Professional Documents
Culture Documents
2009 Structura organizatorica e formata din : structura operationala structura functionala Cand vorbim despre structura operational, ne referim la aspectele ce privesc totalitatea activitatilor ce asigura conceperea unui serviciu public si furnizarea acestuia.Structura de organizare reprezinta rezultatul organizarii unei entitati juridice , felul in care partile acestui ansamblu sunt correlate intre ele , sunt asezate intr-o anumita ordine.Partile structurii de organizare sunt elemental umane. Circuitele de informare Ansamblul mijloacelor materiale Notiunea de corelare se refera la pozitii, la legaturi stabilite la nivelurile diferitelor parti ale organizatiei care se interconditioneaza. Definitia structurii de organizare poate fi evidentiata din perspectiva a trei abordari: abordare functional care se refera la functiile organizatiei o abordare a autoritatii prin care sunt definite centrii decizionali o abordare a legaturilor prin care sunt stabilite legaturile la acelasi nivel ierarhic sau la niveluri diferite Obiectul final al structurii de organizare este reprezentat de utilizarea optima a resursei umane.Aceasta evidentiaza trei aspecte: Aspectul economic care presupune identificarea sarcinilor si atributiilor postului respectiv, determinarea capacitatilor si a calitatilor umane ale ocupantului postului .Creeaza conditiile valorificarii corelatiilor intre atributii si sarcini si a celor intre calitati si capacitate. Aspectul social consta in satisfacerea nevoilor angajatilor , motivarea acestora si asigurarea unui statut social. Aspectul informational se refera la circuitul informatiilor si al deciziilor in timp real fara a deforma realitatea, cu scopul realizarii obiectivelor organizatiei. Structura organizatorica poate fi interpretata din punct de vedere al : staticii organizatiei dinamicii acesteia In acceptiunea statica, prin structura de organizare se urmareste precizarea elementelor componente , precizarea atributiilor fiecarui compartiment de munca si a ansamblului acesteia. Acceptiunea dinamica a structurii de organizare porneste de la definirea procedurilor si strategiilor necesare realizarii obiectivelor organizatiei.Promovarea dimensiunii dinamice a unei organizatii publice presupune trecerea de la structurile organizatorice rigide pe perioade indelungate de timp, insensibile la schimbarile mediului, la modificarile factorilor , la structure flexibile adaptate si adaptabile la conditiile concrete ale sistemului.
ORGANIGRAMA reprezinta descrierea grafica, simplificata a structurii de organizare.Organigrama este un desen.Ea nu trebui confundata cu structura de organizare deoarece in continutul organigramei sunt prezentate functiile de conducere, compartimentele de munca si legaturile ierarhice. Postul reprezinta suma atributiilor omogene din punct de vedere al naturii si complexitatii muncii, stabilite in mod regulat si organizat.Postul este descris prin urmatoarele elemente: Rol Sarcini Autoritatea reprezinta dreptul de a dispune executarea unei sarcini, atributii al ocupantului postului respectiv. Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini anumite sarcini si atributii si de a realiza obiectivele stabilite. Legaturi Compartimentele de munca sau organismele reprezinta grupuri inchegate de oameni reunite sub aceeasi autoritate ierarhica si care au sarcini si atributii cu caracter permanent bine precizate. Clasificarea compartimentelor de munca se poate realiza dupa urmatoarele criterii: Dupa marime: simple complexe Dupa legaturi : compartimente ierarhice, de stat major compartimente functionale O componenta ce sprijina realizarea activitatilor este munca.Ea este descrisa prin operatii , sarcini, atributii, legaturi si activitate.Este specifica ocupantului postului. Legaturile ierarhice reprezinta sistemul de relatii bi si multilaterale concepute sa asigure functionalitatea si eficienta structurii de organizare.Legaturile ierarhice in functie de tipologia compartimentelor de munca pot fi clasificate in : legaturi ierarhice de autoritate legaturi functionale legaturi de consultare sau de stat major. Din punct de vedere al regelemtarilor,legaturile ierarhice pot fi : formale neformale In realizarea legaturilor