MAKALAH KEBUTUHAN ANALISIS INFORMASI

Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Sistem dan Teknologi Informasi Studi Kasus : KOPMA Unsil

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Analisis Kebutuhan Informasi

Oleh : Eva Safariyah Hidayat Nadia Damacita Pia Rahmatillah : ( 097006059 ) : ( 097006075 ) : ( 097006076 )

TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SILIWANGI Jln. Siliwangi No. 24 Tasikmalaya Kotak Pos 164 (0265) 323537 E-mail : informatika@ft.unsil.ac.id; URL : http://www.unsil.ac.id

KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Illahi Rabbi dengan segala rahmat dan hidayah-Nya, Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Sistem dan Teknologi Informasi Studi Kasus : KOPMA Unsil. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan makalah ini masih jauh dari sempurna dan banyak terdapat kekurangan-kekurangan karena terbatasnya pengetahuan, kemampuan serta pengalaman yang penulis miliki, namun demikian penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi semua pihak. Tersusunya makalah ini berkat bantuan, dorongan dan bimbingan dari semua pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati Penulis menyampaikan rasa terima kasih serta rasa hormat kepada 1. Bapak Aradea, MT, selaku dosen mata kuliah Analisis Kebutuhan Informasi 2. Pihak dari organisasi KOPMA Unsil 3. Rekan-rekan Mahasiswa jurusan Teknik Informatika. Semoga segala amal kebaikan dan budi luhur yang telah diberikan mendapatkan pahala yang berlipat ganda dari Alloh SWT.Amin. Akhir kata Penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Tasikmalaya, Januari 2012 Penulis

DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1 2 3 3

...

1.2 Permasalahan yang Timbul Pada Tempat Studi Kasus BAB 2 DESKRIPSI ORGANISASI KOPMA UNSIL 2.1 Visi 2.2 Misi 2.3 Tujuan 2.4 Objektif

. 3 . 3 ... 3 ... 3 . 4 6 6 .. 6 .. 7 7 11 12 .

2.5 CSF dan KPI

2.6 Unit Unit dalam organisasi KOPMA Unsil

BAB 3 INVESTIGASI SITUASI dan STAKEHOLDER 3.1 Gambaran Umum Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi 3.2 Struktur Organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi 3.2.1 Deskripsi Kerja Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi 3.3 Mind Map 3.4 Identifikasi Stakeholder dengan Teknik Stakeholder Wheel 3.5 Analisis Stakeholder dengan Teknik RACI

... ...

BAB 4 ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL INTERNAL BISNIS ORGANISASI KOPMA UNSIL 4.1 PEST 4.1.1 Politik dan Hukum 4.1.2 Ekonomi 4.1.4 Teknologi 4.1.3 Sosial dan Ekologi 4.2 Analisis BCG Matriks .. 17 ... 17 17 17 .. ...

... 17 18 18 20 21

4.3 Hasil Analisis Penetapan Posisi BCG 4.4 Analisis Porters Five Force

BAB 5 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS ORGANISASI KOPMA UNSIL 5.1 Analisis SWOT . .. 22 22

5.2 Analisis Rantai vs Siklus Hidup Sumber Daya Produk

. ..

24

BAB 6 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) 6.1 Analisis Lingkungan Internal SI/TI 29 29 . .. 33 33 34

6.2 Mengelompokan Aplikasi Legacy yang Ada

6.3 Mengetahui Perkembangan Teknologi Di Dalam Organisasi

6.4 Mengetahui Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing BAB 7 PENETAPAN TARGET SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)

.. 35 .... .. 35 39 41 41 41 42

7.1 Identifikasi Masalah dan Solusi Internal

7.2 Identifikasi Peluang Bisnis Dari Eksternal Organisasi KOPMA Unsil ... 7.3 Analisis Kesenjangan (GAP) Kebutuhan Informasi 7.4 Strategi dan Portofolio SI/TI Mendatang 7.4.1 Portofolio Aplikasi 7.4.2 Rencana Implementasi ...

.. ....

7.4.3 Rangkuman Implementasi BAB 8 PENUTUP 8.1 Kesimpulan 8.2 Saran

... 43

... 44

. 44

... 44

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggotanya pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Prinsip koperasi terdiri dari kemandirian, keanggotaan bersifat terbuka, pengelolaan dilakukan secara demokratis, pembagian sisa hasil usaha (SHU) dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa. Eksistensi dan esensi Koperasi dalam tatan an sistem ekonomi nasional tidak perlu diragukan lagi. Undang-undang Dasar 1945, pasal 33 ayat 1 beserta penjelasann ya menyatakan bahwa perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan, dan Koperasi merupakan badan usaha yang sesuai dengan tatanan yang dimaksud. Koperasi sebagai suatu institusi ekonomi diharapkan dapat berperan sebagai mesin penggerak kegiatan ekonomi nasional sekaligus sebagai soko guru perekonomian bangsa Indonesia. Tugas besar Koperasi untuk berperan sebagai soko guru perekonomian bangsa sampai saat ini belumlah terwujud, karena disatu pihak, Koperasi dituntut untuk tetap eksis sebagai wadah kegiatan ekonomi yang mampu meningkatkan taraf hidup masyarakat, namun di lain pihak kemampuan Koperasi itu sendiri sampai sekarang relatif masih terbatas. Dalam penampilannya di lapangan Koperasi belum mampu berperan sesuai amanat konstitusi karena walaupun Koperasi sudah berumur lebih dari satu abad tetapi kedudukan Koperasi umumnya masih sebagai pengusaha kecil. Hal ini dipertegas oleh Syamsuri SA (2002:3) bahwa manusia Indonesia pada umumnya dan pemerintah Indonesia khususnya tidak melakukan pembangunan Koperasi Indonesia secara mendasar, secara utuh dan secara serius. Pembudayaan Koperasi tidak hanya dilakukan pada lingkungan masyarakat saja tetapi juga di lingkungan sekolah maupun perguruan tinggi. Hal ini dilakukan guna mempersiapkan generasi muda yan g akan meneruskan cita-cita perjuangan bangsa dalam meningkatkan dan menumbuhkembangkan Koperasi di Indonesia. Koperasi Mahasiswa (KOPMA) merupakan salah satu wadah untuk bekerja sekaligus belajar mengenai perkoperasian di tingkat perguruan tinggi. KOPMA sebagai organisasi yang berbasis pendidikan/pengkaderan dengan usaha yang dikelola oleh mahasiswa dan beranggotakan mahasiswa mempunyai peran untuk menciptakan kampus bernuansa kewirausahaan dan mencetak kader yang berjiwa enterpreneur. Dengan demikian diharapkan KOPMA dapat memberikan kontribusi

