ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

STRUCTURA CURSULUI INSPECTOR PROTECTIA MUNCII

Modulul 1 Modulul 2 Introducere in Relatiile Publice Scopurile urmarite in relatiile publice Relatii publice Scopuri, planificare si adoptarea unei pozitii Adoptarea unei pozitii pe termen lung Planificarea pe termen scurt Marketing Social 1. Sondarea opiniei publice 2. Grupurile Focus 3. Selectarea mijloacelor de comunicare Instrumente si tehnici de relatii publice Comunicatele de presa In Atentia Presei Reportajele Comunicatele de presa video Telefoanele de informare a reporterilor Comunicatele de presa audio Anunturile de interes public Interviurile reporterilor Interviurile la televizor Tur de interviuri prin satelit Alte tururi de interviuri Articole de opinie Conferintele de presa Fise informative, Fise cu sugestii Puncte de discutie Intrebari puse frecvent Publicatiile de specialitate Internetul si paginile web Evenimente

Modulul 3

Modulul 4

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Modulul 5 Modulul 6 Modulul 7

Managementul situatiilor de criza din punct de vedere al relatiilor publice Evaluarea activitatilor de relatii publice Organizarea activitatilor de relatii publice guvernamentale 1. Organizarea biroului de relatii publice 2. Misiune si atributii 3. Fisa de post Director relatii publice 4. Fisa de post Specialist relatii publice 5. Activitatile de relatii publice desfasurate in teritoriu 6. Purtatorul de cuvant Exemple de planuri pentru campaniile de relatii publice Strategia pentru initiativa internationala privind problema angajarii abuzive a copiilor Comunicarea in relatiile pubublice Utilizarea suporturilor media pentru transmiterea mesajelor a. Mass-media nationala b. Mass media regionala c. Mass-media locala d. Agentia de presa e. Ziarele (cotidianele) f. Publicatii cu aparitie saptamanala, bilunara sau lunara g. Televiziunea h. Radioul CPPA

Modulul 8

Modulul 9 Modulul 10

Glosar

CENTRUL DE PREGATIRE PROFESIONALA ARROW SRL

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Introducere in Relatiile Publice

Modulul 1

Relatiile publice nu ne fac mai bogati, nu schimba o politica Introducere in guvernamentala proasta intr-una mai buna si nu schimba faptele relatiile publice organizatiei. Ne pot ajuta sa schimbam o situatie proasta intr-una buna. Dar asta nu inseamna ca entuziasmul intreprinzatorului fata de valoarea relatiilor publice este deplasat. In conditiile actualei puteri de acoperire si viteze a comunicatiilor globale prin intermediul televiziunii, divertismentului, informatiei si internetului, relatiile publice joaca un rol tot mai important in modul in care companiile si guvernele fac afaceri isi elaboreaza strategiile si isi conduc activitatile. Sa analizam doua definitii ale relatiilor publice. Relatiile publice reprezinta efortul unei organizatii de a castiga cooperarea unor grupuri de oameni. Relatiile publice ajuta organizatiile de interactioneze si sa comunice eficient cu grupurile si publicul lor cheie. Relatiile publice reprezinta in egala masura bun simt arta si stiinta si un domeniu in care creativitatea in elaborarea de strategii, produse sau in utilizarea unei tehnici este de maxima importanta. Putine persoane in lumea de azi, foarte rapida si saturata de informatii, vor da atentie unor eforturi de relatii publice plictisitoare, confuse si banale. Exista mult prea multe informatii care concureaza pentru atentia mass-mediei, atentia publicului si a cetateanului obisnuit. Scena relatiilor publice nu este una in care cel ce practica aceasta meserie sa poata sa aiba control asupra tuturor rezultatelor. Nu este acelasi lucru cu publicitatea cu plata dintr-un ziar, revista sau televiziune, unde informatiile si mesajele dvs. Sunt citite de catre public exact asa cum sunt prezentate. Daca contati pe mass-media sa va ajute sa va impartasiti povestea sau sa va comunicati informatiile, trebuie sa fiti constienti ca povestea s-ar putea sa nu fie expusa exact in felul in care ati vrut dvs. Relatiile publice nu se rezuma numai la relatii cu mass-media si evenimente speciale. Ele trebuie sa fie imbratisate de managementul unei organizatii si sa devina parte din procesul de management. Daca organizatia dumneavoastra are in plan o schimbare a politicii sale ce afecteaza multe persoane sau o initiativa referitoare la programul sau, specialistii in relatii publice trebuie sa faca parte din acel proces de planificare. Mai mult, strategia de relatii publice trebuie sa fie inglobata in planurile si strategia generala a organizatiei privitoare la abordarea schimbarii sau initiativei respectiva. Initiativele unei organizatii luate fara contributia corespunzatoare a relatiilor publice vor avea mai putine sanse de succes si probabil mai multe de esec. Este insuficient ca managementul sa se rezume numai la vorbe atunci cand are in vedere relatiile publice. Managementul trebuie sa aloce resurse, personal si timp si trebuie sa integreze relatiile publice in structura organizatorica. De multe ori exeperienta a dovedit ca in unele organizatii

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE publice, managementul, atat cel mijlociu cat si cel inalt, a privit rolul si biroul de relatii publice ca un tampon intre el si mass-media sau, la fel de rau, ca un element ce poate face din noroi margaritare. Adevarul despre relatiile publice eficiente este acela ca se bazeaza pe fapte, nu imaginatie, nu inventii, nu adaptarea faptelorastfel incat sa se potriveasca cu mesajul sau rezultatul dorit. De exemplu, acum cativa ani, o agentie publica a facut publicitate unei linii telefonice fara taxa unde puteau suna cei care aveau probleme sau reclamatii privind siguranta la locul de munca. Ideeea era aceea de a da ocazia cetatenilor sa beneficieze de sprijinul si protecita guvernului conform legii. Biroul de relatii publice din cadrul agentiei a atras atentia asupra faptului ca este foarte important sa existe personal suficient care sa raspunda tuturor apelurilor telefonice venite din partea publicului. Din pacate, din restrictii bugetare, nu se raspundea intotdeauna la telefonul respectiv. Evident, acest lucru a pus agentia intr-o lumina proasta, i-a subminat credibilitatea si a agravat situatia. Relatiile publice trebuie intelese si aplicate in toate operatiunile si functiile unei oragnizatii . Un lucru simplu cum este modul salariatilor de a raspunde la telefon (sau, ca in exemplul anterior, a nu raspunde la telefon) are un efect asupra modului in care percep oamenii respectiva oragnizatie, asupra imaginii acesteia. Imaginea creeaza si in acelasi timp refelecta asteptarile si multumirea oamenilor. Oamenii vor realizari, credibilitate, livrare standardizata a serviciilor. Fara o imagine pozitiva este mai dificil de castigat cooperarea unor grupuri de oameni. Pe scurt, relatiile publice sunt un proces continuu si nu o incercare singulara de a promova o anumita initiativa sau un anumit program.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 1

Recapitulare Modulul 1

Relatiile publice relatiile publice reprezinta efortul unei organizatii de a castiga cooperarea unor grupuri de oameni relatiile publice ajuta organizatiile de interactioneze si sa comunice eficient cu grupurile si publicul lor cheie. relatiile publice nu se rezuma numai la relatii cu mass-media si evenimente speciale initiativele unei organizatii luate fara contributia corespunzatoare a relatiilor publice vor avea mai putine sanse de succes si probabil mai multe de esec. relatiile publice trebuie intelese si aplicate in toate operatiunile si functiile unei oragnizatii

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Scopurile urmarite in Relatiile Publice

Daca ar fi sa intebati mai multi specialisti in relatiile publice care este scopul acestui gen de relatii publice, ar numara printre cele mai importante scopuri furnizarea de informatii bine fundamentate catre public. Organizatiile functioneaza pentru public, care are nevoie sau trebuie sa foloseasca serviciile acestora, sa se conformeze legilor lor si sa profite de programele lor. Pentru a interactiona cu organizatiile, cetatenii sau grupurile de cetateni cum sunt asociatiile comerciale, sindicatele, asociatiile profesionale, prima si cea mai importanta nevoie este cea de informatii solide. Trebuie sa obtina aceste informatii intr-un mod care sa le fie convenabil si usor de folosit. Dar scopul relatiilor publice este mai mult decat o simpla diseminare a informatiilor catre un tip sau altul de public. In ziua de azi, opinia publica este sondata, analizata si interpretata aproape in fiecare zi. Dati drumul la emisiunea de stiri de la televizor si dupa o stire, mai ales una care implica o anume controversa, prezentatorul va spune trimiteti-ne un e-mail sau sunati-ne la telefon si spuneti-ne parerea dvs. Sunteti pentru sau impotriva? Putin mai tarziu, vor raporta rezultatele, fie cantitativ 65 la suta pentru, 35 la suta impotriva fie sub forma de antidot: George Popescu, isi comunica parerea prin e-mail care este apoi citita in direct. In acest caz nu mai este vorba de o statistica abstracta, ci se personalizeaza. Ideea este ca avnsul tehnologic si practicile mass-media fac ca formarea opiniei publice sa fie aproape instantanee. In timp ce prezentatorii de stiri atrag atentia asupra faptului ca un astfel de sondaj nu este stiintific (valabil din punct de vedere statistic), rezultatele raportate tot ajuta la formarea opiniei publice si asta cu viteza luminii. Desigur, opinia publica este masurata de ani de zile pe baza instrumentelor deja incetatenite, cum sunt sondajele sau grupurile focus realizate stiintific. Dar aceste metode pot dura zile sau chiar saptamani, in functie de timpul si banii avuti la dispozitie. Azi, viteza si acoperirea globala a comunicatiilor aproape ca pot sa ia pulsul publicului in timp real. Organizatiile trebuie sa fie receptive la opinia publica atunci cand desfasoara programe noi. Mai ales atunci cand mass-media incurajeaza participarea rapida interactiva vizavi de stirile serioase prin metode de genul ce parere aveti, sunteti pentru sau impotriva? care pot de fapt sa ajute la formarea opiniei publice. Aceasta nu inseamna ca liderii de opinie traditionali trebuie ignorati in favoarea erei tehnologiei inalte in care transmiterea stirilor se face interactiv. Atunci de ce exista aceasta mare cerere de a sti ce gandeste publicul, ce simte si ce crede? Dintr-un punct de vedere, ajuta piata canalelor de distribuire a stirilor si remodeleaza forma de transmitere a lor. Din perspectiva relatiilor publice , un motiv bun este acela ca opinia publica furnizeaza baza in functie de care agentiile si oficialii guvernamentali reusesc sau esueaza in efortuile lor.

Modulul 2

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE In consecinta, pe langa furnizarea oportuna de informmatii reale, specialistii in relatii publice trebuie sa incerce sa inteleaga si sa influenteze opinia publica. Pe langa aceste sarcini, trebuie sa explice ce vor cetatenii sau grupurile de cetateni . Aceste scopuri pot fi o sarcina grea. Dar daca ne gandim la cum am definit inainte relatiile publice putem vedea clar ca aceste scopuri ale relatiilor publice se potrivesc foarte bine cu ele. Daca ne aducem aminte ca relatiile publice sunt o parte a managementului, asa cum am subliniat mai inainte, atunci putem vedea cum ajuta ele o organizatie la stabilirea obiectivelor si la indeplinirea cerintelor clientilor acesteia si a altor grupuri de inters. Specialistii in relatii publice elaboreaza, implementeaza si monitorizeaza activitatile care promoveaza influenta si intelegerea intre partile implicate ale unei organizatii. Foarte important, un scop concret si cuprinzator este acela de a obtine si consolida sprijinul vizavi de o organizatie si programele sale pentru a contracara conflictele publice sau imaginea negativa ce pot exista sau aparea si care ar afecta organizatia respectiva. Pe scurt, scopurile principale ale relatiilor publice sunt acelea de a intelege si influenta opinia publica, de a sustine imaginea organizatiei in ochii publicului si ai partilor implicate, de a face publicul sa inteleaga activitatile organizatiei si de a furniza la timp si intr-un mod convenbil toate informatiile necesare publicului interesat. Relatii publice Scopuri, plnificare si adoptarea unei pozitii Scopuri, Impresia pe care si-o fac oamenii despre organizatii si programele lor afecteaza direct nu numai cursul dezbaterii publice dar si capacitatea organizatiilor de a-si indeplini sarcinile. Astfel, organizatiile trebuie sa stie care este impresia generala a publicului asupra lor sau a programelor lor si cum le afecteaza aceasta impresie capacitatea de a-si desfasura activitatea. La inceputul unui nou program, ignorarea planificarii relatiilor publice poate atrage o impresie proasta din partea publicului, impresie ce poate fi greu de inlaturat. Un bun plan de relatii publice poate face foarte mult ca perceptia publicului privind noul program sa fie corespunzatoare si, daca se persevereaza, poate schimba acele perceptii gresite ale publicului care ar dauna programului respectiv. In relatiile publice, adoptarea unei pozitii pe termen lung ofera un context pentru initiativele pe termen scurt. Adoptarea unei pozitii se refera la impresiile generale si pe termen lung ale publicului: Ce fel de agentie sau program este acesta? Daca ar fi sa se gandeasca la un singur lucru legat de o anumita organizatie sau un anumit program, care ar fi acela? Ce fel de impresie afectiva isi fac oamenii cand se gandesc la o anumita organizatie sau la un anumit program?
planificare, adoptarea unei pozitii

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Impresiile pe tremen lung sunt simple .... vii...emotionale....de durata...si greu de schimbat. Planificarii pe termen lung ii trebuie acordata mare atentie pentru ca, daca e bine facuta, inlesneste considerabil planificarea pe termen scurt. 1. Initiativele de relatii publice sunt legate de noutati de genul: Anuntarea unor imbunatatiri efectuate in organizatii si programele existente Dezbateri asupra unor aspecte anume Evenimente curente care afecteaza organizatia sau programul Ambele tipuri de planificare presupun acordarea unei atentii deosebite urmatoarelor trei intrebari: Care sunt tipurile de public cele mai importante carora ne adresam? Care este mesajul de baza? Care mijloace si canale de comunicare cor reusi cel mai bine sa ne transmita mesajul ? Adoptarea unei pozitii pe termen lung Atentia oamenilor vizavi de un aspect sau altul din viata lor are niste limite, iar pentru aceasta atentie exista o competitie acerba pe care si-o disputa o mie si una de lucruri. Planificarea pe termen lung a relatiilor publice prevede si cercetare, documentare. Sa vedem cateva intrebari pe care le pun de obicei planificatorii: Ce gandesc, cred, simt deja oamenii? Creati ceva nou sau incercati sa schimbati o impresie deja existenta? Oricare ar fi motivul, ce concepte sau impresii exista deja la care puteti face apel? De ce are nevoie publicul sa stie? Ce doreste publicul sa stie ? Ce considera publicul a fi important ? Care sunt avantajele oferite acestui public ? Cum masuram succesul sau esecul efortului relatiilor publice de pozitionare in ochii publicului ? Planificarea pe termen lung a relatiilor publice presupune politica si instruire Cine din organizatia dvs. va vorbi cu presa? Directorul sau purtatorul de cuvant? Alti oficiali din conducerea superioara sau alti angajati ? Politica scrisa a organizatiei si instruirea oamenilor potriviti sunt obligatorii.
Evitarea Evitarea capcanelor Exista neintelegeri intre membrii conducerii privind caracteristicile capcanelor esentiale ale organizatiei sau programului? Daca da, acestea trebuie abordate si depasite. Adoptarea unei pozitii pe termen lung

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Pozitia adoptata este in general conforma cu realitatea? (Trebuie sa fie credibila. S-ar putea sa trebuieasca sa va ganditi la schimbarea programului astfel incat sa se potriveasca cu relitatea) Nu ezitati sa reduceti imaginea organizatiei sau programului la esential; daca incercati sa adaugati prea multe lucruri faceti ca impresiile sa se anuleze una pe cealalta. In primul si in primul rand, comunicati-le angajatilor pozitia adoptata: aceasta este ceea ce reprezentati voi, angajatii; actionati in consecinta. Folositi instruirea si cominicarea interna pentru a intipari pozitia respectiva. Repetati, repetati, repetati: in momentul in care ati ajuns sa va plictisiti de un mesaj incat nu-l mai suportati, publicul de-abia incepe sa-l inregistreze mai bine; desi tentatia e mare, nu va apucati sa schimbati caii la mijlocul drumului doar pentru a mai aduce un pic de varietate. Rabdare, rabdare, rabdare: mai ales daca incercati sa schimbati o impresie deja existenta; asa ceva ia timp. Odata ce sunt generate cu succes, impresiile generale pot dura mai mult timp cu ceva atentie. Tineti minte ca fiecare comunicare de relatii publice sa fie in concordanta cu imaginea de baza a agentiei sau programului. Tineti minte sa aveti grija ca anumite decizii importante de politica a organizatiei sa ramana in concordanta cu misiunea si imaginea de baza a acesteia.

Planificarea pe Planificarea pe termen scurt termen scurt Iata cateva sugestii privind planurile pe termen scurt: Faceti legatura intre initiativele pe termen scurt si pozitia adoptata pe termen lung Folositi initiativele pe termen scurt si noutatile pentru a crea si apoi a consolida pozitia pe termen lung Incercati sa introduceti mai multe unghiuri de vedere asupra aceleiasi stiri, pentru ca astfel le permiti reporterilor ocazia de a scrie un al doile articol si un al treiea articol etc. cu privire la stirea respectiva; Includeti si o valuare a efortului dvs. de relatii publice cel putin asigurati-va ca stirile care apar sunt adunate si revizuite (mai mult despre evaluare mai tarziu) Un plan periodic (cam unde va vedeti in sase luni sau intr-un an) este o idee buna, atat timp cat este flexibil; si Fiti pe faza atunci cand apar ocazii si nu le lasati sa scape.

Evitarea capcanelor Identificati mai intai publicul si mesajul; apoi alegeti canalul de transmitere a mesajului. Evitati sa ganditi asa: Toata lumea face intruniri la televizor sau radio, ar trebui sa facem si noi una. Hotarati care este cea mai eficace utilizare a resurselor disponibile pentru a ajunge la oamenii la care doriti sa ajungeti cu

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE faptele potrivite si abordarea potrivita. Concentrati-va asupra comunicarii mesajului dvs. Alte parti pot avea si ele ceva de spus, dar dvs. trebuie sa va concentrati asupra comunicarii partii dvs. Asigurati-va ca angajatii dvs. primesc stirea de la dvs. mai intai, nu numai din ziar, pot fi si ei intrebati despre ea.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 2 Scopurile urmarite in relatiile publice guvernamentale practicile mass-media fac ca formarea opiniei publice sa fie aproape instantanee ajuta la formarea opiniei publice organizatiile guvernamentale trebuie sa fie receptive la opinia publica atunci cand desfasoara programe noi, vine cu politici sau actiuni noi specialistii in relatii publice guvernamentale elaboreaza, implementeaza si monitorizeaza activitatile care promoveaza influenta si intelegerea intre partile implicate ale unei organizatii Relatii publice Scopuri, planificare si adoptarea unei pozitii in relatiile publice, adoptarea unei pozitii pe termen lung ofera un context pentru initiativele pe termen scurt adoptarea unei pozitii se refera la impresiile generale si pe termen lung ale publicului Adoptarea unei pozitii pe termen lung - Ce gandesc, cred, simt deja oamenii? - Creati ceva nou sau incercati sa schimbati i impresie deja existenta? - Oricare ar fi motivul, ce concepte sau impresii exista deja la care puteti face apel? - De ce are nevoie publicul sa stie? Ce doreste publicul sa stie ? Ce considera publicul a fi important ? - Care sunt avantajele oferite acestui public ? - Cum masuram succesul sau esecul efortului relatiilor publice de pozitionare in ochii publicului ? Evitarea capcanelor exista neintelegeri pozitia adoptata repetati, repetati, repetati rabdare, rabdare, rabdare Planificarea pe termen scurt legatura intre initiativele pe termen scurt si pozitia adoptata pe termen lung initiativele pe termen scurt si noutatile pentru a crea si apoi a consolida pozitia pe termen lung un plan periodic
Recapitulare Modulul 2

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Marketing Social

Modulul 3

Unul din instrumentele de planificare mai eficace pentru cei care practica relatiile publice este marketingul social. Marketingul social inseamna un mijloc de prezentare, promovare a politicii organizatiei si de obtinere a recunoasteriii acestora. Marketingul social vizeaza persoane individuale sau grupuri. Poate fi conceput pentru a schimba o atitudine, de exemplu pentru a incuraja utilizarea centurilor de siguranta in masini, de a opri fumatul sau alte astfel de probleme de sanatate si siguranta. Caracteristicile 1. Caracteristicile unui plan de marketing social unui plan de Implicarea personalului si a conducerii marketing social Investirea de timp, efort si resurse Consecventa (a mesajului) Incredere (a ta si publicului tau) Rabdare Diversitate a instrumentelor Convenabilitate pentru public Creativitate 2. Primul pas: este necesar sa se stabileasca modul in care organizatia doreste sa utilizeze marketingul social, si ceea ce-si propune aceasta se realizeze. Elaborarea mesajului. 3. Planul de marketing social are in vedere o anume tema si este elaborat in functie de aceasta. 4. Planul este adresat unei anumite audiente sau mai multor audiente specifice, separate. 5. Planul se realizeaza pe baza unor obiective sau scopuri declarate. La diverse momente ale activitatilor si la incheierea lor, este necesar sa se analizeze rezultatele inregistrate pentru a se stabili eficacitatea planului. 6. Executarea planului se evalueaza in functie de o serie de puncte de reper. 7. Este bine sa se faca o schita generala a planului. Avand in minte punctul de mai sus mentionat, puteti folosi urmatoarele ca o schita pe baza careia sa se initieze elaborarea planului: Scopul planului de marketing social este acela de a -------------- Acesta va fi indeplinit aratandu-se ca Audientele sunt.. Instrumentele/metodele utilizate vor fi.. Perioada acestui plan este............................................................. 8. Analiza datelor Ce arata in prezent datele organizatiei? Ce previzioneaza datele respective? Care este semnificatia generala...........stabiliti care este situatia 9. Valoarea

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Care este valoarea programelor , initiativelor organizatiei? 10.Profilul publicului (publicul determina mesajul): Identificati si cautati sa intelegeti publicul tinta Stabiliti care sunt preocuparile fiecarui public: preferinte, antipatii, temeri, cerinte Stabiliti o ierarhie a tipurilor de public 11 Elaborarea mesajului Concepeti mesajul in functie de fiecare tip de public Concentrati-va asupra interesului acelui public 12 Tehnici si canale de comunicare Comunicate de presa Comunicate de presa video Interviuri cu presa Pagina de internet Fise informative Intrebari puse frecvent Materiale audio-vizuale Discursuri Evenimente planificate Intalniri Audiente publice sustinute de agentie Scrisori catre ziare Articole de revista Scrisori adresate oficialilor alesi si desemnati Mass-media si presa de specialitate ( presa sindicatelor, asociatilor comerciale, afacerilor) Pachete informative Informatii adunate si refolosite 13 Sporirea nivelului de comunicare Obtinerea sprijinului partenerilor: coalitii locale, organizatii de baza ale comunitatii Lideri de opinie Alternative Pentru ca un plan sa fie reusit, trebuie sa faca oamenii sa recunoasca aspectul adus in discutie, sa devina constienti de interesul lor vizavi de aspectul respectiv si sa inlature orice bariere ce-i impiedica sa actioneze. In sectiunile ce urmeaza, vom discuta mai in detaliu multe dintre aceste subiecte de genul tehnicilor de comunicare si cercetare. Dar ceea ce trebuie retinut din aceasta schita de plan este faptul ca publicul tinta determina mesajul, iar planul trebuie sa se bazeze pe fapte. In sfarsit, in plan trebuie prevazute si resursele bugetare pe baza caruia sa fie aplicat. Nu e bine sa ramaneti fara bani la mijlocul implementarii planului. Exemplu PROGRAM DE INFORMARE GRUP TINTA: Persoanele aflate in cautarea unui loc de munca
Exemplu

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE IMPLICARE: prin comunicare METODE: specifice mass-media 1. Scopul planului de marketing social este acela de a stabili strategia de informare 2. Acesta va fi indeplinit aratandu-se ca subiectele sunt de interes comunitar si vin in intampinarea cerintelor comunitatilor locale . 3. Audientele sunt persoanele aflate in cautarea unui loc de munca (indemnizate si neindemnizate) si comunitatile locale. 4. Instrumentele/metodele utilizate vor fi: Comunicate de presa (comunicate de informare, comunicate statistice, comunicate anunt) Fise informative Evenimente planificate comunicate de presa Intalniri publice cu reprezentantii comunitatilor locale
ACTIUNEA Implicarea personalului Timp Resurs e Obiective scopuri Stabilirea temelor Elaborarea mesajelor Audiente specifice si PROGRAMA RE 01.04.2006 07.04.2006 - saptamanal METODE Director . Compartimentul Compartimentul Compartimentul............................... Informarea ...........................................

Informare Zilnic (in functie de evenimente) 2 zile

- cu consultarea directorului........................si a sefilor de compartimente Prin comunicate de presa 1. Locatia desfasurarii 2. ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... Canale media (receptivitate) Comunicate de presa (comunicate de informare, comunicate statistice, comunicate anunt) Presa scrisa centrala si locala,Presa audio centrala,Presa audio-video - centrala Fise informative, In mape de presa Evenimente planificate comunicate de presa Intalniri cu ziaristii Cu mape de presa Analiza datelor Statistica reusitei/nereusitei

Puncte de reper Statistic Canale de comunicare

Canale de comunicare rentabile (unde se publica mai mult informatia)

Evaluare rezultate

Pachete informative pentru partenerii sociali Perioada de timp alocata acestui plan va fi 01.04.2006 07.04.2006

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Sondarea opiniei publice Probabil ca stim destul de bine care sunt publicurile noastre tinta si, asa cum ne amintim din caracteristicile marketingului social, am si stabilit o ierarhie a tipurilor de public. Cu toate acestea, vom avea nevoie de mai multe informatii despre publicul nostru tinta pentru a comunica cu acesta cat mai eficient. Stim ca in functie de public ne concepem mesajul. Majoritatea activitatilor de relatii publice dispun de obicei de bugete mici si, ca atare, pot sa nu fie bani suficienti pentru a realiza un sondaj al opiniei publice. Prin comparatie, un director de marketing dintr-o societate mare poate fi nevoit sa cheltuiasca sume mari pe cercetarea pietei pentru a lansa un nou produs. Dorim sa facem o cercetare care sa ne ajute sa luam hotarari mai bune. Avem nevoie de cercetare la inceputul efortului nostru de relatii publice, pe parcursul implementarii planului si la incheierea acestuia. Primul tip de cercetare ne ajuta la conceperea campaniei, la cunoasterea publicului nostru si la elaborarea mesajelor. Al doile tip ne ajuta sa masuram eficienta campaniei de relatii publice si sa facem modificari daca e nevoie. Al treilea tip ne ajuta sa evaluam rezultatele campaniei. Exista doua tipuri principale de cercetare: cantitativa si calitativa Cercetarea cantitativa presupune chestionare, sondaje, de obicei aplicate unui numar mare de persoane si metode statistice pentru a face sondajul stiintific. De regula, cercetarea cantitativa este costisitoare si poate dura mult. Firmele de sondare a opiniei publice sunt cele mai indicate pentrui a realiza un sondaj. Pe de alta parte, cercetarea calitativa include grupurile focus si observatiile. Daca dispun de resursele bugetare pentru aceasta, multe organizatii combina cercetarea cantitativa cu cea calitativa pentru a afla mai multe despre subiectul sau chestiunea de interes. Exista si alte surse pe care le puteti folosi. Organizatia dvs. Poate avea deja unele date despre subiectul respectiv si puteti afla ce indica acestea. De asemenea, e posibil ca datele respective sa fie adunate de alte organizatii care va pot ajuta in cautarile dumneavoastra. Aceasta este cunoscuta ca cercetarea secundara cand datele pot fi furnizate de o alta agentie guvernamentala; sau e posibil ca o firma privata de sondare a opiniei publice sa dispuna de datele necesare pe care le puteti cumpara de la aceasta. Biroul dvs. de relatii publice poate dispune de o analiza a aparitiilor in presa privind subiectul care va intereseaza. O analiza a continutului aparitiilor in presa va poate ajuta in timpul campaniei pentru a vedea daca mesajul dvs. are impact. Grupurile Focus Grupurile focus sunt o modalitate buna de a intelege ce simt si
Grupurile focus Sondarea opiniei publice

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE gandesc oamenii fata de un program, serviciu sau aspect. Reprezinta o discutie planificata atent in vederea obtinerii perceptiei unui grup selectat de persoane asupra unei anumite chestiuni. Pe masura ce elaborati programul si mesajele dvs. de relatii publice, aceste informatii se dovedesc foarte valoroase. Nu uitati, publicul este cel care determina mesajul. Grupurile focus sunt adeseori folosite pentru a evalua un program sau o politica sau pentru a intelege marketingul unui produs. Spre deosebire de metodele cantitaive, nu va ofera previziuni statistice. Pot sa dezvaluie nuante, intuitii pe care alte metode de cercetare de genul sondajelor, nu le pot indica de obicei. Pentru biroul de relatii publice care are un buget limitat, grupurile focus sunt mai putin costisitoare decat sindajele. Discutia noastra asupra grupurilor focus are ca scop familiarizarea dvs., persoana insarcinata cu activitatile de relatii publice, cu ce presupun aceste grupuri si cum functioneaza ele. Pentru a obtine cele mai bune rezultate, ar trebui folosita o firma privata sau o agentie specializata care sa realizeze aceste grupuri focus. Grupurile focus sunt de obicei grupuri formate din sase pana la douasprezece persoane, numar care permite tuturor participantilor sa ia parte la discutie. Participantii sunt selectati pe baza unor caracteristici demografice sau de experienta comune. Au in comun ceva ce se leaga direct de subiectul discutat si sunt de obicei familiarizati cu acel subiect. Grupurile focus sunt realizate in serii pentru a obtine niste tipare, sabloane. Aceasta este important pentru ca sesiunile multiple sporesc valabilitatea rezultatelor. Cu cat e mai complex subiectul abordat, cu atat necesita mai multe grupuri. Insa la un moment dat sesiunile suplimentare aduc putine informatii diferite. Grupurile focus sunt conduse de un moderator priceput. Subiectele sunt stabilite si organizate din timp. Moderatorul desfasoara discutia pe baza unui ghid de intrebari deltaliat ce urmeaza o secventa logica. Acest ghid de discutie abordeaza subiecte si intrebari concrete legate de scopul grupului focus. De obicei, discutiile dureaza intre 90 minute si doua ore si jumatate. Raspunsurile si observatiile sunt inregistrate pe loc pe caseta audio si uneori pe caseta video. Un observator ia notite. Firmele care realizeaza grupuri focus va pot pune la dispozitie o transcriere verbala a sesiunii grupului respctiv, precum si un raport. Participantii sunt platiti pentru a face parte din grupul focus. Trebuie sa definiti clar obiectivele grupului focus: maximum trei obiective principale, desi puteti avea mai multe obiective subordonate. Daca aveti mai mut de trei obiective, veti avea prea multe intrebari de pus grupului in cadrul discutiilor. De asemenea, trebuie sa va intrebati care este publicul dvs. Tinta pentru acest grup focus. Acestia sunt oamenii care pot sa va raspunda cel mai bine la intrebari. Pregatirea unui ghid de discutie pentru moderator este un pas cheie. Acesta foloseste ghidul pentru a adresa intrebarile in timpul sesiunii cu grupul focus. Obiectivele dvs. constituie baza continutului ghidului de

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE discutie, care nu trebuie sa aiba mai mult de douazeci de intrebari si de doua pagini. Ghidul contine numai intrebari direct legate de obiectivele grupului focus. Exista mai multe tipuri diferite de intrebari ce pot fi puse in ghidul dvs. de discutie. Majoritatea vor fi deschise. De exemplu, Care credeti ca sunt cele mai mari probleme pe care le aveti cand cautati un loc de munca? Un alt tip de intrebare este cel la care se raspunde cu da sau nu. Acest tip de intrebare ar trebui insa sa fie pus la sfarsitul discutiei pentru a incheia sesiunea, altfel acest tip de intrebari tinde sa limiteze conversatia. Exista intrebari care necesita un raspuns precis si, iarasi e mai bine sa fie folosite la sfarsitul discutiei. Apoi, mai sunt si intrebarile investigative. O investigatie eficienta este o sarcina delicata pentru moderator. Astfel de intrebari sunt puse pentru a obtine informatii mai detaliate prin clarificarea unor raspunsuri anterioare sau dezvoltarea unor afirmatii facute de participanti mai devreme. Sunt de obicei intrebari deschise. Intrebarile care sugereaza raspunsul sau intrebarile cu privire la viitor trebuie evitate. Sunt speculative si nu prezinta incredere. Intrebarile de aplicat grupurilor focus rezulta bune daca stati si va ganditi un timp la ele, daca le cizelati si le rescrieti ca sa sune cum trebuie. E bine sa puneti ghidul de discutie la o incercare, sa faceti un test pilot cu cativa colegi implicati in proiect. Identificarea si selectarea participantilor corespunzatori este un aspect foarte important in realizarea grupurilor focus. Daca grupurile dvs. nu sunt reprezentative pentru publicul tinta, datele culese nu va vor ajuta sa intelegeti aspectele care va intereseaza. Participantii ar trebui sa aiba caracteristici similare de mediu social si demografic legate de subiectul analizat. Aceasta incurajeaza membrii grupului focus sa participe activ. Ar trebui sa fie reprezentativi pentru grupul in ansamblu pentru care doriti sa faceti analiza, adica publicul tinta. Dar nu adunati un grup focus in care un membru sau cativa sa se afle in minoritate. Firma de cercetare pe care o angajati se va ocupa de procesul de selectie in locul dvs. Cand stabiliti criteriile de selectie, tineti minte sa aveti in vedere publicul dvs. tinta si obiectivele cheie. Sunt oamenii pe care i-ati identificat ca potentiali participanti suficient de reprezentativi pentru publicul dvs. tinta? Pot sa va ofere perspectiva necesara lamuririi obiectivelor cheie ale grupului focus? Odata ce participantii au fost selectati, comunicati pe scurt scopul sesiunii fara a dezvalui prea multe privind natura discutiei ce va fi purtata de grupul focus. Fiti consecventi in ceea ce comunicati tuturor participantilor atunci cand faceti organizarea in vederea sesiunii grupului. Firma pe care o contractati se va ocupa si ea de aceasta. Odata de ati incheiat grupurile focus, faceti un raport asupra celor constatate. Raportul vine sa raspunda obiectivelor grupului focus pe baza notelor luate de observator si a transcrierilor de pe inregistrarile video. De obicei, ghidul de intrebari pentru grupul focus este anexat la raportul final. Constatarile va vor fi de folos pentru elaborarea si testarea mesajelor organizatiei si crearea unui cadru pentru campania de relatii publice.Constatarile ar trebui comunicate echipei manageriale care sprijina

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE efortul dvs. de relatii publice. Cu toate acestea, organizatia dvs. trebuie sa dovedeasca deschidere si in continuare pentru ca ceea ce indica datele poate sa nu se potriveasca cu ipoteza de la care ati plecat initial. Selectarea mijloacelor de comunicare Selectarea combinatiei potrivite de mijloace de comunicare si de servicii si produse de relatii publice necesare transmiterii mesajului potrivit prin canalul potrivit catre publicul potrivit constituie un pas foarte important. Cea mai indicata este o combinare a mijloacelor de comunicare cu produsele relatiilor publice.In multe tari exista ghiduri in domeniul mijloacelor de comunicare care sunt investitie utila pentru cei care practica relatiile publice, mai ales in contextul in care canalele de comunicare, redactorii si reporterii se schimba frecvent. Directoarele sau ghidurile media sunt de obicei actualizate anual. In mod obisnuit, ghidurile media se refera la presa scrisa si electronica, in timp ce altele furnizeaza informatii despre presa de specialitate si de afaceri. De asemenea, in Statele Unite exista directoare media pe internet si internationale. Probabil ca stiti deja ce publicatii ale sindicatelor, asociatiilor profesionale, comerciale si a altor parti implicate sunt interesate in programele organizatiei dvs. De exemplu, ghidurile media furnizeaza informatii privind circulatia ziarului, zona de marketing si numarul de telespectatori atinsi de o statie de televiziune sau alta. Listele mijloacelor de comunicare ar trebui actualizate periodic. Daca va distribuiti comunicatele de presa prin e-mail, nu numai prin fax, trebuie sa va actualizati si respective lista de distribuire prin e-mail.
Sondarea mijloacelor de comunicare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 3 Plan de marketing social Implicarea personalului si a conducerii Investirea de timp, efort si resurse Consecventa (a mesajului) Incredere (a ta si publicului tau) Rabdare Diversitate a instrumentelor Convenabilitate pentru public Creativitate Exemplu de plan de marketing social Sondarea opiniei publice cercetarea cantitativa cercetarea calitativa Grupurile Focus grupurile focus sunt grupuri formate din sase pana la douasprezece persoane grupurile focus sunt conduse de un moderator obiectivele grupului focus: maximum trei obiective principale
Recapitulare Modulul 3

Selectarea mijloacelor de comunicare selectarea combinatiei potrivite de mijloace de comunicare si de servicii si produse de relatii publice necesare transmiterii mesajului potrivit prin canalul potrivit catre publicul potrivit listele mijloacelor de comunicare ar trebui actualizate periodic

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Instrumente si tehnici de Relatii Publice

Comunicatele de presa Una dintre modalitatile principale de a furniza informatii utilizate de specialisti in relatii publice este comunicatul de presa. Trebuie sa aveti stiri concrete, actuale de anuntat in comunicatul de presa si nu mesaje de promovare a organizatiei si intereselor acesteia. Reporterii se ocupa de comunicarea stirilor si nu sunt interesati in promovarea organizatiei dvs. sau in slefuirea imaginii acesteia. Ei au nevoie de informatii clare si concise si de o formulare a stirii astfel incat sa obtina un unghi de abordare a stirii sau o momeala pentru ei. Reporterii sunt bombardati cu tone de comunicate de presa in fiecare zi, prin fax si e-mail,. Tineti minte ca respectivul comunicat de presa pe care il trimiteti intra in competitie cu comunicatele de presa ale altor organizatii pe spatiul dedicat de publicatia respectiva stirilor in acea zi. Pentru a va mentine credibilitatea fata de mijloacele de comunicare, momeala inclusa de dvs. in comunicatul de presa trebuie sa aiba niste fapte concrete la baza care sa sustina comunicatul. Daca exagerati importanta stirilor, reporterii vor tinde sa ignore alte comunicate de presa venite din partea organizatiei dvs. ca fiind niste texte umflate. Cu cat acordati mai multa atentie redactarii comunicatului de presa pentru a va asigura ca informatiile redate sunt clare, concise, fundamentate, si ca dvs. si organizatia dvs. sunteti pregatiti sa raspundeti promt la orice intrebari cu privire la subiectul comunicatului, cu atat aveti sanse mai mari ca informatiile si mesajul dvs. sa apara in presa. Daca e posibil, aveti grija ca textul comunicatului de presa sa nu depaseasca doua pagini. Daca aveti date statistice care merita incluse, e bine sa le anexati ca tabele sau diagrame. Nu folositi propozitii si fraze lungi. Si un lucru important, evitati sa folositi cuvinte sau expresii care sa aduca a limbaj birocratic, de lemncum ar fi capital uman cand va referiti la oameni. Tineti minte, datoria dvs. este de a furniza informatii care sa poata fi folosite usor. De asemenea, fiti constienti de destinul unui mare numar de comunicate de presa: ajung la gunoi, oriunde in tara. Ca atare, reduceti numarul de comunicate pe care le trimiteti. Comunicatele de presa sunt cu adevarat folositoare cand contin cifre si fapte pa care altfel reporterii le-ar gasi cu greu pe cont propriu. Daca aveti un comunicat de presa de semnificatie si interes nationale, e bine sa aveti in vedere adaptarea acestuia la presa locala sau regionala schimband unghiul de abordare astfel incat sa reflecte informatiile care sunt relevante pentru acea zona locala. De exemplu, daca agentia dvs. anunta ca se aloca o suma de bani la nivel national pentru intreprinzatorii care incep o afacere, puteti sa creati un comunicat de presa separat care sa contina suma de bani alocata unei zone geografice anume desrvite de presa locala. Acestea sunt schimbari usoare pe care le puteti face odata ce comunicatul de baza este redactat si fac ca stirea dvs. sa obtina mai multa acoperire mediatica.

Modulul 4
Comunicatele de presa

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Pe langa comunicatul de presa, exista si alte tipuri de comunicate media. Unul ar fi un comunicat cu material de reportaj. In general acest tip de comunicat nu trateaza stirile concrete, iar continutul sau nu dispare odata cu noul ciclu de stiri. Unul din scopurile acestui comunicat este acela de a personaliza, de a pune o fata umana activitatilor oraganizatiei dumneavoastra. Puteti avea in vedere o adaptare a uneui astfel de reportaj la presa din anumite zone geografice sau la anumite canale de distribuire a informatiei. Trebuie sa indicati pe comunicatul media ca acest comunicat contine Material de reportaj si sa anuntati reporterii prin telefon ca trimiteti un astfel de mesaj, explicand natura subiectului. Vom discuta in aceasta sectiune mai in amanunt despre abordarea reporterilor in ce priveste comunicatul dvs. Dupa cum puteti vedea din modelul de comunicate de presa, formatul comunicatului trebuie sa contina antetul si sigla organizatiei dvs., data la care informatiile sunt comunicate, numele persoanei de contact si numarul de telefon necesare reporterului in cazul in care in care doreste sa afle mai multe detalii sau sa puna intrebari. La capatul de jos al fiecarei pagini trebuie sa scrieti continua in cazul in care comunicatul se continua pe pagina urmatoare, apoi sfarsit pe ultima pagina a comunicatului, la sfarsitul acestuia. Indiferent cine este trecut in dreptul persoanei de contact, acesta trebuie sa fie disponibil in cazul in care reporterul are intrebari de pus. E un stres in plus pentru un reporter sa sune persoana de contact pentru o intrebare si sa afle ca aceasta are zi libera tocmai atunci. Din nou, regula este de a inlesni scrierea articolului cu informatii despre organizatia dvs. In sfarsit, comunicatul media trebuie sa aiba un titlu. Din pacate, multe comunicate au titluri de carton de genul Un trepied are trei picioare. Aici aveti o alta ocazie de a va dovedi creativitatea creati un titlu care sa atraga atentia. Dar tineti minte, faptele trebuie sa sustina ata titlul, cat si stirea. Conform formatului comunicatului de presa clasic, comunicatul este scris in forma numita piramida rasturnata. Termenul descrie o serie de paragrafe succesive in ordinea descrescatoare a importantei. Notiunea de structura de piramida rasturnata este legata de faptul ca textul poate fi taiat de la baza, paragraf cu paragraf, pentru a se incadra in limitele de spatiu dintr-un ziar. Cand un redactor are o stire structurata din patru paragrafe in formatul piramidei rasturnate le poate publica pe toate patru, sau pe primele trei, sau pe primele doua sau doar primul paragraf care este astfel conceput incat poate comunica stirea singur. In mod traditional, prima propozitie sau primul paragraf (nu mai mult de doua propozitii) includea cinci informatii conforme celor cinci elemente ale jurnalisticii (in enlgeza cele cinci W-uri): Cine (Who) Ce (What) a facut; Cand (When), Unde (Where) De ce (Why).

