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ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
Unidad y divisin del proceso administrativo Objetivo: Conocer los conceptos bsicos del proceso administrativo
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El proceso administrativo DEFINICIN. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
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comprende a la planeacin (trata ms o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organizacin (de como se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)
aqu est la direccin que se encarga de ver que se realicen las tareas 1/18/13 y para ello cuenta con la supervisin,
DINAMICA
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso tiene aplicacin universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes . Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizar un gerente de una tienda de 1/18/13 departamentos.
Diversos criterios de divisin Objetivo: Conocer los diferentes criterios de divisin del proceso administrativo
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Diversos criterios de divisin del proceso administrativo Siendo toda divisin de algn modo arbitraria y con fines de estudio, es natural que se presenten diversos criterios para distinguir y separar los elementos de la administracin. Sin embargo, aunque los elementos varan en nmero segn cada autor, los objetivos que se persiguen son los mismos.
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No hay, pues, un modelo universal, ni para el nmero de etapas ni para su semntica. Por ejemplo, algunos llaman direccin o comando a la implementacin, otros ni siquiera la nombran. Hay quienes incluyen la contratacin de personal (modelo de Megginson), aunque parece ms una funcin de personal que una fase del proceso administrativo; pero es vlida porque no hay regla que diga lo contrario.
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Adems, el proceso administrativo permitir al futuro profesional formarse con los siguientes aspectos:
A. B.
Disciplina.
Flexibilidad en todos los procesos gerenciales. Fundamentos de tctica y estrategia Conceptos bsicos de una disciplina administrativa, tanto acadmica como gerencial.
C. D.
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Una
de las formas ms extendidas de agrupar los elementos, es quiz la que considera en ella cuatro, la cual es seguida, entre otros por George Terry; estos elementos son: Planeacin Organizacin Ejecucin Control
1) 2) 3) 4)
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Fayol sostuvo que la organizacin es una entidad abstracta dirigida por un sistema racional de reglas y autoridad, que justifica su existencia a travs del logro de sus objetivos. Aadi que si la organizacin desea obtener objetivos administrativos, debe coordinar los recursos con que cuenta, por lo cual el administrador est obligado a prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
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La mecnica administrativa actual Objetivo: entender el concepto que implica la mecnica en el proceso administrativo
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La administracin, como toda ciencia, est basada en leyes o principios (Fayol prefiri la denominacin principio, porque es ms flexible y se adapta a cualquier circunstancia, tiempo y lugar). As, cada etapa del proceso est regida por principios, destinados a optimizar los recursos, y la relacin de stos con las organizaciones y el ser humano. El proceso administrativo presenta las siguientes ventajas:
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B. Proporciona un avance significativo para el estudio de la administracin. C. No se contradice con los aportes de otras escuelas: puede adoptarlos, usarlos y proporcionar mejoras. D. Es flexible: depende de la situacin de que se trate. E. Ayuda a los gerentes o responsables a poner en prctica sus conocimientos y habilidades, en tanto determina los objetivos y la mejor manera de alcanzarlos. F. Su proceso es tan sencillo que permiten a los gerentes entender fcilmente el problema y cmo resolverlo. G. Proporciona directrices claras que ayudan a la
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Con base a lo visto anteriormente, podemos concluir que el estudio del proceso administrativo tiene cuatro etapas bsicas y est conformado por dos fases principales: mecnica (planeacin y organizacin), en donde se da respuesta a las interrogantes de qu se va a realizar y cmo; y dinmica (direccin y control), cuya implantacin permite ver con mayor claridad lo que se est haciendo y evaluarlo. 1/18/13
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Agustn Reyes Ponce PREVISION a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomndose en cuenta no hay certeza completa por la cantidad de factores y la intervencin de decisiones humanas, por lo siempre existir en la empresa un riesgo. b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos ms que en opiniones objetivas. El xito de la empresa es en base a la informacin de que
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disponga.
La planeacin: Objetivos y funciones Objetivo: Dar las bases para el conceptualizacin de la planeacin en el procesos administrativo
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
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Aspiraciones fundamentales Finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los objetivos Directrices que definen la razn de ser de la empresa Constituyen la misin que la identifica.
Investigacin Apoya la planeacin al brindarle, precisin , cuantificacin flexible y certera, aplicando el mtodo cientfico en general al explicar, describir y predecir, a travs de sus etapas el respectivo proceso cientfico as: 1. Definicin del Problema (qu se desea resolver). 2. Obtencin de informacin (Datos, observacin, experimentacin encuestas muestreo). 3. Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta ideas para solucionar el problema). 4. Comprobacin de Hiptesis (aceptacin o rechazo) 5. Presentacin del Informe (Resultado para tomar decisiones).
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Premisas
Suposiciones Futuras Internas Cambios al Interior, Fortalezas y Debilidades Externas al Entorno. Amenazas y Oportunidades, de carcter poltico, legal, econmico, social, tcnico y por otros factores.
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Estrategias Cursos de accin general o alternativas de utilizacin de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando alternativas. Polticas Guas para orientar las acciones con criterios lgicos en la toma de decisiones. Programas
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Procedimientos Secuencia para efectuar las actividades en orden cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar a cabo las tareas o rutinas de trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos permanentemente. Planes Esquemas resultantes de la PLANEACION,
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LA PLANEACIN PLANILLA DE PLANEACIN ESTRATGICA COMO ELEMENTO BSICO DEL CONTROL INTERNO
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ANALISIS
FODA
QUE ES FODA? Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas Debilidades Son de carcter interno e involucran
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Fortalezas Son de carcter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organizacin. Ej. El personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo. Amenazas Son de carcter externo e involucran los Ing.Patricio Arguello inconvenientes para cumplir los objetivos. Mendoza MBA.