yang positif bagi pembangunan perekonomian bangsa. KOPMA sebagai organisasi kampus memiliki dua fungsi strategis, yaitu fungsi pendidikan (education) yang senantiasa memberikan pendidikan perkoperasian bagi anggotanya dan fungsi bisnis (bussines) yan g senantiasa memberikan pelayanan yang optimal untuk memenuhi kebutuhananggota. KOPMA merupakan Koperasi konsumen, yaitu Koperasi yang anggotanya para konsumen yang membutuhkan barang/jasa tertentu. Kedudukan anggota dalam Koperasi konsumen adalah sebagai pemilik (owners) dan sekaligus sebagai pengguna (users). Konsumen yang dimaksud disini ialah konsumen pemakai atau konsumen langsung yang menggunakan barang/jasa dan bukan untuk diolah lebih lanjut menjadi suatu produk yang akan diperdagangkan. Perkembangan KOPMA sebagai wahana pembelajaran Koperasi yang riil tidak akan lepas dari fungsi dan peranan teknologi informasi. Karena teknologi informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi suatu perusahaan atau organisasi, termasuk di dalamnya organisasi KOPMA itu sendiri. Pengelolaan informasi yang baik akan menunjang keberhasilan organisasi untuk memperoleh keunggulan yang lebih kompetitif. Permasalahan yang terjadi di lingkungan KOPMA saat ini adalah pelaksanaan kinerja IT belum terdokumentasi dengan baik sehingga kinerja IT menjadi kurang optimal. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan dan pengembangan teknologi secara global demi meningkatnya efektifitas kinerja, khususnya dalam proses bisnis. 1.2 Permasalahan yang Timbul Pada Tempat Studi Kasus a) Pada saat wawancara lebih sering mendapatkan informasi dari narasumber yang tidak tepat (yang tidak sesuai dengan divisinya). b) Kurangnya arsip data yang dimiliki KOPMA Unsil, sehingga informasi yang didapat juga sedikit.

BAB 2 DESKRIPSI ORGANISASI KOPMA UNSIL

2.1 Visi KOPMA UNSIL merupakan koperasi mahasiswa yang berazaskan kekeluargaan dan gotong royong serta berwawasan wirausaha yang aplikatif menuju tatanan entrepreneuruniversity.

2.2 Misi 1) Memperioritas visi KOPMA kepada azas koperasi yang diikuti dengan nilai nilai keislaman 2) Menjalankan hasil keputusan RAT XX 3) Mengoptimalisasikan kinerja pengurus, karyawan serta mendayagunakan anggota 4) Mensejahterakan para karyawan 5) Mengembangkan pendidikan sehingga mampu menggairahkan civitas KOPMA UNSIL kedepan agar dapat berkarya dan berdaya saing

2.3 Tujuan 1) Mensejahterakan anggota 2) Incubator enterprener UNSIL

2.4 Objektif Membuka cabang di luar lingkungan Universitas Siliwangi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan.

2.5 CSF dan KPI KOPMA UNSIL CSF 1. Mempunyai anggota yang Melakukan KPI penyeleksian terhadap

memiliki jiwa kewirausahaan 2. Menyediakan produk

anggota yang ingin bergabung yang Mengetahui produk-produk yang

diminati oleh mahasiswa 3. Memiliki tempat yang strategis

diminati oleh mahasiswa Mengetahui tentang tempat bisnis yang strategis

4. Memberikan memuaskan

pelayanan

yang Mengetahui

cara-cara

melayani

pelanggan dengan baik

5. Pendataan yang terstruktur dan Mengetahui aturan-aturan pendataan transparan 6. Memiliki pegawai yang jujur Melakukan seleksi terhadap pegawai baru 7. Memiliki struktur organisasi Melakukan pembagian tugas sesuai dengan kemampuan individu 2.6 Unit Unit dalam organisasi KOPMA UNSIL 1) Ketua Umum CSF 1. Mengadakan Tahunan / RAT 2. Mengadakan rapat rutin 3. Memantau kerja tiap unit Rapat KPI Anggota Mengetahui aturan pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan / RAT Mengetahui jadwal anggota Mengetahui jadwal tiap unit

4. Pengambil keputusan pada saat Mampu mengambil kesimpulan dari melakukan rapat / musyawarah pendapat anggota

2) Administrasi Umum (ADUM) CSF 1. Pencatatan administrasi Mengetahui KPI cara-cara pencatatan

administrasi yang baik 2. Penataan kegiatan umum Mengetahui umum 3. Penataan kegiatan hubungan Mengadakan kumpulan antar anggota jadwal-jadwal kegiatan

antar personal 4. Penataan kegiatan instansi dan Memiliki personal instansi luar hubungan baik dengan

3) Keuangan CSF KPI

1. Mengurus arus kas masuk

Mengetahui masuk

aturan

pencatatan

kas

2. Mengurus arus kas keluar

Mengetahui keluar

aturan

pencatatan

kas

4) Pengembangan Sumber Daya Anggota CSF 1. Mengadakan pelatihan Mengetahui dibutuhkan 2. Mengadakan seminar 3. Mengadakan study banding Mengundang pemateri yang sesuai Mengetahui letak lokasi-lokasi yang berbasis bisnis KPI jenis pelatihan yang

5) Usaha Kantin CSF 1. Penyedia pokok kebutuhan untuk KPI makanan Belanja berbagai kebutuhan makanan memenuhi pokok di tempat yang murah

kebutuhan mahasiswa 2. Memiliki tata letak yang strategis Mengetahui potensi tempat bisnis yang strategis

6) Usaha KISMAWA CSF 1. Menyediakan Waserba 2. Mengelola Waserba KPI Membangun Waserba Mengetahui aturan pengelolaan

Waserba yang baik

BAB 3 INVESTIGASI SITUASI dan STAKEHOLDER

3.1 Gambaran Umum Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya (KOPMA UNSIL) didirikan pada tanggal 23 April 1983 yang merupakan bagian integral yang tidak terpisahkan dari civitas akademika, tetapi usianya telah mencapai 28 tahun masih belum maksimal dalam melayani anggota bila dibandingkan dengan usianya. Dalam kurun waktu tersebut KOPMA UNSIL mengalami pergantian kepengurusan, dimana dalam implementasinya KOPMA bukan milik mahasiswa, KOPMA sebagai koperasi kader, dan kader koperasi pada khususnya mampu mencermati dan terlibat secara aktif untuk mengkritisi koperasi sekarang ini, disinilah peran ideologis KOPMA yang berlandaskan entrepreneurship berperan secara maksimal dari dua gerakan besar, yakni gerakan koperasi dan gerakan mahasiswa, dimana mempunyai ciri khas tersendiri, yaitu sangat dinamis, aktif, kritis, dan mampu menjaga kepercayaan dengan penuh loyalitas. Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi sebagai pengembang sumber daya mahasiswa khususnya di bidang wirausaha harus mampu berfungsi sebagai penyalur, pengembang, dan penampung kreatifitas mahasiswa, khusunya anggota KOPMA.Hal ini diimplementasikan dalam memberikan pengetahuan tentang koperasi dan bisnis melalui kajian, pelatihan, dan pendelegasian untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih. Untuk visi dan misi KOPMA unsil sebagai landasan dan acuan dalam merumuskan target serta pijakan awal dalam menciptakan program kerja kepengurusan periode 2011-2012, sehingga dari diri kita yang berbeda-beda menjadi satu tujuan dan menuju kebangkitan Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi.