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Insa acum cele cinci elemente se pot presara in primele doua paragrafe. In paragraful principal al unui articol cu stiri concrete elementul cel mai important trebuie sa apara fie primul, fie in pozitia cea mai proeminenta. Celelate elemente trebuie sa apara mai mult sau mai putin ordinea impotantei lor. Al doilea paragraf dintr-o piramida rasturnata ar trebui sa dezvolte cu detalii noi fie primul element, fie prim sau cea mai proeminenta idee din paragraful principal. Al doilea paragraf poate dezvolta si detalii cu privire la celelalte elemente si idei din paragraful principal dar trebuie sa dezvolte ideea principala a stirii. Al doilea paragraf este si un loc bun de introducere a mesajului organizatiei dvs. In multe comunicate de presa ale institutiilor guvernamentale din SUA, aceasta se practica prin introducerea unui citat al unui oficial din conducerea superioara sau unui oficial cu cunostinte in domeniu. Aceste citate ar trebui sa fie la obiect, interesante si sa contina informatii similare acelor afirmatii ce pot fi citate in cazul aparitiilor televizate. Ultimul paragraf al comunicatului de presa ar trebui sa repete sau sa reformuleze mesajul organizatiei dvs. Dupa cum am discutat anterior, comunicarea mesajului dvs. se face prin repetitie, repetitie, repetitie. Paragrafele succesive trebuie sa aduca noi detalii despre ideile din paragraful principal daca se poate in ordinea descrescatoare a importantei. Tineti minte, nu deviati de la subiect si nu introduceti idei noi la jumatatea comunicatului.Daca subiectul comunicatului contine un volum mare de informatii faptice relevante, puteti prezenta aceste informatii folosin formatul de puncte. De exemplu, daca comunicatul dvs. de presa anunta constatarile unui raport realizat de organizatia dvs. puteti include o structura pe puncte dupa cum urmeaza: Alte constatari ale raportului includ: faptul 1 faptul 2 faptul 3, etc. Punctele nu trebuie sa fie mai lungi de cateva randuri fiecare. Trebuie sa cercetati bine subiectul respectiv pentru a include in comunicat cat mai multe fapte posibil. Selectarea acelor aspecte demne de a fi stiri este de multe ori un lucru dificil. Informatiile suplimentare pe care le adunati pot fi folositoare atunci cand trebuie sa raspundeti intrebarilor reporterului si, pentru ca nu puteti introduce in comunicat suficiente informatii care sa vina in intampinrea tuturor intrebarilor unui reporter, trebuie sa anticipati acele intrebari si sa fiti pregatiti sa raspundeti la ele repede si corect pentru a ajuta sa se incadreze in termenul sau limita.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Se poate ca un reporter sa fie interesat de comunicatul dvs., dar sa nu stie prea multe sau nimic despre organizatia dvs. si programele acesteia. De multe ori acesti reporteri sunt presati de livrarea materialelor termene limita si e posibil sa nu apuce sa puna toate intrebarile necesare. E bine sa le oferiti unele fise informative de baza despre organizatia dvs. si programele derulate de aceasta. Le puteti trimite prin fax, sau daca aceste materiale se afla pe internet, dati-le adresa la care le pot gasi. Repet, ideea este de a inlesni reporterului munca la articolul dedicat organizatiei noastre. Daca comunicatul contine numele unor oficiali cu care reporterul nu este familiarizat, iar acesta doreste mai multe informatii despre persoana(ele) respectiva(e), este foarte folositor sa aveti la indemana la dosar o fisa biografica actualizata a acestora. Comunicatul dvs. media trebuie redactat intr-un limbaj clar, concis, fara jargoane si acronime decat daca le si explicati prima oara cand le folositi. Folositi diateza activa, redati afirmatiile in forma pozitiva, si evitati cuvintele in plus. Comunicatul media trebuie redactat intr-un limbaj curat si simplu evitati folosirea inutila a pronumelui care nu introduceti acele cuvinte care se subinteleg folositi expresii scurt si familiare pentru a va exprima ideile folositi putine articole, prepozitii si conjunctii folositi pronume mai degraba decat sa repetati substantivele, daca intelesul este clar folositi verbe mai degraba decat substantive (de exemplu a sti nu a avea informatii) folositi punctuatia pentru a face economie de cuvinte folositi punctuatia pentru a face economie de cuvinte folositi cuvinte clare, explicite mai degraba decat substantive sau adjective (de exemplu, rechin nu fauna marina) limitati numarul propozitiilor care incep cu un, o prima si ultima parte a unei propozitii sunt cele mai importante, asa ca aveti grija sa fie interesante folositi nume si pronume personale Daca folositi citate in comunicatul dvs. folositi spune, a spus, a declarat sau conform. Daca persoana experienta sau autoritate, puteti folosi si a explicat, observat sau atras atentia. Ceea ce indica datele statistice din comunicatul emis azi, a explicat Ministrul Muncii si Solidaritatii Sociale XXX, este faptul ca se creaza mai multe locuri de munca mai bine platite. Citatele directe sunt valoroase intr-un comunicat de presa, dar trebuie limitate la cate doua propozitii per citat. Ele trebuie sa fie confirmate inainte de persoana citata. Unele persoane uita ce au spus si apoi se vad citate in

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE ziar. Daca va asigurati ca acelei surse ii apartine intr-adevar afirmatia respectiva, eliminati eventualele dispute ce ar putea aparea altfel. Citatele indirecte sunt si ele folositoare in redactarea comunicatului de presa, adaugand varietate limbajului comunicatului. De exemplu: Ministrul Muncii XXX a spus ca datele statistice aparute azi Exemplu indica o crestere a locurilor de munca mai bine platite. Folositi diateza activa Asa nu Terenul era acoperit de un mare numar de frunze moarte Asa da Frunze moarte acopera terenul Redactati afirmatiile in forma pozitiva Asa nu Nu a acordat atentie Asa da A ignorat Evitati cuvintele in plus Asa nu Intrebarea daca Asa da daca Model de Comunicat de Presa Comunicat de Presa: 02/1/2002: DECESELE INREGISTRATE IN MINE SCAD DIN NOU IN 2001 Stiri ale DMSUA/ASSM Comunicat Nr. 02-10 Administratia Sanatatii si Sigurantei in cadrul Minelor Persoana de contact: Kathy Snyder Nr. de telefon: (703)235-1452 Emis Miercuri, 2 ianuarie 2002 DECESELE INREGISTRATE IN MINE SCAD DIN NOU IN 2001 ARLINGTON, Va. fatalitatile inregistrate in minele din Statele Unite au scazut anul trecut la o noua cifra istorica, reiese din datele preliminare emise azi de Administratia Sanatatii si Sigurantei in cadrul Minelor (ASSM). Datele arata ca in 2001 in toata tara 72 de mineri au decedat in accidente la locul de munca, cea mai mica cifra inregistrata vreodata, cu 13 fatalitati miniere mai putin decat in anul 2000.Un an bun ar fi cu zero fatalitati, dat fiind faptul ca si o singura moarte este de neacceptat, a spus dl. Dave D. Lauriski, Ministru Adjunct al Muncii pe probleme de siguranta si sanatate in cadrul minelor. Trebuie sa continuam sa punem umar la umar pentru a reduce rata accidentelor miniere in 2002. Anul trecut, dl. Lauriski a lansat o provocare industriei miniere de a reduce accidentele fatale cu 15 la suta in fiecare an. Cifrele preliminare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE indica farul ca industria miniera a acceptat aceasta provocare in 2001, a spus dl. Lauriski.Sectorul national minier metalifer si nemetalifer a atin un record istoric cu numai 30 fatalitati in 2001, in comparatie cu 47 in 2000. Recordul anterior fusese de 40 in 1994. Acest sector produce metale ca aurul si cuprul, precum si minerale nemetalice ca sarea, piatra, pietrisul si nisipul. Dl. Laurinski a spus, Cu acest record, industria miniera metalica si nemetalica a aratat ce se poate face din punct de vedere al sigurante.In sectorul carbunelui, fatalitatile in mine au crescut cu patru, ajungand la 42 in 2001. Treisprezece mineri au murit intr-o explozie in septembrie anul trecut la mina Thirteen Jim Walter Resources Nr. 5 din Brookwood, Ala. Accidentul este in continuare in curs de investigatie.Accidentul din Brookwood a fost cutremurator pentru ca minerii si-au pierdut viata intr-o incercare eroica d a salva viata colegilor, a spus d. Laurinski. Vom stabili care a fost cauza si o vom comunica tuturor celor din industria miniera pentru a ajuta la prevenirea altor tragedii. Pentru mai multe detalii privind fatalitatile in randul minerilor inregistrate in 2001, consultati pagina de web a ASSM la adresa www...... Observati ca acest comunicat de presa face trimitere la pagina de web a organizatiei pentru ca reporterul sa poata obtina mai multe informatii necesare plasarii comunicatului in context.
Reportajele Reportajele Reportajele sunt o forma flexibila, informala a unei stiri sau relatari. Este o ocazie de a atasa o imagine umana programelor si activitatilor dvs. Un reportaj bun poate atrage mai multi cititori sau telespectatori decat o stire concreta. Aceasta mai cu seama in cazul televiziunii unde reporterul poate urma firul relatarii dvs. si adauga elemente vizuale necesare reportajului televizat. Reportajul este o alta modalitate de a va transmite mesajul. Este adesea scris intr-un limbaj informal, iar structura sa difera in functie de stilul ales. Poate incepe prin a trezi emotii. Poate incepe cu o intrebare. Ar trebui sa inceapa cu captarea atentiei cititorilor. Un reportaj poate fi retinut mult mai multa vreme decat o stire despre masura administrativa sau legislativa venita din partea guvernului. Iar din punctul dvs. de vedere, poate fi un mijloc foarte puternic care ii permite publicului dvs. tinta sa inteleaga si sa tina minte mesajul dvs.

Comunicatele de presa video Cand se foloseste Avantaje Scenariu Formatare (text, date, statistice, grafice, scenariu, adaptarea la posturile locale) Model de scenariu pentru CPV

Comunicatele de presa video

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Un comunicat de presa de presa video (CPV) este un comunicat de presa realizat pe caseta video si este structurat la fel ca o stire de televiziune. Este la indemana directorilor si reporterilor de stiri de televiziune, mai ales cand postul de televiziune nu dispune de resursele sau bugetul necesar relatarii stirii. In timp ce realizarea comunicatului de presa video poate fi mai costisitoare, ofera avantajul abordarii unui public mai larg, mai ales acolo unde televiziunea este sursa principala de stiri si informatii. Directorii stirilor de televiziune pot folosi comunicatul dvs. de presa video exact in forma in care l-ati realizat sau il poate redacta pentru a se incadra in bugetul avut la dispozitie. Unele posturi de televiziune pot folosi o parte a comunicatului dvs. de presa video la care un reporter adauga apoi o perspectiva locala. Puteti trimite CPV posturilor de televiziune prin posta, curier sau satelit. CPV se bazeaza, desigur, pe stiri concrete, cum ar fi anuntul unor rezultate semnificative sau al unor lansari efectuate de organizatia dvs. Dar de data aceasta explicati anuntul pe cale vizuala. Din cauza timpului total necesar realizarii unui CPV, nu veti folosi acest mijloc pentru a anunta stiri de ultima ora, ci mai degraba pentru a face cunoscute unele initiative de programe sau informatii despre organizatie pe care aveti timp sa le redactati si sa le difuzati, cum ar fi informatiile legate de o companie de relatii publice planificata de organizatia dvs. Structura de baza a unui CPV include un scenariu pe care il foloseste, editeaza sau rescrie prezentatorul stirilor si care se potriveste cu fluxul imaginilor vizuale incorporate pe caseta video. Lungimea unui CPV depinde de volumul de material si informatii necesare a fi redate publicului si de volumul de material de fond de care dispuneti (mai mult despre materialul de fond mai tarziu). In Statele Unite, cam doua minute sunt acordate incorporarii unui CPV intr-o stire de televiziune. Aceasta variaza in functie de stirile aflate la concurenta in ziua in care este folosit CPV-ul dvs. Lungimea stirii de televiziune poate varia si in functie de localitate. Dar daca dispuneti de buget, este indicat sa oferiti canalului de televiziune respectiv mai mult film decat poate e nevoie, sa aiba suficient in caz ca este o zi cu putine stiri si au spatiu de umplut. Trebuie sa aveti o gandire vizuala atunci cand concepeti CPV-ul. Poate doriti sa incorporati afirmatii citabile, afirmatii foarte scurte, succinte, care capteaza atentia, venite din partea directorului organizatiei dvs. care se adreseaza publicului din biroul sau. In acest caz, materialul video cu interiorul biroului acestuia este din punct de vedere vizual neinteresant. Ati putea sa incorporati astfel de afirmatii ale mai multor persoane, de plida terte persoane ce pot sustine noutatile de organizatia dvs., aceasta pentru a face materialul mai convingator. Model de scenariu al unui CPV realizat de Departamentul Muncii din SUA prin care se anunta inceputul unei campanii impotriva silicozei, o grava boala ocupationala. Este Silice, Nu Doar Praf CPV 5:45 min. Este Silice, Nu Doar Praf

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Campanie Nationala de Eliminare a Silicozei Acest Comunicat de Presa Video este emis pentru utilizarea sa gratuita si nerestrictionata de Departamentul Muncii din Statele Unite,Biroul de Relatii Publice impreuna cu Institutul National al Sigurantei si Sanatatii Munacii Pentru mai multe informatii despre acest CPV pe tema eliminarii silicozei, va rugam sunati la ----Acest CPV despre eliminarea silicozei contine urmatoarele: 1. Sugestie pentru textul citit de prezentator 2. Ministrul Muncii Robert Reich despre nevoia de a pune capat silicozei 3. Dr. Alfred Munzer, fost presedinte al Asociatiei Americane Impotriva Bolilor Pulmonare despre silicoza 4. J.T.Kunckles (Saginaw, MI), de 56 de ani, fost lucrator in turnatorie, ramas invalid din cauza silicozei 5. Charlene and Kimberly Howard (Hulen, KY), vaduva, respectiv fiica lui Terry Howard, un miner care a murit de silicoza la varsta de 46 de ani 6. Blevis si sotia (un miner care sufera de silicoza) 7. Peg Seminario, Director al Sindicatului Sigurantei si Sanatatii Muncii 8. Kevin Crawford, Presedinte al Corporatiei Unimen 9. Donald M. James, Presedinte al Vulcan Materials 10. Material ajutator: material de fundal cu Ministrul Reich la evenimentul de lansare al Campaniei Nationale de Eliminare a Silicozei 11. Este Silice, Nu Doar Praf sigla campaniei 12. Material cu muncitori expusi la praful de silice 13. Simptomele date de silicoza 14. Ce pot face angajatorii pentru a impiedica aparitia silicozei 15. Ce pot face angajatii pentru a impiedica aparitia silicozei 16. Harta pe state a fatalitatilor cauzate de silicoza 17. Topul celor 5 Industrii care inregistreaza fatalitati din cauza silicozei SUGESTIE PT. TEXTUL CITIT DE PREZENTATOR (pagina 1) In fiecare an, peste 250 de muncitori Din Statele Unite mor fara rost si mii devin Invalizi irecuperabili. Vinovatul este silicoza, o boala de plamani irecuperabila cauzata de expunerea indelungata la praful cristalin de silice. Silicele este gasit in nisipi, pietris si zacaminte minerale si este cel de-al doilea cel mai cunoscut mineral din scoarta pamantului SUGESTIE PT. TEXTUL CITIT DE PREZENTATOR (pagina 3) Astazi, Departamentul Muncii si

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Institutul National al Sigurantei si Sanatatii Muncii au lansat o campanie nationala de educare a americanilor cu privire la silicoza si de eliminare a acestei boli devastatoare, odata si pentru totdeauna. Data viitoare cand mai treceti pe langa un santier de constructie, priviti cu atentie la acel nor de praf ce ii inconjoara pe lucratori si echipamentele lor. Nu este doar simplu praf. Este praf de silice. Si poate fi mortal. Robert Reich Ministrul Muncii, SUA Davitt McAteer Ministru Adjunct al Sigurantei si Sanatatii Minelor Joe Dear Ministru Adjunct al Sigurantei si Sanatatii Muncii Linda Rosenstock Director al Institutului National al Sigurantei si Sanatatii Dr. Alfred Munzer Fost Presedinte al Asociatiei Americane Impotriva Bolilor Pulmonare Kevin Crawford Presidinte, Corporatia Unimen Donald M. James Presedinte, Vulcan Materials Material Ajutator Material de fundal cu Ministrul Reich anuntand Campania Nationala pentru Eliminarea Silicozei, scene din mine Simptomele silicozei 1. Respiratie taiata dupa efort fizic 2. Tuse grava 3. Oboseala 4. Lipsa poftei de mancare 5. Dureri toracice 6. Febra Ce pot face angajatorii pentru a impiedica silicele 1. Sa va luati angajamentul de a preveni aparitia silicozei la locul de munca 2. Sa respectati regulamentele federale privind silicele cristalin 3. Sa analizati calitatea aerului pe santiere si sa luati masuri de imbunatatire, daca e necesar 4. Instalati aparate de control pentru a putea elimina sau reduce cantitatea de praf de silice din aer. 5. Echipati angajatii cu masti respiratoare alese corespunzator

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 6. Oferiti examene medicale pentru angajatii care pot fi expusi silicelui 7. Inlocuiti materialele folosite la explozibilele abrazive cu unele mai putin periculoase decat silicele cristali, atunci cand e posibil 8. Instruiti lucratorii despre efectele asupra sanatatii, despre aparatele de control si practicile de lucru privind reducerea prafului. Ce pot face angajatii pentru a impiedica silicele 1. Utilizati mereu aparatele de control instalate de angajatorul vostru pentru reducerea nivelului prafului de silice 2. Indepartati praful cu un furtun sau aspirator sau prin maturare uda 3. Folositi o masca de respirat 4. Discutati cu angajatorul dvs. daca sunteti ingrijorat cu privire la praful de la locul de munca Silicoza: Fatalitati/Stat, 1968-1992 Sursa: Centrul National al Statisticilor de Sanatate Topul celor 5 Industrii care inregistreaza fatalitati din cauza silicozei 1. Minerit 2. Constructii 3. Furnale si siderurgie 4. Produse Minerale si Pietroase 5. Topitorii Pentru mai multe informatii despre silicoza si modul de prevenire a bolii, sunati la linia dedicata acestei teme la numarul 1-800-35-INSS Sau Accesati pagina web a INSS Dupa cum puteti observa, exista o varietate de persoane intervievate in materialul video. Unii sunt lideriii guvernamentali, altii sunt specialisti din medicina, oficiali ai sindicatelor, persoane care sufera de boala respectiva si familia unui muncitor care a decedat in urma efectelor boliiinterviuri care fac ca impactul boliii sa capete o dimensiune umana, emotionanta. Fiecare dintre aceste interviuri include o afirmatie citabila pe care reporterul si redactorul de televiziune o pot folosi in relatare. Pot folosi toate interviurile, sau doar cateva, sau le pot scurta din lungime, toate depinzand de spatiul de emisie alocat materialul respectiv. Puteti observa ca mesajul organizatiei este inserat pe tot parcursul

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE CPV-ului, Este silice, nu doar praf, un mesaj menit sa atraga atentia muncitorilor si angajatilor vizavi de pericolul prafului de silice aparut la locul de munca. Tot materialul din acest scenariu apare si pe caseta video sub forma de text, sau grafice in cazul datelor statistice si a indicatiilor pentru angajati si angajatori despre cum sa previna aparitia bolii. Majoritatea studiourilor de televiziune dispun de echipamentul special necesar imbunatatirii vizuale a textului si informatiilor statistice pe care ati dori sa le includeti in comunicat Scenariul dat prezentatorului de stiri contine informatiile si mesajele principale pe care dvs. doriti sa le transmiteti publicului si este inclus in CPVC pentru a-si usura munca editorului de stiri. Acesta poate folosi tot materialul, doar o parte sau il poate rescrie complet. Lista victimelor pe fiecare stat constituie o sursa geografica folositoare care indeamna reporterii din acele state sa gaseasca perspectiva locala proprie la stirea respectiva, extinzand astfel aria de relatare a informatiei dvs. Exista o referinta la meterialul de fundal. Acesta este un material pe care il puteti avea in videoteca dvs., sau ramas de la o realizare video anterioara, ce poate fi folosit ca fundal in timp ce reporterul face comentariul pe baza unora dintre informatiile furnizate de dvs. in CPV. In principiu, acest material de fundal scuteste postul de televiziune de costul si timpul presupuse de trimiterea unei echipe intr-un anume loc pentru a face rost de fundalul vizual necesar la stirea dvs. Acest material ii ilesneste canalului de televiziune procesul de asamblare a produsului final. De exemplu, in acest CPV, materialul de fundal ar putea include secvente dintr-o operatiune miniera unde exista posibilitatea ca minerii sa fie expusi la praful de silice. Daca doriti ca posturile de televiziune sa foloseasca CPV-ul dvs., acesta va trebui realizat pe caseta specifica difuzarii TV si foarte probabil va trebui sa angajati o firma profesionista pentru a-l realiza, in cazul in care organizatia nu are studiou de productie proprie. Telefoanele de informare a reporterilor O alta ocazie de a va face stirea cunoscuta Majoritatea comunicatelor de presa sunt trimise reporterilor prin fax sau e-mail. Trebuie sa trimiteti comunicatul TUTUROR reporterilor de pe lista dvs. de distributie cam in acelasi timp, in masura in care tehnologia v-o permite. Odata ce ati trimis comunicatul prin fax sau e-mail,, ar trebui sa reveniti cu un telefon la fiecare reporter cu intrebarea Ati primit comunicatul nostru despre...?. Aceasta conversatie la telefon este o ocazie pentru dvs. de a informa reporterul cu privire la stirea respectiva, de a o explica mai bine, punand stirea in context sau demonstrand de ce merita ea atentie. Nu supralicitati si nu il intrebati pe reporter daca va publica stirea sau nu. S-ar putea ca reporterul sa fi avut o zi grea si sa nu fi apucat sa vada comunicatul dvs. In orice caz, telefonul de informare va da posibilitatea de a vorbi cu reporterul despre comunicatul respectiv.
Telefoanele de informare a reporterilor

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Comunicatele de Presa Audio Comunicatele de presa pe casete audio sunt folosite de multe organizatii pentru a furniza stiri la posturile de radio, multe dintre acestea nedispunand de un departament de stiri foarte mare. Aveti nevoie de echipamentul potrivit realizarii materialului pentru difuzare. Trebuie sa conveniti comunicatul de presa scris intr-un scenariu de radio. Nu uitati ca majoritatea stirilor radio sunt foarte scurte si de obicei reporterul cauta mereu pasaje, cuvinte care sa constituie citate bune. Daca stirile sunt imporatante pentru organizatia dvs., puteti inregistra pe caseta o persoana din conducerea superioara care citeste cateva pasaje relevante din textul comunicatului si apoi puneti pe altcineva cu o voce care se aude bine la radio sa dea glas continutului comunicatului de presa. Desigur, pentru a incepe procesul, trebuie sa faceti investitia initiala in echipamente si mana de lucru. Trebuie sa promovati produsul pe pietele mediei radio. Si, cel mai important, trebuie sa includeti stiri adevarate in text, dar nu ceva umflat. Oricum, aveti o buna ocazie de a strecura mesajele dvs. in diversele pasaje citabile. La inceputul casetei, trebuie sa specificati subiectul comunicatului de presa, persoana din conducere care vorbeste si lungimea inregistrarii. Ca purtator de cuvant al organizatiei dvs. puteti fi sunt de un reporter de radio care sa vrea sa va inregistreze cateva minute discutand in legatura cu comunicatul de presa tiparit pe care i l-ati trimis. Aceasta va poate lua pe nepregatite. Spuneti-i reporterului ca il veti suna dvs. in zece minute si pregatiti-va putin pentru interviu. Luati comunicatul si slefuiti cateva pasaje citabile din el. Repetati-le de cateva ori. Nu uitati, reporterul va poate intervieva ceva mai mult timp, dar poate edita caseta in studiou, asa ca aveti grija ca mesajele dvs. sa fie scurte si mereu aceleasi. Notati-va cateva raspunsuri la intrebarile pe care credeti ca ar putea sa vi le puna reporterul. Apoi sunati-l inapoi. Sunteti pregatit, aveti mesajul bine tiparit in minte si sunteti gata sa raspundeti la intrebarile sale, care de obicei la reporteriii de stiri radio sunt putine. Mai multe sugestii privind interviurile media in sectiunea urmatoare.
Comunicatele de presa audio

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Creativitatea Atunci cand am discutat despre cateva dintre ingredientele cheie ale unui plan de relatii publice, am mentionat creativitatea ca fiind unul din ele. Iata un exemplu despre cum pot fi folosite cu creativitate casetele audio pentru a transmite mesajul unei agentii. Provocarea pentru o agentie guvernamentala a fost aceea de a le furniza minerilor cele mai noi informatii si mesaje despre siguranta lor. Minerii petreceau ceva timp schimbandu-se in hainele de lucru inainte de a cobori in mine si apoi, la terminarea unui schimb, spalandu-se si schimbandu-se inapoi in hainele de strada. Aceasta avea loc in camera de baie. Ce a facut o agentie guvernamentala a fost sa angajeze cativa disk jockey de radio populari care sa acorde din timpul lor pentru a include mesajele privind siguranta minerilor pe casete audio ce contineau muzica pop, country, asa cum introdeuce disk jockey-ii muzica in programele radio regulate. Casetele erau de 30 minute fiecare si erau puse la sistemele cu boxe din camera de baie a minerilor. Costul de transmitere a mesajelor a constatat in principal din realizarea unei cantitati mari de casete cam douazeci intr-o serie. Casetele au fost bine receptionate de mineri si metoda a fost apoi folosita pe larg in intreaga industrie. Vestile bune s-au aflat din cartile postale timise prin posta inapoi la agentie indicand de cate ori s-a utilizat produsul PR.
Anunturile de Anunturile de Interes Public Anunturile de interes public (AIP-uri) sunt anunturile audio-vizuale interes public scurte cu privire la serviciile sau activitatea organizatiei dvs. pe care posturile radio sau de televiziune le difuzeaza fara plata ca servicii publice. De obicei, au o durata de 10-, 15-, 20-, 30- secunde. Puteti scoate mai mult din costurile de productie daca realizati mai intai versiunea pe caseta video si apoi de pe ea prelucrati materialul de caseta audio. AIP-urile sunt o ocazie pentru dvs. de a transmite un anume mesaj publicului ascultator sau telespectator la un pret scazut. Reprezinta un mijloc prin care puteti aduce in prim plan figuri importante/populare care sa sustina mesajul dvs. sau sa incurajeze publicul sa actioneze dupa cum le recomandati dvs. O personalitate din lumea sportului sau a divertismentului ce da glas mesajului dvs. ii confera si credibilitate. De multe ori, daca sunt abordate in asa fel incat li se demonstreaza binele public pe care il aduc facand acel AIP, celebritatile pot dona timpul lor realizarii acelui material. Calitatea casetelor trebuie sa fie buna de difuzare si trebuie insotite de un scenariu detaliat si de o scrisoare din partea conducerii organizatiei dvs. in care se explica de ce subiectul ales este de interes public, solicitandu-se cooperarea acelui mijloc de comunicare in difuzarea anuntului.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Interviurile Reporterilor De ce si cand se fac Declaratii oficiale, neoficiale, informatii generale Tehnici si repere Presa scrisa Media electronica Interviul nu este o ocazie de a raspunde la intrebarile unui reporter. Este o ocazie de a va transmite mesajul. Relatiile cu presa presupun cultivarea interesului unui reporter astfel incat acesta sa comunice mesajul dvs. publicului tinta. Ca sa aveti de-a face cu mass-media trebuie sa credeti in mesajul si in programul dvs. Faptul ca nu credeti in mesajul dvs. va iesi la iveala la un moment dat. Si daca nu credeti in mesajul dvs., atunci nici publicul dvs. nu va crede in el. In plus, relatiile cu presa necesita creativitate, sinceritate si rabdare. Cheile unor relatii publice reusite si deci si ale unor relatii cu presa reusite sunt pregatirea si repetitia. Pregatiti-va pentru interviuri cunoasteti-va mesajul, programul, politicile organizatiei, documentati-va cu privire la subiectele pe care reporterul sau ziarul le-au mai abordat inainte despre programul dvs. Aveti mereu in minte faptul ca interviul nu este o ocazie de a raspunde la intrebarile reporterului. Este o ocazie de a va transmite mesajul. Si apropos, tocmai ati citit un exemplu de repetitie. Mesajul este determinat de public. Elaborarea mesajului a fost discutata intr-o sectiune anterioara, dar importanta sa este atat de mare incat e nevoie sa subliniem rolul sau fundamental in interviurile presei. Intr-un interviu, cu cine vrem sa comunicam, cu reporterul sau cu clientii organizatiei, beneficiarii, oamenii? O parte din pregatirea dvs. o reprezinta elaborarea mesajului, astfel incat trebuie sa va cunoasteti publicului tinta, asa cum am mentionat in sectiunile anterioare. Stabiliti care sunt preferintele lor, antipatiile, nevoile si temerile lor. Oamenii actioneaza in propriul lor interes. Odata ce sunteti pregatit, tineti minte: nu priviti presa ca fiind dusmanul vostru. Relatiile cu presa nu trebuie sa fie o confruntare. Pot fi intre reprezentanti ai unor pozitii opuse, dar nu trebuie sa fie agresive. Cateva recomandari de baza privind relatiile cu presa: 1. Spuneti adevarul. Nu mintiti niciodata reporterii sau oamenii. Nu trebuie sa-i spuneti reporterului tot ce stiti, dar tot ceea ce ii spuneti unui reporter trebuie sa fie adevarat. 2. Recunoasteti faptele. Daca dvs. sau organizatia dvs. ati facut o greseala , recunoasteti-o si explicati-o, dar nu cautati scuze. Explicati care au fost masurile luate pentru a indrepta greseala si cum acea
Recomandari privind relatiile cu presa Interviurile reporterilor

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE greseala nu se va mai repeta in viitor. 3. Reactionati rapid. Mesajul dvs. nu poate fi inclus in articolul unui reporter odata ce a trecut termenul limita de redactare a acestuia. 4. Incepeti sa cunoasteti reporterii cat mai curand posibil. E bine sa-i cunoasteti pe reporteri cu mult inainte de a avea o problema sau ca ei sa scrie un articol despre dvs. Aflati care reporteri se ocupa de domeniul specific organizatiei dvs., informati-i cu privire la programele si politicile dvs.materialele informative, descrierile programului va vor ajuta in acest sens, dar daca dvs., si reporterii aveti timp, este de preferat o intrevedere in persoana; ajutati-i atunci cand va sta in putere; aratati-le ca va pot respecta. Si, la randul dvs., vedeti care reporteri sunt demni de incredere si respect. 5. Tineti minte ca reporterul nu este nici prietenul nici dusmanul dvs. Reporterul isi face meseria si reprezinta un mijloc prin care dvs. puteti comunica cu oamenii. Un articol nefavorabil nu inseamna ca reporterul are ceva cu dvs. si nu trebuie luat ca fiind ceva personal. 6. Controlati ceea ce puteti. Ori de cate ori e posibil, dvs. fiti cel care stabileste locul, ora si durata interviului. De asemenea, discutati cu reporterul din timp care sunt subiectele sau aspectele pe care reporterul doreste sa le cuprinda in interviul sau. Astfel puteti fi mai bine pregatiti si reporterul la randul lui poate scrie un articol mai bun, marind si sansele de a reusi sa transmiteti mesajul dorit. 7. Obtineti sprijinul conducerii superioare in ce priveste relatiile publice. Persoana aflata la conducerea organizatiei dvs. trebuie sa fie pregatita si dispusa sa se adreseze reporterilor atunci cand e nevoie, mai ales intr-o situatie de criza. De asemenea, responsabilul cu relatiile publice trebuie sa fie investit cu suficienta autoritate pentru a fi credibil in ochii presei si ai publicului. 8. Evitati sa folositi limbajul tehnic sau birocratic. Incercati sa folositi un limbaj clar, pe intelesul omului obisnuit. Tineti minte ca va adresati publicului dvs. tinta. Daca vorbiti despre rechini, spuneti rechini si nu pradatori ai faunei marine. Si de asemenea, incercati sa faceti subiectul mai aproape de oameni. Datele statistice sunt foarte bune, dar daca puteti explica semnificatia unei politici sau unui proces anume unei mame care-si creste copii singura, subiectul dvs. are si mai mult impact si insemnatate. 9. Nu va asteptati la un articol perfect de fiecare data cand dati un interviu sau de fiecare data cand reporterii relateaza despre organizatia dvs. Multumiti-va sa reusiti de cele mai multe ori. Chiar si o relatare pozitiva poate contine o critica sau doua. 10. Nu va certati niciodata cu unreporter. Daca reporterii cauta elemente de conflict si controversa, dvs. nu trebuie sa fiti subiectul nici uneia. Pastrati-va calmul. Si tineti minte, cei pentru care lucreaza reporterii respectivi sunt cei care detin cerneala sau controleaza spatiul de emisie. Datoria dvs. este sa comunicati fapte si mesaje in mod profesionist. 11. Intotdeauna aveti grija sa realizati un interviu in mod oficial, adica reporterul sa inregistreze tot ceea ce spuneti . Exista si interviuri care nu se inregistreaza, adica ceea ce discuta intervievatul nu se publica, si

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE interviurile in care cele discutate merg spre publicare dar nu sunt atribuite ca provenind de la cel intervievat. Pentru ca sa nu existe nici o confuzie in privinta regimului in care faceti declaratiile si pentru a evita momente neplacute la publicarea lor, dati interviuri numai in mod oficial, cu aprobarea dvs. si inregistrate. 12. Un reporter poate sa-si reformuleze intrebarile in mai multe feluri pe parcursul unui interviu. Aveti rabdare, dar a doua oara dupa ce reformuleaza ii puteti spune politicos ca sunteti de parere ca ati raspuns deja la acea intrebare si repetati acel raspuns. 13. Nu faceti speculatii daca sunteti rugat sa o faceti. Ramaneti fidel faptelor. Deseori, reporterii pun intrebari ipotetice care va indeamna sa faceti speculatii. Nu va lasati pacaliti! Speculatiile va pot duce aduce probleme si in final au foarte putina legatura cu mesajul pe care doriti sa-l comunicati si nimic de-a face cu faptele in sine. 14. Daca reporterul pune vreo intrebare complet deplasata, poate din cauza ca nu a inteles subiectul de discutie, puteti incerca sa reformulati intrebarea pentru el si sa raspundeti la ea. Reporterul poate accepta acest lucru sau nu, dar cel putin ati incercat sa mentineti interviul pe drumul cel bun si sa pastrati in vedere care este scopul interviului din punctul dvs. de vedere. Cateva recomandari suplimentare privind interviurile Uneori puteti intalni cate un reporter care va pune intrebari intr-un mod ce v-ar putea face sa sovaiti sau sa va contraziceti. Iata cateva tipuri de reportei: Discursantul. Acesta este un reporter care, in loc sa va puna intrebari, incepe si tine un discurs. Puteti sa-l ascultati politicos un minut pana va dati seama ce pune la cale, dupa care sa il intrerupeti si sa-l rugati frumos sa va adreseze intrebarea. Ucigasul zambitor. Aveti mare grija! Poate ca zambeste el, dar nu-l lasati sa va distraga cu zambetul lui pentru ca in spatele acestuia se poate ascunde o intrebare capcana. Mitraliorul. Daca un reporter va pune mai mult de doua intrebari deodata, alegeti pe cea la care doriti sa raspundeti. Nu incercati sa raspundeti la toate. Am vorbit mai inainte de pregatirea in vederea unui interviu: stabilirea mesajului, documentarea asupra faptelor, retinerea aspectelor pe care doriti sa le abordati. Odata ce ati punctat aceste etape, faceti o lista cu acele intrebari pe care credeti ca vi le va pune reporterul. Puneti-va cea mai dificila intrebare pe care v-ar putea-o adresa si fiti gata sa dati un raspuns. Daca reporterul va pune o intrebare la care nu stiti sa raspundeti, nu incercati sa ghiciti. Nu stiu, dar ma voi informa despre aceasta pentru dvs., este singurul raspuns in asemenea cazuri. Daca urmeaza a fi un interviu lung, va poate fi de folos sa notati o serie de posibile intrebari si raspunsul la ele. Daca este un interviu la radio sau la televiziune, e bine sa faceti o mica repetitie, inregistandu-va raspunsurile pe casetofon si urmarind daca mesajul si informatiile dorite reies intr-adevar din ceea ce spuneti. Este si o ocazie buna de a va asculta

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE cum vorbiti pentru a va asigura ca nu folositi termeni prea specializati sau acronime in raspunsurile dvs. Tineti minte ca inregistrarile cheie intr-un interviu sunt pregatirea si concentrarea.
Interviurile la Interviurile la televizor Interviurile la televizor reprezinta o arena mai diferita in care puteti televizor comunica mesajele si informatiile. In primul rand, exista ceva adevar in vechea maxima a relatiilor publice:dvs, sunteti mesajul. In al doilea rand, din cele cinci minute in care vorbiti dvs. s-ar putea sa ramana numai 10 secunde in stirea de la televizor. Desi la inceput acestea par a fi niste provocari descurajante, o pregatire buna va va ajuta sa treceti peste emotiile incercate. Daca lucrati pentru o organizatie guvernamentala, nu doriti sa apareti ca un birocrat nepasator si fara personalitate. Aerul de aroganta nu va ajuta sa va transmiteti mesajul si informatiile. Toate sugestiile facute in cazul interviurilor cu presa scrisa se pot aplica si in cazul televiziunii. Dar televiziunea comprima timpul: dupa cum am amintit, puteti fi interviavat timp de 20 de minute si numai ultimele 10 secunde ale interviului sa fie folosite. De asemenea, felul in care vorbiti, in care aratati, atitudinea dvs., pe scurt, modul in care apareti in fata camerei de luat vederi este la fel de important ca mesajul si informatiile transmise verbal. Daca apareti intr-un studio de televiziune, vi se poate oferi sa fiti machiat de catre personalul postului respectiv. Sunt cateva lucruri pe care le puteti face referitor la imbracaminte, la tinuta, oriunde ar avea loc interviul.

Costumatia: Evitati bijuteriile prea tipatoare Evitati modelele stralucitoare sau in dungi care distrag atentia In general, e preferata o imbracaminte mai conservatoare Nu trebuie sa apareti nebarbierit la interviuri Tinuta: Daca interviul are loc cu dvs. stand pe scaun, nu va asezati pe un scaun care se roteste. Daca sunteti emotioant, este foarte usor sa incepeti sa va miscati cu scaunul dintr-o parte in alta sau inainte si inapoi, lucru care distrage atentia telespectatorului. Daca incrucisati gleznele si lasati mainile pe pulpe, reduceti posibilitatea de miscare a corpului in timpul interviului, fara sa renuntati sa gesticulati atunci cand e nevoie. Evitati sa va lasati moale in scaun sau sa va puneti bratele sub cap. Un interviu la televizor nu este momentul prielnic sa va aratati super relaxat sau indiferent pentru ca abateti atentia de la mesajul pe care trebuie sa-l transmiteti.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Gesturile: Gesturile sunt folositoare, dar aveti grija sa le faceti atunci cand au rost si nu le exagerati. Evitati gesturile ample sau necorespunzatore. In general, operatorul nu va va lasa prea mult spatiu la incadrarea in imagine. Contactul vizual: Tineti minte, nu vorbiti cu peretii ci va adresati milioanelor de telespectatori. Daca sunteti intr-un studio, priviti la camera de filmat care este indreptata spre dvs.Daca nu va e clar care dintre camere va filmeaza, priviti la intervievator. E bine sa aveti cat mai mult contact vizula cu telespectatorii. Daca interviul are loc in biroul dvs. numai intre intervievator si dvs. foarte probabil ca obiectivul va fi asezat in spatele intervievatorului. Uneori, dupa ce se termina interviul, cameramanul va schimba pozitiile si il va inregistra pe intervievator repunand unele intrebari. Aceasta este ceea ce se numeste inversare. Evitati sa stati cu privirea in jos, sau sa plimbati ochii dintr-o parte in alta foarte repede. Puteti sa va uitati in sus un moment daca credeti ca astfel pareti mai ganditor. Voce: Pastrati tonul vocii la parametrii moderati, dar puteti sublinia unele cuvinte sau propozitii cheie din mesajul dvs. Evitati sa dati raspunsuri intr-o voce monotona. Nu faceti pauze prea lungi pentru ca intervievatorul va poate intrerupe cu alte intrebari sau comentarii. Cunostinte: Dvs. sunteti expertul, autoritatea in materie. Vorbiti despre ceva ce va este foarte cunoscut. Fiti dvs. insiva. Nu cadeti in capcana speculatiilor pe o tema care va este necunoscuta, despre ceva ce ar putea avea loc in viitor, lucruri ipotetice, opinii personale. Rezumati-va la fapte si la mesajul dvs. Daca intr-adevar credeti ca aveti nevoie de ajutorul notitelor, treceti-le pe un cartonas mic. Dar cel mai bine ar fi sa nu folositi notite. Am amintit anterior faptul ca sunt doua lucruri cu care trebuie sa veniti la un interviu: pregatirea si concentrarea. Acestea sunt extrem de importante intr-un interviu in fata camerelor de luat vederi. Stiti ce trebuie sa abordati, care este mesajul, v-ati facut documentarea si dispuneti de informatii si ati anticipat posibilele intrebari. Ati facut repetitii. Acum este momentul sa va concentrati. Lasati la o parte preocuparile si problemele si concentrati-va asupra obiectivelor interviului si cuvintelor pe care le folositi.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Lasati pe altcineva sa se preocupe de problemele cotidiene pe care le aveti. Nu e bine sa uitati ce stiti si cum vreti sa comunicati ceea ce stiti: clar, raspicat, concis. Cateva indicatii privind interviurile de televiziune Evitati sa folositi vocabularul prea specializat si acronimele. Va poate fi greu pentru ca sunt termeni folositi in fiecare zi in activitatea dvs, dar majoritatea celor ce va urmaresc vor sti foarte putin ce inseamna acei termeni, iar rolul dvs. este de a comunica cu ei cat mai eficient. Plasati cea mai importanta parte a mesajului si informatiile dvs. cat mai la inceputul interviului. Televiziunea nu este un mijloc care sa permita explicatiile lungi, complicate. Ganditiva la cateva afirmatii ce pot constitui citate si care contin esenta mesajului dvs. Construiti o punte de legatura de la intrebari inapoi la mesajul dvs. pe care il readuceti astfel mereu in prim plan. E bine sa incercati sa stapaniti mersul interviului in ceea ce priveste comunicarea mesajului de catre telespectatori, nu doar sa raspundeti la intrebari. Inaintea interviului, cand incercati sa anticipati intrebarile reporterului si va pregatiti pentru cea mai rea intrebare care vi se poate pune, puteti exersa si aceasta realizare de punti de la intrebari inapoi la mesaj. Nu e nevoie de mai mult de cateva secunde. E bine sa aduceti argumente in sprijinul mesajului dvs. si sa construiti pe seama lor pana va convingeti telespectatorul de credibilitatea mesajului dvs. Daca interviul se inregistreaza si nu este in direct si vi se pune o intrebare dificila sau complexa, nu va grabiti sa raspundeti. Nu trebuie sa dati un raspuns imediat, puteti sa va ganditi un moment. Foarte probabil ca acea parte de inregistrare nu va aparea in versiunea finala a interviului. Din momentul in care echipa de filmare apare in biroul dvs. sau dvs. intrati in studio, ceea ce spuneti este oficial, chiar si atunci cand camera de filmat nu este indreptata catre dvs. Inainte de a accepta sa faceti interviul, dvs. si reporterul trebuie sa ajungeti la o intelegere privind durata interviului si subiectul acestuia.
Tur de interviuri Tur de interviuri prin satelit Printr-un tur media prin satelit, purtatorul dvs. de cuvant prin satelit sau conducatorul organizatiei are posibilitatea de a face interviuri cu 6 sau 7 diferite posturi de televiziune regionale, unul dupa altul, practic cam in acelasi timp si dintr-un singur loc, apelandu-se la transmisiunea prin satelit dintr-un studio aflat in orasul dvs. Majoritatea posturilor de televiziune nu tin un reporter si echipa de filmare in capitala dvs. Totodata, purtatorul dvs. de cuvant nu se poate afla in cinci orase diferite in acelasi timp. Ca

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE atare, nu au ocazia de a-l intervieva in fata camerei de luat vederi pe purtatorul dvs. de cuvant sau pe conducatorul organizatiei, care pot avea noutati importante de anuntat si de explicat. Dar puteti comunica cu aceste posturi locale din alte orase cumparand spatiu de emisie prin satelit si conectand reporterii televiziunilor locale cu purtatorul dvs. de cuvant. Iata cum se face aceasta: Pregatiti-va comunicatul de presa cu stirile respective. Pregatiti purtatorul de cuvant in vederea interviurilor. Faceti demersurile privind incheierea unui studiu de televiziune profesionist si cumapararea timpului de transmisie prin satelit. Sunati reporterii televiziunilor locale, descrieti-le stirile pe care doriti sa le anuntati si intrebati-i daca sunteti interesati in realizarea unui interviu prin satelit cu purtatorul dvs. de cuvant pe tema respectiva. Trimiteti-le reporterilor locali (maximum sase pentru un spatiu de 30 de minute de transmisiune prin satelit) o copie a comunicatului in avans specificand interzicerea emiterii comunicatului inainte de data si ora la care il primesc si celelalte canale de comunicare. Trimiteti-i reporterului prin fax ora si informatiile tehnice legate de transmisiunea prin satelit obtinute de la studioul si firma care vinde spatiul de emisie. Aceasta ii va permite tehnicienilor reporterului sa se lege la transmisiunea prin satelit. Asigurati-va ca stiti reporterul, stie exact de cat timp dispune pentru realizarea interviuluicinci minute sunt mai mult decat suficiente intr-un astfel de caz. Purtatorul de cuvant va face interviurile cu fiecare reporter in parte in studio. Tehnicienii studioului ii vor spune: acum suntem in legatura directa cu KAVA-TV, din orasul X, dati-i drumul. Reporterul se prezinta, apoi purtatorul dvs. de cuvant face o scurta declaratie continand mesajele de baza, si interviul continua cateva minute. Apoi, urmeaza alt reporter local, si apoi, altul. Oferindu-i astfel unui reporter local o sursa nationala de stiri, stirea dvs. va beneficia de o difuzare substantiala la acel post local de televiziune. De fapt, comunicati prin cinci sau sase posturi locale si probabil ca ajungeti la un public tinta pe care altfel nati fi avut ocazia sa-l abordati. Daca va mai ramane spatiu pe satelit, puteti aranja sa introduceti orice material de fundal care ii poate ajuta pe reporteri la realizarea reportajelor lor. Daca va

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE hotarati sa faceti aceasta, trebuie sa planificati din timp si sa anuntati posturile locale de televiziune. In Statele Unite costul unui tur de media prin satelit nu este imposibil de mare, dar nu se realizeaza mai mult de unul atunci cand este o stire importanta.
Alte tururi de Alte tururi de interviuri Puteti face astfel de tururi de interviuri pentru reporteriii de radio si interviuri din presa scrisa folosind telefonul. Ideea de baza ramane aceeasi oferirea de interviuri reporterilor din alte orasedar nu e nici un motiv pentru care nu ati include reporteri si de pe piata dvs. de mijloace de comunicare. De multe ori trebuie sa fiti atenti cu alti reporteri care se pot supara ca n-au fost inclusi in acest tur media. In acest caz, puteti tine mai intai o conferinta de presa pe care sa o urmati cu un tur de interviuri pentru reporterii din afara orasului. In principiu, turul de interviuri pentru reporterii de radio si jurnalisti il scuteste pe purtatorul de cuvant sau pe director de la sustinerea de interviuri rasfirate pe parcursul unei zile intregi. Articole de opinie Articolele de opinie Acestea sunt materialele scrise pentru paginile de editoriale dintrun ziar, pagina opusa celei cu editoriale. De obicei, se redacteaza articolul in functie de numarul de cuvinte specificate de redactorul ziarului si se discuta cu acesta daca este dispus sa publice articolul cu subiectul respectiv. De regula, articolele sunt un comentariu sau o opinie privind un subiect care are legatura cu conducatorul organizatiei si care este printre stirile zilei. Puteti concepe astfele de materiale daca stiti ca veti anunta in viitorul apropiat niste noutati foarte importante. Dpua ce emiteti stirea, la cateva zile este foarte potrivit sa reveniti cu un articol de opinie. Articolul de opinie este semnat de persoana care detine pozitia cea mai inalta in organizatie, dand astfel autoritate mesajului cuprins in articol. Singurul inconvenient al unui articol de opinie este ca reprezinta un material care apare o singura data intr-un singur ziar. Din motive de competitie, alte ziare nu vor publica acelasi material. Ca atare, pentru astfel de articole e bine sa tintiti ziarele cu tiraj mare, care detin topul liderilor de opinie.

