Komunikacija i vidljivost

Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Travanj 2008

Travanj 2008.

Sredinji dravni ured za razvojnu strategiju i koordinaciju fondova EU Ova publikacija je izdana uz financijsku pomo Europske Unije

IZDAVA:

NAKLADA:
1500 komada

978-953-7443-06-1 CIP zapis dostupan u raunalnom katalogu Nacionalne i sveuiline knjinice u Zagrebu pod brojem 675403.

ISBN:

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Sadraj
1 UVOD.........................................................................................................7 2 KOMUNIKACIJA I VIDLJIVOST: VODI KORAK PO KORAK................9
2.1 Prikladna vidljivost..........................................................................................................9 2.2 Kljuna publika i ciljne skupine.......................................................................................10 2.3 Planovi za komunikaciju i vidljivost.................................................................................10 2.3.1 Predloak plana za komunikaciju i vidljivost...........................................................10 2.3.2 Proraun za komunikaciju......................................................................................12 2.3.3 Nacrt i provedba plana............................................................................................13 2.3.4 Izvjetavanje...........................................................................................................14

3 MEUNARODNE ORGANIZACIJE........................................................15
3.1 Uvod................................................................................................................................15 3.2 Organizacije, fondovi i programi Ujedinjenih naroda i asimiliranih entiteta (UNAFPs)..........................................................................................................................15 3.2.1 Pozadina i postojei okvir suradnje.........................................................................15 3.2.2 Operativni kriteriji primjenjivi na aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti koje poduzimaju UN i EK.........................................................................................................16 3.2.3 Aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti............................................................18 3.3 Grupa Svjetske banke.....................................................................................................19

4 PRILAGODBA PLANA KOMUNIKACIJE I VIDLJIVOSTI PROJEKTU....20

4.1 Osnove............................................................................................................................20

Travanj 2008.

4.2 Ostale komunikacijske aktivnosti................................................................................21 4.2.1 Priopenja za tisak.................................................................................................22 4.2.2 Konferencije za tisak...............................................................................................23 4.2.3 Posjete novinara.....................................................................................................23 4.2.4 Letci, broure i bilteni............................................................................................23 4.2.5 Web stranice..........................................................................................................24 4.2.6 Panoi.......................................................................................................................25 4.2.7 Spomen ploe.........................................................................................................26 4.2.8 Okomite zastave - Banneri.....................................................................................26 4.2.9 Vozila, materijali i oprema.....................................................................................26 4.2.10 Promotivni predmeti............................................................................................27 4.2.11 Fotografije.............................................................................................................27 4.2.12 Audiovizualne produkcije....................................................................................29 4.2.13 Javna dogaanja i posjete....................................................................................29 4.2.14 Informativne kampanje........................................................................................30 4.3 Vidljivost prikladna za specifine tipove projekata......................................................30 4.3.1 Pruanje usluge nabave i opremanja.....................................................................30 4.3.2 Projekti u svezi infrastrukture...............................................................................31 4.3.3 Tehnika pomo i studije........................................................................................31 4.3.4 Bespovratna sredstva.............................................................................................31 4.3.5 Potpora proraunu.................................................................................................31

5 IZVJETAVANJE.......................................................................................32 6 DODATNE INFORMACIJE.......................................................................34 PRILOG 1 KOMUNIKACIJSKA MATRICA: KAKO I KADA KOMUNICIRATI TO I KOMU?...............................................................................................35 PRILOG 2 ELEMENTI VIZUALNOG IDENTITETA EU...............................37
1 Zastava EU..........................................................................................................................37 2 Geometrijski opis................................................................................................................37 3 Boje....................................................................................................................................38 4 Pozadine............................................................................................................................38 5 Izmjene i dodatci..............................................................................................................39

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

6 Iskljuenje odgovornost....................................................................................................39 7 Internetske poveznice......................................................................................................39 8 EU vidljivost po zavretku projekta.................................................................................40

PRILOG 3 PREDLOCI KOMUNIKACIJSKIH PROIZVODA....................41

1 Priopenja za tisak............................................................................................................41 2 Letci..................................................................................................................................42 3 Broure.............................................................................................................................44 4 Bilteni (Newsletteri).........................................................................................................45 5 Panoi.................................................................................................................................46 6 Spomen ploe...................................................................................................................47 7 Okomite zastave (Banneri)..............................................................................................47 8 Natpisi za vozila................................................................................................................48 9 Promotivni predmeti........................................................................................................48

PRILOG 4 OPISI PROGRAMA I OSNOVNE PORUKE..............................50

1 Osnovna poruka................................................................................................................50 2 Definicija Europske unije i njenih institucija....................................................................51

Travanj 2008.

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

1 Uvod
Ovaj je prirunik sastavljen kako bi se osiguralo da projekti koje djelomino ili u cijelosti financira Europska unija (EU) ukljuuju informativne i komunikacijske aktivnosti osmiljene za podizanje svijesti specifine ili ope javnosti o razlozima za odreeni projekt, te o potpori EU projektu u dravi ili regiji u kojoj se izvodi, kao i o rezultatima i uinku ove podrke. Prirunik uglavnom pokriva pisani i vizualni identitet EU. Definira zahtjeve i smjernice u svezi pisanog materijala, tiskovnih konferencija, prezentacija, pozivnica, znakovlja, spomen ploa i svih ostalih komunikacijskih alata koritenih u svrhu isticanja sudjelovanja EU. Osim toga, nudi alate osmiljene za omoguavanje razvoja dinamine komunikacijske strategije koja e istaknuti rezultate potpore EU. Ovaj prirunik sadri i obvezne zahtjeve postavljene svim izvoaima i partnerima u provedbi1 u sklopu ugovora i sporazuma o financiranju, koji se odnose iskljuivo na njih, bilo da ih je potpisala Europska komisija ili koje drugo ugovarako tijelo. U svim drugim sluajevima prirunik je osmiljen samo kako bi pruio smjernice, ako nije drugaije naznaeno. U svim sluajevima vaee su odredbe pojedinanih ugovora, sporazuma o financiranju ili sporazuma o doprinosu. Povrh i ponad osnovnih elemenata statike vidljivosti i informacija, a imajui u vidu kontekst svakog pojedinog projekta, izvoae, partnere u provedbi i meunarodne organizacije potie se da, gdje god to raspoloivi proraun i

U svrhu ovog prirunika, partnerima u provedbi smatraju se agencije ili javna tijela drava korisnica financijske potpore EU, korisnici bespovratnih sredstava, jedinice koje upravljaju projektima i svi drugi entiteti koji izvode aktivnost djelomino ili u potpunosti financiranu od strane EU. Obratite panju da se meunarodne organizacije ne smatraju partnerima u provedbi u svrhu ovog prirunika. 7

Travanj 2008.

resursi dozvoljavaju, izrade plan vidljivosti i komunikacije koji e, na dinamian nain, naglasiti utjecaj potpore EU. Ovo moe zahtijevati zapoljavanje vanjskih strunih suradnika. Nadalje, potrebno je razjasniti da se pojmovi koriteni u ovom priruniku ne odnose na Komunikaciju za razvoj (koja se moe definirati kao drutveni proces utemeljen na dijalogu koji koristi iroki spektar alata i metoda. On takoer trai promjenu na razliitim razinama, ukljuujui sluanje, izgradnju povjerenja, dijeljenje znanja i vjetina, kreiranje politike, raspravu i uenje o odrivoj i sadrajnoj promjeni. Ne radi se o odnosima s javnou niti o korporativnoj komunikaciji.)2 Ovi se elementi svakako moraju uzeti u obzir pri zapoinjanju i provedbi projekta, a mogu se financirati iz prorauna za komunikaciju i vidljivost projekta, ali ne spadaju u okvir zadataka ovog prirunika.3 Sve aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti trebaju biti provedene u suradnji s prikladnom Delegacijom Europske komisije ili mjerodavnim odjelom Europske komisije. Ovaj prirunik zamjenjuje EU Smjernice o vidljivosti za vanjske aktivnosti (rujan 2005.)

Definicija preuzeta iz Rimskog konsenzusa. Komunikacija za razvoj: nositelj razvoja i promjene. Sudionici Svjetski kongres o komunikaciji za razvoj, Rim Italija, 27. listopad 2006. 3 Za vie informacija, vidi (inter alia): www.devcomm-congress.org/
2

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

2 Komunikacija i vidljivost: vodi korak po korak

2.1 Prikladna vidljivost
U svim aktivnostima (projektima, programima i slino) komunikacijske aktivnosti trebaju biti ispravno isplanirane. Komunikacija se treba usredotoiti na razvoj s EU kao partnerom, te na postignua i uinak aktivnosti, a ne na administrativne ili proceduralne prekretnice. Kako bi se maksimalno iskoristio uinak komunikacijskih napora: o o o o o o Aktivnosti se moraju pravovremeno organizirati Informacije koje se koriste moraju biti tone Aktivnosti trebaju biti koordinirane s Europskom komisijom Ciljna publika treba biti ispravno izabrana Poruke moraju biti od interesa ciljnoj publici Aktivnosti moraju biti prikladne u smislu potroenih resursa i oekivanog uinka

Osim toga, u svakom bi planu trebalo ostaviti prostora za iskoritavanje dobre prilike. Dobar komunikacijski refleks i sposobnost iskoritavanja neoekivanih prilika za dobrobit aktivnosti esto su jednako vani kao i formalniji napori, a isto tako esto mogu biti i besplatni.