3.2 Struktur Organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Pada periode 2011/2012 Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya mempunyai susunan kepengurusan sebagai berikut.

Pembina Muhamad Soleh S

Ketua Umum Aris Munandar

Badan Pengawas Kaddy Miharjaya Devi Roviantie Yusuf Ardabila

Administrasi Adhi Cahya F Tatang Gunawan

Keuangan Ai Kurniasih Hesti N Oktaviani

Kantin Leli Herliana Retno Endah P Eni Suryani Fahmi Fauzi N

PSDA Kokom komariah Atina Jannati Reza Rizki F Dadun A mugis Diagram 1.1 Struktur Organisasi

Kismawa Desi Intan P Ina Erna Fauziah Nurul Rahmat Dede Nurdiana

3.2.1 Deskripsi Kerja Koperasi Mahasiswa Unsil Secara umum berikut ini adalah deskripsi kerja pengurus harian di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya. 1. Ketua Umum Kebijakan koperasi mahasiswa tetap berpijak pada hasil-hasil Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang lalu dan rapat anggota luar biasa yang dikeluarkan pada rapat kerja. Hal tersebut tetap diupayakan agar segala kebijakan dibuat tidak menyimpang dari tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian. Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi periode 2011/2012

menerjemahkan bahwa dalam kebijakan pengurus adalah respon dari internal dan eksternal KOPMA yang harus disikapi secara jernih dan hati-hati. Garis kebijakan umum tersebut meliputi : KOPMA tetap melaksanakan fungsinya secara konsisten sebagai Koperasi Mahasiswa di lingkungan kampus Universitas Siliwangi dimana

mempunyai peranan penting bahkan dianggap sebagailab. Enterpreneurical University Penataan dan pembenahan manajemen organisasi menjadi sangat penting untuk mewujudkan organisasi modern, manajemen organisasi keuangan yang handal, yang menciptakan keselarasan, kebersamaan dan selalu menjunjung tinggi profesionalisme dalam bekerja, bersaing secara sehat dan siap pakai di lingkungan KOPMA UNSIL.

2. Administrasi Umum (ADUM) Kegiatan administrasi yang dilakukan bidang ini tidak lain adalah untuk penataan pada berbagai rangkaian kegiatan organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi. Namun pada praktiknya kegiatan yang dilakukan bidang ini bukanlah semata-mata pada pencatatan, akan tetapi juga berkaitan dengan penataan hal umum, hubungan antar personal dalam organisasi KOPMA, ataupun kopma dengan instansi dan personal (di luar KOPMA).

3. Bendahara Bidang Keuangan adalah salah satu bidang yang berada dalam struktur kepengurusan Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi yang mengurus Kegiatan transaksi yang terjadi di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi berupa arus kas masuk maupun kas keluar dan sebagai pengelola keuangan di KOPMA UNSIL.

4. Pengembangan Sumber Daya Anggota (PSDA) Bidang PSDA adalah salah satu bidang yang berada dalam struktur kepengurusan Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwang yang mengurus kegiatan anggota contoh seperti : mengadakan pelatihan, seminar, study banding dan banyak lagi.

5. Usaha Kantin Kantin sebagai salah satu unit Usaha yang berada di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi yang bergerak di bidang penjualan makanan pokok.Secara tata letak kantin menempati posisi yang strategis di dalam kampus Universitas Siliwangi tapi secara fungsi kantin belum bisa menjalankan peranannya sebagai

salah satu penyedia kebutuhan makanan pokok untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa.

6. Bidang Usaha Kismawa Kismawa sebagai salah satu unit usaha yang berada di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi yang bergerak di bidang usaha warung serba ada (WASERBA) atau mini market.

3.3 Mind Map

a) GENERAL

pe nu

ru n

pendidikan an ng ua ke
SD A

usaha
S DA

pengurus pe ng elo laa n

BP

as kualit

ge an ch kua ntit as

ota ngg a pengur us

peg aw ai bin pem a

A ADUM

PS D

kantin a ahar end b

unit

KOPMA

ke tak uta n

an

n pe

n ata ap d

l rna ste ek inte rna l

a bag lem pen gur us

of pr it

a aw m kis

sta keh old er

jer na ma bendahara sta ff

n tio na sti de
ha u sa

b) ADUM
ra tm as u
ara n pengarsipan i log no tek kes ad
as tug
hambatan pengarsipan

ADUM

m isi

c) KANTIN
a m sa rja ke
kes ad ara n i log
as tug
hambatan

vis i

fasilitas

KANTIN

no tek

m isi

PSDA
pendidikan

vi si

su
sura t ke luar
sarana

pe ng eta hu an pengalaman an hli kea

as tug
hambatan

PSDA

ar min sekajian pe lat iha n

m isi

vis i

k n aa ar ih el m pe a pr na ra sa

an tuju

un ke n tu n ga

an tuju
ga ra ah ol

an tuju

d) BIDANG KEUANGAN
ma su
pe ng eta hu n tek an
as tug
hambatan

r kelua

an ng ua ke kesejahteraan

k
gi olo

KEUANGAN

ta go ng a pegawai pe ng ur us

si ua al ev

e) KISMAWA
sa ran a

vis i

an tuju
m isi
rana prasa

pe lay an an n tek gi olo

hambatan

as tug

p kerjasama

n na ya a el

link pro mo si

tra mi su p plie r

po la pe

KISMAWA

n ra
baran g

su k ma kelua r
masuk ke lu ar

an ng ua ke

vis i

an tuju
m isi

3.4 Identifikasi Stakeholder dengan Teknik Stakeholder Wheel Pemilik (Owners) Manajer (Managers) : Yayasan Universitas Siliwangi : Pembina, Badan Pengawas, Ketua Umum

Karyawan (Employees) :Seluruh kepala divisi, anggota, pegawai Regulator Suppliers : Koperasi : Sosro, Djarum, Yakult, Coca-Cola, Nutri Sari, Indo Makro (mie), dll. Mitra (Pathners) Pelanggan (Customers Pesaing (Competitors) : Sosro, Djarum, Coca-Cola, foto copy : Mahasiswa : Asjap, Gajebo Fakultas Ekonomi, dll.

3.5 Analisis Stakeholder dengan Teknik RACI

Keterangan : I. Memperioritas visi KOPMA kepada azas koperasi yang diikuti dengan nilai nilaikeislaman II. Menjalankan hasil keputusan RAT XX III. Mengoptimalisasikan kinerja pengurus, karyawan serta mendayagunakan anggota IV. Mensejahterakan para karyawan V. Mengembangkan pendidikan sehingga mampu menggairahkan civitas KOPMA UNSILkedepan agar dapat berkarya dan berdaya saing

Keterangan : I. Pembagian jadwal piket yang efektif. II. Pengarsipan data-data anggota kopma, surat masuk dan surat keluar. III. Pembuatan kartu transaksi, kartu anggota yang menggunakan barkode dan plakat. IV. Memelihara dan menciptakan ruangan refresentatif didalam kantor. V. Melengkapi dan memelihara sarana dan prasarana didalam kantor. VI. Pembuatan JARKOM pengurus. VII. Pembuatan database anggota dengan system komputerisasi. VIII. Pembuatan tata tertib kantor. IX. Membantu setiap kepanitiaan dalam masalah administrasi. X. Pembuatan sertifikat kepengurusan. XI. Implementasi inventaris didalam kantor. XII. Pengoptimalan magang kerja.