Conferintele de presa Scop Organizare Mape de presa Sugestii pentru o conferinta de presa reusita Repere Conferintele de presa pot fi un mijloc eficace de a transmite mediei stiri concrete , dar folositi-l cu prudenta. Nu tineti niciodata o conferinta de presa pentru a face public ceva ce constituie cu adevarat o stire importanta adica o stire care afecteaza sau intereseaza un numar mare de oameni. Daca faceti public o stire care nu merita, orice alte conferinte de presa veti tine in viitor vor fi vazute cu suspiciune intre reporteri si probabil ca nu se

Conferintele de presa

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE va bucura de o audienta prea mare. Incercati sa anuntati toate mijloacele de comunicare cat mai posibil. In unele cazuri in care exista evenimente imediate ce necesita atentie, instiintarea reporterilor se poate face numai cu cateva ore inainte. Dar in general, cu o zi inainte este bine sa sunati sau sa trimiteti un fax de instiintare tuturor acelora aflati pe lista de distributie media. Tineti conferinta de presa intr-o sala in care sa incapa camerele si luminile de filmat. Fundalul este bine sa fie ceva solid, fara afise, poze sau steaguri care din anumite unghiuri pot da impresia ca apar din capul vorbitorului. Incaperea trebuie sa fie dotata si cu o masa sau podium pentru microfoane si spatiu in mijlocul sau spatele salii pentru asezat suportul camerelor de filmat (acolo unde nu blocheaza vederea participantilor). Durata ideala a unei conferinte de presa este de aprox. 20 minute, 5 minute pentru cuvintele de deschidere si 15 minute de raspuns la intrebari. Ora la care e cel mai bine sa se tina o conferinta este 10.00 a.m. pentru a le da reporterilor timpul necesar redactarii materialelor si incadrarii in termenele lor limita. Daca anticipati prezenta unui numar mare de reporteri, puteti pune pe cineva sa se ocupe de deschiderea conferintei de presa, prezentarea vorbitorului si inchiderea conferintei. Asigurati-va ca restul zilei va exista o persoana informata care sa raspunda la eventualele intrebari suplimentare pe care le pot avea reporterii pe parcursul redactarii articolelor lor. Daca in conferinta de presa se vor anunta lucruri ce vor crea conflicte si controverse, faceti o repetitie cu vorbitorul pe tema celor mai dificile intrebari ce i se pot pune. Daca nu aveti ocazia sa faceti aceasta, o alternativa ar fi sa-i dati o foaie cu posibilele intrebari si raspunsurile la ele. Pentru a inlesni reporterilor relatarea stirii dvs., de obicei la conferinta se ofera mape de presa continand urmatoarele: Copie a declaratiei de deschidere pe care o face vorbitorul si care contine un rezumat al nutatilor si mesajului dvs. (material nu mai lung de 5 minute) Informatii biografice despre persoana sau persoanele care vor vorbi in cadrul conferintei de presa Informatii generale de tipul datelor statistice legate de stirea respectiva, eventual grafice clare, daca este cazul. Cateva fise informative despre organizatia dvs. pentru reporterii care nu sunt familiarizati prea bine cu activitatile acesteia. Care este mesajul central pe care vreti sa-l transmiteti? Rostiti-l de cateva ori inainte, cu putere, simplu, in 10 secunde sau mai putin. Daca nu-l scurtati dvs. la 10 secunde, o vor face reporterii de radio si televiziune. Ceea ce se hotarasc acestia sa dea pe post poate sa nu fie deloc acel lucru pe care dvs. il considerati cel mai important. Ei au controlul editarii stirii, si nu exista garantia ca vor prezenta mesajul pe care il aveti dvs. in minte, dar daca formulati o declaratie scurta, clara, bine punctata privind

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE esenta mesajului, sansele ca aceasta sa fie data pe post sunt mult mai mari decat daca vorbiti minute in sir si v-ati incarca declaratia cu detalii statistice sau informatii generale. Nu uitati imaginile, materialele vizuale. Atunci cand relateaza o stire, reporterii de televiziune au nevoie si de imagini legate de materialul respectiv. Nu merge sa foloseasca imagini cu a mia conferinta de presa dintr-o anume zi, aratand niste reporteri morocanosi cum se chinuie pe scaune si privesc toti in acelasi punct. Asa ca ajutati-i cu unele materiale concrete. De exemplu, daca organizatia dvs. se preocupa de chimicalele toxice si discutati despre 400 de chimicale daunatoare aflate sub noi reglementari, care ar fi una sau doua de larga folosinta sau care sunt produsele de fabricile locale unde ati putea obtine destul de usor niste material filmat? O alternativa prin care puteti ajuta reporterii de televiziune sa obtina materialele vizuale de care au nevoie este sa aveti material de fundal de calitate difuzabila imagini trase pe caseta video (vezi sectiunea privind comunicatele de presa video, partea cu materialele de fundal). Ajutati reporterii sa umanizeze materialul. Puteti ajuta jurnalistii atunci cand trebuie sa prezinte o stire foarte tehnica. Sa zicem ca organizatia dvs. tocmai a emis 20 de pagini de date statistice referitoare la schimbarile in tendintele fortei de munca. Cum ar putea sa afecteze aceste schimbari un tanar de 18 ani care a renuntat la liceu sau o tanara mama de 27 ani care traieste din asigurarile sociale? Cum pot afecta o vaduva de 65 de ani care nu se descurca numai cu o pensie? Este mult mai simplu sa scrii un articol de date seci daca dai exemple concrete despre oameni cu care cititorii se pot identifica sau pe care ii pot intelege. Este de la sine inteles ca trebuie sa aveti la indemana (in minte daca dvs. sunteti vorbitorul) informatii generale concrete, chiar daca nu le includeti in declaratia de deschidere a conferintei. Incercati sa fiti cat mai clari si mai concisi posibil. Nu e bine sa confuzati reporterii. Multi dintre ei, mai ales cei de televiziune, radio si ai agentiilor de presa, trebuie sa relateze trei, patru sau chiar cinci subiecte in aceeasi zi. Nu au timp sa se documenteze asupra subiectului ales de dvs. Cu cat le explicati mai clar si mai eficient despre ce e vorba, cu atat mesajul dvs. va avea mai multe sanse de a aparea in relatarile lor asa cum doriti dvs. Asteptati-va sa vi se puna intrebari negative, poate chiar ostile. Ele nu sunt indreptate catre persoana dvs. Reporterii nu sunt doar canale de transmitere a informatiei; ei sunt platiti sa puna sub semnul intrebarii, al indoielii, sa scormoneasca. Astfel ca e bine sa va pastrati calmul in fata unei astfel de intrebari, sa nu va aratati enervat. Nu incercati sa va justificati, sa faceti ca organizatia sa arate intr-o lumina cat mai favorabila in dauna adevarului si al sinceritatii. Reporterii se prind imediat si va dispretuiesc. Unepri, organizatia dvs. poate programa o conferita la care sa fie prezenti alti lideri guvernamentali decat ai organizatiei, lideri ai muncii si comunitatii de afaceri. Trebuie sa retineti doua lucruri: 1. Daca e cu presa, invitati TOATA presadin timp. Nu in dimineata zilei respective si nici chiar cu o zi inainte, mai din timp. 2. Ocaziile de a face poze. Puneti deoparte cinci sau zece minute la

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE inceputul conferintei pentru a permite televiziunii si fotografilor sa fotografieze fara a intrerupe derularea conferintei. Cand ii informati despre conferinta, mentionati si aceasta ocazie de a face fotografii. Fiti pregatiti. Pregatirea, pregatirea, pregatirea, este cheia relatiilor publice reusite. Fise informative, Fise cu sugestii Continut Scopuri multiple Utilizarea paginii de web Actualizarea Modele Fisele informative sunt o pagina sau o foaie de informatii despre oragnizatia dvs., activitatile si programele sale, de obicei aranjate pe subiecte sau activitate. Nu sunt menite a furniza reporterilor noutati, stiri, ci de a le oferi inforamtii generale cu privire la activitatea organizatiei ce le pot fi de folos atunci cand nu sunt familiarizati cu aceasta sau sunt presati de un termen limita de timp si au nevoie de informatii suplimentare pentru a putea plasa stirea intr-un context. Fisele informative sunt utile si atunci cand raspundeti cererilor de informatii din partea publicului sau in pachetele informative ale organizatiilor dvs. de teren. Sau pot fi folosite in mapele de presa pentru reporterii noi sau de distribuit la o conferinta de presa. Puteti pregati o serie de fise informative cu privire la toate programele si activitatile importante ale organizatiei dvs., odata produse putand fi folosite ca informatii de baza in cadrul altor materiale de relatii publice pe care le produceti. Punand informatiile cap la cap ati facut ce era mai greu si astfel elaborarea unor noi materiale de informare publica devine o sarcina mai usoara. E bine ca fisele informative sa fie realizate pe foi cu antetul organizatiei si sa specifice un numar de telefon si o persoana de contact pentru informatii suplimentare, precum si la data la care informatiile au fost adunate sau actualizate. Daca informatiile din fise sunt mereu in schimbare, ele trebuie actualizate periodic. Nu e indicat sa furnizati informatii vechi, iar fisa informativa este usor de modificat, nu va costa mult, spre deosebire de o brosura de 8 pagini tiparita. Daca aveti pagina de web, asigurati-va ca fisele informative sunt incluse pe site si ca le actualizati atunci cand e cazul. Daca subiectul se preteaza la prezentari grafice, puteti include in fisa informativa si tabele sau grafice care ajuta la descrierea respectiva. Fise cu sugestii O fisa cu sugestii ofera clientilor dvs. informatii utile cu privire la subiectele legate de organizatia dvs. De exemplu, daca organizatia dvs. este o organizatie de ocupare a fortei de munca, puteti face o fisa cu sugestii despre cum trebuie sa te pregatesti pentru un interviu sau cum sa
Fise informative, fise cu sugestii

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE faci un curriculum vitae. Pe scurt, o fisa cu sugestii ofera informatii fundamentale, valoroase pentru uz personal al clientului organizatiei dvs. Puteti include aceste fise cu sugestii in pachetele dvs. informative sau, daca subiectul si momentul sunt potrivite, le puteti anexa la un comunicat de presa. De exemplu, daca va uitati la materialul din modelul de scenariu al unui comunicat de presa video, puteti vedea cateva exemple de fise cu sugestii incluse in respectivul comunicat. Acestea sunt marcate Ce pot face angajatii si Ce pot face angajatorii. Exemplu de fisa cu sugestii INVATATI CUM SA VA COMPORTATI IN CADRUL UNUI INTERVIU CU UN ANGAJATOR 1. Imbracati-va corespunzator si curat. 2. Fiti punctuali. 3. Intampinati intervievatorul intr-un mod prietenos. Asteptati sa vi se spuna sa luati loc inainte sa o faceti dvs. 4. In timpul interviului, raspundeti la intrebari intr-o maniera pozitiva. 5. Zambiti si priviti direct in ochii persoanei cu care stati de vorba; ASCULTATI cu atentie ce vi se spune. 6. Vorbiti clar si raspundeti la intrebari cu sinceritate. 7. Inainte de a lua parte la interviuri, aflati cat mai multe despre firma angajatoare. 8. Luati cu dvs. un carnetel si un pix. 9. Mentionati care sunt avantajele pe care angajatorul sau seful direct le-ar avea daca va angajeaza pe dvs. 10. Multumiti angajatorului pentru amabilitate.
Puncte de discutie Puncte de discutie Punctele de discutie reprezinta o pagina de mesaje privind programele organizatiei dvs. sau, mai frecvent, despre un anume subiect sau eveniment. Punctele de discutie sunt de folosit intern de catre oficialii organizatiei atunci cand se adreseaza publicului din afara sau cand dau interviuri presei.Aceste puncte de discutie schiteaza ideile pe care doriti sa le abordati, mesajele, pozitia organizatiei vizavi de un anumit aspect. Aceste puncte de discutie trebuie date oficialilor cheie din cadrul conducerii organizatiei care raspund de comunicarea cu clientii, actorii locali, partile interesate, mass-media, si alte persoane ce manifesta interes vizavi de programele si activitatile dvs. Pe langa faptul ca ajuta managementul in comunicarea de mesaje eficiente, punctele de discutie ajuta personalul organizatiei in general sa comunice aceleasi mesaje in mod constant, un element cheie al programelor de relatii publice credibile si eficiente. Intrebari puse Intrebari puse frecvent O metoda populara de a oferi informatii publicului tinta este o lista frecvent de o pagina sau doua de intrebari puse frecvent cu privire la programele si Exemplu

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE activitatile organizatiei dvs. Acestea pot fi foarte concrete sau foarte generale si trebuie sa ofere clientilor informatii utile de care au nevoie.
Exemplu Exemplu: Model de fisa cu intrebari puse frecvent Intrebari puse frecvent de persoanele aflate in cautarea unui loc de munca privind serviciile Centrului de Mediere Care sunt serviciile Centrului? Serviciul de baza al Centrului este acela de a corela experienta, calificarile, nivelul profesional al celui care cauta un loc de munca cu cerintele de angajare specificate de angajatori Cum folosesc serviciile Centrului? Trebuie sa veniti la Centru si sa discutati cu un membru al personalului nostru de specialitate care va va intervieva si va va ajuta sa completati o fisa cu informatii pe baza careia sunteti luat in evidenta Centrului. Odata aceasta realizata, personalul centrului vor cauta locurile de munca vacante potrivite cu calificarea dvs. Ce informatii trebuie sa furnizez Centrului? Va trebui sa spuneti care este experienta dvs. profesionala, studiile si calificarile avute. Daca aveti copii dupa certificate, diplome, permise, si alte acte care atesta nivelul dvs. de studii si calificare, va rugam sa le aduceti cu dvs. Sunt gratuite serviciile Centrului? Da. Sunt oferite de Ministerul Muncii pentru a facilita accesul fortei de munca la oportunitatile de angajare si a ajuta angajatorii sa obtina personal calificat. Daca apelez la serviciile Centrului, imi garantati un loc de munca? Nu. Sarcina noastra este de a identifica persoanele aflate in cautarea unui loc de munca ce se potrivesc din punct de vedere al calificarii cu cerintele si nevoile angajatorului. Hotararea de a angaja solicitantul este luata numai de angajator. Avand in vedere ca Centrul este o agentie guvernamentala, poate cere unui angajator sa ma angajeze? Nu. Hotararea de angajare apartine numai angajatorului. Trebuie sa fac o programare pentru a apela la serviciile Centrului? Nu, dar unele servicii pot necesita mai multe vizite la centru. Imi aranjeaza Centrul interviurile? Nu. Interviurile sunt programate de angajatori in mod individual. Sarcina noastra este de a gasi persoane care sa se potriveasca cerintelor angajatorilor. Centrul doar incunostinteaza persoanele aflate in cautarea unui loc de munca de faptul ca exista o opotunitate. Cat timp ma tine Centrul in evidenta sa? Dosarul este mentinut in evidenta noastra atata timp cat sunteti in cautarea unui loc de munca. Va rugam sa contactati Centrul pentru a actualiza datele respective. Cum intru in legatura cu Centrul? Puteti ajunge usor la Centrul de Mediere a Muncii utilizand mijloacele de transport public, adresa este xxxx. Persoanele aflate in

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE cautarea unui loc de munca trebuie sa viziteze centrul pentru a oferi personalului specializat al acestuia informatiile necesare privind calificarile si experienta lor profesionala. Numarul nostru de telefon este xxxx, iar cel de fax este xxx xxx. Programul de lucru este intre orele 8.30 am si 2.30 pm.
Publicatiile de Publicatiile de specialitate Brosurile, pliantele, buletinele informative externe si cele interne specialitate pentru angajati sunt publicatiile cel mai frecvent generate de birourile de relatii publice. In activitatile organizatiilor, considerentele de cost si timp asociate producerii unor astfel de materiale sunt fundamentale, dar pentru publicatii de tip promotional sunt necesare o hartie buna si cel putin doua culori. Textul publicatiilor trebuie redactat intr-un limbaj clar, fara termeni tehnici, pe intelesul tuturor. Pliantele de promovare nu trebuie sa arate ca un document legislativ sau ca un manual. Formatul depinde desigur de volumul de informatii necesare si de modul de utilizare a publicatiei. Daca pliantul este de trimis prin posta cetatenilor, veti dori ca formatul sa fie cat mai ieftin de trimis astfel. Daca este de inmanat in cadrul unui targ al locurilor de munca, puteti sa folositi o foaie indoita pe ambele fete pentru a reduce costurile publicarii. Daca organizatia dvs. a pregatit un set cuprinzator de fise informative cu privire la programele si activitatile sale, informatiile de baza din acestea pot fi foarte utile la redactarea textului din brosuri sau pliante. Indiferent de format, la sfarsitul publicatiei trebuie trecut un numar de telefon unde pot fi obtinute informatii suplimentare de exemplu, al biroului de relatii publice. Daca organizatia dvs. are pagina web, adresa respectiva ar trebui inclusa si ea. Buletinele informative pentru angajati sunt un instrument important pentru biroul de relatii publice. Acesta este unul dintre mijloacele pe care le puteti folosi pentru a comunica mesajele dvs. angajatilor si pentru a ajuta la definirea culturii organizatiei. Este important sa personalizati buletinul informativ, dar este si un material in care puteti recicla comunicate de presa, discursuri tinute de oficiali ai conducerii agentiei, si alte materiale deja existente si de interes pentru angajati. Fotografiile sunt obligatorii; de exemplu multi oameni care lucreaza la 200 kilometri distanta de sediul central pot sa nu-l vada niciodata pe sef dar ii intereseaza cum arata si ce gandeste acesta. Evitati sa puneti fotografii standard de genul da mana si zambeste sau poze oficiale de portret. Un articol din partea conducerii superioare este binevenit din cand in cand, dar buletinul intern nu trebuie sa exagereze cu materiale din partea sefului agentiei. Noutati despre premii, realizari deosebite ale angajatilor, lucruri personale care sa intereseze pe angajati. Preocuparile mai putin obisnuite din afara lucrului ale angajatilor fac si ele buletinul mai interesant. Odata ce se ia hotararea de a publica periodic un buletin informativ pentru angajati, sa zicem lunar, trebuie publicat si distribuit la timp. Daca nu, materialul buletinului informativ expira angajatii pierd interesul in a-l citi.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Odata cu introducerea in organizatii a sistemelor de comunicare interne pe computere, sunt folosite adeseori versiunile pe e-mail ale buletinelor si economisesc din costurile de tiparire si distribuire.
Prezentarea grafica Prezentarea Grafica Este cel mai bine sa lasati realizarea grafica a publicatiilor in seama artistilor grafici. Cea mai buna abordare a unei organizatii este sa aiba o grafica unitara, consecventa pentru toate materialele sale tiparite. Aceasta grafica unitara face ca publicatiile unei organizatii sa fie usor de identificat de catre clienti, fie ca publicatii de sine statatoare, fie ca serii de publicatii. Publicatiile realizate de o agentie locala trebuie sa arate la fel ca cele produse la agentia nationala si alte agentii regionale. Organizatia poate aborda acest obiectiv realizand un set de grafici standard pentru toate publicatiile. Odata realizate, aceste standarde pot fi folosite de fiecare agentie care produce publicatii si de contractorii angajati de diversele agentii pentru a executa machetarea si tiparirea materialelor de relatii publice. Realistic vorbind, data fiind larga utilizare a programelor de tehnoredactare, cei care folosesc aceste programe gasesc foarte utile indicatiile si standardele respective care ii ajuta sa realizeze publicatii unitare din punct de vedere grafic. Internetul si Internetul si paginile web Nu mai este ceva deosebit sa spui ca internetul a afectat in mod paginile WEB esential practica relatiilor publice . A sporit usurinta cu care cetatenii obtin informatiile dorite din partea organizatiilor cu rapiditatea cu care reusesc sa proceseze informatia cipurile de calculator. Administratia electronica, cum le place unora sa numeasca acest proces, este in continua crestere. Gasirea locurilor de munca, obtinerea de pasapoarte, raportarea impozitelor pe venit, obtinerea de date statistice pe loc, toate fac ca accesul cetatenilor la serviciile de stat sa fie mai usor, mai rapid si, de obicei o experienta mult mai pozitiva. Comunicatele de presa sunt si ele puse pe site-ul organizatiei. Dar retineti ca majoritatea reporterilor nu vor verifica pagina dvs. pe inernet in fiecare zi dupa comunicatele de presa. Dar acum multe organizatii trimit comunicatele de presa automat prin e-mail reporterilor si oricui altcuiva se conecteaza pentru a le citi. Doriti sa le realizati un sondaj al opiniei publice informal? O puteti face pe web. Ce parere aveti despre serviciile agentiei? bifati in casute de la foarte buna la foarte slaba. Totalizarea imediata este o caracteristica a programului, desi probabil ca datele nu sunt la fel de demne de incredere ca un sondaj al opiniei publice. Folosirea internetului difera de la tara la tara, dar nu poate fi omis ca fiind un mijloc principal de informare publica. Multe pagini de internet ale instiututiilor au suferit revizuiri si modificari majore pentru a deveni mai bune si mai usor de uilizat. Relatiile publice fac mereu caz de facilitarea pe care o aduce epoca tehnologiei inalte. Dar ignora o mare problema a multor pagini de web guvernamentale: uneori sunt confuzante pentru oamenii care nu cunosc

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE bine programele agentiei, dar care stiu ce vor. Desigur, motoarele de cautare pot fi de folos in astfel de cazuri, dar in principiu cei care realizeaza paginile de internet de informare publica trebuie sa acorde multa atentie realizarii grafice a paginii respective. Mai multe amanunte despre aceasta mai tarziu. Cel mai bine este ca biroul de relatii publice sa se ocupe de paginile web ale agentiilor guvernamentale, nu biroul de statistica, nu biroul de tehnologie a informatiei si nu biroul de personal. Este indicat ca pagina de web sa fie realizata de o firma de specialitate. Problema poate fi ca doriti sa includeti prea multe informatii pe o pagina de internet sau prea putine din punct de vedere al continutului semnificativ. Dar toate informatiile pe care le puneti pe site reprezinta informatii publice, iar biroul de relatii publice stie cel mai bine cum sa prezinte publicului aceste informatii. Majoritatea paginilor de web contin o sectiune gen redactie unde pun comunicate de presa stranse pe o perioada de cativa ani, discursuri tinute de oficiali ai agentiei, fise informative despre agentie, etc. Puteti include reportaje pe care agentia dvs. le-a realizat de curand, o lista cu intrebari puse frecvent, sau oricare dintre produsele de relatii publice realizate de agentia dvs. Pentru acel reporter generalist care se afla presat de timp, materialul de pe internet poate fi de mare folos in scrierea articolului. In realizarea paginii de web trebuie sa aveti in vedere elementul de creativitate impreuna cu informatiile corecte de care au nevoie cetatenii. De exemplu, multe organizatii au pagini de web pentru copii, cu subiecte de stiinta sau cu o prezentare a informatiilor agentiei intr-un mod care este interesant si usor de inteles de catre copii de scoala generala. Pentru un utilizator de internet este utila o lista de linkuri, conexiuni unde poate gasi subiecte comune, materiale sau organizatii de la alte adrese de internet. Multe din birourile locale si regionale ale agentiilor guvernamentale din SUA si-au adaptat paginile de web astfel incat sa poata face trimitere si la pagina de web a sediului central. Este usor din punct de vedere tehnic sa se stabileasca cati oameni au acceptat pagina dvs. Nu uitati sa faceti reclama paginii de web. Multe din comunicatele de presa emise in Statele Unite, cum reiese din exemplele date, mentioneaza pe ultima pagina adresa de internet a agentiei respective. Crearea stilului, a paginilor web: Stabiliti-va obiectivele Un sit reusit transmite informatii si permite interactiunea si comunicarea cu publicul. Primul pas in crearea unei pagini de web este stabilirea scopului sau obiectivului primar al acesteia. O pagina de web trebuie sa fie usor de utilizat, iar utilizatorul trebuie sa poata sa obtina imediat informatia cautata. Dar o pagina de web buna este mai mult decat ata, ofera utilizatorilor acces usor la informatiile pe care furnizorii site-ului

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE intentioneaza sa le transmita. La stabilirea scopului unui sit, realizatorii trebuie sa-si defineasca publicul si sa ia in considerare elemntele tehnice. Grafice aratoase, mai multe ferestre, ecrane, straturi ce se impart in numeroase sectiuni sunt instrumente de efect pentru o pagina sofisticata, bine impachetata, dar continutul este astfel mai greu de citi, mai ales pentru utilizatorii cu conexiuni de internet mai incete sau browsere mai vechi. Obiectivul celor care creeaza pagini de web trebuie sa vina in intampinarea obiectivului publicului tinta. Instrumente de creare a siturilor Exista numeroase instrumente pentru crearea paginilor de web, care permit programatorilor si designerilor sa lucreze direct in coduri. Programele de tipul Front Page, Macromedia Dreamweaver si Flash sunt denumite programe WSIWYG, de la What You See is What You Get, adica Ce vezi, asta si primesti. Aceste programe merg impreuna cu programele de design graphic, care genereaza ilustratiile. Indiferent de combinatia de instrumente folosita, este util si chiar necesar sa existe un grad de cunostinte despre limbajele de programare utilizate. Cel mai de baza dintre acestea, HTML, a inceput tot mai mult sa fie inlocuit cu XTML si XML, care au rezultat din el. De asemenea, programatorii folosesc si limbaje mai tehnice pentru a realiza efecte de genul animatiei. Aceste componente sunt incorporate intr-un sit. In plus, trebuie gasit un server bun care sa gazduiasca site-ul. Serverele ofera spatiu de stocare pentru pagina dvs. de web si programe care afiseaza statistici de tot felul privind utilizarea acesteia. Claritatea si Organizarea in Continut Cheia crearii unui sit bun este continutul bine organizat. O pagina de web este de fapt un cadru mereu in schimbare. Siturile trebuie sa aiba loc sa se dezvolte, si este mai usor sa se creeze un sistem de organizare solid de la bun inceput, mai degraba decat sa trebuiasca sa adaugati pagina cu pagina pe masura ce avansati. Continutul trebuie sa fie organizat pe cateva subiecte mari care pot fi apoi detaliate in mod logic. Navigatia Fiecare din subiectele principale trebuie incorporate in sistemul de navigare al sitului. O bara de navigatie este un grup de butoane de text sau alte tipuri de grafica care apare in mod consecvent pe parcursul intregului sit. Indiferent cate straturi de informatii dunt incluse, un sit bun permite intotdeauna revenirea la pagina ce descrie fiecare subiect principal. Cateva sugestii generale: O harta a site-ului trebuie indicata pe pagina de index. O astfel de harta este foarte utila in special pentru site-urile mai mari. O alternativa este incorporarea unei caracteristici de cautare, ce permite utilizatorilor sa caute anumite informatii ce pot fi prezente pe diverse pagini ale site-ului. O harta a sitului poate fi de preferat caracteristicii de cautare pentru ca permite utilizatorilor sa vada cum este organizat stilul respectiv.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE De fapt cei care scriu si stabilesc continutul sitului trebuie sa reevalueze mereu harta sitului si sa profite de ea. Ianaite de a adauga o pagina, este foarte util sa se faca o harta a sitului la care sa se poata face o referire repede. In stadiile initiale ale sitului, este buna schitarea unei astfel de harti si indicarea legaturilor dintre pagini. Pagina de index trebuie sa fie intotdeauna accesibila din doua clickuri pe oricare pagina a sitului ne-am afla. Oraganizarea ar trebui sa se faca de la general la specific. Legaturile (likuri) trebuie facute atat pe orizontala, cat si pe verticala. Chiar si paginile care sunt foarte specifice trebuie sa se lege de alte parti relevante ale sitului. Informatiile importante trebuie repetate pe scurt in mai multe pagini, cu legaturi la paginile relevante. Furnizati informatii despre cum pot fi utilizatorii sa va contacteze. Utilizatorii trebuie sa poata sa contacteze si administratorul sitului pentru a indica eventualele probleme inatlnite la situl respectiv. Creati legaturi interne si externe. Un sit bun furnizeaza linkuri cu siturile asemenatoare sau relevante. Nu includeti aceste informatii in pagina de index, pentru ca utilizatorii pot sari de tot peste situl dvs. daca le atrage atentia unul dintre link-uri.

Rolul sitului si forma sa sunt un tot: nu va complicati Cheia crearii unui sit bun este continutul organizat, iar aranjarea in pagina este destul de imprecisa pe internet. Chiar si cei mai experimentati designeri grafici nu pot avea control asupra felului in care va arata o pagina pe un browser, indiferent care ar fi aceasta. Unul dintre motive ar fi ca HTML a fost creat pentru a transmite informatii rapid. Cateva repere: Nu va complicati si nu exagerati cu numarul de casute pe o pagina. Prea multe impartiri ale spatiului pe pagina le poate permite utilizatorilor sa citeasca mai multe informatii fara a trebui sa descarce pagini noi, dar in acelasi timp se creeaza si o aglomerare care poate mai mult sa confuzeze decat sa clarifice. Testati situl pe o diversitate de browsere, ce pot fi descarcate gratuit de pe internet. Acesta este un lucru foarte important care merita atentie. Testati situl pe ambele sisteme de operare Mac si PC. Faceti ca paginile sa fie usor de printat. Printati cateva pagini de proba de pe diferite browsere. Fiti consecventi. Multe programe au stilul de ferestre in cascada si alte instrumente similare care permit designerilor sa stabileasca cu consecventa caracteristicile de culoare, caracter, marimi. Si tiparele (templates,

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE structuri de baza) pot realiza aceasta. Dimensiunea de fisier a fiecarei pagini nu trebuie sa fie mare. Puteti reduce dimensiunea de fisier simplificand grafica si creand imagini ce pot fi reduse in marime. Textul ocupa mult mai putin loc ca ilustratiile. Un designer competent poate crea imagini jpg. Si gif. Care isi pastreaza rezolutia. Nu folositi mai multe tipuri de caractere pe aceeasi pagina. Doua pot fi folosite, unul singur si este mai bine. Faceti caracterele suficient de mari pentru a fi citite de utilizatorii care nu au ochi foarte buni. Ca si in cazul realizarii grafice pe hartie, spatiul alb nu este un lucru rau. Dar faptul ca trebuie sa avanseze mult pe pagina in jos nu ii incurajeaza pe utilizatori. Daca marimea fisierului este mica, este de preferat sa se avanseze in jos pe pagina mai degraba decat sa se descarce o pagina in plus.

Promovarea sitului trimiteti comunicate de presa trimiteti anunturi tuturor de pe lista de distributie faceti o lista de distributie cu adrese de email si trimiteti un buletin informativ. Periodic, trimiteti pe email stiri pe scurt creati o retea de linkuri catre alte situri treceti-va pe motoarele de cautare principale si pe alte situri relevante la crearea unei noi publicatii sau chiar a unui comunicat de presa, includeti adresa de web cat mai vizibil In concluzie, obiectivul principal trebuie sa fie pur si simplu de a face stilul usor de utilizat si cu informatii utile. Toate celelalte decizii se iau in functie de aceasta. Cateva alte sugestii privind realizarea graficii subtitlurile sa fie cu caractere cel putin de doua ori mai mari decat caracterul continutului nici o grafica nu trebuie sa depeseasca decat daca reprezinta o pagina in sine este o idee buna sa aveti pagini de arhiva cu linkuri la resurse si evenimente mai vechi.
Evenimente Evenimente Evenimentele pot fi folosite pentru a va transmite mesajul ata imediat celor care sunt prezenti la eveniment, cat si catre un public mai larg prin intermediul mass-mediei. Un eveniment poate fi ceea ce creativitatea si programele dvs. il fac sa fie. Marcarea apritiei unor legi semnificative, targuri de joburi, seminarii sau conferinte pe teme speciale, ceremonii de lansare a campaniei de relatii publice, premii pentru servicii publice, deschiderea unor noi institutii sau darea in folosinta a unor noi

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE spatii, sau tururi ale obiectivelor dvs. pentru un public sau partile interesate, sunt unele exemple. Indiferent de eveniment, e necesar un plan pentru ca trebuie sa stiti foarte bine ce se intampla, sa stapaniti evenimentul cat se poate de mult. Trebuie notificata presa si desemnat un purtator de cuvant. Aveti nevoie de o mapa de presa pentru reporterii ce se prezinta la eveniment si o fisa informativa care plaseaza evenimentul in contextul celorlalte programe ale agentiei si care contin mesajele agentiei.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Recapitulare RECAPITULARE MODULUL 4 Modulul 4 Comunicatele de presa una dintre modalitatile principale de a furniza informatii utilizate de specialisti in relatii publice comunicat cu material de reportaj comunicatul media trebuie redactat intr-un limbaj curat si simplu Reportajele sunt o forma flexibila, informala a unei stiri sau relatari este o alta modalitate de a transmite Comunicatele de presa video Cand se foloseste Avantaje Scenariu Formatare (text, date, statistice, grafice, scenariu, adaptarea la posturile locale) Model de scenariu pentru CPV Telefoanele de informare a reporterilor - ocazie de a va face stirea cunoscuta

Comunicatele de Presa Audio comunicatele de presa pe casete audio Anunturile de Interes Public anunturile de interes public (AIP-uri) sunt anunturile audio-vizuale scurte cu privire la serviciile sau activitatea organizatiei dvs. Interviurile Reporterilor De ce si cand se fac Declaratii oficiale, neoficiale, informatii generale Tehnici si repere Presa scrisa Media electronica Interviurile la televizor costumatia tinuta gesturile contactul vizual voce cunostinte cateva indicatii privind interviurile de televiziune Tur de interviuri prin satelit Articolele de opinie conferintele de presa

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE scop organizare mape de presa sugestii pentru o conferinta de presa reusita repere Fise informative, Fise cu sugestii continut scopuri multiple utilizarea paginii de web actualizarea modele Puncte de discutie punctele de discutie reprezinta o pagina de mesaje privind programele organizatiei

Intrebari puse frecvent metoda populara de a oferi informatii publicului tinta Model de fisa cu intrebari puse frecvent Publicatiile de specialitate brosurile, pliantele, buletinele informative externe si cele interne pentru angajati Internetul si paginile web Evenimente

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Managementul situatiilor de criza din punct de vedere al Relatiilor Publice

Multe organizatii prin insasi natura activitatii lor se pot confrunta pe neasteptate cu o situatie de criza cu efecte la nivelul relatiilor publice. Daca organizatia este privata, criza poate fi produsa de exemplu de existenta unui defect la unul din produsele firmai care beneficiaza de o m,ediatizare intensa. Relatarile continue care se fac despre defectul respectiv pot avea un efect negativ asupra profiturilor si pretul actiunilor companiei. Sau situatia de criza poate fi una cauzata de deversarea unor substante chimice toxice ce ameninta sa produca pagube majore mediului inconjurator. Un alt exemplu de criza poate presupune existenta unui medicament popular despre care tocmai s-a descoperit ca are efecte secundare amenintatoare pentru viata omului. O veste proasta nu constituie o situatie de criza din punct de vedere al relatiilor cu publicul. Dar un eveniment ce promite zile intregi de aparitii critice in presa este o situatie de criza pentru organizatie. Nu poate fi ignorata. Nu o sa treca cu una cu doua. Ideea de baza este de multe ori supravietuirea organizatieie care este supusa judecatii publicului. Pentru organizatii, situatiile de criza nu au numai o dimensiune umana si mediatica, ci si politica, fie ca este din perspective grupurilor de actionari, parti interesate, sau din entitati politice organizate, cum ar fi parlamentele. Cum facem fata acestor situatii de criza? Mai intai, trebuie sa existe o echipa formata din persoane din conducerea superioara, specialisti tehnici si in relatiile publice care se ocupa numai cu managementul situatiei de cirza pe durata acesteia. Aceasta echipa trebuie desemnata dinainte ca o parte a eforturilor organizatiei de a planifica in vederea unei posibile situatii de criza, si trebuie actualizata pe masura ce se produc schimbari de personal. In al doilea rand, trebuie sa existe deja conceput un plan operational cu care toti cei responsabili in astfel de situatii trebuie sa fie familiarizati ( este bine sa testeze planul respectiv prin simularea unei crize). In general, deoarece situatia de criza nu apare numai la sediul central al agentiei, trebuie luate masuri pentru ca birourile regionale sa fie incluse in planificarea si echipele situatiei de criza. Acest plan ar trebui sa includa fiecare lucru posibil de care agentia ar avea nevoie pentru a se ocupa de dimensiunea relatiilor publice a crizei, inclusiv logistica, adunarea de informatii, comunicatiile, asistenta tehnica, consilierea juridica, stabilirea responsabilitatilor media, etc. E utila anexarea unei liste de verificarea a tuturor pasilor pe care doriti sa-i luati pentru a rezolva criza si a evita omiterea unui eveniment critic sub presiunea momentului. E bine sa fie un singur purtator de cuvant in timpul crizei, poate chiar la fata locului unde se scriu mai intai majoritatea relatarilor presei. Puteti aduce si experti tehnici la interviuri, dar trebuie sa va asigurati ca au fost instruiti cum sa discute cu presa.

Modulul 5

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Un element important este si acela ca organizatia trebuie sa actioneze imediat si hotarat. Prima reactie a organizatiei dvs. este importanta Din primele momente ale situatiei de criza, emiteti o declaratie a conducerii superioare care isi exprima preocuparea sau compasiunea cu privire la impactul crizei. Organizatia ar trebui sa promita in declaratie ca va aloca toate resursele disponibile in vederea solutionarii problemei si luarii masurilor necesare pentru a se asigura ca astfel de evenimente nu se vor mai intampla in viitor. Foarte probabil ca o astfel de declaratie va fi intens mediatizata. Devine astfel oficial ca va implicati in ceea ce se intampla. Poate nu stiti ce masuri necesare va trebui sa ia organizatia dvs. , dar aratati in mod oficial ca treceti la actiune. Sa folosim exemplul unui accident industrial foarte grav care a inregistrat pierderi de vieti omenesti. Dupa ce vor intreba la inceput cine, ce, cand si unde, cei din mass-media vor trece la intrebarea de ce s-a intamplat. Vor vrea sa atribuie cuiva responsabilitatea pentru cele intamplate. Vor vrea sa stie despre istoricul unor astfel de accidente. Vor cere tot felul de evidente si date statistice legate de accident. Pe scurt, mass-media va vrea toate informatiile care sa o ajute la dezlegarea misterului, pe masura ce ancheteaza cauzele accidentului. Daca organizatia dvs. dispune de aceste informatii, dar nu le face publice, sau nu le da drumul la timp pentru ca reporterii sa se poata incadra in termenele lor limita, reporterii se vor adresa unor terte parti si ultimul lucru pe care il doriti este sa va confruntati cu zvonuri, speculatii in loc de fapte. Mass-media are nevoie de informatii detaliate. Reporterii au termene limita pentru a-si concepe materialele. Puteti avea un conflict intre nevoia imediata a mass-mediei de a obtine informatii detaliate si nevoia organizatiei dvs. de a evalua informatiile mai intai pentr a asigura ca sunt corecte si a le pune in context. Desigur, presa poate crede ca intarziind emiterea informatiilor vreti sa ii obstructionati. Foarte probabil ca organizatia dvs. detine mai multe informatii despre criza decat oricine altcineve se adreseaza presei. Trebuie sa folositi aceste informatii in folosul dvs. Aici intevine echipa de management al crizei. Fiecare informatie pe care o emiteti, fiecare declaratie pe care o faceti in presa trebuie coordinate si revizuite de aceasta echipa. Informatiile trebuie sa fie credibile. Trebuie sa corectati orice informatie care a fost furnizata presei de alte surse, desi aceasta poate fi un lucru dificil. Dar trebuie sa comunicati informatiile dvs. mass-mediei. Daca exista un motiv pentru care informnatiile intarzie sa se faca cunoscute, poate este pentru ca organizatia dvs. inca strange date, astfel ca e bine sa le spuneti reporterilor cand vor primi informatiile. Nu faceti speculatii de nici un fel cu privire la criza. Faptele pe care le aveti vorbesc de la sine.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Daca faptele --- dosare, documente, statistici --- pot sa puna organizatia dvs. intr-o lumina oarecum nefavorabila, faceti tot posibilul pentru a le explica si, daca se poate, puneti-le la dispozitia presei pe toate odata. Cu ceva noroc, veti comunica aspectele proaste intr-un singur ciclu de stiri mai degraba decat sa le presarati cate putin din cana in cand, dandu-le astfel apa la moara reporterilor sa scrie noi articole defavorabile despre organizatia dvs. Tineti minte, daca nu comunicati cu presa si nu le puneti la dispozitie informatiile de care au nevoie, se vor adresa altor surse si poate ca punctul dvs. de vedere sa nici nu mai fie spus sau sa fie spus incorect. Cu toate acestea, toate informatiile pe care le emiteti, trebuie sa fie consecvente. Acesta este roulul echipei de management al crizei. Pana acum am discutat de mass-media si managementul crizei. Trebuie de asemenea, sa faceti efortul de a informa si actorii locali cheie cu privire la faptele, constatarile si masurile luate de dvs. Este mai bine sa afle toate acestea direct de la organizatia dvs. si nu numai din presa. Acesti actori locali pot fi sindicate. Asociatii industriale, grupuri de interes public. In Statele Unite, membrii Congresului si alte persoane din arena politica sunt tinuti la curent. Toti acesti actori locali pot fi contactati de reporteri pentru a face comentarii si deci este in interesul organzatiei sa le ofere informatiile de care dispune. Este o ocazie prin care terte parti va ajuta sa va prezentati situatia. Dupa ce evnimentele imediate legate de cirza au trecut, mai pot aparea alte evenimente care sa succite interesul presei. De exemplu, in cazul accidentului industrial, s-ar putea face public repoartul privind cauzele accidentului sau cei responsabili de accident pot fi dati in judecata si astfel presa revine asupra cazului. Sau puteti anunta dvs. efectuarea de schimbari in politica sau programele agentiei pentru a preveni alte accidente de acest fel. Una dintre intrebarile pe care trebuie sa si le puna echipa de management al crizei este ce se mai poate intampla in continuare? si sa vina cu un plan strategic care sa vina in intampinarea celor anticipate. O parte din sarcina lor este sa fie cu un pas inaintea articolelor care apar in ziarele de azi. Criza respectiva se va termina la un moment dat si presa va trece la abordarea altor subiecte. Dar reputatia, credibilitatea si poate chiar existenta organizatiei dvs. depind de modul in care va ocupati de situatia de criza. Planul si echipa de management al situatiei de criza sunt elementele cheie.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 5

Recapitulare Modulul 5

Prima reactie -

echipa de management al crizei criza respectiva se va termina la un moment dat si presa va trece la abordarea altor subiecte toti actorii locali pot fi contactati de reporteri mai pot aparea alte evenimente care sa succite interesul presei mass-media are nevoie de informatii detaliate

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Evaluarea activitatilor de relatii publice

De unde stiti ca activitatile dvs. de relatii publice sunt reusite? Sau ca mesajele dvs. Ajung la publicul tinta ? Ca beneficiarii programelor dvs. le folosesc si inteleg mai bine politicile dvs.? Va indepliniti obictivele de comunicare? Acestea pot fi intrebari dificil de raspuns si poate ca in multe din eforturile de relatii publice guvernamentale acestea nu-si gasesc un raspuns complet din datele concrete. Activitatile de relatii publice nu pot explica in totalitate succesul indeplinirii unui obiectiv al programului organizatiei. Exista de obicei multi alti factori care influenteaza rezultatul masurii sau programului agentiei. Exista de obicei multi alti factori care influenteaza rezultatul masurii sau politicii respective. De exemplu, daca ati avea ca obiectiv concret cresterea numarului de clienti angajati ca urmare a folosirii serviciilor dvs. de ocupare, ar putea fi un complex de factori care sa influenteze rezultatul, nu numai relatiile publice, de pilda conditiile pietei de munca si contextual economic general. Dar asa cum am subliniat anterior, fara relatii publice integrate in strategia agentiei, exista mai putine sanse de succes si mai multe de esec in realizarea obiectivului respectiv. Un mod de a vedea daca organizatia utilizeaza cu succes relatiile publice sau nu este ca la finalizarea campaniei de relatii publice sa se aplice acelasi set de intrebari folosite in sondajul opiniei publice inaintea lansarii campaniei si comprarea rezultatelor celor doua. Pentru organizatiile cu mai putine resurse bugetare pentru relatiile publice, sustinerea unei alte serii de grupuri focus la sfarsitul campaniei si compararea rezultatelor cu cele inregistrate inaintea lansarii campaniei ofera indicatori calitativi pe baza carora se pot evalua activitatile de relatii publice. O analiza a aparitiilor in presa este desigur o alta modalitate mai ieftina de a obtine o imagine a activitatilor dvs. Aici puteti determina nu numai cat s-a scris despre agentia dvs. , ci mai important, daca mesajele si informatiile dvs. de baza apar in articolele respective. Indiferent de metoda aleasa, constatarile trebuie comunicate managementului impreuna cu recomandarile dvs. de relatii publice de a schimba anumite tactici sau strategii in atingerea obiectivelor dvs. Periodic, si nu numai ca rezultat al campaniei de relatii publice, puteti efectua un audit al mijloacelor de comunicare, o analiza a sistemului de comunicare extern si intern al organizatiei dvs. Acest audit poate fi realizat de personalul dvs, de exemplu de unii dintre managerii dvs., sau de un consultant din afara. Se poate concentra pe o parte a organizatiei sau pe toata; pe un singur aspect al organizatiei sau pe toate. Auditul ar trebui sa acopere politicile, practicile si capacitatile de relatii publice, sa identifice blocajele in activitatile de comunicare si sa furnizeze recomandari managementului de imbunatatire a elementelor deficitare. O echipa formata dintr-un consultant din afara si din membri ai conducerii organizatiei constituie o combinatie buna in vederea efectuarii

Modulul 6

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE unui audit. Puneti impreuna experienta unui consultant in audituri si rezultate de audituri inregistrate la alte organizatii cu cunostintele managerului despre organizatie. In plus, membrii cheie ai echipei manageriale realizeaza valoarea relatiilor publice in cultura organizatiei dvs. Trebuie discutat cu oficiali cheia ai managementului, inclusive cu cei din teritoriu, pentru a stabili perspectivele si practicile lor in indeplinirea scopurilor de omunicare in cadrul organizatiei. La fel, trebuie sa se discute si cu angajati reprezentativi pentru a determina atitudinile si cunostintele lor vizavi de obiectivele si politicile de comunicare. Daca doriti sa extindeti auditul la un numar mai mare de participanti, puteti trimite un chestionar si altor angajati. Pana acum, auditul s-a concentrat asupra organizatiei. Urmatorul pas este sa se analizeze publicul din afara, ce crede si ce simte acesta vizavi de activitatile de relatii publice desfasurate de organizatie. Aici puteti incepe cu actorii locali de baza. Si in acest caz, intreviurile si chestionarele vor fi instrumentele folosite. In final, trebuie sa intocmiti un raport si sa comunicati managementului constatarile si recomandarile dvs.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 6

Recapitulare Modulul 6

Evaluarea Activitatilor de Relatii Publice activitatile de relatii publice nu pot explica in totalitate succesul indeplinirii unui obiectiv al programului organizatiei o echipa formata dintr-un consultant din afara si din membri ai conducerii organizatiei trebuie discutat cu oficiali cheia ai managementului audit al mijloacelor de comunicare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Organizarea activitatilor de Relatii Publice

Relatiile publice sunt o activitate ce tine de management. Succesul sau esecul initiativelor si programelor de relatii publice sunt direct legate de sprijinul de care beneficiaza din partea managementului. Relatiile publice nu reprezinta numai un birou de specialisti in relatii publice. Trebuie integrat in intreaga organizatie si, cand e cazul, coordonat cu alte organizatii . Este o functie manageriala de la nivelele superioare in jos si fiecare angajat joaca un rol. Relatiile publice trebuie incluse in strategiile organizatiilor pentru a ajuta la realizarea programelor existente sau la implementarea unora noi. Ca atare, activitatile biroului specialistilor de relatii publice trebuie organizate direct in subordinea directorului agentiei guvernamentale. Directorul de relatii publice trebuie sa raporteze direct liderului organizatiei, sa se bucure de sprijinul si increderea acestuia si trebuie implicat in toate procesele de luare a deciziei petrecute la nivelul conducerii superioare. In mod regulat, directorul de relatii publice care are de-a face cu presa trebuie sa fie informat imediat de potentialele probleme din agentie care pot deveni probleme de presa. Lipsa de informatii nu constituie o fericire pentru directorul de relatii publice care in fiecare zi este in batatia pustii presei. La fel, managementul trebuie sa aduca la cunostinta directorului de relatii publice succesele agentiei pentru ca acestea sa poata fi folosite in activitatile de relatii publice la sublinierea mesajelor agentiei. Pentru a asigura sprijinul managementului in relatiile publice, evaluarile de performanta pe care le face managementul ar trebui sa includa standarde de performanta a activitatilor de relatii publice. Aceste standarde pot fi generice sau specifice, in functie de responsabilitatile managerului. De exemplu, direcorul unui birou de statistica poate fi un element cheie in programul de relatii publice al organizatiei pentru ca acesta fie dispune de datele dorite de presa fie este necesar in progresul unui anume efort de relatii publice. Managerul poate sustine ca are nevoie de resursele sale de personal la un alt proiect cateva saptamani si nu poate aduna in timp util datele necesare unui reporter sau directorului de relatii publice pentru un comunicat de presa. Standardele de performanta pentru activitatile de relatii publice pentru manageri ajuta la rezolvarea acestui tip de probleme cu care se confrunta directorul de PR, dar si la succesul pe termen lung al programului de relatii publice al organizatiei.

