5s Sebagai Strategi Keunggulan Kompetitif

Properti dinorimantho/5S/OCT.
2010 Seluruh dokumen ini dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen.
PENDEKATAN METODE 5S SEBAGAI STRATEGI KEUNGGULAN KOMPETITIF ORGANISASI
1. Pendahuluan Hampir semua industri manufaktur dan jasa akan senantiasa dihadapkan pada kompetisi yang ketat sekali, dimana hal ini tidak hanya terjadi pada perusahaan yang memproduksi barang atau jasa sejenis tetapi hampir secara keseluruhan mengalami persaingan tersebut, hal ini didasarkan karena setiap perusahaan berusaha untuk menguasai pangsa pasar dari produk yang mereka hasilkan guna mencapai keuntungan setinggi-tingginya. Untuk dapat memperoleh keuntungan yang optimal perusahaan tidak hanya harus menyediakan infrastruktur yang memadai dalam kegiatan proses produksinya tetapi juga harus didukung oleh budaya kerja yang baik. Secara umum, budaya industri di Indonesia belumlah mengakar secara baik, hal ini mungkin disebabkan karena selama ini hanya berperan sebagai nelayan, petani, pelayan dan priyayi. Sehingga menyebabkan banyak perusahaan atau industri yang belum siap menghadapi persaingan global. Hal ini dapat diketahui dengan masih adanya permintaan dari kalangan industri terhadap kebijakan proteksi terhadap produk yang dihasilkan. Rendahnya tingkat produktifitas dan pemahaman budaya kerja yang baik dari tenaga kerja Indonesia menyebabkan rendahnya tenaga kerja yang terserap di dunia industri, terutama industri yang berbasis teknologi tinggi yang menuntut banyak persyaratan terhadap tenaga kerja. Sebagai contoh disekitar industri manufaktur dan perusahaan di bidang jasa, masih banyak sekali yang belum mereka ketahui tentang sikap dan perilaku kerja yaitu terhadap waktu, tempat kerja, disiplin, kerapian, ketelitian, target kerja, kualitas dan sebagainya sering menjadi kendala dalam bekerja yang baik dan benar. Salah satu metode yang dapat digunakan dalam meningkatkan efisiensi waktu kerja adalah dengan menerapkan budaya kerja 5S. Budaya kerja 5S ini berasal dari Jepang, 5S terdiri dari seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Takashi Osada menyampaikan bahwa 5S adalah serangkaian aktivitas ditempat kerja seperti kegiatan pemisahan, penataan, pembersihan, pemeliharaan, dan pembiasaan, yang semuanya diperlukan untuk
Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010
Page 1
Properti dinorimantho/5S/OCT.2010 Seluruh dokumen ini dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen.
melaksanakan
pekerjaan
dengan
baik.
"The
five
keys
to
total
quality
environment" (Takashi Osada 2004). Konsep ini sebenarnya sederhana tetapi sering sekali diabaikan. Konsep ini juga dapat dijadikan strategi kompetitif oleh pihak manajemen agar dapat memenangkan persaingan dan mencapai tujuan perusahaan.
property@DinoRimantho/Okt2010
2. Manajemen Strategi Jika kita tahu dimana kita berada dan bagaimana kita akan mencapai tujuan kita, kita tidak mungkin dapat melihat arah kita berjalan, dan jika hasil yang terlihat tidak sesuai, maka buatlah perubahan segera (Abraham Lincoln dalam Fred R. David, 2005). Intisari yang disampaikan oleh Abraham Lincoln tersebut merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan oleh organisasi untuk menyiasati terjadinya perubahan disekitarnya. Saat ini terdapat beberapa isu global yang dapat mempengaruhi semua keputusan strategis. Pertama, batas antar Negara menjadi tidak jelas karena setiap orang dapat melangkah ke suatu wilayah Negara tanpa kehadiran fisik berkat kemajuan teknologi. Melihat dan memahami dunia dari sudut pandang lain telah menjadi syarat mutlak agar tetap terus bertahan. Landasan manajemen strategis terletak pada kemampuan pengambil keputusan di organisasi untuk memahami pesaing, pasar, harga, pemasok, distributor, pemerintah, kreditor, pemegang saham dan pelanggan di seluruh dunia. Harga dan kualitas produk perusahaan harus kompetitif secara global, bukan hanya di pasar lokal. Kedua, kemajuan teknologi (baca internet) telah merubah suatu kondisi perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Semakin banyak perusahaan mendapatkan beberapa keunggulan yang kompetitif dengan menggunakan internet sebagai salah satu kemajuan teknologi komunikasi untuk menjual secara langsung dan melaksanakan komunikasi dengan pemasok, pelanggan, kreditor, pemegang saham, partner, klien dan competitor yang tersebar diseluruh dunia. Kemajuan komunikasi ini memungkinkan seseorang untuk menjual, beriklan, membeli kebutuhan, memantau persediaan dan lain-lain tanpa harus hadir di kantor. Secara singkat kehadiran teknologi komunikasi meminimalkan
pengeluaran dan waktu yang terbuang, jarak dan ruang untuk menjalankan bisnis sehinggga menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih baik, efisiensi dan profitabilitas yang lebih tinggi. Terakhir, lingkungan hidup telah menjadi salah satu isu manajemen strategis yang penting. Terjadinya pemanasan global dan meningkatnya jumlah polusi menyadarkan
Page 2
semua pihak mengenai pentingnya ancaman yang lebih besar pada manusia dan bisnis dari adanya eksploitasi secara terus menerus dan berlebihan serta menurunnya kualitas lingkungan alam. Menurut International Standard Organization (ISO), perspektif lingkungan mengacu pada lingkungan alam dan didefinisikan sebagai lingkungan sekitar dimana perusahaan beroperasi, termasuk udara, air, tanah, sumber daya alam, flora, fauna, manusia dan hubungan diantaranya.
3. Definisi Manajemen Strategis Manajemen strategis adalah proses yang dapat digunakan oleh setiap orang terutama para pengambil keputusan di perusahaan atau di lingkungan kerja pemerintah guna merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam penyediaan customer value terbaik untuk mewujudkan visi organisasi. Manajemen strategis adalah suatu proses yang dilaksanakan secara kontinyu dan berkelanjutan oleh suatu organisasi dalam perjalanan mencapai visi dan menghasilkan peta perjalanan kegiatan atau usaha yang selalu dilakukan perbaikan yang dengan perubahan
lingkungan yang dihadapi oleh organisasi. Manajemen strategi dapat didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk membuat suatu formulasi, mengimplementasikan dan mengevaluasi suatu keputusan lintas fungsi yang memungkinkan organisasi dapat mencapai tujuannya (Fred R.David, 2006). Manajemen strategi berfokus pada bagaimana mengintegrasikan manajemen,
pemasaran, keuangan/akuntansi, proses produksi, penelitian dan pengembangan serta system informasi komputer untuk mencapai keberhasilan organisasi.
4. Tahapan dalam Manajemen Strategis Proses manajemen strategi dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) tahapan, yaitu : a. Formulasi Strategi, termasuk mengembangkan visi dan misi yang disesuaikan dengan kondisi terkini perusahaan, melakukan identifikasi terhadap peluang dan ancaman eksternal organisasi, menentukan kekuatan dan kelemahan internal, menetapkan tujuan jangka panjang, merumuskan alternatif strategi dan memilih strategi tertentu yang akan dijalankan. Isu formulasi strategi meliputi bisnis atau kegiatan apa yang akan diikuti, apa saja yang harus ditinggalkan, bagaimana mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, melihat peluang ekspansi atau diversifikasi dan lain-lain.
Page 3
Keputusan formulasi strategi mengikat organisasi terhadap produk, pasar, sumber daya dan teknologi yang spesifik untuk periode yang panjang. Strategi menentukan keunggulan kompetitif jangka panjang. Keputusan ini mempunyai konsekuensi di berbagai bagian fungsional dan efek jangka panjang terhadap organisasi. b. Implementasi Strategi, strategi ini mensyaratkan perusahaan untuk dapat
menetapkan tujuan tahunan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan dan manajer menempatkan strategi yang telah dirumuskan/diformulasikan menjadi sebuah tindakan. Tahap ini sering dianggap tahapan yang paling sulit dalam manajemen strategis, tahapan ini membutuhkan tingkat kedisiplinan, komitmen dan pengorbanan setiap personel dalam organisasi. Keberhasilan implementasi terletak pada kemampuan pengambil keputusan atau pimpinan organisasi dalam memberikan motivasi pada semua personil. Tantangan terbesar dalam tahap implementasi adalah mendorong seluruh personel agar bekerja dengan antusias dan dengan penuh kebanggaan untuk mencapai tujuan atau sasaran yang diharapkan.
utama untuk mendapatkan informasi mengenai
c. Evaluasi Strategi, ini merupakan tahap terakhir dalam manajemen strategis. Evaluasi strategis merupakan alat
