UNIVERSITATEA TOMIS CONSTANTA

BAZE DE DATE note de curs Lector universitar dr. MARIANA CLIN

2011

CUPRINS
CUPRINS........................................................................................................................................2 Pornirea programului Access ...........................................................................................................4 Componentele ferestrei Access ........................................................................................................6 Deschiderea unei baze de date .........................................................................................................6 Cutarea unui fiier sau a coninutului unui fiier.............................................................................7 Salvarea lucrului..............................................................................................................................8 nchiderea unei baze de date i a programului Access ......................................................................8 Deschiderea unei baze de date model...............................................................................................9 Utilizarea unui formular principal....................................................................................................9 Deschiderea unui formular principal ................................................................................................9 Lucrul cu obiectele bazei de date ...................................................................................................10 Gruparea obiectelor din baza de date .............................................................................................10 Ascunderea ferestrelor ...................................................................................................................11 Prezentarea general a unui tabel ...................................................................................................12 Deschiderea i vizualizarea unui tabel............................................................................................12 Introducerea unei nregistrri ntr-un tabel .....................................................................................12 tergerea unei nregistrri dintr-un tabel ........................................................................................13 Prezentarea general a unui formular .............................................................................................13 Introducerea unei nregistrri ntr-un formular ...............................................................................13 Prezentarea general a unei interogri............................................................................................15 Deschiderea i rularea unei interogri ............................................................................................15 Prezentarea general a unui raport .................................................................................................15 Crearea unei baze de date cu ajutorul unui program Wizard...........................................................16 Crearea unei baze de date noi ........................................................................................................16 Crearea unei baze de date vid.......................................................................................................16 Crearea unei baze de date dintr-o baz de date existent ................................................................17 Crearea unei tabele ntr-o baz de date...........................................................................................18 Crearea unui tabel cu ajutorul unui program Wizard ......................................................................19 Stabilirea unei chei primare cu ajutorul Table Wizard....................................................................21 Stabilirea relaiilor ntre tabele cu ajutorul programului Table Wizard ...........................................22 Crearea unui tabel prin introducerea datelor...................................................................................22 Importul datelor n tabele...............................................................................................................23 Creai sau modificai un tabel n modul de vizualizare Design .......................................................24 Schimbarea ordinii cmpurilor dintr-un tabel.................................................................................26 Modificarea proprietilor unui cmp .............................................................................................26 Crearea de cmpuri indexate..........................................................................................................27 Specificarea unei chei primare n modul de vizualizare Design ......................................................27 Construirea relaiilor ntre tabele....................................................................................................28 Definirea relaiilor ntre tabele .......................................................................................................28 Validarea valorilor cmpurilor.......................................................................................................30 Utilizarea etichetelor inteligente ....................................................................................................30 Utilizarea etichetei inteligente........................................................................................................31 Afiai sau ascundei etichetele inteligente .....................................................................................31 Formatarea unei foi de date............................................................................................................31 Sortarea nregistrrilor ntr-un tabel ...............................................................................................32 Filtrarea nregistrrilor...................................................................................................................33 Salvarea unui filtru ca interogare ...................................................................................................33 Crearea unui filtru AND sau OR....................................................................................................33 Rolul interogrilor n identificarea informaiilor ...........................................................................34 Tipuri de interogri........................................................................................................................34 Crearea interogrilor n programul Access .....................................................................................35 2

Deschiderea i rularea unei interogri ............................................................................................35 Modificarea unei interogri n modul de vizualizare Design...........................................................35 Adugarea unui cmp la o interogare .............................................................................................35 Adugarea unui cmp din alt tabel la o interogare..........................................................................36 Specificarea criteriilor pentru un singur cmp................................................................................36 Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri...........................................................................36 Creare unei interogri cu operatori logici i de comparaie.............................................................36 Utilizarea operatorilor de comparaie i logici................................................................................36 Efectuarea de calcule n interogri .................................................................................................37 Crearea unei interogri cu parametru .............................................................................................37 Gsirea cmpurilor duplicate .........................................................................................................37 Crearea de tabele noi printr-o interogare ........................................................................................38 Adugarea de nregistrri printr-o interogare..................................................................................38 tergerea nregistrrilor printr-o interogare ....................................................................................38 Crearea interogrilor ncruciate ....................................................................................................38 Tipuri de controale de formulare....................................................................................................39 Crearea unui formular n modul de vizualizare Design...................................................................40 Editarea unui formular existent ......................................................................................................41 Adugarea controalelor ntr-un formular........................................................................................41 Editarea controalelor ntr-un formular............................................................................................41 Modificarea proprietilor unui control ..........................................................................................41 Crearea unui subformular ..............................................................................................................41 Introducerea i editarea datelor ntr-un formular ............................................................................42

O baz de date este o colecie de informaii care sunt organizate sub forma unei liste. Microsoft Office Access 2003 este un program de baze de date care v permite: - stocarea unei cantiti foarte mari de informaii - organizarea informaiilor ntr-o modalitate logic - extragerea informaiilor pe baza criteriilor de selecie specifice - crearea de formulare care simplific introducerea informaiilor - generarea de rapoarte detaliate care pot combina date, texte, imagini grafice i alte obiecte - partajarea facil a infomaiilor prin Web O baza de date Access este format din obiecte, adic tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini, macroinstructii i module. Un tabel (table) reprezint o colecie de informaii asociate unui subiect, cum ar fi numale i adresele. Un tabel este format din cmpuri i nregistrri. Un cmp stocheaz o unitate de informaie intr-un tabel, cum ar fi numele de familie, prenumele sau adresa. O nregistrare este o colecie a tuturor cmpurilor corespunztoare unei persoane. Un formular (form) ofer o metod simpl de vizualizare i introducere a informaiilor ntr-o baz de date. n mod obinuit, formularele afieaz o singur nregistrare la un moment dat. O interogare (query) este o metod de gsire a informaiilor ntr-o baz de date. Informaiile pe care le gsii cu ajutorul unei interogri se bazeaz pe condiiile pe care le specificai. Rapoartele (reports) sunt documente care rezum informaii din baza de date. Paginile (pages) v permit s accesai o baz de date din Internet folosind un browser Web. O macroinstruciune (macro) economisete timp automatiznd o serie de aciuni ntr-una singur. Modulele sunt programe create ntr-un limbaj de programare (Visual Basic for aplications) care extind funcionalitatea unei baze de date.

Pornirea programului Access

Putei s pornii programul Access din meniul Start sau din spaiul de lucru. La pornire trebuie s alegei dac dorii s creai o baz de date nou sau s deschidei o baz de date existent. (Start| Programs| Microsoft Office Access 2003; sau dublu clic pe iconia de pe Desktop). Atunci cnd pornii programul Access, panoul de lucru apare n partea dreapt a ecranului.

Executai clic pe o opiune din panoul de lucru. Exemplu: Connect to Microsoft Office Online Get the latest news about using Access n cazul n care panoul de lucru nu apare pe ecran alegei din meniul View opiunea Task Pane. Pentru a deschide un alt panou de lucru, executai clic pe sgeata de list de pe bara de titlu a panoului de lucru dorit (Getting Started, Help, Search Results, File Search, New File).

Pentru a comuta ntre panourile de lucru putei folosi i butoanele Back i Forward. nchiderea panoului de lucru se face acionnd (Close).

Componentele ferestrei Access

Bara de titlu a programului Access conine numele programului i cele 3 butoane de minimizare, maximizare/ restaurare, nchidere Bara de titlu Database = afieaz numele bazei de date deschise Bara de meniuri conine meniurile, care reprezint grupuri de comenzi relaionate Bara cu instrumente Database conine butoane pe care putei s executai clic pentru a lansa n execuie comenzi Fereastra database este locul n care putei s creai i s editai bazele de date Bara de stare afieaz informaii despre elementele pe care executai clic sau despre aciunile pe care le efectuai

Deschiderea unei baze de date

O modalitate de deschidere a bazei de date const n navigarea n panoul Getting Started (sunt prezentate ultimele baze de date cu care s-a lucrat n program) sau alegnd din meniul File | Open sau clic pe Open de pe bara cu instrumente.

Pe ecran se deschide fereastra Open.

