Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA NUMELE I PRENUMELE FUNCIA DATA SEMNTUR

1.1 1.2 1.3

1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

3 SECRETAR DIRECTOR ADJ. DIRECTOR

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia II Revizia 1 Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

Componenta revizuit 2 x

Modalitatea reviziei 3 X

2.1 2.2 2.3 . 2.n

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. difuzrii 2 informare informare informare informare informare informare informare Exemplar nr. 3 1 2 1 3 1 1 4 Compartiment 4 Secretariat Funcia 5 Secretar ef Numele i prenumele 6 Data primirii 7 15.06.200 7 Administraie Administrator Personal didactic Director Conducere Personal adjunct Director Laborant i Semntura 8

didactic auxiliar bibliotecar Personal Administrator nedidactic Consiliul de administraie Preedintele consiliului de administraie Secretar ef Secretar ef Secretar

3.8. 3.9. 3.10 .

eviden arhivare Alte scopuri

5 1 1

Financiar contabil Secretariat Secretar ef

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

4. Scopul procedurii operaionale

4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; Procedura operaional: organizarea recrutrii personalului stabilete etapele ce se vor desfura pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul instituiilor publice . 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; Fac obiectul acestei proceduri toate etapele ce vor fi parcurse pentru ocuparea posturilor vacante din cadrul instituiilor publice: 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Secretariat; Administraie; Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii.

b. De aceast activitate depind n cadrul activitii efectuate urmtoarele compartimente :

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

a. b.

Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Secretariat ; De aceast activitate beneficiaz n cadrul activitilor efectuate compartimente: Administraie ; Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; urmtoarele

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 7 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale: - Standardele internaionale de management /control intern; 6.2. Legislaie primar: - Codul Muncii aprobat prin Legea nr. 53/2003 cu completrile i modificrile ulterioare; - Decretul 92/1976 privind carnetul de munc; 6.3. Legislaie secundar: H.G. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de evidena salariailor; - H.G. 281/ 1993 cu privire la salarizarea personalului din unitile bugetare, anexa 12 , cu modificrile i completrile ulterioare; - H.G. 749/ 1997 din 23 octombrie 1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performantelor profesionale individuale i de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de baza ntre limite ; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice - Circuitul documentelor;

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 8 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor Nr.crt. 1 Termenul Procedura operaional 2 Ediie proceduri 3 a Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual unei Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat sau altele

operaionale Revizia n cadrul unei Aciunile de modificare, adugare, suprimare ediii unei ediii a

asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr.crt. 1 2 3 4 5 6 7 . n Abrevierea P.O. E V A Ap. Ah. C .. .. Termenul abreviat Procedura operaional Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Arhivare Corectare . .

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 9 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista i proveniena documentelor - documentele utilizate sunt : 1. contractele de munc; 2. actele adiionale la contractele de munc; 3. carnetul de munc; 4. registrul general de evidena salariailor; 8.2.2. Coninutul i rolul documentelor 1. Contractul individual de munc este contractul n temeiul cruia o persoan fizic , denumit salariat , se oblig s presteze munca pentru i sub autoritatea unui angajator, persoan fizic sau juridic, n schimbul unei remuneraii denumite salariu. Contractul individual de munc se ncheie n forma scris pe durat nedeterminat sau determinat n condiiile prevzute de lege. Obligaia de a ncheia contractul de munc n forma scris revine angajatorului (Legea nr. 130/1999 privind unele msuri de protecie a persoanelor ncadrate n munc cu modificrile ulterioare). Contractul de munc trebuie s cuprind urmtoarele clauze generale: a) identitatea prilor; b) locul de munc sau, n lipsa unui loc de munc fix, posibilitatea ca salariatul s munceasc n diverse locuri; c) sediul sau, dup caz, domiciliul angajatorului; d) atribuiile postului; e) riscurile specifice postului; f) data de la care contractul urmeaz s i produc efectele; g) n cazul unui contract de munca pe durata determinat sau al unui contract de munc temporar, durata acestora; h) durata concediului de odihn la care salariatul are dreptul; i) condiiile de acordare a preavizului de ctre prile contractante i durata acestuia;

