Tehnici de negociere

Suport de curs realizat n cadrul proiectului de nfrire instituional RO03/IB/OT/01

ntrirea capacitii UCRAP i a reelei naionale de modernizatori

Unitatea Central pentru Reforma Administraiei Publice

Aceast brour este una dintre cele 6 realizate n cadrul Componentei 1 din proiectul de nfrire instituional RO03/IB/OT/01 privind ntrirea capacitii UCRAP i a reelei naionale de modernizatori. Au mai fost realizate brouri pe urmtoarele teme: - Principiile generale ale administraiei publice - Comunicare - Managementul schimbrii - Planificare strategic - Afaceri Europene Fonduri Structurale

Echipa care a realizat broura pe tema Tehnici de negociere este format din membrii Reelei Naionale de Modernizatori care au participat la formrile de formatori din cadrul Componentei 1 din proiectul sus-menionat.

Ministerul Administraiei i Internelor Unitatea pentru Reforma Administraiei Publice Piaa Revoluiei nr. 1A, etaj 7 Sectorul 1, Bucureti Tel. 021 3037080 Fax. 021 3105362 ucrap@mai.gov.ro http://modernizare.mai.gov.ro

Cuvnt nainte Administraia public trebuie s asigure servicii publice, la acelai nivel de calitate, n toate zonele i localitile rii. Membrii societii devin responsabili pentru soarta lor i a comunitii din care fac parte, numai dup ce li se asigur cadrul legal de participare activ la deciziile care privesc viaa lor. Ca partener al comunitii, administraia public trebuie s asigure o deplin transparen a deciziilor. De aceea, consider c este necesar un parteneriat tot mai strns al Guvernului cu reprezentanii societii civile, cu formatorii de opinie. Avem nevoie de ajutorul dat de ceteni, dar i de cel al membrilor organizaiilor non-guvernamentale specializate n sfera afacerilor europene, pentru a aduce mai mult Europ n Romnia, pentru a vorbi mai mult despre Uniunea European, despre drepturile i ndatoririle unui cetean european i, de ce nu, despre cum va fi viaa noastr n casa comun european. Personal, consider c administraia public romneasc cunoate un important i cursiv proces de modernizare, astfel nct aceasta s se adapteze la realitile economice i sociale ale rii noastre, pregtind n continuare structurile administrative pentru aderarea n anul 2007 la Uniunea European. Dezvoltarea economic local se nscrie n logica general a procesului de descentralizare, conferind substan autonomiei locale, fiindc nu putem s dm la nivel local doar obligaia asigurrii activitilor de administrare, pstrnd prghiile economice la centru.

LIVIU RADU Secretar de Stat

CUPRINS

1. Introducere........................................................................................................... 7 2. O definiie ............................................................................................................. 7 3. Poziiile i problemele negocierii de pe poziii ................................................ 7 4. Separ oamenii de problem ............................................................................. 9 5. intete interesele i nu poziiile.....................................................................11 6. Gsete soluii pentru beneficiul comun........................................................14 7. intete ctre criterii obiective ........................................................................18 8. Da, dar ............................................................................................................18 9. BAWS..................................................................................................................19 10. Trucuri n negociere........................................................................................20 11. Negocierea Jiu-Jitsu .......................................................................................22 Bibliografie.............................................................................................................25 Datele de contact ale formatorilor .......................................................................26

Tehnici de negociere 1. INTRODUCERE Fie c vrei sau nu: eti negociator! n fiecare zi ntlneti oameni, n fiecare zi comunici. Cu partenerul / partenera sau cu copiii. Sau cu eful. Pe strad i la pia. Majoritatea oamenilor cred c negocierea este folosit doar n timpul lurilor de ostateci (pentru c vedem asta la tiri i pentru c se fac multe filme pe aceast tem), dar de fapt negociem n fiecare zi. i vom face asta din ce n ce mai mult, deoarece trim ntr-o lume complex, n care oamenii sunt din ce n ce mai contieni i mai implicai i nu ezit s i spun punctul de vedere. Au trecut deja zilele efului care ne spune ce trebuie s facem. Oamenii au dorine, organizaiile doresc lucruri noi, sindicatele au cerine. Copiii ti doresc s mearg trziu la culcare, iar partenerul / partenera dorete s mearg n vacan ntr-un alt loc dect acela pe care i-l doreti. Aadar, toat lumea negociaz. Dar ce este negocierea? Cum poi s obii ceva fr o lupt, fr o disput? Cum poi ctiga? i exist negociere n administraia public? Aceast fi prezint cititorului o scurt prezentare a Metodelor de negociere Harvard1. Este o metod de negociere folosit de ctre muli din cei care doresc s realizeze anumite lucruri fr s i strice relaiile cu ceilali. O metod a bunului sim, dar care este eficace i eficient. 2. O DEFINIIE Negocierea este un mijloc elementar de a obine ceva de la alii. Este o comunicare bidirecional destinat obinerii unei nelegeri, dac tu i cellalt avei interese comune i interese conflictuale. 3. POZIIILE I PROBLEMELE NEGOCIERILOR DE PE POZIII Multe negocieri sunt negocieri de poziii. Muli adopt o poziie n negociere i pornesc de la aceast poziie. Puin cte puin, i ajusteaz uor poziia, spernd c i cellalt i va ajusta propria poziie. Exemple bune pot fi vzute la pia, unde se negociaz preul legumelor sau suvenirurile pentru turiti. Dar este eficace i nelept s se procedeze aa cnd miza este mare sau cnd o relaie poate fi afectat? Cteva noiuni: a. Discuiile de pe poziii duc ntotdeauna la soluii nenelepte Cu ct se acord mai mult atenie poziiilor, cu att se acord mai puin atenie adevratelor motive ale prilor. Ambele pri vor ceda: att n ceea ce privete relaia, ct i coninutul. b. Discuiile de pe poziii nu sunt eficiente Negocierile cost timp. Negocierile n administraia public nu sunt precum negocierile de la pia unde poi s discui preul n cinci minute. n administraia public va trebui s mergi de fiecare dat la ef sau la oamenii
1