Din lista Look in: alegei folderul care conine baza de date pe care dorii s o deschidei. Selectai din lista afiat n fereastr baza de date dorit i acionai butonul Open cu opiunile:

Open (implicit) = deschide baza de date i permite altora s deschid baza de date ntr-un mediu multiutilizator Open Read-Only = putei vizualiza orice, dar nu putei edita numic Open Exclusive = deschide baza de date exclusiv n mediul multiutilizator, (numeni altcineva nu poate deschide baza de date atta timp ct ai deschis-o n acest mod) Open Exclusive Read-Only = combin cele dou opiuni precedente, deschiderea bazei de date exclusiv, dar fr a v lsa s editai ceva. Cnd deschidei o baz de date care a fost salvat ntr-un format anterior, Access afieaz caseta de dialog Convert| Open Database. Opiunea implicit este Convert Database care transform formatul mai vechi n formatul implicit.

Cutarea unui fiier sau a coninutului unui fiier

Cutarea unui fiier se poate realiza astfel: 1. Alegei din meniul File opiunea File Search sau din panoul de lucru alegei prin comutare opiunea File Search 2. Introducei numele fiierului pe care l cutai sau cuvinte/ fraze distincte din baza de date 3. executai clic pe sgeata listei Search In i apoi selectai sau anulai casetele de validare pentru a indica locaiile n care dorii ca programul s efectueze cutarea 7

4. Executai clic pe sgeata listei Results should be i apoi selectai sau deselectai tipurile de fiiere pe care dorii s le gsii 5. Clic pe butonul GO 6. Dup apariia pe ecran a rezultatelor cutrii, poziionai indicatorul mouse-ului pe un fiier, apoi executai clic pe comanda dorit 7. Dup ce terminai executai clic pe butonul Close pentru a nchide panoul de lucru

Salvarea lucrului
Programul Access salveaz n mod automat nregistrrile. Trebuie s tii c orice modificare este permanent i poate fi anulat utiliznd butonul Undo (din bara cu instrumente Database sau din meniul Edit) sau printr-o nou modificare a datelor. Comanda Undo ofer posibilitatea mai multor anulri, cu ajutorul crora putei parcurge pas cu pas lista de modificri. Butonul Save din baza Database i comanda Save as din meniul File permit salvarea elementelor de proiectare a elementelor noi sau existente dintr-o baz de date cum ar fi un tabel, o interogare, un formular sau un raport, ns nu i datele coninute de obiectul respectiv. Atunci cnd programul Access salveaz o baz de date nou creat formatul prestabilit este Access 2000 care asigur compatibilitatea maxim cu bazele de date existente. Putei modifica formatul prestabilit cu ajutorul comenzii options din meniul Tools.

nchiderea unei baze de date i a programului Access

Dac ai efectuat o modificare n structura bazei de date (exemplu ai modificat dimensiunea unui rnd) programul Access solicit salvarea modificrilor. Orice modificare pe care o efectuai n datele unui tabel este salvat automat. Atunci cnd nchidei a baz de date sau cnd ieii din programul Access vor fi nchise toate obiectele rmase deschise, cum ar fi tabelele sau interogrile. nchiderea se realizeaz prin clic pe butonul Close din fereastra Database respectiv bara de titlu a ferestrei Access.

Dac este necesar executai clic pe butonul Yes pentru a salva modificrile sau pe No pentru a ignora modificrile efectuate. Access 2003 v permite s ncepei imediat lucrul cu bazele de date punnd la dispoziie modele de baze de date pe care le putei folosi pentru a nregistra propriile date. Programul Access ofer i un set de programe wizard pentru baze de date care permit crearea de baze de date uzuale pentru afaceri. Activitile pe care le desfurai n mod curent ntr-o baz de date existent sunt introducerea i vizualizarea datelor, crearea i tiprirea de rapoarte i lucru eficient cu toate ferestrele afiate. 8

Deschiderea unei baze de date model

Programul Access pune la dispoziie o aplicaie numit Northwind Traders n versiunile baz de date i proiect. Aplicaia conine modele de date i de obiecte de baze de date proiectate pentru o companie specializat n alimente. Pentru a deschide o baz de date model: 1. Executai clic pe meniul Help 2. Alegei opiunea sample Databases iar din submeniul afiat alegei baza de date model dorit

Utilizarea unui formular principal

Toate bazele de date model folosesc formulare principale. Un formular principal (switchboard) este o fereastr personalizat care pune la dispoziie mai multe funcii ale unei baze de date atunci cnd executai clic pe un buton.

Deschiderea unui formular principal

Dac baza de date conine un formular principal n mod obinuit acesta apare afiat automat la deschiderea bazei de date. Dac nu alegei din meniul Window opiunea Main Swichboard. Pentru a selecta o opiune din formatul principal executai clic pe butonul care corespunde activitii dorite.

Lucrul cu obiectele bazei de date

Fereastra Database conine toate obiectele dintr-o baz de date (tabele, formulare, rapoarte, interogri, pagini, macroinstruciuni, module). Aceste obiecte permit stocarea i gestionarea datelor. Obiectele sunt organizate n funcie de tipul lor. Folosind butonul Open din fereastra Database pentru a vizualiza i a introduce date ntr-un obiect i butonul Design pentru a crea macheta pentru datele obiectului. - Pentru a crea un obiect nou, executai clic n bara Objects pe tipul de obiect pe care dorii s l creai, iar apoi executai clic pe butonul New de pe bara cu instrumente a ferestrei Database - Pentru a terge un obiect selectai obiectul din list i apoi alegei opiunea Delete (clic dreapta pe obiect i Delete) - Pentru a schimba numele nui obiect din baza de date, alegei obiectul din lista Objects, clic dreapta mouse, alegei opiunea Rename i introducei un nume nou. - Pentru a schimba modul de vizualizare Database pentru obiecte, executai clic pe unul din butoanele: Large Icons, Small Icons, List sau Details de pe bara cu instrumente a ferestrei Database.

Gruparea obiectelor din baza de date

1. n fereastra Database executai clic pe bara Groups 2. Executai clic dreapta mouse oriune sub bara groups i alegei din meniul afiat opiunea New group

10

La crearea unui grup, acesta este gol pn cnd l completai cu comenzi rapide ctre biecte relaionate. Atunci cnd adugai un obiect la un grup, nu schimbai locaia obiectului, nici nu creai unul nou, nu facei dect s creai o comand rapid ctre un obiect care deja exist. Pentru a terge o comand rapid n fereastra Database afiai grupul din baza de date ce conine omanda rapid. Selectai comanda rapid, acionai Delete i confirmai tergerea.

Ascunderea ferestrelor
1. Activai fereastra pe care dorii s o ascundei 2. executai clic pe meniul Window i alegei opiunea Hide 3. Pentru anularea unei astfel de comenzi alegei din meniul Window i opoiunea Unhide. Selectai fereastra dorit i acionai OK.

11

Prezentarea general a unui tabel

O baz de date este format din grupuri de cmpuri organizate n tabele. Un cmp (field) este o categorie specific de informaie (exemplu: un nume, un produs). Cmpurile relaionate (care au legturi ntre ele) sunt grupate n tabele. Programul Access stocheaz toate datele pentru o singur entitate ntr-o nregistrare.

Deschiderea i vizualizarea unui tabel

1. n fereastra Database executai clic stnga mouse pe opiunea Tables din bara objects 2. n partea dreapt a ferestrei selectai tabelul i acionai butonul Open. Tabelul este deeschis n modul Datasheet. Folosind barele de defilare vertical i orizontal putem naviga printre nregistrrile sau cmpurile tabelului Pentru a selecta sau redimensiona o coloan sau un rnd executai clic stnga mouse pe selectorul de coloan sau de rnd. Tragei marginea dintre selectoarele de coloan sau de rnd pentru a schimba dimensiunea unei coloane sau rnd.

