Procedura Circuitul Documentelor

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR
Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 1 din 40 Exemplar nr.: 1
Cod: P.O. 05
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Elemente privind responsabilii/ operatiunea Semnatura Numele si prenumele Functia Data
1.1. 1.2. 1.3
1 Elaborat Verificat Aprobat
3 Contabil sef Contabil sef Director
4 01.01.200 8 01.01.200 8 01.01.200 8
Cod: P.O. 05
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Componenta revizuita Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4
Editia/ revizia in cadrul editiei 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2
2.1. 2.2. 2.3
2 x
Cod: P.O. 05
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Scopul difuzarii Exemplar nr. Compartiment Nume si prenume Data primirii
Functia
Semnatura
3.1. 3.2. 3.6. 3.4. 3.8. 3.6. 3.7.
1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri
2 1 2 3 1 1 1 -
3 Contabi litate Admini strativ Secretar iat Contabi litate Contabi litate Contabi litate -
4 Contabil sef Administrator Secretara Contabil sef Contabil sef Contabil sef -
6
07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08 07.01.08
Cod: P.O. 05
4. SCOPUL
4.1. Procedura descrie activitile desfurate in cursul circuitului documentelor in __________________ 4.2. Prezenta procedura stabilete fluxul de lucru parcurs in primirea si difuzarea controlata a corespondentei in ___________________________. 4.3. Prin Procedura se urmrete asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ si legal al documentelor.
Cod: P.O. 05
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic n cadrul ______________ 5.2. Procedura este ntocmit n scopul prezentrii circuitului documentelor, att pentru cele intrate din exterior, ct i pentru cele din oficiu 5.3. Prin procedura este documentat si modul cum sunt tratate documentele care implica plai din fondurile ________________. 5.4. La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu atribuiile care le revin in primirea sau emiterea de documente.
Cod: P.O. 05
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. SREN ISO 9001:2001 : 6.2. Manualul Calitii 6.3. Constituia Romniei 6.4. L 215 : 2001 privind administraia public local 6.5. OUG 34 : 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii 6.6. L 571:2003 Codul fiscal 6.7. O.G.2/2001 privind regimul contraveniilor 6.8. Legea 16/1996 privind arhivele 6.9. ROF ____________ 6.10. L 273:2006 legea finanelor publice locale 6.11. Legea 127/1998 privind statutul cadrelor didactice 6.12. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public 6.13. Legea nr. 82/1991 - legea contabilitii, cu modificrile i completrile ulterioare 6.14. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile 6.15. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale 6.16. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare, 6.17. OMFP nr.: 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare 6.18 OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,
Cod: P.O. 05
7. DEFINIII I PRESCURTRI
7.1. ___________________________ 7.2. L - Lege 7.3. OUG - Ordonana de Urgenta a Guvernului 7.4. DGFP - Direcia Generala a Finanelor Publice 7.5. OP - Ordin de plata 7.6. RAC - Responsabil Asigurarea Calitii 7.7. SMC - Sistem de Management al Calitii 7.8. CFPP - Control Financiar Preventiv Propriu
Cod: P.O. 05
8. PROCEDURA
8.1. In cadrul ________________ se primesc, se emit, se adopta sau se transmit diverse acte i documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat si trasabil. 8.2. Responsabil de proces: Secretar 8.3. Date de intrare ale procesului: Documentele care constituie corespondenta externa a ____________ Documentele emise de ______________ avnd destinaia in exteriorul __________ Documentele cu circuit intern in _______________ Facturi si Documentele anexate acestora Propunere de plata Angajament de plata Ordonantare de plata Documentele care angajeaz financiar _______________ 8.4. Date de ieire ale procesului: Registru intrri/ieiri general Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plai din fondurile _________ Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente, activiti 8.5. Procesul care descrie activitile desfurate in cadrul procesului de circulaie a documentelor in ____________ se desfoar conform celor descrise mai jos, parcursul aciunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1. 8.5.1. Primirea i nregistrarea documentelor 8.5.1.1. Corespondena adresat ____________, prin pot, curieri sau direct de la ceteni, precum i toate actele ntocmite de compartimentele de activitate proprii, se nregistraz la registratura generala a ____________. 8.5.1.2. Toate actele care privesc aceeai problem, se conexeaz la primul act nregistrat, numrul primului act fiind numrul de baz, care determin locul de arhivare al ntregii lucrri. 8.5.1.3. Documentele se nregistreaz cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminnd cu 31 decembrie al fiecrui an 8.5.1.4. Atat documentele care se nregistreaz cat si rspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta numrul de nregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se pstreaz 8.5.1.5. Dupa rezolvarea lor, documentele se grupeaz pe dosare conform nomenclatorului si se predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire
Cod: P.O. 05