Travanj 2008.

Tamo gdje se pojave takve prilike, one trebaju biti iskoritene. Plan komunikacije i vidljivosti za bilo koju aktivnost trebao bi teiti maksimalnoj sinergiji sa sveobuhvatnom strategijom vidljivosti Delegacije EK (ili nadlenog odjela Komisije) i, u sluaju UN-a, nadlene organizacije UN-a.

2.2 Kljuna publika i ciljne skupine

U interesu uspjene komunikacije, ciljna publika mora biti jasno definirana u planovima za komunikaciju i vidljivost. Publika e ukljuivati tvorce javnog mnijenja i utjecajne osobe, kao i one, uz vladu i medije, koji su dionici aktivnosti, ili su njezini korisnici. Izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije trebale bi usmjeriti svoje planove za komunikaciju i vidljivost u dravi korisnici prema onima za koje e uinak aktivnosti biti najoitiji i najizravnije relevantan. Koliko to god financije, hitnost, narav i kontekst aktivnosti dozvoljavaju, meunarodne bi organizacije trebale u svoje planove za komunikaciju i vidljivost ukljuiti publiku unutar EU, naroito tvorce javnog mnijenja i elitnu publiku angairanu na polju meunarodne suradnje.

2.3 Planovi za komunikaciju i vidljivost

2.3.1 Predloak plana za komunikaciju i vidljivost Plan komunikacije i vidljivosti treba biti ukljuen u proraun radnog plana svakog projekta koji je djelomino ili u potpunosti financiran od strane EU, te isticati vanjske komunikacijske aktivnosti koje se moraju dogoditi u kljunim fazama projektnog ciklusa. Razina podrobnosti trebala bi biti razmjerna naravi, opsegu i cijeni predvienih komunikacijskih aktivnosti. Izvoai, partneri u provedbi ili meunarodne organizacije trebaju izraditi plan komunikacije i vidljivosti koji se morati uskladiti s dunosnicima Komisije (Delegacije) koji upravljaju projektom, te moraju usko suraivati s kadrom Komisije (Delegacije) odgovornim za komunikacijske aktivnosti.

10

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

U sluajevima kada se razmatra plan za komunikaciju i vidlljivost, sljedei e predloak biti od koristi.4 U principu, trebao bi se temeljiti na provedbenom odjeljku matrice vidljivosti (vidi Prilog 1). Matrica vidljivosti je jednostavni alat osmiljen kako bi ponudio osnovne smjernice vezane uz glavne elemente komunikacijskih aktivnosti tijekom razliitih etapa projektnog ciklusa. Predloak plana za komunikaciju i vidljivost Opi ciljevi strategije za komunikaciju 1. Sveobuhvatni komunikacijski ciljevi 2. Ciljne skupine o o Unutar zemlje/a u kojoj/ima se provodi projekt Unutar EU (prema potrebi)

3. Specifini komunikacijski ciljevi za svaku ciljnu skupinu, vezani uz ciljeve projekta i etape projektnog ciklusa Primjeri komunikacijskih ciljeva: o o o osigurati da je korisnika populacija svjesna uloga partnera i EU u aktivnosti podii svijest unutar populacije zemlje domaina ili u Europi o ulogama partnera i EU u isporuci pomoi u odreenom kontekstu podii svijest o tome kako EU i partner rade zajedno na potpori obrazovanja, zdravstva, ouvanja okolia, itd.

Komunikacijske aktivnosti 4. Glavne aktivnosti koje e se odvijati tijekom razdoblja pokrivenog planom komunikacije i vidljivosti Ukljuiti detalje o: o naravi aktivnosti o odgovornostima za provedbu aktivnosti

Za meunarodne organizacije vidi poglavlje 3.3. U skladu s onima postavljenim u logikom okviru projekta. 11

Travanj 2008.

5. Odabrani komunikacijski alati Ukljuiti podatke o prednostima pojedinih alata (mediji, oglaavanje, priredbe itd.) u lokalnom kontekstu Pokazatelji postignua5 6. Izvrenje komunikacijskih ciljeva Ukljuiti pokazatelje postignua za razliite predloene alate 7. Sredstva za dobivanje povratnih informacija (prema potrebi) Detalji o formularima za procjenu ili o drugim sredstvima koritenim za dobivanje povratnih informacija o projektu od sudionika Resursi 8. Ljudski resursi o o Broj osoba/dana potrebnih za provedbu komunikacijskih aktivnosti lanovi upravljakog tima odgovorni za komunikacijske aktivnosti

9. Financijski resursi o Proraun potreban za provedbu komunikacijskih aktivnosti (u apsolutnim iznosima i kao postotak cjelokupnog budeta aktivnosti)

2.3.2 Proraun za komunikaciju Novac potreban za komunikacijske aktivnosti treba biti ukljuen u svaki sporazum o financiranju, ugovor ili sporazum o doprinosu, i treba biti vidljiv u prikladnom radnom dokumentu (npr. godinjem planu rada, devis programme, i sl.). Proraun za komunikaciju mora biti dovoljan kako bi postigao stvarni uinak, te odraavao veliinu, pa s tim u vezi i vjerojatni uinak aktivnosti. Toan iznos rezerviran za komunikaciju mora biti usuglaen s Komisijom na temelju kontekstualnih, te ostalih faktora vezanih uz projekt.

EK je potpisala sline sporazume i s drugim meunarodnim organizacijama, poput Svjetske banke (vidi odjeljak 3.5).

12

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Mogue su i situacije u kojima sporazum o financiranju ili sporazum o doprinosu ne ukljuuju definirani iznos unutar prorauna za aktivnosti vidljivosti. U ovakvim sluajevima, i u konzultaciji s Komisijom, trebao bi se odrediti minimalni iznos od 1000 za osnovne predmete vidljivosti (npr. naljepnice i drugi materijal vizualnog identiteta). 2.3.3 Nacrt i provedba plana Dok sm plan treba biti usuglaen s Komisijom, dunosnici zemlje partnera i ostali partneri (npr. ostali donatori) moda e se trebati uvesti u proces, kako bi se osigurala komplementarnost napora. Pri osmiljavanju komunikacijskih aktivnosti koje e se financirati u sklopu operativnog sporazuma, dunosnici EU-a i partnerske organizacije trebaju u obzir uzeti sljedee: o Izabrane komunikacijske metode i prenesene poruke moraju biti kompatibilne s prevladavajuim drutvenim ili vjerskim normama na podruju na kojem se izvodi komunikacijska aktivnost. o Aktivnosti moraju potovati lokalno okruenje. o U svim se komunikacijskim aktivnostima mora koristiti lokalni jezik/ jezici to je vie mogue. Za provedbu komunikacijskih aktivnosti mogue je traiti i vanjske strune suradnike, iji e se rad financirati iz projektnog prorauna. Manje programe moe izvesti direktno partner uz podrku Komisije (opskrba brourama, pomo pri kontaktima s medijima, itd.) U svakom sluaju, prilikom izrade planova za komunikaciju i vidljivost moraju se paljivo procijeniti resursi (ljudski, financijski, itd.) potrebni za provedbu aktivnosti. Promjene u planovima u svezi komunikacije i vidljivosti trebaju biti usuglaene s Komisijom.

13

Travanj 2008.

2.3.4 Izvjetavanje U izvjetavanju prevladavaju standardni zahtjevi za izvjetavanjem predvieni odredbama specifinih ugovora, sporazuma o financiranju i sporazuma o doprinosu. Ovi izvjetaji trebaju sadavati podatke o tijeku aktivnosti u svezi vidljivosti.

14

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

3 Meunarodne organizacije
3.1 Uvod
Ovo poglavlje odnosi se na specifine aspekte komunikacije i vidljivosti u okviru suradnje EK s meunarodnim organizacijama, prvenstveno s Ujedinjenim narodima i Svjetskom bankom. Ono ne odraava samo sloenije okruenje multidonatorske koordinacije, ve i posebnu ulogu glavnih partnerskih meunarodnih organizacija, kao i posveenost EK multilaterizmu.

