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Sistema de Contabilidad Integral

Aspel-COI Versin 5.0

Gua Curso Propedutico Distribuidor

Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, .DF Abril/2006.

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TEMARIO 1.
1.1 1.1

INTRODUCCIN .............................................................................................................. 1
Definicin.................................................................................................................................................. 1 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 1

2.

INSTALACIN ................................................................................................................... 2
2.1 Definicin.................................................................................................................................................. 2 2.2 Requisitos del sistema............................................................................................................................ 2 2.3 Esquema de licenciamiento .................................................................................................................. 3 2.4 Asistente de Instalacin ......................................................................................................................... 3 2.5 Activacin del sistema............................................................................................................................ 8 2.6 Configuracin del servidor...................................................................................................................14 2.7 Directorio Comn Aspel .......................................................................................................................15 2.8 Configuracin del BDE Administrador ...............................................................................................18 2.9 Paradox en Red ....................................................................................................................................19 2.9.1 Protocolo de Bloqueos ................................................................................................................................. 19 2.9.2 Correcta Inicializacin.................................................................................................................................. 20

3.
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

GENERALES ..................................................................................................................... 21
Cmo empezar a trabajar con Aspel COI? ......................................................................................21 Ingreso al Sistema (Abrir empresa) ....................................................................................................21 Cambio de Periodo ................................................................................................................................22 Cerrar / Abrir Empresa..........................................................................................................................24 Salir ..........................................................................................................................................................24 Barra de Herramientas..........................................................................................................................24 Teclas de Acceso Rpido ......................................................................................................................25 Operaciones de Aplicacin General ...................................................................................................25 Datos de la Empresa .............................................................................................................................26

4.

CONFIGURACIN DEL SISTEMA ................................................................................. 28


4.1 Parmetros del sistema ........................................................................................................................28 4.1.1 Datos de la empresa ..................................................................................................................................... 28 4.1.2 Cuentas............................................................................................................................................................ 28 4.1.3 Plizas .............................................................................................................................................................. 30 4.1.4 Activos ............................................................................................................................................................. 31 4.1.5 Multimoneda .................................................................................................................................................. 32 4.2 Datos de la empresa .............................................................................................................................33 4.3 Agregar empresa....................................................................................................................................33 4.4 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................35 4.4.1 Perfiles Predefinidos ..................................................................................................................................... 37 4.5 Preferencias ............................................................................................................................................43 4.6 Modo Alterno de Captura ....................................................................................................................43 4.7 Activar sugerencias ...............................................................................................................................44

5.

CATLOGOS DEL SISTEMA........................................................................................... 45


5.1 Definicin................................................................................................................................................45 5.2 Catlogo de Departamentos................................................................................................................45 5.3 Catlogo de Monedas ...........................................................................................................................46 5.3.1 Histrico de Tipos de Cambio .................................................................................................................... 47 5.4 Catlogo de cuentas .............................................................................................................................48 5.4.1 Agregar o modificar cuentas ...................................................................................................................... 50 5.4.2 Generales......................................................................................................................................................... 50 5.4.3 Monedas .......................................................................................................................................................... 51 5.4.4 Atributos.......................................................................................................................................................... 52

5.5 Catlogo de Cuentas Departamentales............................................................................................. 53 5.6 Catlogo de rubros................................................................................................................................ 55 5.7 Catlogo de conceptos de plizas ...................................................................................................... 57 5.8 Catlogo de plizas............................................................................................................................... 58 5.8.1 Alta / Modificacin de Plizas ....................................................................................................................59 5.8.2 Operaciones con Plizas ..............................................................................................................................64 5.8.3 Copiar y Pegar Plizas...................................................................................................................................66 5.8.4 Visor de Documentos Asociados ...............................................................................................................67 5.8.5 Plizas Modelo................................................................................................................................................69 5.9 Catlogo de tipos de activos............................................................................................................... 71 5.10 Catlogo de Activos.............................................................................................................................. 72 5.10.1 Generales.........................................................................................................................................................72 5.10.2 Depreciacin Contable .................................................................................................................................73 5.10.3 Depreciacin Fiscal........................................................................................................................................74 5.10.4 Moneda Extranjera ........................................................................................................................................75 5.10.5 Mantenimiento y Seguro .............................................................................................................................75 5.10.6 Observaciones ................................................................................................................................................76 5.11 Tabla de I.N.P.C...................................................................................................................................... 80

6.
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

CONSULTAS.................................................................................................................... 82
Consulta de Catlogo de Cuentas ...................................................................................................... 82 Consulta de Plizas ............................................................................................................................... 83 Consulta de Balanza de Comprobacin ............................................................................................. 83 Consulta de Balanza de Comprobacin con departamentos ......................................................... 84 Consulta de Auxiliares.......................................................................................................................... 84 Consulta de Catlogos de Activos Fijos ............................................................................................ 85

7.

PROCESOS....................................................................................................................... 86
7.1 Administrador de perodos .................................................................................................................. 86 7.1.1 Crear nuevos periodos..................................................................................................................................86 7.1.2 Eliminacin de periodos ...............................................................................................................................87 7.1.3 Traspaso de saldos.........................................................................................................................................87 7.1.4 Auditar / Desauditar perodo......................................................................................................................89 7.1.5 Control de archivos .......................................................................................................................................90 7.1.6 Traduccin de archivos.................................................................................................................................90 7.1.7 Generacin de respaldo................................................................................................................................90 7.1.8 Reinstalacin de Respaldo...........................................................................................................................90 7.1.9 Ayuda................................................................................................................................................................90 7.1.10 Directorio de trabajo ....................................................................................................................................90 7.1.11 Regenera archivo de administrador de perodos....................................................................................91 7.2 Borrado de Movimientos...................................................................................................................... 91 7.3 Contabilizacin ...................................................................................................................................... 92 7.4 Consolidacin ........................................................................................................................................ 93 7.5 Balanza anual ......................................................................................................................................... 95 7.6 Ajuste anual por inflacin ................................................................................................................... 96 7.7 Pliza de ajuste cambiario ................................................................................................................... 99 7.8 Pliza de cierre ....................................................................................................................................100 7.9 Integracin de plizas ........................................................................................................................101

8.
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8

REPORTES...................................................................................................................... 102
Generales..............................................................................................................................................102 Especificar Impresora .........................................................................................................................102 Emisin de Reportes ...........................................................................................................................103 Reporte de Catlogo de Cuentas ......................................................................................................104 Reporte Saldo Promedio Diario ........................................................................................................105 Reporte Emisin de Plizas................................................................................................................106 Reporte Balanza de Comprobacin ..................................................................................................106 Reporte Diario General ......................................................................................................................107

8.9 Reporte de Auxiliares......................................................................................................................... 107 8.10 Reporte de Catlogo de Activos Fijos ............................................................................................. 108 8.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos........................................................................................... 108 8.12 Reportes Financieros.......................................................................................................................... 109 8.12.1 Balance General...........................................................................................................................................109 8.12.2 Estado de Resultados..................................................................................................................................109 8.12.3 Libro Mayor...................................................................................................................................................110 8.12.4 Reexpresin de Saldos................................................................................................................................110 8.12.5 Presupuestos ................................................................................................................................................110 8.13 Reporte del Usuario ........................................................................................................................... 111

9.

MANEJO DE ACTIVOS .................................................................................................112


9.1 Depreciacin Contable y Fiscal de Activos .................................................................................... 112 9.1.1 Pliza de depreciacin................................................................................................................................112 9.1.2 Parmetros de depreciacin .....................................................................................................................113 9.1.3 Consulta de depreciacin contable y fiscal...........................................................................................113 9.1.4 Detalle de depreciacin contable y fiscal..............................................................................................114 9.1.5 Baja contable del activo.............................................................................................................................115 9.2 Reportes de depreciacin contable y fiscal ................................................................................... 116 9.2.1 Reportes de depreciacin contable.........................................................................................................116 9.2.1.1 Reporte de depreciacin contable ......................................................................................................116 9.2.1.2 Reporte activos que ya no se deprecian............................................................................................116 9.2.1.3 Reporte proyeccin de depreciacin ..................................................................................................117 9.2.1.4 Reporte conciliacin de activos...........................................................................................................117 9.2.2 Reportes de depreciacin fiscal ...............................................................................................................118 9.2.2.1 Reporte con valores actualizados (factor anual).............................................................................118 9.2.2.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR) ................................................................................119 9.2.2.3 Reporte deduccin inmediata ..............................................................................................................120 9.2.2.4 Reporte Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC).................................................................................121 9.3 Revaluacin de activos ...................................................................................................................... 122 9.3.1 Proceso revaluacin....................................................................................................................................123 9.3.2 Parmetros de revaluacin .......................................................................................................................124 9.3.3 Consulta de revaluacin ............................................................................................................................124 9.3.4 Detalle de revaluacin ...............................................................................................................................125 9.3.5 Reporte de revaluacin de activos fijos .................................................................................................125

10.

UTILERIAS ......................................................................................................................127

10.1 Traduccin de archivos...................................................................................................................... 127 10.2 De Cuentas a Activos ......................................................................................................................... 131 10.3 Importacin ......................................................................................................................................... 134 10.4 Control de archivos ............................................................................................................................ 134 10.5 Respaldo de archivos ......................................................................................................................... 138 10.5.1 Generacin de respaldo .............................................................................................................................138 10.5.2 Reinstalacin de respaldo..........................................................................................................................139 Simbologa y Convenciones utilizadas: Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Prctica. El men contextual se activa al presionar el botn secundario del Mouse.

Requisitos: Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows 98, NT 4.0, 2000, XP, 2003 o superior. Conocimientos bsicos de redes. Conocimientos de MS-Excel. Conocimientos bsicos de Contabilidad. Nombre del participante: Nombre del asesor: Correo electrnico:

1.

INTRODUCCIN

1.1 Definicin La contabilidad es una tcnica para producir informacin cuantitativa, que a travs de un proceso de registro histrico, sirve de base para tomar decisiones econmicas a los usuarios de la misma, por lo que en la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sera muy complicado de poder controlar. El sistema ASPEL-COI 5.0 para Windows, responde a esta necesidad, siendo un software diseado para capturar, procesar y mantener actualizada la informacin contable y fiscal de las empresas en forma segura y confiable; adems, permite calcular la depreciacin contable y fiscal as como la revaluacin de activos fijos, adems de obtener reportes y grficas de alto nivel, permitiendo interactuar con los dems sistemas de la lnea ASPEL para lograr una administracin integrada. Permite mantener la integridad de la informacin, con sencillos procedimientos del sistema, con los que se puede obtener grandes beneficios, resultado del manejo electrnico de la contabilidad. Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin que genera, con respecto a otras aplicaciones como hojas de clculo, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de declaraciones fiscales de la empresa. Cuenta con nueve catlogos: Cuentas, Cuentas Departamentales, Rubros de cuentas, Departamentos, Plizas, Conceptos de Plizas, Activos, Monedas y Tipos de activo por empresa. Ofrece cuatro catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes, permitiendo disear un catlogo de cuentas personalizado de acuerdo a las necesidades especficas de la empresa. Permite la generacin de los reportes financieros ms importantes como son: Balanza de comprobacin, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general. Tambin emite reportes de depreciacin, entre los que destacan: Depreciacin contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), 2% a los activos fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin. El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a travs de las plizas se asignen a los departamentos que las originaron. Y para mantener una comunicacin completa que ahorre tiempo de captura y errores relacionados, es posible trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: ASPEL-BANCO, ASPEL-CAJA, ASPEL-NOI y ASPELSAE, pudiendo concentrar fcilmente toda la informacin contable de la empresa. 1.1 Objetivo del Curso Al trmino de este curso el asesor tendr los conocimientos necesarios para la captura, modificacin y eliminacin de los datos en los catlogos. Tendr conocimientos para manejar los procesos contables que el sistema utiliza y uso de herramientas que permiten trabajar y administrar el Sistema como usuario Administrador, lo que le permitir realizar instalaciones del sistema de acuerdo a su forma de operar, monousuario y cliente servidor para trabajo en red. Tambin conocer y emitir los reportes del sistema Aspel COI 5.0.

Notas del asistente:

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2.

INSTALACIN

2.1 Definicin Para una adecuada y correcta instalacin e implementacin del sistema es necesario conocer la tecnologa empleada y establecer as las bases correspondientes. El sistema tiene dos formas de operacin: Local o monousuario (un equipo) Cliente / Servidor (Trabajo en red) Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas, veamos cmo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalacin. o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ah se realizan todas las operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de instalacin que se debe elegir es Local o Servidor. Cliente / Servidor. Dado que slo se adquiri la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se va a instalar en un Servidor dedicado pero la operacin se realizar desde una estacin de trabajo, por lo tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opcin Local o Servidor, y en la estacin de trabajo (cliente), se instalar bajo la opcin de Estacin de trabajo (por eso se le denomina Cliente-Servidor). De esta forma se tendra instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estacin de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estacin de trabajo, si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo, sera necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalacin es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultnea. La instalacin del sistema se hace mediante un asistente el cual gua de forma fcil y adecuada durante este proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalacin, cuando de trabajo en red se trate, las cuales se analizaran a continuacin. 2.2 Requisitos del sistema Considerando que el sistema puede trabajar de dos maneras, a continuacin se mencionan los requerimientos de hardware y software. Requerimientos mnimos de hardware: Procesador compatible con Pentium. 128 MB de RAM mnimo. 60MB de espacio libre en disco duro. Monitor VGA o superior. Requerimientos mnimos de software (Sistema Operativo): Para el Servidor: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior. Estacin de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows 98 o superior.

Notas del asistente:

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2.3 Esquema de licenciamiento Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 das a partir de su instalacin, posterior a este periodo, se deber registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema slo operar para la empresa 1, sin poder personalizarlo con los datos de la misma. Una Licencia de uso ampara la instalacin del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza va Internet; de tal forma que al realizarlo queda registrado el nmero de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instal, este identificador est formado por elementos nicos de la computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podr instalar el sistema sin problema alguno. Adems de los datos de la PC

Slo se permite la instalacin y activacin del sistema en un segundo equipo por dao permanente del primer equipo en el que se haba activado. Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto se considera la activacin como si fuera otra PC. Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activacin la persona responsable del sistema determine en cul de los equipos se generar el registro del sistema (proceso de Activacin), as como los datos de la razn social de registro. 2.4 Asistente de Instalacin

Antes de realizar la instalacin del sistema se debe considerar:

IMPORTANTE!
Dado que todos los sistemas de la lnea Aspel de nueva generacin (NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0, PROD 2.0 y BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalacin de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aqu en adelante se denominar DAC, es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que de momento slo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a ste debern acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe: 1. 2. 3. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea c:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel. Una vez creado el "DAC", se deber compartir su uso y asignarle una unidad lgica (por ejemplo, X:\). Llevar a cabo el proceso de instalacin tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).

Proceso de instalacin: a) Del disco de instalacin se debe elegir la opcin Instalar.

Figura 2.4-1 Asistente de instalacin.

Notas del asistente:

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Figura 2.4-2 Asistente de Instalacin.

b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalacin de Aspel-COI 5.0, el cual se muestra en la figura 2.4-2. Al iniciar el Asistente de instalacin, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la instalacin debe dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalacin debe dar clic en y para salir del asistente debe dar clic en . c) Si cuenta con algn otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecer un mensaje indicando que se deshabilitar el servicio de licencias Aspel durante la instalacin.

Figura 2.4-3 Ventana de deteccin de servicios.

Figura 2.4-4 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.

Cada sistema cuenta con su propio servicio

Notas del asistente:

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d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si est de acuerdo con ella deber Aceptar para continuar con la instalacin, o en caso contrario se dar clic en haciendo clic en y el asistente terminar con el proceso de instalacin.

Figura 2.4-5 Licencia de uso y garanta.

e) Elegir el tipo de instalacin, existen 2 tipos de instalacin del sistema, como lo muestra la figura:

Figura 2.4-6 Tipo de Instalacin.

A continuacin se explica cada una de ellas. Local o Servidor: Esta opcin se debe seleccionar si la instalacin que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajar el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar nicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor. Estacin de trabajo: Esta opcin se debe seleccionar slo si se tiene una red (LAN/WAN) y se est instalando en una Estacin de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que se haya realizado la instalacin previamente en la maquina Servidor de forma Local o Servidor. Si no se instala de esta manera, no se podr utilizar el sistema en red, ya que no se pueden realizar Instalaciones completas en las estaciones y compartir el directorio de datos, como se haca en versiones anteriores.

Notas del asistente:

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En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que ms de un equipo vaya a acceder al mismo, es necesario que todas las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local (LAN), para los equipos que requieran acceder al sistema pero que no tienen conexin en red, se deber adquirir Licencias de Sistema base y no Licencias de usuarios adicionales. Para obtener mayor informacin sobre la instalacin en red, enlace de licencias y activacin del sistema, remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrnica, Manual de referencia o a la Gua rpida de instalacin de los sistemas Aspel que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la realizacin de estos procesos. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalacin, aparecer una ventana con una serie de indicaciones referentes a la definicin del directorio de archivos comunes (DAC).

Figura 2.4-7 Informacin del trabajo en red.

Al dar clic en

deber:

g) Seleccionar el directorio de instalacin. El asistente propone como directorio de instalacin C:\ Archivos de programa\Aspel\AspelCOI 5.0, como se muestra en la Figura, si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar con el botn .

Figura 2.4-8 Directorio de instalacin.

Notas del asistente:

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h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.coi, la carpeta de datos, archivos de usuarios, entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, sta servir para compartir la informacin del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo, tal como se indic en el punto 2.4, debe ser la unidad lgica del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lgicas de red sean homlogas.

Figura 2.4-9 Ruta del Directorio de Archivos Comunes (DAC).

Sin importar el tipo de instalacin elegida, el sistema se instala completamente en la PC y acceder al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido. i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarn los iconos de acceso al sistema desde la opcin Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido Aspel uno de la lista ya existente, como se muestra:

Figura 2.4-10 Seleccin del Grupo de programas.

Notas del asistente:

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j)

El asistente de instalacin comenzar a copiar los archivos requeridos por el programa y realizar las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuracin del BDE Administrador.

Figura 2.4-11 Configuracin del BDE.

Al terminar de configurar el BDE, el sistema levanta el servicio de licencias Aspel.

Figura 2.4-12 Levantando el servicio de licencias.

k)

Al trmino del copiado de archivos y para concluir con la instalacin, el asistente sugiere ver la informacin de ltimo momento e Iniciar Aspel-COI 5.0, como se observa en la Figura 2.4-13. Es de suma importancia leer este documento pues tiene informacin que permite un mejor uso del sistema como: Adaptacin de los formatos para emisin del Balance General y Estado de resultados por el nuevo manejo de rubros de cuentas. Nueva mecnica para la activacin del sistema. .

Posteriormente se debe dar clic en el botn

Figura 2.4-13 Fin de la instalacin.

2.5

Activacin del sistema Ruta de Acceso: Utileras / Activar Sistema.

Despus de los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIN el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de slo lectura. Mientras no se haya realizado la activacin del sistema, en cada acceso desplegar un mensaje a manera de recordatorio indicando el nmero de das restantes para realizar el proceso de Activacin, tal como se muestra en la Figura 2.5-1.

Notas del asistente:

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Debido a la importancia de la Activacin, al trmino de la instalacin se ejecutar automticamente el Asistente de Activacin, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podr acceder a l desde el men Utileras / Activar sistema.

Figura 2.5-1 Asistente de Activacin.

Para llevar a cabo el proceso de activacin ser necesario contar con una conexin a Internet, sta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se est haciendo la instalacin) o incluso desde un caf Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activacin del sistema.

Figura 2.5-2 Mtodo para Activar el Sistema.

En la siguiente ventana se debe especificar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin. En caso de corresponder a una Actualizacin, el asistente solicitar el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior.

Notas del asistente:

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Figura 2.5-3 Indicar Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.

Las siguientes dos ventanas corresponden a Datos de Registro del Cliente y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con informacin correcta ya que se utilizarn para cualquier aclaracin al respecto de la propiedad del sistema.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.

Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.

Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema. Notas del asistente:

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10

Posteriormente se presentan dos opciones y la eleccin de alguna de las dos depender de si se cuenta o no con una conexin a Internet para realizar la activacin: Activacin en lnea. Seleccionar esta opcin si el equipo o computadora donde se va activar el sistema cuenta con conexin a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6. Activar desde otro equipo. Se elige esta opcin si el equipo o computadora donde se va a activar el sistema no cuenta con conexin a Internet.

Figura 2.5-6 Peticin de Activacin en lnea del sistema.

Activacin en lnea En caso de haber elegido esta opcin, el asistente muestra las siguientes ventanas: 1. Una pantalla de Resumen de informacin (Figura 2.5-7), donde se muestra la informacin capturada en las ventanas anteriores: Nmero de serie, Cdigo de activacin y Datos de Registro del cliente, con la opcin a regresar para modificarlos o dar un clic en el botn de Activar para finalizar con el registro y Activacin del sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de informacin en la Activacin en Lnea.

2.

Se realiza la conexin con el Servidor Aspel para realiza la activacin del sistema, al finalizar mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la figura 2.5-8.

Notas del asistente:

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11

Figura 2.5-8 Finalizacin del proceso de activacin.

En caso contrario enva un mensaje donde se recomienda intentar la activacin ms tarde. Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opcin, el sistema presentar: 1. 2. Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentar una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta donde se crear el Archivo de Peticin de Activacin (Figura 2.5-9). Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexin a Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un caf Internet, mediante un dispositivo de almacenamiento porttil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).

Figura 2.5-9 Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.

3.

Una vez creado el Archivo de Peticin de Activacin, el asistente presentar una ventana de Resumen de informacin (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opcin Guardar.

Notas del asistente:

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12

Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de informacin

4.

Al terminar la generacin del archivo de peticin el sistema mostrar una pantalla con las instrucciones a seguir, para continuar con el proceso de activacin.

Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activacin desde otro equipo.

5.

Se deber acceder a la pgina www.aspel.com.mx/activacin y procesar el archivo, indicando la ruta donde se guard el archivo (unidad de 3 por ejemplo) para obtener as un Archivo de Respuesta de Activacin del sistema, el cual se deber descargar y transportar al equipo o PC donde se instal el sistema. Ya que se tiene el Archivo de Respuesta de Activacin para continuar con el proceso se debe acceder al Asistente de Activacin, desde el men Utileras/ Asistente de Activacin y seleccionar la opcin Procesar una Solicitud de activacin previa, donde solicitar la ruta del Archivo de respuesta de activacin, al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activacin (Figura 2.5-12).

6.

Notas del asistente:

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Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.

7.

Al finalizar, el sistema mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la siguiente figura.

Figura 2.5-13 Finalizacin del proceso de activacin.

2.6

Configuracin del servidor Ruta de Acceso: Utileras/Servidor de Licencias

Al finalizar la instalacin s va a trabajar de forma monousuario, termina el proceso de instalacin y puede ejecutar el sistema inmediatamente, pero si se va a trabajar bajo esquema Cliente-Servidor entonces se deber proceder a realizar lo siguiente: En el equipo servidor, se debe activar la opcin Servidor de Licencias. En ese momento el Servicio Licencias de Usuarios Aspel se activar.

Figura 2.6-1 Activacin del Servidor de licencias Aspel.

El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio Licencias de usuarios Aspel el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios. Notas del asistente:

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Los servicios nicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungir como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos. Tambin se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel. El monitor de Licencias Aspel es una aplicacin independiente que permite Monitorear el servicio licencias de usuarios Aspel, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicacin detecta ms de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentar la informacin correspondiente. Tambin cuenta con una pestaa llamada Registro de Sucesos, donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel.

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.

Si el servicio ya est funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-COI como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deber tener el estatus de Iniciado para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema.

Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-COI como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algn tipo firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus. El servicio nicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. 2.7 Directorio Comn Aspel Ruta de Acceso: Utileras / Directorio comn Aspel

Notas del asistente:

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El directorio de archivos comunes (DAC), puede ser modificado en cualquier momento, para ello los sistemas cuentan con un asistente el cual gua paso a paso durante el proceso. Este asistente en caso requerido tambin puede crear un nuevo DAC. A continuacin se explica el procedimiento para realizar este proceso:
Indica, cuales equipos estn utilizando el DAC. Genera un archivo .log con el registro de los eventos, el cual se visualiza con el icono de la impresora, (Detalles).

Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.

Cuando se hace clic en Quines utilizan este directorio? El sistema verifica quienes estn utilizando este directorio y mostrar una ventana con la informacin de los equipos, la opcin Bitcora de eventos, presenta una lista de archivos Log que contienen una bitcora de las operaciones realizadas en este asistente.

Figura 2.7-2 y 3 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitcora de eventos.

En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre: Seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. ste consiste en direccionar la ruta del DAC a un directorio ya existente. Crear todo el grupo de archivos y directorios nuevos en una ruta especfica. Con esta funcin, en la ruta especificada se realiza una copia del DAC actual, haciendo el correspondiente direccionamiento.

Notas del asistente:

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Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.

En el siguiente paso se deber indicar la ruta del nuevo DAC.

Figura 2.7-5 Seleccin de ruta para el DAC.

En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandara un mensaje como el siguiente:

En cualquiera de las dos opciones, al final se presentar una ventana (como la de la figura 2.7-6), la cual indica una bitcora de las tareas que se realizaron durante este proceso.

Notas del asistente:

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Figura 2.7-6 Finalizacin de cambio/creacin de nuevo DAC.

Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son: Actualizacin del directorio "Asistente" Actualizacin del directorio "Aspel-AL" Actualizacin del directorio "Aspel-Internet" Actualizacin del directorio "Centro de asistencia" Actualizacin del directorio "Comprobantes" Actualizacin del directorio "Extensiones" Actualizacin del directorio "Informacin de sistemas" Actualizacin del directorio "NetDir" Actualizacin del directorio "Perfiles" Actualizacin del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los conos Se actualiz el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos 2.8 Configuracin del BDE Administrador

Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-COI 5.0, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicacin se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox y por esa razn utiliza el BDE, el cual se puede definir como el administrador de acceso a datos. Cuando se realiza la instalacin del sistema, adems de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox, Dbase, etc.), se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del equipo. En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. La ruta es: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \Software \Borland \Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin .dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias. Notas del asistente:

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El sistema mediante el registro de configuracin de Windows verifica si existe o no un BDE instalado, el cual puede ser modificado, las definiciones de instalacin las realiza el sistema de manera automtica, sin embargo, si detecta una instalacin previa slo si fuera necesario actualizara los drivers. Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox se debe verificar que dentro del BDE en la pestaa Configuration, en las opciones Configuration/Drivers/Native/Paradox, el parmetro llamado NETDIR, est apuntando aun directorio que exista en todas las estaciones de trabajo. NOTA: Siempre que se realiza un cambio en alguno de los parmetros del BDE aparecen indicadores en color verde. Para que los cambios realizados sean almacenados, se debe entrar al men Object/Apply, de esta forma, el BDE guarda la nueva configuracin.

Figura 2.7-1 Configuracin del BDE Administrador.

2.9 Paradox en Red Paradox usa un sistema de Semforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros estn siendo usados por otro usuario, en comparacin con otros sistemas como DBase que marcaba fsicamente los registros que estaban en uso, Paradox crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso, as como los registros bloqueados. En esta seccin nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versin del BDE 4.0 que acompaa a los sistemas. Paradox crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicacin este accediendo a tablas, este archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que contiene la informacin de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. El BDE necesita un directorio para la creacin de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado "Directorio Privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. 2.9.1 Protocolo de Bloqueos Paradox anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloqueado ya, en caso de que este libre escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en PDOXUSRS.LCK. Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben realizar sus bloqueos por medio del fichero PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relacin con los archivos *.LCK. Notas del asistente:

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Un error comn al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET, creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realizan y las actualizaciones son mas bien aleatorias. Dentro del archivo .NET, tambin se guarda otro tipo de informacin, como nmero y nombre de usuarios conectados, y otra informacin menos relevante. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero est apuntando a otro directorio, nos muestra el mensaje de "Mltiple net files in use", generando una excepcin impidiendo la carga del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la excepcin y no se carga el BDE. En resumen podramos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los archivos *.LCK. 2.9.2 Correcta Inicializacin Para evitar errores en la inicializacin de sistemas Aspel en RED se deber haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox. Dado que pueden presentarse fallos elctricos o bien el sistema puede colgarse en un momento dado, o un usuario impaciente puede apagar la computadora de forma incorrecta, algunas veces quedan archivos *.LCK en el directorio de datos sin que est algn usuario conectado, en este caso, cuando el sistema intenta inicializar el BDE, se presenta un error indicando que las tablas estn ocupadas (busy), siendo esto falso. La solucin consiste en verificar que haya usuarios conectados y antes de abrir el sistema comprobar la existencia de tales archivos, si no hay usuarios y los archivos estn en el directorio, debern ser borrados.

Notas del asistente:

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3.

GENERALES

3.1 Cmo empezar a trabajar con Aspel COI? Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras: 1) A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio. 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema. 3) Desde la opcin Inicio/ Ejecutar. 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas. 3.2 Ingreso al Sistema (Abrir empresa) .

Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa con el icono

Podemos entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus movimientos contables. El sistema en su modalidad bsica de licenciamiento tiene la posibilidad de dar de alta (registrar) hasta 99 Empresas y un usuario simultneo (si se requieren ms usuarios, se podrn adquirir las licencias de usuarios adicionales). Cada Empresa maneja los archivos de datos de manera independiente, ya que la estructura de los archivos que se crean permite identificar la empresa a la que pertenecen. Por ejemplo, en la carpeta de Datos se tiene el archivo CC120401.DB, donde: CC 1204 01 DB Indica que es el Catlogo de Cuentas. Indica que pertenece al periodo Diciembre del 2004. Indica que corresponde a la Empresa No. 1 Indica la extensin del tipo de archivo.

Por lo que no existe el riesgo de confundir la informacin. De tal forma, que se pueden concentrar todos los archivos en un solo directorio y al acceder a una Empresa, el sistema reconocer nicamente los archivos que le corresponden. O bien, por cuestin de orden, almacenar los datos de cada Empresa en directorios diferentes. Una vez terminado el proceso de Configuracin e Instalacin de la empresa procesos ampliamente explicados en el Curso Intermedio de ASPEL-COI-, el sistema presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece el nombre o razn social de la Empresa nmero uno, en caso de que no se haya personalizado el nombre por omisin es: Empresa Invlida, S.A. de C.V. Cabe mencionar que el esquema de licenciamiento incluido en la versin de Aspel-COI 5.0, consiste en activar el sistema va Internet, una vez ACTIVADO el sistema se podr personalizar la razn social sin requerir un centinel o candado, ni tampoco solicitar la asignacin de claves de alta. En el dilogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 3.2-1, se debe seleccionar la empresa a trabajar y posteriormente se debe identificar como usuario del sistema, esto es: capturando la clave del usuario y su respectiva contrasea.

Notas del asistente:

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Empresa con la cual se trabajar

Cuando se acaba de instalar el sistema al usuario Administrador, se le asigna de forma predeterminada la Clave de acceso Aspel1 o con la tecla

Figura 3.2-1 Acceso a la empresa a trabajar.

Una vez capturados los datos anteriores, el sistema solicitar la instalacin de la base de datos acceder de forma automtica al ltimo periodo en el cual se estuviera trabajando previamente. Cuando la base de datos no existe porque se va a empezar una contabilidad, al acceder al sistema enva el mensaje:

Y despliega una ventana como lo muestra la figura siguiente para crear la base de datos:
Perodo. Ejercicio

Figura 3.2-2 Creacin del Perodo de trabajo.

3.3

Cambio de Periodo Ruta de Acceso: Archivos/Administrador de periodos con el icono

Esta opcin permite realizar diversas funciones, todas las que se realizan con los periodos de trabajo, entre ellas, la asignacin de la ruta de datos y seleccin del periodo de trabajo. La ventana del administrador de periodos se observa en la figura 3.3-1. Los procesos que pueden realizarse desde el Administrador de periodos se vern a detalle en cursos subsecuentes.

Notas del asistente:

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Figura 3.3-1 Administrador de Perodos.

La definicin de la ruta de trabajo se realiza desde el icono:

, en el dilogo que se presenta, se podr

-, esto indicar una nueva ruta e incluso el formato en el que la base de datos se encuentra, -botn permite facilitar la lectura de bases de datos que se encuentran en un formato diferente al de la base que se estaba leyendo anteriormente, figura 3.3-2.

Figura 3.3-2 Definicin del periodo de trabajo

Una vez que se ha indicado la ruta de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta, para elegir el periodo de trabajo basta con ubicarse en el mismo y al dar doble clic Aspel-COI acceder a dicho periodo. Ahora bien, si la base de datos no existe, sta se puede crear desde el Administrador mediante la realizacin de los siguientes pasos. 1. 2. Dando clic en el icono agregar En el cuadro de dilogo se deber elegir la opcin Nueva contabilidad como se muestra en la siguiente imagen y dar en el botn Aceptar.

Figura 3.3-4 Configuracin del Perodo de trabajo. Figura 3.3-3 Creacin de un periodo contable nuevo. Perodo y Ejercicio.

Notas del asistente:

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3.

Posteriormente se deber indicar el Periodo y Ejercicio contable a crear, as como el formato en el que se desea crear la base y la ruta donde se desea sea almacenada la informacin.

Al presionar aceptar el sistema realizar un proceso de creacin de la base de datos. Prctica a) En el directorio C:\Archivos de programa\Archivos Comunes\Aspel\Sistemas Aspel\COI 5.0\crear una carpeta llamada Curso. b) Dentro de esta carpeta crear el mes de Diciembre de 20xx, seleccionando: 1. Catlogo estndar de cuentas, 2. Catlogo estndar de rubros, 3. Catlogo estndar de departamentos, 4. y el Dlar como moneda adicional. 3.4 Cerrar / Abrir Empresa Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa con el icono .

La opcin Cerrar Empresa permite terminar el trabajo con la empresa activa, es decir, es posible terminar de trabajar con los datos de esa empresa y cambiar a otra para seguir trabajando sin necesidad de cerrar el sistema y volver a entrar. 3.5 Salir Ruta de Acceso: Archivos/ Salir con el icono Este comando permite Salir o terminar definitivamente la sesin del sistema. 3.6 Barra de Herramientas Ruta de acceso: Configuracin/ Preferencias/ Barra de Herramientas clic con el botn derecho sobre la Barra de Herramientas.

En esta barra, se muestran los iconos de acceso a comandos del sistema, cada icono permite el acceso a funciones especficas, la barra puede personalizarse, es decir, se pueden agregar o eliminar iconos para acercar al usuario las funciones u opciones que utiliza con mayor frecuencia y agilizar as su trabajo en el sistema, figura 2.6-1. Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el Operador del sistema es el reporte de auxiliares, se puede agregar el icono correspondiente a la barra , de esta forma, la emisin del reporte se har al hacer clic sobre l, en vez de tener que acceder a la opcin desde Reportes/ Auxiliares.

Notas del asistente:

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Barra de iconos actual Iconos disponibles para adicionar en la Barra de herramientas

Agrega el icono seleccionado a la barra de herramientas

Elimina el icono seleccionado de la barra de herramientas

Descripcin de la funcin del icono seleccionado

Restaura los iconos


predeterminados

Figura 3.6-1 Personalizacin de la barra de herramientas.

Inserta separaciones entre iconos

3.7 Teclas de Acceso Rpido La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el Mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin.
Archivos + Edicin + Ver + Reportes + Grficas + Procesos + Utileras + Configuracin + Ventana + Ayuda +

Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catlogo Despliegue de Catlogos Cerrar el Sistema

+ + +

3.8 Operaciones de Aplicacin General En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que integran el sistema. Icono Agregar Buscar Notas del asistente: Descripcin Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. Tambin activa al presionar las teclas + . Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se indiquen. Tambin se puede activar la bsqueda presionando la tecla de funcin .

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Filtrar

Activar/ Desactivar Filtro Copiado Especial

Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin presionando la tecla de funcin . Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la informacin de un catlogo sin perder los parmetros que se hayan especificado para ese filtro en particular. Esta opcin, permite utilizar la informacin generada por el sistema en una hoja de clculo y mantenerla actualizada, de tal forma, que en caso de que ocurra un cambio en la informacin contable, se actualizar la hoja de clculo, esto debido al vnculo dinmico que establece Aspel-COI con Microsoft Excel. Esta opcin permite crear un archivo que contiene la informacin del catlogo seleccionado para que pueda ser utilizado por otra aplicacin (txt, xls, db, dbf, htm, xml). Muestra la presentacin preliminar de la informacin, es decir, la forma en como se visualizara la impresin. Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes del sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada segn se requiera. La consulta que se tiene en pantalla se preparar para ser publicada en Internet, incluyendo la asignacin de nombre a la consulta y la carpeta en la que se depositar. Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, se cuenta con la opcin de configurar el hospedaje para estar ejecutndose automticamente despus de preparar una consulta. Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm o en formato Microsoft Excel.

Exportacin

Presentacin Preliminar Imprimir

Preparar

Publicar

Exportar a Palm

Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un men contextual, el cual contiene diversas funciones que permiten manipular la informacin.

3.9

Datos de la Empresa Ruta de Acceso: Configuracin / Datos de la Empresa con el icono

Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya estn dadas de alta. Para agregar una nueva empresa se requieren los datos de: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal.

Notas del asistente:

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Figura 3.9-1 Alta y Cambios de los datos de la empresa.

Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento en el que sea requerido.

Notas del asistente:

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4.

CONFIGURACIN DEL SISTEMA

Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar. Creacin o traduccin de archivos de datos Definicin de Parmetros del sistema. Creacin de perfiles de usuario. 4.1 Parmetros del sistema Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja el programa, las cuales se pueden modificar para una operacin ms adecuada a las necesidades de trabajo. Estos parmetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catlogos de Cuentas, Plizas y Activos, as como el manejo de Multimoneda. 4.1.1 Datos de la empresa Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opcin permite modificar los datos de la empresa como son: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal. Los datos que aqu se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema.

Figura 4.1.1 -1 Modificar datos de la empresa.

4.1.2 Cuentas Ruta de Acceso:

Configuracin / Parmetros del Sistema/ Cuentas

Notas del asistente:

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Figura 4.1.2 -1 Parmetros de Cuentas.

En esta opcin se puede configurar: Parmetro Dgitos por nivel Descripcin Es la forma de estructurar el catlogo de cuentas y organizar de forma jerrquica las cuentas contables que se usarn. Es posible definir hasta 9 niveles y hasta 20 dgitos. Por omisin, el sistema configura para el primer nivel 4 dgitos, para el segundo y tercer nivel 3 dgitos. Permite separar las cuentas contables por nivel aadiendo un guin. Las cuentas aparecen sin guin y se debe capturar la cuenta con todos los dgitos que la integran. Permite capturar un saldo a la cuenta al momento de darla de alta en el catlogo, es el saldo con el cual iniciar el periodo de trabajo. Ser necesario capturar el saldo en las cuentas de detalle y el total de movimientos en la cuenta acumulativa o de mayor. No se puede capturar el Saldo de la cuenta al darla de alta, por lo que la captura se deber realizar a travs de una pliza de apertura. Para evitar descuadres en la balanza de comprobacin. Al momento de realizar el traspaso de saldos, el sistema dar de alta automticamente las cuentas que no existan, en los periodos posteriores. Cuando se realice el traspaso de saldos no se darn de alta las cuentas nuevas. El sistema har un traspaso automtico para los periodos subsecuentes cuando se modifican las partidas de las plizas, al eliminar la pliza, al realizar integracin de plizas, se ejecute el proceso de contabilizacin o cuando se modifique el saldo inicial de la cuenta. Cuando se realice cualquiera de los movimientos anteriores, se deber realizar Traspaso de saldos desde el Administrador de periodos.

Cuentas con Guin

Captura de Saldo Inicial

Alta en traspasos

Traspaso automtico

Notas del asistente:

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Manejo de departamentos

Permite usar el catlogo de departamentos para clasificar alguna o todas las cuentas por centros de costos, es decir, conocer el detalle de los ingresos o egresos por el rea que los gener. .Se deshabilitarn los catlogos de cuentas departamentales, departamentos y balanza de comprobacin con departamentos. Especfica la ruta donde se encuentran y almacenarn los archivos de datos de la empresa, en esta ruta se registrarn todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Adems, se puede definir el formato (Paradox, MS sql, por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se est leyendo y un alias, el cual es muy comn utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo cliente-servidor.

4.1.3 Plizas Ruta de Acceso:

Configuracin / Parmetros del sistema/ Plizas

Figura 4.1.3 -1 Parmetros de Plizas.

En esta opcin se puede configurar: Parmetro Descripcin Tipos de pliza Permite clasificar los movimientos contables de la empresa, por tipos de pliza. Se pueden definir hasta 12 tipos de pliza, el sistema tiene definidos los ms comunes: Dr (Diario), Ig (Ingresos) y Eg (Egresos). Nmero secuencial Al dar de alta una pliza, automticamente se le asignar un folio nmero consecutivo secuencial y en la captura de las plizas este campo no podr modificarse. El campo de folio o nmero de pliza estar disponible para modificarse al momento de capturar la pliza. Folio nico Al dar de alta una nueva pliza, el sistema asignar un nmero consecutivo a la pliza sin considerar el tipo de pliza al que pertenezca. El folio o nmero de plizas se asigna por tipo de pliza. Sin decimales El sistema no considerar los decimales indicados en la captura de saldos o de plizas, se podrn digitar pero no se considerarn. El sistema permite la captura de cifras con decimales, en los clculos se consideran hasta 5 decimales pero en las consultas las cantidades se redondean a 2 decimales. Notas del asistente:

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Mes de Ajuste (13)

Permite crear un mes 13, en el cual se realizan plizas de ajuste o se registra la pliza de cierre del ejercicio, sin que se mezcle con la informacin del ltimo mes capturado, es decir, se indica al sistema que despus del mes de diciembre o del mes de cierre fiscal, cree un mes llamado Ajt. Al consultar e imprimir auxiliares mensuales y anuales, las plizas se ordenaran por fecha. Las plizas se ordenaran por tipo y nmero de pliza. Al grabar las plizas se actualizan automticamente los saldos de las cuentas que se estn utilizando. Al grabar la pliza no se afectarn los saldos de las cuentas, se debe ejecutar el proceso de Contabilizacin. En la captura de las plizas, permite dar de alta las cuentas en el catlogo. Slo se podrn agregar cuentas de detalle. En la captura de las plizas no se puede dar de alta cuentas en el catlogo. Se podr cuadrar una pliza automticamente desde su captura, an cuando no se haya terminado de registrar todas sus partidas. El sistema le asigna el status de Pendiente y en la consulta aparecer en color rojo, facilitando as su identificacin, para que posteriormente sea completada o modificada. Se especifica la cuenta que le servir al sistema para cuadrar las Plizas, la cuenta debe ser de Detalle, esto es, cuando se est capturando una pliza y se grabe, el sistema generar un asiento contable a la cuenta que se haya definido como cuenta de cuadre. Permite indicar el mes en el que se efectuar el cierre fiscal de la empresa, casi siempre es el mes de diciembre. Este parmetro est relacionado con la operacin del mes de ajuste, en donde, si se habilita el mes de ajuste, entonces el mes Ajt13, se crear despus del mes de cierre fiscal. Por ejemplo: Si el mes de cierre fiscal es Diciembre el mes 13 se crear entre diciembre y enero.

Auxiliares por fecha

Contabilizar en Lnea

Alta de cuentas en plizas

Cuadrar plizas automticamente

Cuenta de cuadre

Mes de cierre fiscal

4.1.4 Activos Ruta de Acceso:

Configuracin / Parmetros del sistema/ Activos

Cuando se dan de alta activos, el sistema sugiere la pliza correspondiente a la compra de activos, para que esta pliza sea muy apegada a la operacin del usuario, el sistema permite definir: En esta opcin se puede configurar: Parmetro Cuenta Banco Descripcin Se especifica la cuenta contable correspondiente a Bancos (o la cuenta de la cual se obtengan los fondos al adquirir el activo) que el sistema sugerir en la partida al momento de registrar la pliza de compra de activos. Se especifica la cuenta contable correspondiente al impuesto o IVA, con un monto igual al 15% sobre el valor del activo, que el sistema sugerir en la partida al momento de registrar la pliza de compra de activos.

Cuenta IVA

Notas del asistente:

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Figura 4.1.4 -1 Parmetros de activos.

4.1.5 Multimoneda Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema/ Multimoneda

Figura 4.1.5 -1 Parmetros de multimoneda.

En esta opcin se puede configurar: Parmetro Trabajar con monedas extranjeras Descripcin Se indica al sistema que se trabajar con varias monedas y se activarn los campos correspondientes a este manejo. Se deshabilitar el catlogo de monedas y los campos correspondientes a este manejo. Al acceder al sistema, presenta la ventana del Histrico de tipos de cambio para capturar y as actualizar el tipo de cambio. No presenta la ventana y la captura y actualizacin se realizar desde el catlogo de monedas. El sistema sugerir en la captura de plizas el ltimo tipo de cambio registrado en el Histrico de tipos de cambio. No sugiere el ltimo tipo de cambio al acceder al sistema.

Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa

Proponer tipo de cambio al capturar plizas

Notas del asistente:

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Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas

Convierte el monto que se captura en moneda extranjera a moneda base (pesos) y muestra en la consulta de la partida de la pliza el monto capturado en moneda extranjera. A los montos que se indiquen no se les aplicar operacin de conversin alguna.

4.2

Datos de la empresa

Ruta de Acceso: Configuracin/ Datos de la empresa y/o con el icono Cuando se instala un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual se trabaja durante los 30 das que Aspel otorga como periodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo, se solicitar la activacin del sistema. Una vez que se haya activado el sistema, en esta seccin se podrn agregar hasta 99 empresas con el botn , sin requerir claves de alta o un centinel en cada equipo donde se utilice el sistema.

Una vez que este activado el sistema se podrn modificar los datos de las empresas que estn registradas en cualquier momento, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, se utiliza la opcin disponible en el dilogo de seleccin de empresa. Los datos que se pueden registrar o modificar son:

Datos de la empresa.

Figura 4.2-1 Alta/ Modificacin de datos de la empresa.

4.3 Agregar empresa Ruta de Acceso: Configuracin / Agregar empresa Adems de la opcin anterior, existe otra forma de agregar una empresa mediante el asistente, el cual ayudar a definir ciertos parmetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI 5.0, con esta opcin tambin se podr traducir una base de datos de una versin anterior, traducir los parmetros y perfiles, dar de alta a los usuarios nuevos y anteriores, etc.

Centinel o Candado.- es un dispositivo de hardware que se utiliza para controlar el acceso y operacin de un sistema.