8.5.1.6. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare ntocmite in trei exemplare pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente 8.5.1.7. Actele adresate greit se nregistreaz i se expediaz imediat, spre rezolvare instituiei competente, comunicndu-se aceasta emitentului, respectiv petiionarului. 8.5.1.8. Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secrete se face conform dispoziiilor din actele normative n vigoare, care reglementeaz aceast activitate. 8.5.1.9. Personalul ____________ rspunde personal de evidena, pstrarea i folosirea actelor ____________. 8.5.1.10. Este interzis circulaia actelor nenregistrate. 8.5.1.11. Actele care se provin direct de la ceteni, se primesc, se nregistreaz i li se aplic, n colul din drepta sus, numrul de nregistrare (tampila) i i se comunic pe loc, petiionarului, numrul de nregistrare. 8.5.1.12. Actele care vin prin pot sau curieri se nregistraz n ordinea sosirii lor. In cazul n care n act nu se menioneaz adresa emitentului, se anexeaz plicul, dac acesta conine adresa respectiv. Dac lipsesc anexele menionate n actul intrat, persoana din ____________ care 1-a primit, nscrie meniunea "lips anexe", n caz contrar fiind rspunztor de pierderea lor. 8.5.1.13. Dup nregistrare actele se predau n map, spre a fi aplicata o rezoluie de ctre directorul ____________ i apoi vor fi distribuite persoanelor din ____________ care au atribuii legate de coninutul acestora. 8.5.2. Semnarea documentelor 8.5.2.1. Persoanele din cadrul ____________ care ntocmesc documentele poart ntreaga rspundere asupra datelor i coninutului acestora, iar n cazul inserrii unor date sau informaii eronate, vor rspunde civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii. 8.5.2.2. Toate documentele intocmite de personalul ____________ pentru a fi transmise in exteriorul Organizaiei, vor fi semnate de ctre Secretarul ____________ si de ctre ctre directorul ____________. 8.5.2.3. Secretarul ____________ eliberez extrase sau copii de pe orice act din arhiva ____________ i semneaz actele prevzute expres de lege i formularele tipizate, care prevd aceast semntur. 8.5.2.4. Secretarul ____________ asigura comunicarea ctre autoritile, instituiile publice si persoanele interesate a dispoziiilor directorului ____________, in condiiile Legii 544:2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. 8.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajeaz financiar ____________ 8.5.3.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile, conform cruia "nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice". 8.5.3.2. La nregistrarea facturilor se vor respecta urmtoarele prevederi: - toate facturile intrate n instituie vor avea notat pe ele numrul de nregistrare alocat n registrul de eviden a documentelor intrate, - n cazul existenei unei adrese de naintare se va specifica c factura este anex la ..... (respectiva adresa) i se va trece pe ea numrul de nregistrare respectiv; - este interzis existena n instituie a facturilor nenregistrate.
Cod: P.O. 05
8.5.3.3. Toate facturile si celelalte documente care implica financiar ____________ vor fi predate dup nregistrare efului Serviciului Contabilitate care va dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil. 8.5.3.4. Dup nregistrarea obligaie de plat, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate (administrativ). 8.5.3.5. Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realitii si legalitii. 8.5.3.6. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare Contracte, Comenzi, PV de recepie, Devize, Hotrri ale ____________, Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se napoiaz Compartimentului de specialitate. 8.5.3.7. Toate documentele care implica financiar ____________, inainte de a fi trimise spre plata, se supun Controlului financiar preventiv propriu in urma cruia vor purta .viza CFPP. 8.5.4. Circuitul ALOP 8.5.4.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, n concordan cu situaia existent, fazele de elaborare i semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor, Inclusiv prezentarea proiectelor de operaiuni pentru acordarea vizei de control financiar preventiv. 8.5.4.2. Circuitul documentelor pentru ncadrarea n prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, rmne cel existent la ora actual n instituie. 8.5.4.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si administrator ) din ____________ si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi nregistrate in Registrul special ALOP. 8.5.4.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata (Anexa 1), Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara (Anexa 2) si Ordonantarea de plata (Anexa 3). 8.5.4.5. Propunerea de plata (Anexa 1) emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificnd poziia bugetara prin care cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat al ____________ si vizeza documentul in cauza. 8.5.4.6. Trimestrial efului Serviciului Contabilitate va verifica dac facturile intrate n instituie i nregistrate n contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i ordonanare sau au fost restituite (ca urmare a constatrii unei erori). 8.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers. 8.5.6. Toate documentele si nregistrrile acestei proceduri se arhiveaz conform normelor legale.
10
Cod: P.O. 05
9. RESPONSABILITI