3.2 Organizacije, fondovi i programi Ujedinjenih naroda i asimiliranih entiteta (UN AFPs)6
3.2.1 Pozadina i postojei okvir suradnje Ujedinjeni narodi i Europska komisija razvili su snano partnerstvo u provoenju zajednikih humanitarnih i razvojnih ciljeva. Ovi su ciljevi definirani njihovom stratekom politikom i programskim okvirima. I UN i Komisija posveeni su poveavanju uinkovitosti pomoi u skladu s principima Parike deklaracije. Narav njihovog odnosa te njezin utjecaj na svrhu i nain na koji se izvode aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti, vidljiva je u Zajednikom akcijskom planu za vidljivost (Joint Visibility Action Plan), kojeg su u rujnu 2006. potpisali povjerenica EK za vanjske poslove, Benita Ferrero-Waldner i zamjenik tajnika UN-a, general Mark Malloch Brown. Akcijski plan naglaava zajedniku
6

EK je potpisala sline sporazume i s drugim meunarodnim organizacijama, poput Svjetske banke (vidi odjeljak 3.5). 15

Travanj 2008.

predanost komunikaciji rezultata partnerstva izmeu UN-a i Komisije svim korisnicima i vanjskim dionicima u interesu transparentnosti pri uporabi javnih fondova, te kao sredstvo unapreivanja globalne solidarnosti. Veza izmeu fondova UN-a i Europske komisije ureena je Okvirnim sporazumom za financiranje i administraciju (Financial and Administrative Framework Agreement - FAFA). Ovaj Sporazum je primjenjiv na sve Glavne uprave Europske komisije kao i na sve organizacije UN-a koje su ga potpisale, i definira pravne obveze u svezi niza aspekata, ukljuujui i vidljivost. Konkretno, lanak 11. FAFA-e definira pravne obveze UN-a u svezi vidljivosti. Njegov se proireni sadraj ponavlja u lanku 6. Opih uvjeta primjenjivih na sporazume o doprinosu Europske Zajednice s meunarodnim organizacijama. I lanak 11. FAFA-e i lanak 6. Opih uvjeta jasno naznauju da organizacije UN-a moraju poduzeti sve prikladne mjere kako bi publicirale injenicu da je odreena aktivnost financirana od strane Europske unije. Ovi lanci takoer nude osnovne smjernice u svezi ciljne publike i alata vidljivosti, te definiraju ispravnu proceduru u svezi s veliinom i istaknutou priznanja, iskljuenja odgovornosti na publikacijama UN-a, te u svezi sa zahtjevima za vidljivost u odnosu na opremu kupljenu doprinosom EK. Ostala poglavlja ovog prirunika sadravaju reference na relevantne odredbe FAFA-e i sporazuma o doprinosu. Prihvatljivi trokovi u svezi komunikacije i vidljivosti navedeni su u odjeljku 3 FAFA-e i lanku 14. Opih uvjeta.7 3.2.2 Operativni kriteriji primjenjivi na aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti koje poduzimaju UN i EK Kako je usuglaeno Zajednikim akcijskim planom za vidljivost, glavni je cilj aktivnosti u svezi vidljivosti komunikacija pozitivnih rezultata partnerstva. Osim na ulazne podatke, aktivnosti u svezi vidljivosti trebaju se fokusirati na neposredne rezultate i uinak rezultata aktivnosti. U sklopu poetne faze aktivnosti, organizacija UN-a koja provodi aktivnost
7

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_ organisations/annexes_standard_documents/index_en.htm

16

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

i Delegacija EK trebaju raspraviti i usuglasiti plan komunikacije i vidljivosti koji e naglasiti odgovarajue komunikacijske aktivnosti [vidi poglavlje 2]. Po usuglaavanju, organizacija UN-a izvjestit e o provedbi plana u sklopu standardnih zahtjeva za izvjetavanjem predvienih u svakom pojedinom Sporazumu o doprinosu. Pri sastavljanju sporazuma o doprinosu, i organizacija UN-a i EK trebaju usuglasiti prikladan iznos koji e se ukljuiti u proraun kao stavka naslovljena Aktivnosti za vidljivost. Pri identifikaciji prikladnih aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti, u obzir e se uzeti i sljedei vani kriteriji: o Visina i udio financijske potpore Komisije Europska komisija prepoznaje injenicu da aktivnosti vidljivosti moraju uzeti u obzir i odraavati viestranu prirodu multidonatorskih sprazuma, ak i kada naglaavaju partnerstvo s Komisijom. U sluaju kada je doprinos Komisije dio viedonatorske aktivnosti ili je kanaliziran kroz UN-ov Trust Fund osnovan za globalne, regionalne ili inicijative iroke tematike, ili tamo gdje nije, zbog razumljivih razloga, mogue ili prikladno identificirati aktivnosti financirane od strane EU, Europska komisija slae se da e prikladna vidljivost njezinog doprinosa biti ostvarena unutar konteksta ire vidljivosti i komunikacije osmiljene za cjelokupnu inicijativu. O ovom e pitanju raspravljati organizacija UNa i Europska komisija iz sluaja u sluaj, tijekom poetne faze aktivnosti, a rezulati e biti vidljivi u Sporazumu o doprinosu. o Hitnost Ondje gdje je predviena brza intervencija kao odgovor na nagle krize, organizacije UN-a ne moraju odmah pripremati cijeli plan za komunikaciju i vidljivost. Agencije UN-a ipak bi trebale osigurati da se, u takvim sluajevima, potpora Komisije njihovom projektu od poetka prikazuje na prikladan nain za tu aktivnost. Razumije se da e se i u takvim sluajevima nastaviti potovati odredbe FAFA-e i Opih uvjeta,

17

Travanj 2008.

osim ako nije drugaije usuglaeno meu partnerima. Treba napomenuti da, u kontekstu njihovog humanitarnog partnerstva, agencije UN-a i Komisija mogu usvojiti specifine pristupe vidljivosti i komunikaciji kako bi ouvale jasan identitet nepristranih operacija humanitarne pomoi baziranih iskljuivo na potrebama. o Narav projekta Plan komunikacije i vidljivosti trebao bi biti prilagoen naravi projekta. Tematsko podruje i geografski opseg projekta moraju definirati parametre aktivnosti vidljivosti. Primjerice, projekti u svezi koordinacije, sigurnosti i sl., najvjerojatnije nee zahtijevati veliku komponentu vidljivosti, ako ikakvu. o Ostale okolnosti Faktori kao to su nesigurnost ili lokalne politike osjetljivosti mogu ograniiti informativne aktivnosti u pojedinim kriznim zonama, a u ekstremnim sluajevima moe biti potrebno potpuno izbaciti komponentu vidljivosti. Neke aktivnosti zahtijevaju visoku razinu politike neutralnosti. U ovim sluajevima, ciljne skupine i alati vidljivosti birat e se u skladu s onim to je prikladno, u konzultaciji i suglasnosti s Delegacijom Europske komisije. Kada standardne procedure u svezi vidljivosti nisu mogue zbog sigurnosnih razloga, zahtjevi za vidljivou biti e zanemareni, ili e se, tamo gdje je mogue, pronai alternativna rjeenja (npr. komunikacijske aktivnosti u zemljama lanicama EU).

3.2.3 Aktivnosti u svezi komunikacije i vidljivosti Neiscrpan popis specifinih aktivnosti koje se, ovisno o okolnostima, mogu provoditi, nalazi se u poglavlju 4 ovog prirunika. U praksi, izbor najuinkovitijih i najprikladnijih modaliteta ovisit e o visini i udjelu financijske potpore EK, te o hitnosti, naravi i kontekstu aktivnosti kako je navedeno u odjeljku 3.3. Osim komunikacijskih aktivnosti vezanih uz odreene projekte, kada god

18

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

je to mogue, komunikacija i vidljivost trebaju imati strateki karakter, i biti izgraene na grupama projekata i programa ireg opsega, usredotoujui se na one projekte koji imaju vee mogunosti privlaenja ciljne publike. Na primjer, kada u jednoj zemlji ili regiji postoji vei broj programa financiranih od strane Komisije, ili programa koji pokrivaju zajedniku temu, moe se predvidjeti, ovisno o prethodnom dogovoru s Komisijom, koritenje prorauna za komunikaciju i vidljivost svih projekata kako bi se ostvario sveobuhvatniji komunikacijski program i postigao snaniji uinak. Meutim, i ovakav bi dogovor jo uvijek zahtijevao izvjetavanje na razini svakog pojedinog projekta. Koliko je to mogue, agencije UN-a trebaju identificirati potencijalna podruja na kojima bi se mogla traiti ira komunikacija strateke prirode, koristei pritom razliite sporazume o stratekom partnerstvu izmeu UN-a i EK kao smjernice. O ovim prijedlozima potrebno je informirati i nadlene dunosnike EK i UN-a u Bruxellesu.

3.3 Grupa Svjetske banke

U sluaju Svjetske banke, naa suradnja je takoer poduprta snanim politikim odredbama Limelette procesom, godinjim pregledom koordinacije i suradnje izmeu Komisije i Svjetske banke koji slui i kao forum za unapreivanje suradnje. Suradnju dopunjuju i godinje konzultacije o provedbi Okvirnog sporazuma Svjetske banke, pojednostavljenog ugovornog sporazuma ije se odredbe primjenjuju na ugovore potpisane izmeu Komisije i Svjetske banke, koji je potpisan 2001. i revidiran 2003. Sadanja je verzija ovog sporazuma vaea do oujka 2009. U lipnju 2006., povjerenica EK za vanjske poslove Benita Ferrero-Waldner i ondanji predsjednik Svjetske banke Paul Wolfowitz, potpisali su interpretativni dokument o klauzuli o vidljivosti Okvirnog sporazuma. Ovaj dokument pokriva iste probleme kao i Akcijski plan potpisan s Ujedinjenim narodima, naroito pripremu planova za komunikaciju i vidljivost za specifine projekte, izvjetavanje, a usredotoen je na kljune razvojne poruke. Zajednike smjernice o vidljivosti za projekte EK i Svjetske banke na terenu trenutno su u fazi finalizacije. Ovaj e prirunik biti auriran prikladnim referencama nakon usuglaavanja ovih smjernica.

