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INDICE
1.- Generalidades.
1.1.- Introducción.
1.2.- Requisitos de instalación.
1.3.- Instalación de Excel.
1.4.- Pantalla de Excel.
1.5.- Introducción de datos en forma de texto, números y funciones.
1.6.- Abrir, cerrar y guardar un libro de trabajo.
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6.- Creación, Edición e Impresión de Gráficos.
6.1.- Crear un gráfico con el Asistente de Gráficos.
6.2.- Crear un gráfico en su propia ventana.
6.3.- Mover y cambiar de tamaño un objeto gráfico.
6.4.- Cambiar un tipo de gráfico.
6.5.- Cómo mejorar un gráfico.
6.6.- Añadir datos al gráfico.
6.7.- Imprimir un gráfico.
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1.- Generalidades.
1.1.- Introducción
Características de Excel
Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo. Un libro de
trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos, el cual contiene 16 hojas de
trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea
necesario.
La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 256 columnas y 16 384 filas. Se pueden
insertar y eliminar hojas de cálculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente
pulsando el botón derecho del ratón cuando esté colocado encima de una etiqueta de hoja de
cálculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y
podremos llamarlas con el nombre que decidamos.
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Fig. 1.- Pantalla de Excel.
Para seleccionar un comando, abra el menú donde éste se encuentre y haga clic en la opción
deseada. Para algunas opciones, aparecerá un nuevo cuadro con botones y casillas de las que
podrá elegir más posibilidades. A este cuadro se le llama cuadro (o ventana) de diálogo.
Teclas de Desplazamiento
• Ctrl + Inicio- Primera celda de la hoja de trabajo (A1). Sólo funciona cuando la hoja
contiene datos.
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• <RePag>- Pantalla Anterior.
El comando Ir a resulta muy útil si quiere realizar desplazamientos largos, lo cual se haría de
la siguiente forma:
Excel, para el caso de querer, o tener necesidad de, usar el teclado tiene unos métodos
abreviados que mediante combinaciones de teclas le permiten ejecutar casi todos los
comandos que se necesitan para el trabajo con las hojas de trabajo.
Rango: Conjunto de celdas contiguas que forman un rectángulo y con las que se puede
trabajar como si fueran una unidad y puede ser una fila o una columna completa o un
conjunto de filas y columnas parcial. Se identifica por la primera y última celda que lo
componen, separadas por dos puntos, A1:C6. El rango mínimo esta constituido por una sola
celda y el máximo por toda la hoja de cálculo. A un rango se le puede dar un nombre que lo
identifique seleccionandolo primero, dando clic en el cuadro de nombre se escribe el nombre
y al dar Enter queda nombrado pudiéndolo activar en cualquier momento que se desee .
Para crear una hoja, se introducen datos en la celda, las cuales pueden ser de distintos tipos:
texto, números, fórmulas, fechas y horas.
Introducir texto
Posiciónese en la celda (con las teclas de movimiento o haciendo clic en ella) donde desea
introducir el texto y escríbalo. Cuando escribe este texto, además de aparecer en la celda,
puede verlo en la barra de fórmulas. En esta barra aparecen también: el cuadro de
cancelación, el cuadro de introducción y el asistente para funciones. Haga clic en el cuadro
(o botón) de Introducción o presione sencillamente <Enter> y el texto se introducirá en la
celda. Si se equivoca o se arrepiente de introducirlo, haga clic en el cuadro de cancelación.
(Ver fig 2)
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Fig. 2.- Cuadros de Cancelación, Introducción y Asistente para funciones.
Cuando se introducen datos de tipo texto, éstos se alinean al margen izquierdo de la celda
(esto es lo implícito). Con este tipo de datos, no se pueden realizar cálculos aritméticos.
Introducir números
Al igual que se hizo para introducir texto, posiciónese en la celda donde quiere introducir el
dato y escriba el número que desee. Teclee <Enter> o haga clic en el cuadro de
Introducción.
Introducir fórmulas
Una fórmula permite realizar operaciones con valores de la hoja de cálculo, como suma,
multiplicación, división. Puede incluir operadores aritméticos, referencias a celdas, valores y
funciones.
