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Noes de Arquivologia I

PROF. RODRIGO OCAMPO BARBATI

1 Conceitos fundamentais de arquivologia

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Conceitos Fundamentais
Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informao registrada. Documento: Qualquer registrada em um suporte. informao

Conceitos Fundamentais
Arquivo: a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

Marilena Leite Paes

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Conceitos Fundamentais
Documentos de Arquivo: 1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma. 2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos. 3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem organicidade.

Conceitos Fundamentais
Finalidade do arquivo: 1 Guardar os documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente. 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos. 3 Atender os pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.

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Conceitos Fundamentais
Tipos de documentos gnero: Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada. Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

Conceitos Fundamentais
Tipos de documentos gnero: Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e / ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

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Conceitos Fundamentais
Tipos de documentos gnero: Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas. Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

TERMINOLOGIA
Acervo - Conjunto dos documentos de um arquivo. Acesso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. Administrao ou Gesto de documento - Metodologia de programas para controlar a criao, o uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos. Arquivamento - Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.

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TERMINOLOGIA
Arquivo 1. Designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por urna pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a qualificao respectiva, como, por exemplo.- arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. 2. O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade administrativa cuja funo a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas. 4. Mvel destinado guarda de documentos.

TERMINOLOGIA
Arquivo corrente - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. Tambm denominado arquivo de movimento. Arquivo em depsito - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. Arquivo intermedirio procedentes de arquivos destinao final. Conjunto de documentos correntes, que aguardam

Arquivo permanente - Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio e informativo.

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TERMINOLOGIA
Arquivo privado - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no-governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam urna relao orgnica perceptvel atravs do processo de acumulao. Arranjo - 1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classificao.

TERMINOLOGIA
Avaliao - Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. Catlogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumaria ou pormenorizada. Classificao - Ver Arranjo, item n.2. Coleo - Conjunto de documentos, sem relao orgnica, aleatoriamente acumulados.

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TERMINOLOGIA
Correspondncia - Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa),apresentada sob varias formas (cartas, cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas, e-mails), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. Datas-limites - Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que s indicadas as datas de inicio e trmino do perodo abrangido. Depsito - Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia da posse ou propriedade.

TERMINOLOGIA
Descarte - Ver Eliminao. Desclassificao - Ato pelo qual a autoridade competente libera a consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. Descrio - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventario sumario ou analtico, guia etc.). Destinao - Conjunto de operaes que se seguem a fase de avaliao de documentos destinadas a promover sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou sua microfilmagem.

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TERMINOLOGIA
Diplomtica - cincia que tem por objeto os diplomas, cartas e outros documentos oficiais, para determinar sua autenticidade, sua integridade e poca ou data em que foi produzido. Doao - Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros - de livre vontade, com carter irrevogvel,, sem retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico adequado, do qual devero constar as condies da cesso - a documentao que lhe pertence. Documento Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm.

TERMINOLOGIA
Documento de arquivo - 1 - Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decorrer de sua existncia. Documento oficial - Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeito de ordem jurdica na comprovao de um fato. Documento pblico - Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico no desempenho de suas atividades.

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TERMINOLOGIA
Documento sigiloso - Aquele que,. pela natureza de seu contedo informativo exige medidas.especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. Dossi - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertencente a um determinado assunto ou pessoa. Eliminao Destruio de documentos destitudos de valor para guarda permanente. julgados

Espcie de documentos - Designao dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta, certido, decreto, edital, ofcio. relatrio, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa etc.

TERMINOLOGIA
Fundo 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes constitudas dos documentos provenientes de urna mesma fonte geradora de arquivo 2. principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de atividades, mantido o princpio da provenincia. Gnero de documentos - Designao dos documentos segundo o aspecto de sua formatao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos.

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TERMINOLOGIA
Guia - Instrumento de pesquisa destinado a orientao dos usurios no contexto da utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. ndice - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar a localizao no texto. Instrumento de pesquisa - Meio de disseminao e recuperao da informao pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias e inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia.

TERMINOLOGIA
Inventrio analtico - Instrumentos de pesquisa no quais as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e pormenorizadamente listadas. Inventrio sumrio - Instrumentos de pesquisa nos quais as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e brevemente descritas. Item documental - A materialmente indivisvel. menor unidade arquivstica

Lista de eliminao - Relao de documentos especficos a serem eliminados devidamente aprovados pela autoridade competente.