9.1. Director ____________ 9.1.1. Primete corespondenta in mapa si o directioneaza ctre persoanele responsabile, cu rezoluiile respective 9.1.2. Asigura resursele necesare desfurrii activitile in cadrul procedurii 9.2. Secretarul sef 9.2.1. Organizeaz preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semneaz in Registrul intrari-iesiri; 9.2.2. Rspunde de meninerea Registrului intrari-iesiri general; 9.2.3. Inregistreaz corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului ____________; 9.2.4. Difuzeaz corespondenta in cadrul secretariatului si o nregistreaz in Registrul intrariiesiri, avnd grija ca destinatarul sa semneze de primire. 9.2.4. Rspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieite sau intocmite pentru uz intern. 9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva 9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecrei luni, lund masuri pentru completarea tuturor poziiilor unde au fost nregistrate actele repartizate departamentului, in luna anterioara 9.2.7. Rspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu 9.2.8. Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu. 9.3. eful Serviciului Contabilitate 9.4.1. Rspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plai din fondurile ____________ 9.4.2. Coopereaz cu celelalte compartimente pentru respectarea legalitii privind intocmirea, semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajeaz financiar ____________ 9.4. Angajaii 9.4.1. Rspund de respectarea procedurii. 9.5. RAC 9.5.1. Tine sub control Procedura, formularele si nregistrrile corespunztoare; 9.5.2. Se preocupa de instruirea personalului atat profesional cat si din punct de vedere al SMC viznd imbunatatirea continua a activitilor in cadrul Procedurii.
11
Cod: P.O. 05
10.
ANEXE
Denumirea anexei 1 Diagrama flux circuitul documentelor Formulare financiar contabile si circuitul acestora Circuit Propunere Angajament Ordonantare Circuit Referat de necesitate/ comanda Circuit factura Circuit NIR materiale Circuit NIR obiecte de inventar Circuit NIR alimente Circuit bon consum Circuit bon de consum benzina Circuit cerere cazare Elaborator 2 Aprobat Nr.de exemplare 4 3 3 Difuzare Arhivare loc perioada 6 7 Alte
Nr. anexa 0 1 2
5 Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Administrativ Secretariat
4 5 6 7 8 9 10 11
3 3 3 3 3 3 3 3
12
Cod: P.O. 05
11. Cuprins Numarul componentei in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii Anexe, inregistrari, arhivari Cuprins
Pagina
13
Cod: P.O. 05
Personalul CCD rspunde personal urmat fazele de angajare, lichidare ordonanare folosirea de evidena,ipstrarea i sau au n cazul fost restituite actelor CCD corespondentei nregistrrile rezultate se arhiveaz conform normelor in vigoare trimise, se parcurge traseul invers
nregistrate In contabilitate, au
Registr e de eviden speciale Registr diverse, e speciale pe tipuri de evident de docume aa Registr Docum nte si/ u entelor sau intrri/ compart care Registr ieiri implica imente, u din activit plai Registru intrri/ cadrul intrri/ din i Ieiri pe CCD Ieiri fonduril servicii general e CCD
14
Se Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR Docum nregistreaz i entele Docum se expediaz Corespondenta START care entele adresat CCD, prin imediat, spre constitu Docum pot, curieri sau direct emise rezolvare ie de la ceteni, precum entele de CCD instituiei l toate actele corespo emise avnd competente, ntocmite de ndenta de CCD Docum destina comunicnduDA compartimentele de externa avnd Sunt adresate greit entele ia n activitate proprii, se se aceasta Facturi Propun DA NU a cu CCD destina nregistreaz la exterior Sunt Documente secrete emitentului, i ere de Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secretar ia n NU circuit secrete se face conform dispoziiilor din actele ul CCD Docum Se respectiv n vigoare Ii se nregistreaz i normative plata exterior intern petiionarului. entele Dup nregistrare Docum aplic, n colul din dreapta Sunt Documente de la cetactele Angaja DA eni ul CCD n CCD anexate se n entele sus, numrul de nregistrare predauNU map, spre ment de acestora care care se comunic pe loc a fi vizate de directorul plata CCD i apoi vor fi angajea petiionarului. Ordona Sunt documente Se predau dup nregistrare distribuite funcionarilor z de nare care implic NU efului Serviciului careCompartiment au atribuii legate financia Documentele plata DA financiar CCD ele de Contabilitate care va dispune de coninutul acestora. r CCD se Dup nregistrarea specialitate nregistrarea obligaiei de nregistreaz obligaie de plat, n plat favor ntocmi de terii creditori n Registrul vor fi contabil Documentele evidenapredate fiecrui Compartimentelor ALOP serviciu din de specialitate Propunerea de care face plata (Anexa parte 1) Este predat Compartimentele de personalul Este Anexa 1 DA Angajamentul Serviciului specialitate vor aplica pe creia i-au NU bugetar Contabilitate care toate facturile trimise spre fost (Anexa 2) plata viza de confirmare a repartizate verific clasificaia Ordonanarea bugetar i vizeaz realitii si legalitii. documentele de plat documentul n cauz Facturile trimise spre plata (Anexa 3) vor avea anexate toate documentele Justificative Toate documentele necesare si documentele suntToate documentele ALOP. verificate CFPP Documentele merg la trebuie sa fie semnate de Sunt vizate CFPP NU Serviciul contabilitate care administrator. DA le Introduc n evidena contabil emind i Trimestrial eful Serviciului documentele de plat Contabilitate va verifica dac facturile intrate n instituie i efectiv OP, CEC, etc.
Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 15 din 40 Exemplar nr.: 1 Aprobat, Director prof. _____________
Cod: P.O. 05
FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE I CIRCUITUL ACESTORA

