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Definicion de Documentos Administrativos

Definicion de Documentos Administrativos

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03/02/2014

 
TEMA 12LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
 
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAJUNTA DE ANDALUCÍA. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. LASCOPIAS DE DOCUMENTOS. EL DESGLOSE DE LOS DOCUMENTOSORIGINALES. LA FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES. EL ARCHIVO DELOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. EL ACCESO A LOSDOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS LIMITACIONES Y FORMAS DEACCESO.
1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAJUNTA DE ANDALUCÍALa regulación normativa de los documentos administrativos la podemos encontrarrecogida en las siguientes normas:-
 
Ley 30/1992, 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las AdministracionesPúblicas y del Procedimiento Administrativo Común.-
 
Decreto 204/1995, 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativaspara los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos.1.1.CONCEPTO Y FUNCIONESLos documentos administrativos se definen como el soporte material por el que sematerializan los actos1[1] administrativos.Cumple por tanto dos
funciones
; por un lado es un instrumento de constatación quepermite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es uninstrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la1
[1]
Un acto administrativo es cualquier declaración de conocimiento, voluntad o deseoemitida por un órgano o unidad administrativa con arreglo al Derecho Administrativo.
 
traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración(notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadaso personas jurídicas naturales.1.2. CARACTERÍSTICASSe pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documentopueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:-
 
Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.-
 
Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todoslos documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,las alegaciones o los recursos y reclamaciones.-
 
Su emisión es válida.1.3. CLASESLos documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellosemitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son losúnicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo queanalizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de undocumento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia olos certificado administrativo.Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en lossiguientes grupos, según distintos puntos de vista:-
 
Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientosadministrativos.-
 
Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos.-
 
Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notasinteriores.
 
-
 
Documentos de constancia: actas y certificados.-
 
Documentos de juicio: informes-
 
Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)-
 
Documentos dictados en el marco de un procedimiento administrativoSe pueden clasificar asimismo en:-
 
Documentos administrativos de iniciación.-
 
Documentos administrativos de instrucción.-
 
Documentos administrativos de terminación.
1.3.1. Documentos de iniciación
Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciación:
Acuerdo de iniciación del procedimiento
Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.
Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud
Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que lasolicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos losdocumentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica estaincidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que delo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando sutramitación.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud

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