Keterangan : I. Menata kembali ruang Kios Mahasiswa II. Meningkatkan keberhasilan utama hama dan selokan depan Kios Mahasiswa III. Menambah Link baru

IV. Pengoptimalan program magang V. Meningkatkan omset Kios Mahasiswa dan adanya targetan omset per hari VI. Membuat jobdes karyawan dan pengurus VII. Membuat label harga barang VIII. Melakukan promosi IX. Menambah sarana dan prasarana X. Menuntaskan system barcode XI. Memperpanjang sewa potokopi sekaligus menaikan biaya sewa XII. Mencari penerbit baru selain yang sudah bekerja sama dengan Kios Mahasiswa XIII. Merealisasikan system pencatatan stok barang XIV. Adanya reward point bagi anggota yang aktif dalam bertransaksi sesuai dengan aturan yang ada.

Keterangan : I. Pengoptimalan komputerisasi dalam pembuatan laporan keuangan, II. Melakukan perbaikan laporan keuangan yang ada, minimal mempertahankan, III. Memaksimalkan alokasi SHU, untuk mensejahtrakan anggota seperti dana pendidikan, IV. Mengadakan evaluasi kondisi unit usaha secara rutin dengan manager dan bendahara unit usaha, V. Meningkatan kesejahtEraan karyawaan Kopma Unsil.

Keterangan : I. II. III. Kopma Annyversary Bazaar Mei, Desember dan PPBN Kopma Cup

IV. Pendidikan Koperasi Siswa V. Buka Bersama

VI. Pendidikan Dasar Koperasi VII. Pendidikan Menengah Koperasi VIII. Seminar Koperasi IX. Mading Buletin X. Buletin

XI. Kajian XII. Pelatihan XIII. Olahraga XIV. Penghijauan Kopma XV. Penjagaan Stand Dasi XVI. RAT

Unit Kantin I C C C R A/R R R I I II C C C R A I R I I III C C C R R R A/R I I IV C C C R R R A/R I I V C C C R R R A/R I I VI C C C R A R R I I VII C C C R A R R I I VIII C C C R A R R I I IX C C C R A R R I I X C C C R R R A/R I I

Pembina Badan Pengawas Dosen Fakultas Ekonomi Ketua Umum Kabid Kantin Bendahara Kantin Operasional Kantin Anggota Pegawai

Keterangan : I. Perbaikan fasilitas, atap, kunci pintu dan jendela II. MOU pedagang per-bulan III. Layout tata letak sound dan cooler IV. Penambahan meja/kursi V. Up date harga barang VI. Kerjasama dengan sosro VII. Pengoptimalan magang, catering, dan miber ( minggu bersih ) VIII. Peningkatan penjualan dan promosi IX. Peningkatan pelayanan dan kotak saran X. Penempelan menu makanan

BAB 4 ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL BISNIS ORGANISASI KOPMA UNSIL

4.1 PEST 4.1.1 Politik dan Hukum UU No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian adalah : 1) Keanggotaan bersifat suka rela dan terbuka 2) Oengelolaan dilakukan secara demokrasi 3) Pembagian SHU dilakukan secara adil sesuai dengan jasa usaha masing-masing anggota 4) Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal 5) Kemandirian 6) Pendidikan perkoperasian 7) Kerjasama antar koperasi

Maka : Kopma sebaiknya mensosialisasikan kepada mahasiswa yang termasuk anggota atau yang luar anggota tentang prinsip dasar koperasi dan menjalankannya sesuai dengan aturan pengkoperasian pada UU NO.25 Tahun 1992.

4.1.2 Ekonomi Harga barang di kopma lebih tinggi dibandingkan harga yang berada di pasaran, sehingga mahasiswa memiliki paradigm bahwa barang-barang yang dijual di kopma mahal.

Maka : Kopma sebaiknya mensosialisasikan kepada mahasiswa tentang prinsip dasar koperasi, yaitu untuk mensejahterakan anggota.

4.1.3 Sosial dan Ekologi Sosial : Kurang penerimaan masukan mengenai kritik dan saran yang membangun dari mahasiswa untuk meningkatkan kualitas dan kinerja organisasi.

Maka : Kopma menyediakan fasilitas kotak saran dan mensosialisasikannya kepada mahasiswa.

Ekologi : Tidak tersedianya tempat sampah di lingkungan kopma.

Maka : Kopma menyediakan fasilitas tempat sampah di lingkungan kopma.

4.1.4 Teknologi Internet dapat memberikan peluang yang besar bagi kopma untuk memperluas dan mengembangkan usaha bisnisnya.

Maka : Kopma sebaikanya memanfaatkan peluang tersebut, misalnya penerapan ecommerce, membuat suatu website kopma yang berisi tentang informasi, transaksi dan fungsi lainnya.

4.2 Analisis BCG Matriks Pada domain penelitian (organisasi/ enterprise) yang dijadikan tempat studi kasus lakukan Analisis BCG matriks, yaitu melakukan aktifitas analisis matriks pertumbuhan pangsa pasar, terdiri dari : Pertumbuhan jumlah produk yang terjual/ layanan yang disampaikan/ tujuan yang terealisasi (disesuaikan dengan jenis organisasi masing-masing), selama minimal 2 atau 3 tahun terakhir Pertumbuhan keuangan selama 2 atau 3 tahun terakhir Perbandingan presentase jumlah produk yang terjual/ layanan yang disampaikan / tujuan yang terealisasi, dengan minimal 3 atau 4 organisasi/ enterprise kompetitor (pesaing) Pengeluaran yang dikeluarkan selama masa proses bisnis yang dilakukan, dibandingkan dengan 3 atau 4 organisasi/ enterprise kompetitor (pesaing)

Hasil analisis, terdiri dari uraian analisis dari data-data yang sudah didapatkan, penetapan posisi organisasi pada kuadran matriks BCG, serta strategi yang harus dilakukan organisasi sesuai dengan keberadaan posisi pada matriks BCG.