Introducerea unei nregistrri ntr-un tabel

Tabelul trebuie s fie deschis n modul Datasheet. 1. Executai clic pe butonul New Record 2. apsai tasta Tab pentru a accepta intrarea AutoNumber 3. Introducei datele pentru primul cmp. Dac efectuai o eroare la tastare acionai Backspace 4. apsai tasta tab pentru a trece la cmpul urmtor sau SHIFT + TAB pentru a trece la cmpul anterior. 12

5. La finalul nregistrrii executai Tab sau clic be butonul New record. Programul Access salveaz modificrile pe care le-ai efectuat atunci cnd trecei la nregistrarea urmtoare.

tergerea unei nregistrri dintr-un tabel

1. Executai clic dreapta mouse pe selectorul de rnd i alegei opiunea Delete Record (terge nregistrarea) 2. Apsai butonul Yes pentru a confirma tergerea

Prezentarea general a unui formular

Formularele faciliteaz introducerea datelor i vizualizarea nregitrrilor. Un formular poate onine butoane care v permit s rulai macroinstruciuni, putei tipri sau crea etichete. Un formular v ajut s introducei informaiile corecte i poate s detecteze automat existena erorilor. Aplicaia Access plaseaz datele pe care le-ai introdus n formular n tabell corespunztor. Putei deschide un formular n modul form sau n modul Design. Modul Form permite vizualizarea tuturor informaiilor unei nregistrri. Modul Design permite modificarea proiectului formularului.

Introducerea unei nregistrri ntr-un formular

1. n fereastra Database, executai clic pe butonul Forms de pe bara Objects, selectai formularul pe care dorii s l utilizai i acionai butonul Open. 2. Executai clic pe butonul New record 3. Introducei datele pentru primul cmp, apsai Tab pentru a v deplasa la cmpul urmtor sau Shift i Tab pentru cmpul anterior. 4. Dup ce ai introdus datele, putei s nchidei formularul sau executai clic be butonul New Record pentru a introduce o alt nregistrare sau vizualizai o alt nregistrare.

13

Pentru a terge o nregistrare dintr-un formular trebuie s afiai nregistrarea dorit i executai clic pe butonul Delete Reecord de pe bara cu instrumente Form View. Confirmai tergerea acionnd butonul Yes.

14

Prezentarea general a unei interogri

Pentru a localiza i extrage informaii ntr-un tabel creai o interogare. O interogare este o ntrebare pe care o adresai unei baze de date pentru a v ajuta s localizai anumite informaii. Aplicaia Access extrage datele care ndeplinesc specificaiile din interogare i le afieaz n formatul tabelar.

Deschiderea i rularea unei interogri

n fereastra Database alegei opiunea Queries de pe bara Objects n partea dreapt a ferestrei selectai interogarea pe care dorii s o rulai i acionai Open. Interogarea este deschis ntr-un tabel numit set dinamic de date care afieaz nregistrrile care ndeplinesc setul de specificaii din interogare. Pentru a vizualiza o interogare alegei din fereastra Database opiunea Queries i interogarea dorit. Acionai butonul Design i astfel putei vedea criteriile care stabilesc ce nregistrri trebuie incluse n setul dinamic de date.

Prezentarea general a unui raport

Dup ce ai extras i ai organizat numai informaiile dorite, putei s afiai i s tiprii aceste informaii sub forma unui raport. Pentru a crea un raport alegei din fereastra Database opiunea Reports de pe bara Objects. Selectai raportul pe care dorii s-l vizualizai i acionai butonul Preview. Pentru a tipri un raport alegei din meniul File opiunea Print. Putei tipri toate paginile sau doar paginile selectate.

15

Crearea unei baze de date cu ajutorul unui program Wizard

1. Executai clic pe butonul New din bara cu instrumente Standard 2. Executai clic pe opiunea On My Computer

3. Alegei eticheta paginii Databases i alegei programul wizard dorit i acionai OK 4. Executai clic pe sgeata listei Save In i selectai locaia unde dorii s salvai noua baz de date apoi introducei un nume pentru baza de date i acionai butonul Create. 5. citii introducerea i executai Next pentru a continua 6. Selectai un tabel pentru a afia cmpurile din tabel, selctai apoi casetele de validare pentru cmpurile dorite i acionai Next. 7. Selectai stilul dorit pentru afiarea ecranelor i acionai Next 8. Selectai stilul de raport dorit i acionai next 9. Introducei clic pe butonul Finish Programul Access creaz baza de date innd cont de rspunsurile la chestionarul din wizard. Pe ecran este afiat formularul principal care v permite utilizarea bazei de date.

Crearea unei baze de date noi

O baz de date creat fr a utiliza unul dintre programele wizard pentru baze de date este goal; nu conine nici un tabel, formular sau raport. O baz de date Access vid trebuie s fie salvat nainte de a putea lucra cu ea. Apoi putei s i adugai elemente cum ar fi: cmpuri, tabele, interogri, rapoarte i formulare precum i caracteristicile necesare. Putei crea o baz de date nou dintr-o baz de date existent.

Crearea unei baze de date vid

1. alegei butonul New de pe bara Standard i alegei opiunea Blank Database 2. Introducei numele bazei de date, selectai locaia din lista Save In i acionai butonul Create

16

Crearea unei baze de date dintr-o baz de date existent

1. Alegei butonul New de pe bara cu instrumente Standard i executai clic pe opiunea From existing File (Dintr-un fiier existent) 2. Alegei locaia n care se gseste baza de date pe care dorii s o folosii ca surs pentru baza de date nou din lista Look In: 3. Selectai fiierul i acionai butonul Create New. Programul Access creeaz o baza de date nou cu numele bazei de date existente la care adaug un numr.

17

Crearea unei tabele ntr-o baz de date

Exist mai multe metode pentru crearea unui tabel nou: n modul de vizualizare Deesign, Datasheet, printr-un program Table Wizard sau prin importul unui tabel dintr-o alt baz de date Access. n funcie de metoda aleas efectum una sau mai multe din urmtoarele operaiuni: - specificarea cmpurilor pentru tabel - determinarea tipului de dat pentru fiecare cmp. Programul Access ofer o larg varietate de tipuri de date, plecnd de la formate de tip text i numr i pn la formate bazate pe obiect pentru imagini, sunete i clipuri video. Alegerea tipului de date corect reduce posibilitatea apariiei erorilor la introducerea datelor. - Determinarea dimensiunii cmpului (pentru cmpurile de tip text i numr) 18

Atribuirea cheii primare. Cheile primare sunt acele cmpuri ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel (un tabel cu persoane ar putea avea cheia primar CNP-ul). Cheile primare nu sunt obligatorii dar utilizarea lor elimin posibilitata duplicrii nregistrrilor existente ntr-o tabel Salvarea i denumirea tabelului

Crearea unui tabel cu ajutorul unui program Wizard

Table Wizard v conduce printr-o serie de casete de dialog n care alegei tipurile de tabele pe care le va conine baza de date i cmpurile prezentate n fiecare tabel. 1. n fereastra Database alegei butonul tables de pe bara objects i executai dublu clic pe pictograma Create table by Using Wizard

2. Din fereastra afiat alegei opiunea Business sau Personal apoi parcurgei lista pn gsii tabelul care se potrivete cel mai bine necesitilor dumneavoastr 3. Executai dublu clic pe fiecare cmp pe care dorii sa-l introducei n tabel

19

4. Introducei un nume nou pentru tabel sau acceptai numele sugerat de program 5. Alegei opiunea Yes pentru a permite programului Table Wizard s atribuie cheia primar sau No dac dorii s stabilii dumneavoastr cheia primar i acionai Next

6. Dac baza de date conine deja cel puin un tabel i vrei s efectuai modificri, selectai relaia pe care dorii s o modificai i acionai butonul Relationships, specificai noile relaii dintre tabele i acionai OK. Alegei Next pentru a continua

7. n ultima caset de dialog a programului wizard alegei una dintre opiuni: - Modify the table design (modificarea proiectului n modul design nainte de introducerea datelor) - Enter data directly into the table (introducerea datelor direct n modul Datasheet) - Enter data into the table using a form the wizard creates for me ( introducerea datelor ntr-un formular creat de programul wizard) Apoi acionai Finish.

