BAB IV ANALISIS SISTEM

4.1

Analisis Sistem Yang Ada Adapun hasil dari analisis yang telah dilakukan selama dalam kurun waktu 1

bulan, maka dapat disimpulkan dan digamabrkan sistem yang sedang berjalan pada Apotek Sariasih saat ini dijelaskan pada sub sub bab berikut : 4.1.1 Business Users

Business Users yang ada yaitu Pemilik Apotek memesan barang dari berbagai suplier, ataupun suplier datang untuk menawarkan produk mereka untuk dijual di Apotek tersebut, barang yang dipesan tersebut didata dan disimpan digudang.dalam penyimpananya barang dibagi atas 2,yaitu barang yang dijual bebas dan barang yang dibeli konsumen dengan resep dokter.barang yang berada digudang sebagian diambil untuk dijual kembali oleh karyawan bagian penjualan di Apotek tersebut.User yang berinteraksi dalam proses yang ada adalah : a. b. c. Pimpinan Apotek. Karyawan Apotek Sariasih. Masyarakat Sekitar sebagai konsumen Apotek Sariasih. Analisis Jabatan Tujuan dari analisis jabatan pada Apotek Sariasih tersebut adalah untuk mengetahui tingkatan tingkatan kerja pada Apotik sariasih., dari Anlisis jabatan yang telah dilakukan maka terdapat jabatan jabatan yang mempunyai fungsi tertentu dalam proses kerjanya, jabatan tersebut adalah Pimpinan Apotek,Apoteker dan Asisten Apoteker, Karyawan pada bagian penjualan yang berjumlah 2 orang.

4.1.2

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-1

BAB IV ANALISIS SISTEM

4.1.2.1 Analisis Uraian Tugas 1. Dalam organisasi Pimpinan Apotek mempunyai tugas sebagai berikut : a) Mengawasi aktivitas- aktivitas dalam apotek, dalam arti lain bahwa pimpinan wajib mengawasi kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh karyawannya. b) Mengatur jalannya kegiatan perdagangan, baik itu pembelian atau penjualan barang. c) Memeriksa hasil pembukuan yang dilaksanakan setahun sekali d) Memanage kegiatan apotek sebaik mungkin. Adapaun syarat syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang Pimpinan Apotek adalah : a) Memahami alur kerja Apotek b) Dapat memanage bawahan dengan baik dan benar c) Dapat memanage kegiatan kegiatan diapotek yang dapat berdampak pada perkembangan Apotek tersebut d) Bertanggung jawab Jika Apotek tersebut mengimplentasikan sistem yang terkomputerisasi maka pimpinan apotek minimal harus sudah terbiasa menjalankan sistem Operasi. Dari analisis yang dilakukan terhadap kualifikasi yang dilakukan terhadap pimpinan apotek tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa jika Apotek tersebut memakai sistem yang terkomputerisasi maka Pimpinan apotek tersebut telah memenuhi kriteria untuk dapat menjalankan Sistem Informasi Apotek Apotek Sariasih. Adapun fungsi Pimpinan Apotek dalam Sistem yang akan dibangun adalah mengelola data karyawan, user dan memantau stok barang

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-2

BAB IV ANALISIS SISTEM

2. Karyawan mempunyai tugas sebagai berikut : Dalam orgasnisasi tugas karyawan adalah sebagai berikut : a) Mencatat pembelian barang kedalam buku pembelian. b) Mencatat penjualan barang kedalam buku penerimaan kas c) Membuat laporan keuangan dalam betuk pembukuan yang terdiri dari buku pembelian, buku penerimaan kas, dan buku pengeluaran kas. d) Menyiapkan kuitansi- kuitansi, khususnya kuitansi pengeluaran kas, sebagai bukti dari pembelian barang. e) Memberikan laporan mengenai persediaan obat di gudang yang masih ada f) Mencatat stok obat di gudang yang telah habis g) Memberikan laporan megenai batas kadaluarsa obat obatan, apakah obat tersebut masih bisa digunakan atau tidak. Dari analisis yang dilakukan terhadap karyawan Apotik Sariasih,maka daopat ditarik kesimpulan bahwa karyawan apotik sariasih mampu dan memeuhi persyaratan jika Apotik tersebut menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Adapun fungsi karyawan di dalam sistem yang akan dibangun adalah a) Mengelola data obat b) Mengelola data suplier c) Mengelola pembelian dan penjualan d) mencetak laporan untuk selanjutnya diserahkan kepada pimpinan 3. Masyarakat sebagai konsumen Fungsi Masyarakat sebagai konsumen di dalam Sistem Informasi yang dibangun adalah Sebagai User yang hanya dapat mengakses pencarian data data obat yang ada.