Pertumbuhan dan Distribusi Jumlah Anggota Baru :

Anggota Baru
350 300 250 200 150 100 50 0 2008 2009 2010

Pertumbuhan anggota baru dalam kurun waktu 3 tahun terakhir mencapai rata-rata 252 calon anggota

Dari grafik tersebut menunjukkan terjadi penurunan minat mahasiswa untuk menjadi anggota organisasi KOPMA UNSIL

Tabel Sistem Keuangan : Sumber Pendapatan Pendapatan Operasional Pendapatan lain Beban-beban Total 10.729.651 62.757.999 17.904.018 42.652.282 13.352.441 43.856.159 Lain- 9.490.500 3.921.300 2009 / 2010 73.487.650 2010 / 2011 51.065.800 2011 / 2012 53.287.300

Sistem keuangan organisasi KOPMA UNSIL sumber pendapatannya terdiri dari pendapatan operasional dan pendapatan lain-lain. Sumber pendapatan tersebut dikurangi beban-beban sehingga menghasilkan total laba bersih

Pendapatan organisasi KOPMA UNSIL tiak dapat diprediksikan, sehingga setiap tahunnya mengalami naik dan turun. Oleh karena itu, diperlukan strategi khusus agar pendapatan dapat maksimal.

Tabel Anggota Organisasi Kopma Kopwarus Inkubator Inkubasi Total Tahun Kepengurusan 2008 2009 2010 204 289 267 344 329 338 99 120 3 548 717 728 Rata rata Jumlah % 760 38 1011 50,9 219 11 3 0,1 1993

Perbandingan Presentase Jumlah Anggota :

400 350 300 250 2008 200 150 100 50 0 KOPMA KOPWARUS Inkubator Inkubasi 2009 2010

4.3 Hasil Analisis Penetapan Posisi BCG Hasil analisis menetapkan posisi organisasi KOPMA Unsil pada kuadran matriks BCG berada pada posisi CASH COW karena organisasi KOPMA memiliki pangsa pasar yang

relative tinggi tetapi bersaing dengan organisasi yang pertumbuhannya lambat, atau menguasai pasar tetapi pertumbuhan pasarnya relative rendah. Pada posisi organisasi KOPMA tidak perlu banyak investasi dlakukan, hanya perlu mempertahankan level produk dan kualitas layanan serta marketing yang cukup untuk mempertahankan penciptaan keuntungan selama mungkin. Posisi ini adalah tingkat kematangan organisasi, organisasi mengelola pendapatan untuk mengembangkan kebutuhan baru atau produk, kedepan bias menjadi STAR dalam portopolio. 4.4 Analisis Porters Five Force Pada domain penelitian (organisasi/ enterprise) yang dijadikan tempat studi kasus lakukan Analisis Porters Five Force , yaitu melakukan aktifitas analisis untuk membahas domain bisnis atau industri dimana organisasi beroperasi, dan mengidentifikasi tekanan bisnis yang mungkin ada , terdiri dari : Faktor Pesaing-pesaing yang sudah ada (Current Competitor) Faktor Pendatang Baru Faktor Substitute Product and Service Faktor Penawar dari Pelanggan (Bargaining Power of Customer) Faktor Penawar para Pemasok (Bargaining Power of Supplier)

Teknik Porters Five Force 1. Menawarkan kredit pakaian, Menyediakan peminjaman uang 2. Free Hotspot Tempat lesehan Area Parkir Toilet Panorama sawah 3. - Rentenir - Perbankan 4. a. Pelayanan Ramah b. Tidak Antri c. Praktis (online) d. Harga Terjangkau 5. Membandingkan supplier (harga dan kualitas)

BAB 5 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS ORGANISASI KOPMA UNSIL

5.1 Analisis SWOT Contoh Studi Kasus KOPMA Unsil Kekuatan (strength) 1. Memiliki visi,misi, tujuan dan sasaran yang jelas 2. Kerjasama dengan pihak luar semakin banyak dengan cakupan yang lebih luas 3. Terdapatnya statuta dan tata kerja yang mengatur organisasi, serta supaya peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia Kelemahan (weakness) 1. Kesadaran akan realisasi visi,misi,, tujuan dan sasaran yang masih rendah 2. Tidak adanya infrastruktur TI yang memadai 3. Terbatasnya kemampuan dan kepakaran serta jumlah sumber daya manusia TI pada unit TI 4. Tidak terdapat kebijakan dan perencanaan strategis TI secara khusus 5. Jumlah data dan system yang akan ditransformasikan cukup besar Ancaman (threat) 1. Semakin banyak pesaing-pesaing baru yang muncul 2. Persaingan harga dan kualitas yang sesuai harapan

Peluang (opportunity) 1. Kepercayaan warga universitas, dengan meningkatnya jumlah pendaftar anggota baru setiap tahunnya 2. Meningkatnya peluang untuk melebarkan sayap bisnis di lingkungan UNSIL 3. Masih tingginya kesenjangan peluang bisnis dengan pesaing lain 4. Banyaknya inovasi yang diberikan

Strategi SO Realisasi visi misi kedalam aktifitas sehari-hari untuk mencapai tujuan dan sasaran Pemanfaatan infrastruktur TI, dengan membangun system yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis dan stakeholder Membuat MoU da realisasi kerjasama yang menunjang tujuan bisnis Pemberlakukan statuta, tatakerja dan kebijakan untuk dilaksanakan pada rutinitas sehari-hari Serta mengadakan pelatihan atau update knowledge secara rutin dan

berkesinambungan bagi sumber daya anggota yang ada. Memperbanyak dan memperluas proses bisnis Membuat inovasi-inovasi baru untuk menarik minat pembeli

Strategi ST Meningkatkan kualitas SDM untuk memperoleh hasil yang berkualitas. Menciptakan inovasi agar lebih unggul dari pesaing-pesaing yang lain. Menjalankan visi misi dengan baik untuk tercapainya tujuan organisasi.

Strategi WO Dengan adanya kepercayaan dan banyaknya minat dari anggota baru, maka alangkah baiknya jika SDM yang telah ada tersebut kemampuannya ditingkatkan dengan dilakukannya pelatihan-pelatihan. Dengan peluang bisnis yang sangat besar dan kesempatan untuk melebarkan sayap, maka saat itu pula kesempatan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi.

Strategi WT Semakin banyaknya pesaing-pesaing baru, maka banyaknya pula innovasi yang dilakukan untuk kepuasan konsumen. Memberikan harga dan kualitas yang sesuai dengan harapan konsumen di dukung dengan masih tingginya kesenjangan peluang bisnis dengan para pesaing.