19

Travanj 2008.

4 Prilagodba plana komunikacije i vidljivosti projektu

Izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije odgovorni su za davanje odgovarajueg publiciteta projektima koje provode, kao i EU potpori koju primaju. Razliite aktivnosti mogu biti prikladne u razliitim fazama projektnog ciklusa. U svakom sluaju, komunikacijske bi se aktivnosti trebale usredotoiti na postignua i uinak aktivnosti, a ne na proceduralne i administrativne prekretnice. Potpisivanje dokumenta, ak i ako se on odnosi na velike svote novca, nee nuno privui veliku panju medija, naroito unutar EU. Sljedei odjeljci sadre pregled moguih komunikacijskih aktivnosti. Ovi elementi mogu biti korisni pri izradi nacrta planova za komunikaciju i vidljivost, kao i u sluaju izostanka formalnog plana.

4.1 Osnove
Prije zapoinjanja bilo kakve aktivnosti vezane za informiranje, komunikaciju ili vidljivost, izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije trebaju kontaktirati dunosnika za tisak i informiranje Delegacije Europske komisije akreditiranog u njihovoj zemlji. Dunosnik za tisak i informiranje odgovoran je za koordinaciju sveukupne komunikacijske strategije EU u dravi ili dravama u kojima je njegova/njezina Delegacija Komisije akreditirana. Dunosnik za tisak i informiranje moe takoer pruiti informaciju o pitanjima prava

20

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

intelektualnog vlasnitva (autorska prava itd.). Voditelj projekta uvijek bi trebao biti ukljuen u kontakte s dunosnikom za tisak i informiranje. Izvoai, partneri u provedbi ili meunarodne organizacije moraju koristiti svoj uobiajeni listovni papir na memorandumima ili uvodnim faks porukama, no moraju dodati reenicu Ovaj projekt/program financira EU, kao i logo EU, u sluajevima kada piu o temama u svezi projekta (vidi Prilog 1). Grafiki identitet EU-a mora biti jednako vidljiv glede smjetaja i veliine kao i onaj izvoaa ili partnera u provedbi. Na meunarodne organizacije primjenjuju se specifina pravila (vidi Standardni sporazum o doprinosu, lanak 6.2 Opih uvjeta): Iskljuenje odgovornosti (vidi odjeljak 0) mora biti ukljueno u sve publikacije.

4.2 Ostale komunikacijske aktivnosti

Ostali elementi plana za komunikaciju i vidljivost mogu ukljuivati: o o o o o o o o o o o o o o Priopenja za tisak (vidi odjeljak 4.2.1) Konferencije za tisak (vidi odjeljak 4.2.2) Posjete novinara (vidi odjeljak 4.2.3) Letke, broure i biltene (newslettere) (vidi odjeljak 4.2.4) Web stranice (vidi odjeljak 4.2.5) Panoe (vidi odjeljak 4.2.6) Spomen ploe (vidi odjeljak 4.2.7) Okomite zastave (banneri) (vidi odjeljak 4.2.8) Vozila, materijale i opremu (vidi odjeljak 4.2.9) Promotivne predmete (vidi odjeljak 4.2.10) Fotografije (vidi odjeljak 4.2.11) Audiovizualne produkcije (vidi odjeljak 4.2.12) Javne priredbe i posjete (vidi odjeljak 4.2.13) Informativne kampanje (vidi odjeljak 4.2.14)

Osnovne smjernice o ovim elementima navedene su u daljnjem tekstu. Predloci razliitih komunikacijskih proizvoda nalaze se u Prilogu 2.

21

Travanj 2008.

4.2.1 Priopenja za tisak Priopenja za tisak mogu biti vrlo koristan doprinos komunikacijskim aktivnostima vezanima uz projekte. Opeprihvaeno je pravilo da se priopenje za tisak izdaje poetkom svakog projekta. Kada partner u provedbi ili meunarodna organizacija izda priopenje za tisak u kontekstu projekta, trebaju se povezati s dunosnikom za tisak i informiranje Delegacije Europske komisije te mjerodavnim odjelom Komisije prije njegove objave. Kada pak Komisija objavljuje priopenje za tisak, izvoa mora pruiti sve potrebne tehnike informacije koje e Delegaciji ili Komisiji omoguiti objavu. Ope je pravilo da izvoai ne izdaju priopenja za tisak, niti izjave za javnost ukoliko to nije odobreno od strane Delegacije Komisije. U sluaju aktivnosti provoenih u suradnji s meunarodnim organizacijama, kada EU planira izdati priopenje za tisak koje se tie aktivnosti, treba kontaktirati nadlenu meunarodnu organizaciju za slino odobrenje. Priopenje mora sadravati logo EU, spomenuti da je EU osigurala financiranje, te navesti iznos financijske potpore EU u eurima i mjesnoj valuti. Ukoliko je planirana konferencija za tisak, priopenje za tisak mora sadravati ime osobe iz EU koja e biti prisutna na konferenciji za tisak, ukoliko je to prikladno. Priopenje mora imati datum na vrhu, te takoer mora naznaiti kada se informacija moe priopiti. Openito, novinari preferiraju da priopenje mogu odmah koristiti, pa u tom sluaju za trenutnu objavu (For immediate release) mora biti napisano na vrhu dokumenta. No, ponekad je prikladno odgoditi priopenje do, npr. objave financijskih podataka. U tom se sluaju jednostavni izraz, poput npr. Ne koristiti prije 10:00, 15. listopada mora navesti na vrhu dokumenta (Not to be used before 10:00 hours, 15 October). Priopenje za tisak prikladno za objavu novosti treba sadravati: naslov, snani uvodni odlomak kao saetak vanih injenica, glavni dio prie, citate, popratne informacije te podatke o kontaktima za daljnje informacije. Objava mora biti na jednoj A4 stranici kada god je to mogue; ako je dua,

22

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

nastavak slijedi mora biti vidljivo napisano u dnu svake sljedee stranice. Na kraju dokumenta obvezatno napiite kraj (end). Nakon kraja, priopenje za tisak mora sadravati ime najmanje jedne osobe koju novinari mogu kontaktirati za daljnje informacije. Ukoliko je mogue, ova osoba treba dati svoj broj telefona na poslu i kod kue. 4.2.2 Konferencije za tisak Konferencije za tisak koje se organiziraju u sklopu plana za vidljivost i komunikaciju, uvijek se trebaju organizirati u suradnji s Europskom komisijom. Pozivnice moraju sadravati logo EU u skladu s primjenom opih pravila (vidi odjeljak 3.1). Na samoj konferenciji za tisak mora biti izloena zastava EU ukoliko se izlau druge zastave i simboli. 4.2.3 Posjete novinara Grupne posjete novinara mjestima na kojima se provodi projekt nude dodatne mogunosti za vidljivost. Takve bi posjete trebale biti pravovremeno organizirane i usredotoiti se na vidljiva postignua. Kada je to prikladno, grupe ili novinare trebaju pratiti predstavnici Delegacije EK. 4.2.4 Letci, broure i bilteni Publikacije poput letaka, broura i biltena (newslettera) mogu biti korisne pri prenoenju rezultata projekta specifinoj publici. o o o Letci moraju sadravati osnovne injenine informacije kao i adrese (kao to su potanske adrese ili web stranice) na kojima se mogu dobiti daljnje informacije; Broure mogu sadravati detaljnjije informacije, naglaavajui kontekst, ukljuujui i razgovore s dionicima, korisnicima itd; Biltene karakterizira periodinost objavljivanja, a objavljuju se kako bi informirali o napretku projekta. Ovo je naroito korisno za

23

Travanj 2008.

projekte u svezi infrastrukture, programe obuke i slino, gdje se uinak aktivnosti najbolje vidi tijekom dueg vremena. Publikacije uvijek trebaju imati u vidu njihove krajnje korisnike, te se usredotoiti na naznaene rezultate projekta, a ne na na financijske ili administrativne detalje. Tekstovi trebaju biti kratki i jednostavni, a trebaju se koristiti i fotografije gdje je to mogue za ilustraciju aktivnosti i njezinog konteksta. Ako je mogue, na fotografijama trebaju biti osobe koje sudjeluju u projektu, a ne dunosnici odgovorni za upravljanje istim. Openito, sav pisani materijal mora biti dostupan i u elektronikom obliku, tako da se moe poslati e-mailom ili postaviti na web stranicu. Za materijal u papirnatom obliku, treba razmisliti o distribuciji (popisima potanskih adresa za dostavu). Svi letci i broure trebaju sadravati osnovne elemente vizualnog identiteta EU, odnosno logo EU (vidi odjeljak 0) i iskljuenje odgovornosti (vidi odjeljak 0) te detalje o projektu, kao i ime, adresu, telefon, fax i e-mail osobe za kontakt. Letci i broure koje e izraditi izvoa i/ili partner u provedbi moraju takoer ukljuivati definiciju EU (vidi Prilog 3). Nadalje, u ovakvim sluajevima, naslovna stranica mora jasno identificirati aktivnost kao dio projekta financiranog od strane EU. U donjem dijelu naslovne stranice mora biti vidljivo iskljuenje odgovornosti iz odjeljka 0. Gornji naslovni dio biltena mora biti dizajniran kako je prikazano u Prilogu 2 (odjeljak 4). Komisija treba imati pristup kopijama publikacija, ukljuujui i elektronske kopije.

