Metodologa de Cargas de Trabajo

2009

Agenda
Introduccin Lista de Actividades Anlisis de Valor Cargas de Trabajo Actuales

Metodologa de Cargas de Trabajo

Objetivo:
Analizar las cargas de trabajo de cada uno de los puestos clave de la organizacin con la finalidad de identificar reas de oportunidad en la mejora de los procesos.

Procedimiento:
Determinar los procesos crticos a revisar en cada uno de las reas actuales. Realizar el levantamiento de las listas de actividades del personal administrativo. Identificar reas de oportunidad en la ejecucin de los procesos principales de las reas administrativas con la finalidad de optimizar los procesos actuales.

Metodologa de Cargas de Trabajo

Procedimiento.
1. Hacer levantamiento de las listas de actividades por persona y por puesto administrativo:
Se explica el reporte para el levantamiento. Definir procesos, actividades, unidad de medida, cantidad, frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario.

2. Realizar anlisis de valor agregado de cada lista de actividades:

Retrabajos Duplicidades Actividades que no agregan valor Consideraciones para el diseo del nuevo proceso cantidad,

4. Validar el reporte de lista de actividades con el jefe inmediato:

Revisar procesos, actividades, unidad de medida, frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario. Analizar, validar y firmar formato de lista de actividades.

Metodologa de Cargas de Trabajo

Aspectos a cuidar:
Es importante aclarar el motivo del levantamiento de Listas de Actividades, ya que generar incertidumbre en el personal.
Analizar de las cargas con el fin de optimizar los distintos procesos de la empresa

Asegurar que el tiempo estimado sea dado por el usuario y no sea una estimacin del consultor, sea unitario y est dado en minutos. Tener claro que lo que importa son tiempos promedio, las excepciones no nos interesan. Asegurar que las frecuencias sean correspondientes a las planteadas en la Lista de Actividades. (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual) Verificar que no exista personal cuya carga de trabajo sea mayor al horario de trabajo. Es importante verificar lo que no parece lgico. Muchas Actividades pueden estarse realizando en paralelo. (Ejemplo: Puede ser que el tiempo que le tome a la persona imprimir un reporte sea de 60 minutos, pero realmente lo nico que hace, es enviar el reporte a imprimir lo cual le toma 3 minutos)
5

Lista de Actividades
Explicacin
REPORTE DE LISTA DE ACTIVIDADES
Apellidos/Nombre: rea: Puesto: Unidad de medida

Fecha en la que se est llenando la Lista de Actividades

Fecha:

rea u Operacin a la cual pertenece

Procesos

En este espacio se colocar el nombre Tarea Actividad o completo de la persona que est llenando el formato, empezando por apellidos

Cant. Frecuencia

Tiempo estimado (minutos) TTA TTP Clculo % Clas. ABC

Titulo del puesto

Es la variable que Escribir la frecuencia de las actividades determinar la cantidad de descritas. trabajo. Detallar cada una de las actividades Ejem. Si es una actividad que se realiza Ejem. Cotizaciones, facturas, correspondientes a cada proceso. diariamente se pondr diaria", si fuese requisiciones de compra, etc. una actividad que se realiza La descripcin de la actividad debe mensualmente se pondr mensual. iniciar con un verbo en infinitivo. Ver Ejemplo Seleccionar los procesos que se desarrollan en el trabajo de la persona que est llenando el formato. Ejem. Facturacin, Compras, etc. Escribir el nmero de veces que se realizan las actividades, de acuerdo a la frecuencia. Ejem. Si se reciben 10 cotizaciones, entonces se colocar "10". .

Escribir el tiempo estimado que toma el realizarse cada actividad (de una unidad de medida) en minutos. El tiempo que debe colocarse es el tiempo unitario de las tareas realizadas. Ejem. Si se solicitan 10 cotizaciones diariamente y el solicitar 1 cotizacin demora 1.5 min se debe colocar "1.5"

Metodologa de Cargas de Trabajo

La columna Tiempo Total por Actividad (TTA), transforma a unidades equivalentes los tiempos que se tomaron para cada actividad. La columna Tiempo Total por Puesto (TTP) genera un acumulado de los tiempos de la columna TTA y los organiza, en orden descendente, segn su duracin. La columna Clculo % transforma los tiempos de la columna TTP en un porcentaje con respecto a la sumatoria de la columna TTA La columna Casificacin ABC organiza los porcentajes de la columna Clculo % en tres bloques:
A Actividades que consumen hasta el 80% del tiempo total B Actividades que consumen desde el 81% hasta el 95% del tiempo total C Actividades que consumen desde el 96% hasta el 100% del tiempo total

Realizar Anlisis de Valor (Diseo)

Buscar reas de oportunidad que puedan ser fcilmente por los responsables del rea. Por emisin de un reporte que para Sistemas sea obtener, para eliminar un control manual que se rea. ejecutadas ejemplo la sencillo de lleva en el

Asistente Administrativo
Procesos Atencin a visitas Actividad o Tarea Apoyo a visitas en Corporativo llamadas, estancia durante suimpresiones, reservaciones, transportacin alimentos para juntas Und de Medida estancias estancias Cant
Dia Sem Mens

Es necesario que ella atienda a las visitas?

Anual

tiempo estimado (minutos) 120 120

1 1

1 1

Realizar Anlisis de Valor (Diseo)

Tener claros los objetivos del rea. Verificar si las actividades descritas agregan valor.
Es necesario tanto RH Supervisor de apoyo para realizar la Fiesta de Navidad?
Actividad o Tarea
Evento del concurso de pintura y futbol Evento del 12 de diciembre Apoyo para la realizacin de la fiesta de Navidad Partida de Pastel Elaboracion del desplegado de los cumpleaos

Tanto tiempo para organizar un evento de futbol y pintura?

tiempo

Und de Medida

Cant
1 1 1 1 1

Dia

Sem

Mens

Anual 1 1 1

estimado
(minutos)

7200 7200 3840 120 30

1 1

Genera algn Valor Agregado sta actividad ?

9

Tanto tiempo toma el partir un pastel?

Realizar Anlisis de Valor (Diseo)

Duplicidad de Actividades:
Si tiene la informacin el en Sistema, porque tenerlo en papel?
Und de Medida Procesos Alta de solicitudes de pago para Corporativo # Actividad o Tarea 1 Verificacion de datos de las facturas Chequeo contra files o registros de los cargos a pagar que sean correctos y 2 correspondan 3 Llenado de formato de desgloce de la factura 4 Alta de la solicitud en el sistema Access 5 Llevar la solicitud a firma 6 Hacer copia de la solicitud y factura para su archivo n.verificaciones n.chequeos n. Formatos n.altas n.firmas n.copias Cant Dia Sem 5 5 5 5 5 15 1 1 1 1 1 1
Mens Anual

tiempo estimado (minutos) 2 6 6 5 2 0.5

En algunos casos las reas de oportunidad se manifiestan en controles dobles por desconfianza hacia los sistemas (aunque estos trabajen bien) o por la actitud de salvar mi propio pellejo. Sin embargo el costo de estos controles dobles puede llegar a ser alto.

10

Metodologa de Cargas de Trabajo

Marzo de 2007
2005 SUN Business Consulting