Nr. crt. Denumirea documentului Nr. exem plare 1 Se utilizeaz la Compartimen tul/persoana care l ntocmete Toate compartimente le funcionale Serviciul Contabilitate Data/ perioada ntocmirii nainte cu 2-3 zile de data aprovizionrii Termen de predare Persoanele care vizeaz documentu l Director Contabil ef Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. Serviciul contabilitate
1.
2.
Anexa nr. 1 la OMFP 1792/2002 Propunere de angajare a unei cheltuieli Anexa nr. 2Angajament bugetar individual/global
Document de stabilire a necesarului de bunuri ce urmeaz a fi aprovizionate Document de angajament al fondurilor bugetare, specific unei operaiuni noi care urmeaz s se efectueze pe baza bugetelor aprobate
Ordonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP Ordonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP
n momentul ntocmirii referatului de necesitate
n momentul ntocmirii referatului de necesitate
Director Contabil ef
1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentul legal
3.
Anexa nr. 3Ordonanare de plat aferent achiziiilor publice pentru activitatea curent i de investiii, pentru transferuri, prime sau alte pli din
Document de confirmare a exigibilitii unei pli, reprezentnd o obligaie cert, suma datorat stabilit
Serviciul contabilitate Administrator
La fiecare operaiune economic care implic efectuarea plii
Operativ
Birou contabilitate pentru nscrierea datelor din col.1; Persoana mputernicit pentru acordarea vizei CFPP; Ordonator de credite pentru aprobare ; Serviciul contabilitate
1 ex. Trezorerie 1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu documentele justificative
15
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Denumirea documentului
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete
Data/ perioada ntocmirii
Termen de predare
Persoanele care vizeaz documentu l
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar
4.
fonduri publice acordate beneficiarilor legali, pentru virarea datoriilor ctre bugetul de stat, bugetele de asigurri sociale, bugetul local Angajament de plat
pentru ntocmirea documentelor de plat.
Servete ca: - angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a angajamentului. Servete: - la verificarea exactitii nregistrrilor; - la controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic; - la ntocmirea situaiilor financiare. Document pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre
Persoana care ii ia angajamentul
n momentul lurii angajamentului de plat
Circul la persoana n faa creia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate n acest scop) pentru semnare.
1 ex. Serviciul contabilitate
5.
Balana de verificare analitic
Serviciul contabilitate
Lunar sau cel mai trziu la sfritul perioadei pentru care se ntocmesc situaiile financiare
Dou zile de la finele lunii sau perioadei
Nu circul, este document de nregistrare.
1 ex. Serviciul Contabilitate
6.
Balana de verificare sintetic
Lunar
Dou zile de la finele lunii
Nu circul, este document de sintez.
16
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Persoanele care vizeaz documentu l Contabil ef
Circula la:
7.
Bon de consum
8.
Bon de micare a mijlocului fix
contabilitatea sintetic i cea analitic. Document pentru eliberarea din magazie a materialelor pentru consum; Document de scdere din gestiune; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate . Servete ca: - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii; - document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate. Stabilirea pe titluri bugetare i pe articole a cheltuielilor i veniturilor pe total an i pe trimestre. Document pentru ridicare de
Administrator
n momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consum
Trei zile de la ntocmirea bonului de consum
La gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute; La serviciul financiar contabil. La persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare(ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Primrie, Consiliu sau I.S.J. pentru aprobare; Ordonatorul de credite. La persoanele care au
1 ex. Administraie 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate
Administrator
n momentul predriiprimirii mijlocului fix
Trei zile de la ntocmirea bonului de micare a mijlocului fix
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La sectia (serviciul, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).
9.
Bugetul anual de venituri i cheltuieli Carnet CEC pentru
Director Contabil ef Casier
La termenul stabilit de ordonatorul principal de credite Pli salarii i alte La data plii
Director Contabil ef Director
10.
1 ex. Primrie 1 ex. Contabilitate 1ex.Trezorerie 1 ex Serviciul 17
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii cheltuieli
Termen de predare
ridicare numerar
numerar.
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar contabilitate
specimene de semnturii n trezorerie i la Trezoreria Braov Nu circul.
11.
Carnetul de munc
nregistrarea calitii de salariat i a drepturilor salariale; Stabilirea vechimii n munc i cuantum pensie n dosarul de pensionare. Centralizarea drepturilor de personal pentru calculul sumelor totale de ridicat din Trezorerie. Solicitare deschidere credite bugetare de ctre ordonatorul principal de credite. Document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate. Servete ca: - document justificativ
Secretariat
Operativ
Director
12.
Centralizator stat de plat salarii Cerere pentru deschiderea creditelor bugetare Chitan pentru operaii n lei
13.
Secretariat pentru certificarea legalitii Serviciul contabilitate
2 zile
Operativ
Director Contabil ef Ordonatorul principal de credite Contabil ef
Ordonatorul de credite Contabil ef Contabil ef pentru viza CFPP; Aprobare director La depuntor, Contabilitate
Lunar/trimestrial
14.
Casier
La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuate
Pn n data de 15 a lunii sau trimestrului anterior La data ncasrii sumei
La serviciul secretariat Se pred sub semntur la ncetarea activitii salariatului n instituie. 1 ex. Secretariat 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. ordonator de credite 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Depuntor 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa 1 ex. Depuntor
15.
Chitan pentru operaiuni n valut
Casier
La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile
La data ncasrii
Contabil ef
Circul la depuntor/pltitor,
18
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Data/ perioada ntocmirii efectuate
Termen de predare
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa Serviciul secretariat 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. la Concesionar, chiria 1 ex. la ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Beneficiar 1 ex. Secretariat 1 ex. Direciune 1 ex. Beneficiar
pentru ncasrile i plile n valut efectuate n numerar; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas n valut i n contabilitate. 16. 17. Condic de prezen Contract de concesionare, nchiriere 1 3 Document pentru evidena zilnic a personalului prezent n unitate. Document privind nchirierea de spaii. Secretariat Serviciul Contabilitate n conformitate cu H.C.L.
sumei
Zilnic n momentul concesionrii, nchirierii
Zilnic n momentul concesionrii nchirierii
Director Ordonatorul principal de credite Director Contabil ef
exemplarul 1, cu stampila unitii; Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n registrul de casa n valut. Direciune Serviciul Contabilitate Beneficiar
18.
Contract/ comand de achiziii publice Decizia de angajare sau avansare a personalului inclusiv pentru cumulul de funcii
Document privind achiziiile publice.
n momentul contractrii/ comandrii de achiziii publice n momentul angajrii/avansrii
n momentul contractrii/ comandrii de achiziii publice
Beneficiar
19.
Document privind angajarea personalului didactic auxiliar i nedidactic
Direciune
Secretariat
19
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare 2
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete I.S.J. Direciune
Data/ perioada ntocmirii n momentul acordrii/ numirii
Termen de predare
20.
21.
Decizie de : - acordare salariu de merit - numire cu caracter temporar a personalului de execuie pe funcii de conducere Alte drepturi salariale Decizie de imputare
