Nrodn mnohostrann frum esk republiky pro elektronickou fakturaci

vydv dne 18. prosince 2012

doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

(dle doporuen Nrodnho fra)

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Jak vznikla doporuen Nrodnho fra?

Dokument vznikl na zklad usnesen ze zasedn Nrodnho mnohostrannho fra R pro elektronickou fakturaci (dle Nrodn frum), konanho dne 5. prosince 2012 na Hospodsk komoe R a ve spoluprci s oborovmi asociacemi, ministerstvy, GS1 Czech Republic a dalmi organizacemi, kter jsou prostednictvm svch zstupc astnky Nrodnho fra. Dokonen legislativnho procesu k nvrhu tzv. technick novely, tisk 733 PSP R, kterou se mn zkon . 235/2004 Sb., o dani z pidan hodnoty (dle novela zkona o DPH) pinese do podnikov etn praxe zmny v pravidlech fakturace. Pijet novely zkona o DPH je naplnnm zvazku esk republiky s innost od 1. ledna 2013 harmonizovat nrodn legislativu R s evropskou smrnic 2010/45/EU o elektronick fakturaci. Nrodn mnohostrann frum R pi Hospodsk komoe R a pod gesc Ministerstva vnitra R jako nrodn orgn navazuje svou innost na Evropsk mnohostrann frum pro elektronickou fakturaci pi Evropsk komisi a vnm svou odpovdnost za en princip k elektronick fakturaci vyplvajcch z evropsk smrnice 2010/45/EU nejen do nrodn legislativy R, ale souasn jejich sprvnou aplikaci v praxi.

K emu slou doporuen Nrodnho fra?

Novela zkona o DPH krom cel ady opaten proti daovm nikm pin zsadn zmny v pravidlech fakturace, vystaven a uchovn doklad, nov pojmy a obecnji formulovan postupy. Smyslem doporuen je zajistit dal argumenty pro pochopen legislativy pijat s novelou zkona o DPH. Nrodn frum se vslovn usneslo, e bude uplatovat doporuen vi podnikatelskm subjektm a orgnm veejn moci tak, aby pi seznmen s novelou nepodlhaly zavdjcmu vkladu principu svobodn volby, vyvarovaly se rizik spojench s lehkovnm pstupem k vkladu pedpisu a aby novela byla posuzovna v kontextu vech prvnch pedpis v R vztaench k elektronickm dokumentm. Doporuen si neklade ambici bt ucelenou metodikou k oblasti een zkonem o DPH nebo jakkoli nahrazovat zvazn smrnice k elektronick fakturaci a prci s elektronickmi dokumenty. Doporuen ani nem za cl suplovat doporuen vydn metodiky Generlnho finannho editelstv k novele zkona o DPH, nebo je primrn odpovdnost nrodnch sprvc dan informovat osoby povinn k dani o vkladu a uplatovn tchto ustanoven. Doporuen se koncentruje na vybran tmata, kter maj vliv na rozvoj elektronick fakturace a oekvan pnosy zavedenm v podnikov praxi. S tmto clem je zveejnno ped samotnm datem platnosti nov legislativy. To by mlo podnikm umonit vyvarovat se
Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

chybm u nesprvnho peveden prvnho pedpisu do sv etn praxe a zrove poskytnout doporuujc informace k vasnmu a sprvnmu pijmut tchto novch pravidel.

Co v doporuen Nrodnho fra najdete?

Doporuen nejsou prvn zvazn. Lze je vak povaovat za jaksi vodtko, kter me slouit k objasnn postupu uplatovn fakturanch pravidel DPH. Jsou kombinac rad z praxe a nvodu zamenho na pochopen vznamu nkterch vybranch otzek obsaench v textu novely zkona o DPH. Doporuen nejsou komplexn. Obsahuj pouze nkter fakturan problmy, o nich se jejich autoi domnvali, e je teba je vysvtlit. Jedn se o rozpracovan dokument. Doporuen zohleduje situaci k uritmu asovmu bodu a pedpokld se, e stanoviska uveden v tomto dokumentu dopln asem judikatura, dal navazujc legislativa a poznatky z praxe.

