit utilise pour imputer correctement les heures de travail prestes par l'employ sur ses diffrents projets. Chaque champ est obligatoire et dfinit le nom de l'unit utilise, le cot par unit, le facteur qui permet de transformer l'unit actuelle en une unit de base et enfin le compte qui sera imput. Toutes les transactions entrent dans le journal analytique spcifi. Dans l'exemple propos, l'entreprise utilise comme unit la demiheure de dveloppement. L'employ qui passe trois demiheures de dveloppement imputera le compte 600 concurrence de 510 car 3 170 = 510. Par contre cette entre comptera pour une heure et demie dans le rapport d'activit de l'empoy car 3 0,5 = 1,5.

Congs

Dans le second onglet, on retrouve la liste des absences et congs qui ont t pris par l'employ. On retrouve ainsi les dates de dbut et de fin, ainsi que le type d'absence (congs pays, congs de maternit, etc.).

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Notes de frais

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Notes de frais

Dans le troisime onglet, on peut retrouver la liste des notes de frais de l'employ. La date laquelle la dpense a t effectue est prsente sur ce formulaire tout comme un champ 'Note' permettant de spcifier les conditions particulires qui peuvent s'appliquer. N'oubliez pas que vous pouvez attacher des documents des ressources (par exemple: attacher un scan de la note de teinturier ou du ticket de restaurant).

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Gestion par affaire

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Gestion par affaire

Lorsque les ventes font intervenir des prestations de services et/ou de la production, il n'est pas toujours simple d'avoir un contrle efficace sur tous les cots, les marges et les prestations. Que ce soit pour un client, un contrat ou un projet, il est important de matriser les cots par secteur ou par projet pour un bon pilotage de l'entreprise, surtout lorsque l'on sait qu'un mauvais contrle des cots constitue 8% des causes de faillites de petites et moyennes entreprises. (*ref) Grce la flexibilit de Tiny ERP, toutes les oprations peuvent tre centralises dans la comptabilit analytique. Cela permet au contrleur de gestion d'tre au coeur de l'entreprise et d'agir directement sur les processus pour viter les drapages sur des projets critiques. La gestion par affaire permet de contrler: Les cots de production, Les cots dus aux prestations des employs, Les cots des matires premires pour chaque affaire, Les revenus gnrs par les ventes. Ce mode de gestion est trs utile pour: viter les drapages de projet en contrlant l'avancement, les cots et les revenus; ventiler les prestations des employs afin de dgager les centres de consommation de ressources; suivre chaque employ pour analyser sa rpartition du travail et sa rentabilit.

Qu'estce qu'une affaire ?

Une affaire sert regrouper tous les cots et revenus lis une mme activit. L'objectif du travail par affaire est de dterminer la rentabilit de chaque activit, projet ou contrat. Puisque les dtails des prestations sont encods dans une affaire, celleci est galement utilise pour la gestion des contrats de support et pour vrifier que les prestations ne dpassent pas certaines limites. C'est trs pratique pour viter les cots non prvus dans des projets complexes. Selon les secteurs d'activit, une affaire est parfois appelle projet, contrat ou production. On utilise aussi frquemment le terme anglais 'Timesheet' pour parler de la gestion par affaire. Dans Tiny ERP, une affaire est implmente par un compte analytique. Les cots et revenus de l'affaire sont alors des entres analytiques. Cette reprsentation analytique des affaires est trs intressante car vous pouvez y appliquer toutes les oprations disponibles en comptabilit: balances, grand livre, tude par journal, oprations diverses, budgets, ... Si vous dsirez adapter le vocabulaire de Tiny ERP pour qu'il concide avec les termes utiliss dans votre secteur, il suffit d'exporter le fichier de traduction en .CSV, de le modifier et de le rimporter dans le serveur. Vous pouvez alors utiliser vos propres termes sans modifier le logiciel. Enfin, il ne faut pas confondre une affaire et un projet dans le module de gestion de projets. L'affaire, reprsente par un compte analytique sert faire le suivi des cots passs tandis que le projet est utile pour de la planification et le suivi des tches raliser. Ceuxci sont cependant lis dans la dfinition du projet ce qui permet de faire le suivi des cots sur un projet.

Mise en route
Pour mettre en place une gestion par affaire, il faut au pralable crer un compte analytique pour chaque poste, affaire ou travail. Ceuxci peuvent tre structurs en arbre; les cots et revenus d'une affaire correspondent la somme de toutes les entres analytiques ainsi que de tous ses comptes fils. Pour dfinir des comptes analytiques, allez dans le menu; Comptabilit et Finances > Dfinitions > Comptes Analytiques > Comptes.

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Gestion par affaire La figure suivante rprsente la classification des affaires utilise par la socit Tiny;

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Si une affaire est borne dans le temps (ex: contrat de support annuel), vous pouvez mettre les dates de dbut et de fin lors de la cration du compte analytique. Lorsqu'un technicien essaie de travailler pour une affaire qui n'est plus valide, celleci apparatra en rouge indiquant qu'il faut contacter le client pour un renouvellement de contrat. Une fois les comptes analytiques crs, il faut crer les fiches employs, via le menu; Ressources Humaines > Employs. Deux champs sont importants pour crer la fiche employ; Tiny ERP User: le lien vers l'utilisateur du systme Tiny ERP. Cost Unit; le cot des prestations, dpendant du salaire de l'employ. La figure suivante prsente un exemple de configuration des cots des prestations pour un employ.

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Utilisation du systme

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Celleci indique que l'employ travaille l'heure et que son cot horaire est de 30 EUR (*). Si d'autres employs encodent la journe, utilisez un facteur de 8 (sous l'hypothse qu'une journe normale de travail est gale 8h.) N'oubliez pas de mettre le montant en ngatif car c'est bien un cot et non un revenu. Exemple: 30 EUR. Ce montant est exprim dans la devise de base du plan de compte par dfaut. Si vous utilisez le module de production, il faut galement configurer les sections cots et capacits des postes de charges. La figure suivante en est un exemple;

Reportezvous au chapitre sur la production pour plus d'informations sur les postes de charge.

Utilisation du systme
Une fois les affaires, les employs et les postes de charges configurs, vous pouvez utiliser le systme. Chaque opration (une vente, une prestation, un achat, ...) va automatiquement crer des entres analytiques dans le compte correspondant l'affaire. Il vous suffit ensuite d'utiliser les outils de reporting de la comptabilit analytique pour suivre vos affaires: historique des interventions, dtails des cots et revenus, ventilation des dpenses, ... Les ventes vont crer des entres positives dans l'affaire donne par le champ "Centre de cots/profits" du bon de commande. Si cela n'a pas t fait au moment du bon de commande, l'affaire peut toujours tre ajoute ou modifie sur la facture, avant validation de celleci. Les achats vont crer des entres ngatives dans l'affaire donne par le champ "Centre de cots/profits" de la commande d'achat. Cela permet de prendre en compte le prix de matires premires pour chaque affaire. On peut galement corriger l'affaire lors de la rception de la facture fournisseur.

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Vrification des prestations

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Le cot des prestations des employs doit galement tre pris en compte pour chaque affaire. On demande donc chaque employ de complter son timesheet en fin de journe. Il doit ventiler ses 8 heures par jour dans chaque affaire via le menu: Ressources Humaines > Encodage des Heures > Mes heures > Mes heures du jour. Il est conseill de mettre le menu cidessus dans les raccourcis du menu de l'employ car cette option sera utilise chaque jour. La figure suivante donne un exemple de rpartition des heures prestes par un employ:

Si vous utilisez la gestion de projets, vous pouvez installer le module hr_timesheet_project qui vous donnera la possibilit d'encoder automatiquement les prestations en fonction du travail marqu dans les tches et de la configuration du projet. Les cots de production sont dtermins partir des ordres de fabrication, des gammes et de la configuration du poste de charge. Vous trouverez plus d'informations dans le chapitre sur la production. Enfin, vous pouvez galement modifier manuellement des cots et revenus grce aux oprations diverses analytiques. Pour ce faire, utilisez le menu: Comptabilit et Finances > Saisie des critures comptables > Compte Analytique > Saisie des critures comptables.

Vrification des prestations

Pour contrler les prestations des diffrents employs, plusieurs mthodes sont disponibles dans Tiny ERP: le contrle par projet, le contrle par prestations, le rapport mensuel. Le contrle par projet est disponible via le plan de comptes analytiques via le menu: Comptabilit et Finances > Plans Comptables > Schma des comptes analytiques. Vous pouvez alors doublecliquer sur un compte pour obtenir le dtail de toutes les transactions: prestations, productions, ventes et achats. Utilisez alors la recherche grce l'icne loupe pour rechercher des prestations spcifiques. Le contrle par prestation consiste utiliser l'un des menus disponibles dans les ressources humaines pour l'encodage des prestations: Ressources Humaines > Encodage des heures. Ce menu permet de ne rechercher que les entres concernant des prestations des employs. Utilisez galement la loupe pour naviguer parmi les donnes.

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Le contrleur de gestion

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Le rapport mensuel permet de vrifier, mois par mois et employ par employ la ventilation des prestations effectues. Ce rapport est trs intressant pour vrifier qu'un employ encode bien ses 8 heures de prestation par jour. Pour ce faire, cliquez sur le menu: Ressources Humaines > Encodage des heures > Imprimer les horaires. Slectionnez alors un employ et un mois, Tiny ERP gnre alors le rapport des sommes par jour et par projet pour la slection donne.

Les totaux par jour en rouge indiquent que l'employ a encod trop d'heures prestes, les nombres en mauve indiquent qu'il a encod trop peu d'heures. Les nombres verts indiquent que les prestations du jour sont correctes. Attention, il ne faut pas confondre le rapport d'impression d'un timesheet et les diffrents rapports disponibles sur les pointages automatiques des employs. Le premier sert ventiler les heures prestes sur les diffrents projets tandis que le second permet de contrler les prsences/absences des employs.

Le contrleur de gestion
Le contrleur de gestion peut alors simplement consulter les plans de compte analytique pour une vue globale des activits de l'entreprise par affaire via le menu: Comptabilit et Finances > Plans Comptables > Schma des comptes analytiques. Pour obtenir le dtail d'une affaire, vous avez deux possibilits: doublecliquez sur le compte et vous obtenez le dtail des entres (cots et revenus), vous pouvez alors rechercher, modifier ou ajouter de nouvelles lignes. cliquez sur l'icne 'imprimante' pour obtenir plusieurs rapports au choix. La figure suivante prsente une balance analytique et une balance analytique inverse sur un contrat de support annuel avec des entres comprenant des prestations, un remplacement de disque dur (factur) et un dplacement.

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Le contrleur de gestion

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Grce cette fonctionnalit intgre dans Tiny ERP, le contrle de gestion n'est plus un poste part de l'entreprise ddi au reporting mais devient un vrai acteur de l'entreprise qui pourra influencer la stratgie de l'entreprise mais aussi les affaires en temps rel.

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Pointage des affaires

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Pointage des affaires

Lorsqu'un employ travaille sur plusieurs affaires dans une mme journe, il n'est pas toujours facile de remplir le timesheet progressivement ou en fin de journe. On a vite fait d'oublier un coup de tlphone, une rponse un mail de support ou autre. Or, pour certaines entreprises, l'exactitude du timesheet peut tre trs importante. En effet, celuici peut servir pour comptabiliser les heures de support pour un client, ou mme pour facturer la prestation. Dans ce cas, un oubli reprsente donc directement des prestations non factures. Depuis la version 3.3, un systme de pointage a t introduit dans Tiny ERP. Celuici permet de ne pas saisir les temps mais simplement de pointer chaque jour lorsque l'utilisateur entre dans la socit, change d'activit et quitte la socit. Ces pointages sont associs des affaires pour automatiquement gnrer les prestations correspondantes. Les avantages d'utiliser les pointages plutt que les timesheets sont: Un rsultat plus prcis, avec moins d'oubli et sans trous, La possibilit de dterminer les fiches de prsence exactes, Un systme temps rel qui limite l'effort d'encodage.

Dfinitions
Pour utiliser les pointages par affaire, il faut que le module 'hr_timesheet' soit install. Si vous utilisez l'installation par dfaut du logiciel, il est probablement dj install. Si vous n'installez que le module 'HR', un systme de pointage est galement disponible mais celuici ne fait que les entres et sorties, pas la rpartition par affaire. Pour paramtrer le systme, deux champs doivent tre complts dans la fiche employ: l'unit de cot, l'utilisateur associ l'employ et le groupe de travail. La premire, explique dans la section prcdente, indique le cot horaire de l'employ. L'utilisateur permet de faire le lien entre l'utilisateur qui va pointer et l'employ qui correspond cet utilisateur. Le groupe de travail permet d'indiquer la feuille de prsence thorique de l'employ. Ceci permet de comparer le thorique du rellement prest grce aux diffrents rapports vu en fin de chapitre. Les quipes de travail sont dfinies via le menu: Ressources Humaines > Dfinitions > Groupes de Travail. La figure suivante reprsente une rpartition classique de 38 heures par semaine, du lundi au vendredi.

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Utilisation

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Utilisation
Lorsqu'un utilisateur arrive le matin dans l'entreprise, il commence par cliquer sur le menu: Ressources Humaines > Pointage. L'cran lui permettant d'indiquer qu'il vient d'arriver s'ouvre alors.

L'utilisateur clique alors simplement sur le bouton 'Start Working' en laissant le champ 'date de dpart' vide. Tiny ERP enregistrera alors la date indique sur le serveur pour le pointage. La date du client sur lequel se trouve l'utilisateur n'a pas d'effet ce qui permet d'encoder l'arrive dans l'entreprise sur un poste et de noter la sortie ou le changement d'activit sur d'autres postes sans erreurs de configuration de dates. Notez que l'utilisateur a la possibilit d'indiquer une date et heure antrieures, si par erreur il a oubli d'encoder son arrive dans l'entreprise. Cela permet de rgler facilement des petits oublis. Bien sr, le responsable des ressources humaines possde un rapport qui montre les carts entre les heures encodes (si elles ont t forces) et les heures relles d'encodage. Cela permet d'viter toute triche de la part des employs mais leur permet galement de modifier des oublis d'encodage.

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Les Rapports Pensez mettre le menu Pointage dans vos raccourcis car il sera utilis tous les jours.

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Ensuite, l'utilisateur commence travailler sur une affaire. Lorsque celuici doit changer d'affaire (par exemple un coup de tlphone), il lui suffit de recliquer sur ce menu. Si la fentre de dpart n'a pas t ferme, Tiny ERP s'est automatiquement positionn sur ce choix. L'cran permettant d'encoder une nouvelle activit s'ouvre alors.

Dans cet cran, l'utilisateur doit remplir l'affaire pour laquelle il vient de terminer son travail. Le champ description permet une information libre quant au travail ralis. Sur certains projets clients, il est parfois utile de sortir un tat des prestations ralises pour le client (pour justifier un contrat de support, par exemple), veillez dans ce cas mettre une description suffisamment claire. La date de clture peut galement tre force si l'utilisateur a oubli de clturer au pralable. Par exemple, si vous vous connectez le matin et que vous obtenez cet cranci, indiquez la date laquelle vous avez quitt l'entreprise hier soir. Le responsable des ressources humaines peut voir l'cart entre les dates indiques et relles pour viter des triches ou erreurs trop frquentes. Le champ 'Minimum Analytic Amount' permet d'indiquer l'imputation minimale dans les cots analytiques. Ainsi, si vos contrats de support comptabilisent chaque prestation au quart d'heure, indiquez 0.25 dans cette case. Une prestation de 33 minutes sera alors comptabilise comme 3/4 d'heure. Les prestations enregistres pour les fiches de prsence ne sont pas influences par ce champ. Les prsences de chaque employ seront donc exactes la seconde prs. Le montant des cots analytiques minimum est gnralement constant pour l'entreprise, pensez alors le mettre en valeur par dfaut pour pour viter de le rencoder chaque fois.

Les Rapports
Les rapports disponibles sur les prestations sont de deux ordres: les rapports de cots sur les affaires ou comptes analytiques et les rapports de prsence des employs. Quelques exemples d'tat sur les affaires ont t donns dans la section prcedente. Nous verrons donc ici les rapports de prsence des employs. Pour imprimer les prsences d'un employ, slectionner un ou plusieurs employs via le menu: Ressources Humaines > Employs. Cliquez alors sur l'icne 'imprimante'. Tiny ERP vous propose alors 3 rapports: le dtail des entres/sorties, la fiche hebdomadaire, la fiche mensuelle. 10/11/06

Les Rapports La fiche de prsence hebdomadaire pour un seul employ, aprs slection des dates imprimer:

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La figure suivante prsente la fiche de prsence mensuelle pour une liste de plusieurs employs slectionns:

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion des employs Plan des horaires et absences Suivi des prestations et de leurs cots par affaire Module de pointage

Les employs
Intgration avec les fonctions partenaires de Tiny ERP (SMS, mails, hirarchie et contacts) Units de ventes et cots Horaire de travail Rgime salarial Suivi des prestations Gestion des prfrences par utilisateur

Gestion des absences

Demandes d'absences et validations Congs lgaux et de l'entreprise pris en compte

Notes de frais
Introduction des notes de frais Validation par un responsable

Prsences
Mcanisme de pointage Interface possible en XMLRPC

Gestion par affaire

Intgre la comptabilit analytique pour le suivi des cots salariaux par projet client. Import automatique des prestations grce aux travaux effectus sur les tches Plusieurs units de mesure possibles (senior developper day, junior developper hour, ...) Nombreux tats de la compabilit analytique pour l'analyse des cots et revenus par projet

Traabilit
Traabilit par utilisateur sur tous les documents de l'ERP Module d'audit trail pour le contrle et le reporting fin des oprations des utilisateurs

Rapports
Module d'analyse de la productivit des utilisateurs Rapport dtaill sur les prsences d'un employ Feuille de prsence par semaine ou par mois. Ventilation des heures effectives par affaire sur le mois.

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Flexibilit Totale

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Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur Adaptation possible de tous les processus de l'entreprise Accs distance via Internet Configuration des procesus et des alertes possibles Systme de requtes intgr Extensible via de nombreux modules optionnels Processus personnalisables

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Les produits

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Les produits
Qu'estce qu'un produit ?
Un produit dans Tiny ERP est quelque chose que vous pouvez produire, stocker, vendre ou acheter. Les produits ont diffrentes caractristiques telles qu'un prix, des fournisseurs, des codes produits, etc. Les principaux exemples de produits sont: les articles grs de stock les services les consommables les ressources Le premier exemple est de type "Stockable", tandis que les trois derniers types sont marqus non stockables ou services. Selon leurs caractristiques, les produits se comportent diffremment. Par exemple, la livraison en produits stockables dpendra de l'tat des diffrents stocks et entrepts. Par contre, un besoin en produits de type "Service" peut engendrer des tches raliser dans la gestion de projets. Dans Tiny ERP, les produits peuvent galement avoir plusieurs variantes, qui dclinent le produit en diffrentes instances qui diffrent par seulement quelques caractristiques. Le produit gnrique est appel gabarit ou template de produit et la variante est le produit qui sera vendu ou achet. Par exemple, un template de produit peut tre un tshirt et les diffrentes variantes peuvent tre la couleur rouge, la taille XL ou mme le grammage du textile.

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Les catgories de produits

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Les catgories de produits

Les produits sont structurs en diffrentes catgories. Ces catgories servent dfinir des groupes et sousgroupes permettant d'attribuer des fonctionnalits ou proprits un ensemble de produits. Grce aux catgories, il est ainsi possible de dfinir les prfrences comptables pour tout un ensemble de produits, d'appliquer une promotion ou une rgle de calcul du prix sur la catgorie entire ou de gnrer des tats statistiques par groupe de produits. Comme de nombreux documents de Tiny ERP, les catgories sont structures hirarchiquement. Ceci permet d'appliquer des proprits diffrents niveaux de la structure des catgories de produits. Pour consulter les catgories, utilisez le menu: Produits > Catgories de Produits.

La figure cidessus prsente une structure simple de catgories de produits. Vous pouvez alors doublecliquer sur une catgorie pour obtenir la liste de tous les produits appartenant celleci. Pour dfinir une nouvelle catgorie ou diter une catgorie existante, utilisez le menu: Produits > Dfinitions > Catgories de Produits.

Le champ 'Catgorie Parent' permet de dfinir la relation d'arbre entre les diffrentes catgories. Si vous modifiez la valeur de ce champ, la catgorie ainsi que toutes ses souscatgories seront dplaces dans un autre emplacement de la hirarchie. Les comptes de valorisation de stock pour chaque produit peuvent tre dfinis par produit ou pour tout une catgorie de produits. Pour ce faire, slectionnez une catgorie et cliquez sur l'icne 'proprits'. Vous pourrez alors indiquer les comptes gnraux de valorisation de stock pour les produits de cette catgorie. Si un produit a redfini ses comptes, ceuxci prendront priorit sur ceux dfinis dans la catgorie pour ce produit.

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La fiche produit

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La fiche produit
Les units de mesure
Tiny ERP peut grer les produits sous plusieurs units de mesure. Les units de mesure qui appartiennent la mme catgorie d'unit de mesure peuvent tre converties entre elles. Ainsi, dans la catgorie 'Longueur' on peut retrouver les units de mtre, centimtre et kilomtre. La conversion entre ces diffrentes units n'implique pas d'opration car elles appartiennent la mme catgorie, ce n'est qu'une question d'appellation. Il convient donc au pralable de dfinir les catgories d'unit de mesure via le menu: Produits > Dfinitions > Units de mesure > Catgories d'units. Ensuite, vous pouvez dfinir les units grce au menu: Produits > Dfinitions > Units de mesure > Units de mesure. L'cran suivant prsente la dfinition d'une unit de mesure:

Dans la dfinition de l'unit de mesure, le champ 'Facteur' indique le facteur de conversion entre l'unit par dfaut de la catgorie et l'unit dfinie. Dans l'exemple cidessus, l'unit par dfaut est le gramme, le facteur du kilogramme est alors 1000. La prcision d'arrondi indique la plus petite reprsentation de cette unit. Par exemple, pour l'unit 'PIECE', un facteur de 1.0 indique que l'on ne pourra pas vendre des demipices. L'unit de vente comptable est simplement l'appellation qui doit apparatre sur les factures. Sur la fiche produit, vous pouvez dfinir des units de mesure par dfaut l'achat et la vente/gestion de stock. Ces dfinitions sont uniquement des valeurs par dfaut car vous pouvez changer d'unit au moment de l'utilisation du produit. Par exemple, un industriel actif dans la btiment peut acheter le sable la tonne mais le vendre au kilogramme. Exceptionnellement, s'il achte son sable en urgence chez un autre fournisseur, il peut tout de mme le commander au kilogramme, ce n'est pas un problme pour Tiny ERP.

Les doubles units de mesure

Tiny ERP est l'un des rares ERP capable de grer de nombreuses units de mesure mais surtout d'avoir une gestion de stock en doubles units. Cette fonctionnalit est un vritable atout pour certains secteurs car cela permet de grer simplement des problmes qui peuvent tre trs complexes sur d'autres systmes. En plus des conversions possibles entre units de mesure de la mme catgorie, Tiny ERP peut tenir une gestion de stock en doubles units de mesure. Ces deux units n'appartiennent pas ncessairement la mme catgorie et il peut ne pas y avoir de relations directes entre ces units. L'une est gnralement utilise pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilise pour la valorisation de stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unit. 10/11/06

Exemple dans l'agroalimentaire Dans Tiny ERP, l'unit de gestion de stock est appelle "Unit de mesure", tandis que l'unit de valorisation / facturation est appelle "Unit de vente".

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Exemple dans l'agroalimentaire

Cette fonctionnalit est une ncessit dans le domaine de l'agroalimentaire. En effet, lorsque vous achetez du jambon en grandes surfaces, ce sont des paquets de jambons que vous achetez. La tenue de stock se fait alors au paquet. Une fois que vous arrivez la caisse, le paquet est pes et le montant payer dpend alors du poids du jambon. La seconde unit (le Kg) sert alors la valorisation du produit. Il en est de mme lorsque la grande surface achte de la marchandise son fournisseur: celuici livre des jambons entiers mais facturs en fonction du nombre de kilogrammes livrs. Toute la gestion de stock de l'entreprise doit alors se faire en double unit de mesure car elle doit connatre le nombre de paquets de jambon disponibles en stock mais galement le nombre de kilogrammes que cela reprsente pour la valorisation de son inventaire. Il n'y a pas de relation directe entre un paquet et le poids car certains paquets sont plus lourds que d'autres, chaque opration et chaque lot doit alors tre tenu dans les deux units.

Exemple pour un fabriquant de rouleaux de tissus

Prenons maintenant l'exemple d'un fabriquant de vtements. Les produits sont fabriqus base de tissus qui sont disponibles en rouleaux. Il manipule donc son stock en nombre de rouleaux qui possdent une certaine longueur de tissu. Pour chaque rouleau, les tissus peuvent tre consomms, ce qui diminue le nombre de mtres disponibles sur un rouleau. Dans cet exemple, la premire unit de mesure sera le nombre de rouleaux. Dans cette catgorie d'unit de mesure, on peut avoir plusieurs autres units comme le pack de 3 rouleaux. La seconde unit de mesure sera le nombre de mtres pour chaque rouleau. La plupart des rouleaux sont complets et font 10 mtres de long. On a donc bien une gestion de stock au nombre de rouleau mais une valorisation de stock au mtre. De mme le cot de production d'une srie de produits finis (5000 tshirts) dpendra du nombre de mtres utiliss pour cette srie, et non du nombre de rouleaux. Lors de la rception de nouveaux rouleaux, il faudra galement indiquer le nombre de rouleaux reus mais galement, pour chaque rouleau le nombre de mtres de tissus disponibles. Tiny ERP est l'un des rare ERP suffisamment flexible pour grer ces diffrentes situations avec autant de simplicit.

Les units logistiques

Les units logistiques permettent d'indiquer les diffrents modes possibles de packaging pour un produit donn. Elles sont principalement utilises dans le domaine de la distribution. Par exemple, un produit peut tre conditionn de deux manires diffrentes: livr par palette de 64 botes sur 4 couches, chaque bote contenant 22 produits. livr par cartons de 6 botes de 16 produits par bote. Les units logistiques sont optionnelles et peuvent ne pas tre utilises par l'entreprise. La figure suivante prsente un cran de description d'une unit logistique:

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Les variantes

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Les variantes
Tiny ERP est galement capable de grer les variantes de produits. Les variantes permettent de dfinir des produits qui ne diffrent que par quelques caractristiques. Le produit gnrique avec toutes les caractristiques communes est dfini par un template de produit et chaque variante avec ses spcificits peut tre dfinie sur base de ce produit gnrique. A l'installation par dfaut, une seule dimension de variante est disponible mais si vous installez le module eCommerce ou Fashion, vous avez la possibilit de grer autant de dimensions que ncessaire pour les matrices de variantes. Prenons l'exemple du textile. Vous avez par exemple un produit 'tshirt'. Ce produit possde trois dimensions de variantes: la dimension couleur: rouge, vert, bleu, blanc, noir, jaune, gris chin la taille: S, M, L, XL, XXL et le grammage du textile: 150gr/m2 ou 180gr/m2 Un exemple de produit fini est alors un 'tshirt blanc, XL, 180gr/m2'. D'autres systmes ERP qui ne supportent pas les variantes de produits possdent alors une explosion du nombre de produits dans la base de donnes. En effet, rien que pour ces tshirts, cela donnerait 70 produits dfinir. L'avantage dans cette reprsentation est que chaque modification apporte au modle est automatiquement reporte sur toutes les variantes. De plus, la matrice des prix et les nomenclatures gnriques peuvent tre dfinies une seule fois pour le modle de produit avec les adaptations par variante. Pour travailler avec des variantes, vous pouvez dfinir les modles de produits grce au menu: Produits > Produits > Modles. Les variantes sont dfinies par le menu: Produits > Produits > Variantes. Si vous ne dsirez pas utiliser le systme de variantes, vous pouvez utiliser le menu: Produits > Produits. Cela permet de dfinir en une seule opration le produit fini, c'est dire son modle et sa variante unique.