Modulul 7

Organizarea Organizarea Biroului de Relatii Publice Biroul de relatii publice este format din specialisti in relatii publice, biroului de relatii scriitor/redactor, si uneori un purtator de cuvant cu norma intreaga. publice Directorul acestui birou trebuie sa raporteze direct sefului agentiei. Daca agentia desfasoara activitati de relatii publice in teritoriu, trebuie sa delege un specialist care sa coordoneze activitatile regionale de relatii publice. Un

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE birou care furnizeaza servicii complete ar avea si o persoana responsabila cu pagina de internet a agentiei, inclusiv cu grafica mentinerea si actualizarea informatiilor pe paginile de web. De multe ori, biroul ar mai avea si specialisti grafici si ai audiovizualului, desi aceste activitati pot fi contractate cu surse private. Un specialist debutant ar trebui sa fie responsabil cu strangerea la timp si analiza articolelor publicate in presa despre organizatie. Despre revista presei In mod ideal, articolele despre agentie trebuie distribuite zilnic managementului, si daca este posibil si angajatilor. Putini cei care se vor deranja sa citeasca articolele vechi de saptamani. E bine sa puneti deasupra pachetului de articole si o pagina cu titlurile principale si cu un rezumat scurt al stirilor. Si angajatii sunt interesati in apritiile din presa. Vor sa stie ce se spune despre activitatea agentiei lor, si vor sa afle ce spune agentia presei. Multe organizatii scaneaza revista presei si o trimit zilnic prin e-mail tuturor angajatilor si managerilor din toata tara. Este o idee buna sa faceti la fel cu toate comunicatele de presa ale agentiei dvs. Multe organizatii au pe paginile lor de web linkuri cu canalele media cvare scriu despre activitatile organizatiei. Desigur, utilizatorului paginii de web poate afla atat stirile bune cat si pe cele rele odata cu utilizarea acestor linkuri. Dar este un mijloc bun de a comunica partilor interesate informtiile ce apar in presa despre munca dvs. Desi misiunea si atributiile unui birou de relatii publice pot diferi de la organizatie la organizatie, de la guvern la guvern, cele de mai jos sunt unele elemente esentiale de avut in vedere.
Misiune si atributii Misiune si Atributii Personalul Biroul de Relatii Publice ar trebui sa fie compus din mai multe persoane. Functiile necesare sunt urmatoarele: Director de Relatii Publice sfatuieste conducerea executiva in legatura cu aspecte legate de relatiile publice este in acelasi timp si purtator de cuvant elaboreaza si implementeaza politici si planuri supravegheaza activitatea de relatii publice desfasurate in teritoriu coordoneaza programul de relatii publice conduce si supervizeaza Biroul de Relatii Publice si personalul acestuia

Scriitor/Redactor scrie o gama larga de materiale: comunicate de presa, discursuri, pliante, articole pentru reviste, articole pentru buletine informative, etc. redacteaza toate documentele agentiei ce urmeaza a fi date

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE publicitatii ca stil, format, etc. Asistent relatii Asistent Relatii Publice publice ofera sugestii, asista la elaborarea planurilor implementeaza planuri creeaza si mentine contactele cu presa monitorizeaza presa cerceteaza si analizeaza date scrie comunicate de presa Unul din asistenti poate lucra si ca coordonator regional care sa indrume agentiile din teritoriu si sa le monitorizeze activitatile de relatiile publice . In afara responsabilitatilor generale, fiecare asistent de relatii publice trebuie sa aiba responsabilitati pentru anumte subiecte specifice (program, politici, controverse media, etc.) Autoritatea si responsabilitatile Biroului de Relatii Publice Supervizeaza, directioneaza si coordoneaza toate activitatile publice ale organizatiei Reprezinta exeprtul organizatiei in toate aspectele legate de relatii publice; ofera sfaturi directorului agentiei si tuturor membrilor cheie ai executivului in legatura cu toate problemele legate de relatii publice. Stabileste, elaboreaza si implamenteaza politici, regulamente, indrumari si standarde care guverneaza toate activitatile organizatiei de relatii publice si de informare. Revizuieste si aproba in stadiul initial, orice plan de relatii publice venite de la birourile operationale ale organizatiei. Aproba si distibuie toate comunicatele de presa, publicatiile si alte materiale informative ale organizatei. Planifica, elaboreaza si implementeaza un program de relatii publice in srijinul telurilor, initiativelor, politicilor, programelor si activitatilor organizatiei. . Director relatii Fisa de post-Director Relatii Publice publice fisa post Principalele atributii si responsabilitati Are rolul de purtator de cuvant oficial al organizatiei. Stabileste si pastreaza comunicarea cu reprezentantii mass mediei nationale (presa scrisa si electronica). Utilizeaza contactele cu presa pentru a fi la curent cu cerintele, preocuparile pozitia acesteia si modul in care aceasta percepe politica, programul si activitatile agentiei. Informeaza oficilaii superiori despre temele ce pot naste controverse. Scrie, redacteaza sau monitorizeaza realizarea: comunicatelor de presa; delaratiilor din partea conducerii organizatiei, editorialelor si informarilor destinate presei; mesajelor si scrisorilor adresate directorului organizatiei; articolelor semnate pentru directorul organizatiei; materialelor informative destinate presei electronice; textelor pentru materialele video si

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE anunturilor de interes public, publicatiilor; fiselor informative despre programe; si altor tipuri de materiale informative sau educative. Toate materialele publicate trebuie sa acopere intreaga gama a politicilor , programelor, activitatilor, evenimentelor si personalului organizatiei. Dispune de acces direct si zilnic la planurile si personalul executiv al organizatiei si se ocupa de conferintele de presa, intalnirile informative cu presa, si alte evenimente publice in care este implicat directorul organizatiei. Raspunde de coordonarea si monitorizarea Biroului de Relatii Publice. Primeste din partea directorului organizatiei o orientare in linii mari asupra politicii generale a organizatiei si actioneaza independent in cadrul coordonatelor respective pentru a asigura desfasurarea si executarea corespunzatoare a activitatilor de relatii publice. Munca sa presupune eforturi continue in desfasurarea, evaluarea si integrarea diverselor activitati de relatii publice intr-un plan de comunicare unitar care sa faciliteze realizarea obiectivelor organizatiei. De asemenea, activitatea sa implica consilierea conducerii privind formularea si elaborarea unei abordari cuprinzatoare a aspectelor legate de relatiile publice. Hotaraste ce trebuie intreprins pentru a face cunoscut punctul de vedere al organizatiei si a atrage utilizarea si acceptarea de catre public a activitatilor, serviciilor si programelor acesteia. Deciziile pe care le necesita analizarea unor aspecte dificile si complexe din domeniul relatiilor publice si elaborarea unor noi strategii de comunicare necesare prezentarii informatiilor care sa educe publicul cat mai corect in ceea ce priveste divesitatea de servicii, programe si activitati desfasurate de organizatie. Fisa de Post-Specialist Relatii Publice Principalele sarcini si responsabilitati Specialistul/Asistentul in relaii publice din cadrul organizatiei raspunde de elaborarea si sustinerea unei game largi de activitati din sfera relatiilor publice care sa sprijine politicile, programele si activitatile foarte complexe si controversate Concepe si scrie materialele informative referitoare la politicile organizatiei, programele sau alte subiecte de interes pentru grupuri. Telul materialului respectiv este cresterea gradului de cunoastere a politicilor, programelor, scopurilor si activitatilor organizatiei de catre publicul larg si obtinerea sprijinului din partea acestuia. Aceasta persoana va trebui sa poata identifica probleme de comunicare potentiale sau existente si sa realizeze materiale informative pentru a le elimina sau, cel putin a le atenua. Determina cele mai eficiente modalitati de comunicare a mesajului catre public. Elaboreaza si implementeaza diferite activitati de relatii publice care sa sprijine conducerea organizatiei, principalele departamente si birourile din teritoriu. Realizeaza revizuiri continue si evaluari ale reactiei si opiniei mediei
Specialist relatii publice fisa post

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE si publicului fata de programele, activitatile, actiunile si afirmatiile liderului agentiei si altor oficiali din cadrul organizatiei. Pregateste materialul pentru intalnirile informative cu presa si interviurile cu reprezentanti ai presei. Acestea necesita o intelegere atat a publicatiilor mai importante, a pozitiei organizatiei fata de o gama larga de subiecte, cat si o constientizare a evenimentelor curente. Trebuie sa raspunda la timp intrebarilor din partea mediei cu explicatii clare a politicilor si programelor organizatiei. Stabileste si mentine o linie eficienta de comunicare cu reprezentantii presei de la nivel national si local. Contactele trebuie mentiunute cu un inalt profesionalism pentru a oferi organizatiei o refelectare echilibrata si corecta in mass media. Activitatile de relatii publice desfasurate in teritoriu Cei de la biroul de relatii publice din teritoriu pot ajuta si la promovarea comunicatelor de presa nationale sunand reporterii locali pe care ii cunosc foarte bine si informnandu-i asupra comunicatului respectiv, eventual sugerand o perspectiva locala ce-l poate fi de folos reporterului. De asemenea, specialistul de relatii publice al biroului regional informeaza agentia nationala de stirile care apar in presa locala cu privire la organizatie, aranjeaza vizite si evenimente media pentru oficialii conducerii superioare a agentiei care le viziteaza regiunea, si sugereaza posibilitatile de promovare a programelor agentiei in regiune. Cand directorul organizatiei viziteaza regiunea, trebuie facute toate eforturile pentru a transforma vizita intr-un eveniment sau o ocazie media, iar biroul regional de relatii publice trebuie sa ofere directorului agentiei o informare scurta si eventual o serie de puncte de discutie cu privire la programele agentiei inregiune, inclusiv mesajele organizatiei. Din perspectiva relatiilor publice, este o pierdere de timp a oficialului sa efectueze o vizita si sa tina un discurs unui grup de 50 de oameni. Este rolul responsabilului regional de relatii publice sa mareasca audienta incluzand un eveniment media. Daca reporterii nu au timp sa fie prezenti la discurs, le poate fi furnizat un comunicat de presa ce face un rezumat al discursului impreuna cu o copie a discursului respectiv. In plus, este o idee buna pentru responsabilul regional cu relatiile publice sa programeze o serie de interviuri cu presa audio-vizuala pentru oficialul aflat in vizita. Daca exista stiri concrete, poate fi tinuta si o conferinta de presa, dar numai daca sunt ceva anunturi importante de facut. De subliniat ca responsabilul regional cu relatii publice este si purtatorul de cuvant al organizatiei in fata presei locale si stabileste interviurile cu membrii conducerii sau cu specialistii tehnici pentru a realiza punti de comunicare intre presa si oficialii responsabilie cu programele regionale ale agentiei. Periodic, organizatie poate avea o noua initiativa sau un program despre care doreste sa informeze clienti neaparat un fel de mini
Activitati desfasurate in teritoriu

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE campanie de informare publica. Poate fi o initiativa ce expira intr-un timp foarte scurt sau una care afecteaza numai un anume segment al populatiei active. Aici, responsabilul cu relatiile publice poate raspandi vestea organizatiilor locale, ONG-urilor, si oficialilor guvernului local cu mult mai mare eficienta decat biroul national. Rolul responsabilului regional este si unul care presupune o activitate de reprezentare substantiala, la targuri de joburi, de exemplu, sau la alte evenimente publice. Cam o data pe an, responsabilul regional cu relatii publice trebuie sa viziteze toate birourile canalelor de comunicare din regiunea sa, prezentandu-se noilor reporteri ce relateaza despre domeniul agentiei. In Statele Unite, acestea sunt numite vizite de presa si ajuta la personalizarea relatiei reporter PR al agentiei ale caroro legaturi pot fi numai prin telefon. Comitetele de redactie editoriale si Responsabilul regional cu relatii publice Periodic sau atunci cand sunt cerute de noi initiative sau programem, PR-ul regional poate programa niste intalniri cu comitetele de redactie editoriale ale ziarelor locale (spre deosebire de cele ale reporterilor de stiri). In general, PR-ul regional realizeaza intalnirea intre redactorii editoriali ai ziarelor si oficialitatea cea mai inalta din cadrul agentiei regionale. In timp ce intalnirea in care se explica activitatea si pozitia agentiei poate sa nu genereze imediat un articol favorabil in ziar, informatiile furnizate redactorilor pot fi folosite pozitiv la un moment dat in viitor. Aceste intalniri cu redactorii editoriali nu constituie neaparat o ocazie de a vinde marfa, ci o ocazie de furniza redactorilor in mod direct informatii generale despre agentie si mesajele pe care altfel le-ar obtine din reportaje si stiri. Nu mergeti la intalnire fara mapele de presa.
Purtatorul de Purtatorul de cuvant Anterior am mentionat ca un birou de relatii publice e bine sa aiba cuvant un purtator de cuvant cu norma intreaga a carei sarcina este sa se adreseze presei. In multe birouri mici de relatii publice guvernamentale, cu un numar mic de aparitii zilnice in presa, aceasta persoana poate fi directorul sau unul din specialistii de relatii publice care se pricepe la abordarea presei. Cu toate acestea, relatiile cu media necesita timp. O singura intrebare poate duce la doua ore de discutie la telefon, o ora de sedinta, numai pentru a obtine un raspuns deschis. Ca atare, daca un birou de relatii publice are multe contacte cu presa zilnice, este dificil pentru Directorul de relatii publice sa fie manager si purtator de cuvant, si de aceea e nevoie de o persoana care sa poata face aceasta cu norma intreaga. Prima si cea mai importanta cerinta pentru aceasta functie este

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE disponibilitatea permanenta, 24 de ore din 24, 7 zile din saptamana. A doua cea mai importanta cerinta este gradul de incredere pe care il are directorul agentiei in purtatorul de cuvant. Acesta, prin definitie, trebuie sa fie aproape alter egoul directorului agentiei. Purtatorul de cuvant trebuie sa fie pe deplin informat de tot ce se intampla in cadrul agentiei INAINTE sa se intample. Nu e bine ca acesta sa afle din presa ce se petrece in agentia sa. In acest sens, purtatorul de cuvant trebuie considerat ca facand parte din echipa de conducere a organizatiei, nu numai ca filtru ctre presa, sau ca o persoana ce nu este la curent cu activitatile de baza ale agentiei. In caz contrar, credibilitatea purtatorului de cuvant se erodeaza rapid si va fi curand ignorat sau dispretuit de presa. Un singur purtator de cuvant al biroului de presa al organizatiei are avantajul ca prezinta presei mesaje cinsecvente si la timp. Credibilitatea, informatiile si disponibilitatea reprezinta cheile unui purtator de cuvant de succes.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 7

Recapitulare Modulul 7

Relatiile publice sunt o activitate ce tine de management trebuie incluse in strategii standarde de performanta a activitatilor de relatii publice standardele de performanta pentru activitatile de relatii publice pentru manageri Organizarea Biroului de Relatii Publice biroul de relatii publice este format din specialisti in relatii publice, scriitor/redactor, si uneori un purtator de cuvant cu norma intreaga Misiune si Atributii cuprinde toate activitatile care implica pregatirea si furnizarea informatiei catre presa si public. Functiile necesare Director de Relatii Publice Scriitor/Redactor Asistent Relatii Publice Autoritatea si responsabilitatile Biroului de Relatii Publice Fisa de post-Director Relatii Publice Fisa de Post-Specialist Relatii Publice Activitatile de relatii publice desfasurate in teritoriu Purtatorul de cuvant

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Exemple de planuri pentru campaniile de relatii publice

Indiferent de formatul planului care se potriveste cel mai bine in cazul organizatiei dvs., acesta trebuie sa aiba informatii despre bugete, repere temporare si sarcini alocate care va ajuta sa mentineti pe drumul cel drept. Nu e indicat sa ramaneti fara bani la jumatatea derularii campaniei. Fondurile campaniei pot ajunge la o concurenta cu alte nevoi bugetare ale organizatiei, fapt pentru care conducerea trebuie sa dispuna de informatii bine fundamentate privind costurile campaniei pentru a putea sa o sustina. Toate campaniile au nevoie de o data de incepere bine definita, de contributia conducerii si a partilor principale interesate in organizatia dvs., fie ca sunt grupuri private, guvernamentale sau cetatenesti, de o intelegere clara a scopurilor si planului campaniei din partea angajatilor organizatiei dvs., si de sprijinul total al managementului organizatiei dvs. in termeni de obiective, mesaje, timp si resurse. Chiar daca ati intocmit un plan detaliat, cuprinzator, trebuie sa ramaneti flexibili atunci cand e nevoie sa actionati la ocazii neplanificate de a lua interviuri, de a trimite comunicate de presa ce vin sa sublinieze reusitele pe care le-ati inregistrat si de a intari mesajele campaniei dvs. Desigur, monitorizarea campaniei va poate determina si ea sa efectuati unele schimbari in plan. Campania dvs. poate urmari un obiectiv concret, pe termen scurt sau poate pe unul pe termen mai lung. Puteti dispune de resurse umane si financiare substantiale sau poate trebuie sa va descurcati cu un buget mic si personal redus. Oricare ar fi situatia, trebuie sa aveti un plan. Este aproape de la sine inteles ca fara relatii publice potrivite, majoritatea initiativelor guvernamentale nu vor reusi in totalitate. CAMPANIA DE RELATII PUBLICE A ORGANIZATIEI PLANIFICARE SARCINI SI TERMENE Nota: Activitatile de pregatire a campaniei trebuie sa inceapa cu sase saptamani de la inceperea pregatirilor. Campania propriu-zisa se desfasoara pe o perioada de sase saptamani, dupa care trebuie sa se revina asupra mesajelor acesteia pe o perioada de trei saptamani. SARCINA/PRODUS/SERVICIU/EVENIMENT PERSOANA(E) ORGANIZATIE RESPONSABILA

Modulul 8

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Planificare strategica Elaborarea mesajului Solicitarea contributiei factorilor cheie din agentie si a reprezentantilor birourilor regionale (materiale scrise) Identificarea publicului/mass-mediei tinta si elaborarea listelor cu persoanele care sunt de contact si carora li se distribuie materiale Elaborarea unui program general pe baza caruia sa se stabileasca cand sunt programate evenimentele, conferinta/receptia sustinute cu ocazia lansarii campaniei, comunicatele de presa si informarea mediei, evenimentele la nivel regional etc. Numirea purtatorilor de cuvant/oficialilor responsabili din teritoriu Discutarea planurilor cu managementul de nivel 1 si 2 din cadrul agentiei si birourilor regionale 2 saptamani

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE ELABORAREA PRODUSELOR&SERVICIILOR Sigla Fise informative continand materialul informativ de baza despre agentie Puncte de discutie Discursuri standard, gata facute Grafice/diagrame/ilustratii Material video 10 minute maximum Anunturi tv de interes public sase; 15-20 secunde fiecare Comunicate de presa video Obtinerea sustinerii deiverselor entitati (prin anunturi de interes public cu scop multiplu, dedicate ceremoniei de lansare a campaniei, etc) Planificarea conferintei/ceremoniei de lansare a campaniei Afise Fise informative, discursuri Editoriale/rubrici pentru massmedia, buletine informative/reviste ale sindicatelor sau patronatelor; sa fie disponibile pe dischete sau pe casete video Rubrici periodice in cadrul ziarelor si revistelor de presa semnate de membri ai executivului si de directorul general Anunturi radio de interes public sase (pot fi preluari din cele tv) daca e cazul, pot fi adaptate la nivel regional Brosura programele, serviciile, valoarea organizatiei (4-6 pagini). Planificarea anunturilor privind intalnirile la nivel regional Articole principale saptamanale cu stiri la nivel regional si national Realizarea paginii de web/materialului programului 1 saptamana 2 saptamani 1 saptamana 1 saptamana cat e nevoie 4 saptamani 4 saptamani 2 saptamani 2 saptamani 3 saptamani 4 saptamani 4 saptamani 4 saptamani 4 saptamani

4 saptamani 2 saptamani 4 saptamani 6 saptamani

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE PLANIFICAREA EVENIMENTELOR Testarea unor materiale selectate (la scara redusa: gruprui focus & salariatii agentiei, membrii sindicatelor, etc Conferinta/ceremonia de lansare a campaniei Inatlniri informative cu presa; la nivel national si regional Programarea unor talk showuri la tv/radio Instruirea purtatorului de cuvant in vederea evenimentelor preliminare Publicarea diverselor comunicate de presa, articole, editoriale, rubrici Oportunitati de a tine discursuri Intalniri cu comitetele de redactie ale ziarelor care trebuie convinse de aspectul pozitiv al mesajului Agentiei pentru a scrie, la randul lor, editoriale favorabile Informarea Parlamentarilor Intalniri la nivel regional cu grupuri tinta 3 zile

1 zi 2 saptamani inceput cel putin saptamana la 1

cel putin saptamani

cand e posibil programate imediat dupa ceremonia de lansare a 2 zi de campanie pe o perioada de 6 saptamani

Timpul reprezentat pe saptamani constituie timp rezonabil pentru pregatirea activitatilor. Timpul pe saptamani NU ESTE CUMULATIV, ci alocat in functie de sarcina respectiva TABEL DE ACTIVITATI prevazute pentru Campania de Informare Obiective 1) CERCETARE ACTIVITATI

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Studiu de piata in vederea evaluarii produselor video Evaluare periodica campaniei a impactului Studiu de piata: testare inainte de lansare a materialelor video Evaluare la trei luni a campaniei, prin grupuri focus Evaluare la sase luni a campaniei, prin grupuri focus Raport final de evaluare Asistenta consultantului international in problemele de evaluare

2) EVENIMENTE 1.Pregatirea intalnirilor in vederea Organizarea intalnirilor: prezentarii Programului de a) 3 ateliere de lucru diferite Redistribuire a Fortei de Munca si tinute in trei judete diferite, avand abordarii procesului de ocupare a ca tema programul de masuri persoanelor disponibilizate, cu active si adresate oficialilor locali: participarea reprezentantilor transport companiilor, sindicatelor, Guvernului, cazare hotel MMSS, ANOFM, sindicatelor, ONG incheiere sala de urilor, etc. conferinte asistenta tehnica Perioda de implementare a masa de pranz: 2 proiectului 1 Aprilie 30 Septembrie masa de seara: 1 2000 receptie: 1 numar participanti: 30/seminar durata: 1 zi fiecare b) 1 seminar despre aspecte legate de relatiile publice adresat directorilor locali ai Agentiilor Judetene pentru Ocuparea Fortei de Munca numar participanti: 42 (2 grupe de cate 21) durata: 1 zi/grupa c) 3 seminarii pentru jurnalisti, sindicate, firme, etc. numar participanti: 30/seminar durata: 1 zi fiecare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Organizarea unei Conferinte Nationale privind programul de masuri active oferit persoanelor disponibilizate de Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca Ceremonia de lansare a campaniei de informare a opiniei publice a) Organizarea practica a Conferintei inchiriere sala de conferinte servicii tehnice (sistem audio, retroproiector) diverse Perioada de implementare a pauza de cafea: 2 proiectului Mai receptie: 1 Numar maxim de participanti: 100-150 Durata conferintei: 1 zi 3. Servicii de informare a mass- a)12 intalniri informale cu presa medie locala Incheiere sala de Perioada de implementare conferinta servicii tehnice (sistem audio, retroproiector) cafea, apa minerala Mai Iulie 2000 durata: maximum 2 ore fiecare Numar participanti: repreentanti ai presei centrale 50 (aproximativ) 3) PUBLICATII/REALIZAREA MATERIALELOR AUDIO - VIDEO 1. Realizarea de materiale Materiale publicitare necesare: informative si educative 250.000 brosuri despre serviciile PRFM si ANOFM 200.000 brosuri despre Perioada de implementare a legislatia in vigoare si proiectului Martie-Noiembrie 2000 etaple concedierilor colective 1.500.000 pliante despre masuri active de combatere a somajului 14.150 afise cu mesajul campaniei de informare 25.000 mape personalizate 5 bannere cu mesajul ANOFM si PRFM 1.500 pixuri Etapele de urmarit: editare, tehnoredactare, design, grafica, tiparire, livrare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 2. Elaborarea, pregatirea si relizarea unor scurte materiale video si a unei prezentari a Programului de Redistribuire a Fortei de Munca Perioada de implementare a proiectului Martie-Aprilie pentru primele doua obiective Pe tot parcusrul campaniei pentru restul obiectivelor un material video de 15 minute privind serviciile de masuri active ale Agentiei cinci materiale video despre sase programe diferite ale Agentiei, fiecare de aproximativ 30 sase comunicate de presa video diferite, pentru posturile de televiziune, fiecare de aprox. 3 minute zece comunicate de presa diferite pe casete audio, pentru radio copii ale materialelor video 200 casete VHS, 10 Beta-cam pentru materialele video de 15; 10x4 Beta-cam pentru fiecare din cele de 30 elaborarea unui program de difuzare cumpararea timpului de publicitate tv De pus la punct de catre Biroul PRFM

3.Achizitii Publicitate Aprilie 4. Realizarea unei pagini de web Echipament Martie

4) ECHIPAMENT - asigurarea Biroului de Relatii Publice din cadrul ANOFP cu capacitatea de a se pregati campania de 600.000 dolari, si anume 2 laptopuri si 2 imprimante portabile - un telefon mobil si abonament pe 1 an Bugetul Campaniei de Informare

Cercetare Studiu de piata testare a produselor video inainte comercializare $6.000.00 Evaluare a campaniei la trei luni prin grupuri focus Evaluare a campaniei la sase luni prin grupuri focus Evaluare finala a campaniei si raport Subtotal

de

$8.000.00 $8.000.00 $10.000.00 $32.000.00

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Echipament Doua laptopuri si doua imprimante portabile $5.500.00 un telefon mobil si un abonament pe 1 an $900.00 Subtotal $6.400.00 Evenimente Trei seminarii de o zi si jumatate (tinute in trei locuri diferite) pentru oficialii locali $22.000.00 Trei seminarii de o zi si jumatate pentru jurnalisti, sindicate, ONG-uri, mediu de afaceri etc $22.000.00 Un seminar instruire pe Relatii Publice pentru directorii regionali ai ANOFM (2 grupuri) $10.000.00 O ceremonie de lansare a campaniei $10.000.00 12 intalniri informative cu presa locala tinute in diverse localitati din Romania $24.000.00 Subtotal $88.000.00 Publicatii Asigurarea redactarii, machetarii, designului, tiparirii, 10 publicatii, mape transport $145.000.00 Subtotal $145.000.00 Realizarea Materialelo Audio/Video Un material video de 15 minute; cinci materiale video de 30; comunicate de presa; casete audio $170.000.00 Subtotal $170.000.00 Publicitate, Televiziune Publicitate tv, pret mediu 700$/30 $140.000.00 Subtotal $140.000.00 Tipariri viitoare ale publicatiilor pe anumite subiecte de specific Subtotal $10.000.00 TOTAL $591,400.00 Nota: Orice suma de bani ramasa va fi adaugata la bugetul prevezut pentru publicitate ............................................................................................................ Planul de desfasurare a Campaniei de Relatii Publice Dedicata Prezentarii Noului Sistem AWAC (Cartele automtizate de contabilizare a orelor lucrate) [Plan pregatit pentru Agentia de Asigurari Sociale din Bulgaria] Scopuri De a face cunoscuta intr-o prezentare pe etape utilizarea unei fise de pontaj care face o contabilizare stricta si sigura a orelor de lucru ale salariatilor, fisa aflata atat la dispozitia angajatului, cat si a angajatorului.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Planificare strategica Informati publicul prin intermediul conferintei de presa introductive de faptul ca acest nou sistem AWAC constituie un progres tehnologic specific tehnicilor de contabilitate ale secolului XXI Veniti cu informatii pe care sa le oferiti presei, prin care demonstrati avantajele noului sistem AWAC, inclusiv modul in care o contabilizare precisa a orelor de lucru poate fi de folos angajatului si angajatorului o utilizati date statistice prin care aratati cum greselile din trecut i-au costat bani pe salariati si angajator o folositi modele de cartela AWAC prin care sa demonstrati usoara lor utilizare si ca astfel necesita o instruire extrem de scurta o aratati cum aceste cartele AWAC vor fi cu mult mai informative pentru utilizator decat sistemul anterior axati-va asupra ueni regiuni geografice pentru o etapa de testare de 6 luni prin care se examineaza toate elemntele utilizarii sistemului AWAC in randul unui numar de 4000-6000 angajati o subliniati faptul ca testarea va ajuta la rezolvarea eventualelor defectiuni ale sistemului o la sfarsitul perioadei de testare, va avea loc o eveluare de 90 zile o implementarea ulterioara a sistemului AWAC nivel national Elaborarea serviciilor si produselor o mape de presa pentru ziua in care se tine conferinta de presa la care se anunta programul ce va cuprinde: o informatii generale asupra nevoii unui stfel de sistem de contabilizare stricta si precisa o informatii statistice prin care se arata pierderile datorate sistemului anterior o informatii statistice care arata avantajele care se pot obtine prin utilizarea noului sistem AWAC o anunturile de interes public realizate video sau audio prin care se face reclama noului sistem Evenimente o Presedintele sau Directorul General Executiv al Agentiei tine o conferinta de presa in care anunta programul o Distribuirea da anunturi video si audio de interes public catre canalele principale de presa o Inceperea perioadei de testare in regiunea tinta 6 (luni) o Perioada de evaluare de 90 zile care incepe dupa cea de testare o Implementarea sistemului AWAC la nivel national Evaluare o Evaluarea de 90 de zile va incepe dupa testarea de 6 luni si

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE va include: o parerea utilizatorilor privind facilitatea utilizarii, informatiile furnizate o analiza acuaretei informatiei obtinute o solicitarea si analiza sugestiilor de imbunatatire oferite de utilizatori o a doua analiza care sa aiba loc la 6 luni dupa implementarea sistemului la nivel national

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 8 Campania de relatii publice a organizatiei planificare sarcini si termene Planificare strategica Elaborarea mesajului Solicitarea contributiei factorilor cheie din agentie si a reprezentantilor birourilor regionale (materiale scrise) Identificarea publicului/mass-mediei tinta si elaborarea listelor cu persoanele care sunt de contact si carora li se distribuie materiale Elaborarea unui program general pe baza caruia sa se stabileasca cand sunt programate evenimentele, conferinta/receptia sustinute cu ocazia lansarii campaniei, comunicatele de presa si informarea mediei, evenimentele la nivel regional etc. Numirea purtatorilor de cuvant/oficialilor responsabili din teritoriu
Recapitulare Modulul 8

ELABORAREA PRODUSELOR&SERVICIILOR Sigla Fise informative continand materialul informativ de baza despre agentie Puncte de discutie Discursuri standard, gata facute Grafice/diagrame/ilustratii Material video 10 minute maximum Anunturi tv de interes public sase; 15-20 secunde fiecare Comunicate de presa video Obtinerea sustinerii deiverselor entitati (prin anunturi de interes public cu scop multiplu, dedicate ceremoniei de lansare a campaniei, etc) Planificarea conferintei/ceremoniei de lansare a campaniei Afise Fise informative, discursuri Editoriale/rubrici pentru mass-media, buletine informative/reviste ale sindicatelor sau patronatelor; sa fie disponibile pe dischete sau pe casete video Rubrici periodice in cadrul ziarelor si revistelor de presa semnate de membri ai executivului si de directorul general Anunturi radio de interes public sase (pot fi preluari din cele tv) daca e cazul, pot fi adaptate

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE la nivel regional Brosura programele, serviciile, valoarea organizatiei (4-6 pagini). Planificarea anunturilor privind intalnirile la nivel regional Articole principale saptamanale cu stiri la nivel regional si national

PLANIFICAREA EVENIMENTELOR Testarea unor materiale selectate (la scara redusa: gruprui focus & salariatii organizatiei, membrii sindicatelor, etc Conferinta/ceremonia de lansare a campaniei Inatlniri informative cu presa; la nivel national si regional Programarea unor talk showuri la tv/radio Instruirea purtatorului de cuvant in vederea evenimentelor preliminare Publicarea diverselor comunicate de presa, articole, editoriale, rubrici Oportunitati de a tine discursuri Conferinta/ceremonia de lansare a campaniei Inatlniri informative cu presa; la nivel national si regional Programarea unor talk showuri la tv/radio Instruirea purtatorului de cuvant in vederea evenimentelor preliminare Publicarea diverselor comunicate de presa, articole, editoriale, rubrici Oportunitati de a tine discursuri Intalniri cu comitetele de redactie ale ziarelor care trebuie convinse de aspectul pozitiv al mesajului pentru a scrie, la randul lor, editoriale favorabil

Tabel de activitati prevazute pentru Campania de Informare Bugetul Campaniei de Informare Planificare strategica Elaborarea serviciilor si produselor Evenimente

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Comunicarea interpersonala
RELAIILE INTERPERSONALE I PERCEPIA DESPRE SINE Comparaia cu alii nseamn s intrm n lumea complex a cuvintelor, gesturilor i mesajelor non-verbale care permit fiecrui interlocutor s intre n posesia a numeroase informaii. Capacitatea de a comunica corect aceste informaii, de a le nelege i a le gestiona constituie un instrument pentru a ne asigura relaii corecte cu ceilali. Acest obiectiv poate fi atins, pe de alt parte, numai cu condiia de a avea o bun cunoatere de sine, care s ne permit s atenum eventualele interferene n comunicare. Percepia despre sine este un parcurs pe care l construim zi de zi mai ales cu ajutor din exterior, dar i din interior. Nu exist scurtturi pentru parcursul de cretere personal i de cunoatere de sine. Fiecare dintre noi n propria sa via stabilete nenumrate relaii cu ceilali. Relaiile ncep cu persoanele foarte apropiate, cum sunt prinii, i continu apoi cu prietenii, pn la relaiile legate de lumea muncii i cunotinele superficiale. Aristotel spune c omul este un animal social, ceea ce nseamn c indivizii tind prin natura lor s triasc n societate. Aceast tendin este interpretat n funcie de caracterul personal, care poate inhiba sau consolida caracterul social (introvertii / extravertii, orientai ctre sine / orientai ctre comunitate). Procesul de comparaie social explic modul n care nvm s ne cunoatem pe noi nine, confruntndu-ne comportamentele i aciunile cu cele ale altora. Acest proces i folosete pe ceilali drept cadru de referin. O consecin a procesului de comparaie social este aceea c acest concept variaz n funcie de grupul de referin i de grupul de persoane cu care se opereaz confruntarea. De fiecare dac cnd dou sau mai multe persoane se gsesc mpreun, exist o comunicare, deoarece ntr-o situaie de interaciune nu se poate s nu avem un comportament consecvenial. Comportamentul la rndul su are ntotdeauna o valoare de mesaj, aadar comunic ceva interlocutorului nostru. n procesul de comunicare intr n joc variabile externe i interne de care nu suntem contieni, dar care pot prejudicia sau face mai eficace respectiva comunicare. Factorii care interfereaz n comunicare sunt multipli. Variabilele externe de tipul prezenei zgomotului, contextul n care operm, prezena mai accentuat sau mai slab a unor ameninri externe etc. i variabilele interne, cum sunt sistemul de interpretare, cultura, starea sufleteasc, capacitatea de percepie. S vedem care este modul cum se articuleaz procesul de comunicare: individul A elaboreaz un mesaj i l transmite interlocutorului B; interlocutorul B primete mesajul, l evalueaz, elaboreaz propriul su mesaj i l trimite individului A; dac ntre A i B nu se interpun factori externi sau interni, procesul

Modulul 9
Perceptia despre sine

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE de comunicare decurge fluent i se obin rezultatele dorite. Dac ns pe parcurs intervine un factor perturbator, comunicarea se distorsioneaz i se creeaz nenelegeri i echivocuri. Aadar, pentru a se realiza o comunicare eficace este nevoie s se intervin asupra cauzelor distorsiunii. n ce fel? n ceea ce privete factorii externi, trebuie s avem grij, mai ales atunci cnd comunicm ceva important i se elaboreaz un plan de munc, cnd se transmite un mesaj destinat s declaneze o criz la interlocutor, s alegem un loc adaptat, adic fr prea mult zgomot i elemente care distrag atenia, dar mai ales un loc n care interlocutorul nostru s se simt linitit i nu ameninat. Dintre factorii interni, sistemul de interpretare este unul dintre cei mai influeni. Fiecare individ percepe realitatea nconjurtoare n funcie de structura sa mental, o interpreteaz n conformitate cu schema sa intern i, n consecin, creeaz un anumit comportament. Modul nostru de a vedea realitatea nu este aadar obiectiv. Aceeai realitate este perceput de persoane diferite n mod diferit i aceast diversitate poate crea uneori nenelegeri i conflicte n relaiile interpersonale. n procesul de comunicare interpersonal, fiecare dintre parteneri se percepe pe sine nsui i pe cellalt n mod subiectiv, adic influenat de atitudinile, valorile i opiniile personale. Dac dorim, aadar, s obinem un avantaj dintr-o comunicare, trebuie s nelegem cum acioneaz interlocutorul nostru. Ce gndete, cum percepe realitatea, cum reacioneaz la stimulii externi: n esen, trebuie s ne punem n situaia lui i s ne comportm ca el. Aceast capacitate este ceea ce numim empatie. Nu mai puin importante sunt cultura i starea noastr sufleteasc. Dac ceea ce spunem l tulbur pe interlocutorul nostru pentru c se lovete de credinele i convingerile lui, avem puine sperane s ieim nvingtori, numai dac nu posedm o capacitate cu totul special de convingere i nu reuim s-l facem s-i schimbe ideea. Se vorbete despre distorsionarea mesajului atunci cnd n loc de ceea ce am intenionat s comunicm se ajunge la ceva ce nu era n intenia noastr de a comunica, adic mesajul perceput este diferit fa de cel trimis. Aceasta depinde de foarte multe ori de componenta emotiv implicit n orice comunicare i de faptul c orice schimb de mesaje este n mod obligatoriu influenat de diversele personaliti care intr n relaie. Fiecare persoan posed propriul su sistem de referin cu care se raporteaz la lume; acest sistem este determinat de factori cum ar fi: sistemul de percepie, concepia despre sine, istoria personal, nevoile afective, capacitile cognitive, cultura i valorile de referin, motivaiile i ateptrile, rolurile sociale i profesionale etc. S ne oprim puin i s analizm unul singur dintre aceti factori, rolul social: s ne gndim la dou situaii tipice: relaia tat fiu i aceea cu

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE persoanele n uniform. n raportul tat-fiu, comunicarea conflictual se ncadreaz n norm i se datoreaz ndeplinirii rolurilor i nu unui raport interpersonal. La fel i o comunicare fcut nou de o persoan n uniform, care atest credibilitatea rolului, ne poate aprea ca o persoan n care putem avea ncredere. Dac o persoan nu reuete s se detaeze de propriul sistem de referin nu va fi n stare s-l neleag pe al altuia i de aici va rezulta o comunicare viciat. De fapt, propria noastr identitate este mereu n joc n procesele de comunicare i adesea dorina de a ne simi confirmat propria identitate sau teama ca aceasta s nu fie ameninat influeneaz foarte mult capacitatea noastr de ascultare i nelegere. Fereastra lui Johary este un model teoretic care ne permite s nelegem dinamica relaiilor sociale. De regul, avem tendina s furnizm o imagine despre noi nine i s acceptm imaginea pe care ne-o ofer alii despre sine: Norma social impune s nu spunem altor persoane impresia noastr despre ele, dac aceasta difer de imaginea pe care acestea o prezint despre ele nsele. CUNOSCUT ALTORA NECUNOSCUT ALTORA aria public: corespunde cu ceea tiu eu despre mine i tiu i alii despre mine; aria oarb: corespunde cu ceea ce eu nu tiu despre mine, dar alii tiu; aria privat: corespunde cu ceea ce eu tiu despre mine, dar alii nu tiu; aria necunoscut: este necunoscut i mie, i altora.
Feedback -ul

CUNOSCUT MIE PUBLIC PRIVAT

NECUNOSCUT MIE ORB NECUNOSCUT

FEEDBACK-UL Pentru o bun comunicare, este important s tim s culegem feedbackul, adic informaiile care se ntorc de la interlocutor, fie prin cuvinte, fie prin intermediul limbajului non-verbal. Feedbackul este reacia de rspuns care se obine dup ce am trimis un mesaj i care produce, la rndul su, un alt feedback .a.m.d. Feedbackul poate fi considerat un factor de control al comunicrii, deoarece permite s verificm efectul pe care l-au produs mesajele noastre asupra altora. Prin feedback ne exprimm asentimentul sau dezacordul, acceptarea sau respingerea, nelegerea sau nenelegerea, claritatea sau confuzia. Feedbackul pozitiv: este un mesaj de confirmare, n care se prob ceea ce a spus cellalt (de exemplu, lauda). El nseamn: Tu exiti, sunt de acord cu tine. Feedbackul negativ: este un mesaj de negare a ceea ce s-a spus (de exemplu, critica). nseamn: Tu exiti, dar nu sunt de acord cu tine.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE COMUNICARE SI RELATII PUBLICE Infirmarea: este o comunicare patologic, pentru c nu ia n considerare ceea ce a spus cellalt. Adesea este transmis printr-o comunicare non-verbal (de exemplu, prin ntoarcerea feei n alt parte). nseamn: Tu nu exiti. Modelul circumscris ne amintete co-responsabilitatea pe care o avem cu interlocutorul n definirea unei relaii de comunicare: acest model afirm c o atitudine de predominare induce o atitudine de supunere i adesea chiar de revolt, dar i o atitudine pasibil de a induce exact inversul su. Simetria i complementaritatea nu sunt poziii rigide: experimentm n continuu astfel de situaii n diverse locaii, n funcie de contextul n care comunicm, cci acesta clarific ulterior relaia dintre doi interlocutori: de exemplu o fraz rostit la o edin important capt alt importan dect atunci cnd este rostit n alte mprejurri. O alt variabil care influeneaz nelegerea mesajului este tipul de punctaj pe care fiecare individ l atribuie unei secvene de evenimente comportamentale: modul diferit de a face pauze n aceeai secven de evenimente se afl la rdcina a nenumrate conflicte. Orice comunicare este un proces circular i aadar nu are un nceput definit: interlocutorii sunt cei care atribuie valoare de nceput unui anumit punct din procesul de comunicare. Alegerea poate s nu coincid i de aici apar nenelegerile. COMUNICAREA FA N FA Comunicarea interpersonal care implic n mod exclusiv doi interlocutori se deosebete de comunicarea dintre o persoan i mai multe prin cteva trsturi caracteristice. Pe lng numrul de participani implicai, se schimb i stilul de comunicare: comunicarea dintre dou persoane este o comunicare sincron i deschis pentru intervenii, obiecii i corectri din partea celuilalt, n timp ce comunicarea dintre o persoan i mai multe are mai mult aspectul de mesaj unidirecional, n care interactivitatea este exclus sau foarte limitat (acesta este modelul de comunicare al radiodifuziunii, televiziunii cu interactivitatea neleas ca posibilitate / oportunitate de a reaciona ntr-un anumit format). Imposibilitatea evident pentru asculttori de a participa activ la comunicarea dintre o persoan i mai multe impune o structur mai rigid dect n cazul comunicrii dintre dou persoane, n care raza puterii contractuale este cel puin paradigmatic vorbind echilibrat. Aceast structur se apropie n anumite aspecte de comunicarea scris, cu alte cuvinte include elemente tipice ale unei relaii n scris: introducerea, argumentul i concluzia. Dat fiind implicarea a numai doi interlocutori, n comunicarea de acest fel anumite faze ale evenimentului dobndesc o semnificaie special. Este vorba ndeosebi de momentul de deschidere i de nchidere, care sunt cruciale pentru definirea contextului interaciunii ntre
Comunicarea fata in fata Comunicare si relatii publice

