BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisassi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Di dalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem dokumentasi, yang meliputi dokumen dan dokumentasi. Pada dasarnya dokumen merupakan sarana penunjang dari suatu organisasi dalam mencapai tujuan, namun tanpa dokumen yang teratur maka hampir keseluruhan administrasi tertahan macet, akibatnya seluruh kegiatan atau pekerjaan terhadap dan tujuanpun tidak akan tercapai dengan baik. Dokumentasi merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Dokumentasi sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena dokumen merupakan pusat dokumen perusahaan dalam sebuah kantor. Tanpa dokumen tidak semua catatan tertata rapi secara lengkap oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola yang dokumentasi dengan harus keadaan memperhatikan sitem dokumentasi sesuai

organisasinya

dalam

mencapai

tujuanya.

Efektivitas

pengelola

dokumentasi pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit dokumentasi sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan dokumentasi dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan dokumentasi tersebut. Dokumentasi mempunyai peranan sebagai sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatankegiatan baik pada kantor-kantor lembaga Negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan, tidak mungkin suatu kantor dapat sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara dokumentasi yang baik dan teratur sesuai ketentuanketentuan dokumentasi yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Untuk dapat melaksanakan tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit dokumentasi bukan hanya di tunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus di bekali keterampilan khusus mengenai bidang dokumentasi. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan dokumentasi, disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Bila sistem penyimpanan dokumentasi tersebut tidak sesuai dengan peraturan penyimpanan dokumentasi yang telah ditentukan, maka akan sulit untuk menemukan dokumen itu kembali sehingga hal ini akan menghambat kelancaran kegiatan kantor, begitu pula dengan sistem peminjaman yang dilakukan haruslah sesuai dengan peraturan yang ada sehingga tidak ada dokumen yang hilang, kurang lengkapnya atau tidak tepatnya peralatan yang digunakan dalam melakukan penyimpanan juga dapat menghambat dalam melakukan proses penyimpanan dokumen yang baik. Pada kantor PT. Gembala Sriwijaya Palembang seksi administrasi

tidak baik dan kegiatannya pun kurang kompleks dari menerima surat masuk dan surat keluar bahkan kegiatan dokumentasi sendiri dilaksanakan dengan tidak baik dalam seksi SPP ini dan lebih spesifik lagi dokumentasi dikerjakan pada bagian ekspedisi. Sehingga kondisi dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang kurang baik dan tidak tertata dengan rapi. Karena sistem penyimpanan dokumentasi tersebut tidak sesuai dengan peraturan penyimpanan dokumentasi yang telah ditentukan, dan juga kurang lengkapnya atau tidak tepatnya peralatan yang digunakan dalam melakukan penyimpanan. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk menuliskannya dalam laporan akhir berjudul Tinjauan Sistem Dokumentasi Pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang. 1.2 Perumusan Masalah Dari hasil identifikasi masalah tersebut, maka penulis merumuskan permasalahan yang akan dibahas pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang adalah Bagaimana Sistem Dokumentasi Pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.3.1 Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Laporan Akhir ini yaitu untuk mengetahui Sistem Dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang. 1.3.2 Manfaat Penulisan Adapun manfaat dalam penulisan Laporan Akhir ini adalah sebagai berikut : a. Bagi PT. Gembala Sriwijaya Palembang : Dapat dijadikan bahan masukan untuk mengetahui sitem domuntasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang

b. Bagi penulis Dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam menerapkan teori-teori yang telah didapat dibangku kuliah dan juga dapat menambah wawasan pengetahuannya dalam bidang ilmu tentang Manajemen Dokumentasi. c. Bagi Almamater Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sumbangan pengetahuan dan dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian selanjutnya 1.4 Metodelogi Penulisan Metodelogi penelitian yang digunakan adalah dengan memutuskan penelitian secara mendalam dan intensif pada objek yang diteliti dan dalam hal ini adalah masalah Sistem Dokumentasi Pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang. 1.4.1 Lokasi Penelitian Lokasi yang diambil dalam penelitian ini adalah kantor PT. Gembala Sriwijaya Palembang yang terletak di jalan raya palembang-prabumulih km 33 indralaya . 1.4.2 Teknik Pemgumpulan Data Untuk mendapatkan data yang lengkap dan jelas dalam penulisan laporan ini penulis laporan ini penulis melakukan metode pengumpulan data dengan cara sebagai berikut : 1. Field Research yaitu penelitian mengumpulkan data informasi dengan jalan mendatangi perusahaan yaitu melalui observasi, wawancara dan kuisioner.

a. Observasi yaitu mengadakan pengamatan langsung ke lokasi yang dituju guna mendapatkan informasi yang diinginkan. b. Wawancara Yaitu data dikumpulkan dengan mengadakan tanya jawab langsung terhadap pihak yang tersangkut pada pokok-pokok bahasan yang penulis ajukan maksudnya agara hasil wawancara tersebut dapat digunakan sebagai materi penunjang untuk laporan akhir. 2. Library Research yaitu suatu acara mengumpulkan data dengan jalan membaca dan mempelajari buku-buku diktat kuliah dan sumber lainya yang ada hubungan dengan masalah yang dibahas. 1.4.2 Jenis dan Sumber Data Adapun prosedur dalam pengambilan data penelitian ini menggunakan dua jenis data, yaitu : a. Data Primer Menurut Supranto (2000:10) data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh suatu organisasi atau perorangan langsung dari objeknya. Dalam hal ini, penelitian mengambil b. atau mengumpulkan langsung data-data yang diperlukan dari objek penelitianya. Data Sekunder Menurut Supranto (2000:10) data sekunder adalah data yang di kumpulkan dalam bentuk sudah jadi dan telah diolah oleh pihak lain, yang biasanya dalam bentuk publikasi. Pada penelitian ini data-data dikumpulkan dengan cara memanfaatkan buku-buku, dokumen-dokumen, searching di internet dan lain-lain yang berhubungan dengan kajian yang diamati.