The Harvard Negotiation Project, de Roger Fisher, William Ury i Bruce Patton. 7

Tehnici de negociere pe care i reprezini pentru a discuta pasul urmtor i asta dureaz enorm de mult. c. Discuiile de pe poziii pun n pericol relaia Spre deosebire de situaia de la pia, nu i permii s pui n pericol relaia. La pia l ntlneti pe vnztor i dup negociere nu mai ai nevoie de el, n cazul n care nu ai intenia s mai cumperi de la el mai trziu. n administraia public vei avea nevoie de cellalt. Ceilali depind de tine i tu depinzi de ei. d. Mai multe pri fac negocierea de pe poziii mai dificil Dei poate aprea impresia c negocierile se desfoar numai ntre dou pri, n majoritatea ocaziilor sunt implicate mai multe pri. Dac sunt mai multe pri implicate, negocierile devin foarte dificile. Mai multe interese, oameni, emoii intr n sistem i trebuie s se in cont de ele, iar atenia nu i mai este concentrat ctre un partener direct de discuie, ci mprit ctre mai muli. e. S fii drgu nu e un rspuns Muli prefer s pstreze relaia n detrimentul unei soluii i vor evita un stil dur de negociere. Vor cuta consensul, vor fi ncreztori n ceilali i vor fi slabi. Dar aceasta reprezint deseori pierderea negocierii ntr-o negociere de pe poziii. Tabelul urmtor arat diferenele n negocierile de pe poziii dure sau slabe i alternativele oferite de ctre Proiectul de negociere Harvard

Negocierea slab Prile sunt prieteni Scopul este o nelegere

Negocierea dur Prile sunt adversari Scopul este ctigul

O nou metod Prile rezolv probleme Scopul este un rezultat rezonabil prin care se pstreaz prietenia i se ajunge la o soluie bun oamenii de

Face concesii pentru a Cere concesii ca o condiie Separ pstra o relaie bun pentru a pastra relaia problema

Este moale fa de oameni Este dur fa de oameni i Fii moale fa de oameni i i fa de problem fa de problem dur fa de problem Are ncredere n ceilali i schimb uor poziiile Face oferte Nu are ncredere n ceilali Se cantoneaz ntr-o poziie Ameninri Nu se bazeaz pe ncredere Concentreaz-te pe interes, i nu pe poziie Caut interese

Spune ct de departe l neal pe cellalt n Nu-i stabili nici o limit dorete s mearg legtura cu poziia sa final
8

Tehnici de negociere Accept pierderile Solicit pierderi ale celuilalt Creaz posibiliti beneficiul comun pentru

Soluia: rspunsul pe care Soluia: rspunsul pe care Dezvolt cteva soluii EL (cellalt) l va accepta EU doresc s l accept pentru a alege, hotrte mai trziu intete o nelegere i are drept int propria Alege drept int criteriile poziie

ncearc s evite jocul ncearc s iniieze i s ncearc s gseti o puterii ctige un joc al puterii soluie pe baza criteriilor i nu a sentimentelor Cedeaz la presiune l pune sub presiune pe Discut i fii deschis la cellalt sugestii.

4. SEPAR OAMENII DE PROBLEM tim cu toii ct de mult depinde o prietenie de comunicare. Ca i n comunicarea cotidian, i negocierea este afectat de ctre relaiile dintre pri. Emoiile, ameninrile, comunicarea non verbal, ca i ctigurile false i presiunea sunt folosite n mod curent n timpul negocierilor. Practic acesta este unul din cele mai importante aspecte la care trebuie s ne gndim n timpul negocierilor. Secretul const n separarea relaiei de problem. Rezolv aspectele personale nainte de a ncerca s rezolvi problema. Fii contient de rolul pe care l joac relaia i vorbete despre asta. a) Negociatorii sunt nainte de toate oameni Cellalt nu este doar reprezentantul fr chip, fr nevoi sau alte aspecte umane al unei firme sau al unei organizaii. Este o fiin uman. Oamenii doresc s fie recunoscui, doresc s fie rspltii. Oamenii au o istorie i o cultur i se comport n cadrul propriei culturi. Oamenii pot fi nervoi, flmnzi, triti, fericii etc. Acest comportament influeneaz negocierea. Dac nu ii cont de acest lucru, poi s l judeci greit pe cellalt i s faci greeli mari. Aadar, primul pas este s i observi partenerul de negociere i s fii contient de comportamentul su. b) S te concentrezi mai nti ctre problema personal Contientizeaz problema personal i concentreaz-te asupra ei. Fii sigur ca s-a rezolvat cu problema personal. Privete i vorbete despre diferenele de opinii. Fii atent la emoii i ferete-te de proasta comunicare. c) Opinii Fiecare are o perspectiv diferit asupra unei probleme. Din cauza propriei culturi sau set de norme ai o percepie diferit asupra unei probleme fa de cellalt.
9

