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Brasil

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Automao de Processos
Mdulo I: Controle de Estoques

www.gs1brasil.org.br

Agenda
Brasil

Cenrio Brasileiro Objetivo, Problemas, Necessidades e Solues Padronizao, Automao e Integrao Automao do Controle de Estoques
Estoque: definio,viso e problemas O que automatizar no Controle de Estoques? Como se automatizar? Projeto de Automao Escolha do software e Matriz de Requisitos Fatores Crticos de Sucesso Benefcios da Automao

Tendncias
2006 GS1

Brasil

Cenrio Brasileiro

A presena das micro e pequenas empresas na economia brasileira

As micro e pequenas empresas (MPEs) respondem por 99% das empresas, 67% das ocupaes e 20% do PIB.
Fonte: SEBRAE-SP e SEBRAE-NA.2002
2006 GS1

Cenrio
Brasil

Em mdia h 30 empresas atuando no mesmo mercado/ segmento sendo que 83% operam no bairro e/ou no municpio. Mais de 54% das MPEs constataram o crescimento de produtos importados no mercado de atuao.
Fonte: SEBRAE-SP (pesquisa de campo).

A MPE est em um ambiente altamente competitivo

2006 GS1

Brasil

Objetivo

Um dos principais objetivos das empresas tornarem-se cada vez mais eficientes, reduzindo custos operacionais, propiciando ganho de competitividade frente ao mercado.

2006 GS1

Problemas
Brasil

Consolidar-se no mercado Falta de Padronizao, Integrao com parceiros comerciais Interpretar necessidades do Cliente Mensurar processos e resultados, Controles logsticos Informaes Incompletas e/ou Desorganizadas Falta de Recursos Tecnolgicos Capacitao ... entre outros

2006 GS1

Necessidades
Brasil

Padronizao (identificao e comunicao) Automao (Controles adequados) Integrao com parceiros comerciais para
conhecer melhor os clientes atravs de novos modelos de negcio (eCommerce)
2006 GS1

Necessidade de Padronizao
Brasil

Sistema GS1
Identificao Captura da informao Comunicao

2006 GS1

Sistema GS1
Brasil

Bases do Sistema GS1

Estruturas de Dados com Numeraes Exclusivas para identificao de Itens Comerciais e Logsticos, Locais, Ativos e Servios.

7898357410015

Suporte de Dados para representao em cdigos de barras, para automao do Fluxo Fsico. Mensagens Padronizadas para Troca Eletrnica de Dados - EDI e comrcio eletrnico.

EDI

2006 GS1

Hierarquia de Produtos - GTIN

Brasil

Item Comercial : Agrupamento Padro de 2 grupos de caixas 77898357417891

GTIN: Global Trade Item Number (Nmero Global de Item Comercial)

Item Comercial: Agrupamento Padro de 15 itens

17898357417899

Item Comercial: Agrupamento Padro de 4 caixas -

57898357417897

(Numerao GTIN -14)

Item Comercial = 1

7898357417892 (Numerao GTIN -13)

Importante definir as regras de identificao dos produtos em todos os nveis, e assim definindo a hierarquia entre item comercial e seus agrupamentos
2006 GS1

Nmero Global de Localizao

Brasil

Localizaes Legais Localiza Localizaes

* Empresas * Subsidirias

GLN

Localizaes Funcionais Localiza Localizaes

* Depto. de Contas a pagar * Depto. de Compras

Localizaes Fsicas Localiza Localizaes Fsicas

* Armazns * Lojas

2006 GS1

O que automao?
Brasil

Utilizao de Equipamentos e Softwares para auxiliar o gerenciamento dos negcios substituindo procedimentos manuais. Ferramentas automatizadas e/ou informatizadas que auxiliam no registro, controle e extrao de informaes dos processos de compra, venda e movimentao de produtos. Gesto eficiente dos processos administrativos e operacionais.
2006 GS1

O que estoque?
Brasil

Os estoques so acmulos de matrias-primas, insumos, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos pontos por todos os canais logsticos e de produo na empresa.
Ronald H. Ballou

2006 GS1

Controle de Estoque Viso Geral

Brasil

Fabricao Fabrica Estoques Compras

Almoxarifado

Vendas

2006 GS1

Controle de Estoques - Desafios

Brasil

Cumprir promessas de entrega

Espao de armazenagem adequado Obsolescncia dos itens em estoque Reduo de custos de materiais adquiridos Reduo de custos e perdas de estoque Bom relacionamento com usurios
2006 GS1

Indicadores
Brasil

Percentual de varejistas insatisfeitos com seus fornecedores:

Motivos:

30% Disponibilidade de Produtos 65% Consistncia do prazo de entrega 31% Tempo de ciclo do pedido
Fonte: Pesquisa Benchmark Servio ao Cliente Coppead 2002
2006 GS1

Vantagem Competitiva
Brasil

Automao Controle Estoques Gerenciamento Eficiente Vantagens Competitivas

Caractersticas internas e sustentveis que tornam a empresa mais competitiva frente aos concorrentes.
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Funcionalidades do Controle de Estoque

Brasil

Cadastro de produtos Recebimento de mercadorias Expedio de produtos Movimentao de produtos Administrao de mercadorias e custo Inventrio fsico Atualizao automtica de posio de estoque Hierarquia de produtos Devolues Nveis de estoque de segurana Freqncia de reposio Lista de Fornecedores Lista de preos Controle de Notas Fiscais etc.
2006 GS1

Controle de Estoque
Brasil

Fluxo de Entrada:
PEDIDO DE PEDIDO DE COMPRA COMPRA

FABRICA FABRICAO FABRICAO

Conferncia Nota Fiscal Conferncia Nota Fiscal Conferncia Fsica Conferncia Fsica

Baixa da Produo Baixa da Produo

Captura dos Dados Captura dos Dados

Entrada no Sistema Entrada no Sistema

Armazenagem Armazenagem

2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque:

1. Entrada de Produtos Fabricados: Fabricao Estoque

GTIN 1

GTIN 2

Produto

Condicionar Produtos em Unidades Logsticas

Armazenar Produtos
2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque: 1. Entrada de Produtos Fabricados:

Sistema Modelo de Gesto
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 1
Operao: Entrada em Estoque
Sistema Modelo de Gesto
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 1:
Operao: Entrada em Estoque

07898357410015 Refrigerante lata 120 un.

2006 GS1

Descr.:
GTIN 1: Descr.: Estoque : 07898357410015 Refrigerante lata 119 un.

Estoque:

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque :

2. Entrada de Unidades Log sticas

Recebimento

GTIN 2
Armazenar Produtos
Captura de dados: Unidades Logsticas
2006 GS1

Estoque

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque:

2. Entrada das Unidades Logsticas Log

Sistema Modelo de Gesto
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 2
Caixa com 40 latas
Sistema Modelo de Gesto
Controle de Estoque de Produtos

Operao: Entrada em Estoque

GTIN 1: Descr.: 17898357410012 Caixa Refrig.lata 03 caixas
2006 GS1

Operao: Entrada em Estoque

GTIN 2: Descr.: Estoque : 17898357410012 Caixa Refrig lata 02 caixas

Estoque:

Brasil

Informaes Complementares nas Unidades Logsticas

As Unidades Logsticas, quando necessitarem de informaes complementares (de rastreabilidade) como: lote, data de validade, n de srie, pedido, peso dimenses etc, devem ser identificadas com cdigo

GS1-128.
Flexibilidade e Diversidade de Informaes

(00)378983574100000016

GS1-128
2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Fluxo de Sada do Pedido:

PEDIDO PEDIDO DO DO CLIENTE CLIENTE

Informa Cliente Informa Cliente

No

Confirma Confirma Disponibilidade de Disponibilidade de Produto e custo Produto e custo

Sim Separao Fsica Separao Fsica

Baixa Automtica Baixa Automtica

Entrega Cliente Entrega Cliente

Nota Fiscal Nota Fiscal

Fechamento Pedido Fechamento Pedido

2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque:

2. Sa da do Produto Entrega / Cliente

PEDIDO PEDIDO DO DO CLIENTE CLIENTE

Fornecedor
Seleo Estoque

Embarque Separao

GTIN 2

GTIN 2

2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Automao do fluxo fsico de materiais no estoque:

2. Sada do Produto Sa
Caixa com 40 latas
Sistema Modelo de Gesto
Controle de Estoque de Produtos

Sistema Modelo de Gesto

Controle de Estoque de Produtos

Operao: Sada de Estoque

GTIN1: 07898357410015 Refrigerante lata 60 un.

Separao

Operao: Sada de Estoque

GTIN 1: Descr.: Estoque : 07898357410015 Refrigerante lata 100 un.

GTIN 2
GTIN 1

Descr.: Estoque:

Erros no controle de estoque so transferidos para outras etapas do processo!

2006 GS1

Controle de Estoques
Brasil

Cdigo Descrio
Descrio
Un. Un. Dz. Cx.

07898357410015 Refrigerante lata

Fiscal

Observaes
Qtde. 1 12 24

Unidade Despacho
Peso Bruto 0,5 6 12 Embalagem ... ... ...

Descrio Unidade Dzia Caixa

Registro Venda Caixa

de 3
2006 GS1

Controle de Estoques - Inventrio

Brasil

Inventrio: um sistema de controle da posio de estoque. A freqncia do processo determinada pela empresa.
Itens Unidade-grupo-famlia
Sistema Modelo de Gesto

Contagem Coletores de dados

Inventrio

Contagem de Estoque
GTIN : Descr.: 17898357410012 Cx Refigerante Lata 10 cxs

Contagem

Medir Acuracidade

Estoque :

2006 GS1

Automao do Fluxo Fsico e da Informao

Brasil

Gesto de Estoques
Sada de Caixa

Informao
Processamento

Entrada de caixa

Fornecedores

Compras de Materiais
Estoque de Matria prima

Montagem

Distribuio Clientes

Estoque em Processo

Estoque de Produtos finais

Fluxos Materiais e Servios

2006 GS1

Projeto de automao - Requisitos Bsicos

Brasil

Infra-estrutura Tecnolgica
Computador, scanners, impressoras de cdigo de barras, coletores Software de controle de estoque

Produtos e caixas codificadas

GTIN (GTIN -13...) ITF-14 (GTIN -14) GS1 -128 (AIs)

Identificao de fornecedores (GLN)

2006 GS1

Tecnologia na Gesto de Estoques

Brasil

Aplicaes: es - Revisar a posio de cada item; - Classificar itens (ABC); - Localizar a posio fsica de um item no almoxarifado; - Controlar lotes; - Emitir relatrios detalhados; - Realizar Inventrios; - Preparar notas fiscais para os clientes; - Efetuar comunicao com fornecedores para troca de documentos.
2006 GS1

Tecnologia na Gesto de Estoques

Brasil

Viso Abrangente: Abrangente - Regras diferenciadas para itens com caractersticas heterogneas; - Reduo do prazo de execuo de operaes como: registro de estoque, reposio, controle de resultados etc; - Ajuste do nvel do estoque mdio para que seja coerente com os objetivos econmicos da empresa.

2006 GS1

Projeto de Automao de Estoques

Brasil

Novos Projetos Operao Treinamento do Pessoal Converso dos procedimentos Testes e Ajustes Entrada de dados
Escolha de Software e Hardware

Estabelecimento de Metas Montagem do Projeto do Sistema Estudo

2006 GS1

Estudo de Viabilidade
Brasil

Estimativa:
Custo do novo sistema; Economias esperadas da nova aplicao em comparao com o sistema manual existente.

Anlise: lise
Procedimentos vigentes; Forma, procedncia e contedo dos dados a ingressar; Forma, procedncia, contedo e destino dos relatrios a emitir; Volume das informaes; Relao lgica entre os dados.
2006 GS1

Projeto
Brasil

Estrutura lgica do Sistema; Definir cadastro e registro; Programao e documentao; Desenho de formulrios e relatrios; Escolha dos dispositivos de armazenagem auxiliar (backup); Projeto das modalidades e restries de operao do sistema.
2006 GS1

Projeto do Sistema
Brasil

Critrios gerais do Sistema:

1) Controle por exceo; 2) Eliminao dos trabalhos burocrticos; 3) Mecanizao das decises rotineiras; 4) Avaliao dos requisitos de informaes para a tomada de decises; 5) Evitar criao de relatrios desnecessrios; 6) Velocidade no recebimento, processamento e distribuio das informaes; 7) Previso para expanso e refinamento do sistema.
2006 GS1

Estabelecimento de Metas
Brasil

Definio e Formalizao dos objetivos do projeto.

Exemplo de metas quantitativas para um projeto de automao:
Reduzir erros de inventrio para menos de 0,5% Expedir 95% pedidos dentro de 24 horas desde o recebimento do pedido Reduzir erros de expedio para menos de 0,3%

Fonte:Coppead Logstica Empresarial

2006 GS1

Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

ADEQUADO

Ganho do Negcio: Controle Velocidade Produtividade

Software
ERRADO
Perdas para o Negcio: Perda de tempo Perda de dinheiro Desmotivao da equipe
2006 GS1

Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Opes:
Desenvolvimento interno ou externo (software customizado) Pacote pronto (software de prateleira)

Processo de escolha do Software:

Empresa Desenvolvedor de software Atributos
2006 GS1

Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Empresa: Envolvimento da direo/ proprietrios essencial. Ter objetivos claros: . Que processo automatizar? . Onde a empresa quer chegar...

2006 GS1

Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Desenvolvedor de Software:
Analisar a solidez da empresa: experincia e clientes; Conferir certificaes e prmios; Evitar adquirir verso inicial; Definir qual a estrutura de hardware necessria e seu custo; Visitar empresas onde o software est em funcionamento; Definir condies comerciais claras (n de usurios, mdulos); Conhecer a estrutura de atendimento/ Suporte remoto; Conhecer a estrutura de treinamento; Verificar Sistema de Segurana.
2006 GS1

Exemplo: Matriz de Requisitos

Brasil FUNCIONALIDADES - GERAIS Software compatvel com o Banco de dados existente? Software regional ou globalizado? Suporta importao e exportao de dados? Permite o cadastro de empresas detentoras do prefixo GS1 (GLN)? Permite o cadastro de localizaes funcionais e fsicas? Permite a identificao de itens comerciais com medidas variveis? Permite a incluso de dimenses de produtos? Pode importar dados do TPNQ? Promove a interoperabilidade entre as empresas que utilizam o Cadastro de produtos? Integrao com outras aplicaes? Faz EDI? Mensagens
2006 GS1

ESPECIFICAES Oracle,Delphi,... Exportaes

ADERNCIA

PONTUAO

OBS

Prefixo GS1 -GLN Prefixo GS1-GLN

Importao de Cadastro

Exemplo: Matriz de Requisitos

Brasil FUNCIONALIDADES - ESTOQUES 1. Identificao de produtos ESPECIFICAES -Cadastro de GTINs -Gerar etiquetas ADERNCIA PONTUAO OBS

2. Identificaes Complementares de Unidades Logsticas 3. Leitura

-GS1-128 -Efetua leitura de Cdigo de barras.

4. Endereamento de Estoques 5. Requisies Automatizadas Ordens de reposio Manifesto de carga Faturas Ordens de entrega

6. Movimentao de estoques 7. Classificao ABC 8. Recebimento de Mercadorias

-Entrada, perdas e sadas -Entrada de notas fiscais -Devolues

2006 GS1

Exemplo: Matriz de Requisitos

Brasil FUNCIONALIDADES - ESTOQUES 9.Mtodos de previso de demanda ESPECIFICAES -Quantidade fixa - Perodo varivel - Variaes aleatrias - Tendncias: crescente / decrescente - Sazonalidade - Acompanhamento de erros de previso -Custo Mdio -PEPS -UEPS -Cadastro -Caixa -Contas a pagar ADERNCIA PONTUAO OBS

10. Avaliao Contbil do Estoque

11. Integrao com outros Mdulos

2006 GS1

Exemplo: Matriz de Requisitos

Brasil

FUNCIONALIDADES - ESTOQUES

ESPECIFICAES

ADERNCIA

PONTUAO

OBS

12. Relatrios

- Posio atual do estoque - Estoque Mnimo - Estoque obsoleto - Itens abaixo da quantidade mnima - Cadastro de Fornecedores - Tabela de preos - Entrada e Sadas do Perodo - Notas fiscais - Inventrios - Requisio de Materiais
2006 GS1

Custo Total

Escolha dos Equipamentos

Brasil

CUIDADOS

Idoneidade do fornecedor Assistncia tcnica Garantia Experincia na aplicao Anlise de Custos Adequao ao negcio Capacidade de expanso Adequado ao Sistema GS1 Integrao com aplicativos
2006 GS1

REQUISITOS

Escolha dos Equipamentos

Brasil

Leitores / Pistolas
Instrumento de leitura que captura a informao contida no cdigo de barras, cujo funcionamento baseia-se em um conjunto de luzes que refletem as barras claras e absorvem as escuras. Caracterstica: - Para aplicaes com pequeno volume.

CCD

LASER

2006 GS1

Escolha dos Equipamentos

Brasil

Coletores
Instrumento de coleta de dados atravs de leitura tica Caractersticas importantes: capacidade de memria varivel, utilizado em operaes logsticas. Pode transmitir dados instantaneamente via rdio freqncia. Para aplicaes de mdio e alto volume.

2006 GS1

Escolha dos Equipamentos

Brasil

Impressoras de Cdigo de Barras

Permite a criao de etiquetas com cdigo de barras, textos e logotipos.

2006 GS1

Entrada de Dados
Brasil

Criar Almoxarifados Cadastro de Fornecedores

Cadastro de Produtos

Cadastro de Unid.Logsticas

Cadastro de Lista de Preos Cadastro de Vendedores Cadastro de Clientes

ESTOQUE

2006 GS1

Implementao
Brasil

Preparao da entrada de dados; Operacionalizao das funes; Anlise da sada dos dados do sistema; Execuo de programas, testes e acerto; Treinamento dos usurios; Compra dos dispositivos de armazenagem secund rios.

2006 GS1

Automao das Funes Gerenciais

Brasil

Previso de Consumo: - Com base em estatsticas; - Com base em dados fornecidos pelo usurio . Parmetros de planejamento: - Periodicidade de reposio; - Clculo de quantidade de compra; - Clculo do estoque de segurana. Escolha dos Fornecedores Informes gerenciais das compras: - Relatrio de pontualidade de fornecedores; - Relatrios de recebimentos; - Posio de Contas a pagar.
2006 GS1

Automao das Funes Gerenciais

Brasil

Calendrio de Inventrios Rotativos Alertas Gerenciais Atividades Diversas : - rea logstica (localizao fsica, expedio); - Programao de produo; - Demanda dependente (rvore de montagem); - Controle de carteira de pedidos; - Desenvolvimento de novos fornecedores etc.
2006 GS1

Automao: Passo a Passo

Brasil

Gerenciamento Eficiente Relatrios Tratar a Informao Capturar dados Escolha da Soluo: Software e Hardware Gerar Cdigo de Barras Gerenciamento da Numerao Criao do GTIN - Prefixo GS1

2006 GS1

Fatores Crticos de Sucesso

Brasil

Converso do sistema de manual para automatizado:

1) Treinamento do pessoal envolvido em cada rea; 2) Plano de contingncia.

Checklist de consolida o do sistema (aps 6 meses): consolida (ap

1) 2) 3) 4) 5) Os procedimentos esto funcionando? O pessoal tem dificuldades com os novos formulrios, relatrios etc.? Os controles so efetivos em relao ao seu custo / benefcio? As economias previstas esto sendo obtidas? O sistema est realizando tudo o que foi definido nas especificaes originais? 6) Todos os usurios esto satisfeitos com o novo sistema?
2006 GS1

Fatores Crticos de Sucesso

Brasil

Soluo Adequada ao Negcio

Software Equipamentos Infra-Estrutura

Capacitao dos Usurios

Treinamento Contnuo

Manuteno
Aplicativo Equipamentos
2006 GS1

Benefcios da Automao
Brasil

Melhor conhecimento do Negcio; Operaes Confiveis; Informaes mais rpidas, completas e organizadas; Auxlio na tomada de deciso e aes corretivas; Reduo de Custos; Reduo nas perdas por obsolescncia ou produtos imprprios para o consumo;

2006 GS1

Benefcios da Automao
Brasil

Padronizao e manuteno de procedimentos; Base para integrao com parceiros comerciais; Melhor posicionamento em relao ao cliente pela melhor disponibilidade de produtos; Produtos de melhor qualidade; Melhor aproveitamento de reas fsicas.

2006 GS1

Indicadores de Desempenho
Brasil

Indicadores mtricos que so teis na medio do desempenho da empresa e para o processo de Benchmarking.

2006 GS1

Brasil

Indicadores de Desempenho Gesto de Processos

Anlise Individual
Participao Esperada de Mercado

Nvel de Servio/Entrega Completa Entrega no Prazo Estoque Ruptura de Gndola

Anlise Integrada na Cadeia Tempo de Ciclo de pedido Custo de Distribuio Acuracidade da Nota Fiscal Acuracidade do Pedido de Compra

GTIN SSCC EANCOM Alinhamento de Dados TPNQ

Sistema GS1

2006 GS1

Requisitos para Integrao

Brasil

Integrao na Cadeia de Suprimentos

Sincronizao de Dados Alinhamento de Dados

Processos

Mensagens de Negcios Padronizadas

Padres

Banco de Dados com Chaves Globais : GTIN,GLN,SSCC ...

2006 GS1

Integrao
Brasil

INFORMAES IMPORTANTES
GTIN dos produtos e suas descries, Famlias de agrupamentos; Caractersticas fsicas das embalagens, paletes; Relatrio de estoque; Demanda de produtos; Informaes de preos e prazos de entrega; Outras informaes acordadas entre partes.

2006 GS1

Integrao da Cadeia de Suprimentos

Brasil

EDI INFORMAES
Fornecedor Operador Produtor Logstico Transportador Varejista Consumidor

FLUXO FSICO

2006 GS1

EDI Troca Eletrnica de Dados

Brasil

Sistema de Compra Pedido

Software de Ponta

Documento Eletrnico Sistema de Faturamento

Software de Ponta

Pedido
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Tendncias - Rdio Freqncia

Brasil

Identificao por Radiofreqncia RFID

Radio Frequency IDentifier

Identificao atravs micro-chips com pequenas antenas que enviam as informaes atravs de ondas de rdio. Eliminao da Manipulao de Produtos para identific-los No h necessidade visualizao do chip ou do cdigo
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Rdio Freqncia
Brasil

Esta caracterstica permite explorar novas formas de leitura dos dados armazenados
Aplicado em: Armazm pontos de transio Check out Gndolas reas de Promoo

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Brasil Brasil

Contato
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