pelaksanaan strategi yang tidak berjalan sesuai dengan harapan. Seluruh strategi dapat dimodifikasi di masa mendatang karena factor internal dan eksternal berubah secara konstan. Terdapat 3 (tiga) aktivitas dasar evaluasi strategi adalah : Meninjau ulang factor eksternal dan internal yang menjadi dasar strategi saat ini. Mengukur kinerja Mengambil tindakan korektif.
Evaluasi dibutuhkan karena keberhasilan saat ini belum tentu memberikan jaminan keberhasilan di masa mendatang.
5. Istilah Penting Dalam Manajemen Strategis a. Keunggulan Kompetitif Terminologi sederhana dari keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat didefinisikan sebagai semua yang dilaksanakan dengan sangat baik oleh suatu organisasi dibandingkan dengan para pesaingnya. Ketika suatu organisasi atau perusahaan dapat melaksanakan sesuatu dan perusahaan atau organisasi lainnya
Page 4
tidak dapat atau memiliki sesuatu yang diinginkan pesaingnya merupakan gambaran keunggulan kompetitif. Secara umum suatu organisasi atau perusahaan hanya akan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif hanya untuk periode tertentu karena akan dengan cepat ditiru atau diikuti oleh pesaingnya sehingga dapat melemahkan keunggulan tersebut. Untuk itu perusahaan dituntut tidak hanya memiliki keunggulan kompetitif saja tetapi perusahaan haruslah selalu mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan (sustained competitive advantage) dengan cara ; Secara terus menerus beradaptasi dengan trend dan peristiwa yang terjadi di eksternal serta kemampuan, berkompetensi serta sumber daya internal. Secara efektif memformulasikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi strategi yang mengambil keuntungan dari faktor-faktor tersebut. b. Penyusun Strategi Adalah personel yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalan organisasi. Penyusun strategi (strategiests) membantu organisasi mengumpulkan dan menganalisa dan mengorganisasikan informasi. Mereka melacak trend industri dan kompetisi yang sedang berlangsung, mengembangkan model perkiraan dan analisa skenario, mengevaluasi kinerja korporasi dan divisi, menemukan peluang pasar yang baru, mengindentifikasi ancaman bisnis dan mengembangkan rencana pelaksanaan yang kreatif. c. Pernyataan Visi dan Misi Mengembangkan pernyataan visi (vision statement) seringkali dianggap sebagai langkah awal dalam perencanaan strategis, bahkan mendahului pembuatan pernyataan misi. Sementara pernyataan misi (mission statement) merupakan pernyataan tujuan jangka panjang yang membedakan satu organisasi dengan organisasi yang lain. Pernyataan ini mencakup operasi perusahaan dalam definisi produk dan pasar. Pernyataan misi yang jelas menggambarkan nilai-nilai dan prioritas dari suatu organisasi. Mengembangkan misi mengharuskan penyusun strategi untuk berpikir mengenai sifat dan cakupan operasi saat ini dan mengevaluasi potensi ketertarikan atas pasar dan aktivitas dimasa mendatang. d. Peluang dan Ancaman Eksternal Ini akan selalu mengacu pada ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, hukum, pemerintah, teknologi, serta trend kompetisi dan peristiwa yang
Page 5
secara signifikan dapat menguntungkan dan membahayakan organisasi di masa mendatang. Peluang dan ancaman (opportunities and threats) sebagian besar berada di luar kendali organisasi sehingga disebut eksternal. Konsep dasar dari manajemen strategis adalah sebuah organisasi perlu membuat formulasi atau rumusan strategi untuk mengambil keuntungan dari peluang eksternal dan menghindari atau mengurangi pengaruh dari ancaman eksternal. Untuk alasan ini, identifikasi, monitor dan evaluasi peluang dan ancaman eksternal adalah penting untuk keberhasilan. e. Kekuatan dan Kelemahan Internal
Kekuatan dan kelemahan internal (internal strengths and weaknesses) merupakan kegiatan organisasi yang dapat dikendalikan yang dilaksanakan dengan baik atau jelek. Mengindentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam area fungsional merupakan kegiatan penting manajemen. Organisasi berusaha untuk menjalankan strategi yang mendayagunakan kekuatan internal dan menghilangkan kelemahan internal. Kekuatan dan kelemahan ditentukan relative terhadap organisasi pesaing. Kekurangan dan kelemahan relatif merupakan informasi yang dianggap penting. Faktor internal dapat ditentukan melalui berbagai cara, termasuk menghitung rasio, mengukur kinerja serta membandingkan dengan periode sebelumnya. Berbagai survey dapat juga dikembangkan dan dijalankan untuk mengukur faktor internal seperti moral karyawan, efisiensi produksi, efektifitas iklan, kesetiaan pelanggan dan lain-lain. f. Tujuan Jangka Panjang Dapat diartikan sebagai hasil yang khusus yang hendak diraih oleh organisasi guna menjalankan misi dasarnya. Tujuan jangka panjang (long term) biasanya lebih dari satu tahun. Tujuan dianggap penting bagi organisasi karena membantu evaluasi, menciptakan sinergi, menunjukkan prioritas, menekankan koordinasi dan member dasar untuk kegiatan perencanaan yang efektif, pengorganisasian, alat motivasi dan pengendalian. Tujuan harus menantang, terukur, konsisten, masuk akal dan jelas. Dalam organisasi multidimensi, penetapan tujuan harus didasarkan dari semua divisi yang ada di bawahnya. g. Strategi Merupakan alat (tool) guna mencapai tujuan jangka panjang yang telah ditetapkan. Pada strategi bisnis dapat mencakup ekspansi geografis, diversifikasi, akuisisi,
Page 6
pengembangan produk, penetrasi pasar, pengurangan bisnis dan lain-lain. Strategi merupakan tindakan potensial yang memerlukan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya organisasi dalam jumlah yang besar. Disamping itu, strategi akan mempengaruhi kesejahteraan dan kemakmuran organisasi dalam waktu yang panjang, khususnya di atas 5 (lima) tahun dan berorientasi kemasa mendatang. Strategi mempunyai konsekuensi yang multifungsi dan multidimensi serta perlu mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal yang dihadapi organisasi. h. Tujuan Tahunan Adalah suatu target atau sasaran jangka pendek yang harus dicapai oleh organisasi dalam meraih tujuan jangka panjangnya. Sebagaimana tujuan jangka panjang, tujuan tahunan harus terukur, kuantitatif, menantang, realistis, konsisten dan memiliki prioritas. Tujuan tahunan akan sangat penting khususnya dalam
mengimplementasikan strategi dimana tujuan jangka panjang khususnya penting dalam rumusan strategi. Tujuan tahunan menjadi dasar untuk mengalokasikan sumber daya. i. Kebijakan
Merupakan alat (tool) untuk mencapai tujuan tahunan. Kebijakan (policy) meliputi pedoman, peraturan dan prosedur yang dibuat guna mendukung usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kebijakan merupakan pedoman dalam pengambilan keputusan dan member jawaban atas situasi rutin dan berulang. Kebijakan secara umum dinyatakan dalam bentuk aktifitas manajemen, pemasaran, keuangan atau akuntansi, produksi atau operasi, penelitian dan pengembangan dan system informasi manajemen. Kebijakan seperti tujuan tahunan, merupakan unsur penting dalam implementasi strategi karena akan dijelaskan harapan organisasi terhadap karyawan dan pimpinannya.
6. Manfaat Manajemen Strategis Manajemen strategis memungkinkan organisasi untuk proaktif dalam membentuk masa depannya, memungkinkan organisasi untuk memulai dan mempengaruhi (bukan hanya merespon) aktifitas. Disamping membantu organisasi menghindari kegagalan financial, manajemen strategis menawarkan manfaat yang nyata lainnya, seperti meningkatkan kesadaran atas ancaman eksternal, pemahaman yang lebih baik atas strategi pesaing, meningkatnya produktifitas karyawan dan mengurangi keengganan untuk berubah dan
Page 7
pengertian yang lebih baik atas hubungan antara kinerja dan penghargaan, manajemen strategis meningkatkan kemampuan organisasi untuk menghindari masalah karena hal ini dapat membantu antara pengambil keputusan disemua lini dan divisi. Manajemen strategis dapat memperbaiki kepercayaan atas strategi bisnis pada masa sekarang atau menunjukkan di mana perlunya tindakan korektif. Proses manajemen strategis memberikan dasar untuk mengindentifikasikan dan merasionalisasi kebutuhan untuk berubah kepada semua pimpinan dan staff organisasi.