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE cei doi interlocutori i evaluarea nivelului de satisfacie atins prin intermediul respectivului eveniment de comunicare. n comunicarea dintre dou persoane au importan i comunicare verbal i cea nonverbal. Prima se identific n tot ceea ce se exprim prin intermediul vocii, n timp ce cea de-a doua include limbajul scris, manifestrile artistice, limbajul corpului etc. Comunicarea verbal (spre deosebire, de exemplu, de cea scris) presupune prezena fizic a interlocutorului. De fapt, toi utilizm i alte limbaje atunci cnd vorbim, pe lng voce, i anume gesturi, priviri, atitudini etc. Adesea folosim aceste limbaje n mod incontient i tot aa sunt ele i percepute, tot incontient, de ctre interlocutor. Cu toate acestea, ele sunt extrem de importante i o utilizare mai atent i contient a acestor resurse de comunicare poate ameliora n mod simitor calitatea comunicrii ca tare, mai ales n cazul comunicrii bilaterale: o persoan care cere ceva (de exemplu, un cetean) se poate simi ntr-o stare de inferioritate i nesiguran din cauza unei lipse de cunotine i / sau familiarizare cu temele sau contextele n care intr n contact i ncearc aadar adesea o confirmare n limbajul nonverbal al celuilalt, a faptului c solicitarea lui a fost perceput n mod corect i imaginea lui a fost acceptat. Primul lucru pe care l cutm n mod firesc este contactul vizual i n multe cazuri ne strduim s nelegem i s ne concentrm dac acesta este evitat sau refuzat de cellalt. Alte bariere n calea comunicrii pot fi braele ncruciate sau degetele de la mini unite prin vrful lor. Pentru a v asigura o comunicare verbal bilateral fluent este bine s fii contieni de propria dumneavoastr modalitate de utilizare a comunicrii non-verbale. Formalitatea este una dintre principalele categorii care conteaz n comunicare. Gradul de formalitate al unui eveniment de comunicare este un element continuu care merge de la extrema informalitii la aceea a formalitii, trecnd prin nivele intermediare caracterizate prin diverse doze de formalitate. Nivelul corect de formalitate al unei situaii de comunicare interpersonal bilateral nu poate fi dat firete a priori, cci el depinde de mai multe variabile, unele dintre ele parial structurate, aadar supuse unui anumit grad de previzibilitate, altele foarte schimbtoare, caracteristice numai unui anumit eveniment de comunicare i contextului acestuia. De notat c i influena exercitat asupra categoriei formalitii de ctre instrumentul utilizat (de exemplu, e-mail, care oricum nu ajunge niciodat la extrema formalitii). Canalul / instrumentul utilizat introduce, de fapt, n comunicare, gradele diferite de formalitate proprii i sedimentate, n sensul istoric i comportamental, ale suportului utilizat. Variabila prezenei fizice simultane condiioneaz puternic comunicarea interpersonal bilateral: a fi prezent fizic n acelai loc n timpul evenimentului de comunicare face ca n acesta din urm s aib un rol i aspectele legate de comunicarea non-verabl, i cele legate de contextul ambiental n care sunt implicai cei doi interlocutori n acelai timp.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Printre aspectele non-verbale, o importan deosebit ntr-o situaie de prezen simultan, sunt cele care sunt adesea definite drept zone personale: nivelul de atenie pe care l acord interlocutorul zonei personale a celuilalt este un indicator al tipului de relaie care se instaureaz i a eventualelor nclcri ale relaiei de pornire, nclcri care pot fi voluntare sau involuntare. Contextul ambiental mbogete oricum evenimentul de comunicare printr-un univers fizic de referire care influeneaz nsi comunicarea. n comunicarea interpersonal bilateral, rolurile pe care i le asum cei doi interlocutori n cadrul evenimentului de comunicare influeneaz succesul acestuia. nc o dat, nu se poate proceda conform unor scheme prestabilite pentru a se ajunge la situaii tip. Se pot cita cteva exemple de interaciuni n care ies n eviden caracteristicile rolurilor (ef subaltern, coleg mai n vrst nou venit, beneficiar furios operator timid etc.); este ns mai util s ne amintim c rolurile n interaciunea bilateral au tendina de a reprezenta dou poziii complementare, cea de sus i cea de jos. Poziiile nu sunt caracterizate n mod absolut prin conotaii de for slbiciune, buntate rutate; este vorba de starea interlocutorilor, care sunt tot timpul independeni n comunicarea bilateral i care n plus pot varia n timpul evenimentului de comunicare ca atare, n funcie de capacitatea de negociere a celor doi poli. Vorbim aadar de o ierarhie dinamic atunci cnd schimbul de poziie dintre interlocutori n timpul unui anumit eveniment de comunicare este frecvent, i de o ierarhie static atunci cnd, dimpotriv, poziiile de pornire au tendina de a rmne aceleai pe tot parcursul evenimentului de comunicare sau s se schimbe ca urmare a unei ciocniri. Variabila timpului este o categorie de mare importan pentru comunicarea interpersonal bilateral: caracterul sincron sau asincron al comunicrii poate diferenia foarte mult dou comunicri cu acelai coninut (sincron sau asincron n sens temporal). Sincronia pronunrii celor doi interlocutori implic caracterul imediat al comunicrii, adic: o posibilitate mai bun de planificare a propriei intervenii n ceea ce privete contextul caracterizat prin asincronia interveniilor interlocutorilor. La acestea se mai adaug i alte aspecte, tipice pentru interaciunea oral, imposibilitatea de a anula ceea ce am spus i lipsa de durabilitate. Categoria standardizrii nu trebuie confundat cu formalitatea. Prin standardizarea comunicrii se nelege nivelul de integrare a unui eveniment de comunicare ntr-o schem cunoscut i prestabilit; a limbajului, tonului, formelor de exprimare utilizate. Eventuala prezen a acestui tip de scenariu influeneaz n mod evident comunicarea, n ceea ce privete planificarea, fie la nivel de coninut, fie la nivel de relaie. Planificarea n acest caz este mai simpl i mai puin arbitrar, fcnd referire la un gen consolidat i normalizat. Analog sau poate chiar superioar fa de categoria formalitii este influena exercitat de standardizarea instrumentului de comunicare

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE utilizat. n acest caz este esenial contextul situaional, ca parte intrinsec a categoriei. Identificarea corect a rolurilor interlocutorilor implicai n evenimentul de comunicare este un aspect prioritar, dar i foarte complex. n comunicarea fa n fa elementele de complexitate sunt intensificate i de pluralitatea aspectelor care influeneaz nsi stabilirea rolului. Cu alte cuvinte, prezena fizic concomitent a interlocutorilor face s intre n joc i factori legai de comunicarea non-verbal. Acest fapt ca atare nu are o conotaie pozitiv sau negativ. Indicaiile referitoare la interlocutor care vin din comunicarea lui non-verbal pot fi utile pentru a sublinia n mod corect rolul su n comunicarea fa n fa i s uureze astfel schimbul de fraze preliminare, pentru definirea rolului, spre deosebire de alte tipuri de comunicare, unde se interpun alte mijloace, de exemplu, telefonul. Dar aceste indicaii menionate mai sus pot da natere i la echivocuri, fcndu-l astfel pe unul dintre cei doi interlocutori s-i atribuie celuilalt o imagine care nu corespunde cu imaginea despre sine pe care dorete s-o transmit acesta din urm. Prejudiciile care deriv de aici sunt evidente. n sintez, se poate spune aadar c atribuirea unui rol interlocutorului direcioneaz n manier decisiv tot parcursul evenimentului de comunicare (dei repararea/ ajustarea unor astfel de erori de atribuire iniial este ntotdeauna posibil, chiar dac este costisitoare n termeni de timp i energie consumat de cel care trebuie s-o pun n aplicare, este totui condiionat de disponibilitatea celui care trebuie s-o primeasc). Argumentul comunicrii fa n fa se sprijin foarte mult pe caracterul de sincronie tipic al ntrevederii: n acest caz prezena fizic concomitent a celor doi interlocutori poate fi i un ajutor dar i un impediment pentru o definire clar a argumentului care face obiectul ntrevederii. Ceea ce conteaz este faptul c pentru a duce la bun sfrit comunicarea fa n fa, definirea argumentului trebuie s porneasc de la un schimb de idei i o negociere, nu de la nfruntare ntre actori. Prin schimbul de idei care se poate defini i ca o comunicare cooperant, trebuie s se ajung la elaborarea unei baze comune de nelegere argumentului de pornire i a evoluiei sale n timpul ntrevederii, pn la deznodmntul acestuia, care se poate configura n funcie de respectiva ntrevedere ca o decizie luat, o informaie furnizat, o prere expus etc. Scopul trebuie s fie firete satisfacerea exigenelor care au dus la interaciunea fa n fa. Exigenele de tip informativ, care se refer la dimensiunea coninutului interaciunii, nu sunt ns ntotdeauna uor de satisfcut i mai ales nu n mod complet. Pentru a poziiona discuia n realitatea operativ i a o face astfel mai inteligibil, vom face referire la contextul tipic al ghieului unui birou de relaii cu publicul. Nu putem spune c operatorul se strduiete ntotdeauna s rspund n mod absolut

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE satisfctor la ceea ce solicit ceteanul i ne gndim firete la o imposibilitate cauzat de limite obiective. Scopul comunicrii fa n fa este s se satisfac i aspectul relaional al interaciunii, adic s o gestionm n cel mai bun mod cu putin, compatibil cu contextul particular n care are loc. Mai ales n cazul n care satisfacia fa de coninut nu poate fi complet, scopul relaional dobndete o importan deosebit, ntr-un anume fel ca un fel de limitator de daune. n definirea scopului interaciunii fa n fa n contextul comunicrii publice trebuie s inem seama de un aspect pe care am putea s-l definim ca instituional: interaciunea are loc ntre dou persoane, dintre care una vorbete n numele unei instituii, cu toate implicaiile pe care le are acest fapt asupra definirii obiectivelor i a strategiilor pentru atingerea lor. Important pentru acest tip de comunicare fa n fa (i oricum, ntotdeauna n comunicarea instituional) este tema capacitii de ascultare, adic a capacitii de a face explicit i productiv pentru ameliorarea proceselor i serviciilor organizaiei contribuia furnizat de ctre interlocutorul extern, n mod voluntar sau involuntar. Repetarea este un aspect tipic al comunicrii interpersonale fa n fa, mai ales a celei bilaterale. n contextul comunicrii publice, aplicarea mecanismelor de repetiie poate fi util n scopul clarificrii interaciunii i a scopului. Tema ntrevederii va fi meninut ferm, ns cu flexibilitatea necesar pentru gestionarea interaciunii, mai ales ea trebuie s fie clar pentru ambii interlocutori, evitnd insatisfacia comun. n interaciunea fa n fa este foarte riscant s considerm drept important pentru interlocutor un lucru care nu este aa. Aceast eroare poate da natere n continuare la o serie de nenelegeri care, ntruct nui identific originea tocmai n aceast eroare, pot ajunge s compromit ntreaga comunicare. Decorul (locul fizic i aranjamentul lui) n care se desfoar comunicarea fa n fa are implicaii precise asupra comunicrii ca atare. Aspectele de care trebuie s inem seama sunt foarte diferite i legate ntre ele. O prim categorie la care ne putem referi este la ct de primitor este decorul: mediul comunicrii poate fi bazat pe un model de separare (e suficient s ne gndim la foarte cunoscutele geamuri care sunt specifice multor ghiee pentru lucrul cu publicul) sau dimpotriv. n acest al doilea caz, modalitile pot fi variate, n funcie de nivelul de atenie mai mare sau mai mic acordat interlocutorului, dar avnd ntotdeauna scopul de al include ntr-un context de dialog. O alt categorie central la care ne putem referi cnd analizm decorul este acela al intimitii: ambiana comunicrii care se ofer interlocutorului poate fi dotat cu ceea ce este necesar pentru a se proteja intimitatea celui implicat n dialog sau nu (chiar i n legtur cu aceast categorie sunt posibile, evident, grade diferite de progres).

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE TELEFONUL Telefonul este un mijloc de comunicare fr ndoial deloc nou n administraia public, dar gestionarea lui s-a schimbat mult din momentul apariiei sale i pn astzi. Acum cincizeci de ani, utilizarea telefonului pentru ceteanul mediu era limitat la situaiile de comunicare la distan i urgent. Aceasta fie din cauza lipsei de aparate telefonice, fie din cauza capacitii foarte reduse a reelei telefonice, fie din cauza costurilor relativ mari. Aceti factori mpreun cu lipsa de familiarizare cu instrumentul, fceau improbabil utilizarea telefonului din partea ceteanului mediu pentru solicitri cotidiene fa de Administraia Public. Astzi situaia s-a schimbat radical: o mare parte din relaiile zilnice din interiorul administraiei publice i la exterior se realizeaz prin intermediul contactului telefonic (i prin e-mail), dei gradul de importan al acestui mijloc de comunicare poate varia de la un sector la altul. Telefonul a mai dobndit n plus i un rol nu numai de mijloc de comunicare, ci i ca agent activ n crearea imaginii externe a Administraiei Publice. Astfel, o gestionare inteligent a comunicaiei cu publicul prin telefon este crucial din punct de vedere intern pentru a se garanta un flux al muncii dinamic i eficace i din exterior, pentru c telefonul a devenit un mediator important pentru comunicarea public ca atare. Preluarea apelului telefonic ne oblig s ne declinm propria identitate, s-l ntmpinm pe interlocutor cu politee i s ne pregtim de ascultare. Firete, modul de salutare a interlocutorului include i efortul de ascultare necesar pentru a sublinia un anumit profil sumar al acestuia, pentru a modula n continuare discuia n aa fel nct s fie ct mai potrivit pentru competenele sale (lingvistice, culturale, relaionale). Comunicarea telefonic este de multe ori dezavantajat i relativ mai dificil dect comunicarea realizat n alte contexte i cu alte mijloace. De exemplu, n comparaie cu comunicarea prin e-mail, comunicarea prin telefon se caracterizeaz prin sincronie i deci printr-un nivel acceptat de pregtire foarte sczut. Primul contact este un aspect important atunci cnd trebuie s se stabileasc natura apelului telefonic, care poate fi intern sau extern. Prin telefon intern nelegem contactul ntre doi interlocutori care joac un rol profesional n interiorul instituiei sau n alte instituii i intr n contact n numele instituiei de care aparin. n acest caz contactul ntre doi interlocutori este, din punctul de vedere al echilibrului de comunicare, mai echilibrat n comparaie cu apelul telefonic din exterior. Echilibrul comunicrii pare mai precar n cazul apelurilor telefonice externe dect n cele interne, de aceea este bine s fim pregtii s facem fa solicitrilor ceteanului. Apelul telefonic extern se produce ntre un interlocutor intern i o organizaie (instituie public, ntreprindere etc.) i unul extern, adic un cetean / client (nelegnd c ceteanul este cel care se adreseaz unei linii de apel cu publicul un centru de apel organizat la scar metropolitan, liniile telefonice de apel ale Biroului de Relaii cu Publicul, un centru tehnic pentru asisten de specialitate ntr-o
Telefonul

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE anumit problem). Ceteanul aflat n cutarea unei informaii sau a unui serviciu de nivelul doi (consultan de specialitate) are acces i la birourile interne prin intermediul telefonului. Solicitantul se pregtete pentru convorbirea telefonic n privina informaiilor cerute, dar i din punct de vedere psihologic i aceast situaie poate crea un anumit dezechilibru ntre solicitant i receptor. De aceea este bine s fim ntotdeauna bine pregtii pentru orice solicitare, chiar i pentru cele care nu sunt de competena biroului apelat, deoarece n multe cazuri ceteanul nu poate ti care este structura intern a Administraiei Publice. Un mod de a-l ajuta pe cetean s-i rezolve solicitarea este s avem ntotdeauna la ndemn o list cu numerele de telefon de la diferite alte sectoare, pentru a-l putea ndruma ctre biroul competent. Acest proces de ndrumare poate fi i automatizat. n comparaie cu comunicarea fa n fa, diferena fundamental ntre comunicarea telefonic i cea verbal / fizic este dat de lipsa contactului vizual i deci de imposibilitatea de a ne folosi de anumite avantaje ale acestuia, care, dup cum tim, pot fi de natur s uureze sau s perturbe interaciunea. ntr-o comunicare pur verbal, cum este cea telefonic, posibilitatea unei dispersri a mesajului poate fi foarte mare. Faza n care interlocutorul i expune cerinele este cea mai important. De aceea este de o importan fundamental s-l lsm s vorbeasc i s ascultm atent ncercnd, n acelai timp, s circumscriem tema / problema pentru a putea apoi s-o relum pe scurt i s reuim astfel s furnizm informaii corecte i clare. n cazul special al unui telefon extern, n scopul realizrii unei convorbiri eficace, operatorul ar trebuie s fie pregtit n aa fel, nct s furnizeze informaii imediate i s dea rspunsuri exhaustive la orice solicitare, chiar i neprevzut. Operatorul trebuie s fie bine documentat i n legtur cu ateptrile beneficiarului pentru a reui s neleag solicitarea lui real. Pentru a evita pierderile de timp n timpul activitii telefonice este bine s ne organizm i s avem la ndemn chiar i prin intermediul tehnologiei tot materialul care ar putea fi util pentru satisfacerea cerinelor solicitantului. Succesul comunicrii este determinat i de stilul de exprimare, de ton, de surs (care se simte i prin firul telefonic), de atitudine i mai ales de naturalee. Cerinele necesare pentru ca apelul telefonic s aib un rezultat pozitiv sunt spontaneitate, politee, atitudine corect. Trebuie s evitm formele birocratice tipice pentru administraia public, nesigurana coninutului i rspunsul neclar din punct de vedere lingvistic care nu faciliteaz instaurarea unui climat de politee i profesionalism cu interlocutorul. Stabilirea succesului convorbirii: stilul de exprimare, ritmul, tonul, energia, utilizarea mesajelor clare i cu implicare. Identificarea celui care se afl la cellalt capt al liniei este determinat de trei factori care influeneaz n mod semnificativ calitatea convorbirii:

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE ritmul: printr-un ritm normal de 125 de cuvinte n medie pe minut, dincolo de care riscm s devenim de neneles; tonul: n mod ideal ar trebui s nvm s ni-l adaptm dup mprejurri. Uneori s fie sczut i monoton, alteori nalt i sigur. n absena unor prerogative sau finaliti precise, se recomand totui s se adopte un ton cordial i clduros. O voce obosit i fr entuziasm taie fr ndoial orice dorin de a stabili sau menine un raport; energia: reflect atitudinea i entuziasmul interlocutorului.

O bun utilizare a telefonului permite s se uureze demersul birocratic al beneficiarului i s mreasc nivelul cantitativ i calitativ al timpului efectiv de furnizare a serviciilor. Scopurile de uz intern pentru structura organizatoric a oricrui sector sunt evidente. Eficacitatea comunicrii care are loc prin telefon depinde mult de autodisciplina emitentului i o convorbire puin structurat ar putea provoca dificulti de nelegere i, n consecin, o imagine negativ a celui care vorbete. O comunicare telefonic eficace cere, aadar, atenie i disciplin pentru ca mesajul s fie clar i exhaustiv. Pentru a satisface exigenele interlocutorului este necesar s dispunem de o bun capacitate de sintez i s circumscriem astfel argumentul de tratat, individualiznd informaiile pertinente, fr a crea zvonuri informative. Organizarea schemei de expunere cu privire la punctele cheie ale discursului este de importan fundamental. Expunerea mesajului trebuie s fie sobr i adaptat: datoria celui care vorbete n cadrul unui apel telefonic inter sau extern este s adopte limbajul cel mai potrivit i s fie tot timpul foarte atent la interlocutor. O dat cu apariia celularului, decorul devine i mai informal i este nevoie de un nivel de sintez mai mare. Rata de rspndire a telefoanelor celulare a crescut foarte mult, depind utilizarea telefonului fix. Prima consideraie pe care trebuie s-o avem n minte este c, o dat cu apariia telefonului celular se modific i decorul comunicrii care devine mai puin formalizat i potenial mult mai expus la mediul nconjurtor care este mobil. Astzi celularul a devenit un bun de larg consum i datorit posibilitii de utilizare a mesajelor scurte (SMS - Short Message System). Suntem aici n faa unei hibridizri a mijloacelor, limbajelor, codurilor. Scrierea de mesaje scurte imit sub multe aspecte conversaia oral prin caracteristicile lingvistice adoptate i n parte i prin scopurile comunicrii. Ca i n e-mail, se folosete i aici comunicarea prin imagine. Discursul este foarte complex, deoarece utilizrile i, n consecin, caracteristicile pot fi foarte diferite ntre ele: n optica unei administraii publice, mesajele SMS pot deveni un mijloace de comunicare rapid i economic referitoare la unele inte sau pentru anumite teme specifice. Din punctul de vedere al unei utilizri ipotetice de acest fel, trebuie s subliniem dou aspecte. Comunicarea telefonic se articuleaz n trei faze: identificarea, coninutul i salutul. SMS trece direct la faza a doua, adic la cea a coninutului, srind peste identificare, datorit faptului c

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE numrul apare direct pe ecran. O alt diferen substanial este caracterul sintetic, obligatoriu din cauza lungimii maxime admise. SMS va reduce la minimum tot ceea ce este superfluu, concentrndu-se pe coninut, adesea dnd natere unui fel de stenografie (+ n loc de mai mult etc.) Comunicarea prin SMS reprezint aadar o form de comunicare deosebit fa de normele codificate de politee i este candidat la experimentarea unor noi forme de invenie lingvistic, cum este i pota electronic. Cteva consideraii aparte merit i aa-numita voice over IP, transmiterea de mesaje vocale n timp real pe reeaua IP (Internet Protocol), integrarea vocii i a datelor pe platforma Internet. Aceast tehnologie permite utilizatorului s integreze informaia prin web (scris, audiovizual, n micare etc.) prin interaciunea direct cu operatorii telefonici, fr a abandona navigarea.; beneficiarul poate primi informaii ulterior, adic cele de pe web, prin voce fcnd clic pe numerele de telefon active pentru serviciile pre-selecionate cu preul unei singure navigri. O comunicare mixt i mai economic. Apelul telefonic nu se efectueaz aadar prin reeaua telefonic, ci prin cea a calculatorului. Aceasta nseamn c nu este necesar s renunm la navigare pentru a elibera linia telefonic: operatorii serviciilor pentru care a fost activat canalul web call center pot fi contactate printrun simplu clic. Pentru a efectua apeluri telefonice prin Internet, beneficiarul trebuie s fie dotat cu un microfon pentru a comunica i de o caschet pentru ascultare (o dotare mai complex i o situaie mai aparte). Se recomand utilizarea unei scheme audio full duplex, care permite navigatorului i operatorului s vorbeasc n acelai timp.
E-mailul E-MAIL-UL Nici un serviciu de reea pn n momentul de fa nu a avut un succes comparabil cu cel al e-mail-ului, care a avut i meritul de a mprospta avantajele corespondenei ca mediu de comunicare.

Una dintre caracteristicile particulare ale e-mail-ului este tendina lui de a absorbi readaptndu-le, funciile i trsturile altor mijloace de comunicare mai tradiionale, cum ar fi corespondena prin scrisori, telefonul, faxul etc. fr a le nlocui ns total. E-mail-ul, mpreun cu telefonul, reprezint astzi cea mai mare parte a comunicrii interne n administraia public i, n general, n organizaiile complexe), dar a devenit i un important canal pentru comunicarea extern. Tonul comunicrii se schimb n aceste dou cazuri: n timp ce ntrun e-mail de uz intern acesta tinde s fie informal (utilizarea persoanei a 2a singular este mai rspndit) i include utilizarea frecvent a abrevierilor i a frazelor scurte, comunicarea extern are un stil foarte asemntor cu cel al corespondenei scrise pe hrtie. Ar fi recomandabil s se ia ntotdeauna n considerare receptorul comunicrii, deoarece n timp ce un e-mail trimis ntre doi colegi are o valoare apropiat de a cea a unui telefon, e-mail-ul trimis unui cetean preia toate caracteristicile i valoarea formal a unei comunicri oficiale.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Se pare c e-mail-ul a depit bolile copilriei sale, cnd se putea pune puin baz pe el i nu era considerat potrivit pentru comunicri importante. Astzi e-mail-ul este foarte apreciat pentru fiabilitatea sa, viteza, costurile sczute i capacitatea de a ajunge la destinatar fr intermediari fizici. O scrisoare tradiional, pe lng faptul c este costisitoare, implic un anumit interval de timp pentru a ajunge la destinatar i exist riscul de a se pierde n timpul fazelor de transmitere. Faxul este la fel de rapid ca i e-mail-ul, dar este vestit pentru talentul lui de a nu ajunge la persoana dorit i de a disprea mereu ntre oficii, hrtii, documente. Cu toate acestea, n timp ce faxul a dobndit statutul de mijloc de comunicare cu valoare legal, o astfel de recunoatere nu s-a produs nc cu e-mail-ul. Punctele forte ale e-mail-ului sunt viteza, accesibilitatea prin Internet i costurile reduse. Rapiditatea e-mail-ului este marea lui for, dar n timp ce cu telefonul avem o comunicare sincron, adic bi-direcional i n timp real, e-mail-ul cunoate dou momente distincte de enunare ntre interlocutorii evenimentului de comunicare. Aceste momente se pot afla chiar la mare distan n timp unul de altul, deoarece e-mail-ul poate s rmn n server mai multe zile nainte de a fi descrcat i apoi citit. Un mod de a ti dac e-mail-ul a sosit i a fost citit este s cerem o confirmare de primire, funcie care este existent n cea mai mare parte a programelor de pot electronic. Formatul e-mail-ului este una dintre caracteristicile care au contribuit la popularitatea lui. Cmpurile rezervate pentru informaiile necesare i fereastra lui sunt foarte bine adaptate pentru frazele scurte i concise care atribuie instrumentului un grad nalt de standardizare, ceea ce face ca utilizarea lui, o dat depit momentul de ptrundere n ambiana unei noi comunicri, s fie deosebit de rapid i funcional. E-mail-ul poate fi citit de la orice computer i n orice loc. Cea mai mare parte a furnizorilor de pot electronic au i posibilitatea de a se citi corespondena prin Internet, aa-numita webmail. Cu toate acestea, muli dintre responsabilii de reea intern (Intranet) n diferitele administraii publice, au exclus aceste funcionaliti din motive de securitate. O alt caracteristic care a fcut ca utilizarea email-ului s se rspndeasc att de mult este costul lui, n comparaie cu costul expedierii unei scrisori. Pe lng costul concret al timbrului, mai exist i costurile hrtiei, cernelii i trierii. Evident c aceste costuri cresc n mod exponenial atunci cnd este vorba de corespondena de mas (adic acelai mesaj/scrisoare trimis unui numr mare de destinatari). Viaa unui e-mail nu se ncheie n mod obligatoriu o dat cu sosirea la destinatar: un e-mail poate fi expediat napoi, ca rspuns la o solicitare, poate fi trimis mai departe la o ter persoan, sau la mii de persoane dac este inclus ntr-o list de coresponden (o list de adrese de pot electronic). Trebuie s reinem ns c ceea ce se nelege iniial ca o comunicare ntre dou persoane, poate deveni o comunicare ntre o

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE persoan i mai multe. Pentru a utiliza e-mail-ul trebuie s tim s profitm de diverse instrumente ale lui cum sunt lista de coresponden, copia pentru luare la cunotin, ataamentele i anexele. Cc nseamn copie pentru luare la cunotin i este o funcie prevzut n cea mai mare parte a programelor de pot electronic, Cc permite expedierea unei copii unei tere persoane. Bcc (blind copy) este identic cu Cc dar, spre deosebire de aceasta, permite emitorului s trimit o copie a e-mail-ului la tere persoane fr ca destinatarul principal s tie despre aceasta. Utilizarea funciei Cc este foarte rspndit pentru a ine la curent persoanele care nu sunt implicate direct n schimbul de comunicare, dar au totui interesul de a fi informate despre acesta, ca superiori, colegi, colaboratori etc. Totui din cauza utilizrii excesive a Cc, multe persoane au nceput s nu mai ia n considerare coninutul unui e-mail dac a venit ca Cc. De aceea este bine s punem ntotdeauna printre destinatarii principali toate persoanele care sunt implicate n acel e-mail. E-mail-ul a dobndit chiar de la apariia lui i o dimensiune ludic i informal. Din diverse cercetri rezult c n comunicarea prin e-mail ne putem permite s ne exprimm ntr-un mod foarte apropiat de cel vorbit i regulile de ortografie, gramatic i sintax par s aib mai puin importan, la fel ca i n limba vorbit. Un aspect foarte aparte al e-mail-ului este apropierea lui de comunicarea prin imagini, prin aa-numitele simboluri de fee, numite emoticon. Emoticon-urile sunt compuse din semne ca ., +, (, i sunt utilizate pentru a compune scheme pentru exprimarea unui sentiment negativ sau pozitiv cu diversele lor gradaii: :-), :- I, :-(, :-)), etc. n mod creator. Unele administraii publice au instalat un sistem de triere automat a e-mail-urilor expediate de ceteni ctre administraie. Acest sistem permite s se trimit automat la oficiul competent un e-mail cu o solicitare trimis n alt parte de un cetean care nu este obligat s tie care este adresa oficiului n chestiune. Este o metod inteligent pe de o parte de a economisi resursele administraiei i pe de alt parte ajut ceteanul n raport cu administraia public. Formatul e-mail-ului este foarte adaptat pentru mesajele scurte, dar mai puin indicat pentru texte lungi. Pentru cititor poate fi foarte obositor s citeasc un e-mail lung din cauza lipsei n programele de pot electronic a funciilor proprii de scriere. Se recomand, aadar, s se utilizeze un program de scriere pentru a se putea pune textul ca anex (Attachment) la e-mail, dac se depesc 500 de cuvinte n e-mail. COMUNICAREA DINTRE O PERSOAN I MAI MULTE DINAMICA DE GRUP Vorbim de grup atunci cnd se reunete un ansamblu de persoane n jurul unui anumit scop. Grupul este un ansamblu de persoane care se reunesc pentru un scop comun i care i bazeaz propriul comportament pe sisteme de norme prestabilite. Se poate vorbi i de un grup atunci cnd
Comunicarea dintre o persoana si mai multe

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE nu exist un scop precis, dar exist plcerea de a fi mpreun. Viaa Grupului are legile sale precise care o reglementeaz: dac un grup are o durat mai lung se ajunge la o structur ierarhic i la existena lui lider; cnd un grup este un grup adevrat n faa ostilitilor se unete i devine un corp unic; dac una din componentele grupului critic aciunile propriului ef n interiorul grupului, n exterior va avea ns, n confruntrile efului i ale grupului su, o atitudine de aprare; printre diversele componente ale grupului se instaureaz o atitudine de solidaritate care se va verifica n confruntrile cu strinii fa de care se manifest ostilitate; dac exist grupuri cu aceeai finalitate, vor avea tendina s dezvolte o concuren, dar dac vor colabora pentru a ajunge la un obiectiv unic, vor avea tendina s devin familiare unul cu altul; toate grupurile stabilesc reguli pe care trebuie s le respecte toi componenii grupului. Aceste legi sunt utile n special pentru a se atinge scopurile comune. Pentru ca s se poat vorbi de un grup, trebuie s existe cel puin trei persoane: dou persoane nu reprezint o identitate supra-personal, trebuie vzute ca un cuplu. Atunci cnd exist obiective comune legate ntre ele persoanele trebui s se recunoasc ntr-un obiectiv comun i s fie contiente de strdania comun pentru a le atinge. Fiecare grup prevede n interiorul su sisteme de norme, reguli de comportament care identific aciuni obligatorii i aciuni de evitat. Sanciunile negative reprezint pedepse pentru comportamente neconforme cu normele; sanciunile pozitive sunt recompense care se primesc pentru comportamentele conforme cu normele. Cea mai mare parte a persoanelor cred c a lucra n grup este n mod inevitabil mai puin eficient, se consum mai mult timp, este frustrant i se creeaz o uniformitate excesiv n modul de gndire. Multe dintre aceste credine profunde sunt pur i simplu neconfirmate de fapte, chiar dac sunt adevrate n unele cazuri, mult mai puine dect se crede. Am participat cu toii la activitatea din diverse tipuri de grupuri familia, armata, grupul de munc etc., dar nu am dedicat dect rareori timp observrii a ceea ce se petrece cu adevrat n grup sau de ce persoanele se comport ntr-un anumit mod. Atunci cnd ne gndim la un grup, puini oameni i dau seama c n acesta sunt prezeni concomitent doi factori. Primul, care se refer la raiunea de a fi a grupului (de exemplu, pentru a rezolva o anumit problem) se numete coninutul sau sarcina grupului. Al doilea, la fel de important, care se refer la modul n care grupul ncearc s rezolve sarcina care i-a fost trasat, se numete proces de grup. Cnd ascultm ceea ce se vorbete ntr-un grup, suntem focalizai pe coninut. Cnd ncercm s observm modul n care grupul i desfoar propria comunicare, suntem focalizai pe proces.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Exist mai multe fore care acioneaz n cadrul grupului i care pot perturba munca; acestea reprezint o specie de energie subteran care nsoete dezvoltarea vieii grupului. Existena acestor fore produce o varietate de comportamente individuale care se interfereaz cu eficacitatea muncii grupului. Grupul este strbtut de fore active cum sunt conformismul, nevoia de stim i stresul care genereaz diverse roluri individuale. Din acest motiv, ele nu pot fi ignorate. Mai degrab trebuie s le recunoatem, s nelegem care sunt cauzele lor i, pe msura dezvoltrii grupului, s crem condiii pentru ca aceste energii emoionale s fie canalizate n aceeai direcie cu eforturile grupului. Dar de unde provin aceste emoii ale individului i care sunt cauzele existenei lor? Putem nelege indirect originea acestora referindu-ne la ntrebrile care stabilesc: Identitatea: Cine sunt eu? Cum m prezint n faa celorlali? Ce rol ar trebui s-mi asum n grup? Controlul i puterea: Cine deine puterea? Ct putere de control i influen are n aceast situaie? De ct am eu nevoie? Obiectivele: Care dintre obiectivele i nevoile mele pot fi satisfcute n grup? De ce obiective ale grupului m pot lega? Acceptarea i intimitatea; Sunt acceptat de ctre ceilali? Eu i accept pe ei? mi plac? Eu le plac lor? n ce msur doresc s m ascund de ceilali? Comportamentele individualiste au tendina de a fi prevalente ntr-un grup n anumite momente ale existenei acestuia. Chiar de la nceputul unui grup nou, ne putem atepta s vedem exemple de comportamente orientate ctre sine: componenii nu se cunosc unul pe altul i astfel trebuie s se manifeste o anumit cantitate de sentimente reciproce. n mai mic msur, acelai fenomen poate fi observat la nceputul unei ntrevederi cu un grup vechi. n timpul discuiilor i a plvrgelii care caracterizeaz primele minute, persoanele ncearc s rennoade firele ntrerupte la ncheierea ultimei ntrevederi. Un al treilea moment n viaa unui grup n care se pot observa comportamente orientate ctre sine este atunci cnd un nou sosit intr ntrun grup deja existent. Chiar dac pot fi cu toii ncntai de noul sosit, grupul nu va mai fi totui acelai. A luat natere un grup nou. Vechiul echilibru s-a schimbat i unul nou se pregtete s-i ia locul. Dar n nici una din situaiile de mai sus, emoiile subterane sau ascunse nu par s amenine buna funcionare a grupului. Conformismul este un fenomen tipic al grupurilor i exist tendina de a se accepta i uniformiza propriile componente n funcie de cele ale grupului cruia i aparine. Ne conformm din teama de a nu rmne fr protecia grupului care este vzut ca un pntece matern n care ne putem refugia. Pentru individ este important s-i ctige un loc n grup. Aceasta pentru a satisface nevoia i dorina unei evaluri a propriei persoane, a stimei din partea celorlali care s fie stabil n timp. Numai simindu-se

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE parte component a unui grup, individul poate s-i satisfac, pe de o parte, dorina de succes, de adecvare, de competen i stpnire de sine i, pe de alt parte, dorina de prestigiu, demnitate i apreciere. Exist ns i alte situaii n care aceste comportamente, uor de individualizat, devin preponderente; aceasta se poate ntmpla exact atunci cnd grupul are nevoie de maxima eficacitate de funcionare, de exemplu, atunci cnd grupul lucreaz n condiii de stres. n acest caz, comportamentul nregistreaz un regres: indivizii se ntorc la primii stadii ale dezvoltrii lor. Deoarece fiecare din ei gestioneaz propria team n moduri diferite, n grup apar diverse tipuri de reacii: mpotrivire, furie, ostilitate, autoasertivitate, dorina de a se certa cu alii, dorina de a-i pedepsi pe alii, dorina de a nu fi sociabil fa de ceilali; dar i alte sentimente, cum ar fi blndee, dragoste, nelegere, dorina de a ajuta, nevoia de afiliere cu ceilali. Toate aceste sentimente sustrag resurse intelectuale de la problemele pentru a cror rezolvare a fost constituit grupul. Independent de tipul de grup, indivizii care l compun sunt obligai s-i asume n timpul lucrului n grup roluri destul de clar definite, care se pot grupa n trei categorii: roluri individualiste: acestea se pot manifesta cu agresivitate, aciuni de boicotare a lucrrilor grupului, atitudini egocentrice, snoabe sau de dezinteresare, manifestri de dominare. Trebuie s tim s individualizm aceste roluri jucate de unii indivizi pentru c ele pot s ne spun c cei care i asum astfel de roluri nu se simt siguri ntr-un grup. Putem s le considerm ca un termometru al situaiei, care trebuie aadar mbuntit; roluri care contribuie la consolidarea grupului: sunt proprii celor care ncurajeaz, armonizeaz diferenele dintre participani, uureaz tensiunile, caut i favorizeaz acordul, menin deschis comunicarea, sprijin i apreciaz munca grupului. Aceste persoane sunt cele care menin coeziunea grupului i i permit s funcioneze mai bine; roluri orientate ctre ndeplinirea scopurilor grupului: sunt tipice aici cele care stimuleaz grupul s propun idei noi, care cer informaii i opinii celorlali i furnizeaz toate informaiile disponibile pentru ca problema n discuie s fie clar ilustrat, pun n serviciul grupului propria experien i competen tehnic. n mod fundamental, fac ca grupul s rmn concentrat pe subiectul pe care i l-a propus i faciliteaz atingerea obiectivelor. Mai exist un ultim element care trebuie analizat cu atenie n funcionarea grupului normele grupului. O norm este ca un obicei personal. Este o regul nescris, uneori implicit, care definete ce atitudini i comportamente ale membrilor grupului sunt bune i care sunt rele. Creterea eficacitii muncii de grup se face prin norme, reguli implicite de comportament. Pentru realizarea normei, grupul dezvolt ntr-o manier subtil un mecanism de premiere i pedepsire care se aplic celor ce ncalc normele n vigoare. Toate grupurile creeaz norme, care se dezvolt i se maturizeaz

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE treptat. n sine i pentru sine, normele nu sunt nici bune i nici rele. Punctul cel mai important care trebuie verificat este dac normele n vigoare ajut munca grupului sau acioneaz n sensul reducerii eficacitii acestuia. S dm un exemplu. n unele grupuri exist urmtoarea regul: Se pot discuta ideile tuturor mai puin cea a efului! Atunci cnd eful vorbete la nceputul edinei se poate ntmpla ca el s influeneze tot mersul edinei i poate produce efecte n parte pozitive, n parte negative. Deoarece ideea efului este ntotdeauna mai bun dect orice alt norm, grupul economisete timp i energie. Dac ns majoritatea sau chiar numai cineva nu mprtete ideea propus, n grup se difuzeaz o suferin perceptibil, care se repercuteaz asupra rezultatelor muncii i asupra sarcinilor fiecruia. Iat un exemplu n care norma produce ntotdeauna efecte negative. Este cea care spune: n acest grup, nimeni nu trebuie s pun la ndoial sau s discute regulile noastre. O regul de acest fel face de fapt imposibil manifestarea voinei de a verifica standardele comportamentale ale grupului, funcie fundamental a grupului. Toate grupurile, indiferent care ar fi funcia lor, au drept sarcin rezolvarea unor probleme. Poate fi vorba de probleme concrete, care i gsesc rezolvarea natural ntr-o realitate extern, sau pot deveni o problem pentru grup chiar i relaiile interne, alegerea unor anumite norme sau altele. Dinamica de grup a studiat diferitele faze n care poate fi submprit discuia dintr-un grup, evideniind dificultile ntmpinate i rolurile care pot fi asumate de participani. Dinamica discuiei se desfoar dup un anumit ciclu n care pot fi definite urmtoarele faze: definirea problemei comune. n aceast faz, problema trebuie s fie delimitat cu claritate i toate informaiile referitoare la aceasta trebuie s fie puse la dispoziia componenilor grupului; faza productiv, n care fiecare formuleaz propuneri, avanseaz sugestii, evitnd s exprime judeci critice asupra acestora, pentru a nu bloca procesul creator; faza de selectare a ideilor produse n timpul discuiei, prin evaluarea lor metodic; faza de decizie operativ, n care grupul, innd seama de mijloacele de care dispune i obiectivele pe care intenioneaz s le ating, organizeaz activitile care vor duce la executarea celor decise. Conductorul grupului trebuie s controleze ca diversele faze s se desfoare n ordinea prezentat, evitnd fuga nainte care n mod evitabil va crea dificulti i ineficien. Conductorul creeaz i condiiile pentru ca n fiecare din faze ntre componenii grupului s se utilizeze un protocol de comunicare corespunztor, corelat cu faza nsi; liber i creator n primele dou faze, raional i finalizat n celelalte dou. Conductorul grupului faciliteaz contientizarea i nelegerea ideilor

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE produse de grup, repetnd interveniile, preciznd sensurile unei anumite intervenii, preciznd coninutul unui gnd. Conductorul trebuie s repete, pe scurt, elementele eseniale ale interveniilor mai recente, ceea ce servete la punctarea elementelor principale ale unei propuneri i la raportarea unor anumite opiuni certe care altfel ar fi putut fi lsate la o parte. Conductorul va trebui din cnd n cnd s sintetizeze gndirea grupului, chiar dac aceasta prezint fr ndoial anumite dificulti, mai ales atunci cnd ar dori s participe el nsui activ la producerea de idei. Pentru ca discuia s fie ct mai productiv, conductorul ar trebui s nu intre n coninuturile exprimate, ci s se limiteze la impunerea unei proceduri raionale de lucru. n acest sens, conductorul nu va suplini eventuala lips de idei a grupului pe care l conduce, ci va face posibil elaborarea ideilor prin participarea total a membrilor grupului, valorificnd resursele tuturor participanilor. n sintez, sarcinile conductorului discuiei pot fi rezumate dup cum urmeaz: s ajute grupul s defineasc i s aleag problemele cele mai urgente; s faciliteze schimbul de opinii i s dea diferitelor puncte de vedere o posibilitate egal de a fi evaluate i examinate de grup; s menin ordinea n discuie, s dea cuvntul, s revin asupra temei n discuie, n cazul n care grupul s-a deprtat de ea; s repete i s precizeze sensul interveniilor, s le sintetizeze; s despart coninutul intelectual al discuiei de orice conotaie emotiv sau afectiv. EDINA DE LUCRU Necesitatea de a ine o edin de lucru poate deriva din dou motive: unul, legat mai mult de chestiuni de structur, se refer la edinele prevzute din timp, care sunt destinate s marcheze anumite fapte definite din viaa organizaiei (planificare, programare, comitete etc.); cellalt, mai legat de probleme concrete i imediate. Mai exist apoi i motivaii personale i legate de rolul celui care conduce edina: necesitatea de a informa i/sau de a da directive; necesitatea de a culege informaii pentru a lua decizii; necesitatea de a integra competenele i procesele de munc diferite, de a clarifica probleme, de a realiza un comportament omogen. Claritatea obiectivului edinei este primul punct, aadar, care trebuie subliniat. Firete c obiectivul edinei nu nseamn neaprat i obiectivul participanilor: s faci legtura ntre obiectivul edinei, al celui care o conduce i al celor care particip este un element ulterior esenial, care trebuie subliniat pentru a se evita echivocurile, dispersrile, dificultile de conducere a procesului de comunicare. Att cei care convoac, ct i cei care particip la o edin trebuie s aib
Sedinta de lucru