20

Stabilirea unei chei primare cu ajutorul Table Wizard

1. Atunci cnd programul Table Wizard v solicit s stabilii cheia primar executai clic pe opiunea No, Ill set the primary key apoi acionai Next 2. Selectai cmpul pentru care dorii s utilizai cheia primar i alegei apoi opiunea corespunztoare tipului de dat pentru care utilizai cheia primar - Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records programul atribuie pentru o nregistrare nou o valoare a cheii primare care este n mod automat mai mare cu o unitate dect valoarea cheii din nregistrarea anterioar - Numbers I enter when I add new records utilizatorul introduce un numr unic pentru cheia primar pentru fiecare nregistrare nou - Numbers and/or letters I enter when I add new records utilizatorul introduce un ir unic de text, numere sau litere, pentru cheia primar a fiecrei nregistrri noi Apoi acionai Next 3. Executai clic pe opiunea care corespunde cu ceea ce dorii s facei dup ce programul wizard creaz tabelul i acionai Finish

21

Stabilirea relaiilor ntre tabele cu ajutorul programului Table Wizard

Putei s creai relaii ntre tabele pentru care o nregistrare dintr-un tabel are coresponden cu mai multe nregistrri din alt tabel. Atunci cnd creai o relaie de tip one-to-many (unu la mai muli) programul Table Wizard adaug n mod automat cmpuri noi la tabelul relaionat. 1. Din fereastra n care programul Table Wizard afieaz tabelele relaionate i nerelaionate selectai tabelul ale crui relaii dorii s le modificai i acionai butonul Relationships 2. Alegei una din opiunile care descriu relaia dintre noul tabel i tabelul existent i acionai OK - The tables arent related tabelele nu sunt relaionate - One record in the new table will match many records in the old table o nregistrare din tabelul nou va avea coresponden cu mai multe nregistrri din tabelul vechi creaz o relaie de tipul one to many . Programul Access configureaz tabelul nou ca tabel primar iar tabelul existent ca tabel relaionat. - One record in the old table will match many records in the new table o nregistrare din tabelul vechi va avea coresponden cu mai multe nregistrri din tabelul nou. Creaz o relaie de tip one.to-many. Programul Access configureaz tabelul nou ca tabel relaionat iar tabelul existent ca tabel primar.

Crearea unui tabel prin introducerea datelor

Atunci cnd creai un tabel n modul Datasheet putei s introducei datele, iar programul Access creaz tabelul pe parcursul operaiei de introducere, determinnd tipul de dat pentru fiiecare cmp pe baza datelor introduse. Introducei date pentru a crea un tabel 1. n fereastra Database alegei din bara objects opiunea Tables iar din partea dreapt a ferestrei selectai opiunea Create table by entering data

22

2. Introducei datele acionnd tasta Tab pentru a v deplasa de la un cmp la altul

3. Pentru a modifica numele unui cmp executai dublu clic pe acesta, introducei noul nume i Enter 4. Dup introducerea tuturor cmpurilor acionai butonul Save, introducei numele tabelului i acionai OK

Importul datelor n tabele

1. n fereastra Database executai clic pe butonul New i alegei din partea dreapt a ferestrei opiunea Import Table 2. Localizai i selectai fiierul bazei de date care conine datele pe care vrei s le importai i executai clic pe opiunea Import 3. Selectai tabelele pe care dorii s le importai i acionai OK

23

Creai sau modificai un tabel n modul de vizualizare Design

1. n fereastra Database| Objects|Tables executai clic pe pictograma Create Table n Design view sau selectai tabelul pe care dorii s-l modificai i acionai butonul Design.

2. Executai clic ntr-o celul Field Name i introducei numele modificat pentru cmp (maxim 64 de caractere)

24

3. Pentru a introduce un cmp, executai clic pe selectorul de rnd situat sub locul n care vrei s introducei cmpul i executai clic pe butonul Insert Rows de pe bara cu instrumente Table Design. Un cmp nou, necompletat este afiat deasupra rndului selectat 4. Executai clic pe sgeata listei Data type i alegei un tip de dat Programul Access pune la dispoziie mai multe tipuri de date diferite: Text (prestabilit) permite introducerea unui text sau o combinaie de text i numere care nu necesit calcule. Cmp limitat la 255 de caractere. Number permite date numerice utilizate n calcule matematice Data/Time valori pentru dat i or ntre anii 100 i 9999 Currency (valut) valori n valut i date numerice utilizate n calcule matematice care presupun date cu 1-4 cifre zecimale. Valorile au precizia de 15 cifre n partea stng a separatorului zecimal. AutoNumber (numr de incrementare automat) un numr secvenial unic (incrementat cu 1) sau un numr aleator atribuit de Access ori de cte ori adugai o nregistrare nou la un tabel. Cmpurile AutoNumber nu pot fi modificate. Yes/No conine numai una din cele dou valori (Yes/No. true/False, On/Off) OLE Object un obiect, cum ar fi o foaie de calcul tabelar Excel, legat sau nglobat ntr-un tabel Access Hyperlink o legtur care, atunci cnd executai clic pe ea, conduce utilizatorul ntr-un alt fiier sau site web Lookup wizard un program wizard care v permite s creai un cmp ale crui valori sunt alese dintre valorile altui tabel, altei interogri sau dintr-o list de valori. - Executai clic ntr-o celul description i introducei o descriere. Dac este afiat butonul Property Update Options (Opiuni de actualizare a proprietii) selectai o opiune dac este necesar 5. Dup ce ai selectat un tip de dat putei s lucrai cu proprietile cmpului (field property). O propietate de cmp este un atribut care definete modul de apariie al cmpului n baza de date. n modul de vizualizare Design pentru tabele, programul Access pune la dispoziie o list cu proprieti de cmp pentru fiecare tip de dat: Field size specific numrul maxim de caractere (pn la 255) care pot fi introduse n cmp Format modul n care vor aprea datele din cmp pe ecran Input Mask specific un format sau un ablon n care trebuie introduse datele 25

Caption (legend) introduce o etichet pentru cmp atunci cnd este folosit ntr-un formular (dac nu introducei nimic, programul Access folosete ca etichet numele cmpului) Default Value specific o valoare introdus automat de programul Access (valoare prestabilit) Validation Rule (regula de validare) specific o expresie care limiteaz valorile ce pot fi introduse n acest cmp Validation Text (text de validare) specific un mesaj de eroare care este afiat pe ecran atunci cnd este introdus o valoare interzis prin regula de validare Required (necesar) indic dac este obligatorie introducerea datelor Allow zero length (permite lungimea zero) specific dac acest cmp permite iruri text de lungime zero Indexed indic dac programul Access va pstra un index al valorilor cmpului Unicode Compression indic dac dorii ca programul Access s economiseasc spaiu dac sunt introduse numai texte propriu-zise 6. Pentru tipurile de date Text, Number i AutoNumber putei s utilizai proprietatea Field Size pentru astabili dimensiunea maxim a datelor stocate n cmp. n cazul datelor de tip text, aceast proprietate specific numrul de caractere permise de la 0 la 255 Pentru cmpurile numerice avem: Byte numere ntregi de la 0 la 255 Integer numere ntregi de la -32768 la 32767 Long Integer ntregi de la -2147483648 la 2147483647 Single (pentru valori zecimale) de la -3,402823E38 la -1,401298E-45 valori negative De la 1,401298E-45 la 3,402823E38 valori pozitive Double de la -1,797693E308 la -4,940656E-324 4,940656E-324 la 1, 797693E308 Replication ID valori utilizate pentru stabilirea identificatorilor unici 7. Pentru a terge selectai rndul corespunztor i acionai butonul Delete Rows de pe bara cu instrumente Table Design. Dac vreo nregistrare din tabel conine date pentru acest cmp, pe ecran apare un mesaj de avertizare (c vei terge i datele din cmpul respectiv). Acionai Yes sau No pentru confirmare sau anulare tergere. 8. Acionai butonul Save de pe bara cu instrumente i dac este necesar introducei un nume pentru tabel i acionai OK 9. executai clic pe butonul Close din fereastra Table pentru a nchide modul de vizualizare Design

Schimbarea ordinii cmpurilor dintr-un tabel

1. Afiai tabelul n modul de vizualizare Design. Executai clic pe selectorul de rnd pentru cmpul pe care dorii s-l mutai 2. Clic pe selectorul de rnd i-l meninei apsat trgnd rndul n noua poziie apoi eliberai butonul mouse-ului

Modificarea proprietilor unui cmp

1. Afiai tabelul n modul de vizualizare Design i selectai cmpul pe care dorii s l modificai 2. Executai clic pe caseta Field Properties pe care dorii s o modificai 3. Efectuai modificrile dorite (modificai valoarea, selectai sau deselectai opiuni) i executai clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente.

