PROCEDURA Nr.

1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 1 Editia: Revizia :

CUPRINS: I) 1. 2. 3. II) Reglementari generale Scop Definitii Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare, deplasare in interesul serviciului Modul de atribuire si restituire a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna 2.1.1) In tara 2.1.2) In strainatate 2.2) Restituirea cheltuielilor de transport 2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor 2.3) Restituirea cheltuielilor de cazare 2.4) Situatii specifice 2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare

Page 1

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI I. Reglementari generale

COD: POS Pag : 2 Editia: Revizia :

1. Scop: Aceasta procedura are drept scop stabilirea unui cadru unitar in ceea ce priveste decontarea cheltuielilor ocazionate de delegare in alta localitate, in tara sau strainatate,in interesul serviciului, efectuate de catre angajatii societatilor din cadrul Grupului Rompetrol 2. Definitii:
a) b)

c)

d)

e)

angajat: orice persoana care are incheiat un contract de munca pe durata nedeterminata sau determinate cu oricare din entitatile grupului Rompetrol delegarea: reprezinta executarea temporara de catre angajat, din dispozitia persoanelor abilitate din cadrul societatii, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiunilor sale de serviciu, in afara locului de munca obisnuit; diurna: reprezinta indemnizatia zilnica primita pentru compensarea cheltuielilor personale, de catre angajatul aflat in delegare in localitati situate la o distanta mai mare de 60 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca; inceputul perioadei de delegare sau deplasare: reprezinta data si ora plecarii mijlocului de transport din localitatea unde angajatul isi are locul permanent de munca; sfarsitul perioadei de delegare sau deplasare: reprezinta data si ora sosirii mijlocului de transport in localitatea unde angajatul isi are locul permanent de munca;

3. Conditii de acordare a cheltuielilor de delegare sau deplasare in interesul serviciului: Angajatii societatii au urmatoarele drepturi banesti pe perioada delegarii in alta localitate, in interesul serviciului: a) acordarea diurnei; b) cheltuieli de transport: - ocazionate de deplasarea cu mijloace de transport, altele decat cele personale; c) cheltuieli de cazare; d) alte cheltuieli ocazionale Acordarea cheltuielilor de delegare sau deplasare se face numai cu respectarea urmatoarelor reguli generale:

Page 2

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI -

COD: POS Pag : 3 Editia: Revizia :

delegarea sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie dispusa in scris de persoanele abilitate (Anexa nr. 1); orice deplasare in afara Romaniei a angajatilor societatilor trebuie sa fie aprobata de catre membrul Echipei de Conducere care coordoneaza departamentul din care face parte angajatul care solicita deplasarea. Pentru obtinerea aprobarii se va intocmi formularul prevazut in Anexa nr. 2 la prezentele Proceduri, intitulat: Formular pentru aprobarea deplasarilor in strainatate. restituirea cheltuielilor se face numai in proportia necesara indeplinirii scopului delegarii, detasarii sau deplasarii in interesul serviciului. Aceasta regula trebuie avuta in vedere la alegerea rutei de calatorie, a mijloacelor de transport cat si la pregatirea calatoriei in sine; delegarea, sau deplasarea in interesul serviciului trebuie sa fie limitata la perioada strict necesara; in cazul deplasarilor in strainatate, acestea trebuiesc sa fie aprobate individual de directorul executiv de resort, stabilindu-se cu aceasta ocazie modalitatea de transport, ruta si durata deplasarii. In cazul deplasarii in grup, in schimbul aprobarilor individuale se poate da o aprobare colectiva; transportul cu avionul, cu taxiul, precum si folosirea unui autovehicul personal in scopul unei deplasari in interesul serviciului in tara, necesita aprobarea in scris a persoanelor abilitate (Anexa nr. 1);