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
Espacio Intersección
% Porcentaje
⊥ Exponenciación
& Operador de texto
<, > Comparaciones
Una función es una fórmula incorporada en Excel, que toma una serie de valores y los utiliza
para realizar una operación, devolviendo el resultado. Excel proporciona más de 300
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funciones. Tiene a su disposición funciones de búsqueda, de prueba, de tiempo, financieras,
lógicas, matemáticas, etc.
Función SUMA
Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la hoja de cálculo.
Sintaxis:
SUM (Rango)
Función PROMEDIO
Halla la media aritmética de una serie de valores.
Sintaxis
PROMEDIO (Rango)
Función CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números.
Sintaxis
CONTAR(Rango)
Función CONTARA
Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato (texto, números, fechas, etc).
Sintaxis
CONTARA(Rango)
Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga en marcha el Asistente para
funciones, elija el comando Función del menú Insertar. En el recuadro Categorías (en el
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cuadro de diálogo que aparece) haga clic en Todas y verá una lista alfabética completa con
todas las funciones disponibles.
La forma más rápida de poner en marcha el Asistente para funciones, es haciendo clic en el
botón que se encuentra contiguo al botón de la Barra de herramientas Standard, .
O, alternativamente, en el botón del Asistente de funciones a la izquierda de la barra de
fórmulas .
Cuando quiera trabajar con un libro ya creado, elija la opción Abrir del menú Archivo.
Aparecerá un cuadro de diálogo como el que se ve en la fig. 3, donde debe seleccionar el
directorio donde está el fichero que desea abrir, en caso de estar en disquete selecciona la
torre en el recuadro Buscar en: y en el recuadro Nombre de Archivo escribe el nombre
correspondiente al libro que quiere abrir. Finalmente presione <Enter> para aceptar.
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• Ctrl + F12
• Seleccionar el botón de la Barra de Herramientas Standard que representa un archivo
abierto ( ).
La primera vez que guarde el libro, debe darle un nombre. Seleccione la opción Guardar
como del menú Archivo. Aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en la fig. 4
*(falta)* y en él se seleccionará el directorio donde va a grabar el archivo, la torre de disco,
así como el nombre que desea darle, cuya extensión será .XLS. Finalmente presione <Enter>
para aceptar.
El resto de las veces que guarde el libro seleccione la opción Guardar del menú Archivo y
éste se guardará con el mismo nombre que le dio la primera vez.
Cuando desee dejar de trabajar con el libro de trabajo y cerrarlo para eliminarlo de la
pantalla, elija la opción Cerrar del menú Archivo. Si no ha guardado el archivo previamente,
Excel le preguntará el nombre con que lo quiere guardar. Automáticamente, Excel le da al
nombre del documento la extensión .XLS, por lo que no es necesario especificarla. Si ya lo
guardó, Excel le preguntará si quiere guardar los cambios realizados, en caso de haber hecho
alguna modificación, y el libro al cerrarlo desaparecerá de la pantalla.
• Para seleccionar una celda, basta con moverse con el ratón hasta ella y hacer clic.
• Si quiere seleccionar una fila, haga clic en el encabezado de la fila y para seleccionar una
columna, haga clic en el encabezado de la columna.
• Para seleccionar un rango, posiciónese en la primera celda de dicho rango, haga clic en
ella y sin soltar el botón del ratón arrastre hacia abajo y hacia la derecha/izquierda.
Suelte entonces el botón y verá que todo el rango se ha seleccionado, quedando
resaltado en pantalla en video inverso.
• Para seleccionar la hoja completa, haga clic en el botón que está situado en la intersección
de los números de filas y las letras de las columnas.
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Si quiere utilizar el teclado en vez del ratón, puede seleccionar toda la hoja pulsando la
combinación de teclas <Ctrl + Shift + Barra espaciadora>.
Mover Celda
Puede hacerse de dos formas:
Copiar celda
Una forma más rápida de realizar la misma operación, es acercando el puntero del ratón
al borde de la celda seleccionada, cambia entonces de una cruz gruesa a una flecha. Pulse
la tecla <Ctrl> y al lado de la flecha aparecerá una pequeña cruz.
Sin soltar dicha tecla y pulsando el botón del ratón, arrástrelo hasta el lugar donde quiere
copiar el contenido de la celda elegida y suelte ambas teclas. La nueva celda tendrá el
mismo contenido que la primera. Pulse <Esc> para eliminar el borde intermitente de la
celda original.