4.2.5 Web stranice Web stranice se sve ee smatraju osnovnim sredstvom komunikacije, ali zasebne web stranice za svaki projekt nisu uvijek neophodne, budui da se informacija moe jednostavno uiniti dostupnom preko, primjerice, web stranica Delegacije Komisije ili web stranica partnera u provedbi.

24

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

U sluaju kada e aktivnost biti dugog vijeka, te e ukljuivati velike koliine materijala koji se moe prenositi putem web stranica (fotografije razvoja aktivnosti, kratki intervjui, materijali za tisak itd.), u planu za komunikaciju i vidljivost moe se usuglasiti uspostava neovisne web stranice u svezi s projektom. Web stranica treba se postaviti u suradnji s Delegacijom Komisije ili nadlenim dunosnicima Ureda za suradnju Europe Aid-a (EuropeAid Co-operation Office) koji e osigurati koherentnost i omoguiti poveznice (linkove) s relevantnim stranicama Komisije. Kao minimum, moraju se uspostaviti poveznice s web stranicama lokalne Delegacije Komisije i Ureda za suradnju Europe Aid-a na sljedei nain: o o o
http://ec.europa.eu/index_en.htm (engleski) http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm (francuski) http://ec.europa.eu/europeaid/index_es.htm (panjolski)

Po zavretku aktivnosti, web stranice trebaju biti kopirane na CD-rom i dostavljene Delegaciji za moguu daljnju uporabu u njezinim openititm komunikacijskim aktivnostima, te u svrhu arhiviranja. 4.2.6 Panoi Projekti vezani uz infrastrukturu koje financira EU moraju biti jasno identificirani kao takvi pomou panoa koji opisuju projekt. Panoi moraju biti jasno vidljivi kako bi oni koji pored njih prolaze mogli proitati i razumijeti narav projekta. Panoi se trebaju postaviti uz prilazne pravce mjestu gdje se projekt odvija, te tu moraju ostati od poetka projekta do est mjeseci po zavretku projekta. Izvoai, partneri u provedbi ili meunarodne organizacije moraju takoer izraditi pano koji e promicati njihov projekt EU na izlobi ili priredbi, ili na ulazu u centar za obuku ili prijemni ured. Oblik, veliina i dimenzije panoa razlikuju se ovisno o koliini informacija koje se moraju prenijeti, te o tome je li pano prijenosan ili uvren. Jeftini panoi mogu se izraditi od samoljepljivih slova i dobro smjetenog loga EU u gornjem lijevom uglu.

25

Travanj 2008.

Ukoliko izvoai ili partneri u provedbi smatraju prikladnim dodati logo partnerske organizacije na pano, on mora biti smjeten u gornjem desnom uglu. S meunarodnim organizacijama trebaju se usuglasiti specifini dogovori. 4.2.7 Spomen ploe Trajne spomen ploe uinkovit su nain priznavanja ukljuenja EU u gradnju ili planiranje trajnih graevina kao to su kue, klinike, tvornice, institucije, centri za obuku, ceste, mostovi itd. Kao dio sveanosti otvorenja trajnih graevina podignutih financiranjem ili sufinanciranjem EU-a, izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije moraju postaviti trajnu spomen plou na najvidljivijem dijelu graevine, kao to je glavni ulaz ili proelje zgrade. Kada je to prikladno, spomen plaa moe sadravati sljedeu reenicu: Ovu (ime graevine) financirala je Europska unija, te logo EU smjeten ispod nje. Ukoliko izvoai ili partneri u provedbi smatraju prikladnim dodati logo partnerske organizacije na plou, on mora biti smjeten u donjem desnom uglu, a logo EU mora biti smjeten u donjem lijevom uglu. 4.2.8 Okomite zastave - Banneri Plastine ili platnene okomite zastave (banneri) sline primjeru pokazanom u Prilogu 3 (7) moraju se izraditi kada je to specificirano u komunikacijskoj strategiji projekta. Njihova predviena svrha jest da slue kao pozadinska kulisa tijekom posebnih priredbi kao to su sveana otvorenja ili konferencije. 4.2.9 Vozila, materijali i oprema Sva vozila koja se koriste u projektima koje financira EU moraju biti jasno identificirana i nositi vidljivi logo EU i reenicu Osigurano potporom EU na radnom jeziku programa EU, te na lokalnom jeziku. Logo poduzea izvoaa, partnera u provedbi i drugih donatora moe se staviti na vozila, no logo EU mora biti smjeten na barem jednako vidljivom mjestu kao logo ostalih sudionika u projektu.

26

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Ako nije drugaije usuglaeno s Komisijom, svi materijali i oprema dostavljeni u sklopu projekta financiranog od strane EU moraju biti jasno identificirani te trebaju imati istaknut logo EU i reenicu Osigurano potporom EU na radnom jeziku EU programa i na lokalnom jeziku. Sva vozila koritena u projektima s potporom EU moraju nositi natpise za vozila (vidi odjeljak 0). Na meunarodne organizacije odnose se specifina pravila (vidi Standardni sporazum o doprinosu, l. 6.1 Opih uvjeta). 4.2.10 Promotivni predmeti Promotivni predmeti moraju se dijeliti kada je to specificirano u strategiji komunikacije projekta. Sve vrste promotivnih predmeta (kao npr. majice, kape i kemijske olovke) mogu izraditi partner u provedbi, izvoa ili meunarodne organizacije kao pomoni materijal za informativne i komunikacijske aktivnosti u okviru njihovog projekta. Prije donoenja bilo kakve odluke o proizvodnji takvih predmeta, mora se savjetovati dunosnik za tisak i informiranje pri Delegaciji EU. Proizvedeni promotivni predmeti moraju biti jasno obiljeeni logom EU, te po mogunosti i rijeima Europska unija i osnovnim porukama ili osnovnim izrekama. Dunosnik za tisak i informiranje moe osigurati ogledne primjerke takvih predmeta. Na odreenim promotivnim predmetima (npr. kemijskim olovkama i bannerima) gdje nije mogue ukljuiti osnovne poruke u cjelosti, mora se pojavljivati barem logo EU, te jedna od osnovnih poruka usuglaena s delegacijom Komisije (vidi takoer Prilog 2). 4.2.11 Fotografije Kada je to prikladno, trebaju se snimiti fotografije koje e dokumentirati napredak projekta i dogaaje u svezi s njim (poetak projekta, posjet EU dunosnika itd.), kako bi se mogle koristiti u komunikacijskim materijalima. Sljedei odjeljci trebali bi pomoi izvoaima, partnerima u provedbi i meunarodnim organizacijama u njihovoj potrazi za fotografijama za ilustraciju

27

Travanj 2008.

komunikacijskog materijala. 4.2.11.1 Odabir fotografija Gdje je to mogue, plan za komunikaciju i vidljivost treba osigurati sredstva za redovito koritenje usluga profesionalnog fotografa, kako bi se ilustrirale razvojne faze projekta. Odabrane fotografije moraju najbolje ilustrirati rezultate i uinak projekta, te bi trebale pratiti pisane informacije o projektu. Kao i sa pisanim materijalom, sudionici u projektu trebaju biti u sreditu panje, a ne dunosnici koji njime upravljaju na sastancima na kojima se raspravlja o problemima i sl. 4.2.11.2 Arhivi fotografija Openito, treba koristiti digitalnu fotografiju kako bi se omoguilo reproduciranje na web stranice i ostali informativni materijal (za tiskani materijal, treba se koristiti minimalna rezolucija od 300 dpi). Kopije fotografija moraju se poslati sljedeim institucijama: o o dunosniku za tisak i informiranje pri Delegaciji EK; jedinici Europe Aid-a za informiranje, komunikaciju i izvrno poslovanje (EuropeAid Information Communication and Front Office Unit vidi odjeljak 6 za adresu).

Kopije fotografija na pozadini moraju imati naznaeno: o o o ime i podatke o kontaktu osobe koja alje fotografiju ime organizacije ili osobe koja ima autorsko pravo na fotografiju naziv projekta na koji se fotografija odnosi, njegovo trajanje (npr. 2004.-2008.) i ime zemlje u kojoj je snimljena

Europska komisija ima pravo korisiti i reproducirati fotografije predane u gore navedene arhive bez plaanja autorskih naknada.