II) Modul de decontare a fiecarui tip de cheltuiala ocazionata de delegarea sau deplasarea in interesul serviciului 2.1) Diurna: 2.1.1) In tara: Angajatii societatilor trimisi, temporar, in alta localitate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu, beneficiaza de diurna in cuantumul stabilit, o data pe an la inceputul anului calendaristic, prin Decizia Consiliului de Administratie al fiecarei societati si cu respectarea prevederilor legale in domeniu

Page 3

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 4 Editia: Revizia :

Angajatii societatilor indiferent de functia lor, aflati in delegare sau deplasare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca, primesc, pentru compensarea cheltuielilor personale, o indemnizatie zilnica de delegare sau de deplasare (diurna) daca durata activitatii,inclusiv timpul de deplasare necesita mai mult de 12 ore de la momentul plecarii pana la intoarcerea in localitatea de domiciliu . Numarul zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare sau deplasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se ficare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi in cazul delegarii de mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. In cazul unor actiuni organizate de catre societati, la care acesta suporta toate cheltuielile de masa, angajatul nu beneficiaza de diurna. In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa nu se acorda diurna. Pe timpul delegarii nu se pot plati ore suplimentare. 2.1.2) In strainatate: Angajatii societatilor trimisi, temporar, in strainatate pentru indeplinirea unor sarcini de serviciu, beneficiaza de diurna in cuantumul prevazut in Anexa 3. Diurna se acorda in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale. Diurna se acorda fara documente ce dovedesc utilizarea acesteia. Pentru transportul in interiorul localitatii in scopul indeplinirii atributiunilor de servici, costul se va deconta pe baza documentelor ce dovedesc utilizarea respectivelor mijloace de transport. Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere: - momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului , la sosirea in tara, si de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei; - momentul trecerii cu trenul sau cu mijloace auto prin punctele de trecere a frontierei, atat la plecarea in strainatate cat si la inapoierea in tara. Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. In cazul intreruperii calatoriei, determinata de programul de zbor al avioanelor, drepturile de diurna si cazare ale angajatilor societatilor se acorda, in

Page 4

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 5 Editia: Revizia :

continuare, la nivelul prevazut pentru tara de destinatie, numai daca sejurul pe perioada respectiva nu este asigurat de catre companiile care efectueaza transportul. Angajatii societatilor trimisi in strainatate, beneficiaza de 50% din diurna stabilita pentru tara in care are loc deplasarea, in cazul in care cheltuielile pentru masa se suporta de catre partenerii straini. Membrii Echipei de Conducere a Rompetrol S.A. nu beneficiaza de diurna pe timpul delegarii lor in tara sau strainatate. Ei pot insa, conform aprobarilor legale si pe baza documentelor doveditoare, sa-si deconteze cheltuielile efective de masa efectuate , transport in interiorul localitatii precum si cheltuielile ocazionate de activitati de protocol in timpul delegarii in tara sau strainatate. 2.2) Decontarea cheltuielilor de transport:

2.2.1) In cazul in care deplasarea s-a facut cu mijloace de transport altele decat cele personale ale angajatilor : Angajatii societatilor au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport ocazionate de deplasarea cu alte mijloace de transport decat cele personale, astfel: - cheltuielile de transport cu avionul, clasa Economic pe orice distanta in Europa, pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 5-10 inclusiv ; - cheltuielile de transport cu avionul, clasa Business , pe orice distanta in Europa pentru angajatii incadrati in nivelurile HAY cuprinse in 11 -12 inclusiv cheltuieli de transport cu avionul clasa Business , pentru toate zborurile transoceanice aflate in conexiune ,doar cu aprobarea finala a COO Grup Rompetrol - cheltuielile de transport cu trenul accelerat, rapid sau intercity, la clasa a I-a. Costul tichetelor pentru rezervarea locurilor, costul suplimentar de viteza, precum si comisioanele percepute de agentiile de voiaj intra in cheltuielile de transport care se deconteaza. Decontarea cheltuielilor pentru utilizarea vagonului de dormit este admisa numai in cazul calatoriilor efectuate pe timp de noapte, la distante de peste 300 km si cu aprobarea prealabila a persoanelor abilitate (Anexa nr. 1); - cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport in comun la si de la aerogara, cand aceasta este situata in alta localitate, precum si cheltuielile de transport efectuate in cadrul localitatii unde se executa delegarea sau deplasarea, cu mijloace de transport in comun, dus si intors, pe distanta dintre gara, aerogara sau port si locul delegarii sau detasarii; - taxele suplimentare percepute de agentiile de voiaj sau de alte unitati (convorbiri telefonice, telegrame, telex, fax) pentru retinerea locurilor in mijloacele de transport feroviar, aeriene, navale etc.
Page 5

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 6 Editia: Revizia :

- cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament de transport, in cazul in care conditiile de transport permit ca angajatii aflati in delegare sau deplasare sa se inapoieze zilnic, dupa terminarea programului de lucru, din localitatea unde sunt trimisi in delegare sau detasare, in localitatea de domiciliu, daca cheltuielile astfel efectuate sunt mai mici decat diurna si cheltuielile de cazare, luate impreuna si daca prin aceasta nu se afecteaza bunul mers al activitatii la locul delegarii . In acest caz , angajatului nu i se mai acorda diurna; - cheltuielile pentru plata taxelor rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea de sanatate, pentru raspunderea civila, respectiv cartea verde; - cheltuielile pentru transportul cu taxiul, precum si cheltuielile de parcare, cu respectarea prevederilor cuprinse in prezentele proceduri la cap I, pct. 3. Decontarea cheltuielilor de transport se poate efectua si in cazurile in care: - angajatii sunt chemati, inainte de terminarea misiunii, din localitatea unde se afla in delegare; - salariatii intrerup delegarea sau deplasarea si se inapoiaza in localitatea locului lor de munca obisnuit, din cauza incapacitatii temporare de munca, dovedita cu certificat medical. Daca intreruperea se datoreaza faptului ca angajatii se intorc din delegare sau deplasare din cauza unor interese personale, cheltuielile de transport nu se deconteaza Nu se admit la decontare: - taxele percepute suplimentar pentru bagajele personale; - cheltuielile de transport ale persoanelor care au asigurat, de catre societate, transportul gratuit in interesul serviciului; - cheltuielile de transport pentru inapoiere, in cazul in care salariatii, dupa terminarea delegarii sau detasarii, au ramas sa-si efectueze concediul de odihna sau datorita altor cauze de ordin personal.

2.3) Decontarea cheltuielilor de cazare:

Page 6

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 7 Editia: Revizia :

Angajatii societatilor trimisi in delegare in localitati situate la distante mai mari de 60 km de localitatea in care isi au locul permanent de munca si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru, au dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate, pe baza documentelor justificative, dupa cum urmeaza: a) pentru angajatii incadrati in posturi de pana la nivelul 10 pe clasificarea HAY, hotel de 3 , camera single, - max. 75Euro/zi; b) pentru angajatii incadrati in functiile cuprinse in nivelurile 11-12 pe clasificarea HAY, hotel de 4 , camera single, - max. 125Euro/zi; c) In situatia in care in costul cazarii este inclus si micul dejun, se deconteaza si contravaloarea acestuia. d) Prin cheltuieli de cazare se intelege, pe langa tarifele sau chiria platite, si eventualele taxe obligatorii pe plan local.

2.4) Situatii specifice: Angajatii societatilor trimisi in delegare sau deplasare in tara sunt obligati sa obtina pe ordinul de serviciu, de la unitatea la care se deplaseaza , viza si stampila conducatorului unitatii sau inlocuitorului acestuia, indicand data si ora sosirii si plecarii. Angajatii care au locul permanent de munca in alta localitate decat aceea in care isi au domiciliul nu beneficiaza, pe timpul cat sunt trimisi in delegare sau detasare in localitatea domiciliului lor, de indemnizatie de delegare sau de detasare si de cheltuieli de cazare. Acestor salariati li se deconteaza numai cheltuielile de transport. Atunci cand delegarea sau detasarea unor salariati expira in ziua de vineri sau intr-o zi care precede o zi de sarbatoare legala si salariatii raman in localitatea respectiva, in interes personal, inca cel mult 48 de ore, conducerea unitatii poate deconta costul transportului la inapoiere. Pentru zilele respective, angajatii in cauza nu beneficiaza de decontarea cheltuielilor de cazare si de diurna.

