Gestion de Aplicaciones Financieras Con Excel2007 - Concurso

Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.i

TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCINI
1UNIDAD01.MICROS0FTEXCEL2007:INTERFACEYOPCIONES 1
1.1 INTERFACEDEEXCEL 1
1.2 LABARRADEHERRAMIENTASDEACCESORPIDOYLABARRADE
OPCIONES. 3
1.3 BOTNDELOFFICEOPCIONESDEEXCEL 3
1.3.1 Opcionesfrecuentes 4
1.3.2 Opcionesdefrmulas 5
1.3.3 Opcionesderevisin 6
1.3.4 Opcionesparaguardar 6
1.3.5 Opcionesdeavanzadas 6
1.3.6 Opcionesapersonalizar 7
2UNIDAD02.GESTINCONARCHIVOSDEEXCEL. 8
2.1 ABRIRUNLIBRODETRABAJO 8
2.2 GUARDARUNLIBRODETRABAJO 9
2.2.1 Guardarcomo10
2.3 TRABAJOCOLABORATIVOCOMPARTIRARCHIVOSAPLICACIN
ENGOOGLEDOCS13
2.3.1 CmoTrabajarenGoogle Docs13
2.3.2 SubirarchivosdeExcelaDocs14
UniversidadCentraldelEcuadorFacultaddeCienciasAdministrativas
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. ii

2.3.3 NubeComputacionalparaExcelGoogleCloudConnectpara
MicrosoftOffice17
3UNIDAD03.MTODOSABREVIADOSPARAMINIMIZARELTIEMPO
ENLAGESTINDEAPLICACIONES19
3.1 MTODOSABREVIADOSPARAMOVERSEDENTROENLAHOJA19
3.1.1 Desplazamientodentrodelahoja.19
3.1.2 PrincipalesMtodosabreviados20
3.2 MTODOSABREVIADOS:SELECCIN,INSERCINYELIMINACINDE
CELDAS,COLUMNAS,FILASYHOJAS22
3.2.1 Mtodosabreviadosparalaseleccindeceldas22
3.2.2 Mtodosabreviadosparalaseleccindecolumnas24
3.2.3 Mtodosabreviadosparalaseleccindefilas24
3.2.4 Mtodosabreviadosparalaseleccindehojas25
3.2.5 Mtodosabreviadosparainsertarcolumnasyfilas25
3.2.6 Mtodosabreviadosparamostraryocultarcolumnasyfilas27
3.3 MTODOSABREVIADOSPARAINSERTARYELIMINARHOJAS,
COLUMNASYFILAS28
3.3.1 Eliminarfilasenhoja28
3.3.2 Insertarfilasenhoja29
3.3.3 Eliminarcolumnasenunahoja30
3.3.4 Insertarcolumnasenunahoja31
3.3.5 Insertaryeliminarhoja32
3.4 MTODOSABREVIADOS:FUENTEYBORDESDECELDAS 33
3.4.1 Fuentedeceldas33
Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.iii

3.4.2 Formatodeceldas:bordesyalineacin.36
3.4.3 Aumentarydisminuirsangra39
3.5 MTODOSABREVIADOSPARAFORMATODECELDAS(nmero)40
3.6 OTROSMTODOSABREVIADOS43
4UNIDAD04.GESTINDECELDAS,FILASYCOLUMNAS45
4.1 CAMBIOSDEESTRUCTURADECELDAS45
4.2 OPCINFORMATODECELDAS45
4.2.1 Altodefila45
4.2.2 Autoajustaraltodefila46
4.2.3 Anchodecolumna47
5UNIDAD05.IMPRESINDISEODEPGINA48
5.1 VISTAPRELIMINARCONFIGURARPAGINA48
5.2 TEMAS48
5.3 CONFIGURARPGINA49
5.4 OPCIONESDELAHOJA55
6UNIDAD06INSERTARILUSTRACIONESGRFICOSSMARTART56
6.1 Ilustraciones.56
6.1.1 Formas56
6.1.2 SmartArt57
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. iv

7UNIDAD07.PRESENTACINGRFICAYANLISISDELA
INFORMACIN60
7.1 GESTINDEGRFICOSYPRESENTACINDEINFORMACIN60
7.1.1 ComportamientodelasventasGrficodebarras61
7.1.2 GrficoGanttBarraapiladaCronogramadeactividades65
7.2 PRESENTACIONDEINFORMESESTILOSDECELDAS71
7.2.1 Estilodeceldas71
7.3 FORMATODETABLASPARAPRESENTARDATOSDEUINALISTA72
7.4 FORMATOCONDICIONALENLISTADEDATOS:75
7.5 GESTINDEDATOSCONTABLASDINMICAS79
7.5.1 Gestindeventascontabladinmica80
7.5.2 Creacindegrficosdinmicos90
8UNIDAD08.PRESENTACINDEDATOS:ORDENARYFILTRARDATOS,
CONSOLIDARHOJAS,ESQUEMASYSUBTOTALES91
8.1 PRESENTACINDEDATOSORDENADOSYFILTRADOS91
8.1.1 Ordenardatosenunalistaotabladedatos92
8.2 FILTRARDATOSDEUNATABLADEDATOS93
8.2.1 Filtrodedatos93
8.2.2 FiltrosavanzadosValidacindedatosyutilizaciondemacros95
8.3 PRESENTACINDEDATOSESQUEMAS110
8.3.1 Creacinautomticadeesquemas110
8.3.2 Creacinindividualdeesquemas113
Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.v

8.3.3 Eliminaciondeesquemas113
8.4 PRESENTACINDEINFORMESCONSUBTOTALES114
8.5 HERRAMIENTASDEDATOSVALIDARYCONSOLIDAR116
8.5.1 Validacindedatos116
8.6 CONSOLIDARHOJASDEDATOS121
9UNIDAD09.GESTIONARDATOSEXTERNOSDEEXCEL123
9.1 ASISTENTEPARAIMPORTARTEXTO124
10 UNIDAD10.GESTINDEFORMULAS,NOMBRESDECELDAS,
FUNCIONESyAUDITORIADEFRMULAS126
10.1 LASFRMULASENLAGESTINDEDATOS126
10.2 GESTINDEFRMULAS:SIGNOSDECOMPARACIN,OPERACINY
AGRUPACION126
10.2.1Signosdecomparacinyoperacin127
10.2.2Signodeoperacinyfuncionesdetexto135
10.3 GESTINDEAPLICACIONESCONFUNCIONES137
10.3.1Sntaxisyreglasdefunciones137
10.3.2Mtodosabreviados:paratrabajarconfunciones138
10.3.3Insertarfuncinconasistente138
10.4 FUNCIONESBSICASENLAGESTINDEDATOS:SUMAR,RELLENAR,
BORRAR,BUSCARYSELECCIONAR141
10.4.1Funcinsuma141
10.4.2Rellenarseriededatos146
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. vi

10.4.3Borrartodo,contenido,formatosocomentarios149
10.4.4Funcinsuma.si150
10.4.5Funcincontar.si152
10.5 GESTINBSQUEDAYSELECCIONDEDATOS:OPCIONESDEEXCELY
FUNCIONESBUSCARV,COINCIDIREINDICE153
10.5.1Buscar,remplazar,seleccionarcontenidoyseleccionarreferencias
desdelasopcionesdeExcel153
10.5.2FuncinBuscarvBsquedavertical,devolucindecontenido157
10.5.3FuncinCoincidir:Devolucindeposicinvalorencontrado161
10.5.4Funcinindice164
10.6 GESTIONESDEINFORMACIN:FUNCIONESDETEXTO165
10.6.1UnindetextofuncinCONCATENAR166
10.6.2UnindetextofuncinTEXTO167
10.6.3FunciniZQUIERDA168
10.6.4Dividircontenidodeceldaopcintextoencolumnas168
10.6.5FuncinEXTRAE170
10.6.6FuncinSUSTITUIR170
10.6.7FuncinREPETIR172
10.6.8FuncinESPACIOS173
10.6.9Funcionesdetextoconcatenadas:sustituir,extraer,repetiry
espacios174
11 UNIDAD11.GESTINDEPROYECTOSDETERMINACINDE
FACTIBILIDAD176
11.1 PUNTODEEQUILIBRIOENLAGESTINDEPROYECTOS176
Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.vii

11.2 EVALUACINFINANCIERADELPROYECTO:TIR(TasaInternade
Retorno),VAN(ValorActualNeto),PAGO(Pago)VA(ValorActual)yVF
(ValorFuturo)182
11.3 PAGODELADEUDATABLADEAMORTIZACIN191
11.3.1FuncinPagoPagocalculadoGrupodatosdelatabla193
11.3.2FuncinVF(valorfuturo)Gruporesultados197
11.3.3FuncinElegirResultadosTipodePagos198
11.3.4FuncinMaxResultadosFechaltimopago199
11.3.5FuncinMinClculodelcapital204
11.3.6FuncinPagoPagosenlatabla204
11.4 ADMINISTRACINDEESCENARIOS207
11.5 COMPLEMENTOSDEEXCELENAPLICACINFINANCIERAS
SOLUCIONESSOLVER208
11.5.1OptimizacindesolucionesSolver208
11.6 GESTINDEAPLICACIONESCONTABLES:SUBTOTALES,TABLA
DINMICAYAPLICACIONDEFUNCIONES220
11.7 Funcinsumar.si,sumaanidadaconsiaplicacincontable220
11.8 APLICACIONESCONTABLESMAYORIZACIN220
11.8.1Mayorizacintabladinmica224
11.8.2Mayorizacinconsubtotales225
11.8.3Mayorizarconfunciones226
12 UNIDAD12GESTINDEDATOSANLISISESTADSTICOS230
12.1.1EstadgrafosdePosicinFunciones230
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. viii

12.1.2EstadgrafosdePosicinComplementos232
12.1.3PresentacinGrficadelcomportamientodelossalarios233
12.1.4Anlisisdetendencia,crecimientoypronstico234
13 UNIDAD13.MACROSENAPLICACIONESFINANCIERAS238
13.1 DISEODEMACROSSENCILLAS238
13.1.1Macroparasumar238
13.2 DISEODEMACROSCOMPLEJAS239
13.2.1Macroparasalir240
13.3 FUNCIONESDEFINIDASPORELUSUARIOMACROS241
13.3.1Funcionesnmerosaletras243
13.3.2Funcionesletrasanmeros246
13.4 INFOGRAFA248

Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.I

INTRODUCCIN

Excel 2007 es una versin mejorada y con una interface ms dinmica
que la versin 2003, impulsa principalmente el acceso rpido a muchas
de sus opciones mediante la utilizacin del mtodo abreviado, la barra de
acceso rpido y la optimizacin de las opciones de Excel, desde el botn
del office que antes se trabajaba desde la opcin de herramientas. El
area de trabajo as como las hojas a aumentado significativamente hasta
alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

El texto trabaja las opciones ms utilizadas en el quehacer contable y
financiero buscando implementar ejercicios de la prctica profesional de la
gestin de negocios, es un aporte efectivo de la construccin y bsqueda
de soluciones de Excel a problemas empresariales.

El presente trabajo constituye el reflejo del proceso de adaptacin conti-
nua de conocimientos, habilidades informticas y estrategias metodolgi-
cas tiles concretizadas en el aula y visualizadas en un aprendizaje signi-
ficativo del profesional contador, auditor, administrador y economista,
motivado permanentemente por un ambiente de trabajo colaborativo en
las aulas universitarias.

Es la divulgacin del repositorio del trabajo de estudiantes annimos y
especialmente mis hijos Anita Luca y Carlos Augusto de quienes observ
y captur sus destrezas y habilidades en el uso de aplicaciones conta-
bles, financieras y econmicas en Excel los que dinamizaron y motivaron
mi actividad acadmica de muchos aos que considero mi obligacin
reproducirlo y compartirlo con ustedes, espero, en algn momento sean
ellos mismos los que continen con sta difusin y transmisin de cono-
cimientos, experiencias, habilidades y destrezas profesionales y que apor-
ten efectivamente en el crecimiento de conocimientos de la comunidad de
profesionales que requieran de conocimientos ofimticos.
Dr.CarlosEscobarParedesPg.No.1

1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y
OPCIONES

Excel 2007 es una versin mejorada y con una interface ms dinmica
que la versin 2003, impulsa principalmente el acceso rpido a muchas
de sus opciones mediante la utilizacin del mtodo abreviado, la barra de
acceso rpido y la optimizacin de las opciones de Excel, desde el botn
del office que antes se trabajaba desde la opcin de herramientas. El
area de trabajo as como las hojas a aumentado significativamente hasta
alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

1.1 INTERFACE DE EXCEL

Excel, libro Electrnico que permite realizar variedad de operaciones con
nmeros y textos organizados en una cuadrcula es de gran utilidad para
realizar, desde simples sumas hasta clculos complejos en aplicaciones
financieras, estadsticas y contables hasta operaciones complejas.

El objetivo principal del presente texto es el de para asegurar su com-
prensin y ambientacin efectiva a la utilizacin de Excel aplicando estra-
tegias metodolgicas progresivas explicando algunos conocimientos bsi-
cos de aplicacin y utilizacin hasta aplicaciones complejas.

Otro objetivo es que las estrategias metodolgicas utilizadas durante todo
el proceso de aprendizaje insistir que la utilizacin de mtodos abrevia-
dos facilitarn y agilitarn el trabajo utilizando ptimamente la interface de
Excel, gestionando adecuadamente el rea de trabajo y utilizando con
seguridad las frmulas y funciones de Excel en aplicaciones de negocios
financieros

Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 2

Para iniciar Excel 2007 debe reconocerse dos formas bsicas:. Desde el
botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda del
pantalla, escritorio de Windows, al colocar el cursor sobre l se despliega
un men de Todos los programas. Al picar, en todos los programas,
Windows muestra lista con los programas instalados en el computador,
elegir, con el puntero del ratn, de Microsoft Office Microsoft Excel
2007 y se iniciar y abrir el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio al pulsar el apuntador
izquierdo de ratn por dos veces seguidas, igualmente se ini-
ciar y abrir
Excel.
Al elegir y
abrir Excel
2007 se
muestra una
pantalla
inicial en la
que se visualiza sus componentes fundamentales de su interface de tra-
bajo. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exac-
tamente, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se
vean.

Botn de Office o men archivo
Barra de herramientas de acceso rpido
Banda de opciones
Barra de titulo
Lnea de frmulas
rea de Trabajo
Vista del documento
Barra de desplazamiento vertical y horizontal
Zoom

1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO Y
LA BARRA DE OPCIONES.

En la barra de acceso rpido deben mostrarse las utilizadas con mayor
frecuencia por el usuario, Excel presenta las que generalmente son ms
usadas como; nuevo, abrir, guardar, vista preliminar entre otras opciones,
sin embargo,; se pueden insertar otras opciones desde la misma ventana
desplegable de la barra opcin ms comandos o desde las opciones
de Excel personalizar.

La barra de acceso rpido se puede mostrar debajo de la cinta de opcio-
nes o sobre ella, para lo cual se debe aplicar la opcin de la misma ven-
tana desplegable mostrar la barra de opciones encima o debajo de la
banda de opciones.
La cinta o barra de opciones se minimiza maximiza desde la opcin de
esta ventana desplegable minimizar la cinta de opciones, con doble clic
con el apuntador sobre cualquiera de la opciones o la combinacin de las
teclas Ctrl+F1.

1.3 BOTN DEL OFFICE - OPCIONES DE EXCEL

Excel proporciona al
usuario opciones
diferentes para que
trabaje el usuario
dependiendo de sus
necesidades, agru-
padas para una mejor bsqueda en: las ms frecuentes, de frmulas,

revisin, guardar, avanzadas, personalizar, complementos, centro de
confianza y recursos a las cuales se ha de acceder desde el botn del
office u opcin archivo, botn opciones de Excel que se muestra en la
parte inferior derecha de la ventana desplegada.

1.3.1 Opciones frecuentes

Dentro de las ms frecuentes se encuentra opciones que el usuario debe
utilizar comnmente en el trabajo de Excel como son: mostrar mini barra
de herramientas al seleccionar, habilitar vistas previas activas, mos-
trar ficha de programador utilizar siempre ClearType, combinacin
de colores, estilo de informacin en pantalla y crear listas para utili-
zar criterios de ordenacin y secuencia de relleno (listas personali-
zadas).

La Mini barra, al igual que todos los mtodos
abreviados, es una herramienta de gran utilidad
por la rapidez con que permite modificar el forma-
to del texto de una celda sin activar las opciones de fuente desde la barra
de opciones.

Habilitar vistas previas activas
para visualizar previamente las
modificaciones en la hoja, por
ejemplo: al modificar colores de
las celdas A1:C1, se observa
previamente la modificacin al
pasar el cursor por cualquiera de
los colores elegidos.

Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

La opcin m
mostrar si s
opciones de

Inmediatame
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Excel definid
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1.3.2 Opc

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glas de
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de estas
ra:

1.3.3 Opciones de revisin

Dentro de las opciones revisin, las opciones para autocorreccin y al
corregir ortografa en los programas de Office.

1.3.4 Opciones para guardar

En guardar, la opcin de
mayor importancia a
considerar, dentro de
guardar libros, es Guar-
dar informacin de
auto recuperacin en la
que la casilla debe estar
activa y el libro que debe
recuperar es libro de Excel si el propsito es una hoja de trabajo de Excel
2007. Esta opcin modificar automticamente la opcin Excepciones de
autocorreccin para el libro
activo que se trabaje inmedia-
tamente despus de salir de
Excel. Por ejemplo si se elije
libros de Excel 97-2003 el rea
de trabajo se modificar a 65536
filas y 256 columnas.

1.3.5 Opciones de avanzadas

Dentro de opciones avanzadas se tiene opciones de edicin para, por
ejemplo, para mover la seleccin despus de presionar ENTER, permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno. En mostrar ser necesario
comprender que por ejemplo, si no se mostrar, en la barra de tareas
todos los archivos es porque est desactivada la opcin avanzada de

mostrar todas las ventanas en la barra de tareas, o si no se puede
observar la barra de frmulas es porque est desactivada esa opcin. De
la misma manera con los encabezados de filas y columnas. Es de gran
importancia en aplicaciones contables financieras la opcin mostrar un
cero en celdas que contienen un valor cero para una mejor visualiza-
cin de estos registros como es el presente ejemplo.

1.3.6 Opciones a personalizar

La opcin personalizar est orientada a la barra de herramientas de acce-
so rpido, para agregar o quitar opciones que no se encuentran incluidas
pueden ser incluidas desde la misma barra. Como se muestra en la ven-
tana de esta opcin. Los comandos ms utilizados se muestran por omi-
sin, pero si se requiere otras opciones se puede picar en el cuadro
combinado comandos disponibles.

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Bi. Cailos Esco

2 UNIDA

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de apli-
frecuen-
zquierdo
7.
al lado

derecho del botn abrir de la parte inferior derecha de la ventana abrir y
aplicar sus recomendaciones: abrir nicamente como lectura, como copia
para proteger el archivo, abrir en el explorador, abrir y reparar o mostrar
versiones anteriores.

2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo que requiera ser recuperado, en otra ocasin, para su
modificacin, impresin, o realizar cualquier operacin posterior, hay que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina
Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, en condiciones normales, se
puede utilizar varios mtodos:
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:

Clic el Botn Office para elegir la opcin
Guardar como... Aparecer la ventana
de dilogo Guardar Como. Si el archivo
existe aparecer en el recuadro Nombre
de archivo su antiguo nombre, al pulsar
el botn Guardar, sin indicarle una nue-
va ruta de archivo, se modificar el do-
cumento que se est trabajando. Por el contrario, para crear otro nuevo
documento con las modificaciones realizadas, sin cambiar el documento
original, en el recuadro Guardar en, clic sobre la flecha de la derecha
para seleccionar la unidad a grabar el trabajo, observar como en el
recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad selec-
cionada. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre asignado
al archivo y clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre
antes de la modificacin. Para ello:
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 1u

9 Seleccionar la opcin Guardar del Botn Office.
9 bien, clic sobre el botn Guardar de la Barra de
Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre
que tena. Tambin se puede utilizar la combinacin
de teclas Ctrl+G.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como...
que permitir darle nombre y elegir la ruta a guardar.

2.2.1 Guardar como

Al momento de guardar un libro en Excel se debe estar consciente las
caractersticas y atributos que tiene el mismo, formatos y macros princi-
palmente, adems de que propsito de recuperacin se tiene del manejo
de su informacin, entonces:

Para cuando se desea grabar el archivo que contiene macros y
se requiere que se mantenga hay que grabar el archivo como
tipo Libro de Excel habilitado para macros, sin descuidar
que en la opcin de Programador/seguridad de macros se habilite para
todas las macros. Se muestra un icono diferenciado por smbolo que
incluye un signo de interrogacin.
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Cuando se p
larse que es
que utilicen e

Del tipo de a
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de un solo ar

De los ms im
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nas. Este
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minuir ca-
nales del
nistrativas
g.No.11
be sea-
usuarios
s XLM y
na Web

archivo. El archivo toma el icono adicionando la letra a adjunto una coma,
como se muestra en la siguiente forma o si se configur para abrir con
bloc de notas el icono mostrar la siguiente figura:

Un ejemplo
de archivo
guardado con
formato de
Excel mues-
tra la siguien-
te figura.

Para abrir el archivo con bloc de notas, ubicarse en el archivo y presionar
el apuntador derecho del mouse y del men desplegable elegir la opcin
abrir con, luego de lo cual, elegir la aplicacin con la que se abrir el
archivo diseado con comas, para el caso bloc de notas, el mismo que
se mostrar como sigue:

Para el caso de archivos que se gestionan para el SRI servicio de rentas
internas. El procedimiento a seguir es diferente.


2.3 TRABAJO COLABORATIVO - COMPARTIR ARCHIVOS
APLICACIN EN GOOGLE DOCS

2.3.1 Cmo Trabajar en Google Docs

Google Docs es la suite ofimtica que constituye una de las mejores
plataformas para trabajo colaborativo, todo en lnea. Permite crear docu-
mentos o editar para, a travs de compartirlos, realizar un trabajo colabo-
rativo entre los miembros de la red en tiempo real evitando que los docu-
mentos se anexan en diferentes lugares como se hace a travs de los
correos con dificultades en su organizacin y acceso.

La suite ofimtica Google Docs no slo que optimiza el espacio fsico, al
evitar guardar los documentos o archivos en la computadora de la oficina
o domicilio y hacerlo en la nube computacional, sino que facilita la edi-
cin y control de acceso al mismo almacenando la direccin electrnica
de sus colaboradores.

Google Docs, es software de uso gratuito que no requiere licencia de
uso, tampoco requiere ser instalado, dentro de sus principales ventajas se
pueden mencionar:

Los documentos se almacenan en lnea dentro de la nube
computacional, lo que permite acceder a ellos desde cual-
quier computador y compartirlo con los usuarios que hayan
sido elegidos previamente para que lo puedan editar o ni-
camente acceder a l;

La gran cantidad de formatos que soporta con el procesador
de textos editando documentos de Word, Open office y
guardarlos con el mismo formato u otros distintos, los mismo
con las presentaciones y hojas de clculo; y,

Google es un software libre

Google Docs trabaja con cualquier navegador, sin embargo es importan-
te seleccionar el navegador, de preferencia Mozilla o Firefox que adicio-
nan algunas funcionalidades extras cuando se editan los documentos.

No es obligatorio trabajar en Google Docs con
una cuenta de de correo electrnico creada en
Google, dicho de otra forma cuenta con
@Gmail.com. De tener una cuenta en Google,
escribir la direccin electrnica en la casilla Correo
electrnico acompaada de su contrasea en el
panel inicio de sesin y picar en el botn Acceso. En la casilla Correo
Electrnico no es imprescindible escribir @gmail.com puesto que el pro-
grama reconoce que es una cuenta de Google.

Para trabajar con una cuenta de Hotmail o Yahoo!
Picar en la opcin Crear una cuenta ahora del panel
inicio de sesin. Google mostrar la ventana para
crear la cuenta o que el usuario puede utilizar las
otras opciones. Ser suficiente picar en el logotipo de
cualquiera de ellos y Google solicitar direccin de
correo y contrasea. Previamente debe ser reconoci-
da cuenta de usuario de Google Docs como que fuese una cuenta de
Gmail.

2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs

Para subir el archivo de Excel picar en el botn subir
que se encuentra al lado izquierdo y debajo del icono

Google Docs y elegir Archivo. Al picar en Archivo deber ubicarse el
archivo, que para el presente caso el archivo ser punto de equilibrio
colaborativo. mm.
Subido el archivo y visualizado por la
opcin ltima modificacin el archivo
se podr observar as:

Al picar en el archivo se podr editar y modificar de ser el gusto del pro-
pietario del documento o si se comparte hacer los cambios de acuerdo los
objetivos del equipo de trabajo. Para aplicar el trabajo colaborativo, el
primer colaborador completar la tabla de costos e ingresos, el segundo
colaborador el punto de equilibrio por unidades y valores y el tercer cola-
borador graficar para visualizar el cambio del punto de equilibrio.

Para el clculo del punto de equilibrio, el
usuario deber definir intervalos desde el
men Insertar, opcin Intervalo con nom-
bre, definir un nuevo intervalo, los mismos
que ser utilizados en las frmulas del punto
de equilibrio. Los nombres asignados son:
COSTOS_TOTALES, COSTO FIJO, INGRE-
SOS_TOTALES, CANTIDAD PRODUCIDA, CANTIDAD, CO-
STO_VARIABLE Y PRE-
CIO_UNITARIO. Las celdas que
corresponden de las celdas son
mostradas en la ventana nombre
de intervalos que se abre desde
Insertar/Administrar intervalos.

Al aplicar las frmulas utilizando
los intervalos se muestra en la
lnea de frmulas de la hoja de
clculo de Docs. Para el primer
caso COSTOFI-
JO/(PRECIO_UNITARIO-COSTO VARIABLE presentando el resultado
de 43 unidades que deber producirse para no perder; para el segundo
caso la frmula a aplicar es: COSTOFIJO/(1- (COSTO VARIABLE/ PRE-
CIO_UNITARIO)) con un resultado de 64.
Para el grfico picar en el icono Insertar grfico de la barra de herra-
mientas que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas.
Cuando Docs muestre los grficos recomendados picar en ms.. hasta
encontrar el grfico Lnea que para el efecto deber elegir, asignar ttulo
al grfico PUNTO DE EQUILIBRIO.
Presentado picar en
grfico 1, picar en la
Lista como se muestra
en la figura, selec-
cionar Mover a hoja
propia para trabajarle
con mayor amplitud y
agilidad. Cambiar de nombre a la hoja para una mejor identificacin, asig-
narle el nombre de Grfico.
Utilizar la opcin Modificar
grfico y asignar los dos
rango de celdas
P_equilibrio!E2:E14,
P_equilibrio!H2:I14 sepa-
rado con una coma, usar fila

dos como encabezado. Con los datos mostrados en el grfico se podr
visualizar que el punto de equilibrio es producir 43 o que los ingresos
referenciados con los costos totales presentan un resultado de cero
cuando los dos llegan a 64.

Para concluir el uso de hojas electrnicas en Excel en el trabajo colabora-
tivo debe reconocerse sus bondades en el trabajo colaborativo, as como
sus limitaciones en el uso de frmulas, mtodos abreviados y opciones,
pero de gran utilidad para reducir distancias entre usuarios y aportar efec-
tivamente el conocimiento de los usuarios.

2.3.3 Nube Computacional para Excel Google Cloud Connect
para Microsoft Office

Se puede crear y trabajar en hojas de clculo propias de Google Docs,
subir archivos trabajados en Excel como se mostr anteriormente, o sus-
cribirse a software por internet para su uso libre. La ltima versin que
crea Microsoft, en la actualidad es Office 2010 y Office 365 para empre-
sas pequeas, ejecutivos y profesionales a quienes el trabajo colaborati-
vos en las suites empresarial, es de mucha utilidad y no requiere de la
instalacin de Office.
Para compartir y modificar un archivo en la nube computacional en aplica-
ciones Microsoft Office en Google Docs debe descargarse el complemen-
to de uso libre cloud Microsoft office lo que permitir el trabajo colabora-
tivo desde la plataforma de Google Docs de no ser en HotMail. Instalado
el complemento cloud Microsoft office se observar que en cada una de
la aplicaciones de Microsoft office, en este caso Excel, se adiciona una
herramienta dentro de la banda de opciones para sincronizar el trabajo
colaborativo.

Trabajar dentro la nube computacional cloud Computing ofrece algunos
beneficios como: reduccin de costos de adquisicin, con la nube se
paga alquiler por su utilizacin y no requiere se adquiere el complemento
lo aliviara el flujo del efectivo; fomenta almacenamiento masivo, alqui-
lando espacios de almacenamiento, ms econmico que comprar espa-
cio adicional en discos para los equipos; menos riesgo, la seguridad de
datos dejar de ser un problema para la empresa, esa responsabilidad lo
asumir la empresa Hosting; acceso desde cualquier lugar, recupere
sus datos por internet desde cualquier lugar.
Comprender Hosting, como el sitio de hospedaje o alojamiento en el In-
ternet, o que significa poner una pgina web en un servidor de internet.


3 UNIDAD 03. MTODOS ABREVIADOS PARA MINI-
MIZAR EL TIEMPO EN LA GESTIN DE APLICACIO-
NES

En la gestin de libros de Excel, en el mundo de los negocios, es impor-
tante motivar y reconocer el buen y rpido uso para Introducir y modifi-
car los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar
las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creacin de aplicaciones contables, financieras, estadsticas entre otras
hojas de clculo.

3.1 MTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN
LA HOJA

Las teclas de movimiento y los mtodos abreviados facilitan el trabajo
ahorrando tiempo y mejorando la construccin de cualquier aplicacin de
Excel, requiere fortalecer permanente las habilidades y destrezas del
usuario en la gestin del teclado donde radica su optimizacin, el uso ms
frecuente del teclado y menos de ratn agilita el trabajo.

3.1.1 Desplazamiento dentro de la hoja.

Es importante motivar una mejor utilizacin del teclado tratando de mini-
mizar el uso del ratn cuando se est trabajando principalmente en Excel,
puesto que agilita y optimiza el trabajo de las listas o tablas de datos. Es
relativamente fcil el uso de mtodos abreviados para moverse dentro de
una hoja, cambiarse de hoja o cambiarse de libro cuando siempre que no
este activa ninguna opcin. Dentro de las ms principales teclas para
poder desplazarse a travs de la hoja son:


DESPLAZAMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO
MOVIMIENTO TECLAS
Celda Abajo Flecha abajo
Celda Arriba Flecha arriba
Celda Derecha Flecha derecha
Celda Izquierda Flecha izquierda
Pantalla Abajo Avpag
Pantalla Arriba Repag
Celda A1 Ctrl+Inicio
Primera celda de la columna activa Fin+ flecha arriba
ltima celda de la columna activa Fin+flecha abajo
Primera celda de la fila activa Fin+flecha izquierda/Inicio
ltima celda de la fila activa Fin+flecha derecha

Otra forma rpida de mover-
se por la hoja, cuando se
conoce con seguridad la
celda donde se desea ir, es
escribir el nombre de colum-
na y fila en el cuadro de texto
cuadro de nombres que se
encuentra a la izquierda de la barra de frmulas, bajo el grupo de opcio-
nes de Excel. Por ejemplo, para ir a la celda DF15 escribir el texto de
identificacin de la celda DF15 en el cuadro de nombres y pulsar la tecla
ENTER.

Aunque se puede utilizar el ratn para desplazarse dentro de la hoja utili-
zando las barras de desplazamiento horizontal o vertical y para cuan-
do se haya visualizado la celda destino, picar en ella. Las barras de des-
plazamiento estn habilitadas por omisin en cada hoja de trabajo de
Excel.