Pehled vybranch tmat

1. Zrovnoprvnn elektronick a listinn formy fakturace str. 4 str. 6 str. 9 str. 10 str. 12

2. Vymezen elektronick faktury 3. Souhlas s pouitm daovho dokladu v elektronick form 4. Elektronick uchovvn daovch doklad 5. Soulad novely zkona o DPH s legislativou k elektronickm dokumentm

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Tma . 1: Zrovnoprvnn elektronick a listinn formy fakturace

Dvodov zprva (stejn jako smrnice EU) doprovzejc legislativn proces projednvn novely zkona o DPH hovo o principech zrovnoprvnn elektronick a listinn formy fakturace. Pedpis tak pin nov obecn formulace pro vklad pravidel fakturace a vystaven a uchovn doklad, kter se vztahuj stejn na paprovou i elektronickou formu dokumentu. Konkrtn jde o ti vlastnosti daovho dokladu formulovan v 34, v oddle 7 o zajitn vrohodnosti pvodu, neporuenosti obsahu a itelnosti daovch doklad, odst. 1): U daovho dokladu mus bt od okamiku jeho vystaven do konce lhty stanoven pro jeho uchovvn zajitna vrohodnost jeho pvodu, neporuenost jeho obsahu a jeho itelnost. Tm subjektm, kter respektovaly dosud platn zkonn ustanoven pi vyuvn elektronick fakturace, nepin tyto ti vlastnosti daovho dokladu zsadn zmnu. Ostatn budou muset do sv etn praxe zapracovat takov postupy, kter uveden vlastnosti kadho dokladu zajist. Podle dosud platn normy bylo mon vystavovat doklady pouze tak, e byly opateny uznvanm elektronickm podpisem nebo znakou nebo pokud byla zaruena vrohodnost pvodu a integrita obsahu daovho dokladu elektronickou vmnou dat EDI. Zsadn rozdl je v tom, e jako dosud na elektronick dokument jsou nyn stejn poadavky kladeny tak na listinnou formu. Souasn v souladu s principem svobodn volby nen jednostrann zkonem eeno, jakm zpsobem tyto 3 vlastnosti zaruit, a to od okamiku vystaven a do konce doby uchovn. Zkon nyn uvd mon zpsoby v odst. 3) a 4): 3) Zajitn vrohodnosti pvodu daovho dokladu a neporuenosti jeho obsahu lze doshnout prostednictvm kontrolnch mechanism proces vytvejcch spolehlivou vazbu mezi daovm dokladem a danm plnnm. 4) Vrohodnost pvodu daovho dokladu v elektronick podob a neporuenost jeho obsahu lze vedle kontrolnch mechanism proces zajistit tak uznvanm elektronickm podpisem, uznvanou elektronickou znakou, nebo elektronickou vmnou informac (EDI), jestlie dohoda o tto vmn stanov uit postup zaruujcch vrohodnost pvodu a neporuenost obsahu.

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Dky rovnm podmnkm pestalo platit, e by prce s fakturami v listinn podob byla snaz ne v ppad elektronickch faktur. Naopak pro mnoho firem bude rovnost podmnek motivem k pechodu na elektronick dokumenty, nebo u nich dky dostupnm technologim bude v elektronick form snaz naplovat tyto 3 vlastnosti dokladu po celou dobu ivotnho cyklu danho dokladu: Vrohodnost pvodu se pro el tohoto zkona rozum skutenost, e je zaruena totonost osoby, kter plnn uskuteuje nebo kter daov doklad oprvnn vystavila. Neporuenost obsahu se rozum skutenost, e obsah daovho dokladu poadovan podle tohoto zkona nebyl zmnn. itelnost se rozum skutenost, e je mon se seznmit s obsahem daovho dokladu pmo nebo prostednictvm technickho zazen.