Tehnici de negociere Pentru ca aceste diferene s fie clare, trebuie s afli despre ele, s vorbeti i s ii cont de ele dac te gndeti la soluii posibile. 1. Pune-te n locul su. Facei o list cu propriile opinii, dar gndii-v i la opiniile celuilalt. Una din metode este s gndii ca el / ea. 2. Nu-i lsa temerile s te nele Uneori oamenii se tem de paii pe care ar putea s i fac ceilali. i gseti scuze fr mcar s vin vorba despre asta. Acestea sunt prejudecile. Renunai la ele. 3. Vorbii despre opiniile celorlali Cea mai bun cale de a afla opiniile celorlali este de a vorbi despre ele. Dac avei timp i dac sunt mai multe runde, prima rund ar putea s fie folosit pentru a putea discuta despre cum privii problema i cum o privesc i ceiali. 4. Uneori f ceva diferit / surprinztor Aa cum ai temeri fa de cellalt, i acesta / aceasta are temeri n legtur cu tine. Uneori e mai bine s faci ceva diferit pentru a deschide sau pentru a uura negocierile. 5. Pstreaz-i imaginea Deseori negociatorii reprezint un grup mai mare. Una din temerile cele mai mari este aceea de a nu-i strica imaginea n ochii propriilor oameni. Un lucru pe care l poi face este s gseti soluii care sunt pe aceeai linie cu normele i cultura partenerului de negociere. Dar trebuie s fii mai nti contient de aceste norme i cultur. d) Emoii Aa cum a fost menionat i mai devreme, emoiile reprezint una dintre armele cel mai des folosite n negociere. Uneori este folosit deliberat, iar alteori oamenii o folosesc fr s i dea seama. Emoiile duc mereu la alte emoii i sunt greu de stpnit n timpul negocierilor. 1. Fii contient i nelege-i propriile emoii i pe cele ale partenerului de negociere. Primul pas este s fii contient de emoii i s tii care sunt acestea. Al doilea pas este s nelegi emoia; s tii care este motivul emoiei. 2. Vorbete despre emoii i justific-le Uneori emoiile sunt sincere, alteori nu sunt dect un truc. Primul lucru pe care trebuie s l faci este s vorbeti despre acestea. Fii o oglind care s reflecte ceea ce simi, vezi i auzi. Al doilea pas este fie s lupi mpotriva lor (n cazul unui truc), fie s le justifici. Uneori rezultatele unei negocieri pot s duc la mari emoii i trebuie s le respeci. Atta vreme ct i vei justifica emoiile, vei vedea c cellalt va fi mai deschis pentru alte discuii.

10

Tehnici de negociere 3. Acordai spaiu Uneori oamenii au nevoie de timp pentru a-i elibera emoiile. Ateptai i ascultai. Acordai spaiu, timp i artai nelegere. 4. Nu reaciona niciodat n urma unor ieiri nervoase Vei fi tentat uor s reacionezi mpotriva cuiva care este nervos pe tine. n momentul n care vei cdea prad acestei tentaii, vei deveni la rndul tu nervos. Acest lucru nu va fi eficient i eficace pentru negociere. 5. Fii simbolic Uneori trebuie s faci ceva pentru a sparge gheaa. F ceva neateptat. e) Comunicare Comunicarea este combustibilul negocierii. Negocierea nu poate ncepe, contunua i termina fr o bun comunicare. Multe teorii ale comunicrii sunt scrise i sunt toate aplicabile. Unele din lucrurile care trebuie sau nu fcute sunt: Ascultare activ Vorbete clar i inteligibil Vorbete despre tine i nu despre el Vorbete cu un scop

5. INTETE INTERESELE I NU POZIIILE Doi oameni au o controvers ntr-o bibliotec. Unul dintre ei dorete s deschid fereastra, iar cellalt dorete ca aceasta s rmn nchis! Negociaz mult vreme: pe jumtate deschis, nchis ... aproape nchis. Nu reuesc s ajung la o soluie. La un moment dat, la masa lor vine o a treia persoan care i ntreab de ce se ceart. Primul rspunde: Vreau aer proaspt, de asta fereastra trebuie s fie deschis, iar al doilea rspunde: Nu vreau s stau n curent, de asta fereastra trebuie s fie nchis. Dup o secund, cel de al treilea se ndreapt ctre o alt fereastr lng un rnd de mese din apropiere i o deschide. Amndou persoanele sunt satisfcute i continu s citeasc fr s se mai certe. a. Pentru o soluie rezonabil va trebui s combini interese i nu poziii Exemplul de mai sus este exemplar pentru negocierile bazate pe poziii. Amndou persoanele au ncercat s gseasc o soluie bazat pe poziii (pe jumtate deschis, deschis n ntregime, nchis etc.). Si, fiindc intesc aceste poziii, uit de alte soluii. A treia persoan i-a ntrebat de motivele lor, de interesele lor, i a gsit o soluie pentru amndoi. Aceast diferen ntre poziii i interese este foarte important. 1. Interesele definesc problema Problema n negocieri nu este definit de ctre diferenele de poziie. Omenii adopt aceste poziii deoarece au un motiv, o dorin sau poate chiar o temere.
11

Tehnici de negociere Aceste motive, dorine, temeri sunt numite interese. Toate acestea i definesc poziia. De exemplu, dac i este fric de o negociere dur i doreti ceva foarte mult, poziia i este definit de ctre acest lucru. Miza este mare, aa c probabil vei ceda uor. O poziie inferioar pentru a obine ceea ce doreti fr o negociere de durat. Dar este nelept? Probabil c ai pltit prea mult. 2. Poziiile conflictuale nu se bazeaz numai pe interese conflictuale, ci pot exista i interese comune. Credem c, deoarece avem poziii diferite, suntem foarte departe de o soluie facil. Dar, mai ales atunci cnd interesele sunt diferite, poate s nsemne c o soluie poate s fie gsit cu uurin. De asemenea, fcnd un schimb de interese, vei descoperi c avei i interese comune. Astfel, ncepei discuiile i folosiile ca pe un punct de plecare. b. Cum s gsim interesele? Este deja evident c interesele sunt importante. Nu doar pentru a gsi o soluie, ci i pentru a ti de ce partenerul are un anumit comportament. Dar cum s identificm interesele? 1. ntreab DE CE Ascult poziia afiat de ctre partener i ntreab de ce adopt acea poziie. De cele mai multe ori poziiile se bazeaz pe interese i, ntrebnd de ce, vei obine foarte multe informaii. 2. ntreab DE CE NU Si tu vei afia de multe ori o poziie. Partenerul tu va reaciona cu o alt poziie sau poate cu o soluie. ntreab-l de ce nu a reacionat la poziia sau soluia ta. i DE CE-ul i DE CE NU-ul pot fi fcute anticipat, atunci cnd pregteti negocierea. Pentru fiecare soluie la care te poi gndi, gndete-te la aceste ntrebri ca i cum ai fi cellalt. De ce sau de ce nu ar trebui s fie de acord cu o anumit soluie. 3. S tii c ambele pri au mai mult de un interes n majoritatea negocierilor toate prile implicate vor avea mai mult de un interes. Partenerul nu are doar cerine. Temerile, dorinele i motivele i determin de asemenea comportamentul. Este un set complex de interese. Cu ct tii mai multe lucruri despre ele, cu att va fi mai uoar soluia, pentru c vei putea s gseti o baz comun, dar i s discui despre temerile sale i s le nlturi (dac exist). 4. Cele mai importante interese sunt legate de nevoile elementare Maslov a realizat o piramid a nevoilor. Descoperirile sale au artat c oamenii se comport n funcie de anumite trepte (ale unei piramide). Nevoia cea mai elementara i mai puternica este aceea legata de supravieuire: mncare, siguran, somn. Dac aceste nevoi sunt ndeplinite, atunci oamenii vor ncepe s se gndeasc la alte nevoi. n negociere lucrurile stau asemntor. Nevoile elementare vor fi cel mai dificil de combtut. 5. F o list Cea mai bun metod de a te gndi la interesele tale i ale celuilalt este s faci o list. Gndete-te la interesele tale i pune-te n locul celuilalt. Apoi f o list!
12