La fiche produit
La figure suivante prsente le premier onglet de la fiche produit:

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Les variantes

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Les champs 'Type de produit', 'Calcul des besoins' et 'Mthode d'approvisionnement' conditionnent la manire dont un besoin de ce produit est trait. Vous trouverez plus d'informations ce sujet dans le chapitre sur les approvisionnements. Le prix tarif donne le prix catalogue de base. Il peut tre diffrent du prix de vente, mais gnralement il sert de base au calcul du prix de vente. Nous verrons la section suivante que le prix de vente est donn par les listes de prix. Le prix de revient, parfois appell cot standard donne le prix auquel ce produit est valoris dans la comptabilit. Tiny ERP supporte plusieurs mthodes de valorisation des stocks, chaque produit peut tre valoris selon sa propre mthode. La mthode du produit est donne par le champ 'Mthode de cot', celuici peuttre: PRSTD (prix standard), PMP (prix moyen pondr) ou FIFO (first in first out). Un produit peut avoir un responsable de produit. Celuici recevra des tches ou requtes selon certains vnements. La figure suivante montre l'onglet 'Approvisionnement' de la fiche produit:

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Les variantes

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Le dlai de production et le dlai fournisseur donnent le dlai moyen pour s'approvisionner en ce produit. Ce champ est trs important car il conditionne toute la planification du moteur de calcul des besoins. Celuici sera vu en dtail dans le chapitre sur les approvisionnements. Pour chaque produit, vous pouvez donner une liste de fournisseurs. Pour chaque fournisseur, il faut donner le dlai moyen de livraison et la quantit minimale commander. Les fournisseurs sont tris par squence et lors d'un calcul automatis d'approvisionnement, Tiny ERP suggre toujours le fournisseur par dfaut, celui du dessus. Le troisime onglet permet d'encoder des rfrences produits et des noms de produits qui dpendent du partenaire. Cela permet de grer des rfrences diffrentes chez des fournisseurs diffrents. De mme, puisque les partenaires peuvent galement tre des clients, vous pouvez livrer le mme produit avec des rfrences diffrentes par client afin d'viter qu'ils comparent leurs prix. L'onglet 'Descriptions' permet d'encoder les trois descriptions du produit: interne, la vente, et l'achat. Ces descriptions sont automatiquement reportes sur les bons de commande, ce qui permet de rappeller certaines conditions ou de mettre automatiquement une description commerciale sur un devis. Le dernier onglet permet d'encoder les diffrentes units logistiques disponibles pour ce produit. Vous pouvez galement y indiquer s'il s'agit d'un produit mesure fixe ou mesure variable. Un produit mesure variable est par exemple un jambon, qui doit tre repes avant la livraison. Si la case suivi du lot de fabrication est coche, Tiny ERP imposera l'utilisateur de mettre un numro de lot de fabrication lors de la livraison ou de la production.

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Les listes de prix

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Les listes de prix

La gestion des prix n'est pas toujours simple d'une entreprise l'autre. Chaque entreprise possde ses propres rgles pour la gestion des tarifs clients et fournisseurs; tarifs au client, ristournes en cascade, promotions saisonnires, prix de vente bass sur le prix d'achat, etc. Elle est pourtant cruciale afin de bien intgrer toutes les conditions clients et fournisseurs pour la saisie rapide de devis. Cette gestion des prix dans Tiny ERP se fait grce au systme puissant de listes de prix. Les listes de prix permettent d'encoder les prix de vente et d'achat d'un produit selon diffrentes conditions comme la priode, la quantit commande, le type de produit, etc. Il ne faut pas confondre prix de vente et prix de base du produit. En effet, dans la configuration de base de Tiny ERP, le prix de vente est gal au prix de base marqu sur la fiche produit mais un client peut avoir des prix de vente diffrents selon ses conditions. Idem pour le prix d'achat et le cot standard. Chaque liste de prix permet de calculer des conditions particulires sur les tarifs appliqus. On cre alors autant de listes de prix que de politiques commerciales en vigueur dans l'entreprise. Par exemple, une entreprise qui vend ses produits selon 3 canaux diffrents correspondants diffrentes classes d'entreprises pourra crer les listes de prix suivantes: Grandes Distributions Liste Spcifique Leclerc Liste Spcifique Leclerc, Centrale de Paris Vente par Correspondance Client Directs Une liste de prix peut avoir plusieurs versions, dont une et une seule doit tre active un instant donn. Ces versions permettent d'enregistrer les diffrents changements de tarifs dans le temps. Ainsi, la liste des clients directs peut avoir 5 versions diffrentes, correspondant aux diffrentes saisons: automne, t, soldes d't, printemps, hiver. Selon la saison, les clients directs bnficieront des tarifs adapts. Chaque liste de prix est exprime dans une seule devise. Si votre entreprise vend ses produits dans plusieurs devises, il faut crer autant de listes de prix que de devises concernes. Seulement, les tarifs d'une liste de prix peuvent dpendre d'une autre liste, ce qui vite de redfinir toutes les conditions de chaque produit. Ainsi la liste de prix en EUR peut tre base sur la liste de prix en USD. Si le taux de change de la devise EUR change ou si le prix en dollar change, le tarif en EUR sera automatiquement adapt.

Dfinir une nouvelle liste

Pour dfinir une nouvelle liste de prix, utilisez le menu: Produits > Listes de prix > Listes de prix.

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Les listes de prix

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Pour chaque liste, il faut obligatoirement dfinir: un nom explicite pour cette liste un type de liste: vente pour les clients ou achat pour les fournisseurs et la devise applique pour l'entiret de cette liste Si vous installez le module EDI, un troisime type de liste de prix apparat; le prix de vente consommateur qui dfinit le prix affich pour le consommateur final qui n'est pas ncessairement votre client. Une fois la liste dfinie, il faut obligatoirement lui dfinir une version. Pour ce faire, utilisez le menu: Produits > Listes de prix > Listes de prix Version. La version contient toutes les rgles qui permettront de calculer le prix pour un produit et une quantit donne.

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Les listes de prix

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Indiquez alors le nom de cette version. Si la liste ne possde qu'une seule version, vous pouvez utiliser le mme nom pour la version que pour la liste de prix. Dans le champ liste de prix, slectionnez la liste que vous venez de crer. Pour viter de dfinir une nouvelle liste et version en passant par deux menus, vous pouvez commencer par la version et crer la liste automatiquement grce la relation 'Liste de Prix' dans la version. Indiquez ensuite les dates de dbut et de fin de cette version. Ces deux champs sont optionnels, si vous n'indiquez aucune date la version sera toujours active. Dans la version 3.3.0 de Tiny ERP, les dates ne sont pas encore prise en compte, pour activer ou dsactiver une version de liste de prix, il faut utiliser le champ 'Actif' dans les versions. Une version de liste de prix est constitue d'un ensemble de rgles qui s'appliquent sur les prix des produits.

La premire partie de l'cran permet de dfinir si la rgle est applicable pour un produit donn. La rgle est applicable pour le Template de produit et/ou la catgorie de produit indique. Puisque les catgories de produits sont dfinies en arborescence structure, si une rgle est applique une catgorie, elle l'est automatiquement pour toutes les souscatgories de celleci. Si vous indiquez une quantit minimale, la rgle ne sera applicable que pour une quantit supprieure ou gale celle indique. Cela permet par exemple de faire des tarifs dgressifs par palier selon les quantits commandes. Pour une mme commande, plusieurs rgles peuvent tre d'application. Tiny ERP value alors les rgles par priorit afin de slectionner laquelle il doit appliquer pour le calcul du prix demand. Si plusieurs rgles sont applicables, seule la premire est calcule. L'ordre d'application des rgles est donn par le champ 'Priorit', de la priorit la plus faible la plus leve. Une fois qu'une rgle est slectionne dans la liste, il faut ensuite dterminer comment calculer le tarif partir de cette rgle. Cette opration est faite grce aux critres de la partie infrieure du formulaire intitule 'Calcul du prix'. Le premier champ remplir est nomm 'Bas sur'. Vous devez y indiquer sur quel prix de base doit se baser le prix de vente client. Vous avez le choix entre: Le prix catalogue indiqu dans la fiche produit Le cot standard indiqu dans la fiche produit 10/11/06

Quelques Exemples Une autre liste de prix, celleci est donne par le champ 'Base Price List' Nous verrons dans la section suivante que d'autres critres peuvent tre ajouts cette liste.

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Ensuite, diverses oprations peuvent tre appliques sur ce prix de base pour calculer le prix de vente ou d'achat pour le partenaire et la quantit donne. Ce calcul est donn par la formule indique: New Price = Base Price (1 Champ1 ) + Champ2. Le premier champ 'Champ1' indique donc une ristourne. Indiquez par exemple 0.20 pour une ristourne de 20% par rapport au prix de base. Si votre prix est bas sur le cot standard vous pouvez indiquer 0.15 pour faire 15% de bnfice sur le prix de vente par rapport au cot standard. Le Champ2 indique un supplment fixe exprim dans la devise de la liste de prix. Ce montant est simplement ajout (ou dduit si ngatif) au montant calcul avec ristourne du Champ1. Ensuite, vous avez la possibilit de donner une mthode d'arrondi. Le calcul de l'arrondi se fait au nombre le plus proche. Par exemple, si vous indiquez 0.05 dans cette case, un prix de 45.66 sera arrondi 45.65. De mme un prix de 14567 arrondi 100 donnera un prix de 14600. Le supplment du Champ2 est appliqu aprs le calcul de l'arrondi ce qui permet des calculs intressants. Par exemple, si vous dsirez que vos tarifs terminent tous par 9.99, faites un arrondi 10 et un supplement dans le Champ2 de 0.01. Les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donne par rapport au prix de base. Ainsi, une marge de 10 EUR permet de vrifier que la ristourne ne descend pas en dessous de 10 EUR de marge. Si vous laissez 0 dans ces champs, leur effet n'est pas pris en compte. Une fois la liste de prix dfinie, vous pouvez l'attribuer un partenaire. Pour ce faire, slectionnez un partenaire et cliquez sur l'icne 'Proprits'. Vous pouvez alors changer la liste de prix de vente ou d'achat par dfaut pour ce partenaire.

Quelques Exemples
Pour les exemples qui suivent, supposons que les catgories de produits suivantes sont dfinies: Tous les produits Accessoires Imprimantes Scanners Clavier et Souris Ordinateurs Laptops Laptops WideScreen Ordinateurs Ordinateurs de bureau Ordinateurs professionnels Ansi que ces produits, dfinis dans la devise de base du plan comptable install: Produit Laptop Acer Laptop Toshiba Clavier Cherry Ordinateur Perso Prix Catalogue 1200 1340 100 1400 Prix Standard 887 920 50 1000 Prix fournisseur par dfaut 893 920 50 1000

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La liste par dfaut

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La liste par dfaut

A l'installation du logiciel, deux listes de prix sont cres par dfaut: l'une pour les ventes, l'autre pour les achats. Cellesci ne possdent qu'une version et qu'une ligne dans la version. La ligne est configure selon la figure suivante:

Le prix de vente est donc donn par le champ prix catalogue de la fiche produit. Aucune ristourne, supplment ou arrondi n'est appliqu ce prix. Cette rgle est applicable pour tous les produits et toutes les catgories de produit pour une quantit minimale de 1. L'effet est donc que le prix de vente d'un produit est donn par le prix catalogue dans la fiche produit. Cela permet aux entreprises qui n'ont pas de besoin en liste de prix d'utiliser automatiquement les prix indiqus dans la fiche produit sans utiliser de liste. Une liste de prix pour les achats est galement dfinie par dfaut l'installation du logiciel, celleci fournit automatiquement le cot standard d'un produit lors de l'achat chez un fournisseur.

Une entreprise de ngoce

Prenons maintenant le cas d'une entreprise de ngoce pour laquelle nous allons dfinir ses prix de vente pour les revendeurs comme suit:
Pour les ordinateurs portables, les prix de vente sont calculs par rapport la liste de prix du fournisseur ACER avec un supplment de 23% par rapport au cot d'achat. Pour tous les autres produits, le prix de vente est donn par le cot standard de la fiche produit sur lequel on ajoute 31% et doit terminer par ",99". Enfin, le prix de vente des claviers Cherry est fix 60 EUR pour une quantit minimale de 5 claviers achets.

Supposons que la liste de prix ACER soit dfinie dans Tiny ERP, la liste de prix pour les revendeurs et sa version possde alors trois lignes: Ligne ACER: Catgorie de produits: Laptops Bas sur: Autre Lise de Prix Liste de Prix: ACER Pricelist Champ1: 0.23 Priority: 1 Ligne Clavier Cherry: Template de Produit: Clavier Cherry Quantit Minimale: 5 Champ1: 1.0 Champ2: 60 10/11/06

Conditions pour le client TinyAtWork Priority: 2 Ligne Autres produits Bas sur: Standard Price Champ1: 0.31 Champ2: 0.01 Arrondi: 1.0 Priorit: 3

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Dans cet exemple, il est important que la priorit de la deuxime rgle soit infrieure la priorit de la troisime rgle. Autrement, la troisime rgle sera toujours d'application car une quantit de 5 est galement suprieure une quantit de 1 pour tous les produits. Notez galement que pour fixer le prix 60 EUR pour les 5 claviers Cherry, nous avons utilis la formule: New Price = Base Price * (1 1.0) + 60.

Conditions pour le client TinyAtWork

Supposons maintenant que notre socit de ngoce dsire encoder les conditions particulires de son client TinyAtWork. La socit TinyAtWork possde un contrat valable un an avec les conditions suivantes:
Pour les Laptops Toshiba TinyAtWork a une remise de 5% par rapport aux tarifs revendeurs. Pour tous les autres produits elle bnficie des conditions revendeurs telles quelles.

La liste de prix TinyAtWork possde donc deux rgles: Ligne Laptop Toshiba Produit: Laptop Toshiba Bas sur: Autre Liste de Prix Liste de Prix: Prix Revendeurs Champ1: 0.05 Priority: 1 Ligne Autres Produits Produit: Laptop Toshiba Bas sur: Autre Liste de Prix Liste de Prix: Prix Revendeurs Priority: 2 Une fois cette liste encode, il faut aller rechercher la fiche partenaire de la socit TinyAtWork. Cliquez ensuite sur l'icne 'Proprits' pour mettre le champ 'Liste de prix de vente' 'Ligne Laptop Toshiba'. Puisque le contrat n'est valable qu'un an, n'oubliez pas de placer les champs date de dbut et date de fin dans la version de liste de prix. Ainsi, lorsqu'un commercial fera un devis TinyAtWork, les prix proposs seront automatiquement calculs par rapport aux conditions TinyAtWork.

Calcul bas sur un autre champ du produit

La flexibilit de Tiny ERP vous permet de faire dpendre les tarifs par rapport n'importe quel champ de la fiche produit, en plus des deux prdfinis: prix catalogue et prix standard. Pour ce faire, utilisez le menu: Produits > Dfinitions > Types de Prix. Crez alors une nouvelle entre pour le nouveau type de prix. Vous devez alors y encoder le nom du champ, le champ de la fiche produit auquel ce type de prix correspond et la devise dans laquelle est exprime ce champ. Cette opration fonctionne galement sur les nouveaux champs ajouts sur la fiche produit d des dveloppements spcifiques. Une fois cette opration effectue, vous pouvez faire dpendre les listes de prix sur ce nouveau type de prix. 10/11/06

Listes multidevises

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Ainsi, en ajoutant le champ poids et/ou volume, le prix d'un produit la pice peut dpendre de son poids et/ou volume. Cette opration est diffrente que de dfinir un prix au poids, dans ce cas l'unit de mesure par dfaut est le poids et non la pice.

Listes multidevises
Si notre socit de ngoce dsire lancer un catalogue produits dans une nouvelle devise, plusieurs solutions s'offrent alors: Encoder les prix dans une nouvelle liste de prix indpendante et tenir jour les listes dans deux devises sparment. Crer un champ sur la fiche produit pour cette nouvelle devise et faire dpendre la nouvelle liste sur ce champ. Les prix sont alors maintenus sparment mais au niveau de la fiche produit. Crer une nouvelle liste de prix pour la seconde devise et faire dpendre cette liste sur une autre liste de prix ou un prix produit. La conversion des devises se fait alors automatiquement au dernier taux en vigueur.

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La gestion de stock

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La gestion de stock
La gestion de stock, et la tenue des inventaires est un cauchemar pour n'importe quelle entreprise possdant plusieurs zones de stockages, dans lesquelles se trouvent entreposs quelques centaines ou milliers de produits diffrents. Dans cette section, vous apprendrez comment fonctionne la gestion de stock dans Tiny ERP, et comment il est possible d'utiliser avantageusement les concepts de zones de stockages virtuelles, de zones de stockages structures suivant le concept des arbres, et le suivi des mouvements de stock via le systme de doubles entres...

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La gestion des stocks

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La gestion des stocks

Tiny ERP introduit un nouveau concept pour la gestion des stocks. Tout comme la comptabilit, la gestion des stocks est en double entre; il n'y a pas d'apparition/disparition de lots mais uniquement des dplacements d'une zone de stockage une autre. Le stock disponible pour une zone donne tant gal la somme des mouvements entrants moins la somme des mouvements sortants. La figure suivante illustre une transaction complte du fournisseur au client avec une phase de production.

Dans cet exemple, seules les zones de stockage sur fond gris appartiennent l'entreprise. La zone "Default Production" ne correspond pas un stock physique mais est utilise pour la contrepartie des transactions de production (consommation de matire premire et production de produit fini). Les tapes suivantes sont reprsentes dans le graphe cidessus; 1. 1. Rception de matire premire en provenance d'un fournisseur noneuropen. 2. 2. Dplacement de cette matire premire du contrle qualit au stock de niveau 1. 3. 3. Consommation des matires premires 1 (MP1) et 2 (MP2) en vue d'une production. 4. 4. Production du produit fini (PF1). 5. 5. Livraison du produit fini au client. En supposant que toute les zones de stockage taient vides avant ces transactions, les contenus des zones aprs ces transactions sont; Fournisseurs nonEuropeens: 1 MP2. Stock Level 1: 1 MP1 (*). Default Production: +1 MP1, +1 MP2, 1 PF1. Clients: +1 PF1. (*) Ce qui n'est thoriquement pas possible car comme le stock Level 1 correspond un stock physique, il ne peut pas tre ngatif. En pratique, on peut arriver dans ce type de situation si on oublie d'encoder une rception de marchandise. Tiny ERP est suffisamment flexible que pour ne pas tre bloquant dans ce genre de situation. Ce systme de gestion de stock double entre permet un trs grand nombre de situations qui ne sont pas ou difficilement gres par les programmes de gestion de stock classiques. Cela confre au systme une grande simplicit car toutes les oprations relatives au stock de l'entreprise sont 10/11/06

La gestion des stocks ramenes un seul formulaire de mouvement de stock; production, inventaire, retour l'atelier, rception de marchandise, contrle qualit. Cela simplifie considrablement l'apprentissage du logiciel par les utilisateurs.

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Outre cette simplicit, cette reprsentation permet une meilleure visibilit sur les actions de l'entreprise car toutes les oprations de stock peuvent tre faites sur les stocks rels mais galement sur les zones virtuelles; valorisation d'un stock de production, analyse de la zone de stockage fournisseur, ... C'est galement un trs grand avantage pour la traabilit car celleci va du fournisseur au client, alors que les programmes de gestion classiques se limitent la vue de l'entrept. C'est trs intressant dans le cas du service aprsvente et de retour l'atelier pour dfectuosit. Gnralement, dans tout systme de gestion de stock, il y a des erreurs entre la ralit et ce qui a rellement t encod dans le programme. Il est donc frquent de devoir rechercher des erreurs lorsque l'on constate des carts (oubli d'encodage de rception de marchandise, productions plus importantes que prvues, ...). Tout comme dans la comptabilit double entre, il est assez simple de retrouver des erreurs. Dans Tiny ERP vous pourrez retrouver une erreur de stock dans un entrept grce aux contreparties de chaque transaction. S'il manque des articles dans un entrept, cela doit forcment venir d'une zone d'approvisionnement fournisseur, d'un compte de production, ... De plus, la gestion de stock de Tiny ERP possde une architecture en arbre. On peut donc livrer des lots dans un entrept donn, ou livrer des lots dans l'armoire 3 qui se trouve au niveau 2 de l'entrept. De mme, les zones fournisseurs et clients peuvent tre structures selon leur localisation gographique, selon leur volume d'achat/vente, ... S'il y a plusieurs zones fournisseurs ou clients, Tiny ERP utilise les prfrences de la fiche partenaire pour savoir quelle zone de stockage utiliser selon le client.

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Les fonctions de base

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Les fonctions de base

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La picking list

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La picking list
La "picking list" est le formulaire principal de la gestion de stock, c'est grce celuici que l'on peut dplacer des articles d'une zone de stockage une autre dans Tiny ERP. Une picking list est compose de plusieurs lignes qui reprsentent les mouvements de stock effectus sur les articles. Vous y trouverez toujours, sur chaque ligne, une zone source et une zone de destination. Les picking lists se trouvent dans le menu Stock > Entres/Sorties Marchandises. Les sousmenus et soussousmenus de ce menu (rceptions en attente d'envoi, de traitement pour rception, ...) ne sont que des vues filtres de ce menu. Les picking lists sont de trois grands types: rception de marchandises (d'une zone fournisseur une zone interne), expdition de marchandises (d'une zone interne une zone client), et les autres mouvements. La figure suivante donne un exemple de picking list.

L'tat de la transaction peut avoir plusieurs valeurs: draft: aucun mouvement n'a t fait ni confirm pour le futur. confirmed: le mouvement a t confirm et se fera (probablement) la date marque par le champ 'Date Prvue'. 10/11/06

La picking list

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assigned: en plus d'tre confirme, la marchandise a t rserve (aucun autre mouvement ne pourra la dplacer). done: le mouvement de stock a t effectu la date "Date". cancel: le mouvement de stock ne sera jamais effectu. Gnralement, l'utilisateur ne doit pas encoder les picking lists de rceptions et d'expditions de marchandises car cellesci sont automatiquement gnres par les bons de commandes et les achats. La phase de rservation de marchandise (de l'tat confirm l'tat assign) se fait automatiquement par le scheduler au moment venu. L'utilisateur peut cependant forcer la rservation si il dsire faire le mouvement de stock alors que le scheduler ne l'a pas demand. Si on force un mouvement de stock partir d'une zone qui ne possde pas de produit, cette zone tombera alors en ngatif. Les dplacements de stock avec picking list sont la base de la gestion de stock dans Tiny ERP, entranezvous faire des mouvements de stock manuellement afin de bien saisir le principe. Les lments importants du formulaire de picking list sont: Case AutoPicking Si celleci est coche, le picking se confirme et se termine automatiquement. Ainsi, les pickings ncessaire pour alimenter les machines lors de productions sont en autopicking, ce qui vite une manipulation de l'ERP au responsable de production. Bouton 'Split Lines in Two' Ce bouton sert taler une ou plusieurs lignes du picking list en deux lignes quivalentes. Vous utilisez ce bouton, par exemple, si vous encodez les numros de palettes sur chaque ligne de picking et que cette picking list se trouve sur deux palette. Vous pourrez donc taler une ligne de dix articles en une ligne de trois articles sur la premire palette et une ligne de sept sur la seconde. Bouton 'Split & Track Lines' Ce bouton sert srialiser une ligne de plusieurs articles en plusieurs lignes d'un ou plusieurs articles avec un numro de srie diffrent. Les champs "Locations" et "Dest. Location" sur le formulaire de picking list sont optionnels, ils ne servent qu' mettre les valeurs par dfaut des zones de chaque ligne. Les seules zones prises en compte sont celles indiques dans les lignes de picking.

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Les mouvements de stock

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Les mouvements de stock

Les lignes d'entres/sorties, ainsi que celles d'un ordre de fabrication, sont des mouvements de stock.

Ceuxci indiquent le dplacement de plusieurs articles de mme type (un lot) d'une zone une autre. Sur ce dplacement vous pouvez indiquer les numros de srie du lot de fabrication ou le numro de tracking de l'unit logistique (ex: la palette sur laquelle se trouvent ces lots). Vous remarquerez qu'il y a deux units de mesures; UoM (Unit of Measure) est l'unit de mesure pour la gestion de stock, et UOS (Unit of Sale) est l'unit de mesure pour la facturation et valorisation de stock. Ainsi, dans certains secteurs comme l'agroalimentaire, vous pouvez comptabiliser des produits en stock la pice, et les facturer au kilo avec repese avant livraison par exemple. Pour des besoins de traabilit, si vous dsirez suivre un produit, il suffit de cliquer sur sa ligne dans la picking list et de lui ajouter un numro de lot de fabrication ou un numro de suivi (tracking). Si c'est la premire fois qu'on lui assigne ce numro, il faut en crer un nouveau, autrement il faut en rechercher un existant.

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Les transferts de lots

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Les transferts de lots

Aprs avoir ralis le picking, il vous faut maintenant faire le transfert du lot vers le consommateur. En effet, la picking list ne permet que de rassembler et d'emballer les produits commands. Au niveau de l'arbre des zones de stockage, les produits se trouvaient encore dans la zone "stock" avant la picking list et se retrouveront dans la zone "output" aprs que vous ayez fait le picking. La zone "output", tout comme la zone "stock", faisant partie de la superzone "company", les produits ce niveauci de l'arbre des zones de stockage sont encore dans l'entreprise. C'est le transfert qui aura pour effet de mettre les colis dans le camion qui partira vers le consommateur. Les produits passeront alors de la zone "output" vers la zone "Customers" qui elle, est en dehors de la zone interne de l'entreprise. Les propositions de transferts de lots sont gnres automatiquement aprs l'excution de la picking list. Vous trouverez les transferts effectuer dans le menu Stocks > Transferts de lots consommateur > Transferts effectuer. Voici la fiche d'un transfert de lots:

Le champ "intitul" est rempli automatiquement et indique qu'il s'agit d'un transfert (move) du bon de commande numro 002. Le champ "date prvue" contient la date du jour courant, mais il est possible de la modifier si on dcide que le transfert aura lieu ultrieurement. Le second champ "Date" se remplit ds qu'on effectue le transfert. Le champ "Lot consommateur" reprend la rfrence du lot. Si l'on clique sur l'icne "fichier", le dtail du lot s'affichera. La zone de destination du lot est galement indique (le lot partira vers la zone Customers). Le champ "Numro squentiel" est un champ libre o vous pouvez indiquer, par exemple, le numro de rfrence de UPS. L'origine du transfert est indique (ici, on voit que le transfert vient de la picking list 1). L'adresse de livraison du partenaire est mentionne dans le dernier champ. Vous pouvez toujours changer l'adresse de livraison avant de confirmer le transfert.

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La localisation des produits

Il existe deux manires pour retrouver dans quelle zone se trouve un produit ( quel niveau de l'abre des zones de stockage il se trouve): via la fiche produit et via l'abre des zones.