Copiar un rango
Es tan sencillo como copiar una celda. De la misma forma que se hace con las celdas, puede
copiar todo un rango arrastrándolo y soltándolo con el ratón a la vez que pulsa la tecla
<Ctrl>.
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Si quiere copiar el contenido de una celda en más de un sitio, no es necesario que repita
las veces siguientes todo el proceso. La primera vez, realice todos los pasos, pero no
pulse <Esc>, de esta forma el borde intermitente de la celda original se conservará y
podrá repetir los dos últimos pasos para todas las celdas donde quiera copiar el mismo
dato. Cuando termine de copiar, pulse <Esc>.
• Elija el menú Edición y después Borrar. Aparecerá un nuevo menú desplegable con 4
opciones: Todo, Formatos, Contenido y Notas.
• Haga clic en la opción que desee.
Si elige Contenido, borrará los datos de las celdas. Formatos borrará sólo el formato de las
celdas. Si elige Notas borrará sólo las notas creadas con el comando Notas del menú
Insertar. Si elige Todo, borrará tanto el contenido, como su formato y las notas creadas.
Para borrar un rango de celdas, seleccione el rango y siga los pasos anteriores.
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de cálculo, las
cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia D8 se refiere a
la celda que está en la columna “D” y la fila “8”. Hay dos tipos de referencia: absolutas y
relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posición.
Referencia ABSOLUTA
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Es aquella que representa una dirección específica y cuando la fórmula se copia, se conserva
la fórmula íntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($)
antes de la letra de la columna y antes del número de la fila. Ejemplo: $D$3.
Referencia RELATIVA
Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posición en que se encuentre la celda donde se
escribió la fórmula. Es decir, indica a la hoja de cálculo la distancia de celdas hacia abajo,
arriba, izquierda y derecha.
Para copiar una fórmula, proceda igual que para copiar una celda. En este caso, no se
copia el valor absoluto, sino la fórmula y se modifica en consecuencia.
Si quiere volver a copiar la última celda o rango que copió, puede elegir Repetir del
menú Edición. Sirve para cualquier acción, pero sólo el último comando.
El Autollenado es una facilidad que brinda Excel que le permite repetir valores, continuar
una serie o extender una lista. Funciona con números, días de la semana, meses y fechas.
El Autollenado es tan inteligente como útil. Lo que coloca en el rango, depende de lo que
usted tenga en la primera celda.
Supongamos que en una celda tengo el mes Enero y deseo introducir el nombre de los
siguientes meses: Febrero, Marzo y Abril. En vez de copiar uno a uno el nombre de los
meses, haga lo siguiente:
Excel es capaz de identificar que Enero es un mes y realizar copias secuenciales a partir de la
primera. Si quisiera abreviar escribiendo sólo 3 letras y en la primera hubiera escrito Ene,
Excel hubiera copiado en los tres siguientes Feb, Mar y Abr.
Si escribe, por ejemplo, la palabra Gastos y arrastra la manija de llenado, simplemente se
repetirá esta palabra a lo largo del rango. Esto se debe a que “Autollenado” sólo reconoce
ciertas palabras y Gastos no es una de ellas.
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Autollenado extiende la serie. La combinación Ctrl + Autollenado le indica a Excel que
tome el valor de la celda de inicio y que lo incremente progresivamente.
Si inserto un valor, como por ejemplo Domingo y quiero copiarlo a lo largo del rango (no
quiero que rellene la serie con Domingo, Lunes, Martes, ...), presiono la tecla Ctrl
mientras arrastro la manija de llenado, evitando así que incremente los valores, como
haría normalmente.
2.5.- Cómo crear series utilizando el Autollenado.
Usted puede definir series de palabras (llamadas Series o Listas Personalizadas) de
Autollenado. Para eso debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccione la fila o columna que constituye el encabezado que se quiere repetir y que se
incluirá en la serie o lista.
• Desde el menú Herramientas, seleccione Opciones.
• Haga clic en Listas.
• El rango seleccionado aparecerá en el cuadro Importar Listas de las celdas. Haga clic
sobre Importar.
• Haga clic en Aceptar y ya tendrá la nueva lista creada (fig. 5).