1.4.3 Teknik Analisis Teknik analisis dalam penulisan laporan ini yaitu dengan Metode Kualitatif Deskritif. Menurut Umar (2002;36-37) Metode Kualintatif Deskritif, yaitu mengumpulkan, mencatat, menganalisa, dan memberikan uraian serta keterangan singkat terhadap data yang ada sehingga kesimpulan yang diambil mendekati kenyataan yang ada. Penulis menggunakan analisa deskriptif untuk memaparkan data hasil tinjauan tentang Sistem Dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang. 1.5 Ruang Lingkup Masalah Dalam penyusunan laporan akhir ini, supaya permasalahan yang akan dibahas menjadi lebih sederhana dan tidak meyimpang dari permasalahan, maka penulis membatasi ruang lingkup pembahasan hanya mengenai Tinjauan Sistem Dokumentasi pada kantor Gembala Sriwijaya Palembang. 1.6 Sistematis Penulisan Untuk mempermudah terhadap masalah yang dihadapi dan supaya lebih terarah, maka tata urutan laporan akhir ini terdiri dari 5(lima) Bab. Adapun sistematika penulisan tersebut adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penulisan, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi dan teknik pengumpulan data, ruang lingkup serta sistematika penulisan laporan. PT.

BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dijelaskan beberapa teori yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas, yakni mengenai Tinjauan Sistem Dokumentasi Pada Kantor PT. Gembala Sriwijaya Palembang. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini akan menguraikan keadaan atau kondisi umum perusahaan yang meliputi latar belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas pokok dan wewenang setiap bagaian, serta visi dan misi PT. Gembala Sriwijaya Palembang. BAB IV ANALISA DATA Bab ini merupakan pembahasan dan jawaban dari pokok permasalahan yang telah dirumuskan yakni mengenai masalah yang berhubungan dengan system dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dimana penulisan akan menyajikan saran yang dapat berguna baik bagi pribadi maupun bagi Perusahaan demi kelancaran tugas-tugas dan dapat meningkatkan kinerja pegawai pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang tersebut.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Dokumen Dalam setiap kegiatan perusahaan, baik pemerintah maupun perusahaan swasta akan menggunakan dokumen. Informasi yang terekam tersebut yang berupa dokumen merupakan bukti dari kegiatan perusahaan dan juga merupakan memori perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dokumen perlu ditata sesuai prosedur dokumen yang baik agar tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya Menurut esiklopedia administrasi (2004:13) Pengertian Dokumentasi menurut (Paul Otlet pada International Economic Conference tahun 1983) adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen, dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunan bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karangan dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai. Dari pendapat tersebut, dapat di tarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah segala sesuatu berupa pengumpulan, pengelolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen. Contoh dokumen surat, formulir. 2.2 Pengertian Dokumentasi Menurut Basuki (2004:23) dokumentasi adalah objek yang merekam informasi dengan tidak memandang media atau pun bentuknya. Dokumen merupakan wadah yang menyimpan pengetahuan dan ingatan manusia karena pada dokumen tersimpan segala pengetahuan manusia serta ingatan manusia. Manusia sudah tentu memperoleh pengertahuan tidak saja dari

dokumen melainkan dari cara lain seperti bertanya pada rekan, menelepon, mengikuti seminar, mendengarkan radio, melihat televisi, namun semua informasi yang diperoleh dari cara lain itu sebenarnya bersumber pada dokumen juga. 2.3 Definisi Dokumentasi Menurut Basuki (2004:6) definisi dokumentasi yang terbatas pada bidang kepustakawan artinya definisi yang terbatas pada penerapan Ilmu perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, penelolahan, pendayagunaan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Pada kelompok ini definisi dokumentasi dapat dibagi lagi menjadi 3(tiga) kelompok yaitu kelompok supraposisi, uxtaposisi dan intraposisi. a. Kelompok Supraposisi Kelompok pertama menurut Basuki (2004:6) disebut definisi Supraordinasi atau definisi menyeluruh atau definisi Supraposisi pada ancangan kelompok yang digunakan , pengertian dokumentasi lebih luas dari pada perpustakaan, jadi pada dokumentasi sudah mencangkup perpustakaan. Segala kegiatan yang mencangkup dokumen seperti pengadaan, pengolahan, temu balik, penyebaran penyusunan dan penerbitan merupakan bagian dokumentasi yang dimaksud dokumen ialah segala unit material yang berisi informasi, tidak saja tertulis dan tercetak melainkan juga termasuk film, disc dan pita (tape) b. Kelompok Juxtaposisi Kelompok kedua menurut Basuki (2004:6) merupakan kelompok definisi faralel atau definisi Juxtaposisi artinya perpustakaan dan dokumentasi menduduki tempat yang setara, jadi tidak ada bagian yang lebih luas dari pada bagian yang lain. Ancangan ini berbeda dengan kelompok supraposisi yang menggap dokumentasi lebih luas dari pada perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini ialah ilmuan seperti Peitsch dan Fill serta Documentarie Commissie van de

Nederlandsch

Vereeniging

van

Bibliothercarisen

Komisi

Dokumentasi Ikatan Kepustakaan Belanda). c. Kelompok Intraposisi Kelompok ketiga menurut Basuki (2004:6) merupakan kelompok definisi subordinasi atau definisi intraposisi. Yang termasuk tokoh kelompok ini ialah Kunze (Jerman). Bjokbohn (Swedia) dan Jessie Shera kelompok ini mengatakan bahwa perpustakaan di atas dokumentasi artinya perpustakaan lebih luas dari pada dokumentasi. 2.4 Tujuan Dokumentasi

Menurut Basuki (2004:16) Seringkali dibedakan antara pekerjaan dokumentasi dengan jasa dokumentasi. Pekerjaan dokumentasi berkaitan dengan teknik pengumpulan, pengkatalogan, klasifikasi dan pembuatan abstrak literatur yang diterbitkan ataupun tidak diterbitkan sedangkan jasa dokumentasi adalah proses menemukan materi yang tersedia dan menyajikanya bagi pemakai. 2.4.1 Pekerjaan dokumentasi Kegiatan penyimpanan dokumen menurut Basuki (2004:40) merupakan kegiatan penataan dokumen secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik dokumen. Dokumen dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi. Langkah-langkah pekerjaan arsip, antara lain : 1. Menentukan lokasi dokumen dari berbagai sumber yang terbit dan tidak diterbitkan dengan melakukan penelusuran literatur. 2. Mengabstrak dokumen terutama liberatur ilmiah yang muthakir 3. Mengklasifikasi dokumen dan abstrak dalam cara yang mudah 4. Mengindeksi Dokumen 5. Merekam sehingga hasilnya dapat disebar luaskan untuk pemakaian