7. Pengertian 5S 5S adalah huruf awal dari lima kata dalam bahasa Jepang antara lain Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuire yang secara keseluruhan mempunyai tujuan untuk mengurangi limbah atau waste pada semua areal kerja yang ada di perusahaan. Jika dialihbahasakan dalam bahasa inggris maka 5S menjadi Sort, Straigthen, Shine, Standardize, dan Sustain. Sementara dalam bahasa Indonesia 5S lebih dikenal dengan 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Secara prinsip 5S adaah suatu proses perubahan sikap atau budaya kerja dengan menerapkan penataan dari kebersihan tempat kerja, (Hirano, 1995) Program 5S merupakan salah satu metode yang digunakan dalarn Total Quality Management untuk meningkatkan kualitas lingkungan kerja, dimana ha ini adalah tindakan harian yang dianggap penting dan mendasar dalam membuat kondisi kerja yang baik, sehat, bersih, aman, dan bertujuan agar dapat menghasilkan produk dengan biaya rendah dan berkualitas tinggi. Di samping itu 5S juga merupakan sebuah konsep yang dirancang untuk menghilangkan atau mengurangi pemborosan sehingga segala sesuatu yang ada dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Berikut ini merupakan aktivitas dari 5S :
RAPI (SEITON)
RINGKAS (SEIRI)
RESIK (SEISO)
RAWAT (SEIKETSU)
RAJIN (SHITSUKE)
Gambar 1. Aktifitas dalam 5S
Page 8
Sedangkan menurut paparan Takashi Osada dalam buku "Sikap Kerja 5S" (2004) yang diterjemahkan oleh Mariani Gandamihardja, menyampaikan pengertian dari 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) sebagai berikut: "5S adalah bentuk gerakan yang berasal dari kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan di tempat kerja, mengadakan penataan, pembersihan, memelihara kondisi yang mantap dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan balk".
Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat ditarik sebuah kesimpulan awal bahwa: "5S merupakan metode pendekatan secara sistematik guna mengorganisir area kerja, sesuai dengan peraturan dan standar serta mempertahankan kedisiplinan
untuk melakukan pekerjaan dengan baik yang disesuaikan dengan keadaan perusahaan dengan tujuan akhir memperoleh manfaat yang sebaik-baiknya dari tempat kerja".
5S yang pada awalnya dikembangkan di Jepang, akhir-akhir ini telah diadopsi oleh berbagai negara industri maju untuk melakukan perubahan atau revitalisasi industri mereka. Di Inggris dan Amerika, 5S disebut juga sebagai 5C (Clear-out, Configure, Clean, Conform, Custom) kemudian di Jerman mereka menyebutnya 5A (Aussortieren unnotiger Dinge, Aufraumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnungen zur regel machen, Alle Pungkte einhalten and standig verbessern). Sementara di Indonesia mengenalnya dengan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin). Sebagai suatu rangkaian kegiatan, 5S terdiri dari lima langkah kegiatan yang
dilaksanakan secara bertahap. Oleh sebab itu tiap-tiap langkah tersebut harus diperjelas dan dipertegas agar konsep 5S dapat dipahami lebih mudah oleh semua elemen di perusahaan dan dapat dilaksanakan.
8. Konsep 5S
Kegiatan 5S merupakan aktifitas yang tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan seharihari. Kegiatan ini tidak hanya memberikan manfaat bagi industri, namun juga bermanfaat bagi pribadi karyawan itu sendiri, hal ini disebabkan karena kegiatan ini adalah salah satu faktor pendukung bagi kualitas kehidupan kerja mereka. Metode 5S ini awalnya merupakan kebiasaan warga Jepang dalam mengurus rumah tangganya. Yaitu dengan cara mengatur tata letak sedemikian rupa
Page 9
sehingga menciptakan kondisi tempat tinggal yang nyaman. 5S adalah rangkaian aktivitas di tempat kerja berupa aktivitas pemilahan, penataan, pembersihan, pemeliharaan terhadap kondisi kerja yang mantap, dan aktivitas pembiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. Berdasarkan pengalaman industri-industri maju seperti di Amerika, Eropa, dan Jepang. Program ini mampu membuktikan meningkatkan mutu dan produktivitas perusahaan. Karena, bekerja pada tempat yang terorganisir dengan baik, nyaman, aman, dan sehat. Setiap orang di lingkungan industri manufaktur dan industri jasa dapat menerapkan 5S dalam hal apa saja, misalnya studio, kantor, pabrik, kamar tidur, atau bahkan kamar mandi sekalipun. Dengan adanya 5S, seorang pekerja pabrik atau bengkel tidak akan merasa berbeda dengan orang yang bekerja di dalam kantor, karena mereka juga dapat bekerja dalam kondisi fisik tempat kerja yang tidak kalah nyaman dengan kantor. 5S adalah budaya mengenai bagaimana seorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, 4 bidang sasaran pokok industri dapat lebih mudah dipenuhi, menurut J. Kristianto (1995) dalam bukunya "5R (Ringkas, Rapt, Resik, Rawat, Rajin)", 4 bidang sasaran tersebut meliputi : a) Efisiensi kerja, efisiensi kerja berhubungan dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki sehemat mungkin dalam menghasilkan barang dan jasa. Secara umum sering diartikan secara sempit sebagai penghematan benda fisik saja, tetapi dalam kenyataannya, sumber daya waktu yang lebih penting sering dilupakan. Sumber daya waktu merupakan sumber daya yang tidak bisa disimpan atau dipindahkan. Jadi waktu kerja harus dimanfaatkan sebaik mungkin dan pemborosannya dihapuskan. Industri tidak akan berhasil tanpa pengelolaan waktu. b) Produktivitas kerja, di sisi lainnya produktivitas, mempunyai pengertian
meningkatkan nilai tambah pada hasil kerja. Karyawan yang produktif merupakan karyawan yang mampu menghasilkan nilai tambah sebesar mungkin dari masukan yang memadai. Yang menjadi masalahnya adalah bagaimana kerja yang dilakukan karyawan dapat selalu menghasilkan nilai tambah. Dan konsep 5S adalah langkah awal untuk menemukan dan mengenali kegiatan yang tidak bernilai tambah dan pemborosan. c) Mutu kerja, mutu senantiasa dihubungkan dengan kesesuaian hasil kerja
Page 10
terhadap kebutuhan (standar). Ketidaksesuaian terhadap kebutuhan atau persyaratan adalah cacat produksi yang menjadi perhatian utama dan harus diperbaiki. Untuk perbaikan diperlukan tambahan waktu, usaha maupun material dan komponen. Disamping itu, kesempurnaan hasil kerja tidak dapat dijamin bila dicapai melalui pekerjaan ulang atau reparasi. Mutu hasil kerja harus dapat dijamin sedini mungkin di tempat kerja agar kerja reparasi dapat dihapuskan. d) Keselamatan kerja, hal ini selalu menghantui setiap karyawan dan selalu diupayakan untuk dihindari. Perusahaan juga akan mengalami kerugian, barang yang rusak atau mesin yang terhenti, waktu yang hilang dan peralatan yang rusak dan sebagainya. Moral, semangat kerja, dan ketenangan kerja karyawan terganggu. Keselamatan kerja, berkaitan dengan proses melakukan secara aman dan selamat. Dengan menerapkan 5S akan ikut meningkatkan kontribusi dalam keamanan dan kenyamanan dalam bekerja.
dari beberapa orang yang menduduki
Dunia usaha atau yang sering disebut dengan b isnis dapat diibaratkan dengan regu olahraga. Yang terdiri
jabatan manajer, pelatih, pemain dan yang lain lagi pendukungnya dan kesemuanya harus melakukan tugas masing-masing jika ingin memperoleh kemenangan. Tim terbaik merupakan tim dimana setiap orang mengetahui apa yang menjadi tugas masing-masing dan melaksanakan tugas-tugas itu. Tim yang unggul sebenarnya tidak memiliki bintang yang tangguh, misalnya dalam sepakbola, bila striker atau penyerang bagus, gelandang lebih suka
memberikan atau mengoper bola jarak pendek daripada bola jarak jauh dan mencapai area pinalti lawan secepat mungkin ketimbang mencoba untuk menendang bola sekeraskerasnya supaya sekali tendang dapat lari mencapai area pinalti lawan. Dengan mengkombinasi hal-hal kecil ini menjadi dasar keberhasilan tim unggul. Tim yang benarbenar unggul mempunyai nilai lebih ketimbang jumlah pemain. Pada tim yang biasa-biasa saja satu tambah satu adalah dua, tetapi pada tim yang paling unggul adalah tiga. Kerjasama seluruh anggota tim untuk memperoleh kemenangan adalah lebih baik ketimbang seorang bintang. Tetapi, dalam bisnis seperti juga dalam olah raga, mungkin saja satu tambah satu adalah satu, bahkan kurang dari satu, bila pemainnya bermain saling berlawanan dan saling menjegal. Itulah sebabnya mengapa begitu banyak perusahaan Jepang, besar maupun kecil,
Page 11
berusaha keras untuk mempromosikan aktivitas mutu yang melibatkan setiap orang dan menghimbaunya untuk bekerja sama sebagai satu tim. Tetapi, seperti terbukti dari sejumlah kecil pecobaan, hal ini tidak mudah dilaksanakan. Di sinilah 5S dapat berhasil dan berdaya guna, hal ini bukan saja sangat diperlukan untuk melibatkan setiap personal tetapi juga merupakan suatu aktivitas untuk meraih sukses. 5S telah lama ada dan tidak ada yang baru di dalamnya. Kita hanya belum menyadari betul keberadaanya sampai saat ini. Jika anda menyelidiki mengapa kita perlu 5S di tempat kerja, ternyata ada beraneka ragam pekerjaan yang kita lakukan secara tidak sadar, dan bila kita memperhatikan secara lebih seksama lagi, ada banyak hal di sekeliling kita yang dapat disempurnakan melalui 5S. Jika 5S diumpamakan sebuah cermin, dimana 5S memantulkan pola sikap dan perilaku kita. Walaupun demikian, kita seringkali menutup mata dan memilih tidak melihat apa yang kita lihat. Satu hal yang perlu diingat didalam menerapkan 55, bahwa sebelum manajer dan supervisor memerintahkan menerapkan 5S, mereka sendiri perlu memandang secara positif terhadap segala sesuatu dan mengetahui apakah mereka sendiri benar-benar memahami mengapa 5S diperlukan.