3.1.2 Principales Mtodos abreviados

La utilizacin preferente del teclado permite una manejo ms rpido de
Excel como de cualquier aplicacin informtica por lo que se requiere de

un adiestramiento personal de cada uno de los usuarios fortalecido con el
empeo individual, puesto que son mtodos abreviados de utilizacin del
teclado para optimizar recursos combinando teclas principales como, Ctrl,
Maysc ms otras del teclado numrico o mecanogrfico, inclusive las de
funciones. Las ms formales se activan presionando la tecla Alt.

MTODOS ABREVIADOS MS UTILIZADOS
ACCION TECLADO
Grabar Alt+1 alt+g
Tamao de letra Alt+o+fu
Tipo de letra Alt+o+fe
Combinar y centrar Alt+o+m
Pantalla Abajo Ctrl+mayus+f+o Ctrl+1
Insertar Funcin Shift+f3
Celda A1 Ctrl+inicio
Suma Alt+o+u+u alt+mays+=
Promedio Alt+o+p
Crear nombres desde la seleccin Ctrl+mays+F3
Mostar frmulas Alt+
Filtros Ctrl+maysc+l
Buscar y remplazar Ctrl+l
Agrupar Maysc+alt+flecha derecha
Desagrupar Maysc+alt+flecha izquierda
Nuevo Comentario Mays+F2
Ver macros Alt+F8
Ocultar/mostrar banda de opciones Ctrl+f1.
Vista preliminar Ctrl+f2.
Administrador de nombres Ctrl+f3
Guardar Ctrl+f4.
Restaurar hoja Ctrl+f5.
Minimizar Ctrl+f9.
Grficos Alt+f1
Deshacer Alt+2
Buscar Maysc+f2
Botn secundario del mouse Maysc+f10
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

A
Insertar h
Avanzar u
Regresar
Crear Tab
ltima ce

En algunas o
presionada, m
y 3) marcada
para accede
tas.

3.2 MTO
ELIM

En la gestin
importante b
los diferentes
cin depende

3.2.1 Mt

A la hora de
puntero del
realizar cualq
Excel 2007.
muestra una
leccin de un
raldelEcuador
bai Paieues
MTODO
ACCION
hoja
una hoja
r una hoja
bla
elda de la fila a
ocasiones el u
optimi
activid
discon
marca
marcar con el
as todos las c
r rpidamente
ODOS ABR
MINACIN D
n de aplicacio
uscar la una g
s mtodos v
e de la habilid
todos abrevia
seleccionar c
ratn para sa
quier modific
Cuando la ce
cruz blanca
na nica celda

OS ABREVIADO
ctiva
uso del teclad
izan el tiempo
dades como
ntinuas para
ar los bloques
l apuntador iz
eldas presion
e a la opcin
REVIADOS:
DE CELDAS,
ones financier
gestin gil de
alidos para m
ad y destreza
ados para la s
celdas es muy
aber si realm
cacin a una
elda o rango d
por delante. L
a son: a) Pica
Facultadd

OS MS UTILIZ
T
Maysc+ f11
Ctrl+Av Pg
Ctrl+Reg P
Ctrl+Q
Fin+flecha d
o en conjunto
o de dedicaci
poner borde
lo cual el pro
de las celdas
zquierdo del ra
ar la combina
Bordes de la
SELECCI
COLUMNA
ras, estadstic
e celdas, colu
odificar su as
del usuario.
seleccin de
y importante f
ente est sel
celda o a un
de celdas esta
Los mtodos
r sobre la celd
deCienciasAdminis
P
ZADOS
TECLADO
1
g
derecha
o con el ratn t
n al trabajo e
a rango de
ocedimiento s
s, 2) con la te
atn las otras
acin de teclas
a barra de her
N, INSERC
S, FILAS Y H
cas y econm
umnas y hoja
pecto, cuya o

celdas
fijarse en la fo
leccionada, a
n rango de ce
a seleccionad
ms comunes
da a seleccion
strativas
Pg. No. 22
tambin
n Excel,
celdas
sera: 1)
ecla Ctrl
celdas;
s Ctrl+1
rramien-
CIN Y
HOJAS
icas, es
s desde
ptimiza-
orma del
ntes de
eldas en
do Excel
s de se-
nar, o b)

Digitar, en el cuadro de nombre, la referencia de la celda, por ejemplo:
A1, para activar la celda.

Para un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el apuntador izquierdo del
ratn en la primera celda, mantener presionado el apuntador del ratn
mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y
las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor con otro color.

Los mtodos abreviados son de gran utilidad por la reduccin del tiempo
utilizado en el desarrollo de una aplicacin, los mtodos abreviados no
son otra cosa que la utilizacin del teclado casi en su totalidad, dicho en
otras palabras; el usuario debe limitar el mouse y no separar sus manos
teclado para ganar tiempo en su trabajo.

3.2.1.1 Seleccin de celdas contiguas

Para seleccionar celdas contiguas mover el ratn desde la celda activa
hasta la celda que requiere su seleccin con el apuntador izquierdo del
mouse sostenido; el mtodo abreviado para ampliar la seleccin de cel-
das continuas es Maysc+Flecha. En celdas continuas el procedimiento
para ampliar la seleccin de celdas es bastante fcil y de aplicacin gene-
ralizada, no slo en Excel, sino en todo el entorno informtico, en Win-
dows, Word, Excel y cualquier otra aplicacin, la clave radica en el uso de
la tecla Maysc entonces; ampliar o reducir una seleccin a partir de
una seleccin previa el procedimiento, utilizando el mtodo abreviado, es
el siguiente:

a. Ubicarse en una celda determinada, por ejemplo D3;

b. Ubicada en la Celda D3 pulse en la Maysc; y,

c. Hacer clic en la celda G8. Excel marcar el rango de celdas D3:G8.
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

3.2.1.2 Se

Para continu
binacin de t
nada la tecla
aplicable con
celdas B3:B4

a. Desde la
sentar e
sionar la
Alt+May

b. Marcar un
caso B3:

c. Mantener
A1: A2; y

d. Finalmen
la celda B

3.2.2 Mt

Para seleccio
cador de la
o con el mto
para una me
seleccin de

3.2.3 Mt
raldelEcuador
bai Paieues
eleccin de c
ar la selecci
teclas Ctrl+Ap
a Ctrl de seg
n celdas, colu
4 y A1:A2:
celda B5, en
el resultado d
combinacin
sc+=;
no de los dos
:B4;
r la tecla Crt
y,
te, presionar
B5.
todos abrevia
onar una colu
a columna a
odo abreviado
ejor rpida se
columnas Ma
todos abrevia

celdas disco
n de celdas d
puntador izq
guir selecciona
umnas o filas
n la que se pr
e la suma pr
n de las tecla
rangos, para
l presionada
la Enter para
ados para la s
umna hay que
a seleccionar
o Ctrl+Barra E
eleccin de la
aysc+Flecha
ados para la s
Facultadd

ontinuas
iscontinuas de
uierdo del rat
ando celda. E
s. Ilustracin
re-
re-
as
el
y marcar el o
a confirmar el
seleccin de
e situar el cur
r y picar
Espaciadora
a columna. P
a de direccin
seleccin de
deCienciasAdminis
P
ebe utilizarse
tn, mantener
Este procedim
n: Sumar val
otro rango de
resultado de
columnas
rsor sobre el i
sobr
desde la celd
Para continuar
n.
filas
strativas
Pg. No. 24
la com-
r presio-
iento es
ores de
e celdas
159 en
identifi-
re ste,
a activa
r con la
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Para selecci
sobre el iden
mejor aplica
Maysc+Bar
utilizar el m
requerida.

3.2.4 Mt

Situarse sob
superior de la
y el de la fila
leccionada.

Seleccionar
formato, por
entre hojas c
identificador

3.2.5 Mt

Es de gran u
columnas, pu
alcance dest

ntral del Ecuador
rParedes
onar una fila,
ntificativo de l
cin la utiliza
rra Espaciad
todo abreviad
todos abrevia
bre el icono
a hoja situado
a 1 y hacer c
la hoja para
rque para u
como eliminar
que se encue
Al p
iden
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nom
tar
todos abrevia
utilidad los m
udiendo ser u
reza en su ma

, situar el cur
a fila y picar
acin del mt
dora. Para co
do Maysc+
ados para la s
que se encu
o entre el indic
clic sobre ste
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una operacin
r hoja o inser
entra en la part
picar con el ap
ntificador de la
plegable para
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o selecciona
ados para ins
todos abrevia
utilizado de dif
anejo.
Facultad d
rsor del mous

sobre ste. D
todo abreviad
ontinuar con
+Flecha de d
seleccin de
uentra en el
cativo de la co
e, la hoja que
u
n
rtar una hoja
te inferior de l
puntador dere
a hoja Excel
a: insertar, e
er hoja, colo
r todas las ho
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de Ciencias Admin
Pg
se
De
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la seleccin
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hojas
extremo
lumna A
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ser mejor de
a hoja.
echo del mous
muestra una v
liminar, cam
or de etiqueta
ojas.
nas y filas
ertar tanto fila
eras como el
nistrativas
g.No.25
de filas
ta la fila
esde su
se en el
ventana
biar de
a, ocul-
as como
usuario

Para insertar columna, los mtodos formales o conoci-
dos son: 1) elegir de la opcin Inicio/Celdas/Insertar
columnas de hoja; 2) utilizando el botn derecho del
mouse para elegir la opcin insertar, luego de lo cual mostrar una venta-
na de la que se ha de elegir la opcin insertar columna. El botn derecho
o auxiliar del mouse se puede utilizar tambin desde el mismo teclado,
tecla que se encuentra al lado izquierdo del la tecla Ctrl y
la derecha de la tecla Alt Gr.

Sin embargo, se insiste en que la utilizacin de los mtodos abreviados
para insertar filas y columnas es de fcil aplicacin que requieren un pro-
ceso de adaptacin del usuario. As, para columnas un primer mtodo
es utilizar es la combinacin de las teclas Alt+O+I+N lo mismo que para
una fila Alt+O+I+I, en el primer caso insertar inmediatamente una colum-
na antes de la columna donde se encuentre el cursor y en el segundo una
fila.
Un segundo mtodo es utilizar la com-
binacin de las teclas Ctrl+(+) de cuyo
efecto muestra la ventana Insertar cel-
das de la cual se puede elegir si es
columna o fila la que se desea insertar,
para eliminar columnas o filas Ctrl+(-).

El tercer mtodo, tambin muy utilizado, es presionar combinadas las
celdas Ctrl+Barra Espaciadora, selecciona la columna de la celda activa,
inmediatamente, la combinacin de las teclas Ctrl+(+) para insertar la
columna antes de la celda seleccionada,. En caso de ms columnas,
marcada la primera con Maysc y tecla de direccin (flechas) las veces
que se requiera.

El mtodo explicados anterior, se puede utilizar para insertar filas los
mtodos son igualmente para insertar una fila utilizando el mtodo abre-

viado formal que ofrece Excel dentro de sus opciones. Presionar la com-
binacin de las teclas Ctrl+(+) y luego de de aparezca la ventana de di-
logo Insertar celdas elegir insertar toda una fila. Tambin se puede
utilizar el mtodo abreviado Maysc+Barra Espaciador combinadas,
para marcar la fila y Ctrl+(+) para insertar inmediatamente la fila.

De requerirse insertar varias columnas como filas, luego de Ctrl+Barra
Espaciador Maysc+Barra Espaciador para marcar columnas o filas
respectivamente, presionar la combinacin de las tecla Maysc+Tecla
de Direccin para avanzar segn sea el requerimiento.

3.2.6 Mtodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas

Activada la celda de la columna a ocultar, el mtodo abreviado para ocul-
tar columnas consiste en presionar la combinacin de las teclas
Ctrl+Barra Espaciadora, luego; la combinacin de las teclas de Ctrl+0,
del teclado mecanogrfico, y las columnas de ocultarn., como ejemplo:
marcar y ocultar las columnas B,C,D.

Para mostrar las columnas, marcar las columnas adyacentes, anterior y
posterior a la columna o columnas ocultas, y presionar la combinacin de
las teclas Ctrl+ Maysc+), la columna o columnas se visualizarn dentro
de la hoja de trabajo.

El mtodo abreviado para ocultar filas es Ctrl+9, luego de que se marque
la fila o filas con el mtodo abreviado Maysc+Barra Espaciador, para
mostrar las filas ocultas Ctrl+Maysc+(.

De no usar el mtodo abreviado para ocultar columnas; el procedimiento
a utilizarse ser, una vez que las columnas o filas se encuentren selec-
cionadas, picar en la opcin formato del grupo de opciones celdas op-
cin principal inicio. Al picar en esta opcin Excel muestra una ventana
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

desplegable
las cuales s
ocultar y mo
el requerimie

elegir, de s
dentro de las

3.3 MTO
HOJA

3.3.1 Elim

Para seleccio
observar que
la fila activa;

El primer m
ciones:

raldelEcuador
bai Paieues
con varias o
se encuentran
ostrar que se
ento del usuar
E
m
lo
pu
m
qu
m
bo
m
ser el caso: m
s columnas o f
ODOS ABR
AS, COLUM
minar filas en
onar la fila so
e las filas siem
para eliminar
todo consis

pciones, dent
n las de visib
utilizar seg
io.
l botn derech
mouse, es otr
os mtodos q
uede utilizar
muy comn p
ue se le cons
marcadas las
otn derecho
muestra una v
mostrar, para
filas adyacent
EVIADOS P
NAS Y FILA
hoja
bre la que ha
mpre se aade
fila se puede
te en utilizar
Facultadd

tro de
bilidad
n sea
ho del
ro de
ue se
r, es
puesto
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filas o colum
del mouse pa
ventana despl
mostrar colu
es
PARA INSER
S
ay que aadir
en por encima
utilizar dos m
r el men d
deCienciasAdminis
P
auxiliar. Prev
nas, presiona
ara cuyo efect
egable de la
umnas o filas
RTAR Y ELI
la nueva fila h
de la seleccio
mtodos:
de la barra
strativas
Pg. No. 28
iamente
ar en el
to Excel
que se
ocultas
MINAR
hay que
onada o
de op-

Seleccionar las filas a eliminar. En caso de
no seleccionar ninguna, se realizar la
operacin a la fila activa.
Seleccionar de Celdas la opcin Eliminar
que se encuentra en la pestaa Inicio y
elegir la opcin Eliminar fila de hoja... inmediatamente se eliminar la
fila.

Lo mismo suceder al utilizar la opcin eliminar celdas, con la diferencia
de que mostrar una ventana de dilogo para desplazar las celdas hacia
arriba o toda la fila si no fue elegida las celdas a eliminar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el botn secundario del
ratn.

Sealar con el puntero del ratn la fila a eliminar; y
Presionar la opcin eliminar.
El tercer mtodo es el mtodo abreviado, para ello:

Marcar la fila con el mtodo abreviado Maysc+Barra Espaciadora; y
Aplicar la combinacin de teclas Ctrl+(-);

Lo mismo se puede realizar si se aplica
directamente el mtodo abreviado Ctrl+ (-
), con la diferencia que muestra la Elimi-
nar celda; de la que deber elegirse
toda la fila.

3.3.2 Insertar filas en hoja

Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. Su

Para insertar una fila se pueden utilizar
igualmente algunos mtodos, desde: selec-
cionar el men Insertar de la pestaa Ini-
cio. Elegir la opcin Insertar filas de
hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En
caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est
situado el cursor como fila seleccionada.

Los mtodos abreviados para insertar fila ms utilizados son:

Marcar la fila con Maysc+Barra Espa-
ciadora y utilizar el mtodo abreviado
Ctrl+ (+).

Utilizar el mtodo abreviado Ctrl+ (+) y de
la ventana Insertar celdas elegir Insertar
toda una fila
Cuando se inserta filas con un formato diferente al que hay por defecto,
aparecer el botn para poder elegir el formato que debe te-
ner la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el
cuadro de la derecha desde el cual se puede
elegir si el formato de la nueva fila ser el mis-
mo para la fila de arriba como la de abajo
o sin formato.

3.3.3 Eliminar columnas en una hoja

Para eliminar columnas se puede considerar seguir el mismo mtodo que
el eliminar filas.

3.3.4 Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 tambin permite aadir columnas, al igual que filas; para
aadir una columna debe seguirse los siguientes pasos:

1) Seleccionar la columna delante de la cual se aadir otra, con el
mtodo abreviado Ctrl+Barra Espaciadora, inmediatamente despus
utilizar el mtodo abreviado Ctrl+(+) o, luego de marcar la columna uti-
lizar;

2) El men Insertar de la pestaa Inicio opcin celdas. Elegir la
opcin Insertar columnas de hoja.

En caso de no seleccionar ninguna colum-
na y utilizar directamente el mtodo abre-
viado Ctrl+(+), Excel presentar la ventana
Insertar celdas de la que deber elegir-
se Insertar toda una fila, a partir de la
columna de la celda activa.

Las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada, todas
las columnas de la derecha a la nueva incrementarn una posicin. En
caso de no haber seleccionado ninguna columna.

Para aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas,
como columnas va aadir, con el mtodo abreviado Maysc+Tecla de
direccin.

El aadir columnas a la hoja de clculo no hace que el nmero de colum-
nas vare, seguirn habiendo 16384 columnas.

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

Para saber c
1) mantene
dor izquierdo
superior izqu
desde cualq
cin
=CONTAR.
marcando un
Son entonces

Cuando se in
fecto, apare
nueva colum

Para elegir u
clic sobre el
el cuadro de
cual se pued
la nueva col
que la de la d

3.3.5 Inse

Excel, libro e
tres h
clculo pred
hojas de clc
una hoja de
etc., que pue
raldelEcuador
bai Paieues
cuntas filas E
r presionado
o del ratn en
uierdo de la
uier fila, utiliz
BLANCO(15
na de las filas
s 256 filas..
nserta column
ecer el botn
na.
un formato u o
botn y a
e la derecha
e elegir si el fo
umna ser el
derecha o que
ertar y elimin
electrnico co
hojas d
determinadas
culo adicional
clculo apare
ede cambiarse

P
ta
g
M

Excel 2007:
el apunta-
n el vrtice
hoja o 2)
zar la fun-
5:15),
en blanco.
nas con un fo
para poder e
otro, hacer
aparecer
desde el
ormato de
aadir mism
e no tenga form
ar hoja
on
de
en cada libro
les o eliminar
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Hoja2,
uario.
a inser-
n inicio
breviado
erior del

libro insertar
hoja de la
opcin insertar
del grupo celdas del men inicio, o con el botn secundario del mou-
se.

Para eliminar una hoja la opcin eliminar hoja con el botn secundario
del mouse, o con la barra de herramientas.

Para eliminar, insertar u otra accin se podr aplicar la tecla de funcin F4
aplicada para repetir la ltimas accin aplicada .

3.4 MTODOS ABREVIADOS: FUENTE Y BORDES DE
CELDAS

Las aplicaciones en la gestin empresarial diseadas en Excel, no slo
deben presentarse con exactitud, veracidad y oportunidad, sino que debe
observar una adecuada presentacin que facilite la lectura, comprensin y
bsqueda de la informacin con formatos de hojas, columnas, filas y cel-
das visualizadas acogedora y amigablemente. En el formato de celdas
hay muchas opciones que deben considerarse para la fuente, la celda, la
alineacin del texto, el tipo y el estilo.

3.4.1 Fuente de celdas

Excel 2007 tiene disponibles diferentes opciones para la cambiar la apa-
riencia de la presentacin de la informacin en una hoja de clculo, des-
de la ventana o cuadro de dilogo del grupo de opciones fuente de la
banda de opciones, desde la mini barra, o con el mtodo abreviado. Los
dos ltimos mtodos de ms rpida utilizacin.
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

Para activar
pude hacer p
que se mue
opciones fue
Ctrl+Mays
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Del cuadro d
te para eleg
escritura, no
estilos gener
o: Dependi
Se puede ele
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la izquierda.

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e elige cualqu
Automtico,
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Facultadd

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Negrita, Neg
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Efectos: disp
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de dialo-
a Fuen-
stilos de
ente, los
. Tama-
o u otro.
situados
picando
lor: Por
a flecha
ponibles
activar o
que se

Con clic sobre el botn Aceptar confirma la configuracin del texto de la
celda o rango de celdas activas, conforme cambian los valores de la ficha,
aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar el texto
seleccionado en la celda.

Fuente normal: De activar su casilla de
verificacin Si esta opcin se activa, se
devuelven todas las opciones de fuente
que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones se dispone de accesos directos a cada una de
ella permitiendo la modificacin vistas anteriormente de forma ms rpida,
como por ejemplo para cambiar la fuente, se puede picar en el cuadro
combinado u optar por el mtodo abreviado Al t+O+Fe y elegir la fuente
solicitada que aparecer. en este recuadro aparece el tipo de fuente o
letra de la celda activa.

Al igual que el botn de Fuente, el tamao de letra de la celda activa
puede cambiarse picando en la flecha de la derecha, escribirlo directa-
mente en el recuadro el valor que se quiere asignar como tamao de letra
u optar por el mtodo abreviado Al t+O+Fu escribir el tamao y confir-
marlo con Enter;

Utilizado para poner o quitar la Negrita. del texto de una celda o rango de
celdas, Al picar sobre ste icono se activa o desactiva negrita; lo mismo,
de manera ms rpida con el mtodo abreviado Ctrl+N;

Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. S6

Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso, su fun-
cin es poner o quitar la Cursiva al texto. Se puede activar picando en el
icono que se encuentra en la barra de opciones o de manera ms rpida
con el mtodo abreviado Ctrl+K;

Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple Ctrl+S;

Con este botn se elige un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una lnea, en este caso roja, que indica que de hacer clic sobre el
botn cambiar la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer
clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo o el mtodo abreviado
Alt+O+Fc.

3.4.2 Formato de celdas: bordes y alineacin.

En el trabajo de las celdas, en el grupo de opciones Formato de celdas
Excel presenta opciones para disear bordes a las celdas y alinear su
contenido.

3.4.2.1 Bordes de celdas

Para poner bordes a celdas o rango de celdas: picando directamente en
el icono de bordes del grupo de opciones fuente o activando la ventana
de dialogo Formato de celdas. Existen varios mtodos de los cuales de
rescatan los ms principales:

1. Marcar la celda o el rango de celdas, picar
en el icono para bordes de la opcin
fuente o en la flecha de la parte inferior
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

derecha q
elegir los

2. Marcar la
Ctrl+Ma

3. Marcar la
teclas C
tendrn e
do por su

El mtodo a
na de dialogo
de la misma

3.4.2.2 Al

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3.4.2.2.1 A

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UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

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dilogo utiliza

3.4.2.3 Al

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raldelEcuador
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la Crtl mient
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rior se
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de esta
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tana de
ontinuos
ner sos-
s carac-
es para
realizar

9 Combinar y separar

Para combinar celdas, de por
ejemplo, los siguientes encabeza-
dos:

1) Marcar, el primer ttulo, desde la celda A1
hasta la celda D1;

2) Marcar los dos ttulos siguiente, mante-
niendo la tecla Ctrl; y

3) Elegir la combinacin de las teclas: Alt+O+M, para elegir la opcin
Combinar y centrar presionar la tecla ENTER.

La misma utilidad, en un solo paso, se consigue aplicando la opcin com-
binar horizontalmente

Cuando lo que se trata, en cambio, es la de separar celdas que han sido
combinadas anteriormente, o dividir elegir la opcin separar celdas.

3.4.3 Aumentar y disminuir sangra

El uso de las sangras no se usa con la frecuencia de un procesados de
palabras, es necesario recomendar que el uso de los mtodos abreviados
facilitarn este trabajo.

3.4.3.1 Aumentar y disminuir sangra en celdas contiguas


Para el caso de aumentar y disminuir sangra, en celdas contiguas, cuan-
do el texto no se ajuste a la celda debe marcarse las celdas involucradas
y utilizar la opcin aumentar o disminuir sangra del grupo de opciones
alineacin de las opciones de inicio, o el mtodo abreviado, para aumen-
tar sangra Ctrl+Alt+Tab y para disminuir sangra
Ctrl+Alt+Maysc+Tab.

3.4.3.2 Aumentar y disminuir sangra en celdas discontinuas

Para el caso de
aumentar y dismi-
nuir sangra en
celdas contiguas 1)
ubicarse en la
primera celda Discontinua 2) a partir de la segunda celda que requiere
marcar, mantener presionada la tecla Ctrl y picar con el botn izquierdo
del ratn, la celda correspondiente, y 3) picar en la opcin aumentar o en
la de disminuir sangra que se encuentra dentro del grupo alineacin de
las opciones de inicio, o el mtodo abreviado Ctrl+Alt+Tab.

3.5 MTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS
(nmero)

Las opciones y
formas de vi-
sualizar nme-
ros en la celda
son general,
nmero, mone-
da, contabilidad,
fecha, hora, porcentaje, fraccin, cientfica, texto, especial, y personaliza-

da de las cuales se detallar las ms principales. El mtodo abreviado
Ctrl+1 es de gran utilidad para dar formato a las celdas y de requerirse el
formato de nmero N.

General: Es el formato de nmero predeterminado que Excel aplica
cuando se escribe un nmero, se muestran tal y como se escriben, de
requerirse decimales se puede utilizar la opcin presionando en El icono
aumentar decimales.

Nmero: En este
formato se puede
especificar el nmero
de posiciones deci-
males que se va a
utilizar, el uso de un
separador de miles y
el modo en que se
muestran los nme-
ros negativos, para lo
cual se debe utilizar
la opcin ms forma-
tos de nmero

Moneda: Utili-
zado para los
valores mone-
tarios y muestra
el smbolo de
moneda predeterminado junto a los nmeros. Se puede especificar el
nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-
rador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos.


Contabilidad: Utilizado para los valores monetarios y muestra el smbolo
de moneda predeterminado junto a los nmeros. Se puede especificar el
nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-
rador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos. Esta
se puede elegir desde la opcin de contabilidad directa de la cual elegir
ms formatos de contabilidad o desde la lista desplegable de nme-
ro ms formato de
nmero. En el
caso para mostrar
que el formato de
moneda debe ex-
presar el formato en
dlares americanos
USD. El resultado
ser el mismo si se
personaliza el forma-
to con la opcin
personalizada

Fecha: Muestra los nmeros que representan fechas y horas como
valores de fecha. Se puede optar por las de acceso rpido presentado en
la lista de formato de nmero, esto es fecha corta o fecha larga. Para el
caso de requerirse otra tipo de formato elegir ms formato de nme-
ro.

De elegir del formato
de celdas de la ficha
nmero se puede con-
figurar otras variadas
formas de fechas utili-
zando la opcin per-
sonalizada, para por

ejemplo configurar la
cin de la fecha en dd-mmm-
aa. Al incrementar una M para
meses, presentar los mismo
en con el texto completo del mes. El formato personalizado, tambin se
puede utilizar en casos especiales que ayuden a mostrar informacin con
mayor detalle.

Los otros formatos como porcentaje y texto especialmente no son de
mayor dificultad que requieran un tratamiento detallado que conocer que
el primero multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado
con un smbolo de porcentaje; mientras que el segundo, trata el contenido
de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se
escriben nmeros.

El formato de una celda tambin se puede aplicar utilizando el botn se-
cundario del mouse

3.6 OTROS MTODOS ABREVIADOS

Los mtodos abreviados expuestos anteriormente son los que comn-
mente se encuentran configurados para el trabajo de cualquier aplicacin
en Excel, pero cuando se agrega, a la barra de herramientas de acceso
rpido, una opcin que el usuario considera de uso frecuente, se incre-
menta otro mtodo abreviado para activarlo combinado la tecla Alt con el
nmero secuencial que le corresponda segn , para el presente caso Alt
+4.


4 UNIDAD 04. GESTIN DE CELDAS, FILAS Y CO-
LUMNAS

La gestin de celdas, filas y columnas son de aplicacin relativamente
fcil, y ms bien lo que se quiere resaltar, como se ha hecho durante todo
el texto, como realizar ms eficiente y gil los procedimientos ofrecidos
por Excel.

4.1 CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS

til para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de
una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.

4.2 OPCIN FORMATO DE CELDAS

4.2.1 Alto de fila

Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo
del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el
tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila
es 12,75. Si se aplica Times New Roman de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75.

Para modificar la altura de alguna fila, previamente seleccionar las filas a
modificar la altura, caso contrario se realizar la operacin a la fila activa,

se puede utilizar dos mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el
men:

Seleccionar de Celdas la opcin Formato que se encuentra en la pesta-
a Inicio y elegir la opcin Alto de fila... Aparecer el cuadro de dilogo
Alto de fila de la derecha para indicar el alto de la fila, en este caso est
12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el
botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de
la fila que desee modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del
ratn

Adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener
pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Conforme se mueve el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar
el botn del ratn.
El tercer mtodo consiste utilizar el mtodo
abreviado Alt+O+O+F para lo cual muestra
directamente la ventana para modificar la altura.

4.2.2 Autoajustar alto de fila

De modificar la altura de una fila se puede redimensionarla para
ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos
distintos.

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:

Seleccionar las filas a las que desees modificar la altura.

Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Autoajustar alto de fila.

Un segundo mtodo ms rpido:

Acercar el apuntador del ratn sobre la lnea divisoria por debajo de la
fila a modificar, en la cabecera de la fila; y
Hacer doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Un tercer mtodo igual de rpido, es utilizar el mtodo abreviado
Alt+O+O+A

4.2.3 Ancho de columna

Para la columna los mtodos son los mismos, es decir, el men desple-
gable de las barra de opciones, el ratn y la combinacin de teclas Alt
+O+O+N.


5 UNIDAD 05. IMPRESIN DISEO DE PGINA

Las tcnicas relacionadas con la impresin Excel presenta agrupadas en
grupo de opciones de temas, configuracin de pginas, ajustar
reas de impresin, opciones de hoja y organizar del documento
y la accin de imprimir propiamente dicha.

5.1 VISTA PRELIMINAR-CONFIGURAR PAGINA

Es una herramienta que permite visualizar previamente lo que se impri-
mir en la hoja de papel a la misma que se puede acceder desde el botn
del Office opcin IMPRIMIR; desde la barra de opciones de acceso
rpido luego de que ha sido personalizada; o con el mtodo abreviado
Ctrl+F2. En vista preliminar se incluye herramientas para imprimir y
configurar pgina desde el grupo de opciones imprimir, similar al
presentado cuando se activa directamente la ventana de dilogo confi-
gurar pgina,

5.2 TEMAS

til para dar formato rpido a una hoja y proporcionarle un aspecto profe-
sional, es un conjunto de opciones de formato que incluyen
colores, fuentes y efectos. Elegir temas, de diseo de
pgina para elegir, cambiar o crear tema. Para utilizar
esta opcin, debe previamente existir diseo en la tabla.

Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

de los temas
solsticio.
requiera eleg
crear nueva
Para el caso
guardar tem

5.3 CON

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hoja.

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Dr.CarlosEscoba

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usuario:
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Pg
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configurar
s de pgina
a la ficha Enca
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nistrativas
g.No.51
ersona-
pgina
abezado
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Bi. Cailos Escob

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nsertar nmero
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nsertar ruta de
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de archivo &[A
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P
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texto
o de pgina
o de pginas
archivo
e del archivo
hoja. El nomb
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el trabajo con
en cualquiera
bre que tenga
Archivo] mo
ezado, en el
strativas
Pg. No. S2
de tra-
bre que
imge-
a de las
la hoja,
ostrando
centro

insertar el texto VENDEDORES ASOCIADOS S.A. en la seccin
derecha la fecha; en el centro del pie el nmero de pgina
referenciado con el total de ellas con la instruccin Pgina &[Pgina]
de &[Pginas]. La impresin se ver de la siguiente manera:

Para repetir los encabezados de las columnas de la tabla
VENDEDORES no se puede realizar desde hoja de vista preliminar
porque se encuentra apagada, para lo cual debe elegirse configurar
pgina de diseo de pgina, o la opcin imprimir ttulos de la
misma opcin y
sealar la fila
donde se
encuentran los
encabezados.

Desde la opcin insertar se aprecia directamente la configuracin de los
encabezados y pies de pgina picando en la opcin encabezados y pies
de pgina, pero de manera directa picar en la flecha del extremo inferior
izquierda del grupo opciones de hoja.