Document privind angajarea personalului didactic i drepturi salariale
n momentul acordrii/ numirii
Persoanele care vizeaz documentu l Director Contabil ef
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. Secretariat 1 ex. I.S.J.
Serviciul resurse umane Secretariat
Servete ca: - document de imputare a valorii pagubelor produse; - titlu executoriu din momentul comunicrii; - document de nregistrare n contabilitate.
Direciune Serviciul contabilitate
n momentul constatrii pagubei
22.
Declaraie privind obligaia de plat la fondul de omaj Declaraie privind obligaiile de plat ctre bugetul
Document privind contribuia la asigurrile de omaj ale angajatorului i asiguratului. Document privind contribuia la asigurrile sociale ale angajatorului i asigurailor.
Serviciul contabilitate/ Secretariat Serviciul contabilitate/ Secretariat
Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent
23.
n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente
Circul: - la persoana desemnat pentru acordarea vizei CFPP(ambele exemplare); - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele) rspunztoare de paguba adus unitii (ambele exemplare). A.J.O.F.M.
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Persoana care a produs paguba (exemplarul 2)
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. AJOFM 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. C.J.P. 20
Casa Judeean de Pensii
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Persoanele care vizeaz documentu l Director Contabil ef
Circula la:
asigurrile sociale 24. Declaraie privind obligaiile de plat la bugetul consolidat al statului Declaraie privind obligaiile de plat la fondul asigurarilor de sntate Decont de cheltuieli pentru deplasri externe 2 Document privind obligaiile la bugetul consolidat al statului. Document privind contributia la asigurrile sociale de santate ale angajatorului i asiguratului. Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate. Serviciul contabilitate/ Secretariat Serviciul contabilitate/ Secretariat Titularul deplasrii Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent La ntoarcerea din deplasare
25.
26.
pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent 3 zile de la ntoarcerea din deplasare
Administraia Financiar
Casa Judeean de Asigurri de Sntate
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Administraia Financiara 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. C.J.A.S. 1 ex. Serviciul Contabilitate
27.
Dispoziie de plat ctre casierie
Dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit
n momentul plii
n momentul plii
Circul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare; - la persoanele autorizate s exercite CFPP; - la casieria unitii . Circul: - la persoana autorizat s exercite
21
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
28.
Dispoziia de ncasare ctre casierie
dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ. Dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i contabilitate. Virarea ntre capitole cu respectarea Legii Finanelor Publice sau a Legii Finanelor Publice Locale a creditelor pe baza unor justificri, detalieri i necesiti privind execuia
CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil.
n momentul ncasrii
n momentul ncasrii
29.
Document pentru efectuarea, ncepnd cu trimestrul al III-lea, a virrilor de credite bugetare de
La solicitarea ordonatorului de credite, cnd este cazul
Director
Circul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil. Contabil ef pentru viza CFPP ; Aprobarea ordonatorului de credite.
1 ex. la ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul 22
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
30.
la un capitol la alt capitol sau ntre subdiviziuni Extras de cont nebancar
bugetar pn la finele anului. 3 Servete la comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economico-financiare i ca instrument de conciliere prearbitral. Serviciul contabilitate Circul: - la conductorul compartimentului financiar-contabil i conductorul unitii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); - la unitatea debitoare (exemplarele 1 i 2). Operativ Director Contabil ef Semntur i tampil furnizor; Semnturi de primire de la beneficiar. Nu circul, este document de nregistrare.
31.
Factur
Document pentru decontarea serviciilor prestate (nchirieri de spaii) Servete ca document de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului i materialelor de protecie date n folosina personalului, pn la scoaterea lor din uz. Servete ca document pentru eviden analitic a mijloacelor fixe. Servete ca: - document de eviden la locul de depozitare a
Serviciul contabilitate Administrator
32.
Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin
La darea n folosin a obiectelor de inventar
Serviciul Contabilitate al unitii emitente (exemplarul 3, exemplarul 2); Serviciul Contabilitate al unitii debitoare (exemplarul 1). 1 ex furnizor 1 ex beneficiar 1 ex Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul Contabilitate
33. 34.
Fia mijlocului fix Fi de magazie
1 1
Administrator Administrator
La darea n folosin a mijlocului fix La achiziionarea bunurilor
Nu circul, este document de nregistrare contabil. Nu circul, este document de nregistrare.
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul Contabilitate
23
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
35. 36.
Fiele fiscale F1 i F2 List de avans pentru concediul de odihn
2 2
intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; - document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri); - surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori materiale. Documentul pentru stabilirea impozitului pe venitul global. Document justificativ de nregistrare n contabilitate; Document pentru stabilirea drepturilor bneti privind indemnizaiile curente ale salariailor pe timpul efecturii concediului de odihn. Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
Secretariat Secretariat
Pn la data de 28 februarie a anului n curs pentru anul fiscal anterior Cu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediu
Director Cu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediu Director Contabil ef
La instituie i la salariat. La persoana mputernicit s exercite viza de CFPP; La casieria unitii pentru efectuarea plilor sumelor cuvenite. Circul: - la comisia de inventariere; - la gestionar; - la compartimentul financiar-contabil; - la conductorul unitii; - la unitatea creia i
1 ex. Secretariat 1 ex. salariat 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Secretariat
37.
List de inventariere
Comisia de inventariere
Anual sau n situaiile prevzute de lege
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Compartiment ul de verificri gestionare (exemplarul 2)
24
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
38.
Not de contabilitate
- document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registruluiinventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; - document centralizator al operaiunilor de inventariere. Document de nregistrare a tuturor operaiunilor financiar contabile (analitic i sintetic).
aparin valorile materiale primite n custodie (exemplarul 2).
La fiecare operaiune
n momentul ntocmirii
Contabil ef
39.
Not de recepie i constatare diferene
40.
Ordin de deplasare
Document pentru recepia bunurilor aprovizionate; Document pentru ncrcarea n gestiune; Act de prob n litigii cu furnizorii; Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Dispoziie ctre persoana
Comisia de recepie i administrator
La achiziionarea bunurilor
24 ore de la ntocmirea notei de recepie
Circul: - la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul; - la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimentului financiar-contabil. La gestionar pentru ncrcarea cu bunurile materiale recepionate; La serviciul financiar pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic. La persoana
1 ex. la factura 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate
De persoana
nainte cu o zi de data
nainte cu o
Director
1 ex. Serviciul 25
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete care urmeaz s efectueze deplasarea. Secretariat
Data/ perioada ntocmirii deplasrii
Termen de predare