2.4.2 Jasa Dokumentasi Yang dimaksud jasa dokumentasi ialah merupakan kegiatan penataan dokumen terdiri dari pengurus dokumentasi yang berkegiatan Basuki (2004 :15) 1. Menelusur informasi dokumen bagi pemakai untuk mengetahui apakah tersedia atau tidak 2. Menyediakan dokumen yang tersedia dan juga diperoleh dari tempat lain bagi pemakai 3. Memproduksi dokumen bilamana diperlukan dalam bentuk microfilm, mikrokartu, mikroopaque, fotokopi untuk kepentingan pemakai 4. Menyediakan jasa terjemahan ke dalam bahasa yang dipahami pemakai dari bahasa asing. 2.4.3 Tujuan dokumentasi Seringkali dibedakan antara pekerjan dokumentasi dengan jasa dokumentasi menurut Basuki (2004:16) a. Menata dokumen (dalam bahasa inggris disebut to organise) untuk memenuhi kebutuhan dokumen dan informasi bagi pemakai. Pemakai atau organisasi departemen dan lembaga Negara, perusahaan bahkan juga perorangan. Untuk perorangan dikenal kegiatan dokumentasi pribadi yang bertujuan memenuhi kebutuhan informasi seseorang. b. Menghindari duplikasi kerja. Dokumentasi bekerja sama dengan unit dokumentasi lain sehingga apa yang telah dikerjakan di sebuah unit dokumentasi, tidak perlu diulang lagi di dokumentasi lain. Dengan kerjasama ini, dokumentasi dapat menghemat uang, waktu, tenaga. c. Menyediakan informasi yang diinginkan bilamana diperlukan informasi yang diperlukan tersebut diberikan dalam bentuk dan rincian sesuai dengan permintaan pemakai. Informasi yang diberikan tidak terbatas pada dokumen saja. Melainkan

juga dalam bentuk angka atau data statistic. Penyediaan informasi ini sesuai dengan syarat dokumentasi yang baik ialah secepat, selengkap dan semurah mungkin. d. Menyimpan dokumen. Fungsi penyimpanan ini berkaitan erat dengan definisi dokumentasi artinya menyimpan untuk di dayagunakan pemakai. 2.5 Kegiatan Dokumen Menurut Basuki (2004:43), dokumen merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan perusahaan sehingga dokumen perlu dikelola sesuai prosedur dokumentasi yang baik supaya dokumen tetap terjaga keutahan fisik maupun informasinya. disetiap organisasi, dalam proses pengelolan dokumen tidak terlepas dari kegiatan mengelola surat masuk dan keluar, karena surat surat tersebut merupakan hal yang utama dari kegiatan administrasi suatu organisasi. 2.5.1 Kegiatan Penciptaan Menurut Basuki (2004:44), kegiatan penciptaan merupakan suatu proses Pembuatan dan penerimaan dokumen yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar, baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali. Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pemprosesan ke unitan pengeolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat menjadi dokumen. 2.5.2 Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Menurut Basuki (2004:45), kegiatan Penyimpanan Dokumen (filing) untuk merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis mempermudah dalam proses pencarian/temu balik semaksimum mungkin untuk keperluan

dokumen. Dokumen dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan

perusahaan, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Langkah-langkah penyimpanan dokumen, antara lain : 2.5.1.1 Pemeriksa Menurut Barthos,basir (2007:58), pemeriksa merupakan langkah awal persiapan menyimpan dokumen dengan cara meneliti dan mengelompokan setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah siap untuk disimpan menurut. 2.5.1.2 Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainya, surat-surat akan disimpan. Penyimpanan yang digunakan oleh setiap perusahaan. Contoh : Indeks Kode/Tanggal Simpan : Pr/20 Mei 2011 Masalah/perihal : Lamaran pekerjaan Nomor/Tanggal Surat : -/1 Mei 2011 Sumber : Barthos,basir (2007 : 4 ) 2.5.1.3 Memberi Tanda ( Pengkodean) Langkah ini dilakukan secara sederhana yaitu dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Contoh 3 1 X : PT WARNING SUKOCO KATIM Sumber : Barthos,basir (2007 : 5 )

2.5.2.4 Menyortir Menurut Barthos,basir (2007:6), menyortir adalah mengelompokan surat-surat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume surat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokan terlibih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan ini maka petugas akan mengalami kesulitan dalam menemukan dan menyimpan kembali surat-surat tersebut. 2.5.2.5 Penyimpan Menurut Barthos,basir (2007:11), penyimpanan adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Menyimpan arsip hendakya di tempat yang memenuhi syarat, sebaiknya gunakanlah rak logam sebagai tempat untuk menyimpan dokumen dari pada menggunakan almari yang tertutup. a. Filing Sistem Abjad ( alphabetical) b. Filing Sistem Masalah ( Subject) c. Filing Sistem Nomor ( Numeric) d. Filing Sitem Tanggal ( Chronologic) e. Filing Sistem Wilayah 2.6 Masalah Pokok Dalam Dokumentasi Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan penyimpanan menimbulkan adanya dampak permasalahan negatif dalam kegiatan hambatan kegiatan atau tersebut kantor sistem aka secara Dokumentasinya. Adanya terhadap

menyeluruh. Masalah-masalah pokok dalam dokumentasi yang sering terjadi dalam suatu kantor, antara lain Basuki (2004 :23), adalah: 1. Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat. 2. Sarana dan tempat penyimpanan dokumen kurang/tidak memadai.

3. Pegawai atau pengelola arsip tidak atau kurang terlatih dan kurang adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya. 4. Jumlah dokumen setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan dokumen/arsip. 2.7 Pemecahan dari Masalah Dokumentasi Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalah yang dapat dilakukan Basuki (2004 :27), adalah : a. Menggunakan sistem penyimpanan filling sistem yang tepat sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri karena dengan adanya filling sistem yang tepat akan lebih menghemat waktu, tenaga dan tempat dalam penyimpanan dokumen. b. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan dibagian arsip. d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembangan arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman dokumen atau arsip out slip.

Contoh : Bon Peminjaman Dokumen Tanggal............Jam............. 1. Kode Dokumen :.............. 2. Nomor Surat 3. Tanggal Surat 4. Perihal Surat a. Bagian b. Jabatan : ................. : ................. : .................. : ................. : .................

