ALUR, IMPLEMENTASI, DAN FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN

Oleh : Cinthia Valentina Iswahyudi ( 100810201042 )

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JEMBER 2013

ALUR, IMPLEMENTASI DAN FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN

Peran SDM bagi sebuah perusahaan yang ingin berumur panjang merupakan suatu hal strategis. Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dikolaborasi dari segi teori sumber daya. Fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added value) sebagai tolok ukur keberhasilan bisnis. Kemampuan SDM ini merupakan competitive advantage dari perusahaan. Dengan demikian, dari segi sumber daya, strategi bisnis adalah mendapatkan added value yang maksimum yang dapat mengoptimumkan competitive advantage. Adanya SDM ekspertis: manajer strategis (strategic managers) dan SDM yang handal yang menyumbang dalam menghasilkan added value tersebut untuk perusahaan.

A. ALUR SUMBERDAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAAN Dalam proses manajemen, penetapan jabatan merupakan tahapan penting sebelum pembentukan struktur organisasi atau organizing. Proses ini berlangsung hingga terjadi penerimaan tenaga untuk mengisi lowongan organisasi tersebut di atas. Jika melebihi daya tampung (peminat akan lowongan jabatan tersebut tinggi), maka perlu dan harus diadakan seleksi sebagai tahapan penyaring kompetensi tenaga atau orang yang tepat untuk mengisi lowongan jabatan dalam organisasi tersebut. Dilihat dari dimensi manajerial sekurang-kurangnya ada empat fungsi esensial, yaitu: perencanaan (planning), staffing, penggerakan (directing), pembinaan (supervising), dan pengendalian (controlling). Fungsi planning (perencanaan) merupakan langkah awal yang dilakukan dalam proses manajemen SDM, yaitu dengan menyusun rancangan sekitar kebutuhan SI)M organisasi kediklatan. Perencanaan SDM menyangkut penetapan jumlah dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan semua program kerja dalam rangka mencapai visi, mini, dan tujuan organisasi. Perencanaan SDM diperusahaan AT&T Perencanaan SDMnya dilakukan dalam jangka panjang dan jangka pendek mencakup kegiatan: 1. Peramalan Permintaan SDM

Peramalan permintaan SDM merupakan suatu upaya memperkirakan karateristik dan jumlah SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan pada masa yang akan datang. Pendekatan umum yang digunakan yaitu: Pendekatan Statistika Pendekatan ini menggunakan statistika angkatan kerja yang dibutuhkan berdasarkan kondisi perkembangan bisnis, seperti volume penjualan sangat berhubungan dengan jumlah angkatan kerja. Pendekatan statistika biasanya digunakan pada saat perusahaan beroperasi dalam kondisi lingkungan stabil dimana faktor-faktor bisnis mendukung. Pendekatan statistika tersebuut analisis trend, analisis rasio, dan analisis regresi. Dengan analisis trend, permintaan SDM pada masa yang akan datang diproyeksikan berdasarkan trend bisnis sebelumnya. Pada analisis rasio, proses menentukan SDM dikalkulasikan dengan perhitungan rasio terhadap faktor-faktor bisnis dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan (pendekatan analisis rasio memberikan perkiraan SDM yang lebih akurat jika dibandingkan dengan analisis trend); sedangkan analisis regresi digunakan perusahaan yang terlebih dahulu harus dirancang dengan diagram yang menunjukkan hubungan antara faktor-faktor bisnis dengan jumlah angkatan kerja, kemudian mengkalkulasikannya dan dapat ditentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Pendekatan Keputusan Pendekatan keputusan lebih dtekankan pada penggunaan keputusan yang dibuat daripada upaya perhitungan secara matematis. Pendekatan keputusan dilakukan dengan cara: 1) Brainstorming Keputusan diambil berdasarkan sumbang saran yanng diberikan oleh partisipan yang ditugaskan untuk peramalan SDM. Penggunaan metode ini, partisipan terlebih dahulu membuat asumsi tentang masa depan. Oleh karena itu mereka menggunakan perencanaan Strategis dalam mengembanngkan produk-produk dan pelayanan terbaru, ekspansi pada pasar baru dan kemudian memprediksi antara lain: permintaan produk dan pelayanan untuk masa mendatang, presentase pasar yang akan dimasuki oleh perusahaan dan ketersediaan teknologi baru yang mempengaruhi jenis produk dan pelayanan