ast otzky a odpovdi: Budou se nadle pouvat u elektronickch faktur elektronick znaky a EDI? Nedbal peten novely me tene svst k nesprvn domnnce, e u elektronickch faktur se pestanou pouvat uznvan elektronick podpisy nebo EDI. Tento omyl je teba vas vyvrtit. Bezpochyby nadle budou elektronick podpis a standardn EDI velmi pouvanmi zpsoby zajitn autenticity pvodu faktury a integrity obsahu. Proto se Nrodn frum usneslo, e bude drazn upozorovat na nedouc dsledky v praxi pltc dan, pokud by nepouvali pi vystaven a doruen faktur ve form elektronickch dokument uznvan elektronick podpis nebo EDI. Stejn tak ICT Unie varovala, e nepouvn elektronickch znaek pi e-fakturaci pinese firmm rizika. Elektronick faktury opaten uznvanm elektronickm podpisem jsou toti schopny ulehit zajitn onch dleitch vlastnost neporuenost obsahu a vrohodnost pvodu faktury. U elektronick fakturace tak, jak ji pouv dnes ada firem v souladu se stvajc legislativou vetn uznvanho elektronickho podpisu, by zajitn integrity a autenticity daovho dokladu vazbou jinak mohlo bt krokem zpt neboli proti smyslu bezpaprovosti a zefektivnn proces, kvli kter se snaily e-fakturaci zavst. Jak jinak reln zajistit dan vlastnosti u daovho dokladu? Vrohodnost pvodu daovho dokladu a neporuenost jeho obsahu lze zajistit prostednictvm kontrolnch mechanism proces, kter vytvej spolehlivou auditn stopu mezi daovm dokladem a danm plnnm. Daov doklad nelze povaovat za nezvisl
Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

samostatn dokument, nbr je teba jej identifikovat a spojit (s ohledem na vrohodnost a neporuenost) v rmci etnch a kontrolnch mechanism proces. Ze znn smrnice je zejm, e auditn stopou se nemysl stopa technologick, nbr je tento pojem chpn jako tok vech souvisejcch doklad od zahjen transakce, vetn zdrojovch doklad, jako je nap. objednvka, a po dokonen transakce, to je nap. poslednm zznamem v ron etn uzvrce, piem vdy mus bt zajitna provzanost mezi vemi rznmi doklady v tomto procesu. Provovn spolehlivosti auditn stopy bude tedy zahrnovat kontrolu zdrojovch doklad, kontrolu jejich zpracovn v prbhu transakce a kontrolu odkaz na spojen mezi tmito doklady. Podle Evropsk komise lze kontroln mechanismus oznait za spolehliv jen tehdy, pokud vazby mezi daovmi doklady a prbhem transakce je snadn vysledovat i pi dostaten detailn vazb vech doklad, nap. ze t stran jako vpisy o platbch od banky, objednvky od zkaznka a doklady od dodavatele. Existuje jedin recept pro kadho? Pirozen neexistuje. Kad by ml pistupovat k zajitn svch povinnost vyplvajcch ze zkona dle svch podmnek. Napklad pro osobu podnikajc jako OSV s nkolika mlo pravidelnmi fakturami me bt dostaten zajitn spolehliv auditn stopy odkazovnm faktur na dal doklady o objednn, dodn sluby a jejich hrad. V ppad bn stedn velk firmy s destkami i stovkami faktur msn u by bylo systematick zajitn spolehliv auditn stopy stejnou metodou v ppad vech typ faktur mnohem nronj. Nrodn frum proto rad podnikatelskm subjektm a orgnm veejn moci, aby nepodlhaly zavdjcmu vkladu principu svobodn volby k zajitn vlastnost kadho dokladu (vrohodnosti pvodu, neporuenosti obsahu a itelnosti). V ppad pechodu na elektronickou formu fakturace vslovn doporuuje, aby vyuily monost, kter elektronick dokument nabz a naopak aby nepistupovaly k elektronickm dokumentm lehkovn.

Tma . 2: Vymezen elektronick faktury

Pojem elektronick faktura nen v prvnm du R definovn. Elektronickou fakturou se podle tzv. Explanatory notes evropsk smrnice rozum faktura, kter obsahuje daje poadovan v zkon o DPH, ale kter byla na rozdl od paprov faktury vystavena a obdrena v jakmkoli elektronickm formtu. Obdobn zn formulace novely zkona o DPH. Konkrtn v 26, v oddle 1, pojednvajcm o obecnch ustanovench o daovch dokladech, je v odst. 3) prvn vta:

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Daov doklad m elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdren elektronicky. Jedinm elem vymezen pojmu elektronick faktura je objasnit jej pijmn ze strany poizovatele zbo nebo pjemce sluby v souladu s pravidly uchovvn faktur jako elektronickch dokument. Plat, e aby faktura byla povaovna za elektronickou fakturu ve smyslu zkona o DPH, mus bt vystavena a rovn pevzata v elektronickm formtu. Nrodn frum v ppad volby formtu zdrazuje, e prezentovan pnosy zaveden elektronick fakturace jsou jen zsti v tom, e faktura je vystavena v elektronick form. Efekty m takov forma e-fakturace, kter nepen nklad na tisk papru na protistranu, umouje dky strukturovanm datm automatizovan zpracovn a je zprostedkovna s vyuitm otevench ekosystm pro zajitn vzjemn interoperability v souladu s doporuenm Evropsk komise. ast otzky a odpovdi: Kdy se faktura povauje za vystavenou? Faktura se povauje za vystavenou v okamiku, kdy dodavatel nebo tet strana jednajc jeho jmnem, ppadn poizovatel i pjemce v ppad faktur vystavench odbratelem, piprav fakturu tak, e me bt poizovatelem i pjemcem pevzata. Me to bt okamik, kdy je elektronick faktura pedna pmo poizovateli zbo nebo pjemci sluby, napklad emailem nebo nepmo, napklad prostednictvm jednoho nebo propojenm nkolika poskytovatel komernch konsolidanch slueb (komunikace se stmi pidan hodnoty VAN Value Added Network) nebo ISDS (Informan systm datovch schrnek systm provozovan eskou potou), nebo je zpstupnna na webovm portlu odbratele nebo jinm zpsobem. Urit datum, kdy se faktura povauje za vystavenou, je dleit za elem kontroly dodren povinnosti dodavatele vystavit fakturu ve stanoven lht a rovn kontroly dodren povinnosti pjemce, pokud jde o uchovvn faktur. V jakm elektronickm formtu mus bt vystavena elektronick faktura? Typ elektronickho formtu faktury nem z hlediska prva dn vznam. Dleit je pouze skutenost, e faktura je v elektronickm formtu v okamiku vystaven a pijet. O formtu rozhoduje osoba povinn k dani, ili vstavce. Zpsob zvolen fakturace je dleit z hlediska pnos, m vliv napklad na monost spor fakturan protistrany.

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Me se jednat o strukturovan formty faktury, kter umouj automatizovan naten do systmu protistrany, nap. soubor XML, ISDOC, EDIFACT nebo XML EDI nebo jin typy elektronickch formt. Doporuit lze zejmna takov, kter vyuvaj globln rozen standardizace jako v ppad elektronick vmny dat EDI (Electronic Data Interchange) nebo formt elektronick faktury ISDOC vyvinut dodavateli informanch systm sdruench v ICT Unii, kter je jimi podporovn pro strukturovanou vmnu dat na eskm trhu. Uveden formty jsou doporuovny dky schopnosti penosu strukturovanch dat, umoujcch automatizovan (strojov) zpracovn pjmac stranou. Jedin tak dochz k maximalizaci spor pi fakturanm procesu na obou stranch mezi obchodnmi partnery. Pi jejich masovm zaveden do praxe do roku 2016 Evropsk komise odhadla spory ve vi 240 miliard eur. V praxi rozenm formtem je PDF (Portable Document Format), kter zpravidla m obrazovou podobu jako paprov pedloha. Vhodou formtu PDF/A je, e je vybaven pro zobrazen souboru v budoucnosti a v ppad opaten uznvanm elektronickm podpisem je pro pjemce vhodn pro dlouhodobou archivaci. Obecn jej ale povaujeme za formt nestrukturovan. To znamen automatizovan na stran pjemce nezpracovateln. Vjimkou umoujc zpracovn je pouit technologi OCR (Optical Character Recognition optick rozpoznvn znak), ale po rozpoznn musme jet eit problm naprovn na pslun poloky. Existuje tak monost vyuit formtu PDF/B s datovm kontejnerem, kter me krom obrazu obsahovat i strukturovan data, ale data a obraz mohou pedstavovat vzjemn rzn data (obraz a strojov iteln XML), co je u tto metody pro praxi dosti problematick. Dalm problmem zstv tak fakt, e aktuln vce ne ti tvrtiny pjemc obdrenou PDF fakturu tiskne (78 %) a tm 20 % firem piznv, e ji tiskne dokonce nkolikrt (zdroj: vzkum CCV, prosinec 2012). Je elektronickou fakturou naskenovan faktura? Faktura vytvoen v elektronick podob naskenovnm obrazov pedlohy na pape, odeslan a pijat prostednictvm ISDS nebo zabezpeench kanl komernho konsolidtora anebo emailem a opaten elektronickm podpisem, se za elektronickou fakturu povauje. Pokud pjemce na sv stran ov platnost elektronickho podpisu vstavce faktury a souasn opat asovm raztkem, ukotvujcm existenci elektronickho dokladu s elektronickm podpisem v ase, pak me dvryhodn archivovat jako platn elektronick originl. Co naopak nen elektronick faktura? Ne vechny faktury vytvoen v elektronickm formtu se podle tto definice povauj za elektronick faktury. Faktury vytvoen v elektronickm formtu, napklad pomoc
Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

etnho software nebo software na zpracovn textu, kter jsou jako nsledn vytitn odeslny a pevzaty v paprov podob se za elektronick faktury nepovauj.