Via la fiche produit

Depuis la fiche du produit (Menu > Produits > Produits), recherchez le produit qui vous intresse grce l'icne de recherche. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur l'icne "Print" et de choisir "Localisation produits" parmi les propositions offertes.

Vous obtiendrez alors un document PDF reprennant le produit ainsi que la ou les zones o il se trouve.

Il s'agit de la localisation interne l'entreprise. Le niveau de stock mentionn reprsente le stock rel, ce qui reste dans nos entrepts.

Via l'arbre des locations

Si vous recherchez la localisation d'un produit ou que vous dsirez simplement savoir ce que contient une certaine 10/11/06

La localisation des produits

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zone de location, il vous suffit d'aller dans l'abre des zones de stockage (Menu > Stocks > Arbre des zones de stockage), de choisir la zone de stockage qui vous intresse et de cliquer sur l'icne "Print" (exemple: choisissons de voir ce que contient la location "Company"). Trois sortes de rapports sur les stocks sont possibles:

"Aperu locations" vous indique ce que contient la zone courante. Si vous choisissez ce rapport pour la zone "Company", le rapport sera vide car il n'y a aucun produit dans cette zone. "Contenu location (avec enfants)" reprend tous les produits se trouvant dans la zone courante ("Company"), en tenant galement compte des souszones. Vous aurez donc une liste de tous les produits se trouvant dans l'entreprise. "Lots par location" montre les produits existants dans chacune des zones:

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L'tat des stocks

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L'tat des stocks

Il existe plusieurs mthodes pour connatre l'tat du stock. La premire consiste l'imprimer partir de l'arbre des locations. Pour ce faire, utilisez le menu: Stocks > Arbre des zones de stockage. Slectionnez une zone et cliquez sur l'icne imprimante. Trois rapports sont proposs par Tiny ERP: Aperu de la location: donne l'tat des stocks pour les locations slectionnes Contenu des locations (avec enfants): donne l'tat des stocks en tenant compte de la structure hirarchique de l'arbre des zones de stockage Lots par location: permet de donner la localisation des produits dans les diffrentes locations. Mais vous pouvez galement imprimer l'tat de stock partir d'une slection de diffrents produits. Pour ce faire, utilisez le menu: Produits > Produits. Recherchez alors un ou plusieurs produits et cliquez sur l'imprimante. Tiny ERP vous propose alors trois rapports: La localisation des produits dans les diffrentes locations, et Le stock prvisionnel futur pour les produits slectionns. La figure cidessous montre un exemple de prvision du stock futur pour une slection de produits.

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Les inventaires

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Les inventaires
Tiny ERP gre les inventaires tournants, sur une petite partie de l'entreprise et non ncessairement sur la globalit du stock. De plus, vous n'tes pas oblig de stopper les mouvements de stock lors d'un grand inventaire car Tiny ERP est capable de reposter les mouvements de stock la date de l'inventaire mme si il y a eu d'autres mouvements postriori. L'inventaire est galement utilis pour mettre le stock jour aprs une installation. Pour ce faire, utilisez le menu Stock > Inventaire des lots. Ensuite, pour chaque zone de stockage dans votre entreprise, crer une ligne par produit en indiquant le nombre d'exemplaires rellement en stock. Il est prfrable de saisir les champs dans l'ordre pour chaque ligne d'inventaire, car lorsque vous aurez entr la zone de stockage et le produit, l'ERP compltera automatiquement le nombre d'articles disponibles dans cette zone et l'unit de mesure par dfaut. Il suffira alors d'ajuster ce nombre. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton confirmer lorsque l'inventaire complet est termin. Tiny ERP gnrera alors les mouvements de stock correspondants aux carts par rapport ce qui est encod dans l'ERP. Vous pouvez obtenir le dtail de ces mouvements dans le deuxime onglet.

Le formulaire d'inventaire est utile en fin d'anne mais aussi pour simplement ajuster un seul produit dont le nombre d'exemplaires enregistrs n'est pas correct pour une zone de stockage donne. 10/11/06

Les inventaires

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Enfin, pour faire de l'analyse de zones de stockage, vous pouvez spcifier une zone d'inventaire par dfaut pour chaque produit en cliquant sur l'icne prfrence ( ) lorsque vous tes sur une fiche produit.

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La traabilit

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La traabilit
Le systme de traabilit amont/aval de Tiny ERP est trs puissant. Une fois que vous avez fait des mouvements de stock en ayant marqu des numros de lot de fabrication ou de suivi sur les mouvements, vous pouvez tracer tous les mouvements induits. Pour ce faire, allez dans le menu Stocks > Traabilit > Lots de fabrication (ou Numros de suivi, selon ce que l'on veut tracer). Faite une recherche d'un numro avec la loupe. Une fois l'lment slectionn, appuyez sur l'icne engrenage et vous obtenez toute la traabilit du lot slectionn.

Les productions ou mouvements de stock en 'Make to Order' sont chains avec une relation prefils dans l'arbre de traabilit. Tandis que les lments de mouvements dclenchs par des Make to Stock sont sur le mme niveau dans l'historique de traabilit. Vous pouvez slectionner n'importe quel lment de l'arbre et recliquer sur l'icne action (l'engrenage) pour tracer l'lment slectionn en aval ou en amont. La gestion de stock double entre de Tiny ERP permet de faire de la traabilit du client au fournisseur en tenant compte des retours ateliers, des productions, ...

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Intgration avec la comptabilit

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Intgration avec la comptabilit

Dans Tiny ERP, la gestion de stock est totalement intgre la comptabilit. Ainsi, lorsque vous rceptionnez de la marchandise, vous pouvez configurer Tiny ERP pour que la valeur du stock augmente automatiquement. Pour ce faire, il suffit d'entrer un numro de compte dans la comptabilit gnrale dans chaque zone de stockage interne. Tiny ERP se chargera alors de faire les transactions comptables correspondantes aux mouvements de stock lorsqu'un produit entre ou sort d'une zone de stockage valorise. Les comptes servant la contrepartie dans la comptabilit sont donns par les prfrences de la fiche produit comme indiqu dans la figure cidessous.

La gestion de stock double entre de Tiny ERP permet de grer simplement les stocks consignataires en marquant une zone de stockage de votre fournisseur comme tant de votre comptabilit (stock chez le fournisseur mais vous appartenant). Ou inversment, une zone tant stocke dans vos btiments, mais n'appartenant pas l'entreprise (sans valorisation comptable).

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Paramtrage des stocks

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Paramtrage des stocks

Dfinir les locations
La premire chose faire pour paramtrer les stocks est de dfinir la structure des zones de stockage. Pour ce faire, utilisez le menu Stocks > Definitions > Zones de stockage. l'installation du logiciel, une structure de base est dfinie, vous pouvez l'obtenir par le menu Stocks > Arbre des zones de stockage. Lors de l'installation du logiciel, Tiny ERP dclare les zones qui doivent obligatoirement tre dfinies: Inventory Loss, de type 'Inventaire', utilise pour les contreparties des critures d'inventaire. Procurements, de type 'Approvisionement', utilise pour les contreparties des critures d'approvisionnement, avant de connatre quel sera la zone exacte; fournisseur, production... Default Production, de type 'Production', utilise pour les matires premires consommes (en plus) et les produits finis fabriqus (en moins). Suppliers, de type 'Zone Fournisseur', utilise pour les contreparties des rceptions de marchandises depuis un fournisseur. Customers, de type 'Zone Client', utilise pour les contreparties des envois de marchandises vers un client. Chacune de ces zones peut galement tre subdivise pour des besoins analytiques. Un exemple: Fournisseurs Europens Textiles Soustraitant Divers NonEuropens Ces 5 zones de base sont utilises pour les contreparties des oprations de mouvement de stock. Les zones utilises pour la zone fournisseur et la zone client sont donnes par les proprits d'une fiche partenaire. Les zones inventaire, approvisionnement et production utiliser pour chaque opration faisant intervenir un produit sont dfinies par les proprits d'une fiche produit. En plus de ces zones, vous devez galement dfinir les zones correspondant votre entreprise et vos entrepts. Pour chaque entrept, il faut dfinir trois zones: zone d'entre de la marchandise, zone de stockage et zone de sortie de la marchandise. Les zones d'entres et de stockage peuvent tre identiques, par exemple si il n'est pas ncessaire de passer par un contrle qualit l'entre. Mais la zone de sortie doit tre isole et ne peut pas tre fille de la zone de stockage. Ces zones doivent tre dfinies en type 'Interne'. La figure suivante reprsente le cas d'une enteprise ayant 2 entrepts dont un qui est structur sur 2 tages.

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Les entrepts

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Dans cet exemple, le premier entrept possde une zone d'entre de la marchandise o les matires premires y attendent un rassortiment dans le stock. Le deuxime entrept ne possde pas de zone tampon l'entre, la marchandise est directement envoye dans le stock. Elle possde une zone pour les produits obsoltes qui est situe hors du stock afin d'viter qu'un besoin rserve des produits dans le stock obsolte. Pour chacune des zones, vous pouvez donner un compte de votre comptabilit gnrale qui servira aux valorisations automatiques des mouvements de stock. Par exemple, le stock obsolte de l'exemple cidessus, contrairement aux autres, peut ne pas tre valoris dans la comptabilit. De mme un stock consignataire chez un fournisseur peut tre valoris dans votre comptabilit si vous l'avez pay. Enfin, une fois les zones de stockage configures, vous devez attribuer les proprits aux partenaires et produits particuliers afin d'utiliser les bonnes zones pour chaque opration. Il est prfrable de faire cela avant le premier inventaire de rgularisation de stock.

Les entrepts
Lorsque les zones sont dfinies, il faut encore dfinir les diffrents entrepts. Ceuxci sont utiliss dans les ventes et les achats. Ils dterminent la source d'envoi ou de rception de marchandises lors de commandes. Pour dfinir vos entrepts, utilisez le menu Stocks > Definitions > Entrepts. Pour chaque entrept il faut dfinir la zone d'entre, de stockage et de sortie des marchandises.

Contrlez bien que votre zone de sortie d'un entrept n'est pas dans le stock de celuici ou d'un autre entrept. Autrement, Tiny ERP pourrait utiliser les colis en attente de livraison client pour approvisionner d'autres commandes. Le lien entre un entrept et une commande client se fait via la dfinition d'un point de vente. En effet, chaque point de vente est associ un et un seul entrept. La structure hirarchique des zones de stockage permet de dfinir un entrept principal et deux entrepts secondaires. Entrept principal Entrept Bruxelles Entrept Paris Dans l'exemple cidessus, une commande passe dans l'entrept principal pourra s'approvisionner dans le stock de Bruxelles ou de Paris selon les disponibilits de produits. La slection de la zone se fait par la localisation la plus proche grce aux coordonnes X,Y,Z de chaque zone.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
... todo ...

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Gestion des achats

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Gestion des achats

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Le flux des achats

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Le flux des achats

Tiny ERP permet de simplifier grandement l'approvisionnement d'une entreprise grce au calcul des besoins intgr. Ainsi, les propositions d'achats sont automatiquement calcules en fonction des besoins et il ne reste plus aux acheteurs qu' valider ces propositions.

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Le flux des achats

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Les critres utiliss pour le calcul des besoins sont: la date plannifie de l'approvisionnement, les quantits ncessaires, le fournisseur par dfaut de la fiche produit et la liste de prix de ce fournisseur. Mais les acheteurs peuvent galement encoder manuellement de commandes d'achat pour des besoins imprvus. Ces devis sont donc gnrs par Tiny ERP en tat (draft). Ils sont ensuite modifis et valids par l'acheteur grce au bouton 'Visa Acheteur'. Les commandes d'achats doivent alors tre confirmes ou infirmes par le fournisseur (accus de rception de la commande). Une fois la commande valide par l'acheteur et le fournisseur, deux processus vont voluer en parallle: la rception des produits et le contrle de la facturation. La rception d'une commande d'achat se fait grce au menu: Stocks > Entres / Sorties de marchandises / Rception de marchandises / Rceptions en attente de traitement. Vous trouvez dans ce menu tous les produits stockables commands qui sont en attente de rception. Cellesci peuvent se faire en plusieurs fois. Enfin, lorsque tous les produits ont t rceptionns et que la facture a t paye (*), la commande se clture automatiquement. Vous pouvez faire le suivi des commandes aux diffrents stades grce aux sousmenus de: Gestion des achats > Saisie des commandes d'achat. (*) Nous verrons au chapitre sur la comptabilit qu'une facture est paye lorsque ses critures comptables ont t rconcilies avec les critures du paiement.

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Commande fournisseur

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Commande fournisseur
Les commandes fournisseurs peuvent tre encodes manuellement ou suggres automatiquement par Tiny ERP en fonction du calcul des besoins. Cette premire section traitera de la prise de commande manuelle et nous verrons les mthodes pour automatiser les propositions d'achats dans le chapitre sur les approvisionnements. Pour crer une nouvelle commande ou une demande de devis, utilisez le menu: Achats > Saisie des commandes d'achats.

Celleci s'ouvre dans l'tat 'Esquisse', c'est donc une demande de devis. Le devis et la commande sont constitus par le mme document mais simplement dans des tats diffrents. Le devis volue (ou non) en une commande. Le numro de rfrence du premier champ est dtermin automatiqement par la squence des commandes fournisseurs. Ensuite, il faut complter l'entrept auquel les marchandises doivent tre livres. Ce champ n'est pas obligatoire mais il est vivement conseill de le remplir car il permet de complter automatiquement le champ 'Lieu de livraison' du deuxime onglet qui, lui, est obligatoire. Pensez donc mettre ces deux champs en valeur par dfaut pour ne pas avoir le rencoder chaque commande.

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Les lignes de commande Lorsque vous indiquez le partenaire, les autres champs requis se compltent automatiquement: adresses du fournisseur et la liste de prix qui dterminent les conditions particulires. Notez que la liste de prix dtermine galement la devise de la commande.

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Vous pouvez associer cet achat un compte analytique grce au champ 'Centre de cot'. Les entres analytiques ne sont cres qu'au moment de la vrification de la facture fournisseur. Actuellement, dans Tiny ERP, le compte analytique au niveau de l'achat est unique pour toute la commande. Si vous dsirez ventiler l'achat dans plusieurs plans analytiques, vous devez utiliser les oprations diverses. Les deux champs rfrences vous permettent d'encoder la rfrence du fournisseur et une ventuelle autre rfrence interne. Une fois l'entte termin, vous devez ensuite encoder les lignes de la commande. Il est possible demander une livraison du fournisseur au client final, dans ce cas ne mettez pas l'entrept mais spcifiez le client final dans le deuxime onglet de la commande. Vous obtiendrez quand mme un formulaire de rception de marchandise mais simplement pour aller pointer que le destinataire final a bien reu les colis.

Les lignes de commande

Commencez par entrer la quantit souhaite et ensuite slectionnez le produit. Les autres champs se compltent alors automatiquement selon les donnes de la fiche produit: Unit de mesure: Tiny ERP slectionne l'unit de mesure d'achat par dfaut de la fiche produit (champ: Purchase UoM). Description: le nom du produit, dans la langue actuelle de l'utilisateur. 10/11/06

Commandes rcurrentes

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Date livraison prvue: correspond la date du jour plus le dlai moyen de livraison des conditions du fournisseur qui est disponible sur la fiche produit (champ: Dlai Fournisseur) Prix unitaire: est le tarif fournisseur, celuici dpend de la liste de prix slectionne pour le partenaire. Soustotal: ce champ n'est mis jour qu'aprs sauvegarde du devis car c'est le serveur Tiny ERP qui fait ce calcul par ligne. Il sera donc toujours 0 lors de la cration jusqu' ce que vous appuyez sur 'Sauver' ou sur le bouton 'Calculer'.

Commandes rcurrentes
Il arrive frquement de commander plusieurs fois les mme articles chez un fournisseur quelques semaines/mois d'intervalle. Tout comme dans les ventes, il existe deux solutions pour automatiser l'encodage de ces commandes rcurrentes. La premire mthode ncessite de rechercher une ancienne commande et de la dupliquer grce au menu du dessus: Formulaire > Dupliquer. Un nouveau devis, copie de celui slectionn, est automatiquement cr et il ne reste plus qu' le modifier et le valider. L'autre mthode consiste associer les lignes de commande au fournisseur. Une fois que vous avez termin une commande fournisseur complte, cliquer sur le titre 'Dtail commande' et indiquez la valeur par dfaut du champ en n'oubliant pas de cocher la dpendance vis vis du partenaire. Ensuite, lorsque vous allez crer une nouvelle commande, les lignes de commandes se mettent automatiquement ds la saisie du partenaire. Il suffit alors de modifier les quelques lignes qui changent avant de valider l'achat.

Suivi des plaintes fournisseurs

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Commandes rcurrentes

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Les plaintes auprs d'un fournisseur sont gres de la mme faon que l'on gre les opportunits commerciales. Elles sont accessibles via le menu Achats > Requte fournisseur. Ces requtes permettent de conserver la liste des problmes en cours et l'historique des changes li chaque problme. Chacune des communications avec le fournisseur peut faire l'objet d'un rapport qui sera rsum dans l'cran ci dessus. Une fois ce rsum crit, cliquer sur le boutton 'Action' de la section 'Prochaine action' envoie ces donnes dans l'historique accessible via le second onglet.

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Les Approvisionnements

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Les Approvisionnements
Tiny ERP supporte plusieurs mthodes pour automatiser les propositions d'approvisionnements: Ralimenter le stock grce une rgle de point de commande (parfois appell stock minimum), Dclenchement en flux tendu grce un besoin en 'Make to Order'. Ce besoin peuttre soit: Une vente un client, Un ordre de fabrication, Un approvisionnement manuel. Encodage manuel d'un approvisionnement

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Les approvisionnements

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Les approvisionnements

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Les approvisionnements

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Gestion des produits stockables

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La figure cidessus dcrit le flux de rapprovisionnement en fonction de la nature du produit. Ce graphe est trs important car il dtermine les besoins en ressources par produit. Les demandes d'approvisionnements sont disponibles via le menu: G.P.A.O. > Demandes d'approvisionnement. Vous ne devez gnralement pas encoder d'approvisionnements manuellement car ceuxci sont automatiquement crs par d'autres ressources: un approvisionnement par ligne de bon de commande lorsque celuici est valid, un approvisionnement par ressource consomme dans l'ordre de fabrication s'il est valid, un approvisionnement par rgle de point de commande (stock mini) si elle est value positive. Dans Tiny ERP, les produits stockables et les services sont totalement intgrs et peuvent tre utiliss indpendemment dans la plupart des actions. Par exemple, il est possible de mettre un produit de type service que l'on achte (soustraitance) dans une nomenclature. Lorsqu'un approvisionnement est ncessaire pour un produit, Tiny ERP dtecte automatiquement les actions dclencher en fonction de la fiche produit. Le premier test est effectu pour dterminer si c'est un produit stockable ou un service. Pour ce faire Tiny ERP consulte le champ 'Type de Produit' de la fiche produit. Celuici peut avoir deux valeurs: produit stockable ou service.

Gestion des produits stockables

Si le produit est stockable, il faut dterminer s'il est tenu, par dfaut, de stock ou sur commande. Si celuici est tenu de stock, Tiny ERP va attendre qu'il y ait suffisement de stock disponible et ensuite rserver les produits pour l'usage de l'approvisionnement en cours (une production, une livraison, ...). Les rservations se font dans l'ordre de priorits des approvisionnements en tenant compte de la date planifie. Dans le cas d'une tenue de stock, l'approvisionnement automatique peut se faire grce une rgle de point de commande ou un achat manuel. Si le produit stockable est tenu 'sur commande', il faut dterminer si on doit l'acheter chez un fournisseur ou si c'est un article que l'on fabrique en interne. Cette information est donne par le champ 'Mthode d'approvisionnement' du deuxime onglet qui peut prendre deux valeurs: acheter ou produire. Si le produit doit tre achet chez un fournisseur, il ne faut pas oublier de lui encoder la liste des fournisseurs disponibles dans l'onglet 'Approvisionnement'. Pour chaque fournisseur, il faut donner: le dlai de livraison moyen en jours, le fournisseur (un partenaire) et la quantit minimale de commande. Le fournisseur par dfaut est toujours celui la plus petite squence, celui du dessus de la liste.

Si le produit doit tre fabriqu en interne, il faut absolument crer une nomenclature qui dtermine les ressources utilises pour la fabrication. Vous trouverez plus d'informations ce sujet dans le chapitre consacr la production. Si vous oubliez d'encoder un fournisseur par dfaut ou une nomenclature, lors du calcul des besoins, vous retrouvez toutes les exceptions accessibles par le menu: G.P.A.O. > Demandes d'approvisionnement > 10/11/06

Gestion des services Exceptions.

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Vous pourrez donc corriger le problme via chaque entre de ce menu. Tiny ERP donne un message suffisament explicite que pour pouvoir le corriger facilement. Mme si un produit est tenu de stock par dfaut, il peut tre forc sur commande pour certaines oprations telles qu'une ligne d'un bon de commande explicitement mise 'Sur Commande'. L'inverse est galement d'application.

Gestion des services

Si le besoin d'approvisionnement porte sur un service (produit de type service), il faut galement dterminer s'il est sur stock ou sur commande. Si le service est sur stock, il ne se passe rien et l'approvisionnement est immdiatement cltur. Ainsi, si vous mettez un service qui est gr 'sur stock' dans une ligne de bon de commande, cette ligne n'impliquera aucun effet (si ce n'est qu'elle sera facture). Si le service est sur commande, il faut dterminer si c'est un service que l'on achte ou que l'on traite en interne. Tout comme les produits stockables, cette information est galement donne par le champ 'Mthode d'approvisionnement'. Si c'est un service que l'on achte, on a affaire de la soustraitance, il faut alors encoder les diffrents fournisseurs qui offrent ce service. Lors d'un approvisionnement, Tiny ERP proposera automatiquement un bon de commande fournisseur avec ces paramtres. Si le service est 'produit' en interne, lors d'un approvisionnement Tiny ERP va automatiquement crer une tche dans la gestion de projet. Le besoin sera termin lorsque la tche sera clture par un utilisateur. Attention, de nombreux utilisateurs confondent sur stock/sur commande et produire/acheter. Ces deux concepts sont diffrents mais complmentaires, le premier dtermine quand il faut rapprovisionner tandis que le second dtermine comment rapprovisionner.

La logique
L'une des grandes forces de Tiny ERP est donc cette simple intgration entre tous les concepts. Il est important de comprendre cette relation produit stockable/service car tous les documents agissent en consquence. Un rapide exemple doit nous permettre de bien comprendre la puissance de ce concept. Prenons un bon de commande pour un client, ce bon de commande est marqu comme tant facturer par rapport aux quantits livres et non aux quantits commandes. Si ce bon de commande contient des produits stockables, la facture dpendra de la note de colisage (picking list). Si ce bon de commande contient des services, la facture dpendra alors des heures prestes dans la gestion de projet, pour autant que le service soit 'sur commande'. Cette fonctionnalit peut galement intervenir dans la dfinition d'une nomenclature qui va conditionner un ordre de fabrication. En effet, il est tout fait possible de mettre un service dans une gamme ou une nomenclature. Cela permet par exemple de mettre de la soustraitance pour l'usinage de pices chez un fournisseur. Ainsi, lorsqu'il faudra fabriquer ce produit fini, une proposition d'achat de soustraitance pour l'usinage est gnre par Tiny ERP.

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Le calcul des besoins

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Le calcul des besoins

Le calcul des besoins permet de dclancher et ordonner par priorit les diffrentes demandes d'approvisionnements. Celuici peut tre lanc manuellement grce au menu: G.P.A.O. > Excuter les calculs de besoins.

Le systme demande alors de complter quelques paramtres qui sont inhrents l'entreprise. Ces paramtres sont donns en jours calendriers: Dlai d'approvisionnement: temps ajouter entre chaque opration (rception, production, livraison), gnralement entre 0 et 1 jour. Dure d'un colisage: temps moyen pour une mise en colis d'une demande de stock, Cycle pour le scheduler: temps entre deux excutions du calcul des besoins (habituellement 1 jour), Cycle des achats (PO): dure moyenne pour la ngociation d'un bon de commande fournisseur, Jours de scurit: toutes les oprations seront dclenches x jours avant par scurit. Ainsi, c'est au moment du calcul des besoins que le systme procde aux rservations de stock, l'explosion des nomenclatures pour le calcul des besoins en matires premires, l'valuation des rgles de point de commande, la dtection des erreurs de paramtrage, ... Aprs chaque calcul des besoins, une requte est envoye au responsable des besoins avec le rsum des oprations effectues. Les raccourcis suivants sont utiliss dans la requte: MTS: Make To Stock = Demande sur Stock (gnralement manque de stock) MTO: Make To Order = Demande sur commande (achat ou production). Vous pouvez consulter les requtes grce au menu: Utilisateur > Lire mes requtes ou au raccourci en bas droite de l'cran (la loupe). Si des exceptions sont dtectes par le calcul des besoins, vous obtiendrez les details ligne par ligne grce au menu: G.P.A.O. > Demande d'approvisionnements > Exceptions. Corrigez alors le problme ligne par ligne et cliquez sur 'Ressayer' dans le formulaire de rapprovisionnement. La figure cidessous donne un exemple de message reu via une requte:

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Le calcul des besoins

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Par exemple, si c'est une exception d'un approvisionnement sur stock, vous avez deux possibilits pour corriger le problme: transformer le formulaire d'approvisionnement de 'sur stock' 'sur commande', passer commande manuellement, tout en vrifiant qu'une rgle de point de commande n'a pas dj fait une proposition d'achat.

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Les rgles de point de commande

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Les rgles de point de commande

L'une des mthodes pour automatiser les rapprovisionnement est de dfinir des rgles de point de commande (Stocks > Seuils de rapprovisionnement > Point de commande). Cellesci permettent de dfinir des bornes minimum et maximum autour desquelles le stock de produit doit voluer. Une rgle se dfinit par produit et par entrept. Le systme de rgle de point de commande est gnralement utilis par les petites entreprises grce sa grande simplicit de mise en oeuvre. Lorsque le stock d'un produit descend en dessous du stock minimum d'une rgle de point de commande, cette rgle cre automatiquement une proposition de rapprovisionnement pour remonter au stock maximum dfini dans la rgle. Cet approvisionnement, aprs excution journalire du calcul des besoins, va automatiquement faire une proposition d'achat ou de fabrication. Ce calcul de l'tat du stock ne se fait pas sur le stock rel mais sur le stock virtuel. Ainsi, il prend en compte les rservations en cours, les ordres de production futurs et les achats en cours chez les fournisseurs. Il se peut donc que le systme vous propose de rapprovisionner alors que vous avez suffisament de produits en stock. S'il le fait , c'est qu'il y a des rservations pour des clients en cours et le stock va bientt tomber en dessous de la borne minimale. Pour chaque rgle de point de commande, vous pouvez indiquer un nombre qui forcera la quantit commande un multiple donn par ce facteur (arrondi au suprieur). Il est aussi possible de mettre des rgles de points de commande sur les matires premires ainsi que sur les produits intermdiaires qui sont fabriqus en interne.

Prenons les donnes suivantes comme exemple: Ecrans en stock: 25 Ecrans Rception d'une commande fournisseur court terme: 10 crans Ecrans rservs un ordre de fabrication: 15 crans Commandes clients en attente de livraison: 10 crans. Si la rgle de point de commande est minimum 12 crans et maximum 40, Tiny ERP fera une proposition pour acheter 30 crans. Il le fera directement car (25+101510) < 12. Si vous avez indiqu une quantit multiple de 7, il va proposer d'acheter ou produire 35 crans. 10/11/06

Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion et suivi des achats. Rapprovisionement par point de commande, ou en flux tendu. Gestion des contrats fournisseurs, des listes de prix et des conditions de paiement et livraison.