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La organizacin: Objetivos y funciones Objetivo: Dar las bases para el conceptualizacin de la organizacin en el proceso administrativo
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CONCEPTO
LA ORGANIZACIN
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
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IMPORTANCIA
LA ORGANIZACIN
Es de carcter continuo Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
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LA ORGANIZACIN
Evita
la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Reduce
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PRINCIPIOS
Del Objetivo Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad
Especializacin
Jerarqua
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PRINCIPIOS
Unidad de Mando Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin, para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben duplicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos
Difusin
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PRINCIPIOS
De la Las unidades de la organizacin siempre Coordinacin debern mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe proporcionar la armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas la funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn, en esta forma la organizacin funcionara como un sistema armnico en el que todas sus partes actuaran oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo 1/18/13
LA ORGANIZACIN
Tipologa de la Organizacin
Se refiere a los distintos tipos, de sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social, las ms usuales son: Lineal o Militar Funcional o de Taylor Lineo-Funcional Staff 1/18/13 Por comits.
LA ORGANIZACIN
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. Se le conoce como organizacin lineal o militar porque, se utiliza en instituciones 1/18/13 militares, siendo aconsejable tambin su
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La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones.
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ORGANIZACIN LINEOFUNCIONAL
En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva:
De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a travs de un solo jefe para cada funcin en especial. De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.
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ORGANIZACIN LINEOFUNCIONAL
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La organizacin staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea.
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ORGANIZACIN STAFF
ORGANIZACIN STAFF
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ORGANIZACIN STAFF
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una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma. Ejecutivo: Es nombrado por el comit directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de 1/18/13 los empleados de la empresa.
Organigramas
1/18/13 Manuales
Basndonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), se pone a consideracin la siguiente clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica.
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1.
Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin
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2. POR
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo 1/18/13
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito 1/18/13
3.
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4.
POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes Ejemplo:
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Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general [2]. Ejemplo:
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De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
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5.
POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo
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Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente
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Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
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De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos
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Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, o sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.
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MANUALES
Son
documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Los
MANUALES
De
Procedimientos. Polticas.
De
De
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De
MANUALES
Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. 1/18/13 Ayudan a la coordinacin y evitan la
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LA DIRECCIN
Concepto La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, comunicacin y la supervisin.
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LA DIRECCIN
Principios De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. 1/18/13 Impersonalidad de Mando:
LA DIRECCIN
De la jerarqua: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos 1/18/13 correspondientes, a fin de
qTOMA
ETAPAS DE LA DIRECCION
DE DECISIONES
ETAPAS DE LA DIRECCION
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TOMA DE DECISIONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cul es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucin. 1/18/13
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se aproxima de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como humanos; estos ltimos son los ms importantes para la ejecucin. Etapas
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INTEGRACION
de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero se pueden agrupar en dos tendencias:
1.
Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades, de Maslow Teora de la Motivacin e higiene, de Herzberg. 1/18/13 Motivacin de Grupo
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin de un grupo social. De tal manera vista, la comunicacin en una empresa comprende mltiples interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin ms complicados.
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SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. El liderazgo y supervisin, son de gran importancia para la empresa, ya que mediante l imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logran los objetivos.
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SUPERVISION
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que una supervisin efectiva depender: La productividad del personal para lograr objetivos La observancia de la comunicacin 1/18/13 La relacin entre jefe-subordinado
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EL CONTROL
CONCEPTO
Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se:
evala, mide o
supervisa
la ejecucin 1/18/13
de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas
ELEMENTOS
Relacin Medicin Deteccin
con lo planeado
Establecimiento
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EL CONTROL
De lo anterior se desprende: Relacin con lo planeado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la PLANEACIN. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan 1/18/13 entre la ejecucin y la PLANEACIN.
El control es importante para el proceso administrativo por cuanto: Establece medidas de correccin. Se aplica a todos los recursos de la empresa. Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan desviaciones. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Informa sobre el desempeo de ejecucin 1/18/13 de los planes.
IMPORTANCIA
PRINCIPIOS BSICOS
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos. Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin. 1/18/13 Las desviaciones: Deben ser analizadas
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estndares estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los estndares tcnicamente elaborados.
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Los estndares sirven para establecer unidades de medida definidas segn el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de informacin, pues la efectividad del control depende en buena parte de la informacin recibida cuyas caractersticas (confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser importantes. Una vez efectuada la medicin, se comparan los resultados obtenidos con los 1/18/13 estndares preestablecidos,
MEDICION DE RESULTADOS
CORRECCIN
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora con base en el anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentacin entre el control 1/18/13 planeacin lo que permite y la
RETROALIMENTACIN
Es importante en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de informacin sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta ms rpidamente el proceso de controlplaneacin.
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EL CONTROL
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EL CONTROL
CLASES
Control de Produccin. Control de Calidad. Control de Mercados Control Financiero Control Presupuestal Control Contable
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EL CONTROL
CARACTERISTICAS
Refleja
la
Oportunidad Accesibilidad
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Ubicacin
Estratgica.
EL CONTROL
FACTORES El control comprende cuatro factores que son:
Cantidad Tiempo Costo
Calidad 1/18/13
TECNICAS DE CONTROL
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