26

Crearea de cmpuri indexate

Un index din Access v ajut s localizai i s sortai cu rapiditate informaiile din tabelele foarte mari. Un index este o structur de date invizibil care stocheaz ordinea de sortare a unui tabel be baza cmpurilor indexate. 1. Afiai tabelul n modul de vizualizare Design i selectai cmpul pe care dorii s l configurai ca index 2. Executai clic pe caseta Index i selectai una din opiunile: Yes (Duplicates OK) dac dorii ca mai multe nregistrri s aib aceleai date n acest cmp Yes (No Duplicates) dac dorii s fii sigur c nu vor exista dou nregistrri cu aceleai date 3. Executai clic pe butonul Indexes de pe bara cu instrumente Table Design i selectai una din opiunile Ascending sau Descending pentru a indica ordinea de sortare a indexului

Specificarea unei chei primare n modul de vizualizare Design

1. In modul de vizualizare Design, creai un cmp care va fi cheia primar a tabelului i selectai tipul de dat corespunztor - Dac alegei AutoNumber programul atribuie pentru o nregistrare nou o valoare mai mare cu o unitate fa de cheia primar din nregistrarea anterioar - Dac alegei orice alt tip de date trebuie s introducei o valoare unic, n formatul corespunztor pentru cheia primar a fiecrei nregistrri noi 2. Executai clic pe selectorul de rnd al cmpului respectiv i acionai butonul Primary Key de pe bara cu instrumente Table Design

27

Construirea relaiilor ntre tabele

Datele din mai multe tabele diferite sunt relaionate prin utilizarea cmpurilor comune. Exist trei tipuri de relaii: One-to-one fiecare nregistrare dintr-un tabel se potrivete unei singure nregistrri din al doilea tabel i invers (exemplu. Persoana adresa) One-to.many fiecare nregistrare dintr-un tabel are corespondente una sau mai multe nregistrri dintr-un al doilea tabel, ns fiecare nregistrare din al doilea tabel nu corespunde dect unei singure nregistrri din primul tabel (exemplu: clienti comenzi) Many-to-many fiecare nregistrare dintr-un tabel se potrivete mai multor nregistrri din al doilea tabel i invers (exemplu: dac permii mai multor clieni s fie nregistrai ntr-o singur comand ntre tabelele clieni i comenzi exist o relaie many-to-many)

Definirea relaiilor ntre tabele

1. n fereastra Database executai clic pe butonul Relationships de pe bara cu instrumente Database. Dac exist deja stabilite relaii acestea apar afiate n fereastra Relationships. Tot n aceast fereastr putei s creai i alte relaii ntre tabele

2. Executai clic pe butonul Show Table de pe bara cu instrumente Relationship pentru a afia caseta de sialog Show table. Alegei eticheta paginii Tables i selectai tabelul dorit apoi acionai Add. Tabelul selectat apare n fereastra Relationships. Repetai operaiunea pentru fiecare tabel pe care dorii s-l utilizai ntr-o relaie apoi acionai butonul Close.

28

3. pentru a stabili o relaie tragei cmpul comun din primul tabel ctre cmpu comun din al doilea tabel. Dup ce eliberai butonul mouse-ului ntre cele dou tabele apare o linie care arat faptul c sunt relaionate. Pe ecran se deschide caseta de dialog Edit Relationship n care putei s confirmai sau s modificai relaia 4. executai clic pe butonul Join Type (tip de asociere) dac dorii s specificai tipul de asociere

Include rows only where the joined fields from both tables are equal (include rnduri doar dac au valori egale n cmpuri asociate) cele dou tabele vor avea aceleai numere de nregistrri vizualizate - Include ALL records from xxx (the first table) and only those records from yyy (the second table) where the joined fields are equal include toate nregistrrile din primul tabel i numai acele nregistrri din al doiea tabel pentru care cmpurile asociate au valori egale - Include ALL recors from yyy (the second table) and only those record from xxx (the first table) where the joined fields are equal include toate nregistrrile din al doilea tabel i numai acele nregistrri din primul tabel pentru care cmpurile asociate au valori egale. Apoi acionai OK pentru a reveni n caseta de dialog Edit Relaionships 5. Executai clic pe butonul Create pentru a crea relaia -

29

Validarea valorilor cmpurilor

Pentru a avea un control asupra datelor dintr-un cmp cum ar fi un interval de numere sau date calendaristice stabilii o regul de validare care oblig programul Access s testeze valorile introduse de un utilizator ntr-un cmp. 1. Afiai tabelul n modul Design i slectai cmpul pe care dorii s-l validai 2. Executai clic pe caseta Validation Rule i alegei butonul Build pentru a deschide fereastra Expression Builder 3. creai o expresie executnd clic pe elementele corespunztoare i la final acionai OK 4. Pentru a specifica textul de validare executai clic pe caseta Validation Text i introducei mesajul dorit s apar pe ecran atunci cnd utilizatorul introduce date incorecte pentru cmpul respectiv.

Utilizarea etichetelor inteligente

Smart Tags v ajut s integrai direct n Access aciuni efectuate n mod obinuit n alte programe. Exemplu: Adugarea numelui i adresei unei persoane dintr-o baz de date la lista de persoane din Microsoft Outlook (copierea i lipirea informaiilor cu control adugat) Pentru a aduga o etichet inteligent 1. Selectai locaia unde dorii s adugai o etichet inteligent - Deschidei tabelul sau interogarea, selectai cmpul cruia dorii s i adugai o etichet inteligent - Deschidei formularul sau raportul, adugai sau selectai o caset text i apoi executai clic pe butonul Properties de pe bara cu instrumente 2. Executai clic pe butonul Build din caseta de proprieti Smart Tags 3. Selectai eticheta inteligent dorit i acionai OK

30

Utilizarea etichetei inteligente

1. Deschidei tabelul, interogarea, formularul sau raportul unde exist eticheta inteligent 2. Poziionai indicatorul mouse-ului pe triunghiul purpuriu din celul sau caseta de text pentru a afia pe ecran butonul Smart Tag. Executai clic pe sgeata lsitei afiat lng buton 3. Executai clic pe opiunea dorit a etichetei inteligente (opiunile variaz n funcie de date)

Afiai sau ascundei etichetele inteligente

1. 2. 3. 4. Din meniul Tools selectai options Executai clic pe eticheta paginii Forms| reports Selectai sau tergei caseta de validare Show Smart Tags on Forms Executai clic pe eticheta paginii Datasheet i selectai sau tergei caseta de validare Show Smart Tags On Datasheets i acionai OK

Formatarea unei foi de date

1. Deschidei foaia de date pe care dorii s o formatai i alegei meniul Format opiunea Datasheet 2. n fereastra afiat executai clic pe una din opiunile seciunii Cell Effect 3. Selectai sau deselectai casetele de validare Horizontal sau Vertical pentru a afia sau nu liniile de gril 4. Din listele Background sau gridline Color selectai o culoare pentru fundal sau pentru liniile tabelului 5. Selectai stilurile dorite dinlistele Border and Line Styles 6. Selectai direcia de afiare a scrisului de la stnga la dreapta sau invers i acionai OK 31

Sortarea nregistrrilor ntr-un tabel

1. n modul de vizualizare Datasheet afiai tabelul, rezultatele interogrii, formularul sau raportul dorit 2. Executai clic pe selectorul de coloan corespunztor coloanei pe care dorii s o sortai. Pentru a selecta alt coloan nealturat apsai i inei apsat tasta Shift i executai clic pe selectorul de coloan 3. Selectai butonul Sort Ascending sau Descending dse pe bara cu instrumente Table Datasheet

32

Filtrarea nregistrrilor
1. Afiai tabelul n modul de vizualizare Datasheet 2. executai clic dreapta mouse pe valoarea cmpului pe care se bazeaz filtrarea i selectai opiunea Filter by Selection. n partea de jos a ferestrei Table este afiat numrul de nregistrri care corespund criteriilor de filtrare. n bara de stare apare notaia FLTR ceea ce indic c exist un filtru activ. 3. Pentru a terge un dintr-un tabel executai clic pe tabelul filtrat i apoi selectai butonul Remove Filter de pe bara cu instrumente Table Database

