CAPITULO 5 COMO CONTROLAR EL PROYECTO

En este captulo se revisara como llevar a cabo el control junto con la ejecucin reportando avances, documentando y previniendo estrategias, as como todo lo visto en los captulos anteriores El desarrollar el plan de proyecto tomando en cuenta las nueve reas en forma integrada, nos permite contar con bases de referencia confiables contra las cuales comparar nuestro avance real, identificando oportunamente las desviaciones para actuar preventivamente, cuando an es factible y econmicamente viable Durante la planeacin se establece el programa del proyecto donde se incluye la definicin de todo el trabajo por desarrollar, desglosando los entregables (wbs) en tareas. Adems, definimos la duracin de las actividades y sus interdependencias, estableciendo las fechas de inicio o terminacin del proyecto, basndose en el mtodo de la ruta crtica, de donde se obtienen las fechas de inicio y terminacin de cada actividad y del entregable. Despus de establecer el presupuesto base se define el programa base el cual nos sirve como referencia contra la cual comparamos el avance real para actuar oportunamente al identificar las desviaciones. Al establecer el presupuesto base, determinamos los montos asignados en cada partida presupuestal, basndonos en un catlogo de cuenta CBS. En este presupuesto se ejercer durante la vida del proyecto, como se muestra en el programa de erogaciones, este programa nos permite comparar la erogaciones reales contra el plan, para tomar las acciones requeridas en relacin con la asignacin de fondos para el proyecto. Pero el programa de erogaciones no se mide el desempeo del presupuesto o el costo del proyecto, solo los requerimientos de los fondos. La herramienta ms importante para monitorear el desempeo del presupuesto en el proyecto es llamada control presupuestal; as como el programa del proyecto es la herramienta fundamental para controlar las fechas de entrega, adems nos permite saber en todo momento si los costos del proyecto estn dentro o fuera del presupuesto. La tcnica usada para medir integralmente el desempeo del proyecto tanto en tiempo como en costo es llamada tcnica del valor ganado para utilizar esta herramienta se requiere realizar un plan de medicin del desempeo del proyecto llamado valor planeado. La tcnica para estimar y revisar el valor ganado de cada partida del wbs a la fecha del corte, se llama desempeo del proyecto respecto al tiempo.

El estatus semanal es una herramienta establecida en el plan del proyecto, que servir para informar semanalmente del avance que lleva el proyecto. En otro caso el reporte mensual es una herramienta establecida en el plan de proyecto la cual servir para informar semanalmente sobre el avance del mismo. Los estatus semanales y reportes mensuales, establecidos en la planeacin y elaborados durante el control, nos ayudaran a informar oportunamente a los involucrados del proyecto acerca de los indicadores ms relevantes, contando con informacin confiable que nos habilite a tomar decisiones en el momento adecuado.
El sistema de control de cambios, establecido en la planeacin y efectuado durante el control, nos permite contar con la informacin actualizada del proyecto, que nos servir para documentar las lecciones aprendidas. Estas lecciones, entre otras cosas nos sern tiles para fases posteriores del proyecto y para futuros proyectos, ya que facilitan el proceso de mejora continua.

CUESTIONARIO
Mencione 10 herramientas incluidas en el plan de proyecto, que nos servir para llevar a cabo el control. WBS Matriz de roles y funciones Matriz de comunicacin Calendario de eventos Estatus semanal Reporte mensual Programa del proyecto Presupuesto base Programa de erogaciones Listas de verificacin Requisicin de pago Cul es la diferencia entre el programa base y el programa real? el programa base es aquel que se hace con especificaciones iniciales del proyecto o sea se realiza en las etapas tempranas del proyecto y nos sirve como gua para desarrollar el mismo, en cambio el programa real es aquel que se realiza segn se desarrollen las actividades, quiere decir que es desarrollado en tiempo real. sistema de control de cambios lecciones aprendidas valor ganado control presupuestal

Mencione 4 puntos del ciclo de control del programa del proyecto Revisar el avance a la fecha de corte Comparar los logros actuales contra el programa base Centrarse en el corto plazo sin perder la visin global