De elegirse la opcin insertar encabezado y pie de pgina desde la
ficha insertar Excel incrementa la opcin diseo a la barra de
opciones para el trabajo especializado de los encabezados con la vista
del documento a diseo de pgina. Picando dentro del
encabezado o pie muestra grupo de opciones para cambiar los
encabezados, sus elementos, la exploracin y otras opciones.


Orientacin y tamao

La orientacin y tamao de
la pgina se disea desde
la opcin directa de la
barra de opciones con-
figurar pgina o desde la
pestaa pgina de la ventana de dilogo configurar pgina picando
previamente en la flecha inferior de la derecha de su grupo de opciones.

rea de impresin

Para imprimir parte de una tabla para lo cual debe marcarse el rea que
se asignar y elegir la opcin directa rea impresin de configurar
pgina. Desde hoja de configurar pgina o con el mtodo abreviado
ALT+C+M+E. Inmediatamente despus mandar a imprimir o mostrar
vista preliminar. Para cancelar picar en borrar rea de impresin.

Insertar salto de pgina

En ocasiones se necesi-
ta imprimir un nmero
exacto de pginas. Excel
de acuerdo al tamao de
papel los mrgenes y la
escala, a travs de la
opcin vista se puede
observar los saltos de
pgina insertados, lo
manuales se aparecen con lneas continuas y los insertados automtica-
mente con lnea discontinua observados a travs vista previa del salto de

pgina de la ficha vista de la banda de opciones, til para ver cmo afec-
tan los cambios.

En presentacin preliminar se podr observar las pginas con un salto de
pgina similar para la hoja actual que contiene 82 registros se presentan
27 registros por pgina aproximado para ser distribuidos en tres pginas
de similar tamao.

Para regresar de pgina utilizar el botn o pulsar la tecla RE PAG del
teclado. Para ir a la pgina siguiente o la tecla AV PAG
del teclado. Si la hoja slo tiene 1 pgina stos boto-
nes estarn desactivados. Para ver los mrgenes, la opcin mostrar
mrgenes.

5.4 OPCIONES DE LA HOJA
Excel muestra otros grupos de opciones para la hoja y para organizar,
que sern tratadas ligeramente en el presente texto, por existir otras ins-
tancias u otros procedimientos, como por ejemplo la opcin lnea de
cuadrcula utilizada para quitar las lneas de las celdas de la hoja, que
tambin se puede aplicar desde la opcin vista, grupo mostrar u ocul-
tar.


6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES - GRFI-
COS SMARTART

La insercin y trabajo de tablas, ilustraciones, grficos, vnculos y texto
amerita un trabajo ms detenido por lo que estos temas sern tratados
con puntualidad en las unidades siguientes. En ste captulo se tratar
con exclusividad las ilustraciones.

6.1 Ilustraciones.
Dentro de las ilustraciones Excel presenta opciones para insertar imge-
nes, formas y Smartart que quizs no sean de mucha aplicabilidad y
requieran mucha profundidad.

6.1.1 Formas
Las formas son muy aplicables en Excel para el diseo de mucha aplica-
ciones de diseo, incluyendo mapas de procesos, mapas mentales y
conceptuales reconociendo que para ello existen programas especializa-
dos como Visio, CmapTools o Freemind respectivamente.

Dentro de las ilustraciones, los
mtodos abreviados son de
igual significacin en el
manejo de las formas, cuando
por ejemplo se requiere mover
o duplicar una forma bastar con presionar el apuntador izquierdo del
ratn y para duplicar acompaado de la tecla Ctrl.

Cuando se est trabajando con formas, para
seleccionarlas es mejor activar, desde la opcon
inicio, grupo modificar, la opcin seleccionar
objetos, entonces, al tratarlos como objetos se
marcar el rea donde se encuentran los objetos y
moficarles con el apuntador izquierdo del ratn, de
ser el caso.

6.1.2 SmartArt

Los grficos Smartart incluyen listas grficas, diagrama de proceso,
organigramas, diagramas ciclicos, piramidales entre otros, que si bien
tienen un grado importante de aplicacin, se mostrar nicamente el
diseo organigramas por tener una mayor aplicacin de los usuarios de
Excel.

6.1.2.1 Organigrama

Para elaborar organigramas se utlizar de SmartArt del grupo de opcin
jerarqua cualquier de la 7 opciones si guardan relacin con las
necesidades de presentacin de la informacin y el tipo de organigrama.

En la ficha Insertar picar en SmartArt, de je-
rarqua elegir la opcin jerarqua y picar en el
botn Aceptar: Lo mismo se puede conseguir
utilizando el mtodo abreviado Alt+B+M.

Insertado el organigrama se modifica la banda de
opciones con diseo y formato;

De la opcin Diseo, picar en panel de texto para insertar texto en las
formas ms fcil y rapidamente;

Sobre la forma Gerente general Insertar dos formas picando en
agregar forma superior y escribir el texto Junta de accionistas para la
primera forma y Directorio para la segunda;

Para el caso de insertar una forma despus de
Gerente comercial, agregar una forma
picando en agregar detrs y digitar el texto
Gerencia tcnica. Presionando la tecla Tab
en el texto de cualquier forma, esta disminuye el nivel o con la tecla Re-
troceso sube un nivel, lo mismo puede realizarse desde la barra de
herramientas;

Para cambiar el diseo del
organigrama utilizar diseo,
estilos y colores para la
siguiente presentacin; y

Finalmente, desde formato,
cambiar el tipo de letra y el
relleno de la forma.


7 UNIDAD 07. PRESENTACIN GRFICA Y ANLISIS
DE LA INFORMACIN

Uno de los requerimientos ms importantes en la gestin de datos es que
la informacin se presente de la forma ms didctica posible de manera
que sea utilizada adecuadamente en la toma de decisiones. La presenta-
cin grfica de los datos permite visualizar objetivamente el comporta-
miento de los datos dentro del complejo de variables incorporadas en la
aplicacin en estudio y facilitan la toma de decisiones.

En el diseo de grficos es importante el criterio del usuario para com-
prender los datos y el anlisis e interpretacin que se dar a la informa-
cin de la aplicacin o caso en estudio, de esta manera, se mostrar una
concepcin general para luego utilizar en aplicaciones financieras.

Se trata de mostrar la forma general de trabajar con grficos, no es posi-
ble trabajar todos los tipos de grficos, por lo que se utilizar dos de tipo
genrico, con el propsito que su tratamiento se pueda generalizar a
todos los tipos de grficos.

7.1 GESTIN DE GRFICOS Y PRESENTACIN DE
INFORMACIN

Para el trabajo con grficos
hay varias opciones vincu-
ladas a procedimientos
como por ejemplo desde
tablas dinmicas, sin embargo, la forma comn de trabajar con grficos es
desde la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.


Excel presenta varios grupos de tipos de grficos es del tipo columnas,
lineal, circular, barra, rea, dispersin y otros tipos de grficos, dentro de
cada uno de estos grupos se presentan varios tipos de grficos relaciona-
dos del grupo.

Para trabajar con grficos se partir de la siguiente tabla de datos:

7.1.1 Comportamiento de las ventas - Grfico de barras

Con la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A.se realizar un grfico
de barras para analizar de las ventas de los en enero, febrero, marzo y
del total del trimestre de cada uno de los vendedores para evaluar la efi-
ciencia de cada vendedor y proponer mejoras. Para el anlisis se puede
utilizar las columnas de cantidad o precios.

Para presentacin de la informacin grfica en barras del comportamiento
de las cantidades vendidas por vendedor por producto, marcar el rango
de celdas C4:C12 y con la tecla Ctrl sostenida marcar los rangos
D4:D12; G4:G12; J4:J12 y finalmente, M4:M12. Las columnas marca-
das harn referencia al producto, cantidades vendidas en enero, febrero,
marzo y total de ventas en el trimestre;

El grfico presentado muestra, en el eje horizontal; los productos vendi-
dos y en el eje vertical, una escala de valores estimados por Excel segn
los datos de la tabla. Adicionalmente, un grupo de leyendas explicando
sobre las barras de datos presentados en el grfico con los nombres de
las columnas referenciadas.

Ubicado en el rea de grficos, Excel presenta un grupo de opciones
dentro de herramientas de grficos para el diseo, presentacin y forma-
to. Por defecto, presenta la opcin diseo para cambiar el diseo, cam-
biar el tipo de grfico y cambiar los datos.

Para insertar ttulo al grfico picar en
la opcin presenta-
cin/etiquetas/ttulo del grfico y
de las opciones de la ventana
desplegable al elegir encima del
grfico y escribir Productos Ven-

didos por Mes y Trimestre;

Si el apuntador del
mouse se encuentra
dentro en el rea de
grfico se muestra la
barra de herramientas
de grfico, al picar en la
opcin presentacin,
dentro del grupo de
opciones seleccin
actual se muestra el
objeto que se encuentra
selccionado en el cuadro de lista presentando en la grfica anterior,
muestra que se ha sealado la serie Cantidad total.

Para realizar
modificaciones,
seleccionar el objeto a
modificar del rea del
grfico, por ejemplo para
modificar el Eje vertical
(valor); luego de
seleccionado, picar en
Aplicar formato a la
seleccin y modificar lo
que a juicio del anlisis
ayude a la toma de
decisiones, desde la

ventana dar formato al eje. Lo mismo se puede realizar selccionando el
objeto y presionar el apuntador derecho del ratn para elegir la opcin
para dar formato.

Si se ha seleccionado el rango de celdas de la lista de datos que se grafi-
car, Excel podr generarlo automticamente. Caso contrario, el grfico
se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los
datos que solicita. Para que la lista de datos sea seleccionado por defec-
to u omisin de activarse la misma ubicndose en una de las celdas de la
mencionada lista.

Sin elegir los datos para el anlisis, picar en inser-
tar/columna/columna agrupada Excel muestra el rea de grfico sin
informacin. En la opcin Diseo picar en Seleccionar datos y desde
la ventana Seleccionar origende datos ir agregando las serie una por
una de la siguiente manera:

Con la misma informacin, desde la opcin Diseo, cambiar el grfico al
tipo circular estilo 2, de manera que el grfico sea el siguiente:


7.1.2 Grfico Gantt - Barra apilada - Cronograma de actividades

En la elaboracin de grficos mucho depende de la necesidad del
usuario, la creatividad, adaptabilidad y asimilacin de las bondades
ofrecidas por Excel; es as como, el diagrama de barras puede expresar
un diagrama Gantt bsico, nicamente actividades y tiempos sin
especificacin de recursos, como se trabajara en Project .

La opcin de grficos es una herramienta de gran utilidad para la toma de
decisiones por la facilidad que aporta para la interpretacin de la
informacin como para administrar un proyecto: control de recursos
(tiempos de realizacin de las actividades) y cumplimiento de las tareas y
el proyecto. Es de gran utilidad el diagrama Gantt, el mismo que se puede
disear a travs de la opcin de grficos de Excel, expresado
inmediatamente partiendo de la siguiente tabla de datos:
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

Ingresado los
Gantt es el s

9 Ubicarse
libre y p
tar/Grf
cel mostr
grfico. E
Excel mu
su traba
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-
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Universidad Cen
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9 Luego de
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e tareas hasta
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ar como:
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no y pi-
a misma
a tarea,
s barras
egora),
el grupo

seleccin actual picar en la lista categoras en orden inverso y en
la opcin nmero personalizar a que se presente los das y los meses
con el formato dd/mm. De optar por cambiar el color de las barras
elegir de la opcin formato de serie de datos, de relleno slido el color
al gusto;

9 Marcar eje horizontal (valor) y picar en aplicar formato a la selec-
cin, en opciones del eje fijar la fecha mnima y mxima del proyecto
desde la ventana dar formato al eje. Las fecha deben ingresarse en
nmeros naturales y no en formato de fecha, de la siguiente manera;

9 Finalmente ,el grfico se presentar como sigue:


7.2 PRESENTACION DE INFORMES - ESTILOS DE CELDAS

En este captulo se enfocar como Excel permite trabajar con las listas o
bases de datos con presentaciones que aportan una visualizacin y pre-
sentacin amigable a un mejor anlisis e interpretacin de los mismos.

Mucho tiene que ver en el trabajo diario de la oficina para gerentes y ad-
ministradores la forma gil y oportuna de la gestin de la informacin en la
toma de decisiones lo que es favorecido con el trabajo eficiente de las
tablas, el formato condicional, las tablas dinmicas y los grficos dinmi-
cos.

7.2.1 Estilo de celdas

Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas
presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los
estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de
formato ofrecidos por Microsoft Office Excel.

Los varios estilos de celda integrados o personalizadas que se pueden
aplicar o modificar para visualizar celdas cuyos datos cumplen algunas
caractersticas puntuales como buena, incorrecta y neutral por ejem-
plo; otros para datos y modelos; ttulo o los encabezados; for-
mato de nmeros; estilos de celdas temticos; y finalmente,
personalizar en algn caso especial. Para aplicar un estilo de celda se
debe seguir los siguientes pasos:

a. Seleccionar la celda o grupo de cel-
das que se requiere asignar un estilo
propio;

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

b. Picar, den
la combin

c. Elegir cua
nidas por

Para el pres
del primer t
DAD POLI
nar el Ttulo
la fila 2 hasta
lo dos; el e
columnas, f
personalizad
tersticas m
figura anterio
Estilos Tem

nuevo estilo
celda o selec
a ese nuevo

7.3 FOR
UINA

Para dar for
celdas es m
realizarsedes
independient

raldelEcuador
bai Paieues
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sente caso La
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o 1; los ttulo
a la fila 7 el T
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fila 8 Estilo
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mostradas en
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Para
que se encu
ccionar algn
estilo y entrar
MATO DE T
A LISTA
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sde la p
temente con la

o de opciones
teclas ALT+O
os estilos o pe
a fila
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s de
Ttu-
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o 1
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n la
nas H, M y N
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estilo elija la
r a modificar s
TABLAS PA
lista de datos
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a activa la par
Facultadd

, en la opcin
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ersonalizar con
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tilo de celda p
ventana despl
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ARA PRESE
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ms los proce
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P
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la 9 hasta la
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ticas.
NTAR DATO
opcin Form
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usuario.
strativas
Pg. No. 72
celdas
cas defi-
23 con
o, desde
stilos de
nombre
OS DE
ato de
ue deba
tratadas

Excel proporciona un gran nmero de estilos de tabla predefinidos que
pueden ser utilizados muy rpidamente y personalizados de manera dife-
rente Acogido cualquier estilo de tabla, este se puede modificar de acuer-
do a las necesidades del usuario como las filas de encabezado y de
totales, la primera y la ltima columna, y las filas y columnas con bandas.

Para disear una lista de datos a tabla, Excel presenta algunas opciones
de uso y diseo de tablas: a) Desde la opcin Dar formato como ta-
bla/grupo Estilos opcin Inicio; b) Desde Tablas del grupo Tablas de
la opcin Insertar; y c) Con el mtodo abreviado Ctrl+Q O Alt+B+T
cuyos procedimientos se muestran a continuacin:

a. Dar Formato como tablas.-
Para convertir un rango de celdas
o lista de datos en tablas desde esta opcin
Inicio/Dar formato como
tabla, picar en ella y elegir el
diseo o estilo al gusto del
usuario, para lo cual se requie-
re ubicarse previamente dentro
de la tabla o lista a convertir.
Excel considerar por defecto que se trata del rango de datos activo,
caso contrario, escriba el rango de celdas en la casilla de la ventana
dar formato como de tabla que se muestra en la siguiente venta-
na;

b. Tablas.- De no elegir la opcin sugerida
anteriormente, elegir la opcin tabla de la opcin
principal Insertar y determinar los lmites de la
tabla si no fue activada o seleccionada cualquier de las celdas de la

lista de datos a convertir en tabla. Recordar que si la lista de datos tie-
ne encabezados debe picarse en la casilla La tabla tiene encabe-
zados para que Excel reconozca tales caractersticas de la lista de
datos.

c. Mtodos abreviados.- Otra forma diferente, ms rpida y de utili-
zacin sugerida es la aplicacin de los mtodos abreviados Ctrl+Q o
Alt+B+T preferentemente activada la tabla o lista de datos con lo que
se activa de manera inmediata la ventana Crear tabla en la cual
nicamente se confirmar el rango y los encabezados solicitados en la
ventana.

Una vez que la lista de datos tome las caractersticas de una tabla. Las
opciones de Excel se incrementa con una ms para las Herramientas
de tabla opcin Diseo con grupos para propiedades, herramientas,
datos externos de la tabla, opciones de estilo de la tabla y estilos de tabla
que son caractersticas principales, diferentes al rango de celdas.

El formato y los filtros que automticamente se crean. As por ejem-
plo, en el caso presentado en la figura anterior, se puede filtrar por nom-
bre; los nombres que contengan Ana o si de esos registros se requiere

que su nota final superen los 65 puntos, Excel devolver nicamente el
registro 25. La columna que se ha filtrado muestra un icono que expresa
que la informacin est filtrada.

Si se quiere convertir en rango la tabla y borrar el formato utilizado se
debe borrar desde estilos de la tabla y luego convertir la tabla en
rango desde el grupo herramientas, no al contrario porque al convertir la
tabla en rango, la opcin Diseo de las Herramientas de tablas se
desactivar.

La opcin Diseo contiene algunos grupos de opciones desde propieda-
des de la tabla, herramientas (resumir en tabla dinmica, quitar duplicado
o convertir en rango), para exportar y actualizar y las opciones de estilo
de las tablas.

7.4 FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS:

La opcin Formato condicional aporta eficientemente en la toma de deci-
siones sobre el comportamiento de una variable o campo de estudio ex-
presa en una fila o columna de una lista de datos considerados en su
conjunto. Excel muestra opciones en las que rpidamente se puede cole-
gir como se distribuyen los datos dentro del conjunto de ellos sin que el
usuario haya intervenido con sus clculos como son: Barra de datos,
escala de colores, y conjunto de iconos; adems de resaltar reglas y re-
glas superiores e inferiores.


Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condi-
cional utilizar la opcin Formato condicional de la ficha Inicio, gru-
po Estilos. Cuando se aplican dos o ms reglas la prioridad es en fun-
cin de cmo aparezcan en este cuadro de dilogo. Una regla ms alta en
la lista tiene una mayor prioridad que una regla ms baja en la lista.

Las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y se
puede cambiar el orden de prioridad empleando las flechas Subir y Bajar
del cuadro de dilogo.

El mtodo abreviado para trabajar con formato condicional es Alt+L
de gran utilidad y facilidad, para su aplicacin se partir de la siguiente
aplicacin:

Las diferentes opciones del Formato condicional van desde resaltar
reglas de celdas, reglas superiores e inferiores, barra de datos, escala de
colores, conjunto de iconos. La opcin de formato condicional presenta
opciones para crear, borrar y administrar reglas.

Resaltar reglas de celdas que in-
cluye: es mayor que, es menor que,
entre, es igual a, texto que contie-
ne, una fecha, duplicar valores; y
ms reglas;

Reglas superiores e inferiores contienen opciones para caracterizar
las 10 mejores, 10% mejores, 10 inferiores, 10% peores, por
encima del promedio y por debajo del promedio.

La barra de datos del formato condicional
muestra las Barra de datos azul, verde, roja,
naranja, azul claro y purpura como se
muestra en la grfica;

La escala de color combinado
diferentes opciones entre verde, amarillo y
rojo:

El conjunto de iconos con flechas,
banderas, semforos entre otras opciones de
iconos.

Se puede crear nuevas reglas con las caractersticas definidas por el
usuario, para lo cual Excel muestra una ventana para su diseo. Para
borrar el formato condicional de un rango de celdas debe utilizarse la
opcin borrar reglas.

En la aplicacin propuesta al inicio formato condicional marcar la fila
de datos del total de ventas M5:M12 y llamar al formato condicional, tres
smbolos (en crculo) Excel modificar la presentacin de datos e
insertar un icono a la izquierda de los datos luego de haber analizado el
comportamiento de los datos dentro de la serie en su conjunto. As, los de
color verde tendrn un comportamiento aceptable, de color amarillo ms o
menos aceptable y los de color rojo deber ser revisado su comporta-
miento pues son las ventas ms bajas.

Para modificar el formato de condicional aplicando una nueva regla, es
recomendable eliminar el formato anterior, caso contrario, su lectura ser
defectuosa.

Los datos as presentados podrn filtrarse u ordenarse. De optar por or-
denar los datos con el mtodo abreviado Alt+O+A orden ascendente,
los datos se ordenarn desde el color verde, amarillo y rojo.


De filtrarse Excel mostrar una opcin para
filtrar por el color como muestra la siguiente
grfica.

Para borrar los formatos condicionales tambin se puede utilizar la opcin
borrar del grupo de opciones modificar.

7.5 GESTIN DE DATOS CON TABLAS DINMICAS

Una tabla dinmica de gran utilidad para resumir de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos de
forma dinmica en los cambios de presentacin para mejorar la interpre-
tacin y anlisis de la informacin.

Una tabla o listas de base de datos en Excel debe comprender como un
conjunto de datos celdas organizados en filas (registros) y colum-
nas (campos) conceptualiza desde un gestor de base de datos.

Cada celda es un dato, un fila es un registro de entrada y una columna es
un campo desde la fundamentacin de base de datos; por tanto, mximo
una lista con 255 campos y 65.535 registros hasta Excel 2003 y en
el Excel 2007
1'048.576 probables
filas o registros y
16.384 campos o columnas como se puede observar en el cuadro de
nombres al sostener el apuntador en la interseccin de la hoja, entre la
primera fila y la primera columna.

Entre las bondades ms importantes, en la gestin de aplicaciones
econmicos, financieros y estadsticos, que ofrece las Tablas dinmi-
cas constituye la flexibilidad, variedad y facilidad de su trabajo
esquematizando la informacin en filas, columnas y frmulas, una
puntualizacin de sus principales ofertas se sitan en que facilitan:

Ordenar la los registros;
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio;
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado;
Crear un resumen de los datos; y,
Aplicar formatos a todos los datos.

7.5.1 Gestin de ventas con tabla dinmica

Para trabajar las tablas dinmicas es necesario identificar una lista de
datos para proponer las soluciones que aportarn el anlisis de la infor-
macin, mientras ms variedad de datos y campos tenga la lista o tabla
de datos, ms interesante se hace la presentacin de registros en tabla
dinmica y ms variada los requerimientos de presentacin de la informa-
cin y anlisis.

Los requerimiento de informacin depender en mucho de la cantidad y
calidad de la informacin, as como de la finalidad que tenga su anlisis,
una caracterizacin de lo expuesto se espera alcanzar desde la aplicacin
VENDEDORES ASOCIADOS S.A. donde se presenta las ventas por
fechas, ciudad, producto, cantidad, precio, total, vendedor, forma de pago
un descuento por pronto pago para las ventas al contado; adems de 42
registros presentados en filas.


VENDEDORES ASOCIADOS S.A.
REPORTE DE VENTAS
FECHA CIUDAD PRODUCTO Q. P. Tot VENDEDOR FORM_PAG DSTO
01/01/2010 QUITO LIBROS 23 25 575 PEDRO CONTADO 10%
02/03/2010 GUAYAQUIL LIBROS 12 25 300 JUAN CRED 30 d 5%
03/05/2010 CUENCA LIBROS 23 25 575 ROBERTO CRED 60 d 0%
04/08/2010 LOJA LIBROS 12 25 300 SANTIAGO CRED 90 d 0%
04/09/2010 AMBATO LIBROS 2 25 50 ANITA CONTADO 10%
04/10/2010 RIOBAMBA LIBROS 3 25 75 EMILY CONTADO 10%
04/11/2010 QUITO REVISTAS 4 3 12 NARCIZA CONTADO 10%
04/12/2010 GUAYAQUIL REVISTAS 12 3 36 LUPE CONTADO 10%
04/01/2011 CUENCA REVISTAS 1 3 3 CARLOS CONTADO 10%
04/02/2011 LOJA REVISTAS 11 3 33 MARCELO CRED 30 d 5%
04/03/2011 AMBATO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO CRED 30 d 5%
04/04/2011 RIOBAMBA REVISTAS 13 3 39 VICTOR CRED 60 d 0%
04/05/2011 QUITO PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA CRED 90 d 0%
04/06/2011 GUAYAQUIL PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA CONTADO 10%
04/07/2011 CUENCA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR CONTADO 10%
04/08/2011 LOJA PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR CRED 30 d 5%
04/09/2011 AMBATO PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO CRED 60 d 0%
04/10/2011 RIOBAMBA PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN CRED 90 d 0%
04/11/2011 QUITO TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID CRED 90 d 0%
04/12/2011 GUAYAQUIL TINTAS 8 2,5 20 DIEGO CONTADO 10%
04/01/2012 CUENCA TINTAS 12 2,5 30 DARIO CONTADO 10%
04/02/2012 LOJA TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN CONTADO 10%
04/03/2012 AMBATO TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO CRED 30 d 5%
04/04/2012 RIOBAMBA TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO CRED 30 d 5%
04/05/2012 QUITO PAPEL 21 6 126 PEDRO CRED 60 d 0%
04/06/2012 GUAYAQUIL PAPEL 12 6 72 JUAN CRED 90 d 0%
04/07/2012 CUENCA PAPEL 22 6 132 ROBERTO CONTADO 10%
04/08/2012 LOJA PAPEL 12 6 72 SANTIAGO CONTADO 10%
04/09/2012 AMBATO PAPEL 6 6 36 ANITA CONTADO 10%
04/10/2012 RIOBAMBA PAPEL 5 6 30 EMILY CONTADO 10%
04/11/2012 QUITO IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA CRED 30 d 5%
04/12/2012 GUAYAQUIL IMPRESORAS 3 80 240 LUPE CRED 60 d 0%
04/01/2013 CUENCA IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN CRED 30 d 5%
04/02/2013 LOJA IMPRESORAS 7 80 560 MARCO CRED 60 d 0%
04/03/2013 AMBATO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO CRED 90 d 0%
04/04/2013 RIOBAMBA IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO CONTADO 10%
04/05/2013 QUITO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN CRED 30 d 5%
04/06/2013 GUAYAQUIL LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO CRED 60 d 0%
04/07/2013 CUENCA LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN CRED 30 d 5%
04/08/2013 LOJA LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO CRED 60 d 0%
04/09/2013 AMBATO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO CRED 90 d 0%
04/10/2013 RIOBAMBA LAPICES 7 0,3 2,1 PEDRO CONTADO 10%

Para tomar decisiones, con la informacin anterior, se solicita:

1. Qu ciudad vendi ms libros;
2. Cul es el mejor ao de ventas;
3. Cuntas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el
segundo semestre del ao 2012
4. Qu vendedor vendi ms a crdito y cual ms al contado
5. Con los datos de la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A. que
muestre el total de ventas por ao y por vendedor.
6. Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto
7. Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto

Qu ciudad vendi ms libros..?

Para conocer que ciudad vendi libros de la lista VENDEDORES
ASOCIADOS S.A se seguir los siguientes pasos:

1. Utilizar el mtodo
abreviado
Alt+B+I+T previa-
mente marcada la lis-
ta de datos, reco-
mendable o de lo
contrario, modificar el
rango desde la ven-
tana Crear tabla
dinmica, para el presente caso el rango de celdas considerado pa-
ra la tabla dinmica es A4:J4. La activacin de la opcin Tabla
dinmica se puede realizar desde la opciones Insertar. Dentro los
parmetros requeridos en esta ventana est la seleccin de datos: se-
leccionar un rango o tabla de datos o utilizar una fuente de datos ex-
terna; adems parmetros para elegir el lugar donde se ubicar el in-
forme de tabla dinmica:, para el presente caso una hoja nueva;

2. A la hoja nueva cambiarle el nombre de la hoja a
Ciudad, el campo Producto colocar en rotulo
de columna, ciudad en rotulo de fila y la can-
tidad en valores. En caso de requerir cambiar

la funcin en valores, picar en el campo cantidad asignado en esta
casilla y elegir la opcin configuracin del campo. La tabla se
mostrar en la siguiente figura:

Para cambiar el rotulo de las columnas, picar dentro de la celda y escribir
el texto; para el presente caso escribir Ciudades en la celda A4.

Se puede alternar las ciudades en las filas y los productos en las colum-
nas y viceversa, dependiendo de la comodidad para el anlisis de la in-
formacin del usuario, para lo cual ser suficiente con arrastrar los cam-
pos a las casillas contrapuestas de la ventana lista de campos de la
tabla dinmica;

3. Para que la tabla dinmica mues-
tre nicamente, dentro de los pro-
ductos, lo referente a libros, picar
en la columna rotulo de co-
lumna y filtrar por LIBROS. La lista dinmica se mostrar la informa-
cin ms concreta de donde se puede observar que es Cuenca la
ciudad que vendi ms libros 23 libros;

4. Con la tabla dinmica que muestra las ciudades y los libros, marcar
los valores de la columna total general y mirar en la barra de estado
de Excel MAX:23 que es el valor mximo de venta de libros;

Cul es el mejor ao en ventas..?

Para el anlisis del mejor ao de ventas se considerar nicamente los
campos fecha y el total de ventas para lo cual se seguir el siguiente
procedimiento:


1. Crear la tabla dinmica hoja con el mtodo abreviado Alt+B+I+T. y
arrastrar el campo fecha a rotulo de fila y el campo total a Valo-
res, asignar a la hoja el nombre ao;

2. Activar la celda que contiene la
primera fecha de la columna
fecha A4 y utilizar cualquiera
de los mtodos expuestos in-
mediatamente: a) con el botn
derecho del mouse elegir la op-
cin agrupar; b) desde el gru-
po de opciones Esquema op-
cin Datos picar en la opcin
Agrupar; c) desde el mismo
grupo de Opciones de las
Herramientas de tabla
dinmica picar en agrupar seleccin, o d) aplicar el mtodo abre-
viado Alt+Maysc+Flecha derecha de mayor agilidad y facilidad
de uso. Todos estos mtodos presentan la ventana agrupar de la que
se elegir agrupar los datos por aos.


Una vez elegido el tipo de agrupacin se puede colegir a simple vista que
el mejor ao en ventas es el 2013 con 1850.3 de ventas.

Para Agrupar por meses, aos o das, es necesario resaltar que no es
necesario marcar la columna o fila donde se encuentra el campo de las
fecha. Suficiente con ubicarse en la primera celda.

Cuntas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades,
en el segundo semestre del ao 2012..?

1. Utilizar el mtodo abreviado ALT+B+T+I para crear la tabla dinmi-
ca, asignarle el nombre de Ventas2012 a la hoja;

2. Arrastrar el campo Ciudad a rotulo de columna, el campo Fecha a
rotulo de fila y Total ventas a Valores;

3. Ubicarse en la celda A4 del campo Fecha y utilizar el mtodo abre-
viado Alt+Maysc+Flecha para activar la ventana Agrupar:

4. En la ventana Agrupar indicar que el comienzo debe ser el
01/07/2012 y terminar el 31/12/2012, adems de que se agrupar
por meses.

Al confirmar los parmetros de la opcin Agrupar, se puede visualizar en
la fila del total general de la tabla dinmica que los resultados son:

Qu vendedor vendi ms a crdito y cul ms al contado

Para conocer que vendedor vendi ms a
crdito y al contado seguir el siguiente
procedimiento:

1. Con el mtodo abreviado ALT+B+T+I
crear la tabla dinmica, asignarle el
nombre de Ventas a la hoja en la que
se incorporar el diseo, arrastrar los
campos: Forma de pago al rea rtulo de columna, Vendedor a
rtulo de fila y Total a Valores;


2. Los resultados se visualizan inmediatamente, pero si se requiere pue-
de filtrase la columna por contado o crdito como se conveniente, por
ejemplo:

Tabla dinmica que muestre el total de ventas por ao y
vendedor

Para mostrar el total de ventas por Ao y Vendedor, utilizar igual pro-
cedimiento que los casos anteriores:

1. Con el mtodo abreviado Alt+B+T+I crear la tabla dinmica al que
se le asignar el nombre de vend-ao y arrastrar el campo vende-
dor a rotulo de fila, el campo Fecha a rotulo de columna y Total a
Valores. La tabla se mostrar como se ve en la siguiente figura;

2. Activar la celda B4 en la
que se encuentra la pri-
mera fecha y agrupar por
aos, quitar de las reas
el campo Fecha con lo
que el resultado mostrar
los vendedores por aos
como se haba requerido:

Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto

1. Para obtener la cantidad vendida por ciudad y por producto, crear la
hoja vend-prod-ao y con el mtodo abreviado Alt+B+T+I, arras-

trar el campo Ciudad al rea rotulo de fila, el campo Producto a ro-
tulo de columna y Cantidad a Valores. La tabla se mostrar como
se ve en la siguiente figura:

2. Modificar la configuracin del campo Cantidad para resumir el cam-
po de valor a la funcin Mx. La tabla se mostrar as:

Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto.