5. Nama Peminjam : .................

6. Lama dipinjam :.................. Yang Menberikan, (nama terang) Kemabali tanggal ........ Yang mengembalikan (nama terang) Sumber (Barthos,basir 2007) Yang Menerima, (nama Terang) Yang Meminjam, (nama terang)

e. Mengadakan Penyusutan Dokumentasi secara teratur.

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT.Gembala Sriwijaya Palembang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan karet yang bertempat Jl. Raya Palembang Prabumulih Km. 33 Indralaya. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 05 Februari 1974 oleh bapak Ibnu Sutowo. Kegiatan utama perusahaan ini adalah karet. PT.Gembala Sriwijaya Palembang melakukan hasil Karet ( sadap) ketika pohon menghasilkan getah. PT. Gembala Sriwijaya mempunyai 3 kebun karet yang berlokasi di desa Tanjung Pering kecamatan Indralaya utara, Desa Burai Kecamatan Tanjung Batu dan Desa Segayam Kecamatan Gelumbang kabupaten Muara Enim PT.Gembala Sriwijaya Palembang menjalankan kegiatan usahanya berdasarkan izin resmi dari pemerintah sebagaimana terdapat dalam surat izin : 1. Surat Izin Perdagangan (SIUP) dari Pemerintah Kota Palembang Dinas Perindustrian dan perdagangan No. 352/KEP/I/2003 2. Izin tetap Usaha Pertanian dari BKPM No. 85/KPN/BKPMP/1988 3. Izin tetap usaha Budidaya Perkebunan No. HK.350/E. 4, 997/12/89 4. NPWP 01.149.421.8-312.001 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT. gembala sriwijaya Palembang adalah perusahaan swasta Nasional, bebas dari campur tangan pemerintah atau pihak lain, kecuali untuk hal-hal yang secara tegas diatur dalam undang-undang. Untuk itu, PT. Gembala Sriwijaya tentulah memiliki visi dan misi guna

menjalankan semua tugas dan kewajibanya. Adapun misi dan visi PT. Gembala Sriwijaya Palembang, antara lain. 3.2.1 Visi PT. Gembala Sriwijaya Palembang Visi (Pandangan ke depan atau arah yang dicita-citakan). Menunjang Program Pemerintah dalam Meningkatkan Devisi Negara Melalui Komoditi Non Migas. 3.2.1 Misi PT. Gembala Sriwijaya Palembang Misi (sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan sebagai jabaran visi). Mendorong Kemajuan Ekonomi Masyarakat untuk meningkatkan Pendapatan Asli Daerah dan Kesejahteraan Masyarakat Berbasis Keadilan.

3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3.2.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Direksi

Administratur

Manager Keuangan

Kasi Kebun

Kasi Keuangan dan Administratur

Kasi Peralatan dan Asset

Kasi Keamanan

Kepala Afdeling

Mandor

Sumber : PT Gembala Sriwijaya Palembang

3.2.2 Uraian Tugas Dari bagian struktur organisasi, terlihat adanya pembagian tugas yang jelas dari tiap bagian dalam lingkungan perusahaan. Tugas tiap bagian itu dapat diuraikan secara terperinci sebagai berikut: 1. Direksi Direksi merupakan pimpinan tertinggi dari perusahaan ini dapat bertugas untuk memimpin perusahaan juga bertanggung jawab terhadap semua masalah yang berkaitan dengan perusahaan. a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan b. Menerima dan memberhentikan karyawan c. Menetapkan besarnya gaji/upah karyawan d. Memberikan pengarahan, pembinaan, dan pengawasan pada bawahan e. Berwewenang penuh dalam keuangan perusahaan 2. Administratur a. Bertindak untuk dan atas nama direksi dalam melakukan tugas operasional kantor cabang dan mengikat kantor cabang dengan pihak lain atas persetujuan direksi. b. Merencanakan seluruh pelaksanaan kegiatan kantor cabang utama dan mengkoordinasi kegiatan tersebut di wilayah kerjanya sesuai dengan program kerjanya dan besarnya anggaran yang di tetapkan. c. Mengarahkan kegiatan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan d. Mengkoordinasi seluruh kebijakan operasional kantor cabang utama dan kantor cabang di bawah wilayah kerjanya sesuai kebijakan perusahaan e. Mengendalikan seluruh kegiatan operasional kantor cabang f. Bertanggung jawab terhadap penyelesaian dan pencatatan identifikasi masalah yang berkaitan dengan produksi

g. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas kantor cabang dalam wilayah kerjanya kepada direksi h. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu karyawan yang berada dalam wilayah kerjanya. 3. Manager Keuangan a. Membuat pembukuan tentang keluar masuknya kas dalam perusahaan b. Tentang piutang dan pembayaran gaji c. Menerima pembayaran dari konsumen serata menyelesaikanhutang piutang d. Mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembayaran 4. Kasi Kebun a. Menyusun rencana tanaman baru / ulang /konfersi dan rencana mutasi areal tanaman b. Menyusun rencana dan jadwal pemupukan untuk TBM dan TM karet c. Menyusun standar fisik bidang tanaman baik untuk pemeliharaan TM, TBM dan Pembibitan d. Menyusun rencana infestasi dibidang tanaman baik fisik maupun biaya berdasarkan prioritas e. Menyusun rencana produksi yang di usahakan dengan memperhatikan potensi statistik produksi f. Menyusun standar pemeliharaan tanaman menghasilkan serta standar panen dan pengangkutan ke pabrik 5. Kasi Keuangan dan Administrasi a. Melakukan dan mengendalikan anggaran kantor b. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen keuangan c. Menyelengarakan administrasi aktiva tetap kantor

d. Melakukan rekonsialisasi bank dan pengecekan catatan pembukuan program kantor e. Bertanggung jawab atas pelaksanaan,

terhadap dan

pembinaan

peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya

6. Kasi Peralatan dan Aset Memelihara, memperbaiki, membangun serta mendata seluruh peralatan dan asset perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas segala peralatan dan asset perusahaan, seperti bedeg,gudang, mangkuk, pupuk, jalan dan lainya. b. Mengontrol dan memeriksa setiap peralatan dan asset perusahaan. c. Mencatat segala akibat, penyebab serta jumlah kerugian dari kerusakan yang terjadi pada setiap peralatan dan asset perusahaan. d. Membuat pencatatan inventaris dari semua peralatan dan asset perusahaan e. Melakukan pencatatan stok opname f. Membuat serta membangun camp untuk karet dan rumah untuk para mitra sesuai perintah perusahaan g. Memiliki Log Book yang memuat tentang kejadian sehari-hari di departemen peralatan dan asset 7. Kasi Keamanan Melakukan segala usaha dan kegiatan dalam rangka melindungi dan mengamankan seluruh areal perkebunan milik perusahaan dari setiap gangguan keamanan dan ketertiban serta pelanggaran hukum yang bersifat preventif. Tugas dan tanggung jawab Kasi Keamanan adalah :