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-3

BAB IV ANALISIS SISTEM

4.1.3

Proses Bisnis Pada laporan ini akan di gunakan UML untuk menjelaskan aliran proses

bisnis yang ada pada Apotek tersebut. Yang merupakan bagan aliran dari dokumen yang dapat menunjukkan arus dari laporan yang akan dibuat.adapun alir berkas pemesanan barang dapat ditunjukan pada gambar berikut :

Pemesanan
Pimpinan Bagian Gudang Suplier

Mulai

Cek Barang

Ya

Jumlah memenuhi ? Tidak Buat Form Pemesanan

Form Pemesanan

Form Pemesanan

Penanda tanganan

Form Pemesanan ditandatangani

Form Pemesanan ditandatangani

Selesai

Gambar 4.1 Proses Bisnis Pemesanan barang baru

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-4

BAB IV ANALISIS SISTEM

Pada proses penjulan kepada konsumen, maka karyawan bagian gudang akan mengecek stok barang terlebih dahulu.hal ini dapat digamabrkan pada alir data sebagai berikut :

Penjualan
Konsumen Bagian Penjualan Bagian Gudang

Mulai

Pesan Barang

Form Pesan Pembelian

Form Pesan Pembelian

Form Pesan Pembelian

Pengecekan

Tidak

Tersedia ?

Ya

Beri Informasi

Beri Informasi

Informasi stok tidak mencukupi

Informasi stok tidak mencukupi

Informasi stok tidak mencukupi

Informasi stok tersedia

Informasi stok tersedia

Proses Penjualan

Faktur Transaksi

Faktur Transaksi

Selesai

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-5

BAB IV ANALISIS SISTEM

Gambar 4.2 Proses Bisnis Penjualan

4.1.3.1 Proses Pencatatan Gambaran tahapan kegiatan pemesanan, penyimpanan dan penjualan barang ke konsumen adalah sebagai berikut : 1. Pimpinan Apotek memesan Obat yang akan dijual kepada suplier,jika ada barang dengan merk yang baru maka Apoteker menganalisi kelayakan Obat tersebut untuk dijual di Apotek tersebut. 2. 3. Petugas mencatat barang barang yang dikirim oleh suplier untuk disimpan digudang lalu meyalurkanya ke konsumen yang membeli barang tersebut. Petugas mencatat total penjualan tiap harinya untuk diserahkan kepada pimpinan supaya pimpinan dapat membantu dalam mengambil keputusan untuk memesan barang. 4. Petugas mencatat barang barang yang telah kadaluarsa untuk diserahkan ke Apoteker. 4.1.3.2 Bukti Transaksi dan Pembuatan Dokumen Bukti bukti transaksi dicatat dalam suatu buku. trasnsaksi yang dicatat adalah barang yang dikirim oleh suplier yang berisi data data pembelian.bukti transaksi lainya adalah penjualan kepada konsumen.dari transaksi tersebut maka di buatlah pembukuan ( tutup obat ) yang dilakukan setahun sekali, pada pembukuan tersebut dapat dihitung laba Apotek tersebut. Bukti transaksi tersebut antara lain adalah : 1) Form pemesanan barang 2) Form Form penerimaan barang 3) Form barang retur 4) Penjualan

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-6

BAB IV ANALISIS SISTEM

4.1.3.2 Laporan Laporan-laporan yang telah dianalisa kemudian diserahkan Pimpinan adalah sebagai berikut : 1) Barang masuk 2) Barang keluar 3) Laporan retur 4) Laporan barang kadaluarsa 5) Laporan stok barang di gudang secara umum 6) Laporan Stok Minimum/Kritis Gudang 4.1.3.4 Pengkodean Apotik sariasih meberikan pengkodean berdasarkan huruf, yang diurut agar memudahkan karyawan dalam melakukan pengecekan ataupun pencarian data Obat.Pengkodeanpun dilakukan untuk membedakan antara Obat yang dijual bebas kepada masyarakat ataupun Obat yang harus dibeli melalui resep Dokter terlebih dahulu. 4.1.4 habis. Barang barang yang tidak sesuai pesanan dikembalikan kepada Pengecekan barang yang kadaluarsa dilakukan setahun suplier,dan dapat diganti dengan barang pesanan awal. sekali.barang yang kadaluarsa diserahkan kepada Apoteker untuk didata dan dimusnahkan. 4.1.4.1 Keamanan Data Proses yang dilakukan untuk menjaga keamanan data yang ada pada Apotek tersebut yaitu dengan cara memberikan hak akses hanya pada orang tertentu untuk mencatat barang digudang dan melakukan pengambilan barang digudang. Aturan Bisnis Untuk obat obat tertentu hanya dijual hanya dengan resep dokter Pemesanan barang dilakukan jika jumlah stok digudang hampir