Proponer estrategias en equipo Analizar las actividades en la ruta crtica y con poca holgura Para qu nos sirve el control del programa de erogaciones? Este control nos sirve para ver como ser ejercido el presupuesto de los montos asignados a cada partida presupuestal (estas incluidas en un catlogo de cuentas CBS) Al igual nos permitir comparar las erogaciones reales contra el plan, para tomar las acciones requeridas en relacin con la asignacin de fondos para el proyecto Qu es el control presupuestal y que elementos incluye? Es una herramienta muy importante para monitorear el desempeo del presupuesto en el proyecto, en otras palabras sirve para saber en todo momento si los costos del proyecto estn dentro o fuera del presupuesto Este control incluye: Tablas de conceptos de costos, presupuestos y resultados Presupuesto.- es de lo que disponemos, el monto mximo autorizado que solo podemos ajustar por medio de rdenes de cambio al presupuesto Costo.- es lo que nos est costando la obra. Lo ajustamos segn contratamos y con base en las ordenes de cambio a costos Resultado.- importe que provenga de comprar el presupuesto contra el costo, para identificar ahorros o sobrecostos. Qu es el valor ganado? Es una tcnica la cual es utilizada para medir integralmente el desempeo del proyecto, tanto en tiempo como en costo. Cmo obtenemos el costo actual? Es obtenida para cada elemento del WBS multiplicando el porcentaje de avance a la fecha corte por el valor del presupuesto actual.

Cmo calculamos el pronstico del costo al trmino? Este se determina al obtener el ndice de desempeo del costo acumulado (suma de todos los valores ganados individuales dividida entre la suma de todos los costos actuales individuales) y determinado en esta formular = 1/IDC X PAT Dnde: IDC =INDICE DEL DESEMPEO DEL TIEMPO PAT=PRESUPUESTO ACTUAL AL TERMINO Cmo obtenemos el pronstico a la fecha de terminacin? Se determina sabiendo el IDT acumulado (suma de los valores ganados individuales entre la suma de todos los valores planeados individuales) este es dividido entre 1 y multiplicado por la duracin del proyecto

=1/IDT X DURACION DEL PROYECTO DONDE IDT: INDICE DEL DESEMPEO DEL TIEMPO Qu es el control de cambios y que incluye? Es un procedimiento establecido durante el desarrollo del plan de proyecto en el rea de integracin este incluye una tabla con indicaciones del nmero de orden de cambio donde cada orden es registrada siguiendo el formato presentado. Incluye tambin referencias a los numeros de cuenta del wbs y CBS. Tambin una breve descripcin como referencias rpidas as como importes o impactos en el presupuesto, en costo y en planos. Para qu nos sirve el estatus semanal y que incluye? Esta herramienta nos sirve para informar semanalmente sobre el avance semanal del proyecto Incluye: prioridades, riesgos, tiempo, valor ganado, resultados predecibles, control presupuestal, abastecimientos, lecciones aprendidas y control de cambios

Para qu nos sirve el reporte mensual y que incluye? Servir para informar mensualmente sobre el avance del mismo Este incluye: 1.- seccin de estatus ejecutivo 2.- seccin de recomendaciones 3.- seccin de reporte 4.- obtencin del % de avance Describa las herramientas lecciones aprendidas y que incluye Es un control que se lleva al acontecer cambios y condiciones inesperadas de las cuales podemos aprender estas experiencias y compartirlas con los compaeros y equipos de otros proyectos y al igual pueden ser aplicadas en futuros proyectos Este control incluye: Criterio de bsqueda Situacin Consecuencias Evaluacin Cules cambios se cargan al presupuesto y cuales al costo? Al presupuesto solo se pueden cambiar o ajustar por rdenes de cambio al presupuesto En el costo se cambia ajustando segn lo contratado y con base a rdenes de cambio a costos. En la tcnica del valor ganado cmo calculamos si el proyecto est retrasado o adelantado en base a lo planeado? Comparando el valor ganado con el valor planeado