delegat s efectueze deplasarea; Document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; Document justificativ de nregistrare n contabilitate.
zi de data deplasrii
Circula la:
41.
Proces verbal de predareprimire(transferarea bunului fr plat) Proces verbal de recepie, proces verbal de recepie provizorie, proces verbal de punere n funciune
Document de transfer bunuri; Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Servete ca: - document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; - document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de investiii; - document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii; - document de aprobare a recepiei (cod 14-2-5); - document de constatare a
n momentul predriiprimirii
mputernicit s dispun deplasarea; La persoana care efectueaz deplasarea; La persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea i plecarea persoanelor n delegaie; Verificarea decontului la financiarcontabilitate . Serviciul Contabilitate
42.
Circul: - la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3); - la compartimentul care efectueaz operaiunea de CFPP (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului-verbal de
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Gestionar 1 ex. beneficiar La furnizor (antreprenor): - la compartimentul financiarcontabil (exemplarele 2 i 3). La beneficiar: - la compartimentul financiar26
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar contabil (exemplarul 1).
43.
Proces verbal de scoatere din funciune a mijlocului fix/de declasare a bunurilor materiale
ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de aprobare a recepiei provizorii a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de punere n funciune a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/b). Servete ca: - document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de declasare a altor bunuri materiale dect mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor materiale; - document de predare la magazie a ansamblelor,
recepie (exemplarele 2 i 3).
n momentul scoaterii din funciune
Circul : - la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secie (serviciu, subunitate (ambele exemplare); - la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare,
Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2).
27
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Termen de predare
Circula la:
44.
Raport privind activitatea de C.F.P.P. pe trimestru
45.
Registrul cartea
subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate. Se evalueaz activitatea de control financiar preventiv, responsabilitile manageriale prin dezvoltarea unui sistem de control intern eficient, se identific i se evalueaz riscurile privind patrimoniul i fondurile publice, se formuleaz opinii cu privire la aciunile ce trebuie ntreprinse n plan legislativ i administrativ pentru utilizarea ct mai corect i eficient a fondurilor publice; Documentul prezint totalul operaiunilor supuse vizei de CFPP, numr operaiuni i valoare, din care refuzate la viz Servete:
Responsabil C.F.P.P.
Trimestrial
Data de 22 a lunii urmtoare trimestrului raportat
pentru semnare de (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, (exemplarul 1); - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2). Ordonator principal de credite (Primria, I.S.J. Director, Contabil ef)
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite
Serviciul
La sfritul lunii
Contabil ef
Nu circul, este
1 ex. Serviciul 28
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete contabilitate
Data/ perioada ntocmirii (perioadei)
Termen de predare
Circula la:
Locul de Arhivare/ destinatar Contabilitate
mare
46.
Registrul de casa n valuta
47.
Registrul de cas n lei
- la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale"; - la verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - la ntocmirea balanei de verificare. Servete ca: - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n valut, efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas n valut. Document de nregistrare a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin casieria unitii; Document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas; Document de nregistrare zilnic n contabilitate a operaiunilor de cas.
document de nregistrare contabil.
Casier
Zilnic
Zilnic
Contabil ef
La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier.
Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)
Casier
Zilnic
Zilnic
Contabil ef
La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier.
Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)
29
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete Serviciul contabilitate
Termen de predare
Circula la:
48.
Registrul inventar
Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv; Prob n litigii.
Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii
31 decembrie sau dup caz
Nu circul, este document de nregistrare contabil.
49.
Registrul jurnal
Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii; Prob n litigii.
Zilnic sau lunar
Contabil ef
Nu circul, este document de nregistrare contabil.
1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui 1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui 1 ex. Serviciul Contabilitate
50.
Registrul numerelor de inventar la mijloace fixe Situaii financiare trimestriale i anuale (bilan contabil i anexele prevzute de lege)
51.
Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor. Document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ, datorii i capital proprii ale instituiei la sfritul perioadei de raportare, precum i n alte
Administraie
n momentul drii n folosin
Nu circul, este document de nregistrare contabil. Data de 15 a lunii pentru trimestrul anterior Trezorerie, pentru confirmare solduri, conturi de disponibil, ordonator principal de credite, contabil ef.
Trimestrial i anual
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite 30
Cod: P.O. 05
Nr. crt.
Nr. exem plare
Se utilizeaz la
Compartimen tul/persoana care l ntocmete Serviciul contabilitate
Termen de predare
Circula la:
52.
Situaia privind monitorizarea cheltuielilor de personal pe lun Stat de plat burse i ajutoare sociale
situaii prevzute de lege. Centralizarea plilor la cheltuielile de personal pe luna n curs i pentru lunile anterioare. Document pentru calculul drepturilor bneti pentru plata burselor i a ajutoarelor sociale ctre elevii care ndeplinesc condiiile legale de acordare a acestor drepturi bneti cuvenite. Document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor precum i al contribuiilor aferente; Document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Data de 30 a lunii n curs
Data de 5 a lunii urmtoare
Contabil ef i director
53.
Secretariat
Data de 30 a lunii n curs, iar plata la nceputul lunii urmtoare
Contabil ef i la casierie pentru plat
1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Secretariat
54.
Stat de salarii
Secretariat
Lunar
Circul: - la persoanele autorizate sa exercite CFPP i s aprobe plata (exemplarul 1);
Serviciul contabilitate (exemplarul 1) Secretariat, (exemplarul 2)
Intocmit, Contabil sef, Ec. Craciun Mirela
31
Cod: P.O. 05
ANEXA 3 CIRCUIT Propunere-Angajament-Odonanare - Documente Conform Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu Serviciul Contabilitate
Emitere PAO n Contabilitate Contabil _____________
APROBAT, DIRECTOR
Serviciul Administrativ
Serviciul Contabiliate
Acordare viza CFP ndosariere n dosar ____mpreun cu OP i extras Contabil sef ____________________ _
Viza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile cu bunurile i serviciile achiziionate Adminisrtator ___________________ pentru chelt. bunuri i servicii pentru chelt. bunuri i servicii aferente activitii CCD Conform Deciziei nr.______________
Serviciul Secretariat
Viza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile de personal Secretar ____________ conform Deciziei nr. _________________
SEMNTURI
Contabil___________ Administrator______ Secretar___________ Contabil sef________
ntocmit, Contabil ef, BM/BR 2 ex
Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008
32
Cod: P.O. 05
ANEXA 4 CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA Persoana care solicit