Tma . 3: Souhlas s pouitm daovho dokladu v elektronick form

Daovm dokladem je psemnost, kter spluje podmnky stanoven v zkon o DPH. Me mt listinnou nebo elektronickou podobu. V 26, v oddle 1, pojednvajcm o obecnch ustanovench o daovch dokladech, je v odst. 3) napsno: Daov doklad m elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdren elektronicky. S pouitm daovho dokladu v elektronick podob mus souhlasit osoba, pro kterou se plnn uskuteuje. Z ve uveden citace je patrn, e novela zkona o DPH mn rozsah souhlasu. Dosud platn legislativa stanovila povinnost zskat u fakturanch protistran v ppad elektronick fakturace souhlas s vystavenm (konkrtn: Daov doklad me bt vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskuteuje zdaniteln plnn i v elektronick podob). Nov bude teba souhlasu fakturan protistrany nejenom s vystavenm, ale i s pouitm elektronickho daovho dokladu. Povinnost tkajc se tohoto souhlasu je v podnikov praxi nezdka poruovna. ada firem v souasnosti posl fakturu v elektronick podob a nem evidovn souhlas protistrany. To bylo v rozporu se zkonem ped datem 1. 1. 2013 a tato povinnost plat a bude platit tak nadle. Doporuuje se proto zajistit souhlas v ppad pouit elektronickho daovho dokladu v souladu se zkonem. ast otzky a odpovdi: Co je dvodem zmny slova vystaven na pouit a co to znamen? Dvodem zmny jsou v souladu s evropskou smrnic mimo jin technick nroky vychzejc z monosti volby pstupu ke splnn zabezpeen autenticity, integrity a itelnosti elektronick faktury a to znamen od jejho vystaven a do ukonen jej archivan lhty. Jakm zpsobem by souhlas s elektronickou fakturac ml vypadat? Zpsob souhlasu s pouitm elektronick fakturace nen stanoven. Prvn prava vede k poteb dohody mezi obchodnmi partnery. Podle vkladu tvrc zkona, pedstavitel ministerstva financ, jedn se ale o jakkoli psemn souhlas, formln i neformln, ale uchovateln. Vstavce by toti ml tuto skutenost evidovat. Neformln souhlas ale neznamen nedvryhodn. Nedoporuuje se napklad provdt
Verze uvolnn k 18. 12. 2012

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

souhlas e-mailem bez pouit elektronick znaky nebo s vyuitm formul voln vystavench na internetu, kde je me vyplnit prakticky kdokoli, bez monosti zaruen a spolehliv autentifikace osoby, kter jej vyplnila. Je mon pro zskn psemnho souhlasu vyut elektronick prostedky? Psemn souhlas nemus bt uinn pouze v listinn form. Psemn forma je podle 40 odst. 4 obanskho zkonku zachovna, je-li prvn kon uinn telegraficky, dlnopisem nebo elektronickmi prostedky, je umouj zachycen obsahu prvnho konu a uren osoby, kter prvn kon uinila. Podle ustanoven obanskho zkonku tedy lze pohlet na souhlas uinn psemnou formou, pokud byl kon souhlasu uinn takovmi elektronickmi prostedky, je umouj zachycen obsahu konu a zaruen jeho pvodce. Lze tedy doporuit zskn souhlasu e-mailem s pouitm techniky uznvanho elektronickho podpisu. Jinou monost je napklad vyuit souhlasu stvrzenho datovou zprvou z ISDS (Informanho systmu datovch strnek provozovanho eskou potou) nebo jinou spolehlivou autentifikac souhlasu prostednictvm vrohodnch mechanism, jako je napklad zkaznick portl vstavce faktury s zenm zabezpeench pstup na rovni zaruen autentifikace osoby tak, aby udlen souhlasu pozdji bylo mon spolehliv prokzat logy dat (kter ji pipustily esk soudy jako dkaz). Je mon souhlas evidovat, jestlie byl proveden tzv. tich souhlas s e-fakturac? Podle evropsk smrnice me bt souhlas i konkludentn zpracovnm elektronick faktury nebo jejm zaplacenm. Oproti tomu esk legislativa tento vklad evropsk smrnice do novely zkona o DPH nepevzala, a na tzv. tich souhlas proto nelze spolhat. Doporueno je tedy evidovat pro ppad nejasnosti mezi obchodujcmi partnery dvryhodn proveden akt souhlasu. Rozhodnut, zda pouvat elektronick faktury i nikoli, zstv v kadm ppad vdy vc dohody obchodnch stran.