Tehnici de negociere c. Vorbete despre interese Ideea de baz a negocierii este s i satisfaci interesele ct mai bine. Atunci de ce s nu vorbeti despre ele n loc s vorbeti mereu despre poziii i s i ascunzi interesele. Atta vreme ct v ascundei amndoi interesele, nu vei gsi o soluie adecvat. 1. Facei o descriere gritoare Fii concrei i descriei-v problema, interesele ct mai gritor. Prezentai ct mai concret posibil, deoarece acest lucru nu doar c o s v fac sa intelegeti problema mai uor, dar v va justifca i interesele. Folosii fapte! 2. Recunoatei c interesele partenerului fac parte din problm. Ai tendina de a te concentra numai asupra propriilor probleme, dar amintete-i c i partenerul are problemele sale (temeri). Ascult-le, vorbete despre ele i recunoate c fac parte din problem. 3. Mai nti prezint problema i apoi rspunsurile tale. Dac i prezini soluiile sau rspunsurile nainte de a vorbi despre problem, partenerul se va simi neneles i poate crede c vei ncerca s vinzi o soluie fr s te atepi ca acesta s fie acceptat. n schimb, ar trebui s prezini mai nti problema i apoi cum ai rezolva-o (rspunsul sau soluia). 4. Privete n fa i nu n urm De multe ori oamenii se comport n funcie de ceea ce li s-a spus sau cum au fost tratai nainte. ncearc s se rzbune i doresc s vorbeasc despre asta nainte de a continua. Acest lucru nu este eficient. n negociere e mai bine s uii trecutul i s te concentrezi pe viitor. n loc s trieti n trecut i s te plngi, ar trebui s priveti nainte i s te concentrezi pe gsirea unei soluii. 5. Fii concret, dar flexibil Aa cum apare mai sus: fii concret i clarific lucrurile. Dar i asta este nsoit de o anumit lips de flexibilitate. Dac eti ferm i concret, partenerul tu ar putea crede c te-ai decis deja i c nu te vei rzgndi. Folosete o anumit flexibilitate prin folosirea unor termeni precum imaginar sau ilustrativ pentru a-i arta partenerului c nc eti deschis la sugestii. 6. Fii dur n ceea ce privete problema i blnd n ceea ce privete persoana. nc o dat, fiind concret i vorbind despre interese, eti dur n ceea ce privete problema. Folosind fapte i cifre pentru ai clarifica interesele i combtnd interesele sale, eti dur fa de problem. nelegnd (nu ntotdeauna i fiind de acord) interesele sale i vorbind despre ele, te fac slab n faa oamenilor. Ajutndu-i s gseasc o soluie comun, ascultndu-le problemele i reacionnd cu fapte i cifre i cu versiunea ta a povetii te fac s ataci problema i nu persoana. Aceasta poart numele de disonan cognitiv. Prezini o contradicie (pe care oamenii ncearc ntotdeauna s o rezolve) i i ajui s gseasc o soluie. Oamenii nu sunt obinuii cu aceast disonan: este o problem care n parte te privete pe tine i tu eti cel care ajut?! Acesta este o metod dovedit psihologic care ajut numai dac tu ajui la atacarea problemei.
13

Tehnici de negociere 6. GSETE SOLUII PENTRU BENEFICIUL COMUN

Gsete soluii pentru beneficiul comun NU te grbi s tragi concluzii greite cuta un singur rspuns crede c exist o singur posibilitate gndi aa: este problema celuilalt, prin urmare s i-o rezolve DA separ procesul de gndire de cel de decizie lrgete soluiile posibile caut beneficiile comune uureaz luarea deciziei

Deseori negocierile sfresc printr-o soluie ce se gsete la mijlocul poziiilor. Dar, prin acesta, se pierd multe. Gndii-v de exemplu la dou femei care se ceart pentru un co cu 30 de portocale. La sfritul zilei hotrsc s mpart coul n dou. 15 portocale pentru o femeie i 15 pentru cealalt. Pare o soluie rezonabil. Prima femeie folosete portocalele pentru a face suc i arunc cojile. Cealalt folosete cojile pentru marmelad i arunc apoi coninutul. n loc s caute o soluie din care s ctige amndou, au folosit negocierea de pe poziii. Ar fi avut mai mult de ctigat dac ar fi cutat o soluie din care s ctige amndou. CAPCANE n negociere i gsirea de soluii oamenii se confrunt adesea cu patru capcane/ obstacole. Aceste capcane nu i permit s gseti o soluie adecvat. Aceste patru capcane sunt: prejudecata, cutarea unui singur rspuns, asumarea unei anumite cantiti i prerea c e problema celuilalt s i rezolve problema. a. Prejudecata Cutarea de soluii posibile nu este uoar. Preferm s nu facem lucrul acesta i s reacionm la cealalt parte. De asemenea, fiecare soluie se confrunt cu anumite neajunsuri, anumite elemente care vor descalifica posibila soluie. Psihologic, avem tendina de a judeca totul nainte de a auzi toate prile i interesele. n schimb, trebuie s fim creativi i s folosim gndirea lateral i s nu judecm nainte de a ti i de a auzi toate elementele. b. Cutarea unui singur rspuns n dragoste suntem n cutarea unui Ft-Frumos pe un cal alb. Orict de ireal ar putea prea, avem totui tendina de a ne concentra pe o singur soluie posibil. Fcnd acest lucru, ne ntoarcem la negocierea de pe poziii. Fii deschis ctre mai multe rspunsuri, nu le respinge de la nceput i fii contient c exist mai multe drumuri care duc la Roma, nu doar unul!