yang ditawarkan. Ketepatan dalam melakukan penawaran SDM sangat tergantung pada tepat tidaknya asumsi-asumsi yang digunakan, karena masa mendatang penuh dengan ketidakpastian. Oleh karena itu perusahaan perlu memonitor peramalan permintaan SDM, baik pada perubahan kecil maupun perubahan besar yang tidak diharapkan terjadi. 2) Perkiraan Penjualan Perkiraan penjualan merupakan suatu pendekatan yang digunakan pada saat dibutuhkan tambahan karyawan akibat adanya pengenalan produk baru. Pada saat produk baru diluncurkan, karyawan pada bagian penjualan harus memperkirakan permintaan terhadap produk berdasarkan kebutuhan dan minat konsumen. Perusahaan menggunakan informasi tersebut untuk memperkirakan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan produk baru tersebut. 3) Peramalan Persediaan SDM Peramalan permintaan telah dilakukan, maka perusahaan dapat mengetahui jumlah dan posisi formasi jabatan. Langkah-langkah peramalan persediaan, yaitu: pertama, pengelompokkan berdasarkan gelar, fungsi dan tingkat tanggung jawab. Pengelompokkan tersebut harus mencerminkan posisi-posisi antar karyawan yang diharapkan Karirnya. Sebagai contoh: Pada divisi SDM, pengelompokkan didasarkan pada jabatan asisten manajer SDM, manajer SDM dan Direktur SDM. Langkah kedua, memperkirakan karyawan setiap divisi menempati posisi jabatannya selama periode perencanaan, berapa banyak karyawan yang akan dimutasi jabatan dan berapa banyak karyawan yang akan pensiun. 4) Perkiraan Kebutuhan SDM Masa Mendatang Setelah peramalan permintaan dan persediaan dilakukan, maka perlu dilakukan proses memperkirakan kebutuhan SDM untuk masa mendatang. Sebagai contoh: perusahaan memiliki 25 orang sekertaris dan berdasarkan peramalan persediaan ada 5 jabatan sekertaris akan kosong pada akhir periode perencanaan, sedangkan peramalan permintaan memprediksikan ada 3 jabatan sekertaris akan dibutuhkan pada periode masa yang akan datang. Dengan menggabungkan kedua peramalan tersebut, maka pimpinan perusahaan

menjadi tahu bahwa mereka harus mencari 8 orang sekertaris baru yang terdiri dari 5 orang untuk mengisi atau menggantikan formasi jabatan yang kosong dan 3 orang lagi dibutuhkan untuk tambahan sekertaris baru. 5) Hasil Proses Perencanaan SDM Hasil proses perencanaan SDM yang telah dilakukan dapat saja terjadi dua kemungkinan, yaitu: kelebihan jumlah karyawan dan kekurangan jumlah karyawan. Kelebihan Jumlah Karyawan Jika hal ini terjadi tidak perlu melakukan pengurangan karyawan secara drastis karena mengandung banyak resiko. Oleh karena itu dapat ditempuh melakukan pensiunan dini, jam lembur yang dibatasi, pembagian kerja dibuat secara efektf dan pengendalian peningkatan gaji. Kekurangan Jumlah Karyawan Jika hasilnya menunjukkan kekurangan karyawan, maka perlu dilakukan perekrutan tenaga kerja baru. Untuk itu perlu dilakukan terlebih dahulu analisis jabatan dan menentukan kualifikasi persyaratan bagi calon karyawan baru. Setelah itu ditentukan sumber-sumber SDM, proses seleksi dan penempatan serta orientasi jabatan. Strategi manajemen jemen Sumber daya manusia diawali oleh penyusunan analisis jabatan (job analisis) sebagai dasar bagi penetapan deskripsi dan perincian tugas, yang

kemudian akan dievaluasi secara obyektif. Dengan merujuk pada hasil analisis tersebut kemudian dibuat desain profesional untuk menjalankan fungsi-fungsi operatifnya.

B. IMPLEMENTASI SUMBER DAYA MANUSIA Ada tiga bagian penting dalam pengorganisasian : - Staffing Suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok- kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang- orang yang sesuai dengan keahliannya. Staf bertugas memberi layanan dan nasehat kepada pimpinan dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang dilakukan merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan.

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

Mengumpulkan data (fakta) Menginterpretasikan data (fakta) Mengusulkan alternatif tindakan Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.

Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.

Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugastugas yang telah didelegasikan kepada mereka. - Delegation of Authority Pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan / kemampuann bawahan. Semua pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh

pemberi wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang (pemimpin) tidak selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang itu. Kesimpulan yang dapat kita tarik dari definisi di atas adalah : 1. Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh seorang pemimpin kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu. 2. Pendelegasian wewenang dapat memperluas ruang gerak seorang manajer. 3. Pendelegasian wewenang adalah suatu proses yang bertahap, yang juga merupakan jalinan hubungan antara fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. Dengan demikian maka proses Pendelegasian wewenang itu merupakan hubungan atasan dengan bawahan, merupakan mata rantai yang terus-menerus bersambung. Seseorang pemimpin baru dapat melakukan kegiatan atau memerintah setelah ia memperoleh wewenang. Bawahan tidak akan melakukan kegiatan dalam perusahaan, jika