Commandes
Suivi des demandes de devis. Multiples adresses fournisseurs. Validations par visa acheteur et confirmation fournisseur. Livraison l'entrept ou au client final directement. Commandes manuelles ou suggres par Tiny ERP selon vos rgles de gestion. Regroupement de commandes.

Lignes de commande
Calcul automatique des dlais de livraison souhaits et prix. Saisie rapide 'sans produit'. Gestion des doubles units de mesure la commande.

Facturation
Contrle des factures. Intgration la comptabilit analytique via les centres de cot.

Rapprovisionnement
Mthode de point de commande (stock mini) par produit et par entrept. Possibilit de mettre le produit en mode sur commande. Systme de requtes intgr pour les alertes et exceptions sur les tats de stock. Modification possible, et ce tout moment, du processus de rapprovisionnement (calcul des besoins, annulation, ...)

Listes de prix
Gestion des ristournes et promos fournisseurs. Gestion des prix limites. Conditions et contrats fournisseur et tarifs saisonniers.

Visibilit Rapide
Fonctions avances de reporting pour une prise de dcision rapide. Zoom sur le stock futur, dtail du prix de revient, commandes et vnements fournisseurs.

Livraisons (cfr section Gestion commerciale)

Multiples grilles livraisons. Prix configurable par poids, volume, prix ou autres mesures. Diffrentes logistiques de livraison. Gestion des prfrences fournisseurs. 10/11/06

Suivi et contrle

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Suivi et contrle
Historique complet des tats. Contrle des factures reues. Contrle, automatisation et plannification des livraisons. Gestion des rceptions et facturations partielles. Suivi des retards fournisseurs. Support de 12 codes barres. Gestion des units logistiques.

Les produits
Gestion des gabarits et variantes. Gestion des produits stockable et des services (soustraitance). Nombre illimits de fournisseurs. Catgories hirarchiques. Prfrences fournisseurs; quantite minimale, dlais, prfrenciel, ... Rfrences et appellations fournisseurs. Gestion des fournisseurs et fabriquants.

Les multi's
Multipoints de ventes. Multientrepts. Multilangues. Multimode de livraisons.

Ergonomie
Fonctions de cadencier. Gestion des abonnements. Zoom rapide sur les fiches lies. Fonctions de 'clic et lie' pour la navigation aise.

Intgration
Module EDI pour les commandes, facturations et livraisons lectroniques. Intgration la comptabilit gnrale et analytique. Intgration avec le contrle des stocks et le suivi des tches.

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherches...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur. Accs distance via Internet. Configuration des processus et des alertes possibles. Systme de requtes intgr. Extensible via de nombreux modules optionnels. Processus personnalisables.

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La gestion commerciale

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La gestion commerciale

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Le flux de vente

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Le flux de vente

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Le flux de vente

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Le flux de vente

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Le figure cidessus prsente le flux de vente complet de Tiny ERP, de l'opportunit d'affaire la livraison et la facturation de la commande. Ce diagramme reprsente le flux de base, tel qu'il est l'installation du logiciel. Grce l'intgration du BPM (Business Process Management) de Tiny ERP, chaque entreprise peut modifier ce flux de vente pour des besoins spcifiques. Gnralement, la prise de contact avec un client commence par une opportunit d'affaire. Celleci peuttre encode manuellement (un contact tlphonique) ou automatiquement (interface avec un formulaire de contact sur le site web). Chaque opportunit est associe un commercial qui est charg d'en faire le suivi. Ensuite, si le client est intress, de l'opportunit d'affaire on va passer au devis. Dans le devis, les conditions, les tarifs et les produits sont indiqus. Dans Tiny ERP, un devis est une commande non encore valide (tat draft ou brouillon). Plus tard, si le client marque son accord sur le devis, ce dernier est valid et transform en commande relle. De l, Tiny ERP s'occupe de faire le suivi de la livraison et de la facture, qui peuvent tre dclenches en mme temps ou l'une aprs l'autre. Enfin, deux nouveaux intervenants sont ncessaires; le comptable devra valider la proposition de facture et le magasinier devra procder la livraison des produits. Si les produits ne sont pas sur stock et disponibles en stock, le cycle de rapprovisionnement se charge de mettre jour le stock ncessaire. La commande est considre comme clture lorsqu'elle est livre et facture.

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Les opportunits commerciales

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Les opportunits commerciales

Introduction
Les opportunits commerciales sont disponibles via le menu: Ventes > Opportunits d'affaires. Elles servent faire le suivi des demandes clients, avant devis. Les demandes commerciales sont encodes, assignes un commercial et enfin suivies par ce commercial jusqu' ce qu'elles soient annnules ou dbouchent sur un devis. Elles servent maintenir: Le calendrier des rendezvous, Le suivi des demandes en cours de traitement, L'historique du traitement d'une demande, L'analyse des rsultats des commerciaux. Les demandes non assignes un commercial sont disponibles par le menu: Ventes > Opportunits d'affaires > Opportunits commerciales en cours. Vous pouvez vous assigner une demande en cliquant sur le bouton 'Etat initial' dans le formulaire. Si vous avez interfac Tiny ERP avec un site web, les demandes clients provenant d'un formulaire seront disponibles dans ce menu. Il est alors bon de dsigner un responsable dans l'entreprise qui fera le routage des demandes vers les diffrents commerciaux. Ensuite, chaque commercial doit maintenir sa propre liste de demandes via le menu: Ventes > Opportunits d'affaires > Mes opportunits. A chaque fois qu'une action est faite pour cette demande, il faut remplir les champs de la section 'Prochaine Action', et cliquer sur le bouton 'Action'. Les donnes viennent alors se mettre dans le deuxime onglet contenant l'historique des actions effectues pour ce cas.

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Le pipeline des ventes

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Si la demande n'est pas une demande commerciale mais une demande de support, il suffit de changer le champ 'Type de Cas' vers Support ou Achat. La demande ne sera plus disponible dans le menu des ventes mais via le menu: CRM/SRM & Support > Centre d'assistance pour les demandes de supports.

Le pipeline des ventes

Le directeur commercial peut alors demander un rapport sur les demandes en cours. Cela permet d'obtenir la prvision des ventes futures. Pour ce faire, il suffit de slectionner une liste de demandes (par commercial, par type de demande, ou toutes les demandes) via l'icne "loupe". Lorsque la slection est faite, mettezvous en mode liste et cliquez sur l'icne imprimante. Tiny ERP calcule alors automatiquement le pipeline des ventes.

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Le pipeline des ventes

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Sur ce graphe, vous retrouvez en abscisse le pourcentage de russite estim de chaque demande. Ces pourcentages sont indiqus par les commerciaux lorsqu'ils rencontrent le client. Le graphe du dessus donne les cots et revenus estims tandis que le graphe du dessous reprsente un point par affaire. Chaque couleur du graphe correspond un commercial. Si vous ne vendez pas assez, il peut y avoir deux explications: soit vous ne visitez pas assez de client, il n'y a alors pas assez de points sur ce graphe, soit vous n'tes pas assez efficace dans l'avantvente, il y a alors une concentration des affaires dans la partie gauche du graphe.

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Les devis

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Les devis
Dans Tiny ERP, un devis est un bon de commande non confirm. La rdaction d'un nouveau devis se fait donc via le menu: Ventes > Saisie des commandes clients. Pour une plus grande simplicit, le formulaire de devis possde la meme structure qu'un devis papier; un entte contenant les infos du client, les lignes de devis et le pied de page avec les totaux et les taxes.

Si vous avez bien configur votre squence, le numro de devis est indiqu automatiquement lorsque vous rentrez dans la fentre. Ensuite, il vous faut rentrer les champs dans l'ordre. le point de vente pour lequel est fait ce devis. Si le commercial travaille principalement pour un mme point de vente, il est conseill de le mettre par dfaut avec le clicdroit de la souris sur ce champ. Ce point de vente dtermine l'entrept qui sera utilis et donc le nombre d'articles disponibles en stock. le partenaire. Une fois le partenaire slectionn, Tiny ERP vous complte automatiquement les adresses de commande, de facturation et de livraison pour cette commande grce au type d'adresse indiqu dans les fiches partenaires. Vous pouvez bien sr modifier ces donnes. le centre de cot. Dtermine le compte analytique qui sera utilis si vous faites de la gestion par affaire. Reportezvous au chapitre sur la gestion par affaire pour plus d'informations ce propos.

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Les lignes de devis

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La liste de prix est automatiquement slectionne en fonction des prfrences partenaires (icne "prfrences" sur une fiche partenaire), mais vous pouvez bien sr modifier ce champ pour faire profiter le client de tarifs spciaux pour cette commande uniquement. Notez qu'il n'y a pas de champ devise dans un bon de commande. En effet, la devise d'un bon de commande est donne par la devise de la liste de prix en vigeur dans ce bon de commande. (*) pour modifier la squence des numros de devis, allez dans le menu: Administrations > Sequences > Sequences et modifiez/crez une squence de type Sale Order (champ Sequence Code).

Les lignes de devis

Une fois l'entte crit, il vous faut ajouter une ligne par produit command.

Si vous oubliez des champs de l'entte, il sera plus complexe de crer les lignes de commande, veillez donc complter l'entte avant d'encoder les lignes. Par exemple, si vous oubliez le point de vente, le stock de produits disponibles ne sera pas exact car l'entrept utilis dpend du point de vente. Pour la saisie de chaque ligne de la commande, commencez par encoder la quantit demande (Quantity UOM), l'unit de mesure tant optionnelle. Ensuite, slectionnez le produit.

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Les doubles units de mesure

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Si vous ne connaissez pas le code produit, pressez ENTER depuis le champs produit pour slectionner parmi la liste des produits disponibles la vente. Dans cette liste, vous trouverez plusieurs colonnes intressantes; Stock Rel: quantit en stock, dpend du point de vente et de l'unit de mesure slectionne, Stock Virtuel: quantit disponible la vente (=stock rel rservations + rceptions et productions prvues court terme), Prix client: prix dont bnficie le partenaire en fonction de la liste de prix slectionne, List Price: prix de vente normal de base pour ce produit. Une fois le produit slectionn, tous les autres champs se compltent automatiquement; la description, le packaging par dfaut, le prix partenaire, la mthode d'approvisionnement (sur stock/sur commande) et la date prvue de livraison qui dpend des conditions indiques dans la fiche produit. Si vous dsirez plus d'informations sur le produit, utilisez les fonctionnalits du clicdroit sur le champ produit une fois celuici slectionn. Par exemple, si vous choisissez un rapport, vous pouvez obtenir: l'explosion de la structure de cot du produit, le graphe de prvision du stock futur, ou la localisation du produit dans l'entrept. Vous pouvez modifier les champs proposs par dfaut avant de confirmer la ligne du devis. De plus, le produit n'est pas obligatoire dans ce formulaire car le champ n'est pas en bleu. Vous pouvez donc vendre des articles qui ne sont pas dfinis comme produits. Dans ce cas, vous devez encoder le prix, la description et la date de livraison manuellement. De plus, il n'y aura pas de gestion de stock pour cette ligne de commande. Pour la saisie rapide d'un devis, vous pouvez utiliser les deux raccourcis suivants; CTRL Enter: valider la ligne et saisir une autre, Esc: Sortir de l'dition des lignes de devis.

Les doubles units de mesure

Le bon de commande supporte les doubles units de mesure. La premire (UOM) est ncessaire pour la tenue de stock tandis que la seconde (UOS) est ncessaire pour la facturation. Le coefficient de conversion de l'une l'autre est indiqu dans la fiche produit (Champs UOM>UOS Coef). Cette fonctionnalit est frquemment utilise dans le secteur de l'agroalimentaire. Vous pouvez par exemple vendre des jambons la pice mais les facturer au kilo. Si un jambon pse en moyenne 3 kilos, le facteur de conversion dans la fiche produit est 3. Il peut y avoir une pese au moment de la picking list ce qui fait qu'il y aura peut tre 2.8 kilos qui seront facturs et un seul jambon livr. Si l'entreprise n'utilise qu'une seule unit de mesure, le coefficient de conversion de la fiche produit est gal un et les deux champs sont alors gaux sur le devis.

Date prvue de livraison

La date prvue de livraison est calcule en fonction des conditions indiques dans la fiche produit, via le champ 'dlai moyen de livraison'. Cette date est trs importante car l'ordonnancement du calcul des besoins est bas sur la date prvue de livraison. Une commande peut tre livre en plusieurs fois c'est pourquoi la date peuttre diffrente sur chaque ligne du devis.

Sur Stock / Sur Commande

La gestion sur stock ou sur commande dpend du champ 'Calcul des besoins' de la fiche produit. Une demande sur stock va simplement attendre que le stock ncessaire soit disponible et dclencher une demande de livraison pour la date planifie dans la ligne de commande. Le stock pour ce produit va donc diminuer. 10/11/06

Les options du devis

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Une demande sur commande va automatiquement dclencher un approvisionnement pour cette demande (en flux tendu). Cet approvisionnement peuttre de diffrents types selon la fiche produit: une commande chez un fournisseur, une production, une tche dans la gestion de projet, ... Les lignes qui sont marques 'sur commande' n'influencent pas les tats de stock et peuvent tre commandes et valides s'il n'y a aucun stock disponible. Par exemple, si un client commande 15 Ordinateurs en urgence mais vous n'en possdez que 6 en stock. Vous pouvez crer un devis avec deux lignes; 5 Ordinateurs sur stock livrer dans 3 jours 10 Ordinateurs sur commande livrer dans 10 jours Il va alors rester un ordinateur sur stock disponible pour d'autres commandes et un ordre de fabrication pour les 10 ordinateurs sera automatiquement propos. Pour que cette commande soit livre en deux fois, n'oubliez pas de mettre le champ 'Mthode de livraison' du deuxime onglet 'Livraison au plus tt' au lieu de 'Livraison en un seul colis'.

Les options du devis

Le deuxime onglet du devis contient des options qui vont influencer le comportement de celuici. Les plus importantes sont:

'Mthode de livraison'; dtermine si la commande peuttre envoye en plusieurs fois selon la disponibilit des produits ou s'il faut ncessairement envoyer tout en un seul colis pour limiter les frais de port. Le champ 'Conditions de livraison' peut avoir trois valeurs diffrentes; Paiement avant livraison: permet de gnrer la facture et de ne crer la demande de livraison qu'une fois la facture paye. Cette mthode est gnralement utilise pour les commandes Internet. Facture aprs livraison: La facture est automatiquement cre une fois la livraison totalement termine. Livraison et facturation manuelle: La livraison est directement ordonne et la facture doit tre produite manuellement en cliquant sur le bouton 'crer facture' ou en utilisant l'engrenage pour facturer plusieurs commandes d'un coup. Cette option est frquement utilise lorsque vous facturez tout en fin de mois. Enfin, grce au champ 'Facture sur', vous pouvez dcider de facturer sur les quantits commandes ou les quantits livres.

Les devis ou commandes rcurrentes

Deux mthodes existent pour simplifier la saisie de commandes rcurrentes. La premire consiste rechercher une prcdente commande d'un partenaire. Ensuite, dupliquez cette commande grce au menu du dessus: Formulaire > Dupliquer. Tiny ERP vous gnre alors un nouveau devis bas sur la commande ou le devis dupliqu. Modifiez ce devis avant de le sauvegarder. Une autre mthode consiste attribuer les lignes de commandes un partenaire. Une fois que vous avez fait une commande complte pour un partenaire, cliquez sur le titre 'Commande Dtail' et indiquez la valeur par dfaut du champ en n'oubliant pas de cocher la dpendance vis vis du partenaire. Ensuite, lorsque vous allez crer un nouveau devis pour ce client, les lignes de commandes se compltent automatiquement ds la saisie du partenaire. 10/11/06

Du devis la commande Il ne suffit plus que de modifier les quelques lignes qui changent avant de clturer la commande. Cette dernire fonctionnalit est trs utilise pour implmenter un cadencier.

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Du devis la commande
Lorsqu'un client dsire passer commande. Vous pouvez retrouver le devis correspondant qui est donn par la liste des devis non valids: Ventes > Saisie des commandes clients > Mes commandes > Vos demandes de devis. Pour transformer le devis en commande, cliquez sur le bouton en bas droite: 'Confirmer commande'. Le devis devient alors gris car vous ne pouvez plus le modifier. Si vous avez fait une erreur dans la commande et que celleci n'a pas encore t livre, vous pouvez l'annuler, la corriger et ensuite la regnrer en pressant les boutons en bas droite de la commande. Tiny ERP gnre alors automatiquement les documents engendrs par cette demande tels que la livraison et la facturation. Vous trouverez l'historique des livraisons et facturations pour une commande dans l'onglet 'Historique'. Ces dtails sont galement donns par ligne de commande grce au deuxime onglet de chaque ligne de commande. Certaines oprations complexes comme la production et le rapprovisionement sont planifis par le calcul des besoins. Ainsi, si vous dsirez voir directement l'influence de votre commande, vous pouvez lancer manuellement le calcul des besoins via le menu: G.P.A.O > Excuter le calcul des besoins. Il peut tre intressant de retrouver une commande en faisant une recherche non pas sur la commande mais sur les lignes de commande. Pour ce faire, utilisez le menu: Ventes > Commande Dtail. Cela permet de rechercher sur des critres comme le produit, les quantits, l'tat de la ligne, ...

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Gestion des livraisons

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Gestion des livraisons

La gestion des livraisons dans Tiny ERP permet de: encoder les prfrences de livraison pour chaque partenaire, slectionner parmi les diffrentes mthodes de livraisons la commande, calculer les prix de vente et d'achat pour la livraison d'une commande donne, gnrer les tches ou soustraitances de cette livraison. Deux objets doivent tre dfinis pour chaque mode de livraison disponible par l'entreprise: un mode de livraison, une ou plusieurs grilles de tarifs pour ce mode de livraison.

Dfinitions d'un mode de livraison

Pour dfinir un nouveau mode de livraison, utilisez le menu: Stocks > Dfinitions > Transport > Transporteurs. Lorsque vous entrez dans ce menu, Tiny ERP vous prsente la liste de tous les modes de livraison disponibles. Pour en encoder un nouveau, pressez sur l'icne 'Nouveau' (la feuille blanche).

Commencez par donner un nom votre mthode de livraison, par exemple 'UPS Express'. Donnez ensuite le lien vers la fiche partenaire du transporteur associ. S'il n'existe pas dans la base de donne, vous devez en crer un nouveau. Donnez ensuite la rfrence du produit qui sera utilis dans le bon de commande pour la livraison. Ce produit doit tre dfini comme un service. Si aucun traitement (autre que les facturations et mouvements de stock) ne doit tre effectu pour cette livraison dans Tiny ERP, configurez ce produit en mthode d'approvisionnement 'Make to Stock'. Si vous dsirez que votre livraison gnre une tche dans la gestion de projet, configurez le produit associ en 'Make to Order', mthode d'approvisionnement: 'Production'. N'oubliez donc pas de dfinir un responsable pour ce produit. De mme, si vous dsirez que ce produit soit achet une autre socit (soustraitance), mettez le produit en mode 'Sur commande', mode d'approvisionnement 'Achat'. N'oubliez pas alors de dfinir la liste des fournisseurs disponibles pour ce service. Pour plus d'informations quant au traitement des oprations en fonction de la fiche produit, reportezvous au chapitre sur les approvisionnements. Le prix catalogue et cot standard du produit dfini ne seront pas utiliss car le prix de la livraison sera calcul grce la grille de tarif du transporteur.

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Dfinition de la grille tarifaire

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Dfinition de la grille tarifaire

Une fois la mthode de livraison dfinie, on peut encoder les diffrentes grilles tarifaires. Par exemple, pour la livraison 'UPS Express', trois grilles de tarifs peuvent tre dfinies: France, Europe et le reste du monde. Pour encoder une nouvelle grille, utilisez le menu: Stocks > Dfinitions > Transport > Grilles de transport. Tiny ERP ouvre alors la liste des grilles dfinies. Vous pouvez en slectionner une pour la modifier, en crer une nouvelle ou rechercher une grille existante en fonction de son nom ou de la mthode de livraison.

Le premier onglet comprend toutes les informations ncessaires la dfinition de la grille et au calcul du prix de la livraison en fonction de la commande. Commencez par indiquer le nom de la grille de livraison, par exemple 'UPS Express France'. Ensuite indiquez la mthode de livraison prcdemment dfinie. Vous pouvez activer ou non cette grille grce au champ 'Actif'. Le numro de squence permet de dfinir quelle grille sera value en premier. Ainsi, si une grille est disponible pour la France et une seconde pour l'Europe, il est important que la squence de la grille pour la France soit infrieure la squence de la grille pour l'Europe. En effet, la France faisant partie de l'Europe, si l'ERP commence par valuer l'Europe, il appliquera le tarif Europen une livraison destination de la France. En rsum, plus la grille est spcifique, plus le numro de squence doit tre faible. Ensuite, indiquez un ensemble de rgles dans la section 'Lignes tarifaires de livraison'.

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Dfinition de la grille tarifaire

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Chaque rgle doit avoir un nom donn par le premier champ. Ensuite il faut donner une condition d'application de la rgle. Cette condition peut porter sur 4 variables: le poids de la commande, le volume, le poids*volume ou le prix. Le poids et le volume doivent tre exprims dans la mme unit que celle utilise dans la fiche produit, le poids de rfrence est au choix de l'utilisateur. Un exemple de rgle: poids >= 300 kg. Ensuite il faut indiquer les variables ncessaires au calcul du prix de vente et d'achat si l'on est dans la condition de la rgle dfinie cidessus. Pour ce faire, compltez les champs prix de vente et prix standard. Le prix indiqu peut tre fixe (45 EUR) ou variable, dpendant d'un facteur (2.3 EUR le Kg). Le prix doit tre dfini dans la devise par dfaut de l'entreprise. Si le prix indiqu est variable, vous devez indiquer le facteur de variation qui peut tre de 4 ordres: poids, volume, poids*volume, prix de vente. Si plusieurs rgles sont applicables, Tiny ERP choisit automatiquement la rgle la plus favorable (la moins chre) pour le partenaire. Une fois les rgles de calcul du prix encodes, il faut encore donner les conditions d'application de cette grille tarifaire. En effet, comme il peut y avoir plusieurs grilles pour une mme mthode de livraison, Tiny ERP doit pouvoir dterminer laquelle utiliser dans chaque situation. Pour ce faire, utilisez le deuxime onglet intitul 'Destination'.

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Exemple de dfinitions

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La slection de la grille tarifaire applicable selon la mthode de livraison se fait grce la destination de la livraison. Cette destination peut tre dfinie par une liste de pays, une liste d'tats et ventuellement un intervalle de codes postaux.

Exemple de dfinitions
A titre d'exemple, nous allons dfinir trois modes de livraison comme suit: la poste base sur le poids du colis, une mthode UPS Express et une mthode UPS Standard bases sur le poids*volume. Pour ce faire, il faut: Dfinir deux partenaires correspondant aux entreprises qui prendront en charge la livraison: La Poste et UPS. Pour chacun de ces deux partenaires il faut encoder les adresses de commande et les diffrentes donnes de contact. Dfinir trois produits pour chacune de ces livraisons. Les produits doivent tre de type 'service', en mode de rapprovisionnement 'Sur Stock'. Dfinir les trois modes de livraisons suivants: La Poste: partenaire 'La Poste', produit 'Livraison postale' UPS Express: partenaire 'UPS', produit 'Livraison UPS Express' UPS Standard: partenaire 'UPS', produit 'Livraison UPS Standard'. Nous dfinissons alors les grilles de livraison pour chacun des trois modes. La poste possde des tarifs fixes, par paliers suivant le poids total de la commande. Les champs suivants sont alors complts pour les diffrents paliers: Name: Poids >= 500gr Condition: Poids >= 500.0 List Price: 12 EUR Standard Price: 9.5 EUR Price Type: Fixed 10/11/06

Utilisation des livraisons

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Nous pouvons par exemple ajouter une condition de livraison gratuite pour toute commande suprieure 1000 EUR. La figure suivante prsente la dfinition de cette promotion. Name: Gratuit si commande >= 1000 EUR Condition: Price >= 1000 List Price: 0 EUR Standard Price: 9.5 EUR Price Type: Fixed Vous pouvez donc mlanger des conditions sur les poids et sur les prix dans la mme grille tarifaire. Tiny ERP choisira automatiquement la rgle la plus avantageuse pour le partenaire. Les tarifs UPS sont fonction du Poids*Volume de la commande totale. Plusieurs grilles tarifaires sont dfinies selon le dcoupage des pays en zones dfinies par UPS, ces zones sont encodes dans le deuxime onglet de la grille. Contrairement au tarif postal, le prix de la livraison est variable et dpend de ce Poids*Volume. Name: PV >= 1200 Condition: Poids*Volume >= 1200 List Price: 2.3 EUR Standard Price: 1.8 EUR Price Type: Variable Variable Factor: Poids*Volume

Utilisation des livraisons

Lorsque les grilles tarifaires sont dfinies, vous pouvez attribuer des prfrences de livraison chaque partenaire. Pour ce faire, slectionnez une fiche partenaire depuis le menu: Partenaires > Partenaires. Cliquez ensuite sur l'icne 'proprits' et remplissez le champ 'mthode de livraison'. Si vous n'avez pas dfini de prfrence de livraison pour un partenaire donn, ce n'est pas un problme car vous pourrez slectionner la livraison au moment de la commande client. Pour ajouter les frais de livraison sur une commande, lorsque celleci est termine, cliquez sur le l'icne 'Action' reprsente par trois engrenages et slectionnez l'action 'Ajouter les frais de livraison'. Tiny ERP vous demande alors la mthode de livraison choisie pour cette commande. Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Crez la ligne de livraison', la ligne de livraison avec le tarif calcul est automatiquement ajoute votre commande. Le prix de la livraison est calcul sur base de la commande totale, prenez donc bien soin d'ajouter les frais de livraison lorsque la commande est totalement encode. Si la commande est modifie, il faut relancer le calcul du tarif de livraison.

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Paramtrage des ventes

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Paramtrage des ventes

Avant de paramtrer le module des ventes, vrifiez que les modules suivants sont bien paramtrs: la comptabilit, la gestion de stock, les produits. Pour utiliser les bons de commande, les produits doivent tre dfinis. Pour chaque produit qui peut tre disponible la vente, n'oubliez pas de vrifier que la case 'Peut tre vendu' est bien coche. Autrement, le commercial ne pourra pas consulter ce produit depuis un devis ou un bon de commande. Par dfaut, tous les produits peuvent tre vendus. Ensuite, il faut dfinir les diffrents points de vente ou magasins. Pour ce faire, utilisez le menu: Ventes > Dfinition > Points de vente.

Pour chaque point de vente il faut obligatoirement dfinir le nom du point de vente. Ensuite, vous pouvez indiquer une liste de prix par dfaut. Cette liste de prix est utilise si le partenaire ne possde pas de liste associe. Si un partenaire possde des conditions spcifiques via une liste de prix, Tiny ERP choisit automatiquement la liste du partenaire et non du point de vente. Si vous utilisez la comptabilit analytique pour une ventilation des critures par magasin, vous pouvez indiquer un compte analytique associ ce magasin. Ce champ est optionnel. Les mthodes de paiement et le paiement par dfaut ne sont utiles que dans le cas de ventes comptoir. Vous devez y indiquer les diffrentes mthodes de paiement disponibles dans votre point de vente. Ceuxci correspondent des comptes de la comptabilit gnrale. Il faut donc crer un compte par caisse.