a. Pengembangan pelaksanaan dan kerjasama dengan general manager dalam rangka menjaga keamanan dan ketertiban b. Membuat jadwal pelatihan olahraga dan melaksanakan pelatihan olahraga bersama dengan para anggota c. Mengadakan kerjasama di areal perkebunan, baik dengan pihak dalam maupun dengan pihak luar, untuk memaksimalkan pelayanan keamanan dan ketertiban kebun d. Membina/meningkatkan profesionalisme serta kesungguhan para anggota dalam melaksanakan tugas. e. Melakukan brefing secara periodik dengan para anggota f. Memastikan para anggota melakukan patroli rutin dan patroli kebakaran g. Melakukan evaluasi dan penilaian terhadap pelaksanaan tugas h. Membuat dan menentukan jadwal shift para anggota dan mengajukannya ke Administratur i. Memiliki Log Book yang memuat tentang kejadian sehari-hari di departemen sekuriti j. Membantu Kasi atau departement lainya untuk kepentingan perusahaan 8. Kepala Afdeling a. Mengawasi, mengontrol dan memelihara kebun b. Melaporkan hasil produksi di wilayah kerjanya ke kasi kebun 9. Mandor a. Mengawasi pekerjaan mitra sadap b. Melaporkan hasil produksi ke kepala Afdeling 3.4 Sistem Dokumentasi Pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang Dokumen sangat dibutuhkan dalam perusahaan, karena dokumen merupakan pusat ingatan atau sarana setiap kegiatan dalam suatu kantor, tanpa dokumen tidak mungkin sebuah perusahaan atau petugas dapat dapat mengingat semua kegiatan dan dokumen secara lengkap. Oleh

karena

itu,

suatu

kantor

dalam

mengelola sesuai

dokumen dengan

harus keadaan

memperhatikan

sistem

dokumentasi

organisasinya dalam mencapai tujuannya. Hal tersebut sangatlah jelas betapa pentingnya peranan suatu arsip bagi suatu organisasi, akan tetapi tidak dengan sendirinya Dokumendokumen akan menjadi memori, kebudayaan dan akan menjadi arsip. Kantor PT. Gembala Sriwijaya palembang memiliki sistem dokumentasi yang tidak baik. Adapun sistem dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang tidak tertata dengan baik antara lain. Tidak ada pengelolaan dokumen yang menghimpun dokumen menjadi satu berkas Tidak ada penyimpanan berdasarkan no atau keterangan Pemeliharaan dan pengamanan Tidak ada penyusutan atau pemindahan dan pemusnaan Permasalahan utama yang dihadapi perusahaan adalah dalam pemeliharaan dokumentasi, perusahaan hanya menyimpan dokumen seadanya saja tanpa menggunakan prinsip dokumentasi antara lain. Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. Manajer operasi harus memberi perhatian khusus pada : Siapa yang bertanggung jawab atas dokumentasi Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat Sirkulasi Pemeliharaan Aksesibilitas

BAB IV ANALISA DATA

4.1 Sistem Dokumentasi Dalam setiap kegiatan perusahaan, baik pemerintah maupun swasta akan menghasilkan dokumen, informasi yang terekam tersebut yang berupa dokumen merupakan bukti dari kegiatan perusahaan dan juga merupakan memori perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dokumen perlu ditata sesuai prosedur dokumentasi yang baik agar dokumen tetap terjaga kutuha fisik maupun informasi. Peranan dokumen dalam administrasi perusahaan dipandang sangat penting mengingat bahwa fungsinya sebagai salah satu media pemberitahuan, penjelasan, permintaan pendapat, dan sebagai payung hukum dalam penyediaan sarana bukti otentik suatu kegiatan perusahaan. Membengkaknya jumlah dokumen bila tidak ditangani dengan baik akan berakibat tidak hanya pada beban pengelolaan yang sangat besar, akan tetapi juga akan menimbulkan kesulitan besar bagi jajaran manajemen organisasi perusahaan tersebut dalam proses pengambilan keputusan sehubungan dengan ketiadaan informasi yang tepat dan akurat. Penanganan dokumen yang terlambat akan dapat menimbulkan implikasi kerja, bahkan biaya yang tidak berkesudahan. Padahal dalam kenyataanya kejadian seperti ini adalah hal yang umum terjadi. Selain itu, pemantauan atas surat-surat yang telah diberi disposisi oleh pimpinan, dan jajaran manajemen lainya akan sulit dilakukan. Ditambah lagi dengan rentang waktu cukup panjang yang umumnya dilalui oleh suatu Dokumen, situasi tersebut menambah betapa rumit dan lamanya proses yang terjadi dalam mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut. Dalam proses Dokumentasi tidak terlepas dari kegiatan mengelola surat masuk dan keluar, karena surat-surat tersebut merupakan hal yang utama dari kegiatan Administrasi suatu perusahaan.

4.1 Sistem Dokumentasi pada Kantor PT Gembala Sriwijaya Dokumentasi sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi, karena dokumen merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor, tanpa dokumen tidak mungkin seorang petugas dokumen dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola dokumen harus memperhatikan sistem dokumentasi sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuanya. Menurut ensiklopedia administrasi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa arsip sangatlah penting bagi kehidupan organisasi. Dokumentasi merupakan bahan ingatan yang merupakan bukti sebuah cerita ilmu atas kegiatan-kegiatan yang telah pernah dilakukan. Hal tersebut sangatlah jelas betapa pentingnya peranan suatu dokumen bagi suatu organisasi, akan tetapi tidak dengan sendirinya dokumen menjadi memory, kebudayaan, jaminan dokumentasi hukum, bahkan pembangunan identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan dokumen secara baik dan benar serta konsisten dalam menentapkan dokumen sebagai informasi dan pedoman kegiatan organisasi. Adapun perangkat yang digunakan yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem dokumen elektronik berbasis komputer, sehingga dua hal yang cukup penting sebelum merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan Efektivitas pengelolaan dokumen pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada bagian dokumen, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan dokumen dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan dokumen tersebut. Fungsi dokumen sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini bagian dokumentasi harus senantiasi siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah

administrasi pada umumnya dan dalam manajemen dokumentasi pada khususnya. Seperti halnya sistem dokumentasi yang terdapat pada Kantor PT. Gembala Sriwijaya palembang. Sistem dokumentasi yang digunakan tidak tepat, dimana Kantor PT. Gembala Sriwijaya tidak memiliki mempunyai pegawai khusus yang bertugas untuk mengelola dokumen-dokumen yang ada di kantor PT. Gembala Sriwijaya. Selain itu PT. Gembala Sriwijaya Palembang juga tidak memiliki fasilitas-fasilitas dan ruangan khusus yang mendukung tugas-tugas yang berhubungan dengan bidang dokumentasi sehingga akan menjadi kan sistem dokumentasi pada Kantor Gembala Sriwijaya Palembang tidak baik diantara yaitu:

Pada gambar 4.1 berikut adalah lemari dokumen yang terdapat di ruangan Administrasi PT. Gembala Sriwijaya Palembang, tampak di sana isi lemari berantakan tidak beraturan, di perkirakan dokumen di dalam lemari tersebut sudah lama. Kelihat juga dokumen di susun dengan sangat tidak beraturan hal ini bisa menyebabkan dokumen tidak beraturan.

Gambar 4.1 Keadaan Dokumen pada Ruangan Administrasi di PT. Gembala Sriwijaya Palembang

Gambar 4.2 terlihat di beberapa baris dari lemari tampak disana dokumen diatur dususun dalam map semua dan sangat tidak beraturan. Hal ini seharusnya harus di tangani dengan benar, dokumen yang lama seharusnya di pilih, jika ada yang tidak terpakai segera musnakan untuk dokumen yang baru.

Gambar 4.2 Keadaan Dokumen pada Ruangan Keuangaan PT Gembala Sriwijaya Palembang

Gambar 4.3 dokumen yang terdapat pada ruangan kasi kebun dapat dilihat bahwa dokumen tertumput di satu tempat dengan tidak teratur, seharusnya dokumen di bedakan dan disusun berdasarkan dokumen agar dokumen mudah dicari dan teratur.

Gambar 4.3 Keadaan Dokumen di Ruangan Kasi Kebun PT Gembala Sriwijaya Palembang

Gambar 4.4 dokumen yang terdapat di lemari diruangan Administratur, tampak disana dokumen berantakan dan tidak tersusun rapi terdapat pula disana dokumen bercampur dengan barang-barang yang dapat merusak dokumen, seharusnya dokumen disusun dengan rapi dan tempat yang tertentu.

Gambar 4.4 Keadaan Dokumen di Ruangan Administratur PT. Gembala Sriwijaya Palembang

Keadaan dokumen pada ruangan Administrasi yang tidak teratur dan berantakan serta bercampur dengan barang yang lain mengakibtkan dokumen-dokumen tersebut rusak dan tidak teratur dan sulitnya menemukan dokumen-dokumen yang di perlukan, dengan data diatas maka penulis tertarik untuk menulis tentang sistem dokumentasi yang baik dan benar, agar pembahasan tidak melencong maka penulis menjelaskan bagaiman susunan sistem dokumentasi yang baik dan benar. 4.2 Pemberkasan Pemberkasan dokumen menurut teori yang telah dijelaskan pada Bab sebelumnya adalah kegiatan yang bersifat mengumpulkan berbagai jenis berkas atau data atau pun benda, kemudian pengarsipanya dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing. Begitupun dengan bentuk jenis surat yang dikirim biasanya pada Kantor Gembala Sriwijaya Palembang surat atau dokumen yang diterima di klasifikasikan dengan sistem daftar subjek numerik yang tujuanny adalah untuk mempermudah dalam sistem tersebut. Adapun kegiatan pemeberkasan dokumen yang dilakukan pada Kantor PT. Gembala Sriwijaya Palembang adalah dengan cara membedakan dokumen yang bersifat non keuangan dan dokumen yang bersifat keuangan a. Proses pemberkasan dokumen yang bersifat non keuanagan pada Kantor Gembala sriwijaya Palembang. 1. Tahap pertama pengelola dokumen yang dilakukan adalah menghimpun dokumen menjadi satu berkas, pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan masalah, misalnya inventaris, angka(numerik, misalnya dokumen personalia disusun menurut urutan nomor induk pegawai (NIP), kemudian waktu (kronologi) tahun anggaran, misalnya dokumen berupa bukti pembukuan disusun menurut urutan tanggal, setelah itu abjad (alfabetis) misalnya arsip penataanya disimpan menurut urutan abjad nama mitra kerja 2. Tahap kedua yaitu membersikan dokumen dari benda-benda yang dapat merusak dokume, dimana hal-hal yang dapat merusak dokumen antara PT.

lain yaitu pengaturan suhu AC yang tidak sesuai dalam ruangan dokumen, tempat penyimpanan dokumen yang terbuat dari kayu karena bisa menimbulkan gangguan dari jenis hewan serangga, tempat penyimpanan dokumen yang terbuat dari bahan dasarnya besi karena bisa menimbulkan dokumen berkarat dan lain-lain yang berhubungan dengan kerusakan pada dokumen 3. Tahap ketiga yaitu mencantumkan kode klasifikasi dan jadwal pada berkas dokumen untuk dokumen kertas pada halaman pertama berkas dokumen dicantumkan dengan menggunakan label tempat penyimpanannya. 4. Tahap keempat, membubuhkan stempel fiat simpan pada sudut kanan atas, halaman pertama berkas dokumen untuk dokumen kertas dan untuk dokumen bukan kertas dibubukan dengan menggunakan label. 5. Tahap kelima pejabat sekurang-kurangnya pegawai membubuhkan paraf dan tanggal flat simpan. Contoh tanda Fiat Simpan sebagai berikut : Fiat Simpan Tanggal Paraf JR Sumber : www.ppm-dokumentasi.com 6. Tahap keenam mencatat dokumentasi ke dalam daftar dokumen serta memberi nomor setiap dokumen pada sudut kanan atas sesuai dengan nomor urut pencatatan. 7. Tahap yang terakhir yaitu tahap ketujuh memasukkan berkas dokumen kedalam folder/sarana penyimpanan. b. Proses pemberkasan dokumen yang bersifat keuangan Kegiatan proses dokumentasi yang bersifat keuangan meliputi yaitu menyimpan dokumen keuangan kedalam satu berkas, kemudian membundel warkat keuangan ke dalam bundel tempel, penempelan dokumen dalam bundel diatur sedemikian rupa agar setiap halaman dapat terbaca dan halaman belakang dapat terkena stempel pada halam belakang warkat yang dibundel. Telah di jelaskan bahwa pemberkasaan dokumen bersifat