1. Crear la hoja utilidad con el mtodo abreviado Alt+B+T+I, arrastrar
el campo Fecha a rotulo de fila, y Cantidad, Precio y Total a
Valores;


2. Desde Herramientas de la opcin de tablas dinmicas opcin
Frmulas disear la frmula Margen utilidad que multiplique el
precio por un treinta por ciento. La tabla presentar la siguiente infor-
macin:

En el diseo de tablas dinmicas Excel muestra dos opciones dentro del
grupo Herramientas de tabla dinmica, una de opciones y otra de dise-
o.

Opciones para configurar la tabla, agrupar, ordenar, gestionar los datos.
Grupo de acciones para borrar y seleccionar la tabla y sus elementos,
herramientas para disear grfico dinmico y utilizar formulas, otras para
mostrar y ocultar los campos.

La de Diseo sobre formato de la tabla dinmica y formas de presenta-
cin.


7.5.2 Creacin de grficos dinmicos

Luego de elegir la opcin diseo de grficos dinmicos presentado
dentro de las herramientas de tabla dinmica, grupo
herramientas muestra el grfico dinmico con varias opciones para
trabajar el grfico: grupo de opciones para el diseo, presentacin,
formato, y anlisis de la informacin presentada. Dentro de diseo
opciones para cambiar el tipo
de grfico, seleccionar los
datos, cambiar el diseo del
grfico, el estilo del diseo y
mover el grfico. En presen-
tacin el trabajo con
etiquetas como ttulos y
leyendas. La de formato
opciones que tiene que ver
con la forma y la de anlisis en relacin con los datos y los campos.


8 UNIDAD 08. PRESENTACIN DE DATOS: ORDE-
NAR Y FILTRAR DATOS, CONSOLIDAR HOJAS,
ESQUEMAS Y SUBTOTALES

El trabajo con base de datos tiene opciones de gran utilidad e importancia
en el tratamiento de informacin contable, financiera y estadstica; facilita
la presentacin, anlisis, agrupacin, esquematizacin de datos, entre
otras de sus bondades, que ser tratado con detalle en este captulo.

Dentro de la opcin de datos Excel presenta diferentes tratamientos para
las diferentes opciones de ordenacin, filtracin, consolidacin, esquema
y otras importantes herramientas de gestin de datos, sin descuidar las de
grabacin de archivos que hay que tomar muy en cuenta todas de mucha
utilidad y fciles de aplicar, recalcando la importancia de utilizar los mto-
dos abreviados para facilitar su aplicacin en tiempo y calidad de anlisis
de la informacin.

8.1 PRESENTACIN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS

Dos de las principales opciones utilizadas muy frecuentemente por los
usuarios de Excel en la gestin de volmenes significativos de datos por
su versatilidad y aporte sin desconocer el soporte de las funciones propias
que aportan significativamente su uso. El trabajo con la opcin de datos
amerita un tratamiento profundo que quizs no sea suficiente con las
aplicaciones que se realizarn a continuacin, platendose el reto de
seguir su estudio y profundizacin.

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

8.1.1 Ord

Ordenar es d
ejemplo los n
ordenar filas
algunos proc
menor a ma
grupo de op
ubicndose e
abreviado A
descendente

De elegir Alt
Excel presen
la ventana
denar
diferentes
opciones p
agregar ni
eliminar niv
los datos ti
raldelEcuador
bai Paieues
denar datos e
de gran utilida
nombres en o
s por colores
cedimientos, e
yor; de mayo
pciones orden
en la columna
Alt+S+A en
e, ilustrado en
t+S+S, orde
ntar
Or-
con
para:
vel,
vel, copiar n
ienen encab

en una lista o
d y ayuda en
rden alfabtic
o por iconos
elegiendo de
or a menor o
nar y filtrar.
a que se req
el caso de q
la siguiente ta
en personal
nivel, subir
bezados. De
Facultadd

tabla de dato
el anlisis de
co, los valores
s. Para orde
la banda de
picando en la
La mejor ma
uiere ordenar
que sea asce
abla:
izado ubicad
o bajar el n
ebajo opciones
deCienciasAdminis
P
os
datos, coloca
s de mayor a m
nar se puede
opciones ord
a opcin orde
anera de hac
r y utilizar el
endente o A
do dentro de l
nivel, opcion
s para selecc
strativas
Pg. No. 92
ando por
menor u
e existir
enar de
enar del
cerlo es
mtodo
lt+S+D
la tabla.
nes y si
cionar la
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

columna por
campos de l
de ordenaci
categora_pr

ordenacin, c

8.2 FILTR

Por sus difer
rio tratar la o
camente com
zados.

8.2.1 Filtr

Los datos d
comprensin
comprensible
la opcin p
utilizacin y
seguirse el s

a. Marcar la
ntral del Ecuador
rParedes
la que se va
a tabla, el cri
n. Para el pr
oducto.
caso contrario
RAR DATOS
rencias en las
opcin de filtra
mo se complej
ro de datos
de una tabla
n, requiriendo
e y claro. Se p
resentada en
aplicabilidad
iguiente proce
a tabla de dato

a ordenar co
terio de orden
resente caso
o la fila.
S DE UNA TA
aplicaciones
ar los datos co
jiza su aplicac
a requieren
o de Excel
puede aplicar
n la banda d
el uso del m
edimiento.
os, mtodo ab
Facultad d
on una lista de
nacin Orden
se ordenar
Ser de
opciones
distiguir
minsculas
ordenacin
o de izquie
elegir de
considera l
ABLA DE DA
y por su impo
on mayor deta
cin hasta lleg
se filtrados
un proce
el procedimie
de opciones,
todo abreviad
reviado Ctrl+M
de Ciencias Admin
Pg
esplegable se
ar segn y el
por rea y lu
gran utilida
para fijar
maysculas
y el crie
de arriba hac
erda a derec
arriba hacia
la columna p
ATOS
ortancia ser
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gar a los filtro
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ento formal, e
pero es de
do para lo cu
Maysc+Fin;
nistrativas
g.No.93
egn los
l criterio
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si se
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ia abajo
cha. De
a abajo
para su
necesa-
metdi-
os avan-
lisis y
pido y
eligiendo
e mayor
ual debe
y
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

b. Presionar
abreviado

El mismo m

presente fig
excluyentes
pueden ser
personalizad
men desple
datos. Elegid
flecha cambi

elegir el crite
utilizar el mt

raldelEcuador
bai Paieues
r la combinac
o para la opci
todo abreviad
ura una: list
s mutuament
elegidos, pe
o, pero no p
egable con opc
do algn crite
a por:
erio de filtro d
todo abreviad

cin de teclas
n de filtros o
do Alt+S+T de
ta de valore
te que const
ero no por a
or ambos. qu
ciones para d
rio de selecci
de bsqueda
o Alt+Flecha
Facultadd

s Alt+S+T pa
Clt+Maysc+
ebe utilizarse p
Filtrar
signifi
os
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como
es, un form
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ue al picar so
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Para e
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mostrada en
a abajo.
deCienciasAdminis
P
ara aplicar el
+L.
para quitar los
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rio de filtraci
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elegir el crit
e cualquier c
n la flecha ad
ezado y
onar todo o c
ra o categora
Una forma m
legir la venta
la presente fi
strativas
Pg. No. 94
mtodo
s filtros.
na tabla
mostrar
r sus
pecificas
a en la
criterios
tro que
un filtro
estra un
n de los
todo la
erio de
olumna,
djunto al
elegir
ualquier
as de la
ms fcil
na para
igura es
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Filtrado los
observar los
borrar el filtro
encuentra al
o columna,
siguiente ven

8.2.2 Filtr
mac

para el caso
la matriz o ta
mtodo abrev
rio decida la
a otro lugar,
rango de crit
pecificacin d
anteriorment

8.2.2.1 Fi

Previa definic
aplicacin se

a. Sobre la
trabajarn
viado A
Maysc+

ntral del Ecuador
rParedes
datos de tab
atributos del
o picando en e
lado derecho
ante lo cu
ntana despleg
ros avanzad
cros
de los filtros
abla de datos
viado Alt+S+Q
accin del filt
considerando
terios y si el c
de que si la c
e.
ltros avanza
cin de la tab
eguir el siguie
tabla, insertar
n, para lo cua
Alt+Barra E
+Flecha abajo

bla se puede
filtro, volver a
el boton de fill
o del nombre d
ual Excel pre
able:
os - Validac
avanzados el
que se desea
Q Excel mostr
tro filtrar la list
o o no registr
criterio es cop
copia ser con
ados nico cr
bla y el rang
ente procedim
r tres filas com
l, ubicarse en
Espaciadora,
o dos veces pa
Facultad d
e ordenar,
a aplicar o
tro que se
del campo
esenta la
cin de dato
l procedimient
a filtra inmedi
rar una venta
ta sin moverle
ros nicos; el
piar, sealar d
n registros n
riterio
go de criteri
miento:
mo previsin p
la celda A1 y
marcar
ara la restante
de Ciencias Admin
Pg
os y utilizac
to inicial ser
iatamente des
ana para que
e a otro lugar o
l rango de la
donde; adem
icos. Por lo e
os principalm
para los filtros
y con el mtod
una fila;
es filas ms;
nistrativas
g.No.95
cion de
sealar
spus el
el usua-
o copiar
lista, el
s la es-
xpuesto
mente su
s que se
do abre-
luego
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

b. Copiar la
ttulo de l
otro filtro

c. Insertar e
Sureste,
d. Insertado
utilizar
Ctrl+May
la tabla
con la c
Alt+S+Q
tana para
de filtrar l
lugar o c
cionar la
de criterio

e. El resulta
tabla con
mostrada

raldelEcuador
bai Paieues
a fila de enca
a columna a f
copiar toda la
el criterio p
mejor copiar
o el criterio
el mtodo
ysc+Fin, se
de preferenc
combinacin
Excel mostra
a especificar
a lista sin mov
copia a otro lu
opcin corres
os, lugar dond
ado de la cop
los mismos r
a en la siguien

abezados en f
filtrar pero por
a fila;
para filtrar
rlo para evitar
de filtro,
abreviado
eleccionar
cia y luego
de teclas
ar la ven-
si se trata
verle a otro
ugar selec-
spondiente; ad
de copiar y si s
ia filtrada, se
egistros pero
te figura:
Facultadd

fila 1. Se req
r facilidad par
los datos, en
r errores de di
dems del ran
sern registros
muestra a pa
nicamente lo
deCienciasAdminis
P
quiere nicam
ra cuando se r
n celda A2,
gitacin:
ngo de la lista
s nicos
artir de la fila
os del reas S
strativas
Pg. No. 96
mente el
requiera
el rea
a, rango
51, una
Sureste,
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

En la filtraci
deber tener
lo que se con

8.2.2.2 Fi

Si se requier
mostrar en la
los registros
canalizaci
sean mayore
las celdas C2
que el rango

Observar que
se adicionan
ntral del Ecuador
rParedes
n de la inform
rse claro si su
nsiderar al m
ltros avanza
re filtrar la inf
a misma o cop
que cumplan
n sea segn
es que 1000
2 y D2 como
de criterio de
e en la inclusi
n columnas de

macin se pue
u cumplimiento
momento del fil
ados Funci
formacin sele
piar a otro luga
n la condicin
n 1. contacto
dlares el ra
se muestra e
be incluir las c
n de datos e
e datos y no
Facultad d
ede utilizar m
o es de inclus
ltro.
n Y en los
eccionada de
ar, por ejempl
de que en e
o y que sus i
ango de crite
en la siguiente
celdas C1 y D
en el rango de
filas lo que d
de Ciencias Admin
Pg
s de un crite
sin Y o exclu
criterios
la lista origin
o: de la tabla
el campo esta
ingresos ac
rios se espec
e figura, sin de
D1.
e criterios para
deber observ
nistrativas
g.No.97
erio pero
usin O,
nal, para
clientes
ado de
ctuales
cfica en
escuidar
a el filtro
varse al
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

sealar el ra
rango de crite

resultado de

8.2.2.3 Fi

Cuando el pr
otra; es deci
la tabla clie
campo cate
criterios se e
guiente figura

raldelEcuador
bai Paieues
ngo de criteri
erios se debe
la copia es el
ltros avanza
ropsito es filt
ir cualquiera d
entes los reg
gora_produ
especfica en
a:

os en la venta
incluir la celd
El
lar
list
cri
D2
Al
pe
rio
de
siguiente:
ados Funci
rar los datos s
de las dos, po
gistros que cu
ucto sea seg
las celdas B2
Facultadd

ana filtro av
a del encabez
procedimient
r al anterior:
ta de datos
iterio de filtro
2, utilizar el
t+S+Q filtro
ecificar la tabl
os $C$1: $D$
e la cual se co
n O en los
segn se cum
or ejemplo: filt
umplan la con
gn carne o
2 y B3 como
deCienciasAdminis
P
vanzado y qu
zado.
to a seguir se
es decir: ma
fuente, ingr
en las celda
mtodo ab
os avanzado
la, el rango d
$2 y la celda
opiar los regis
criterios
mpla una cond
trar la informa
ndicin de qu
marisco el ra
se muestra e
strativas
Pg. No. 98
ue en el
er simi-
arcar la
resar el
as C2 y
breviado
os, es-
de crite-
a partir
stros. El
dicin u
acin de
ue en el
ango de
en la si-
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

partir de la c
siguiente:

En la tabla a
manera exclu

8.2.2.4 Fi

De gran utili
misma opci
las listas y pa
ntral del Ecuador
rParedes
cual se copia
anterior se mo
usiva.
ltros avanza
idad en la ap
n Datos de E
ara su aplicac

E
si
la
de
ut
A
es
cr
de
ar los registro
ostrarn regist
ados Valida
plicacin de fi
Excel 2007 de
cin ser nece
Facultad d
l procedimie
imilar al anter
a tabla de dato
e filtro en la
tilizar el
Alt+S+Q filt
specificar la
riterios, desde
el campo $B$
os. El resulta
ros nicos de
ar datos
iltros la valida
e la cual tiene
esario crear un
de Ciencias Admin
Pg
ento a segu
rior: es decir:
os, ingresar e
as celdas B2
mtodo ab
tros avan
tabla, el ra
e la celda d
$1: $B$3 y la
ado de la cop
e carne y mari
acin de dato
e una gran ut
na lista adicio
nistrativas
g.No.99
uir ser
marcar
l criterio
2 y B3,
breviado
nzados,
ngo de
el ttulo
celda a
ia es el
scos de
os de la
ilizacin
nal, que
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

no se encuen
la informaci

a. Para util
validar e
disear la
dacin en
tinta seg
que se de

Para el prese
tres tipos de
a la matriz A
caso contrar
deba sealar
preferencia n

b. Ubicar en
hoja clie
lidacin
ficar que
en el crite
el nombr
cluye la
en la cas
GORIA L
raldelEcuador
bai Paieues
ntre en la tab
n.
izar la opci
es convenien
a lista de va
n una hoja di
gn el camp
esee filtrar.
ente caso, de
registros pos
A2:A4 donde
rio no se pod
rse el origen d
no incluir en la
n la celda B2
ntes y picar e
n de datos, e
se trata de un
erio de valida
re de matriz q
lista de cate
silla origen C
La lista se mo

la de datos C
n
te
ali-
s-
po
e la columna c
sibles de la ho
e se encuentr
r elegir la lis
de la lista por
a matriz Categ
2 de la
en va-
especi-
na lista
cin, y
que in-
egoras
CATE-
ostrar as:
Facultadd

lientes de la q
categora_p
oja VALIDAR
ran las catego
sta desde la
rque se encue
goria la celda

deCienciasAdminis
P
que se necesi
producto ma
R y asignar el
oras CATEG
hoja clientes
entra en otra h
a del ttulo;
strativas
g. No. 1uu
ita filtrar
arcar los
nombre
GORIA,
cuando
hoja. De
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Las listas fac
celda de crit
do en la lista
celda B2 pa
seguirse el
miento: 1) m
datos, 2) u
abreviado Al
la ventana
definir el ran
go de criterio
de incluir en

El resultado d

8.2.2.5 Fi
co

La aplicacin
incorpora el u

a. Para apl
macro, a
lista esta
ntral del Ecuador
rParedes
cilitarn modifi
erio de filtro p
de validacin
ara lo cual h
siguiente pro
marcar la mat
utilizar el m
t+S+Q para a
Filtro avanza
ngo de la lista
os y la zona a
el rango el en
de la aplicaci
ltros avanza
omando
n de la opcin
uso de macro
licar el proce
al caso cliente
ado de cana

icar la
pican-
n de la
ha de
ocedi-
riz de
mtodo
activar
ado y
a, ran-
a donde copia
ncabezado de
n del filtro an
ados Valida
validar datos
lo que ejemp
edimiento co
es adicionar l
alizacin en l
Facultad d
ar principalme
la columna de
terior se mues
ar datos m
s toma mayor
larizar enseg
on
a
la
de Ciencias Admin
Pg
ente. No desc
el criterio de fi
stra en la figur
macros - boto
relevancia cua
guida:
nistrativas
g.No.101
cuidarse
iltro.
ra:
ones de
ando se
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 1u2

hoja VALIDAR con los registros nicos de la columna del mismo
nombre, como muestra la siguiente figura, para lo cual debera sea-
larse la columna estado de la canalizacin con el mtodo abreviado
Ctrl+Maysc+Flecha abajo y Ctrl+C para copiar los registros, cam-
biarse a la hoja VALIDAR y ubicado en la celda B1 Ctrl+V para pe-
gar: Copiado los registros eliminar los registros duplicados con la op-
cin Quitar duplicados;

b. Asignar, al rango de celdas que incluye las categoras y los estados de
canalizacin los nombre Categora y CANALIZACION respectiva-
mente;

c. Regresar a la hoja clientes; en las celdas B2 validar los datos en una
lista que incorpore los datos de la matriz Categoria y en la celda C3
con los datos de la matriz Canalizacin;

d. Picar en cada una de las listas anteriores para elegir de Carne Carne
y de Canalizacion 2- Investigacin como muestra la siguiente
grfica:

e. Activar la opcin Programador desde el botn Opciones de Ex-
cel que se encuentra en el botn Office;

f. Desde la opcin Programador, picar en Grabar macro del grupo
Cdigo. Inmediatamente, Excel mostrar la ventana para asignar el
nombre y el mtodo abreviado para la macro; asignarle como nombre:
INCLUSION;

g. Repetir el procedimiento para filtrar
segn el criterio de filtro expresado en el
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

literal d,.
ratn en l

El cdigo de
grupo cdigo
guientes inst

Sub INCLUSIO
Range("A7:I
"B1:C2"),
End Sub

El seudoc
marcar e
lista a filtr
rio desde
(A51:I51
la subruti

h. Grabada
de la mis
nar la m
Inclusin

Al ejecutar

ntral del Ecuador
rParedes
Al finalizar g
la opcin dete
e la macro pa
o, opcin Visu
rucciones:
ON()
I49").Advanced
CopyToRange
cdigo de la m
l rango de ce
rar utilizar filtr
e la celda (B
) siendo que
ina.
la macro, ins
ma opcin pro
macro Inclus
n como se mu
la macro

grabar la mac
ener grabac
ra INCLUSIO
ual Basic o de
Filter Action:=xl
:=Range("A51:I
macro INCLUS
eldas (A7:I49)
ros avanzado
B1:C2) y cop
los registros
ertar un bot
ogramador, e
in y modifi
uestra en la gr
Excel mo
Facultad d
cro pulsando c
cin:
ON se puede
esde macro la
lFilterCopy, Crit
51"), Unique:=T
SION expresa
) que constitu
y sealar el r
piar en el ran
nicos sean
n(control d
n un espacio
car el texto
fica;
ostrar el s
de Ciencias Admin
Pg
con el apunta
leer desde e
a que muestra
teriaRange:=Ra
True
a que luego de
uye la matriz o
rango de crite
ngo de celdas
nicos. Fin de
de formulari
libre de la hoj
del botn a
siguiente re
nistrativas
g.No.103
ador del
l mismo
a las si-
ange( _
e
o
e-
s
e
io) des-
ja, asig-
a Filtro
sultado:
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

La ventaja d
mizar el trab
validacin y
por ejemplo,
tado ser el s

Para comple
para cuando
miento ser e

a. Extender
el criterio

b. Picar en
realizar la
llamar E
el proced
tabla por
jando la m
tro (sin o
cabezado
copiar lo

c. Disear e
car el tex
muestra a
raldelEcuador
bai Paieues
e utilizar mac
bajo en repet
ejecutando nu
cambiar carn
siguiente:
etar la ilustrac
o de cumpla u
el siguiente:
las celdas de
de filtro a ma
grabar mac
a nueva macro
Exclusion y c
dimiento para
r marisco y c
matriz, el crite
lvidar la celda
o), y el lugar d
os registros filt
el botn Filtro
xto del botn
as:

cro, validac
ticiones frecue
uevamente el
ne en lugar de
cin anterior, s
una condicin
e validacin a
arisco y carne
cro para
o que se
continuar
filtrar la
carne fi-
rio de fil-
a del en-
donde se
trados;
o Exclusin, a
a Filtro exclu
Facultadd

cin y filtros
entes cambia
botn que co
e mariscos en
se aplicar in
n O la otra c
las celdas $B
e respectivam
asignar la mac
usin de man
deCienciasAdminis
P
s juntos perm
ando los regis
ontiene la ma
la celda B2, e
nmediatamente
condicin. El p
B$2:$B$3 y m
ente;
cro Exclusin
nera que el b
strativas
g. No. 1u4
mite opti-
stros de
acro. As
el resul-
e, filtros
procedi-
modificar
n modifi-
botn se
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Sub EXCLUSI
Range("C12
Range("A7:I
"B1:B3"), Copy
End Sub

El cdigo de
go de celdas
avanzado y s
en el rango
nicos. Fin d

El resultado d

ntral del Ecuador
rParedes
ON()
2").Select
I49").Advanced
yToRange:=Ran
la macro EXC
s (A7:I49) que
sealar el ran
de celdas (A
e la subrutina
del registro filt

Filter Action:=
nge("A51:I51"),
CLUSION ex
e constituye la
go de criterio
A51:I51) sien
a.
trado ser el s
Facultad d
=xlFilterCopy,
Unique:=True
xpresa que lue
a matriz o lista
desde la celd
ndo que los r
siguiente:
de Ciencias Admin
Pg
CriteriaRange:
ego de marca
a a filtrar utiliza
da (B1:B3)
registros nico
nistrativas
g.No.105
:=Range(
r el ran-
ar filtros
y copiar
os sean
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

No descuida
opcin habil
Excel habil

8.2.2.6 Fi

En el caso d
a botones
ejemplo, un
mismas mac
procedimient

a. Insertar p
de accin
DATOS;
b. Picar en
botn de
cuadro de

c. Asignar
Exclusio

d. Picar en
filtracin d

raldelEcuador
bai Paieues
r que en seg
litar todas la
litado para m
ltros avanza
de las aplicaci
de coman
botn de o
cros asignada
to:
previamente u
n dentro de es
;
insertar y e
opciones y d
e grupo dos bo
Filtro a Filtro
on;
cualquiera de
de datos se ej

uridad de m
as macros y
macros.
ados Macro
ones anteriore
do, lo mismo
opcin, a los
as utilizadas,
n cuadro de
ste cuadro. Mo
elegir la opc
dibujar dentro
otones;
o 1 la macro
e los botones
jecutar.
Facultadd

macros se en
y el archivo se
os/botones d
es se utiliz la
o se puede
s cuales se le
como se mue
e grupo para
odificar su text
cin
del
o Inclusion y
s de accin y
deCienciasAdminis
P
ncuentre habi
ea grabado Li
de accin
as macros as
hacer utilizan
es puede asig
estra en el s
a agrupar los
to con FILTR
a Filtro 2 la
las instruccio
strativas
g. No. 1u6
litada la
bro de
ignadas
ndo, por
gnar las
iguiente
botones
ROS DE
a macro
ones de
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

8.2.2.7 Fi

En la filtraci
jo, para dem
ejercicio m
partir de un

a. A partir d
esta hoja

b. En la hoj
nombre D
CARGO

c. El la hoja
con el ra
ntral del Ecuador
rParedes
ltros avanza
n de datos pu
mostrar su ap
s corto que p
a matriz ms
de la hoja Dat
los encabeza
a Datos_filt
DEPARTAM
O y a La matriz
a Filtros en l
ngo de datos

ados utiliza
uede utilizarse
plicacin se a
permita la visu
pequea mos
tos_filtro dis
ados de colum
ro marcar la
ENTO; al ra
z de datos asig
as celdas F2
DEPARTAM
Facultad d
acin de com
e comodines p
aplicar algun
ualizar la did
strada en la sig
sear otra hoja
mna;
matriz de celd
ango de celda
gnarle el nomb
y F3 configur
MENTO y se
de Ciencias Admin
Pg
modines
para facilitar s
nas variantes
ctica del proc
guiente grfica
a Filtros y co
das F5:F19 y
as G5:G19 el
bre TABLA;
rar la lista vin
eleccionar en
nistrativas
g.No.107
su traba-
con un
ceso. Se
a:
opiar en
asignar
nombre
culando
la celda
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

F2 el dep
TESORE

d. En la hoj
ntro de es

e. Asignar a

Sub FILTR
Range("TA
"A1:H
End Sub
Sub FILTR
Range("TA
"A1:H3"),
End Sub
En el primer
Filtro1 filtra
el campo A
pertenezcan
En el segund
cro FILTRO
raldelEcuador
bai Paieues
partamento de
ERIA, en la ce
ja Datos_filt
se cuadro dos
a cada uno de
RO1()
ABLA").Advance
H2"), CopyToRa
RO2()
TABLA").AdvancedF
, CopyToRange:=R
caso, con el
ndo a partir d
SEGURADO
a CONTABIL
do caso, con e
O2 filtrando a p

e CONTABIL
elda E2 escrib
tro insertar u
s botones de o
los botones d
edFilter Action:=
ange:=Range("A
Filter Action:=xlFilterC
Range("A4:H4"), Un
botn de opci
el rango A4:H
O sea SI Y e
LIDAD como s
el botn de op
partir del rang
Facultadd

LIDAD y en la
bir SI para el d
n cuadro de g
opcin de la si
de accin, las
=xlFilterCopy, C
A4:H4"), Unique
Copy, CriteriaRange
ique:=False
in Filtro 1 s
H4 los registro
en el campo
se muestra en
pcin Filtro 2
go A4:H4 los r
deCienciasAdminis
P
a F3 el depart
dato de asegu
grupo incluye
iguiente mane
siguientes ma
CriteriaRange:=R
:=False
e:=Range( _
se ejecutar la
os cuyos regis
DEPARTAM
la siguiente g
2 se ejecutar
registros cuyo
strativas
g. No. 1u8
tamento
urado;
ndo de-
era:
acros:
Range( _
a macro
stros, en
MENTO
grfica:
la ma-
os regis-
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

tros, en el ca
al departame

En la opcin
adems de la
sea: que el c
res, para lo c
solo carcter

No sera nec
rango de cri
para el prime
tabla:

ntral del Ecuador
rParedes
ampo DEPAR
ento FINANCI
de filtros, los
as condicione
campo nombre
cual deber a
r, el comodn a
cesario modif
terios incluye
er filtro ser

RTAMENTO
ERO como se
comodines s
es anteriores e
e por la letra
acompaarse
a utilizarse es
ficar la macro
la celda A1,
registros vaci

Facultad d
pertenezcan
e muestra en l
son de gran ut
en el campo N
J sin importa
por el asteris
?.
os FILTRO1
, El resultado
os y para el
de Ciencias Admin
Pg
a CONTABIL
a siguiente gr
tilidad, si por e
NOMBRE la co
ar el resto de c
co, de tratars
y FILTRO2
o de la copia
segundo la s
nistrativas
g.No.109
IDAD O
rfica:

ejemplo;
ondicin
caracte-
e de un
2 por el
filtrada,
iguiente

8.3 PRESENTACIN DE DATOS - ESQUEMAS

Un esquema se define como un resumen preciso que refleja la infor-
macin ms relevante, esquematizada o trascendente para la toma de
decisiones empresariales para lo cual debe observarse que los datos
sean apropiados para este propsito, es decir; estructuraos por niveles

Para la creacin de Esquemas se puede utilizar dos procedimientos: Au-
to esquema y agrupar. En el primer caso Excel 2007 realiza el es-
quema automticamente, disminuyendo la participacin del usuario; y la
segunda, es el usuario decide los criterios de agrupacin.

8.3.1 Creacin automtica de esquemas

El mejor procedimiento es apoyarse en Excel 2007 para que lo realice
automticamente, para lo cual deber picarse en Autoesquema de la
opcin Agrupar del grupo esquema ubicada dentro de la opcin gene-
ral datos porque tarda menos tiempo que agrupndole manualmente,
especialmente cuando lo que se trata es de agrupar toda la tabla con sus
columnas y filas.

Las filas sumarias deben estar por encima o por debajo de los datos,
nunca entremezclados. Las columnas sumarias deben estar a la dere-
cha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados para que Excel
2007 reconozca con facilidad cuales son las celdas resultantes.

Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

La aplicacin
de la tabla V
siguiente figu

Se puede ha
do los subtot
ventas de en
de las venta
semestre TS
TOTAL DE

Mt

El mtodo m
dentro de la
Excel 2007 m
siguiente gr
ntral del Ecuador
rParedes
n de los esque
VENDEDOR
ura:
acer un esque
tales trimestra
nero, febrero
as abril, mayo
SEM y a nivel
MATERIAL
todo abreviado
ms rpido y
tabla de dato
mostrar la lis
fica:

emas se pued
RES ASOCIA
ema tanto de f
ales por vende
y marzo por
o y junio por
de filas los T
ES y el TOTA
o para aplicar
eficaz para a
os y utilizar e
ta de datos en
Facultad d
de visualizar c
ADOS S.A. q
filas como de
edor en TRIM
vendedor); en
vendedor), fi
OTAL LIBR
AL GENERA
autoesquema
aplicar auto e
el mtodo abr
n esquema co
de Ciencias Admin
Pg
con claridad pa
que se muest
columnas. Or
M1 (subtotale
n TRIM2 (su
nalmente el t
ROS y REVIS
AL.
a
esquema es u
reviado Ctrl+8
omo se muest
nistrativas
g.No.111
artiendo
tra en la
rganiza-
s de las
btotales
total del
STAS el
ubicarse
8 con lo
tra en la
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

La tabla ha s
los niveles de
que muestra
picar en 1, la
al picar en 2
total de vent
toda la desco

Respecto de
total general.
de materiales

Utili

Picar la opc
men Agrup
raldelEcuador
bai Paieues
sido modificad
e la columnas
a que la tabla
a tabla se redu
, el total por t
tas mensuales
omposicin de
e las filas. Al
. Al picar en 2
s. Al picar en 3
zando opcin
in Autoesq
par que se en

da de manera
s que han sido
a se encuentr
ucir a mostra
rimestre y el t
s, trimestrales
e la tabla.
picar en 1, la
2, el total gene
3 todos los re
autoesquema
quema del g
ncuentra en la
Facultadd

a que en parte
o agrupadas, a
ra agrupada e
ar nicamente
total del seme
s y semestrale
a tabla se co
eral, total libro
gistros de la t
a
rupo de opcio
pestaa Dat
deCienciasAdminis
P
e superior se
adems de los
en cuatro gru
el total del se
estre; al picar
es; al picar en
mprime y mu
os y revistas y
tabla.
ones esquem
os automtica
strativas
g. No. 112
grafican
s iconos
upos. Al
emestre;
en 3, el
n cuatro
uestra el
y el total
ma, del
amente,
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Excel 2007 g
anterior.