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TERMINOLOGIA
Notao - Elemento de identificao das unidades de arquivamento, constitudos de nmeros, letras, ou combinao de nmeros e.letras, que permite sua localizao. Processo - Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar um grupo de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente constitudo no decurso de uma ao administrativa ou judiciria O nmero de protocolo, o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente como o elemento de controle e arquivamento do processo.

TERMINOLOGIA
Protocolo - 1. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Provenincia - Principio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, em um fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Recolhimento Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes.

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TERMINOLOGIA
Repertrio - Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Seleo - Ver Avaliao. Srie - Designao dada s subdivises de um fundo, que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser subdivididas em subsries. Smbolo - Ver Notao.

TERMINOLOGIA
Tabela de equivalncia - Instrumento de pesquisa auxiliar, que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo. Tabela de temporalidade Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. Transferncia - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.

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TERMINOLOGIA
Tipo Documental - Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temticas, retratos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. Unidade de arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos, ou pacotilhas. Valor administrativo - Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.

TERMINOLOGIA
Valor fiscal - Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. Valor histrico - Ver Valor permanente. Valor informativo - Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio. Valor legal - Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito, ou seja, seu valor probatrio.

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TERMINOLOGIA
Valor permanente - Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Ver tambm Valor secundrio. Valor primrio - Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor secundrio - Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

TESTES

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Testes
Julgue os itens abaixo: 1) Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. (certo) 2) Ofcios impressos, fotografias de pistas classificados, quanto textuais, cartogrficos (errado) plantas de quadras residenciais e de circulao de veculos so ao gnero, como documentos e filmogrficos, respectivamente.

Testes
Julgue os itens abaixo: 3) O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. (certo) 4) O dossi um documento do gnero iconogrfico. (errado) 5) O processo de transferncia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. (certo)

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2 - O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes.

Gesto de documentos
A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91. o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3) .

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Gesto de documentos
A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Gesto de documentos
Objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produo, manuteno e destinao de documentos; administrao,

garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da tecnologia da informao, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

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Gesto de documentos
Fases da Gesto de Documentos 1 Fase (Produo): Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitandose a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo.

Gesto de documentos
Fases da Gesto de Documentos 2 Fase (Utilizao): Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

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Gesto de documentos
Fases da Gesto de Documentos 3 Fase (Avaliao e Destinao): Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Gesto de documentos
Diagnstico a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: a) instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, etc.); b) condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); c) condies de armazenamento;

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Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes como: d) estado de conservao do documento; e) espao fsico ocupado; f) volume documental; g) controle de emprstimos (freqncia de consultas); h) recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional);

Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes como: i) acesso informao; j) gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); l) arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); m) tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

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Gesto de documentos
Gesto de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e / ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao.

Gesto de documentos
Gesto de Documentos Correntes O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio. E os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

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Gesto de documentos
Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o custo extremamente alto. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao.

Gesto de documentos
Gesto de Documentos Intermedirios Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

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Gesto de documentos
Gesto de Documentos Intermedirios Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos.

Classificao e temporalidade
Avaliao de documentos o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

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Classificao e temporalidade
Vantagens da avaliao para a instituio possibilitar a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico; diminuir os gastos com recursos humanos e materiais, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; facilitar a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.

Classificao e temporalidade
Prazo de Guarda dos Documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais).

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Classificao e temporalidade
Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico. Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

Tabela de Temporalidade

Classificao e temporalidade

o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

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Classificao e temporalidade
Tabela de Temporalidade No h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria. Cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Classificao e temporalidade

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Testes

Testes
Julgue os itens abaixo: 1) A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. (certo) 2) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. (certo) 3) A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico. (certo) 4) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. (errado)

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Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 1998. PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. PRADO, HELOISA ALMEIDA. A Tcnica de Arquivar. Polgono Editora. So Paulo, 1988. Site: www.cespe.unb.br/concursos

Noes de Arquivologia II

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Tipos de Arquivos
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras: pblicos ou privados; a natureza dos documentos: especial ou especializado; aos estgios de sua evoluo: corrente, intermedirio e permanente; extenso de sua atuao: setorial e central.

Entidades mantenedoras
Arquivos pblicos So aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal.

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Entidades mantenedoras
Arquivos privados So aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Natureza dos documentos

Arquivos especiais So aqueles que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.

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Natureza dos documentos

Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.