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 10 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

j) salariul de baz, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum i periodicitatea plii salariului la care salariatul are dreptul; k) durata normal a muncii, exprimat n ore/zi si ore/sptmn; l) indicarea contractului colectiv de munc ce reglementeaz condiiile de munc ale salariatului; m) durata perioadei de prob. 2. Actul adiional reflect modificarea contractului individual de munc n timpul executrii acestuia. Actul adiional se ncheie n termen de 15 zile de la data ncunotinrii n scris a salariatului. Modificarea contractului individual de munc pentru care trebuie s se ncheie act adiional se refer la oricare dintre urmtoarele elemente: - durata contractului; - locul muncii; - felul muncii; - condiiile de munc; - salariul ; - timpul de munc sau timpul de odihn; Actul adiional la contractul individual de munc trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: - data ncheierii acestuia; - denumire angajator i elementele de identificare ale acestuia; - reprezentantul angajatorului i funcia acestuia n cadrul instituiei; - numele i prenumele angajatului; - adresa acestuia; - documente de identificare ale acestuia; - elementele din contractul individual de munc care se modific i nscrierea noului coninut al acestora; - data de cnd urmeaz s i produc efectele , modificarea pentru care se ntocmete actul adiional; - semntura angajatorului;
10

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 11 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

- semntura angajatului; 3. Carnetul de munc este actul oficial prin care se dovedete vechimea n munc, vechimea

nentrerupt n munc, vechimea nentrerupt n aceeai unitate, vechimea n funcie, meserie sau specialitate; timpul lucrat n locuri de munc cu condiii deosebite, salariul de baz i alte drepturi salariale. Se ntocmete doar pentru persoanele care au contract individual de munc. Fiecare salariat posed doar un singur carnet de munc. Carnetul de munc n prima parte trebuie s cuprind date despre starea civil, pregtirea colar i profesional a titularului carnetului de munc; n partea a doua carnetul de munc cuprinde date referitoare la timpul lucrat, funcia deinut, drepturile salariale, actul administrativ de ncadrare i modificare a contractului iniial i semntura i parafa celui care a completat datele din documentul respectiv. Carnetul de munc cuprinde n ultima parte i corecturile la erorile sau la nscrierile eronate intervenite n cuprinsul acestuia la cererea titularului, a unor organe de control sau la simpla observare a persoanei desemnate s gestioneze formularul. 4. Registrul general de eviden a salariailor se completeaz n form electronic n

ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele elemente: - elemente de identificare a salariailor; - data angajrii; - funcia/ocupaia; - tipul contractului individual de munc; - data i temeiul ncetrii contractului individual de munc. 8.2.3. Circuitul documentelor - conform anexei 8.3. Resurse necesare

11

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 12 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

8.3.1. Resurse materiale - conform listei de inventar anexat 8.3.2. Resurse umane - conform statelor de funcii anexate 8.3.3. Resurse financiare - conform bugetului anual aprobat 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii Nr. crt . 1 I. Etapa Operaiunea Obs 5

2 3 4 Organizare Organizarea ntocmirea statelor de funcii; a recrutrii concursurilor Aprobarea statelor de funcii; personalulu Constatarea vacantrii unui post; i ntocmirea corespondenei pentru solicitarea organizrii concursurilor; Anunarea locului de desfurare a concursului; Anunarea datei i orei de desfurare; Stabilirea tematicii de concurs; Publicarea tematicii de concurs;

Stabilirea termenului de depunere a dosarului; Publicarea termenului de depunere a dosarului;

Depunerea dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor; nregistrarea dosarelor primite de la candidai; Constituirea comisiilor de concurs pentru ocuparea posturilor vacante; Verificarea dosarelor personale de la candidai pentru ocuparea posturilor;