Tma . 4: Elektronick uchovvn daovch doklad

Svobodn volba mechanismu pro zajitn vrohodnosti pvodu, neporuenosti obsahu a itelnosti znamen vce volnosti, ale tak vce zodpovdnosti. Proto by kad firma mla zvit, zda se spolehne na kontroln mechanismus vzjemnho odkazovn mezi doklady. Zda je tak schopna efektivn elit riziku zhoren jednoznanosti vkladu auditn stopy v delm ase. Podle 35, oddlu 8, o uchovn daovch doklad, odst. 2) nadle plat: Daov doklady se uchovvaj po dobu 10 let od konce zdaovacho obdob, ve kterm se plnn uskutenilo.

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

10

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Osoba povinn k dani mus vytvoit pimenou mru jistoty, e faktury pesn zachycuj skuten dodn zbo a slueb, a to od okamiku jejich vystaven a do konce doby jejich uchovvn. Zejmna v ppad ady dnes pouvanch paprovch doklad me bt poteba jejich archivace po dobu prakticky 11 let v listinn podob obtn pedstaviteln (nap. faxov papr nebo tenky z termotiskrny) a me bt motivac pro pechod k elektronick form. V tom ohledu je teba pipomenout tak znn 35a, o elektronickm uchovvn daovch doklad, odst. 3): Pi uchovvn daovch doklad prostednictvm elektronickch prostedk mus bt rovn elektronicky uchovvna data zaruujc vrohodnost pvodu daovch doklad a neporuenost jejich obsahu. K elektronickmu uchovvn daovch doklad je i nadle mono vyuvat ovench princip a een dlouhodob elektronick archivace prostednictvm produkt a slueb tet strany, pi doloen logik zabezpeujcch autenticitu, integritu a itelnost dat po celou dobu jejich zkonem pedepsan lhty uchovvn. ast otzky a odpovdi: Meme jako etn jednotka vst souasn dva typy archiv - st archivovanch faktur klasicky v listinn podob a jinou st v elektronick form? Ano, samozejm. Lze odhadovat, e v praxi tohle v dohledn dob nastane u devti z deseti pltc dan, e budou archivovat jak paprov, tak souasn dvryhodn archivovat elektronick originly doklad. U obou typ archiv pamatujme na povinnost uchovvn dokument tak, aby v celm ivotnm cyklu dokumentu byly zajitny 3 vlastnosti: neporuitelnost obsahu (integrita, nesouvis s formtem), oznaen pvodce (autentinost, vrohodnost pvodu) a itelnost (pmo nebo prostednictvm technickho zazen). To plat souasn pro dokumenty v listinn form stejn jako v elektronick. Pro zachovn dkazn sly dokumentu je (jednou z monost, ale v podnikov praxi nejdostupnj) uit elektronickho podpisu vetn asovho raztka.

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

11

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

Tma . 5: Soulad novely zkona o DPH s legislativou k elektronickm dokumentm

Nov pojmy a principy k elektronick fakturaci, kter novela zkona o DPH pin, nelze vytrhovat z platnho kontextu legislativy k elektronickm dokumentm. Doporueno je respektovat existujc prvn pravu, trendy a standardy. To plat zejmna ve smyslu vyuit elektronickch znaek nebo dvryhodnch systm elektronick archivace. Spjat legislativa: Psemn kon a formu definuje obchodn zkonk. Dokladovat pvod a pravost dokument je dno zejmna zkonem . 227/2000 Sb., o elektronickm podpisu, v platnm znn Elektronick fakturace je definovna zkonem . 235/2004 Sb., o dani z pidan hodnoty Uchovn elektronickch doklad zajiuje jednotn prvn rmec od 1. 7. 2012 novelizovanm zkonem . 499/2004 Sb., o archivnictv a spisov slub Pevod mezi paprovou a elektronickou formou definuje zkon . 300/2008 Sb., o elektronickch konech a autorizovan konverzi dokument