28

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

4.2.12 Audiovizualne produkcije Audiovizualni materijal moe biti prikladan, ali budui da je njegova proizvodnja skupa, priprema se samo onda kada postoji realna ansa da e biti iskoriten u medijima. Meutim, produkcija kratkih video uradaka moe biti vrlo jednostavna, i to u svrhu koritenja na web stranicama, ili kao dio promidbenog materijala. Kao i sav drugi materijal, tako i produkcije moraju potvrditi podrku EU, ukljuivanjem loga EU na poetak i/ili kraj. Kao i s fotografijama, izvoa, partner u provedbi ili meunarodna organizacija moraju odaslati kopije u konanom distribucijskom formatu, te u profesionalnom formatu, na sljedee adrese: o o dunosniku za tisak i informiranje pri Delegaciji EK; jedinici Europe Aid-a za informiranje, komunikaciju i izvrno poslovanje (EuropeAid Information, Communication and Front Office Unit) (vidi odjeljak 6 za adresu).

Ukoliko nije drugaije naznaeno u odgovarajuem ugovoru/sporazumu, izbor za objavu neobraenog filmskog materijala mora se poslati u jedinicu Europe Aid-a za informiranje, komunikaciju i izvrno poslovanje (Europe Aid Information, Communication and Front Office Unit). 4.2.13 Javna dogaanja i posjete Organizacija javnog dogaanja (ili sudjelovanje u dogaanju organiziranom neovisno o projektu, od strane primjerice, Delegacije EK) moe ponuditi izvrsnu mogunost za generiranje zanimanja za postignua projekta. Takva dogaanja ukljuuju konferencije, radionice, seminare, sajmove i izlobe. Sudionici teajeva, konferencija, seminara, sajmova, izlobi i radionica koje financira EU trebaju biti svjesni da EU financira ta dogaanja. Logo EU treba se pojavljivati na svim materijalima. Ovisno o okolnostima, treba iskoristiti priliku i izvjesiti zastavu EU i/ili okomite

29

Travanj 2008.

zastave (vidi odjeljak 0) u sobama za sastanke. Posjete visokih dunosnika Komisije ili politiara predstavljaju potencijal za komunikaciju kroz priopenja za tisak, konferencije za tisak, priredbe i kroz javnu diplomaciju, poput prilika za fotografiranje prilikom posjete mjestu na kojem se izvodi projekt. Delegacija EK akreditirana u zemlji korisnici treba biti ukljuena u pripremu i provedbu takvih dogaanja, ukljuujui i kontakt s medijima. 4.2.14 Informativne kampanje Veliki projekti mogu ukljuivati i organizaciju informativne kampanje tijekom trajanja projekta. Takve kampanje mogu podii vidljivost projekta i EU promiui raspravu o temama vezanim uz projekt, kao to su javno zdravstvo, sigurnost na cestama i sl. Takva kampanja zahtijeva odgovarajue resurse u smislu upravljanja, i uvijek treba biti koordinirana s Komisijom.

4.3 Vidljivost prikladna za specifine tipove projekata

Odreene aktivnosti mogu biti prikladnije za neke vrste projekata od drugih. 4.3.1 Pruanje usluge nabave i opremanja Ova vrsta projekta naroito je pogodna za razliite aktivnosti komunikacije, s obzirom na jasnu povezanost sadraja projekta i vidljivog poboljanja u funkcioniranju, primjerice, graevine ili dijela infrastrukture. Tamo gdje je uinak projekta znaajan u podruju koje e izazvati interes javnosti, mediji trebaju biti obavijeteni o mogunosti fotografiranja opreme kada stigne u zemlju korisnicu. Pojaviti e se brojne prilike o kojima mediji mogu biti obavijeteni, primjerice, ugradnja, putanje u rad itd.

30

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

4.3.2 Projekti u svezi infrastrukture Fiziki infrastrukturni projekti (ceste, mostovi, graevine itd.) ili drugi projekti opipljive naravi (u svezi poljoprivrede, umarstva, vodnog gospodarstva i sl.) nude izvanredne prilike za znaajne aktivnosti komunikacije s obzirom na direktni uinak koji e projekt imati na ivote ljudi. Ovo je sluaj bez obzira da li EU financira izradu, obnovu ili tijek projekta. Osim statikih aktivnosti za vidljivost, kao to su znakovi i ostale vidljive oznake, aktivnosti za komunikaciju mogu imati za cilj objanjavanje uinka projekta u poboljavanju svakodnevnog ivota ljudi sigurniji prijevoz, toplija kuanstva, bolje obrazovanje, ia voda itd. 4.3.3 Tehnika pomo i studije Budui da ova vrsta projekta moe biti izrazito tehnike naravi, te ukljuivati politike savjete, ili pak moe zahtijevati odreenu dozu povjerljivosti, treba s posebnom panjom izabrati komunikacijske aktivnosti. 4.3.4 Bespovratna sredstva Uzimajui u obzir mali opseg mnogih projekata financiranih bespovratnim sredstvima (u usporedbi s, primjerice, infrastrukturnim projektima) i komunikacijske aktivnosti mogu biti manjeg opsega i/ili usredotoenije na ogranienu grupu ljudi. Ipak, zbog svoje bliskosti korisnikoj populaciji, mogu biti od izrazite pomoi u demonstriranju dodatne vrijednosti potpore EU. 4.3.5 Potpora proraunu Ovaj prirunik nije osmiljen za operacije potpore proraunu. Ipak, mjere informiranja i komunikacije trebaju biti predviene kao dio prateih mjera. Preporua se da izvoa ili partner u provedbi koji sudjeluju u ovim prateim mjerama blisko surauju s Komisijom kako bi definirali prikladnu komunikacijsku strategiju.

31

Travanj 2008.

5 Izvjetavanje

Izvoai i/ili partneri u provedbi duni su izraditi administrativne izvjetaje u svrhu auriranja i informiranja Europske komisije o napretku i rezultatima projekata EU. Oni moraju imati naslovnu stranicu u stilu EU, te nositi ime projekta i datum podnoenja izvjetaja. Posljedna stranica izvjetaja mora sadravati sljedee iskljuenje odgovornosti: Sadraj ove publikacije iskljuiva je odgovornost [ime autora/izvoaa/ partnera u provedbi] i ni na koji nain se ne moe smatrati da odraava gledita Europske Unije (The contents of this publication are the sole responsibility of <name of the author/contractor/implementing partner> and can in no way be taken to reflect the views of the European Union). Europska komisija zahtijeva da ti izvjetaji potpomau nadgledanje i vrednovanje projekata. Ona ih takoer koristi u svrhu informiranja vlada u zemljama partnerima o napretku projekata EU. Postoje tri vrste administrativnih izvjetaja koji pokrivaju razliite faze projektnog ciklusa: o o o Poetni izvjetaj koji definira plan operacija ili radni plan projekta Periodini izvjetaji o napretku koji pokrivaju aktivnosti projekta Izvjetaj o zavretku projekta.

Zahtjevi izvjetavanja razlikuju se od projekta do projekta. Pojedinosti u svezi konteksta, uestalosti i postupka podnoenja izvjetaja odreeni su opim uvjetima svih ugovora.

Ovaj se odjeljak ne odnosi na meunarodne organizacije.

32

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Izvoai i partneri u provedbi moraju osigurati da najmanje jedan dio njihovog izvjetaja (periodinog i zavrnog) sadri iscrpan opis i vrednovanje njihovih komunikacijskih aktivnosti (navodei konkretne primjere) i njihov uinak ( ilustrirajui to isjecima iz novina i audiovizualnim transkriptima kad god je to mogue). Ukoliko se izvjetaj daje u javnost, prednja strana mora koristiti predloak prezentacije izvjetaja:

33

Travanj 2008.

Dodatne informacije

Ovaj prirunik sastavila je jedinica Europe Aid-a za informiranje, komunikaciju i izvrno poslovanje (Information, Communication and Front Office Unit of the EuropeAid Co-operation Office). On takoer sadri i Zajednike smjernice usuglaene s Ujedinjenim narodima. Dodatne pojedinosti i/ili pojanjenja mogu se dobiti od Delegacije EK akreditirane u zemlji u kojoj izvoa, partner u provedbi ili meunarodna organizacija djeluje, ili od jedinice Europe Aid-a za informiranje, komunikaciju i izvrno poslovanje (EuropeAid Co-operation Office Information, Communication and Front Office Unit) na sljedeoj adresi: European Commission EuropeAid Co-operation Office Information, Communication and Front Office Unit 04 L-41 Office 06/84 B - 1049 Brussels Tel: + 32 (0)2 296 9497 Fax: + 32 (0)2 299 6407 E-mail: europeaid-info@ec.europa.eu Web stranica: http://ec.europa.eu/euro

34

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Prilog 1 Komunikacijska matrica: Kako i kada komunicirati to i komu?

Komunikacija bi se trebala odvijati tijekom svih faza projektnog ciklusa, i treba biti pravodobna. Aktivnosti komunikacije i vidljivosti trebaju se koristiti za najavu, a onda i istovremeno s kljunim prekretnicama. Kako bi se aktivnosti za vidljivost prilagodile i specifinim fazama projekta (odnosno projektnog ciklusa) i ciljnoj populaciji, moe se koristiti dolje prikazana matrica. Ova matrica naznauje tipove aktivnosti za vidljivost prikladne za razliite faze projektnog ciklusa. Treba napomenuti da su faze projektnog ciklusa prikazane u matrici predloene samo u svrhu planiranja. Njihova namjena nije da budu fokus komunikacijskih aktivnosti (fokus trebaju biti postignua i uinak). Namjena matrice jest da bude fleksibilno sredstvo koje se moe, po potrebi, nadopunjavati i prilagoavati u svakoj fazi projekta. Opseg matrice za vidljivost nadmauje opseg pojedinanih ugovora, sporazuma o doprinosu ili sporazuma o financiranju (pokriva programiranje, identifikaciju, procjenu, financiranje, vrednovanje i reviziju). Iako je korisna u kontekstu izrade nacrta planova za komunikaciju i vidljivost (vidi odjeljak 2.3), jasno je da se ne mogu sve aktivnosti predloene u matrici za vidljivost financirati u kontekstu specifinih ugovora, sporazuma o doprinosu ili sporazuma o financiranju.