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE comportamente precise: cel care convoac o edin trebuie s tie s-o proiecteze i s-o conduc; cei care particip trebuie s tie clar care este contribuia care se ateapt de la ei i modalitatea de a o oferi, fr ncercri de a exagera rolul de participant sau de a-l tri n mod pasiv. edina poate fi definit ca o activitate particular de grup n care anumite persoane se reunesc cu scopul de a schimba informaii sau idei, de a rezolva probleme, de a lua decizii sau de a-i pune de acord aciunile pe care urmeaz s le ntreprind. Fiecare tip de edin prezint caracteristici bine definite de procedur i de structur, n ceea ce privete durata edinei, cunotinele cerute i funciunile asumate de fiecare participant. Alegerea tipului de edin este determinat de scopurile pe care dorim s le atingem i de obiectul edinei. nainte de a ilustra metodologia care permite ameliorarea eficacitii edinelor de lucru, s examinm principalele critici aduse edinelor din partea participanilor. Cele mai frecvente se refer la numrul, organizarea i conducerea edinelor; iat cteva plngeri tipice: Se in prea multe edine Adesea discuiile nu sunt libere Motivaiile sunt insuficient de clare Sunt prea muli participani Pregtirea edinei las de dorit edina este prost condus Participanii nu se pregtesc dinainte edinele sunt prea lungi Concluziile sunt insuficiente Lipsesc persoanele care ar trebui s participe i particip persoane inutile. La multe din aceste critici se poate rspunde imediat prin msuri care nu necesit mari talente organizatorice sau relaionale. Iat cteva exemple:

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE PLNGERI Obiective obscure Prea multe puncte discutat Prea muli participani Muli participani inutili Prea lungi REMEDII Comunicai obiectivele n mod clar i inteligibil de Pregtii un plan de munc logic i realist Invitai un numr de persoane nu mai mare de zece Selecionai participanii n funcie de contribuia ateptat de la ei Planificai edinele pe o durat realist (max. 1.30 2 ore) Conducei metodic i prevedei o pauz ncredinai coordonarea unei persoane capabile i agreate de toi

Plicticoase, dezordonate Coordonatorul prea ngduitor sau prea autoritar Dau natere la alte edine ncheiai ntotdeauna edina cu un plan operativ

Dup ce am definit edina ca o activitate de grup finalizat prin schimbul de informaii i de idei, prin rezolvarea unor probleme sau luarea unor decizii, prin punerea de acord asupra aciunilor de ntreprins, trebuie s excludem din rndul edinelor de lucru aa-numitele false edine. Este vorba de situaii n care lipsesc unele dintre elementele fundamentale ale procesului examinat, coninute n definiia pe care am dat-o. Exemplele de false edine pot fi acele aa-numite edine de cast, comitete de coordonare sau grupuri care sub diferite pretexte, se ntlnesc, de fapt, pentru a-i confirma propria omogenitate organizatoric. Motivaiile ntlnirii lor sunt adesea nite pretexte i, oricum, cu influen neglijabil asupra vieii organizaiei. Un alt exemplu este constituit de edinele ecumenice, efectuate cu scopul de a confirma sau reconcilia anumite roluri din organizaie; acestea reprezint un fel de termostat al conflictualitii organizatorice, destinate s menin ntre limite guvernabile procesele sociale involutive. Nu se pot numi edine nici chemrile la raport ale efilor ierarhici care au drept scop numai s transmit ordine indiscutabile sau s exprime dojeni din partea efului. Nu sunt edine de lucru nici ritualurile colective prevzute de organizaii pentru a se srbtori pe ele nsele sau anumite aparate i valori. Cnd este vorba de un ritual colectiv, nu este nevoie de contribuie, este suficient s fii prezent. Pentru scopurile urmrite de noi, vom clasifica edinele de lucru n: cele al cror scop principal este acela de a informa, a expune, a propune, a demonstra, a discuta, a cunoate; decizionale: n care se decide o aciune sau se rezolv o problem; de analiz: n care se analizeaz o problem, se exercit o funcie sau se ndeplinete o sarcin.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Falsele reuniuni sunt situaii n care lipsesc anumite elemente fundamentale tipice pentru reuniunile informative, decizionale i de analiz. Conceptul de mers al edinei arat c orice reuniune eficace, independent de genul ei, are un mers al ei specific i distinctiv. De aici rezult c fiecare edin emite anumite semnale care indic statutul mersului ctre concluzie. Fazele unei reuniuni sunt urmtoarele i depind de ritmul edinei, care conduce reuniunea prin diversele ei faze: definirea sarcinii; activitatea de realizare a ei; consolidarea; concluzii. Exist trei tipuri de semnale care indic faptul c reuniunea este gata s treac la faza urmtoare: repetri rapide ale aceluiai punct din partea diverilor participani; momente succesive de acalmie n comunicare; senzaii de confuzie din partea participanilor (adesea exprimate prin ntrebri de tipul ce facem aici?) cnd sesizm astfel de semnale este necesar s propunem grupului s se treac la faza urmtoare a reuniunii. Un semnal ulterior de care merit s inem seama este ritmul ntlnirii. Orice tip de reuniune se caracterizeaz printr-un mod specific de desfurare: edina de informare trebuie s fie rapid i vioaie; edina decizional poate avea un mers mai lent; edina de analiz poate avea un mers sinuos (uneori foarte vioi, alteori lent i contemplativ). Semnalele referitoare la mersul edinei trebuie s fie utilizate ca indicatori ai nivelului de progres ctre o concluzie satisfctoare. Coordonatorul trebuie s monitorizeze ritmul reuniunii i s-i schimbe mersul, dac este necesar. Pentru o bun organizare a reuniunii trebuie s distingem trei momente n proces, consecutive din punct de vedere cronologic, care se refer la nainte de edin, n timpul edinei i dup edin. n fiecare din aceste faze este nevoie s se desfoare activiti precise. S le lum pe rnd. nc nainte de a decide convocarea unei reuniuni trebuie s ne punem mai multe ntrebri asupra obiectivelor pe care dorim s le atingem. Cu alte cuvinte, trebuie s ne ntrebm de ce este necesar s organizm aceast edin? Ca un prim pas este necesar, aadar, s reflectm asupra scopului real al edinei. i pornind de la acest punct trebuie s ne punem o a doua ntrebare: Este posibil s obinem acest rezultat cu alte mijloace? De exemplu, dac unicul scop al edinei este acela de a transmite o

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE informaie ne putem pune ntrebarea dac nu ar fi cazul s utilizm o not scris sau o serie de telefoane n loc s deranjm zece persoane timp de o or. S presupunem c aceast prim analiz a demonstrat c, ntradevr, este necesar s organizm o edin. nainte de a convoca persoanele este bine s reflectm foarte serios asupra a ceea ce se ateapt de la edin, cu alte cuvinte trebuie s ne fixm obiectivele. Obiectivele nu pot fi nite dorine vagi, ci rezultate precise pe care intenionm s le obinem la ncheierea edinei. De aceea, este necesar s le definim i s le notm. Subliniem S le notm pentru c numai printr-o consemnare clar n scris a obiectivelor suntem n stare s contientizm gradul lor de realism. S presupunem c la ncheierea acestei reflectri preliminare am ajuns la formularea urmtoarelor obiective ale edinei prevzute i c avem la dispoziie dou ore: prezentarea noii structuri a organizaiei; ilustrarea planurilor trienale ale diverselor uniti organizatorice; prezentarea prevederilor de bilan; ilustrarea liniilor strategice ale trienalului urmtor; prezentarea proiectului de cooperare stipulat cu Comunitatea European. Se va vedea imediat dimensiunea nerealist a proiectului. n acest moment va trebui s definim obiectivele prioritare i realizabile n timpul dat i s gsim o alt formul pentru a realiza ceea ce a mai rmas (prin documente, scrisori, e-mail etc.) sau s prevedem o alt edin special pentru punctele rmase. Noiunea de obiective prioritare este extrem de important. n realitate, este uor s ne imaginm cum sunt percepute reuniunile n care totul se pune pe acelai plan i n care se pierde un timp preios pentru a discuta argumente fr importan, luptndu-ne n acelai timp cu ceasul ca s putem trata toate punctele eseniale. Rezultatul poate fi o impresie de confuzie i de blocare. Pentru a evita acest lucru, se poate proceda la o a doua faz de reflecie, n care vom identifica i vom pune pe hrtie: obiectivele care trebuie neaprat atinse; obiectivele care se pot realiza numai dup ce au fost realizate primele; obiectivele secundare. Dac obiectivele prioritare sunt prea numeroase, este mai bine s se prevad mai multe edine n loc de una singur maraton, la care toat lumea se strduiete s ating nite obiective n mod clar prea ambiioase. O dat elaborat programul de lucru va trebui s gsim un titlu generic pentru edin. Pentru coordonator, acesta va constitui un punct de referin pentru momentele n care participanii vor ncerca s se abat de la fgaul discuiei. La ncheierea acestei prime faze vom proceda la identificarea celor care trebuie s participe la edin.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Bogia i eficacitatea unei edine depinde, pe de o parte, de calitatea coordonatorului, dar depinde n mare msur i de calitatea participanilor. Dar nu este suficient s reunim participani de calitate pentru a asigura succesul edinei. O eroare foarte frecvent este convocarea la edin nu att a persoanelor care ar putea contribui realmente la discuie i la analiza problemelor, ct a celor care, prin funcia i influena lor, se crede c este obligatoriu s fie invitate. Prima ntrebare pe care trebuie s ne-o punem n legtur cu participanii este aceea care se refer la eficacitatea lor real pentru coninutul pe care urmeaz s-l discutm. Dac dorim s facem o edin pentru a ti de ce personalul muncitor nu respect regulile de protecie a muncii, firete c va fi mai util s organizm o edin cu muncitorii, i nu cu efii acestora. Dac vrem s tim ce cred beneficiarii unui grup despre un produs / serviciu, este preferabil s-i chemm mai degrab pe beneficiari dect pe responsabilii financiari i de marketing. Este un lucru de la sine neles, vei spune. Observarea sistematic a edinelor de lucru demonstreaz c acest lucru de la sine neles trebuie s fie reamintit mereu, deoarece exist o tendin de a-l uita. Este vorba de a consacra cteva minute de reflecie i se a face o list cu persoanele care trebuie contactate pe baza rspunsului la urmtoarele ntrebri: pot contribui cu informaii utile? pot aduce idei interesante? pot influena deciziile care vor fi luate la edin? pot exercita o aciune dinamic n grup?

De altfel, este util s ne ntrebm care este compatibilitatea dintre potenialii participani. Dac vom invita personaliti prea puternice, prea auto-centrate pentru a-i asculta i pe alii, riscm s transformm edina ntr-un exerciiu de oratorie fr nici o eficacitate. Operaiunea de selectare a participanilor risc, uneori, s rneasc anumite susceptibilitii. Exist persoane care consider c trebuie s participe la toate edinele, chiar dac prezena lor este absolut inutil. Consider invitaia drept o prerogativ a lor i o eventual excludere li se pare un afront personal, un atentat la imaginea lor. Coordonatorul nu poate s nu in seama de acest aspect. El va trebui s gseasc argumentele tehnice pentru a-i justifica alegerea argumente cum ar fi necesitatea de a menine un numr sczut de participani, specificul coninutului, riscul de a se bloca grupul etc. n general, acest tip de decizie, atunci cnd este bine prezentat, este acceptat fr prea multe mpotriviri (coordonatorul i va lua angajamentul s furnizeze darea de seam a edinei i de a o discuta cu cel care a fost exclus). Ultimul punct asupra cruia este necesar s insistm este numrul de participani. edinele la care particip douzeci douzeci i cinci de persoane nu pot dect s se transforme n simulacre de edine care nu pot produce nici un rezultat. n afar de anumite cazuri de for major este absolut necesar s se limiteze numrul de participani la zece. i dac dorim s obinem un

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE randament maxim, ntre opt i zece. Acest numr deriv din faptul c i cantitatea i calitatea schimburilor sunt n mod limpede condiionate de timp. Dac particip douzeci de persoane la o edin de dou ore (adic 120 minute), fiecare va avea, teoretic vorbind, la dispoziie ase minute (teoretic, pentru c nu am luat n calcul timpul pentru deschidere, cel luat de ntreruperi, prezentrile coordonatorului etc. practic, timpul se reduce la patru minute). Iar dac o singur persoan, mai guraliv, acapareaz mai mult timp, este clar c nu mai rmn dect dou - trei minute disponibile. Cu zece participani timpul individual este de dousprezece minute, cu opt, avem cincisprezece minute. Este uor s ne imaginm diferena de intensitate a schimbului de idei. Dimpotriv, un numr prea redus de participani risc s srceasc edina (mai ales atunci cnd este vorba de un schimb de informaii i de producerea de idei). Din punctul de vedere al coordonatorului, o edin prea numeroas mpiedic acordarea ateniei necesare grupului. Nu este vorba de a coordona, ci de a reglementa. O edin prea srac n efecte risc s prezinte timpi mori, deoarece n aceste cazuri va fi mai dificil s se introduc o dinamic real. Definirea obiectivelor i alegerea participanilor nu sunt ns suficiente pentru a prezenta edina n exterior. Pe lng aceste aspecte, este necesar s se defineasc i desfurarea ei. n practica curent este vorba de ceea ce se definete ca ordinea de zi a edinei. De cele mai multe ori, ordinea de zi nu este dect o list a ntrebrilor care vor fi discutate (sau atinse) pe parcursul unei edine de lucru. Numai n mod excepional citirea acestui document ne permite s intuim o reflecie preliminar real. n realitate, acest lucru nu este indiferent. Chestiunile trebuie abordate ntr-o anumit ordine. La fel ca i un concert sau o revist care nu prezint prile componente ntr-o ordine oarecare, ci trebuie s fac n aa fel nct s existe un anumit progres care s le fac ct mai interesante. n definirea planului de lucru, coordonatorul edinei va trebui s ia n considerare dou aspecte: ordinea problemelor propuse pentru discuie; timpul consacrat discutrii fiecrei probleme. Definirea acestei ordini va fi facilitat de obiectivele edinei. Dac exist o problem central i cteva chestiuni anexe (de exemplu, de ordin practic), va trebui s decidem dac s le punem pe acestea la nceputul edinei sau, dimpotriv, s le rezervm un timp limitat la sfritul ei. Aceste detalii i au importana lor. Dac edina are loc la nceputul dimineii, cnd participanii sunt odihnii i disponibili, este preferabil, dup o scurt faz de prezentare, s atacm imediat problema principal, rezervnd cteva sesiuni chestiunilor de ordin secundar (de foame sau din grab, participanii nu vor mai lua cele mai bune decizii). Dimpotriv, dac edina se desfoar n primele ore ale dup-

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE amiezei, ea va trebui deschis cu chestiuni secundare pentru a da posibilitatea tuturor participanilor de a depi, fr prea mare dificultate, situaiile de disconfort fizic. Coordonatorul va prevedea aadar secvenele de gestionare n funcie de aceste date externe. Este util s se insiste asupra necesitii de a se elabora un plan de lucru cu privire la subiectul central al edinei. Nu este suficient s considerm munca ncheiat dup ce am definit o ordine de zi de felul urmtor: primirea participanilor; salutul responsabilului comercial; definirea politicii comerciale; diverse. n acest exemplu, centrul edinei este, firete, definirea politicii comerciale care va trebui s ocupe, dac Preedintele nu este prea vorbre (depinde de coordonator s-i fixeze timpul), cea mai mare parte a timpului. Sarcina coordonatorului va fi (cu ajutorul unor eventuali colaboratori) s se ocupe de liniile mari ale discuiei (n funcie de obiectivele care trebuie atinse) i de a le prezenta participanilor ntr-o form ct mai clar. Procednd n acest mod, animatorul nu pornete spre edin nonalant, ci ajunge acolo dup o anumit reflecie preliminar care i va permite s verifice n mod constant caracterul adecvat al obiectivelor i rezultatelor obinute. Pe de alt parte, participanii vor avea sentimentul c se ateapt de la ei o contribuie real i vor putea, eventual, s-i pregteasc interveniile pentru a le face mai clare. n aceast optic, Planul de desfurare al edinei luat ca exemplu va putea fi conceput dup cum urmeaz: primirea participanilor; salutul directorului comercial; definirea politicii comerciale pentru anul urmtor; a) prezentarea rezultatelor obinute n exerciiul curent; b) indicaii despre obiectivele pentru exerciiul viitor; c) analiza punctelor slabe ale politicii comerciale curente; d) cutare de idei pentru ameliorarea politicii curente; e) examinarea n comun a soluiilor propuse; f) sinteza discuiilor. diverse: a) creterea indemnizaiilor zilnice ale reprezentanilor; b) alegerea unei sli pentru seminarul pe tema vnzrilor. masa de prnz.

De notat c, prin elaborarea unui plan real de desfurare, coordonatorul este obligat la o reflecie profund care i va fi de folos n timpul edinei. Citind acest plan, viitorii participani vor fi obligai s-i pun ntrebri n mod direct i s-i fac ordine n gnduri, ceea ce va permite s se ctige un timp preios n timpul edinei.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE n acest sens este bine s ne amintim principiul lui Murphy, dup care n edina de lucru timpul consacrat problemelor este invers proporional cu importana acestora. Acest principiu nu este chiar aa de caricatural cum pare: n realitate tendina de a acorda mai mult importan chestiunilor secundare dect celor principale i de a ne implica n subiecte fr o importan real n loc s facem eforturi pentru aprofundarea chestiunilor eseniale este mai rspndit dect suntem dispui s recunoatem. n exemplul nostru, coordonatorul care dispune de trei ore utile, va trebui s stabileasc n mod riguros alocarea timpului: Prezentare: 10 minute Alocuiune: 15 minute Tema principale: 2 ore 20 minute Diverse: 15 minute Pornind de la aceast prim ipotez i innd seama de planul de desfurare definit mai nainte, vom putea fi mai precii n alocarea timpului. De exemplu: Prezentarea rezultatelor i a obiectivelor: 15 minute. Analiza punctelor slabe: 20 minute Examinarea soluiilor propuse: 40 minute Sintez: 15 minute Este vorba n mod clar de un punct de plecare pe care coordonatorul l va modula pe parcursul edinei, rmnnd ns absolut intransigent n ceea ce privete partea informativ (prezentare, alocuiune, rezultate i obiective) pentru a putea consacra cel mai mult timp i efort temei principale (adic ceea ce nu merge, ce se poate face, cum se poate face etc.). La aceste consideraii se poate obiecta c este vorba de indicaii care frneaz orice spontaneitate. Experiena arat, dimpotriv, c fixarea unor repere de timp, chiar din faza de cutare a ideilor, constituie un stimulent pentru concizie, pentru definirea elementelor eseniale i a creativitii. n cea mai mare parte a cazurilor, convocatoarele se limiteaz s menioneze titlul edinei, data, ora i (nu ntotdeauna) lista participanilor. n realitate, edina ncepe n momentul n care participanii primesc convocarea. Convocarea participanilor, motivarea i convingerea lor s participe activ vor influena spiritul n care vor participa. Ca instrument de lucru, convocatorul trebuie s-i motiveze pe viitorii participani s ia parte activ la edin, fiind convini de utilitatea acesteia. n primul rnd, este necesar s artm de ce se organizeaz edina i ce ateapt de la ea cel care a convocat-o. Sinteza motivaiei i a obiectivelor edinei. Participanilor trebuie s li se dea o idee clar despre modul n care se va desfura edina. Este vorba de planul de lucru. n acelai timp este important s tim cine va coordona edina. n sfrit, convocatorul va trebui s indice motivul participrii fiecrei

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE persoane convocate. n loc s redactm un convocator sec, este mult mai motivant s dm n prealabil cteva indicaii logistice care s demonstreze celui care citete c prezena lui este realmente necesar i colaborarea lui foarte preioas. Dup ce a convocat participanii, coordonatorului nu-i mai rmne dect s se ocupe de aspectele pur materiale ale edinei, adic: documentaia de prezentat sau de distribuit; pregtirea slii; solicitri din parte participanilor. Nu este un lucru rar ca n timpul unei edine s trebuiasc s prezentm documente: grafice, fotografii, tabele etc. Se ntmpl mai rar ca, din diverse motive, coordonatorul s se ocupe numai n ultimul moment de pregtirea lor. Nu ar trebui s se neglijeze pregtirea ct mai grijulie i din punct de vedere estetic a materialelor documentare. Transparentele, diapozitivele, fotocopiile, produsele de demonstrat, vor fi pregtite din timp i controlate n aa fel nct s ajung la edin n timp util i s fie adecvate scopului. Dac este necesar ca documentaia s fie distribuit nainte de edin, aceasta va fi trimis nu cu prea mult timp nainte de ziua inerii edinei (participanii o vor pune ntr-un sertar, propunndu-i s o citeasc mai trziu i probabil c-i vor aminti de ea numai n ultimul moment nainte de edin), dar nici prea trziu, chiar nainte de nceperea edinei (cci nu vor avea timp s-o citeasc pe ndelete). Aceste aspecte pot prea numai nite detalii. n realitate aa i sunt, dar pregtirea minuioas permite tocmai s evitm ca aceste mici aspecte negative s se transforme ntr-o impresie de neglijen i proast organizare n ochii participanilor. Sala / ncperea pentru edin nu prezint o importan deosebit. Firete, ar fi bine s dispunem de o sal luminoas, spaioas i bine aerisit. Ceea ce conteaz n realitate este faptul c mediul trebuie s permit o comunicare ct mai bun. n acest sens, ar putea fi preferabil, prin absurd, ca participanii s stea pe lzi, dar s poat comunica uor, dect s se lfiasc n fotolii comode n jurul unei mese de conferin care nu ofer posibilitatea unor schimburi reale de idei. Din cauza formei lor rectangulare, aa numitele mese de edin sunt puin adaptate comunicrii Dispunerea cea mai bun este, firete, masa rotund, sau oricum o aezare n cerc, care permite un schimb maxim de idei, cci toi participanii se pot vedea unul pe altul. nainte de edin este necesar s verificm dac nu se poate aranja o dispunere circular. Apoi va trebui s prevedem ca n sal s fie suficient hrtie i pixuri, un proiector (dac se prevede proiectarea de transparente) i oricum, un flipchart. Cu trei-patru zile nainte de edin nu este ru s verificm dac fiecare participani i amintete de locul, data i ora edinei. Un telefon dat fiecruia nu cere prea mult timp i evit incertitudinea de la nceputul edinei.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE GESTIONAREA CONFLICTELOR Gestionarea conflictelor este una din sarcinile principale ale coordonatorului unui grup n special n faza de discuie i n confruntarea dintre indivizi. Trebuie s facem distincie ntre conflictele personale i cele ale organizaiei, din interiorul grupului i din exteriorul acestuia. Conflictul personal se manifest atunci cnd competenele individuale nu corespund cu competenele ateptate sau cu sarcinile trasate organizaiei, ceea ce provoac insatisfacie i demotivare. Principalele cauze sunt: incompatibilitatea ntre persoan i sarcin; incompatibilitatea ntre nevoile persoanei i obiectivele organizatorice; cererile excesive din partea organizaiei n comparaie cu capacitile reale ale persoanei. Conflictul dintre membrii unui grup este cauzat adesea de factori legai de: dimensiunile mari ale grupului de lucru; grupuri eterogene ca atitudini, valori, interese, stiluri interpersonale; mediu cu o mare competitivitate intern. Conflictul ntre grupuri de lucru diferite izbucnete dintr-o serie de motive: o diferen mare ntre funciile i proiectele unei organizaii; interdependen foarte mare ntre zone i funcii; resurse limitate. Orice form de comunicare, relaie, grup conduce adesea la situaii conflictuale. Este important s tim cnd se pot evita astfel de situaii. Conflictul se poate manifesta mai mult sau mai puin intens. Din acest punct de vedere, putem vorbi despre: conflict simplu; conflict amenintor; conflict catastrofal. Vorbim despre conflict simplu atunci cnd facem o alegere ntre dou ci care duc la acelai scop. Alegerea nu-l duce pe individ ctre o stare de prostraie i nici ctre un sentiment de conflict pur. Este clar s motivaia este fundamental pentru a se putea vorbi de o conflictualitate adevrat. Cnd la un conflict se adaug i un element de ameninare, vom avea un conflict amenintor, n care, fiind vorba numai de a opera o alegere, vom alege ntre dou scopuri diferite, ambele vitale. Aici reacia de alegere nu elimin conflictul, cci decizia nseamn renunarea la ceva care este cel puin la fel de necesar ca ceea ce am ales. A renuna la un scop sau la satisfacerea unei necesiti este ceva periculos i chiar i dup ce s-a efectuat alegerea, efectele pericolului persist. Dar nu lipsesc nici situaiile de conflict catastrofal, n care nu exist
Gestionarea conflictelor

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE alternativ. n esen, exist dou tipuri de situaii conflictuale sau reacii de conflict. Cele n care se reacioneaz la o ameninare i cele n care nu se reacioneaz. Un comportament anormal ia natere din ameninarea cu frustrarea sau din frustrarea real de nevoile fundamentale. Uneori ieirea dintr-o situaie de conflict este foarte dificil. De exemplu, atunci cnd suntem ntr-un mediu de munc, adesea ne simim persecutai de judecata altora, mai ales atunci cnd nu reuim s avem o prere bun despre noi nine. Instinctul nu frneaz la momentul potrivit relaiile unui om i dou persoane foarte interesate de un anumit subiect, sfresc prin a rupe orice fel de legturi. Mecanismele de atenuare a conflictelor implic: utilizarea raionalitii: este un mecanism bun pentru dezamorsarea strii conflictuale ntre dou sau mai multe persoane, dar aceast stare de conflictualitate este impregnat de emotivitate, care adesea mpiedic recuperarea relaiei; aliana cu adversarul nostru este un mecanism strategic pentru ndeprtarea conflictualitii. Intrnd n sfera celuilalt suntem mai dispui s avem grij i de interesele altuia i s le satisfacem, uneori chiar renunnd temporar la satisfacerea nevoilor noastre, fr a avea un sentiment de frustrare din aceast cauz. Este interesant s reflectm la modul n care am putea iei din scheme rigide fixate n mod aprioric, impuse chiar de rol, schimbnd total tipul de relaie conflictual care s-a creat. S lsm s treac ceva i de la noi reprezint un gest de ncredere pe care individul l face i face de sine nsui. O persoan care este n stare s nfrunte i s in sub control o situaie nou, va trebui s aib ncredere i n posibilitile altora. De exemplu, ntrun grup de lucru, liderul ar putea s pun n discuie chiar eventualitatea de a ceda sceptrul altcuiva. Exist diverse modaliti de gestionare a conflictului: integrarea implic o schimbare important de informaii i voina comun de colaborare. Aceast modalitate este potrivit n situaiile n care rezultatele care trebuie obinute sunt complexe, cnd este necesar o sintez de idei pentru soluii mai bune, cnd este necesar colaborarea pentru a se ajunge la rezultate, cnd exist suficient timp la dispoziie pentru a rezolva problema, cnd problema nu se poate rezolva de unul singur, cnd sunt necesare resursele mai multor pri. Nu este potrivit pentru situaiile n care problema este simpl i cnd este necesar o ripost imediat; supunerea este stilul care ncearc s sublinieze caracterul comun al intereselor. Este potrivit n situaiile n care considerm c nu avem dreptate, rezultatul este important pentru cealalt parte; cedm ceva pentru a obine altceva n viitor, tratm de pe o poziie de slbiciune, prefernd s pstrm bunele raporturi. Nu este potrivit n situaiile n care rezultatul este important pentru noi, cnd considerm c avem dreptate.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE dominarea prin aceasta se urmresc obiectivele personale, ignorndu-le pe ale altora, fornd adesea mna. Este potrivit n situaiile n care rezultatul nu conteaz prea mult, cnd este nevoie de decizii rapide, cnd este vorba de o competen mai mare n chestiuni tehnice. Nu este potrivit cnd rezultatul este complex sau cnd rezultatele sunt puin importante n prezena unei pri opuse puternice, cnd nu este nici o grab, iar colaboratorii au un mare grad de competen; eludarea prin aceasta se evit confruntarea, disputa, ocolindu-se chestiunile. Este potrivit n situaiile n care rezultatul este puin important, cnd este nevoie de timp pentru a ne calma, cnd nfruntarea celuilalt este mai disfuncional dect rezultatul. Dar nu este potrivit n cazul n care rezultatul este important pentru noi, cnd este responsabilitatea noastr s lum o decizie, cnd exist o reticen ntre pri n amnarea chestiunii, cnd problema necesit o atenie imediat.

Aliana intervine n cazul n care fiecare dintre pri renun la ceva, rezolvndu-i n acelai timp propriile interese. este potrivit atunci cnd scopurile prilor sunt de sum zero, cnd prile sunt la fel de puternice, cnd este imposibil s se ajung la un consens unanim, cnd stilurile de dominare i integrare nu au avut succes, cnd este necesar o soluie temporar pentru o problem complex. COMUNICAREA DINTRE O PERSOAN I MAI MULTE SCRIEREA PE WEB Administraia public este contient de valoarea adugat pe care o ofer reeaua i ncearc s se doteze cu acest instrument pentru o legtur mai direct cu cetenii. Pentru a face n aa fel nct site-urile web ale administraiei publice s ofere aceast valoare adugat este nevoie s inventm noi strategii de comunicare. Ce nseamn s gestionm un site? n primul rnd, trebuie s-l meninem n permanen la zi. Nu exist o carte de vizit mai proast pentru o administraie public dect un site care conine date i fapte depite. Nu se face altceva dect s se confirme vechea prere despre birocraie care este lent i anevoioas i de care administraia public se strduiete s scape. Site-ul unei administraii publice sau al unei corporaii se compune din dou pri: Seciuni care trebuie actualizate zilnic, de exemplu, calendarul evenimentelor, revista presei (o list online de articole din pres referitoare la structura respectiv), tiri cu caracter general, comunicate de pres; Seciuni care pot s rmn neschimbate.
Comunicarea dintre o persoana si mai multe

Acestea sunt cele care conin legi, directive, statute i alte informaii, care nu sunt susceptibile de schimbri foarte dese. Site-urile ntreprinderilor locale insereaz numai secii dedicate serviciilor oferite n domeniul social

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE i al ocuprii, concursuri, ntreceri. n ultimii ani s-a acordat foarte mult spaiu marketingului teritorial: site-urile au devenit tot mai mult un instrument pentru promovarea turismului n teritoriu, furniznd informaii despre istorie i art, despre structurile de recepie i parcursurile originale, gastronomie i curioziti de toate genurile, pentru a-i determina pe internaui s nchid computerul i s ajung imediat la acele minunii. La nivelul comunicrii interne se utilizeaz Intranetul de ntreprindere, care pune n contact pe cei ce depind de aceeai structur. Responsabilul Biroului de pres va trebui aadar s navigheze n fiecare zi pentru a fi la curent cu tot i, eventual, s solicite altor birouri s foloseasc i ele produsul. Un canal nou i eficace de comunicare ntre o persoan i mai multe al Biroului de pres este tocmai site-ul Internet al ntreprinderii sau al administraiei publice. n acest caz, nu este suficient s tii s scrii bine, este nevoie s tii s scrii bine pentru web. i aceasta nu numai pentru c site-ul web vehiculeaz imaginea ntreprinderii, dar i pentru c navigatorii site-urilor instituionale sunt destul de exigeni. Beneficiarul mediu al site-urilor instituionale este o persoan cu studii superioare. Aa arat datele unei monitorizri efectuate de Nielsen/NetRatings n lunile octombrie, noiembrie i decembrie 2001. Cel ce navigheaz pe aceste site-uri ale administraiilor publice are vrsta cuprins ntre 25 i 49 de ani, are un grad de instruire superioar. Desfoar, de regul, activiti cum ar fi aceea de tehnician informatician, funcionar administrativ sau este liber profesionist, interesat de actualizrile normativelor care ar putea s-i influeneze activitatea. Dup cum se vede, este vorba de aceti dependeni de munc deosebit de ateni s nu rateze ocaziile i serviciile pe care le poate oferi un site instituional. Aadar, trebuie s folosim strategii noi de comunicare pentru a completa site-ul cu coninuturi captivante i care s-l satisfac pe utilizatorul pregtit i exigent. 80% din coninutul de pe web este distribuit prin texte scrise. Este indispensabil s domesticim textul pentru a capta atenia navigatorului. Exist dou instrumente principale de care dispune autorul pentru a simplifica viaa navigatorului: prezentarea textului n mod eficace i adoptarea unui stil clar i uor. Internetul i are propriul cod lingvistic, bazat n special pe grafic i pe impactul vizual. Scrierea pe web nu poate fi asimilat cu scrierea de texte pe medii tradiionale, o pagin de web nu se poate compara cu pagina unei cri sau a unui ziar. Citirea pe monitor nu se face cu aceeai vitez i comoditate ca atunci cnd rsfoim o gazet sau ultimul roman al autorului nostru preferat de best-sellere. Oamenii de tiin au stabilit c ochiul reuete s citeasc pe calculator cu o ntrziere de 25% fa de lectura pe hrtie. Consecina este c cel care se afl n faa unei pagini web nu citete totul cuvnt cu cuvnt de prima dat, ci caut mai mult sau mai

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE puin contient, anumite puncte de referin, cuvinte sau structuri grafice semnificative. Factorul critic pentru cel care citete pe web este timpul. Motivele? Pentru c telefonul este deschis, pentru c temele interesante sunt puine i bine ascunse. n aceast situaie nou, cititorul reacioneaz prin adaptare: nu mai citete, ci scaneaz pagina. Procesul se desfoar n trei faze: n prima execut o scanare rapid pentru a cuta cuvintele cheie care l intereseaz. Dac rezultatul este pozitiv, cititorul face o a doua scanare mai aprofundat pe baza creia va decide dac va trece la cea de-a treia i ultima faz: lectura propriu-zis. Dac considerm c primele dou faze au o durat care variaz ntre 5 i 10 secunde, este clar c cel care scrie nu dispune de foarte mult timp pentru a atrage atenia. Ce tertipuri s aplicm? Cititorul caut cuvintele cheie. Autorul trebuie s-i uureze aceast cutare. Iat cteva sfaturi pentru a scrie bine pe web: s scoat n eviden cu aldine (bold) cuvintele pe care le consider cheie n textul su s ordoneze conceptele, pe ct posibil prin enumerri cu liniue sau numerotare s individualizeze paragrafele care conin concepte diferite i care nu trebuie s depeasc niciodat o anumit lungime s evite s scrie cuvinte sau propoziii cu MAJUSCULE sau cu litere cursive (italic), care sunt mai greu de citit s foloseasc un font de liter fr ornamentaii (Arial, Times New Roman etc.) n raportul dintre fondul paginii i culoarea literei s evite nuanele care obosesc privirea. Paginile monobloc, independent de valoarea coninutului expus, sunt una dintre principalele cauze pentru care navigatorii fug. Autorul trebuie s fie preocupat s scoat n eviden coninutul i nu s-l ascund ntr-o structur neadaptat i s capteze ochiul care fuge foarte repede. Trecnd de la prezentarea grafic a textului la stilul scrierii, intrm pe un teren delicat. Fiecare autor i are stilul su, o calitate distinctiv la care ine n mod deosebit i fa de care intruziunile nu sunt foarte bine tolerate. Dar chiar i aici sunt posibile anumite adaptri. O structur tradiional de text se adapteaz prost la web: introducere, dezvoltare, concluzie. Trebuie s ncepem imediat cu o sintez care s-l ajute pe cititor i s-i permit s neleag din primul moment c ceea ce va gsi mai departe va fi foarte interesant pentru el. Un test util pentru a ti dac am scris o sintez bun este s ne punem urmtoarea ntrebare: n primul paragraf cititorul gsete un rspuns la una din aceste ntrebri: cine, ce, cnd, unde, de ce? Un bun comunicator online trebuie: s fie strlucitor, s-l fac pe cititor s treac de la o fraz la alta,

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE s-l ncnte; s varieze n mod nelept ritmul discursului, alternnd frazele incitante cu altele mai meditative i mai blnde; s evite utilizarea de termeni desuei i doci, redundane i expresii colocviale. Gata cu retorica i arta oratoriei: lozinca este: aruncai la co cuvintele savante. s-i aminteasc n permanen c nu ine o conferin: comunic cu ajutorul unui mijloc de comunicare informal prin excelen.

A scrie, a reciti i a simplifica acestea sunt cuvintele de ordine ale stilului de scriere pe web. Iat cteva ndrumri pentru a fi eficace online: frazele i paragrafele trebuie s fie concise, s evitm propoziiile subordonate; adoptai un stil de tip jurnalistic i simplu, eliminnd orice form de verbozitate i cuvintele tehnice inutile; folosii diateza activ a verbelor acolo unde este posibil; ncepei ntotdeauna textul cu tirea principal i trecei apoi la aprofundare n paragrafele urmtoare. Pentru a sintetiza ntr-o singur fraz modelul pe care autorul de texte web nu trebuie s-l urmeze, se poate utiliza o expresie pe care o folosesc uneori ziaritii: Scriu buci lungi pentru c nu am timp s scriu buci scurte! Nu este greu s simplificm, este suficient puin strdanie i s ne punem n situaia celui care citete. VORBIREA N PUBLIC A ti s vorbeti n public nseamn s fii n stare s obii participarea, s convingi propriul public, s transmii n mod eficient propriile idei unui grup de persoane. Exist anumite abiliti utile pentru a obine o participare mai mare. Comunicarea trebuie s in seama nu numai de coninut, ci i de caracteristicile mesajului, de vizualizarea lui, de componena publicului. Secretele pentru o comunicare eficace n public sunt urmtoarele: s fii competent n materia despre care vorbeti; s fii credibil; s nvei s expui i s te deprtezi de prezentarea argumentaiei; s prevezi criticile i obieciile i s tii cum s le faci fa; s nelegi feedbackul din partea auditorilor n confruntarea cu expunerea ta; s faci s interacioneze auditivul cu vizualul, prezentnd imagini captivante, exemple i scheme exemplificative le tematicilor pentru a nlesni memorarea mesajelor. Cnd se vorbete n public, nu trebuie s pierdei niciodat din vedere ceasul. Depirea limitelor de timp prevzute poate crea plictiseal n public i dezavantaje pentru eventualii vorbitori succesivi. Ar fi bine s v
Vorbirea in public

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE concentrai energia pe nceputul discursului care va determina atitudinea publicului: s captai bunvoina, aa cum insista Cicero, poate fi foarte util i n cazul nostru: legai argumentul pe care trebuie s-l prezentai de ceva apropiat de cei prezeni, de realitatea lor i punei n eviden influena pe care o va avea n practica zilnic discursul pe care l vei ine. Acesta este un mod foarte bun de nclzire a atmosferei i de intrare n sintonie cu publicul. S fim ateni i la concluzii, care vor trebui s furnizeze o vedere rapid de ansamblu asupra a ceea ce s-a spus i vor lsa ultima impresie celor care ne-au ascultat pn acum. S fim foarte ateni la pronunie, la volumul i tonul vocii, la pauze i la viteza de vorbire. O tonalitate adecvat a vocii, pauzele la locul lor, pronunia corect, variaiile de voce (ritm, volum), vor mbunti enorm eficacitatea comunicrii. Limbajul non-verbal va trebui s fie foarte atent: persuasiunea trece adesea dincolo de arta retoricii i se realizeaz prin limbajul corpului, mimic, priviri. Sunt optime n acest sens instrumentele oferite de psihologia social i de programarea neuro-lingvistic. Exist anumite mici trucuri pe care trebuie s le tii atunci cnd vorbii n public pentru a avea succes. Cea mai important parte const n operaiile preliminare. O dat impus o anumit gril de comunicare, nu mai rmne dect s-o umplem cu coninut. Iat ce trebuie s facem: s individualizm un argument bine definit i s nu divagm; s construim o scar logic a argumentelor i s articulm fazele n sub-secvene (ordinea logic de expunere va fi i cea a nvrii); s prevedem o cantitate de timp mai mult sau mai puin rigid pentru tratarea fiecrei subsecvene. s prevedem eventual utilizarea unor diapozitive, slide-uri sau alte suporturi vizuale. Scopul slide-urilor i al prezentrilor n PowerPoint este urmtorul: s evideniem punctele cheie ale discursului; s evitm s ne pierdem n detalii inutile; s evitm pericolul de a pierde atenie publicului. Cum s compunem slide-urile: s nu utilizm prea multe cuvinte: acuratee, concizie i claritate, acestea sunt cuvintele de ordine; s utilizm enumerrile pentru a schematiza conceptele; s utilizm caractere mari; s utilizm culori (fr a exagera) pentru ca expunerea s fie mai vioaie. Roul de exemplu, este foarte bun pentru a sublinia o idee. De evitat: excesiva utilizare a verbelor; utilizarea prea multor fonturi tipografice; un numr excesiv de culori.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Textul slide-urilor trebuie: s fie ct mai concis cu putin; s introduc un singur concept; s fie uor de citit; s foloseasc ct mai puin imagini i tabele. Contactul interpersonal este important n primul rnd. Raportul cu publicul este fundamental, uneori este suficient o mic glum, o privire cu subneles, povestirea unei experiene personale pentru a strpunge chiar i cea mai dur plato i pentru a sparge gheaa. Este foarte important s tim bine cine se afl n faa noastr: tonul i terminologia utilizate vor trebui s fie potrivite cu nivelul de cunotine al publicului. Naturaleea i spontaneitatea sunt foarte bune, dar s avem grij s nu fim chiar prea spontani: postura, expresia feei, mimica i gesturile trebuie s se potriveasc n toate detaliile. Emoiile ne pot juca feste urte i, chiar fr s ne dm seama, ne putem trezi c facem gesturi absolut nepotrivite, de exemplu: s ne jucm cu cheile; s ne agitm cu minile peste slide; s ridicm pumnii n aer; s repetm n mod obsesiv unul i acelai cuvnt; s ne concentrm n mod exclusiv pe foliile noastre, pierznd contactul vizual cu publicul; s facem gesturi repetitive i nervoase. Poziia corpului comunic adesea mai mult chiar dect cuvintele: atenie s nu stai n picioare n mod rigid. Relaxarea este foarte bun, dar fr a exagera: strmbturi, atitudini prea lejere i igara n mn n timp ce vorbii pot deveni iritante pentru cei care ascult. Adesea minile ne ncurc dac nu tim s le folosim bine. S evitm totui s le inem n buzunar sau la spate. Cel mai bine este s le lsm s atrne n lungul corpului i, dac nu reuim s le inem la un loc, s le utilizm pentru a sublinia conceptele expuse pe slide. Am ajuns n sfrit la ncheierea discuiei noastre, publicul se pare c ne-a dat un feedback pozitiv, dar munca noastr nc nu s-a sfrit. La ncheierea expunerii va trebui: s stimulm o scurt discuie despre cele prezentate; s relum pe scurt argumentele tratate; s punem bazele pentru continuarea discuiilor. Ce nu se face, iat cele 12 reguli pentru a vorbi n public i pentru a avea un insucces sigur: facei-i s neleag imediat ct de greu v-a fost s v pregtii prezentndu-v cu un teanc voluminos de dosare i foi. Punei-le ostentativ pe mas n faa voastr pentru ca toat lumea s le poat

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE vedea; nainte de a comunica despre ce vei vorbi, lsai braele i capul n jos, nchidei ochii i respirai profund. Acest preambul constituit dintr-un curriculum profesional detaliat, este util pentru a dobndi o aur de martir sacrificat pe altarul tiinei; dup aceea deschidei ochii, ignornd publicul, lsai privirea pe foile dumneavoastr, dregei-v glasul i ncepei. Pronunai primele fraze de deschidere pe un ton morbid i relaxant ca nu cumva s-i deranjai pe cei care au nceput deja s viseze; citii, citii fr oprire de pe foile voastre fr s ridicai nici o clip privirile. Amintii-v c oamenilor nu le place s fie spionai de profesor cnd moie; dac la intervale precise de timp v face plcere s v mpestriai expunerea cu expresii ca: cu alte cuvinte, aadar, deci facei acest lucru n mod constant i cu regularitate; frazele trebuie s fie lungi, ct mai stufoase, complexe i pronunate fr nici o pauz ntre cuvinte; meninei acelai ton, acelai volum i aceeai vitez de vorbire; schimbrile brute n acest sens ar putea s deranjeze pe unii i s-i fac s v acorde atenie fr voia lor; dac n modul vostru de comunicare avei vreun ritual de origine nervoas (s v trecei mna prin pr, s v atingei nasul, lobul urechii etc.) nu ncercai s-l ascundei i limitai-v la a-l ritma ct mai bine; dac nu reuii s stai nemicai, n loc s v plimbai cu foile n mn i cu nasul bgat n ele, este mai prudent s nu v deprtai de catedr i s v sltai pe vrful picioarelor; n sfrit, pasajele mai complexe din discurs este bine s fie subliniate cu imagini. Cel mai mare deliciu al publicului este o serie ntreag de diapozitive. Acest suport vizual este cel mai indicat, mai ales c trebuie s se sting lumina i nu mai deranjeaz pe cei care moie. i cnd s-a terminat totul, pentru ca toat lumea s neleag clar c e momentul s aplaude, strigai ct putei de tare. Facei lumin! cu lumina aprins i pe un ton i mai mormntal ca la nceput, pentru ai trezi i pe cei mai recalcitrani, ar fi bine s spunei: Domnilor, am terminat! V mulumesc pentru atenie!
Interviul

INTERVIUL Un canal eficace de comunicare poate fi i interviul cu un conductor de instituie sau de birou public. Obiectivul este acela de a aduce administraia public mai aproape de cetean, dndu-i un loc, un nume i un prenume. Responsabilul biroului de pres trebuie s evalueze oportunitatea de a-i propune unui ziarist un interviu de aprofundare cu un reprezentant al organizaiei, sau de a accepta o astfel de iniiativ din partea unui ziarist. Interviul nu este o form de publicitate personal, ci reprezint o oportunitate important de raport direct cu sursa de informaii. Responsabilul Biroului de pres trebuie totui s aib foarte clare n minte obiectivele interviului, pentru a stpni relaia cu ziaristul, innd cont i

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE de exigenele interlocutorului su. De aceea, Biroul de pres trebuie s aprecieze cnd este util s se acorde un interviu i pe ce tem. Interviul nu trebuie s par niciodat un fel de publicitate personal a unui conductor sau funcionar public, ci trebuie s furnizeze o imagine pozitiv a structurii publice n legtur cu rolul de interes general ndeplinit de aceasta. De exemplu, Biroul de pres poate s se prevaleze de interviu ca strategie de comunicare n urmtoarele cazuri: pentru a anuna o noutate organizatoric sau un serviciu nou; pentru a face bilanul unei activiti sau al rezultatelor unei gestiuni; pentru a susine o anumit tematic. Dac este bine utilizat, interviul poate fi un as n mneca Biroului de pres pentru a vehicula n faa ochilor ceteanului o imagine pozitiv a administraiei publice: cu alte cuvinte, raportul direct cu sursa de informaii l atrage pe cititor, pentru c este momentul adevrului, l pune n relaie direct cu o persoan pe care, n cea mai mare parte a cazurilor, ar fi greu s-o cunoasc: Se pun ntrebri celui care ia decizii cu influen asupra vieii colectivitii: prin intermediul rspunsurilor, lumea este informat care sunt tendinele, programele, perspectivele de viitor. Dar n cadrul comunicrii cu publicul exist i riscul ca interviul s fie vzut ca o publicitate nepltit. Pentru a evita acest risc, trebuie s facem n aa fel nct ntrebrile s suscite rspunsuri care s satisfac nu numai curiozitatea ziaristului, ci i pe cea a colectivitii care se recunoate n structura public. MODELUL DE COMUNICARE AL LUI ALBERT MEHRABIAN

nc din 1960, profesorul Albert Mehrabian a fost un deschiztor de drumuri n nelegerea modurilor de comunicare. Pe lng multe i alte fascinante lucrri ale sale, Mehrabian a stabilit aceast clasic statistic privind eficiena comunicrii orale:

7% din mesaj se afl n cuvintele care sunt rostite. 38% din mesaj este para-lingvistic (modul n care sunt spuse cuvintele). 55% din mesaj este reprezentat de expresia feei.