12

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 13 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr. crt . 1

Etapa 2 3

Operaiunea

Obs 5

4 ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor; nregistrarea procesului verbal privind analiza dosarelor; Depunerea contestaiilor privind respingerea dosarelor; nregistrarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; Soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; ntocmirea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; nregistrarea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; Stabilirea subiectelor pentru susinerea probei scrise; Susinerea Susinerea probei scrise; concursurilor Corectarea tezelor; Susinerea probei interviu; Notarea interviului; ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; Anunarea rezultatelor concursului; Depunerea contestaiilor privind rezultatele concursului;

Constituirea comisiei de soluionare a contestaiilor; nregistrarea contestaiilor privind rezultatele concursului; Soluionarea contestaiilor privind rezultatele concursului;

ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului; nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursului; Comunicarea rezultatelor finale privind organizarea concursului;
13

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 14 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr. crt . 1

Etapa 2 3

Operaiunea 4 Emiterea deciziei de ncadrare; Vizarea deciziei de ncadrare de juristul unitii sau compartimentul de specialitate; Comunicarea deciziei de ncadrare; ntocmirea contractului de munc; nregistrarea contractului de munc; Predarea unui exemplar din contract angajatului sub semntur privat; Actualizarea contractului de munc (ntocmirea unui act adiional - de cte ori este cazul ); nregistrarea actului adiional; ntocmirea carnetului de munc ( dac este cazul pentru debutani); Completarea carnetului de munc; Completarea registrului pentru evidena salariailor;

Obs 5

ncadrarea

IDENTIFICAREA RISCURILOR Nr crt 1 1

Domeniul 2 Resurse umane

Obiecte auditabile 3 ntocmirea statelor de funcii;

Riscuri semnificative 4 - nentocmirea statelor de funcii; - ntocmirea eronat a statelor de funcii; - ntocmirea statelor de funcii fr respectarea termenelor; - neaprobarea statelor de funcii; - neverificarea existenei postului vacant; - nesolicitarea de la organul ierarhic superior a aprobrii pentru organizarea concursului de ocupare a postului vacant; - solicitarea de la organul ierarhic superior a aprobrii pentru desfurarea concursului cu ntrziere sau chiar dup desfurarea acestuia;
14

Aprobarea statelor de funcii; Constatarea vacantrii unui post; ntocmirea corespondenei pentru solicitarea organizrii concursurilor;

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 15 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr crt 1

Domeniul 2

Obiecte auditabile 3 Anunarea locului de desfurare a concursului; Anunarea datei i orei de desfurare; Stabilirea tematicii de concurs;

Riscuri semnificative 4 - neanunarea locului de desfurare a concursului pentru ocuparea postului vacant; - neanunarea datei i orei de desfurare;

- nestabilirea tematicii de concurs; - stabilirea tematicii de concurs cu introducerea eronat a unor legi abrogate; Publicarea tematicii de concurs; - nepublicarea tematicii de concurs; - nestabilirea termenului de depunere a Stabilirea termenului de dosarului; depunere a dosarului; Publicarea termenului de depunere a dosarului; - nepublicarea termenului de depunere a dosarului; - nedepunerea dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor; - primirea dup depirea termenului a dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor; - nenregistrarea dosarelor primite de la candidai la secretariatul instituiei care organizeaz concursul; - neconstituirea comisiilor de concurs prin act administrativ; - constituirea comisiilor fr specialiti din domeniul postului pentru care se organizeaz concurs; - neverificarea dosarelor personale de la candidaii pentru ocuparea posturilor; - nentocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor vacante; - nenregistrarea procesului verbal privind analiza dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor vacante; - neprimirea contestaiilor privind respingerea dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor vacante; - primirea de contestaii dup scurgerea termenului legal de depunere a acestora;
15