5.2 Analisis Rantai Nilai vs. Siklus Hidup Sumber Daya dan Produk

No

Fungsi Bisnis

Kebutuhan

Akuisisi

Pengelolaan

Disposisi

Anggota baru

Perencanaan strategis anggota baru

Pembentukan panitia penerimaan anggota baru Penentuan standarisasi penerimaan Penjadwalan kegiatan penerimaan anggota baru Penyusunan Materi seleksi anggota baru

Publikasi informasi penerimaan anggota baru Pendaftaran calon anggota baru Pelaksanaan seleksi calon anggota baru

Perkenalan longkungan organisasi KOPMA

Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru Pengelolaan Kartu Tanda Anggota

Kegiatan koperasi

Perencanaan program kerja selama 1 periode

Penetapan program kerja Penetapan jadwal kegiatan tiap program kerja

Pengelolaan Kantin Pengelolaan Kismawa Pelaksanaan Program Kerja

Pelaksanaan RAT

Pengembanga n sumber daya anggota Kerja sama dengan pihak luar Pengelolaan SHU 3 Laporan Pengumpulan semua data Pembagian tugas sesuai divisinya masingmasing Pendataan barang Pendataan anggota 4 Promosi / penjualan produk Perencanaan kerja sama Penetapan divisi penjualan Penetapan anggaran Melaksanakan kerja sama dengan sponsor Publikasi informasi produk Pengelolaan alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga Pelaporan dan evaluasi hasil penjualan Pendataan keuangan Pelaporan seluruh laporan di RAT

kerja dan peluang usaha 5 Kotak saran Perencanaan pembuatan kotak saran Penetapan divisi yang bertanggung jawab Pengelolaan kotak saran Penyediaan kotak saran Pelaporan hasil kotak saran Perbaikan kinerja berdasarkan kotak saran 6 Pengelolaan keuangan Perencanaan strategis dan kebijakan keuangan Penetapan Kebijakan Keuangan Penetapan Anggaran dan Investasi Revisi anggaran Pengelolaan dan alokasi anggaran unitunit kerja Pengelolaan dan alokasi SHU anggota Monitoring anggaran 7 Pengelolaan Perencanaan Penetapan Kebijakan Pengelolaan Recruitment Sumber Daya Anggota Publikasi pengadaan / recruitment anggota Pelaporan dan evaluasi keanggotaan Penyusunan anggaran Pelaporan dan elevasi keuangan

Keanggotaan Strategis Pemanfaatan dan Pengembanga n Sumber Daya Anggota

Penetapan Kebijakan

Pengelolaan penerimaan

Administrasi Pengelolaan Sumber Daya Anggota

dan pengangkatan anggota baru

Pengelolaan administrasi anggota Pengelolaan pengembangan karir anggota Pengelolaan kehadiran anggota Pengelolaan dan evaluasi prestasi dan pemberian penghargaan anggota Pengelolaan pengangkatan dan pemberhentian staf pengurus Pengelolaan pemberhentian pengurus 8 Perlengkapa Perencanaan Pengembanga n Prosedur pemanfaatan Sarana dan Prasarana Pengelolaan pengadaan dan penghapusan fasilitas Pelaporan dan evaluasi Urusan Perlengkapan

n dan Umum Strategis Terhadap pemanfaatan Sarana dan

Prasarana

Pengembanga n Rencana pengadaan Sarana dan Prasarana Penetapan Kebijakan Manajemen Inventaris Penetapan Kebijakan Umum

Pengelolaan inventarisasi fasilitas

Pelaporan dan evaluasi Urusan Umum

Pengelolaan pendistribusia n fasilitas

Pengelolaan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas Pengelolaan penggunaan fasilitas Pengelolaan agenda pertemuan Pengelolaan kantin dan kismawa Pengelolaan urusan organisasi Pengelolaan surat-menyurat oleh sekertaris

BAB 6 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL dan EKSTERNAL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)

6.1 Analisis Lingkungan Internal SI/TI No Fungsi Bisnis Proses Bisnis

Departement atau Penanggung Jawab

Pengguna

Media Akses / Channel

Status Implementasi TI

Anggota baru

Publikasi informasi penerimaan anggota baru Pendaftaran calon anggota baru Pelaksanaan seleksi calon anggota baru Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru Pengelolaan Kartu Tanda Anggota

Divisi PSDA

Calon Anggota

Brosur

Tidak (manual)

Divisi PSDA

Calon Anggota

Formulir

Tidak (manual)

Divisi PSDA

Calon Anggota

Wawancara

Tidak (manual)

Divisi PSDA

Calon Anggota

Paper Document

Tidak (manual)

Divisi PSDA

Calon Anggota

Papan Tidak Pengumuma (manual) n

Divisi PSDA

Calon Anggota

Print Out

Tidak (manual)

Kegiatan koperasi

Pengelolaan Kantin Pengelolaan

Pengurus Kantin Pengurus

Anggota / Pengurus Anggota /

Print Out

Tidak (manual) Tidak

Print Out

kismawa Pelaksanaan program kerja Pengembanga n sumber daya anggota Kerjasama dengan pihak luar Pengelolaan SHU 3 Laporan Pendataan keuangan Pendataan barang Pendataan anggota 4 Promosi / penjualan produk Melaksanakan kerja sama dengan sponsor Publikasi informasi produk Pengelolaan alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha

Kismawa Pengurus

Pengurus Anggota / Pengurus Paper Document Paper Document Paper Document Print Out

(manual) Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual)

Divisi PSDA Pengurus

Anggota / Pengurus Anggota / Pengurus

Bendahara

Anggota / Pengurus

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer

Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual)

ADUM

Anggota

Paper dan Komputer Paper dan Komputer Komunikasi

PSDA

Anggota

KISMAW A

Pengurus

KISMAW A

Pengurus

Brosur

Tidak (manual)

Pengurus

Pegawai

Interview

Tidak (manual)

Pengurus

Pegawai

Papan Tidak Pengumuma (manual) n

Kotak saran

Penyediaan kotak saran Pengelolaan kotak saran

Pengurus

Konsumen

Kotak Saran Tidak (manual)

Pengurus

Konsumen

Paper Document

Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual) Tidak (manual)

Pengelolaan keuangan

Penyusunan anggaran Revisi anggaran Pengelolaan dan alokasi anggaran unitunit kerja Pengelolaan dan alokasi SHU anggota Monitoring anggaran

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

Bendahara

Anggota

Paper dan Komputer Brosur

Tidak (manual) Tidak (manual)

Pengelolaan

Publikasi

PSDA

Anggota

Keanggotaan pengadaan / recruitment anggota Pengelolaan penerimaan dan pengangkatan anggota baru Pengelolaan administrasi anggota Pengelolaan pengembangan karir anggota PSDA Anggota Informasi Tertulis PSDA Anggota Paper Document PSDA Anggota Paper Document

Tidak (manual)

Tidak (manual)

Tidak (manual)

Pengelolaan kehadiran anggota Pengelolaan dan evaluasi prestasi dan pemberian penghargaan anggota Pengelolaan pengangkatan dan pemberhentian staf pengurus Pengelolaan pemberhentian pengurus 8 Perlengkapa Pengelolaan

PSDA

Angggota

Paper Document

Tidak (manual)

PSDA

Anggota

Langsung

Tidak (manual)

Anggota

Pengurus

Langsung dan Tertulis

Tidak (manual)

Anggota

Pengurus

Langsung

Tidak (manual)

ADUM

Anggota

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

n dan Umum pengadaan dan penghapusan fasilitas Pengelolaan inventarisasi fasilitas Pengelolaan pendistribusia n fasilitas Pengelolaan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas Pengelolaan ADUM Anggota ADUM Anggota ADUM Anggota ADUM Anggota

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

Paper dan Komputer

Tidak (manual)

penggunaan fasilitas Pengelolaan agenda pertemuan Pengelolaan kantin dan kismawa Pengelolaan urusan organisasi Pengelolaan surat-menyurat oleh sekertaris Sekretaris Anggota Paper dan Komputer Tidak (manual) KANTIN dan KISMAW A Pengurus Konsumen Langsung Tidak (manual) Sekretaris Anggota Paper dan Komputer Tidak (manual)

Anggota

Langsung

Tidak (manual)

6.2 Mengelompokan Aplikasi Legacy yang Ada Di KOPMA Unsil belum terdapat system informasi ataupun aplikasi-aplikasi khusus yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan proses kegiatan organisasi dan bisnis. Dalam hal pendataan KOPMA Unsil masih menggunakan system komputerisasi biasa.