ierarhice, pot aparea fenomene perturbatoare ce influenteaza legaturile structurale.Acestea sunt fenomen de scurt circuitare in care se intalnesc legaturi de subordonare si de lucru intre doua niveluri ierarhice care nu sunt succesive sau fenomenul de pasarela prin care sunt transformate legaturile functionale in legaturi ierarhice. Nivelurile ierarhice semnifica treptele de autoritate ierarhica ce separa conducerea de executie.Nivelul ierarhic evidentiaza cele doua subsisteme :subsistemul condus si subsistemul de conducere.Prin extrapolare, subsistemul condus este asimilat functiilor de executie, iar cel de conducere functiilor de conducere.Linia sau filiera ierarhica reprezinta canalul prin care circula informatiile si deciziile in interiorul organizatiei. 2
Rangul ierarhic este diferit de nivelul ierarhic si reflecta importanta unui compartiment sau a unei functii de conducere in interiorul organizatiei publice in raport cu alte compartimente sau alte functii. Ponderea ierarhica este reprezentata de raportul dintre functiile de executie si functiile de conducere.Ea se diferentiaza pe orizontala organizatiei si pe verticala acesteia in functie de complexitate, de grad de repetivitate a activitatilor, dificultatea muncii si caracterul special al muncii. Organizatiile publice dupa natura legaturilor stabilite la nivelul acestora, pot fi clasificate in : organizatii cu structura functionala sau de tip functional si acest tip de organizatie este caracteristic persoanelor juridice cu un numar minim de angajati, pot fi organizatii de tip stat major si acestea au intre 50 si 200 de angajati, pot fi organizatii ce au structura de organizare ierarhica prin functiune si acestea sunt organizatiile reprezentate de o structura aplatizata cu o birocratie redusa si cu un numar minim de angajati. Organizatia cu structura mixta cu compartiment de stat major de tip organizatie birocratica. Etapele de elaborare a unei structuri de organizare: Definirea misiunii unei persoane juridice reprezinta premisa dezvoltarii obiectivelor generale ale acesteia si ale definirii si ale identificarii obiectivelor specifice. Studierea persoanei juridice ( organizatiei publice) si a caracteristicilor sale presupune evidentierea caracteristicilor organizatiei publice , identificarea domeniului de activitate si a politicii publice din care face parte activitatea organizatiei respective .Se stabileste marimea organizatiei si gradul de dispersare a resurselor materiale la nivelul compartimentelor de munca existente.Aceasta etapa analizeaza informatiile disponibile referitoare la starea, evolutia si perspectiva organizatiei publice la nivelul etapei de dezvoltare al politicii publice respective.De asemenea, se realizeaza analiza informatiilor ce definesc perspectivele dezvoltarii organizatiei in viitorul apropiat.Prima etapa ofera indiciul asupra structurii de organizare identificandu-se tipul de structura. Analiza obiectivelor si a perspectivei de dezvoltare presupune evidentierea obiectivelor si definirea cantitativa a acestora.De asemenea, evidentierea previzibila a obiectivelor organizatiei.Aceasta etapa are la baza studierea seriilor dinamice de date ce reprezinta evolutia in perspectiva a organizatiei publice.Scopul acestei etape este acela de a completa prima imagine privind structura de organizare. Determinarea activitatilor care se regasesc la nivelul organizatiei in momentul analizei presupune corelarea activitarilor a obiectivelor cu activitatile organizatiei publice identificate la nivelul compartimentelor de munca.In cadrul acestei etape, realizam individualizarea informatiilor principale pe activitatile specifice fiecarui compartiment de munca.Aceasta etapa permite formarea unei conceptii privind constituirea compartimentelor de munca din etapa iniatiala . Stabilirea continutului activitatilor, determinarea sarcinilor, a atributiilor si a lucrarilor pe fiecare activitate are in vedere nominalizarea sarcinilor, a atributiilor , a lucrarilor si a periodicitatii acesteia.La nivelul acestei etape, se realizeaza o analiza specifica modului de circulatie a informatiei, se elaboreaza o diagrama a viitoarei circulatii a informatiei si se urmareste retionalizarea informatiilor.Completeaza procedura de formare a unei conceptii privind definirea compartimentelor de munca , tinand seama de conditiile fiecarei organizatii. 3