Modelul de mai sus al lui Mehrabian a devenit una dintre cele mai consultate statistici pe scar larg n privina comunicrii. Cu toate acestea, acest model este ndoielnic n anumite ocazii, cnd este aplicat ntr-o manier simplist sau la ntmplare. Modelul este n special util pentru ilustrarea importanei celorlali factori, n afara cuvintelor n sine, atunci cnd se ncearc transmiterea (ca vorbitor)

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE sau interpretarea (ca asculttor) a mesajului, dar trebuie avut grij cu privire la contextul comunicrii. n experimentele lui Mehrabian, stilul, exprimarea, tonul, expresiile faciale i limbajul corpului au nsumat ntr-adevr 93% din mesajul indus de ctre persoanele participante la studiu. Dar aceasta nu este o regul general pe care o poi transfera la orice situaie de comunicare dat. A nelege cum s transmii (n momentul vorbirii) i s interpretezi (n momentul ascultrii) mesajul este i va fi ntotdeauna esenial pentru o comunicare, un management i relaii eficiente. Totui, folosirea procentelor lui Mehrabian nu este un model sigur care s acopere toate scenariile de comunicare. COMUNICARE SI RELATII PUBLICE De exemplu, studiul lui Mehrabian a cuprins comunicrile orale. Nu este demn de ncredere transferul aleatoriu al acestui model la comunicarea scris sau telefonic, cu excepia oportunitii semnelor vizuale, probabil c exist chiar mai multe anse pentru o comunicare confuz i mesaje interferate. O modalitate mai corect de transferare a concluziilor lui Mehrabian la mijloacele moderne de comunicare scris (memo-uri, pota electronic etc) i telefonic este de a spune simplu c trebuie avut o grij mai mare n utilizarea limbajului i a expresiilor, deoarece canalul vizual nu exist. Nu este corect s presupunem c prin ndeprtarea unui anumit canal, eficacitatea comunicrii se reduce n conformitate cu clasicele procente ale lui Mehrabian. Nu este chiar aa de simplu. Este corect s spunem c comunicarea prin email i alte mijloace scrise se reduce numai la transmitea cuvintelor. Modul n care cuvintele sunt spuse nu poate fi transmis, iar expresiile feei nu pot fi transmise ctui de puin. Mehrabian ne ofer un punct de reper pentru a nelege de ce comunicrile scrise, n special email-urile i memo-urile rapide i scurte, att de adesea produc confuzie sau jignesc, dar acest model nu trebuie s induc ideea c toate comunicrile scrise sunt n mod inevitabil slabe. Dac aa ar sta situaia, nu ar mai fi nevoie de contracte scrise, acte, documente legale, ntiinri publice i toate celelalte feluri de comunicri scrise, care, avnd n vedere scopul acestora, n cazul n care sunt bine scrise, transmit n mod desvrit 100% din mesajul intenionat, folosind numai cuvinte scrise n mod corespunztor. Cnd intrm ntr-un bar public i vedem pe perete semnul care spune 'FUMATUL INTERZIS', tim foarte bine ce nseamn. Nu tim ceea ce crede proprietarul barului despre faptul c interzice clienilor si s fumeze, dar din punct de vedere a scopului comunicrii, i a mesajului care trebuie s fie transmis, n aceast situaie cuvintele scrise sunt suficiente, indiferent de modelul lui Mehrabian.
Comunicare si relatii publice

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Prin intermediul comunicrii telefonice se pot transmite cuvinte i modul n care cuvintele sunt spuse, dar fr expresiile faciale. Modelul lui Mehrabian explic de ce comunicrile telefonice sunt mai puin reuite i sigure n privina problemelor sensibile i afective, dar modelul nu poate fi extins pentru a spune, de exemplu, c fr canalul vizual, mesajul poate fi complet numai n proporie de maximum 45%. COMUNICARE SI RELATII PUBLICE Nici modelul Mehrabian nu spune c comunicarea telefonic nu este bun pentru, de exemplu, a suna acas pentru a afla adresa cabinetului veterinar local. Pentru acest tip de comunicri, i pentru acest schimb deliberat de informaii i mesaje, telefonul este perfect adecvat, i chiar mult mai eficient din punct de vedere a costului dect a merge pn acas numai pentru a pune ntrebarea i a primi rspunsul fa n fa. Statistica lui Mehrabian sugereaz cu siguran i faptul c comunicrile tipice de video-conferin nu sunt att de sigure precum comunicrile reale, fa n fa, din cauza transferului intermitent de imagini, care, bineneles, este incapabil s transmit semnale non-verbal clare. Comunicarea prin video conferin ofer avantaje masive pentru dezvoltarea organizaional i cooperarea modern. Fii contieni de vulnerabilitile sale i utilizai-o ori de cte ori este oportun, deoarece este un sistem mre.

LIMBAJUL CORPORAL AL PROXEMICII Un domeniu facinant n lumea nonverbal a limbajului corporal o reprezint relaionarea spaial, sau proxemica, studiul contientizrii i utilizrii spaiului de ctre oameni. Ca i specie, omul este foarte teritorial, dar suntem rareori contieni de aceasta pn cnd spaiul nu ne este violat n vreun fel. Relaionarea spaial i limitele teritoriale influeneaz n mod direct activitile noastre zilnice. A menine controlul asupra acestui spaiu reprezint un factor cheie pentru satisfacia personal; observarea interaciunilor spaiale n viaa de zi cu zi reprezint un element cheie pentru contientizarea personal. Cadru general Termenul "proxemic" a fost inventat de cercettorul E.T. Hall n 1963, cnd el a investigat utilizarea spaiului personal de ctre om n opoziie cu spaiul "fix" i "semi-fix". Spaiul fix este caracterizat de granie imobile (direciile n cadrul unei cldiri de birouri) pe cnd spaiul semi-fix se definete prin granie fixe, cum ar fi mobilierul. Spaiul informal se distinge printr-o zon personal sau "balon" care variaz n funcie de persoan i situaie. n timp ce folosirea fiecruia dintre aceste raporturi spaiale poate mpiedica sau promova actul de comunicare, zona pe care oamenii o

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE controleaz i folosesc cel mai des este spaiul informal al acestora. Aceast zon constituie un spaiu pe care oamenii l protejeaz de amestecul celor din afar. Din punct de vedere comunicaional, studiul teritorial al distanei folosete patru categorii de spaiu informal: distana intim - mbriri i oapte - (15-45 cm), distana personal - conversaie ntre prieteni buni - (45 120 cm), distana social conversaiile ntre cunotine - (120 360 cm), i distana public pentru discursuri publice (360 cm sau mai mult). Studiul comportamental indic faptul c oamenii percep distanele adecvate pentru diferite mesaje; acetia menin i o distan connfortabil pentru interaciunile personale i o definesc nonverbal ca i spaiul lor personal. Studiile efectuate vin n sprijinul ipotezei c violarea acestui spaiu personal poate avea efecte adverse serioase asupra comunicrii. Astfel, pentru o comunicare satisfctoare, spaiul personal trebuie respectat. Dac un intrus va invada acest spaiu personal, nerespectnd, n acelai timp, limitele teritoriale, acesta va comite o dubl eroare i va trebui s compenseze anxietatea crescut a celuilalt. Teritoriul de la birou Cerinele de teritoriu difer de spaiul personal, deoarece spaiul personal l acompaniaz pe individ n timp ce teritorialitatea este relativ staionar. Caracteristica semi-fix a spaiului este deseori utilizat ca i criteriu pentru stabilirea unui teritoriu n cadrul unui mediu; acesta devine zona de siguran a persoanei, unde aceasta nu trebuie s mai suporte rigorile aprrii spaiului personal pentru a nu fi invadat, prin intrarea dramatic i brusc n zona personal a altuia. Oamenii, ca i animalele, indic proprietatea lor asupra teritoriului stabilit i l vor apra, n consecin, de toate invaziile. Teritorialitatea este stabilit att de rapid nct, chiar de la a doua edin dintr-o serie de expuneri, majoritatea celor din audien se vor ntoarce la locurile pe care le ocupaser n prima. Iar dac cineva ocupase un anumit loc, care acum este ocupat de o alt persoan, vei putea observa o oarecare iritare. Pe termen lung, teritoriul preia controlul asupra ocupantului. O zon personal public, precum biroul de la serviciu, devine un teritoriu aprat, orict de subtil ar fi aceast aprare.. Cum altfel ai denumi acea reacie involuntar pe care o avei dac ajungei la serviciu i gsii pe altcineva stnd la biroul dvs.? Un alt exemplu care merit menionat, n ce privete aceste concepte de proxemic, este acela n care v postai n spatele biroului unui coleg de serviciu i i invadai zona personal. Dac acesta este eful dvs., ai avea ntr-adevr curajul s o facei? Dac este prietenul dvs. bun, atunci probabil c da. Un birou este instrumentul de baz pentru stabilirea comunicrii spaiale, iar libertatea persoanei de a plasa biroul respectiv unde i cum dorete este un element cheie n ce privete consideraiile de personal. Despriturile pentru birouri, pe care le gsim att de des n companiile mari, nu permit ocupantului s rearanjeze mobilierul conform

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE preferinelor personale. Acestea nici nu sunt ntotdeauna suficient de mari pentru a acomoda i un scaun pentru vizitatori un alt element cheie n proxemic. Un scaun n plus poate deveni cu uurin pentru un angajat obinuit un simbol al statutului existnd un motiv profesional pentru a avea vizitatori. Elementul cheie n proxemic este s tii unde s plasezi scaunul respectiv, i n ce relaie cu biroul. Exist cteva aranjamente de baz pentru birou: ocupantul st ca pe un tron i este protejat de intruziuni din trei pri (plasat n col) spatele ocupantului este ntors spre intrare (pentru a privi pe fereastr?) ocupantul permite intrarea i ofer spaiu n faa i n una dintre prile biroului. Din aceste aranjamente de baz, putei interpreta tot felul de aranjamente derivate. Dac ne gndim chiar i la aceste elemente de proxemic vom concluziona asupra unei atitudini ale ocupantului. Unul dintre ele produce o senzaie de control, sau de protejare a spatelui i/sau flancului; urmtorul este cel mai vulnerabil dintre aranjamente, deoarece tot ceea ce se petrece n acesta este expus oricui s-ar apropia, nainte ca ocupantul s poat contientiza acest lucru; ultimul tinde s fie cel mai confortabil, att pentru vizitator, ct i pentru ocupant ocupantul poate menine controlul asupra teritoriului, i cu toate acestea poate s mpart cu vizitatorul o zon social maxim. Trebuie s se in cont i de care parte (dac doar una) a biroului este lsat deschis pentru public. Dac este partea dreapt, aceasta reflect o acceptare contient, iar dac este stnga, aceasta indic o deschidere sau vulnerabilitate subcontient. Dac ntr-un astfel de birou deschis sunt dou scaune, scaunul cel mai apropiat de cel al ocupantului este urmtorul punct de control proxemic. Dac dorii s deinei controlul asupra unei ntlniri, inei-o pe teritoriul propriu, cu un design proxemic care s stabileasc dinainte fluxul de comunicare din ncpere. Barierele fizice, cum ar fi birourile, scaunele i despriturile nu sunt ntotdeauna necesare pentru a da senzaia de protecie a spaiului personal; se pare c suntem continuu contieni de zona noastr intim i de violarea acesteia. Exemple: majordomul care nu ascult la conversaia oaspeilor, trectorul care evit s priveasc insistent la un cuplu mbriat, sau persoana care devine preocupat de cititul unei reviste n timp ce altcineva lng el vorbete la telefon. Toi acetia arat o oarecare contientizare a drepturilor de proprietate asupra comunicrii i i vor adapta att limbajul corporal ct i proxemica, pentru a transmite acest mesaj. Pstrarea unei distane adecvate Americanii au un fel de a fi care descurajeaz contactul fizic, cu excepia momentelor de intimitate. Atunci cnd mergem cu metroul sau suntem ntr-

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE un lift aglomerat, vom cuta s "ne inem deoparte", fiind nvai de mici s evitm contactul corporal cu strinii. Studiile au indicat faptul c americanii sunt n mod special contieni de spaiul lor personal i permit mult mai puine intruziuni dect alte naionaliti, chiar i cu cei pe care i considerm prieteni. Exist situaii, totui, n care nu numai c dorim, dar chiar ne place s ne cufundm n energia de grup a unor mulimi mari de oameni. Energia de grup a unei mulimi reunite la un eveniment sportiv, muzical sau celest poate continua s influeneze senzaia de spaiu personal a persoanei mult timp dup terminarea evenimentului. Uneori suntem pur i simplu n situaia de a tolera invadarea spaiului personal pentru binele evenimentului sau sarcinii respective. Cnd mai avei ocazia s stai la rnd la vreo casierie sau cas de bilete, observai interaciunile dintre zonele intime i personale. Schimbarea distanei dintre dou persoane poate s produc nevoia de intimitate, poate s fie o manifestare a lipsei de interes, sau poate s creasc/scad senzaia de dominare. Poliitii care realizeaz interogatorii au fost nvai c aceast violare a spaiului personal poate transmite un mesaj nonverbal; acetia folosesc deseori strategia de a sta foarte aproape de suspect, de a se bga n el. Aceast teorie a interogrii se bazeaz pe faptul c aceast invadare a spaiului personal al suspectului (care nu se poate apra) va oferi un avantaj psihologic poliistului. Nu numai c mesajele vocale sunt calificate i condiionate de utilizarea distanei, dar chiar substana comunicrii poate necesita, deseori, o anumit utilizare a spaiului. Modificrile spaiale ofer un anumit ton unei comunicri, o accentueaz, iar n unele situaii chiar contrazic cuvintele rostite. Este dificil s mprteti unele idei dac nu suntei n zona conversaional adecvat. Comunicarea unui secret de la o distan de 7 metri, de exemplu, este nu doar dificil, dar neag chiar confidenialitatea mesajului. Un alt exemplu ar fi o persoan care intr ntr-un birou i se posteaz n faa ocupantului care st jos. Chiar i fr manipularea prin invadarea spaiului personal, un astfel de limbaj corporal dominant influeneaz conversaia potenial la nivel subcontient. Cu ct persoana se posteaz mai departe, cu att este mai puin dominant. Proxemica spaiului de acas reprezint un studiu interesant. n primul rnd trebuie s se in cont de zonele sociale dintr-un mediu personal. Unele camere sunt acceptabile pentru ntlniri publice, altele pentru prieteni apropiai i rude, altele sunt chiar considerate ca fiind cu intrare interzis pentru anumii membri ai familiei, altele sunt pstrase neatinse, conservate, pregtite doar pentru a fi ocupate ocazional. Dac ne axm pe camera social, aranjamentul scaunelor ntr-o camer de zi prezint o proxemic mai dificil atunci cnd se face n jurul unui televizor. Camerele cu aranjament linear sau n curb al scaunelor nu sunt potrivite pentru reuniuni restrnse, intime. Atunci cnd discutm, ne place s stm fa n fa. Dac suntem nevoii s stm unul lng altul, limbajul nostru corporal va cuta s compenseze lipsa acestui contact vizual aplecndu-ne ctre cellalt. Cel mai comun spaiu pentru un astfel de contact direct este, de obicei, buctria sau masa din sufragerie. nsi proxemica mobilierului i modul n care aceasta

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE ne definete utilizarea distanei constituie un factor cheie pentru crearea a ceea ce considerm a fi o atmosfer comod, confortabil. Exist sute de corelaii ntre proxemic i procesul de comunicare dorit. Cele mai simple forme de activitate social sunt procedurile i ritualurile. Omul proceseaz n mod constant informaiile n funcie de mediul n care se afl i de legtura pe care o are cu ocupantul de drept al spaiului i cu evenimentul, astfel nct s poat determina rspunsul corect la procedur sau ritual. Modul n care se plaseaz i cum i stabilete spaiul poate i chiar influeneaz rspunsul respectiv NELEGEREA STILULUI PROPRIU DE COMUNICARE Abilitile de comunicare necesit un grad ridicat de auto-contientizare. nelegerea stilului personal de comunicare va avea implicaii pe termen lung, ajutndu-v s creai o impresie bun i de durat asupra celorlali. Devenind mai contient de felul n care alii v percep, v putei adapta mai rapid la stilurile acestora de comunicare. Acest lucru nu nseamn c trebuie s fii un cameleon, schimbndu-v n funcie de fiecare persoan cu care v ntlnii. n schimb, putei face o alt persoan s se simt mai confortabil cu dvs. prin selectarea i reliefarea anumitor comportamente care se potrivesc personalitii dvs. i ale celorlali. Exist trei stiluri principale de comunicare:
Intelegerea stilului propriu de comunicare

Agresiv Pasiv Asertiv

Elemente ale stilului agresiv 1. Moto-uri i crezuri

o o o

"Toat lumea ar trebui s fie ca mine." "Nu greesc niciodat." "Eu am drepturi, tu nu ai."

2. Stil de comunicare
o o o

Fr vederi largi (ncuiat) Slab asculttor Are dificulti n nelegerea punctului de vedere a altei persoane

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

o o

ntrerupe Monopolizeaz

3. Trsturi
o o o o

Atinge obiectivele, adesea pe seama altcuiva Obinuit s comande, intimidant Trateaz oamenii cu un aer superior Condescendent, sarcastic

4. Comportamente
o o o o o o o

i reduce pe ceilali la tcere Nu se gndete niciodat c ar putea grei Autoritar Invadeaz spaiul oamenilor, i copleete Face observaii celorlali, desconsider oamenii Atitudine de tie tot Nu-i arat aprecierea

5. Sugestii non-verbale
o o o o o o o o

Arat cu degetul Se ncrunt Privire critic Are o privire aspr Se uit insistent inut rigid Tonul vocii este critic, sonor, iptor Vorbire rapid, tioas

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 6. Sugestii verbale

o o o

"Trebuie s faci mai bine." "Nu ntreba de ce. F doar." Injurii verbale

7. Confruntare i soluionarea problemelor

o o

Ctig prin dispute, ameninri, atacuri, Acioneaz din postura ctigi/pierzi

8. Sentimentele simite
o o o o

Furie Ostilitate Frustrare Nerbdare

9. Efecte
o

Provoac contra agresiuni, ndeprtarea de ceilali, sntate deficitar Irosete timp i energie cu supravegherea celorlali Pltete un pre scump n cadrul relaiilor umane Cultiv rezistena, sfidarea, sabotajul, ripostele, formarea alianelor, minciuna, acoperirea Impune cu fora conformarea

o o o

Elemente ale stilului pasiv 1. Moto-uri i crezuri

o o o

"Nu-i arta sentimentele reale." "Nu face valuri." "Nu te contrazice."

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

o

"Ceilali au mai multe drepturi dect mine."

2. Stilul de comunicare
o o o o

Indirect Consimte ntotdeauna Nu ridic vocea Ezitant

3. Trsturi
o o o o o

Apologetic, timid Are ncredere n ceilali, mai puin n sine, Nu i exprim propriile dorine i sentimente Permite celorlali s ia decizii n numele su Nu obine ceea ce i dorete

4. Comportamente
o o o

Suspin mult ncearc s fie neutru pentru a evita conflictele Se abine de la comentarii atunci cnd simte c este tratat n mod nedrept Cerea permisiunea n mod exagerat Se vaiet n loc s acioneze i las pe ceilali s ia decizii Are dificulti n implementarea planurilor Se auto-depreciaz

o o o o o

5. Sugestii non-verbale
o o

Neastmprat ncuviineaz des din cap;

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

o o o o o o

Lipsa expresiilor faciale Zmbete i semne cu capul de ncuviinare Cu ochii n pmnt Stare de defulare Volum sczut, blajin Vorbete repede cnd este nelinitit, ncet i ezitant atunci cnd este nesigur

6. Sugestii verbale
o o o o o o

"Ar trebui s o faci tu." "ai mai mult experien dect mine." "Nu pot......" "Probabil c este greit, dar ..." "Voi ncerca..." Monoton, slab energic

7. Confruntare i rezolvarea problemelor

o o o o

Evit, ignor, las, amn Se retrage, este posac i tcut La nivel extern, este de acord, dar dezaprob n interior Irosete energie pentru a evita conflictele care i provoac nelinite Petrece prea mult timp cernd sfaturi, supraveghere Consimte prea des

o o

8. Sentimentele simite
o o

Lipsa de putere Se mir de ce nu este apreciat pentru munca de calitate

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 9. Efecte

o o o o o o

Renun s fie el nsui Construiete relaii de dependen Nu i cunoate poziia i pierde ncrederea n sine ncetul cu ncetul Promoveaz cauzele celorlali Nu este bine vzut

Elemente ale stilului asertiv 1. Moto-uri i crezuri

o o

Crede despre sine i ceilali c sunt valoroi A ti c asertivitatea nu nseamn s ctigi ntotdeauna, ci c ai rezolvat ct mai eficient situaia respectiv "Eu am drepturi, dar i ceilali."

2. Stilul de comunicare
o o o o

Asculttor eficient, activ Exprim clar limitele, ateptrile Constat, nu eticheteaz sau judec i exprim sentimentele i dorinele direct, onest i ct de curnd posibil ine cont de sentimentele celorlali

3. Trsturi
o o

Non-critic Mai degrab eticheteze observ comportamentele dect s le

o o

Are ncredere n sine i n ceilali Sigure pe sine

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

o o o o o

Auto-nelegtor Deschis, flexibil, adaptabil Glume, simul umorului Hotrt Proactiv, cu iniiativ

4. Comportament
o o

Acioneaz n funcie de alternative tie de ce este nevoie i dezvolt un plan pentru a obine acel lucru Orientat spre aciune Ferm Realist n ateptrile sale Corect, drept Consecvent ntreprinde aciunile necesare pentru a obine ceea ce i dorete, fr a contesta drepturile celorlali

o o o o o o

5. Sugestii non-verbale
o o o o o o

Gesturi deschise, naturale Expresie facial atent, interesat Contact vizual direct Stare ncreztoare sau relaxat Volumul vocii adecvat, expresiv Ritm variat al vorbirii

6. Sugestii verbale
o

"Vreau s..."

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

o o

"Care mi sunt opiunile?" "Ce alternative am?"

7. Confruntare i soluionarea problemelor

o

Negociaz, tranzacioneaz, face schimb (la nelegere), face compromisuri nfrunt problemele n momentul n care se produc Nu las se sentimentele negative s ia amploare

o o

8. Sentimente
o o o

Entuziasm Bunstare Calm

9. Efecte
o o o o

Sporirea respectului de sine i a ncrederii n sine Sporirea respectului fa de alii Se simte motivat i neles Ceilali i cunosc poziiile

n mod clar, stilul pe care te strduieti s-l obii este cel asertiv. Reinei c sunt foarte puine persoane care au un anumit stil sau altul. n realitate, stilul agresiv este esenial n anumite mprejurri, cum ar fi:

Cnd trebuie luat rapid o decizie; n timpul cazurilor extreme; Cnd ti c ai dreptate i acel aspect este crucial; Stimularea creativitii prin intermediul ntrecerilor pentru a fi folosite n procesul de formare, sau pentru a crete productivitatea.

Pasivitatea are de asemenea aplicabilitatea sa critic:

Cnd o problem este minor;

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Cnd problemele cauzate de un conflict sunt mai mari dect conflictul n sine; Cnd emoiile sunt n cretere i este logic s faci o pauz pentru a te calma i s revii asupra subiectului; Cnd puterea ta este mult mai mic dect a celeilalte pri; Cnd este imposibil de schimbat poziia celorlali din motive practice (ex., politicile guvernamentale, etc.).

A fi contient, pe msur ce timpul trece, de propriul stil de comunicare i ofer cele mai mari anse de succes n viaa profesional i personal. STILURI DE COMUNICARE Pasiv Definiie Stilul de comunicare n care drepturile celorlali primeaz, minimizndu-v propria autovaloare Sentimentele mele nu sunt importante Eu nu contez Cred c eu sunt inferior Apologetic Voce excesiv de blnd sau nesigur Cred c suntem egali Afirmaii la persoana I Voce hotrt Asertiv Stilul de comunicare n care v susinei drepturile, pstrnd n acelai timp respect pentru drepturile celorlali Amndoi suntem importani Amndoi contm Tu nu contezi Cred c eu sunt superior Afirmaii la persoana a II-a Voce tare Agresiv Stilul de comunicare n care v susinei drepturile, dar nclcai drepturile celorlali Sentimentele tale nu sunt importante

Implicaiil e pentru ceilali

Stiluri verbale

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Stiluri nonverbale Privirea n pmnt sau n alt direcie Poziie umil, ncuviinri din cap exagerate Consecin e posibile Prere mai proast despre sine Suprat pe sine False sentimente de inferioritate Desconsideraie din parte celorlali Comptimit de alii Privire direct Privire fix, ochii mici

Poziie relaxat, micri calme i relaxate Prere mai bun despre sine Respect de sine Respectat de ceilali Respectarea celorlali

ncordare, pumnii strni, poziie rigid, arat cu degetul Vin Furie din partea celorlali Prere mai proast despre sine Desconsideraie din partea celorlali Temut de alii

COMUNICARE ASERTIV Avei probleme s spunei nu, chiar dac ar trebui? Vi se pare c lumea nu ine cont de dvs.? Avei probleme cu controlul temperamentului dvs.? Dac ai rspuns cu da la oricare dintre ntrebrile de mai sus, putei considera foarte utile cunotinele despre comunicarea asertiv. I. Ce este asertivitatea? Asertivitatea reprezint capacitatea de a v exprima sincer opiniile, sentimentele, atitudinile i drepturile, fr motive exagerate de nelinite, ntr-un mod n care nu pericliteaz drepturile celorlali.

Comunicarea asertiva

Nu este agresivitate, este o cale de mijloc ntre a fi un tiran i a fi clcat n picioare. Se bazeaz pe sentimentul de auto-eficien, i anume dac te compori ntr-un anumit mod ceva previzibil va avea loc.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

De unde deriv comportamentul non-asertiv? Multora dintre noi ni sa spus ca ntotdeauna s facem pe placul i s respectm prerea celorlali, c nu este frumos s credem c nevoile noastre sunt superioare celor ale altora, sau c nu ar trebui s "facem valuri", c dac cineva spune sau face ceva care nu ne place, ar trebui s nu spunem nimic i s ncercm s ne ferim de acea persoan pe viitor.

II. De ce este important asertivitatea? Dac nu ti cum s fii asertiv, ai putea experimenta, --

Depresie. De la furie intern, un sentiment al inutilitii, fr speran, fr control asupra vieii tale. Indignare. Suprat pe ceilali pentru c m manipuleaz sau m folosesc. Frustrare. Cum de am fost aa fraier? De ce i-am lsat s m persecute? Toane/violen. Dac nu v exprimai mnia aa cum trebuie, aceasta se dezvolt pn cnd va exploda. Nelinite, care conduce la eschivare. Dac ncepei s evitai situaiile sau persoanele care tii c v vor stnjeni, putei rata activiti distractive, oportuniti profesionale, relaii i multe alte lucruri plcute. Relaii slabe de toate genurile. Persoanele non-asertive sunt adesea incapabile s-i exprime emoiile de orice gen, negative SAU pozitive. Este devastator pentru o relaie atunci cnd partenerii nu i pot spune unul altuia ce i doresc i au nevoie, precum i modul n care cealalt persoan i afecteaz. Nimeni nu poate citi gndurile. Acelai lucru este valabil pentru relaiile de prietenie i relaiile la locul de munc. Dureri fizice. Dureri de cap, ulcere, presiune arterial mare. Cu toii cunoatem implicaiile stresului asupra corpului nostru, iar asertivitatea, cnd devine o obinuin, este un bun factor de eliberare a stresului. Probleme parentale. Copiii se nasc tiind cum s testeze limitele pe care prinii le stabilesc pentru ei. Dac prinii nu sunt categorici i fermi, copiii lor i vor clca n picioare!

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Un scurt comentariu despre asertivitatea selectiv: Pentru majoritatea oamenilor este mai uor s fie categorici numai n anumite situaii. Acest lucru este perfect logic. Este mult mai uor s fii ferm cu o persoan strin dect cu cineva la care ii i care ar putea s se supere cnd va afla adevratele tale sentimente. Dar cu ct relaia respectiv este mai important pentru tine, cu att este mai important pentru tine s fii categoric. Comportamentele asertive conduc la un respect crescut din partea celorlali, la bunvoina acestora de a de considera o persoan care se respect, o persoan de toat lauda, o persoan mai simpatic! Este asertivitatea cea mai bun cale de a aciona? nainte de a v decide s acionai n mod categoric ntr-o situaie dat, trebuie s v decidei dac putei suporta consecinele. Dei, de obicei, comportamentul asertiv va avea ca rezultat un rspuns pozitiv, anumite persoane pot reaciona negativ la acesta. De exemplu, dac eful dvs. este o persoan cu care nu se poate deloc discuta i este cunoscut c explodeaz cnd cineva ndrznete s i pun la ndoial dispoziiile sale, chiar i un comportament asertiv panic, respectuos l poate enerva i v putei pierde slujba. Dac dvs. suntei ntr-o situaie de acest gen, atunci ai putea decide c nu v putei permite s avei un comportament asertiv, i s deprindei alte tehnici de management al stresului. Pregtirea decorului: Dac plnuii s probai un comportament asertiv, nu uitai c cealalt persoan este obinuit ca dvs. s v comportai ntrun anumit mod i poate fi extrem de mirat sau profund confuz n momentul n care v schimbai stilul de comunicare. De ce s nu i spunei direct persoanei respective ceea ce ncercai s facei? Alegei un moment linitit pentru a face acest lucru. Dup care ai putea spune ceva de genul: "Trebuie s i spun ceva i a vrea s m asculi pn la capt, nainte de a comenta. n ultima vreme am observat c dup ce lucrm mpreun la un proiect, m simt frustrat i copleit. M-am gndit la acest lucru i mi-am dat seama c adesea sunt de acord cu ideile tale, fr a insista s lum n considerare i unele dintre ideile mele, deoarece mi-e team s nu te supr. De astzi, vreau s ncerc ceva diferit. Cnd o s ncep s m simt frustrat, o s i cer s ne oprim nainte de a lua o decizie final i s ne asigurm c am avut n vedere toate opiunile. tiu c pentru tine va reprezenta o schimbare, dar cred cu trie c aa este corect i tiu c mi voi face treaba mai bine i m voi simi mai bine dac i voi putea mprti ideile mele." Cum poate cineva s nu fie de acord cu aceast afirmaie? III. Tehnici: Ok, mai jos avei un alt exemplu de comunicare asertiv. Citii-l, i dup aceea vom dezbate anumite pri ale acestuia.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE "Am observat c ori de cte ori ne pregtim s mergem undeva, imediat ce tu eti gata ncepi s m grbeti s m mbrac, chiar dac nu a sosit nc momentul la care am planificat s plecm. tiu c eti nelinitit atunci tu cnd eti gata de plecare i eu nu sunt, dar cnd faci asta, devin foarte agitat i ntrzii i mai mult. Pn ajungem la main suntem deja suprai unul pe altul i nu prea mai avem chef s ne simim bine. De azi ncepnd, ne asigurm c tim la ce or vrem s plecm, i chiar dac tu eti gata naintea mea, vrei, te rog, s mergi n alt camer i s citeti ziarul sau s te uii la TV? De acum nainte, dac vii n dormitor sau n baie nainte de ora plecrii i ncepi s m grbeti, doar o s-i amintesc de ora plecrii, o s te rog s te duci n alt camer i s nchizi ua pn cnd sunt gata. tiu c o s i se par un pic ciudat la nceput, dar sunt sigur c pe termen lung o s ne bucurm mult mai mult de ieirile noastre." A: Exist trei pri ale acestei intervenii asertive: 1. empatie/aprobare: ncercai s spunei ceva care s exprime nelegerea dvs. pentru sentimentele celeilalte persoane. Aceasta i arat c nu ncercai s v certai, i o linitete. Din exemplul de mai sus, tiu ca eti nelinitit cnd tu eti gata de plecare iar eu nu ... . 2. formularea problemei: Aceast parte descrie dificultatea/nemulumirea dvs., v spune de ce trebuie s schimbai ceva. De exemplu, ... dar cnd faci asta, eu devin foarte agitat i ntrzii i mai mult. Pn ajungem la main suntem deja suprai unul pe altul i nu prea mai avem chef s ne simim bine." 3. declarai-v dorinele: Aceasta este o rugminte specific, viznd o anumit schimbare n comportamentul celuilalt. De exemplu, "De azi ncepnd, s fim siguri c tim la ce or vrem s plecm, i chiar dac tu eti gata naintea mea, vrei, te rog, s mergi n alt camer i s citeti ziarul sau s te uii la TV?" B: Cum s fii asertiv ntr-un mod eficient:

Folosii un limbaj al corpului asertiv. Confruntai-v cu cealalt persoan, stai drept, n picioare sau aezat, nu folosii gesturi arogante, asigurai-v c avei o expresie facial plcut, dar serioas, cu vocea calm i blnd, nu plngcioas sau dur. Folosii propoziii la persoana I. Concentrai-v asupra problemei dvs. i nu pe acuzarea sau nvinuirea celeilalte persoane. Exemplu: "Mi-ar plcea s pot s-mi spun povetile fr a fi ntrerupt()." n loc de "ntotdeauna mi ntrerupi povestirea!" Folosii fapte, nu judeci. Exemplu: "trebuie s mai lucrezi asupra

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE punctuaiei i modul de alctuire nu este consecvent" n schimbul a "Aceasta este o lucrare nengrijit." sau "tiai c tricoul tu este ptat?" n loc de "Nu ai de gnd s iei afar mbrcat aa, nu?"

Asumai-v gndurile, sentimentele i opiniile dvs.. Exemplu: "M supr cnd el i ncalc promisiunile." n loc de "M supr." sau "Cred c cea mai bun politic este s " n loc de "Singurul lucru raional este s " Exprimai rugmini clare, directe. Nu invitai persoan s v spun nu. Exemplu: "Vrei s... ?" n loc de "Te superi dac ?" sau "Cear fi s ?" Tehnici speciale pentru situaii dificile: Discul stricat: Repetai ntruna punctul de vedere, folosind o voce joas, plcut. Nu v lsai angrenat ntr-o ceart sau s ncercai s v justificai. Aceast metod v permite s ignorai manipularea, tentaia sau logica irelevant. Exemplu: Returnezi ceva la un magazin la care ti c vei primi banii napoi, dar funcionarul mai nti i pune la ndoial decizia, ncearc s sugereze c este ceva n neregul cu tine deoarece te-ai rzgndit, i spune c te poate ajuta numai cu un credit la magazin, etc. Folosind metoda discului stricat, intri n magazin i spui "M-am hotrt c nu am nevoie de asta i a vrea s mi dai banii napoi." Dup care, indiferent de ceea ce spune funcionarul, repei ntruna "M-am hotrt c nu am nevoie de asta i a vrea s mi dai banii napoi." Dac nu nelege, l rogi pur i simplu s vorbeti cu un manager i spui acelai lucru. Credei-m, funcioneaz! nvluirea: Acesta este o modalitate de a abate criticile negative, de manipulare. Eti de acord ntr-o oarecare msur cu situaia, dar ai dreptul s i alegi un anume comportament. Exemplu: Mama: "Fusta ta este groaznic de scurt, nu crezi c ar trebui s pori fuste mai lungi? Sunt la mod acum." Tu: "Ai dreptate, se poart fustele mai lungi." Eti de acord cu realitile respective n msura n care vrei tu, dar nu eti de acord s-i schimbi lungimea fustei. nvluirea este foarte bun pentru a evita certurile i pentru a-i face pe oameni s nu mai critice. Trecerea de la coninut la form: Aceast tehnic presupune s ncetezi s vorbeti despre problema n cauz i s aduci n discuie, n schimb, modul n care cealalt persoan SE COMPORT ACUM. Folosii-o cnd cineva nu v ascult sau cnd, cu ajutorul glumelor sau a distragerii ateniei, ncearc s evite problema. Exemplu: "Te ndeprtezi de subiect. ncep s m simt frustrat pentru c nu m asculi."

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Dezamorsarea situaiei: A ls pe cineva s se calmeze nainte de a discuta o problem. Exemplu: "Vd c eti suprat, i neleg chiar i modul n care reacionezi. Hai s vorbim mai trziu despre asta." ntrebare asertiv/ncetarea aciunii: Este similar cu tehnica trecerea de la coninut la form/proces. "Hai s ne oprim un minut, ceva nu merge, ce s-a ntmplat?, cum de am ajuns la aceast discuie?" Aceast tehnic te ajut s identifici problema real cnd, de fapt, discuia are n vedere ceva mult mai mare dect subiectul dat.

Exemple:
o o o

"Poi s m ajui cu aceast problem de statistic? Vrei s m lai n pace? tii cte lucruri am de fcut astzi! De ce este o aa mare problem s mi acorzi 15 minute s m ajui cu asta? Asear mi-ai spus c o s m ajui! M-am sturat ca ntotdeauna s mi ceri s fac astfel de lucruri exact cnd eu sunt prins cu altceva! Oh, hai s lum o pauz. Cum de am ajuns de la problema mea de statistic la faptul c tu te-ai sturat de ntreruperile mele?"

Problema real nu const n problema de statistic, ci coordonarea n timp. Acum problema a fost luat n discuie i sunt contieni de modul n care certurile se pot ntei. Recapitularea: Acest lucru te ajut s fii sigur c ai neles cealalt persoan. Exemplu: "Deci, ceea ce ncerci s-mi spui este ... ." Precizie: Este foarte important s fii foarte clar n legtur cu ceea ce i doreti. Ajut la evitarea confuziilor. Exemplu: "ceea ce doresc de fapt este s i strngi lucrurile de pe podea."

IV. Cteva argumente finale: Una dintre cele mai comune probleme n comunicare este determinat de ncercarea de a citi gndurile oamenilor sau de ateptarea ca ei s ni le citeasc. Dac vrei ca oamenii s rspund la ideile i problemele tale, trebuie s fii capabil s spui care sunt acestea, i s le spui ntr-un mod care i va face pe ceilali s rspund cu bunvoin. V amintii de seciunea despre auto-eficien de la nceputul acestei pri? Credina c dac faci ceva ntr-un mod minuios, vei fi eficace? Chiar dac nu ai aceast prere acum, dar i stpneti curajul i ncerci unele dintre

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE aceste tehnici n situaii nu foarte amenintoare, rezultatele vor fi probabil att de ncurajatoare nct vei ncepe s crezi n eficacitatea ta. Chiar este nfiortor cnd te gndeti s fii asertiv, ncearc nti cu persoanele pe care nu le cunoti. Gndete-te la cineva care are un comportament asertiv i nchipuie-i c eti acea persoan. Odat ce te simi confortabil adoptnd comportamente asertive n situaii mai puin periculoase, poi adopta aceast atitudine pentru a o folosi tot timpul. Cnd asertivitatea devine o obinuin, te vei ntreba cum de te-ai descurcat nainte de a o folosi. Cel mai simpatic lucru referitor la toate acestea este c dup ce vei deveni cu adevrat asertiv, probabil c nu vei mai avea nevoie s foloseti prea des aceste tehnici. Ca i cei care folosesc comunicarea asertiv, vei putea aproape s vezi acele scntei ale respectului de sine cum licresc, tremur, pun stpnire i izbucnesc ntr-o flacr. Persoanele pot simi c te respeci pe tine i te vor trata cu respect. i acesta este scopul fundamental al comunicrii asertive. Comunicare asertiv: Introducere Abilitile asertive te ajut s:

i susii punctele de vedere Exprimi sentimentele n mod direct mbunteti relaiile Faci complimente Critici Ceri Spui NU / stabileti limite

STILURI DE COMUNICARE Asertivitatea este un stil de comunicare. Cu toii am nvat diferite stiluri de comunicare pe msur ce ne-am adaptat la diversele situaii ale vieii. Dac unele dintre stilurile noastre de comunicare nu funcioneaz corespunztor n situaiile curente, le putem schimba i nlocui cu comportamente noi. Exist totui momente cnd cel mai bine este s fii pasiv i momente cnd cel mai bine este s fii agresiv, soluia n majoritatea cazurilor fiind comunicarea asertiv. DEFINIII (extrase din Lange & Jakubowski) 1) Asertivitatea

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE a)...aprarea drepturilor personale i exprimarea gndurilor, sentimentelor i credinelor ntr-un mod adecvat, direct i sincer care s nu ncalce drepturile altei persoane. b)...mesajul de baz al afirmrii categorice este: Asta cred eu. Aa simt eu. Aa neleg eu situaia. c)...scopul asertivitii este comunicarea i reciprocitatea; aceasta nseamn s respeci i s fii respectat, s joci cinstit i s lai loc de compromisuri atunci cnd drepturile i nevoile a dou persoane nu coincid. 2) Pasivitatea a)...nclcarea drepturilor unei persoane prin neexprimarea sentimentelor, gndurilor i credinelor sincere i, prin urmare, permind celorlali s le ncalce, sau exprimarea de ctre o persoan a gndurilor i sentimentelor sale ntr-un mod att de apologetic, sfios, auto-depreciativ aa nct ceilali le pot neglija cu uurin. b)...mesajul fundamental al pasivitii este Sentimentele mele nu conteaz numai ale tale. Ideile mele nu sunt importante numai ale tale merit s fie ascultate. Eu sunt zero tu eti superior. c)...scopul pasivitii este domolirea celorlalte persoane i evitarea cu orice pre a conflictului. 3) Agresivitatea a) ...aprarea nentrziat a drepturilor personale i exprimarea ideilor, sentimentelor i credinelor ntr-o manier adesea nesincer, de obicei inadecvat, i care ncalc ntotdeauna drepturile celorlali. b) ...mesajul fundamental al agresivitii este: Aa gndesc eu eti prost pentru c crezi altceva. Asta vreau eu nu este important ce vrei tu. Asta simt eu sentimentele tale nu conteaz. c) ...scopul agresivitii este de a domina i ctiga, oblignd cealalt persoan s piard. Victoria este asigurat prin umilirea, njosirea, minimalizarea sau prin supunerea altor persoane, aa nct ele devin mai slabe sau mai puin capabile n exprimarea i aprarea nevoilor i drepturilor lor. IMPORTANA ACESTUI PROCES Impactul major al comunicrii interpersonale deriv nu din ceea ce spunem (coninut) ci cum spunem (proces). Un coninut asertiv cu un proces pasiv va transmite pasivitate. Cteva exemple dintre variabilele importante ale acestui proces sunt: Asertiv: Contact vizual direct dar nu struitor, voce modulat, respect pentru limitele de spaiu personal, folosirea de gesturi elocvente, o poziie vertical dar relaxat. Pasiv: Fr contact vizual (sau contract vizual indirect, evaziv), voce blnd/plngcioas/sau nbuit, servil/sau a te face fizic mic (poziia cine abtut), folosirea de gesturi nervoase sau copilreti.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Agresiv: Contact vizual fix/furios, voce tare, strident, invadarea limitelor de spaiu personal, folosirea de gesturi agresive (degetul printesc), postur rigid, ncordat, dominndu-i pe ceilali. IDEI DE REINUT 1. Comportamentul asertiv este adesea confundat cu comportamentul agresiv, cu toate acestea, a fi categoric nu presupune rnirea fizic sau afectiv a celeilalte persoane 2. Comportamentul asertiv are ca scop echilibrarea balanei puterii, nu s Ctigi lupta prin neluarea n considerare a celeilalte persoane sau exploatndu-i neputina. 3. Comportamentul asertiv implic afirmarea drepturilor tale legitime ca individ. Ai dreptul s-i exprimi propriile dorine, nevoi i idei. 4. Reine: Celelalte persoane au dreptul s rspund asertivitii tale cu propriile lor dorine, nevoi i idei. 5. O ntlnire cu un alt individ asertiv poate presupune negocierea unui compromis agreabil. 6. Printr-un comportament asertiv, deschizi calea ctre relaii sincere cu ceilali. 7. Comportamentul asertiv nu este determinat numai de ce spui. O component important a efectului mesajului tu depinde de cum o spui. 8. Cuvinte categorice nsoite de un limbaj al corpului asertiv adecvat va face mesajul tu mai clar i cu un impact mai mare. 9. Un limbaj al corpului asertiv presupune: a) Pstrarea contactului vizual direct. b) Pstrarea unei poziii verticale. c) Vorbire clar i rspicat. d) A nu folosi o voce blnd, plngcioas sau nbuit. e) Folosirea expresiilor faciale pentru a v accentua vorbele. 10. Stilul dvs. de comunicare este un set de comportamente studiate. Comportamentul asertiv este o abilitate care poate fi nvat i ntreinut prin exerciiu. SOLICITAREA DE SCHIMBARE A COMPORTAMENTULUI Un tip specific de comportament asertiv este reprezentat de solicitarea schimbrii comportamentului. De exemplu: S-ar putea s trebuiasc s l rugai pe colegul de camer s dea volumul casetofonului mai ncet pentru ca dvs. s putei nva. Este necesar s cerei celorlali s-i schimbe

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE comportamentele atunci cnd acestea sunt inadecvate, dar, adesea este dificil pentru oameni s fac asemenea cereri: 1. Avei dreptul s cerei celorlali s-i schimbe comportamentul. (Ei au, de asemenea, dreptul s v refuze.) 2. Atunci cnd nu pretindei celorlali s-i schimbe comportamentulproblem, riscai ca acest comportament s continue i ca relaia dvs. s fie tensionat, sau ateptai pn cnd v sturai i ncepei s v certai. 3. Cererile de schimbare a comportamentului v protejeaz drepturile i n acelai timp construiesc o comunicare clar i relaii mai puternice. 4. Cnd solicitai o schimbare de comportament, folosii formatul propoziii la persoana I: CND ... (descriei n mod obiectiv comportamentul celeilalte persoane) EFECTELE SUNT ... (descriei cum v afecteaz n mod concret comportamentul respectiv). M SIMT ... (descriei modul n care v simii). A PREFERA ... (descriei un comportament alternativ pe care l preferai). ETI DE ACORD? ... (sau o rugminte asemntoare, de ncheiere). Putei s v nsoii cererile de schimbare de comportament de afirmaii cu implicaii logice (Dac dai radioul mai ncet cnd vreau s nv, i eu voi face un efort i voi fi atent la nevoile tale). 5. Cnd solicitai o schimbare de comportament, afiai un limbaj al corpului hotrt: contact vizual direct, poziie dreapt, vorbire clar. Copiii mici au modaliti directe prin care i fac cunoscute nevoile i dorinele! Fr a fi condiionai sau nvai ceea ce este "politicos", ei, n mod firesc, solicit constant ceea ce i doresc chiar dac nu sunt siguri c vor primi aceste lucruri. Cu toate acestea, pe msur ce naintm n vrst, tindem s adoptm mai puin stiluri directe de comunicare. Mesajele pe care le primim din partea societii i a altor persoane importante par s descurajeze ceea ce este perceput ca "a face valuri", care, n general, nu nseamn nimic mai mult dect a ne face cunoscute nevoile i sentimentele noastre n mod direct i politicos. Putere pentru persoane Un alt cuvnt pentru asertivitate este "putere personal" sau "mputernicire". Comportament i comunicare asertiv denot respect de sine i ncredere n sine, contientizarea i respectul pentru ceilali. ncepe

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE atunci cnd priveti lumea din perspectiva n care tu eti valoros i ai drepturi I accepi c i ceilali sunt valoroi i au drepturi. Cnd comunici asertiv, exprimi sentimente pozitive i negative n mod sincer i direct. Admii c ai dreptul s fi ascultat i luat n serios, s spui nu fr s te simi vinovat, s solicii ceea ce i doreti, s faci greeli. Admii n acelai timp c cealalt persoan are aceleai drepturi. Ca rezultat, relaia voastr devine mult mai onest, deoarece comunicai mai sincer i mai deschis. Cteodat, este dificil s nvei s comunici n mod asertiv. Poi s ajungi la extrema cealalt i s te exprimi ntr-un mod acuzator sau furios. Pentru a deveni o persoan asertiv ai nevoie de timp i practic. Ceea ce este important de neles cu privire la comunicarea asertiv este faptul c nu i garanteaz c oamenii vor fi de acord cu tine sau c vei obine ntotdeauna ceea ce vrei. Dar, i sporete respectul de sine i i mbuntete ansele de a avea relaii plcute. Mesaje la persoana "I": o formul de succes Cheia comunicrii asertive const n a te exprima clar, fr a acuza sau judeca cealalt persoan. O metod acceptat i demonstrat pentru obinerea acestui lucru este folosirea mesajelor la persoana "I". "CND...ATUNCI...M SIMT" CND comportamentul celeilalte ATUNCI comportamentul (efectul const n...) M SIMT acuzai sau blamai A PREFERA care i dorii/preferai Descriei (n mod obiectiv) Descriei cum v afecteaz Descriei-v sentimentele; nu Descriei comportamentul pe

Exemple Exemple: 1. "CND nu m suni atunci cnd spui c o s-o faci, (ATUNCI) cred c ceva ru s-a ntmplat care te-a mpiedicat s suni. MI-E (SIMT) team i sunt agitat. VREAU/A PREFERA s suni, chiar i cu tax invers, atunci cnd spui c o s faci."