Salvarea unui filtru ca interogare

1. Afiai tabelul n modul Datasheet 2. Din meniul Records selectai opiunea Filter iar din submeniul afiat Advanced Filter|Sort. Detaliile filtrului apar prezentate n modul de vizualizare Design 3. Executai clic be butonul Save as query de pe bara cu instrumente Filter | Sort 4. Introducei de la tastatur numele pe care dorii s-l atribuii interogrii i acionai OK pentru a salva filtrul de interogare

Crearea unui filtru AND sau OR

1. n modul de vizualizare Datasheet executai clic pe butonul Filter by Form de pe bara cu instrumente Table Datasheet

33

2. Executai clic pe caseta de text goal situat sub cmpul pe care dorii s l filtrai i selctai din lista afiat valoarea n funcie de care dorii s filtrai nregistrrile 3. Repetai operaiunea pentru fiecare cmp n funcie de care dorii s efectuai filtrarea. Fiecare cmp nou n care efectuai o selecie adaug un criteriu suplimentar pe care o nregistrare trebuie s l respecte pentru a fi inclus n selecia final 4. Dac dorii s stabilii criterii OR executai clic pe eticheta OR din partea de jos a formularului pentru a specifica criterii suplimentare pentru filtru 5. Executai clic pe butonul Apply Filter de pe bara cu instrumente Filter | Sort

Rolul interogrilor n identificarea informaiilor

O interogare este o descriere a nregistrrilor pe care dorii s le extragei dintr-o baz de date. Cu o interogare putei. - S v concentrai numai asupra informaiilor de care avei nevoie afind doar cteva cmpuri dintr-un tabel mai mare - S aplicai funcii sau alte expresii cmpurilor pentru a ajunge la rezultate calculate - S adugai, s actualizai sau s tergei nregistrri din tabele sau s creai tabele complet noi - S rezumai i s grupai valorile dintr-un tabel i s afiai rezultatele ntr-un tabel - S salvai definiia unei interogri pe care programul Access o va trata ca pe un tabel n scopul crerii de formulare i rapoarte - S extragei informaii stocate n mai multe tabele, chiar dac tabelele nu sunt deschise

Tipuri de interogri
Programul Access pune la dispoziie mai multe tipuri de interogri care v ajut s extragei informaiile de care avei nevoie: - O interogare de selecie (select query) extrage i afieaz nregistrri n fereastra Table din modul de vizualizare Datasheet - O interogare ncruciat (crosstab query) afieaz valori rezumative (sume, contoare i medii) pentru un cmp al unui tabel i le grupeaz n funcie de un set de cmpuri listate n partea stng a foii de date i n funcie de un alt set de cmpuri listate n partea de sus a foi de date. - O interogare de aciune (action query) execut operaii cu nregistrrile care respect criteriile impuse de dumneavoastr. Exist patru tipuri de interogri de aciune pe care le putei executa pentru unul sau mai multe tabele. Interogrile de tergere (delete) terg 34

nregistrrile care respect criteriile de selecie, interogrile de actualizare (update) efectueaz modificri n nregistrrile care respect criteriile de selecie, interogrile de adugare (append) adaug nregistrri noi la sfritul unui tabel, iar interogrile de tip maketable creaz tabele noi bazate pe nregistrrile care respect criteriile de selecie O interogare cu parametru (parameter query) v permite s solicitai o singur informaie care s fie utilizat ca un criteriu de selecie n interogare. (Exemplu: n loc s creai interogri separate care s extrag informaiile despre clienii din fiecare jude n care facei afaceri, ai putea s creai o interogare cu parametru care solicit utilizatorului introducerea numelui unui jude, iar apoi continu i extrage nregistrrile specifice din acel jude).

Crearea interogrilor n programul Access

Crearea unei interogri n modul de vizualizare Design 1. n fereastra Database executai clic pe opiunea Queries de pe bara Objects 2. Executai clic pe butonul New, apoi selectai opiunea Design View i n final executai clic pe OK 3. Selectai tabelu (sau interogarea) pe care vrei s l folosii i executai clic pe Add 4. repetai etapa 3 pentru celelalte tabele sau interogri implicate i apoi selectai butonul Close 5. Executai dublu clic pe fiecare cmp din list pe care dorii s l includei n interogare 6. n grila de proiectare introducei toate criteriile de cutare dorite n caseta Criteria 7. Executai clic n caseta Sort i specificai o ordine de sortare 8. Executai clic pe butonul Save, introducei un nume pentru interogare i apoi executai OK

Deschiderea i rularea unei interogri

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Queries de pe bara Objects 2. Executai clic pe interogarea pe care dorii s o rulai 3. Executai clic pe butonul Open. Interogarea este deschis ntr-un tabel denumit set dinamic de date care afieaz nregistrarea care respect specificaiile pentru interogare.

Modificarea unei interogri n modul de vizualizare Design

1. Alegei opiunea Queries de pe bara Objects din fereastra Database 2. Executai clic pe interogarea pe care dorii s o modificai i executai clic pe butonul Design 3. Executai dublu clic, sau tragei fiecare cmp pe care vrei s l includei n interogare din lista de cmpuri 4. n grila de proiectare, introducei criteriile de cutare n caseta Criteria 5. Executai clic pe caseta Sort specificnd ordinea de sortare 6. Pentru a ascunde un cmp, tergei caseta de validare Show 7. Pentru a etrge un cmp, selectai cmpul i apsai tasta Delete sau executai clic pe meniul Edit, apoi executai clic pe opiunea Delete sau Delete Columns 8. Executai clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente Query Design

Adugarea unui cmp la o interogare

1. Afiai interogarea n modul de vizualizare Design 2. Executai dublu clic pe numele unui cmp din lista de cmpuri pentru a plasa cmpul n urmtoarea coloan disponibil din grila de proiectare sau tragei un cmp ntr-o anumit coloan din grila de proiectare 35

Adugarea unui cmp din alt tabel la o interogare

1. Afiai interogarea n modul dee vizualizare Design 2. Executai clic pe butonul Show Table de pe bara cu instrumente Query Design 3. Selectai tabelul care conine cmpurile pe care dorii s le includei n interogare i acionai butonul Add 4. Repetai etapa 3 pentru fiecare tabel pe care dorii s-l includei n interogare 5. Executai clic pe butonul Close 6. Executai dublu clic sau tragei cmpurile pe care dorii s le includei n grila de proiectare

Specificarea criteriilor pentru un singur cmp

Pentru fiecare cmp pe care l includei ntr-o interogare putei s specificai criteriile pe care trebuie s le respecte o nregistrare pentru a fi selectat la rularea interogrii. 1. Afiai interogarea n modul de vizualizare Design 2. Executai clic pe caseta Criteria corespunztoare cmpului 3. introducei o valoare de criteriu pentru cmpul respectiv 4. Dac sunt permise i alte valori suplimentare pentru cmp introducei.le n caseta OR afiat sub caseta Criteria 5. Executai clic pe butonul Run de pe bara cu instrumente Query Design

Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri

Putei s specificai mai multe cmpuri de interogare. n cazul n care criteriile pentru cmpuri ocup acelai rnd n fereastra Query Design, programul Access extrage nregistrrile pentru care sunt satisfcute toate criteriile. n cazul n care criteriile sunt introduse pe rnduri diferite, programul Access extrage nregistrrile pentru care oricare dintre criterii este respectat. 1. Afiai interogarea n modul de vizualizare Design 2. Introducei valoarea sau valorile criteriilor pentru primul cmp 3. Repetai etapa pentru celelalte cmpuri 4. Executai clic pe butonul Run de pe bara cu instrumente Query Design

Creare unei interogri cu operatori logici i de comparaie

Putei s utilizai modulul Expression Builder pentru a crea interogri mai complicate n care s folosii operatori de comparaie, cum sunt <,>, sau =, pentru a compara valorile unui cmp cu constante i valori din alt cmp i operatori logici pentru a crea criterii care combin mai multe expresii.