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Fig. 5.- Cuadro para crear una lista personalizada.
Otra forma de definir una nueva lista es, desde el menú Herramientas, seleccionar
Opciones, Listas y en el recuadro Listas personalizadas seleccionar NUEVA LISTA. En el
recuadro Entradas de lista escriba los elementos que conformarán la nueva lista.
• Seleccione la celda.
• Escriba el nuevo contenido.
• <Enter>
Reemplazar celdas.
Utilizando la opción Reemplazar del comando Buscar, la cual sustituye automáticamente
en una o varias celdas.
En caso de que quiera sustituirlas todas de una vez, sin comprobarlas una a una, haga clic en
Reemplazar todas.
Automáticamente aparecerá una nueva fila antes de la fila seleccionada y las demás filas se
renumerarán.
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hacerlo con la opción Alto del comando Fila del menú Formato. Con este comando podrá
ajustar la altura de las celdas.
La forma más rápida de modificar el tamaño de las filas y columnas, consiste en hacer clic
en el borde derecho o inferior de la celda que contiene la letra de la columna o el
número de la fila, respectivamente, que se quiera cambiar. Cuando el cursor del ratón
cambie a una flecha doble, pulse el botón izquierdo y arrastre el borde de la columna o
fila hasta que tenga el tamaño deseado.
Formato
En su hoja de cálculo, podrá convertir información desordenada en datos bien organizados.
Con los formatos podrá realizar presentaciones profesionales, cambiando los tipos de letra,
las alineaciones y hasta los colores. Todo esto lo podemos hacer desplegando el menú
Formato o seleccionando el botón correspondiente en la Barra de Formato(fig. 6).
Para acceder al cuadro de diálogo de alineación, pulse la etiqueta Alineación del comando
Celdas del menú Formato (ver fig. 7).
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La opción Izquierda- alinea todo a la izquierda, la opción Derecha, todo a la derecha,
Centrado- todo centrado, Llenar- repite el contenido de la celda hasta llenarla por
completo. Justificar alinea todo el texto por ambos lados (izquierda y derecha),
Centrado en la Selección centra el contenido entre las celdas seleccionadas.
En el recuadro Vertical, puede alinear el contenido con la parte superior, central o inferior
de la celda o, si lo desea, justificarlo. La opción implícita es Inferior.
En el recuadro Orientación puede cambiar el sentido del texto. La orientación por defecto
es de izquierda a derecha (como se escribe normalmente en un papel).
Si quiere alinear texto en sentido vertical, tendrá que ajustar la altura de la celda.
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Seleccione el rango de celdas que quiere incluir en el centrado y haga clic en la herramienta
o botón Centrar entre columnas ( ) de la Barra de Formato. La diferencia con la
herramienta Centrar, es que ésta sólo centra dentro de una celda, mientras que con centrar
entre columnas, puede centrar el contenido de una celda dentro de varias columnas.
La forma más rápida de cambiar el formato a los valores numéricos, es utilizando los
botones provistos a tal efecto en la barra de herramientas de formato. Existe un botón
para insertar el signo monetario, otro para formato de porcentaje (%), otro para
formato de millares y dos botones que incrementan o decrementan las cifras decimales
que quiera que aparezcan en las celdas seleccionadas.
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3.3.- Formato para fechas y horas
Excel brinda diferentes formatos para fechas y para horas, los cuales pueden seleccionarse
desde el menú Formato, Celdas, opción Número (Fig. 9).
Si quiere insertar en una celda la fecha actual, presione Ctrl + ;. Para poner la hora
actual, presione Ctrl + :
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Fig. 10.- Tipo, Tamaño y Efectos de letras
Con la opción Fuentes del comando Celdas del menú Formato, puede elegir entre variadas
características de tipos, tamaños y hasta colores de letras (los estilos disponibles dependerán
de la impresora que tenga instalada). Las que aparecen precedidas con el icono de una
impresora, son específicas para su impresora, la que tiene definida.
El recuadro Fuente le muestra un menú con los distintos tipos de letra que tiene instalados,
en Estilo de fuente están incluidas las opciones: regular, itálica, bold, bold itálica, Tamaño
permite definir el tamaño de letra que prefiere, con Subrayado puede seleccionar el tipo de
subrayado que utilizará. Con Color puede asignar distintos colores a los contenidos de las
celdas. El valor por defecto es Automático, es decir, negro. En Efectos podrá seleccionar
efectos como Tachado, Superíndice o Subíndice para el texto seleccionado.