9. Keunggulan 5S 55 dianggap paling efektif dalam penyempurnaan manajemen setiap perusahaan, terdapat beberapa aktivitas lain yang dianjurkan untuk membentuk tim kerja sama yang lebih baik dan menyempurnakan kondisi kerja. Bila organisasi akan menerapkan 55, juga dapat dilengkapi dengan sistem lain tanpa menemui masalah dan tetap memperoleh hasil yang baik. Ini karena 5S, hanya memerlukan sedikit staf pengambil keputusan yang tangguh dan cermat, 5S akan sangat tergantung pada setiap personel untuk pelaksanakannya dan untuk peningkatkan potensi diri untuk mendukung tujuan perusahaan dan kompetensi setiap personel. Keberhasilan 5S tidak akan tercapai kecuali jika setiap personal tidak ikut terlibat dan berkonsentrasi pada perencanaan, pelaksanaan dan pengawasannya. 5S adalah metode yang paling mudah dipahami tetapi sulit untuk dilaksanakan. Metode ini memungkinkan untuk mendapatkan peran serta secara menyeluruh. 5S adalah prototype atau percontohan dari metode partisipasi secara menyeluruh. 5S adalah implementasi dari bentuk kesenangan dan pengetahuan teknis partisipasi personel perusahaan secara menyeluruh. Dengan kata lain dapat dikatakan 5S merupakan alat ukur yang dapat menunjukkan bagaimana suatu perusahaan atau organisasi
Page 12
dikelola dan merupakan suatu tolok ukur keberhasilan bagaimana partisipasi para karyawan disetiap level, apakah sudah baik atau banyak kekurangan.
10. Tujuan 5S Tujuan yang diharapkan dengan menerapkan 5S di perusahaan adalah sebagai berikut (Osada, 2004) : Keamanan Hampir selama puluhan tahun, kedua kata pemilahan dan penataan menjadi ciri khas pada poster-poster dan surat kabar bahkan di perusahaan-perusahaan kecil. Karena pemilahan dan penataan sangat berperan besar di dalam masalah keamanan. Tempat Kerja yang Rapi Tempat kerja yang menerapkan 5S dengan teliti tidak perlu terus-menerus membicarakan keamanan, dan kecelakaan industri yang dialaminya akan lebih sedikit ketimbang pabrik yang hanya mengutamakan peralatan dan prosedur yang sedemikian aman sehingga tidak mungkin gagal. Efisiensi
Para ahli diberbagai bidang seperti, juru masak, pelukis, tukang kayu, akan menggunakan peralatan yang baik dan memeliharanya. Mereka tahu bahwa waktu yang dipergunakan untuk memelihara peralatan tidak terbuang percuma, bahkan hal itu menghemat lebih banyak waktu. Mutu Elektronika dan mesin-mesin modern memerlukan tingkat presisi dan
kebersihan yang sangat tinggi, untuk menghasilkan output yang baik. Berbagai gangguan yang kecil dapat berakibat terhadap penurunan mutu dari output yang dihasilkan. Kemacetan Pabrik yang tidak menerapkan 5S akan menghadapi berbagai masalah kemacetan mulai dari mesin yang disebabkan kotoran yang mengendap ataupun kemacetan dalam ingatan karyawan, harus disadari bahwa ingatan seseorang bisa saja salah, maka daripada itu diperlukan berbagai petunjuk yang melengkapi keterbatasan seorang manusia dalam menjalankan tugasnya.
Page 13
11. Pengukuran Kinerja 5S Setiap barang dan metode mempunyai keterbatasan dalam fungsi sehingga mempunyai kemampuan yang tidak sama. Hal ini terdapat juga pada 5S yang mempunyai fungsi dan kemampuan yang berbeda dengan metode yang lain. Definisi kinerja dapat ditemukan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995) sebagai berikut : " K i n e r j a a d a l a h s e s u a t u y a n g d i c a p a i a t a u p r e s t a s i y a n g diperlihatkan atau kemampuan kerja". Pada perusahaan atau organisasi yang telah menerapkan metode 5S, disarankan untuk mengetahui seberapa baik kinerja yang ditunjukkan dengan penerapan metode tersebut agar dapat dilakukan upaya pengawasan dan pengendalian yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan atau organisasi. Berdasarkan hal ini perlu adanya kegiatan pengukuran kinerja metode 5S,beberapa kegiatan dalam pengukuran kinerja antara lain seperti pencatatan data, kejadian yang dianggap penting dan lain-lain. Pencatatan data dan pelaporannya disesuaikan dengan standar yang berlaku dan telah ditetapkan berdasarkan kondisi perusahaan dan tujuan yang akan dicapai. Pengukuran kinerja adalah pencatatan dan pelaporan pekerjaan yang sedang dilakukan dan hasil yang telah dicapai Dengan adanya proses kegiatan pengukuran maka hasil yang diperoleh dapat dievaluasi, yang kemudian dapat ditindaklanjuti. Dengan begitu kinerja dari penerapan 5S dapat lebih maksimal. Di Jepang sendiri 5S dianggap sebagai suatu metode yang sangat ampuh dan dapat memberikan pengaruh yang besar diberbagai bidang pekerjaan dan dapat menunjang upaya pencapai tujuan perusahaan. Maka dalam penerapannya mereka melakukannya dengan sangat serius. Melalui tahapan proses manajemen yaitu dimulai dari perencanaannya, dalam fungsi pengorganisasian 5S biasanya meliputi seluruh anggota organisasi, kemudian melalui pelaksanaan yang menyeluruh, dan tentu saja kegiatan pengendalian, dimana agar mereka dapat mengetahui seberapa banyak manfaat yang bisa diperoleh melalui penerapan 5S, jadi pada prakteknya tidak bisa hanya asal menerapkan saja. Selain itu juga kegiatan pengukuran kinerja penerapan 5S ini juga dilakukan untuk membantu dalam pembuktian hipotesa. Yaitu apakah dengan melakukan kegiatan pengukuran kinerja ini, perusahaan sebagai pelaksana dapat mengetahui secara signifikan efektivitas penerapannya. Kegiatan pengukuran kinerja ini juga dilakukan
Page 14
dalam membantu pencapaian tujuan, baik itu tujuan perusahaan secara umum maupun tujuan penerapan 5S itu sendiri.
12. Arti dan Penerapan 5S 5 (Lima) tahapan pemeliharaan tempat kerja dalam bahasa Jepang disebut sebagai 5S (Seiri, Sefton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Sedangkan dalam bahasa Indonesia lima tahapan dalam pemeliharaan tempat kerja ini seringkali disebut dengan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin). Agar dapat dengan mudah memahami konsep 5S, maka setiap tahapan harus diperjelas pengertiannya. Kata-kata tersebut mencerminkan urutan transformasi 5S. Pada dasarnya 5S merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan dari kebersihan tempat kerja, (Hirano, 1995).
12.1. Seiri/Pemilahan/Ringkas Konsep pertama dari aktivitas 5S adalah seiri yang berarti ringkas. Dalam 5S, Seiri berarti membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, mengambil keputusan yang tegas, dan membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan. Barang yang tidak diperlukan adalah barang yang tidak dibutuhkan untuk proses saat ini. Hai ini dapat dilakukan dengan cara memilah-milah barang-barang yang ada pada suatu ruangan menjadi kelompok-kelompok sesuai fungsinya dan membuang barangbarang yang sudah tidak terpakai. Sedangkan untuk barang-barang yang masih meragukan kegunaannya, maka perlu dilakukan penilaian terhadap barang tersebut untuk menentukan value dari barang yang bersangkutan. Tujuan dari seiri adalah menghindari adanya barang-barang yang berserakan. Secara prinsip, tempat kerja merupakan tempat untuk bekerja, karena orang bekerja membutuhkan tempat. Namun, dalam kenyataannya, tempat kerja sering menjadi tempat penampungan berbagai benda. Barang rusak, mesin rusak, pekerjaan tertunda, contohnya adalah barang atau berbagai macam benda keperluan pribadi maupun titipan dari oranglain ada di situ. Tempat kerja harus bebas dari semua benda yang tidak diperlukan dalam bekerja. Tempat kerja harus ringkas, suatu perintah tegas dicanangkan : "Singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja."
Page 15
Azas-azas pemilahan, dapat terlihat seperti pada tabel di bawah ini:
Tabel 1. Azas pemilahan Derajat Kebutuhan (Frekuensi Pemakaian)
Rendah Rata-rata Tinggi Barang yang tidak dipergunakan tahun lalu. Barang yang hanya dipergunakan sekali dalam waktu 6-12 bulan terakhir Barang yang hanya dipergunakan sekali dalam waktu 2-6 bulan terakhir Barang yang dipergunakan lebih dari sekali dalam 1 bulan Barang yang dipergunakan sekali dalam seminggu Barang yang dipergunakan setiap hari Barang yang dipergunakan setiap jam
Metode Penyimpanan (Stratifikasi)