14

Tehnici de negociere c. Asumarea unei anumite cantiti Majoritatea negocierilor se termin deoarece credem doar c acestea se pot rezolva doar prin numere. Maina cost 10 000 de euro i negocierea ine doar de bani. Privete dincolo de numere. Privete dincolo de poziii. Oamenii au tendina de a se gndi numai cele dou poziii extreme i de a inti ctre o poziie (cantitate) de mijloc (acceptabil). d. Prerea c e problema celuilalt s i rezolve problema Muli consider c au deja suficient de multe probleme i nu doresc s se ocupe i de problemele altora. Fcnd asta pierzi un mare avantaj: disonana cognitiv despre care s-a vorbit n capitolul precedent. De asemenea, ocupndu-te / ajutndu-l pe cellalt cu propria sa problem, vei observa c exist mai multe aspecte / interese n comportamentul su. Acest lucru i poate da un indiciu ctre o alt (mai potrivit) soluie. REETA Pentru a fi creativ poi face patru lucruri: desparte procesul de gndire de cel de decizie, lrgete soluiile posibile, caut beneficii comune i ia decizii care s uureze misiunea partenerului. a. Desparte procesul de gndire de cel de decizie Datorit faptului c judecata este un obstacol n calea imaginaiei i a gndirii creative, nu ar trebui s te preocupe judecile nainte de a vedea toate posibilitile. O metod bun de a realiza acest lucru este brainstorming-ul. Dac metoda brainstorming-ului este folosit corect, oamenii pot s gndeasc liber, creativ i fr s fie judecai. Acest lucru v d posibilitatea de a gsi alternative noi i uneori surprinztoare. 1. nainte de brainstorming Decide care este scopul. Alege participanii. Ai nevoie de mai multe persoane pentru a face o bun sesiune de brainstorming. De obicei ntre 5 i 8 persoane. Schimb mediul. Cu ct mediul este mai nou pentru participani, cu att va fi mai provocator pentru acetia s vin cu idei noi. Creeaz o atmosfer informal atmosfer informal deschide minile oamenilor i acetia nu mai simt la fel de mult presiunea performanei. Alege un preedinte Un preedinte este necesar pentru a pstra direcia i pentru a nu devia prea mult.

15

Tehnici de negociere 2. n timpul sesiunii de brainstorming Permite participanilor s stea unul alturi de cellalt i nu fa n fa. Lsndu-i s stea unul lng altul, acetia abordeaz problema mpreun. Poziionarea fa n fa duce la gndire conflictual. Totul este psihologic Folosete regulile brainstorming-ului, printre care fr comentarii critice i fr judeci. ncepe cu o introducere, spune obiectivul i nu permite gndirea negativ. Realizeaz brainstorming-ul. Scrie idea pe un flipchart Accentueaz soluiile cele mai promitoare. Gndii-v la mbuntirea acestor soluii. Decidei care soluii vor fi eventual folosite n timpul negocierilor. 3. Dup sesiunea de brainstorming

4. ncercai o sesiune de brainstorming cu partenerul de negociere Uneori ai timpul i posibilitatea s realizezi o sesiune de brainstorming cu partenerul de negociere. Acest lucru poate s duc la rezultate mai surprinztoare dect te-ai putea atepta. Singura condiie este ca tu i partenerul tu s fii deschii i s lsai deoparte poziiile. b. Lrgete posibilitile Dac te concentrezi pe un singur rspuns, pe o singur soluie, te nchizi pentru alte posibiliti. Antrenorul de fotbal nu se bazeaz niciodat pe un singur juctor, ci are mai muli juctori pe aceeai poziie. Aadar este flexibil i folosete persoana potrivit la momentul potrivit. Aceast practic se aplic i n negociere. 1. Folosete perspectiva unui profesionist O modalitate de a aborda problema este de a o privi prin ochii unui profesionist. Fiecare persoan din exterior are o perspectiv diferit. Prin folosirea acestor perspective poi observa alte oportuniti. 2. Gndete-te la soluii de intensitate mai sczut sau mai ridicat Uneori, perspectiva din care priveti o problem poate schimbe semnificativ lucrurile. De exemplu, dac eti foarte sigur de ceva i inteti ctre o soluie ferm, partenerul de negociere poate s nu fie la fel de sigur i s fie intimidat de atitudinea pe care o ai fa de problem. Prin propunerea unei soluii mai puin puternice (cu msuri de siguran incluse) partenerul poate fi de acord. Gndete-te la urmtoarele cuvinte pentru a clarifica: a) Substanial versus procedural b) Permanent versus preliminar c) ntreg versus parial d) Definitiv versus n principiu e) Necondiionat versus condiionat
16