mengumpulkan dan mengelompokkan dokumen sesuai dengan masing-masing

jenisnya

Kegiatan proses pemberkasan dokumen di atas sesuai dengan teori yang telah dijelaskan bahwa pemberkasan dokumen bersifat mengumpulkan dan mengelompokan dokumen sesuai dengan jenis masing-masing. 4.2.2 Penyimpanan Penyimpanan dokumen yang telah dijelaskan bahwa himpunan adalah kegiatan menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Penyimpanan dokumen itu sendiri hendaknya memperhatikan syarat tempat penyimpanan yang baik, sehingga dokumen yng disimpan tersebut tidak rusak. Adapun kegiatan penyimpanan dokumen yang dilaksanakan simpan berkas dokumen yang disimpan dalam folder ke filling dan arsip yang disimpan dalam ordner ke lemari atau rak dokumen. Untuk menyimpan lampiran dan ukuranya tidak dapat disimpan dalam folder yang sama misalnya buku, ke dalam sarana tersendiri dengan dilengkapi kartu tunjuk silang (KTS). Sedangkan untuk menyimpan dokumen elektronik seperti tape, cartridge, CD, video dan sebagainya kedalam tempat khusus sesuai spesifikasi teknisnya. Dalam menyimpan dokumen vital, seperti bukti kepemilihan aset dan surat-surat berharga lainya secara terpisah ke dalam lemari besi tahan api atau tempat lain yang aman di bawah pengawasan pimpinan dan membuat daftar dokumen yang disimpan. Kegiatan selanjutnya adalah mencantumkan tanda pengenal dokumen pada laci filling cabinet. Selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen tanpa dicampur dengan non dokumen. 4.2.3 Pemeliharaan dan Pengamanan Pemeliharaan dan pengamanan yang telah dijelaskan bahwa pemeliharaan adalah kegiatan menjaga keadaan dokumen tersebut

agar tidak mudah rusak, kegiatan ini mencegah agar arsip tidak rusak, dengan dilakukan berbagai kegiatan, perawatan sesuai dengan jenis dokumen. Pengamanan dokumen adalah menjaga dokumen itu sendiri agar keberadaanya dinilai aman dan tidak diketahui oleh orang lain, kecuali pihak pegawai dokumen itu sendiri. Sarana dan prasarana yang ada pada adalah peralatan tegak atau lemari dokumen (filling cabinet) yaitu jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurus dokumen, terdiri dari lemari dokumen yang bisa digunakan yaitu filling cabinet 3 laci, filling cabinet 4 laci, lemari pintu retracting dan lemari pintu retracting kaca, adapun perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan yaitu penyekat merupakan lembaran yang dibuat dari karton yang digunakan sebagai pembatas. Map (folder) biasanya menggunakan map gantung dan jenis map yang bermuatan file yang banyak, penunjuk guide yaitu sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file, kata tanggkap merupakan judul yang terdapat pada tonjolan dan perlengkapan lainya adalah label yaitu sejenis stiker yang di pakai untuk membuat kode kemudian ditempelkan pada bagian-bagian tertentu 4.2.4 Alih Media Dokumen Istilah alih media sama dengan istilah penemuan kembali dokumen yang telah dijelaskan bahwa penemuan dokumen kembali adalah kegiatan yang dilakukan oleh petugas dokumen sesuai dari permintaan dokumen oleh pihak lain Media dokumen dapat dikatakan dengan cara microfilm, scanning atau cara lainya dengan tujuan untuk pembuktian penemuan kembali pemeliharaan dan pengamanan dokumen Dalam hal ini alih media dokumen ditujukan untuk pembuktian diperlukan legalisir dengan pelaksanaan tugas tersebut dengan cara pemilik dokumen membuat daftar dokumen yang akan diahli

mediakan rangkap 3,diajukan oleh sekurang-kurangnya pegawai dan disetujui oleh pejabat atau pimpinan, petugas melaksanakan alih media dan mebuat 1(satu) set asli 2(dua) copy, peetugas alih media rangkap 3(tiga), petugas alih media menyimpan asli hasil alih media. Kegiatan tersebut sesuai dengan teori yang dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan penemuan dokumen kembali adalah identifikasi penyimpanan dokumen sesuai dengan kode dan daftar klasifikasi sesuai dengan permintaan yang diminati oleh pihak lain. 4.2.5 Peminjaman Peminjaman dokumen yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa peminjaman dokumen diadakan sesuai dengan keperluan oleh pihak lain untuk melihat kembali data atau informasi yang dibutuhkan dalam arsip tersebut. Kegiatan peminjaman dokumen yang dilakukan meliputi peminjaman dokumen mengisi dan menandatangani Bon Pinjaman dokumen (BAP) rangkap 3 (tiga). Setelah mendapat persetujuan dari atasan langsung, BPA tersebut diajukan UP pemilik dokumen, petugas UP pemilik dokumen menerima BPA yang telah disetujui pejabat UP, menyerahkan dokumen yang telah dipinjam dan BPA lembar ke-3 kepada peminjam, menyimpan BPA lembar ke-2 di tempat penyimpanan dokumen, mencatat peminjaman pada kartu pinjaman dokumen dan melampirkan BPA lembar ke-1 pada KPA, kemudian meneliti kelengkapan dokumen yang dikembalikan dan mencocokan dengan BPA, mencatat tanggal pengembalikan dokumen pada KPA dan BPA, dan yang terakhir mengembalika dokumen pada tempat semula dan memusnakan BPA lembar ke-2 Pengambilan dan pengembalian dokumen pada tempat penyimpanan hanya dapat dilakukan oleh petugas dokumen yang ditujukan dalam jangka waktu peminjaman selama 10 (sepuluh) hari kerja, jika waktu peminjaman habis, peminjam masih memerlukan