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-7

BAB IV ANALISIS SISTEM

4.1.4.2 Validasi Data Validasi data yang ada pada form barang adalah sebagai berikut
Table 4.1 Validasi Data barang Nama atribut No Nama Jumlah Tanggal kirim Taggal terima Nama suplier Keterangan Unique

Data data barang yang diterima dicek terlebih dahulu untuk sebelumnya disetujui oleh pimpinan Apotek. Validasi data yang ada pada Data Obat yang kadaluarsa adalah sebagai berikut :
Table 4.2 Validasi Data Barang yang kadaluarsa Nama atribut No Nama Jumlah Tanggal pembuatan Taggal kadaluarsa Keterangan Unique

Data obat yang kadaluarsa diberikan kepada apoteker untuk selanjutnya ditindak lanjuti atas tanggung jawab apoteker. 4.1.5 Masalah Bisnis dan Solusinya
Solusi Tersedianya sistem yang dapat membantu petugas dalam proses pencatatan
Penyajian Laporan yang lambat

Tabel 4.3 masalah bisnis dan solusi Masalah Penyebab kekeliruan dalam pencatatan Human Error dan pelaporan

data-data

pada

Human laporan

error,

Apotek tersebut. Kelalaian Tersedianya sistem dapat

informasi membantu

pegawai dalam membuat yang

pembuatan laporan secara cepat

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-8

BAB IV ANALISIS SISTEM

Keamanan data kurang terjaga

dan akurat Tidak ada batasan dalam Memberi

batasan

dalam yang dalam

mengakses data. pengaksesan data. . Kesulitan dalam hal pencarian Data data yagn ada tidak Tersedianya sistem obat tersusun secara rapi. - Human Error memudahkan petugas proses pencarian data obat.

4.1.6

Alat Bisnis Proses pecatatan yang ada pada Apotek masih manual, Belum adanya data-

data yang disimpan dalam komputer. 4.1.7 Rencana Bisnis Rencana bisnis yang akan dilakukan adalah dengan membuat suatu sistem informasi Apotek, agar dapat membantu petugas dalam mengelola data-data yang berhubungan dengan Apotek, seperti pengelolaan data obat, peghitungan kapan untuk melakukan pemesanan barang, transaksi jual beli, Pelaporan barang yang kadaluarsa serta perhitungan Laba yang didapat. 4.2 Analisis Teori 4.2.1 Komponen Sistem Informasi Pengolahan data yang ada pada Apotek Sariasih saat ini masih dilakukan secara manual, maka komponen sistem informasi yang ada adalah berupa data data obat, pembelian, data penjualan yang dicatat pada suatu buku.pencatatan dilkukan oleh Pegawai.adi dapat digolongkan hanya kepada data dan brinware saja.

4.2.2 Klasifikasi Sistem Informasi Karena semua proses dilakukan secara manula, maka system informasi Apotek Sariasih yang ada pada saat ini digolongkan pada tingkatan Sistem

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-9

BAB IV ANALISIS SISTEM

Informasi Mangement ( SIM ) yang mana pada tingkatan ini, data data yang ada hanya dicatat pada suatu buku catatan yang pada suatu saat diolah lagi secara manual agar data tersebut menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 4.2.3 Model Proses Dari perbandingan antara pemodelan proses Waterfall dan Prototype, maka model pengembangan yang dimabil adalah model waterfall, karna pada model ini, dapat mengembangkan aplikasi secara bertahap dan teratur, jadi resiko kegagalan dapat diperkecil. 4.2.4 Inventori pada Apotek Sariasih Sistem Inventori yang ada pada apotek sariasih merupakan item inventori yang sangat sederhana, dimana barang yang dating dari supplier langsung disimpan digudang melalui proses pencatatan.proses tersebut dapat digambrkan sebagai berikut :

Suplier

Gudang Apotek Sariasih

Penjualan

Gambar 4.3 alur barang Apotek Sariasih

prosedur prosedur dalam perawatan barang digudang telah dilakukan, dimana hal ini dibuktkan dengan adanya proses pengecekan barang digudang dalam jangka waktu tertentu, namun pada proses keamanan data apotek sariasih dirasakan perlu adanya hak akses dalam pengolahan data, karna pada saat ini, data data yang ada dapat diakses oleh siapa saja tanpa ada batasan hak akses, jadi dimungkinkan saja dapat terjadi kesalahan kesalahan yang ditimbulkan dari poin ini. adapaun kebijakan kebijakan dalam pemesanan barang sudah sesuai dengan teori pergudangan yang dijelaskan sebelumnya,

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-10

BAB IV ANALISIS SISTEM

yaitu dengan adanya stok kritis suatu barang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pemesanan barang.

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA

IV-11