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Fig. 10.- Formato para Bordes
Si quiere realizar un formato rápido, con el ratón puede seleccionar directamente el que
desee en la Paleta Portátil de Bordes ( ), que se encuentra en la barra de formato.
Con el comando Autoformato, podrá realizar varias operaciones de formato de una sola
vez.
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Fig. 11.- Autoformato
Otra forma de desplazarse de una hoja a otra según el método abreviado es presionando
Ctrl+RePag o Ctrl+AvPag para ir de una hoja a otra.
• En la hoja de trabajo de destino, haga clic en la celda donde quiere insertar el dato y
escriba el signo =.
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• Haga clic en la etiqueta de la hoja que contiene el dato (celda) que va a copiar. La
etiqueta de la hoja donde comenzamos la operación, continúa resaltada, y la referencia
de la hoja desde donde estamos copiando aparece en la barra de fórmulas de la nueva
hoja.
• Haga clic sobre la celda que va a copiar. Alrededor de ésta aparece un borde en
movimiento.
• Presione <Enter> para terminar.
Para identificar la copia, Excel usa el mismo nombre de la hoja arrastrada y le añade un 2.
Posteriormente, podrá cambiar el nombre a esta nueva hoja.
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Para esto basta con arrastrar la etiqueta de la hoja. Aparecerá un triángulo negro que indica
el lugar donde se insertará la hoja.
• Haga clic sobre la etiqueta de la hoja en cuya posición desea insertar la nueva hoja, pues
las nuevas hojas son colocadas a la izquierda de la hoja activa.
• Seleccione la opción Hoja de cálculo, del Menú Insertar y aparecerá la nueva hoja de
trabajo vacía dentro del libro de trabajo. Esta será numerada como Hoja 17 o un número
mayor si ya añadió hojas al libro.
Otra forma de insertar hojas de cálculo es hacer clic sobre la etiqueta de la hoja en cuya
posición insertará la nueva hoja y después con el botón derecho del ratón despliegue el
menú de método abreviado (ver fig. 13) y seleccione la opción. Posteriormente
aparece una caja de diálogo (fig.18) donde escogeremos la opción Hoja de cálculo.
Eliminar hojas
• Haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y
aparecerá un menú de método abreviado, que vemos en la fig. 13.
• Haga clic en Eliminar.
• Presione Aceptar, si está seguro.
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Fig. 14.- Caja de diálogo de Insertar
Para desagrupar las hojas, haga clic sobre una hoja del rango con el botón derecho del ratón
y seleccione después Desagrupar Hojas en el menú de método abreviado.
Gráficos
Después de crear su hoja de cálculo, puede crear gráficos para esquematizar el aumento o
disminución en sus gastos, o el porcentaje de uno u otro apartado de sus gastos domésticos.
Conseguirá una representación gráfica sencilla de entender y fácil de realizar. Las
representaciones que puede utilizar para la visualización de sus datos son muy variadas,
desde gráficos de líneas, de pastel, de barras, hasta gráficos en tres dimensiones. (Ver fig.
15). Existen 15 tipos diferentes de gráficos y cada uno de ellos tiene una selección adicional
de hasta 10 subtipos de gráficos.
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Fig. 15.- Tipos de gráficos
Para trabajar con gráficos, necesita entender claramente dos conceptos: serie de datos y
punto de datos.
Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí. A
los datos que forman una serie de datos, se les llama puntos de datos. Es algo similar a
celdas y rangos.
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Puede utilizar el Asistente para gráficos, haciendo clic en su icono de la barra de
herramientas ( ).
Con esta herramienta, puede construir gráficos con los datos de la hoja en curso. Los puntos
de datos se dibujarán a lo largo de los ejes horizontal y vertical. El proceso consta de 5
pasos. En cada paso verá un cuadro de diálogo diferente, indicándole el número de paso en
el que se encuentra.
• Seleccionar el rango de celdas que va a representar. Debe incluir los datos numéricos que
quiere presentar en el gráfico. También puede incluir, si lo desea, los títulos del eje X
(o eje de abscisas) y los nombres de las series de datos.