In cazul unor actiuni organizate de catre societati , la care acestea suporta toate cheltuielile de masa si cazare, angajatul nu beneficiaza de diurna sau plata hotelului . In acest caz angajatul are obligatia de a solicita organizatorului actiunii sa faca mentiunea pe delegatia sa nu se acorda diurna si cheltuieli de cazare.

Page 7

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI
2.5) Acordarea si justificarea avansurilor de deplasare:

COD: POS Pag : 8 Editia: Revizia :

Angajatii trimisi in delegare sau deplasare, in tara sau strainatate, au dreptul sa primeasca, in conditiile legii, un avans in numerar, stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de deplasare pentru 31 zile calendaristice. Pentru acordarea avansurilor si/sau justificarea acestora se folosesc formularele: - Ordin de deplasare / Delegatie- pentru deplasarile in tara; - Decont de cheltuieli pentru deplasari externe - pentru deplasarile in strainatate ( Anexa 4) Documentele mentionate mai sus trebuie sa poarte semnatura unei persoane abilitate (Anexa nr. 1). Titularul de avans este obligat ca in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii, sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar-contabil al societatii/punctului de lucru care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii acestuia, data ce se considera data justificarii avansului. La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nelegale, avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor legale. In situatia in care in unele tari, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. Sumele in valuta folosite in alte scopuri sau cheltuite fara respectarea conditiilor in care au fost acordate, se recupereaza in valuta de la cei care au incalcat procedura. In cazul solicitarii unui avans spre decontare, necesar pentru diverse cheltuieli administrative, titularul acestuia va depune decontul pentru justificarea avansului, in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data primirii avansului, in caz contrar se vor aplica penalitati in procentele precizate in procedura, pentru fiecare zi intarziere. Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite, vor plati o penalizare de 0,03% (in cazul avansurilor in lei) si 0,03%

Page 8

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI

COD: POS Pag : 9 Editia: Revizia :

(in cazul avansurilor in valuta), asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intarziiere. Penalizarile mentionate mai sus se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans, in cazul in care deplasarea a fost revocata sau amanata iar titularul avansului nu a restituit cel mai tarziu a doua zi lucratoare avansul primit. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite, acestea , inclusiv penalizarile aferente, se retin din salariul titularului de avans, in baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributiuni financiar-contabile. De asemenea, pana la inchiderea avansului , angajatul nu va avea dreptul la un alt avans pentru o deplasare ulterioara. Singura exceptie de la prezenta regula , se poate aplica in cazul succesiunii de delegatii / deplasari care nu permit timpul fizic cerut de procedura pentru efectuare decontului anterior, si se aplica numai cu aprobarea sefului ierarhic abilitat, urmand ca la finalul succesiunii de deplasari sa se aplice termenul procedural pentru intrega suma avansata/cheltuita.

Page 9

PROCEDURA Nr. 1 /2007 PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR OCAZIONATE DE DEPLASARILE IN INTERESUL SERVICIULUI
ANEXA nr. 1

COD: POS Pag : 10 Editia: Revizia :

LISTA (pe functii) A PERSONALULUI DIN CADRUL SOCIETATILOR CARE POATE APROBA DELEGAREA SAU DEPLASAREA IN INTERESUL SERVICIULUI SI DECONTAREA CHELTUIELILOR

1) Directorii executivi de resort 2) Directorii Generali ai societatilor 3) Directori Financiari ai societatilor

4)

Managerii departamentelor functionale

Page 10