Para compri
smbolos - y
4..

decir; filas y
borrar esqu

8.3.2 Cre

Antes de util
tes: marcar d
TRIMESTRE
DO SEMES
MESTRE. L
para agrupa
agrupar Mat
neral.

8.3.3 Elim
ntral del Ecuador
rParedes
genera los niv
mir y expand
+ de cada niv
y columnas. D
uema del gru
acin individ
izar la opcin
desde la colu
E; desde la c
STRE; desde
Lo mismo con
r Libros y R
eriales; y de
minacion de e

veles del esqu
dir el esquem
vel o picar en e
De requerirse
upo de opcione
dual de esque
agrupar/ag
umna D has
columna N h
la columna
las filas: marc
Revistas; m
esde la 3 hast
esquemas
Facultad d
uema como se
a slo hay q
el botn que s
Para
mas s
grupo
opcin
desag
reque
par p
eliminar todo
es desagrup
emas
grupar en tod
ta la L para
hasta la V se
D hasta la
car desde la fi
arcar desde
ta la 15 para
de Ciencias Admin
Pg
e mostr en la
que hacer clic
seala el nivel
eliminar los
se puede util
esquema
n desag
grupar cua
rimiento es d
parte por pa
o el esquema
par.
dos los casos
agrupar el P
agrupar el S
V se agrupar
la 3 hasta la f
la 13 hasta
agrupar el to
nistrativas
g.No.113
a grfica
c en los
l 1, 2, 3,
esque-
izar del
de la
grupar,
ando el
desagru-
arte, es
a utilizar
siguien-
RIMER
EGUN-
r el SE-
fila 12 y
la 15 y
otal ge-

Para la eliminacin de esquemas utilizar la opcin desagrupar del grupo
esquemas. Al picar, muestra dos opciones: una para desagrupar filas
y columnas respectivamente; y, otra para borrar esquema que quitar
todo el esquema de la lista. Es conveniente reflexionar que CTRL+8 por
segunda vez, no elimina los esquemas de la configuracin de la tabla sino
nicamente no se visualiza los esquemas

8.4 PRESENTACIN DE INFORMES CON SUBTOTALES

Para trabajar con subtotales. Partir de la misma tabla de datos VENDE-
DORES ASOCIADOS S.A. eliminada las filas de subtotales de libros y
revistas, adems de la de materiales, de manera que la tabla muestra la
siguiente figura:

Conviene ordenar previamente la tabla, para el presente caso, por vende-
dor y luego por producto, luego:

Es conveniente marcar previamente la lista que se solicita aplicar subtota-
les; luego de los cual, picar en la opcin subtotal del grupo esquema
de datos o mejor todava utilizar el mtodo abreviado ALT+B. Excel
2007 solicita especificar para cada cambio en: se utilizar los subtotales;

la funcin que se ha de aplicar y cuan-
do se han de agregar los subtotales en
la siguiente ventana:

Para la presente aplicacin, los subtota-
les se aplicarn para que en cada cam-
bio en VENDEDOR se utilice la funcin
suma agregando los subtotales por
trimestre TRIM1 y TRIM2 y semestre
TSEM. El informe solicitado se muestra
en la siguiente figura:

El informe de subtotales se puede expandir o contraer la informacin,
para lo cual se debe picar en los () o (+) para cada grupo subtotalizado,
conforme aporte a su anlisis. Lo mismo se puede realizar aplicando
mostrar detalle y ocultar detalle que se muestra en el grupo esque-
ma, mientras se est utilizando informe de subtotales. Su realizacin
depende de la ubicacin del cursor dentro de la tabla.

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

Utilizando los
hoja expand
sea el nivel s

Para quitar l
misma venta
se elimine el

8.5 HER

8.5.1 Vali

lidados que d
evitar el ingre
raldelEcuador
bai Paieues
s niveles que
de o contrae
solicitado 1,2,
os subtotales
ana de subtota
informe de su
RAMIENTAS
idacin de da
dificultarn la
eso de datos n

se presenta e
e toda la lis
3
, marcar prev
ales picar en
ubtotales solic
S DE DATOS
atos
comprensin
no validos en
Facultadd

en la parte su
ta, y muestra
viamente el ra
el botn Qui
citado.
S - VALIDAR
La opc
datos
cia pa
so de
lista y
y anlisis de
una celda det
deCienciasAdminis
P
perior izquierd
la informaci
ango y a trav
itar todos p
R Y CONSOL
cin de valida
es de gran im
ara controlar e
datos a la
evitar registro
e la informaci
terminada Exc
strativas
g. No. 116
da de la
n segn
s de la
ara que
LIDAR
acin de
mportan-
el ingre-
tabla o
os inva-
n. Para
cel 2007
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

presenta tres
lo los dato
miento de es
vlidos.

Utilizando la
y subtotales
lizar como ob
no vlidos, c
datos. Para

a. Para efe
ventas de
ta VEND
CIADOS
rango de
utilizar el
ALT+S+
ventana v
especifica
nmeros

ntral del Ecuador
rParedes
s opciones: Va
os no valido
ste tema se in
misma tabla V
la aplicacin d
bjetivo final el
consciente de
lo cual se ha
cto de analiz
el semestre de
DEDORES
S S.A. marc
e celdas X4:X
l mtodo abr
V+V para, de
validacin de
ar el criterio
enteros mayo

alidacin de
os y borrar c
niciar desde
VENDEDOR
de validar dato
inters de rod
que su traba
seguir el sigu
zar las
e la lis-
ASO-
car el
X14 y
reviado
esde la
e datos
de validacin
ores que 500
Facultad d
e datos, rod
crculos de v
rodear con un
RES S.A. utili
os ser intera
dear con un
ajo depende d
uiente procedim
n. Validar las
en el total de
de Ciencias Admin
Pg
dear con un
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necesi-
07, res-
o por el
o longi-

La opcin validacin tiene tres pestaas a elegir (configuracin, mensaje
de entrada mensaje de error, habilitada por omisin configuracin para
validar inicialmente lo que se considere necesario, para una aplicacin
ms amplia de utilizar la aplicacin Una Su demostracin se mostrar
con la siguiente aplicacin:

Para deshacer la validacin de datos presionar en el botn borrar todos
de la ventana validacin de datos.

En la aplicacin anterior se validan, que las fechas que se ingresen sean
superiores al 15/05/1961 y no superen el 15/05/1970. El procedimiento
es el siguiente:

a. Marcar las celdas D5:D18
columna de fechas de la fi-
gura anterior;

b. Elegir la opcin validacin
de datos, y de configuracin
elegir fechas digitar fecha
inicial y fecha final;

c. Digitalizar el mensaje de validacin y el de error requerido;

d. Luego de aceptado, como los datos ya se encuentran, no ser posible
impedir su ingreso, pero se puede solicitar que se sealen los datos
que no cumplan con esas condicione;

Para desmarca utilizar la opcin borrar crculos de valida-
cin, para lo cual es necesario haber marcado previamente
el rango de celdas que se incluyen en la validacin;

Si la validacin fuese desde una lista, se disear una lista
adicional a partir de la cual se validar los datos de la
columna ASEGURADO. La lista a considerar ser
F1:F2, as los datos la columna ASEGURADO as nicamente podrn
ser SI o NO, como se muestra en la siguiente figura.

8.6 CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS

La opcin consolidar es de gran utilidad para unir tablas de igual
estructura de datos aunque difieran en valores sus registros. De gran
utilidad en informacin de la que se requiere sumar, promediar, contar,
obtener estadsticas u otras funciones tiles en la consolidacin.

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

PRO

1. Identificar

2. Picar en
ventana c

3. Marcar lo
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e origen
gen, los

Para consolidar, es de gran utilidad asignar nombres a los rangos de
celdas, para el presente caso la primera matriz TRIMESTRE_UNO y para
la segunda TRIMESTRE_DOS; una vez asignado los nombres elegir la
opcin consolidar y para agregar las referencias picar en la opcin frmu-
las para desde la lista desplegable insertar las referencias de nombres
asignados anteriormente.

9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE
EXCEL

En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con
datos procedentes de otras aplicaciones. Hay dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de
tiempo que ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos
al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar
datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de
dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la
aplicacin externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamen-
te del formato Excel.

La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms
laboriosa y tediosa.

La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de com-
patibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa debemos
tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una
importacin y despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no
ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa.

9.1 ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que
no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (AS-
CII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf)
tienen otra forma de importarse a Excel que veremos ms adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de
dos formas distintas:

- Acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes
de datos de esta seccin.
- O acceder mediante el Botn Offi-
ce - Abrir y donde pone Tipo de
datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
En ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar. Una
vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asis-
tente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:

Indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o
no para que Excel sepa dnde empieza un campo y dnde aca-
ba;

Indicar a partir de qu fila se requiere importar por si se
quiere descartar ttulos, por ejemplo;

Decidir el Origen del archivo; y

Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente >.


10 UNIDAD 10. GESTIN DE FORMULAS, NOMBRES
DE CELDAS, FUNCIONES y AUDITORIA DE
FRMULAS

10.1 LAS FRMULAS EN LA GESTIN DE DATOS

Es demasiado amplio el tratamiento de las frmulas y funciones utilizadas
en Excel lo que depende de cmo, dnde y cundo utilizar una funcin
adecuadamente en un entorno financiero, se har un esfuerzo para una
aplicacin relevante de las funciones de cada categoras en la gestin de
datos en la gestin empresarial que sea pertinente,oportuna y didactica
presentadas.

En la introduccin de frmulas y funciones hay que diferenciar oportuna-
mente que las funciones son aquellas frmulas diseadas por Excel y que
tiene una aplicacin puntual a como fue diseada, donde se exprese con
claridad los argumentos que contengan la funcin; sin embargo de que
tambin lo puede disear el usuario que pueden incorporarse a las de
Excel. En definitiva las funciones son frmulas que tienen el propsito de
una aplicacin general y se encuentra debidamente verificado su proceso
lgico.

10.2 GESTIN DE FRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIN,
OPERACIN Y AGRUPACION

Es de mucha importancia tener claro el uso de los signos, su naturaleza,
propiedad e instancias de aplicacin que requiere ser reflexionado y dife-
renciado su trabajo.


10.2.1 Signos de comparacin y operacin

En el uso de frmulas, diseadas por el usuario, debe diferenciarse los
signos de comparacin y operacin. Entre los signos de operacin re-
conocer la diferencia de aplicacin de los aritmticos, de texto y de
agrupacin; en la aplicacin de los signos de operacin aritmticos es
de gran importancia observar el nivel jerrquico de los mismos.

SIGNOS DE COMPARACIN

Los signos de comparacin utilizados que al compar dos valores
producen un valor lgico son: Igual =; Mayor que >; Menor que <; Mayor
o igual que >=; Menor o igual que <=; No igual a o diferente <>.

Los signos de comparacin son muy utilizados en funciones o procesos
que requieren control o en actividades que involucra toma de decisiones
cuando se est aplicando alguna aplicacin financiera y depende de
habilidad del usuario su eficiente utilizacin. Por lo general son aplicados
en funciones lgica simples y concatendas.

SIGNOS DE OPERACIN

Es ms generalizado el uso de los signos de operacin con nmeros que
con texto, sin embargo, es importante resaltar su aplicacin y reglas de
aplicacin tanto para nmero como para letras.

Nmeros

^ Exponente y radical Primer nivel jerrquico
*/ Multiplicacin y divisin Segundo nivel jerrquico
+ - Suma y resta Tercer nivel jerrquico


De texto

& Juntar, concatenar, unir

& Operador de texto Une
textos en uno slo,
ejemplo Juan cobra &
245 & dolares

SIGNOS DE AGRUPACION

() Parntesis
{ } Llaves
[ ] Corchetes

Los niveles jerrquicos de los signos de operacin aritmticos orien-
tarn su utilizacin. Observar estas jerarquas permite validar efectiva-
mente el resultado de la frmula; conscientes que las operaciones se
realizan secuencialmente, desde el nivel superior (primer nivel) hasta el
nivel inferior (tercer nivel).; es decir, cuando, en una frmula se presentan
operaciones en las que aparecen signos de niveles diferentes se irn
desarrollando primero la operacin de nivel I, luego la de nivel II y luego la
de nivel III

Cuando se utiliza los signos de agrupacin, se romper la secuencia
lgica de operacin, segn como hayan sido utilizados estos signos de
agrupacin.

Ejemplo I:
12 +
4
2
9
_ - 2 = 1S,SS

Las primeras operaciones que realizar son 4 al cuadro 16; raz cua-
drada de 9, 3.

La segunda operacin 16 divido para 3, igual a 5,33;

Las dos ltimas operaciones 12+5,33-2, el resultado ser 15,33.

La utilizacin de los signos de agrupacin son utilizados para romper los
niveles jerrquicos y dar otras prioridades de operacin; as por ejemplo,
con la misma operacin anterior si se agrupar de la siguiente manera, el
resultado es diferente.
Ejemplo II:
(12 +4
2
)
(9 -2)
= 28

La primera operacin realizada: 4 al cuadrado igual 16, sumado 12 da
un total 28;

La segunda raz cuadrada de nueve: 3, restado 2 igual a 1;

La tercera operacin 28 dividido para 1: total 28.

Las mismas operaciones se realizarn con referencias de celdas, con la
diferencia que en el lugar de los valores absolutos sern celdas que con-
tienen esos valores, tomando como ejemplo la ltima frmula:

Ejemplo III:
(C1 +C2
b2
)
(A1 -A2)
=

Donde:
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 1Su

Donde: en A1 el valor de 9; en A2 el valor de 2; en C1 el valor 12; en C2
el valor de 4; y en B2 el valor de 2.

Para operaciones con
textos o caracteres
especiales debe pun-
tualizarse que nica-
mente se pueden juntar, unir o concatenar, a diferencia de los nmeros
que son modificados en su resultado; es decir 9 +3 cambia a 12; aunque
se referencien a celdas que contengan esos valores. Juntar Roberto&
&gana& 500; su resultado se expresar Roberto gana 500. Con
celdas referenciadas la operacin se ilustra en la siguiente figura:

Una explicacin de la frmula utilizada es que junta el contenido de la
celda A2, a un espacio en blanco, al texto gana y al contenido de la
celda B2.

10.2.1.1 Principales componentes de edicin de frmulas:

(=) Signo igual con el que comienza una frmula.

La barra de frmulas, incluye el cuadro de nombre para presentar la
referencia o el nombre de la celda; el cuadro de cancelacin ; cancelar
la entrada de datos,
picando en x; confirmar el ingreso de datos, picando en V; o utilizar
funciones con el cuadro de funciones, para solicitar por la ventana
asistente de funciones; y, la barra de frmulas para introducir y editar
frmulas. Con la tecla de funciones F2 se edita el contenido de la celda o
rango de celdas.

Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

Para la aplic
los operado
radores de

Los opera
bsicas, por
suma 5 al re
operacin es

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da como resu
dando como

10.2.1.2 F

Las referenc
bezados de l
hoja de clcu
o el rango de
tipos de refer
tivas, refe
referencias

Referencia
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ntral del Ecuador
rParedes
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e texto.
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ultado 125, pr
resultado fina
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las columnas
ulo, por ejemp
e celdas D3:E
rencias: refer
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s mixtas.
as relativas
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tiplicar una ce

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observando la
uizacin de
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rimero suma 2
al 125.
referencias
celdas o gru
y filas de una
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rencias rela
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Una referenci
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por D3 la f
ma frmula en
obtener el m
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la, por ejemp
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en enca
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lo: Para
3 y de
uficiente
sucede
4, lo que
ado 0.
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 1S2

Referencias absolutas Una referencia como $B$2 indica como
encontrar una celda en base a la posicin exacta de esa celda en la hoja,
agregando el signo de dlar ($) antes de la letra y antes del nmero. Se
puede escribir el signo editando la frmula y presionando la tecla de
funcin F4.

Referencias mixtas Una referencia tal como B$1 o $B1 seala como
encontrar una celda combinando la referencia de una columna o de una
fila exacta con una fila o columna relativa. En el primer caso la fila $1 es
absoluta y la columa B es relativa, y en el segundo caso, la $B es
absoluta y la fila 1 es relativa. Habiendo definido la celda $B$2 como
celda absoluta es posible arrastrar la frmula para arriba y abajo
obteniendo el resultado esperado.

10.2.1.3 Asignacin de nombre o referenciar celda o celdas

Un nombre es un identificador fcil de recordar que crea una referencia a
una celda o grupo de celdas, a una frmula, para definir el nombre a una
celda o matrz de celdas, previa su determinacin, se puede aplicar
varios mtodos:

a. Picar dentro del cuadro de nombres de la
parte superior de la hoja o rea de trabajo,
escribir el nombre y confirmar con Enter,
unicamente para celdas o grupo de celdas,
no para frmulas;

b. Presionar las teclas del mtodo abreviado Ctrl+F3 para activar la
ventana de dilogo administrador de nombres para asignar el
nombre y confirmar con Enter.


c. Picar dentro del grupo
de opciones Nombres
Definidos del men
frmulas la opcin
Administrador de
nombres o picar en
Asignar nombre a
un rango del mismo
grupo de opciones.
Excel mostrar la
ventana Administrador de nombres.

Para explicar mejor el procedimiento expuesto en los prrafos anteriores
se ejemplarizar con la multiplicacin de un determinate con una matriz
para lo cual:

a. Ubicarse en la celda A3 y desde el cuadro de nombres asignar
asignar el nombre de Determinante, marcar el rango de celdas
B5:C6 y escribir Matriz en el cuadro de nombres confirmarlo con
ENTER;

b. Para utilizar la celda o rango de celdas
referenciadas picar en la lista del cuadro de
nombre y se deplegar los nombre que
existan o, escribir el signo = y la letra M,
por ejemplo, Excel mostrar en la lista
desplegable, adems de las funciones, el
nombre del rango de celdas Matriz, como
se muestra en la presente grfica, ubicarse
con el cursor y presionar la tecla Tab para
seleccionar esa celda, matriz o frmula;

Presionando la tecla Enter Excel mostrar #VALOR! Sealando no
conocer la operacin solicitada, dado que es una matriz por un
determinante;

c. Escribir el signo para la multiplicacin * y digitar De. Excel mostrar el
nombre de la celda Determinante presionar la tecla Tab y
confirmarlo con Enter para multiplicar matrices;

d. Marcar desde la celda resultante B8 hasta la celda C9, Editar la
frmula con F2; y

e. Finalmente, presionar la combinacin de
las teclas Ctrl+Mays+Enter para
transformarla en una operacin con
matrices. El resultado ser el siguiente:

Si se trata de elegir nombres de
celdas, rango de celdas o nombres se
puede utilizar la opcin utilizar en la
frmula que muestra una lista
desplegable de los nombres usados
en el libro.

El procedimiento anterior tambien
se puede realizar asignando los
nombres desde el administrador
de nombres de la opcin
frmulas, desde donde se
puede adems, eliminar o

modificar los nombres.

Para utilizar este ltimo procedimiento se asignar un nombre a la frmula
Matrices que haga referencia a la frmula de la multiplicacin de la
matriz por el determinante. Luego de aceptar, en la celda resultante
escribir el signo = y el nombre de la frmula Matrices, confirmar con
Enter, marcar las cuatro celdas contiguas, editar la frmula con F2 y la
combinacin de las teclas Ctrl + Maysc + Enter.

10.2.2 Signo de operacin y funciones de texto

Para operar textos se utiliza el smbolo de operacin & o funciones tales
como concatenar y Texto para juntar, unir o concatenarlos. Equivale decir
el texto1 y el texto2 y el texto3.. y textoN donde los textos no son modifi-
cados sino nicamente juntados.

Como se vio en el tema signos de operacin el smbolo para operar textos
es & que significa unin de textos como se muestra inmediatamente.

10.2.2.1 Unin de texto - signo de operacin

Para unir textos de distinto
origen, de celdas o ingresados
desde el teclado, se utiliza el
signo &. Para explicar su
operacin, de la lista de la
presente figura, juntar los
apellidos que se encuentran en
el rango del celdas B2:B11con los nombres del rango de celdas A2:A11
con un espacio en blanco entre ellos en las celdas de la columna D.


1. Ubicarse en la celda D2 y digitar el signo =B2&" "&A2 que son las
refrencias de celdas de la primera operacin, confirmar su operacin
con Enter;

2. Picar en el botn
de arrastre para
copiar las
frmulas en el
resto de celdas
contiguas
inferiores. El
resultado es el
siguiente:

Al solicitar
mostrar
frmulas como opcin de
Auditora de frmu-
las de las opciones de frmulas, en la columna D, titulo UNION, se
puede observar las frmulas aplicadas de la siguiente manera:


10.3 GESTIN DE APLICACIONES CON FUNCIONES

Para utilizar funciones Excel muestra algunas opciones de
procedimientos: el cuadro de dilogo del grupo Modificar picando en el
icono elegir ms funciones; del icono para el asistente de funciones de
la barra de frmulas; o, desde la opcin frmulas.

10.3.1 Sntaxis y reglas de funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usua-
rio) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que
aparecer directamente en la celda o utilizado para calcular la frmula
que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es:

Nombre_funcin(argumento1; ...arguemtno2..argumento N)

De la sintaxis expresada anteriormente, se deduce que las funciones
siguen las siguientes reglas:

a. Si la funcin va al comienzo de una frmula, empezar por el signo =;

b. Los argumentos o valores de entrada siempre se escribirn entre
parntesis. Sin espacios antes o despus de cada parntesis;

c. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),
frmulas o funciones; y,

d. Por omisin o por defecto, los argumentos se separan con punto y
coma, =Contar.si(rango;criterio). En el ejemplo: =Suma(A2;A7) los
argumentos son las celdas a sumar; aunque para este caso ser ms
explcito los dos puntos ":" expresando ms bien, los lmites del rango
de celdas, as: A2:A7 inclusin de las celdas A2 hasta la A7; expre-
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

sada deta
=A2+A3+

10.3.2 Mt

Para introdu
funcin deb
como cualqu
cedida por s
el texto com
despliega in
plegable de
acuerdo al te
tecla TAB.

Excel presen
con la etique
que debern
tana asistent

10.3.3 Inse
raldelEcuador
bai Paieues
alladamente q
+A4+A5+A6+A
todos abrevia
ucir, en una
be escribirse
uier texto o sm
signo (=). De
pleto de la fu
mediatamente
funciones su
exto escrito, pa
nta inmediata
eta explicand
escribirse, o
te de funcione
ertar funcin

que se trata de
A7.
ados: para tra
celda, una
la misma
mbolo, pre-
no recordar
ncin Excel
e lista des-
ugeridas de
ara que el usu
amente, la fun
do los argume
llamar por la
es con Maysc
con asistent
Facultadd

e sumar el co
abajar con fu
uario elija la fu
ncin
entos
ven-
c+F3.
te
deCienciasAdminis
P
ntenido de las
nciones
uncin presion
strativas
g. No. 1S8
s celdas
nando la

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la
celda si se conoce su sintaxis, se puede escribir la funcin, y seguir la
sintaxis sugerida despus de elegir la funcin que se descuelga de una
lista, o la utilizacin del asistente de funciones que gua su aplicacin.
Para el ingreso de una funcin en una celda se puede utilizar cualquiera
de estos procedimientos dependiendo de la habilidad usuario:

Primer procedimiento:

a. Situarse en la celda a introducir la
funcin;

b. Hacer clic en la opcin Frmulas, picar en insertar funcin, identifi-
cada dentro del grupo biblioteca de funciones; y ,

c. Elegir la opcin Insertar funcin.

Segundo procedimiento:

a. Situarse en la celda a in-
troducir la funcin;

b. Picar sobre el botn que se
encuentra en la lnea de
frmulas;


Una forma rpida de utilizar la ventana asistente de funciones Insertar
Funcin de Excel es a travs escribir una breve descripcin de la fun-
cin en el recuadro Buscar una funcin: y picar sobre el botn ir.

Otra forma de utilizar la ventana, Insertar funcin, es picar en la lista
seleccionar una categora del cuadro combinado, esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y
reduzca por lo tanto el rango de bsqueda. De no estar seguros de la
categora elegir Todas, del cuadro de lista de funciones Seleccionar una
funcin: hay que elegir la funcin a utilizar picando sobre sta.

Conforme se selecciona una funcin, en la parte inferior aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin un enlace
Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de
dicha funcin. A finaliza picar sobre el botn Aceptar.
Tercer procedimiento:

Desde el grupo de opciones modificar de las opciones de inicio, de la
lista autosuma picar en ms funciones; y de manera ms rpida utilizar
la combinacin de las teclas Maysc+F3. Aparecer la ventana de dilo-
go Insertar funcin:

Cuarto procedimiento:

a. Escribir el signo de operacin e inme-
diatamente la funcin a aplicar, Excel
presentar una lista de funciones rela-
cionadas con lo escrito;
b. Seleccionar la funcin requerida y
confirmarlo con la tecla Tab. Inmediatamente despus Excel mostrar
la sintaxis de la funcin, incluyendo sus argumentos;
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

c. Escribir
tamente
presionar
Excel mu
de funcio
elegida.

10.4 FUNC
SUM
SELE
Las funcione
utilizacin y
recientement
son utilizada
sin embargo
son las que

10.4.1 Fun

en la celda
presionando
ntral del Ecuador
rParedes
los
despus de
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De las
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nistrativas
g.No.141
funcin
DATOS:
R Y
na mejor
usadas
de ellas
usuario,
cacin y
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ngo de
rita una
dos que
ubicarse
elda A8;
strar el

rango de celdas donde encontr valores A2:A7; y finalmente presionar
Enter para mostrar el valor de la suma, que para el caso es 259, como se
muestra se muestra en la grfica;

2) El mtodo abreviado de mejor aplicacin por su rapidez y facilidad es
el de presionar la combinacin de las teclas Alt+Maysc+=, ubicado
previamente en la celda inmediata al rango de suma, para el caso A8
Excel marcar el rango de celdas, que confirmando el usuario al pre-
sionar Enter la suma 259 es mostrada inmediatamente.

3) Un tercer mtodo es marcar el rango de celdas A2:A7 y presionar
cualquiera de las combinacin de teclas anteriores.

Para conocer la suma, promedio, conteo, valor mximo y mnimo, sin
imprimir en ninguna celda, marcar el rango de celdas y observar esos
valores en la barra de estado de Excel como se muestra en la presente
grfica. De no presentar alguno de ellos presionar en el botn derecho del
mouse para mostrar desde la ventana desplegable y confirmar su reque-
rimiento.

La aplicacin de estos mtodos abreviados tiene como objetivo motivar su
uso para optimizar el tiempo que siempre ser menor, mucho ms si el
usuario consigue una mejor destreza. Se busca insistir en la bsqueda del
camino ms corto para utilizar la funcin de los que Excel presenta para la
funcin suma que se encuentra en el men inicio o del men frmulas.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin anidadas o alojadas
una dentro de otra por ejemplo la suma del rango de celdas A1:B4 divido
para la suma de las celdas C1:D4 : =Suma(A1:B4)/Suma(C1:D4).

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o
clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas,

estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de
datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

10.4.1.1 Sumar todos los nmeros contiguos en una fila o co-
lumna

La suma de valores de celdas continuas
se realiza utilizando el operador aritmti-
co + (signo ms). Por ejemplo, si escribe
la frmula siguiente en una celda:
=5+15. La celda mostrar como resultado 20. Si los valores se encuen-
tran en las celdas A3:A4 la frmula a escribir ser =A3+A4. La misma
operacin se puede realizar utilizando la opcin Autosuma la que
puede elegirse desde el grupo de opciones modificar, desde el grupo
biblioteca de funciones de la opcin frmulas.

Para utilizar cualquiera de los accesos a la autosuma se puede utilizar la
el mtodo abreviado Alt+M+U+U para activar la autosuma del grupo de
opciones de Frmulas Alt+O+U+U para activar la opcin frmulas del
grupo del opciones Inicio, pero la de mejor aplicacin que no se preocupa
de que grupo de opciones es asistida es Alt+=. Para realizar tomar la lista
de datos de la siguiente figura:

Como se expres en el prrafo anterior, para sumar se puede utilizar
algunos procedimientos, de los cuales se explicar los de mayor utiliza-
cin:
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

1. Utilizando
ejemplo,
ma de cu
el resulta
da M14;

2. Ubicada e
do del sig
Enter co
igualmen
te de com
Excel mu
funciones
su ayuda
nuar con

3. Activar la
celda M1
1734 pero

Se puede s
pero se con
ubicado en
raldelEcuador
bai Paieues
o la funcin
las celdas M6
ualquiera de lo
ado es 1734 q
en la celda al
gno igual, ma
mo se muest
te importante
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s que el usua
a, elegir de la
el procedimie
a celda inferior
4 y llamar al
o de una man
umar tambin
nsume ms ti
la celda M14

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6:M13 y picar
os grupos de
que Excel imp
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rcar el rango
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observar que
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ario a de aplic
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mtodo abrev
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n utilizando un
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escribir el sig
Facultadd

marcar para e
r la funcin su
opciones
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o la lista de d
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e inmediatame
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car, de optar
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deCienciasAdminis
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datos y confirm
Es
en-
cin
ble
por
nti-
mar, para el eje
el resultado es
eada por el
ara el present
mediatamente
strativas
g. No. 144
precedi-
mar con
emplo la
s igual a
usuario,
te caso,
e la refe-

rencia de las celdas M6+M7+M8+M9+M10+M11+M12+M13 y confirmar
con la tecla Enter.

Es recomendable la utilizacin del mtodo abreviado por el ahorro de
tiempo. Los mismos procedimientos se puede utilizar para promedio,
contar nmeros, Max., y Min. la diferencia nicamente es en el mtodo
abreviado Alt+M+U+P para el promedio Alt+O+U+X para el valor
mximo, y as en otros casos de funciones.

Es recomendable, que el usuario, observe la diferencia imprimir el resul-
tado o nicamente observar, para cuyo efecto se debe marcar la lista de
datos y mirar su resultado en la barra de estado de Excel, donde;
adems de la suma, se muestra el promedio, el nmero y los valores
mximo y mnimo.

10.4.1.2 Sumar nmeros no contiguos

La aplicacin del procedimiento para sumar, calcular el promedio, o cual-
quier otra operacin en celdas no continuas se explicar con la lista mos-
trada en la figura anterior. Para sumar, la cantidad de ventas de Ana
Garca, digitar =SUMA y elegir las celdas con el teclado o el mouse B6;
B10; B13 como se muestra en el ejercicio o ms bien el mtodo abrevia-
UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

do ALT+(=)
una en una l
o argumento
zar cerrar co

Para visualiz
de aplicar e
Ctrl+Apunt
de estado de

10.4.2 Rell

Del grupo m
las opciones
ciones de o
formas comu

En la opcin
abreviado C
dentro de la
asisten de e
menes de da

raldelEcuador
bai Paieues
desmarcar, l
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el mtodo a
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e Excel como s
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de bsqued
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de bsqueda
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hoja Ctrl+I
estos mtodos
atos.

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para concluir e
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P
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as.
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o para el mov
e de los usua
maneja grande
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g. No. 146
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elegidas
al finali-
se pue-
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o las op-
que las
mtodo
vimiento
arios se
es vol-
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

La opcin B
alternativas
sus bondade

requiere relle
de escribir u
con una
automticam
propuesta, pr

10.4.2.1 El

Para rellenar
opciones de
dor de relle
utilizar el bo
desde el b
cvonformarn
aplicacin.