Utilizarea operatorilor de comparaie i logici

1. Afiai interogarea n modul de vizualizare Design i apoi executai clic pe caseta Criteria corespunztoare cmpului 2. Executai clic pe butonul Build de pe bara cu instrumente Query Design 3. Executai clic pe butonul operatorului de comparaie dorit. Pentru a vedea i ali operatori de comparaie, executai clic pe dosarul Operators, executai clic pe opiunea Comparison i apoi alegei operatorul de comparaie din lista afiat n dreapta ferestrei. Pentru a vedea 36

operatorii logici din dosarul Operators selectai opiunea Logical i apoi alegei operatorul logic dorit din lista afiat n dreapta ferestrei. 4. introducei o valoare sau executai clic pe un cmp a crui valoare dorii s o comparai i acionai OK 5. Executai clic pe butonul Run de pe bara cu instrumente Query Design

Efectuarea de calcule n interogri

Pe lng funciile integrate pe care le putei utiliza pentru a compara valori ntr-o interogare, putei folosi modulul Expresion Builder pentru a crea calcule proprii cu ajutorul operatorilor aritmetici. Atunci cnd introducei o funcie, ntre paranteze apare termenul <<expr>>, care se nlocuiete cu un nume de cmp. 1. n modul de vizualizare Query Design, poziionai punctul de inserare n rndul Field al unei coloane necompletate din grila de proiectare 2. Executai clic pe butonul Build de pe bara cu instrumente Query Design 3. Executai dublu clic pe cmpurile pe care dorii s le utilizai n calcul 4. Construii o expresie folosind butoanele operator i zona de elemente - Executai clic pe butonul care corespunde calcului dorit - Executai clic pe dosarul Operators apoi pe opiunea Arithmetic i selectai operatorul pe care dorii s l folosii - Executai clic pe dosarul Functions, selectai opiunea Built In Functions i apoi executai clic pe funcia pe care dorii s o folosii 5. Introducei orice alt valoare pe care vrei s o ncludei n expresie i acionai OK 6. Executai clic pe Run de pe bara cu instrumente Query Design

Crearea unei interogri cu parametru

Atunci cnd trebuie s schimbai criteriile ntr-o interogare trebuie fie s editai vechea interogare, fie s creai o interogare nou. Dac schimbarea implic modificarea unei valori putei utiliza interogarea cu parametru. O interogare cu parametru solicit utilizatorului s introduc valoarea unui anumit cmp din interogare, fr a avea valoarea integrat n interogarea propriu zis. (Exemplu: dac dorii s afiai registrarea pentru anumite tipuri de jucrii, o interogare cu parametru v poate cere s specificai tipul, fr a crea o interogare separat pentru fiecare tip.) 1. n modul de vizualizare Query Design, executai clic pe caseta Criteria 2. introducei textul care va fi afiat n caseta de solicitare a parametrului, ncadrat de paranteze drepte 3. Executai clic pe Run de pe bara cu instrumente Query Design 4. Introducei un nume de criteriu ca rspuns la solicitare i acionai OK

Gsirea cmpurilor duplicate

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Queries de pe bar Objects, selectai opiunea New i apoi executai dublu clic pe Find Duplicates Query Wizard 2. Alegei tabelul sau interogarea n care dorii s cutai informaii duplicate i acionai Next 3. selecti cmpul sau cmpurile care ar putea s conin informaii duplicate i acionai Next 4. Selectai toate celelalte cmpuri care dorii s fie afiate n interogare i acionai Next 5. Introducei un nume pentru noua interogare 6. Specificai dac dorii s vizualizai rezultatele interogrii sau vrei s modificai proiectul interogrii i executai clic pe butonul Finish.

37

Crearea de tabele noi printr-o interogare

1. n modul de vizualizare Query Design, creai o interogare de selecie, incluznd orice combinaie de cmpuri, cmpuri calculate sau criterii 2. Executai clic pe sgeata liestei Query Type de pe bara cu instrumente Query Design i apoi executai clic pe opiunea Make Table Query 3. Introducei numele tabelului pe care dorii s l creai sau executai clic pe sgeata listei i apoi selectai un tabel din list dac dorii s l nlocuii pe cel existent 4. Executai clic pe opiunea Current Database dac tabelul se gsete n baza de date deschis la momentul respectiv sau executai clic pe opiunea Another Database i introducei numele altei baze de date (inclusiv calea, dac este necesar), apoi acionai OK 5. Executai clic pe butonul Run de pe bara cu instrumente Query Design 6. Selectai butonul Yes pentru confirmarea crerii tabelului 7. Deschidei noul tabel pentru a vizualiza nregistrrile rezultate din interogare.

Adugarea de nregistrri printr-o interogare

1. n modul de vizualizare Query Design, creai o interogare de selecie 2. Din lista Query Type de pe bara cu instrumente Query Design selectai opiunea Append Query 3. Introducei numele tabelului la care dorii s adugai nregistrri sau executai clic pe list i selectai un tabel din list 4. Executai clic pe opiunea Current Database sau pe opiunea Another Database i introducei numele altei baze de date. Apoi acionai OK 5. Specificai cmpurile care vor conine valorile adugate introducnd numele cmpurilor n rndurile Append To al grilei de proiectare 6. Executai Run de pe bara cu instrumente Query Design 7. Selectai butonul Yes pentru a aduga nregistrrile la tabel 8. Deschidei tabelul pentru a vizualiza rezultatul adugrii nregistrrilor

tergerea nregistrrilor printr-o interogare

1. n modul de vizualizare Query Design creai o interogare de selecie 2. Din lista Query Type selectai opiunea Delete Query 3. Executai clic pe butonul Datasheet View de pe bara cu instrumente Query Design pentru a previzualiza lista de nregistrri terse 4. Executai clic pe butonul Design View pentru a reveni n modul Query Design 5. Executai Run de pe bara cu instrumente Query Design 6. Confirmai n fereastra de dialog afiat tergerea nregistrrilor din tabel 7. deschidei tabelul pentru a vizualiza rezultatul

Crearea interogrilor ncruciate

O interogare ncruciat (cross tab query) v permite s rezumai coninutul cmpurilor care conin valori numerice, cum ar fi: cmpurile de tip Date sau Number. Valoarea dintr-o interogare ncruciat nu poate fi modificat pentru a schimba datele surs. Formularele permit introducerea datelor ntr-o manier prietenoas. n loc s introducei nregistrri n grila cu rnduri i coloane din modul de vizualizare Datasheet, putei folosi un formular care are formatul unui formular de hrtie. Un astfel de formular poate minimiza erorile la introducerea 38

datelor deoarece seamn foarte mult cu formularul din hrtie care conine informaiile pe care dorii s le introducei n tabelul dumneavoastr. Un formular poate include cmpuri din mai multe tabele, astfel c nu trebuie s comutai de la un tabel la altul atunci cnd introducei datele. Dac tabelul dumneavoastr conine cmpuri ce includ imagini grafice, documente sau obiecte din alte programe, putei vedea obiectele respective n modul Form. n formular putei include i instruciuni sau sfaturi astfel nct utilizatorul s tie s-l completeze. Pentru a mbunti aspectul formularului, putei s i adugai chenare i imagini grafice.