Z dvod uchovn dkazn sly elektronickho dokumentu je vhodn pi jakmkoli uzavrn dvoustrannch dohod nebo podepisovn jednostrannch prvnch kon i v soukromoprvnm sektoru vdy uvat uznvan elektronick podpis a opatovat elektronick dokument kvalifikovanm asovm raztkem. Doporueno je vyuvat elektronick znaky tak pro elektronickou fakturaci s ohledem na monost dlouhodobho prokzn dleitch vlastnost daovho dokladu autenticity vstavce a integrity obsahu v souladu s novelou zkona o DPH. ast otzky a odpovdi: Co dlat, kdy je od dodavatele faktura podepsna elektronickm podpisem, ale bez asovho raztka? Existence asovho raztka u dokumentu hraje dleitou roli jako kontroln otisk pro zachycen platnosti dokumentu v ase. Pestoe certifikt elektronickho podpisu mohl bt v ase zneplatnn nebo revokovn, tak asov raztko dokladuje, e podpis dokumentu je prvn stle platn, nebo byl oven jako platn v dob platnosti podpisovho certifiktu. Pokud je zskna od dodavatele faktura, kter m zaruen elektronick podpis, ale je bez asovho raztka, nic se nedje. Poadovat po takovm obchodnm partnerovi dodaten
Verze uvolnn k 18. 12. 2012

12

Nrodn mnohostrann frum R pro elektronickou fakturaci

Doporuen k praktick aplikaci elektronick fakturace ve vztahu k DPH

pipojen asovho raztka nedv smysl. Pokud toti mte dokument pevzt, tak byste na sv stran mli run nebo systmov ovit platnost elektronickho podpisu a platnost dokumentu pak ukotvit v ase pipojenm svho asovho raztka s vazbou na dal archivan postupy na sv stran. Samozejm mte i monost nechat to bt, pokud s protistranou v obchodnm styku mte dal kontroln mechanismy, kter umon pimenou mru jistoty pro prokzn skutenho dodn. Nebo takov dokument ped vyprenm platnosti podpisovho certifiktu konvertovat na Czech Pointu na listinnou podobu jako oven opis, ale pak se muste vypodat se vemi dsledky nrok na paprovou archivaci. V ppad, e firma zale elektronickou fakturu v PDF s uznvanm elektronickm podpisem a m evidovn souhlas protistrany s pouitm elektronick formy faktury. Dle ale firma nearchivuje elektronicky, ale fakturu vytiskne a zalo, je tento postup v podku? Tento postup je v podku pouze do okamiku vystaven. Takto popsan archivace je u problematick. Pokud firma za daov doklad oznaila i sv protistran elektronick originl dokumentu, lze pirozen pedpokldat, e bude tak archivovat elektronicky a dvryhodn tento originl s vyuitm dvryhodnho elektronickho archivu. Pro pevod do listinn podoby se doporuuje postupovat v souladu se zkonem . 300/2008 Sb. prostednictvm autorizovan konverze dokument. Fakturu pak lze pevst na listinnou formu notskm zpisem nebo na Czech Pointu. Dokument m v takovm ppad hodnotu ovenho opisu. Nejde sice o originl, ale jeho dkazn sla v ppad sporu je zachovna. Pokud firma nevyuije autorizovanou konverzi, pak ztrtou elektronickho originlu pichz tak o monost opisu, kter by obstl v soudnm sporu. Zejmna pak v praxi mohou vadit dsledky nedodren prvn pravy k archivaci dokladu, jimi jsou neprokazatelnost prvnho konu, respektive snen dkazn sly dokumentu. Z hlediska povinnost dle novely zkona o DPH je tm souasn snena tak schopnost doloit vrohodnost pvodu a neporuenost obsahu daovho dokladu a je teba doloit vazbu na uskutenn daov plnn jinm kontrolnm mechanismem, napklad navznm na adu jinch doklad v etnictv jako jsou rmcov smlouva, objednvka, dodac list a vpis z tu.

Verze uvolnn k 18. 12. 2012

13