1. El primer
en la celd
la celda q
hasta la
celdas, a
muestra e
ntral del Ecuador
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para aplicar e
es no son muy
enar las celdas
un texto ya co
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resionar Entr
l controlador
r rpidamente
las cuales en
eno. Sin emb
tn derecho
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da A6 y desd
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al soltar el ap
el controlad

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y identificadas
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n las ms prin
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del mouse, d
lleno arrastra
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to, escribir el
e la esquina d
de arrastre
eferencia, par
Una vez sele
puntador del m
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Facultad d
frecuencia, e
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.
Rellena
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antes, para a
inar presionar
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de datos Ex
ncipales es u
e de la habilid
igitir dos nm
ar poer toda
ientos seala
valor de uno
de la celda o
llevarlo hata
a el presente
ccionada las
mouse Excel
o,
de Ciencias Admin
Pg
el usuario busc
or facilidad o
r datos de
tica a partir
ya escritos
a partir de la
e relleno, al m
estra la coinc
Excel com
aceptar una
r Retroceso.
cel presenta
tilizado el co
dad del usuario
meros consec
as las celda
ados se mue
nistrativas
g.No.147
ca otras
porque
manera
de ele-
en una
cual se
momento
cidencia
mpletar
entrada

algunas
ontrola-
o, podr
utivos y
as que
estra su

UniversidadCentr
Bi. Cailos Escob

Al elegir la o
de la serie, p

2. Un segu
nmero in
y arrastr
apuntad
desde la
para el p
aparezca
cualquier
nar serie

3. Un terce
izquierd
serie A1
progresi
modificar
En Excel s
procedimient
por ejemplo:
ficar elegir
previamente
conformarn
mtodo abre
activa la vent
raldelEcuador
bai Paieues
opcin rellenar
para la present
undo procedi
nicial de la se
rar el mous
dor secund
celda A6 ha
presentwe ca
a la ventana
ra de las opc
es.
r procedimien
do del ratn
3 la serie s
n aritmtica
r la serie eligie
se puede uti
tos sealados
de la opcin
o picar e
marcadas
la serie o par
eviado Alt+O
tana de dilog

r serie Excel m
te aplicacin d
imiento, digit
erie, 1 por eje
e presionand
dario del r
asta la celda
aso y para cu
desplegable
ciones como
nto, utilizar e
; desde la cel
se llenar la
con un inc
endo la opcin
ilizar, adem
s, otros ms
Inicio, grup
en la opcin
las celd
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+FL+S con
go series.
Facultadd

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del 1 hasta el
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elegir
relle-
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g. No. 148
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con una
puede
Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

No solo los
creados por
celda inicial,

Es necesario
de tipo num
diferente, se
tas person

10.4.3 Bo

Cuando se
celdas, la op
puesto que
contenido, e
presiona la
utiliza copiar
especialment

Para aplicar
dificar pero
mtodo abre
realizar cualq
ntral del Ecuador
rParedes
s procedimie
el usuario co
por ejemplo :
o recordar que
rico, para tex
utilizar, de l
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tecla Supr.
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o quizs es m
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matos
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n Inicio.
do abreviado
n, ser de g
pidez,
celdas.
normalmente
r lo que se r
e el men
de Ciencias Admin
Pg
mente, sino
ento referenci
a lista de dato
se aplican par
s el procedim
botn del Off
entarios
opiar format
Sin embarg
Alt+O+E, pa
gran utilidad
desde el gru
ecomienda ut
desplegable
nistrativas
g.No.149
algunos
iando la
os.
ra datos
iento es
ice lis-
to de la
go; el
ara esta
por su
po mo-
tilizar el
Borrar

10.4.4 Funcin suma.si

En muchas ocaciones de la gestin financiera se requiere realizar suma
criterial de columnas, por ejemplo: para sumar el total de ventas en
LIBROS; las ventas del ao 2010, o culaquier otro criterios. Su aplicacin
se trabajarn con la tabla de ventas siguiente:

FECHA CIUDAD PRODUCTO Q. VA TOT VENDEDOR FORM_PAG DSTO
01/01/2010 QUITO LIBROS 23 25 575 PEDRO CONTADO 10%
02/03/2010 GUAYAQUIL LIBROS 12 25 300 JUAN CRED 30 d 5%
03/05/2010 CUENCA LIBROS 23 25 575 ROBERTO CRED 60 d 0%
04/08/2010 LOJA LIBROS 12 25 300 SANTIAGO CRED 90 d 0%
04/09/2010 AMBATO LIBROS 2 25 50 ANITA CONTADO 10%
04/10/2010 RIOBAMBA LIBROS 3 25 75 EMILY CONTADO 10%
04/11/2010 QUITO REVISTAS 4 3 12 NARCIZA CONTADO 10%
04/12/2010 GUAYAQUIL REVISTAS 12 3 36 LUPE CONTADO 10%
04/01/2011 CUENCA REVISTAS 1 3 3 CARLOS CONTADO 10%
04/02/2011 LOJA REVISTAS 11 3 33 MARCELO CRED 30 d 5%
04/03/2011 AMBATO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO CRED 30 d 5%
04/04/2011 RIOBAMBA REVISTAS 13 3 39 VICTOR CRED 60 d 0%
04/05/2011 QUITO PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA CRED 90 d 0%
04/06/2011 GUAYAQUIL PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA CONTADO 10%
04/07/2011 CUENCA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR CONTADO 10%
04/08/2011 LOJA PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR CRED 30 d 5%
04/09/2011 AMBATO PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO CRED 60 d 0%
04/10/2011 RIOBAMBA PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN CRED 90 d 0%
04/11/2011 QUITO TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID CRED 90 d 0%
04/12/2011 GUAYAQUIL TINTAS 8 2,5 20 DIEGO CONTADO 10%
04/01/2012 CUENCA TINTAS 12 2,5 30 DARIO CONTADO 10%
04/02/2012 LOJA TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN CONTADO 10%
04/03/2012 AMBATO TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO CRED 30 d 5%
04/04/2012 RIOBAMBA TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO CRED 30 d 5%
04/05/2012 QUITO PAPEL 21 6 126 PEDRO CRED 60 d 0%
04/06/2012 GUAYAQUIL PAPEL 12 6 72 JUAN CRED 90 d 0%
04/07/2012 CUENCA PAPEL 22 6 132 ROBERTO CONTADO 10%
04/08/2012 LOJA PAPEL 12 6 72 SANTIAGO CONTADO 10%
04/09/2012 AMBATO PAPEL 6 6 36 ANITA CONTADO 10%
04/10/2012 RIOBAMBA PAPEL 5 6 30 EMILY CONTADO 10%
04/11/2012 QUITO IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA CRED 30 d 5%
04/12/2012 GUAYAQUIL IMPRESORAS 3 80 240 LUPE CRED 60 d 0%
04/01/2013 CUENCA IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN CRED 30 d 5%
04/02/2013 LOJA IMPRESORAS 7 80 560 MARCO CRED 60 d 0%
04/03/2013 AMBATO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO CRED 90 d 0%
04/04/2013 RIOBAMBA IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO CONTADO 10%
04/05/2013 QUITO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN CRED 30 d 5%
04/06/2013 GUAYAQUIL LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO CRED 60 d 0%
04/07/2013 CUENCA LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN CRED 30 d 5%
04/08/2013 LOJA LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO CRED 60 d 0%
04/09/2013 AMBATO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO CRED 90 d 0%

De la la tabla anterior sumar: el total de ventas de la ciudad de QUITO, el
total de ventas en Libros y el total de ventas del ao 2010.

Para sumar el total de ventas de la ciudad de Quito, si que se
requiera ordenar previamente por el campo Ciudad, escribir la

funcin =Sumar.si y con el mtodo abreviado Ctrl+F3 solicitar el
asistente de funciones y escribir sus argumentos: rango: rango de
celdas que desea evaluar B5:B46; criterio: o condicin que
determina que celdas deben sumarse, nmero, texto o expresin
"Quito"; rango de suma: celdas que van a sumarse G5:G46
como se muestra en la siguiente figura:

El resultado de aplicar la funcin Sumar.si en la lista anterior es
1059.30.

Para el total de ventas de libros, utilizando la funcin Sumar.si
cambiar unicamente el rango a evaluar D5:D46; Criterio D5 que
contiene el texto LIBROS; y el rango de suma el mismo anterior
G5:G46;

Par sumar las ventas del ao 2010, es muy importante puntualizar el
cambio en la sintaxis en el criterio donde el signo de comparacin
ingresado como cadena de caracter, entre comillas, se une con el
contenido de la celda que contenga el la fecha ms alta que contenga

el ao 2010. ">"&A12. La columna del rango a evaluar es la que
contiene las fecha, para el caso A1:A46.

Para el caso de sumar las ventas del 2010 es importante vwerificar que la
lista o tabla debe estar ordenada previamente por el campo de fecha.

10.4.5 Funcin contar.si

La funcin Contar.si,
utilizada igual que la
funcin sumar.si pero
tiene una menor
complejida visualizada
desde la exigencia de
sus argumentos. La funcin cuenta las celdas que contiene el argumento
explicitato.


10.5 GESTIN BSQUEDA Y SELECCION DE DATOS:
OPCIONES DE EXCEL Y FUNCIONES
BUSCARV,COINCIDIR E INDICE

Excel tiene algunas opciones interesantes para la bsqueda de informa-
cin que son de gran utilidad especialmente cuando de maneja grandes
cantidades de datos o que los mismos no permiten una visualizacin
inmediata para encontrar diferencias o errores en el ingreso de los mis-
mos. De la misma manera Excel cuenta con funciones que en casos es-
peciales que no solucionan las opciones pueda utilizarse como son las
funciones de Buscarv, Buscarh, Coincidir, ndice entre otras funcio-
nes de bsqueda.

10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar
referencias desde las opciones de Excel

El cuadro de dilogo Buscar y reemplazar es de gran utilidad en la
buscar informacin y opcionalmente reemplazar con otra. Su utilidad es
relevante cuando de maneja grandes volmenes de datos en la gestin
de aplicaciones financieras y econmicas.

En las opciones de bsqueda es recomendable que el usuario se adapte
al uso de comodines (?) que remplazan un carcter individual
desconocido o un asterisco (*) para una cadena de caracteres
desconocidos.

En la ventana Buscar y remplazar Excel presenta una busqueda
inmediata sin formato y otra con formato al picar en el icono Formato...
se puede buscar texto o nmeros con un formato especfico. Para buscar
celdas que tienen un determinado formato, seleccionar desde la opcin
Formato la opcin Formato... la misma que presenta la ventana for-

mato de celdas o picar en la opcin Elegir formato de celdas y
picar en la celda que tiene el formato que desea buscar para que la
bsqueda asuma ese formato. En caso de requerir borrar el formato de
celdas en la opcin de bsqueda picar en Borrar formato de
bsqueda.

Para reemplazar picar en la pestaa reemplazar y la repeticin
seleccionada de los criterios del cuadro Buscar, busca la siguiente
repeticin y, a continuacin, se detiene. Si desea reemplazar
automticamente todas las repeticiones de los criterios de bsqueda
presionar el apuntador izquierdo en el botn Reemplazar todo.


La opcin de buscar y seleccionar de Excel
muestra algunas opciones adicionales para
buscar frmulas, comentarios, formato
condicional, constantes, validacin de datos, y
seleccin de objetos y una especial que muestra
la ventana Ir a Especial... para marcar
cambiarse a celdas que contengan: comentarios,
constantes, celdas con frmulas, celdas en
blanco, objetos, diferencias entre filas y entre
columnas, celdas precendente y dependientes,
celdas visibles entre otras opciones de seleccin.

El mtodo abreviado Ctrl+I
es de mucha aplicabilidad
para ubicar celdas que han
sido asignadas nombres
propios, como por ejemplo,
los nombres que se mues-
tran en la ventana Ir a: de
la siguiente figura:

Si la bsqueda se utiliza
para contrarrestar registros
diferentes de una lista de
datos que visualmente no
son identificables se puede
utilizar Ir a y luego picar en
Especial... o Alt+E para
elegir el tipo de diferencias.

Para explicitar la aplicacin de la opcin de Ir a.. se presenta el caso
mostrado en la figura siguiente:

para contrarrestar los registros de columna A con la columna I se seguir
el siguiente procedimiento :

a. Marcarse las columnas A e I donde se encuentran los registro
involucrados que se contrarestarn;

Utilizar el mtodo abreviado Ctrl+I, opcin ir a.. y el mtodo Alt+E,
especial de la cual seleccionar diferencias entre filas. Al picar en
aceptar se activar la celda cuyo contenido sea diferente, para el
presente caso la celda A13 que tiene una diferencia con la celda I13
puesto que los valores son: 0237464522 en la celda A13 y
0237464622 en la celda I13 en los que se muestra ser diferentes.


10.5.2 Funcin Buscarv - Bsqueda vertical, devolucin de
contenido

Es una de las funciones ms utilizadas en la gestin de aplicaciones
financieras, especialmente en listados de gran volumen de datos
especialmente cuando la busqueda es relacionada o referenciada, caso
contrario, una bsqueda de contenido se lo puede hacer con Ctrl+B.

La funcin BUSCARV en una bsqueda a nivel de columnas o bsqueda
vertical de un valor especfico o cadena de caracteres de la primera
columna de la izquierda de una matrz para devolver, en la misma fila o
registro, el valor o la cadena de caracteres de la columnna especificada
de dicha tabla. La sintaxis de la funcin Buscarv incluye cuatro
argumentos: Valor_buscado; Matrz_buscar_en; indicador_columnas y
ordendado.

Muchas son las utilidades en aplicaciones econmico - financiera cuyo
progreso ser explicitado progresivamente, buscando que las
aplicaciones que permitan explicar las bondades del uso de esta funcin.

De la tabla vendedores, presentada a continuacin, se plantean algunos
patrones de bsqueda.

La funcin Buscarv toma mayor relevancia cuando se realiza bsquedas
en lista de datos de gran volmen, por ejemplo de la lista de cuentas
del diario con la lista del plan de cuentas, registros de un rol de
pagos que al usuario no visualiza las diferencias o errores. En la
aplicacin de esta funcin es muy importante o relevante la consideracin
Sintaxis de la funcin BUSCARV

=BUSCARV(valorbuscado;matrz_buscar_en;indicadorcolumnas;ordenado)

de que los datos deben estar previamente ordenados, caso contrario se
debe explcitar con falso en el parmetro correspondiente.

Buscar las cdulas expuestas en lista B19:B32 en la tabla VENDE-
DORES ASOCIADOS S.A. o en la matriz de celdas A4:M13 y de-
volver el producto que vende en las celdas C19:C32.

1. Activar la celda C19 y escribir =BUSCARV Excel mostrar la funcin
dentro de la lista de posbibles funciones, presionar la tecla TAB para
seleccionarla;

2. Puede
escribir los
argumentos
directamente
o solicitar el
asistente con
el mtodo
abreviado
Ctrl+F3. Al referenciar en el argumento valor_buscado la celda B5
Excel muestra a su lado derecho el contenido de la celda; en Ma-
triz_buscar_en marcar toda la matriz o lista de datos; y en indicador
de columna, el nmero de la columna cuyo contenido se solicita, para

el caso el producto que vende la columna es 3 o si el el vendedor la
columna 2.
3. Copiar la funcin BUSCARV utilizada en la celda C19 en las celdas
contiguas debajo de la celda para observar el resultado.

El resultado de la bsqueda no coincidir con los datos del campo
producto si previamente no ha sido ordenada la columna de datos
de las cdulas de la tabla origen VENDEDORES ASOCIADOS
S.A. y de la matrz de bsqueda B19:B32. De haber sido ordenada la
columna el resultado se muestra en la presente grfica.

En caso de no estar ordenadas las dos matrices, la bsqueda se
resolvera adecuadamente, al ordenar ascendentemente la lista de
cdulas B19:B32 y la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A
A4:M13 por la primera columna o en por el contrario;

En la funcin Buscarv en el argumento ordenado, no tomar en
cuenta la ordenacin asignndole FALSO o 0 (CERO) para que se

omite la ordenacin de la primera columna. En el caso de escribir 1
(uno) VERDADERO considera la ordenacin de la primera colunmna
fundamental.

Para el presente caso, eligiendo el argumento
de ordenacin FALSO y arrastrando la
funcin desde la celda C19 hasta C32 el
resultado idoneo se muestra en la siguiente
grfica.

Para ejemplarizar lo expresado, aunque la lista Vendedores S.A. no es
grande, a travs de encontar la cdula, primera columna de la matriz,
referenciada por la lista de cdulas B19:B32 presentar el registro cuyo
total de ventas (columna 13) no exista en la lista Vendedores S.A.

Sabiendo que la cdula 1504578210 no
se encuentra en la lista de VENDEDO-
RES S.A. Excel, al utilizar la funcin
Buscarv indica que el tipo de error es
que el valor no est disponible o no lo
encontr e imprime #N/A en la celda
B25. con lo que el usuario deber
investigar las razones del error. de la no
existencia de ese registro.

10.5.3 Funcin Coincidir: Devolucin de posicin valor encontrado

La funcin Coincidir devuelve la posicin relativa de un elemento de una
matrz que coincida con un valor determinado o especificado en relacin
con el tipo de coincidencia deseado. Utilizar COINCIDIR, en lugar de de
cualquier opcin de bsqueda, cuando necesite conocer la posicin de
un elemento coincidente en lugar del elemento en si. Tomar muy en
cuenta que, a diferencia de BUSCARV La matriz de celdas debe ser una
nica columna y no varias.

La funcin Coincidir busca un valor especificado en un rango de celdas
de una misma columna y devuelve la posiscin relativa de ese elemento
exactamente, el valor mayor ms cercano

Si el Tipo_de_coincidencia es 0, Coincidir encuentra el primer
valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores
en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden;

Si el tipo_de_coincidencia es 1, Coincidir encuentra el mayor
valor que es menor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-
triz_buscada deben colocarse en orden ascendente, y;

Si el tipo_de_coincidencia es -1, Coincidir encuentra el menor
valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-
triz_buscada, puntualmente la columna a la que se hace referencia
deben colocarse en orden descendente;

De la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A. Buscar en que celda coin-
cide que: a) El Total de Ventas presentadas en la columna M sea de 300
dlares; b) en qu posicin se encuentra el valor inmediatamente

inferior bajo los 300 dlares y c) En qu posicin se encuentra el
valor inmediatamente superior a los 300 dlares. Lo solicitado
anteriormente debe realizarse en la celda N5.

Ordenar previamente la lista, columna M, en orden ascendente, de
menor a mayor

a. Activar la celda N5 y escribir =COIN Excel mostrar la funcin dentro
de la lista de posibles funciones, eleigir =Coincidir presionar la tecla
Tab para seleccionarla;
Puede escribirse los argumentos directamente o solicitar el asistente con
el mtodo abreviado Ctrl+F3. Para el uso de esta funcin se realizar
con la ventana argumentos de funciones;

b. Ingresar el valor_buscado 300, matriz_buscada M5:M17, y el
tipo_de_coincidencia 0 en el primer caso y 1 en el segundo caso;

c. Excel, en la misma ventana de argumentos de
funciones, muestra que el valor ms cercano
inferior a 300 se encuentra en la posicin 12, es
decir, 294. En el caso de que el ti-
po_de_coincidencia sea 0, no encuentra ningn
valor, en la celda N5, imprime #N/A.

d. Para ubicar la posicin en que se encuentra el valor inmediatamente
superior a los 300 dlares debe reordenarse primero, de mayor a
menor la matriz la matriz_buscada M5:M17 y luego Ctrl+F3 para
activar la ventana asistente de funciones argumentos de funcio-
nes y modificar el tipo_de_coincidencia con el valor -1.


Excel mostrar que ubic el mayor valor en la posicin
1 de de la matriz M5:M17. La referencia de celda es
M5 pero la posicin es 1 donde se encuentra el valor
de 304.

10.5.4 Funcin indice

Permite elegir un valor dentro de una matrz o una referencia de celdas.
La funcin indice tiene dos formas: referencia y matricial. La forma de
referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre
devuelve un valor matricial o una matrz de valores. El procedimiento para
aplicar la funcin Indice es:

a. Ubicarse en la celda fuera de la tabla, en este caso en la celda C15;

b. Utilizar el mtodo abreviado Ctrl+F3 para mostrar la ventana
Insertar funcin. Para solicitar el asistente de esta fncin, en la casilla
buscar Funcin escribir su nombre INDICE y presionar el botn Ir;
Seleccionar uno de los dos argumentos que presenta esta funcin; y,
En el asistente de funciones sealar la matrz, el nmero de fila y el de
columna.

Universidad Cen
Dr.CarlosEscoba

10.6 GEST

Los textos tra
una aplicaci
presenta una
de ellas en a

ntral del Ecuador
rParedes
TIONES DE
abajados en E
n y conceptu
a variedad de
plicaciones co

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nistrativas
g.No.165
TEXTO
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mayora
uario.

10.6.1 Unin de texto - funcin CONCATENAR

Tambin con la funcin CONCATENAR se puede unir los textos de los
rangos de celdas de apellidos y nombre con la diferencia que los
textos se obervan como argumentos. Utilizando el asistente los textos son
ingresados como se muestra en la siguiente figura:

Para aplicar la funcin Concatenar ubicarse en la celda E2 y digitar la
funcin
antecedida
por el signo =
y luego
solicitar el
asistente de
funciones con
el mtodo
abreviado Ctrl+F3. Para continuar con las dems celdas del rango picar
en en botn de arrastre de la celda E2, presentando en vista de fmrulas
se ver de la siguiente manera:


10.6.2 Unin de texto - funcin TEXTO

La funcin Texto convierte un valor numrico en texto especificando su
formato de presentacin, til para combinar nmeros con texto o smbo-
los.

Por ejemplo, en la
presente lista
combinar, en la
celda F2, los tex-
tos para que se
pueda observar la
siguiente informa-
cin:

Para presentar la informacin mostrada en la columna, la frmula utilizada
es ="Sueldo de "& A2& " es "&Texto(C2;"0,0")&" USD" incluye la
funcin texto y es copiada al resto de celdas de la misma columna. La
funcin de Texto presentada con el asistente de funciones para ingresar
los argumentos es:


10.6.3 Funcin iZQUIERDA

Extrae el carcter o caracteres
situados en el extremo izquierdo
de una cadena de texto, segn
sean los requerimientos del
usuario. Por
ejemplo de la
lista anterior
juntar el nombre (abreviado nicamente primer caracter),
terminado con un punto y el apellido considerando los
espacios necesarios. El resultado se presentar as:

10.6.4 Dividir contenido de celda- opcin texto en columnas

De la misma manera que se unio los textos en una sola celda, en
ocasiones se hace necesario separa los textos en varia celdas,
dependiendo de la informacin y las necesidades de presentacin para su
posterior anlisis. De presente lista separar el contenido de las celdas del
rango F2:F11.


1. Para separar el contenido de la celda deber convertirse la frmula en
informacin, para lo cual copiar Ctrl+C y Pegado especial opcin
VALORES en
las mismas
celdas para
eliminar las
fmulas y
presentar su
resultado como
se muetra en la grfica;

2. Marcar el rango que participar en la divisin y utilizar el mtodo
abreviado ALT+S+E para activar la ventana asistente para con-
vertir texto en columnas cuyo procedimiento incluye tres pasos;
3. Paso uno, En tipo de los datos originales y elegir delimitados y picar
en siguiente;

4. En el paso dos, elegir Espacio para que el texto sea separado
cada que encuentre un espacio entre los textos, en esta ventana se
puede observar
como se
separan los
textos en la
parte inferior
en la casilla
vista previa
de los datos,
la ventana se
muestra en la
siguiente
grfica;

5. En el paso tres, elegir el formato de las celdas de columnas y el
destino en el que se presentarn los datos. de Elegir F2 el texto se
presentar a partir de la celda origen de los datos reemplazando a los
mismos. El resultado se muetra en la siguiente grfica:

10.6.5 Funcin EXTRAE

En ocasiones es importante extraer una cadena de caracteres desde
cualquier parte de la cadena de caracteres de una celda o de una cadena
de texto comenzando desde una posicin que especifique no
necesariamente al principio o al final de la misma, dada una posicin y
longuitudes
iniciales. Por
ejemplo, si el
contenido de
la celda es
ANA
GARCA de
la celda B5;
la posicn a partir de la que se extrae el texto es la 5; y el nmero de
caracteres a extraer es 6. El Excel devuelve como resultado GARCA.

10.6.6 Funcin SUSTITUIR

Constituye una de las funciones ms importantes que requiere
comprender la aplicacin de sus argumentos y el momento de su
aplicacin. La funcin sustituir, reemplaza con un nuevo en una cadena
de caraacteres siempre que coincida exactamente las maysculas y
minpusculas del texto original el remplazo no se aplica. Por ejemplo, en la
celda G2, copiar el texto de la celda D2 sustituyendo "DIANA" por
"ANA". El resultado es "Ana GMEZ" porque el texto original de la celda
es "DIANA GMEZ"

Buscando una generalizacin de la funcin
sustituir de la lista para su utilizacin en
aplicaciones de base de datos de gran
volmen y que presente alguna dificultad en
el trabajo, por ejemplo, si los espacios en
blanco no se visualizan adecuadamente
ser necesario reemplazar los blancos con
un caracter especifico, como la presente lista, de las celdas del rango de
celdas D2:D11 reemplazar, en todos los casos, los espacios en blanco
con "-" . Como se observa en la celda D2 hay un espacio en blanco ms

que se eliminar para que todas las celdas tengan la misma
caracterstica.

En la funcin es importante comprender oportunamente sus argumentos,
prinicalmente Nm_ocurrencia en el que se especificar el nmero de
veces que se desea reemplazar, para el caso si se explicita 1, lo har en
una sola vez, y de repetirse su ocurrencia no lo har.

La funcin sustituir, copiada a
todas las celdas del rango
G2:G11, solicitando la
presentacin desde la opcin
mostrar frmulas se muestra como
sigue:

10.6.7 Funcin REPETIR

En el caso anterior, se
requiere que la sustitucin
se realice repetidamente por
40 VECES, que no es lo
mismo que ocurra 40 VE-
CES en el texto orginal, es
conveniente utilizar la funcin
repetir, cuya aplicacin es utilizada para repetir el texto un nmero
determinado de veces, para lo cual se modificar la frmula anterior
concatenando la funcin repetir dentro de la funcin sustituir de la
siguiente manera y con el siguiente resultado:

10.6.8 Funcin ESPACIOS

La funcin espacio elimina todos los espacios excepto los espacios indivi-
duales entre palabras, por ejemplo
de la lista mostrada en la siguiente
figura, en la columna B se impri-
mirn los nombres y apellidos
eliminando los espacios que ante-
ceden a los nombre:

La ventana asistente de la funcin espacio se muestra en la siguiente
sintaxis:


10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y
espacios

Luego de sustituir el caracter blanco por cuarenta veces "-" en una sola
ocurrencia, al extraer los caracteres desde la posicin 1 hasta la posicin
50, donde es muy posible que aparezca el cararcter "-" que sustituy al
caracter blanco en el procedimiento anterior concatenar la funcin as:
=EXTRAE(sustituir(d2;" ";repetir("-";50);1);1;50).

Al aplicar la funcin concatenada, extrae los caracteres del 1 hasta el 50
donde se incluye el caracter "-" y los los resultados se expresan en la
columna, de la siguiente manera:
Finalmente, al sustituir el caracter "-" por vacio se presentar el
nombre liberado del apellido. La funcin a aplicar se muestra de la
siguiente manera:

=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-
";50);1);1;50);"-";""))

Para aplicar el mismo procedimiento con los apellidos utilizar la misma
funcin diferenciando el texto a extraer, desde la posicin 51 un nmero
de caracteres de 50.


=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-
";50);1);51;50);"-";"")

El resultado de la extraccin, tanto de los apellidos como de los nombres
contenidos en el rango de celdas D2:D11 se muestra en las columnas E
y F y la funcin concatenada final se muestra a continuacin:


11 UNIDAD 11. GESTIN DE PROYECTOS DETERMI-
NACIN DE FACTIBILIDAD

Para la gestin de proyectos existen algunos software de aplicaciones
que constituyen un soporte muy importante por su pertinencia y facilidad
dentro de ellos los ms conocidos son Project y Excel. La utilizacin ade-
cuada de las funciones de Excel, aplicabilidad de sus opciones y el uso de
Visual Basic permitir se tratar de ser lo ms explicito para tener una
comprensin efectiva de los usuarios.

11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIN DE
PROYECTOS

El punto de equilibrio es usado comnmente en la gestin de nego-
cios para determinar los beneficios por la venta de un producto, si es en
mayores cantidades de las que arroja el punto de equilibrio se percibir
UTILIDAD; si son menores las cantidades al punto de equilibrio, el efecto
ser PRDIDA en la venta del producto. Se considera punto de equilibrio
el punto donde los Ingresos Totales Recibidos se igualan a los Cos-
tos Asociados con la venta de un producto (IT = CT). El punto de equi-
librio se da cuando el Ingresos o Ventas totales=costos totales.

Sean IT los ingresos totales, CT los costos totales, PU el precio por uni-
dad, Q la cantidad de unidades producidas y vendidas, CF el total de los
costos fijos, y CV promedio de los costos variables.

El precio por unidad menos el promedio de costos variables constituye la
utilidad por unidad .

Entonces, para conocer en qu cantidad que debe ser vendida el produc-
to para alcanzar el punto de equilibrio se utiliza la siguiente frmula:

PE(u) =
CF
Pu - CI

Si por ejemplo:

CF=30 Costos fijos
PU= 1.5 Precio por unidad
CV=0.8 Promedio de los costos variables

PE(u) =
Su
1.S -u.8

Se tiene:

U= 1.5-0.8 La utilidad por unidad es de 0.7 y 30/0.7=42.85
PE(u)=42.85 Como son unidades, el resultado ser 43

Ingreso (ventas))=Cantidad*Precio Unitario

Costos Totales =Cantidad * Costo Variable + Costo Fijo

Para el punto de equilibrio:

Ingreso (ventas))=43*1.5=64

Costos Totales = 43*0.8+30= USD 64
Para conocer el importe de ventas necesario para llegar a una situacin
de equilibrio se utiliza las siguientes frmulas:
PE(u) =
CF
(1 -
Pu
CI
)


PE(u) =
Su
(1 -
u.8
1.S
)

U= 0.8/1.5 relacin del costo variable respecto del precio unitario,
aproximadamente el 0,53 del precio unitario representa el costo del pro-
ducto.

(1-08/1,5)=0.47 margen de utilidad

PE(v)=30/0.07 = 64.28 punto de equilibrio factura o importe en ventas
equilibrada.

Para explicitar la
aplicacin del clcu-
lo y presentacin del
punto de equilibrio
en Excel, partir del
siguiente cuadro de
costos:

a. Adicionalmente, disear una hoja, PUNTO_EQUIBRIO para facilitar el
clculo del punto de equili-
brio.

b. Para facilitar los clculos,
asignar nombre a las celdas
como se muestra en la siguiente figura:

c. En la hoja Punto_equilibrio, en las celdas Costo_fijo, Cos
to_variable y Precio unitario asignar los valores 30 USD, 0,8 y 1,5
respectivamente. Los valores consignados desde de la tabla de costos
mostrada anteriormente, excepto el precio unitario que ha sido consi-
derado de 1,5;

d. Para calcular el punto de equilibro donde los ingresos sean iguales a
los costos deber encontrarse cul es la cantidad que iguala esas dos
variables. Visto de la tabla de DATOS se puede colegir que se en-
cuentra entre 40 y 50 la cantidad, para encontrar la cantidad ms
exacta se puede escribir valores entre ese rango y por eliminacin en-
contrar ese valor, que para el presente caso es de 43.