Buang Simpan
Simpan dibagian tengah tempat kerja
Simpan di dekat orang yang menggunakan atau simpan di kantong baju atau celana
Selain dari melakukan pemilahan yang sesuai azasnya, maka barang-barang yang diperlukan tersebut harus disimpan sesuai dengan kriterianya, seperti terlihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 2. Kriteria Penyimpanan

Barang Barang yang sering digunakan Barang yang selalu digunakan Penyimpanan Simpan ditempat yang mudah dijangkau Simpan supaya mudah diambil, mudah disimpan dan mudah dipahami dimana disimpan Pastikan untuk menyimpannya kembali di tempat semula yang berarti harus ada papan bergambar, kode warna dan lainlain Beri nomor, kode warna baik pada rak maupun pada penjilid
Barang yang digunakan
kadang-kadang
Arsip
Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan konsep Seiri atau ringkas ini adalah : Segera mengetahui nilai suatu barang dan menetukan fungsinya. Dapat segera melakukan tindakan terhadap barang-barang yang diragukan nilai fungsinya. Menciptakan efisiensi tempat kerja Memudahkan kontrol dan perawatan terhadap fasilitas
Page 16
Memudahkan mobilitas manusia dan barang Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep ringkas ini
antara lain: a. Pengambilan data-data peralatan atau mesin yang terdapat di area produksi. Semua barang, peralatan, ataupun mesin yang terdapat diarea produksi perlu dicatat, karena sangat diperlukan untuk keakuratan dari data yang diambil. Data-data yang telah dicatat tersebut akan digunakan untuk membedakan dan mengelompokkan barang, peralatan, ataupun mesin menjadi barang yang diperlukan dan barang yang tidak diperlukan. b. Pemisahan antara barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Dasar dari pemisahan barang yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan adalah
kernudahan dalam penyimpanan dan dalam menemukan kembali barang-barang yang diperlukan saat itu juga. Dasar yang digunakan adalah berdasarkan data-data barang peralatan. ataupun mesin yang telah didapat. c. Penentuan tindakan terhadap masing-masing kelompok barang. Membuang barang yang tidak diperlukan merupakan langkah awal yang penting dalam konsep ringkas, disamping itu juga perlu diperhatikan dengan cermat peralatan yang tidak berfunggi dengan baik dan yang sudah rusak. Langkah untuk membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan membutuhkan penilaian. Dan langkah tersehut juga harus ditunjang dengan pembersihan tempattempat yang kotor karena minyak, oli, dan tempat kotoran menumpuk sedemikian rupa, sehingga tidak dapat dilihat bentuk aslinya agar dapat diputuskan apakah akan disimpan atau tidak disimpan. Kegiatan ini mencakup memutuskan nilai dari suatu barang, mengurangi persediaan barang yang tidak diperlukan, sekaligus memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan pada jarak dekat atau mempunyai jangkauan yang cepat supaya lebih efisiensi (Osada. 2004).
Sedangkan untuk barang-barang yang tidak diperlukan sekarang atau pada saat ini lebih balk disimpan jauh dari tempat kerja atau disimpan dibagian tengah tempat kerja. Seiri merupakan tahapan awal dari 5S, tahapan ini adalah langkah yang sangat strategis. Tanpa diawali dengan langkah ini maka kegiatan kebersihan dan penataan
Page 17
hanya hiasan saja, yang hanya menjadi wacana lokomotif bagi S yang lain.
saja, karena seiri merupakan
12.2. Seiton/Penataan/Rapi Konsep kedua dari 5S adalah seiton yang berarti rapi. Rapi dapat diartikan dengan meletakkan barang, alat, atau mesin pada lokasi yang paling tepat/sistematis. Setiap barang atau alat yang masih diperlukan dalam perkerjaan, harus memiliki suatu tempat penyimpanan yang tetap dan jelas status keberadaannya. Setiap item dan lokasi penyimpanan hendaknya mempunyai nama, alamat lokasi penyimpanan atau kode identifikasi (label) yang standar dan jelas. Selain itu dalam menentukan penempatan item, didasarkan pada proiritas berdasarkan frekuensi pemakaian (contoh : sering dipakai, jarang dipakai, selalu dipakai). Metode penyimpanan dikatakan lehih baik bila setiap orang dapat melihat, mengeluarkan dan mengembalikan barang dengan mudah dan jelas. Tujuan utama dari konsep seiton adalah penyimpanan fungsional (rnenghilangkan ketidakpastian peletakan barang) dan untuk menghilangkan kegiatan yang tidak perlu ( mengurangi resiko kehiIangan atau kesaIahan pengambilan barang menghiIangkan pemborosan waktu untuk mencari barang). Kegiatan mencari merupakan pemborosan waktu karena tidak memberikan nilai tambah pada hasil produksi. Tanpa kegiatan mencari, pemanfaatan waktu kerja benar-benar terfokus pada kerja yang bernilai tambah. Setelah tempat kerja menjadi ringkas, selanjutnya tempat kerja dibuat menjadi rapi (seiton). Di tempat yang rapi, semua barang dapat ditemukan dengan cepat, karena prinsip utama tempat kerja yang rapi adalah : "Setiap barang yang berada ditempat kerja mempunyai tempat yang pasti." Keuntungan yang diperoleh dengan penerapan konsep Seiton atau rapi ini adalah : Dapat mengurang kerugian waktu yang disebabkan lamanya mencari barang. Dapat memudahkan memantau barang dan tempat jika terdapat barang yang hilang dan mudah terdeteksi. Dengan tertata rapinya barang dapat pula mencegah terjadinya kecelakaan kerja. Menempatkan/menata barang pada tempat yang paling tepat. Adanya tanda petunjuk dan batas pada tiap barang atau tempat penyimpanan sehingga dapat mertgurangi kesalahan pengambilan barang. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rapi antara lain :
Page 18
a. Melakukan inventarisasi barang dan memberikan nama atau kode klasifikasi dari barang-barang yang masih berguna. Pengelompokkan terhadap barang-barang tersebut dapat dilihat diantaranya dari : Frekuensi pemakaian, yang terdiri dari frekuensi rendah atau jarang, frekuensi sedang atau kadang-kadang, dan frekuensi tinggi atau sering. Keseragaman alat. Fungsional, yaitu seperangkat alat yang berfungsi untuk mesin tertentu. Batasan waktu, dimana terdapat arsip, atau laporan untuk bulanan, atau satu tahun. b. Melakukan inventarisasi lokasi dan menentukan lokasi penyimpanan barang sesuai klasifikasi dan juga memberi nama atau kode lokasi. Perlu diingat bahwa penentuan lokasi penempatan barang harus mempertimbangkan sifat barang yang akan disimpan. c. Menempatkan barang pada lokasi yang telah ditentukan. Tempat penyimpanan yang tepat harus: Mudah dalam mencari, mengambil, dan mengembalikan barang atau alat yang digunakan. Tempat penyimpanan alat atau barang tersebut tidak terlalu jauh dari lokasi penggunaannya. Barang atau alat yang mempunyai fungsi atau kegunaan yang sama hendaknya tempat penyimpanannya pada lokasi yang sama. Jumlah tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan barang atau alat hams diminimalkan, agar tidak mengganggu jalannya proses produksi serta mempertimbangkan tata letak area kerja yang telah ada. d. Membuat katalog atau peta lokasi barang dan tempatkan di tempat yang mudah dilihat oleh semua orang.
Selain langkah-langkah penerapan seiton di atas, perlu diketahui juga 3 (tiga) aturan utama dalam menjalankan rapi : a) Tentukan tempat barang yang tepat, ini adalah langkah pertama dalam
melaksanakan seiton, yaitu dengan menentukan tempat yang tepat untuk barangbarang yang tepat. Hal ini akan memudahkan kita dalam menemukan ataupun mengambil suatu barang.
Page 19
b) Tentukan
bagaimana
menyimpan fungsional
barang,
hal
ini
penting
sekali
untuk
penyimpanan
dimana
penyimpanan