• Haga clic en la herramienta “Asistente para gráficos”. (Observe que los datos aparecen
enmarcados con un borde discontinuo intermitente y el puntero del ratón ha cambiado
de forma, ahora tiene la forma de una cruz).
• Ahora indique dónde quiere colocar el gráfico una vez creado. Para ello, seleccione el
punto que será la esquina superior izquierda de la representación gráfica y arrastre con el
ratón hasta el punto que formará la esquina inferior derecha. Observe que se dibuja un
recuadro. De esta forma, está indicando a Excel que este espacio está reservado para el
gráfico.
A partir de este momento, la hoja ya está preparada para empezar a crear el gráfico,
siguiendo los pasos marcados por el Asistente para gráficos.
1. Después de dibujar el recuadro donde incluirá el gráfico, aparece el cuadro de diálogo del
primer paso del asistente para gráficos. Haga clic en <Siguiente>.
2. Aparece en pantalla el cuadro de diálogo correspondiente al segundo paso, donde podrá
ver los tipos de gráficos de que dispone. Tiene gráficos en dos dimensiones: de áreas,
de barras, de columnas, de líneas, circular, de anillos, de coordenadas XY y gráficos en
tres dimensiones: con áreas, con barras, con líneas, circular y de superficie.
3. Aparece un nuevo cuadro, donde podrá elegir entre distintas representaciones para el
gráfico elegido. Después haga clic en Siguiente.
4. Aparece el cuadro siguiente, donde podrá ver una muestra de cómo quedará el gráfico
con el tipo que ha elegido.
Con el indicador Usar primeras XX fila(s) para rótulos del eje de abscisas (X), Excel sabrá
para qué tiene que utilizar los datos de esa(s) filas al poner los títulos de los datos. Con el
indicador Usar primeras XX columna(s) para el texto de la leyenda ocurre lo mismo, pero
para las leyendas.
Estos 2 indicadores cambian de filas a columnas y viceversa, según se hayan elegido filas o
columnas como series de datos.
Acepte los valores que Excel muestra por defecto y continúe: haga clic en Siguiente.
5. Aparece entonces el último cuadro de diálogo, donde podrá escribir los títulos del
gráfico. En el botón ¿desea agregar una leyenda?, puede indicar si quiere o no incluir un
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título o leyenda para el gráfico. Puede introducir los títulos a los ejes X e Y en el
recuadro Títulos de los ejes. En la línea Y adicional, puede incluir otro rango en caso de
que el gráfico tenga otro eje Y.
Sin embargo, la ventaja de actualización instantánea ante cambios en los datos sigue activa.
Pasos a seguir:
Si trabaja con el gráfico dentro de su propia ventana, observará que la barra de menús es
ligeramente distinta a la habitual, porque se adapta al trabajo con gráficos. El
contenido de cada menú cambia dependiendo de la parte del gráfico en la que esté
trabajando.
ν Mover un gráfico
Si decide ahora que el gráfico que ha creado, quedaría mejor en otro lugar de la hoja de
cálculo, puede desplazarlo de la siguiente forma:
Primero seleccione el gráfico haciendo doble clic en cualquier lugar del mismo y,
• Coloque el ratón en cualquier lugar del gráfico, haga clic y sin soltar el botón arrastre
hasta el lugar donde quiera colocarlo.
• Suelte después el botón y se localizará en esa nueva posición.
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• Coloque el ratón en uno de los cuadraditos que aparecen en las esquinas y en las líneas
del recuadro que enmarca el gráfico. Dependiendo del cuadrado en el que se coloque,
moverá una parte y otra del recuadro que enmarca el gráfico.
• Haga clic y sin soltar el botón, arrastre hasta el tamaño que considere apropiado.
• Suelte después el botón y tomará el nuevo tamaño.
También puede cambiar el tipo de gráfico utilizando el comando Tipo de Gráfico del
menú Formato. Este menú sólo aparece si se encuentra en el modo de edición del
gráfico, es decir, habiendo hecho doble clic sobre el gráfico.
Una vez que tenga el gráfico en su hoja de trabajo, quizás no le guste su apariencia. Haga
doble clic sobre el gráfico para activarlo, luego haga clic con el botón derecho del ratón en
cualquier punto dentro del gráfico para que aparezca el menú de método abreviado, como se
ve en la fig. 16.