Depunerea dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor;

nregistrarea dosarelor primite de la candidai; Constituirea comisiilor de concurs pentru ocuparea posturilor vacante; Verificarea dosarelor personale de la candidaii pentru ocuparea posturilor ;

ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor; nregistrarea procesului verbal privind analiza dosarelor; Depunerea contestaiilor privind respingerea dosarelor;

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 16 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr crt 1

Domeniul 2

Obiecte auditabile 3 nregistrarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; Soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor;

Riscuri semnificative 4 - omisiunea rezolvrii contestaiilor; - nenregistrarea contestaiilor privind respingerea dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor vacante; - nesoluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; - nentocmirea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; - nenregistrarea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; - stabilirea subiectelor pentru susinerea probei scrise care nu sunt cuprinse n tematica de concurs; - ntocmirea unor subiecte pentru concurs care nu pot fi rezolvate n termenele stabilite; - nesusinerea probei scrise; - necorectarea tezelor; - la susinerea probei interviu sunt primite i persoanele care nu au nota la proba scris cel puin 7; - nesusinerea interviului; - nu se face notarea interviului; - nentocmirea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; - nenregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; - neanunarea rezultatelor concursului; - primirea contestaiilor privind rezultatele concursului dup termenele stabilite pentru depunerea acestora; - refuzul de a primi contestaiile privind rezultatele concursului dup termenele stabilite pentru depunerea acestora; - neconstituirea comisiei de contestaie; - constituirea comisiei de contestaie fr emiterea unui act administrativ;
16

ntocmirea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; nregistrarea procesului verbal privind soluionarea contestaiilor privind respingerea dosarelor; Stabilirea subiectelor pentru susinerea probei scrise;

Susinerea probei scrise; Corectarea tezelor; Susinerea probei interviu;

Notarea interviului; ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursurilor;

nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; Anunarea rezultatelor concursului; Depunerea contestaiilor privind rezultatele concursului;

Constituirea comisiei de contestaie;

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 17 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr crt 1

Domeniul 2

Obiecte auditabile 3 nregistrarea contestaiilor privind rezultatele concursului; Soluionarea contestaiilor privind rezultatele concursului;

Riscuri semnificative 4 - Omiterea privind nregistrarea contestaiilor privind rezultatele concursului; - nesoluionarea contestaiilor privind rezultatele concursului; - primirea contestaiilor dup termenul prevzut de dispoziiile legale n vigoare; - omisiunea rezolvrii contestaiilor; - nentocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului; - ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului fr cuprinderea tuturor elementelor prevzute n dispoziiile legale n vigoare; - nenregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursului; - necomunicarea rezultatelor finale privind organizarea concursului;

ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului;

nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursului; Comunicarea rezultatelor finale privind organizarea concursului; Emiterea deciziei de ncadrare;

- emiterea deciziei de ncadrare fr a fi trecute temeiul legal; - neemiterea deciziei de ncadrare; - emiterea unor decizii incomplete; Vizarea deciziei de ncadrare de - neavizarea deciziei de ncadrare de juristul juristul unitii sau compartimentul unitii sau compartimentul de specialitate; de specialitate; - necomunicarea deciziei de ncadrare; Comunicarea deciziei de ncadrare; - ntocmirea contractului de munc dup ntocmirea contractului de expirarea termenului; munc; - nentocmirea contractului de munc; - ntocmirea contractului de munc fr s cuprind toate elementele necesare; - nenregistrarea contractului de munc; nregistrarea contractului de munc; - nepredarea unui exemplar din contract Predarea unui exemplar din contract angajatului sub semntur angajatului sub semntur privat; privat; - omisiunea de actualizare a contractului de Actualizarea contractului de munc (nentocmirea unui act adiional - de munc (ntocmirea unui act cte ori este cazul); adiional - de cte ori este cazul );
17

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 18 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

Nr crt 1

Domeniul 2

Obiecte auditabile 3 nregistrarea actului adiional; ntocmirea carnetului de munc (dac este cazul pentru debutani); Completarea carnetului de munc;