dokumen tersebut, peminjaman telah diketahui akan lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja, maka jangka waktu peminjaman dapat ditetapkan sesuai kesepakatan. 4.2.6 Penyusutan Kegiatan penyusutan yang telah dijelaskan bahwa penyusutan bahwa penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah dokumen yang ada dan sesuai dengan nilai guna yang dimiliki dokumen tersebut, sehingga dokumen yang di simpan benar-benar dokumen yang memiliki guna tinggi. Kegiatan penyusutan dokumen meliputi penyiangan, pemindahan dan pemusnahan. Untuk kegiatan penyiangan sendiri dokumen di lakukan oleh pemilik dokumen sekurang-kurangya satu kali dalam 6 (enam) bulan dengan kegiatan menghimpun dokumen yang jadwal retensinya lebih dari 3 (tiga) tahun dan frekuensi penggunanya sudah menurun untuk di pindahkan, kemudian menghimpun dokumen yang telah berakhir jadwal retensinya untuk dimusnakan, dan menghimpun non arsip seperti duplikasi atau copy dokumen, surat kabar dan majalah yang sudah tidak digunakan untuk dimusnakan. Dalam kegiatan pemindahan dokumen, dari hasil penyiangan, dokumen yang jadwal retensinya 3(tiga) tahun atau lebih dan frekuensi penggunaa nya sudah menurun dapat dipindahkan ke SKA. Petugas UP memindahkan dokumen dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Pemindahan Dokumen menggunakan kotak dokumen. Kegiatan ini meliputi dengan cara menata dokumen kedalam kotak dokumen, ukuran atau besarnya kertas DIK yang ditempel tidak boleh melebihi batas garis dan menutupi lubang ventilasi pada kota dokumen, membuat konsep daftar arsip yang dipindahkan, menyapaikan konsep/draf DAP melalui email atau hardcopy kepada UK, dan juga UK menyampaikan kembali konsep

DAP yang telah diverifikasi, kemudian petugas UP membuat DAP rangkap 3 (tiga) dan juga menanda tangani DAP rangkap 3 (tiga), baru memberi nomor kontak dokumen yang sesuai tercantum pada DAP, (tiga) menutup di bawah dan menyegel kotak dokumen dengan pegawai, memindahkan dokumen ke SKA disertai DAP lembar rangkap 3 pengawasan sekurang-kurangnya kemudian meminta kembali DAP lembar ke 3 (tiga) sebagai tanda terima sementara dan memusnakannya setelah DAP lembar ke-1 diterima dari SKA, setelah itu baru UP tidak dapat melaksanakan pemusnahan dokumen. UP dapat meminta bantuan kepada UK dengan cara mengemas dokumen yang telah disetujui untuk dimusnakannya ke dalam karung, kemudian menyerahkan dokumen yang akan dimusnakan disertai memorandum dan DAM lembar ke-2, ke-3 dan ke-4, dan selanjutnya petugas SKA membuat Berita Acara Serah Terima Dokumen pejabat UP pemilik Dokumen. Kegiatan penyusutan dokumen diatasi sesuai dengan teori yang telah dijelaskan, dimana kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah dokumen yang disimpan yang meliputi kegiatan penyiangan, pemindahan dan pemusnahan. yang akan dimusnakan rangkap 4 (empat) yang ditanda tangani oleh pejabat SKA dan

4.2.7 Pelaporan Pelaporan yang telah dijelaskan adalah kegiatan menyerahkan dokumen yang memiliki nilai guna tinggi kepada perusahaan tentang perkembangan jumlah dokumen yang ada pada pada perusahaan atau kantor tersebut. Sedangkan pelapor yaitu dimana semua petugas unit kerja wajib melaporkan perkembangan jumlah dokumen kepada Unit Kerja 2 (dua) kali setahun yaitu periode 1 januari sampai 30 juni sampai

dengan 31 desember, kemudian laporan tersebut disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah periode laporan akhir, jika tanggal akhir bulan jatuh pada hari libur atau bukan hari kerja, laporansi diatas sesuai dengan teori disampaikan pada hari kerja pertama bulan berikutnya. Kegiatan sistem dokumentasi diatas sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa sistem dokumentasi pada perusahaan atau kantor dinilai sangat penting bagi kehidupan organisasi. Sistem dokumentasi sebaiknya di tata dan dilakukan dengan baik dimulai dan dari pemberkasaan, alih media, penyimpanan, peminjaman, pemeliharaan pengamanan,

penyusutan dan sampai dengan pelaporan. Sistem dokumentasi inilah yang baik dan tepat untuk PT. Gembala Sriwijaya Palembang. Tujuanya adalah untuk meningkatkan kinerja pegawai agar lebih profesional dalam mengelola dokumentasi.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan Berdasarkan pengetahuan yang penulis peroleh selma kerja prakter pada

PT. Gembala Sriwijaya Palembang dan juga dari penjelasan pada bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan, sebagai berikut: 1. Sistem Dokumentasi yang baik ditinjau dari dokumentasi yang profesional dan fasilitas pendukung yang menunjang tugas dokumentasi. Sistem dokumentasi PT. Gembala Sriwijaya Palembang sistem dokumentasi yang belum baik, karena PT. Gembala Sriwijaya Palembang tidak memiliki pegawai khusus yang ditunjuk untuk melaksanakan. 2. Prosedur proses dokumentasi pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang tidak terprogram dalam buku khusus yaitu Manajemen Dokumen. 3. PT. Gembala Sriwijaya Palembang tidak menyediakan dana Khusus untuk pemeliharaan dokumen-dokumen pemeliharaan dokumendokumen pada PT. Gembala Sriwijaya Palembang sehingga mengabaikan. 4.2 Saran Dari kesimpulan yang telah diuraikan diatas, adapun saran yang dapat penulis berikan antara lain: 1. Sebaiknya PT. Gembala Sriwijaya Palembang menyusun dokumentasi dengan melakukan pengidentifikasian dokumen. 2. Sebaiknya PT. Gembala Sriwijaya Palembang menempatkan atau menyimpan dokumen di tempat yang baik dan terlindungi sehingga aman. 3. Perlu adanya tenaga yang khususu untuk menangani sistem dokumentasi.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 4.3Kesimpulan Berdasarkan pengetahuan yang penulis peroleh selama kerja praktek pada Kantor PT.Gembala Sriwijaya Palembang dan juga dari penjelasan pada bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan, sebagai berikut: