SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PEMBELIAN (Studi Kasus : Dealer Yamaha CV.

Lapang Jaya Motor)

Cindy Bulandari cindybulandari@gmail.com Irwan Sutirman Wahdiat., S.E., M.M., Ak Irwan.sutirman@gmail.com Magdalena Karismariyanti., S.T., MBA ellen@politel.ac.id

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung 2012 ABSTRAK Perkembangan teknologi pada zaman sekarang telah berkembang pesat, begitu pula dengan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat dilakukan menggunakan teknologi. Dengan menggunakan sistem informasi tersebut, pihak accounting dan finance dapat kemudahan dalam pengendalian atas pencatatan, pengolahan, serta penyediaan informasi secara cepat dan tepat sebagai dasar pengambilan keputusan. Penjualan dan pembelian yang dilakukan pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya Motor sudah terkomputerisasi, tetapi belum terintegrasi sehingga masih melibatkan beberapa staf operasional dan staf akuntansi. Proses penyusunan perhitungan akuntansi sampai dengan ke dalam penggolongan buku besar masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel, Sehingga proses tersebut akan menimbulkan resiko kesalahan dalam penyediaan informasi secara tidak cepat dan tepat, serta menimbulkan kesulitan jika semakin meningkatnya transaksi yang akan terjadi kedepannya. Guna meningkatkan kinerja perusahaan, maka ditemukannya hasil penelitian tersebut berupa penjabaran mengenai perlunya membangun suatu sistem akuntansi sebagai media yang menjadikan proses pencatatan transaksi sampai dengan ke dalam penggolongan buku besar dengan tujuan untuk memberikan solusi dan kemudahan terhadap permasalahan tersebut. Sistem yang dibuat berbasis VisualBasic.Net dan menggunakan SQL server sebagai database. Kata Kunci: Pembelian Tunai, Penjualan Tunai, Pengelolaan Akun, Jurnal, Buku Besar 1. Pendahuluan a. Bagaimana sistem informasi akuntansi atas penjualan, jasa servis, dan pembelian berdasarkan prosedur yang sedang berjalan pada Dealer Lapang Jaya Motor? Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat menyusun laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai ke penggolongan buku besar?

1.1 Latar Belakang Dealer Lapang Jaya Motor adalah suatu perusahaan yang berperan sebagai Dealer sepeda motor resmi Yamaha yang menangani penjualan, dan pembelian, serta melayani jasa servis. Sistem penjualan dan pembelian pada perusahaan tersebut sudah terkomputerisasi., namun pada setiap bagian operasional masih melibatkan beberapa jumlah staf dan belum dapat menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan servis secara cepat dan tepat. Dilihat dari permasalahan diatas, maka akan dibuatkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian untuk PT. Lapang Jaya Motor agar dapat memudahkan dalam pembuatan laporan-laporan sampai dengan ke dalam penggolongan bukubesar, guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam hal waktu serta biaya operasional. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dapat dirumuskan sebagai berikut:

b.

1.3 Tujuan Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

a. Membuat

sistem informasi akuntansi penjualan, jasa servis dan pembelian berdasarkan prosedur yang berjalan pada Dealer Lapang Jaya Motor. b. Membuat sistem informasi akuntansi yang dapat menyusun laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai ke penggolongan buku besar pada Dealer Lapang Jaya Motor.

1.4 Batasan Masalah Permasalahan yang sering terjadi pada perusahaan berhubungan dengan pengolahan data pembelian dan penjualan adalah penyediaan transaksi sampai dengan ke penggolongan buku besar yang tidak dapat dihasilkan dengan cepat dan tepat. Selain itu dapat dilihat pembatasan masalah sebagai berikut: a. b. c. Hanya menerapkan proses terjadinya penjualan tunai , dan pembelian tunai. Tidak membahas mengenai retur penjualan dan retur pembelian Hanya menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai dengan ke penggolongan buku besar.

untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. 2.2 Siklus Akuntansi Siklus akuntansi diawali dengan menganalisa dan menjurnal transaksi kemudian diakhiri dengan neraca saldo setelah penutupan. Yang terpenting dari siklus akuntansi adalah dihasilkannya laporan keuangan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam siklus akuntansi antara lain: 1. Menganalisa transaksi bisnis 2. Menjurnal transaksi-transaksi bisnis . 3. Memposting transaksi-transaksi tersebut. 4. Menyiapkan neraca saldo 5. Menjurnal dan memposting data-data penyesuaian 6. Menyiapkan neraca saldo disesuaikan 7. Menyiapkan laporan keuangan 8. Menjurnal dan memposting jurnal penutup. 9. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan 2.3 Jurnal Jurnal umum (General Journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang tidak dicatat pada jurnal khusus, sedangkan jurnal khusus (Special Journal) digunakan untuk mencatat transaksi tertentu yang sering terjadi. Jurnal khusus diterapkan pada perusahaan dagang terdiri dari jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat semua penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. 2.4 Buku Besar (General Ledger) Buku besar merupakan suatu penggolongan dari transaksi-transaksi menurut kelompok rekening akun (posting) atau dapat diartikan setiap jurnal yang sudah dibuat dipindahkan ke dalam buku besar (general ledger) sesuai dengan kelompok rekeningnya (Suharli, 2006: 134). Contoh : Kas akan masuk ke buku besar khusus rekening kas yang berada di sisi debet maupun kredit, sedangkan penjualan akan masuk ke buku besar penjualan yang berada di sisi kredit. 2.5 Sistem Informasi Akuntansi Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki subsistem di dalamnya, yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung sistem (Romney, Marshall & Steinbart, 2000 : 112). Informasi merupakan data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang (Warren, Reeve & Fess, 2005:41). Sedangkan akuntansi merupakan proses dari identifikasi, pengukuran, dan pelaporan informasi

1.5 Metodologi Penelitian Pengembangan sistem yang digunakan adalah SDLC (Software Development Life Cycle) dengan menerapkan pemodelan waterfall. Adapun tahapantahapan model waterfall yang umum digunakan menurut Nugroho (2010;4) adalah sebagai berikut: a. b. c. d. Definisi Kebutuhan (Requirement definition). Desain Sistem dan Aplikasi (System and software design). Implementasi (Implementation). Pengujian (Testing).

Requirement Definition

System and Software Design

Implementation

Testing

Gambar 1.1 Tahap Analisis (Waterfall) 2. Tinjauan Pustaka

2.1 Definisi Akuntansi Secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan (Warren, Reeve, Fess, 2005:10). Menurut AAA (American Accounting Association ): Accounting as the proceed of identifying, measuring and communicating economic information to permit informed judgment and decisions by user of the information " (Muhammad, 2002:11). Dapat diartikan bahwa Akuntansi itu merupakan suatu proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi,

ekonomi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai komponen-komponen yang terdiri dari pelaku, metode, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha, kemudian mengolahnya menjadi informasi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan perusahaan (Warren, Reeve & Fess, 2005:42). 2.6 COA (Chart of Account) Untuk melakukan otomatisasi pada sistem akuntansi untuk data master dari kode perkiraan menggunakan chart of account. Setiap perkiraan dalam buku besar mempunyai nomor tersendiri. Chart of account merupakan daftar dari keseluruhan penomoran perkiraan yang digunakan dalam organisasi. Struktur dalam chart of account merupakan salah satu hal yang terpenting dalam sistem informasi akuntansi, karena berpengaruh dalam proses penjurnalan serta pembuatan laporan buku besar. Oleh karena itu terdapat aturan dalam penomoran perkiraan dalam chart of account (Idam Cupriadi, 2007). a. Aktiva (1xxxxx) b. Passiva (2xxxxx) c. Modal (3xxxxx) d. Pendapatan (4xxxxx) e. Biaya-biaya (5xxxxx) f. Pendapatan lain-lain (6xxxxx) 2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang hasil dari pada penjualan , baik itu penjualan tunai maupun kredit. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, maka pihak manajemen bisa mengambil suatu keputusan mengenai volume penjualan per periode (Romney, Marshall & Steinbart, 2000:72). Penjualan adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain (Romney, Marshall & Steinbart, 2003:81). Sistem informasi akuntansi pembelian adalah suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang secara kredit maupun tunai didalam suatu organisasi/perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada manajemen dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang akurat.

3.

Analisis dan Perancangan

3.1 Analisis Sistem Berjalan Ada beberapa analisis siklus berdasarkan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. Analisis Siklus Penjualan Tunai Analisis Siklus Penjualan Kredit Analisis Siklus Penjualan Jasa Servis Analisis Siklus Pembelian. Analisis Siklus Akuntansi

3.2 Analisis Sistem Usulan Berikut meruakan gambaran alur proses sistem usulan dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan, servis dan pembelian.
Proses Bisnis Usulan Sistem Penjualan
Konsumen Admin Sistem Dokumen

start

Sales Order

Input data konsumen

Work Order

Data Konsumen

Konsumen

Input data transaksi

Data penjualan, dan penjualan servis

Penjualan dan Servis Laporan jasa servis

Pembuatan laporan

Laporan penjualan

Penjurnalan

pembuatan Buku Besar

Laporan Buku Besar

END

Gambar 3.1 Proses Bisnis Sistem Usulan Penjualan

Proses Bisnis Usulan Sistem Pembelian

Supplier Admin
start
Nota Biayabiaya

Faktur beli Nota Penjualan

Sistem

Dokumen

Laporan Pembelian Tanggal 02/01/2011 Nama barang Harga barang Suzuki 12000000 Jumlah 1 Total 12000000 Laporan Penjualan Tanggal 02/01/2011 Nama barang Harga barang Suzuki 20000000 Jumlah 1 Total 20000000 Laporan jasa servis Tanggal 02/01/2011 JURNAL Tanggal 02/01/2011 02/01/2011 02/01/2011 Keterangan Jual Barang Jual Barang Jual Barang Jual Barang Beli Barang Beli Barang Servis Motor Servis Motor Biaya Gaji Biaya Gaji Akun Kas Penjualan HPP Inventori Inventori Kas Kas servis Biaya gaji kas Debit 20000000 0 200000 0 12000000 0 100000 0 250000 0 Kredit 0 20000000 0 200000 0 12000000 0 100000 0 250000 Tanggal 02/01/2011 Akun Penjualan Debit 0 0 0 Kredit 20000000 20000000 20000000 Tanggal 02/01/2011 02/01/2011 Akun Inventori Inventori Debit 12000000 0 12200000 12000000 Kredit 0 200000 200000 0 Tipe Motor Suzuki Jenis Servis Sedang Keterangan Busi Rusak Tarif 100000 Invoices

Cek stok barang

Stok Barang

BUKU BESAR Tanggal 02/01/2011 02/01/2011 02/01/2011 TOTAL Akun Kas Kas Kas Debit 20000000 0 100000 20100000 100000 Kredit 0 20000000 0 20000000 0

tidak

Stok barang habis ?

ya Permintaan pembelian

02/01/2011 02/01/2011 02/01/2011 02/01/2011 02/01/2011

Buat faktur beli

Purchase Order

02/01/2011 02/01/2011

TOTAL

Faktur beli

Input Data

TOTAL

Gambar 3.3 Analisis Masukan dan Keluaran

Barang dan Supplier

Input data barang yang dibeli, input data supplier

Input data transaksi

Data pembelian

Pembelian

Pembuatan laporan

Laporan Pembelian

Penjurnalan

end

pembuatan Buku Besar

Laporan Buku Besar

Gambar 3.2 Proses Bisnis Sistem Usulan Pembelian 3.3 Analisis Masukkan dan Keluaran Dokumen-dokumen yang dijadikan masukkan, terdiri dari: 1. Nota Penjualan 2. Service Invoices 3. Faktur beli. 4. Nota transaksi lain-lain

3.4 Perancangan Sistem DFD Setelah mengetahui gambaran sistem usulan , maka dilakukan pemodelan aliran data dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram) versi Yourdan Demarco sehingga dapat memperjelas gambaran sistem usulan. Desain DFD Sistem Informasi Akuntansi pada Dealer Lapang Jaya Motor diawali dengan DFD context diagram sampai pada DFD level 1 : a. Diagram Konteks Pada gambar dibawah ini menunjukkan context diagram yang menggambarkan sistem keseluruhan.
Lappembelian Lapbukubesar dtCOA dtbarang dtkonsumen

sebagai
Accounting& Finance

dtsupplier dtjnsservis Username+password dtpenjualan

dtpembelian dtservis

Sistem informasi akuntansi

Sedangkan, laporan-laporan yang diusulkan sebagai keluaran, terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan servis 3. Laporan pembelian 4. Laporan bukubesar sebagai penggolongan dari catatan akuntansi. Gambar di bawah ini merupakan gambaran dokumen sebagai masukan sehingga menghasilkan laporan sebagai keluaran.

Dttrans_lain

Lapjasaservis Lappenjualan

Gambar 3.4 Diagram Konteks b. DFD level 0 Pada gambar dibawah ini menunjukkan uraian dari context diagram dimana Sistem Informasi Akuntansi dipecah menjadi 6 bagian proses utama, yaitu: proses login, proses input master data, proses pencatatan data transaksi, proses penjurnalan, proses posting, dan proses pelaporan.

login Verifikasi Verifikasi 1+ Login

Akuntansi

Login
Username + password lapservis Accounting & Finance lappembelian lapbukubesar

Menu Utama

dtjnsservis dtbarang dtkonsumen dtCOA dtsupplier dtbarang 2+ Pencatatan master data dtsupplier

Master

Transaksi

Akuntansi

Laporan

Barang
lappenjualan dtkonsumen Supplier 4+ Pelaporan

Penjualan

COA

Penjualan

dtjnsservis Barang

dtCOA COA

Konsumen

Pembelian

Jurnal

Pembelian

Jnsservis dtCOA dtjnsservis

Konsumen Dt_jurnal

Suplier

Servis

Buku Besar

Servis

dtkonsumen dtsupplier Jurnal Dttrans_lain

dtbarang dtservis dtpembelian

dtbarang 3+ Pengolahan Data Transaksi

Jenis Servis

Transaksi LainLain

dtpenjualan Dttrans_lain

dtjurnal Dttrans_lain dtservis

transaksi_lain

Gambar 3.7 Perancangan Struktur Menu

dtservis dtpenjualan

servis dtpenjualan dtpembelian pembelian Penjualan

dtpembelian

Gambar 3.5 DFD level 0 3.5 Perancangan Sistem ERD Desain Entity Relationship Diagram dapat dilihat pada gambar 3.6, yang merupakan rancangan tabel dan menunjukkan relasi antar tabel itu dalam membuat tabel fisik dari sistem informasi akuntansi yang dibangun.:
No_servis Nm_konsumen ket tarif Total Tanggal Jenisservis 1 memiliki Kd_konsumen No_polisi Alamat Telp No_SO Tgl_jual Total Diskon m servis m permintaan 1 Konsumen 1 memesan m Penjualan GrandTotal

4. Implementasi dan Pengujian Sub menu pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi terhadap barang yang telah dibeli dari supplier. Dapat dilihat gambar 4.1 sebagai berikut:

jenis

Id_jenis m Nm_supplier kota jml Terdiri dari Tlp_supplier supplier alm_supplier Sub_Total

Kd_supp

1 m menyuplai jml Sub_Total Harga_jual stok Nm_barang

Gambar 4.1 Form Pembelian Adapun aplikasi untuk transaksi penjualan dapat dilihat pada gambar 4.2, yang digunakan untuk menginput semua transaksi penjualan terhadap barang yang telah dijual. Dapat dilihat gambar sebagai berikut:

No_faktur

Tanggalbeli Total

Pembelian

Terdiri dari

Barang

Tipe_barang 1 Harga_beli Kd_barang penjurnalan m m penjurnalan Tipe_barang

penjurnalan

No_transaksi

Transaksi_lain m

Total

Tanggal

menggunakan

penjurnalan

Nm_acc Jns_acc kd_acc

1 COA m menggunakan

debit

Jurnal

kredit Tanggal

No_reff

Gambar 3.6 ER Diagram 3.6 Perancangan Struktur Menu Perancangan struktur ini memberikan gambaran alur terhadap antarmuka menu utama.

Gambar 4.2 Form Penjualan

Untuk aplikasi pelayanan jasa servis yang berguna untuk mencatat data transaksi servis yang terjadi pada saat konsumen meminta untuk dilakukan servis terhadap motor. Form aplikasi tersebut dapat dilihat pada gambar 4.3.

untuk menghasilkan laporan buku besar sesuai nama akun yang diinginkan.

Gambar 4.6 Form Buku besar Gambar 4.3 Form Servis Untuk pencatatan transaksi lain-lain dapat dilihat pada gambar 4.4, yang berguna untuk mencatat terjadinya transaksi selain penjualan dan pembelian yang akan langsung diproses ke dalam jurnal. Memudahkan melakukan pencatatan biaya-biaya lain ke dalam penggolongan buku besar. Berikut di bawah ini merupakan contoh gambaran laporan keluaran yang dihasilkan dalam proses inputan data transaksi yang terjadi dari tiap aplikasi. Dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 4.7 Laporan Penjualan 5. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian adalah sebagai berikut: a. Sistem Informasi Akuntansi telah dibuat ini merupakan sebuah media yang mempermudah bagian akuntansi dalam menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan servis, serta proses penjurnalan dan penggolongan ke dalam buku besar tanpa ada batas ruang dan waktu. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian telah sesuai dengan prosedur yang sedang berjalan pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya Motor.

Gambar 4.4 Form Transaksi Lain-lain Untuk melihat transaksi yang sudah dicatat ke dalam jurnal secara otomatis dapat dilihat pada gambar 4.5.

b.

Gambar 4.5 Form Jurnal Umum Sedangkan untuk melihat transaksi yang telah diproses ke dalam penggolongan buku besar dapat dilihat pada gambar 4.6, yang juga akan digunakan

6. Saran Saran-saran yang diberikan berdasarkan kesimpulan di atas maka diharapkan : a. Dapat mengembangkan aplikasi ini agar menghasilkan laporan keuangan, sehingga lebih memudahkan pihak accounting dan

b.

finance untuk menyusun laporan keuangan secara otomatis. Menambahkan fitur penjualan dan pembelian secara kredit, fitur retur penjualan dan pembelian, maupun faktorfaktor pendukung yang lainnya guna lebih meningkatkan Sistem Informasi Akuntansi pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya MotoDaftar Pustaka

7.

Daftar Pustaka

Cupriadi, Idam. 2007. Membangun Aplikasi dengan Microsoft Visual Basic dan Report . Jakarta Dealer Lapang Jaya Motor. 2011. Proses Wawancara Langsung. Bandung. Dewan Standar Akuntansi Keuangan.(2009).Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik.Mei 2009.Menteng,Jakarta:DSAK IAI. Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Yogyakarta : Andi Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : UPP - STIM YKPN. Muhammad. 2002. Pengantar Akuntansi Syariah. Jakarta: Salemba Empat. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Yogyakarta : Andi. Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. 2003. Accounting Information Systems (9th ed.).Jakarta; Salemba Empat. Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. 2000. Accounting Information Systems (8th ed.).Jakarta: Salemba Empat. Suharli, Michell. 2006. Akuntansi untuk bisnis dan dagang. Yogyakarta : Graha Ilmu. Warren, Reeve & Fess. 2005. Accounting Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.