En este momento, puede realizar todas las modificaciones que desee: insertar títulos,
cambiar el tipo de gráfico, insertar y/o modificar etiquetas, los ejes y los colores que
seleccionó Excel.
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gráficos. (Si no aparece, despliegue el menú Ver, elija la opción Barra de Herramientas y
en el recuadro que aparece seleccione Gráfico. A partir de este momento, la barra aparecerá
cada vez que editemos el gráfico. Esta operación la puede realizar cada vez que quiera
mostrar o no alguna barra de herramientas).
Para agregar rótulos de datos (etiquetas de datos) a un gráfico, haga doble clic sobre una de
las columnas del gráfico para desplegar el cuadro de diálogo Formato de la Serie de Datos
(ver fig. 18). Haga clic en Rótulos de datos y seleccione Mostrar rótulos, luego haga clic en
Aceptar.
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Fig. 18.- Formato de la serie de datos
En la Barra de Formato, haga clic en Fuentes para cambiar el tipo de letras, aumente el
tamaño de las etiquetas, deles formato de negritas, cámbieles el color, haga lo que guste.
Haga clic en Alineación para cambiarles la orientación y luego en Aceptar.
Si desea cambiarlos de posición, haga clic sobre una etiqueta y aparecerá un borde gris
alrededor de la misma. Seleccione el filo del borde y arrastre la etiqueta hasta la posición
deseada. La fig. 19 muestra una etiqueta en su lugar y otra que es arrastrada al lugar que le
corresponde.
Otra forma de modificar las fuentes de los títulos y etiquetas del gráfico, así como los
bordes es haciendo doble clic en el gráfico, después haga clic en la parte externa del
gráfico y posteriormente si presionamos el botón derecho del ratón, aparecerá un
menú de método abreviado como el que vemos en la fig. 20.
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Fig. 20.- Menú de método abreviado, modificación fuentes, títulos. Etc.
Si seleccionamos la opción Formato del área del gráfico, aparece un recuadro (ver fig. 21)
La opción Diseño (ver fig. 21), permite seleccionar diferentes bordes para el gráfico así
como variar el color de las diferentes áreas del gráfico. La opción Fuentes, permite
seleccionar los tipos y estilos de letras para las etiquetas y títulos (ver fig. 22).
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Fig. 22.- Formato del área del gráfico, Fuentes
Si quiere volver a utilizar la barra de gráficos, haga clic en cualquier lugar del gráfico y
volverá a aparecer.
Añadir datos a un gráfico es cosa fácil. Seleccione el rango correspondiente (el que contiene
los datos que desea agregar), coloque el apuntador en el filo de la parte inferior y arrástrelo
al gráfico.
Al soltar el botón del ratón, los datos son agregados al gráfico. En caso de que Excel no esté
seguro de la posición que deben ocupar, aparece el cuadro de diálogo Pegado Especial.
Revísela para comprobar que Excel haya deducido correctamente y luego haga clic en
Aceptar.
Nota: Si desea crear un gráfico con datos no adyacentes, seleccione el primer rango, luego
seleccione los rangos adicionales no adyacentes con Ctrl + Arrastre.
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• Haga doble clic en cualquier lugar del gráfico. De esta forma Excel sabrá que quiere
trabajar únicamente con el gráfico.
• Elija ahora el comando Imprimir del menú Archivo. Aparecerá un recuadro como el que
vemos en la fig. 23.
La opción Nombre del recuadro Imprimir, permite seleccionar la impresora con la que
vamos a imprimir, de la lista de impresoras instaladas. En el recuadro Imprimir aceptamos
la opción Gráfico seleccionado, para indicarle a Excel que sólo imprimiremos el gráfico. En
el recuadro Intervalo de páginas especificamos si queremos imprimir todas las páginas de
la selección anterior o sólo algunas páginas del libro y en el recuadro Copias se pondrán las
copias a imprimir. La opción Presentación Preliminar hace una visualización previa del
gráfico, que nos permite saber cómo quedará al ser impreso.
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Fig. 24.- Preparar página, Página
• Márgenes
Permite establecer los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior) de la hoja, así como
las distancias entre el borde superior e inferior de la página y el encabezado/pie de página,
respectivamente (Ver fig.25).