Notas del asistente:

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El asistente se presentar al momento de acceder al sistema por primera vez y posteriormente slo se podr acceder a l desde el Men Configuracin / Agregar empresa. El asistente podr ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que se puede realizar posteriormente sin ningn problema. Si se desea actualizar de otras versiones en la siguiente ventana, se debe seleccionar la opcin Actualizar datos de una empresa de la versin 3.0x, 4.0, lo cual permitir importar y/o traducir los datos de las empresas definidas, definir los parmetros de la empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso) o Crear una empresa Nueva.

Figura 4.3-1 Asistente de Instalacin de empresa.

Al seleccionar Actualizar de la Versin Aspel COI 3.x, 4.0, el sistema mostrar las empresas que estn dadas de alta en dichas versiones, permitiendo seleccionar cualquiera para que sea dada de alta en la versin 5.0.

Figura 4.3-2 Seleccin de empresa para dar de alta.

Una vez seleccionada la empresa aparecer una ventana donde se podr configurar sus parmetros, permitiendo modificarlos, o del mismo modo, si se escogi Crear nueva empresa. Este proceso se tendr que realizar para cada una de las empresas que se manejaban en la versin anterior y se deseen traducir, o bien, para cada empresa que se desee dar de alta.

Notas del asistente:

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4.4 Perfiles de Usuario Ruta de Acceso: Configuracin/Perfiles de usuarios Aspel-COI maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificacin de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrn tener acceso a cualquier sistema Aspel adems de COI-, y la informacin de ellos se almacena en la carpeta Archivos comunes Aspel (DAC), es por eso que en una instalacin en red esta carpeta tambin se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la informacin de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-NOI 4.0 y cuando se entra a COI 5.0 aparecern en la seccin de Usuarios Aspel, pero estos no tendrn acceso a COI, slo hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-COI de forma predeterminada se tendr un usuario con clave Administrador con una contrasea Aspel1 (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningn tipo de restriccin, el Administrador podr dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los usuarios.
Usuarios registrados para la empresa seleccionada. Usuarios Aspel

Figura 4.4-1 Alta de usuarios.

La definicin de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de operacin en la captura. Para definir perfiles: 1. Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa a la que tendr permiso de acceso el usuario.

Figura 4.4-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.

A continuacin se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles.

Notas del asistente:

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Icono Nuevo Usuario Habilita / Deshabilita

Descripcin Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar + . oprimiendo las teclas Mediante est opcin se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y tambin se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma. Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado. Est opcin permite cancelar los cambios efectuados a un perfil. Desde est opcin se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador. Empresa seleccionada para la asignacin de usuarios y modificacin de perfiles.

Grabar perfil modificado Cancela Cambios

Agregar perfil predefinido

Seleccionar Empresa Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada. Est opcin permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y tambin se permite restaurarlos.

Imprimir Perfil

Respaldar / Restaurar

2.

Para agregar un usuario nuevo se deber dar clic en el icono o con los botones se podrn agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar sus datos dando clic en el icono , el cual estar habilitado nicamente antes de asignarlo al sistema, donde en ambos casos se mostrar la siguiente ventana:

Figura 4.4-3 Alta/Modificacin de Nuevo Usuario.

Notas del asistente:

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Esta ventana cuenta con dos pestaas en las cuales se debern capturar los siguientes datos: Usuario: Nombre del usuario que accesar al sistema. Nombre: Nombre completo del usuario. Clave y Confirmar Clave: asignar la contrasea de acceso al sistema y confirmarla. Puesto y departamento. Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa. Correo. Direccin de correo electrnico. Perfil a aplicar. El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario, stos son modificables. Empresas. En esta pestaa se puede asignar las empresas a las que tendr acceso o a todas, mediante la casilla Todas. , con esto se agregar el

Una vez que se capturaron todos los datos se deber guardar dando clic en usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.

Ntese que los usuarios que ya estn asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita.

Figura 4.4-4 Administrador de Perfiles de Usuarios.

3.

Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las caractersticas y polticas de seguridad de la empresa. Por lo que despus de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles. Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastar con dar doble clic o activar el men contextual, seleccionando la opcin habilitar/ Deshabilitar o dando clic en el icono mostrarn en color Azul y las Deshabilitadas en color Gris. . Las opciones habilitadas se .

4.

5.

Una vez que se ha definido el perfil se deber guardar dando clic en icono

A travs del men contextual en la opcin Propiedades del Administrador, se pueden modificar los datos del Administrador. 4.4.1 Perfiles Predefinidos En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas, ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opcin a ser modificados o crear nuevos perfiles.

Notas del asistente:

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Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el men contextual, dando clic en la opcin Aplicar Perfil y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.

Figura 4.4.1-1 Aplicacin de perfiles a los usuarios.

Por medio de este men se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario. El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del men contextual dando clic en Nuevo Perfil Predefinido o con el icono .

Figura 4.4.1-2 Alta de perfiles.

Al dar clic en el botn agregar un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitar dicho botn. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opcin Ver perfiles predefinidos del men contextual.
Usuarios Restringidos. Perfiles de usuario. Usuario Administrador.

Figura 4.4.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.

El Administrador es el nico que permite configurar los datos de todas las empresas y dar de alta usuarios. De esta manera se optimiza el control de acceso a la informacin de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del cono , generando un archivo con extensin .pqz, esto tambin se podr realizar por medio del respaldo del sistema. Notas del asistente:

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Cuando un usuario entre a una opcin a la cual no tiene acceso, se mostrar una ventana indicando la situacin.

Figura 4.4.1-4 Mensaje de Restriccin de acceso a una opcin.

Prctica c) Dar de alta los siguientes usuarios con todos los derechos: AuxCon1 Auxiliar Contable1 Curso Auxiliar Contabilidad Usuario Nombre Contrasea Puesto Departamento ContAdm Administrador de Contabilidad Curso1 Contador Contabilidad

Usuario Nombre Contrasea Puesto Departamento

d) Agregar un nuevo perfil con usuario: Auxiliar1 Nombre: Auxiliar Contrasea: Curso2 y con las siguientes opciones: Opcin Catlogo de cuentas y cuentas departamentales Agregar Modificar Eliminar Copiado especial Exportacin de Archivos Imprimir Asociar cuentas Plizas Agregar Modificar Eliminar Imprimir Copiar pliza de otro perodo Auditora Copiado especial Exportacin de archivos Pliza modelo Asociar documentos digitales Notas del asistente: Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Estatus

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Rubros Agregar Modificar Imprimir Departamentos Agregar Modificar Imprimir Tabla de INPC Imprimir Actualizacin FTP Grabar Catlogo de monedas Agregar Modificar Imprimir Captura de tipos de cambio Especificar Impresora Catlogo de activos Agregar Modificar Eliminar Copiado especial Exportacin de Archivos Imprimir Baja contable Balanza de comprobacin con o sin departamentos Copiado especial Exportacin de Archivos Imprimir Balanza acumulada Auxiliares Imprimir Editar pliza Saldo histricos Saldos en moneda extranjera Exportar a excel Notas del asistente: Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Deshabilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado

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Tipos de Activos Agregar Modificar Imprimir Editor de formatos Editor Lista de campos del editor Lista de comandos del editor Reportes Diario general Balance general Estado de resultados Libro mayor Reexpresin de saldos Presupuestos Reportes del usuario Hojas de clculo Cuentas Emisin de plizas Saldo Promedio Diario Verificacin de Activos Depreciacin de Activos Fijos Revaluacin de Activos Fijos Conciliacin de Activos Grficas Liquidez Apalancamiento Prueba de cido Das de cartera Rotacin de inventarios Ventas Utilidad Gastos de operacin Activo, Pasivo, Capital Grfica del usuario Modificacin de datos Grabar grfica Notas del asistente: Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado

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Administracin de Perodos Creacin del siguiente perodo Auditar perodo Traspaso de saldos Cambiar ruta de perodo Agregar perodo Borrar el perodo Crear nueva contabilidad Administracin de Perodos Regenerar archivo del administrador de periodos Procesos Borrado de movimientos Contabilizacin Consolidacin Balanza anual Pliza de cierre Pliza de depreciacin Pliza de ajuste cambiario Revaluacin de activos fijos Integracin de plizas Ajuste anual por inflacin Utileras Traduccin de archivos De cuentas a activos Importacin de archivos Control de archivos Respaldo de archivos Activar sistema Servidor de licencias Directorio comn Aspel Configuracin Parmetros del sistema Datos de la empresa Preferencias Perfiles de usuario Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Deshabilitado Habilitado Habilitado Habilitado

Notas del asistente:

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Infoweb Configurar mis sitios Preparar Informacin Internet Generales Configuracin de consultas Habilitado Habilitado Habilitado

4.5 Preferencias Ruta de Acceso: Configuracin / Preferencias Esta opcin permite configurar algunos aspectos que son necesarios para que el usuario pueda trabajar de una forma ms cmoda y rpida con ciertas tareas especficas. Barra de herramientas.- Curso anterior Aplicaciones Asociadas.- Esta opcin permite asociar al sistema aplicaciones externas necesarias, como son una calculadora, un editor de textos para poder modificar los formatos (se recomienda usar el Block de Notas de Windows), y una hoja de calculo (se recomienda usar Microsoft Excel).

Figura 4.5-1 Configuracin de las aplicaciones asociadas.

Aqu se configura el formato y el contenido de la informacin de las consultas que se copiaran a otra aplicacin.

Figura 4.5-2 Configuracin del tipo de copiado.

4.6 Modo Alterno de Captura Ruta de Acceso: Configuracin / Modo Alterno de Captura Si est habilitada esta opcin significa que la tecla dentro de los catlogos funciona para cambiarse de un campo a otro, como si se tratara de un tabulador. Cuando se habilita est opcin aparecer un mensaje que explica cul es su funcin. Notas del asistente:

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S no est activada esta opcin, al momento de que se oprima la tecla captura que se est efectuando. 4.7 Activar sugerencias Ruta de Acceso: Configuracin / Activar sugerencias

se asume la terminacin de la

El objetivo de esta herramienta es mostrar "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes en el sistema, as como sugerencias para un eficiente manejo del mismo. Al estar activada esta opcin las sugerencias se mostraran al iniciar la sesin de forma aleatoria.

Figura 4.7-1 Sugerencias del sistema.

Notas del asistente:

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5.
5.1 Definicin

CATLOGOS DEL SISTEMA

El sistema Aspel COI-5.0 cuenta con varios mdulos los cuales permiten capturar informacin necesaria para poder llevar el control de los procesos contables, a dichos mdulos tambin se les denomina catlogos. Los catlogos son archivos en donde se almacena informacin con caractersticas particulares, esta informacin puede ser consultada, filtrada, exportada y se utiliza para la generacin de reportes. Aspel COI-5.0 utiliza los siguientes catlogos: Catlogo de departamentos Catlogo de Monedas Catlogo de Cuentas Catlogo de Cuentas departamentales Catlogo de Rubros Catlogo de Conceptos de plizas Catlogo de Plizas Catlogo de Tipos de Activos Catlogo de Activos Tabla de I.N.P.C. 5.2 Catlogo de Departamentos .

Ruta de Acceso: Archivo/ Catlogo de departamentos con el icono

En el catlogo de departamentos, se registran los centros de costos de las cuentas, es decir, las cuentas del catlogo se pueden organizar por el departamento cuyas operaciones se van a registrar, de esta manera, se tendr el saldo de las cuentas en cada centro de costo. De modo que al capturar plizas, se debern capturar por partida, el departamento al que corresponde el movimiento. Aspel COI-5.0 permite dar de alta hasta 999 departamentos. Si se van a trabajar en diferentes departamentos para las cuentas, de debe: a) En el men Configuracin/ Parmetros del sistema/ Cuentas, marcar la opcin Manejo de departamentos. b) Dar de alta los departamentos, con Alt+Ins, estando en el respectivo catlogo.

Figura 5.2-1 Alta de departamentos.

c)

Dar de alta las cuentas en el catlogo respectivo, indicando que manejar departamentos; de esta manera, el sistema en la captura de plizas permitir desglosar los departamentos en los que se realizaron los movimientos.

El catlogo de cuentas Estndar sugiere algunas cuentas como departamentales, las cuales se podrn cambiar segn sus necesidades. Desde el catlogo de departamentos se podrn agregar todos los departamentos que se requieran. Notas del asistente:

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Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, solamente se puede modificar la descripcin.

Figura 5.2-2 Catlogo de departamentos.

Prctica a) Dar de alta los siguientes departamentos No. Depto. 4 5 6 7 8 9 10 Descripcin Sistemas Contabilidad Almacn Compras Rec. Hum. Mercadotecnia Trfico

b) Modificar la descripcin del Departamento No. 8 por Recursos Humanos. 5.3 Catlogo de Monedas Ruta de Acceso: Archivos / Monedas con el icono El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional, se tienen disponibles hasta 99 diferentes monedas con deslizamiento diario. El manejo de Mltimoneda permite generar plizas para determinar el ajuste cambiario para las cuentas deseadas, el cual determina la utilidad o prdida registrada en un periodo, por efectos de la variacin del tipo de cambio de las monedas. La presentacin de la opcin correspondiente al catlogo de monedas en el men Archivos, depende de la activacin del parmetro: Trabajar con monedas extranjeras que se encuentra al acceder a Configuracin/Parmetros del Sistema/Multimoneda.

Notas del asistente:

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Figura 5.3-1 Catlogo de Monedas.

Al activar este parmetro en el sistema, se indica que se trabajar con Multimoneda (monedas extranjeras) y se activarn los campos correspondientes automticamente. Para dar de alta una cuenta se deben capturar los datos de: Campo Moneda Smbolo Tipo de cambio Fecha Desplazamiento Desplazamiento automtico Descripcin Se puede cambiar el nombre de la moneda. Se puede cambiar el smbolo con el que se identificar a la moneda. Se puede cambiar la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se este utilizando. Se puede cambiar la fecha del ltimo tipo de cambio de la moneda. Se puede cambiar el deslizamiento que diariamente presentar la moneda con respecto a la moneda base. Se puede activar este campo si quieres que el sistema calcule diariamente la paridad para la moneda.

Figura 5.3-2 Ventana de captura de Monedas.

5.3.1

Histrico de Tipos de Cambio

Ruta de acceso: Archivos / Monedas con el icono Esta opcin sirve para consultar y almacenar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras da a da. Lo cual permite un eficiente manejo de movimientos registrados en una moneda diferente a la moneda base. Es posible configurar el sistema para que al acceder, solicite el Tipo de Cambio del da, presentando la ventana de captura del Histrico.

Notas del asistente:

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Figura 5.3.1-1 Histrico de Tipo de Cambio.

5.4

Catlogo de cuentas Ruta de Acceso: Archivos / Catlogo de cuentas con el icono

Este mdulo permite adaptar el catlogo de cuentas a las necesidades y caractersticas de la empresa. La informacin que aqu se almacena puede ser consultada en pantalla o puede ser impresa en forma de reporte.

5 1 6 2 7

Figura 5.4-1 Catlogo de Cuentas.

La nueva consulta de Aspel-COI permite observar de mejor manera todos los aspectos de la contabilidad, por ello desde el catlogo cuentas se observa: 1. Rubros de cuentas. 2. Nmero de cuenta. 3. Descripcin de la cuenta. 4. Pestaa del periodo al que corresponden los datos. 5. Saldo actual de la cuenta. 6. Lista de plizas que afectan la cuenta seleccionada (Auxiliar). 7. Ao que se est consultando. Notas del asistente:

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Esta consulta es totalmente amigable, y permite realizar varias operaciones como son: Modificar datos de la cuenta seleccionada. Consultar las cuentas de diferentes periodos con solo dar clic en la pestaa del mes que se requiera consultar. Realizar bsquedas fonticas Consultar los rangos a los que pertenece la cuenta. Asignar cuentas a un rubro. Agregar / Modificar los Rubros de cuentas. Ver las plizas que estn afectando a la cuenta seleccionada como un auxiliar. Acceder directamente y modificar alguna de las plizas que estn afectando a la cuenta. Exportar a Microsoft Excel el auxiliar de la cuenta. Preparar y publicar informacin para Infoweb. Exportar informacin a un dispositivo PALM. Para comenzar a trabajar se debe introducir el catlogo de cuentas que maneja la empresa, para hacerlo se cuentan con dos opciones: a) Elegir como base uno de los cinco catlogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y cuando se manejen los niveles 4-3-3, (estos catlogos son generados automticamente por el sistema al crear la base de datos) y posteriormente hacer las modificaciones para adaptarlo a las necesidades especficas de la empresa. b) Capturar el catlogo de la empresa. Los cinco tipos de catlogos con los que cuenta el sistema son: Catlogo estndar general. Catlogo para empresas manufactureras. Catlogo para empresas comerciales. Catlogo para empresas de servicios. Catlogo demostrativo.

Los catlogos de cuentas estn conformados por Niveles y dgitos por nivel. Niveles: Es el nmero de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9 niveles). Dgitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que estn contenidos dentro de cada uno de los niveles (de 1 hasta 20 dgitos). Por omisin (al instalar el programa), se define una configuracin 4-3-3. Los nmeros de cuenta en los catlogos estndar estn formados por tres niveles: 4 dgitos (caracteres) para el primer nivel (mayor), 3 para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 para el tercer nivel (auxiliar). Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 3.4-2.

Figura 5.4-2 Estructura de las cuentas.

Notas del asistente:

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Todos los catlogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. S se requiere capturar el catlogo de cuentas con una configuracin o con cuentas distintas (no se maneja el 4-3-3, por ejemplo), al crear el catlogo, se debe elegir la opcin catlogo vaco (sin cuentas) y posteriormente proceder a dar de alta las cuentas que compondrn el catlogo, para lo cual se debe seguir el siguiente orden: a) Capturar las cuentas de Mayor b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas. Considerando esta informacin, se procede a dar de alta y modificar las cuentas. 5.4.1 Agregar o modificar cuentas o con +

Ruta de Acceso: Archivos / Catlogo de cuentas/ Edicin/ Agregar o con el icono Ruta de Acceso: Archivos / Catlogo de cuentas/ Edicin/ Modificar o con el icono

Al acceder a agregar o modificar una cuenta, el sistema presenta un dilogo donde solicita los datos correspondientes a la cuenta, como se muestra en la figura 5.4-1.

Figura 5.4.1-1 Detalle de la Cuenta.

A continuacin se presenta una breve descripcin de los campos contenidos en esta ventana, en la cual se distribuye de forma ordenada la informacin en tres pestaas: Generales, Monedas y Atributos. 5.4.2 Generales Campo No. de Cuenta Descripcin Se debe capturar el Nmero de cuenta correspondiente, en algunos casos el sistema sugiere la siguiente cuenta de auxiliar que corresponde, el que la sugiera o no depende de la cuenta es la que se est posicionado al momento de hacer + . Nombre de la Cuenta.

Descripcin

Notas del asistente:

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Tipo Es Departamental

Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle. Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos, tambin se activa de forma automtica al agregar la cuenta al catlogo de cuentas departamentales. Permite capturar el saldo inicial a la cuenta. A este campo slo se podr acceder si en Configuracin/Parmetros/Cuentas est activo el campo: Captura de saldo inicial. Importante: No es recomendable capturar saldos desde esta opcin, sino mediante plizas, esto con la finalidad de que todos los movimientos estn respaldados por una pliza y se eviten posibles descuadres.

Saldo Inicial

Saldo Final Presupuesto anual Presupuesto acumulado

Este campo se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema. Anotar la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao. El sistema acumular el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se inicializa cuando se llega al mes de ajuste.

NOTA: En caso de cuentas ya existentes el nmero de cuenta no se puede modificar. 5.4.3 Monedas Campo Afecta pliza de ajuste cambiario. Descripcin Este parmetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de tipo detalle, sirve para indicar al sistema que para la cuenta se calcular el ajuste cambiario, mismo que se presentar en la pliza correspondiente. Permite asignar la moneda en la cual se registrarn los movimientos de la cuenta (slo para cuentas de tipo Acumulativa). Este campo se actualiza al momento de capturar el Saldo Inicial de la pestaa Generales. Este campo se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema.

Tipo de la moneda Saldo inicial (Monedas) Saldo final (Monedas)

Figura 5.4.3-1 Pestaa de asignacin de moneda extranjera.

Notas del asistente:

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5.4.4

Atributos Descripcin Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo estar habilitado para su modificacin siempre y cuando se tenga activo el parmetro Captura de Saldo Inicial, el cual se localiza en Configuracin/Parmetros/Cuentas. Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta de contrapartida cuando se captura una pliza. Sirve para indicar a qu rubros pertenece la cuenta, un rubro agrupa a cuentas que tengan caractersticas similares, por ejemplo, podemos definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Crditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, slo se debe llamar al rubro Activo circulante y no a cada cuenta, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflacin, slo se deber llamar al rubro crditos y automticamente aparecern los saldos de las cuentas a las cuales se les asign esta clasificacin. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de consultas y reportes del sistema. Sirve para desasociar una cuenta a un rubro del rango de cuentas.

Campo Naturaleza

Contrapartida Asociar cuenta (botn)

Desasociar cuenta (botn)

Al oprimir el botn de Asociar cuentas aparecer una ventana donde se podrn elegir los rubros a los que pertenece la cuenta. Se podrn escoger varios rubros oprimiendo la tecla y dando clic en los rubros que sean necesarios.

Figura 5.4.4-1 Pestaa de Atributos.

Prctica a) Dar de alta las siguientes Cuentas, definiendo solamente los datos que se mencionan a continuacin: No. Cuenta 1120-002-000 1120-003-000 1130-000-000 1130-001-000 1130-002-000 1170-001-000 1170-002-000 1180-001-000 Notas del asistente: Tipo Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Descripcin Banamex No. Cta. 210597-8 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Bancos Extranjeros CityBank No. Cta. 23012004 Ixe No. Cta. 15111968 Jos Castro Santana Marisol Molina Cuevas Facturas Rubros Moneda Pesos Pesos Dlar A. Dlar A. Dlar A. Pesos Pesos Pesos

1,11,22

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52

1246-000-000 1257-000-000 1260-000-000 1260-001-000 1260-002-000 1260-003-000 1260-004-000 1260-005-000 2110-001-000 2110-002-000 2111-000-000 2111-001-000 2120-001-000 2130-001-000 9000-000-000

Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle

Maquinaria Depreciacin de Maquinaria Automviles VW Jetta Modelo 2005 Ford Explorer Modelo 2005 Chrysler Voyager Modelo 2005 Nissan Platina Modelo 2005 Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Office Depot Artculos Especiales, S.A. de C.V. Proveedores Extranjeros Proveedor Extranjero Especial Vanesa Tellez Correa Documentos Varios Cuenta de Cuadre

2 2,26 2,22

3,16,23

Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Dlar A. Dlar A. Pesos Pesos Pesos

b) Modificar la descripcin de la siguiente cuenta 1120-001-000 Descripcin Cuenta Bancaria Especial

5.5

Catlogo de Cuentas Departamentales .

Ruta de Acceso: Archivos / Catlogo de cuentas departamentales con el icono

En este catlogo se dan de alta las cuentas que manejarn departamentos. Cundo es conveniente manejar departamentos? es muy til cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada centro de costos de la empresa. Una vez que se han dado de alta las cuentas y departamentos, se deben definir las cuentas que son departamentales. Para dar de alta una cuenta dentro del catlogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en los iconos y capturar la informacin: Nmero de Cuenta, Departamento, Saldo Inicial en Moneda Contable y en Moneda extranjera, como se muestra en la figura 3.5-1. No importa que la cuenta no tenga habilitado el parmetro Es departamental, se le podrn asociar los departamentos, ya que el sistema es totalmente flexible y permite agregar cuentas a este catlogo siempre y cuando no tengan movimientos o saldo. Al momento de dar de alta la cuenta dentro de este catlogo, en el detalle de la cuenta el parmetro quedar habilitado, indicando que esta cuanta ha sido asociada a Departamentos. Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido asignada previamente, en caso contrario el sistema mandar los mensajes correspondientes para indicar las causas por las cuales no pueda ser dada de alta.

Notas del asistente:

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Figura 5.5-1 Captura de saldo Inicial.

Una vez definidas las cuentas como departamentales, aparecer la ventana como se muestra en la figura 5.5.2 donde se muestra la clave, descripcin y el saldo, agrupando las cuentas por el departamento al que corresponden, a travs del men contextual, tambin se puede agrupar por cuenta. En la parte inferior de la consulta se visualizarn las plizas que afectan a esta cuenta.

Figura 5.5-2 Catlogo de Cuentas departamentales.

Dentro de este catlogo se podrn realizar las operaciones comunes como son eliminar, filtrar, exportar, etc.

Prctica a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales: No. Cuenta 1120-001-000 1120-002-000 1120-003-000 1130-000-000 1130-001-000 1130-002-000 1170-001-000 Notas del asistente: Descripcin Cuenta Bancaria Especial Banamex No. Cta. 210597-8 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Bancos Extranjeros CityBank No. Cta. 23012004 Ixe No. Cta. 15111968 Jos Castro Santana Depto. 8 5 3 5 5 5 3

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1170-002-000 1180-001-000 1260-000-000 1260-001-000 1260-002-000 1260-003-000 1260-004-000 1260-005-000 2110-001-000 2110-002-000 2111-000-000 2111-001-000 2120-001-000 2130-001-000

Marisol Molina Cuevas Facturas Automviles VW Jetta Modelo 2005 Ford Explorer Modelo 2005 Chysler Voyager Modelo 2005 Nissan Platina Modelo 2005 Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Office Depot Artculos Especiales, S.A. de C.V. Proveedores Extranjeros Proveedor Canadiense Vanessa Tellez Correa Documentos Varios

3 7 4 4 2 5 1 10 7 7 7 7 5 9

5.6

Catlogo de rubros

Ruta de Acceso: Archivos / Rubros con el icono Un rubro agrupa a cuentas que tengan caractersticas similares, por ejemplo, podemos definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Crditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, slo se debe llamar al rubro Activo circulante y no a cada cuenta, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflacin, slo se deber llamar al rubro crditos y automticamente aparecern los saldos de las cuentas a las cuales se les asign esta clasificacin. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definicin. Los rubros son clasificaciones de las cuentas, Aspel-COI sugiere varias clasificaciones o rubros iniciales para ser usados con los formatos y catlogos de cuentas estndar, pero pueden crearse ms rubros y modificarse de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Para agregar y/o modificar rubros de cuentas, se debe ubicar en el catlogo de cuentas, en la seccin izquierda de la consulta correspondiente a Rubros de cuentas, y con los iconos de aplicacin general . Un rubro tambin se puede definir o modificar desde el men contextual.

Notas del asistente:

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Figura 5.6-1 Agregar rubros de cuentas.

Para asociar cuentas a un rubro se tienen dos opciones: a) A travs del men contextual del catlogo de cuentas/Asociar o Desasociar rubros:

Figura 5.6-2 Men contextual del catlogo de cuentas

b) Desde el detalle de la cuenta en la pestaa de Atributos. La ventana de asociacin de cuentas corresponde a la mostrada en la Figura 3.6-3. Cabe mencionar que se pueden asociar cuentas de mayor o de detalle a los diferentes rubros, para ello se pueden utilizar los smbolos de + para ver todas las cuentas.

Figura 5.6-3 Rubros de cuentas.

Notas del asistente:

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Prctica a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas No. Rubro 34 b) Modificar los siguientes Rubros: No. Rubro 2 34 Descripcin Activo no Circulante Activo Diferido Nmero de Cuentas Desde Hasta Desde Hasta 1210-000-000 1260-000-000 1300-000-000 1350-000-000 Descripcin Activo Diferido

5.7

Catlogo de conceptos de plizas

Ruta de Acceso: Archivos/ Conceptos de plizas En este catlogo, se podrn capturar los conceptos de Plizas que ms frecuentemente se utilizan en las plizas, agilizando as la captura de stas, dado que no se tendr que capturar todo el concepto del movimiento, sino nicamente llamar al concepto previamente capturado y realizar los cambios necesarios. Para hacer uso de este catlogo en la captura de plizas, slo se tendr que digitar la tecla o hacer clic sobre el icono , en el campo de concepto. Estando en el catlogo de conceptos se podrn agregar o modificar los conceptos de plizas, a travs de los iconos .

Figura 5.7-1 Alta de conceptos de Plizas.

Se pueden grabar hasta 999 conceptos diferentes, de manera que al momento de Agregar o Modificar una pliza, en el campo Concepto se podr desplegar este catlogo y seleccionar el concepto con el que se grabar la pliza. Asimismo, los conceptos de plizas se pueden modificar en cualquier momento en caso de que ya no se vaya a utilizar, o se tenga que agregarle alguna descripcin o comentario, de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Nota: No es posible eliminar (dar de baja) Conceptos de Plizas, nicamente se podrn cambiar o modificar los textos o leyendas asignadas, por lo que se recomienda que antes de empezar a capturar se analice y defina cules son los conceptos ms utilizados.

Notas del asistente:

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Prctica a) Dar de alta los siguientes conceptos de Plizas No. Concepto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Descripcin Pliza de Apertura Pliza de Ventas Pliza de Compras Pago a Facturas Pago de Nmina Pago de Impuestos Pago de Servicios Pago a Proveedores Anticipo de Clientes Anticipo a Proveedores

5.8

Catlogo de plizas Ruta de Acceso: Archivos/ Plizas con el icono

Una pliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del catlogo. La captura de plizas, es la forma de realizar afectaciones a las cuentas, es decir, en el catlogo de plizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la empresa. Si el parmetro de Contabilizacin en lnea esta activo, entonces al momento de grabar los datos de la pliza se afectarn los saldos de las cuentas. En caso contrario, nicamente se almacenarn los movimientos generados por la misma en el archivo correspondiente, sin afectar los saldos de las cuentas, hasta que se realice el proceso de Contabilizacin. Es posible consultar e imprimir las plizas una por una o si se desea imprimir un rango de plizas, adems de la impresin individual de plizas, se puede imprimir el Diario General. Cada vez que se inicia la captura de las plizas en un periodo determinado, si se tiene activo el parmetro Folio secuencial, el sistema mostrar una ventana que indicar el folio inicial de cada tipo de pliza para ese periodo, permitiendo modificarlo si es que se desea iniciar con folios distintos.

Figura 5.8-1 Ventana de Folios de Plizas para el periodo.

Notas del asistente:

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58

Una vez que se ha definido los folios que se van a utilizar, aparecer la consulta de plizas.

3 4 5

2 6

Figura 5.8-2 Catlogo de plizas.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 5.8.1

Seccin de tipos de plizas (se mostrarn los tipos dados de alta en la configuracin y al dar clic sobre cada uno de ellos se presentarn en la consulta, las plizas que se han dado de alta y de ese tipo). Pestaas de los meses. Listado de plizas. Vista previa de la pliza seleccionada. Montos de la pliza seleccionada. Ao del periodo consultado. Alta / Modificacin de Plizas .

Ruta de Acceso: Archivos / Plizas / icono

El procedimiento para la captura de las Plizas es el siguiente: 1. 2. 3. Abrir el Catlogo de Plizas y ejecutar el comando de Agregar. Seleccionar el Tipo de pliza (Dr, Ig, Eg, etc.), Nmero de pliza (folio), Fecha, Concepto del Movimiento, y Partidas (cargos y abonos). Considerando que el sistema trabaja bajo la regla bsica de la contabilidad que es la Regla de la partida Doble, la cual indica que, A todo Cargo le Corresponde un Abono, esto implica que una vez capturadas las Partidas se debe verificar que los totales de la pliza sean iguales. Se proceder a grabar la Pliza con la tecla con el botn o con el icono .

4.

Los campos de captura son: Campo Tipo Nmero Fecha Concepto Descripcin Se elige el tipo de pliza que se agregar (Dr, Ig, Eg, etc.). Depender de la Configuracin puede ser consecutivo y se determina automticamente o se captura. Fecha de la pliza dentro del mes de trabajo. Descripcin del motivo por el que se efecta el movimiento. Se puede auxiliar del catlogo de conceptos utilizando o haciendo clic en ?, para agilizar la captura.

Notas del asistente:

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No. de Cuenta Departamento

Concepto del Movimiento Tipo de cambio Debe

Anotar el nmero de cuenta que va a ser afectada. Anotar el nmero del departamento que se afectar con el movimiento, se puede utilizar el ayuda de dicho campo o haciendo clic sobre el ?, con lo cual se muestra la lista de Departamentos en los que est definida la cuenta, si se digita + , aparecer la lista de TODOS los departamentos registrados. El Sistema pone automticamente el mismo Concepto que se captur en el Concepto de la Pliza, pero es posible modificarlo. Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operacin; al solicitar el ayuda o hacer clic en ?, aparecer la consulta del Histrico de Tipos de cambio. Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar el ayuda haciendo clic en ? se muestra una calculadora para auxiliar en los clculos, desde dicha calculadora tambin se puede consultar el Histrico de tipos de cambio. Se deber anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda haciendo clic en ? se muestra una calculadora para auxiliar en los clculos, desde dicha calculadora tambin se puede consultar el Histrico de tipos de cambio.

Haber

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11

Figura 5.8.1-1 Edicin de las plizas. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Folio Tipo de pliza Concepto de pliza Nmero de Cuenta Departamento Concepto de la partida Cuadre de pliza Fecha Monto cargo (debe) Monto Abono (haber) Tipo de cambio

Notas del asistente:

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Tambin se podrn agregar, modificar o eliminar plizas estando en la consulta y dando clic en el comando correspondiente en el men contextual.

Figura 5.8.1-2 Men contextual de plizas.

Los tipos de pliza que se configuran por default son Diario (Dr), Ingresos (Ig) y Egresos (Eg), si se desea utilizar otro tipo, debe definirse en Configuracin/Parmetros del Sistema/Plizas. Estando en la captura de plizas se pueden utilizar las siguientes opciones: Icono Guardar Pliza Insertar Partida Borrar Partida Graba Pliza como Modelo Envi de pliza por correo Cargar una Pliza Modelo Auditar Pliza Copiar Pliza de otro periodo Desplazamiento entre plizas Cuadrar Pliza Funcin Tecla de Acceso

+ +

+ +

Estas opciones, slo estarn habilitadas cuando se realicen modificaciones a las plizas.

Prctica a) Capturar la siguiente pliza de Apertura. Tipo de pliza: Dr Nmero Pliza: 1 Fecha: No. de Concepto de pliza: 1 (Pliza de Apertura) Notas del asistente: 31/12/20xx

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No. Cuenta 1120-001-000 1120-002-000 1120-003-000 1140-001-000 1150-001-000 1150-002-000 1160-003-000 1170-001-000 1310-002-000 1340-000-000 2110-001-000 2110-002-000 2130-001-000 3100-000-000 3200-000-000

Depto. 8 5 3

7 7 9

Descripcin Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura

Debe 100,000.00 200,000.00 300,000.00 65,000.00 70,000.00 50,000.00 80,000.00 5,000.00 10,000.00 35,000.00

Haber

135,000.00 185,000.00 90,000.00 410,000.00 95,000.00

b) Ya capturada la pliza anterior, para capturar los siguientes plizas ser necesario crear el siguiente periodo, como se describe a continuacin: Archivos/Administrador de Perodos / en el icono siguiente periodo (en este caso Enero). seleccionar la opcin que dice Creacin del

Dentro del mes de enero capturar las siguientes plizas. Tipo de pliza: Dr Nmero Pliza: 1 Fecha: No. de Concepto de pliza: 2 (Pliza de Ventas) No. Cuenta 1150-002-000 4100-003-000 2170-003-000 Depto Descripcin Pliza de Ventas Pliza de Ventas Pliza de Ventas Debe 57,500.00

04/01/20xx

Haber 50,000.00 7,500.00 04/01/20xx

Tipo de pliza: Dr Nmero Pliza: 2 Fecha: No. de Concepto de pliza: 2 (Pliza de Ventas) No. Cuenta 1150-002-000 4100-003-000 2170-003-000 Depto Descripcin Pliza de Ventas Pliza de Ventas Pliza de Ventas Debe 28,175.00

Haber 24,500.00 3,675.00

Tipo de pliza: Dr Nmero Pliza: 3 Fecha: Nmero de Concepto de pliza: 3 (Pliza de Compras)

05/01/20xx

Notas del asistente:

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No. Cuenta 1160-001-000 1190-004-000 2110-002-000

Depto

Descripcin Pliza de Compras Pliza de Compras Pliza de Compras

Debe 18,590.00 2,788.50

Haber

21,378.50

Tipo de pliza: Ig Nmero Pliza: 1 Fecha: No. de Concepto de pliza: 4 (Pago a Facturas) No. Cuenta 1120-002-000 1150-002-000 Depto 5 Descripcin Pago a Facturas Pago a Facturas Debe 18,500.00

06/01/20xx

Haber 18,500.00

Tipo de pliza: Ig Nmero Pliza: 2 Fecha: No. de Concepto de pliza: 4 (Pago a Facturas) No. Cuenta 1120-003-000 1150-002-000 Depto 3 Descripcin Pago a Facturas Pago a Facturas Debe 10,250.00

10/01/20xx

Haber 10,250.00

Tipo de pliza: Eg Nmero Pliza: 1 Fecha: No. de Concepto de pliza: 7 (Pago de Servicios) No. Cuenta 6000-024-000 6000-035-000 6000-041-000 1120-002-000 Depto Descripcin Pago de Servicios Pago de Servicios Pago de Servicios Pago de Servicios Debe 10,000.00 200.00 500.00

11/01/20xx

Haber

10,700.00

Tipo de pliza: Eg Nmero Pliza: 2 Fecha: No. de Concepto de pliza: 5 (Pago de Nmina) No. Cuenta 6000-001-000 6000-002-000 6000-005-000 6000-009-000 1120-003-000 Depto Descripcin Pago de Nmina Pago de Nmina Pago de Nmina Pago de Nmina Pago de Nmina Debe 38,975.00 400.00 1,250.00 4,315.00

12/01/20xx

Haber

44,940.00

Tipo de pliza: Eg Nmero Pliza: 3 Fecha: No. de Concepto de pliza: 8 (Pago a Proveedores) Notas del asistente:

17/01/20xx

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No. Cuenta 2110-002-000 1120-002-000

Depto 7 5

Descripcin Pago a Proveedores Pago a Proveedores

Debe 13,425.00

Haber 13,425.00

5.8.2

Operaciones con Plizas

Estando ya sea en la captura, edicin o consulta de una pliza, el sistema est dotado de una serie de herramientas que facilitan la manipulacin de las plizas. Siempre que se visualice el icono dentro de un campo el cual haga referencia a un catlogo, se podr dar clic en l o pulsar lo cual desplegar el catlogo auxiliar del campo, donde a su vez, se podrn realizar bsquedas fonticas que servirn para agilizar la captura. Siempre que se visualice el icono en un campo numrico, se podr dar clic en l o pulsar lo cual desplegar la ventana del Histrico de Tipos de desplegar una calculadora, la cual, al pulsar el botn cambio.

Figura 5.8.2-1 Catlogo de cuentas mostrado con la tecla F2.

Cuadrar Plizas. El sistema permite cuadrar una pliza rpidamente, utilizando una cuenta de cuadre, por ejemplo, si se tiene una pliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para editarla posteriormente; las plizas cuadradas con la cuenta de cuadre sern grabadas con el estatus de "Pendiente". Para usar esta opcin, se deber: a) Activar el parmetro Cuadrar plizas automticamente ubicado en Configuracin/Parmetros del sistema/Plizas y definir la cuenta que ser utilizada como cuenta de cuadre. b) En la captura de una pliza, para cuadrar una pliza, se puede hacer de las siguientes maneras: Estando en una partida vaca se digita o dando clic sobre el icono , con lo que el sistema crea el asiento con la cuenta indicada y el monto necesario para cuadrar la pliza, slo se tendr que grabarla con . Estando en la ltima partida digita , con lo que el sistema automticamente graba la pliza, habindola cuadrado con la cuenta de cuadre. Posicionndose sobre una partida vaca y capturar en el campo de No. de cuenta, la cuenta que se indic como de cuadre y se graba con .

En la consulta de Plizas, aquellas que se hayan ajustado mediante la Cuenta de Cuadre o la utilicen, se presentarn en color Rojo, con el propsito de identificarlas fcilmente, para que posteriormente sean editadas para continuar con su captura. Tambin se puede consultar el auxiliar de la cuenta de cuadre.

Notas del asistente:

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Figura 5.8.2-2 Consulta del catlogo de plizas.

Recuerda que si una cuenta utilizada en la pliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer uso de esta cuenta, de forma automtica genera la siguiente partida. Prctica a) b) c) d) Verificar que se tenga activo el parmetro Cuadrar plizas automticamente y definir en la cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000. Acceder a la pliza de Egresos (Eg) nmero 2, eliminar la ltima partida y contabilizarla Verificar como se visualiza la pliza modificada en la consulta de plizas Acceder nuevamente a la pliza y capturar el movimiento original.

Auditar Plizas. Esta herramienta est diseada para que el contador o auditor de la empresa verifique las plizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente.

Figura 5.8.2-3 Ventana para Auditar Plizas.

Por seguridad se puede restringir esta opcin desde perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que no se modifiquen las plizas previamente contabilizadas, a menos que el usuario est autorizado por el contralor de la empresa o por el administrador del programa. Notas del asistente:

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Prctica a) Acceder a la pliza de Diario (Dr) nmero 3, auditarla y cerrar la pliza. b) Verificar en la columna de Auditada el estatus de la pliza. Filtrar. Adems de generar las operaciones bsicas, desde la consulta de plizas el sistema permite visualizar en la consulta, plizas que tengas caractersticas especficas, esto se realiza mediante la opcin Filtrar, la cual se puede invocar oprimiendo o con el icono .

Figura 5.8.2-4 Parmetros del Filtro de plizas.

Vista Preliminar. Se puede generar un reporte de la consulta de las plizas previamente filtradas, esto se realiza a travs del icono 5.8.3 ..

Copiar y Pegar Plizas y .

Ruta de Acceso: Edicin / Copiar y Edicin / Pegar con los iconos

Estando en la consulta del catlogo de plizas se podr crear una pliza a partir de otra. Esto, gracias a las opciones: Copiar al portapapeles y Pegar o a travs del men Edicin / Copiar y Edicin / Pegar. Es posible copiar una pliza con sus partidas de un perodo a otro o inclusive en el mismo. Para hacer uso de esta opcin, se debe estar ubicado en la pliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el icono Copiar, y por ltimo dar clic sobre el icono Pegar y de forma automtica dar el No. de Folio consecutivo. Si es ms de una pliza las que desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla elegida. Prctica a) Ya capturadas las plizas anteriores, copiar la pliza Eg 3 y pegarla en el mismo periodo pero con los siguientes datos: Tipo de pliza: Eg Nmero Pliza: 4 Fecha: No. de Concepto de pliza: 8 (Pago a Proveedores) No. Cuenta 2110-002-000 1120-002-000 Notas del asistente: Depto 7 2 Descripcin Pago a Proveedores Pago a Proveedores Debe 5,678.00 19/01/20xx + Clic en cada pliza

Haber 5,678.00

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5.8.4

Visor de Documentos Asociados

Ruta de Acceso: Archivos / Plizas / Icono Con la finalidad de permitir que la informacin contable se encuentre centralizada y que los comprobantes de las plizas se encuentren a la mano para facilitar el seguimiento de los movimientos de la empresa, se pueden asociar a las plizas diferentes documentos que sirven como comprobantes, los documentos pueden ser: hojas de clculo, documentos en word, facturas electrnicas, comprobantes fiscales digitales (CFD) as como cualquier otro archivo (imagen, pdf, etc). Esta funcionalidad va de la mano con el concepto Integracin digital Aspel. Para asociar un archivo a las plizas, se debe dar un clic en el icono 5.8.4-1 , el sistema despliega una ventana como lo muestra la figura

Figura 5.8.4-1 Ventana del Visor de Documentos asociados.

En dicha ventana, se visualiza el archivo asociado y la descripcin, las opciones que presenta son: . . Muestra una pantalla, la cual despliega el nombre del archivo asociado, tipo y nmero de pliza, documento, nmero, referencia bancaria, a esta opcin se le denomina Almacn digital de documentos como lo muestra la figura y tiene las siguientes opciones:

Figura 5.8.4-2 Ventana del almacn de documentos.

Al dar un clic, esta opcin despliega un explorador, el cual permite buscar y seleccionar el archivo para asociarlo a la pliza, una vez que se selecciona, despliega una ventana para capturar la descripcin del documento.

Notas del asistente:

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67

. . .

Esta opcin permite definir el archivo que se va a asociar a la pliza correspondiente. Permite visualizar el contenido del archivo desde su aplicacin de origen, permitiendo corroborar y conocer la informacin contenida. Se definen las propiedades o caractersticas del archivo, los datos son: descripcin, mes, ao, RFC, tipo y nmero de pliza, fecha recepcin del documento, referencia bancaria, tipo y nmero de documento.

Figura 5.8.4-3 Propiedades del Archivo.

. .

Elimina los archivos que se encuentran en el almacn de documentos. Regresa a la pantalla principal del visor de documentos.

Dentro del almacn de documentos, se puede generar una lista de los distintos archivos seleccionados para ser asociados a las plizas y se pueden ejecutar filtros para visualizar la informacin correspondiente. . Visualiza el contenido del archivo desde su aplicacin de origen, permitiendo corroborar y conocer la informacin contenida.

. . Elimina los archivos que se encuentran asociados a las plizas. Al realizar esta operacin, despliega una ventana con 2 opciones: . Permite eliminar el archivo pero lo almacena en el almacn de documentos para poder asociarlo nuevamente en el momento que se requiera. . Elimina definitivamente del visor de documentos el archivo asociado a la pliza.

. Muestra y permite definir las propiedades o caractersticas del archivo, que se modificaron dentro del Almacn de documentos. . Permite salir de la ventana del visor de documentos y regresa a la pantalla principal de la consulta de plizas.

Notas del asistente:

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Los documentos asociados a las plizas se almacenan en la carpeta C:\Archivos de Programa\Archivos Comunes\Aspel\Comprobantes\COI\COIeeaaaa\Dep00 (donde ee corresponde al nmero de empresa y aaaa al ao de la fecha de las plizas) si se define el directorio por default, en caso contrario se debe buscar la carpeta dentro del DAC Directorio de archivos comunes- definido. Prctica a) Acceder a la consulta de plizas y asociar los siguientes documentos a las plizas (los archivos se encuentran dentro de la carpeta de ejemplos y en la carpeta donde se encuentra instalado el sistema Aspel-COI 5.0). Tipo Pliza Diario (Dr) Egresos (Eg) Ingresos (Ig) Nmero de Pliza 1 2 2 4 2 Archivo para asociar Bgral.xls Leeme.txt diariow.fto logo1.gif Calcia.xls Descripcin del Documento Balance General Caractersticas Reporte Adicional Imagen para el sistema Ayuda para el clculo

5.8.5

Plizas Modelo

Ruta de Acceso: Archivos / Plizas modelo con el icono ASPEL-COI ofrece la opcin de manejar plizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse para crear plizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciacin. Tambin es a travs de plizas modelo como se lleva a cabo la interfase con los dems sistemas de la lnea ASPEL. Una vez grabada la pliza modelo, se puede acceder posteriormente a este archivo, para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin se puede utilizar cuando se necesitan contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para Grabar una Pliza como Pliza Modelo, estando en la captura de pliza, se deber hacer clic sobre el icono o presionar la tecla con la Extensin *.POL y automticamente el sistema pedir el nombre del archivo que se grabar

Y cuando se desea mandar a llamar una Pliza Modelo, se puede realizar estando en la captura de plizas, se dar clic sobre el icono , y seleccionar el Archivo correspondiente *.POL o bien accediendo a Archivos/Plizas modelo y seleccionar la pliza, esta pliza se podr contabilizar, eliminar o enviar va correo electrnico. En el mdulo de Plizas Modelo, se pueden consultar todas las plizas modelo almacenadas; recibir plizas va correo electrnico, visualizar notas adjuntas, clasificarlas por sistema y consultar su contenido antes de contabilizarlas.

Notas del asistente:

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69

1 6 2 3 4 5 7 8 9

Figura 5.8.5-1 Ventana de administracin de Plizas Modelo.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Agregar / Editar Pliza. Ruta de la Pliza modelo. Clasificador de Plizas por sistema. Tipo de Pliza. Concepto de la Pliza. Nombre de la Pliza. Lista de Plizas Modelo. Fecha de la Pliza. Detalle de la Pliza.

Contabilizar plizas. Este botn despliega la ventana de captura de la pliza con el fin de contabilizarla, , ste slo funcionar si se tiene seleccionada alguna pliza. Este proceso para ello se utiliza el icono tambin se puede realizar dando un doble clic en la pliza modelo o con la opcin Contabilizar Pliza del men contextual. Enviar plizas por correo. Con este botn se enva por correo electrnico la pliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Muestra la direccin del destinatario, asunto y texto del mensaje. Actualizar lista de correo. Con esta funcin se verifica nuevamente si existen correos nuevos para COI, en su caso solicitar la contrasea del usuario para obtener los correos. Para que se visualicen los correos debe tener como asunto la leyenda [ASPM] y debe tener un archivo tipo pliza (*.Pol) porque de lo contrario no se visualizar en la ventana de plizas modelo de COI, pues este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto. Prctica a) Acceder al detalle de la pliza nmero 1 de Ingresos (Ig) y grabarla como Pliza modelo con el icono o presionando la tecla Notas del asistente: con el nombre de Mod.pol.

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70

b) Ya guardada la pliza anterior como pliza modelo, ser necesario crear el siguiente periodo, como se describe a continuacin: Archivos/Administrador de Perodos / en el icono siguiente periodo. (En este caso Febrero) c) seleccionar la opcin que dice Creacin del y

Ya estando en el mes de febrero, acceder a Archivos/Plizas Modelo o con el icono contabilizar la pliza Modelo mod.pol con fecha 14 de Febrero de 20xx.

5.9

Catlogo de tipos de activos

Ruta de Acceso: Archivos / Tipos de Activos con el icono Los Tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y revaluacin. Dentro del Catlogo de Tipos de Activos Fijos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Nmero, Descripcin, Tasa Contable, Tasa Fiscal (la cual se obtiene de la Ley de ISR), Mtodo de Depreciacin y Monto Mximo Deducible. La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y en base a estudios previamente hechos, peritajes en relacin al tiempo de vida til y su valor de rescate, puede ser diferente a la Fiscal. Lo que respecta al Monto mximo deducible, son los topes establecidos por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, de acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor mximo base de depreciacin. La informacin que se capture en este catlogo, se sugiere al momento de capturar un activo al que se le asign el Tipo. Las Cuentas Contables aqu definidas deben estar relacionadas con la moneda seleccionada y deben ser de tipo Detalle.

Figura 5.9-1 Catlogo de Tipos de Activos.

Campo Nmero de tipo de activo Descripcin Tasa contable Tasa fiscal Notas del asistente:

Descripcin El sistema asignar el nmero en forma secuencial por cada tipo de activo que este dando de alta. Anotar una descripcin genrica del tipo de activo. Porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo. Porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo.

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% de depreciacin proyectada Moneda Cuenta del activo Depreciacin del activo Gastos de depreciacin Baja o venta de activos

Porcentaje de depreciacin que se considere adecuado para el tipo de activo. Generalmente se proyecta el % de depreciacin anual establecido en la ley del ISR. Permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. Cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo. Cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo. Cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciacin de este tipo de activos. Cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o se venda algn activo de este tipo.

Prctica a) Dar de alta el siguiente tipo de Activo Tipo de Activo


Descripcin: Tasa Contable: Tasa Fiscal: Mximo Deducible: Depreciacin Proyectada: % de Depreciacin Proyectada: Moneda: Cuenta del Activo: Depreciacin Activo: Gastos de Depreciacin: Baja o venta del Activo: Maquinaria 35 % 35 % 957,250.00 Lnea Recta 10 % Pesos 1246-000-000 1257-000-000 6000-044-000 7200-001-000

5.10 Catlogo de Activos Ruta de Acceso: Archivos / Activos con el icono En el Catlogo de Activos, se registran individualmente los Activos Fijos (Bienes) de la empresa, que requieren de un control interno, solicitando la informacin necesaria para el clculo de las Depreciaciones Contables y Fiscales, as como el monto revaluado de los Activos. A continuacin se presenta una breve descripcin de los campos contenidos en esta ventana la cual se distribuye de forma ordenada en seis pestaas: Generales, Depreciacin Contable, Depreciacin Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro y Observaciones. 5.10.1 Generales En esta pestaa se capturan los datos generales del Activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya configurado en el tipo de activo.

Notas del asistente:

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Figura 5.10.1-1 Datos Generales del Activo Fijo.

Campo Clave del Activo Descripcin Fecha de Adquisicin Monto Original Porcentaje de vida til remanente Valor de Mercado Tipo de Activo Moneda Localizacin Departamento Nmero de serie

Descripcin Se debe definir la clave del Activo Fijo, puede ser alfanumrica (hasta 16 caracteres). Anotar una descripcin del Activo Fijo. Capturar la fecha en la que se adquiri el Activo Fijo. Capturar monto del Activo a depreciar. Porcentaje de vida til al inicio del ejercicio. Se actualizar automticamente al crear un nuevo ejercicio contable. Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de ejecutar el proceso de Revaluacin de Activos Fijos). Seleccionar el Tipo de Activo (del Catlogo de Tipos de Activos). Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que estn registrados los montos de los activos. Lugar fsico en donde se encontrar el Activo. Definicin del Departamento al cual est asignado el Activo. Indicar el nmero de serie que tiene el Activo.

5.10.2 Depreciacin Contable

Figura 5.10.2-1 Parmetros para la depreciacin Contable.

Notas del asistente:

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Campo Fecha de Inicio de depreciacin

Descripcin Es la fecha en la cual se iniciara la depreciacin del activo, este dato define el lmite inferior del perodo de depreciacin, el cual se utiliza para calcular el ltimo mes de la primera mitad del perodo de depreciacin, en base al cual se hace el clculo de Factor de actualizacin. Es el porcentaje que se utiliza para depreciar los activos. Es el monto acumulado de depreciacin con el cual se cerr el ejercicio contable anterior. Lnea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Aos Digito. Estos son mtodos de depreciacin contable de carcter y valor universal. Esa la fecha en la cual se iniciara la depreciacin del activo

Tasa de depreciacin Depreciacin Acumulada al ltimo Cierre Mtodos de depreciacin Fecha de Inicio de depreciacin

5.10.3 Depreciacin Fiscal El sistema solicita tambin la Fecha Inicio Depreciacin, Tasa de depreciacin y Depreciacin acumulada ltimo cierre, ya que pudieran no ser las mismas que la Depreciacin Contable, adems de los siguientes datos: * Monto mximo deducible. En caso de que el activo fijo tenga un mximo de depreciacin permitido conforme a la Ley del ISR, es necesario capturar este lmite de deducibilidad, para evitar que el sistema deprecie ms al activo del lmite permitido. * Deduccin inmediata. Al activarlo, se indica al sistema que ese activo se depreciar con Deduccin Inmediata, es decir, depreciacin acelerada, en un slo ao se deprecia el activo con un porcentaje alto de depreciacin.

Figura 5.10.3-1 Parmetros para la depreciacin Fiscal.

Con la informacin de Depreciacin Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciacin de activos afectando las cuentas de depreciacin de activo y gastos de depreciacin de acuerdo al tipo de activo que se trate.

Notas del asistente:

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5.10.4 Moneda Extranjera Campo Tipo de cambio actual. Valor del activo en. Descripcin Se anota el tipo de cambio al cual se compra el activo Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo seleccionado.

Figura 5.10.4-1 Captura del tipo de cambio para el Activo.

5.10.5 Mantenimiento y Seguro Esta pestaa registra los datos correspondientes a mantenimiento y seguro del activo, que a continuacin se describen: Campo Pliza de Seguro Compaa Aseguradora Agente de Seguro TEL Siniestro Tipo de Cobertura Monto Asegurado Prima Total Deducible Vigencia ltimo Mantenimiento Costo del mantenimiento Periodo de mantenimiento Prximo Mantenimiento Descripcin En caso de que tenga algn seguro, se debe indicar el nmero de pliza o contrato. Nombre de la empresa Aseguradora Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro. Telfono en caso de ocurrir algn evento de siniestro. Se debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia, Daos a terceros, etc.) Se indica el monto de la valuacin que se asign para el activo que se va asegurar. Es el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de perdida total del activo. Es el monto que deber pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar o reponer el activo. Es la fecha de vigencia del seguro. Es la fecha del ltimo mantenimiento que se le dio al activo. Se captura la suma del costo del mantenimiento Se debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo para que est en ptimas condiciones. Esta fecha se calcula de forma automtica dependiendo de los meses indicados de periodicidad del mantenimiento.

Notas del asistente:

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Figura 5.10.5-1 Datos de seguro y mantenimiento de Activos.

5.10.6 Observaciones Las observaciones son datos adicionales de los activos (y dependern de las necesidades de la empresa). Complementando la informacin asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece consultas y procesos para obtener la Depreciacin Contable y Fiscal, as como Revaluacin de activos. El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, adems permite realizar las operaciones comunes de bsqueda, consulta y publicacin, mostrando una ventana como la siguiente:

Figura 5.10.6-1 Catlogo de Activos Fijos.

Cuando se termina de agregar activos, se debe presionar y el sistema sugiere una pliza por la compra de activos; si la graba, se afectarn contablemente los saldos de las cuentas que haya ocupado en la pliza, siempre y cuando est activo el parmetro Contabilizacin en Lnea. Si desea una pliza por activo, cada vez que termine de capturar los datos de alguno, se debe elegir Cancelar y el sistema sugerir la pliza para ese activo. En cambio, si se desea una pliza para registrar todos los activos recin capturados, se debe elegir Aceptar despus de cada activo y cuando se termine de capturar hay que indicar Cancelar; la pliza sugerida incluir los montos de todos los activos. Asimismo, si no se requiere hacer la pliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer posteriormente en forma manual, es decir, se tendrn que capturar todos los montos correspondientes.

Notas del asistente:

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Prctica a) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningn valor de captura, se debe de considerar lo que sugiere el sistema. EQUIPO DE OFICINA
Generales ESCCON01 Escritorio Mod. Ejecutivo 2105 5 de Enero de 20xx $ 5,250.00 1 (Equipo. de Oficina) 1er. Piso 5 ES260374EU Depreciacin Contable Tasa Depreciacin: 10 % Mtodo de Depreciacin: Lnea Recta Depreciacin Fiscal Tasa Depreciacin: 10 % Mantenimiento y Seguro Pliza de Seguro: 130490-1 Compaa Aseguradora: GNP Agente de Seguro: Araceli Hernndez Aranda Tel. Siniestro: 1958-1009 Tipo de Cobertura: Amplia Monto Asegurado: $ 5,250.00 Prima Total: $ 5,250.00 Deducible: $ 2,700.00 Vigencia 5 de Enero de 20xx Costo Mantenimiento: $ 300.00 Perodo de Mantenimiento (meses) 5 Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie: Generales ESCSIS01 Escritorio Mod. Ejecutivo 1402 5 de Enero de 20xx $ 5,250.00 1 (Equipo de Oficina) 2 Piso 4 ES090476SE Depreciacin Contable 10 % Lnea Recta Depreciacin Fiscal 10 %

Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie: Tasa Depreciacin: Mtodo de Depreciacin: Tasa Depreciacin:

Notas del asistente:

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Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tel. Siniestro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia Costo Mantenimiento: Perodo de Mantenimiento (meses)

Mantenimiento y Seguro 130490-2 GNP Araceli Hernndez Aranda 1958-1009 Amplia $ 5,250.00 $ 5,250.00 $ 2,700.00 5 de Enero de 20xx $ 300.00 5

EQUIPO DE CMPUTO
Generales COMPESCRH01 Computadora Escritorio Dell GX150 3 de Enero de 20xx $ 8,250.00 2 (Eq. de Cmputo) 1er. Piso 8 D191250CA Depreciacin Contable Tasa Depreciacin: 30 % Mtodo de Depreciacin: Lnea Recta Depreciacin Fiscal Tasa de Depreciacin: 30% Mantenimiento y Seguro Pliza de Seguro: 130490-3 Compaa Aseguradora: GNP Agente de Seguro: Araceli Hernndez Aranda Tel. Siniestro: 1958-1009 Tipo de Cobertura: Amplia Monto Asegurado: $ 8,250.00 Prima Total: $ 8,250.00 Deducible: $ 5,300.00 Vigencia 3 de Enero de 20xx Costo Mantenimiento: $ 700.00 Perodo de Mantenimiento (meses) 2 Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie: Generales COMPESCTR01 Computadora Escritorio Dell GX150 3 de Enero de 20xx $ 8,250.00

Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original:

Notas del asistente:

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Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie:

2 (Eq. de Cmputo) 3er. Piso 8 D011049DA Depreciacin Contable Tasa Depreciacin: 30 % Mtodo de Depreciacin: Lnea Recta Depreciacin Fiscal Tasa Depreciacin: 30 % Mantenimiento y Seguro Pliza de Seguro: 130490-4 Compaa Aseguradora: GNP Agente de Seguro: Araceli Hernndez Aranda Tel. Siniestro: 1958-1009 Tipo de Cobertura: Amplia Monto Asegurado: $ 8,250.00 Prima Total: $ 8,250.00 Deducible: $ 5,300.00 Vigencia 3 de Enero de 20xx Costo Mantenimiento: $ 700.00 Perodo de Mantenimiento (meses) 2 Generales COMPESCVT01 Computadora Escritorio Dell GX150 3 de Enero de 20xx $ 8,250.00 2 (Eq. de Cmputo) 2 Piso 2 D160772AL Depreciacin Contable 30 % Lnea Recta Depreciacin Fiscal 30 % Mantenimiento y Seguro 130490-5 GNP Araceli Hernndez Aranda 1958-1009 Amplia $ 8,250.00 $ 8,250.00 $ 5,300.00 03 de Enero de 20xx

Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie: Tasa Depreciacin: Mtodo de Depreciacin: Tasa Depreciacin: Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tel. Siniestro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia

Notas del asistente:

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Costo Mantenimiento: Perodo de Mantenimiento (meses):

$ 700.00 2

Generales IMPLASAL01 Impresora Laser HP 1100 7 de Enero de 20xx $ 10,150.00 2 (Eq. de Cmputo) Planta Baja 2 D030674NE Depreciacin Contable Tasa Depreciacin: 30 % Mtodo de Depreciacin: Lnea Recta Depreciacin Fiscal Tasa de Depreciacin: 30 % Mantenimiento y Seguro Pliza de Seguro: 130490-6 Compaa Aseguradora: GNP Agente de Seguro: Araceli Hernndez Aranda Tel. Siniestro: 1958-1009 Tipo de Cobertura: Amplia Monto Asegurado: $ 10,150.00 Prima Total: $ 10,150.00 Deducible: $ 7,800.00 Vigencia 7 de Enero de 20xx Costo Mantenimiento: $ 500.00 Perodo de Mantenimiento (meses) 3 Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie:

5.11 Tabla de I.N.P.C. Ruta de Acceso: Archivos / Tabla de INPC con el icono La Tabla del ndice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa. De tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflacin. El I.N.P.C. es un ndice en trminos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflacin o deflacin que han sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.

Notas del asistente:

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Figura 5.11- 1 Edicin de tabla de INPC.

Dentro de la consulta, se cuenta con un botn FTP, el cual realiza una conexin al FTP de Aspel, va Internet para obtener y/o actualizar automticamente los datos, con los ndices de cada mes. El archivo de INPC es importante, ya que sirve para realizar clculos como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Depreciacin fiscal o actualizada. Revaluacin. Impuesto al activo. Ajuste anual por inflacin Reexpresin de saldos.

Notas del asistente:

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6.

CONSULTAS

6.1 Consulta de Catlogo de Cuentas La consulta del catlogo de cuentas, tiene la capacidad de mostrar las cuentas bajo una estructura de rbol que proporciona una fcil lectura de las cuentas, permite que se expandan y se contraigan, dando clic en el signo (+) / () respectivamente; el sistema cuenta con un men contextual el cual aparte de realizar las operaciones bsicas, permitir extraer o contraer el rbol de cuentas.

Figura 6.1-1 Men contextual del catlogo de cuentas

Adems de consultar las cuentas dentro de esta ventana, se podrn consultar tambin los rubros de cuentas, realizar asociaciones a un rubro especfico, tambin por medio del men contextual. En esta consulta por medio del men contextual en la opcin Configura Columnas se pueden modificar los datos que se desea visualizar nicamente con dar un clic en los campos que se requiera agregar.

Figura 6.1-2 Men Contextual del Catlogo de Cuentas.

Al posicionarse en las cuentas de detalle, en la parte inferior se podr visualizar el Auxiliar, es decir, todas las plizas que afectan a la cuenta a cuenta seleccionada. Si se presiona doble clic sobre la pliza muestra la ventana de edicin con todos los datos, permitiendo realizar cambios.

Figura 6.1-3 Men contextual del auxiliar.

Notas del asistente:

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Tambin se puede realizar una exportacin a Excel del auxiliar consultado, imprimirlo y consultar los saldos histricos, que son los saldos con los que termin la cuenta al final de cada periodo.

Figura 6.1-4 Saldo Histrico de la cuenta.

6.2 Consulta de Plizas En la consulta de plizas es posible agregar o quitar campos, por medio del men contextual. Al posicionarse en la pliza se muestra en la parte inferior el detalle de la misma.

Figura 6.2-1 Men Contextual de Plizas.

6.3

Consulta de Balanza de Comprobacin

Ruta de Acceso: Archivo / Balanza de comprobacin con el icono La Balanza de Comprobacin nos permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos. Para obtener la Balanza de Comprobacin correcta, es necesario que se hayan capturado y contabilizado todos los movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de Comprobacin no estar actualizada. En las pestaas inferiores es posible consultar periodos anteriores o posteriores, siempre y cuando stos hayan sido creados; adems de filtrar e imprimir la informacin referente a la Balanza.

Notas del asistente:

Figura 6.3-1 Consulta de balanza de Comprobacin.

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6.4

Consulta de Balanza de Comprobacin con departamentos Ruta de Acceso: Archivo / Balanza de comprobacin con departamentos con el icono

Permite visualizar la balanza de comprobacin clasificada por departamento, es decir, los saldos y movimientos generados por cada departamento.

Figura 6.4-1 Consulta de balanza de comprobacin por departamentos.

La consulta de la Balanza de comprobacin y Balanza de comprobacin con departamentos, tienen un icono que permite emitir la Balanza acumulada, solamente es necesario indicar el rango de los periodos a acumular para que el sistema realice el proceso.

Figura 6.4-2 Acumulacin de periodos.

El primer saldo inicial que presenta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle, el segundo y tercer valor corresponden al total del debe y haber de las cuentas de detalle, el cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la consulta de la balanza. Si se requiere hacer cambios en las Plizas, al momento de cambiar los montos, la Balanza de Comprobacin se afectar automticamente. Nota: Si el saldo final se presenta en nmeros positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor y si se presenta en nmeros negativos, el saldo ser acreedor, solamente si realizo traduccin de archivos y se les asigno naturaleza a las cuentas. 6.5 Consulta de Auxiliares

Ruta de Acceso: Archivos/ Catlogo de Cuentas con el icono La consulta de auxiliares, como se mencion anteriormente es nueva y forma parte del catlogo de cuentas. Notas del asistente:

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Sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catlogo, ya sea de un mes o hasta de un ao completo, permitiendo adems editar la pliza, solamente debe posicionarse en la cuenta y en la parte inferior se visualiza el auxiliar. El orden en que aparecen los movimientos en el consulta es por fecha de la pliza, esto depende de tener habilitado el parmetro Auxiliares por fecha en Configuracin/ Parmetros del sistema/ Plizas. Adems de tener una nueva funcionalidad la cual consiste en exportar a Excel , el auxiliar de la cuenta seleccionada, como lo muestra la siguiente figura.

Figura 6.5.1 Exportacin de auxiliar a Excel .

6.6

Consulta de Catlogos de Activos Fijos

Ruta de Acceso: Archivos / Activos con el icono Esta consulta nos muestra el listado de los activos en el sistema permitiendo realizar clasificaciones por tipos de activos.

Clasificacin por tipo de activo.

Comandos de las operaciones de los activos.

Pestaas de datos adicionales.

Detalle de la consulta.

Figura 6.6-1 Consulta de activos.

En las pestaas inferiores es posible consultar informacin del detalle del activo sin necesidad de acceder al activo, adems contiene iconos de procesos especficos, los cuales estarn habilitados dependiendo de la pestaa seleccionada.

Notas del asistente:

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7.
7.1 Administrador de perodos

PROCESOS

Ruta de Acceso:

Archivos / Administrador de Periodos con el icono

Esta consulta tiene varias funciones: Con periodos de trabajo: a) Muestra los periodos de trabajo que existen en el directorio de trabajo, el sistema indica el mes y ao al que corresponden, b) permite cambiar de perodo, c) dar de alta, eliminar o crear un perodo, d) realizar traspaso de saldos, e) auditar o desauditar el periodo y Permite modificar la ruta del directorio de trabajo. Realizar la traduccin de archivos, Las diversas funciones del Control de archivos, Generacin y Reinstalacin del Respaldo. Permite la administracin del archivo o tabla del Administrador de periodos.

Figura 7.1-1 Administrador de perodos.

7.1.1

Crear nuevos periodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Este proceso nos permite realizar las siguientes tres opciones: Crear siguiente periodo. En base al catlogo de cuentas del perodo anterior, crea el siguiente periodo convirtindolo en los saldos finales en Saldos Iniciales de este nuevo periodo, garantizando la continuidad de saldos de periodo a periodo. Tambin se puede realizar presionando la tecla . Nueva contabilidad. Crea un periodo con saldos en ceros. Se recomienda si no se tiene periodos anteriores creados, es decir, se van crear por primera vez. En caso contrario se debe seleccionar un directorio de datos distinto. Agregar perodo. Agrega un periodo al ejercicio actual, siempre y cuando ste no haya sido creado, es decir el sistema localiza periodos de trabajo que no estn incorporados a la consulta. Una vez ejecutado el proceso se visualiza la utilera Control de archivos, se debe seleccionar la opcin Instal Auto., para que inicialice el catlogo de cuentas, catlogo de cuentas departamentales y el catlogo de plizas.

Notas del asistente:

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Figura 7.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo periodo.

Prctica Estando en el mes de Febrero, realizar la creacin de los siguientes periodos: Marzo, Abril, Mayo y Junio. 7.1.2 Eliminacin de periodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Este procedimiento slo elimina el periodo de la consulta del administrador de periodos, es decir, los archivos de datos permanecen fsicamente en el directorio donde se cre el periodo. El sistema enva el siguiente mensaje de confirmacin:

Esta opcin tambin se puede efectuar a travs del men contextual del Administrador de perodos o presionando las teclas + . Si desea recuperar el periodo, es necesario Regenerar el Administrador de periodos, dando un clic en el icono . Prctica d) Acceder al mes de Febrero y eliminar los periodos de Mayo y Junio. e) Verificar que dentro del Administrador de Perodos ya no se visualicen los meses eliminados. 7.1.3 Traspaso de saldos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Esta opcin permite realizar la actualizacin de los saldos de las cuentas, cuando se hayan modificado las plizas en periodos anteriores al actual (y no se tenga activo el parmetro Traspaso automtico). Este proceso afectar los saldos de las cuentas en los periodos que se especifiquen. Notas del asistente:

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Cuando un periodo requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla en la columna Requiere traspaso, dentro del Administrador de periodos como lo muestra la siguiente figura:

Figura 7.1.3-1 Indica Periodo que requiere Traspaso de Saldos

Para llevar a cabo el proceso es necesario: Identificar el periodo y acceder al mismo, posteriormente dar un clic en el icono , el sistema muestra una ventana donde por omisin sugiere el traspaso de un mes a otro, pero se puede especificar un rango de meses (perodos), solamente con definir el mes inicial y final de traspaso, adems tiene la casilla la cual, permite actualizar solamente los saldos de las cuentas que tienen afectacin en las plizas, disminuyendo el tiempo para la actualizacin de saldos (figura 4.1.3-2).

Figura 7.1.3-2 Traspaso de Saldos.

Al presionar la opcin Aceptar, el sistema genera el proceso y se visualiza una barra de progreso como lo muestra la siguiente figura:

Figura 7.1.3-3 Finaliza Proceso de Traspaso de Saldos.

Este proceso tambin se puede efectuar a travs del men contextual de Administrador de periodos o presionando la tecla .

Notas del asistente:

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Prctica a) b) c) d) 7.1.4 Deshabilitar el parmetro Traspaso automtico. Acceder al mes de Febrero y copiar la pliza de Diario 2, Egresos 1 e Ingresos 2 del mes de Enero y contabilizarlas en este perodo. Verificar en el Administrador de perodos la afectacin a Traspaso de saldos. Realizar traspaso de saldos de Febrero a Marzo y de Marzo a Junio.

Auditar / Desauditar perodo

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Esta opcin audita (protege) el periodo para que no se pueda realizar ninguna operacin que afecte la informacin de los catlogos del sistema, es decir, permite el acceder a los periodos solamente como consulta y emitir reportes. Una vez realizado el proceso, se actualiza el Administrador de perodos, cuando se ingresa al perodo muestra en la parte superior izquierda el mensaje Periodo Cerrado, como se muestra en la siguiente figura:

Adicionalmente activa la casilla de Auditado en la consulta del administrador de periodos.

Figura 7.1.4-1 Indica Periodo Auditado.

Si ya no requiere tener el perodo auditado debe acceder al administrador de periodos y posicionarse en el periodo indicado, este proceso se puede realizar de la siguiente manera: dando un clic en el icono presionar la tecla a travs del men contextual Auditar / Abrir perodo. Prctica a) b) c) d) Acceder al mes de Marzo y auditar el periodo. Verificar en el Administrador de Perodos que ya se encuentre activa la casilla Auditado. Dar de alta la pliza de Diario No.1. Desauditar el perodo y realizar la operacin indicada en el inciso anterior. ,

Notas del asistente:

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89

7.1.5

Control de archivos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra la ventana de Control de archivos, la cual se explica a detalle en el siguiente captulo. Tambin se puede realizar presionando la tecla 7.1.6 Traduccin de archivos .

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra la ventana de Traduccin de archivos, la cual se explica a detalle en el siguiente captulo. Tambin se puede realizar presionando la tecla 7.1.7 Generacin de respaldo .

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra la ventana de Generacin de respaldo, la cual se explica a detalle en el siguiente captulo. Tambin se puede realizar presionando la tecla 7.1.8 Reinstalacin de Respaldo .

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra la ventana de Reinstalacin de Respaldo, la cual se explica a detalle en el siguiente captulo. Tambin se puede realizar presionando la tecla .

7.1.9

Ayuda

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin se despliega la Ayuda del sistema. 7.1.10 Directorio de trabajo Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra una ventana para cambiar el directorio de trabajo, tambin permite cambiar el formato de la base de datos que se est leyendo, dando un clic en la opcin .

Notas del asistente:

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7.1.11 Regenera archivo de administrador de perodos Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Se regenera el archivo de administrador de perodos, es decir, reestablece aquellos periodos que fueron eliminados de la consulta del administrador de perodos con la opcin Elimina Perodos, esta funcin tambin es til cuando se cambia de ruta de datos, en ese caso, se recomienda usar la funcin para que el sistema identifique los periodos que existen en esa ruta y se pueda trabajar con ellos. Prctica a) Regenerar el archivo de Administrador de perodos b) Verificar en el Administrador de Perodos que se encuentren todos los meses que fueron creados originalmente (que se incluyan los archivos de Mayo y Junio que fueron eliminados). 7.2 Borrado de Movimientos Procesos / Borrado de Movimientos con el icono

Ruta de Acceso:

Esta funcin permite borrar los movimientos del perodo actual y cuenta con dos opciones:

Figura 7.2-1 Proceso Borrado de Movimientos.

. Al ejecutar esta opcin, se borrarn todos los movimientos registrados en el periodo actual (plizas). Esto afecta los saldos finales de las cuentas ya que slo acumular el saldo inicial como final en este periodo. . Al ejecutar esta opcin, se borrarn los movimientos (plizas) y el saldo inicial de las cuentas en el periodo actual. Por lo tanto se debe efectuar un traspaso de saldos del periodo anterior al periodo actual antes de comenzar la captura de las plizas.

Se recomienda realizar Respaldo de la informacin antes de ejecutar cualquiera de las opciones, ya que una vez ejecutado el proceso los datos son irrecuperables. Este proceso es muy til porque permite solucionar problemas de integridad de informacin y descuadres en balanza de comprobacin. Notas del asistente:

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Prctica a) Realizar un respaldo solamente de los archivos de plizas del mes de Febrero. b) Acceder al mes de Febrero y realizar proceso Borra solo movimientos. c) Verificar la Balanza de comprobacin y corroborar que no existen movimientos en el periodo. d) Abrir la consulta de plizas y verificar que muestra la ventana de Nmero Secuencial para todos los tipos de pliza. e) Reinstalar el respaldo del archivo de plizas del mes de febrero. f) Recuperar y regenerar el archivo de plizas. g) Visualizar nuevamente la balanza de comprobacin con saldos y movimientos.

Prctica a) Acceder al mes de Febrero y realizar proceso Borra movimientos y saldo inicial. b) Verificar Balanza de comprobacin sin saldos y sin movimientos. c) Realizar traspaso de saldos de Enero a Febrero. d) Reinstalar el respaldo del archivo de plizas del mes de febrero (ya generado). e) Recuperar y regenerar el archivo de plizas. f) Verificar la Balanza de comprobacin con saldos y movimientos. 7.3 Contabilizacin Ruta de Acceso: Procesos / Contabilizacin Este proceso se deber ejecutar cuando se captura una pliza y al contabilizarla no afecta el saldo de las cuentas (se tiene desactivado el parmetro Contabilizar en lnea - Parmetros del sistema), entonces, se realiza el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si maneja departamentos). Afectando as los saldos de las cuentas. Si se realiza este proceso en un mes en donde ya se haban afectado los Saldos de las cuentas, los datos no se duplicarn. Para poder realizarlo es necesario tener desactivado el parmetro Contabilizar en lnea. En este proceso cuenta con tres opciones para poder realizarlo: periodo. . Contabiliza todas las plizas del perodo, es decir, contabilizadas y no contabilizadas. .. Contabiliza solo las plizas del tipo que se haya seleccionado (diario, ingresos, egresos o algn otro tipo de pliza definido). . Contabiliza solo aquellas plizas que no han sido contabilizadas en este

Notas del asistente:

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Figura 7.3-1 Proceso de Contabilizacin.

Si al realizar el proceso, enva el siguiente mensaje: Sistema no configurado para proceso de Contabilizacin, deshabilite el parmetro de Contabilizar en Lnea y ejecute nuevamente el proceso.

Prctica a) Acceder al mes de Marzo y deshabilitar el parmetro Contabilizar en Lnea. b) Copiar la pliza Dr.1, Ig. 3 y Eg.2 del mes de Enero y pegarlas en este perodo. c) Verificar los saldos las cuentas, para corroborar que no existe afectacin de los saldos por las plizas. d) Ejecutar el proceso de Contabilizacin seleccionando la opcin TODAS y verificar los saldos de las cuentas. 7.4 Consolidacin Procesos / Consolidacin con el icono

Ruta de Acceso:

Esta funcin permite concentrar en una empresa llamada Consolidadora, los datos de varias empresas, en la cual se reunirn todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas Departamentales de las dems empresas del corporativo. Para llevar a cabo el proceso es necesario, realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar de alta una empresa cuidando que su nombre no se confunda con las otras que ya estn dadas de alta (por ejemplo Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.) 2. Acceder a la empresa y configurar los parmetros que regirn su funcionamiento, se le puede indicar que manejo de Departamentos, al consolidar, se le indica al sistema que asigne en cada departamento los datos y nombre de cada empresa lo cual permitir conocer el resultado de la consolidacin y el detalle de cada empresa. 3. Crear los archivos de trabajo desde la opcin Utileras Control de Archivos (Archivo de Cuentas, Plizas, Etc.).

Notas del asistente:

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Figura 7.4-1 Ventana de Consolidacin.

4. Si en las empresas a consolidar se modificaron los Rangos de cuentas, se debe copiar el archivo modificado de Rangos de cuentas (Ranc.ee las ltimas dos letras equivalen al nmero de empresa en la que se est trabajando) y es necesario renombrarlo para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora. 5. El archivo INPC tambin debe renombrarse a INPC.Dee, para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora. 6. En el catlogo de departamentos, dar de alta los distintos departamentos que compondrn el corporativo, donde el departamento 1 correspondera a la empresa 1, el 2 a la 2, etc. 7. Ejecutar el proceso de Consolidacin. 8. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar plizas para hacer eliminaciones ntercompaas, para emitir reportes y grficas de los totales obtenidos. Es importante que todos los movimientos se encuentren contabilizados en cada empresa, debido a que la consolidacin nicamente considera los saldos existentes en el catlogo de cuentas y cuentas departamentales. El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catlogo de cuentas que contiene la informacin de todas las empresas consolidadas, sin contar las plizas de cada una de ellas. Al realizar este proceso se borran los archivos del catlogo de cuentas y cuentas departamentales del perodo de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el periodo indicado. Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidacin manejen los mismos catlogos de cuentas, para que el procedimiento muestre resultados congruentes. El catlogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el ms General de todos, de tal manera que los catlogos de cuentas de todas las empresas estn contenidos en l. Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las plizas despus de ejecutar este proceso, se deber ejecutar nuevamente el proceso para obtener la informacin actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la informacin). Notas del asistente:

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Si se desea consolidar ms de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales (por grupos no mayores a 15 empresas) y despus realizar una consolidacin general que integre las empresas con consolidaciones parciales. 7.5 Balanza anual Ruta de Acceso: Procesos / Balanza Anual Este proceso emite una balanza de comprobacin la cual contiene la informacin de varios meses e incluso hasta de un ao. Una vez ejecutado el proceso la Balanza anual crea un nuevo perodo de trabajo, el nombre del periodo se compone de la palabra AO y los dos ltimos dgitos del ao en el cual se est generando (por ejemplo, para el ao 2005, sera Ao/05), este archivo contiene el Saldo Inicial el cual tomar del primer perodo que se especifica, el debe y haber acumulado de cada uno de los periodos y el saldo final.

Figura 7.5-1 Balanza Anual.

El catlogo de cuentas departamentales slo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catlogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del perodo de la balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese nmero se retom para dar de alta otro concepto, se mezclarn en el mismo nmero de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo no existir ningn problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un periodo a otro. Prctica a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parmetros: Parmetro Directorio fuente: Carpeta de datos Actual Directorio destino: Carpeta de datos Actual Nivel de cuenta: Auxiliar Por departamento: Departamento Todos los departamentos Fecha Desde: Enero 20xx Fecha Hasta: Abril 20xx

Acceder al periodo creado (Ao xx) y verificar la Balanza de Comprobacin emitida con saldos y movimientos de los periodos seleccionados. Notas del asistente:

b)

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7.6 Ajuste anual por inflacin Ruta de Acceso: Procesos / Ajuste Anual por Inflacin Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ISR a partir del 2003, en la cual se elimin la obligacin que tenan los contribuyentes de realizar el clculo mensual de los componentes inflacionarios de los crditos y de las deudas, llamado componente inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflacin. El cual consiste en determinar los saldos promedios de cuentas que pueden ser afectadas por efectos inflacionarios. La finalidad es llevar valores histricos a valores actuales a travs de ndices tanto de crditos (cuentas de activo) y deudas (pasivos), para terminar la diferencia y el resultado ser Ganancia Acumulable o Prdida Inflacionaria Deducible. Por ley solo lo deben calcular las personas morales y se realizar nicamente al cierre de cada ejercicio fiscal. El sistema presenta un asistente como se muestra en la figura 4.6-1 el cual se debe proporcionar la informacin que solicita para realizar el Clculo del ajuste anual por inflacin.

Figura 7.6-1 Datos para realizar Ajuste Anual por Inflacin.

Para llevar a cabo el proceso es necesario: Indicar el tipo de ejercicio Regular (periodos de 12 meses) o Irregular (perodos menores a 12 meses). Definir la ruta de datos donde se obtiene los datos de los perodos. Indicar el ao del ejercicio a calcular. Cuando el ejercicio es Irregular, se debe indicar el mes inicial y final.

Presionar la tecla Seleccionar las cuentas de crditos y posteriormente las cuentas de deudas, para agregarlas se puede realizar con el men contextual Agregar Cuentas, presionando las teclas ( +A), o arrastrndolas hacia el lado derecho., las cuales se muestran en el orden en el que fueron dadas de alta en el catlogo de cuentas. Para incluir varias cuentas se presiona la tecla .

Notas del asistente:

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Figura 7.6-2 Seleccin de cuentas.

Si se desea eliminar cuentas ya incluidas, se debe posicionar sobre la cuenta y con el men contextual seleccionar la opcin Eliminar esta cuenta Eliminar Todas. Posteriormente presionar la tecla Ajuste Anual por Inflacin. y muestra un reporte con los datos obtenidos en el Proceso de

Notas del asistente:

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El resultado del reporte se puede almacenar en un archivo *. xls.

Prctica a) b) Acceder al mes de Junio y realizar el proceso de Ajuste Anual por Inflacin. Seleccionar las cuentas: Nmero de Cuenta 1150-000-000 1170-000-000 1180-000-000 2110-000-000 2120-000-000 2130-000-000 Descripcin Clientes Deudores Diversos Documentos por Cobrar Proveedores Acreedores Diversos Documentos por Pagar

Cuentas Crditos Cuentas Deudas

c)

Verificar el Reporte de Ajuste Anual por inflacin con las cuentas solicitadas.

Notas del asistente:

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7.7

Pliza de ajuste cambiario Procesos / Pliza de Depreciacin con icono

Ruta de Acceso:

Este proceso genera una Pliza en la que se concilian las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar monedas extranjeras. Al dar de alta una cuenta de detalle que va a utilizar moneda extranjera, es importante que se active en el detalle de la cuenta (pestaa monedas), la casilla .

Antes de realizar la pliza de ajuste cambiario es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el catlogo de monedas. Al ejecutar el proceso el sistema solicita un rango de cuentas inicial y final y una cuenta de ajuste para efectuar el proceso de ajuste cambiario como lo muestra la figura 4.7-1

Figura 7.7-1 Pliza de Ajuste Cambiario.

Al realizar el proceso y el sistema detecte cuentas que registran un ajuste cambiario, el sistema convierte el saldo final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el tipo de cambio que se tenga registrado en el histrico de tipos de cambio, dentro del catlogo de monedas) compara este saldo convertido contra el saldo final que se tenga en la pestaa de monedas en el detalle de la cuenta. Si lo saldos no son iguales, el sistema genera la pliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la diferencia de la cuenta que se esta analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el rango de cuentas especificado y que cumple con las caractersticas antes mencionadas. El sistema cuadra la pliza generando un movimiento por el monto total de las partidas en la cuenta definida como Cuenta de Ajuste. Los montos que se visualizan en la pliza son en moneda base (pesos) y la afectacin de los saldos de las cuentas se llevar a cabo hasta que se contabilice la pliza.

Notas del asistente:

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Prctica e) Acceder al mes de Abril y verificar que se tenga activo el parmetro Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas y capturar la siguiente pliza: Tipo de pliza: Ig Nmero Pliza: 1 Fecha: 01/04/20xx No. de Concepto de pliza: 4 (Pago a Facturas) No. Cuenta Depto. Descripcin T.C. Debe Haber 1130-001-000 5 Pago a Facturas 10.00 1,500.00 1150-002-000 Pago a Facturas 15,000.00 15,000.00 15,000.00 Acceder al catlogo de monedas y en la moneda dlares actualizar el Histrico de Tipos de Cambio a 10.50 en el ltimo da del mes. Ejecutar el proceso de Pliza de Ajuste Cambiario, definiendo el rango de cuentas inicial y final y como cuenta de ajuste la cuenta 7200-002-000, verificar el monto de la pliza y contabilizarla. Pliza de cierre Ruta de Acceso: Procesos/Pliza de Cierre y o con el icono Esta opcin te permite la elaboracin automtica de la pliza de cierre del ao de trabajo, traspasando los saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.

f) g)

7.8

Figura 7.8-1 Generacin de pliza de cierre.

Cuando la pliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las plizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre sealada. La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dado de alta dentro del Catlogo de cuentas. Si manejan departamentos, en el Catlogo de cuentas departamentales, adems de generar una pliza por cada departamento. Es importante que la pliza de cierre, se realice en el mes Ajuste (13) porque despus de contabilizar la pliza de cierre, la utilidad neta cambia. Prctica a) b) Generar el mes de ajuste y cambiarse a dicho periodo. Generar la pliza de cierre, para todos los departamentos y contabilizarlas.

c) Acceder al catlogo de cuentas y verificar los saldos de las cuentas. Notas del asistente:

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7.9 Integracin de plizas Ruta de Acceso: Procesos / Integracin de plizas Esta opcin permite integrar "masivamente" en el catlogo de plizas, aquellas que fueron realizadas en otros periodos. Este proceso puede pasar slo las plizas previamente auditadas, o todas las plizas. Se le llama integracin porque agrega plizas nuevas plizas al catlogo provenientes de otro perodo, sin borrar o sustituir las ya existentes.
Seleccin del periodo a integrar. Nmeros de Plizas.

Tipos de plizas.

Atributos de las Plizas.

Fechas de Plizas.

Generacin de bitcora de sucesos.

Creacin de tipo de pliza. Figura 7.9-1 Integracin de Plizas.

Cuando se realiza este proceso se podr elegir algunos tipos especficos de plizas o todas, permitiendo elegir rangos de plizas y fecha de elaboracin, as como el estatus que tengan las plizas (Contabilizadas, Auditadas o Pendientes), marcando las casillas correspondientes. En el campo Perodo al pulsar el actual. aparecern los perodos que se podrn elegir para que sean integrados en

En caso de que existan tipos de plizas que actualmente no estn configurados en el sistema, se tendr la , as como el poder opcin de que se genere el tipo de pliza nuevo marcando la casilla generar una bitcora de los errores que se puedan presentar durante este proceso, marcando la casilla , para que al trmino del proceso, genere un archivo (*.txt) el cual contiene los errores registrados. Prctica a) b) c) Acceder al perodo de Marzo y realizar la integracin de las plizas del mes de Enero. Tipo Dr, con los atributos de solo contabilizadas, de cualquier fecha y habilitar generacin de Bitcora. Verificar que las plizas se hayan integrado en el perodo correspondiente.

Notas del asistente:

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8.
8.1 Generales

REPORTES

Dado que la parte medular de un sistema es la informacin que est es capaz de proporcionar, una vez que la informacin de cada catlogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operacin de la empresa, se procede a generar reportes los cuales ayudarn a responder a las necesidades financieras ms importantes. El sistema maneja 4 tipos de reportes: Internos. Creados por desarrollo del sistema. (No se pueden editar). Formato Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensin es *.FTO , son editables Qr2. Son editables, a travs del reporteador llamado QuickReports. Hojas de Clculo. Las cuales se visualizan en Excel y son editables. Cuando Los formatos no se encuentran dentro del directorio donde est ubicada la base de datos, el sistema solicitar que se proporcione la ruta donde se encuentran. Por instalacin, son almacenados en el directorio de datos dentro de la carpeta correspondiente al sistema dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC). Nota: La edicin de los reportes requiere de una base de conocimientos ms amplia la cual se analizar en niveles subsiguientes. 8.2 Especificar Impresora Ruta de Acceso: Archivos /Especificar Impresora En esta opcin se define y configura el equipo de impresin que se va a utilizar para la emisin de reportes. De modo que antes de emitir cualquier reporte es importante que se tenga instalada una impresora para poder generar los reportes. Al acceder a esta opcin el sistema presenta las siguientes opciones de configuracin: Fuentes para las diferentes secciones de los reportes, mrgenes (inferior/superior), impresora y configuracin de la impresora. S se requiere configurar los parmetros de impresin, se debe seleccionar el botn Configurar, este permite definir los parmetros propios del software de impresin, los cuales bsicamente definen el tipo de papel, orientacin, fuente de alimentacin de papel, calidad de impresin, puerto de conexin, etc.

Figura 8.2-1 Especificar Impresora.

Notas del asistente:

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8.3

Emisin de Reportes

Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catlogo o desde reportes del sistema. La presentacin de un reporte puede manejarse de varias formas o destinos entre las cuales encontramos: Pantalla Impresora Disco Correo (mail)

Pantalla . Muestra una vista preliminar del reporte en pantalla y adems permite verificar como se obtendra el reporte de forma impresa. Los botones de la presentacin preliminar tienen funciones especficas de acuerdo a la consulta del reporte, destino y tipo de reporte.
Imprimir Salir % de zoom Nmero de Pgina Logotipo

Primera / ltima pgina

Siguiente / Anterior Pgina

Figura 8.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o de un fto.

Los reportes que utilizan formatos (archivos con extensin .fto), se tienen que editar cambiando el destino a pantalla para que se tenga la vista preliminar. La barra de herramientas de un reporte tipo .qr2 incluye ms funciones dado que es un tipo ms avanzado de reporte.
Zoom Anterior Ir a pgina Configurar Impresora Imprimir Manejo de InfoWeb

Zoom al 100% Zoom

Navegador de pginas

Guardar en algn formato

Cargar otro reporte

Figura 8.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2.

Notas del asistente:

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Impresora

. Se manda de forma directa a la impresora la consulta o reporte. Estando en las consultas al

mandar a imprimirlas se define el destino o dispositivo de salida del reporte cuando se oprime el icono mostrando un dilogo como el siguiente:

Figura 8.3-3 Configuracin de impresin.

Disco. Se manda un reporte de forma directa a un archivo ASCII. Correo. El reporte abre el programa de correo electrnico que se tenga configurado de forma predeterminada en el navegador de Internet y de forma automtica se adjunta en un archivo ASCII con los datos del reporte. Los reportes internos se envan directamente a pantalla a menos que se cambie el destino con el botn Opciones donde puede seleccionar los diferentes destinos de impresin mencionados anteriormente.

Figura 8.3-4 Configuracin de la salida del reporte.

8.4 Reporte de Catlogo de Cuentas Ruta de acceso: Reportes / Catlogo de cuentas /Catlogo de Cuentas Tipo: Interno Este reporte permite obtener la impresin de las cuentas que integran el catlogo. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: nmeros de cuentas, departamento, moneda. Tambin permite modificar el ttulo del reporte. Notas del asistente:

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Opciones del reporte: Saldo Inicial: Muestra el nmero de cuenta, tipo descripcin y el saldo inicial. Saldo Final: Muestra el nmero de cuenta, tipo, descripcin y el saldo final. Comparativo: Muestra el nmero de cuenta, tipo, descripcin, saldo final, presupuesto acumulado, diferencia entre ellos y el porcentaje de la diferencia. No imprime saldo: Muestra el nmero de cuenta, tipo y descripcin. Saldo presupuestado: Muestra el nmero de cuenta, tipo, descripcin, presupuesto anual, mensual y acumulado. Desglose de ajuste anual: Muestra cada una de las cuentas involucradas en el desglose de ajuste anual, el saldo final de las cuentas por cada mes. Si no se ha realizado el proceso de Ajuste anual, no se podr emitir este reporte. El sistema lo indicar con el siguiente mensaje:

Si la respuesta es afirmativa, se cerrar la ventana del reporte y mostrar la ventana del asistente para el ajuste anual por inflacin. Es importante tener capturados los tipos de cambio para el primer da del mes, porque si no los saldos para las cuentas en moneda extranjera sern arrojados en moneda base. Para este reporte, no se consideran las opciones del filtro para generarlo, ya que la informacin es tomada del Proceso de ajuste anual. Ttulo del reporte: El sistema sugiere un ttulo, pero es modificable de acuerdo a las necesidades de cada empresa. departamentos: Se puede seleccionar todos, ninguno o departamentos en especfico, oprimiendo la tecla y dando clic sobre los departamentos que se requieran. Incluye Totales: Al activar la casilla se muestra el total de los montos. Afecta Ajuste cambiario: Cualquier ajuste que se le haga al tipo de cambio se ver afectado en el reporte. Las cuentas aparecen en orden secuencial y jerrquico, con un rengln en blanco cuando cambia la cuenta de mayor. 8.5 Reporte Saldo Promedio Diario Ruta de Acceso: Men Reportes / Catlogo de Cuentas / Saldo promedio diario mensual. Tipo: Interno Este reporte muestra el saldo promedio diario por mes de una o varias cuentas, es decir, la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor (Debe /Haber) de una cuenta. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: nmeros de cuentas, departamentos, rango de fechas: saldos en moneda contable, moneda extranjera (si est manejando el sistema en multimoneda) y/o con desglose. Notas del asistente:

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Figura 8.5-1 Parmetros para el reporte de saldo promedio diario.

8.6

Reporte Emisin de Plizas Ruta de Acceso: Men Reportes / Emisin de plizas Tipo: Formato .fto

Este reporte permite imprimir las plizas del perodo actual de forma masiva o de un solo tipo (Dr,Ig,Eg), es importante ya que en ocasiones se requiere imprimir las plizas nuevamente para que sean revisadas por Contralores, Contadores externos, auditores. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: tipo de pliza, rango de nmeros de plizas, nmero de copias. Tambin permite cambiar el archivo de formato y especificar otro.

Figura 8.6-1 Parmetros para emisin de plizas.

8.7

Reporte Balanza de Comprobacin

Ruta de Acceso: Men Reportes / Balanza de comprobacin con el icono Tipo: Interno Este reporte nos permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo, a fin de comprobar que los saldos de cada cuenta correspondan a su tipo y naturaleza. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Nmeros de cuentas, departamentos, moneda, indicar slo con saldo y/o movimientos, nivel de las cuentas (Mayor, Sub-Cuenta, Auxiliar). Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Notas del asistente:

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Figura 8.7-1 Parmetros para emisin de la balanza de Comprobacin.

La balanza de comprobacin muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que una balanza de comprobacin est cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas, como resultado de los movimientos registrados. 8.8 Reporte Diario General

Ruta de acceso: Reportes /Diario general con el icono Tipo: Interno Este reporte proporciona el detalle de las plizas solicitadas, agrupndolas por tipos de pliza. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: tipo de pliza, rango de nmeros de plizas, el folio para el nmero de pgina. Tambin permite cambiar el archivo de formato y especificar otro. El orden en que se presentan los tipos de pliza en este reporte depender de cmo se hayan registrado en Configuracin/Parmetros del sistema/Plizas /Tipos de Plizas. 8.9 Reporte de Auxiliares

Ruta de acceso: Reportes /Auxiliares con el icono Tipo: Interno Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o hasta de un ao completo. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: nmeros de cuentas, departamento, rango de periodos, solo con movimientos, folio, corte de pgina por nivel, moneda. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte. Adems cuenta con una opcin para exportar el reporte a un archivo de Excel, de una o varias cuentas.

Notas del asistente:

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Figura 8.9-1 Parmetros para la emisin del Auxiliar.

El orden en que presenta los movimientos este reporte es: por fecha de las plizas, si tiene habilitado el parmetro Auxiliares por fecha en Configuracin / Parmetros generales / Plizas, en caso contrario no el orden en que presenta los movimientos es por tipo de pliza y por nmero. 8.10 Reporte de Catlogo de Activos Fijos Ruta de Acceso: Reportes / Activos Fijos / Catlogo de activos fijos Tipo: Interno Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: clave del activo fecha de adquisicin, tipo de activo, localizacin, criterios de ordenamiento, baja contable, departamento. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 8.10-1 Parmetros para el reporte de Activos Fijos.

8.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos Ruta de Acceso: Reportes / Activos fijos / Inventario de Activos fijos Tipo: Interno Este reporte permite llevar un control de la ubicacin y nmero de serie de los activos fijos de la empresa, para registrar de manera ms rpida los cambios que pudieran presentarse.

Notas del asistente:

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Figura 8.11-1 Parmetros para reporte de Activos.

8.12 Reportes Financieros La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relacin que tiene la contabilidad con el medio econmico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una fecha determinada se han obtenido por la entidad econmica. Esta informacin se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran bsicamente por balance general, estados de resultados y estado de cambio de situacin financiera, entre otros. Estos documentos generados por el sistema responden a los estndares establecidos de los principios de contabilidad, los cuales son los conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. 8.12.1 Balance General Ruta de Acceso: Reportes /Balance general / Moneda contable con el icono Ruta de Acceso: Reportes /Balance general / Moneda extranjera Tipo: Formato (.fto) El balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, presenta las cuentas de balance (Activo Pasivo y Capital), los totales de estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera. El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el balance general en moneda extranjera. Si realizo traduccin de archivos los formatos que se deben utilizar son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto 8.12.2 Estado de Resultados Ruta de acceso: Reportes / Estado de resultados /Moneda Contable con el icono Ruta de acceso: Reportes / Estado de resultados /Moneda extranjera. Tipo: Formato (.fto) El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o prdida resultante en el periodo.

Boletn A-1 de la comisin de Principios de Contabilidad del IMCP.

Notas del asistente:

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Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden: Ventas Costo de Ventas Gastos de operacin (Gastos de venta y gastos de administracin). Productos Financieros Otros Ingresos y Gastos ISR y PTU

El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y edoremow.fto genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si realizo traduccin de archivos los formatos que se deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto

8.12.3 Libro Mayor Ruta de acceso: Reportes / Libro mayor con el icono Tipo: Formato (.fto) Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en uno o varios perodos, hasta llegar a un ao. Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas. Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto. 8.12.4 Reexpresin de Saldos Ruta de acceso: Reportes /Reexpresin de saldos Tipo: Formato (.fto) Este reporte nos proporciona: Nmero y descripcin de la cuenta, periodo de la reexpresin por cuenta, movimientos reexpresados por cuenta, saldo inicial de la cuenta en el ltimo periodo, saldo final de la cuenta en cada periodo reexpresado, diferencia por reexpresin, totales por cuenta de cargos, abonos, saldo final y diferencia por reexpresin. Para poder expedir correctamente este listado es indispensable contar con la tabla del INPC actualizada. Este reporte se puede modificar de acuerdo a las necesidades de la empresa, donde el archivo que se puede editar se llama reexpw.fto. 8.12.5 Presupuestos Ruta de acceso: Reportes / Presupuestos y/o con el icono Tipo: Formato (.fto) Dentro del detalle de cada cuenta, el sistema permite asignar un presupuesto mensual anual y acumulado, cuyos montos podrn ser comparados con los saldos mensuales y/o anuales que va arrojando el sistema. Al emitir este reporte presentar todos los saldos presupuestados y los saldos finales de todas las cuentas del catlogo. Notas del asistente:

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Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar es presupw.fto. 8.13 Reporte del Usuario Ruta de acceso: Reportes / Reporte del usuario con el icono Tipo: Formato (.fto) y qr2 Los sistemas de la lnea Aspel, cuentan con reportes que satisfacen las necesidades ms importantes de la empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades especificas de las empresas no se adapten a los estndares. Por tal motivo en los sistemas, se cuenta con editores de reportes que permiten a travs del Administrador de Reportes, facilitar la manipulacin, es decir, se encargar de listar, editar, crear y emitir los reportes ya sea por formatos (.fto) o por quickreports (.qr2).

Figura 8.13-1 Administrador de Reportes.

El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se explicar en el curso avanzado.

Notas del asistente:

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9.

MANEJO DE ACTIVOS

9.1 Depreciacin Contable y Fiscal de Activos La Depreciacin es la prdida en valor de los Activos de la empresa por el transcurso del tiempo. El sistema Aspel-COI permite el manejo de 2 tipos de Depreciacin: Depreciacin contable y Depreciacin fiscal. 1. Depreciacin histrica o contable. Esta Depreciacin se lleva en libros de contabilidad (Diario y Mayor). Existen tres mtodos de Depreciacin Contable los cuales se describen a continuacin: Lnea recta. Se aplica un porcentaje fijo al monto de la inversin. Los porcentajes de depreciacin son anuales. Este tipo de depreciacin es requerido por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Utiliza la siguiente frmula: Depreciacin = Valor del Activo * Porcentaje de la depreciacin Suma de aos dgitos. Se deprecia el activo a un cierto nmero de aos, los cuales se calculan dividiendo el porcentaje de vida til remanente entre el porcentaje de depreciacin, adems requiere de un factor, que se obtiene sumando el nmero de aos a depreciar hasta llegar a la unidad. Utiliza la siguiente frmula: Depreciacin = Aos a Depreciar Total de la suma de aos a depreciar

Doble saldo declinante. Se deprecia el doble del porcentaje de depreciacin, se obtiene un nmero de aos a depreciar y se realiza sobre el saldo pendiente a depreciar, no sobre el costo de la inversin. Utiliza la siguiente frmula. Depreciacin = Monto a Depreciar * Porcentaje de Depreciacin. Si al trmino de la depreciacin todava quedar un saldo por depreciar, el valor terico permanece en libros.

Para obtener la depreciacin de un solo periodo en cualquier de los tres mtodos, ser necesario dividir el monto de depreciacin entre doce (nmero de meses del ao). 2. Depreciacin Fiscal. Este tipo de Depreciacin utiliza el mtodo de Lnea Recta y requiere tener capturados los ndices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC) ya que en base a ellos se calcula el factor de actualizacin que se aplicar a la depreciacin por activo. Utiliza la siguiente frmula: Depreciacin actualizada = Valor actualizado del activo * Porcentaje de Depreciacin Fiscal donde: Valor actualizado del Activo = Factor de actualizacin * Valor Original del activo Factor actualizacin = (INPCum/ INPCma) INPCum= INPCma= 9.1.1 Pliza de depreciacin ndice Nacional de Precios al Consumidor del ltimo Mes de la primera mitad de utilizacin del bien en el ejercicio a depreciar. ndice Nacional de Precios al Consumidor del Mes de Adquisicin.

Ruta de Acceso: Procesos / Pliza de Depreciacin con el icono Este proceso genera una pliza modelo con los movimientos correspondientes a la depreciacin de todos los activos en el perodo que se indique, contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciacin acumulada del activo, la cual es la cuenta del Balance General. Notas del asistente:

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Figura 9.1.1-1 Pliza de Depreciacin.

Para calcular los montos de depreciacin, el sistema aplica el monto original de la inversin en valores histricos el porcentaje de depreciacin establecido en cada tipo de activo, el cual se asigna al dar de alta los activos, el resultado lo divide entre doce y lo multiplica por el nmero de meses que se indican al generar la pliza y en los cuales sea vlida la depreciacin del activo. El monto calculado es el importe del cargo a la cuenta de Gastos de Depreciacin y el abono a la cuenta de Depreciacin, que depender de los tipos de activo. Los datos para el clculo de las Depreciaciones, son los que se definen en la pestaa de cada una de las depreciaciones al momento de dar de alta el activo y que se relacionan con el tipo de activo. 9.1.2 Parmetros de depreciacin desde

Ruta de Acceso: Archivos / Depreciacin/ Edicin / Parmetros / Depreciacin con el icono Archivos / Activos.

Con esta opcin se pueden definir nuevos parmetros para el periodo fiscal y de depreciacin para que sean considerados en los clculos de depreciacin y valores actualizados, es muy importante definirlos correctamente, ya que los clculos de la consulta de depreciacin y detalle de la depreciacin se visualizan en base a estos parmetros.

Figura 9.1.2-1 Parmetros de Depreciacin.

9.1.3 Consulta de depreciacin contable y fiscal Ruta de Acceso: Archivos / Depreciacin. En esta consulta de depreciacin se muestran los datos del activo como son: Clave, Descripcin, Monto Original y tambin Depreciacin acumulada, Depreciacin Contable (periodo) y Depreciacin Fiscal (actualizada) de todos los activos o por tipo de activo.

Notas del asistente:

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Figura 9.1.3-1 Consulta de Depreciacin Contable y Fiscal.

Permitiendo visualizar los montos que calcula el sistema para cada una de las depreciaciones. La consulta de depreciacin permite agregar datos a travs del men contextual Configura Columnas presionando un clic en los campos que se desee agregar, los campos disponibles los muestra la figura 9.1.32.

Figura 9.1.3-2 Men Contextual de Depreciacin.

Se puede volver a mostrar la consulta original seleccionando la opcin Restaurar configuracin original del men contextual. 9.1.4 Detalle de depreciacin contable y fiscal .

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edicin / Detalles / Depreciacin con el icono

Notas del asistente:

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Para cada Activo, el sistema muestra un detalle de la informacin de los Activos, permitiendo verificar los montos de las depreciaciones, los datos que considera el sistema para los clculos son: Parmetros de Depreciacin y Datos definidos en las pestaas de depreciacin al momento de dar de Alta el Activo. La informacin se encuentra clasificada en: General, Depreciacin Contable y Depreciacin Fiscal General: Muestra la clave del activo, tipo, localizacin, nmero de serie, fecha de adquisicin, fecha de baja, mtodo de depreciacin, monto original, mximo deducible, etc. Fecha de Inicio Depreciacin, Porcentaje de Depreciacin, Depreciacin Acumulada, Depreciacin del periodo, etc. Fecha de Inicio de Depreciacin, Porcentaje de Depreciacin, Factor de Ajuste, Valor actualizado, etc.

Depreciacin Contable: Depreciacin Fiscal:

Figura 9.1.4-1 Datos del Detalle de la Depreciacin.

9.1.5

Baja contable del activo desde Archivos

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edicin / Baja Contable del Activo con el icono / Activos.

En esta opcin se indica al sistema que el Activo fue Vendido, Robado o perdido y debe ser eliminado Contablemente. Al ejecutar la opcin el sistema enva un mensaje como el siguiente:

Figura 9.1.5-1 Baja Contable de Activos.

Al presionar , muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la pliza de baja del activo, con la que se afectarn los saldos de las cuentas que estn involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciacin el total del remanente por depreciar del activo a valor histrico. Los activos dados de baja siguen apareciendo en el catlogo de activos, pero con status de baja. Al crear el primer periodo de un nuevo Ejercicio Fiscal, se eliminan del catlogo de activos aquellos con status de baja.

Notas del asistente:

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Prctica a) Acceder al perodo de Mayo y dar de baja los siguientes activos con fecha del 10/Mayo y contabilizar la pliza correspondiente. Generales ESCSIS01 Escritorio Mod. Ejecutivo 1402 COMPESCTR01 Computadora Escritorio Dell GX150

Clave del Activo: Descripcin: Clave del Activo: Descripcin:

9.2 Reportes de depreciacin contable y fiscal El sistema emite Reportes de Depreciacin de acuerdo a las necesidades especficas de cada tipo de empresa. 9.2.1 Reportes de depreciacin contable Dentro de Aspel-COI 5.0 se manejan distintos Reportes de depreciacin contable los cuales se describen a continuacin: 9.2.1.1 Reporte de depreciacin contable Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Contable / Depreciacin Contable Tipo: Interno Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin: valor del activo, la depreciacin acumulada hasta el periodo anterior de depreciacin indicado, la depreciacin del periodo y el monto total de las depreciaciones. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Ordenar por. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.2.1.1-1 Reporte de Depreciacin Contable.

9.2.1.2 Reporte activos que ya no se deprecian Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Contable / Activos que ya no se deprecian Reportes / Depreciacin Contable / Activos que ya no se deprecian con el icono Tipo: Interno Notas del asistente: .

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Se genera un reporte de depreciacin de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catlogo. Se puede emitir en la depreciacin contable y en la fiscal. Definiendo como parmetro la fecha de fin de depreciacin.

Figura 9.2.1.2-1 Activos que ya no se deprecian.

9.2.1.3

Reporte proyeccin de depreciacin .

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Contable / Proyeccin de Depreciacin con el icono Tipo: Interno Este reporte permite obtener una proyeccin sobre los activos de la empresa.

Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo Fiscal, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Con acumulado histrico, Ordenar por y Tipo, el tipo de proyeccin a seleccionar es: Proyeccin de la Depreciacin con Valores Histricos, Proyeccin de la depreciacin con valores actualizados y Proyeccin de Depreciacin con Valores Histricos y Actualizados Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.2.1.3-1 Reporte Proyeccin de Depreciacin.

9.2.1.4 Reporte conciliacin de activos Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Contable / Conciliacin de Activos Tipo: Interno En este reporte se pueden comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del Activo y Depreciacin en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. Permitiendo detectar anomalas en el registro de los movimientos de depreciacin. Tambin permite revisar que los activos dados de alta en el catlogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de la empresa. Notas del asistente:

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Figura 9.2.1.4-1 Reporte Conciliacin de Activos.

9.2.2 9.2.2.1

Reportes de depreciacin fiscal Reporte con valores actualizados (factor anual)

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Fiscal / Valores Actualizados (factor anual) con el icono Tipo: Interno Este reporte presenta la depreciacin sobre el valor actualizado de activos por la inflacin. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo Fiscal, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Incluye Vigentes, Incluye dados de baja, Ordenar por. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte. En este reporte se incluyen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los lmites en cuanto a monto se refiere, establecidos en la ley y que se deprecian en el periodo de depreciacin indicado. A diferencia del reporte de depreciacin con valores contables, este reporte s aplica el factor de actualizacin en su clculo. Se identifica como perodo de uso del activo el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltimo mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal y el factor corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualizacin de la depreciacin, no del saldo pendiente de deducir, este ltimo lo calcula internamente el sistema.

Notas del asistente:

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Figura 9.2.2.1-1 Reporte con Valores Actualizados (factor anual).

9.2.2.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR) Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Fiscal / Con Valores Actualizados (Ajuste ISR) Tipo: Interno Este reporte presenta por omisin las depreciaciones actualizadas por los primeros seis meses del ao, para la obtencin de los valores de ajuste de ISR con pagos adicionales, pero se puede solicitar la depreciacin actualizada de cualquier perodo. A diferencia del reporte de depreciacin con valores actualizados (factor anual), el perodo fiscal de este reporte considera los doce meses del ao. El perodo de depreciacin por omisin ser del 01 de enero al 30 de Junio de cada ejercicio, debido a que slo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el perodo antes mencionado, aunque puede ser modificado. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo Fiscal, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Incluye Vigentes, Incluye dados de baja, Ordenar por. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.2.2.2-1 Reporte con Valores Actualizados (Ajustes ISR).

Se identifica como perodo de uso del activo el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltimo mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. Notas del asistente:

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En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido lmites para su deduccin y el valor histrico exceda dichos lmites, se considerar como monto original de la inversin para actualizar el importe del lmite establecido, el cual se multiplicar por los porcentajes mximos de depreciacin establecidos en los artculos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciacin mensual actualizada y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas. 9.2.2.3 Reporte deduccin inmediata Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Fiscal / Deduccin Inmediata Tipo: Interno Este reporte muestra los clculos para aquellos activos que se deprecian por el mtodo de Deduccin inmediata. Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Ordenar por. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.2.2.3-1 Reporte Deduccin Inmediata.

Manejo de la deduccin inmediata Monto Original de la Inversin actualizado: Se ajusta multiplicndolo por el factor de actualizacin resultante de la divisin del INPC del ltimo mes de la primera mitad del perodo que transcurra desde que se efectu la inversin hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC des mes en que se adquiri el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de Deduccin Inmediata que le corresponda al bien segn el Artculo 220 de la ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaa de depreciacin fiscal del alta de activos. Dando como resultado el importe de la deduccin inmediata aplicable. Consideraciones importantes de la Ley de ISR La Deduccin inmediata slo podr aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en Mxico. Esta deduccin no podr ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones.

Notas del asistente:

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La opcin a que se refiere este artculo, slo se puede ejercer tratndose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las reas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas reas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologas limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinar tanto las caractersticas de las empresas a que se refiere este prrafo, como las zonas de influencia de las citadas reas metropolitanas, exceptundose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. Esta deduccin podr efectuarse en el ejercicio en el que se efecte la inversin, en el que se inicie su utilizacin o en el siguiente. 9.2.2.4 Reporte Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC) .

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciacin Fiscal / Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC) con el icono Tipo: Interno Este reporte emite un listado de los activos y el impuesto al Activo que le corresponde.

Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Perodo Fiscal, Perodo de Depreciacin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Ordenar por y el Porcentaje Aplicable(1.80) . Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.2.2.4-1 Reporte de Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC).