Riscuri semnificative 4 - nenregistrarea actului adiional; - nentocmirea carnetului de munc (dac este cazul pentru debutani); - necompletarea carnetului de munc; - completarea carnetului de munc cu ntrziere; - completarea carnetului de munc fr respectarea indicatorilor formularului respectiv; - necompletarea datelor cerute n registrul pentru evidena salariailor;

Completarea registrului pentru evidena salariailor;

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii

18

Nr Domeniul Obiecte auditabile Operaiunile sau activitile desfurate crt 1 2 3 4 Unitatea de invatamant PROCEDURA OPERAIONAL Ediia: 1 - pe baza criteriilor de normare se ntocmirea statelor de funcii; privind Nr.de ex.: 5 stabilete numrul de posturi pe categorii ; ORGANIZAREA RECRUTARII Revizia: - se completeaz statul de funcii ______________________ PERSONALULUI Nr.de ex. : respectnd rubricaia stabilit i realitatea datelor referitoare la : funcia ocupat, Resurse Departament Pagina 19 din 30 1 studii efectuate; vechime; salariu de baz; umane Secretariat sporuri salariale; Exemplar nr.: 1 Cod: P.O. 30 - semntura compartimentului de specialitate i viza CFP; - aprobarea statului de funcii de ordonatorul de credite; - aprobarea statelor de funcii de Aprobarea statelor de funcii; ordonatorul de credite superior; - n urma analizei fcute ntre statele de Constatarea vacantrii unui funcii aprobate i ncadrarea efectiv se post; poate determina existena unor posturi vacante; - n urma ncetrii sau suspendrii unor contracte de munc pe o perioad ndelungat pot aprea posturi vacante; ntocmirea corespondenei - ntocmirea unei adrese spre aprobare de pentru solicitarea organizrii forul ierarhic superior; concursurilor; - ntocmirea anunului pentru organizarea Anunarea locului de concursului n care s se precizeze locul desfurare a concursului; de desfurare ; - ntocmirea anunului pentru organizarea Anunarea datei i orei de concursului n care s se precizeze data i desfurare; ora la care se desfoar; Stabilirea tematicii de concurs; - analizarea sarcinilor din fia postului i stabilirea actelor normative care stau la baza activitii acestui post; Publicarea tematicii de concurs; - ntocmirea listei actelor normative i afiarea acesteia la sediul unitii; - conductorul unitii stabilete perioada Stabilirea termenului de de depunere a dosarelor; depunere a dosarului; - anunul va cuprinde i data limit de Publicarea termenului de primire a dosarelor; depunere a dosarului; Primirea dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor; nregistrarea dosarelor primite de la candidai; Constituirea comisiilor de concurs pentru ocuparea posturilor vacante; Verificarea dosarelor personale de la candidaii pentru ocuparea posturilor ; ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor; - secretariatul unitii va primi dosarele candidailor pn la termenul stabilit; - dosarele vor fi nregistrate n registrul general de intrare - ieire a documentelor; - n funcie de natura postului conductorul unitii constituie, prin decizie , comisia de concurs , stabilind preedintele, secretarul i membrii acesteia; - comisia verific actele depuse la fiecare dosar n parte; - dup verificarea dosarelor se va ntocmi un proces verbal n care s se menioneze dac dosarele cuprind toate documentele 19 solicitate prin anun; - dosarele incomplete vor fi respinse; - dup ntocmirea procesului verbal acesta

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 20 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

20

Nr. Compartimentul Crt. (postul)/aciunea I II (operaiunea) 0 1 2 Unitatea de invatamant3 1