Tipuri de controale de formulare

Exist trei tipuri de controale pe care le putei folosi ntr-un formular: Controale asociate (bound controls) sunt cmpurile de date dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Un formular trebuie s conin un control asociat pentru fiecare cmp care dorii s apar n formular. Nu putei s introducei un calcul ntr-un control asociat. Controale neasociate (unbound controls) sunt controale care conin o etichet sau o caset de text. n mod obinuit, utilizai controale neasociate pentru a identifica alte controale sau zone din formular. Putei s introducei calcule dintr-un control neasociat. Controale calculate (calculated controls) sunt toate valorile calculate din formular, adic totaluri, subtotaluri, medii, procente etc. Pentru a crea un control, executai clic pe butonul de control pentru tipul de control pe care l dorii s l creai i apoi tragei indicatorul n zona unde vrei s apar controlul. Butoanele de controale sunt disponibile n caseta cu instrumente Toolbox din modul de vizualizare Design. n modul de vizualizare Design, observai dou componente pentru fiecare control n parte: controlul propriu-zis i eticheta corespunztoare se mut mpreun cu controlul. Nu putei s separai o etichet de controlul acesteia. Fiecare tip de control de formular are caracteristici specifice pe care le putei modifica folosind opiunea Properties. Nu trebuie dect s selectai controlul pe care vrei s l modificai i apoi s executai clic pe butonul Properties din bara cu instrumente Form Design. n foaia de proprieti a controlului, putei s specificai caracteristicile pe care dorii s le modificai. Buton Nume Descriere Select Objects Executai clic pe acest buton i apoi executai clic pe controlul pe care dorii s l selectai. Pentru a selecta mai multe controale care sunt grupate mpreun, executai clic pe acest buton i apoi tragei o form de dreptunghi n jurul tuturor controalelor pe care dorii s le selectai Control Wizards Executai clic pentru a utiliza programele wizard de control atunci cnd sunt disponibile Text Box Acest buton creeaz o caset de text n care utilizatorul poate s introduc text sau numere pentru cmpul selectat din nregistrare. Label Acest buton creeaz o etichet de text. Deoarece celelalte controale includ deja o etichet corespondent, utilizai acest buton pentru a crea etichete independente de alte controale, cum ar fi textul necesar pentru instruciunile utilizatorilor sau numele formularului dintr-un titlu. Option Group Acest buton creeaz o caset n jurul unui grup de butoane de opiune. Utilizatorului i se permite s efectueze o singur selecie dintre butoanele ncadrate de o caset de grup Toggle Button Acest buton creeaz un buton care permite utilizatorului s efectueze o selecie executnd clic pe un buton de comutare. Utilizai acest control pentru cmpurile care au atribuit tipul de dat yes/no. 39

Option Button

Acest buton creeaz un buton de opiune (buton radio) care permite utilizatorului s efectueze o singur selecie din cel puin dou variante. Utilizai acest control pentru cmpurile care au atibuit tipul de dat yes/no. Check Box Acest buton creeaz o caset de validare care permite utilizatorului s fac mai multe selecii de tip da/nu. List Box Acest buton creeaz o caset cu list care permite unui utilizator s selecteze o variant dintr-o list de opiuni. Putei s introducei n list opiunile proprii sau putei obine lista de opiuni din alt tabel. Combo Box Acest buton creeaz o caset combinat n care utilizatorul are opiunea de a introduce un text sau de a selecta o variant dintr-o list de opiuni. Putei s introducei n list opiunile proprii sau putei s afiai opiunile stocate n alt tabel Command Acest buton creeaz un buton care ruleaz o macroinstruciune Button sau o funcie Microsoft Visual Basic atunci cnd utilizatorul execut clic pe buton n formular. Image Acest buton insereaz un cadru, pe care l putei folosi pentru a introduce o imagine grafic n formular. Utilizai acest control atunci cnd dorii s introducei o imagine grafic nemodificat n toate nregistrrile afiate ntr-un formular, cum ar fi o imagine clip art sau o sigl. Unbound object Acest buton insereaz un obiect OLE din alt surs. Utilozai Frame acest buton pentru a introduce un obiect legat la un alt program, care trebuie actualizat pentru a reflecta modificrile recente. Bound Object Acest buton insereaz un buton OLE din alt surs din aceeai Frame baz de date. Folosii acest buton pentru a introduce un obiect legat la o alt surs din baza de date i care trebuie actualizat pentru a reflecta modificrile recente Page Break Acest buton foreaz cmpurile care ncep din punctul de inserare s apar pe ecranul urmtor Tab Control Acest buton creaz o pagin n formularul dumneavoastr. Crearea unei pagini ntr-un formular ofr formularului aspectul unei casete de dialog dintr-un program, astfel nct controalele relaionate s poat aprea mpreun pe o pagin proprie Subform/ Acest buton introduce un alt formular n cadrul formularului Subreport curent n punctul de inserare Line Acest buton creeaz o linie pe care o desenai pe formular Rectangle Acest buton creeaz un dreptunghi sau un chenar pe care l desenai pe formular More Controls Afieaz alte casete cu instrumente

Crearea unui formular n modul de vizualizare Design

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Forms i acionai butonul New 2. Executai clic pe opiunea Design View, selectai tabelul sau interogarea din care vor fi extrase datele i apoi acionai OK 3. Dac este necesar, executai clic pe butonul Field List de pe bara cu instrumente Form Design pentru a aduga un control asociat 4. Selectai cmpul pe care dorii s l adugai la formular 5. Tragei cmpul n locaia din formular unde dorii s apar apoi eliberai butonul mouse-ului pentru a poziiona cmpul 40

6. Creai controalele noi de care este nevoie executnd clic pe butoanele corespunztoare din caseta cu instrumente 7. Formatai textul din formular, dup dorine 8. Executai clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente Form Design pentru a denumi formularul i a-l salva n baza de date

Editarea unui formular existent

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Forms i selectai formularul pe care dorii s-l utilizai 2. Executai clic pe butonul Design i efectuai modificrile dorite Pentru a vizualiza rezultatele comutai ntre modul de vizualizare Form View i Design View

Adugarea controalelor ntr-un formular

1. Deschidei formularul n care dorii s adugai controale n modul de vizualizare Design 2. Executai clic n caseta cu instrumente pe butonul pentru tipul de control pe care vrei s l creai 3. n fereastra Form, tragei indicatorul pentru a desena o caset n locaia unde dorii s apar controlul 4. Selectai cmpul pe care dorii s-l adugai la formular 5. Tragei cmpul n locaia din formular unde dorii s apar, iar apoi eliberai butonul mouseului pentru a poziiona cmpul 6. Dac pe ecran este afiat o etichet inteligent care semnalizeaz o eroare, executai clic pe butonul Smart Tag Options, iar apoi executai clic pe o opiune

Editarea controalelor ntr-un formular

1. Deschidei formularul dorit n modul Design 2. Executai clic pe butonul Select Objects din caseta cu instrumente 3. Executai clic pe controlul pe care dorii s l editai. n jurul controlului apar mici casete negre, numite ghidaje care indic faptul c acesta este selectat. Putei s le utilizai pentru a redimensiona controlul 4. Pentru a terge controlul apsai tasta Delete 5. Pentru a edita controlul, executai clic pe control pentru a plasa punctul de inserare apoi folosii tasta Backspace sau Delete pentru a terge textul sau pentru a introduce de la tastatur alt text

Modificarea proprietilor unui control

1. Deschidei formularul dorit n modul Design 2. Executai dublu clic pe obiect pentru a deschide foaia de proprieti a obiectului 3. Introducei informaiile despre proprieti pe care dorii s le adugai sau s le modificai i acionai butonul Close

Crearea unui subformular

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Forms i apoi executai dublu clic pe pictograma Create form by using wizard 41

2. Executai clic pe sgeata listei Tables/Queries i apoi selectai tabelul care va aprea n formularul principal. Tabelul conine informaii generale (tabelul one) 3. Selectai cmpurile din tabel care vor aprea n formularul principal. Asigurai-v c includei cmpul comun care realizeaz legtura dintre tabelul one i tabelul many 4. Selectai din lista ascuns Tables/Queries tabelul care va aprea n subformular. Tabelul conine informaii detaliate (tabelul many) 5. selectai cmpurile din tabel care vor aprea n subformular. Nu includei cmpul comun pe care l-ai introdus n etapa 3, deoarece acesta va aprea n formularul principal. Acionai Next pentru a continua 6. Executai clic pe opiunea Form with subforms i acionai Next 7. Specificai dac dorii ca subformularul s fie prezentat n format tabelar sau foaie de date i acionai Next 8. Specificai un stil pentru formular i Next 9. Introducei un nume pentru formular i subformular. Specificai dac deschidei formularul pentru vizualizare sau pentru a modifica proiectul formularului n modul de vizualizare Design. Acionai butonul Finish.

Introducerea i editarea datelor ntr-un formular

1. n fereastra Database, executai clic pe opiunea Forms i selectai formularul pe care dorii s-l utilizai 2. Executai clic pe butonul Open iar n fereastra afiat pe butonul New Record 3. Introducei datele pentru primul cmp. Apsai tasta Tab pentru a v deplasa la urmtorul cmp sau Shift+Tab pentru cmpul anterior Dup ce ai introdus datele putei s nchidei formularul, s acionai butonul New Record sau s vizualizai o alt nregistrare.

42