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Fig. 25.- Prepara página, márgenes
• Encabezado/Pie
Permite especificar el encabezado y pie de página que desea que aparezcan en cada una de
las páginas a imprimir (Ver fig. 26).
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Hoja
Permite especificar distintas características que tendrán las hojas que se imprimirán (ver fig.
27).
Si sólo quiere imprimir una parte de la hoja de cálculo, marque el rango que desea imprimir
en la línea área de impresión. Puede hacerlo introduciéndolo con el teclado, por ejemplo:
A1:H35 o marcándolo con el ratón en la hoja, sin salirse del cuadro de diálogo.
Si trabaja con hojas de cálculo muy largas, por ejemplo, con tablas extensas, los títulos sólo
se imprimirán en la primera página y resulta complicado saber a qué concepto pertenece
cada dato en las páginas siguientes. Con Excel puede imprimir los títulos en todas las
páginas, sin necesidad de escribirlas en cada página de la hoja sino estableciéndolo en el
recuadro Títulos a imprimir. Para ello, escriba o seleccione con el ratón la(s) fila(s) que
quiere que se impriman en cada hoja, en la opción Filas a repetir en parte superior. Haga
lo mismo con la(s) columna(s) que quiera repetir en la opción Columnas a repetir a la
izquierda.
En el recuadro Orden de las páginas, puede establecer cómo quiere que se realicen los
cortes de página. Aparecen los botones:
Abajo, luego hacia la derecha: Para que al imprimir, los saltos de página se realicen por
columnas.
Derecha, luego hacia abajo: Para que los saltos de página se realicen por filas.
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Fig. 27.- Preparar página, Hoja
Si quiere imprimir rápidamente con las características que estén establecidas en Ajustar
Página, utilice el ratón, haga clic únicamente en la herramienta o botón Imprimir.
Si quiere eliminar un salto de página que había establecido previamente, seleccione la fila o
columna siguiente al lugar donde está insertado y elija el comando Anular salto de página
del menú Insertar (este comando sólo aparece si previamente se insertó un salto).
Permite ver exactamente cómo quedará impresa la hoja de cálculo con las características que
ha establecido en Preparar Página. De esta forma, podrá realizar los últimos ajustes antes
de la impresión definitiva. Esta opción podemos seleccionarla en el menú Archivo o
presionando el botón Presentación Preliminar ( ) de la barra de herramientas standard.
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Zoom: Acercarse y ver un primer plano de la hoja (on/off).
Imprimir: Imprime
Preparar: Aparecerá el cuadro de diálogo de Preparar Página, para realizar nuevos
ajustes.
Márgenes: Aparecen en la pantalla unas líneas punteadas en la hoja, que representan los
márgenes establecidos. Puede modificarlos haciendo clic en esas líneas y moviéndolos con el
ratón, sin necesidad de cambiarlos también en Prepara Página. Cuando haya terminado de
modificarlos, vuelva a pulsar el botón Márgenes.
Cerrar: Salir de la pantalla de presentación preliminar.
Ayuda: Brinda ayuda sobre la opción Presentación Preliminar.
En el recuadro Imprimir puede marcar si quiere imprimir un rango seleccionado, las hojas
seleccionadas o todo el libro. Si quiere imprimir sólo un conjunto de hojas ya seleccionadas
por usted, elija la opción Hojas seleccionadas (que además es la implícita) en el recuadro
Imprimir. Para imprimir todas las hojas del libro, seleccione la opción Todo el libro.
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Si desea imprimir sólo un grupo de páginas, ya sea de las hojas seleccionadas o del libro
completo, en el recuadro Intervalo de páginas escoja la opción Páginas y especifique
desde y hasta qué página quiere imprimir. Si desea imprimir todas las páginas, elija la opción
Todas (implícita).
También se puede hacer clic en el botón Presentación Preliminar para ver el aspecto que
tendrá el documento impreso y en Impresora para configurar los parámetros de la
impresora si aún no lo ha hecho o han cambiado desde la última vez que imprimió.
Si desea imprimir todo el libro, sin hacer ninguna especificación adicional, seleccione el
botón Impresión ( ) de la barra de herramientas standard.
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