35

Travanj 2008.

Faza projektnog ciklusa / komunikacijska aktivnost & ciljne skupine

Programiranje

Identifikacija

Procjena

Financiranje

Provedba

Vrednovanje & Revizija

Cilj komunikacije

Najaviti potporu EU

Informirati o statusu projekta

Informirati o statusu projekta

Naglasiti iznos potpore EK i kontekst

Podizanje svijesti

Prikaz uinka

Odgovornost

Komisija

Komisija

Komisija

Komisija / Partner

Partner

Komisija / Partner

Vrsta osnovne poruke

Najvei svjetski donator u slubi milenijskih ciljeva

Vie, bolje, bre - Europa brine

EU i <partner> zajedno pomau vie i bolje

Najvei svjetski donator u slubi milenijskih ciljeva

Suradnja koja vrijedi

EU djeluje

Najprikladniji alati

Konferencije za tisak, priredbe, intervjui

Informativna kampanja

Informativna kampanja

Konferencija za tisak

Priredbe, posjete mjestima na kojima se izvodi projekt, TV i radio spotovi, posjete visokih dunosnika Informativna kampanja Prilike za fotografiranje, (zajedniki) posjeti visokih dunosnika u svrhu obiljeavanja prekretnica u provedbi projekta Formiranje Upravljakih odbora multidonatorskih projekta Informativna kampanja Prilike za fotografiranje, (zajedniki) posjeti visokih dunosnika u svrhu obiljeavanja prekretnica u provedbi projekta Zajedniko predstavljanje u Saboru Tematske priredbe Prilike za fotografiranje, (zajedniki) posjeti visokih dunosnika u svrhu obiljeavanja prekretnica u provedbi projekta Kampanje za podizanje svijesti, na osnovu odreenog programa Tematske priredbe

Video produkcije, izvjetaji

Korisnika populacija

Konferencija za tisak nakon obeanja financijske potpore

Informativna kampanja i slubi imisije identifikacije

Informirati putem medija o izboru partnera

Informirati putem medija o potvrdi financiranja Javna ceremonija potpisivanja sporazuma

Uiniti kljune rezultate javno dostupnima Suraivati s medijima kako bi se prikazao uinak na terenu

Institucije EU i meunarodna donatorska zajednica

Konferencija za tisak nakon obeanja financijske potpore

Uiniti kljune rezultate javno dostupnima & proiriti ih kako bi ukljuivali kljune strateke poruke

Europski graani

Konferencija za tisak nakon obeanja financijske potpore

Informiranje putem medija, ako je prikladno Suradnja sa specijaliziranim tiskovinama Tematske priredbe

Informiranje putem medija, ako je prikladno Uiniti kljune rezultate dostupnima javnosti i proiriti ih tako da ukljuuju i osnovne strateke poruke

36

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Prilog 2 Elementi vizualnog identiteta EU

1. Zastava EU
Zajedniki zatitni znak svih projekata financiranih od stane EU jest logo EU. Bez obzira na veliinu, opseg ili ciljeve projekta, logo EU mora biti vidljivo prikazan kako je specificirano ovim prirunikom na svim materijalima koje e proizvesti izvoa, partner u provedbi ili meunarodna organizacija. Za svaku vrstu komunikacijskog proizvoda izraen je i elektroniki predloak koji se moe preuzeti sa sljedee web stranice: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Zastava EU predstavlja osnovni element europskog vizualnog identiteta. Iz tog su razloga sastavljene specifine smjernice kako bi se osigurala njezina ispravna uporaba i reprodukcija. Dok je veina elemenata u svezi standardnih boja koje se trebaju koristiti u zastavi EU i kreiranja zastave EU ukljuena u ovaj dokument, detaljnije se upute mogu pronai u Prilogu A1 Meuinstitucionalnog vodia za izradu na sljedeoj web stranici: http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm

2. Geometrijski opis
Zastava EU u obliku je plavog pravokutnika, a dio koji vijori iznosi jedan i

37

Travanj 2008.

pol puta duinu kopljenog dijela zastave. 12 zlatnih zvijezda smjeteno je na jednakim razmacima u nedefiniranom krugu iji je centar toka presjeka dijagonala pravokutnika. Radijus kruga jednak je jednoj treini visine kopljenog dijela. Svaka zvijezda ima pet krakova smjetenih na obodu nedefiniranog kruga iji je radijus jednak jednoj osamnaestini kopljenog dijela zastave. Sve su zvijezde uspravne tj. s jednim vertikalnim krakom okrenutim prema gore, i dva kraka u ravnoj liniji pod pravim kutem s kopljem. Krug je tako postavljen da se zvijezde pojavljuju na mjestima brojeva sati na brojaniku sata. Njihov je broj nepromjenjiv.

3. Boje
Zastava ima sljedee slubene boje: o o Pantone Reflex Blue za povrinu pravokutnika Pantone Process Yellow za zvijezde

Izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije moraju, do daljnjeg priopenja, koristiti boje Pantone Process Yellow i Pantone Reflex Blue. Meunarodna Pantone paleta boja, lako je i iroko dostupna ak i neprofesionalcima.

4. Pozadine
Zastava bi se, po mogunosti, trebala tiskati na bijeloj pozadini. Viebojne pozadine poeljno je izbjegavati, osobito one u bojama to se sudaraju s plavom. Ondje gdje se pozadina u boji ne moe izbjei, mora se staviti bijeli rub debljine jednake 1/25 visine pravokutnika.

38

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Zastava EU moe se preuzeti sa sljedee web stranice: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

5. Izmjene i dodatci
Izvoai, partneri u provedbi i meunarodne organizacije trebaju biti svjesne injenice da kada reproduciraju zastavu EU u biltenima i drugim grafikim prezentacijama, ona mora biti prikazana u cijelosti, bez ikakvih izmjena i dodataka. Tako zastava EU ne smije biti prikazana kako sadrava bilo koju zastavu ili simbol druge drave, donatora ili institucije. Svako se mora prikazati zasebno.

6. Iskljuenje odgovornosti
EU nije odgovorna za sadraj komunikacijskog materijala pripremljenog od strane izvoaa, partnera u provedbi ili meunarodnih organizacija. Oni stoga, u svojim publikacijama moraju navesti sljedee iskljuenje odgovornosti: Ova publikacija izraena je uz pomo Europske unije. Sadraj ove publikacije iskljuiva je odgovornost (ime autora/partnera u provedbi/meunarodne organizacije) i ni na koji se nain ne moe smatrati da odraava gledita Europske unije. (This publication has been produced with the assistance of the European Union. The contents of this publication are the sole responsibility of <name of the author/contractor/implementing partner/ international organisation> and can in no way be taken to reflect the views of the European Union.)

7. Internetske poveznice
Sve publikacije pripremljene od strane izvoaa ili partnera u provedbi moraju se koristiti slubenim izvorima EU za podrobnije informacije, a naroito web stranicom Europa (vidi Prilog 3) i/ili web stranicom Delegacije Europske komisije. Osim toga, mogu se referirati na Europsku uniju na portalu World web-a, koji se moe pronai na http://ec.europa.eu/world/. Ovaj portal sadrava poveznice (linkove) prema specijaliziranim web stranicama koje se bave vanjskim odnosima Europske unije.

39

Travanj 2008.

8. EU vidljivost po zavretku projekta

Po zavretku projektne faze financirane od strane EU, upravljanje projektom mogu nastaviti korisnik ili partner. U ovakvim sluajevima, est mjeseci po zavretku faze projekta financirane od strane EU, ni u kakvim se projektnim komunikacijskim materijalima ne smiju vie koristiti simboli EU, s izuzetkom spomen ploa. Meutim, sljedea reenica mora biti ukljuena u sav materijal, na jednako istaknutom mjestu koje je bilo dano logu EU: Poetnu fazu <datumi> ovog projekta/programa podrala je Europska unija (The initial phase <dates> of this project/programme was supported by the European Union). S meunarodnim organizacijama treba usuglasiti specifine dogovore.

40

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Prilog 3 Predloci komunikacijskih proizvoda

Dolje prikazani predloci obvezatni su za izvoae i partnere u provedbi. Elektronike verzije ovih predloaka dostupne su na sljedeoj adresi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

1. Priopenja za tisak

41

Travanj 2008.

2. Letci

42

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

2 Letci

43

Travanj 2008.

3. Broure

44

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

4. Bilteni (Newsletteri)

45

Travanj 2008.