III IV

ntocmirea E statelor de ______________________ funcii; 2 Aprobarea statelor A deDepartament funcii; p 3 Constatarea V Secretariat vacantrii unui post; 4 ntocmirea corespondenei pentru solicitarea organizrii concursurilor; 5 Anunarea locului de desfurare a concursului; 6 Anunarea datei i orei de desfurare; 7 Stabilirea tematicii de concurs; 8 Publicarea tematicii de concurs; 9 Stabilirea termenului de depunere a dosarului; 1 Publicarea 0 termenului de depunere a dosarului; 1 Primirea 1 dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor; 1 nregistrarea 2 dosarelor primite de la candidai; 1 Constituirea 3 comisiilor de concurs pentru ocuparea posturilor vacante; 1 Verificarea 4 dosarelor personale de la candidaii pentru ocuparea posturilor ; 1 ntocmirea 5 procesului verbal privind analiza dosarelor; 1 nregistrarea 6 procesului verbal privind analiza dosarelor; 1 Depunerea 7 contestaiilor

X X XI XII XI X XV XV XI X VI I I I V V I III X X I 4 PROCEDURA OPERAIONAL 1 Ediia:11 1 2 2 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 Nr.de ex.: 5 0 1 6 7 8 9 privind V VI VII VII I I X X

X XXI X I I 2 2 2 3

ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Revizia: Nr.de ex. : Pagina 21 din 30

Cod: P.O. 30
E

Exemplar nr.: 1

E E E E E

E E

privind respingerea dosarelor; 1 nregistrarea 8 contestaiilor privind

21

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 22 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii i. ii. mbuntirea cunoaterii legislaiei activitii privind desfurarea i

organizarea recrutrii personalului; cunoaterea modului de derulare a pailor privind desfurarea i organizarea recrutrii personalului;

22

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 23 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii I. Matricea responsabilitilor:

II. Matricea responsabilitilor

X I I I 1 5

Nr. Compartimentul Crt. (postul)/aciunea (operaiunea) 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 2 Susinerea probei scrise; Corectarea tezelor; Susinerea probei interviu; Notarea interviului; ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursurilor; Anunarea rezultatelor concursului; Primirea contestaiilor privind rezultatele concursului; Constituirea comisiei de soluionare a contestaiilor; nregistrarea contestaiilor privind rezultatele concursului; Soluionarea contestaiilor privind rezultatele concursului; ntocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului; nregistrarea procesului verbal privind rezultatele concursului; Comunicarea rezultatelor finale privind organizarea concursului; Emiterea deciziei de ncadrare; Vizarea deciziei de ncadrare de juristul unitii sau compartimentul de specialitate;

I 3 E

II 4 C

III 5

IV 6

V 7

VI 8

VII VIII 9 10

IX 11

X 12

XI 13

XI I 14

X I V 1 6

XV 17

X V I 1 8

E C E E E E E E E E E E E A p

23

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 24 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

III. Matricea responsabilitilor N r. C rt . 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 2 Comunicarea deciziei de ncadrare; ntocmirea contractului de munc; nregistrarea contractului de munc; Predarea unui exemplar din contract angajatului sub semntur privat; Actualizarea contractului de munc (ntocmirea unui act adiional - de cte ori este cazul ); nregistrarea actului adiional; ntocmirea carnetului de munc ( dac este cazul pentru debutani); Completarea carnetului de munc; Completarea registrului pentru evidena salariailor;

I 3 E

II III 4 E E 5

IV 6

V 7

VI 8

VI I 9

VI II 10

IX 11

E E E E E E

24

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 25 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. Ane x 1 2 3 4

Arhivare Denumire anex Circuitul documentel or Lista inventar Bugetul pe anul 2007 Statul de funcii Elaborator Financiar contabil Comisia de inventariere Financiar contabil Resurse umane Aprobat Director Director Director i OPC Director i ISJ SV Numr Ex. 1 1 1 1 Difuzare personal gestionar personal personal Loc. Per. Alte el.

Secret Perm Secret 3 ani Secret 3 ani Secret

25

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 26 din 30

Cod: P.O. 30

Exemplar nr.: 1

11. Cuprins Nr.componentei n cadrul procedurii operaionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale) Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

Pagina

26