6.3 Mengetahui Perkembangan Teknologi Di Dalam Organisasi Untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam mendukung organisasi (KOPMA), dilakukan pendataan teknologi yang digunakan saat ini, kemudian dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis organisasi, mencari dampak positif atau dampak negatif dalam menggunakan SI/TI tersebut serta mengevaluasi dengan sumber daya SI/TI yang ada. Hasil dari proses ini didapatkan daftar SI/TI yang digunakan saat ini dalam organisasi

6.4 Mengetahui Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing Perkembangan Teknologi : Perkembangan Teknologi Sistem Informasi KOPMA Unsil mendukung proses kegiatan organisasi dan bisnis. Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing : Dengan Teknologi Sistem Informasi menjadikan KOPMA Unsil, satu-satunya organisasi bisnis yang berperan penting di Universitas Siliwangi.

BAB 7 PENETAPAN TARGET SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)

7.1 Identifikasi Masalah dan Solusi Internal Publikasi informasi penerimaan anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan Publikasi informasi penerimaan anggota baru adalah: Publikasi informasi penerimaan anggota baru masih menggunakan system computer biasa Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi informasi penerimaan anggota baru Secara Online Pendaftaran calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan pendaftaran calon anggota baru adalah: Pendaftaran calon anggota baru masih menggunakan system computer biasa

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online Pelaksanaan seleksi calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan Publikasi informasi penerimaan anggota baru adalah: Publikasi informasi penerimaan anggota baru masih menggunakan system computer biasa Solusi : alangkah baiknya jika Pelaksanaan seleksi calon anggota baru dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar efektif. Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru adalah: Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru masih menggunakan system computer biasa Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru dapat dimonitoring dengan baik. Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan elaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru adalah: Pelaksanaan seleksi calon anggota baru lebih

Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru menggunakan system manual

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online Pengelolaan Kartu Tanda Anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan Pengelolaan Kartu Tanda Anggota adalah: Pengelolaan Kartu Tanda Anggota masih menggunakan system computer biasa

Solusi : alangkah baiknya jika Pengelolaan Kartu Tanda Anggota dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar Pengelolaan Kartu Tanda tidak harus di print satu per satu. Pendataan keuangan : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam Pengelolaan pendataan keuangan adalah: Pendataan keuangan masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika Pendataan keuangan dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan keuangan dapat dimonitoring dengan baik. Pendataan barang : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan barang adalah: Pendataan barang masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika pendataan barang dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan barang dapat dimonitoring dengan baik. Pendataan anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan anggota adalah: Pendataan anggota masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika pendataan anggota dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar Pendataan anggota dapat dimonitoring dengan baik. Publikasi informasi produk : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan publikasi informasi produk adalah: Publikasi informasi produk masih menggunakan system computer biasa

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi informasi produk Secara Online Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha adalah: Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha masih

menggunakan system manual Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Secara Online Pengelolaan kotak saran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan kotak saran adalah: Pengelolaan kotak saran masih menggunakan system manual

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan menampung kotak saran Secara Online bisa dengan e-mail atau web. Penyusunan anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam penyusunan anggaran adalah: Penyusunan anggaran masih menggunakan pengelolaan computer biasa

Solusi : alangkah baiknya jika penyusunan anggaran dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar penyusunan anggaran dapat dimonitoring dengan baik. Revisi anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan revisi anggaran adalah: Pengelolaan revisi anggaran masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan revisi anggaran dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan revisi anggaran dapat dimonitoring dengan baik. Pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja adalah: Pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja masih menggunakan pengelolaan manual Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja dapat dimonitoring dengan baik. Pengelolaan dan alokasi SHU anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan dan alokasi SHU anggota adalah: Pengelolaan dan alokasi SHU anggota menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan dan alokasi SHU anggota dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan dan alokasi SHU anggota dapat dimonitoring dengan baik. Monitoring anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam monitoring

anggaran adalah: Pengelolaan monitoring anggaran masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika engelolaan monitoring anggaran dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan monitoring anggaran dapat dimonitoring dengan baik. Publikasi pengadaan / recruitment anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan Publikasi pengadaan / recruitment anggota adalah: Publikasi pengadaan / recruitment anggota masih menggunakan system computer biasa

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi pengadaan / recruitment anggota Secara Online Pengelolaan penerimaan dan pengangkatan anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan penerimaan dan pengangkatan calon anggota baru adalah: Pendataan calon anggota baru masih menggunakan system computer biasa

Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online Pengelolaan administrasi anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan administrasi anggota calon anggota baru adalah: Pengelolaan administrasi anggota masih menggunakan pengelolaan manual

Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan administrasi anggota dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar administrasi anggota dapat dimonitoring dengan baik. Pengelolaan inventarisasi fasilitas : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan administrasi anggota adalah : Pendataan inventarisasi fasilitas KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual

Solusi : alangkah baiknya jika pendataan inventarisasi fasilitas dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya tersusun dengan rapi dan keadaanya dapat dimonitoring. Pengelolaan agenda pertemuan : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan agenda pertemuan adalah : pendataan agenda pertemuan KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual

Solusi : alangkah baiknya jika pendataan agenda pertemuan dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya tersusun dengan

rapi dan keadaanya dapat dimonitoring. Pengelolaan surat-menyurat oleh sekertaris : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan agenda pertemuan adalah : Pendataan agenda pertemuan KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual

Solusi : alangkah baiknya jika pendataan agenda pertemuan dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya tersusun dengan rapi dan keadaanya dapat dimonitoring.