Para efectos del clculo del impuesto al activo, se emplea el siguiente procedimiento. Saldo pendiente de deducir actualizado. Es el monto original de la inversin multiplicado por el factor de actualizacin. 50% de la deduccin anual en los trminos de la Ley del ISR. Este importe se refiere al 50% de la depreciacin fiscal (depreciacin actualizada) correspondiente al ejercicio. Valor Promedio. Es el resultado de disminuir el saldo pendiente de deducir actualizado menos el 50% de la deduccin anual. Los bienes adquiridos en el ejercicio, se considera como saldo pendiente de deducir el monto original de la inversin. En los bienes adquiridos despus del ltimo mes de la primera mitad del ejercicio (Junio) no se actualiza su monto original, aunque s se actualiza el 50% de la depreciacin. Notas del asistente:

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Para bienes no deducibles para el ISR, se toma su monto original actualizado bajo los mismos trminos antes mencionados y no se le aplica la deduccin del 50% de la depreciacin, ni ningn tipo de depreciacin. Los bienes que el ejercicio sea su primer o ltimo ao de utilizacin, el resultado de la divisin entre 12 se multiplica por el nmero de meses que se haya utilizado el bien, aunque estos meses no sean completos. En el caso de activos que tengan lmites de deducibilidad se considera este lmite para el clculo del saldo pendiente de deducir y para el 50% de la depreciacin fiscal. 9.3 Revaluacin de activos La revaluacin es el reconocimiento de los efectos de la inflacin sobre el valor de los activos, por medio de la revaluacin se calculan los valores actualizados de los activos, se tienen tres opciones: la consulta, el reporte y la actualizacin por revaluacin. La consulta y el reporte son datos preliminares que a su vez permiten analizar la revaluacin que se va a efectuar, en tanto que la actualizacin es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema. Asimismo calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del mtodo de revaluacin lo calcula como Valor neto = (Valor de mercado) * (Porcentaje de vida til remanente). El porcentaje de vida til remanente se toma del catlogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tena a principios de ao, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el periodo de revaluacin solicitado. Por ello, en parmetros de revaluacin y en el dilogo de emisin del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida til, con el cual se le indica al sistema si considera el porcentaje tal y como est en el catlogo de activos o si lo actualiza. El sistema cuenta con tres mtodos de revaluar activos: 1. Factor para valor de mercado. Este mtodo consiste en multiplicar un factor por valor de mercado que se encuentra en el catlogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluacin". Este factor puede partir de una estimacin del usuario con respecto de la evolucin del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuacin de activos. Este mtodo utiliza la siguiente frmula: Monto revaluado = Valor de mercado x factor de revaluacin A partir de lo anterior se puede verificar que es ms exacto el monto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida til. Por otro lado, es importante mencionar que la actualizacin sobre el porcentaje de vida til, slo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. 2. Con INPC desde la ltima revaluacin. Este mtodo consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la ltima revaluacin (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluacin entre el INPC de la fecha de la ltima revaluacin. Ejemplo: Para comprender ms a fondo en que consiste este mtodo, tomemos como ejemplo un activo con un valor de adquisicin de $120,000.00 con fecha de 2 de Noviembre de 2002 y fue revaluado en Diciembre de 2002, dando como resultado lo siguiente: Valor de mercado: 170,000.00 Se requiere revaluar en Febrero de 2003 Se tiene un porcentaje de vida til remanente a Febrero de 2003 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la ltima revaluacin = Factor de actualizacin Monto revaluado = Factor de actualizacin x valor de mercado. Notas del asistente:

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3. Con INPC desde la ltima fecha de adquisicin. Consiste en multiplicar el valor original del activo por el ndice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC de la fecha de adquisicin del activo. Ejemplo: Se tiene un mobiliario con valor de adquisicin de $ 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2002. Se requiere revaluar en el mes de Enero de 2003 (periodo de trabajo). La frmula que se utilizar ser: (INPC del mes a revaluar / INPC del mes de adquisicin ) x Valor de adquisicin = Monto revaluado 98.253 (INPC Enero 2003) / 93.765 (INPC Febrero 2002) = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). Al mes de Enero de 2003 tiene una vida til remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciacin es del 10% anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado) 9.3.1 Proceso revaluacin Ruta de Acceso: Procesos / Revaluacin de Activos Consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema. Por lo que es recomendable realizar un respaldo de la informacin, antes de realizar este proceso. Calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del mtodo de revaluacin lo calcula como Valor Neto = (Valor de Mercado)* (Porcentaje de vida til remanente).

Figura 9.3.1-1 Proceso de Revaluacin de Activos Fijos.

El sistema cuenta con tres tipos de Revaluacin, los cuales son: . Consiste en multiplicar un factor por el Monto Original que se captura al dar de alta el activo, este factor se debe anotar en el campo de Factor de revaluacin y puede definirse a partir de una estacin del usuario con respecto de la evolucin del precio de los activos o por una agencia de valuacin de Activos. . Con INPC desde la ltima Revaluacin. Consiste en calcular el valor actualizado del activo considerando el valor del Mercado de la ltima revaluacin (el sistema almacena esa fecha y valor) y se multiplica por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC del mes de la ltima revaluacin. . Consiste en multiplicar el Monto original del activo por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC de la fecha de adquisicin del activo.

Notas del asistente:

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9.3.2

Parmetros de revaluacin .

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edicin / Parmetros / Revaluacin con el icono

Se define la forma en la que se revaluarn los Activos dados de alta en el catlogo. Los parmetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular. Se debe seleccionar el tipo de revaluacin y fecha, cuando se emplea el tipo Factor para valor mercado, se activa el campo Factor de Revaluacin. el Para el clculo del valor Neto, considera el porcentaje de vida til del catlogo de activos, si requiere que porcentaje este actualizado hasta el mes de revaluacin, debe habilitar la casilla .

Figura 9.3.2-1 Parmetros de Revaluacin de Activos Fijos.

9.3.3 Consulta de revaluacin Ruta de Acceso: Archivos / Revaluacin En esta consulta de Revaluacin se muestran los datos del Activo como son: Clave, Descripcin, Monto Original, Valor de Mercado, ltima Revaluacin, Revaluacin del perodo de cada uno de los activos. Permite visualizar los montos que calcula el sistema para la revaluacin.

Figura 9.3.3-1 Consulta de Reevaluacin.

La consulta de Revaluacin permite agregar datos a travs del men contextual, seleccionando la opcin Configura Columnas y presionando un clic en los campos que se desee agregar. Notas del asistente:

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Figura 9.3.3-2 Men Contextual de Revaluacin.

Se puede definir nuevamente la consulta original a travs del men contextual seleccionando la opcin Restaurar configuracin original. 9.3.4 Detalle de revaluacin .

Ruta de Acceso: Archivos / Revaluacin / Edicin / Detalles / Revaluacin con el icono

Para cada activo el sistema muestra un listado con la informacin de la Revaluacin, los datos se encuentran definidos en dos clasificaciones: General y Revaluacin como lo muestra la figura 9.4.3-1.

Figura 9.3.4-1 Datos del Detalle de la Revaluacin.

Esta consulta permite verificar el monto de la Revaluacin, los datos que considera el sistema para el clculo son definidos en los Parmetros de Revaluacin. 9.3.5 Reporte de revaluacin de activos fijos Ruta de Acceso: Reportes / Activos Fijos / Revaluacin de Activos Fijos Tipo: Interno Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflacin, la emisin de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluacin se modifican con el proceso de Revaluacin de activos. Notas del asistente:

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Para la emisin de este reporte se definen los siguientes parmetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisicin, Tipo de Activo, Localizacin, Departamentos, Tipo de Revaluacin, Fecha de Revaluacin, Factor (solo se activa al seleccionar Factor para valor mercado) Ordenar por y Actualizar % de vida til. Tambin permite cambiar el ttulo del reporte.

Figura 9.3.5-1 Reporte de Revaluacin de Activos.

Notas del asistente:

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10. UTILERIAS
Las utileras son un conjunto de herramientas que estn disponibles en los sistemas para asegurar la integridad de los archivos. El sistema Aspel-COI 5.0 cuenta con las siguientes utileras: Traduccin de Archivos. Pasar Informacin de cuantas de Activos fijos a Activos. Importacin de Archivos. Control de Archivos. Respaldo de Archivos.

A continuacin se explicar a detalle el funcionamiento de cada una de ellas. 10.1 Traduccin de archivos Ruta: Utileras / Traduccin de archivos o desde el Administrador de Perodos con el icono Esta opcin permite realizar el proceso de traduccin, el cual consiste en hacer una copia de los archivos de una versin anterior, pero adaptando los datos a la estructura actual del sistema Aspel-COI 5.0. La traduccin de archivos se hace por medio del Asistente que permite traducir: Archivos de Datos, Parmetros de Empresa y Perfiles de Usuario que se encuentren en una versin anterior, ya sea 3.x 4.0, tal como se muestra en la siguiente figura.

Figura 10.1-1 Traductor de archivos.

Antes de realizar la traduccin, se debe especificar que es lo que se desea traducir: Archivos de Datos. Permite traducir nicamente los datos de la contabilidad. Parmetros de Empresa. Traduce la configuracin que se tiene en la versin anterior por ejemplo: la definicin de tipos de plizas, dgitos por nivel, etc. Perfiles de Usuario. Permite traducir los usuarios de Aspel COI 3.x o 4.0 como usuarios de Aspel-COI 5.0, y asignarles automticamente los perfiles a los que tena derecho, los usuarios quedarn registrados como usuarios Aspel, disponibles para que sean agregados a otros sistemas de la lnea.

IMPORTANTE: Antes de ejecutar la traduccin de archivos, se debe: a) generar un respaldo de la informacin. b) realizar en la versin anterior la recuperacin de TODOS los archivos c) realizar la regeneracin de ndices d) generar un respaldo de estos nuevos archivos. Notas del asistente:

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Al accesar a la opcin de Traduccin, el sistema despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

Figura 10.1-2 Seleccin de versin y directorio de instalacin anterior.

En ella debe indicarse la versin anterior del sistema y la ruta donde se encuentra instalada la versin anterior. El archivo que lee el sistema para hacer este proceso se llama empresaw.coi. Una vez definida la ruta, solicita que se indiqu el nmero y empresa de la cual se va a realizar la traduccin de archivos, por lo tanto, es posible que estando en la empresa 1, se puedan traducir datos de un nmero de empresa distinta.

Figura 10.1-3 Seleccin de empresa a traducir.

Posteriormente, se debe definir los siguientes directorios: Origen (carpeta donde estn los datos de la versin anterior) y Destino (carpeta donde se almacenarn los nuevos archivos con la informacin ya traducida). En la parte donde se indica Periodo Desde, se debe seleccionar el primer periodo que se visualiza en la lista y en Perodo Hasta se selecciona el ltimo periodo que visualiza en la lista de los perodos que fueron encontrados, como se muestra en la figura 10.1-4.

Notas del asistente:

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Figura 10.1-4 Seleccin de directorio origen /destino y periodos a

Se recomienda que el directorio destino est en blanco y que sea donde se almacenan todos los formatos (.fto), reportes (.qr2) y hojas financieras (.xls), que se encuentran en la carpeta de datos. Una vez realizado el proceso de traduccin, muestra una ventana donde solicita la definicin de las cuentas de naturaleza Acreedora, ya que por omisin considera todas las cuentas de Naturaleza deudora Figura 10.15. En caso de no seleccionar ninguna cuenta, se calculan los saldos como en versiones anteriores, es decir, sin considerar la Naturaleza de la cuenta. Se recomienda que sea en la instalacin donde se realice la asignacin de naturaleza de la cuenta, en caso contrario, se deber hacer cuenta por cuenta.

Figura 10.1-5 Seleccin de Cuentas de Naturaleza Acreedora.

Si posteriormente desea cambiar la naturaleza de las cuentas, es necesario, habilitar el Parmetro Captura de Saldo Inicial, modificar el saldo manualmente y cambiar la naturaleza, esto debe realizarse para todos los periodos que ya existan. Porque no se realiza traspaso en Naturaleza de las cuentas. Si selecciona traducir Parmetros del sistema, podrn ser consultados y/o modificados antes de continuar con el proceso de traduccin como se muestra a continuacin.

Notas del asistente:

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Figura 10.1-6 Configuracin de Traduccin de parmetros del sistema.

En la ventana de traduccin de parmetros al oprimir el botn , aparecer la ventana de configuracin de la nueva versin con los parmetros definidos en la versin anterior, para verificar y poder modificarlos.

Figura 10.1-7 Parmetros del sistema de la versin

Si selecciona la opcin de traducir Perfiles, el sistema agregar los usuarios dados de alta en el sistema de versin anterior a la nueva versin, pero si el sistema no encuentra el archivo usuriow.dee, enviar un mensaje como el siguiente:

El asistente realiza la traduccin de perfiles de la empresa a la que se acceso, es decir, s se acceso a la empresa 1, el asistente slo detectar el archivo con extensin .d01 la extensin del archivo, depender del nmero de empresa que se desea traducir.

Notas del asistente:

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Figura 10.1-8 Configuracin de los perfiles a traducir.

Al oprimir el botn el sistema mostrar una ventana como la de la figura 10.1-9, donde se podrn elegir los usuarios y sus respectivos perfiles, mostrando para cada uno, las siguientes opciones: Crear como usuario nuevo. No traducir este usuario. Si utiliza otro sistema de la lnea Aspel como por ejemplo (Aspel-NOI 4.0, Aspel-SAE 4.0) tambin le permite asignar alguno de los usuarios que se encuentre registrado en el sistema como usuario de COI.

Figura 10.1-9 Seleccin de usuarios a traducir.

Al indicarle al sistema los datos necesarios en cada una de las ventanas, comenzar a realizar la traduccin de los archivos. 10.2 De Cuentas a Activos Ruta de Acceso: Utileras/De Cuentas a Activos con el icono Esta opcin est diseada para que los activos que se dieron de alta como cuenta en el Catlogo de cuentas, se trasladen al catlogo de activos con toda su informacin. Las sub-cuentas desaparecen y el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catlogo y los nuevos activos forman parte del catlogo del sistema. Para poder llevar a cabo este proceso se deben seguir los siguientes pasos: Capturar la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas sub-cuentas se trasladarn como activos. Indicar el tipo de activo que se asignar a los activos Completar la informacin cada uno de los datos de captura para cada sub-cuenta, porque son los datos con los que se registre cada uno de los activos:

Notas del asistente:

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Cuenta utilizada como tipo de activo. Se anota la cuenta de Mayor (Acumulativa), cuyas subcuentas se trasladarn a activos. Tipo de activo con que se quiere asociar. Se indica el tipo de activo que se va asignar para cada una de las sub-cuentas. Sub-cuentas (Activos). Este campo informativo muestra los activos (sub-cuentas de cada uno de ellos) que se trasladarn al catlogo de activos. Clave. Se anota un texto que clasifique a los nuevos activos. Localizacin. Indica la clasificacin que se tiene diseada para ordenar los activos de acuerdo a una localizacin en la empresa. Descripcin. El sistema sugiere la misma descripcin de la sub-cuenta para el activo, pero se puede anotar cualquier otra. Departamento. Seleccin del departamento al que reportar el activo. Fecha de adquisicin. Se anota la fecha de compra del bien. Tasa de Depreciacin.Indica la tasa de depreciacin que por ley aplica a los activos. % Vida til remanente. Indica el porcentaje de vida til que tienen los activos . Monto original. Anota el valor original de los activos. Depreciacin acumulada. Seala el monto de la depreciacin que presenta el activo hasta el momento actual. Oprimir el botn , para que la operacin sea efectuada.

Figura 10.2-1 Ventana de traslado de cuentas a

Una vez terminado el traslado, se recomienda que se genere la pliza de depreciacin de activos, para que quede registrado el movimiento. Prctica a) Acceder al men Utileras /De cuentas a activos seleccionar la cuenta 1260-000-000 (Automviles) para que muestre en la seccin de sub-cuentas los datos para los activos. Datos de las Activos
Tipo de Activo Clave Localizacin Descripcin Departamento Fecha Adquisicin Tasa de Depreciacin 3 VW Jetta P.B. VW Jetta 2005 4 0101xx 25

Notas del asistente:

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% Vida Util Monto Original Depreciacin Acumulada Tipo de Activo Clave Localizacin Descripcin Departamento Fecha Adquisicin Tasa de Depreciacin % Vida Util Monto Original Depreciacin Acumulada Tipo de Activo Clave Localizacin Descripcin Departamento Fecha Adquisicin Tasa de Depreciacin % Vida Util Monto Original Depreciacin Acumulada Tipo de Activo Clave Localizacin Descripcin Departamento Fecha Adquisicin Tasa de Depreciacin % Vida Util Monto Original Depreciacin Acumulada Tipo de Activo Clave Localizacin Descripcin Departamento Fecha Adquisicin Tasa de Depreciacin % Vida Util Monto Original

100 $ 70, 000.00 0 3 FExplo P.B. Explorer 2005 2 0101xx 25 100 $100, 000.00 0 3 CVoya P.B. Ford Voyager 2005 5 0101xx 25 100 $ 95, 000.00 0 3 NPlati P.B. Nissan Platina 2005 1 0101xx 25 100 $ 80, 000.00 0 3 CChevy P.B. Chevy Pop 2005 10 0101xx 25 100 $80, 000.00

Notas del asistente:

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b)

Una vez capturados los datos, ejecutar el proceso de Traslado, posteriormente verificar en el catlogo de activos que se hayan agregado los datos y que las cuentas seleccionadas se hayan eliminado del catlogo de cuentas.

10.3 Importacin Ruta: Utileras /Importacin de archivos con el icono Esta opcin te permite importar la informacin que se encuentra en otra aplicacin hacia el sistema. El formato que se pueden importar es: CONTPAQ 2003, 2004, 2005

Al seleccionar la opcin se despliega un asistente el cual gua paso a paso en la importacin de la informacin como lo muestra la siguiente figura:

Figura 5.3-1 Importacin de archivos.

Figura 10.3-1 Asistente para la importacin.

10.4 Control de archivos Ruta de Acceso: Utileras / Control de Archivos o desde el Administrador de Perodos con el icono Esta opcin permite revisar el estado de los archivos de datos, de manera que se verifique la integridad de la informacin cuando surjan incidentes como: interrupcin en energa elctrica, algn cambio brusco de voltaje, bloqueo en el sistema o en la PC. Se utiliza cuando se detecta alguna anomala en los datos, para verificar que los archivos no estn daados, en caso de encontrar algn dao, tratar de corregirlo. Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, se debe generar un respaldo de la informacin.

CONTPAQ es una marca registrada de Computacin en Accin S. A. de C.V., empresa no relacionada.

Notas del asistente:

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a) b) c)

d) e) f) g) h) i)

Figura 10.4-1 Mantenimiento o Control de Archivos.

a) Catlogos. El sistema de archivos de Aspel-COI 5.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox y est compuesto por archivos de datos o tablas. b) ndices del sistema. Los ndices contienen informacin de la organizacin de los registros en el archivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. La estructura de los archivos de Paradox, es la siguiente: DB PX XG0/ YG0 c) Tablas. ndice de datos primarios. ndice de control de datos secundarios.

Datos del archivo seleccionado. Esta opcin presenta una serie de datos los cuales se describen a continuacin. Nombre del archivo. Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). Fecha (ltima modificacin). Hora (ltima modificacin). Tamao del archivo (en Bytes). Estatus. Registros Calculados (Se refiere al nmero de registros que estn grabados en el archivo. Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo). Ruta de datos. Por medio de esta funcin se podr conocer datos generales del archivo seleccionado, es decir actualizar la informacin descrita anteriormente, sin alterar el contenido del archivo.

d)

Notas del asistente:

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Figura 10.4-2 Diagnostico de un archivo de datos.

Al dar clic en el botn de verificar el sistema correr un proceso donde actualizara la informacin. e) Esta opcin permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren daados. Antes de ejecutarse enva un mensaje de aceptacin y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como recuperado y el total de registros. Al ejecutar esta opcin se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado, el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si detecta que ya existe el archivo, enva un mensaje que ya existe y solicita la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecer como creado. Esta opcin es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas, se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente se ejecuta sobre archivos de ndice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la informacin. Esta opcin permite crear de manera automtica archivos necesarios para trabajar con el sistema fcil y rpidamente, nicamente proporcionando parmetros bsicos como: Si se desea que se instale el catlogo estndar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajar el sistema, etc. Esta forma de instalacin asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato. Se utiliza esta opcin para indicar al sistema que la base de datos estar en un tipo diferente a Paradox. Esta opcin exportar toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan. Los formatos disponibles son: Paradox Dbase MSSQL Server DB2 Oracle, entre otros.

f)

g)

h)

i)

Notas del asistente:

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La forma de realizar esta conversin es la siguiente, al dar clic aparecer una pantalla como la siguiente:

Tipo de base de datos.


Ruta o Alias.

Figura 10.4-3 Ventana de Avanzado.

Alias. Es el sobre nombre que tendr la configuracin para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos. Una vez que se defini el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botn OK. El sistema enviara el siguiente mensaje: desea Exportar su Informacin?, como se muestra a continuacin:

Si selecciona SI, realizar una copia de la informacin que se tiene actualmente, creando un nuevo archivo o tabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma informacin pero en su correspondiente Tipo, por ejemplo: S se realizara el proceso de avanzado de Paradox a Dbase se tendrn entonces dos archivos, CCMMAAEE.db (Paradox) y CCMMAAEE.dbf (dbase). Todos los archivos que utiliza el sistema tendrn la estructura y nombre de acuerdo al ltimo tipo de formato seleccionado. Si selecciona No el sistema simplemente cambiara el Tipo y si los archivos no existen se deben Crear, ejecutando la opcin .

Si por el contrario se le indica que Si y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo seleccionado, enviar el siguiente mensaje:

Si elige Si, se sustituye el archivo por el que contiene la informacin actual, s elige No nicamente cambia el Tipo de formato y leer los datos que ya existen.

j)

Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior, se utiliza para exportar los archivos de la base de datos que actualmente est utilizando Aspel-COI (formato Paradox) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado.

Notas del asistente:

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10.5 Respaldo de archivos En la actualidad la informacin que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la informacin en un sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio de la opcin respaldo de archivos. 10.5.1 Generacin de respaldo Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Generacin de Respaldo o desde el Administrador de Perodos con el icono .

Esta opcin sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes, CDs, Memory Stick, disco duro o etc. El asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operacin permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo. Los campos con los que cuenta esta opcin se describen a continuacin: Ruta de instalacin. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 Ruta de datos. Ruta donde se encuentran la base de datos. Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Directorio destino. Se direcciona la ruta donde se depositar la informacin de la empresa. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que estn los datos originales. Nombre del archivo. Nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip. Proteger con contrasea. Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contrasea se deber activar esta opcin, escribir la contrasea y Confirmarla.

El sistema permite respaldar por categoras de archivos. Extensin de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensin. Mscara para nombre de archivo. Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estndar (* ?); este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin se debern escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.

Notas del asistente:

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Figura 10.5.1- 1 Respaldo de Archivos.

La periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible bajo casi cualquier circunstancia. 10.5.2 Reinstalacin de respaldo Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Reinstalacin de Respaldo o desde el Administrador de Perodos con el icono .

Con esta opcin se podr reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de informacin que maneja esta opcin son: Ruta de instalacin. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 Ruta de datos. Ruta donde se encuentran las bases de datos. Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Directorio origen. Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga informacin de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje:

Contrasea. Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, se deber escribir, de lo contrario no se podr realizar el proceso de reinstalacin. Qu quieres restaurar?. Es posible seleccionar los datos que se necesitarn restaurar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar.

Notas del asistente:

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Figura 10.5.2-1 Restauracin del respaldo.

Aspel de Mxico S.A. de C.V. agradece su participacin en este curso

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