tidak ada perintah dari atasan, sehingga tidak ada kegiatan dalam perusahaan atau perusahaan tidak dapat merealisasi tujuannya. Delegation of authority sulit untuk diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia secara tepat, karena dalam Delegation of authority ini terdapat sifat Du Characteristic. u Characteristic, artinya pihak bawahan menerima wewenang dari atasan tetapi pada saat yang sama atasan yang bersangkutan tetapi memiliki wewenang tersebut. Pemimpin (delegator) tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah didelegasikan itu. - Departementasi Pengelompokan kegiatan- kegiatan yang jenis untuk kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya dimana di antara pengelompokan bawahan. Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi didasarkan pada : Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya

terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya. Departementalisasi Menurut Produk Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya. Departemenisasi berdasarkan jumlah. Cara ini merupakan cara yang paling sederhana. Pembagian organisasi didasarkan atas dasar jumlah bawahannya. Contohnya Tentara. Departemenisasi Berdasarkan prosesnya Departemenisasi ini banyak digunakan pada tingkat bawah bagian produksi. Tujuan dari departemenisasi ini untuk memperoleh keuntungan ekonomis dalam melaksanakan kegiatannya. Departemenisasi berdasarkan kombinasi Perusahaan melakukan Pengabungan antara departemen-departeman yang ada dalam suatu wadah/tempatyang sama.Bentuk organisasi ini marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proses. Departemenisasi Berdasarkan langganan

Perusahaan yang mempunyai perhatian yang besar terhadap langganannya dapat mengadakan departemenisasi berdasarkan langganan. Departemenisasi berdasarkan daerah. Departemenisasi berdasarkan daerah umum digunakan oleh perusahaan yang secara fisik tersebar. Dalam departemenisasi sering terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak mudah ditentukan termasuk dalam departemen yang mana atau bila ada kegiatan baru yang perlu dilaksanakan dan kegiatan-kegiatan ini perlu dimasukkan dalam departemen yang ada. Sebelum ditugasakan kepada departemen/bagian perlu diketahui dulu apa jenis kegiatannya.

C. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA Fungsi SDM pada dewasa ini semakin diakui sebagai salah satu fungsi yang paling strategis. Hal ini mengingat sumberdaya pekerja terdapat di masing-masing fungsi utama: fungsi finance, fungsi operation dan fungsi marketing. Sumberdaya pekerja ini memberi pengaruh langsung pada peningkatan profit melalui peningkatan produktivitas. Oleh karenanya, peran sumberdaya pekerja kerap dijadikan sebagai cara paling strategis untuk berkompetisi dengan perusahaan lain. Namun demikian, pemilikan sumberdaya pekerja yang baik (good human resources) bukanlah perkara mudah bagi perusahan. Selain harganya mahal, sulit untuk menghasilkannnya (difficult to achieve), juga sulit untuk

mempertahankannya. Disinilah tantangan terbesar di dalam pengelolaan suatu perusahaan ditambah lagi karena harus berurusan dengan manusia atau orang perorang. Pada tahap desain (rekrutmen dan job design) para pekerja dipersiapkan sedemikian rupa berdasarkan kemampuan mereka masing-masing (supply side) sesuai dengan job description untuk memenuhi tujuan perusahaan (demand side). Sedangkan pada tahap implementasi (developement dan penilaian), para pekerja didorong untuk berkembang pada sistem karir yang berlandaskan sistem konpensasi yang adil. Terhadap mereka dilakukan penilaian secara periodik untuk memastikan kemampuan mereka sesuai yang diharapkan. Jika terjadi peningkatan mereka berhak untuk promosi secara vertikal dan jika stagnan perlu dilakukan proses pemindahan secara horizontal (mutasi atau pensiun) untuk penyesuaian dan penyegaran. Dengan demikian, patutlah dipahami bahwa keempat aspek pokok yang disebutkan sebelumnya (rekrutmen, job design, developement dan penilaian) secara cermat dan sistemetis serta terintegrasi. Dalam proses integrasi berbagai aspek tersebut, aspek rekrutmen

dan job design haruslah diletakkan sebagai kegiatan pada tahap perancangan (design), sedangkan aspek developement dan penilaian sebagai tahap implementasi (manage). Oleh karenanya, tugas pokok fungsi SDM haruslah ditujukan untuk memajukan kapasitas manusianya (to drive people). Pengelolaan SDM yang lebih sesuai pada masa ini adalah dengan pendekatan people-oriented approach. Pendekatan people-oriented lebih memanusiakan pekerja dalam potensi dan harkat berdasarkan tingkat kecerdasan dan suasana perasaan mereka. Dalam hal ini upaya meningkatkan efektivitas SDM dilakukan berdasarkan cara mengorganisasi orang-orang sesuai martabat dan kemampuan masing-masing dalam posisi yang tepat yang pada gilirannya memberikan sinergi, baik pada tujuan individu (worker) maupun pada tujuan organisasi (firm) (right man in the right place).