Emiterea referatului / comenzii
APROBAT, DIRECTOR
Serviciul Contabilitate
Vizat privind existena creditelor i ncadrarea n articolul bugetar Contabil sef ____________
Director
Aprobare achiziionare
Aprovizionare Administrator _____________
Se ndosariaz n dosar_______ Contabil sef ___________________
SEMNTURI

Contabil sef ____________ Administrator ____________
ntocmit, Contabil ef, Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008 BM/BR 4 ex
33
Cod: P.O. 05
ANEXA 5
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT FACTUR
Documentele care stau la baza ntocmirii Facturii : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare - Alte documente specifice achiziiei (oferte sau direct de pe raft)
Operare intrare n Program Gestiunea Materialelor Listare NIR Contabil sef ___________________
Verificarea cantitativ, calitativ a produselor din Factur i NIR Vizat pentru BUN DE PLAT Comisia de recepie Administrator __________________
ndosariere n dosar _______ Contabil sef _______________________
SEMNTURI Contabil sef ____________ Administrator ____________
Comisia de recepie
34
Cod: P.O. 05
ANEXA 6
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT NIR MATERIALE
Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner) Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate
Emitere NIR Administator ____________________
Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Comisia de recepie
NIR original + Factur + Referat ndosariat ________Contabil ___________________ NIR + Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Administrator _________________________
SEMNTURI