Tehnici de negociere f) Legare versus fr angajament g) Primar versus secundar 3. Schimb magnitudinea soluiei Uneori o soluie complet se dovedete a fi un pas prea departe. Poate c partenerul de negociere nc nu e pregtit. n acest caz ar fi mai nelept s mprii soluia sau problema n pri mai mici sau s schimbai magnitudinea. Astfel, poate s devin mai uor de neles i mai clar pentru partener. n felul acesta, partenerul ar fi mai uor de acord cu anumite aspecte i ar rmne alte pri pentru mai trziu, cnd va fi mai convenabil pentru acesta sau pentru tine. c. Caut beneficii comune Negocierea pare ntotdeauna un joc de pierdere sau de ctig. Unul pierde puin, cellalt ctig puin. Dar, dac negocierea se termin printr-o ceart sau ajunge ntr-un punct mort, ambele pri pot pierde chiar mai mult. Aadar este mai bine s v gndii la o soluie n loc de pierdere sau ctig. Mai bine s v gndii n termeni de beneficii pentru ambii participani la negociere. 1. Concentreaz-te pe interesele comune Interesele comune par neinteresante. Asta deoarece consideri c amndoi suntei de acord i asta nu v va rezolva problemele imediat. Dar, dac nu sunt menionate, acestea nu vor face parte din discuie / negociere. Vorbind despre beneficiile comune, vei gsi alte posibiliti, deoarece dorii acelai lucru, dar n feluri diferite. Aadar, vorbii despre cum se poate realiza acest lucru, n loc s vorbii despre interese contradictorii 2. Punerea n comun a intereselor contradictorii Oamenii adopt poziii datorit intereselor lor. De cele mai multe ori aceste interese sunt contradictorii. Dar contradictorii nu nseamn ntotdeauna c nu pot fi rezolvate. nc o dat, important este felul n care i atingi scopul. Diferena poate fi cheia ctre soluie. Ceea ce este important pentru tine nu este n mod automat important i pentru partener. Trebuie s se in cont de urmtoarele diferene: a) Variaii de interese (economic versus politic, intern versus extern, pe termen scurt versus pe termen mediu, etc.) b) Diferene de opinii (folosii un arbitru) c) Diferene de percepie a timpului d) Ateptri diferite e) Diferene n asumarea de riscuri d. Uurarea lurii deciziilor Uneori elemente aparent irelevante joac un rol important n timpul negocierii. Scopul principal al unei negocieri este rezultatul. Felul n care se ajunge la acesta este de o importan minor. Atta vreme ct ai ajuns la o soluie, mijloacele sunt secundare. Aadar partenerului de negociere poate s nu i plac persoana ta sau mediul. Poate s aib i altfel de probleme. Acestea pot fi
17

Tehnici de negociere minore, dar pot influena mult negocierea, n special cnd se ia o decizie. Poate c ai fcut toat munca preliminar i ai pregtit decizia cu acesta, dar dorete s ia decizia final cu eful tu. Las mndria la o parte, gndete-te la rezultatul final i las-i eful s fac negocierea final (care reprezint de fapt luarea deciziei). 7. INTETE CTRE CRITERII OBIECTIVE

Faptele, cifrele, jurisprudena i informaiile scrise sunt toate informaii pe care le poi folosi pentru a-i clarifica interesele. Majoritatea sunt obiective i pot fi folosite pentru a-i face partenerul s neleag de ce faci anumite lucruri. De asemenea, poi s ceri criterii obiective. Aa cum interesele tale se bazeaz pe fapte, la fel se ntmpl i cu ale sale. Lsndu-l s explice, poate clarifica (sau ajusta) poziia sa. a. Caut criterii obiective Primul pas este s caui criterii. Vei gsi informaii juridice referitoare la aspectele legale. Vei gsi fapte i cifre n rapoarte, liste de preuri i chiar sondaje. Poi apela de asemenea la un arbitru sau la o persoan independent care s i analizeze propunerile i las-l pe el s emit o judecat (asupra creia s cdei de acord cu sinceritate). b. Dezvolt criterii obiective Pentru a lucra cu criterii obiective, ambele pri trebuie s cad de acord asupra normelor i a procedurii. Normele pot fi justificate de ctre un avocat sau de ctre un judector sau de ctre un specialist n tema respectiv. Procedura i d posibilitatea s influenezi criteriile. Dar prin folosirea unei proceduri clare, acceptate, ambele pri au aceeai influen. De exemplu dou fete se certau pentru o prjitur care urma s fie tiat n dou. Fetele nu reueau s se pun de acord cum s taie prjitura. n momentul cnd una punea cuitul deasupra prjiturii cealalt se plngea: bucata mea e mai mic. Mama a intervenit atunci i a propus procedura urmtoare: prima fat poate s taie prjitura, iar cea de a doua poate s aleag prima. n felul acesta ambele fete au avut influen i au fost satisfcute. c. Folosete criterii obiective Cutarea i dezvoltarea criteriilor se face mai uor atunci cnd o facei mpreun. Astfel economisii timp i obligaia de a-i explica alegerile mai trziu. De asemenea, discutai despre cum se folosesc anumite criterii i de ctre cine (de exemplu de ctre un avocat sau persoan independent). Nu ceda niciodat sub presiune. Concentreaz-te pe principiul folosirii criteriilor. Partenerul de negociere nu poate s nege criteriile fr s lase garda jos. 8. DA, DAR Protocolul / sistemul menionat mai sus poate prea uor i practic. i chiar este! Majoritatea negocierilor pot fi rezolvate prin aceast procedur. Dar uneori ntlneti oameni care nu doresc s negocieze sau oameni care i folosesc puterea pentru a te influena i pentru a te face s te simi inferior. Uneori interesele sunt prea ndeprtate
18

