DIAGRAM FISH BONE

ROOS PRIJOBOWO Bahan Ajar Diklat Prajabatan Sebagai bahan untuk penulisan makalah

GAMBARAN UMUM
Diagram Fish bone atau diagram tulang ikan merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik akibat pokok permasalahan dengan faktor penyebabnya sehingga didapatkan suatu hubungan sebab akibat. Hal ini dimaksudkan untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan ditinjau dari berbagai faktor yang ada (Problem Solving and Seven Tool, PT. Toyota Astra Motor tahun 2000). Diagram Fish bone disebut juga dengan diagram Sebab Akibat atau disebut juga dengan Diagram Ishikawa. Diagram ini disebut diagram Ishikawa karena karena yang mengembangkan diagram ini adalah Kaoru Ishikawa, disebut diagram Fish bone karena diagramnya menyerupai kerangka ikan, dan disebut diagram hubungan sebab akibat karena diagram ini memuat faktor-faktor penyebab dari suatu masalah. Diagram Fish bone ini awalnya diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang ahli dalam bidang pengendalian mutu dari Jepang. Diagram Fish bone ini merupakan salah satu dari 7 alat analisis yang digunakan dalam hal penentuan kualitas, dan digunakan ketika orang akan mengidentifikasi kemungkinan penyebab dari suatu masalah, dan terutama baik diterapkan pada suatu tim kerja yang bekerja berdasarkan rutinitas, serta kemungkinan penyebab diperoleh melalui kegiatan brainstorming. Bentuk umum diagram tulang ikan adalah sebagai berikut Contoh Bentuk Umum 1 :

Contoh Bentuk Umum 2 :

Contoh Bentuk Umum 3

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN DIAGRAM FISH BONE

Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah

Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai effect, atau secara visual dalam fish bone seperti kepala ikan. Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: Pegawai kurang disiplin dalam kehadiran. Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).

SEBAB

AKIBAT

PEGAWAI KURANG DISIPLIN DALAM KEHADIRAN

Gambar 1. Pembuatan Fish bone Diagram Menyepakati Pernyataan Masalah

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi cabang. Setiap cabang mewakili sebab utama dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai cause, atau secara visual dalam fish bone seperti tulang ikan. Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
o

Kategori 6 M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:

Machine (mesin atau teknologi), Method (metode atau proses), Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),

Man Power (tenaga kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya), Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan Milieu / Mother Nature (lingkungan).

Kategori 8 P yang biasa digunakan dalam industri jasa:

Product (produk/jasa), Price (harga), Place (tempat), Promotion (promosi atau hiburan), People (orang), Process (proses), Physical Evidence (bukti fisik), dan Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas).

Kategori 5 S yang biasa digunakan dalam industri jasa:

Surroundings (lingkungan), Suppliers (pemasok), Systems (sistem), Skills (keterampilan), dan Safety (keselamatan).

Kategori di atas hanya sebagai contoh saja, kita bisa menggunakan kategori lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori. Contoh kategori yang lain : o Kategori : Tujuan Kepemimpinan Reward Mekanisme pembantu Sikap terhadap perubahan o Kategori : Input Proses Output

Contoh penempatan kategori dapat dilihat Gambar 2 berikut ini..

SEBAB
MACHINE TERIAL
KATEGORI

AKIBAT
KATEGORI

MATERIAL

PEGAWAI KURANG DISIPLIN DALAM KEHADIRAN

METHOD

KATEGORI

MAN

KATEGORI

Gambar 2. Pembuatan Fish bone Diagram Mengidentifikasi Kategori-Kategori

Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming. Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama melalui kegiatan brainstorming di mana sebab tersebut harus ditempatkan dalam diagram fish bone, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan, misal: Mengapa pegawai kurang disiplin untuk hadir di tempat kerja? Penyebab: pegawai kurang memahami aturan disiplin kerja! Karena penyebabnya pegawai (manusia), maka diletakkan di bawah kategori Man. Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak tulang kecil keluar dari garis diagonal. Pertanyakan kembali Mengapa sebab itu muncul? sehingga tulang lebih kecil (subsebab) keluar dari garis horisontal tadi, misal: Mengapa pegawai kurang disiplin untuk hadir di tempat kerja? Jawab: karena kurangnya sosialisasi PP 53 tahun 2010 (lihat Gambar 3). Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa kategori.

SEBAB MAN
Motivasi kerja rendah

AKIBAT

MONEY
tidak ada penghasilan tambahan Tidak ada rewards Gaji habis untuk mengangsur pinjaman

Kurangnya pemahaman terhadap aturan kepegawaian Bekerja sambilan diluar jam kerja

Penerapan pp 53 Tahun 2010 belum berjalan Sistem pengawasan kehadiran pegawai belum berjalan dengan baik Sistem pembinaan pegawai belum berjalan maksimal

Mesin presensi tidak berfungsi dengan baik Tidak tersedia daftar presensi manual

PEGAWAI KURANG DISIPLIN DALAM KEHADIRAN

Tidak tersedia aturan-aturan kepegawaian tentang kehadiran pegawai

METHOD

MATERIAL

Gambar 3. Pembuatan Fishbone Diagram Menemukan Sebab-Sebab Potensial

Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin

Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua sebabsebab dan sub-subnya. Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin. Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan , Mengapa hal in i dapat terjadi? Pertanyaan Mengapa? akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi. Tanyakan Mengapa ? sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi. Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkinkan pada fish bone diagram (lihat Gambar 4).