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Paramtrage des ventes

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L'entrept associ au point de vente est optionnel mais il est vivement conseill d'en indiquer un si vous faites de la gestion de stock. Les marchandises livrer ou rceptionner lorsque la commande est passe ce point de vente se fera par l'entrept indiqu dans ce champ. Si vous installez une interface avec un logiciel eCommerce, chaque site web est considr comme un point de vente.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion des opportunits, devis, commandes, et livraisons. Gestion des contrats clients, des listes de prix et des conditions de paiement Suivi des actions commerciales

Commandes
Gestion des adresses de livraison, facturation, et commande Diffrentes logistiques de livraison Gestion des Incoterms Livraison au plus tt ou lorsque la commande est complte Templates et copie rapide de commandes et/ou devis Matrise des prfrences clients

Lignes de commande
Calcul automatique des dlais de livraison, tats de stock, prix 'Sur Stock' ou 'Sur Commande' Saisie rapide 'sans produit' Produits configurables Gestion des doubles units de mesure la commande Support des commandes alloties Gestion du prix de vente consommateur

Facturation
Nombreuses logiques de livraison/ facturation (manuel, automatique, prpaiement, ...) Intgration la comptabilit analytique via les centres de profit Facturation sur les quantit livres (ou prestes) ou commandes

Listes de prix
Gestion des ristournes et promos en cascade multiniveaux Gestion des prix limites Prfrences client et contrats Nombreuses mthodes flexibles de calcul du prix de vente

Visibilit rapide
Fonctions avances de reporting pour une prise de dcision rapide Zoom sur le stock futur, dtail du prix de revient, commandes et vnements clients, ...

Livraisons
Multiples grilles de livraisons Prix configurable par poids, volume, prix ou autres Diffrentes logistiques de livraison Gestion des prfrences client

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Opportunits

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Opportunits
Suivi et ordonnancement des opportunits commerciales Diffrents tats; sales pipeline, ventes mensuelles, ... Dfinition d'actions avec description de l'action, canaux de communication, tat d'esprit du partenaire Historique, traabilit des actions

Suivi et contrle
Historique complet des tats Contrle de facturation Contrle, automatisation et plannification des livraisons Livraison et/ou facturation par ligne de commande possible Scheduler automatis

Les produits
Gestion des gabarits et variantes Nombreuses configurations possibles

Les multi's
Multipoints de ventes Multientrepts Multilangues Multilivraisons et listes de prix

Ergonomie
Fonctions de cadencier bases sur les prfrences clients Zoom rapide sur les fiches lies Fonctions de 'click and relate' pour la navigation aise

Intgration
3 interfaces eCommerce libres supportes; ezPublish, OSCommerce, Joomla Module EDI pour les commandes, facturations et livraisons lectroniques. Intgration la comptabilit gnrale et analytique Intgration avec le contrle des stocks, le suivi des tches, le rapprovisionnement, ...

Rapport
Sales pipeline (prvision des ventes et cots futurs) Ventes mensuelles ou journalires, cumules ou non Systme de cration de vos rapports personnaliss via OpenOffice. Intgration avec Excel et Word

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur Accs distance via Internet. Configuration des procesus et des alertes possibles. 10/11/06

Opportunits Systme de requtes intgr, Extensible via de nombreux modules optionnels Processus personnalisables

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La gestion de production

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La gestion de production

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Le flux de production

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Le flux de production

Un ordre de production peut provenir soit d'un encodage manuel, soit cr automatiquement par Tiny ERP suite un besoin sur un produit. Pour rappel, ce produit doit tre configur en produit stockable qui est fabriqu en interne. Il doit exister au minimum une nomenclature disponible pour ce produit.

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Le flux de production

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Si la demande provient d'un besoin, Tiny ERP recherche alors une nomenclature qui correspond au produit souhait pour dterminer comment il sera fabriqu. Si plusieurs nomenclatures existent, les proprits permettent de faire une slection parmi cellesci. Si les proprits ne donnent pas un rsultat satisfaisant, Tiny ERP prend la nomenclature possdant la plus petite squence. Les ordres de production ainsi gnrs sont en mode draft et n'ont ce stade aucune influence. Il est alors ncessaire qu'un utilisateur confirme ou annule cet ordre. Si l'ordre est confirm, Tiny ERP fera donc une demande d'approvisionnement pour chacune des marchandises ncessaires la production. Au lancement du calcul des besoins, ces demandes sont alors traites et peuvent ellesmme gnrer d'autres ordres de production (cascade), des achats, des livraisons ou de la soustraitance. Le calcul des besoins se fait en capacit infinie. Pour plus d'informations sur ce procd, reportezvous au chapitre sur les approvisionnements. Si les matires premires sont disponibles (approvisionnements satisfaits), la picking list pour alimenter la production est valide automatiquement pour viter une tape supplmentaire qui alourdirait le processus. Les matires premires sont donc automatiquement dplaces la location souhaite pour la production. L'ordre de production passe alors dans l'tat 'prt produire'. Les ouvriers peuvent obtenir la liste des productions en attente et doivent commencer par la premire car cellesci sont tries par importance/urgence. Lorsque l'utilisateur commence la production, il clique sur le bouton 'Start Production'. A ce stade les matires premires sont consommes et les entres comptables pour cellesci sont gnres. Enfin, lorsque la production est termine, l'utilisateur clique sur 'Production Termine' et le produit fini est gnr et ajout au stock. Les imputations analytiques en fonction de la dfinition des gammes et postes de charges sont imputes ce stadeci. Nous verrons dans les chapitres suivants que le module de production de Tiny ERP et trs flexible et supporte: les nomenclatures et gammes multiniveaux, les productions en cascade, les nomenclatures fantmes et de substitution, ainsi que les produits configurables.

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Les nomenclatures

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Les nomenclatures
Les nomenclatures, parfois appelles recettes, sont des documents qui assurent les liens entre les produits finis et leurs composants. Cellesci dcrivent les matires premires intervenants dans la fabrication d'un produit fini. Elles permettent donc donc de calculer le besoin et l'approvisionnement ncessaires en connaissant les besoins clients ou internes. Les besoins machines et ressources humaines sont eux dtermins par les gammes qui seront vues aux chapitres suivants. Voici le formulaire des nomenclatures accessible par le menu : Produits > Nomenclatures.

Les premiers champs remplir sont le nom de la nomenclature et son code. Le nom de la nomenclature n'est pas confondre avec le nom du produit car il peut y avoir plusieurs nomenclatures (ou gammes) pour la fabrication d'un mme produit. S'il n'y a qu'une seule nomenclature par produit fini, il est permis de mettre le nom du produit comme nom de la nomenclature pour facilement s'y retrouver. Dans ce cas, laissez ce champ vide et il se compltera automatiquement lorsque vous encoderez le produit fini. Le code de la nomenclature est donn titre informatif et est optionnel. Il n'a pas d'autre effet que de simplifier la recherche d'une nomenclature. Ensuite, le produit et sa quantit par ordre de fabrication sont donns sur ce formluaire. Vous devez encoder ici les donnes thoriques sans tenir compte des ventuelles pertes ou pourcentages de perte. En effet, un facteur correctif pour la nomenclature ou par ligne peut tre encod par la suite pour reprsenter les pertes moyennes en produits finis ou matires premires.

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Produits configurables (ou personnalisables) Si vous fabriquez ce produit la pice, prenez une quantit de 1. Si ce sont des sries multiples de 50 pices, encodez votre nomenclature avec une quantit de produits finis 50 pices.

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Ensuite, vous pouvez spcifier une gamme associe cette nomenclature. Ce champ est optionnel, mais si vous spcifiez une gamme, les effets sont les suivants: Le cot des postes de charges seront pris en compte dans le calcul thorique et rel du cot des produits finis. Les ordres de fabrications seront automatiquements complts avec la squences des oprations inclues Les entres dans la comptabilit analytique pour les cots de production seront automatiquement gnrs. La calcul des besoins se fera en capacit infinie mais avec contrles de charges possibles sur chaque poste. Gnralement, on n'utilise les gammes que si les cots d'utilisation des postes de charges sont trs importants ou si la planification doit se faire en tenant compte de la charge de chaque poste. Le type de nomenclature peut tre normal ou fantme, nous verrons l'explication dtaille de ce champ dans la soussection suivante. Enfin, les matires premires doivent tre encodes dans les lignes du champ 'BoM structure'. Chaque ligne, qui dfinit une ressource utilise, est galement une nomenclature. Les lignes peuvent alors tre dfinies avec tous les paramtres expliqus si dessus. Le deuxime onglet sert encoder les diffrents changements ou rvisions apports la nomenclature. L'encodage de ces changements doit tre manuel, une petite explication peut tre ajoute chaque modification sur une nomenclature. Cela permet de garder l'historique des changements effectus de manire informelle. Le troisime onglet permet de dfinir des paramtres comme: les dates de validit de la nomenclature, l'arrondi permet de donner la prcision des appareils de mesure de la quantit de matires produites. Si vous fabriquez la pice, l'arrondi doit tre 1. l'efficacit produite permet de donner le rendement de produits fabriqus, un paramtre de 0.95 permet d'indiquer que 95% des matires premires sont transformes en produits finis, il y a 5% de perte. Les proprits permettent de dfinir des produits personnalisables. Cellesci seront dfinies dans la soussection suivante.

Produits configurables (ou personnalisables)

Dans Tiny ERP, il est possible de dfinir deux nomenclatures pour le mme produit fini. Chacune de ces nomenclatures peut avoir des matires premires et/ou des gammes diffrentes. Nous allons illustrer ce principe par deux exemples distincts: un producteur de jus de fruit pour la grande distribution et un assembleur d'ordinateurs.

Producteur de jus de fruits.

Commencons par examiner le cas d'un producteur de jus de fruits qui possde deux machines pour broyer les fruits et les mlanger avec l'eau et le sucre. La premire est utilise pour faire des prototypes et de petites quantits car elle ne ncessite pas de paramtrage important en dbut de srie mais elle possde un dbit infrieur car de nombreuses oprations sont manuelles lors de la production. La seconde machine possde un dbit 5x suprieur mais doit tre configure pendant 4 heures avant de commencer une srie, elle est donc gnralement utilise lorsque les quantits ncessaires sont beaucoup plus importantes.

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Assembleur d'ordinateur

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Supposons maintenant que ces deux procds de fabrication permettent d'obtenir les mmes jus mais des cots et squences d'oprations diffrentes. Notre producteur possdera donc deux nomenclatures pour le mme jus, une pour chaque machine. Chacune de ces nomenclatures possdera une gamme diffrente contenant les squences d'oprations sur la machine concerne. Il faut alors dfinir des proprits qui permettront au commercial, sans connatre les techniques de fabrication, d'agir sur le choix de la mthode qui sera utilise. On dfinit alors trois proprits telles que: prototypage, petite quantit en urgence, faible cot pour quantit suprieure 8000L . Ces proprits sont dfinies par le menu: G.P.A.O. > Definitions > Proprits > Proprits. On attache alors les proprits aux nomenclatures via le troisime onglet: Machine 1: prototype petite quantit en urgence, Machine 2: faible cot pour quantit suprieure 8000L. Lorsque le commercial fera un devis ou un bon de commande, il pourra donner les proprits souhaites sur chaque ligne de commande. En fonction du choix du commercial, Tiny ERP sera capable de planifier les temps, cots et matires. Attention, il ne faut pas confondre produits configurables et variantes de produits. Les variantes dterminent des produits diffrents tandis que les produits configurables permettent de dfinir plusieurs mthodes de fabrications du mme produit. Il n'est pas rare de devoir utiliser une combinaison des deux concepts.

Assembleur d'ordinateur
Prenons maintenant le cas d'un assembleur d'ordinateurs qui possde deux produits phares 'PC de bureau' et 'PC de luxe'. Les fiches techniques des produits permettent l'entreprise d'tre relativement flexible sur le choix des composants qu'elle assemble dans un produit 'PC de bureau'. A chaque fabrication, il faut dcider si l'on utilise des composants SCSI ou IDE. Les composants SCSI sont moins performants mais plus durables et possdent une garantie de 3 ans. L'entreprise dfinit alors les deux proprits suivantes appartenant au mme groupe de proprits: 'garantie 3 ans mais moins rapide' et 'garantie un an mais plus rapide'. Deux nomenclatures pour chaque carte mre sont alors cres, l'une garantie 3 ans utilisant du SCSI et l'autre plus performante mais garantie 1 an utilisant de l'IDE. A chaque approvisionnement ou vente client (si le produit est dfini en 'make to order'), l'utilisateur pourra spcifier les proprits de l'ordinateur de bureau ou de luxe choisi. Les proprits ne sont pas des produits mais bien des concepts qui sont dfinis librement par l'entreprise. Ces proprits permettent de slectionner la bonne fabrication utiliser pour un mme produit.

Nomenclatures multiniveaux et fantmes

Dans Tiny ERP, il est galement possible de dfinir des nomenclatures pour les produits intermdiaires. Ce produit peut alors tre utilis par plusieurs produits finis. Pour ce faire, dfinissez simplement plusieurs nomenclatures via le menu: Produits > Nomenclatures. Si les produits intermdiaires ne sont pas grs de stock mais la demande, il suffit de les configurer en mode d'approvisionnement 'Make to Order'. Ainsi, pour combler une demande en produits finis, les fabrications se feront en plusieurs ordres: fabrications des produits intermdiaires et ensuite fabrication du produit fini.

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Assembleur d'ordinateur

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Cette construction en plusieurs nomenclatures est trs intressante car elle permet de grer des sousensembles communs utiliss par plusieurs nomenclatures. Une modification dans l'un de ces sousensembles est alors directement rpercute sur toutes les nomenclature qui l'utilisent. La figure suivante reprsente les nomenclatures de deux produits finis qui utilisent le mme sousensemble correspondant au produit intermdiaire: Regular Processes Config.

Le problme d'une telle reprsentation est que lorsqu'il faudra produire un PC Basic, deux ordres de fabrications seront automatiquement gnrs par Tiny ERP: une demande pour un Regulare Processor Config et ensuite une demande pour le PC Basic. On peut forcer Tiny ERP ne gnrer qu'un seul ordre de fabrication incluant les deux nomenclatures d'un coup en marquant la ligne Regular Processer Config de la nomenclature PC Basic nomenclature fantme. Dans ce cas, le calcul des besoins ne passera pas par le produit intermdiaire et la fabrication incluera directement toutes les matires premires: CPU1, MB1, FAN, RAM, TOW1, HDD2. Ces nomenclatures sont appelles fantmes car on ne passe jamais par ces produits intermdiaires "fantmes". Une autre mthode de construction de nomenclatures dans Tiny ERP sont les nomenclatures multiniveaux. Chaque ligne de nomenclature est ellemme une nomenclature, vous pouvez alors dfinir plusieurs niveaux, sans limites sur ceuxci. Dans ce cas, l'ordre de production sera excut en une seule fois comme dans une nomenclature fantme. Seulement, la diffrence des nomenclatures fantmes, les sousniveaux d'une nomenclature multiniveaux sont attribus uniquement la seule nomenclature pour laquelle ils sont dfinis. Tout un niveau peut tre dplac dans une autre nomenclature en modifiant le champ 'Nomanclature Parent' d'un sousniveau. La figure suivante prsente un exemple de nomenclature deux niveaux:

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Produits de substitution

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Produits de substitution
Tiny ERP permet de dfinir plusieurs nomenclatures pour un mme produit. Si plusieurs nomenclatures existent, le calcul des besoins va slectionner la bonne en choisissant la nomenclature dont les proprits correspondent le mieux aux proprits demandes lors de l'approvisionnement. Si les proprits requises sont quivalentes pour deux nomenclatures, ou si aucune proprit n'est spcifie, Tiny ERP prendra la nomenclature avec la sequence la plus faible. La sequence est donne dans le troisime onglet du formulaire de dfinition de nomenclature. Cette fonctionnalit permet d'implmenter simplement des nomenclatures de substitution ou des produits de substitution. En effet, si un produit ou une nomenclature n'est pas adapt, Tiny ERP peut en choisir une autre. Pour faire des produits de substitution, vous devez marquer les nomenclatures qui utilisent ce produit en 'Fantme' et pour chaque produit de substitution dfinir une nomenclature d'une seule ligne. La figure suivante donne un exemple de produits de substitutions pour un disque dur:

En effet, selon ces 3 nomenclatures, lorsqu'un produit "HDD on demand" sera ncessaire, Tiny ERP choisira automatiquement parmis les 3 mthodes possibles. Si des proprits sont dfinies, cellesci permettront de raffiner ce choix.

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Les gammes

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Les gammes
Les gammes dterminent la squence d'oprations effectuer pour chaque fabrication. On peut associer une gamme (Routing en Anglais) chaque nomenclature. Les gammes sont dfinies par rapport aux postes de charges. Un poste de charge peut tre soit une ressource humaine, une machine ou un outil. Les gammes sont optionnelles, mais si vous les utilisez, cela permet de: automatiser la prise en charge des cots machines et ressources humaines pour chaque ordre de fabrication. Ces cots sont reports dans la comptabilit analytique selon les dfinitions des postes de charge et de la gamme. calculer et prvoir les capacits futures sur chaque poste de charge. Les gammes sont alors utilises pour les fabrications possdant l'une des caractristiques suivantes: les cots des postes de charges ne sont pas ngligeables par rapport aux cots des matires premires, la plannification des fabrications doit tenir compte de la capacit de production de chaque machine

Les postes de charges

Avant de dfinir chaque gamme, il faut dfinir les postes de charges de l'entreprise. Vous pouvez les crer via le menu: G.P.A.O. > Definitions > Postes de charges.

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Les gammes

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Une gamme reprsente une ressource ou un ensemble de plusieurs ressources considres comme identiques. Attribuez donc un nom explicite chaque poste de charge. Le code de celuici est optionnel et n'a pas d'autres effets que de faciliter la recherche et s'imprimer sur les documents papiers. Indiquez ensuite le type de gamme: ressources humaines, machines ou outils. Une machine est considre comme faisant partie d'un local tandis qu'un outil peut tre dplac. Que ce soit pour une ressource humaine ou une machine, vous pouvez indiquer un timesheet qui dtermine les horaires de fonctionnement de cette ressource. Ensuite, les informations sur la capacit permettent de dduire le temps et le nombre de cycles ncessaires la fabrication selon la quantit. Gnralement les ressources humaines ncessaires sont comptes en heures tandis que les machines et outils sont comptabiliss en cycles. Seulement, vous pouvez utiliser une combinaison des deux pour un mme poste de charge: une quipe de techniciens chacun possdant les mmes outils et machines. Le temps pour un cycle de fabrication est donn en heures. Le temps avantproduction est gnralement utilis pour les paramtrages de la machine et le temps aprsproduction pour le nettoyage. Ces trois paramtres permettent de calculer le temps rel de consommation de ce poste de charge pour un ordre de fabrication. En effet celuici sera calcul comme suit: Temps d'utilisation du poste de charge = Temps AvantPROD + # de Cycle * Temps Cycle + Temps AprsProd. Ces paramtres sont gnralement donns par la fiche technique de la machine. Seulement une machine s'use dans le temps, c'est pourquoi vous pouvez utiliser le champ 'efficacit temporelle' pour diminuer ou augmenter ce rsultat par un facteur. Une efficacit temporelle de 0.9 indique que la machine est 10% plus rapide que ses donnes techniques.

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Les gammes

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La capacit par cycle indique le nombre de ressources identiques prsentes dans votre poste de charge. Attention de ne pas confondre capacit par cycle et temps pour un cycle. Ainsi, une capacit par cycle de 6 et un cycle de 1h indique que l'on peut produire 6 pices en parallle et, si l'on produit une seule pice, cela prendra quand mme 1 heure. Inversment, une capacit par cycle de 1 et un temps par cycle de 10min permettra de produire une seule pice en 1 minute mais si l'on produit 6 pices cela prendra une heure galement. Dans ce dernier cas, les productions sont faites l'une aprs l'autre. Enfin, les informations sur les cots d'utilisation du poste de charge permettent de gnrer automatiquement des entres analytiques sur les postes de production. Pour ce faire, il faut donner les cots par heure et/ou les cots par cycle pour chaque poste. A chaque cot, il faut donner un compte analytique dans lequel les entres seront automatiquement imputes. Vous devez galement spcifier un journal analytique et un compte gnral. Ce dernier ne sert qu' marquer le type de transactions des entres analytiques. Aucune imputation n'est faite dans les comptes gnraux.

Les gammes
Une fois les postes de charges de l'entreprise dfinis, vous pouvez crer les gammes pour chaque nomenclature. Pour ce faire, dfinissez directement la gamme depuis la nomenclature concerne ou utilisez le menu: G.P.A.O. > Definitions > Gammes.

Chaque gamme doit avoir un nom et un code peut lui tre associ. Si vous indiquez une location pour la gamme, cela indique que la fabrication se fera obligatoirement cet emplacement. Si vous n'indiquez aucune location, celle par dfaut dans l'ordre de production sera utilise. A chaque ordre de fabrication, Tiny ERP gnre alors une demande de mouvement de stock interne pour dplacer les matires premires dans la location indique dans la gamme ou dans l'ordre. Si les matires premires existent dans cette location ou dans une location fille, le mouvement de stock se fera automatiquement sans confirmation manuelle. On comprend donc l'importance de bien configurer la structure des locations. 10/11/06

Les gammes

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La gamme indique ensuite tous les postes de charges utiliss, pendant combien de temps et/ou de cycles. Si un numro de squence est indiqu, il permet de dterminer l'ordre des oprations de fabrication. Une fois les gammes dfinies, vous pouvez les utiliser n'importe quel niveau des nomenclatures. Si une gamme est indique pour la nomenclature, le troisime onglet d'un ordre de production (postes de charges) sera automatiqueent prcomplt.

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Les ordres de production

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Les ordres de production

Gnralement, les ordres de production sont automatiquement gnrs par Tiny ERP. Nous commencerons par voir comment crer un ordre de production manuellement pour ensuite voir comment traiter les demandes automatiques. Pour encoder un nouvel ordre de production, utilisez le menu: G.P.A.O. > Ordres de Fabrication. Un formulaire vierge vous permettant d'encoder de nouveaux ordres s'ouvre alors. Commencez par indiquer le nom de l'ordre, la date prvue de production et la priorit de l'ordre. Le nom de l'ordre de fabrication peut tre dfini via une squence (voir le chapitre sur l'administration de Tiny ERP). La date planifie permet de prvoir le stock futur mais galement de connatre le dlai ncessaire pour l'approvisionnement en matires premires pour cet ordre. Cette date dtermine la date maximum de fin de production pour cet ordre. La date de dbut de fabrication, ou la date limite pour obtenir les matires premires ncessaires, est donne par la date planifie de laquelle on dduit le nombre de jours donns dans la fiche produit sur le champ 'dlai de fabrication'. Ensuite, compltez le champ produit: utilisez le produit "CPU_GEN Regular processeur config" si vous utilisez les donnes de demonstration disponibles l'installation. L'unit de mesure et la quantit par dfaut s'indiquent alors automatiquement. Le champ nomenclature peut rester vide, il sera rempli par Tiny ERP lors de la confirmation de l'ordre. Il est important qu'une nomenclature soit dfinie pour le produit que l'on dsire fabriquer, autrement Tiny ERP n'arrivera pas calculer l'ordre de production. Enfin, vous devez complter les deux champs de location. Le premier indique o doit se produire la fabrication et le second indique o doivent tre envoys les produits fabriqus. Si vous utilisez les donnes de dmonstration, mettez 'Stock' dans ces deux champs. Vous pouvez les encoder en valeur par dfaut (grce au click droit de la souris sur le champ) car il est rare de changer ces prfrences. Vous pouvez cliquer sur le bouton 'Calculer' et Tiny ERP va automatiquement calculer les marchandises planifies consommer et les postes de charges utiliser. Les onglets 2 et 3 de l'ordre de production sont alors complts. Cliquez ensuite sur le bouton 'Confirmer Production' pour valider la demande. L'ordre de production se met alors dans l'tat d'attente de rception des matires premires consommer. Vous obtenez alors la figure suivante:

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Les ordres de production

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Une picking list a t gnre pour apporter la marchandise l'emplacement de la production. Cette picking list sera automatiquement valide par le calcul des besoins car le champ 'autopicking' est coch. Ds que la marchandise est disponible, l'ordre de fabrication s'activera automatiquement. Les ordres commencer sont alors disponibles par le menu: G.P.A.O. > Ordres de Fabrication > Production Orders Waiting Goods. Vous pourrez alors appuyer sur le bouton 'Dmarrer Production' lorsque vous dbutez la fabrication des matires. Ces produits sont alors retirs du stock cet instant. A tout instant, vous pouvez modifier les quantits des marchandises consommes pour encoder les surplus ou trop peu de marchandises consommes. Il en est de mme pour les postes de charges, vous pouver modifier les heures ou les cycles passs ce qui aura une influence sur les cots de production dans la comptablit analytique. Aussi, vous pouvez modifier une ligne de l'ordre de production pour y ajouter un numro de lot de srie ou un numro de lot de fabrication. Pour ce faire, cliquez sur le produit que vous dsirez marquer et remplissez l'un de ces deux champs ncessaires la traabilit. Enfin, lorsque la fabrication des produits finis est termine, appuyez sur le bouton 'Fait', Tiny ERP fait alors automatiquement l'apparition des matires la location marques par le champ 'Zone de Destination'.

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Suivi de production

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Suivi de production
Planification
La planification est faite automatiquement par le scheduler en fonction des dates planifies et priorits de tous les ordres de production confirms. C'est galement le scheduler qui s'occupe d'ventuellement proposer des approvisionnements (picking list interne) pour les fabrications. Lorsque le responsable de production se connecte, il peut obtenir la proposition de planification du scheduler via le menu: G.P.A.O. > Ordres de Fabrication > Production Orders Waiting Goods. Il peut alors modifier les diffrents ordres pour changer la date prvue de fabrication.

Suivi des charges par poste

La planification de production se fait capacit infinie. C'estdire qu'il ne tient pas compte des ressources ventuellement limites de chaque poste de charge. Cela permet de produire chaque jour plus ou moins que la capacit maximum. Cela permet galement d'utiliser la planification sans pour autant dfinir tous les postes de charges et tous les outils intervenant dans une production. Pour contrler la validit du planning, Le responsable de production peut alors slectionner les postes de charges qu'il dsire analyser via le menu: G.P.A.O. > Dfinitions > Postes de charges. Une fois la liste slectionne, placezvous en mode liste et cliquez sur l'icne "imprimante" pour demander un graphe de la charge future pour les postes slectionns. Tiny ERP vous demande alors le type d'analyse (jour par jour, semaine par semaine ou mois par mois) et si vous dsirez analyser les cycles ou les temps. Une fois ces donnes compltes, le graphe de la figure suivante est gnr.

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Ce graphe vous permet de vrifier que les ressources humaines ne devront pas travailler plus de 8h par jour pour rester dans le planning prvisionnel. Vous pouvez recalculer ce graphe aprs chaque modification des dates dans les ordres de fabrications.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion, contrle des fabrications. Planification de la production. Tenue efficace des nomenclatures, postes de charges et gammes. Approvisionnement et traitement des exceptions de stock. Planificateur intgr.

Nomenclatures
Nomenclatures multiniveaux sans limite sur le nombre de niveaux. Produits configurables et proprits. Nomenclatures fantmes. Nomenclatures de substitution. Intgration de la soustraitance et des services / tches. Gestion des taux de rebus. Gammes diffrents niveaux. Production cadence ou par sries. Gestion des rvisions. Outil de duplication de nomenclature.

Gammes
Rutilisation des gammes diffrents niveaux des nomenclatures. Travail au cycle ou l'heure.

Postes de charges
Machines, outils, mains d'oeuvre. Intgr la comptabilit analytique et gnrale. Intgration des horaires. Planifications de la charge prvisionnelle et comparaisons.

Scheduler
Planification en capacit infinie. Calcul en flux tendu possible. Suivi des diffrents dlais. Interventions pour corrections manuelles possibles.

Traabilit
Gestion des palettes norme SSCC. Gestion des lots de fabrications, lots consommateurs. Gestion des numros de sries. 12 codes barres supports. Traabilit amont/aval en arbre. Suivi et contrle des techniciens.

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Les produits

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Les produits
Gestion des gabarits et variantes. Multiples units de mesure et conversions automatiques. Produits de substitution. Proprits de produits. Mise jour automatique possible du prix de revient. Plusieurs logiques de production. Utilisation possible des DLC, DLUO, dates d'alerte et dates de retrait du stock. Gestion des packaging.

Exceptions
Traitement efficace et centralis des exceptions et prvisions. Annulations possibles. Support des stocks ngatifs. Utilisation du systme de requte.

Ordres de fabrications
Suivi du matriel prvu par rapport au matriel rellement consomm. Glisser/coller pour rordonner les ordres de fabrication. Comparaison du temps prvisionnel et rel par poste de charge. Automatisation des sries. Consommations et productions en plusieurs temps. Support des fabrications chez le fournisseur. Support des doubles units de mesure si ncessaire. Valorisation de stock automatise. Srialisation automatise ou non.

Les multi's
Multientrepts. Multiunits de production.

Gestion de stock
Dtection rapide des erreurs grce la gestion de stock doubleentre. Valorisation des rebus et des consommations/productions grce aux zones de stockage analytiques.

Intgration
Intgration la comptabilit gnrale et analytique. Intgration avec le contrle des stocks et le suivi des tches. Intgration avec le module de ressources humaines. Intgration native avec les rapprovisionnements.

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Gestion fine des droits et des menus par utilisateur. Accs distance via Internet. Configuration des processus et des alertes possible. Systme de requtes intgr. 10/11/06

Les produits Extensible via de nombreux modules optionnels. Processus personnalisables.

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La gestion de projet

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La gestion de projet

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La gestion de projets

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La gestion de projets
La gestion des services et des tches dans Tiny ERP est organise en projets. Ces projets sont structurs hirarchiquement sans limites de niveaux. Vous pouvez obtenir la liste de tous les projets en cours via le menu: Projets > Tous les Projets, ou Projets > Tous les Projects > Mes Projets pour obtenir uniquement la liste des projets dont vous tes le responsable. La figure suivante prsente les projets de dmonstration configurs lors de la premire installation de Tiny ERP:

Vous pouvez y voir que le projet 'Intgration Tiny ERP' a t structur en 3 phases: tude, dveloppement, installation. Chacune de ces phases est un projet part entire. Tous les projets peuvent alors contenir une liste de tche effectuer, cellesci sont rparties entre les diffrents membres du projet. Dans les chapitres suivants nous verrons comment dfinir des projets, des tches et comment se passe une bonne gestion de projet.

Dfinition d'un projet

Pour crer un nouveau projet, utilisez le menu: Projets > Tous les Projets > Modifier les Projects.

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La gestion de projets

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Il faut lui attribuer un nom de projet, un responsable, des ventuelles dates de dpart et de fin ainsi que les membres du projet. En haut gauche, vous retrouvez le champ 'Actif' qui permet de cacher un projet. Il est prfrable de ne pas utiliser ce champ directement mais plutt le bouton 'Activit Jointe'. En effet, celuici va dsactiver le projet mais galement tous les sousprojets et tches associs. Dsactiver compltement un projet peut tre trs intressant pour crer des 'projets types'. En effet, crez un projet type et dsactivezle. Lorsque vous dsirez faire un nouveau projet sur base de ce projet type, il vous suffit de le ractiver et de le dupliquer. A droite du champ 'Chef de projet', vous avez une case cocher 'Avertir Chef Projet'. Si cette case est coche, ds qu'une tche est clture pour ce projet, le responsable de projet recevra une alerte via le systme de requte intgr de Tiny ERP. Cette alerte contient tous les liens vers le projet, la tche et l'utilisateur qui a fait le travail. Cette option est intressante lors de projets critiques o le responsable de projet doit contrler le travail effectu par les diffrents acteurs. Les heures planifies et prestes sont automatiquement calcules par Tiny ERP, ces champs correspondent la somme des heures prvues et prestes dans toutes les tches du projet. Si le projet possde des sousprojets, vous retrouverez la somme cumule de tous les niveaux infrieurs au projet en cours d'dition. Pour chaque projet, vous pouvez indiquer une feuille de prsence. Celleci sert calculer automatiquement la planification des tches en fonction de cet horaire. Vous pouvez utiliser un horaire existant (icne loupe) ou crer un nouveau (icne feuille blanche). Ce champ est optionnel, si vous n'indiquez aucune feuille de prsence, la planification des tches se base sur 8 heures de travail par jour, jours fris compris. La figure suivante prsente un horaire de travail du lundi au vendredi avec une heure de pause midi:

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Ces horaires peuvent galement tre dfinis dans le module de ressources humaines via le module: Human Ressources > Definitions > Workgroups. Dans le deuxime onglet 'Partner Information', vous retrouverez toutes les informations relatives au client. Un effet, un projet peut tre attach un client mais ce n'est pas obligatoire. Si le projet n'est pas propre un client, chaque tche peut galement tre individuellement attache un client.

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Les tches

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Les tches
Les tches reprsentent les oprations qui doivent tre faites par les utilisateurs. Cellesci appartiennent obligatoirement un projet dtermin. Pour encoder les tches pour un projet, il y a plusieurs mthodes: partir du 3me onglet du formulaire d'dition d'un projet, via le menu: Projet > Toutes les tches, ou aprs avoir doublecliqu sur un projet pour obtenir les tches en cours. On utilise gnralement la premire approche lorsque l'on dsire encoder plusieurs tches propres un mme projet, ces tches sont dfinies en mme temps que le projet. Les autres approches permettent d'encoder la suite plusieurs tches appartenant diffrents projets.

Les tches sont assignes un projet et peuvent avoir un utilisateur responsable ou non. A la cration de la tche on peut encoder les heures estimes pour traiter cette tche. Ensuite, ds qu'une personne travaille pour terminer cette tche, elle peut encoder un 'Task Work', comprenant: la date du travail pour cette tche, un court rsum du travail effectu, l'utilisateur ayant contribu, 10/11/06

Les tches le temps pass pour ce travail. Le champ 'heures effectives' d'une tche est alors automatiquement calcul grce la somme des travaux effectus pour cette tche. Le champ 'progress' dtermine l'tat d'avancement de la tche, de 0 (aucun travail effectu) 100 (la tche est clture).

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Lorsqu'une tche est cre, elle est dans l'tat 'Open'. L'utilisateur possde alors deux boutons pour faire changer cet tat: terminer ou annuler. Lorsque celuici presse l'un des deux boutons, l'tat de la tche change et le champ 'progress' se met automatiquement 100. Si le projet a t configur pour avertir le client lorsque la tche est clture, un formulaire s'ouvre alors automatiquement avec le mail qui sera envoy au client. Vous avez alors le choix entre: annuler, clturer la tche et envoyer le mail, clturer la tche sans envoyer de mail. Le mail sera envoy au client indiqu dans la tche et s'il n'y a aucun partenaire associ la tche, le mail sera envoy au partenaire dfini dans le projet. Si ni la tche ni le projet ne possdent de lien vers un partenaire, une boite de dialogue vous demandera explicitement qui envoyer l'avertissement. L'entte et la signature du mail sont configurables dans le deuxime onglet de la fiche projet. La signature indique dans la fiche utilisateur est galement ajoute en fin d'email. La figure suivante prsente un exemple d'entte et de signature du mail, en utilisant les variables possibles telles que la date, le nom de la tche, etc.

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Pour que l'envoi d'email fonctionne correctement, vous devez installer un server mail en local sur la machine du serveur Tiny ERP. De plus, lors de la clture ou annulation d'une tche, si le projet a t configur pour avertir le chef de projet lors du changement de statut d'une tche, celuici recevra automatiquement une requte. Toutes les informations relatives la tche sont attaches la requte. Si c'est le chef de projet luimme qui clture la requte, le systme ne lui enverra evidemment pas de requte. Enfin, une fois la tche clture ou annule, vous pouvez toujours la rouvrir en cliquant sur le bouton 'reopen'.

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La gestion de projet

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La gestion de projet
Les membres d'un projet
Chaque utilisateur doit alors traiter sa propre liste de tches en cours. Lorsqu'un utilisateur dsire obtenir sa liste de tches, il utilise le menu: Projet > Toutes les tches > Mes tches > Mes tches en cours. La liste des tches ouvertes s'ouvre alors. Cellesci sont tries par priorit, il faut donc les traiter une par une en commencant par la plus haute dans la liste. A chaque fois qu'un travail est effectu dans une tche, l'utilisateur complte le champ 'Travail effectu' en bas de la tche. Si celleci est annule ou clture, il pousse sur l'un des boutons. Il peut galement attribuer cette tche un aure membre du projet en changeant la valeur du champ 'responsable'.

Le chef de projet
Le rle du chef de projet est de dfinir de nouveaux projets et d'ventuelles tches, grer les diffrentes priorits, planifier le projet, vrifier le travail des utilisateurs et facturer les heures prestes ou projets raliss.

Classement des priorits

Le classement par priorits des tches est attribu selon les champs 'Squence' (onglet Autres Informations), 'Priorit' et 'Date limite'. Plus prcisment, Tiny ERP commence par trier les tches selon leur numro de squence. Toutes les tches possdant le mme numro de squence sont tries par priorit. Les tches ayant la mme priorit et le mme numro de squence sont tries par date limite. Ce classement selon diffrents critres est trs intressant pour traiter tous types de cas. Voici deux exemples frquents: Un contrat de support: dans ce cas, toutes les demandes de support possdent le mme numro de squence qui est attribu par dfaut, c'est dire 10. Les tches de support sont alors tries par priorits et par deadline, c'est bien l'effet souhait. On peut ajouter de nouvelles tches tout moment et cellesci viendront s'intercaler selon leur priorit. Le planning est alors automatiquement recalcul. Un projet complexe: dans ce cas, certaines tches dpendent d'autres tches et ne peuvent commencer que lorsque les prcdentes tches sont cltures. On utilise alors des numros de squence pour ordonner les diffrentes phases d'un mme projet. Pour certaines tches, vous pouvez cocher la case 'Attendre tches'. Dans ce cas cette tche ne pourra commencer que lorsque les prcdentes tches seront cltures. Autrement, si les tches sont attribues des utilisateurs diffrents, Tiny ERP pourra suggrer de les traiter en parallle. Les priorits entre diffrents sousprojets d'un mme projet sont donnes par la valeur du champ 'squence'.

Planifier un projet
La planification dans Tiny ERP peut se faire partir d'un projet ou d'une slection de tches. Pour demander la planification d'un projet, slectionnezle et cliquez sur l'imprimante. Si ce projet possde des sousprojets, la planification prendra alors toutes les tches associes. La feuille de prsence utilise est donne dans chaque projet individuellement. Si vous dsirez imprimer un planning partir d'une slection de tches, faites une recherche parmi toutes les tches selon certains critres et cliquez sur l'icne imprimante. Les tches peuvent tre tous utilisateurs et tous projets confondus. Cette fonctionnalit permet par exemple d'imprimer le planning d'un utilisateur; slectionnez toutes les tches ouvertes d'un utilisateur et imprimezles.

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Vrification des prestations

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Cette planification est recalcule chaque impression, si les tches ont volu depuis la dernire impression, le graphe de Gantt sera donc diffrent.

Vrification des prestations

Le chef de projet est galement responsable du bon droulement de ses projets et donc de vrifier le travail effectu par les diffrents utilisateurs. Pour ce faire, il doit avoir accs au menu: Projet > Toutes les tches. Pour dterminer l'avancement des projets d'une manire globale parmi tous les projets en cours, vous pouvez suivre l'arbre des projets et les informations d'heures estimes et d'heures prestes. Ces mme dtails sont accessibles tche par tche si l'on doubleclique sur un projet. Si un contrle des cots est ncessaire,vous devez assigner le projet un compte analytique dans le deuxime onglet de la dfinition d'une fiche projet, champ 'Classe Comptable'. Cela permet de ne pas faire un double encodage entre les prestations effectues par tche et les prestations encodes par compte analytique lors de l'encodage des heures par les employs en fin de journe. Pour utiliser cette fonctionnalit, le module 'hr_timesheet_project' doit tre install et les utilisateurs doivent encoder leurs prestations de fin de journe grce au menu: Human Resources > Encodage des heures > Pour moi > Today's work (import from project). Los de projets critiques, le responsable peut activer l'option 'prvenir le chef de projet' dans la dfinition du projet. Il recevra alors une requte chaque fois qu'une tche est clture.

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Facturation des prestations

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Facturation des prestations

Avant d'utiliser les fonctions de facturation automatise partir des tches, il faut configurer le deuxime onglet du projet. La figure suivante prsente les informations ncessaires la facturation:

Il faut indiquer: un partenaire et un contact: ces champs sont optionnels car cette information peut venir de la dfinition d'une tche dans ce projet. On ne doit les remplir que lorsque le projet est ddi un client. un compte analytique: optionnel, uniquement si l'on veut faire un suivi des cots ou une gestion par affaire, Une liste de prix: ce champ est obligatoire si vous dsirez gnrer des bons de commandes, il se complte automatiquement en fonction du partenaire slectionn. Un prix et un mode: le mode peut tre l'heure (estime), l'heure effective ou au projet. Si le projet est subdivis en sousprojet, on peut appliquer un prix pour chaque phase de ce projet. Un point de vente: requis si vous dsirez gnrer des bons de commandes. Dans Tiny ERP, il est donc possible de crer automatiquement des commandes (qui vont ellesmme gnrer des factures) grce aux tches. Pour ce faire, le chef de projet utilise l'un des sousmenu du menu: Projet > Toutes les tches > Tches facturer. Il obtient alors la liste de toutes les tches facturer et non encore factures (tches ouvertes ou clotures, selon le menu). Pour gnrer un bon de commande partir de ces tches, il faut cliquer sur l'engrenage. Tiny ERP vous donne le montant facturer et vous demande alors si vous dsirez gnrer un devis ou une commande ferme. Slectionnez votre choix et validez la bote de dialogue. Une confirmation vous certifiera que les commandes sont bien cres. Si les tches contiennent des produits (services ou stockables), ceuxci sont automatiquement ajouts au bon de commande. Leur tarif dpend de la liste de prix slectionne. Cela permet de grer des projets industriels, pour lesquels il faut livrer des produits finis. Une note intressante est que vous pouvez filtrer manuellement les tches que vous dsirez facturer grce la recherche, avant de slectionner l'engrenage. Aussi, si vous dsirez facturer plusieurs tches d'un coup, vrifiez que vous tes bien en mode liste. En effet, si vous tes en mode formulaire, seule la ressource l'cran sera facture.

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Fiche Technique

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Fiche Technique
Fonctions de base
Gestion des projets et tches. Projets de services, industriels ou de dveloppement. Sousprojets multiniveaux, sans limitations sur les niveaux. Support des projets templates. Dsactivation / Activation de projets entiers. Copie de projets et modification de projets.

Suivi du projet
Alertes automatises par email au client pour les projets de support ou pour les sondages qualits. Requte au chef de projet pour contrle la clture de tche. Attribution flexible des droits et configuration du projet par le chef de projet. Projet interne, projet client ou assignation par tche. Contrle de l'avancement du projet par phase et/ou sousprojet.

Gestion des planning

Gestion complte des horaires et des groupes de travail. Horaires assigns par projet ou par utilisateur. Replanification automatise. Saisie en mode liste des travaux. Diagramme de Gantt: par projet, par utilisateur, par groupe ou pour une slection donne.

Les tches
Ordonnancement par priorits, squences hirarchiques, et/ou deadline. Support du drag & drop. Systme de rallocation des tches. Des menus spcifiques pour chaque utilisateur selon le rle. Historique des interventions sur chaque tche. Gestion des points de vente et des listes de prix pour les tches.

Ergonomie
Navigation grce aux arbres, aux relations et au systme de mise en relation croise. Codes couleurs utiliss pour une visibilit rapide des tats. Saisie rapide en mode liste. Diffrentes vues possible selons le rle et l'utilisation faite. Nombreux raccourcis clavier.

Facturation et devis
Rdaction de devis automatise sur base d'un prprojet ou template. Facturations sur base des tches; par projet/sousprojet, par heure planifie, par heure effective. Validation d'un devis peut dclencher des tches. Association possible des tches aux produits. Plusieurs logiques de facturation.

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Intgration complte

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Intgration complte
Totalement intgr aux autres modules de l'ERP; ventes, production, achats, ... Dclenchement des tches selon diffrents besoins; production, achats, soustraitance, livraison,... Support des tches industrielles. Traabilit complte et contrle des modifications grce au module d'audit.

Contrle des cots

Compltement intgr avec la comptabilit analytique pour un reporting de haut niveau et pour une gestion par affaire. Gestion des cots selon diffrentes units de mesure. Compltion automatique du timesheet en fin de journe / semaine grce aux tches. Support des budgets.

Projets informatiques
Support des mthodes agiles de dveloppement SCRUM. Product backlog pour l'interface entre les tches techniques et les besoins fonctionnels du client. Gestion des 'sprints', roadmaps, 'daily meeting' et scrum master. Burndown Chart:par groupe de tche, par projet ou par besoin client.

Extensible
Ajout de modules optionnels disponibles sur TinyForge.org. Module de gestion des risques optionnel. Module de gestion de la qualit. Visibilit des travaux effectus directement dans la fiche client si activ.

Flexibilit Totale
Tous les crans sont personnalisables (saisies, listes, tats, recherche...) Support multilangues et multisocits. Gestion fine des droits et des menus par utilisateur. Accs distance via Internet. Configuration des procesus et des alertes possibles. Systme de requtes intgr, dclenchement sur base des tats des tches.

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Marketing

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Marketing

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Le flux Marketing

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Le flux Marketing

La figure cidessus reprsente le flux marketing. Ce flux est compos de diffrentes phases successives: des prospects sont d'abord crs en tant que partenaires, ensuite vient la cration de la campagne marketing, compose de toutes ses tapes, et enfin, quand la campagne est totalement termine, elle dbouchera sur des opportunits d'affaires, qui mneront des Devis, etc (voir le flux Ventes). Le module marketing sert principalement faire le suivi des campagnes marketing. Vous avez un certain nombre de prospects contacter un premire fois, et peu peu, ce nombre diminuera au fur et mesure des multiples 10/11/06

Le flux Marketing

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rappels. Les diffrentes tapes de contact du prospect peuvent tre organises selon des squences (ordre suivre) et utiliser des canaux de communication diffrents (exemple: on envoie d'abord une lettre, puis, si c'est positif, on contacte par email pour finalement terminer par un appel tlphonique pour confirmer un accord ou autre). A la fin de la campagne, il ne vous restera que des prospects srieux qui donneront probablement lieu des opportunits d'affaires que vos commerciaux devront faire voluer jusqu' la signature d'un contrat ou la cration d'un bon de commande ou d'un devis.

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Cration d'une campagne

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Cration d'une campagne

La cration d'une campagne se fait dans le menu : Oprations Marketing > Dfinitions > Campagnes Le formulaire de dfinition d'une campagne se prsente comme suit:

Une campagne peut tre dfinie dans le temps. Pour spcifier des dlais pour la dure d'une campagne, il suffit de complter les champs "date de dbut" et "date de fin". Un calendrier s'ouvrira automatiquement si vous cliquez sur l'icne "loupe". Divers cots peuvent tre associs la campagne marketing. Il y a tout d'abord les cots initiaux (ou cots fixes) qui se rapportent tous les frais pralables la campagne proprement dite. Vous pouvez ensuite encoder les cots et revenus estims pour la campagne afin de vrifier si les diverses actions lances restent rentables. Ces donnes sont purement informatives. Dans notre exemple, la campagne nomme "Marketing Campaign: Solutions Linux 2005" n'est pas dlimite dans le temps, nous avons not des frais initiaux d'un montant de 500 EUR (cots de la mise en route de la campagne), nous estimons un cot total de 2500 EUR mais esprons un revenu estim 15000 EUR. Une description plus en dtail de la campagne est possible grce au champs "Description". Il reste dfinir toutes les tapes de la campagne. Dans notre exemple, la campagne comporte 3 tapes: envoyer une lettre au contact, lui confirmer par email et enfin, convenir d'un rendezvous, lui tlphoner et lui envoyer quelques brochures. Pour crer une nouvelle tape, utilisez l'icne "Nouveau" du champ "Etapes", vous obtiendrez alors une fiche de cration d'une tape. 10/11/06

Cration d'une campagne

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Les tapes sont classes par ordre de squence. Elles peuvent tre caractrises par une date de dbut et de fin, vous pouvez y associer un taux de russite estim ainsi qu'un cot estim. Le champ "Nombre maxi d'essais" dtermine le nombre de fois o l'tape va se rpter. Dans notre exemple: La premire tape consiste envoyer une lettre (squence=1). Nous estimons un taux de russite de 10% (c'estdire que 10% des personnes ayant reu une lettre nous rpondront), et un cot de 50 cents par lettre (car l'euro est la devise choisie par dfaut). Nous n'enverrons qu'une seule lettre chaque contact (nombre maxi d'essais=1). Quand votre campagne et ses tapes sont cres, il vous suffit de l'enregistrer. Vous retrouverez cette campagne et les autres ventuelles dans la liste des campagnes du menu: Oprations Marketing > Campagnes

Il faut prsent dterminer quelles seront les personnes (contacts, prospects, partenaires, etc) qui seront concernes par cette campagne (qui devezvous appeler?). Ces diffrents contacts ne seront pas tous aussi intressants les uns que les autres. Il vous faudra donc les classer par ordre de priorit, ce qui vous permettra de 10/11/06

Cration d'une campagne

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voir directement les plus urgents appels faire. Lorsque vous tes sur la liste des campagnes, choisissez une des campagnes et cliquez sur le bouton "Actions". Vous pourrez alors slectionner les partenaires qui seront contacts pour chaque tape de la campagne.

Aprs avoir spcifi la premire tape de la campagne, la priorit du partenaire (ou du groupe de partenaires) ainsi que le responsable de la campagne, il vous suffit de slectionner une liste de partenaire (via le bouton "Ajouter") et de les ajouter la campagne en cliquant sur "Ajouter ces partenaires". Il est tout fait possible d'ajouter diffrentes listes de partenaires avec des priorits diffrentes (selon qu'ils soient plus ou moins intressants). Le logiciel les classera alors par ordre de priorit. Maintenant que des partenaires ont t ajouts notre campagne, vous pouvez, dans la liste des campagnes, doublecliquer sur notre exemple (Marketing Campaign: Solutions Linux 2005) et voir la liste de tous les partenaires concerns par cette campagne.

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Cration d'une campagne

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Suivi des Prospects

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Suivi des Prospects

Aprs avoir associ des partenaires une campagne marketing, vous obtenez leur liste en doublecliquant sur la campagne concerne (depuis le menu: Oprations Marketing > Campagnes)

Cette liste regroupe donc tous les partenaires qu'il faut contacter pour la campagne. Ils sont classs selon leur priorit (tablie au pralable, lors de l'ajout des partenaires la campagne: voir tape prcdente). Si vous doublecliquez sur un des partenaires, vous ouvrirez alors sa fiche de suivi.

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Suivi des Prospects

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Cette fiche est compose de 2 parties. La premire regroupe les informations sur le prospect (nom, adresse, contact, notes, etc) et la seconde porte sur les informations relatives l'tape (le nom de l'tape, la priorit, les commentaires et ventuellement, la date s'il faut rappeler le prospect plus tard). A chaque tape de la campagne, pour chaque partenaire concern, il suffit d'excuter l'tape (envoyer une lettre ou un mail, etc) et si cette tape est termine, cliquez sur "Continuer Campagne". Le partenaire passera directement l'tape suivante. Lorsque toutes les tapes ont t effectues, le signaler en cliquant sur "Arrter Campagne". Tout l'historique des actions faites pour le partenaire est repris dans le second onglet de la fiche de suivi du partenaire.

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Suivi des Prospects

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Fiche Technique Marketing

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Fiche Technique Marketing

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Fiche Technique Marketing

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Joomla tant une des plateformes de dveloppement de sites web les plus rpandues actuellement, il tait utile de crer un lien entre TinyERP et une plateforme eCommerce de Joomla. Il existe plusieurs plateformes d'eCommerce sous Joomla, VirtueMart tant l'editor pick, c'est galement cellel que nous avons choisie Pour plus d'informations sur l'installation de Joomla ou de VirtueMart, vous pouvez vous rendre sur un des sites suivants: http://www.joomla.org http://www.joomla.fr http://virtuemart.net http://www.joomlafrance.org/telecharger/fileinfo/VirtueMart.html

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Fiche Technique Marketing

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Dcrire le flux eCommerce ICI.

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Installation du module dans TinyERP

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Dans cette section, nous verrons comment intgrer TinyERP avec une installation frache de Joomla/VirtueMart. L'installation de Joomla/VirtueMart n'est pas couverte par ce livre, si vous prouvez des difficults raliser cette installation, reportezvous la documentation disponible sur les sites numrs dans l'introduction ce chapitre.

Installation du module dans TinyERP

...

Installation du connecteur sur le site Joomla/VirtueMart

Il suffit de copier le fichier TinyERPsyncro.php se trouvant dans le rpertoire bin/addons/ecommerce/connectors/VirtueMart sur votre serveur web la racine de votre installation de Joomla

Intgration entre TinyERP et Joomla/VirtueMart

L'intgration de TinyERP avec VirtueMart se droule en 7 tapes 1. Cration des catgories de produits dans VirtueMart 2. Cration des taxes dans VirtueMart 3. Cration de l'eShop dans TinyERP 4. Importation initiale dans TinyERP 5. Mapping des catgories et des taxes dans TinyERP 6. Ajout des produits TinyERP dans l'eShop 7. Synchronisation des produits entre TinyERP et VirtueMart

Cration des catgories de produits dans VirtueMart

VirtueMart inclut la possibilit d'associer les produits des (sous)catgories de produits afin de permettre une meilleure organisation du site.Pour crer une nouvelle catgorie de produits, ouvrez le formulaire de catgorie: "Produits" => "Ajouter une catgorie".

Cration des taxes dans VirtueMart

VirtueMart possde des facults de calcul de taxes trs diffrentes de celles de TinyERP. Il est donc ncessaire de crer les taxes dans VirtueMart ET dans TinyERP. Dans VirtueMart, il y a deux manires de calculer les taxes: 1. base sur l'endroit o se situe le vendeur. 2. base sur l'endroit o se situe l'acheteur. Il est fortement conseill de calculer les taxes suivant l'endroit o se trouve l'acheteur pour garder une compatibilit avec TinyERP. Pour ajouter un taux de taxes, allez dans "Taxes" => "Ajouter un Taux de Taxes" dans le menu d'administration de VirtueMart admin menu.

Cration de l'eShop dans TinyERP

Dans le Menu eCommerce / Website de TinyERP, il faut alors crer un eShop, c'est dire un point de vente sur internet. Pour chaque eShop, il faut spcifier l'adresse laquelle se trouve la racine de votre site Joomla (l o vous avez plac le connecteur TinyERP) ainsi qu'un partenaire par dfaut. Le partenaire par dfaut est l'quivalent web d'une vente comptoir. Les diffrentes adresses (facturation, livraison, etc) introduites dans VirtueMart seront 10/11/06

Importation initiale dans TinyERP ajoutes ce partenaire.

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Importation initiale dans TinyERP

Avant de mettre nos produits en vente sur internet, nous allons devoir maintenant importer les diffrentes catgories et taxes disponibles sur le site Joomla/VirtueMart. Cette opration n'est effectuer qu'une seule fois en gnral. Il ne faudra la rpter que si l'on rajoute/supprime des taxes sur le site web. tant donn qu'il est beaucoup plus frquent de rajouter/supprimer une ou plusieurs catgories, il existe un penchant cette action qui n'importe alors que les catgories de VirtueMart sans toucher aux taxes.

Mapping des catgories et des taxes dans TinyERP

Une fois l'importation initiale ralise, nous allons maintenant crer le mapping, la liaison, entre les catgories et taxes de TinyERP avec celles de VirtueMart. Cette opration est rpter lors de la cration/suppression d'une taxe ou d'une catgorie. Si l'on modifie le taux d'une taxe sur le site (et pour bien faire, dans l'ERP) il n'est pas utile de refaire l'importation, puisque ces taxes ont leur correspondance (celleci ne change pas) dans l'ERP et sur le site web.

Ajout des produits TinyERP dans l'eShop

Il se peut que vous vendiez vos produits sur plusieurs sites et que vous ne vendiez pas l'intgralit/les mmes de vos produits sur tous les sites, d'o l'utilit de pouvoir choisir quel produits seront en vente sur un site eCommerce donn. Ne vous inquitez pas, cette opration qui se peut fastidieuse ne devra tre excute qu'une seule fois par site web. Toute modification apporte par la suite pourra tre automatiquement reporte sur le site

Synchronisation des produits entre TinyERP et VirtueMart

Il ne reste plus qu' synchroniser nos produits TinyERP avec ceux du site Joomla/VirtueMart grce l'action du mme nom. Cette action mets jour (stock, descriptions, prix, image, etc) les produits TinyERP sur le site web. Si vous modifiez un produit dans TinyERP, n'oubliez pas de relancer cette action afin que les changements soient visibles sur le site.

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Utilisation

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Utilisation
L'utilisation du module eCommerce Joomla reste des plus simples. Une fois la configuration initiale ralise, il ne vous reste plus qu' importer rgulirement vos commandes dans TinyERP et les trater comme n'importe quelle autre commande de l'ERP. Afin de conserver la synchronisation du stock entre votre ERP et votre site web (surtout utile si vous vendez des marchandises par un autre biais que le web ou si vous vendez via plusieurs sites), il est ncessaire d'effectuer une mise jour du stock. Lors de la mise jour du stock, le statut des commandes en cours est galement mis jour de manire ce que le client puisse suivre l'volution de sa commande sur internet sans aucune intervention supplmentaire de votre part.

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Administration

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Administration
Conu pour tre adaptable moindre frais et n'importe quelle utilisation, Tiny ERP est un logiciel qui doit tre configur avec minutie pour rpondre vos besoins quels qu'ils soient. Jusqu' prsent, vous avez pu remarquer l'incroyable potentiel de ce logiciel du point de vue de l'utilisation, des dpendances entre modules qui vous permettent d'effectuer simplement des oprations qui sont habituellement trs complexes, et des fonctionnalits avances qui vous laissent la possibilit de travailler aussi simplement que rapidement. Dans cette section, nous prsenterons l'interface d'administration de Tiny ERP, qui permet de grer avec autant de finesse la partie immerge de l'iceberg, que vos utilisateurs ne verront probablement jamais, mais qui leur permet par contre de travailler efficacement, et sans se soucier de rien.

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La gestion des droits

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La gestion des droits

Vous devez tre connect en tant qu'administrateur pour avoir accs tous les menus d'administration. A l'installation du logiciel, l'utilisateur 'admin' est configur avec le mot de passe 'admin'.

Concepts de base
La gestion des droits et devoirs se base sur quatre concepts fondamentaux dans Tiny ERP: Les socits Les utilisateurs Les groupes d'utilisateurs Les rles. Tiny ERP est donc multisocits. Certaines ressources peuvent tre partages entre plusieurs socits (les partenaires par exemple) et d'autres peuvent explicitement appartenir une seule socit et tre caches des autres socits. L'appartenance d'un utilisateur une socit dtermine donc sa visibilit des donnes du logiciel. Un utilisateur est une personne physique, son appartenance une socit, des groupes et des rles dterminent son accs aux ressources du logiciel. Les groupes d'utilisateurs dterminent les droits d'accs de ceuxci sur chaque ressource. Le menu est galement diffrent selon les groupes auxquels appartient un utilisateur. Enfin, les rles permettent d'indiquer les devoirs de chaque utilisateur.

Les socits
Les socits sont dfinies par une structure hirarchique qui les relie. Cela permet donc une socit mre d'avoir diffrentes filiales. Les droits d'une socit mre incluent galement tous les droits de ses filiales. Il est donc important de construire correctement l'arbre des socits selon les droits souhaits. Pour obtenir la structure des socits, utilisez le menu: Administration > Utilisateurs > Structure de la socit.

Certains objets sont diffrencis par socit (la comptabilit, les utilisateurs) tandis que d'autres peuvent tre communs toutes les socits (partenaires). Tous les formulaires possdant un champ socit (company_id en termes techniques), sont considrs comme tant multisocits. Chaque dveloppeur est donc libre d'ajouter ou retirer les champs socits sur les objets qui doivent tre distincts ou communs par socit. Si pour un enregistrement donn, le champ socit est vide, cet enregistrement est accessible par tous les utilisateurs de toutes les socits. Prenons une structure compose de 3 socits Tiny Europe Tiny Belgium Tiny France 10/11/06

Les groupes d'utilisateurs

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Dans cette structure les utilisateurs de Tiny Europe auront accs toutes les ressources de Tiny Belgium et Tiny France. Ainsi, par exemple, Tiny Europe aura une vue consolide du plan comptable. Tiny Belgium et Tiny France n'auront accs qu' leurs ressources respectives, ainsi qu' toutes les ressources communes. Dans la structure suivante, les 3 socits possdent des droits d'accs compltement distincts. Tiny Europe Tiny Belgium Tiny France Pour dfinir une nouvelle socit, ou pour modifier une existante, utilisez le menu: Administration > Utilisateurs > Structure de la socit > Definir des socits.

DESCRIPTION DES CHAMPS. IMAGE D'UN ENTETE DE RAPPORT.

Les groupes d'utilisateurs

Les droits d'accs au menu et aux diffrentes ressources sont dfinis par l'appartenance des utilisateurs aux groupes. Pour crer ou modifier des groupes, utilisez le menu: Administration > Utilisateurs > Groupes. Nous verrons comment dfinir des droits chaque groupe dans le chapitre suivant.

Les utilisateurs
Les utilisateurs correspondent aux personnes physiques qui ont un accs au systme. On les dfinit grce au menu: Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.

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Les rles

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Pour chaque utilisateur du systme, il faut dfinir: Nom: Son nom, Login: Son nom d'utilisateur et son mot de passe lui permettant de se connecter, Signature: La signature qui sera utilise pour l'envoi automatique de mails, Address: Un contact dans la base de partenaire. Si l'utilisateur est un employ, il doit appartenir au partenaire qui reprsente votre entreprise (car ce partenaire doit tre li dans l'objet socit). Action: Dtermine l'action excuter lorsque l'utilisateur se connecte au systme. Pressez simplement "enter" dans ce champ pour assigner la valeur par dfaut. (ouvrir le menu) Groups: les groupes auxquels cet utilisateur appartient, ces droits sont cummulatifs, Rles: les rles de l'utilisateur. Pour dfinir la langue par dfaut de cet utilisateur, cliquez sur l'icne "proprits" et slectionnez la langue. Cet utilisateur pourra redfinir sa langue une fois connect grce au menu: Utilisateurs > Prfrences. Il ne faut pas confondre la notion d'utilisateur et d'employ. Cependant, un employ peut tre attach un utilisateur, mais ce n'est pas requis.

Les rles
Les rles sont dfinis en arbre grce la relation du champ Parent.

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Les rles

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La seule influence des rles sont les validations des artes des workflows. Par dfaut, l'installation de Tiny ERP, aucun workflow n'est configur pour utiliser des rles spcifiques. A moins d'avoir un besoin trs spcifique au niveau validation, vous ne devez pas dfinir de rle. Pour rappel, les workflows sont les graphes dcisionnels que vous pouvez obtenir par ressource via le menu du dessus: Plugin > Execute a Plugin > Print Workflow.

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La gestion des droits

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La gestion des droits

Outre l'appartenance des ressources aux socits, il y a deux grands concepts utiles pour la gestion des droits dans Tiny ERP: les droits d'accs aux menus, les droits spcifiques chaque objet.

Les accs au menu

Les droits d'accs aux diffrents menus sont dtermins par les associations menugroupes et les appartenances des utilisateurs des groupes. Pour modifier les droits propres un menu dans Tiny ERP, utilisez le menu: Administration > Securit > Gestion des accs aux menus. Il faut alors rechercher le menu auquel on veut ajouter des droits particuliers. Pour ce faire, rechercher le nom du menu grce l'icne "loupe". Vous pouvez attribuer des droits sur les menus qui ouvrent des fentres mais galement sur des menus 'folders', ce qui gre alors automatiquement les accs tous les sousmenus.

Une fois le menu charg, vous pouvez lui attribuer des groupes. Si aucun groupe n'est attribu un menu, tous les utilisateurs auront un droit d'accs ce menu. Ds que vous ajoutez un groupe un menu, l'utilisateur doit appartenir au moins un groupe du menu pour y avoir accs. Si un utilisateur n'a pas accs un menu, il ne le voit pas dans son interface. Attention, ce n'est pas parce que vous retirez l'accs un menu sur une ressource qu'un utilisateur ne pourra pas avoir accs cette ressource. Par exemple, si vous retirez le droit d'accs au menu: Comptabilit et Finances > Suivi des factures, un utilisateur pourra quand mme consulter des factures grce aux champs relations dans un bon de commande (historique des factures mises). Pour mettre des droits sur les objets, il faut utiliser la seconde mthode de gestion de la scurit dans Tiny ERP.

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Les astuces pour crer un menu spcifique

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Les astuces pour crer un menu spcifique

Pour dplacer un menu, il vous suffit de modifier son champ 'Menu Parent'. Faites la modification et testez le nouveau rsultat grce la menu bar: File, New Window (ou ^T). Si vous dplacez un menu folder, l'entiret des sousmenus est galement dplac. Pour ordonner des menus qui possdent le mme menu parent, vous pouvez modifier la valeur du champ squence. Les menus sont tris de la squence la plus basse la plus haute. Vous pouvez galement modifier l'icne grce au champ en bas gauche du formulaire d'dition d'un menu. Une bonne approche pour crer vos menus personnaliss est de dupliquer un menu, grce la menu bar: Formulaire > Dupliquer. L'effet du menu et tous les sousmenus sont alors dupliqus, ce qui vous permet de transformer le nouveau menu tout en gardant une copie de la version de base. Il est conseill de dplacer l'ancien menu dans le menu d'administration pour le rcuprer en cas de mauvaises manipulations. Il est possible de raliser cela en modifiant son champ parent.

Les droits d'accs aux objets

Pour un contrle des droits d'accs plus fin sur les ressources, vous pouvez utiliser le menu: Administration > Securit > Contrle des accs. Grce ce formulaire, vous pouvez imposer des droits rduits sur tout type d'objet: une facture, un partenaire, une ligne de bon de commande, ... Les droits s'appliquent automatiquement pour toutes les ressources d'un mme type. A l'installation du logiciel, aucune rgle de gestion des droits n'est active. Lorsqu'aucune rgle n'est disponible pour une ressource, celleci est accessible tous les utilisateurs. Si vous crez des rgles par rapport un groupe, seuls les utilisateurs appartenant ce groupe possdent des droits sur le type de ressource concern. Le fait de dfinir une rgle par rapport un groupe, retire alors tous les droits aux autres groupes si c'est la premire rgle. Les droits peuvent tre de trois types: Cration: l'utilisateur peut crer et supprimer ce type de ressource, Modification: l'utilisateur peut modifier ce type de ressource, Lecture: l'utilisateur ne peut que consulter ce type de ressource. Lorsque vous essayez d'effectuer une opration pour laquelle vous n'avez pas les droits suffisants, Tiny ERP n'excute pas l'opration et retourne le message d'erreur suivant:

Les droits sur les ressources sont vrifis au plus bas niveau de Tiny ERP, au niveau de la base de donnes objet. Ainsi, mme les programmes qui s'interfacent avec Tiny ERP en XMLRPC (par exemple l'eCommerce) seront affects par cette gestion des droits.

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Les squences

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Les squences
Les squences dfinissent des numrotations automatiques pour certains documents. Par dfaut, vous pouvez modifier des squences pour les factures et avoirs, les devis clients, les achats fournisseurs, les entres comptables, les numros de sries et les lots de fabrication. Pour modifier ou dfinir de nouvelles squences, utilisez le menu: Adminsitration > Sequences > Sequences.

Le champ code de la squence dtermine le type de document auquel cette squence s'applique. Il ne peut y avoir qu'une squence par type de document, l'exception des entres comptables dont la squence est dfinie dans les journaux. Les champs prfixe et suffixe sont ajouts avant et aprs le numro squentiel gnr. La lgende en bas du formulaire indique des codes qui peuvent tre utiliss dans le champ "Prefix" ou "Suffix". Ceuxci permettent d'insrer l'anne en cours, le mois ou le jour actuel. Entre le prfixe et le suffixe vient s'ajouter le numro de squence 'Next Number'. Celuici est agrandi de suffisamment de 0 pour atteindre le padding indiqu. Par exemple, si le prochain numro est 18 et que le padding est de 5, le nombre gnr sera 00018. Si padding est trop petit pour le nombre, ce nombre est gard tel quel, sans tre tronqu. L'incrment permet de dterminer de combien il faut sommer le nombre actuel pour obtenir le prochain nombre, gnralement 1. La gestion des numros de squences est intressante pour pouvoir paramtrer les numros de factures en cours d'anne. Pour ce faire, cherchez la squence pour les facture clients (celle dont le code est 'Account Invoice Out'), et modifiez le champ 'Next Number' pour y indiquer le prochain numro de facture qui doit tre gnr.

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Les audits utilisateurs

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Les audits utilisateurs

Lorsque les donnes traites par Tiny ERP deviennent de plus en plus importantes, il peut tre intressant d'utiliser le module d'audit trail pour analyser les oprations d'utilisateurs suspicieux. Ce module vous permet de dfinir des rgles sur des objets et des utilisateurs qui vont analyser tous les mouvements d'un utilisateur sur ces objets. Pour dfinir de nouvelles rgles, connectezvous en tant qu'administrateur et utilisez le menu: Administration > Listes de contrle > Rles.

vous pouvez alors dfinir une nouvelle rgle de contrle. Commencez par lui donner un nom et ensuite slectionnez le nom de l'objet sur lequel portera les analyses. Entrez ce nom en anglais dans le champ 'Objet' et pressez "enter". (ex: invoice) Ensuite, vous devez cocher les diffrentes cases pour indiquer si les oprations de lecture, criture, cration et suppression doivent tre enregistres. Attention que si vous placez une rgle pour vrifier les lectures d'un enregistrement donn, cela ralentira considrablement les accs l'ERP car chaque lecture de donnes induira une criture dans la base de donnes. Ensuite, il vous faut ajouter la liste des utilisateurs qui seront analyss. Si vous n'indiquez aucun utilisateur, la rgle porte sur tout le monde la fois. Une fois la rge dfinie, n'oubliez pas de pousser sur le bouton 'Crer' pour l'activer. Si vous dsirez l'arrter, il vous faut appuyer sur le bouton 'Supprimer'. L'analyse des utilisateurs ne portera que sur les vnements qui arriveront aprs l'inscription de la rgle. Il n'y a pas moyen de rcuprer des anciens historiques si aucune rgle n'tait dfinie. Enfin, lorsque l'administrateur dsire analyser les oprations des diffrents utilisateurs, il utilise le menu: Administration > Listes de contrle > Historique. Utilisez alors le bouton "recherche" pour filtrer parmi toutes les actions de l'utilisateur, le type d'opration, la date, ...

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Les audits utilisateurs Le module d'audit trail est trs pratique pour analyser finement les oprations de mouvements de caisse lors de fuites d'argents.

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Organisation du projet Tiny ERP

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Organisation du projet Tiny ERP

Cette section couvre la partie organisationnelle de Tiny ERP. Logiciel Libre plac sous licence GPL, Tiny ERP est un produit de haute technologie issu de la fusion des efforts d'une socit ditrice, de ses partenaires, et d'une centaine de contributeurs rpartis travers le monde. Alors qu'il peut paratre difficile de fdrer les efforts d'ajout de fonctionnalits, de traductions, de dbogage, nous verrons qu'il existe quelques techniques simples que Tiny, la socit qui dite le logiciel Tiny ERP, exploite avec fruits depuis quelques annes. Vous apprendrez galement dans cette section ce qui diffrencie cette socit ditrice de ses principaux concurrents du march de l'ERP propritaire, ce qui lui confre des avantages indniables sur ces colosses aux pieds d'argile. Finalement, vous verrez que si le monde de l'ERP est un monde qui peut paratre assez complexe, il n'en est rien; des contributeurs posent jours aprs jours des petites pierres pour nous aider faire voluer Tiny ERP et en faire un produit plus fiable, plus simple et plus performant qu'aucun autre.

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Les diffrents acteurs

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Les diffrents acteurs

Comme la plupart des logiciels libres importants, Tiny ERP est un projet la fois collaboratif, structur et dirig. Pour comprendre cela, il faut diffrencier trois types d'acteurs dans l'activit du logiciel: la communaut de contributeurs, les socits partenaires de Tiny ERP et l'diteur Tiny.

La communaut de contributeurs
Tiny ERP est un logiciel libre tel que dfini par la Free Software Foundation. Tout le monde est donc libre de le tlcharger, de l'utiliser, de le modifier, ains que de le redistribuer tel quel, ou en y intgrant ses propres modifications. On appelle contributeur toute personne qui participe l'activit de Tiny ERP. Cette participation peut se faire diffrents niveaux: rdaction de documentations, rponse aux questions dans le forum, recherche et rapports de bugs, traduction du programme et des documents, dveloppements de nouveaux modules,... Il ne faut pas voir les contributeurs comme des bnvoles mais plutt comme des personnes ou entreprises motives par des besoins personnels dans le logiciel. Ces besoins (comprhension du logiciel, nouvelle fonctionnalit, support d'une nouvelle langue) impliquent un travail de leur part, travail qui est revers la communaut pour la croissance du logiciel. Cet ajout des amliorations effectues au projet est mme une obligation lgale au niveau des dveloppements. En effet, la licence GPL sous laquelle est publie Tiny ERP oblige toute modification tre galement place sous une licence libre, ce qui permet quiconque de bnficier librement de toutes les modifications apportes au logiciel. Les contributeurs n'ont pas de liens contractuels avec la socit Tiny mais la communication entre les diffrents acteurs s'organise grce aux outils mis en oeuvre sur le site http://TinyERP.org. Parmi ces outils, on retrouve: Un forum pour organiser la communication: http://tinyerp.org/forum Des listes de diffusion pour les annonces publiques: http://tinyerp.org/lists.php Un wiki pour la rdaction collaborative de documentations: http://tinyerp.org/contributors.php Le systme de dveloppement collaboratif Tiny Forge (http://tinyforge.org) a t mis en place pour aider au dveloppement de Tiny ERP. Il possde de nombreux outils par projet tels que des forums, listes de tches, systme de suivi de bugs, systme de gestion des versions, systme d'annonce des nouvelles fonctionnalits, recherche de contributeur comptent dans certains domaines,... Les accs aux codes sources sont fournis par le systme de gestion des rvisions SubVersion. Chaque contributeur peut crer son propre projet ou module optionnel Tiny ERP. Ceuxci sont tous disponibles au tlchargement sur TinyForge.org.

Les partenaires
Les partenaires sont des socits qui offrent le service d'intgration du logiciel. Leurs clients sont les entreprises qui dsirent mettre en place Tiny ERP. Ils travaillent en collaboration, contractuellement, avec l'diteur Tiny pour assurer un service de qualit l'utilisateur final. Ils prennent en charge toute la gestion du projet d'intgration qui comprend gnralement les phases suivantes: Analyse de besoins, Rdaction du cahier des charges, Dveloppement des spcificits clients, Paramtrage et adapations des rapports et crans, Rcupration et importation des donnes, Formation des utilisateurs, 10/11/06

Conclusion Dploiement et mise en production, Support.

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L'norme intrt du rseau de partenaires est que chaque partenaire apporte ses dveloppements ou ses comptences selon leur domaine de prdilection: qualit ISO9001, spcialiste agroalimentaire, cabinet d'experts comptables. Cela garantit Tiny ERP une croissance rapide et pluridisciplinaires.

L'diteur Tiny
La socit Tiny, situe en Belgique, est l'ditrice du logiciel Tiny ERP. Elle est garante de la prnit du produit, et des services associs. C'est elle qui organise le rseau de contributeurs et de partenaires. Les dveloppements techniques, commerciaux et marketing moyen et long terme sont conduits par la socit Tiny. Plus de 80% des dveloppements sur Tiny ERP sont raliss en interne par la socit Tiny. Son rle est galement de tester et valider toutes les contributions reues par les partenaires et les contributeurs. Elle publie alors priodiquement une version stable de Tiny ERP compose de tous les modules les plus importants ayant t tests et valids. Ses clients sont les partenaires Tiny ERP qui elle offre un service de support, des formations techniques et utilisateurs, des garanties de corrections d'ventuels bugs, de la visibilit sur les sites Tiny ERP, etc.

Conclusion
La figure suivante reprsente l'effet de ces acteurs sur le cycle de vie d'une version de Tiny ERP.

A chaque acteur et phase correspond un site internet spcialis: Les dveloppements communautaires sont publis et organiss grce au site http://TinyForge.org. Ensuite, la socit Tiny publie la version stable de Tiny ERP sur le site http://TinyERP.org. Celuici sert galement de plateforme pour les utilisateurs avec documentations, un systme de suivi de bugs, un forum et des listes de diffusion. Enfin, la promotion du logiciel est faite sur http://TinyERP.com, vous y trouverez le calendrier des prochaines activits, les programmes partenaires, les fonctionnalits du logiciel, des dmonstrations en ligne, etc.

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Les modules dans Tiny ERP

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Les modules dans Tiny ERP

Qu'est qu'un module ?
Un module reprsente un ensemble de fonctionnalits qui sont packages dans un mme rpertoire sur le serveur Tiny ERP. Ces fonctionnalits peuvent tre de tout ordre: ajout de nouveaux menus, ajout de nouveaux rapports, modification de formulaires, simples donnes de dmonstration, etc. A chaque installation, il faut slectionner les modules qui seront utiliss ou non par l'entreprise. Cette gestion modulaire permet chaque entreprise de construire son systme sur mesure. Ainsi, un grossiste alimentaire installera probablement les modules: Qualit ISO9001, Produits Alimentaires, EDI ainsi que tous les modules de base tels que la gestion de stock, des ventes, de la comptabilit et finance, etc. Mais, pour ne pas surcharger le systme de fonctions inutiles, il n'installera probablement pas les produits textiles, les campagnes marketing, le plan comptable finlandais, etc... On distingue deux grandes catgories de modules: Les modules qui rpondent des besoins spcifiques: Qualit ISO9001, Produits matrices de variantes, EDI, interface avec Outlook, localisation franaise, etc. Les modules propres un secteur d'activit: agroalimentaire, gestion pharmaceutique, socits de services, gestion d'agence de voyage, etc... Un module est implment par un seul dossier dans le rpertoire 'Addons' du serveur Tiny ERP. Le fichier de description du module s'appelle __terp__.py est est disponible dans chaque rpertoire de module. Vous y trouverez les informations suivantes: nom du module, version, auteur, site web, dpendances, catgorie du module, les fichiers .XML utiliss et s'il est actif ou non. Il peut tre intressant de modifier ce fichier avant installation pour changer le champ 'active' de True False ou inversment. Cela permet de n'installer que les modules ncessaires. Dans les prochaines versions de Tiny ERP, un systme de gestion automatise des installations, mise jour et suppression de modules sera disponible directement depuis le client. Cela permettra l'administrateur de grer ses modules en toute simplicit. Ces fonctionnalits sont dj disponibles grce au menu 'Administration > Modules' mais il est conseill de ne pas encore les utiliser avant la version 3.4 de Tiny ERP.

La carte des modules

Certains modules peuvent dpendre d'autres modules. Ainsi, le module de gestion de stock dpend du module comptabilit pour les besoins de valorisation comptable des stocks. Si vous dsirez installer une gestion de stock, il faut donc imprativement installer la comptabilit. Le graphe des dpendances des principaux modules est donn par la figure cidessous.

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Slection de modules intressants

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Par exemple, vous pouvez y lire que si vous dsirez installer la gestion de production (module: mrp), il faudra au minimum installer les modules suivants: purchase, hr, stock, product, account, base. Si l'un de ces modules n'est pas ncessaire votre entreprise, vous pouvez toujours cacher les menus correspondants. Vous pouvez obtenir ce graphe de dpendances pour votre installation grce au programme 'gen_graph.sh' qui se trouve dans le rpertoire addons du serveur.

Slection de modules intressants

Suivi des rappels multiniveaux
Auteur: Tiny Module: account_followup

La gestion des rappels multiniveaux permet d'automatiser vos relances clients selon des dates dfinies par les diffrents niveaux de rappels. A chaque niveau, la lettre de relance peut tre diffrente. Cela simplifie considrablement les relances car il suffit chaque matin de cliquer sur un menu pour obtenir toutes les lettres de relances.

Gestion des relations partenaires

Auteur: Tiny Module: Base Partner Relation

Ce module permet de grer les relations entre partenaires. Il est gnralement utilis par les fournisseurs de grandes entreprises, lorsqu'il y a des centrales d'achats, un service comptabilit gr par un autre partenaire ou d'autres relations complexes. Exemple: quand le magasin X achte, il faut livrer la centrale et facturer une troisime socit.

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EDI

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EDI
Auteur: Tiny Module: edi

Le module EDI permet de synchroniser automatiquement les documents entre diffrents ERP. Ainsi, les commandes ou livraisons peuvent tre communiques automatiquement des systmes SAP grce au standard EDI de communication. Les fonctionnalits ncessaires l'EDI se retrouvent aussi dans ce module: gestion des codes EAN, gestion du prix de vente consommateur.

Intgration des projets et timesheet

Auteur: Tiny Module: hr_timesheet_project

Ce module permet de faire le lien entre les timesheets et les tches effectues dans la gestion de projet. Les travaux effectus sur les tches peuvent remplir automatiquement les prestations de l'employ dans le timesheet.

Internationalisations
Auteur: Partenaires Tiny Module: l10n_XXX

Les modules d'internationalisation commencent tous par l10n_CODEPAYS. O le CODEPAYS est donn par deux lettres reprsentant le code ISO du pays. Ils implmentent diffrentes fonctionnalits ncessaires chaque pays: plan comptable et taxes spcifiques, mise en page de factures, traductions. En plus de ces modules, des traductions sont disponibles dans 16 langues diffrentes.

Gestion des lettres types et devis complexes

Auteur: Tiny Module: letter

Le module LETTER permet de crer des documents types avec des paragraphes variables. Ceuxci peuvent tre composs selon le document rediger. Il est principalement utilis pour des lettres importantes et lorsque les devis sont complexes et souvent similaires.

Gestion de parcs informatiques

Auteur: Tiny Module: network

Le module NETWORK permet de grer les rseaux et les parcs informatiques de l'entreprise ou de ses clients. Vous y trouverez l'architecture des rseaux et des matriels installs, l'historique des interventions techniques, les garanties et les logiciels installs. Il est galement trs pratique pour centraliser les mots de passe des diffrents composants.

Produits manufacturs
Auteur: Tiny Module: product_electrinic

Ce module permet d'ajouter des fonctionnalits aux fiches produits. La principale fonction est d'ajouter, en plus des fournisseurs, les producteurs du produit et leurs rfrences.

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Produits avec premption

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Produits avec premption

Auteur: Tiny Module: product_expiry

Le module de gestion des dates de premption est principalement utilis dans le secteur de la chimie et de l'agroalimentaire. il permet de grer les diffrentes dates sur les produits et les lots. Vous y trouverez notamment: la date limite de consommation, la date limite d'utilisation ordinaire, la date d'alerte et la date de retrait de stock.

Analyse de la productivit des utilisateurs

Auteur: Tiny Module: productivity_analysis

Ce module permet d'analyser pour tous les documents de l'ERP, la productivit des utilisateurs du systme. Cette productivit est mesure par rapport au nombre de documents d'un mme type qui sont crs ou modifis. Il permet de sortir plusieurs types de graphes en fonction des besoins. Il est gnralement utilis pour analyser les utilisateurs dont la fonction consiste principalement de l'encodage.

Gestion des rabais/ristournes

Auteur: Tiny Module: sale_rebate

Ce module est un complment la gestion des prix par liste de prix. Il permet de grer des rabais sur les commandes clients (et devis) et sur les factures. Ces rabais sont appliqus en fin de document pour l'ensemble des lignes.

Gestion de la commande du midi des employs

Auteur: Tiny Module: sandwich

Ce module permet chaque employ de commander et de grer ses prfrences pour le repas du midi. Cela permet d'automatiser la commande groupe et de grer les prfrences de chacun: qui veut un coca, qui veut de la mayonnaise sur son sandwich, etc.

Mthode agile de gestion des dveloppements SCRUM

Auteur: Tiny Module: scrum

Ce module implmente toutes les fonctions ncessaires la mthodologie de gestion agile de projets informatiques SCRUM. Tous les concepts ncessaires sont implments: burndown chart, scrum manager, sprints, daily meetings, et le product backlog. Pour plus d'informations sur cette mthodologie de gestion de projet, visitez le site http://controlchaos.com.

Gestion des abonnements

Auteur: Tiny Module: subcription

La gestion des abonnements et des documents rcurrents permet de grer tous types d'opration rcurrentes. Voici quelques exemples d'utilisation: gestion des devis mensuels, factures rcurrentes, requtes de rappel chaque semaine pendant 1 an, etc.

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Exemple agence de voyage

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Exemple agence de voyage

Auteur: Tiny Module: travel Website: http://tinyforge.org/projects/modtravel/

Le module Travel a t dvelopp avec un objectif pdagogique. Il permet de montrer comment nous avons pu dvelopper un systme de gestion d'agence de voyage en 20 minutes. Il comprend la gestion des tickets de vol, des htels et la rservation des chambres. Vous trouverez des explications sur l'implmentation du module sur http://tinyerp.org

Textile et Produits de la mode

Auteur: Manuel Sulmont Module: modprodfashion Location: http://tinyforge.org/projects/modprodfashion/

Ce module permet de grer les multiples dimensions des variantes de produits. La gestion de production est galement adapte ces variantes afin de faire des nomenclatures gnriques qui dpendent des caractristiques du produit. Il est principalement utilis dans le domaine du textile et de la mode mais peut tre utilis dans de nombreux autres secteurs.

Intgration eCommerce
Auteur: Tiny Module: esale, oscommerce, joomla

Il existe plusieurs modules pour interfacer Tiny ERP avec un ou plusieurs sites internet eCommerce. Actuellement, Tiny ERP supporte les trois systmes eCommerce suivant: Joomla, OSCommerce, ezPublish.

Gestion de la qualit
Auteur: Tecsas.fr Module: quality Website: http://tinyforge.org/projects/quality/

Ce module permet de grer les diffrents documents et oprations dfinies par la norme qualit ISO9001 v2000. Il comprend par exemple un systme de gestion du manuel qualit, les actions correctives/prventives, etc.

Email Integration
Auteur: Tiny Module: Programme externe Website: http://tinyforge.org/projects/emailinterface/

Ce programme externe Tiny ERP est interfac en XMLRPC. Il permet de synchroniser les mails reus ou envoys et de les ajouter dans les vnements partenaires en fonction de l'expditeur ou du destinataire.

Gestion des workflows XPDL

Auteur: Ludovic Gasc & Nicolas Brayard Module: Programme externe Website: http://tinyforge.org/projects/convertworkflow/

Ce programme permet de convertir des workflows au format standard XPDL vers le format utilis en interne par Tiny ERP. Cette conversion est intressante pour permettre d'utiliser un diteur de workflow standard pour concevoir les graphes dcisionnels spcifiques l'entreprise.

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Logon manager

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Logon manager
Auteur: Thymbra.com Module: Programme Externe Website: http://tinyforge.org/projects/tlogon/

Le gestionnaire de connections Tiny ERP permet d'avoir un simple point d'entre vers de multiples instances de Tiny ERP. Il permet une dition rapide des serveurs Tiny ERP, une recherche et des tris sur les descriptions et les rles: developpement, assurance qualit, serveur de formation et production. Il est trs utile pour grer les formations et les instances des diffrentes classes ou lves.

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Modle conomique de l'Editeur

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Modle conomique de l'Editeur

On ne pouvait pas terminer ce livre sur un si grand logiciel libre sans rpondre la question de prennit. En effet, il ne se passe pas une seule confrence sans qu'une personne pose la question:
Comment peuton gagner de l'argent en dveloppant un logiciel libre ?

Il existe de nombreuses rponses cette question et certains modles peuvent tre trs longs expliquer. Je vais donc essayer de rpondre cette question pour le cas de Tiny ERP, et plus particulirement de la socit Tiny, ditrice du logiciel libre. Pour comprendre le march des ERP, il faut savoir que le cot global d'acquisition d'un ERP propritaire est ventil comme ceci; 0 10% : tude et cahier des charges 30 40% : cot de la licence propritaire 50 70% : le service d'intgration (adaptations, paramtrages, formations, dploiement, ...) Le problme d'un logiciel libre est que sur une intgration pour un client, il y a un manque gagner d'environ 35% correspondant au prix de la licence ! Le cot du service d'intgration est identique pour un ERP logiciel libre que pour un ERP propritaire (*). Les logiciels libres compensent ce manque gagner grce trois facteurs: une socit (l'diteur) trs faibles cots de structure une croissance rapide et faible cot du produit une grande diffusion du logiciel

Faibles cots de structure

La R&D chez un diteur propritaire reprsente environ 5 18% des cots salariaux selon la taille de l'diteur. Le reste est dpens en administratif mais surtout, en majorit, dans un service commercial et marketing important. Pour les diteurs libres, la part de R&D se situe entre 40% et 75% des ressources humaines. Principalement car un logiciel libre ne ncessite pas une force de vente importante pour se rpandre.

Illustration: l'avantvente:
Il faut en moyenne 7 rendezvous avec un client final pour vendre un ERP propritaire (*). Cela cote donc environ 1500 EUR par prospect. La moyenne pour Tiny ERP en avantvente est de 2.8 jours car le client a dj install, test, valid et souvent adopt Tiny ERP. Cela procure un gain important pour la rduction du service commercial (qui ne produit pas de valeur).

Croissance rapide du produit

La communaut libre, les contributeurs et les socits partenaires de Tiny ERP participent fortement dans la croissance du logiciel sur tous les aspects; dveloppements, adaptations mtiers, traductions, documentations, ... Cette croissance n'est pas due un mouvement bnvole mais un rel besoin des utilisateurs et revendeurs. Tiny ERP bnficie alors directement de l'effet boule de neige de la licence GPL qui oblige toute amlioration du produit tre redistribue sous licence GPL. C'est particulirement important dans le domaine de l'ERP ou les besoins mtiers sont importants et o des dveloppements spcifiques doivent tre dvelopps par des socits ayant plusieurs annes d'exprience dans ce domaine. Un diteur ne peut pas tout matriser. 10/11/06

Illustration: les traductions:

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Illustration: les traductions:

Six mois aprs le lancement du systme de traduction de Tiny ERP, celuici a t adapt 15 langues et de nombreux pays. Imaginez le cot et le temps ncessaire un diteur Europen pour s'adapter au march chinois. Pour Tiny ERP, tout ce travail a t fait par des contributeurs locaux et 3 mois plus tard une cole donnait des formations sur Tiny ERP en Chine.

Grande diffusion du produit

Le fait de pouvoir bnficier du logiciel et des sources gratuitement implique une grande diffusion; distributions Linux (Debian, RedHat), CD's gratuits dans les magazines informatiques, coles pour leurs lves, ... Cela offre un potentiel client trs important et cot nul. Ce mcanisme est bien connu des oprateurs tlphoniques qui distribuaient presque gratuitement des tlphones portables avec abonnements pour ensuite vendre des units tlphoniques. Toute entreprise sait qu'il cote beaucoup moins de vendre un client dj acquis que de trouver de nouveaux clients. Il est fort probable que toute entreprise qui installe et utilise Tiny ERP devra au minimum prendre une garantie, un contrat de support, ...

Illustration: La diffusion aux prospects:

Tiny ERP est tlcharg et valu par plus de 600 personnes chaque jour. Imaginez le cot du service commercial d'un diteur propritaire qui doit visiter 600 prospects par jour pour faire des dmonstrations.

Et les risques
Le modle conomique libre permet une plus forte croissance des ventes et du produit ( moindre cot) mais possde galement plus de risques. Pour un logiciel libre, chaque client peut tlcharger, tester et valuer le logiciel avant d'acheter le service. C'est un risque important pour un diteur car on ne peut pas compenser un mauvais produit ou une non conformit un besoin par un bon commercial. Aussi, il n'y a de la place que pour une poigne d'diteurs sur le march de l'ERP libre alors qu'il existe des milliers d'diteurs de logiciels propritaires. En effet, les logiciels pouvant tre librement tests et compars, les contributeurs et clients se dirigent spontanment vers le meilleur produit. On peut difficilement avoir une politique commerciale et marketing de diffrenciation efficace sur le march du logiciel libre. Enfin, la croissance d'un produit libre tant trs rapide, le premier diteur libre sur un nouveau secteur se constitue rapidement un rseau de partenaire et une communaut forte. Il est alors difficile un outsider de le rattraper.

Rsum
En rsum; un diteur de logiciel libre a un manque gagner net de 35% sur chaque intgration mais vend plus, moindre cots et possde un produit trs forte croissance. Il y a cependant des risques importants qui font que le produit doit tre trs mature et l'un des premiers sur son secteur pour russir. (*) premire prise de contact, analyse du besoin, dmo sur mesure, diffrents dpartements, deuxime rendezvous pour les logiciels slectionns, demo pour valider le cahier des charges,...

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La mise en oeuvre

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La mise en oeuvre
Souple et modulable comme rare est gnralement un logiciel, Tiny ERP demande une excellente maitrse, tant du logiciel en lui mme, que des processus et fonctions de l'entit dans laquelle cet ERP va tre mis en production. Outre la partie configuration finale que nous avons dja abord dans les prcdents chapitres, reste voir les diffrents moyens d'installer le logiciel, de configurer la base, ainsi que de migrer de l'ancien systme en utilisation dans l'entreprise, vers Tiny ERP. En effet, une migration, aussi bien pense soitelle, ne peut pas tre parfaite sans l'import des donnes d'exploitation accumules jusqu' prsent. Partenaires, prospects, ordres d'achats et de ventes, tat des stocks, produits catalogus et relations clients sont autant d'lments qu'il est souvent possible de rcuprer et d'insrer dans Tiny ERP avant mme de commencer l'utiliser. La prsente section couvre et explicite les diffrents moyens d'installer et configurer Tiny ERP, ainsi que les techniques mettre en oeuvre pour importer les donnes ncessaires la continuation des oprations habituelles de l'entreprise.

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Installation pour mise en production

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Installation pour mise en production

Ici nous traiterons l'initialisation du serveur Tiny ERP afin d'obtenir une base de donnes vide, qu'on pourra remplir avec nos propres structures.

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Plan de configuration

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Plan de configuration
Installer avec Without Demo L'ordre des points configurer.

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Importation des donnes

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Importation des donnes

Dans cette section nous allons voir comment il est possible d'importer les donnes utilises par vos programmes actuels dans Tiny ERP. Il y a plusieurs mthodes d'importation: l'importation chaud, qui ncessite d'utiliser l'interface XMLRPC du serveur afin d'importer l'ensemble de vos enregistrements grce un programme qui doit tre dvelopp pour le besoin, l'importation par fichiers xml, du ct serveur Tiny ERP, l'importation par fichiers CSV, du ct client Tiny ERP. Dans ce chapitre, nous allons dtailler la troisime mthode qui est la fois simple et puissante. Elle est simple car toute la procdure se fait du ct du client de Tiny ERP, c'est donc la porte de n'importe quel utilisateur. Mais elle est galement puissante car toutes les relations de Tiny ERP sont gres. Ainsi, par exemple, vous pouvez importer une srie de partenaires avec leurs diffrents contacts en une seule fois.

Les fichiers CSV

Cette mthode est base sur des donnes au format CSV (comma separated values). Ce sont des fichiers au format textes o les diffrents champs sont spars par des virgules. Voici un exemple de fichier:
Titre 1,"Titre 2","Titre 3" "Col 1","Col, Num 2","Col 3" Col 1.2,Col 2.2,Chiffre

La figure suivante reprsente les donnes reprsentes par cet exemple de fichier .CSV.

On distingue deux variables dans la dfinition du format CSV: Le sparateur de champ permet de sparer les colonnes par un caractre fixe, dans le cas ci dessus, c'est la firgule. Le dlimiteur de texte permet de dlimiter les textes par un caractre donn, le sparateur de champ peut se trouver encadr de deux dlimiteurs. Les tableurs qui gnrent des fichiers .CSV peuvent avoir des sparateurs de champ et dlimiteurs de texte diffrents. Pour obtenir un fichier .CSV, le plus simple est de passer par l'un des programmes suivant: Ms. Excel, Open Office Calc, Gnumeric. Ils sont tous les trois capables d'importer de nombreux formats de fichiers diffrents et d'exporter le rsultat sous .CSV. Si vous utilisez Open Office 2.0, des paramtres vous seront demands lors de la sauvegarde en CSV, utilisez les donnes suivantes qui sont les valeurs par dfaut dans l'import Tiny ERP: Jeu de caractres: Unicode (UTF8) Sparateur de champ: , Sparateur de texte: "

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Importer les donnes

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Importer les donnes

Chaque colonne du fichier .CSV doit correspondre un champ du formulaire dont on souhaite importer des donnes. Lorsque votre fichier .CSV est prpar, ouvrez Tiny ERP et placez vous dans le formulaire du type de donnes que vous souhaitez importer. L'image cidessous reprsente le formulaire d'importation depuis une fiche partenaire.

Vous devez alors slectionner les champs de votre fichier dans le bon ordre. Pour ce faire, slectionner un champ dans le cadre de gauche 'Tous les champs' et ajoutezle dans le cadre 'champs importer'. Vous devez utiliser les boutons 'Ajouter', 'Supprimer', 'Tous', 'Rien' pour crer la liste des champs importer dans le cadre de droite. L'ordre des champs est primordial, il doit correspondre exactement au mme ordre que votre fichier .CSV Les champs sur fond bleu sont obligatoires. Il ne faut cependant pas ncessairement les dfinir dans le fichier d'importation si, par exemple, une valeur par dfaut a t dfinie pour le champ en question. Le cadre 'Slection du fichier' permet de slectionner le fichier importer. Si vous ne connaissez pas le chemin exact de votre fichier, vous pouvez dployer la fonction 'Parcourir pour d'autres dossiers'. Pour un premier exemple, nous suggrons au lecteur d'essayer d'importer un fichier contenant des donnes simples:
Raison sociale,Site Web

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Importation des relations complexes

Tiny sprl,http://tiny.be Sednacom,http://sednacom.fr

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Importation des relations complexes

Il existe trois types de relations dans Tiny ERP: Les relations simples (many2one), telle que le pays d'un contact qui est un simple lien vers au autre objet, Les relations multiples (many2many), telle que les catgories d'un partenaire qui peuvent tre multiples pour chaque partenaire, Les relations complexes (one2many), telle que les diffrents contacts d'un mme partenaire.

Les relations simples

Les relations simples sont faites en mettant dans le nom du champ, le nom de la ressource vers laquelle on dsire faire un lien. Lorsque la ressource lie possde un champ code, vous pouvez galement utiliser le code de la ressource. Par exemple, si vous dsirez importer des contacts avec leurs pays respectifs, vous pouvez importer les fichier .CSV suivant:
Nom du contact,Pays Fabien Pinckaers,France Stphane Debois,fr Eric Flaux,be

Dans cet exemple, nous avons import deux franais (fr) et un belge (be). Si vous indiquez un pays qui n'existe pas, l'importation va tre interrompue et Tiny ERP vous donne un message d'erreur.

Les relations liens

Les relations multiples sont traites de la mme manire que les relations simples la diffrence qu'il peut y avoir plusieurs relations pour une mme ressource. Les diffrentes relations doivent tre spares par une virgule. L'exemple suivant prsente un exemple d'importation de partenaires avec diffrentes catgories:
Raison sociale,Catgories Tiny sprl,"Prospect,Fournisseur" Sednacom,"Newsletter"

Pour que l'importation fonctionne, il faut bien sr avoir dfini les catgories "Prospect", "Fournisseur" et "Newsletter" au pralable. Le partenaire "Tiny sprl" est donc dans deux catgories et Sednacom dans une seule.

Les relations complexes

Les relations complexes indiques des ressources qui appartiennent la ressource importe. Par exemple, si vous importez des partenaires diffrents contacts de ce partenaire font partie de cette relation complexe. De mme, les lignes d'un bon de commande font partie de la relation complexe du bon de commande. Une relation complexe possde plusieurs champs qui doivent tous tre imports. Par exemple, les diffrents champs d'un contact pour les diffrents contacts d'un mme partenaire. Pour importer un champ qui provient d'une relation complexe, il faut sparer le nom de la relation et du champ par un "/". Ainsi, si vous importez des partenaires contenant plusieurs contacts, vous pouvez utiliser les fonnes suivantes:
Raison sociale,Adresse/Nom du contact,Adresse/Pays

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Simplifier les tests successifs

Tiny SPRL,Fabien Pinckaers,be ,Stphane Dubois,be Sednacom SA,Lionel Darnis,fr

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Dans l'exemple cidessus, deux partenaires ont t imports, le premier d'entre eux contient deux contacts en Belgique.

Simplifier les tests successifs

Pour simplifier la procdure d'importation des donnes, il est possible d'entrer le nom des champs dans la premire ligne du fichier .CSV. Ainsi, vous ne devrez plus encoder manuellement les champs reprsents dans le fichier. Pour ce faire, commencez par slectionner votre fichier contenant les donnes. Cliquez ensuite sur le bouton AutoDetect et Tiny ERP va automatiquement charger les colonnes en fonction de la premire ligne de ce fichier. Nous conseillons d'utiliser cette mthode si vous dsirez faire plusieurs importations successives pour ne pas redfinir l'ordre des champs chaque fois.

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Importation des partenaires

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Aperu de la procdure .XML

Chaque ressource ncessite un fichier .csv et un script d'importation qui seront dcrits dans les pages suivantes. Le fichier est compos de lignes qui reprsentent chacune un enregistrement dans votre systme actuel. Le script a comme fonction de transformer ces donnes en fichier xml ou d'mettre des appels XMLRPC au serveur Tiny ERP afin de crer les enregistrements dans notre systme.

L'importation par fichier xml ou par XMLRPC

Quand on crit le script d'importation, il est ncessaire de choisir quel type d'interface nous utiliserons pour communiquer avec le serveur. Ce choix aura des rpercussions directes sur la faon de les utiliser et de les crire.

Les fichiers xml

L'utilisation des fichiers xml permet de s'abstraire compltement de l'utilisation d'un serveur dj existant et permet ainsi d'crire les scripts plus rapidemment. De plus, cette mthode se contrle assez rapidemment puisqu'il suffit de vrifier que le fichier xml gnr est bien valide et que les informations ncessaires sont bien toutes reprsentes dans chacun des enregistrements. Une fois le script crit et le fichier xml obtenu, il n'est pas ncessaire de rediter la manoeuvre.

Les requtes XMLRPC

L'immense avantage des requtes XMLRPC, est que la personne crivant le script se dcharge d'un ensemble de vrifications et laisse faire le travail au serveur. On peut ainsi vrifier l'existence d'un champ ou appliquer des mthodes un objet nouvellement cr. Par exemple, si on dsire initialiser un stock avec un ensemble de valeurs, il faut alors procder un inventaire, ce qui ne peut se faire que via l'interface XMLRPC. Par contre, il faut excuter le script d'importation chaque fois que cela est ncessaire. De plus, les connaissances de Tiny ERP requises pour crire le script sont nettement plus importantes que pour la cration d'un script d'exportation en xml.

Importation des partenaires

Dans cette page nous aborderons la faon de structurer les fichiers .csv et le contenu du script ncessaire pour transformer ces informations en un document XML utilisable par Tiny ERP.

Structure du fichier . csv

Les fichiers que vous trouverez en fin de section vous permettent d'entrez les informations partir d'un tableur

Comme vous pouvez le constater, la premire ligne du fichier est grise et contient les noms des champs, ces noms ne comprennent aucun des caractres spciaux, accentus ou de ponctuation : uniquement des lettres en majuscule ou minuscule et le caractre 'moins' ().

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Le script python

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Les champs obligatoires sont renseigns par la couleur mauve de leur colonne. Ils ne peuvent donc en aucun cas tre vides. Comment faire lorsqu'un champ doit contenir une liste de rfrences vers un autre objet ? La rponse est donne dans le fichiers partners.csv : il y a une colonne 'Categories', elle contient une liste de rfrences vers les catgories spares par des virgules. Ainsi la compagnie Tiny faisant partie des catgories 'be' et 'it' qui sont rfrences en tant que Belgique et I.T. 1. Le fichier partenaire : Attach:partners.xls 2. Les catgories de partenaires : Attach:partners_category.xls

Le script python
Ce script utilise python2.4 et plus particulirement la classe 'Template' du module string et le module [[ http://docs.python.org/lib/modulecsv.html | csv ]] afin de gnrer les fichiers XML attendus par Tiny ERP. On peut trs facilement utiliser la classe 'Template' pour mettre en correspondance les champs d'une ligne de notre fichier avec un enregistrement insrer dans la base de donnes.
<record model="res.partner" id="partner_${Ref.}"> <field name="name">$Nom</field> <field name="vat">$VAT</field> <field name="website">$Website</field> <field name="comment">$Notes</field> <field name="ref">$Ref</field> % </record>

Le module 'csv' permet de considrer chaque ligne comme un dictionnaire qui utilise comme cl le contenu de la premire ligne. a tombe bien, c'est exactement ce que demande la classe 'Template' pour faire les substitutions. L'essentiel du script tient donc en quelques principes: lire une ligne, la transformer selon les modles de Tiny ERP (pour ce faire, il faut s'inspirer des fichiers de dmo). Le code qui suit est plus compliqu car nous avons ajout un moyen de s'assurer que les ids sont uniques et que les objets sont bien crs dans le bon ordre (les catgories avant les partenaires, les titres avant les personnes, etc).

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Importation des produits

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Importation des produits

Nous allons voir ici les deux scripts qui permettent d'importer des produits dans la base de donnes TinyERP. Il faut tout d'abord importer les catgories de produits avant d'importer les produitsmmes. Le module csv utilis est celui disponible dans python2.4, il est donc essentiel d'utiliser cette version de python pour les excuter.

Le fichier .csv
Ici aussi un fichier .csv est ncessaire, celuici permet de dfinir les produits et services utiliss par l'entreprise. 1. Le fichier des catgories de produits: Attach:product_category.xls 2. Le fichier des produits: Attach:product.xls Voici donc les spcifications des colonnes: Category La valeur de cette colonne fait rfrence au champ Ref. du fichier des catgories de produits. Stock? Estce un produit stockable ou un service. (valeurs possibles: YN) Procurement Deux valeurs possibles uniquement: MTS ou MTO. 1. MTS: make to stock: le produit est tenu de stock et, lors de besoins, il est pris dans le stock, moins de spcifier autre chose. 2. MTO: make to order: un besoin de ce produit engendrera un achat ou une production associ ce besoin (vente, besoin interne, ...) En gnral, c'est du MTS sauf si vous produisez le produit la demande (une vente = une production de la mme quantit). Unit L'unit de mesure de ce produit. Quelques exemples: Unit (pice), Kg, Mtre, ... PO Unit L'unit de mesure de ce produit l'achat. Exemple: vous pouvez acheter en tonnes et vendre au kilo. Gnralement: Unit = PO Unit. St.Price Prix standard. Utile pour les valorisation de stock en cot standard. Gnralement, le prix d'achat moyen de ce produit. Sale Price Prix de vente catalogue. Ce prix est diffrent du prix de vente dans l'ERP car il y a application des listes de prix sur ce prix. Produced? Indique si le produit est fabriqu par l'entreprise ou achet. Suppliers Les fournisseurs possibles pour ce produit. Ce sont les rfrences de partenaires dfinis dans le fichier partners.sxc . Diffrents fournisseurs peuvent tre spars par des virgules. Prod. Lead Time Temps moyen pour produire ce produit en interne. Ce dlai est diffrent du temps dfinis dans les nomenclatures et gammes. C'est plutt le temps donn au client. Supplier Lead Time Dlai fournisseur pour l'achat de ce produit (incluant le dlai de livraison). Le fichier .csv doit ensuite tre gnr partir de la feuille de calcul via l'option 'Enregistrer sous ...' trouve dans le menu 'Fichier'. Ce fichier comme tout les fichiers csv doit tre encod en UTF8.

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Le script python

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Le script python
Dans le cas prsent, nous allons utiliser un ensemble de scripts qui communiquent en XMLRPC avec un serveur TinyERP qui tourne dj.

L'importation des catgories

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Conclusion

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Conclusion
Structure du chapitre:
Tiny ERP est bien

Que ce passet'il lorsque l'on met Tiny ERP en entreprise. What next ?
Installer Partenaires

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Remerciements

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Remerciements

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Remerciements Ce qu'il reste faire: Rdaction:

Chapitres non finis: OS Commerce (ede) Mise en Oeuvre (nev) Pages: StockDataSheet MarketingDataSheet Conclusions (fp)

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Vrifier que le chapitre Mise en Oeuvre est faisable par un dbutant.

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