Tehnici de negociere pentru a putea gsi o baz comun pentru discuii i negociere. Iar uneori oamenilor le place s joace tare, doar pentru amuzament (pentru a ctiga) i folosesc trucuri murdare. Dac ajungi ntr-o astfel de situaie, nu este totul pierdut. Exist chiar mai multe ci de abordare. n primul rnd trebuie s cunoti trucurile. Apoi poi s foloseti negocierea jiu-jitsu. Dar mai nti trebuie s te pregteti i s i pregteti propria BAWS, cea mai bun alternativ fr o soluie. Cu alte cuvinte: care este acel maxim pe care l poi obine n situaia dat. Amintete-i c o soluie mai slab este mai bun dect nici o soluie (n majoritatea situaiilor). 9. BAWS Cea mai bun alternativ fr o soluie nu este cea mai de jos poziie, ci doar un minim pe care l vei accepta. Aceasta este soluia minim de care eful tu, clienii sau stakeholders (partener, copii, etc.) sunt satisfcui. Ar putea prea c foloseti negocierea de pe poziii, dar nu este aa. Este un colac de salvare, ceva de care te poi aga sau pe care te poi baza. Vei putea n continuare s foloseti metoda unei negocieri excelente, dar gndindu-te n acelai timp c exist o BAWS. Asta i poate da mai mult siguran n timpul negocierii. a. BAWS i d putere! Orict de ciudat ar putea prea, o bun BAWS i d o poziie sigur i puternic. Dac te pregteti i pregteti o bun BAWS, vei ti ce este n joc. Dac tu i cu partenerii ti putei fi satisfcui cu BAWS, oricare alt soluie a negocierii poate fi vzut ca pe o mbuntire, i, aadar, ca pe o victorie. De exemplu candidezi pentru un nou post, dar faptul c ai deja unul poate s te fac s te simi mai sigur. n timpul negocierii pentru noul post poziia ta de negociere este mai puternic dect dac nu ai mai avea nici o alt ofert. b. Dezvolt-i propria BAWS De cele mai multe ori eti contient de BAWS deoarece aceasta este de cele mai multe ori poziia pe care vrei s o obii dup o negociere de pe poziii. Uneori este decis de ctre ef sau de ctre parteneri. Dar ntotdeauna este bine s o pregteti cu atenie. De exemplu, realizarea unei liste de posibiliti n cazul n care lucrurile nu se desfoar foarte bine. Gndete-te la consecinele i la rezultatele fiecrei posibiliti i alege care este soluia cea mai puin favorabil cu care ai fi satisfcut. De asemenea, gndete-te i la posibilitile de a-i crete BAWS. Poi s faci asta gndindu-te la alte soluii sau innd cont de alte elemente (nemenionate n negociere) care s uureze pierderea. c. BAWS al partenerului de negociere Aa cum tu dezvoli aceast alternativ, partenerul de negociere probabil c face la fel. Cnd te pregteti, gndete-te la cea mai bun soluie fr alternativ a acestuia. Te poi folosi de acest lucru pentru a-l amenina c negocierea ar putea avea rezultate minime, nesatisfctoare att pentru tine, ct i pentru partenerul tu. Acesta ar putea fi un motiv de a renuna la negocierea de pe poziii i de a te folosi n schimb de cealalt metod. Cu alte cuvinte: arat-i consecinele comportamentului su n timpul negocierii i spune-i c simpla atingere a BAWS nu este satisfctoare i propune-i un alt tip de negociere: negocierea excelent.
19

Tehnici de negociere 10. TRUCURI N NEGOCIERE Acest capitol nu este pentru persoane care doresc s nvee despre trucuri pentru a le folosi. Este pentru persoane care doresc s fie contiente de trucurile murdare folosite in timpul negocierilor. Daca recunoti a truc poi s l abordezi. In capitolul urmtor vei putea citi despre cum s abordezi aceste trucuri. Exist mii de trucuri i toate au drept scop s te destabilizeze i s te fac s ii cobori garda. Sau s te slbeasc pentru a te face s adopi o alt poziie. n mare exist trei grupuri de trucuri: neltoare, psihologice i poziionale. a. Trucuri neltoare Aceste trucuri au drept scop s i ofere informaii n urma crora s iei decizii. Dar n timpul procesului informaia se dovedete greit sau incompleta, aa c trebuie s o iei de la capt. Asta nseamn c partenerul nu dorete s se deschid i s negocieze deloc, ci dorete s blocheze negocierile. Unele din aceste trucuri sunt: 1. Falsificarea faptelor Faptele folosite de ctre partenerul de negociere par s fie greite, incorecte. Rapoarte falsificate, incomplete, emailuri, statistici etc. sunt folosite pentru a-i oferi o imagine greit asupra problemei. Se folosete adesea n prelurile de companii sau n preluarea unui departament. 2. Falsa autoritate Partenerul d impresia c are toate drepturile de a lua decizii i de a face propuneri. n timpul pregtirii totul merge bine, iar partenerul face o mulime de sacrificii. n momentul n care trebuie luate deciziile apare eful partenerului de negociere. Acesta nu este de acord cu soluia la care s-a ajuns i rencepe negocierea. Scopul principal este acela de a-i testa puterea i poziiile. n a doua rund de negocieri acest ef are un avantaj asupra ta. 3. Intenia afiat Oarecum asemntor cu trucul precedent. Partenerul ncepe negocierea cu multe promisiuni. Pare deschis i pare c a pus toate crile pe masa. n timpul negocierilor, n schimb, i slbete inteniile i ncepe s fie un negociator dur. i acest truc este folosit pentru a te slbi. Acesta se ateapt s vorbeti despre inteniile tale i s faci oferta ta final. n momentul acela i cunoate poziia, i cunoate BAWS i informaiile tale i ncepe adevrata negociere, iar atunci eti expus. 4. Ascunderea unor fapte n timpul negocierilor se fac progrese bune. Cnd se ajunge n stadiul lurii deciziilor, partenerul vine cu o informaie nou. Informaia este vital pentru soluia final, aadar negocierea trebuie s fie renceput din cauza noii informaii. Ca i alte trucuri, acesta este folosit pentru a bloca negocierea i pentru a-i testa rbdarea.