7.2 Identifikasi Peluang Bisnis Dari Eksternal Organisasi KOPMA UNSIL Publikasi informasi penerimaan anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat meningkatkan minat calon anggota untuk mendaftar, dimana setiap calon anggota cukup melihat informasi lewat jaringan internet, agar publikasi informasi penerimaan anggota baru KOPMA akan lebih efektif dan efisien. Organisasi KOPMA harus membuat web site KOPMA untuk melakukan publikasi informasi penerimaan calon anggota baru yang akan meningkatkan minat calon anggota untuk bergabung di organisasi KOPMA. Pendaftaran calon anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat meningkatkan minat calon anggota untuk mendaftar, dimana setiap mahasiswa cukup mendaftar lewat internet, dan setiap calon anggota tidak harus langsung ke KOPMA, sehingga pendaftran anggota baru KOPMA akan lebih efektif dan efisien. Organisasi KOPMA sudah harus membuat web site KOPMA untuk melakukan pendaftran penerimaan calon anggota baru secara online yang akan meningkatkan minat calon anggota untuk bergabung di organisasi KOPMA. Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah calon anggota untuk mengakses informasi hasil seleksi, dimana setiap calon anggotaa cukup mengakses lewat internet, dan setiap calon anggota tidak harus langsung ke KOPMA, sehingga pengumuman anggota baru KOPMA akan lebih efektif dan efisien. Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan pengumuman hasil seleksi pada web site KOPMA agar pengumuman penerimaan calon anggota baru secara online yang akan lebih efektif dan efisien. Publikasi informasi produk Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah para

pelanggan untuk mengakses informasi produk, dimana setiap pelanggan cukup mengakses lewat internet, dan setiap pelanggan tidak harus langsung ke KOPMA, sehingga produksi informasi produk yang disediakandi KOPMA akan lebih efektif dan efisien untuk diketaui. Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi produk pada web site KOPMA agar informasi produk secara online yang akan lebih efektif dan efisien diakses oleh pelanggan. Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah orang-orang untuk mengakses informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha, dimana setiap orang cukup mengakses lewat internet, dan setiap oraang tidak harus datang langsung ke KOPMA, sehingga penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha akan lebih efektif dan efisien. Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang pada web site KOPMA agar informasi tersebut lebih efektif dan efisien diakses oleh orang yang membutuhkan peluang usaha. Pengelolaan kotak saran Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah orang-orang untuk memberikan kritik dan saran, dimana setiap orang cukup mengakses lewat internet, baik lewat e-mail maupun web site, dan setiap oraang tidak harus datang langsung ke KOPMA memberikan kritik dan saran ke kotak saran yang ada di KOPMA, sehingga penyampaian kritik dan saran akan lebih efektif dan efisien. Ada baiknya Organisasi KOPMA menyediakan layanan kotak saran secaran online, baik berupa e-mail dan web site untuk menampung kritik dan saran agar lebih efektif dan efisien. Publikasi pengadaan / recruitment anggota Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah orang-orang untuk mengakses informasi apabila ada pengadaan / recruitment anggota, dimana setiap orang cukup mengakses lewat internet, dan setiap oraang tidak harus datang langsung ke KOPMA, sehingga penyampaian informasi pengadaan / recruitment anggota akan lebih efektif dan efisien. Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi pengadaan / recruitment anggota pada web site KOPMA agar informasi tersebut lebih efektif dan efisien diakses oleh orang yang ingin menjadi calon anggota baru pada organisasi KOPMA.

7.3 Analisis Kesenjangan (GAP) Kebutuhan Informasi Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan SI/TI dan SI/TI yang tersedia, maka didapat point pengembangan SI/TI yang belum ada dan perbaikan terhadap SI/TI saat ini yang sudah ada tetapi belum dapat dimanfaatkan secara optimal. Sistem Publikasi Informasi secara online dengan kebutuhan data yang berbeda, dimana Sistem Publikasi Informasi online, arsipnya sudah dalam bentuk data elektronik, sedangkan yang lama masih dalam bentuk dokumen. Sistem Pendaftaran saat ini dengan sistem pendaftaran secara online yang akan direncanakan ke depan, tentu mempunyai perbedaan dalam beberapa prosedur dalam mendapatkan kebutuhan informasinya. Sistem Semua Pendataan secara komputerisasi akan direncanakan ke depan,guna memperbaiki kebutuhan informasi tentang data yang terdapat dalam organisasi.

7.4 Strategi dan Portofolio SI/TI Mendatang Dari hasil analisis terhadap Situasi Lingkungan Internal, Eksternal dan Aplikasi Portofolio yang dilakukan pada tahapan sebelumnya maka Perencanaan Strategis Bisnis KOPMA untuk beberapa tahun yang akan dating dalam mempertahankan keunggulan kompetitif dapat dilihat pada Tabel di bawah.

7.4.1 Portofolio Aplikasi STRATEGIS Redesign infrastruktur jaringan komputer & Wifi Memperbaiki Proses Pendataan, Dengan Meningkatkan Teknologi Informasi Pendaftaran Anggota Baru Secara Online Mempunyai Cabang Di Baru Baru Baru HIGH POTENTIAL Memiliki WEB Pribadi dan Mengelolanya Sebagai Penunjang Kinerja KOPMA Sistem Semua Pendataan Secara Komputerisasi Baru Baru

Luar Lingkungan UNSIL Sistem Komputarisasi Barang dan Keuangan Ada Sistem Komputarisasi Barang dan Keuangan Pendaftaran Anggota Secara Online Baru Ada

KEY OPERASIONAL

SUPPORT

Dari portofolio tersebut dapat ditetapkan prioritas utama dalam mengimplementasikannya yaitu : Redesign infrastruktur jaringan komputer & Wifi merupakan prioritas pertama, karena tanpa membenahi kembali jaringan tersebut program-program yang lain tidak dapat di implementasikan. Waktu meredesign kembali infrastruktur tersebut memakan waktu 6 bulan 12 bln Setelah infrastruktur di benahi, program Pendaftaran Calon Anggota baru secara online dan pembuatan website khusus sudah dapat dilakukan untuk operasional organisasi KOPMA. Waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan program ini adalah 6 bln 18 bulan

7.4.2 Rencana Implementasi No. Nama Kegiatan

2010 / 2011 2011 / 2012 2012 / 2013 2013 / 2015

1.

Infrastruktur jaringan Redesign Wifi

2.

- Sistem Semua Pendataan

Secara Komputerisasi Pembangunan Website Pendaftaran Calon Anggota Baru Secara Online Publikasi Informasi Secara Online 3. Membuka Cabang Di Luar Lingkungan UNSIL

7.4.3 Rangkuman Implementasi Implementasi kerangka kerja perencanaan stategis SI/TI pada KOPMA UNSIL dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada saat ini dan dapat mencari solusi permasalahan tersebut dengan pemanfaatan SI/TI Perubahan proses bisnis saat ini (system pendaftaran, publikasi informasi, pendataan), dengan solusi SI/TI (Sistem Pendaftaran Online, publikasi informasi secara Online, dan pendataan secara komputerisasi. Penambahan divisi atau department SI/TI pada struktur organisasi KOPMA Unsil mampu mengatasi kebutuhan akan pengembangan maupun perawatan hardware dan software.

BAB 8 PENUTUP

8.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, saat ini proses kegiatan organisasi dan proses bisnis KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual. Hanya sebagian proses yang dilakukan dengan sistem komputerisasi dan itu pun belum dilakukan secara optimal.

8.2 Saran Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting di dalam perusahaan atau organisasi, oleh karena itu perlu adanya penataan ulang pemanfaatan teknologi secara menyeluruh.