Una interesante aproximacin se consigue al insertar desde la opcin
programador el control barra de desplazamien-
to (Control de formulario) al que debe modifi-
carse su formato: valor actual 0; Valor mnimo 0; Valor mximo, para
el ejemplo 100; Incremento 1; Cambio de pgina 10; y vincular con la
celda $C$3 que es la celda donde se mostrar la cantidad segn se
desplace el botn de arrastre de la barra de desplazamiento, para el
efecto hasta que llegue a 43, que es la cantidad del punto de equili-
brio, donde los ingresos por venta se igualan a los costos totales.

en la celda $C$11 calcular el punto de equilibrio por unidades aplicando
la frmula explicitada anteriormente y que se muestra en Excel de la si-
guiente forma:

=Costo_Fijo/(Precio_Unitario-Costo_Variable)

e. Insertar otra barra de desplazamiento para modificar los costos fijos en
la celda $C$4 y en la celda ;

En la celda $C$12 la frmula para calcular el punto de equilibrio de las
ventas facturadas de la siguiente manera:

=Costo_Fijo/(1-(Costo_Variable/Precio_Unitario))


Una forma ms visible de calcular el punto de equilibrio, tanto de unidades
como de ventas facturadas, es a travs de un grfico que muestre el
comportamiento de los costos fijos, costos variables y principalmente el
encuentro de las lneas que representan los ingresos totales y el costos
total que explicitan el punto de equilibrio, para lo cual debe:

a. De la opcin Insertar, elegir la opcin
insertar/Grficos lnea con marcadores
para configurar el grfico de lnea.

b. Desde la opcin
seleccionar datos
del grupo diseo
agregar, en entra-
das de leyenda
(series) Costo fi-
jo, Costo varia-
ble, Costo Total
e Ingreso total lo
que sugiere que se ingresar como leyenda el ttulo de cada una de
las columnas con sus respectivos valores de la serie. En el presente

caso, los valores de la serie se fijarn de acuerdo a la tabla presenta-
da;

c. La entrada de la etiqueta del eje horizontal (categora) corresponde a
la CANTIDAD PRODUCIDAD presentada en la columna A de la tabla;

d. Definidas las opciones de presentacin, el grfico se mostrar de la
siguiente manera:

11.2 EVALUACIN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa
Interna de Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago)
VA (Valor Actual) y VF (Valor Futuro)

En la gestin de proyectos. Excel ofrece algunas funciones de aplicacin
financiera que facilitan enormemente su clculo y permiten un anlisis
gerencial efectivo minimizando al mximo el uso de frmulas complejas
con la utilizacin de funciones rpidas y de fcil comprensin.
PE(can)=43
PE(usd)=64

En la gestin de proyectos es de mucha importancia visibilizar los benefi-
cios concretos que producirn la inversin antes de emprender en el mis-
mo, para loa cual es importante fijar la Tasa Interna de Retorno y el valor
actual Neto dentro de varios escenarios o alternativas financieras.

Para emprender la gestin de Proyecto en Excel se partir de los Estados
de Resultados Proyectados a cinco aos de la empresa COMERCIAL
S.A.
PROYECTO EMPRESA COMERCIAL S.A.
EVALUACION FINANCIERA PARA INVERSIONISTAS
Ao=0 Ao=1 Ao=2 Ao=3 Ao=4 Ao=5
VENTAS 554.500 555.082 555.665 556.249 556.833
COSTO DE VENTAS 529.750 530.306 530.863 531.420 531.978
(=) UTILIDAD BRUTA 24.750 24.776 24.802 24.828 24.854
Gastos de Operacin: 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200
Gastos por Depreciacin
Activos Fijos
Amortizacin Patente
Otros gastos de Operacin
(=) INGRESOS OPERACIO-
NALES-UTILIDAD NETA 22.200 22.226 22.252 23.628 23.654
Otros Ingresos 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000
Utilidad por Venta de Inversio-
nes (1000)
Otros Gastos: 3.878 3.303 2.642 1.881 1.006
Gasto por Intereses Prstamo
25,856
Utilidad antes de Participa-
cin Trabajadores 19.322 19.923 20.610 22.747 23.648
(-)15% Participacin Trabaja-
dores 2.898 2.988 3.092 3.412 3.547
Utilidad antes de Impuestos 16.423 16.934 17.519 19.335 20.101
(-) 25% Impuesto a la Renta 4.106 4.234 4.380 4.834 5.025
(=) UTILIDAD DEL EJERCICIO 12.318 12.701 13.139 14.501 15.076
(+) DEPRECIACIN Y AMOR-
TIZACIN 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200
Pago de la deuda 3.835 4.410 5.072 5.832 6.707
FLUJO NETO EFECTIVO
GENERADO: -25.856 11.033 10.841 10.618 9.869 9.568


a. En la tabla anterior se suma a la utilidad del ejercicio el valor de las
depreciaciones y amortizaciones y se resta el pago de la deuda del
prstamo de $ 25.856 que se asume en valores decrecientes porque
el inters es sobre saldos y el pago es un valor fijo.

b. Los valores de la C24:G24 son valores que se consideran se recupe-
ran en los cinco prximos cinco aos del proyecto; es decir, desde
11.033 hasta 9.568. Este rango de celdas se asignar el nombre de
EFECTIVO_RECUPERADO. Es decir que se espera recuperar, en
los cinco aos, 51.928,32.

c. A la celda H2 asignarle el nombre de INTERS e
ingresar el valor de 15%. que ser la tasa activa o de
descuento considerada en el presente caso.

d. CLCULO DEL VALOR ACTUAL.- En la celdas C24:G24 cal-
cular el FLUJO DE EFECTIVO DESCONTADO para lo cual ha
de utilizarse la funcin VA escribiendo, en la celda, C24 el nombre
de la funcin =VA luego el mtodo abreviado Ctrl+F3. Excel mues-
tra la ventana para ingresar los argumentos de la funcin en el argu-
mento Tasa: asignarle el valor de la celda TASA_INTERS; para el
nmero de periodos Nper: el valor de C3 y para Vf valor futuro el de

la celda -C23 con signo negativo como se muestra en la siguiente
grfica:

Arrastrar la funcin para todas las dems celdas hasta la G24 la suma de
del flujo de efectivo descontado 35.176 . El resultado ser el siguiente:


e. VALOR FUTURO.- En las celdas C25:G25 calcular el flujo Neto
de Efectivo Calculado o Valor Futuro de la inversin para lo
cual llamar a la funcin Vf desde una de las primeras celdas en este
caso la celda C24 e ingresar los argumentos. Tasa: que correspon-
dern a la tasa de inters; NPer, al nmero de periodos, y Va valor
actual, para el presente proyecto el valor del flujo de efectivo
descontado que se presentan en la celda C24. Para el clculo de
estos valores futuros se considera individualmente y no para el total
del proyecto debiendo observar que el nmero de periodos vara
como avanza el nmero de aos. el mismo procedimiento en el resto
de celdas de D24:G24.

f. VALOR FUTURO.- El valor futuro del proyecto 52.006 se
calcula en la celda B26 para lo cual debe considerarse como argu-
mentos de la funcin Vf: Tasa, la tasa de inters o de descuento; el
nmero de periodos de la deuda 5 AOS; y, el valor de la in-
versin inicial, que para el presente caso es de 25.856. que se
encuentra en la celda C24 la misma que fue asignada el nombre de

Inversin_Inicial que debe ingresarse con negativo. El resultado
de aplicar esta funcin muestra un valor futuro de 52.006 aproxima-
damente.

g. VALOR ACTUAL.- En la celda B27 se calcula el Valor Actual de
la inversin asistido por el mtodo abreviado CTRL+F3 en cuya ven-
tana asistente se asigna los argumento de la funcin VA. Los argu-
mentos constituyen la Tasa_inters, el Nper nmero de periodos y
el Vf valor futuro cuyo nombre se asign previamente a la celda B26
como se muestra en la grfica de la funcin. El resultado de aplicar la
funcin VA muestra un valor actual de la inversin 25.856 que es
igual al valor de la inversin.


h. CALCULO DEL PAGO.- Para calcular el pago, utilizando la
funcin PAGO asignar los argumentos TASA, Nper, VA correspon-
dientes; para el presente ejercicio TASA_INTERES, 5 e INVER-
SIN_INICIAL; las referencias de celdas excepto en los periodos
en el que se escribi 5. El resultado de aplicar esta funcin es
7.713,25 que es la suma del inters ms la fraccin de capital que
se pagar durante los CINCO AOS.

En el caso del clculo del pago, se puede utilizar indisttntamente e l valor
actual o el valor futuro arrojando el mismo resultado de 7.713.25.

i. CLCULO DE LA TASA.- Para el clculo de la TASA los
argumentos se relacionan con el nmero de periodos Nper del valor
de la inversin Va, el valor de pago PAGO. el resultado es: 15%.

j. TASA INTERNA DE RETORNO.- Para el clculo del Tasa Inter-
na de Retorno, en la celda B30 a la que se le asign el nombre de
TASA_INTERNA_RETORNO; luego de solicitar por el asitente de
argumentos de la funcin TIR en el argumento valores marcar el
rango de celdas B23:G23 o la fila del FLUJO NETO DE EFECTI-
VO GENERADO incluyendo el valor de la inversin, que para el
presente ejercicio se encuentra con negativo. El resultado aplicando la
funcin TIR es de 30% lo que demuestra que el proyecto si es
rentable;


k. VALOR ACTUAL NETO.- Devuelve el valor neto presente de
una inversin para lo cual es necesario sealar la tasa de descuento y
los valores que se recuperarn en un periodio determinado, para el
presente proyecto TASA_INTERES en el argumento tasa y EFEC-
TIVO_RECUPERADO en el argumento Valor1. Se puede ingresar
valor por valor en la ventana asistente de argumentos de la funcin
VNA produciendo el mismo resultado. El resultado de la frmula
=VNA(Tasa_Inters;Efectivo_Recuperado)+Inversion_inicia
l es de 9.315.78.

El valor actual neto restado el VA constituir el beneficio neto de la
inversin as: VAN - Inversin_Inicial; 35.171.78-25856 = 9.315.78
Beneficio de la Inversin.

Indicadores de los resultados del proyecto:

9 El valor Actual - Inversin Inicial = 0
9 Tasa Interna de Retorno-Tasa de Descuento >0
9 VAN -Flujo de Efectivo Descontado -Inversin Inicial =0
9 Beneficio de la Inversin > 1


11.3 PAGO DE LA DEUDA - TABLA DE AMORTIZACIN

La informacin del pago de deuda, los intereses generados, la amortiza-
cin de la deuda de la Evaluacin Financiera para inversionistas del pro-
yecto para la empresa Comercial S.A. presentada en la tabla anterior
explicitarse el comportamiento de la deuda en los diferentes escenarios
que se presenten.

Una explicacin detallada a partir del diseo de la tabla, que incluir una
estructura adecuada y una asignacin de nombres a celdas y frmulas
organizada como se muestra en la siguiente grfica:

La hoja para la amortizacin se disea en tres bloques organizados para
una mejor explicitacin. El primer bloque de la tabla para el ingreso de
datos, el segundo para mostrar los resultados y el tercero para el deta-
lle de la tabla de amortizacin.

a. Dentro del ingreso de datos dos bloques para los datos inciales del
prstamo y Datos para la Tabla que sern considerados en la ta-
bla de amortizacin que se presentar a partir de la fila 18. En estos
dos grupos se asignar los siguientes nombres:

b. Cambiar el formato de celdas de la tabla anterior principalmente la
celda Cantidad_prestada a formato de moneda donde el signo sea
USD; en la Tasa_inters
formato porcentual; en la de
Aos_plazo, formato perso-
nalizado de manera que en la celda se exprese los aos como formato
como se muestra en la presente figura; y en la Fecha_inicia_tabla,
formato de fecha para que imprima en la celda, el mes completo;

c. En la celda D7 vali-
dar los datos con una
lista previamente di-
seada que incluye
la serie del 1 al 12
que se encuentra
junto a la tabla, cel-
das I3:I14 asignada
el nombre de Capi-
talizacin para lo
cual debe llamar a la opcin validacin de datos del grupo datos
como se muestra en la siguiente ventana;

Celda Nombre
D4
Cantidad_prestada
D5
Tasa_Inters_Anual
D6
Aos_plazo
D7
Pagos_por_ao
D8
Fecha_primer_pago
H5
Fecha_inicia_tabla
H6
Pago_inicia_tabla
H7
Pago_introducido
H8
Pago_calculado

d. En el bloque resultados fijar los nombres las celdas de acuerdo a la
tabla expuesta a continuacin;

Celda Nombre
D11
Pago_usar
D12
Primer_pago_en_la_tabla
D14
Saldo_inicial_pago_?
H11
Tipo_pago

11.3.1 Funcin Pago - Pago calculado - Grupo datos de la tabla

a. Pago Calculado - Funcin Pago.- La funcin pago diseada en
Excel permite calcular el pago de un prstamo considerando pagos y
tasas de inters constante, en su aplicacin se incluyen argumentos
como la requeridos se encuentra la Tasa, en la presente aplicacin el
inters ingresado en la celda Tasa_inters_anual es anual que
depende del nmero de pagos al ao Pagos_por_ao para su apli-
cacin en la tabla de amortizacin,
=Tasa_interes_anual/Pagos_por_ao explicitada en la frmula:
tasa_efectiva; la misma dependencia en el argumento Nper que
debe multiplicarse los aos de plazo por los pagos por ao; y final-
mente en el argumento VA ingresar como valor actual el valor de la
celda Cantidad_prestada antepuesta del signo negativo como se
muestra en la siguiente figura;

para proteger su uso y automatizar el clculo guardar la frmula del pago
con el nombre funcion_pago_calculado;

b. La celda D11, asignada el nombre de Pago_usar, utilizada para
recibir el valor del pago teclado o el pago calculado considerando que
por el teclado se ingreso un valor diferente al valor de la cuota calcu-
lada para tomarse en cuenta en la tabla de amortizacin, entonces se
controlar preguntando SI el Pago_introducido en la celda corres-
pondiente fuese diferente de cero aceptar el Pago_introducido; de
lo contrario el valor del Pago_calculado, sintaxis vista en la frmula:
=SI(Pago_introducido<>0;Pago_introducido;pago_calculad
o). La frmula ser guarda en el nombre de Funcion_usar_pago;

c. Primer pago en la tabla.- Para calcular el primer pago en la tabla
tomar en consideracin las celdas de referencia Fecha_inicia_tabla
y Fecha_primer_pago para el ingreso del valor en la celda Pri-
mer_pago_en_la_tabla esta celda la misma que se explicitar detalla-
damente paso a paso:

La Fecha_inicia_tabla contiene la fecha en el momento de la aplica-
cin de la fecha 01/09/2011 y Fecha_primer_pago 01/07/2011 de la
cual se calcular primeramente la diferencia en aos que con esas fechas

ser 0 cero su resultado, para lo cual se utilizar la funcin de fecha
Aos para restar los aos de las celdas referenciadas anteriormente y
multiplicarla la celda que contiene los pagos por ao por influir en la de-
terminacin del prximo pago. La frmula ser expresada as:

=Pagos_por_ao*(AO(Fecha_inicia_tabla)-AO(Fecha_primer_pago))

Para calcular la diferencia de los meses de las mismas celdas, aplicar la
funcin Meses ponderando igualmente por Pagos_por_ao y dividir
para 12 que son los meses del ao, incluir la funcin Entero para elimi-
nar la posibilidad de que, producto de la divisin el resultado sea fraccio-
nario o decimal. La frmula ser expresada de la siguiente manera:

=ENTERO(Pagos_por_ao*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)

Considerando las fechas expuestas anteriormente, el resultado de la
aplicacin de la frmula anterior ser igual a 2.producto de la diferencia
de 12*(09-07)/12.

Para el caso de los das utilizar la funcin SI para que calcule los inter-
eses para cuando el pago se haya realizado das despus de lo contrata-
do para lo cual se utilizar la siguiente frmula:

SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1)

Juntado las tres frmulas anteriores, la de los aos, los meses y los das
en una sola el resultado arroja un valor de 2 dos, debiendo considerar
que debe sumarse 1 uno, dado que el mes de la celda Fe-
cha_primer_pago debe incluirse, para lo que se sumar el valor de 1.y
la frmula se expresar de la siguiente manera:


=1+Pagos_por_ao*(ao(Fecha_inicia_tabla)-
ao(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_ao*(MES(Fecha_inicia_tabla)-
MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_prime
r_pago);1))
Finalmente, se hace necesario controlar el valor ingresado en la celda
Fecha_inicia_tabla aplicando la funcin Si, de manera que si la celda
Fecha_inicia_tabla se encuentra en blanco; llamar otra vez la funcin
SI para consultar si la celda Pago_inicia_tabla tiene asignada el valor
de 0 poner en la celda Primer_pago_en_la_tabla el valor 1, caso
contrario en valor que tenga la celda pago_inicia_tabla. En el caso de
que la celda no se encuentre

Fecha_inicia_tabla= " "
Pago_inicia_tabla=0
si
En la celda Primer_pago_en_la_tabla
ponga el valor de 1
Primer_pago_en_la_tabla <-- 1
no
si
a
no
Ponga en la celda
Pri-
mer_pago_en_la_tabl
a el valor de la celda
Pago_Inicia_tabla

11.3.2 Funcin VF (valor futuro) - Grupo resultados
Funcin utilizada para calcular el valor futuro de una inversin que se
utilizar para calcular el saldo antes del primer pago en la tabla.

d. Saldo Antes del pago ?.- En el clculo del saldo antes del pago
o el capital adeudado a la fecha de pago al utilizar la funcin VF asig-
nar los argumentos: Tasa_efectiva para Tasa; en Nper el valor con-
tenida en la celda Primer_pago_en_la_tabla restado 1; en el argu-
mento Pago, el valor de la celda Pago_usar: y para VA el valor de la
Cantidad prestada con signo negativo. Todos estos son argumentos
de la funcin VF valor futuro, utilizada para calcular el saldo antes del
pago correspondiente como se muestra en la ventana asistente de la
funcin VF. La sintaxis de funcin guardar con el nombre de Fun-
cion_Saldo;
a
1+Pagos_por_ao*(ao(Fecha_inicia_tabla)-
ao(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_po
r_ao*(MES(Fecha_inicia_tabla)-
MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_i
nicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))

e. Inters Acumulado antes del pago ?.- Para conocer cunto se
ha generado de inters hasta antes del primer pago que ir a la tabla,
si el pago ha sido 615,11 mensuales y el primer pago en la tabla es 3,
quiere decir que hubo previamente dos pagos de 615,11 lo que es
igual a 1.253,67 que resulta de multiplicar Pago_usar por (Pri-
mer_pago_en_la_tabla -1), si a ese valor se resta la diferencia de
(Cantidad_prestada - Saldo_inicial_pago_?), es decir; 25.856-
25.268,53 igual a 587.47 restado a 1.253.67 produce como resultado
642,75 de inters_acumulado antes del pago ?, siempre que el
prstamo sea de 25.856, la tasa de inters del 15% anual en dos
aos, las fechas sean las que se muestra en la grfica de la gestin de
la deuda y la capitacin sea mensual

11.3.3 Funcin Elegir - Resultados - Tipo de Pagos

La funcin Elegir, elije un valor o accin de una lista de valores a partir a
partir de un nmero ndice. De gran utilidad en la gestin de la deuda para
obtener como resultado el tipo de pagos desde un determinado nmero

indice referenciado con la celda Pagos_por_ao, la misma que
recupera valores de una lista previamente diseada.

Previamente a la aplicacin de la funcin Elegir se realizar el control,
con la funcin SI, de que si la celda Pago_usar se encuentre en blanco,
ponga blancos caso contrario utilizar la la funcin elegir en la el
Nm_ndice sea el Pago_por_ao y los valores de acuerdo a la
siguiente tabla.

La frmula Elegir concatenda con la funcin SI se muestra a
continuacin:
=SI(Pago_usar="";"";ELEGIR(Pagos_por_ao;"Anual";"Se
mestral";" ";"Trimestral";" ";" ";" ";" ";" ";" ";"
";"Mensual"))

NM NDICE: PAGOS_POR_AO
Valor Respuesta
Valor 1 Anual
Valor 2 Semestral
Valor 3 " "
Valor 4 Trimestral
Valor 5 " "
Valor 6 " "
Valor 7 " "
Valor 8 " "
Valor 9 " "
Valor 10 " "
Valor 11 " "
Valor 12 Mensual

11.3.4 Funcin Max - Resultados - Fecha ltimo pago
Bi. Cailos Escobai Paieues Pg. No. 2uu

La funcin Max devuelve el valor mximo de una lista de valores, no texto
ni lgicos y para encontrar la ltima fecha de esa columna, precisamente
aplicado en la obtencin del ltimo Pago de la deuda.

f. Fecha ltimo Pago.- Para calcular la fecha del ltimo pago, asig-
nar previamente el nombre de Fecha_pago al rango de celdas de la
columna Fecha de Pago de la tabla de amortizacin desde B20
hasta cuando se considere necesario incluir valores en la tabla depen-
diendo del plazo y la capitalizacin, y luego utilizar la funcin Max
como muestra la frmula:

=MAX(Fecha_Pago)

g. Primer nmero de la tabla.- Para el primer nmero de la tabla de
amortizacin, celda A20, no es conveniente utilizar la opcin de series
propias de Excel porque no se controlara la impresin del nmero de
pago con el que debe iniciar la tabla y cuando deber terminar de im-
primir la serie; de otra manera, la tabla siempre estar llena sin ubicar
su finalizacin y no limpia como se deseara en cada nuevo prstamo,
por lo que es necesario incluir la funcin SI para controlar ese reque-
rimiento, de la siguiente manera:


La frmula quedar expresada de la siguiente manera y ser almacenada
con el nombre de: Funcion_primer_nmero.

=SI(Primer_pago_en_la_tabla<Aos_plazo*Pagos_por_ao;Pri
mer_pago_en_la_tabla;" ").

La frmula para el segundo nmero tendr que controlarse en base
de la celda anterior; es decir,. si A20, se encuentra en blanco la celda
A21 tambin deber asignarle espacios en blanco y para que la serie fina-
lice su despliegue, controlarse cuando llegue a igualarse al producto de
los Aos_plazo por el Pago_por_ao. La frmula es la siguiente:

=SI(O(A20="";A20=Aos_plazo*Pagos_por_ao);" ";Amort!A20+1)

La frmula explicitada anteriormente debe copiarse a las restantes celdas
de la columna A para que surta efecto.

h. Saldo Inicial - Funcin primer saldo.- Para ingresar, en la tabla
de amortizacin, el primer saldo inicial de la columna Deuda en la
celda C20, controlar SI la el valor de la celda A20 est diferente de

Primer_pago_en_la_tabla<
Aos_plazo*Pagos_por_ao
si
no
Ponga blancos en la
celda A20

A20 <--" "
En A20 ponga el valor del primer
pago en la tabla

A20 <-- Primer_pago_en_la_tabla

blancos; de estarlo o de ser SI, preguntar SI el valor de la celda D13,
saldo inicial antes del pago ? es menor que 0, de ser SI, que ponga
en la celda C20 cero, caso contrario ponga el valor que contenga la
celda D13; De no encontrase la celda A20 en blanco, ponga en la
celda C20 Blancos; El algoritmo es el siguiente:

Valor si Verda-
dero
Valor si Falso Valor si Ver-
dadero
Valor si
Falso
A20=" " C20<--" "

D13<0

C20<--" "

C20<--D13

La sintaxis, asignada el nombre de Funcin_primer_saldo, de la
frmula para obtener el primer pago en la tabla es:
=SI(A20=" "; " "; SI(E13<0;0;D13))

NO

A20 =" "

D13<0
SI
Ponga blanco en
la celda C20
C20-->" "
si
Ponga blancosen
la celda C20
C20-->0
no
Ponga el valor de
D13 la celda C20
C20-->D13

i. Segundo Saldo en la Tabla.- Par el segundo saldo ser necesa-
rio preguntarse si la celda anterior C20 se encuentra en blanco para
que la celda actual C21 tambin asignarle espacio en blanco; caso
contrario, restar al primer saldo de la celda inmediatamente anterior,
C20 el valor del capital que se encuentra en la celda E20 como se
muestra en la siguiente ventana;

j. Clculo del Inters.- Para el caso de la funcin inters el control
tiene el mismo propsito de que SI la celda A20 se encuentre el blan-
co la celda D20 tambin se le asigne blancos; caso contrario multipli-
car el saldo de la deuda por la tasa_efectiva. El saldo de la deuda
se encuentra en la celda C20 y la tasa_efectiva es el resultado de
dividir la Tasa_inters_anual para Pagos_por_ao. La sintaxis
de la frmula utilizada para calcular el inters es:

=SI(A20<>" ";C20*tasa_efectiva;" ")
Asignar a la frmula anterior el nombre de Funcion_inters y copiarle
para el resto de la tabla.


11.3.5 Funcin Min -Clculo del capital

La funcin Min, que devuelve el valor mnimo de una lista de valores, no
texto ni lgicos, ser de gran utilidad en el clculo del capital para impri-
mir en la celda E20 el menor valor que para el caso ser 953.88.

k. Clculo del Capital.- Para calcular el capital en la tabla de amorti-
zacin, controlar si la celda A20 se encuentre en blanco, deje la celda
E20 en blanco; caso contrario, imprimir en la celda E20 el mnimo
entre el valor de la celda C20 y la diferencia del Pago_usar -D20.

La frmula =SI(A20<>" ";MIN(C20;Pago_usar-D20);" ") guardarle
con el nombre de Funcion_Capital y copiarlo en las dems celdas
inmediatas inferiores.

La aplicacin de la funcin Min utilizada como control de si la celda C20
contenga algn residuo que sea menor que la diferencia de Pago_usar-
D20.

11.3.6 Funcin Pago - Pagos en la tabla

l. Pagos en la tabla.- Para llenar la columna pagos de la tabla de
amortizacin, utilizar la funcin Pago realizando la rutina de control de
si la celda A20 este en blanco calcule caso contrario que deje la celda
F20 en blanco, para el efecto la frmula se expresara as:

=SI(A20="";"";PAGO(tasa_efectiva;Aos_plazo*Pagos_por
_ao;-Cantidad_prestada))

q. Capital Amortizado.- El capital amortizado, previo control de que la
celda A20 no se encuentre en blanco, restar a la deuda el capital pa-

gado, para lo cual deber disearse la siguiente frmula que ser re-
plicada en toda la columna:

=SI(A20=" ";" ";C20-E20)

r. Fecha de Pago en la Tabla.- para calcular la fecha de pago en la
tabla, controlar primeramente, si la celda A20 est en blanco, imprima
blancos; caso contrario, elegir la funcin fecha y dentro de la funcin
fecha ingresar en el argumento ao, el ao de la celda Fe-
cha_primer_pago; en el argumento mes, el mes de la Fe-
cha_primer_pago restado 1 al valor de la celda A20; y, en el ar-
gumento da, el da de la celda Fecha_primer_pago;

r. Finalmente, para imprimir el valor de la cuota en la celda G17 referen-
ciar el valor de la celda Pago_usar. La tabla construida se presenta
de la siguiente manera:

s. Macros Vista Preliminar, Salir e Imprimir.- Luego de haber
diseado la tabla de amortizacin con todas las condiciones requeri-
das sera importante imprimir un reporte de la tabla de amortizacin, lo
que es conveniente automatizar el proceso mediante el uso de macros

asignadas a botones de Vista Previa, Salir e Imprimir como se
muestra en la figura anterior.

El cdigo en Visual Basic para la macro para Vista previa:

Sub Presentacion_preliminar()
Range("A16:H54").Select ' seleccin del rango de celdas
Selection.PrintPreview ' vista previa del rango de celdas
End Sub

El cdigo en Visual Basic para la macro para Imprimir:
Sub IMPRIMIR()
Range("A15:G54").Select
Selection.PrintOut Copies:=1
End Sub

El cdigo en Visual Basic para la macro para Salir:

Sub SALIR()
Excel.Application.Quit
End Sub


11.4 ADMINISTRACIN DE ESCENARIOS

La administracin de escenarios es de gran utilidad en la toma de
decisiones de los negocios principalmente. Para crear escenarios, elegir
de la opcin datos, anlisis si, administracin de escenarios o con el
mtodo abreviado Alt+S+Y+S y hacer clic en agregar.
En la ventana administra-
dor de escenarios apuntar
en agregar, en el respectivo
cuadro escribir su nombre,
asignar como celda cam-
biante la celda D6 en la que
se encuentra la Tasa_anual
y sealar que se evitarn
cambios; inmediatamente
despus, ingresar el valor para cada celda cambiante. Agregado
los escenarios, sealar como resumen de datos, las celdas $H$18:
$H$29. Luego de este ltimo paso, se muestra el siguiente resumen del
escenario en una nueva hoja:

11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIN
FINANCIERAS - SOLUCIONES SOLVER

El uso de los componente de no es de utilizacin muy frecuente de usua-
rios comunes, por el contrario requieren de un grado de profundizacin
conceptual previa para validar estas herramientas expuestas por Excel.
Entre los componente se encuentran: Asistentes para bsqueda, asisten-
tes para suma condicional, herramientas para anlisis, herramientas para
el euro, solver y VBA Ayudante para Internet.

11.5.1 Optimizacin de soluciones - Solver

Solver es una herramienta de optimizacin y asignacin de recursos,
complemento de Excel, para resolver problemas con mltiples soluciones
matemticas encontrando y presentando la solucin ptima maximizando
las utilidades y minimizando los costos.


La opcin Solver no se encuentra entre las regulares de Excel por lo que
debe instalarse picando en el Botn del Office botn Opciones de
Excel Opciones ubicada en la parte inferior de la ventana. Al picar en
ese botn Excel muestra las opciones, entre las cuales aparece la de
Complementos con un panel que muestra todos los complementos que
pueden ser instalados y en la parte infoerio una lista para administrar los
complementos, picar enel botn Ir.. para activar la ventana de
complementos disponibles y elegir la opcin Solver.

La opcin Solver utilizado en la gestin de aplicaciones econmicas y
financieras aportar en las respuestas como a preguntas sobre: a) Qu
precio de producto genera mayores utilidades?; b) cmo ajustarse a un
determinado presupuesto?; y, con qu rapidez se puede crecer sin ago-
tar la liquidez? lo que se explicitar progresivamente con aplicaciones
financieras que incrementen su complejidad.

1. Solucin Solver Bsica y valor fijo - Compra de mercadera

Respondiendo a la pregunta de cmo ajustarse al presupuesto, se plantea
el caso de una compra de mercadera sin considerar ninguna restriccin

que no sea una disponibilidad presupuestaria de Usd 850 para la compra
de camisas.

a. Un primer caso presen-
tado buscar calcular
que cantidad de cami-
sas se deber adquirir
considerando un presu-
puesto de USD 850
conociendo el precio de cada una de ellas. La celda objetivo D10debe
ser una frmula obligatoriamente, en el presente caso la suma del
precio por la cantidad y las cantidades que se solicita Solver devuel-
va en las celdas B4:B9 mostrado en la presente grfica:

b. Para la bsqueda de la solucin, picar en Solver y asignar los par-
metros: celda objetivo, el Valor de la celda objetivo y Cam-
biando las celdas considerando si es maximizacin, minimizacin o
un valor justo al que se espera devolver las cantidades ptimas. El va-
lor de la celda puede ser mximo, mnimo y valores en dependiendo
del tipo de optimizacin requerida.


La celda objetivo o funcin objetivo es la celda del modelo de la
hoja cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. De otro modo
es la celda en que se presentar el valor ptimo que constituya solu-
cin al modelo presentado;

Las celdas cambiantes o variables de decisin son aquellas cel-
das que afectan al valor de la celda objetivo; es decir son las varia-
bles, valores o celdas de las que depende la celda objetivo; y,

Las restricciones es el valor de una celda cambiante para que
est dentro de ciertos lmites para satisfacer los valores objetivo. De
otro modo, las restricciones son valores que limitan las celdas cam-
biante para que tomen su valor en la consideracin de un objetivo pro-
puesto.

c. Luego de asignar los parmetros, al picar en Resolver, presenta los
resultados en las celdas seleccionadas y la ventana Resultados de
Solver para explicitar que ha encontrado la solucin, dos opciones
para elegir: Utilizar soluciones de Solver o Restaurar los va-
lores originales; adems del tipo de informes que se solicitar: de
respuesta, sensibilidad o lmites dependiendo del requerimiento del
usuario.