Determinarea volumului de munca necesar pentru fiecare activitate presupune stabilirea factorilor care influenteaza complexitatea si volumul lucrarilor si ale sarcinilor.Aceasta etapa analizeaza o corelatie a circulatiei informatiilor pentru realizarea eficienta a volumului de munca determinat.La nivelul acestei etape sunt proiectate compartimentele de munca. Constituirea compartimentelor de munca se refera la folosirea criteriilor si elementelor metodologice de constituire a compartimentelor de munca.La nivelul acestei etape, este stabilita tipologia informatiilor pe centri decizionali, evidentiindu-se astfel nivelurile ierarhice ale organizatiei.Aceasta etapa contribuie la definitivarea compartimentelor de munca, completand informatiile anterioare cu cele reprezentate de proces decizional si centri decizionali. Individualizarea functiilor si gruparea compartimentelor pe functii consta in utilizarea principiilor organizatiei, a celor de definire a structurii organizatorice in delimitarea structurilor de organizare.In cadrul acestei etape se stabilesc legaturile intre formatiunile de lucru, se procedeaza la rationalizarea evidentelor si se contureaza structura de organizare. Definirea structurii de organizare are in vedere elaborarea organigramei si a regulamentului de organizare si functionare, definirea diagramelor de relatii, continutul acestora, periodicitatea dezvoltarii acestora si finalitatea acestei etape care inseamna si finalitatea procesului de organizare, definitivarea variantei structurii de organizare in conformnitate cu informatiile pe care le are in momentul analizei respective.
REGULAMENTUL DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE Reprezinta un instrument managerial, de conducere care detaliaza structura de organizare si cuprinde descrierea sarcinilor, atributiilor, responsabilitatilor si autoritatii pentru conducerea organizatiei si a compartimentelor de munca.Exista o structura cadru a regulamentului de organizare si functionare in care sunt evidentiate in partea I organizarea institutiei publice si in care vom regasi informatii privind elementele generale de descriere a institutiei publice( infiintare, statut,subordonarea). Structura de organizare ( compartimentele de munca, consiliile si comisiile de specialitate, structuri institutionale subordonate acesteia si organigrama). Partea a II a se numeste atributii, in care exista un capitol distinct in care exista atributii si domenii de activitate si atributiile ale compartimentelor de munca. Partea a III a conducerea organizatiei, management- formele de conducere, atributiile, competentele, responsabilitatile.Conducerea executiva in care regasim atributii, competente, responsabilitati si alt capitol in care regasim conducerea compartimentelor de munca la diferite niveluri ierarhice. Partea a IV a se numeste dispozitii finale in crae vom regasi aspecte privind modul de aprobare si modificare a regulamentului de organizare si functionare si modalitatea de actualizare a acestuia. In regulamentul de organizare si functionare sunt specificate si aspecte ale regulamentului de organizare interioara.Marea majoritatea a organizatiilor publice au un regulament propriu de organizare interioara.
FISA POSTULUI Cuprinde descrierea celor mai importante elemente de caracterizare a unui anumit post la care se raporteaza ocupantii respectivi.In fisa postului, sunt descrise urmatoarele elemente: Postul Pozitia sau marca Compartimentul Cerintele postului( STUDII, VECHIME) Relatiile ierarhice de subordonare sau de coordonare, functionare, de colaborare, de reprezentare Atributiile, sarcinile si lucrarile ocupantului postului respectiv Limitele de competenta in sensul daca ia decizii,daca da aprobari, daca da avizari sau daca face propuneri Responsabilitatile unde se mentioneaza daca ocupantul face parte din comitete sau comisii Data intocmirii fisei postului, semnaturile oocupantului si ale sefului direct al pozitiei respective. STATUL DE FUNCTIUNI Se regasesc ca si pozitionare de a le emite, aproba, dezvolta la compartimentul de munca personal, iar dimesiunea financiara se gaseste la compatibilitate.