-dect"Eti att de nepstor!" 2. "CND nu pui la loc lucrurile dup ce le foloseti, (ATUNCI) o fac eu i SUNT (M SIMT) foarte nemulumit(). A PREFERA s cooperezi i tu pentru a ine lucrurile la locul lor." -mai degrab dect"Eti att de nepriceput()!

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 3. "CND te ridici i pleci n timp ce eu vorbesc cu tine, (ATUNCI) neleg c nu te intereseaz ceva care este important pentru mine. M SIMT rnit () i ignorat(). A PREFERA s-mi acorzi mie i conversaiei noastre ntreaga ta atenie." -mai bine dect"Nu pleca de lng mine!" EXERCIII DE COMUNICARE ASERTIV Instruciuni: Formulai mesajele urmtoare folosind tiparul mesaje la persoana I (CND...ATUNCI... M SIMT... VREAU/A PREFERA) Mesaj "Niciodat nu pot s m bazez pe tine c o s faci ceea ce spui c vei face." Mesaj "Haide, vino cu noi. Poi s-i faci temele mai trziu." (Ai un termen limit i chiar trebuie s lucrezi la proiectul respectiv.) Mesaj "Eti un dezordonat."M-am sturat s faci mizerie dup ce eu fac curenie." Mesaj "Mi-ai promis c vei tunde gazonul. Eti complet iresponsabil." Mesaj "i-am spus deja c nu pot s te scot din ncurctur disear. Las-m n pace!" Mesaj "Las-m n pace!" Mesaj "Niciodat nu m asculi cnd vorbesc cu tine." Mesaj "Nu m mai ntrerupe." Mesaj "Niciodat nu apreciezi ce fac pentru tine." Mesaj "Oh, ce surpriz. De data asta ai ntrziat numai o or."

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Mesaj "Mda, cred c pot s am grij de copiii ti disear." CONFLICTE Singurul mod de evitare a conflictelor este s nu spui nimic, s nu faci nimic, s nu fii nimic. Conflictele sunt o realitate inevitabil a vieii. Acestea au loc atunci cnd nevoile unei persoane se interfereaz cu nevoile alteia, iar prile nu sunt de acord asupra modului n care s-i satisfac nevoile. Simbolul chinezesc al cuvntului "conflict" cuprinde caracterele pericol i posibilitate. Aceast este o reflecie a faptului c un conflict poate fi un raport neplcut i dureros. Cu toate acestea, dac este tratat n mod eficace, poate oferi ocazia de ne mbogi i aprofunda relaiile i ne poate ajuta s nvm mai multe despre noi nine. Tipuri de conflicte Oamenii pot avea conflicte din cauza "obiectivelor" sau a "mijloacelor". Conflictul de obiective Cnd dou persoane sunt implicate ntr-un conflict de obiective, se ceart asupra care ar trebui s fie obiectivul. Exemple: *Eu vreau s economisesc bani pentru a merge n vacan, iar ea vrea s economiseasc bani ca s cumpere o main. *Eu vreau s stau cu prietenii mei, el vrea s stm numai noi doi. *Tu lucrezi toat ziua, aa c eu pot s m duc la coal toat ziua. Acestea pot fi conflicte greu de rezolvat, ntruct de regul implic valori care nu pot fi schimbate sau renegociate uor. Conflictul de mijloace Un conflict de mijloace implic dezacordul asupra modului n care un obiectiv cu care ambii sunt de acord s fie atins Exemple: *Amndoi suntei de acord s economisii bani pentru vacan, dar nu suntei de acord asupra sumei pe care s o economisii zilnic. *Suntei amndoi de acord s avei copii, dar nu suntei de acord ct de curnd s-i avei. *Suntei amndoi de acord c vrei s petrecei timpul mpreun, dar nu aveai aceeai prere asupra activitilor pe care dorii s le facei mpreun. Este mult mai uor s rezolvai un conflict de mijloace; nu necesit schimbarea sau compromiterea valorilor sau credinelor. Necesit ns un brainstorming creativ pentru obinerea unor soluii care sunt reciproc satisfctoare. De ce ne certm de fapt?
Conflicte

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE De multe ori, nu tim exact de ce suntem n conflict. Ne concentrm adesea pe "coninut", fr a recunoate aspectele "relaionale" care sunt implicate. Exemple: "Prietenii ti sunt insuportabili. M-am sturat s vin mereu i s fac glgie i dezordine!" (coninut) "Nu i place de mine la fel de mult ca de prietenii ti. M simt exclus (). Nu sunt plcut()." (relaional) Dac te concentrezi numai asupra "coninutului", fr a recunoate problemele "relaionale", poi gsi tot felul de dovezi pentru a contesta argumentele cuiva i nu rezolvi niciodat conflictul. De fapt, axndu-te numai asupra coninutului poate s duc la sporirea conflictului. Exemple: A: "Niciodat nu faci curenie n cas. M-am sturat s fac eu toate treburile." B: "Si eu ajut. Tocmai am splat vasele acum 2 zile." A: "Mare scofal! Ai splat vasele o dat n dou sptmni. Ce spui de toate hainele pe care i le lai pe jos." B: "Ce?! Gndete-te la dezordinea pe care o lai n baie n fiecare sear!" Cum s soluionezi un conflict Soluionarea conflictelor necesit reale abiliti de comunicare, toleran i dorina de a gsi soluii creative. Gsii aici un proces n cinci pai pe care l putei urma pentru a rezolva un conflict i a v mbunti relaiile. 1. ASCULT cu atenie faptele i sentimentele. Asigur-te c nelegi ceea ce cellalt i dorete i are nevoie cu adevrat. Pentru a face asta, trebuie nelegi dincolo de fapte. Las deoparte supoziiile cu privire la ce crezi c se ntmpl. Ascult pn la sfrit ceea ce persoana are de spus nainte de a pune ntrebri sau de a te apra. ncearc s identifici ce simte cealalt persoan, fiind atent la mesajele sale non-verbale. Lmurete situaia cu cealalt persoan: "Ce se ntmpl de fapt?" "Pari suprat. Am spus eu ceva?" Repet persoanei ce crezi c el/ea a spus. Acest lucru va evita nenelegerile i va asigura c amndoi ai neles clar problemele. 2. COMUNICAI n mod afirmativ. Acest lucru nseamn s v afirmai dorinele i nevoile ntr-o manier respectabil i onest i s recunoatei c i cealalt persoan are dorine i nevoi legitime dvs.. Este nevoie s folosii persoana I, asumndu-v responsabilitatea pentru ceea ce simii, n loc s blamai sau s acuzai. De asemenea, este necesar s discutai o anumit atitudine care creeaz probleme i nu s v concentrai asupra trsturilor de personalitate. Asertiv: "Sunt foarte suprat c prietenii ti vin disear, chiar i dup ce noi am convenit s

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE COMUNICARE SI RELATII PUBLICE nu faci asta, pentru a putea studia n linite. Trebuie s discutm pe tema asta pentru a gsi o alt soluie." Mustrare: "Eti att de nepstor. Nu i pas dect de tine. S nu i mai aduci prietenii niciodat aici." 3. TOLERAN i respect. ncearc s mergi" cu pantofii celeilalte persoane. Gndii-v la punctul su de vedere. ntrebai-v: "Ce vrea ea?" "De ce i e fric lui?" Trebuie s gndii c oamenii nu ncearc s fie ri, suprtori, dificili etc. n mod intenionat. Comportamentul acestora reflect modul n care ei se protejeaz mpotriva suferinelor, nelinitilor, etc. S-ar putea ca ei s nu tie cum s comunice aa nct s rezolve conflictul. 4. CONCERTAI-V asupra problemei. Aceasta se asociaz cu conceptul de "coninut versus relaional" discutat anterior. ntrebaiv "Ce se ntmpl de fapt?" Putei face acest lucru printr-o ascultare activ. Nu v permitei dvs. sau partenerului dvs. s intrai n demonstraii irelevante, care numai vor spori conflictul. Dac credei c conflictul se agraveaz, luai pur i simplu o "pauz" i convenii s v ntlnii s discutai problema la o dat ulterioar dup ce amndoi ai avut ocazia s v calmai i s v concentrai. 5. ATEPTAI-V la ceva pozitiv. O atitudine de genul "Este att de iraional. Nu vom putea stabili nimic" este o profeie auto-realizabil. Gndind astfel aproape c va garanta c dvs. acionai i comunicai ntr-un mod prin care conflictul nu va fi soluionat n mod satisfctor. Mai degrab, spunei "Putem s rezolvm aceast situaie. Amndoi suntem persoane raionale, mature." "Nu ncearc s mi ngreuneze viaa. Putem s trecem peste asta dac ntradevr ne vom asculta unul pe cellalt." " Fericii cei flexibili, pentru ca se vor putea mereu adapta la condiiile date." Eti nepriceput. "Rochia ta este, hm, interesant." "Asta este tot ce poi s spui?!". A fi criticat este o experien pe care majoritatea dintre noi ar vrea s o evite. Pn la urm, critica nu const n mod obligatoriu n reacii sincere, utile sau politicoase. Critica este arta de a evalua i analiza cu discernmnt i decen". Din pcate, adesea se apeleaz la critic atunci cnd oamenii cred c i-am dezamgit, nu ne-am ridicat la ateptrile lor. Rezultatul const n faptul c suntem destinatarii unor cuvinte spuse din frustrare, dezamgire, furie, invidie. n mod normal, reacia noastr este s rspundem n acelai mod cu mnie, sarcasm, ntr-un mod defensiv. Cnd dou persoane comunic ntre ele n aceast manier este imposibil s aib o relaie sntoas, bazat pe respect. De aceea, este important s nelegem cum

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE s tratm critica n cadrul relaiilor noastre fie ele intime, ocazionale, profesionale sau de coal. Dou tipuri de critic Exist dou tipuri de critic: ntemeiat i nejustificat. ntemeiat. Critica ntemeiat poate fi considerat i constructiv. Se bazeaz pe percepii corecte ale evenimentelor sau comportamentelor. Persoan care critic este motivat de dorina de a ajuta i a de ofer sugestii serioase pentru schimbare. tii c critica este ntemeiat atunci cnd: * ai auzit acuzaiile critice de la mai multe persoane * persoana care critic are cunotine temeinice despre subiectul respectiv * criticul este n general cunoscut ca o persoan care are i recurge la standarde chibzuite de comportament Nejustificat. Acest tip de critic este adeseori adus de persoane atunci cnd dvs. nu suntei la nlimea ateptrilor lor. Criticul v poate sci, expune slbiciunile ca persoan, ncerca s par mai inteligent, mai bun, etc. dect dvs., sau s critice ceea ce facei pentru a v determina s facei altceva. Reacia la criticCel mai bun mod de a rspunde la critici const n utilizarea unui stil de comunicare asertiv. n acest fel, dai dovad de respect pentru dvs. i criticul dvs., fr a ataca sau ceda. Rspunsul dvs. asertiv are ca scop rezolvarea nenelegerilor, de a accepta acuzaiile critice corecte i de a curma de la rdcina orice atac nejustificat. Tehnici de rspuns la acuzaiile criticeExist tehnici de comunicare care sunt utile pentru a riposta la critici. Cele trei care vor fi discutate sunt: 1) recunoaterea 2) dezarmarea 3) experimentarea Recunoaterea Cnd cineva v critic i acuzaia este corect, o reacie potrivit const pur i simplu n a fi de acord. Aceast tehnic v permite s v acceptai greeala fr a v cere scuze sau "v batei" pentru aceasta. Aceast tehnic implic existena a patru pai fundamentali: 1. Spunei "Ai dreptate". 2. Parafrazai criticul, ca s fie sigur c l-ai auzit n mod corect 3. Mulumii criticului, dac este cazul

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE 4. V scuzai sau v justificai, dac este cazul.
Exemple Exemple: Critic: Ai putea fi mai atent cnd i pui rufele murdare la splat? Ai lsat din nou un erveel n buzunarul tu aa c trebuie s spl nc o dat totul! Rspuns: Ai dreptate. Ar fi trebuit s verific mai nti buzunarele. i mulumesc c mi speli din nou hainele.

Critic: Ai spus c i cumperi lui Mihnea un cadou! Acum nu avem timp s i lu nainte de petrecere! Mulumesc mult! Rspuns: Ai dreptate. Aveam de gnd s-mi scriu un memento, dar nu am fcut-o. mi pare ru. Critic: Unde ai fost?! Trebuia s ne ntlnim la ora 10:00, la mall, i nu ai mai venit! Rspuns: Ai dreptate. Cnd plecam, a intervenit o urgen la serviciu. Am ncercat s te sun, dar tu deja plecasei. Dezarmarea Aceasta este una dintre tehnicile cele mai dificile, dar puternic totui pentru a rspunde la critici. "Dezarmarea" i permite s "detensionezi" situaia, fr a recunoate c, de fapt, tu accepi critica. 1. Descoperii ce este corect n acuzaia critic i recunoatei-o. Critic: Eti att de nendemnatic! Niciodat nu strngi dup ce termini masa. Rspuns: Ai dreptate. Chiar am lsat vasele n chiuvet ieri. (n acest fel recunoti c ntr-adevr ai lsat vasele n chiuvet, dar nu eti de acord cu exagerarea c tu "niciodat" nu strngi dup ce mnnci, sau cu judecata general c eti un "nendemnatic".) 2. n mintea ta nu exist nici ans raional ca criticul s aib dreptate. Cu toate acestea, accepi impresiile criticului. Critic: Nu-mi vine s cred c nu ncui uile la main. Invii s fie furat. ntr-o zi o s iei afar i maina nu va mai fi. Rspuns: S-ar putea s ai dreptate. i mulumesc pentru grij. Critic: Nu eti niciodat acas. Eu trebuie s fac totul! Rspuns: Da, tiu, am fost plecat foarte mult timp n ultima perioad. David Burns, Legea Contrariilor: "Dac nu eti de acord cu o critic care este fals i nedreapt, vei demonstra imediat c acea critic este pe deplin ntemeiat. n mod contrar, dac ntr-adevr eti de acord cu o critic care este neadevrat i nentemeiat, vei demonstra imediat neadevrul. Acesta este un paradox." (1989) Experimentarea Aceast tehnic este eficient atunci cnd nu i poi da seama dac critica este ntemeiat sau nejustificat, ntruct criticul este neclar. Testarea i permite s obii informaii suficiente de la critic pentru a-i stabilii inteniile.
Dezarmarea

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Folosirea interogaiilor unde, ce, cnd, cum i de ce, i d posibilitatea s smulgi informaiile pe care trebuie s le evaluezi pentru a rspunde la acuzaiile critice.
Dezarmarea Exemple: Critic: Nu prea mai pari n apele tale. Rspuns: Ce vrei s spui? Ce fac? SAU De ce crezi c nu par n apele mele? SAU Cnd ai observat c nu mai par n apele mele?

Critic: Te pori groaznic cu Margareta. Nu i mai place de ea. Rspuns: Ce am fcut care s te determine s crezi c nu mi place de Margareta? Critic: Nu lucrezi bine cu clienii. Rspuns: A existat vreo situaie recent care te-a afectat pe tine? SAU Poi s-mi dai un exemplu din ceea ce te face s crezi c "nu lucrez bine" cu clienii? COMUNICARE COMUNICARE VERBAL I NON-VERBAL Nivelurile de comunicare Comunicare verbal Comunicare para-verbal Comunicare non-verbal Definirea comunicrii Comunicare verbal: se refer la semnificaia convenional a cuvintelor Comunicare para-verbal: accent, ton, volum, ritm, vitez, statur, form fizic, apariie, culori, statut social etc. Comunicare non-verbal: gesturi, expresii ale feei, miros, contact, poziii, spaiu, mbrcminte etc. Meta Comunicarea DAC CELE TREI NIVELURI ALE COMUNICRII NU SUNT CONCORDANTE, SEMNIFICAIILE PARA-VERBALE I NON-VERBALE PREDOMIN EXPRESIILE VERBALE ACEASTA SE NUMETE PARADIGMA META-COMUNICRII N MULTE SITUAII, N SPECIAL N RELAIILE INTERPERSONALE, COMUNICAREA NON-VERBAL I PARA-VERBAL CONSTITUIE 90% DIN ANSAMBLUL COMUNICRII
Comunicarea verbala so non verbala

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Comunicare verbal vs. non-verbal VERBAL Exact Abstract neltoare Educat Artificial Rece Intenionat NON VERBAL Spontan Emoional Sincer Imediat Complex Fizic Intenionat/ neintenionat Comunicare non-verbal Poate s ntreasc sau s contrazic mesajului verbal Este mai credibil, deoarece este mai spontan (paradigma meta comunicrii) Proxemic: rolul distanei i al poziionrii n comunicare Kinezic: studiul rolului limbajului corpului n comunicare n culturile avansate, abilitatea de a interpreta aceste mesaje scade Cnd oamenii nu doresc s se expun, i blocheaz gesturile i comunicare corporal Kinezic Aceleai cuvinte, mesaje diferite Mihai: Bun! J Maria: Bun! J Mihai: Mergi la petrecere disear? J Maria: Nu, cred c nu. L Mihai: Oh! L Mihai: Bun! J Maria: Bun! L Mihai: Mergi la petrecere disear? J Maria: Nu, cred c nu. J Mihai: Oh! L

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Distana Folosirea spaiului este condiionat de factorii cultural-sociali i afectivi Pstrarea unei anumite distane are o semnificaie specific: n intimitate, la o ntlnire, ntre prieteni, la o conferin Dou genuri de variabile: Contact fizic Apropiere distan Ascultare activ ASCULTAREA Se realizeaz cu toate organele dvs. senzoriale, nu numai cu auzul Este i o atitudine, nu numai o aptitudine Semnific: acceptarea celor din jur fr prejudeci Blocaje ale ascultrii active Judecat / Prejudecat S crezi c tii ceea ce cellalt vrea s i spun Manipularea, chiar i mental, a mesajului pentru a obine mesajul ateptat Propriile emoii, aa numitul dop afectiv Scpai de aceste blocaje i Ascultai acum, spunei mai trziu nvai s v dorii s ascultai Devenii un asculttor cu tot corpul" Controlai-v butoanele roii afective Controlai factorii de distragere a ateniei A presupune = a nu asculta Este firesc, deoarece este prima etap a decodificrii mesajului Este neltor, ntruct comunicarea este complex Se bazeaz pe informaii incomplete Erori de percepie Suntem influenai de ceea ce este cel mai evident Suntem adepii primelor impresii Tindem s presupunem c ceilali sunt, simt, acioneaz la fel ca noi Tindem s favorizm impresiile negative Cnd ceilali au probleme, tindem s credem c aceasta se datoreaz defectelor de personalitate sau calitilor personale negative Cum s fii un bun asculttor:A-I-E-R ASCULTAI: Fii atent Scoatei-v dopurile afective Selectai informaiile importante

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Recunoatei mesajele negative INTERPRETAI: Vorbitorii nu spun ntotdeauna ceea ce vor ei s spun sau viceversa, aa c trebuie s parafrazai Verificai mesajele non-verbale. Evaluai coerena cu mesajele verbale. EVALUAI: Asigurai-v c deinei toate informaiile importante nainte de a trage o concluzie final, luai n considerare, cu grij, toate informaiile disponibile Punei ntrebri, nu v grbii s tragei concluzii RSPUNDEI: Oferii reacia dvs. pentru a ajunge la o nelegere comun Ascultarea: list de fcut Atenia dvs. s fie ndreptat spre obiectiv Asigurai-v c nelegei Clarificai i verificai Acceptai caracterul diferit al celorlali Repetai cu propriile cuvinte ceea ce au spus alii Clarificai-v prioritile Concentrai-v i rezistai mpotriva factorilor de distragere a ateniei i blocajelor Nu rspundei impulsiv Concluzii O persoan poate comunica prin semne verbale, para-verbale i nonverbale Semnele para-verbale i non-verbale sunt mai importante dect semnele verbale (paradigma meta-comunicrii i graficul lui Mehrabian) Ascultarea activ este o parte fundamental a comunicrii eficiente Ca s devii un bun asculttor necesit mult practic Ascultarea activ ajut n toate relaiile i are n comun multe caracteristici cu asertivitatea

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 9 Comunicarea interpersonala Relatiile interpersonale si perceptia de sine Fereastra lui Johary aria public: corespunde cu ceea tiu eu despre mine i tiu i alii despre mine; aria oarb: corespunde cu ceea ce eu nu tiu despre mine, dar alii tiu; aria privat: corespunde cu ceea ce eu tiu despre mine, dar alii nu tiu; aria necunoscut: este necunoscut i mie, i altora. Feedbackul pozitiv: Feedbackul negativ Infirmarea Modelul circumscris Simetria i complementaritatea
Recapitulare Modulul 9

Feed-back - ul -

Comunicarea fata in fata Telefonul Ritmul Tonul Energia

E-mail-ul Comunicarea dintre o persoana si mai multe dinamica de grup roluri individualiste roluri care contribuie la consolidarea grupului roluri orientate ctre ndeplinirea scopurilor grupului definirea problemei comune. faza productiv faza de selectare faza de decizie operativ edinta de lucru necesitatea de a informa i/sau de a da directive; necesitatea de a culege informaii pentru a lua decizii; necesitatea de a integra competenele i

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE procesele de munc diferite, de a clarifica probleme, de a realiza un comportament omogen. Gestionarea conflictelor Principalele cauze Conflictul dintre membrii unui grup Conflictul ntre grupuri de lucru conflict simplu; conflict amenintor; conflict catastrofal. Mecanismele de atenuare a conflictelor implic modaliti de gestionare a conflictului Vorbirea in public Interviul Limbajul corporal al proxemicii
-

Cadru general Teritoriul de la birou Pstrarea unei distane adecvate

Abilitati de comunicare

Stilul de comunicare Stiluri de comunicare Comunicarea verbala si non-verbala Comunicare verbal Comunicare para-verbal Comunicare non-verbal Meta Comunicarea Agresiv Pasiv Asertiv

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Utilizarea suporturilor media pentru transmiterea mesajelor

Una din conditiile de care depinde faptul ca informatia sa ajunga la public este difuzarea acesteia la canalul media adecvat. Cei care lucreaza intr-un birou de presa vor alege un suport media in detrimentul altuia pentru a difuza informatia, cunoscand specificul fiecaruia dintre ele. In plus, mesajele trebuie adaptate canalului media care este ales pentru difuzare, de multe ori, o informatie destinata unei agentii de presa nu va fi suficienta unui post de televiziune, asa cum un anunt de presa destinat presei centrale poate sa nu aiba nici o relevanta pentru massmedia locala. 1. Mass-media nationala Mass media nationala are avantajul ca permite propagarea informatiei la nivelul intregii tari.Este segmentul media preferat pentru difuzarea unei informatii guvernamentale pentru ca acesta este distribuit pe o arie geografica mare si ajunge la un numar mare de persoane din medii sociale diverse. 2. Mass-media regionala Mass-media regionala difuzeaza informatii intr-o arie geografica bine determinata, cu o serie de elemente comune. In Romania, mass-media refionala este intalnita cel mai frecvent pe scheletul fostelor privincii istorice. Aventajul acestui tip de media poate fi utilizat atunci cand informatia difuzata vizeaza localitati apropiate care coincid cu aria de acoperire a canalului media respectiv. 4. Mass-media locala Mass-media locala este recomandabil sa fie utilizata de toate institutiile guvernamentale pentru ca faciliteaza difuzarea mesajului in profunzime, uneori in cele mai indepartate colturi ale tarii. Este extrem de utila in cazul informatiilor care vizeaza localitatea respectiva sau in momentul in care institutia desfasoara diferite activitati in acea zona. In plus, trebuie avut in vedere faptul ca mass-media locala se bazeaza foarte mult pe informatiile de proximitate (cele care se refera la localitatea sau cel mult la zona de aparitie) si este posibil ca o parte a informatiilor difuzate de la nivel national, fara un impact asupra tuturor cetatenilor, sa nu se regaseasca niciodata in paginile acesteia. 5. Agentia de presa Agentia de presa este cea care furnizeaza informatii altor canale media. Poate fi considerata o media de ajutor pentru restul mass-media. Agentia de presa difuzeaza informatii on-line intr-un flux de stiri care ajunge atat la mass-media, dar si la orice institutie sau organizatie care doreste sa fie informata cat mai repede posibil. Principalul avantaj al agentiei de presa este ca transmite informatia deja prelucrata in forma jurnalistica. Este extrem de utila radio-ului care poate sa preia rapid stirile de pe fluxul unei agentii fara sa le modifice.

Modulul 10

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE Avand in vedere ca agentia de presa se doreste a fi primul furnizor de material jurnalistic pentru canalele media, este important sa se tina cont de acest aspect si informatiile sa fie oferite cu promtitudine. Agentia de presa este un bun mijloc pentru difuzarea anunturilor de presa, aceasta furnizand, de regula, si o agenda a principalelor evenimente din ziua urmatoare. In plus, agentia de presa poata sa aiba servicii specializate pe domenii diverse, astfel incat orice informatie este de interes si care corespunde rigorilor jurnalistice si intereselor ziaristilor, va fi difuzata. Dezavantajul agentiei de presa este ca informatiile pe care le difuzeaza nu ajung la cetateni decat prin intermediul celorlalte canale media deoarece este mai costisitoare. 6. Ziarele In comparatie cu televiziunea sau radioul, cotidianele ofera avantajul distribuirii materialului pe o arie geografica foarte larga si in medii sociale diverse. Atentia publicului este mult mai mare in cazul materialelor aparute in ziar, decat in cazul celor aparute la televizor sau difuzate la radio. Consumatorul media poate citi ziarul in orice moment al zilei, atunci cand are timp liber sau are dispozitia necesara, in timp ce in cazul televiziunii sau al radioului, consumatorul de informatie este nevoit sa-si adapteze programul in functie de orele la care sunt amplasate jurnalele de stiri. Ziarele permit publicarea de fotografii si a altor materiale grafice si realizarea unor materiale mai ample de tipul reportajelor sau a anchetelor care contin multa informatie. Un alt avantaj al ziarelor este acela ca cititoril poate reveni asupra unui material de cate ori doreste. Datorita acestui lucru, el poate sa aprofundeze informatia, sa o inteleaga mai bine. Dezavantajele majore ale cotidianelor: studiile arata ca ele sunt din ce in ce mai putin citite si ca lectura lor este inegala (studiile arata ca spatiul citit este de doar din spatiul tiparit). 7. Publicatiile cu aparitie saptamanala, bilunara sau lunara Aceste media au de obicei publicuri determinate, durata de viata a informatiilor pe care le contin este mai mare decat in cazul cotidianelor, posibilitatea realizarii unor subiecte complexe datorita timpului de documentare mai mare decat la jurnalistilor din presa scrisa cotidiana, prezentare grafica atractiva. Principalele lor dezavantaje sunt: difuzarea cu intarziere a informatiilor (atunci cand este vorba de o informatie de stricta actualitate), rigiditatea machetarii, a rubricatiei si a deadline-ului, informatiile de ultima ora fiind extrem de greu de introdus pentru ca ar presupune schimbarea intregii paginatii. 8. Televiziunea Se caracterizeaza printr-o distributie foarte larga la anumite ore ale zilei. Un jurnal de stiri bine plasat poate atrage milioane de telespectatori. Efectul informatiei sau cel al apritiei pe post a liderului institutiei poate fi astfel maxim. Televiziunea are astfel un plus de credibilitate in comparatie cu presa scrisa. Acest plus de credibilitate este dat de lucrul vazut pe viu.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE O alta caracteristica a televiziunii este primatul imaginii in fata cuvantului. Acesta este motivul pentru care orice aparitie la televizor trebuie pregatita foarte bine din punct de vedere al imaginii. Nu trebuie ignorat nici caracterul emotional al teviziunii. Telespectatorii pot deveni in orice moment participanti le evenimente, ceea ce ofera un plus de spectaculozitate televiziunii. Televiziunea are un puternic caracter dinamic. Acest lucru ii permite sa tina mai mult timp treaza atentia telespectatorului. Televiziunea are si unele dezavantaje. Cel mai important este cel al perisabilitatii mesajului. De asemenea, exista riscul ca mesajul sa nu fie receptionat de un numar prea mare de telespectatori pentru ca la aceeasi ora, pe un alt post de televiziune, are loc o emisiune mai interesanta pentru public. In cazul in care mesajul pe care il transmite institutia nu este usor de receptat, exista riscul ca acesta sa nu fie inteles de telespectatori, iar, daca, in caul ziarelor, mesajul poate fi citit din nou, in cazul televiziunii, se pierde. Di cauza presiunii timpului pentru difuzarea materialului, jurnalistii de televiziune pot fi tentati sa difuzeze o informatie care se bazeaza mai mult pe zvonuri, decat pe informatii certe. De aceea este bine sa se tina cont de acest imperativ si cei din birourile de presa sa ii ajute, oferindu-le cat mai prompt informatiile pe care le solicita. 9. Radioul Se impune in fata celorlalte mijloace de informare prin modalitatea foarte mare pe care o are. Mesajele transmise pin radio pot sa ajunga intr-un timp foarte scurt la public. Radioul este primul care poate sa transmita ultimele stiri. Transmisiile in direct se realizeaza foarte usor, astfel ca jurnalistii de radio au posibilitatea sa transmita simultan cu desfasurarea evenimentului. Radioul se mai impune prin caracterul intim pe care il poate avea datorita mijloacelor specifice de apropiere a ascultatorilor (emisiunile interactive). Un alt avantaj al radioului este faptul ca poate fi ascultat oriunde si la cele mai diverse ore. Principalul dezavantaj al radioului, ca si in cazul televiziunii, este persiabilitatea mesajelor, precum si durata mica de difuzare a acestora pe post. Pe langa suporturile media amintite, trebuie mentionata si media specializata. Aceasta permite difuzarea informatiei dintr-un domeniu mai putin accesibil publicului larg si care este de interes pentru categorii specifice de public (presa tehnica, medicala, militara, etc). Acest tip de media- cu exceptia celei economice are o frecventa periodica si permite dezvoltarea subiectelor si insotirea lor de materiale grafice. Un alt tip de media tot mai frecvent in ultimul timp este reprezentat de publicatiile on-line. Acestea nu trebuie ignorate si fie ca sunt specializate, fie ca sunt generaliste, stau sub imperativul actualitatii, astfel incat informatiile de care au nevoie sunt cele de ultima ora.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE RECAPITULARE MODULUL 10

Recapitulare Modulul 10

Mass-media nationala Mass-media regionala Mass-media locala Agentia de presa Ziarele Publicatiile cu aparitie saptamanala, bilunara sau lunara Televiziunea Radioul

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE

Glosar
A adoptarea unei pozitii pe termen lung modul in care vreti ca organizatia dvs. sa fie perceputa de public, clienti, actori locali, etc. afirmatie citabila o propozitie sau o afirmatie de cateva secunde care cuprinde esenta mesajului dvs. de relatii publice si care capteaza atentia ascultatorului, a telespectatorului, sau cititorului. analiza aparitilor in presa o trecere in revista a articolelor de ziar in care se vorbeste despre organizatia dvs.; elementele analizate sunt abordarea favorabila a articolului, daca mesajul dvs. a fost inclus, contextul subiectului, importanta canalului de distribuire a informatiei din punct de vedere al numarului de abonati, piata de desfacere, si influenta asupra opiniei publice. Acelasi lucru e valabil si in cazul materialelor difuzate la televizor. anunt de interes public spoturi de televiziune sau radio de 10-30 secunde cu privire la programele organizatiei dvs. In Statele Unite, pot fi difuzate fara plata de catre posturile de radio sau televiziune, desi nu exista garantia ca vor fi difuzate. a personaliza a va concepe stirile in jurul factorului uman, al modului in care oamenii sunt afectati de cele relatate. Cititorii, telespectatorii sunt mai intersati de elementul uman, decat de datele statistice. articole de opinie articole semnate de directorul agentiei trimise unui ziar spre publicare pe pagina opusa celei cu editorialul. In general, sunt scrise din punctul de vedere al unui expert sau lider de opinie. articole semnate reportaje, rubrici sau articole de opinie in ziare sau reviste scrise de biroul de relatii publice al unei organizatii si aparand in publicatia respectiva cu semantura directorului organizatiei. audit al mijloacelor de comunicare o eveluare periodica a programului de relatii publice al organizatiei dvs., adeseori realizata de un consultant. C canale de comunicare a stirilor ziar, televiziune, internet, entitaile ce prezinta stiri publicului. cele cinci elemente ale jurnalismului Cine, Ce, Cand, Unde, si De Ce. Se introduc cat mai multe dintre aceste elemente in paragraful principal al unui comunicat de presa. ceremonie de lansare o ceremonie ce marcheaza debutul unei campanii de relatii publice sau a altei initiative luate de organizati dvs. cercetare calitativa in contrast cu cea anterioara, este cercetarea prin care se stabileste ce gandesc, simt sau cred oamenii. Grupurile focus sunt folosite la obtinerea unor astfel de date in cercetarea calitativa. cercetare de piata identificarea carui canal de comunicare este cel mai potrivit pentru transmiterea informatiilor si mesajelor organizatiei dvs.

Glosar

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE catre publicul tinta. cercetare secundara datele cercetarii in domeniul relatiilor publice deja efectuate ce pot fi obtinute de la o alta agentie guvernamentala sau firma privata de sondare a opiniei publice si care va ofera informatii necesare in planificarea propriilor activitati de relatii publice la un pret mai scazut. comunicat cu material de reportaj prezinta un material despre activitatea organizatiei dvs. cu abordare din perspectiva factorului uman, spre deosebire de stirile date concrete, seci, valabile pe o perioada limitata de timp. comunicat de presa o pagina sau doua scrise in stilul descris in manual prin care transmiteti mass-mediei stiri despre organizatia dvs. comunicat de presa video un comunicat de presa pe caseta video pentru transmitere la televiziune. D declaratii oficiale/neoficiale in toate interviurile date reporterilor trebuie ca declaratiile sa fie oficiale tot ceea ce spuneti poate fi redat in presa. Declaratiile neoficiale inseamna acele informatii pe care reporterul le primeste de la dvs. si pe care le poate folosi fara a pomeni numele dvs. discurs standard discursuri la cutie, gata facute; un discurs creat pe baza informatiilor si mesajelor de baza ale organizatiei dvs. si care poate fi reciclat si adaptat in functie de diverse tipuri de public. Economiseste din timpul afectat scrierii unui nou discurs, si in acelasi timp poate fi folosit de mai multe persoane diferite din agentia dvs. care astfel vorbesc aceeasi limba, facand uz de un acelasi set de fapte si mesaje. E echipa de management al situatiei de criza o echipa formata din oficiali ai conducerii superioare a organizatiei dvs. reuniti in vederea solutionarii crizei cu care se confrunta organizatia. Echipa este prevazuta in planul de management al situatiei de criza existent in organizatie. evenimente oportunitati de transmitere a mesajului agentiei. De exemplu, targuri de locuri de munca, discursuri, tururi lae birourilor etc. F fise informative de baza una sau doua pagini cu toate informatiile esentiale despre organizatia dvs. si care odata concepute pot fi folosite in brosuri, discursuri, puncte de discutie, etc. fise cu sugestii scurte informatii prin care clientii organizatiei dvs.. se documenteaza asupra diverselor aspecte legate de domeniul de activitate al acesteia. De exemplu, se pot oferi sugestii privind comportamentul potrivit in cadrul unui interviu. G grup focus de obicei, un grup selectat in vederea unei discutii pe o anumita tema; ce gandesc, cred, simt membrii grupului cu privire la acel subiect. Se folosesc in sondarea opiniei publice.

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE I in atentia presei cateva paragrafe trimise reporterilor prin care ii instiintati cu privire la un eveniment desfasurat de organizatia dvs., cum ar fi o conferinta de presa. intalniri informative cu presa eveniment in cadrul caruia purtatorul de cuvant al organizatiei dvs, furnizeaza informatii mai multor reporteri in acelasi timp. intalniri cu redactorii discutii cu directorul organizatiei si cu redactorii, diferite cu interviurile cu reporterii, si in urma carora ziarele scriu articole ce explica programele, activitatea si initiativele organizatiei dvs. intalniri/organizatii cu grupurile tinta intalniri sau organizatii ce presupun participarea clientilor principali ai oragnizatiei dvs. intrebari puse frecvent informatii si mesaje cu privire la organizatia dvs. prezentate sub forma de intrebari si raspunsuri. L lista de distributie pe e-mail lista de adrese de e-mail ale reporterilor si entitatilor mass-media, folosita la distribuirea comunicatelor de presa si a instiintarilor catre presa. lista mijloacelor de comunicare numere de fax sau adrese de email ale organizatiilor mediatice folosite la distribuirea comunicatelor dvs. de presa. M managementul situatiilor de criza din punct de vedere al RP presupune un plan detaliat realizat in prealabil si o echipa de oficiali ai conducerii superioare care sa execute planul. Supravietuirea organizationala este de multe ori in pericol in situatiile de criza a relatiilor publice. mapa de presa dosar ce contine informatii generale despre agentie si informatii si statistici relevante vizavi de stirea anuntata. marketing social similar relatiilor publice, dar si aplicabil in general atunci cand este vorba de un bine public, spre deosebire de un produs sau serviciu de larg consum. material de fundal material vizual adaugat la un comunicat de presa video pentru a crea cadrul potrivit comentariilor verbale si care uneori este oferit impreuna cu alte materiale informative in cadrul unei conferinte de presa. mesaj de baza mesajul organizatiei dvs. catre public/clienti/parti implicate redus la esenta. momeala abordarea unei stiri dint-un unghi de interes pentru reporter. P pachete informative dosare ce contin materiale informative de tipul brosurilor si fiselor informative despre organizatia dvs. public tinta cei cu care incercati sa comunicati prin intermediul mesajului si informatiilor dvs. publicatii de specialitate publicatii scrise intr-un limbaj usor de

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE inteles pentru publicul larg, fara termeni tehnici si birocratici. Tonul, stilul si continutul trebuie sa fie interesante si captivante pentru cetateanul mediu. puncte de discutie informatii si mesaje de baza furnizate tuturor celor din managementul organizatiilor dvs. pe baza carora acestia se pot adresa mai usor diverselor categorii de public sau reprezentanti ai massmediei, asigurand caracterul unitar si constant al mesajelor vehiculate. punte tehnica prin care se face trecerea de la o intrebare in cadrul unui interviu la mesajul pe care doriti sa-l transmiteti. purtator de cuvant in fata presei persoana cu experienta si pregatire din agentie care se adreseaza in mod oficial presei cu privire la diverse aspecte legate de agentie. R relatii cu presa crearea si mentinerea contactelor cu mass-media ce relateaza despre organizatia dvs. relatii publice (public relations)/relatii publice guvernamentale (public affairs) - in Statele Unite, agentiile guvernamentale dispun de specialisti si birouri de relatii publice numite public affairs, firmele private au personal si birouri de relatii publice numite public relations . Nu exista o diferenta semnificativa intre cei doi termeni, iar in lb. Romana ambele se traduc cu relatii publice, eventual public affairs traducandu-se relatii publice guvernamentale. revista presei colectie de aparitii in presa cu privire la agentia dvs. Trimisa angajatilor si managementului agentiei. Analizata pentru a determina cat de des s-a scris despre agentie. S stilul pirmamidei rasturnate - plasarea la inceputul comunicatului de presa a informatiilor celor mai importante despre organizatia dvs. Inainte sa apara computerele, redactorii de ziare taiau de la sfarsitul unui comunicat de presa ca sa incadreze in spatiu. sondarea opiniei publice sondajele sau grupurile focus realizate stiintific sunt instrumentele cel mai des folosite in determinarea profilului de public caruia va adresati, parerile si sentimentele lor vizavi de programele si mesajele dvs. Rezultatele sunt folosite la conturarea planului de relatii puublice pentru organizatia dvs. sugestii pentru textul citit de prezentator o idee de scenariu inclusa intr-un comunicat de presa video pentru cel care urmeaza a prezenta stirea la televizor S stiri concrete stiri poaspete, actuale, nu stiri vechi reciclate sau inventate. Reporterii au nevoie de astfel de stiri concrete pentru a scrie despre organizatia dvs. stiri pe scurt trimise prin e-mail scurte comunicate de presa trimise reporterilor/canalelor de distribuire a informatiei de pe lista dvs. de distributie prin e-mail. T

ASISTENT RELATII PUBLICE SI COMUNICARE telefoane de informare a reporterilor telefoane de confirmare date reporterilor dupa ce le-ati trimis un comunicat de presa. Va ofera posibilitatea de a va vinde stirea. tur de interviuri prin satelit interviuri cu mai multi reporteri de televiziune din localitati diferite realizate consecutiv prin legaturi de satelit. Spatiul de emisie pe satelit este cumparat printr-o firma privata.