SEBAB

AKIBAT

MAN
Motivasi kerja rendah

MONEY
tidak ada penghasilan tambahan

Kurangnya pemahaman terhadap aturan kepegawaian Bekerja sambilan diluar jam kerja

Tidak ada rewards Gaji habis untuk mengangsur pinjaman

Penerapan pp 53 Tahun 2010 belum berjalan Sistem pengawasan kehadiran pegawai belum berjalan dengan baik Sistem pembinaan pegawai belum berjalan maksimal

Mesin presensi tidak berfungsi dengan baik Tidak tersedia daftar presensi manual

PEGAWAI KURANG DISIPLIN DALAM KEHADIRAN

Tidak tersedia aturan-aturan kepegawaian tentang kehadiran pegawai

METHOD

MATERIAL

Gambar 4. Pembuatan Fishbone Diagram Melingkari Sebab yang Paling Mungkin

Diskusi selama sesi brainstorming hendaknya dirangkum, seperti terlihat pada Tabel 1 berikut ini:

Tabel 1 Rangkuman diskusi pada sesi brainstorming diagram fish bone

Possible Root Cause

MAN Motivasi kerja rendah

Discussion
Pelaksanaan tugas tidak tergantung pada fisik. Kalau motivasi kerja tinggi, maka pegawai akan masuk kerja sesuai dengan autran yang berlaku Seharusnya pegawai menyadari statusnya sebagai pegawai sehingga yang bersangkutan juga harus paham terhadap aturan kepegawaian yang berlaku Pegawai harus melaksanakan tugas sesuai dengan jam kerja. Jadi tidak diperbolehkan bekerja diluar selama jam kerja pegawai Pegawai telah mendapatkan gaji sesuai dengan aturan yang berlaku Kemampuan instansi untuk memberikan rewards dalam bentuk materi masih rendah Gaya hidup pegawai tidak disesuaikan dengan penghasilanya, sehingga ketika mengajukan pinjaman lebih bersar pasak daripada tiang Masih dianggap angin lalu oleh pegawai karena belum terlihat adanya ketegasan pimpinan Merupakan faktor yang dominan untuk dapat mengontrol kehadiran pegawai Pembinaan telah dilakukan sehingga hanya perlu dipertimbangkan frekuensi pembinaanya Merupakan alat kontrol kehadiran pegawai yang sangat mendasar Telah disediakan daftar presensi manual, tetapi pemanfaatanya kurang efektifVerifikasi dengan vendor sebelum membeli Tersedia aturan kepegawaian, tetapi tidak berada dalam satu tempat secara lengkap

Root Cause?

Kurangnya pemahaman terhadap aturan kepegawaian Bekerja sambilan diluar jam kerja

MONEY Tidak ada penghasilan tambahan Tidak ada rewards Gaji habis untuk mengangsur pinjaman N N

METHOD Penerapan PP No. 53 tahun 2010 belum berjalan Sistem pengawasan kehadiran pegawai belum berjalan dengan baik Sistem pembinaan pegawai belum berjalan maksimal MATERIAL Mesin presensi tidak berfungsi dengan baik Tidak tersedia daftar presensi manual Y N Y

Tidak tersedia aturan-aturan kepegawaian tentang kehadiran

Dari contoh di atas, diagram fish bone dapat menemukan akar permasalahan, yaitu motivasi pegawai selama ini masih rendah, sistem pengawasan belum berjalan dengan baik serta mesin presensi tidak berfungsi dengan baik. Tiga faktor inilah yang diduga menjadi penyebab pegawai kurang disiplin dalam kehadiran. Solusi dapat dilakukan dengan mengurangi atau bahkan kalau mungkin menghilangkan 3 penyebab pegawai tidak disiplin dalam kehadiran. Jika masalah rumit dan waktunya memungkinkan, kita bisa meninggalkan fish bone diagram di dinding selama beberapa hari untuk membiarkan ide menetas dan membiarkan orang yang lalu lalang turut berkontribusi. Jika fish bone diagram terlihat timpang atau sempit, kita bisa mengatur ulang diagram fish dengan kategori sebab utama yang berbeda. Kunci sukses diagram fish bone adalah terus bertanya Mengapa?, lihatlah diagram dan carilah pola tanpa banyak bicara, dan libatkan orang-orang di grass root yang terkait dengan masalah karena biasanya mereka lebih mengerti permasalahan di lapangan.