Estgios de Evoluo
I) Arquivo de primeira idade ou corrente Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

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Estgios de Sua Evoluo

II) Arquivo de segunda idade ou intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser consultados freqentemente, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase.

Estgios de Evoluo
III) Arquivo de terceira idade ou permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva.

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Extenso de Atuao
Arquivos setoriais So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes.

Extenso de Atuao
Arquivos gerais ou centrais So os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles.

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Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: Eliminao: trata-se da destruio dos operacionalizao depender de seu volume. documentos cuja

Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico.

Testes

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Testes
Julgue os itens abaixo:

5) O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. (certo) 6) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. (errado) 7) O arquivo corrente constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente. (certo)

PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

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PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio Distribuio Controle - Movimentao

PROTOCOLO
Recebimento Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas.

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PROTOCOLO
Registro / Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

PROTOCOLO
Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados).

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PROTOCOLO
Classificao Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os documentos. destinatrios podero abrir estes

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.

PROTOCOLO
Expedio / Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

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PROTOCOLO
Controle da tramitao / Movimentao a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.

Arquivos correntes
Mtodos de arquivamento Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

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Arquivos correntes
Mtodos de arquivamento Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois sistemas: Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

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Mtodos de arquivamento Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: Bsico: alfabtico, numrico, etc. Padronizado: classificao decimal de Dewey (CDD), etc.

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Mtodos de arquivamento bsicos Sistema direto: mtodo alfabtico simples - organizado a partir de nomes; mtodo geogrfico - organizado pelo local;

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Mtodos de arquivamento bsicos Sistema indireto: mtodo numrico, o qual se divide em numrico simples (organizado por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organizado por data) ou dgito - terminal; mtodo ideogrfico - organizado pelo assunto do documento.

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Mtodo Alfabtico: o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. Regras de Alfabetao: o arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao.

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Regras de Alfabetao 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Arquivam-se: Miranda, Carmem Miranda, Fbio Miranda, Luciano

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Regras de Alfabetao 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos

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Regras de Alfabetao 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo 5. Os artigos e preposies no so considerados. Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Couto, Arnaldo do. Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos

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Regras de Alfabetao 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emerson (Coronel)

Arquivos correntes
Regras de Alfabetao 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf Observao: Della Via, Paolo Du Pont, Henry

ou

Pont, Henry Du Via, Paolo Della

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Regras de Alfabetao 9. Os nomes espanhis ou hispnicos so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo 10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam. Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

Arquivos correntes
Regras de Alfabetao 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A)

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Regras de Alfabetao 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3.) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

ARQUIVOS PERMANENTES
O arquivo permanente possui como principal atribuio a custdia e preservao dos documentos de guarda permanente encaminhados pelas diversas unidades da organizao. Para desempenhar com competncia o referido papel, o arquivo permanente desenvolve vrias rotinas e atividades que visam assegurar, independentemente do suporte, a integridade dos documentos que lhe so confiados.

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ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades do arquivo permanente: 1 - Higienizao dos documentos recebidos; 2 - Mudana de suporte; 3- Verificao de arquivos microfilmados; 4- Verificao de arquivos digitais e magnticos.

ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de preservao, compete ao arquivo permanente: A) Controlar o recebimento e emprstimo dos documentos, atravs de sistema informatizado; B) Implantar e executar processo de reproduo de documentos que tenham condies de manuseio;

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ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de preservao, compete ao arquivo permanente: C) Preparar exposies documentais; D) Prestar assessoria no trabalho de recuperao e resgate da memria institucional da organizao; E) Elaborar instrumentos de pesquisa, para divulgao do acervo e disseminao de informaes, em meio impresso e eletrnico.

Testes

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Testes
Julgue os itens abaixo: 8) Em um arquivo que contenha uma pasta para cada uma das cidades do estado de Roraima, se o mtodo adotado para a classificao das pastas for o alfabtico, deve-se observar a ordem alfabtica por cidades, havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta ser a primeira. (errado) 9) O mtodo alfabtico consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabtica, por nome, localidade ou assunto. (certo) 10) O mtodo alfabtico considerado um mtodo indireto de arquivamento por no dispensar o uso de ndice para localizar ou arquivar qualquer documento. (errado)

3 - Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

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Conservao e Preservao
O acesso e a preservao so duas funes vitais dos Centros de Documentao, mas muitas vezes so antagnicas. A primeira, entendida aqui como a possibilidade de consulta, como resultado da existncia de instrumentos de pesquisa, e a segunda, como um conjunto de atividades envolvendo o acondicionamento, o armazenamento, a conservao e a restaurao de documentos. Sendo assim, alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio.