20

Tehnici de negociere

b. Trucuri psihologice Aceste trucuri sunt atacurile cele mai personale pe care i le poate face partenerul. Aceste trucuri nu au dect un scop: s i dea o stare emoional. Dac eti emoional i nu raional partenerului i este mai uor s i influeneze decizia i s ia un avantaj important n faa ta. Unele din aceste trucuri sunt: 1. Trucuri situaionale Locul, mediul, ora, toate au o influen asupra negocierii. Dac partenerul tu de negociere alege s stea n spatele biroului i s fac negocierea de acolo, i folosete puterea de ef, director etc. Dac partenerul dorete s negocieze n timpul dimineii i tie c eti cel mai n form dup amiaza, se va folosi de acest element. Cu alte cuvinte situaia poate fi folosit pentru a-i influena comportamentul. 2. Atacuri Unii negociatori ncep negocierea cu un atac. Acetia folosesc evenimente anterioare pentru a crea un mediu ostil. Te atac pentru c nu te plac sau ncearc s te fac inferior. Nu le considera o ofens personal, ci amintete-i c este un truc. 3. Cel ru i cel bun Imagineaz-i situaia urmtoare: Eti prizonier de rzboi i eti interogat de un colonel care te bate, te insult i te face s te simi foarte neplcut. n ziua urmtoare, n camer intr o alt persoan. ncepe prin a-i cere scuze pentru comportamentul colegului su din ziua precedent. Este blnd, i d ceva de mncare i de but. i d timp s i revii. Cnd te simi relaxat ncepe s i pun ntrebri i, deoarece este blnd i bun, devii dornic s dai nite rspunsuri. Acest lucru se poate ntmpla i n timpul negocierilor i este un joc. Atacndu-te la nceput i fiind duri, te fac s devii emotiv. Sper apoi ca un al doilea negociator (care este blnd i bun) va fi vzut cu ochi mai buni i vei fi mai dornic s cedezi. Este doar un joc psihologic! 4. Ameninri Acest truc este folosit mai ales cnd negociezi pentru altcineva. Dac partenerul nu este mulumit de rezultat sau de procesul de negociere, ncepe s te amenine. i va spune c efului nu i va place soluia sau va ncerca s te nlture. De cele mai multe ori nu doresc s fac asta dar doresc s te aduc ntr-o stare emoional. Cea mai bun metod pentru a face asta este s i suni eful i s i explici ce se ntmpl! n majoritatea cazurilor, partenerul tu va ceda. c. Trucuri poziionale Negocierea poziional este discutat pe larg n capitolele precedente. Partenerul de negociere poate s se foloseasc de acest tip de negociere ca de un truc pentru a te dezechilibra. Scopul su: nu vrea s piard, vrea s blocheze discuiile sau e pur i simplu incapabil. Este foarte uor s contracarezi aceste
21

Tehnici de negociere trucuri: arat-i consecinele comportamentului su, nu pierde mult timp dac insist, oprete negocierea i revin-o la BAWS. Altfel, nu sunt multe lucruri de fcut. Cele patru trucuri cel mai des folosite sunt: 1. Refuzul de a negocia 2. Cerine extreme (poziii) 3. Cereri din ce n ce mai mari (poziii) 4. ncremenete! (Cedeaz o anumit poziie i apoi refuz s mearg mai departe) 11. NEGOCIEREA JIU-JITSU Negocierea este uneori ca o lupt. Dou pri ncearc s ctige. Dac una din pri nu dorete s foloseasc metoda negocierii excelente i nu dorete s i asculte argumentele, folosete Jiu-Jitsu. Scopul principal al Jiu-Jitsu este s te miti n acelai timp cu adversarul i s i observi micrile. Apoi caut-i punctul slab i imobilizeaz-l. Punctele slabe ntr-o negociere sunt comportamentul i percepia problemei. Cel mai valoros instrument de atac: NTREBRILE (de ce, unde, cnd, ce, cum i cine). a) Nu contraataca Dac partenerul de negociere te atac sau ncearc s te dezechilibreze, nu folosi aceeai metode. Continu i stai n ateptare! Nu reaciona la ameninri! b) Privete dincolo de poziia sa De ce te atac? Care i este scopul? Aceste sunt dou ntrebri pe care poi s i le adresezi. El se ateapt s l ataci i, adresndu-i aceste ntrebri, l faci s se gndeasc la propriul comportament. c) Arat-i / spune-i consecinele Arat-i partenerului care ar putea fi consecinele comportamentului su. Acest lucru poate prea ca o ameninare, dar este justificat atta vreme ct acesta nu coopereaz. Fii clar i raional i nu f dect s prezini faptele negrii sale, trucuri sau un alt comportament. d) Nu fi defensiv Eti gata s te aperi dac te atac cineva. Aa cum poate vrei s ataci la rndul tu. Dar, n loc s te aperi, cere-i sfatul i/sau critica. Nu se va atepta la asta. Cu alte cuvinte, l invii s se pun n locul tu! e) ndreapt atenia ctre problem Toate trucurile sunt atacuri la persoan, ncercnd s i creeze o stare emoional i s te fac s nu te simi bine. n loc s reacionezi la asta, continu s vorbeti despre problem i nu despre relaiile personale sau starea emoional a lui sau a ta. f) Nu fi victima Nu te considera niciodat drept victim. Dac te simi ca o victim i te compori ca o victim, este exact ce ateapt cellalt.

22

Tehnici de negociere g) Pune ntrebri Niciodat nu poate fi spus totul. Cea mai bun strategie cu persoane dificile: pune ntrebri! h) ter parte Dac este n continuare greu s discui cu partenerul de negociere sau nu se poate decide, sau blocheaz negocierea, cere unui ter independent s vin cu o soluie i discut aceast soluie. Unii oameni prefer mai degrab s reacioneze i s formuleze critici, dect s gndeasc singuri. Dup ce se ajusteaz putei cdea de acord!

23

24

Bibliografie selectiv

Botezat Elena: Tehnici de negociere, Editura Universitar din Oradea, Oradea, 2003 Herb Cohen: Orice se poate negocia, Editura Colosseum, Bucureti, 1995 Jean Hiltrop, S. Udall: Arta negocierii, Editura Teora, Bucureti, 1998

25

Datele de contact ale formatorilor: 1. Andreea Stancu, consilier Ministerul Mediului i Gospodririi Apelor 040129, Bucureti, sector 5 Bd. Libertii nr. 12 Tel. 021 316 5386 Fax. 021 316 0282 E-mail: andreea.stancu@mappm.ro 2. Daniela Popescu, consilier juridic Instituia Prefectului, Judeul Teleorman 140065, Alexandria Str. Dunrii, nr. 178 Tel. 0247 311201(2), int. 329 Fax: 0247 314005 E-mail: integrare@prefecturateleorman.ro, aleinad.popescu@gmail.com 3. Georgeta Cretu Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc 030077, Bucureti, sector 3 Str. Sfantul Dumitru, nr. 3 Tel. 021 3039847 E-mail: georgeta.cretu@anofm.ro

26