Tindak Lanjut Diagram Fish bone Alternatif 1 Setelah diagram Fish bone telah disusun beserta dengan berbagai faktor yang merupakan hubungan sebab akibat, diperoleh faktor penyebab dominan yang mengakibatkan terjadinya masalah. Berdasarkan hasil yang telah diperoleh pada diagram Fish bone, perlu dilakukan upaya untuk mengeliminir atau mengurangi penyebab terjadinya masalah dengan cara melakukan berbagai tindakan atau kegiatan yang betul-betul direncanakan dengan baik. Berikut ini merupakan contoh rencana kegiatan yang dilakukan untuk mengurangi atau mengeliminir penyebab terjadinya masalah berdasarkan hasil dari Diagram Fish bone MASALAH : Pegawai Kurang Disiplin Dalam Kehadiran
NO RENCANA KEGIATAN Mengatasi Motivasi Kerja Rendah 1 2 3 Melakukan pembinaan dengan mengadakan pertemuan sebulan sekali Menerapkan sistem punish and rewards Menyusun sistem pembagian kerja yang merata Mengatasi Sistem pengawasan pegawai belum berjalan dengan baik 1 2 kehadiran TAHUN 2013 FEBRUARI MARET I II III IV I II III IV

Evaluasi terhadap sistem pengawasan kehadiran yang telah berjalan Melakukan perbaikan terhadap sistem pengawasan kehadiran Mengawasi Mesin dengan baik presensi tidak berfungsi

Menyusun proposal untuk pengadaan mesin presensi yang baru

Alternatif 2 Jika penentuan rencana kegiatan berdasarkan hasil dari diagram Fish bone tidak dapat dilaksanakan, maka dapat digunakan cara lain yaitu menentukan prioritas penyebab yang ingin dieliminir atau dihilangkan. Adapun penentuan prioritas dapat dilakukan terhadap semua penyebab yang teridentifikasi, menggunakan teknik pembobotan dengan kriteria mendesak dan dampak dengan skala 1 5. Penyebab masalah yang diprioritaskan adalah yang memiliki jumlah skor nilai tertinggi.

Keterangan : 1 2 3 4 5 : : : : : Sangat tidak mendesak/berdampak Tidak mendesak/berdampak Cukup mendesak/berdampak Mendesak/berdampak Sangat mendesak/berdampak

Contoh Teknik Penentuan Prioritas

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 PENYEBAB MASALAH Motivasi kerja rendah Kurangnya pemahaman terhadap kepegawaian Bekerja sambilan diluar jam kerja Tidak ada penghasilan tambahan Tidak ada rewards Gaji habis untuk mengangsur pinjaman Penerapan PP No. 53 tahun 2010 belum berjalan Sistem pengawasan kehadiran pegawai belum berjalan dengan baik Sistem pembinaan pegawai belum berjalan maksimal Mesin presensi tidak berfungsi dengan baik Tidak tersedia daftar presensi manual Tidak tersedia aturan-aturan kepegawaian tentang kehadiran aturan KRITERIA M D 5 5 3 2 2 2 3 3 4 4 5 3 3 4 2 3 3 3 4 5 4 4 3 3 SKOR PRORITAS

10
7 4 5 5 6 7

9
8

II

9
6 6

III

Dari hasil pembobotan, diperoleh 3 faktor yang menjadi prioritas utama. Jika sumberdaya memungkinkan, maka ketika faktor penyebab yang dipriortaskan, dapat dieliminir atau dikurangi sekaligus melalui kegiatan. Jika sumberdaya tidak memungkinkan, maka faktor penyebab terjadinya masalah yang ingin dieliminir atau dikurangi, dipilih berdasarkan prioritas yang diperoleh, mulai dari prioritas I, setelah beberapa waktu baru faktor penyebab prioriras II, kemudian III.

PUSTAKA

1. American Society for Quality, Fishbone diagram http://www.asq.org/learn-aboutquality/cause-analysis-tools/overview/fishbone.html 2. Balanced Scorecard Institute, Basic tools for process improvement, Module 5 Cause and Effect diagram http://www.balancedscorecard.org/files/c-ediag.pdf 3. Ishikawa, Kaoru (1986). Guide to Quality Control. Tokyo, Japan: Asian Productivity Organization. 4. Walton, Mary (1992) The Deming Management Method, Mercury Business 5. Public Health Infrastructure, Fishbone (Ishikawa) Diagram (Example) http://www.phf.org/infrastructure/PublicHealthFishbone.pdf (accessed on 8/8/2007) 6.Purba, H.H. (2008, September 25). Diagram fishbone dari Ishikawa. Retrieved from http://hardipurba.com/2008/09/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa.html 7. Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/displayitem/index.html?item=H1224 8.http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/cause_and_effect_diagram.htmhttp:// www.tutorialspoint.com/management_concepts/cause_and_effect_diagram.htm