Conservao e Preservao
A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento.

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Conservao e Preservao
Em outras palavras: - acondicionamento = embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. - armazenamento = guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhes so destinadas. - conservao = conjunto de procedimentos e medidas. destinadas a assegurar a proteo fsica dos documentos contra agentes de deteriorao. - restaurao = conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

Microfilmagem
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). Microfilme A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.

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Microfilmagem
Microfilme A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.

Microfilmagem
Microfilme Para organizar o arquivo de microfilmes h arquivos prprios. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice. Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo, um aparelho para a leitura dos microfilmes.

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Microfilmagem
Arquivo de microfilmes Benefcios para o uso da microfilmagem: - Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; - Reduo sensvel de espao; - Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;

Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem: - Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros; - Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; - Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

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Automao
A automao dos arquivos permite o desenvolvimento de mtodo simples e eficaz para o gerenciamento de arquivos. Atravs das inovaes da automao possvel decidir corretamente o que fazer com os arquivos, que tecnologias aplicar aos mesmos e ainda control-los de forma eficiente, rpida e segura, administrando e reduzindo os custos operacionais.

Automao
As principais vantagens da automao de arquivos so: a) controle eficiente das informaes; b) acesso rpido aos arquivos; c) liberao do espao fsico ocupado por papis e informaes inteis; d) controles voltados para a obteno de Certificados de Qualidade;

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Automao
As principais vantagens da automao de arquivos so: e) atendimento eficiente s demandas do cliente, fiscalizao, auditorias e outras; f ) automao dos arquivos utilizando tecnologia de ltima gerao; g) decises estratgicas sobre os arquivos.

Automao
Cumpre alertar para que no sejam cometidos os mesmos erros nesta nova era - a da informtica - pois no adianta apenas adquirir equipamentos sofisticados, softwares, desenvolver programas, sem que a informao esteja tratada tecnicamente e os documentos preservados. preciso levar em conta que tanto a microfilmagem como a informatizao so tcnicas que auxiliam e aperfeioam os servios, tornando-os mais rpidos, eficientes e seguros.

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Conservao e Preservao
Agentes exteriores que danificam os documentos Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.

Conservao e Preservao
Agentes exteriores que danificam os documentos Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.

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Conservao e Preservao
A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos).

Conservao e Preservao
Documentos em papel: - As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); - Manter as mos limpas ao manusear os documentos; - Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; - No utilizar fitas adesivas ( tipo durex e fitas crepes) e cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;

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Conservao e Preservao
Documentos em papel: - No escrever nos documentos; - No dobrar as pginas; - No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; - No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;

Conservao e Preservao
Documentos em papel: - Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; - Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; - Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; - Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.

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Conservao e Preservao
Fotografias: - Devem receber proteo individual de boa qualidade; - Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; - No forar a separao de uma fotografia da outra; - Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Conservao e Preservao
Diapositivos: - Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); - Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes.

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Conservao e Preservao
Microfilmes - Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; - Devem ser feitas duplicatas; - A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.

Conservao e Preservao
Disquetes e CD-ROM: - Usar os disquetes de boa qualidade; - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - Usar programas antivrus; - Proteger o CD contra arranhes e poeira.

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Conservao e Preservao
Caixas de arquivo: - Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; - Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou esferogrficas .

Conservao e Preservao
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.

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Teste
Julgue as afirmaes abaixo: 1) A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de otimizar e racionalizar a gesto documental. (certo) 2) Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar. (errado)

Teste
Julgue as afirmaes abaixo: 3) Com o objetivo de minimizar o rudo no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os documentos seja revestido com carpete. (errado) 4) Para registro da classificao de documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas. (errado)

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Teste
Julgue as afirmaes abaixo: 5) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de papel branco de tamanho A4 e cola plstica comum. (errado) 6) indicado o uso de fungicida como medida profiltica em documentos atacados por fungos. (errado) 7) Tanto funcionrios quanto usurios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. (certo)

Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 1998. PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. PRADO, HELOISA ALMEIDA. A Tcnica de Arquivar. Polgono Editora. So Paulo, 1988. Site: www.cespe.unb.br/concursos

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