f ungsional merupakan penyimpanan yang tentu saja dilakukan dengan mempertimbangkan mutu, keamanan, efisiensi, dan konservasi. Barang harus disimpan supaya mudah ditemukan dan mudah diambil. c) Taati aturan penyimpanan, hal ini berarti, setelah mengambil dan menggunakan suatu barang maka kita harus mengembalikan barang tersebut ke tempat semula. Dengan demikian barang tersebut akan tetap mudah untuk ditemukan kembali. Dengan melakukan ketiga hal tersebut di atas dan dengan urutan tahapan yang benar maka akan tercapai suatu kondisi pabrik yang rapi. Dengan kondisi yang rapi ini maka pemborosan waktu yang dipergunakan untuk mengambil dan menyimpat barang dapat dihilangkan. Intisari dari penerapan Seiton di tempat kerja adalah kemudahan dalam mencari dan mendapatkan barang yang dibutuhkan pada saat yang tepat. Sebaliknya setelah menggunakan alat kerja, pemakai juga mendapatkan kemudahan dalam mengembalikannya.
12.3. Seiso/Pembersihan/Resik Konsep ketiga dari 5S adalah .seiso yang berarti resik. Pada umumnya. istilah ini berarti membersihkan barang-barang sehingga tempat kerja menjadi bersih. Tempat kerja yang gelap, kumuh dan kotor dapat mengganggu proses kerja dan mengurangi estetika keindahan. Orang harus bertahan sambil bekerja di tempat kerja seperti itu. Tempat kerja yang kotor, berdebu, lembab dan berjamur tidaklah sehat. Keadaan tempat kerja yang kotor dan kumuh berdampak pada kesulitan pemeriksaan mesin maupun peralatan kerja. Tempat kerja perlu resik karena pengaruh resik terhadap produktivitas, kualitas dan keselamatan kerja sangatlah jelas. Secara singkat prinsip resik (seiso) adalah : "Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja." Dalam istilah 5S, Seiso, berarti membuang sampah, kotoran, dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu dalam area kerja. Pembersihan merupakan salah satu bentuk pemeriksaan. Seiso mengutamakan pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang tidak memiliki cacat. Walaupun membersihkan berarti membuang sampah dan kotoran serta menjadikan
Page 20
barang lebih bersih, hal ini menjadi semakin penting akhir-akhir ini, karena dengan demikian kualitas yang dihasilkan lebih tinggi, ketepatan yang lebih tinggi, dan sistem kerja yang dihasilkan dapat lebih balk. Jadi, pembersihan adalah sesuatu yang memiliki pengaruh besar atas kualitas, keamanan, semangat kerja, dan setiap aspek operasi lain. Bagian ini memerlukan perhatian yang pentih. Gerakan Seiso ini berusaha untuk mencapai kotoran dan debu nihil serta menghilangkan cacat dan kesalahan kecil sesuai dengan tujuan dilakukannya pemeriksaan utama. Di sisi lain, proses pembersihan sering kali berbentuk pemeriksaan yang mengungkapkan abnormalitas dan kondisi sebelum terjadinya kesalahan yang dapat berdampak buruk terhadap kualitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin. Pada umurnnya, ada 3 Iangkah pembersihan yang benar. Pertama, aktivitas tingkat makro, membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menemukan penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran. Kedua, tingkat individual, menangani tempat kerja khusus dan mesin khusus. Ketiga, tingkat mikro, dimana penyebab terjadinya kotoran dicari dan dihilangkan. Keuntungan yang didapatkan .dengan penerapan konsep Seiso atau resik ini adalah: Melatih semua karyawan menjaga kebersihan hingga hal tersebut menjadi kebiasaan. Terciptanya lingkungan kerja yang sehat, indah dan nyaman. Semua orang akan langsung melakukan pembersihan apabila melihat ada yang kotor. Mengingat bahwa tanggung jawab kebersihan bukan hanya terletak pada petugas kebersihan. Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja. Mencegah kerusakan terhadap benda kerja.
Meningkatkan semangat kerja pada pekerja.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalarn penerapan konsep resik ini antara lain : a) Menentukan penanggung jawab ruang dan barang. b) Bersihkan dengan segera, barang atau lokasi penyimpanan barang apabila terdapat kotoran. c) Sediakan waktu sekitar 5-10 menit untuk membersihkan lingkungan kerja tepat sebelum meninggalkan ruang kerja, d) Ajak setiap orang di sekitar untuk melakukan pembersihan yang sama,
Page 21
sebagaimana yang telah dilakukan.
Penerapan yang harus dilakukan di tempat kerja untuk mencapai konsep resik adalah : a. Persiapkan sarana kebersihan dalam jumlah yang cukup Sarana kebersihan yang dihutuhkan hams dipersiapkan da tersedia dalam jumlah yang cukup untuk dapat digunakan dalam menciptakan tempat kerja yang bersih. Dengan tersedianya alat kebersihan yang cukup. Kegiatan pembersihan nnpat kerja dapat dilakukan seoptimal rnungkin. Pembersihan terhadap tempat kerja hares dipandang sebagai salah sau cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu dan harus dilakukan sebagai bentuk pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua barang, ataupun peralatan selalu berada dalam kondisi siap pakai. b. Pelaksanaan kegiatan pembersihan secara berkala dan teratur Kegiatan pembersihan di tempat kerja hanislah dilakukan secara teratur. sehingga diharapkan setiap operator bertanggung jawab terhadap bagian atau daerah yang menjadi tanggung jawabnya untuk dibersihkan. Selain itu. menentukan urutan pembersihan yang harus dikerjakan dan memberikan penjelasan kepada setiap operator bahwa pentingnya pembersihan tempat kerja dan peralatan sehingga sumber masalah dapat dianalisa. Kegiatan pembersihan juga dilakukan pada lokasi yang tidak diperhatikan oleh orang lain, seperti pada bagian atas rak, bagian dasar mesin produksi yang tidak terlihat, dan sekeliling mesin. Kegiatan pembersihan yang dilakukan juga memiliki aturan yang harus ditaati supaya kegiatan pembersihan yang dilakukan sesuai dengan yang dikehendaki. Yaitu dengan cara membuat peta tanggung jawab. Tujuan dengan pembuatan peta tanggung jawab adalah dalam melakukan tugas pembersihan tempat kerja dan peralatan, semua tugas hares diberikan sejelas mungkin dan tidak ada satupun yang tidak didefinisikan atau tidak ditugaskan. c. Penemuan masalah dalam proses melalui kegiatan pembersihan Keteraturan dalam melakukan kegiatan pembersihan pada tempat kerja dan peralatan akan dapat menemukan sejumlah besar masalah yang terjadi pada proses. Kegiatan pembersihan yang dapat dilakukan adalah dengan menghilangkan sumbersumber yang membuat kotor, karena dengan menghilangkan penyebab tersebut merupakan cara untuk menghilangkan masalah yang terjadi di tempat produksi Keber sihan di t em pat k erj a merupakan kebut uhan nyat a, buk an wacana
Page 22
semata. Yang perlu diingat kembali adalah membersihkan berarti memeriksa. Hal tersebut berarti mencegah serta menghilangkan berbagai gangguan yang mungkin terjadi di tempat kerja. Dengan pengertian lain bahwa rahasia pembinaan kebiasaan dan disiplin karyawan terutama dititik beratkan pada 3R yang pertama ini (Ringkas, Rapi, Resik) atau 3S yang pertama (Seiri, Sefton, Seiso). Kegiatan nyata secara fisik yang dikembangkan dalam 3S pertama ini akan dapat merubah cara berpikir dari setiap personel diperusahaan atauorganisasi agar dapat lebih disiplin dalam menjaga kondisi perusahaan yang lebih baik.
12.4. Seiketsu/pemantapan/Rawat Konsep keempat dari 5S adalah .Seiketsu yang berarti rawat. Prinsip utama dari seiketsu adalah memelihara keadaan area kerja yang bersih dan rapi dengan meningkatkan disiplin kerja mengikuti disiplin 3S yang telah ada sebelutnnya Tujuan dari seiketsu adalah untuk menjaga lingkungan agar dalam kondisi tetap baik, menjaga agar alat kerja selalu siap untuk dipakai, menjaga kualitas hasiI kerja, lebih mudah melatih karyawan baru. Dalam hal. ini, diupayakan pemeliharaan terhadap kondisi tata graha yang telah baik agar terjaga dalam kondisi yang baik, melaksanakan standarisasi di tempat kerja, mempertahankan kondisi optimum dan mewujudkan tempat kerja yang bebas kesalahan. Keuntungan yang didapatkan dengan penerapan konsep Seiketsu atau rawat ini adalah : Kondisi tata graha terjaga sesuai standar. Semua orang dapat mengetahui prosedur yang benar dalam menjaga kondisi tata graha tetap sesuai standar. Mempercepat diIakasanakannya tindakan perbaikan
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rawat ini antara lain: a. Melakukan mekanisme pantau Seorang operator harus mampu mengidentifikasi adanya ketidaknormalan
walaupun aktivitas berjalan dalam keadaan normal. Hal ini karena seorang, operator
Page 23
yang mengendalikan dan mengatur sesuatu, dan operator juga yang dapat membedakan antara proses yang normal dengan yang tidak dan melakukan suatu tindakan. Dengan dilakukannya pengawasan diharapkan agar ketidaknormalan yang terjadi dapat dilihat oleh semua prang, agar dapat dengan mudah menemukan masalah yang terjadi (Osada, 2004). Pengawasan dilakukan untuk mengetahui adanya penyimpangan dengan lebih cepat, dimana pengawasan ini menggunakan metode visual dengan cara : Memberikan garis tempat peletakan baring yang tetap. Membedakan kode warna. Pembuatan peraturan yang mudah ditaati.. Pembuatan daftar periksa.
Hal-hal yang harus diingat dalam membuat metode visual kontrol adalah muda dilihat dari jarak jauh. usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang benar dan apa yang salah, usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan, usahakan agar dengan melaksanakannya membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur (Osada, 2004). b. Melakukan pemeriksaan secara berkala Pemeriksaan dilakukan secara berkala untuk mempertahankan kondisi 3S tetap berjalan sesuai dengan prosedur yang ada. Sehingga, diharapkan pelaksanaannya dapat dievaluasi dan dilakukan perbaikan secara terus menerus. Untuk membantu dalarn melakukan pemeriksaan, maka dapat digunakan daftar periksa agar tidak ada satu pun inspeksi yang terlewatkan. Salah satu cara untuk melaksanakan pemeriksaan adalah dengan melakukan patroli dan evaluasi silang. Patroli dilakukan dengan mengelilingi tempat produksi, melakukan evaluasi, bertukar pikiran clan mengajukan pertanyaan kepada operator lain. Dengan melakukan evaluasi silang, masing-masing operator akan mendapatkan masukan yang berharga sehingga dapat digunakan untuk melakukan perbaikan dalam pelaksanaannya.
Seiketsu atau Rawat secara prinsip adalah mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja yang rawat, kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin. Banyak orang menyadari bahwa ketidakpastian di tempat kerja dapat
Page 24
berpengaruh pada unjuk kerja. Ketidakpastian banyak berkurang dengan melaksanakan perawatan (seiketsu) dan kontrol visual di tempat kerja. Dengan demikian, tempat kerja menjadi semakin transparan dan makin terkendali. Seiketsu (rawat) membekali semua orang di tempat kerja dengan informasi yang diperlukan sehingga mampu bertindak dengan cepat dan tepat.
12.5. Shitsuke/Pembiasaan/Rajin Semua S yang telah dibahas diatas tidak dapat diterapkan tanpa sentuhan manusia. Manusia menjadi kunci dari setiap usaha, termasuk usaha penerapan 5S. Konsep kelima dari 5S adalah shitsuke yang berarti rajin. Prinsip utama dari shitsuke adalah secara rutin dan kontinyu dengan penuh disiplin melakukan prosedur dan semua aktivitas yang telah ditetapkan dengan benar. Adapun tujuan utama dari konsep shitsuke adalah membudayakan 4S sebelumnya sebagai sarana untuk menciptakan kondisi tempat kerja yang lebih kondusif (lebih baik). Shitsuke (Rajin) berkaitan dengan kebiasaan karyawan yang harus dibina agar dapat menjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik. Rajin di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa yang sudah baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Keuntungan dari konsep rajin adalah: Konsep 5S menjadi kebudayaan kerja perusahaan tersebut. Suasana ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin terlaksana dengan baik. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep rajin ini antara lain: a. Kampanyekan agar semua orang menghargai upaya-upaya yang telah dilakukan guna menciptakan tata graha yang baik. Setiap tenaga kerja harus melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Diharapkan dengan bekerja dengan prosedur, pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan teratur. Prosedur kerja untuk masingmasing tenaga kerja harus dibuat dengan jelas dan lengkap. Untuk memastikan tugasnya berjalan dengan benar, maka perlu dibuat prosedur operasi mesin atau alat, prosedur kerja. dan prosedur pemerksaan mesin, barang, ataupun alat. Melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur adalah suatu kebiasaan yang harus dibina. Pembiasaan adalah melakukan pekerjaan yang berulang-ulang sehingga
Page 25
secara alami orang dapat melakukan dengan benar. Ini merupakan cara untuk mengubah kebiasaan buruk dan menciptakan kebiasaan baik. 55 tidak akan berhasil tanpa pembiasaan. Hal-hal kecil yang dapat diterapkan di tempat kerja adalah membiasakan untuk mengembaIikan barang yang habis dipakai ketempat asaI pengambilannya.
b.
Latih seluruh karyawan untuk "tahu" dan "sadar" akan sikap dan kebiasaan-kebiasaan balk.
c.
Pelaksanaan konsep "10 menit 5S" Kegiatan ini dilakukan dalam waktu yang cukup singkat, setiap orang harus mengerjakan hal yang sama, pada saat yang sama, dan juga melibatkan banyak prakoordinasi, kepemimpinan serta satu cara untuk rnelibatkan orang yang tidak memiliki gairah kerja, (Osada, 2004), Setiap hari dilakukan kegiatan 5S, untuk rnempertahankan 5S tetap berada pada jalur yang tepat. Pelaksanaan ini nantinya mengambil waktu setelah selesai atau sebelum melaksanakan aktivitas harian. Aktivitas ini dilakukan selama kurang lebih 10 menit. Aktivitas ini bertujuan untuk membuat 5S sebagai budaya kerja dalam aktivitas sehari-hari.
d.
Lakukan evaluasi secara periodik terhadap standar tata graha dan umumkan hasil evaluasi.
e.
Berilah feedback atas prestasi yang telah dilakukan atau dicapai.
Dengan adanya sikap rajin yang diterapkan secara terus menerus dan berkelanjutan, keadaan tempat kerja makin terpelihara dan meningkat. Sikap rajin pun merupakan sikap yang dapat mendukung efisiensi dan produktivitas kerja. Disamping itu, karyawan ini juga akan mempunyai kecintaan dan rasa ikut memiliki terhadap perusahaan dalam arti yang sangat positif. Tugas apapun juga yang dikerjakan oleh karyawan, baik itu operator yang bersimbah peluh atau staf yang berdasi, mereka memiliki suatu kebanggaan yang tak ternilai harganya "kebanggaan professional" yang mendukung kemajuan perusahaannya.
13. Evaluasi 5S Evaluasi 55 dilakukan terhadap area-area yang ada di dalam perusahaan. Evaluasi tersebut dilakukan setiap periode tertentu (umumnya dilaksanakan setiap 2 minggu). Hasil
Page 26
dari evaluasi tersebut berupa status area. Berikut ini adalah macam-macam status area : No. 1. 2. 3. 4. 5. Tabel 3. Status Area Persentase 5S Status Area Prosentase Finalty Gold Silver Green Red Black Di bawah 5 % 5 % sampai dengan 10% 10 % sampai dengan 15% 15 % sampai dengan 20% 20 % sampai dengan 25%
Dalam melaksanakan penilaian evaluasi maka setiap unsur dalam 55 harus dievaluasi dalam penerapannya di area kerja. Berikut adalah kriteria-kriteria dalam memberikan.finalty terhadap area-area kerja : a. Seiri (Ringkas) Dalam evaluasi,finaltv diberikan jika: Ada barang-barang berantakan di tempat kerja. Peralatan bergeletakan di tempat kerja. Ada barang rusak yang tidak dipisahkan. Ada barang yang tidak sesuai penempatannya. Ada barang yang tidak diperlukan di tempat kerja, dan lain-lain.
b. Seiton (Rapi) Dalam evaluasi finaity diberikan jika : Ada barang tidak pada tempatnya menghalangi jalan. Penempatan barang yang tidak sesuai dengan garis pembatasnya. Ada peralatan yang terhalang oleh benda lain. Barang tidak teratur dan tidak ada identitasnya, dan lain-lain.
c. Seiso (Resik) Dalam evaluasi, finalty diberikan jika : Tempat kerja dan Iantai kotor (banyak terdapat sampah atau kotoran). Mesin dan alat kerja kotor. Tembok, tiang, lampu, dan peralatan lain dalam kundisi kotor (berdebu, terdapat coretan, dan sebagainya) Ada ceceran oli, air, baut, dan lain-lain yang berserakan di lantai. Toilet, kamar ganti, dan kamar mandi kotor, dan lain-lain.
Page 27
d. Seiketsu (Rawat) Dalam evaluasi, finalty diberikan jika:

Tidak ada pada tempat sampah yang telah ditentukan. Saluran air tidak berfungsi dengan baik Lampu penerangan mati/tidak memadai. Garis lantai atau dinding bangunan rusak. Angin bocor atau alat kerja tidak normal dibiarkan, dan lain-lain.
e. Shitsuke (Rajin) Dalam evaluasi, finally diberikan jika:

Menggunakan pakaian atau perlengkapan kerja secara tidak benar. Karyawan memulai dan mengakhiri kerjanya tidak sesuai dengan waktunya. Karyawan bekerja menyalahi prosedur standar operasional. Makan dan Merokok sambil bekerja atau di tempat terlarang. Pengisian tangaal, data, model, dan pemakaian check point tidak sesuai.
14. Manfaat Penerapan 5S Dengan melaksanakan metode 5S diharapkan dapat memberikan manfaat secara umum kepada perusahaan. Berikut beberapa manfaat 5S yang dapat diperoleh oleh perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaannya, yaitu : a. Membantu karyawan agar memiliki disiplin pribadi. b. Menghilangkan pemborosan. c. Menuunjukkan berbagai kewajaran, seperti produksi, gagal fungsi, dan persediaan berlebih. d. Membuat masalah kualitas menjadi jelas. e. Mengurangi gerak kerja yang tidak bernilai tambah. f. Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya produksi.
g. Kemudahan identifikasi barang. h. Penggunaan alat kerja secara benar. i. j. Memperlancar waktu proses. Menghilangkan kerancuan dan ketidak pastian.
k. Kemampuan konsentrasi kerja yang baik. l. Aliran transportasi internal yang lebih baik.
m. Higher productivity.
Page 28
n. o. p.
Lower defect. Tempat yang nyaman dan aman untuk bekerja. Mempersingkat waktu pencarian barang. Walaupun metode 5S jelas memberikan hasil dalam penyempurnaan besar di dalam
ruang lingkupnya, akan tetapi lebih bermanfaat dalam mengubah cara karyawan merancang pekerjaannya dan apa yang mereka kerjakan. Hal ini penting sekali agar karyawan dapat melihat segala sesuatu secara lebih luas dan mendalam.
DAFTAR PUSTAKA Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI. David, Fred R., 2006, Strategic Management, Edisi Sepuluh, Jakarta : Salemba Empat Grasindo. Herujito, Yayat M. 2001. Manajemen. Jakarta : Grasindo. Gitlow, Howard. S, dkk. 2005. Quality Management. Third Edition. Singapore : Mc. Graw Hill Company. Handoko, Hani. 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Cetakan Ketigabelas. Yogyakarta : BPFE. Heizer, Jay and Barry Render. 2001. Principles Of Operrations Management. Sixth Edition. USA : Prentice Hall. Herjanto, Eddy. 2003. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Hirano, Hiroyuki. (1995). Penerapan 5S Di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah-langkah Praktis. (Paulus A. Setiawan. Trans.), Jakarta: PHP. J. Kristianto. (1995), 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), Jakarta : Productivity and Quality Management Consultant Joko, Sri. 2001. Manajemen Produksi dan Operasi Suatu Pengantar. Edisi Revisi. Malang : UMM Press. Kaplan, Robert S., David P. Norton, 2000, Balanced Scorecard : Menerapkan Strategi Menjadi Aksi, alih bahasa, Peter R. Yosi Pasla, Erlangga, Jakarta. Krajewski, Lee J. and Larry P Ritzman. 2002. Operations Management Processes and Value Chains. New Jersey : Prentice Hall. Lovelock, Cristhoper. 2001. Service Marketing : People, Technology, Strategy. Fourth Edition. USA : Prentice Hall.
Page 29
Osada, Takeshi. (2004), Sikap Kerja 5S (5th ed). (Mariani Gandamiharja, Trans).Jakarta : PPM. Robbins, Stephen P. and Marry Coulter. 2003. 2003 Update Management. 7 th Edition. New Jersey : Prentice Hall. Schroeder, Roger G. 2007. Operation Management. Third Edition. Subagyo, Pangestu. 2000. Manajemen Operasi, Edisi Pertama. Yogyakarta : BPFE. Terry, George R. 2003. Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. Jakarta : Bumi Aksara. Umar, Husein. 2002. Research Methods In Finance And Banking. Cetakan Kesatu. Jakarta : Gramedia Pustaka.
Page 30

5s Sebagai Strategi Keunggulan Kompetitif

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

5s Sebagai Strategi Keunggulan Kompetitif

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Properti dinorimantho/5S/OCT.

PENDEKATAN METODE 5S SEBAGAI STRATEGI KEUNGGULAN KOMPETITIF ORGANISASI

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Gambar 1. Aktifitas dalam 5S

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Azas-azas pemilahan, dapat terlihat seperti pada tabel di bawah ini:

Metode Penyimpanan (Stratifikasi)

Simpan dibagian tengah tempat kerja

Tabel 2. Kriteria Penyimpanan

Barang yang digunakan

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

saja, karena seiri merupakan

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Meningkatkan semangat kerja pada pekerja.

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

sebagaimana yang telah dilakukan.

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Berilah feedback atas prestasi yang telah dilakukan atau dicapai.

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

d. Seiketsu (Rawat) Dalam evaluasi, finalty diberikan jika:

e. Shitsuke (Rajin) Dalam evaluasi, finally diberikan jika:

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

Metode 5S sebagai strategi keunggulan kompetitif/dinorimantho/okt2010

You might also like