Contabil ____________ Administrator ____________ - MITREA CARMEN - COSTEA ELENA
Comisia de recepie
ntocmit, Contabil ef, Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008 BM/BR 4 e

35
Cod: P.O. 05
ANEXA 7
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT NIR OBIECTE DE INVENTAR
Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare - Stabilire modalitate de achizionare Cazul I cerere de ofert documente specifice (caiet de sarcini, oferte, contract, factur) Cazul II achiziie directe de pe raft Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner), BUN DE PLAT i subgestiune Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ
Emitere NIR Administrator __________________ Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Stabilirea bunurilor care trec n subgestiune Comisia de recepie Operarea drii n folosin pe subgestiune n programul Obiecte de inventar Listare fi de gestiune Contabil ____________ Fia de gestiune pentru ntocmire proces-verbal de predare-primire n subgestiuni ndosariere n dosar subgestiuni Administrator ______________
NIR + Factur/Referat/ comand ndosariat n dosar ___ Operare n evidena sintetic a subgestiunilor Contabil ______________.
SEMNTURI
Contabil sef Administrator ____________
_________________
Comisia de recepie
ntocmit,
36
Cod: P.O. 05
Contabil ef, Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008 BM/BR 5 ex

ANEXA 8
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT NIR ALIMENTE
Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner) Serviciul Contabilitate
Emitere NIR din operarea facturii n Program SICOS Gestiunea Materialelor Contabil__________
NIR original + Factur + Referat ndosariat ________ Contabil_________ NIR+Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Magaziner_______________
Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Comisia de recepie
SEMNTURI Contabil______________ Administrator__________ Magaziner_____________ Comisia de recepie - ______________ - ______________ - ______________ - ______________ - ______________
ntocmit,
37
Cod: P.O. 05

ANEXA 9
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT BON CONSUM
Documentele care stau la baza ntocmirii BC-ului : - Normative de consum vizate de conductorul unitii conform Bugetului de venituri i cheltuieli aprobat pentru anul curent Serviciul Administrativ
Emitere BC Administrator _______________________
Operare BC n Programul Gestiunea Materialelor Contabil sef _________________________
Operarea consumuri/ ieiri materiale n fia de magazie Administrator _____________
SEMNTURI sef_________________ ntocmit, Contabil ef,
Contabil Administrator____________
38
Valabil de la data de 01 IANUARIE 2008
Cod: P.O. 05
BM/BR 2 ex
ANEXA 10
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT BON CONSUM BENZINA
Documentele care stau la baza ntocmirii BC-ului : - Aprobare plafon 150 l/luna Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Sofer Serviciul Contabilitate
Emitere BC Adinistrator______ ______
Operarea consum/ ieiri BCF n fia de magazie cu regim special Mentionare pe BC serie/numar BCF eliberat Magaziner________
Achizitionare benzina
Operare BC n Programul CIEL intocmire NC Contabil_______
SEMNTURI _ _ ntocmit,
Contabil_________________ Administrator____________ Sofer____________________ Magaziner_______________
39
Cod: P.O. 05

ANEXA 11
APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT CERERE CAZARE
Persoana care solicit

Completare cerere tip Persoana fizica sau juridica
Verificare loc disponibil Rezervare loc Administrator
Director
Acordare numr de nregistrare Secretar________ Vizat pt. tarif cazare Contabil sef____
Aprobare cerere Administator
Confirmare cazare la pers. fizica/juridica Arhivat in dosar ______ (original) Administrator_________
SEMNTURI
Incasat contravaloare cazare si se elibereaza chitanta Se ndosariaz n dosar ______ registru cas (Copie cerere) Secretar Magaziner___________ Administratot La cerere eliberare factura Contabil Contabil_______________
Magaziner
40
Cod: P.O. 05
41

Procedura Circuitul Documentelor

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Procedura Circuitul Documentelor

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

1.1. 1.2. 1.3

1 Elaborat Verificat Aprobat

3 Contabil sef Contabil sef Director

4 01.01.200 8 01.01.200 8 01.01.200 8

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

Editia/ revizia in cadrul editiei 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2

2.1. 2.2. 2.3

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

3.1. 3.2. 3.6. 3.4. 3.8. 3.6. 3.7.

1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

11. Cuprins Numarul componentei in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE I CIRCUITUL ACESTORA

n momentul ntocmirii referatului de necesitate

n momentul ntocmirii referatului de necesitate

1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentul legal

Serviciul contabilitate Administrator

La fiecare operaiune economic care implic efectuarea plii

1 ex. Trezorerie 1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu documentele justificative

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

Nr. exem plare

Compartimen tul/persoana care l ntocmete

Data/ perioada ntocmirii

Persoanele care vizeaz documentu l

Locul de Arhivare/ destinatar

pentru ntocmirea documentelor de plat.

Persoana care ii ia angajamentul

n momentul lurii angajamentului de plat

1 ex. Serviciul contabilitate

Balana de verificare analitic

Dou zile de la finele lunii sau perioadei

Nu circul, este document de nregistrare.

1 ex. Serviciul Contabilitate

Balana de verificare sintetic

Dou zile de la finele lunii

Nu circul, este document de sintez.

1 ex. Serviciul Contabilitate

UNITATEA ___________ Serviciul Contabilitate

Nr. exem plare

Compartimen tul/persoana care l ntocmete

Data/ perioada ntocmirii

Persoanele care vizeaz documentu l Contabil ef

Locul de Arhivare/ destinatar

Bon de micare a mijlocului fix

n momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consum

Trei zile de la ntocmirea bonului de consum

1 ex. Administraie 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate

n momentul predriiprimirii mijlocului fix

Trei zile de la ntocmirea bonului de micare a mijlocului fix

Bugetul anual de venituri i cheltuieli Carnet CEC pentru

Director Contabil ef Casier