Como se puede observar, la solucin propuesta muestra cantidades
fraccionarias no factible en el caso de compra de camisetas y modifica los
precios de las camisetas, lo que hace visible la necesidad de plantear la
restriccin de que las cantidades deban expresarse en valores enteros,
para lo cual, se modificar la solucin Solver para que todas las
cantidades sean valores enteros desde el parmetro Sujeta a las si-
guientes restricciones: como se muestra en la siguiente grfica:

2. Solucin Solver con restricciones y valor fijo - Compra de
mercaderas

Para explicar mejor el uso de las restricciones se plantea la compra de
inversiones bajo algunos supuestos que se presentan inmediatamente:

Se requiere comprar los siguientes muebles: sillas. taburetes y si-
llas;
Los precios son:

Sillas 40
Taburetes 35
Mesas 70
El modelo presentado considera que existen algunas restricciones para la
compra de inversiones las misma que son presentadas inmediatamente.

Se cuenta con Usd 3.000 para la compra de los muebles;
Los muebles se compran enteras y completas;
El cantidad mxima requerida es:

Sillas 28
Taburetes 14
Mesas 7

a. Disear la tabla
con las columnas
para Producto,
Cantidad, Pre-
cio, Valor y las
Restricciones;
adems asigne nombres a las celdas como se muestra en la siguiente
grfica y tabla;
NOMBRES DE CELDAS
CELDA NOMBRE
B5 Cant_sillas
B6 Cant_taburetes
B7 Cant_mesas
E5 Max_sillas
E6 Max_taburetes
E7 Max_mesas
D7 F_objetivo

b. Calcular la el valor que tomara el mueble luego de obtener la cantidad
ptima, para lo cual debe asignarse la frmula que multiplique la can-
tidad por el precio; es decir, Cant_sillas*C5, Cant_taburetes*C6
y Cant_mesas* C7. De la misma manera, calcular el total de las ad-
quisiciones; es decir, el total de la columna VALOR que constituye la
funcin objetivo, la misma que debe ser una frmula;


c. Escribir en las celdas correspondientes los precios de cada mueble y
las restricciones en la columna E, como se muestra en la siguiente
grfica;

d. Picar en la opcin Solver e ingresar las referencias de celdas asig-
nadas en el literal a para: La funcin objetivo, el valor presu-
puestado, las celdas cambiantes y las restricciones como se
muestra en la siguiente grfica;

e. Ingresado todos los parmetros requeridos por Solver al picar en el
botn Resolver, Solver aplicar la solucin presentando las canti-
dades de muebles que se podr comprar con las restricciones esta-
blecidas previamente como se muestra en la siguiente figura:


De requerirse presentar un informe de respuestas, este se presentar en
una hoja adicional, cuando se haya solicitado desde la ventana Resulta-
dos de Solver. B4:B9

3. Solucin Solver con restricciones y valor mximo - Compra
mxima de acciones

Se presenta el caso para resolver el problema de optimizar la inversin en
acciones en tres empresas Ecuatorianas supuestas PROINCO, la Favo-
rita y Dinners de mximo Usd 100.000 conociendo el valor de cada
accin y la utilidad que generan como se muestra en la siguiente figura:

El procedimiento a seguir incluye las siguientes tareas:


1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes
nombres;

NOMBRES DE CELDAS
CELDA NOMBRE
B5 Precio_Acc_Proinco
B6 Precio_Acc_Favorita
B7 Precio_Acc_Dinners
D5 Cant_Acc_Proinco
D7 Cant _Acc_Favorita
D8 Cant _Acc_Dinners
F5 Inversion_Proinco
F7 Inversion _Favorita
F8 Inversion _Dinners
G5 Inv_Maxima_Proinco
G7 Inv_Maxima_Favorita
G8 Inv_Maxima Dinners
E9 Rentabilidad_Maxima
D7 Inversion_Optimizada
J8 Disponibilidad

2. Aplicar la frmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del
Precio por la Utilidad en acciones. Otra frmula para las celdas
F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;

Debe puntualizarse que para una solucin Solver, cuyo valor de la celda
objetivo sea mximo, dentro de las restricciones debe definirse una in-
ecuacin donde el valor de la inversin ptima sea menor que el presu-
puesto disponible como se muestra en la ventana Parmetros de Sol-
ver.

3. Picar en la opcin Solver y consignar los parmetros mostrado en la
siguiente ventana;
4. Picar en el botn resolver de la ventana Parmetros de Solver y la
solucin se visualizar de la siguiente manera:


Como se puede observar la solucin propuesta por Solver es comprar
750 acciones de Proinco, 1.250 de La Favorita y 1.500 de Dinners
lo que producir un rendimiento de 5.250 en Proinco, 3.750 en La
Favorita y 4.500 en Dinners con una inversin de 45.000, 25.000 y
30.000 respectivamente en cada una de las empresas sealadas anterior
en el mismo orden; finalmente, la solucin muestra que invirtiendo los
Usd 100.000 disponibles con las cantidades estructuradas en la solucin
se obtendr una rentabilidad de Usd 13.500.

4. Solucin Solver con restricciones y valor mnimo - Venta
mnima de acciones

Cuando el objetivo es encontrar un mnimo como solucin se debe consi-
derar que en el planteamiento de las inecuaciones o restricciones implican
la presencia de >= contrario a los que sucede con la maximizacin. Para
mostrar la solucin Solver se buscar la combinacin ptima en la venta
de acciones de las mismas empresas consideradas en el caso de la
maximizacin con algunas variaciones presentadas desde la estructura de
la tabla desde el punto de vista de vendedor:

El procedimiento para presentar una solucin mnima incluye las siguien-
tes tareas:

1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes
nombres;


NOMBRES DE CELDAS
CELDA NOMBRE
D5 Cantidad_Proinco
D7 Cantidad _Favorita
D8 Cantidad _Dinners
F5 Venta_Proinco
F7 Venta _Favorita
F8 Venta _Dinners
G5 Venta_minima_Proinco
G7 Venta_minima_Favorita
G8 Venta_minima_Dinners
E9 Total_ingreso
F10 Venta_optima
J8 Ingresos_esperados

2. Aplicar la frmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del
Precio por la Utilidad en acciones. Otra frmula para las celdas
F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;

3. Picar en la opcin Solver e ingresar la celda objetivo, elegir el valor
de la celda objetivo Mnimo, sealar las celdas cambiantes y definir
las celdas cambiantes como se muestra en la siguiente grfica.


4. Picar en el botn resolver y Solver muestra la siguiente solucin:

11.6 GESTIN DE APLICACIONES CONTABLES:
SUBTOTALES, TABLA DINMICA Y APLICACION DE
FUNCIONES

11.7 Funcin sumar.si, suma anidada con si - aplicacin contable

Para Aplicar las funciones SUMAR.SI y
SUMAR anidada con la funcin en una
aplicacin contable debe partirse del
diseo de un Plan de Cuentas, a partir de
este, realizar el diario, el mayor y los
balances. Por consiguiente no se incluir
la aplicacin de estas tres funciones de
manera individual, sino que se mostrar
la aplicabilidad prctica en la contabilidad
para lo cual sern necesarios incorporar
otros elementos o componentes.

11.8 APLICACIONES CONTABLES - MAYORIZACIN

a. Crear el plan de cuentas en la hoja con nombre
PLAN_CUENTAS. El plan de cuentas incluir cdigo y nombre
de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos Ver
Hoja de Excel Ejercicio Contable. Adems del nombre de la hoja
asignar al rango de celdas que contienen el cdigo y el nombre de las
cuentas PLAN_ CUENTAS, para lo cual debe sealarse el rango y
picar en dentro del cuadro de nombres de la linea de fmulas que se
encuentra sobre el rea de trabajo de la hoja de clculo;

b. Crear la hoja de diario. En la hoja de
diario insertar, desde la opcin
programador, un cuadro de lista para mostrar los CDIGOS y los
NOMBRES de las cuentas. El procedimiento para dichos cuadros
de listas es el siguiente:

c. Dibujar el cuadro de
lista en la hoja Diario,
picando en la opcin
programador, grupo
de opciones contro-
les;

d. Dibujado el cuadro de lista, con el botn secundarios del mouse,
picar en el y elegir la opcin Formato de Control para definir el

rango de entrada 'PLAN DE CUENTAS'!$A$2:$A$170 rango de la
hoja del Plan_cuentas que incluye todos sus cdigo y la celda
vinculada, que para el efecto ser $A$1. Para la definicin del rango
de control es conveniente picar en la hoja PLAN_CUENTAS y
seleccionar todos los cdigos. Utilizar igual procedimiento para el
cuadro de lista que desplegar los nombres de las cuentas, para
cuyo efecto debe cambiarse el rango de entrada 'PLAN DE CUEN-
TAS'!$B$2:$B$170 y la celda vunculada $A$1. Al picar en
cualquiera de los dos cuadros anteriores se despliega los cdigos o
los nombres;

e. Escribir en la celda E1 Cdigo y en la celda E2 Cuenta y rellenar
las celdas con colores;

f. En la Celda F2 utilizar
la funcin Desref
para que devuelva
una referencia a un
rango que es un
nmero especificado
de filas y columnas de
una refrencia dada.
Para utilizar la funcin escribir en la celda F1 =des y Excel asistir
con una lista desplegable de las funciones incluida la funcin
requerida, ubicarse en ella, presionar la tecla Tab para escoger la
funcin y con el mtodo abreviado Shift+F3 mostrar la ventana

asistente. Para la referencia sealar la celda 'PLAN DE CUEN-
TAS'!B2 celda referencial del listado de cuentas, para el caso de las
filas a partir del valor de la celda vinculada y restar 1, para que al
moverse la fila se regrese 1 observar en el siguiente grfico quel valor
de 9 en la celda vinculada, y en el caso de la columna para que no se
mueva asignar el valor 0. El mismo procedimiento para el caso de la
celda F2 donde se imprimir el cdigo de la cuenta.

Tomar en consideracin que para las filas, la celdas vinculada se cruza
las de los cuadros de listas del cdigo con las cuentas y viceversa.

g. La funcin Desref muestra su aplicacin al cambiar la eleccin de
cualquiera de los items de los cuadros de lista de cdigo o cuenta;

h. Una vez recuperado el CDIGO DE LA CUENTA copiar y pegar
valores en el diario, segn sea el registro requerido. Con propsito
didctico slo se realizar 9 asientos contables;

i. Duplicar la hoja del diario y asignarle el nombre de MAYOR;

j. Marcar desde el rango de celdas B3:B41; elegir filtros; y escoger la
opcin de filtros de texto Vacas. Excel mostrar nicamente las filas
que contienen el nmero de asiento que debe procederse a elminar
inmediatamente. La tabla se mostrar como sigue;

11.8.1 Mayorizacin tabla dinmica

Una vez que se eliminen las celdas vacias desde la
lista de filtro de datos habiendo picado en la casilla
de (celdas vacas) seguir el siguiente
procedimiento:

1. Elegir la opcin tablas dinmicas del men
de opciones insertar. Excel crea una hoja para disearla; muestra
una ventana con la lista de campos con las reas de: FILTRO DE

INFORME, RTULO DE COLUMNA, RTULO DE FILA Y
VALORES;

2. Arrastrar el campo cdigo
a rotulo de filas, el campo
debe y el haber al rea
valores; y,

3. Cambiar cuenta por suma
picando en la flecha que
se encuentra en cada
campo DEBE y
HABER, desde la opcin
configuracin campo de
valor. La tabla se mostrar
como sigue:

11.8.2 Mayorizacin con subtotales

a. Duplicar la hoja MAYOR y cambiarle de nombre a MAYORSUBT;

b. Ordenar la tabla segn el cdigo de cuenta;

c. Elegir la opcin subtotales del grupo
de opciones esquema men datos
tablas dinmicas del men de
opciones insertar. En la ventana de
dilogo Subtotales sealar que se
agregarn subtotales a los campos
debe y haber.


El mayor con subtotales se muestra as:Al picar en los conos 1,2 o 3 que
se muestra en el extremo derecho de los subtotales el informe se recoge
o despliega.

11.8.3 Mayorizar con funciones

Para mayorizar aplicando funciones, trabajar con la hoja de MAYOR en
la que se encuentran eliminadas los nmeros de asientos y seguir el
siguiente procedimiento:


a. Marcar la matrz de celdas que incluye los CDIGOS y
asignarle el nombre Cdigo_diario;
b. Marcar el rango de celdas en los que se encuentran los valores
del DEBE y asignarle el nombre de Dbito_diario; lo mismo
con la columna del haber y asignarle el nombre
Crdito_diario;

Las tres matrices deben tener el mismo tamao, es decir; el mismo inicio y
el mismo fin aunque no hubiesen registros en esas celdas, de otro modo
debe ser del .mismo tamao que el rango Cdigo_diario.

c. Copiar todos los cdigo de la hoja MAYOR en una hoja nueva a
la que se le asigne el nombre MAYOR_FUNCION;

d. Ubicar en cualquiera de las celdas que contengan un cdigo,
sera mejor en la primera, para asignarle el nombre Cdi-
go_mayor. Desde administrador de nombres editar Cdi-
go_mayor para modificarle de manera que se congele la
columnna pero no la fila. Verificar que ubicado en cualquier
columna diferente a la del cdigo el elegir Cdigo de mayor
ubique el cdigo de la misma fila de la celda activa;

e. Llamar a la funcin sumar, y cuando la ventana asistente de la
funcin solicite el primer nmero, llamar a la funcin SI;

f. En la ventana asistente de la funcin SI, en la prueba lgica
probar si Cdigo_diario=Cdigo_mayor; si el verdadero
asignarle el valor de 1 caso contrario el valor de 0 y aceptar con
Enter;


g. Una vez aceptado la funcin se mostrar mostrar de la
siguiente manera:

=Suma(Si(CODIGO_DIARIO=CODIGO_MAYOR;1;0));

h. Picar delante delante del ltimo parntesis y modificar la funcin
insertando Debito_diario y aceptar con ENTER;

i. Para que la funcin sea matricial presionar la combinacin de las
teclas Ctrl+Shift+Enter;

j. Arrastrar la frmula para abajo, hasta donde se encuentre
cdigos de cuenta en la columna de la izquierda;

k. Copiar la celda a la columna de los crditos y modificar la
frmula, en lugar de Dbito_diario asignarle Crdito_diario;

l. presionar la conbinacin de las teclas Ctrl+Shift+Enter para
que la funcin sea matricial;

m. Arrastrar la formula abajo mientras exista cdigo en la columna
Cdigo_diario;

n. Utilizar la opcin Tablas del men insertar;

o. Quitar duplicados desde el mismo men de tablas o desde el
men datos;

p. Insertar una columna entre los cdigos y los dbitos para
recuperar el nombre de las cuentas con la funcin BUSCARV,

aisgnndole previamente el nombre de Plan_cuentas al rango
del plan de cuentas;

q. Finalizado es proceso el mayor se presenta de la siguiente
manera:


12 UNIDAD 12 GESTIN DE DATOS - ANLISIS ES-
TADSTICOS

En la gestin de datos considerar, para los principales estadgrafos, las
funciones estadsticas ms principales y el uso del complemento Herra-
mientas de anlisis de datos que ofrece Excel para el anlisis estadstico
correspondiente. La aplicacin de los estadgrafos y el uso del comple-
mento se realizar a partir de la lista que muestra los salarios de la ma-
yora de pases de Amrica Latina mostrado en la siguiente figura:

Adicionalmente, se asignar nombres a las celdas mostradas a continua-
cin:

12.1.1 Estadgrafos de Posicin - Funciones

A partir de las celdas A10 a la A17 ubicar los nombre de los estadgrafos
que se utilizar:
NOMBRES DE CELDAS
RANGO DE CELDA NOMBRE
B3:B9 Salario_Mensual
B3:B9 Horas_Semana
B3:B9 Horas_Mes

1) El primer estadgrafo a utilizar en la celda B10, es la media aritmtica
o promedio de los salarios bsicos explicitado en la funcin:
=Promedio(Salario_Bsico), y el resultado presenta el valor de
301. Para promediar el nmero de horas por semana trabajadas en
cada uno de los pases expuestos la funcin:
=Promedio(Horas_semana), el resultado muestra 44,86;

2) El mismo procedimiento en las celdas B11:B17 para los otros es-
tadgrafos, debe recordarse el nombre de las funciones a aplicar a
aplicar: Mediana, Moda, Media.Geom, Desvest, Var, Mx y
Min. Los resultados se muestran en la grfica anterior;

3) El clculo del
promedio ponde-
rado de salarios
debe ponderarse
por las horas al
mes trabajadas,
para lo cual se
llamar a la fun-
cin SumaPro-

ducto para trabajar con las matrices Salario_Mensual y
Horas_Mes como se muestra en la siguiente ventana y dividir para la
suma de las horas al mes, considerando como frecuencia. la sintaxis
de aplicacin ser:

=Sumaproducto(Salario_Mensual;Horas_Mes)/Suma(Horas_Me
s)

El resultado de aplicar la funcin Su-
maProducto y Suma expuestas,
presenta un resultado 300.51 dlares,
aparentemente no muy significativo 49
centsimas pero ms real pues es
afectado por las horas al mes de cada
pas.

12.1.2 Estadgrafos de Posicin - Complementos

La utilizacin de la herramientas para anlisis de activarse desde
Opciones de Excel/complementos. Una vez activado se muestra en el
grupo de anlisis, la opcin Anlisis de datos, y su aplicacin debe
seguir el siguiente procedimiento:

1) Marcar el rango de celdas
B2:C9 o las columna de los
Salarios y las Horas semana o
luego de que se haya picado
en la opcin Anlisis de da-
tos y configurar los dems
parmetros, principalmente; si

la tabla contiene rtulos en la primera fila y las opciones de salida: En
una nueva hoja y Resumen de estadsticas como se muestra a conti-
nuacin:

12.1.3 Presentacin Grfica del comportamiento de los salarios
Para presentar grficamente el comportamiento de los salarios bsicos de
los pases contenidos en la tabla utilizada para la aplicacin de los estad-
grafos anteriores, picar en Columnas agrupadas de la opcin Co-
lumnas de Insertar y configurar el grfico de manera que el rango de
datos del grfico sea la columna de los pases, salarios y las horas sema-
nales y configurar los parmetros:
1. Picar en la serie de los Salarios y cambiar al grfico lnea nicamen-
te a esta variable;

2. Elegir, dentro de la opcin de presentacin Etiqueta de datos la opcin
Extremo externo;

3. Llamar a Selec-
cionar datos y
agregar la celda
que contiene el
promedio ponde-
rado y entradas
de serie agregar
el promedio ponderado;

Adems de asignar nombre al grfico y quitar el borde al rea del grfico,
el grfico se muestra en la siguiente figura:

12.1.4 Anlisis de tendencia, crecimiento y pronstico

Para realizar un estudio del comportamiento de una variable cronolgica-
mente ser convenientemente visualizada desde la concepcin de pro-

ducto interno bruto valor de todos los bienes y servicios finales producidos
dentro de una nacin en un ao determinado del Ecuador en los aos
2000 hasta el 2009 para colegir su comportamiento y pronosticar su valor
en los futuros aos. Los valores de PIB son:

Para aplicar
las funciones estadsticas de tendencia y crecimiento para observar a
cul de las funciones se ajustan ms la tendencia del producto interno
bruto la de tendencia o crecimiento se seguir el siguiente procedimiento:

1. Situarse en la celda C3 y solicitar la funcin Tendencia a la cual se
le asignarn los argumentos: para Conocido_y el rango de celdas
B3:B12 y para Conocido_x el rango de celdas A3:A12;

PRODUCTO INTERNO BRUTO-ECUADOR
AOS PIB
2000
54,9
2001
37,2
2002
39,6
2003
41,7
2004
45,65
2005
49,51
2007
57,23
2008
61,52
2009
98,71

2. Luego de aceptar los argumentos de la funcin, copiar la funcin a las
celdas restantes de la misma columna, hasta la C12;

3. Sin desmarcar el rango de la copia,
editar la frmula aplicada en el rango
de celdas con la tecla F2, editadas
las frmulas teclear las celdas com-
binadas Ctrl+Shift+Enter para que
las funciones sea matriciales;

4. En las celdas C13 y C14 aplicar el mismo procedimiento adicionando
para el argumento Nueva_matriz_x el contenido de las celdas A13
y A14;

5. Aplicar el mismo procedimiento para la funcin Crecimiento, tanto para
calcular los valores estimados de la serie como para pronosticar para
los aos 2010 y 2011;

6. Una vez obtenidos los valores estimados y pronosticados con las dos
funciones, calcular los valores mnimos de las dos funciones utilizando
la siguiente frmula;

Una vez realizado los clculos anteriores, se puede observar que la varia-
ble PIB se ajusta ms a un comportamiento exponencial que lineal, pues-
to que al aplicar la frmula de los mnimos expuesto en el numeral 6 es
menor es menor el valor de la celda E13 que la celda F14, lo que se con-
firma con la siguiente tabla y grfico.

2
) (
c i
Y Y Minimo =

13 UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINAN-
CIERAS

Las macros constituyen el nombre que se le asigna a un conjunto de
instrucciones diseadas con un propstio u objetivo especfico. Las
macros se graban dentro de una subrutina de programacin diseadas en
VisualBasic.

13.1 DISEO DE MACROS SENCILLAS

se puede realizar macros a partir de
operaciones realizadas para que Excel
escribiera el cdigo como por ejemplo
para sumar. La forma ms fcil e intuitiva
de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel, Este grabador de macros permite grabar las acciones
deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las
cuales se puede modificar posteriormente.

13.1.1 Macro para sumar

Elegir de la opcin programa-
dor, grupo cdigo, la opcin
grabar macro, opcin con la
cual; Excel presenta la ventana
para asignar NOMBRE A LA
MACRO, definir MTODO
ABREVIADO y lugar para
GUARDAR LA MACRO; y,
escribir la descripcin de la macro, caso contrario Excel lo asignar.


Inmediatamente
despus, realizar las
operaciones para
sumar el rango de
celdas F5:F12; es
decir, marcar el
rango anterior,
presionar la
combinacin de las teclas ALT+SHIFT+= para realizar la suma del rango
explicitado y confirmarlo con ENTER; realizada la operacin detener la
grabacin. Para el presente caso, la macro se llama SUMA.

Grabada la macro, en Visual Basic, picando en la opcin Macros,
previa la ubicacin en la macro SUMA, elegir paso a paso para ver el
cdigo de la macro;

Luego de diseada la macro, disear un botn (control de formula-
rio) desde el grupo controles de la opcin programado y
asignarle la macro SUMA.

13.2 DISEO DE MACROS COMPLEJAS

Las macros o subrutinas de programacin en Excel se realizan desde
Visual Basic de manera interactiva y como se ha mostrado previamente,
las macros son escritas automticamente mientras seguimos una serie de
procesos, este texto constituye el cdigo de las acciones realizadas.

Para realizar macros ms complejas se hace necesario conocer un poco
ms de la gesti+n de Visual Basic y la utilizacin de su cdigo, puesto
que en las macros ms complejas ya se requiere escribir el cdigo pero

conociendo perfectamente la aplicacin de sus instrucciones, sin
embargo; las que se utilizarn a continuacin se explicarn
adecuadamente por aplicarse en la gestin de aplicaciones financieras.

13.2.1 Macro para salir

Cuando se escibe una instruccin, se apoya de Visual Basic digitando la
combinacin de
las teclas
CTRL+J para
mostrar la ven-
tana desple-
gable y elegir
la instruccin o
funcin
correspondiente con la tecla Tab. En el presente caso, luedo de escribir
presionar la combinacin Ctrl+J;

La macro SALIR, se completar con las
siguientes instrucciones. Msgbox para
que presente una caja de mensajes con el
texto Desea salir, la opcin de Visual
Basica VbYeNo con ttulo en la ventana Macros sencillas;

Dibujar el botn salir, asignar la macro salir y ejecutar la macro pulsando
el botn.

Ejecutada la macro, la opcin de Visual Basic muestra dos botones. Al
elegir cualquiera de los dos la macro funciona en las dos opciones de la
misma manera; es decir, igual en si como en no


Para que, slo cuando presione en el botn S, salga de Excel, y en el
caso de No regrese a la hoja de trabajo; la macro debe modificarse de la
siguiente manera:

La instruccin Dim para declarar variables de memoria indepen-
diente Mensaje, Estilo, Titulo, Respuesta y Micadena.

En la variabe mensaje
almacenar el texto
Desea salir?; en
Estilo VbYesNo; en
titulo el texto Macros
sencillas; en respuesta
Respuesta =
MsgBox(Mensaje,
Estilo, titulo) y para
cuando presione en el
botn No muestre el mensaje regresar al libro.

De la misma manera que la macro salir se puede disear la macro cerrar,
con la diferencia de que en caso de elegir si, la instruccin ser la siguien-
te ActiveWindow.Close

13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO-MACROS

Para trabajar las funciones definidas
por el usuario se partir de un diseo
de una factura la mismas que se mues-
tra inmediatamente:


Picar en Visual Basic
de las opciones de
programador y desde
Proyecto -VbProject
insertar un mdulo.
Insertado el mdulo
escribir la macro o las
instrucciones de la fun-
cin costoVentas en el
cuadro de texto de Vi-
sual Basic, de la si-
guiente manera:

Function costoventas(totalFactura, Iva12, margen_utilidad)
costoventas= (totalFactura-Iva12)-((totalFactura- Iva12) * margen_utilidad)
End Function

Las partes de una funcin definida por el usuario, al igual que las funcio-
nes definidas por Excel tiene nombre y argumentos. Un argumento es un
tipo de variable, una variable es un nombre que representa un valor o una
referencia a un objeto, como celda u hoja de clculo. En el caso expuesto
anteriormente, el nombre de la funcin es costoventas y los argumen-
tos: Totalfactura, IVA12, Margenutilidad.

La funcin calcula el costo de ventas considerando el total de la factura
menos el 12% del IVA; y restando la misma diferencia por el margen de
utilidad.

Para aplicar la funcin salir de Microsoft Visual Basic o cerrar y volver a
Excel, ubicarse en una celda en blanco e iniciar la escritura, en el texto de
relleno. Excel muestra la lista de funciones de la siguiente manera:

13.3.1 Funciones nmeros a letras
Se ha convertido en una necesidad muy frecuente de usuarios que re-
quieren convertir nmero ingresados o calculados en una celda a letras,
principalmente al momento de querer imprimir algn informe o reporte,
puesto que no existe ninguna funcin diseada en Excel, les presento a
ustedes la macro que ayudara en ese propsito.
Function Unidades(num, UNO)
Dim U
Dim Cad

U = Array("UN", "DOS", "TRES", "CUATRO", "CINCO", "SEIS", "SIE-
TE", "OCHO", "NUEVE")
Cad = ""
If num = 1 Then
If UNO = 1 Then
Cad = Cad & "UNO"
Else
Cad = Cad & "UN"
End If
Else

Cad = Cad & U(num - 1)
End If
Unidades = Cad
End Function

Function Decenas(num1, res)
Dim D1
D1 = Array("ONCE", "DOCE", "TRECE", "CATORCE", "QUINCE",
"DIECISEIS", "DIECISIETE", _ "DIECIOCHO", "DIECINUEVE")
D2 = Array("DIEZ", "VEINTE", "TREINTA", "CUARENTA", "CINCUEN-
TA", "SESENTA", _
"SETENTA", "OCHENTA", "NOVENTA")
If num1 > 10 And num1 < 20 Then
Cad1 = D1(num1 - 10 - 1)
Else
Cad1 = D2((num1 \ 10) - 1)
If (num1 \ 10) <> 2 Then
If res > 0 Then
Cad1 = Cad1 & " Y "
Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0)
End If
Else
If res = 0 Then
Cad1 = Cad1 & "E"
Else
Cad1 = Cad1 & "I"
Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0)
End If
End If
End If
Decenas = Cad1
End Function

Function Cientos(num2)
num3 = num2 \ 100
Select Case num3
Case 1
If num2 = 100 Then
cad2 = "CIEN "
Else
cad2 = "CIENTO "
End If
Case 5
cad2 = "QUINIENTOS "
Case 7
cad2 = "SETECIENTOS "
Case 9

cad2 = "NOVECIENTOS "
Case Else
cad2 = Unidades(num3, 0) & "CIENTOS "
End Select

num2 = num2 Mod 100
If num2 > 0 Then
If num2 < 10 Then
cad2 = cad2 & Unidades(num2, num2)
Else
cad2 = cad2 & Decenas(num2, num2 Mod 10)
End If
End If
Cientos = cad2
End Function

Function Miles(num4)
If (num4 >= 100) Then
cad3 = Cientos(num4)
Else
If (num4 >= 10) Then
cad3 = Decenas(num4, num4 Mod 10)
Else
cad3 = Unidades(num4, 0)
End If
End If
cad3 = cad3 & " MIL "
Miles = cad3
End Function

Function Millones(cant)
If cant = 1 Then
ter = " "
Else
ter = "ES "
End If
If (cant >= 1000) Then
cantl = cantl & Miles(cant \ 1000)
cant = cant Mod 1000
End If
If cant > 0 Then
If cant >= 100 Then
cantl = cantl & Cientos(cant)
Else
If cant >= 10 Then
cantl = cantl & Decenas(cant, cant Mod 10)
Else
cantl = cantl & Unidades(cant, 0)

End If
End If
End If
Millones = cantl & " MILLON" & ter
End Function

Function decimales(numero As Single) As Integer
Dim iaux As Integer
iaux = numero - Application.Round(numero, 2)
decimales = iaux
End Function

13.3.2 Funciones letras a nmeros

Function letras(cantm As Variant, ByVal mon As Integer) As String
Dim cants1 As String, num1 As Variant, num2 As Variant

num1 = cantm \ 1000000
num2 = cantm - (num1 * 1000000)

cents = (num2 * 100) Mod 100
If cents = 0 Then
cents1 = "00"
Else
cents1 = Format(cents)
End If
cantm = cantm - (cents / 100)
If cantm >= 1000000 Then
cantlm = Millones(cantm \ 1000000)
cantm = cantm Mod 1000000
End If
If cantm > 0 Then
If (cantm >= 1000) Then
cantlm = cantlm & Miles(cantm \ 1000)
cantm = cantm Mod 1000
End If
End If
If cantm > 0 Then
If cantm >= 100 Then
cantlm = cantlm & Cientos(cantm)
Else
If cantm >= 10 Then
cantlm = cantlm & Decenas(cantm, cantm Mod 10)
Else
cantlm = cantlm & Unidades(cantm, 1)
End If

End If
End If
If mon = 1 Then
letras = cantlm & " " & cents1 & "/100 DOLARES"
Else
letras = cantlm & " DOLARES " & cents1 & "/100 U.S.D."
End If
End Function

Sub prueba()
Dim res As String, num As Single
num = 50899697.51
res = letras(num, 1)
End Sub


13.4 INFOGRAFA

1. BRAVO VALDIVIESO Mercedes y UBIDIA TAPIA Carmita,
Contabilidad de Costos, Editora Nuevoda, Ecuador, 2007;
2. SNCHEZ VENEGAS Jos Luis, Diagnstico Financiero Integral,
ECAFSA/THOMSON LEARNING,Mxico, 1999.
3. RINCN VEGA Jos M, Informtica Como Instrumento de
Gestin, Espaa.Deusto, 1978;
4. SPILMAN Miguel, La Investigacin Operativa: su Aplicacin
Prctica en la Explotacin de Empresas. Espaa, Editorial
Francisco Casonova, 1965;
5. KAZMIER Leonardo y DIZ M., Estadstica Aplicada a la
Administracin y a la Economa, Alfredo MC-HILL, Mxico, 1973;
6. WOODWARD Jeff, Excel 5 para Windows, Editorial
Osborne/Mc-Hill, 1994<
7. http://www.tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=es#;
8. http://www.youtube.com/watch?v=KRFel8XIFyg;
9. http://www.youtube.com/watch?v=UQU1kfse5us;

Gestion de Aplicaciones Financieras Con Excel2007 - Concurso

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