5. Panoi

46

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

6. Spomen ploe

1,25 m 4m

7. Okomite zastave (Banneri)

3,5 m

47

Travanj 2008.

8. Natpisi za vozila

9. Promotivni predmeti

48

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Vana napomena: Na onim promotivnim predmetima (npr. kemijskim olovkama i okomitim zastavama) na kojima nije mogue ispisati osnovne poruke u njihovoj cijelosti, moraju se pojavljivati barem logo Europske unije, te jedna od sljedeih osnovnih (ili slinih) poruka, koje naglaavaju zemlju korisnicu i sektor na koji se potpora odnosi: o o o o o Suradnja koja vrijedi (Co-operation that Counts). Europska unija i drave [umetnuti imena drava ili regija]: A Co-operation that counts. Program suradnje [umetnuti naziv podruja na koje se program odnosi, npr. zdravstvo] Europske unije s [umetnuti ime drave]. Europska unija [umetnuti ime drave], partner a ne samo donator. Europska unija [umetnuti ime drave].

49

Travanj 2008.

Prilog 4 Opisi programa i osnovne poruke

1. Osnovna poruka
Ako izvoa, partner u provedbi ili meunarodna organizacija ele ukljuiti osnovnu poruku EU za svoje podruje u pisanu komunikaciju, kao to su priopenja za tisak, publikacije, web stranice projekta ili elektroniki informativni materijali, moraju koristiti relevantnu standardnu osnovnu poruku. Osnovna poruka EU i standardne definicije EU i njezinih institucija navedene su u daljnjem tekstu. Ostale osnovne poruke mogu biti prikladne, npr. za program pod kojim se projekt provodi, za openitije ciljeve EU za razvoj ili suradnju, ili kako bi se naglasilo odreeno partnerstvo. Za definiciju takvih poruka, izvoa, partneri u provedbi ili meunarodne organizacije trebale bi kontaktirati dunosnika za tisak i informiranje ili voditelja projekta. Osnovna poruka EU Europsku uniju ini 27 zemalja lanica koje su odluile postupno povezivati svoja znanja, resurse i sudbine. Zajedniki su, tijekom razdoblja proirenja u trajanju od 50 godina, izgradile zonu stabilnosti, demokracije i odrivog razvoja, zadravajui pritom kulturalnu raznolikost, toleranciju i osobne slobode. Europska unija posveena je dijeljenju svojih postignua i svojih vrijednosti sa zemljama i narodima izvan svojih granica. The European Union is made up of 27 Member States who have decided to gradually link together their know-how, resources and destinies. Together, during a period of enlargement of 50 years, they have built a zone of stability, democracy and sustainable development whilst maintaining cultural diversity, tolerance and individual freedoms. The European Union

50

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

is committed to sharing its achievements and its values with countries and peoples beyond its borders.

2. Definicija Europske unije i njenih institucija

U sluaju da izvoa, partner u provedbi ili meunarodna organizacija odlui da je potrebna podrobnija definicija EU, u svim komunikacijskim materijalima trebaju koristiti sljedee odobrene definicije, ukoliko dunosnik za tisak i informiranje Delegacije EU nije dao drugaije upute. Europska unija - European Union Europska unija uspostavljena je temeljem Ugovora o Europskoj uniji. Trenutno ima 27 zemalja lanica Unije. Zasnovana je na suradnji Europskih zajednica i zemalja lanica na poljima zajednike vanjske i sigurnosne politike, te pravosua i unutarnjih poslova. Pet glavnih institucija Europske unije su Europski parlament, Vijee ministara, Europska komisija, Sud EZa i Revizorski sud. Europska unija glavni je imbenik na poljima meunarodne suradnje i pomoi pri razvoju. Ona je takoer i najvei meunarodni donator humanitarne pomoi. Danas, Europska unija ima politiku i financijsku odgovornost za vie od 11% svjetske javne pomoi (ODA), u usporedbi s 5% iz 1985. Primarni cilj vlastite razvojne politike Europske zajednice, usuglaen u studenom 2000. jest iskorjenjivanje siromatva. Kako bi pojaala svoj uinak, Europska zajednica usmjerava svoju pomo u est prioritetnih podruja: trgovina i razvoj; regionalna integracija i suradnja; potpora makroekonomskim politikama i pravedan pristup socijalnim uslugama; transport; sigurnost prehrambenih proizvoda i odrivi ruralni razvoj; izgradnja kapaciteta institucija, dobro upravljanje i vladavina prava. Uz ova sredinja podruja, vane teme koje se preklapaju usmjeravaju se prema razvojnim aktivnostima, tj. ljudskim pravima, jednakosti spolova, okoliu i sprjeavanju sukoba. http://europa.eu/

51

Travanj 2008.

Europska zajednica - European Community Europske zajednice sastoje se od Europske zajednice (prethodno Europske ekonomske zajednice, prije no to je redefinirana Ugovorom iz Maastrichta 1992. godine) i Euratoma. Ove zajednice dijele zajednike institucije i upravljake strukture. Europski parlament - European Parliament Europski parlament direktno je izabrani izraz politike volje Europske unije i najvei vienacionalni parlament na svijetu. Europski parlament podupire prava graana, usvaja zakone i nadzire koritenje izvrne moi. http://www.europarl.europa.eu Vijee Europske unije - Council of the European Union Poznatije kao Vijee ministara; specijalizirani ministri vlada svih zemalja lanica sastaju se ovdje kako bi donosili odluke i razrjeavali dravne razlike u razliitim podrujima politike. Europsko vijee, sastavljeno od 27 efova drava ili vlada zasjeda najmanje dva puta godinje kako bi postavili ciljeve i definirali prioritete. Svaka drava lanica preuzima predsjedanje naizmjenino na rok od est mjeseci. http://www.consilium.europa.eu Europska komisija - European Commission Europska komisija izvrno je tijelo Europske zajednice. Voena od 27 povjerenika, Europska komisija inicira prijedloge zakona i djeluje kao uvar ugovora. Komisija je takoer i rukovoditelj i izvritelj zajednikih politika i meunarodnih trgovinskih odnosa. Odgovorna je za upravljanje vanjskom pomoi Europske unije. http://ec.europa.eu

52

Komunikacija i vidljivost - Prirunik za vanjske aktivnosti EU

Sud Europske zajednice - European Court of Justice Sud Europske zajednice prua pravnu zatitu potrebnu kako bi se osiguralo da se zakonodavstvo potuje pri interpretaciji i primjeni ugovora i propisa koji se na njima temelje. http://www.curia.europa.eu Europski revizorski sud - European Court of Auditors Europski revizorski sud odgovoran je za provjeravanje troi li Europska unija svoj novac sukladno budetskim pravilima i propisima. http://www.eca.europa.eu Ostale institucije Europska investicijska banka - European Investment Bank (EIB) Europska investicijska banka je financijska institucija Europske unije. Ona osigurava zajmove za kapitalne investicije koje promiu Unijin uravnoteeni gospodarski razvoj i integraciju. Vodea je institucija za investiranje u osnovnu infrastrukturu u Jugoistonoj Europi. http://www.eib.europa.eu Europski gospodarski i socijalni odbor - European Economic and Social Committee (EESC) Europski gospodarski i socijalni odbor predstavlja stavove i interese organiziranog civilnog drutva prema Komisiji, Vijeu i Europskom parlamentu. Odbor se treba savjetovati u pitanjima u svezi ekonomske i socijalne politike; on takoer moe, samoinicijativno, davati miljenja o drugim pitanjima koje smatra vanima. http://www.eesc.europa.eu

53

Travanj 2008.

Odbor regija - Committee of the Regions (COR) Odbor regija je politika skuptina koja lokalnim i regionalnim vlastima omoguuje glas u srcu Europske unije. Mora se savjetovati o pitanjima u svezi regionalne politike, okolia i obrazovanja. Sastavljen je od predstavnika regionalnih i lokalnih vlasti. http://www.cor.europa.eu/ Europska sredinja banka - European Central Bank (ECB) Europska sredinja banka je sredinja banka za jedinu valutu Europske unije, euro. Osnovna zadaa ECB-a jest odravanje kupovne moi eura i stabilnosti cijena u euro zoni. Euro zona obuhvaa 13 europskih zemalja koje su uvele euro od 1999. http://www.ecb.eu

VANI KONTAKTI U REPUBLICI HRVATSKOJ

Sredinji dravni ured za razvojnu strategiju i koordinaciju fondova Europske unije, Radnika cesta 80/V, 10 000 Zagreb; tel: 01 456 9150, web: www.strategija.hr strategija@strategija.hr Ministarstvo financija/Nacionalni fond, Katanieva 5, 10 000 Zagreb; tel: 01 459 1083, web: www.mfin.hr dubravka.flinta@mfin.hr; tamara.sonje@mfin.hr Sredinja agencija za financiranje i ugovaranje, Vukovarska 284 (objekt C), 10 000 Zagreb; tel: 01 459 1245, web: www.safu.hr info@safu.hr Delegacija Europske Komisije, Trg rtava faizma 6, 10000 Zagreb; tel: 01 450 0110, web: www.delhrv.ec.europa.eu/hr euinfocentar@euic.hr

54