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Nº 78

Office XP,1ª parte

Ya tienes Office XP en tu casa, flamante y por estrenar. Pero, tras la emoción inicial,te asaltan los primeros temores: ¿se instalará igual que los otros Office? ¿Estará mi equipo preparado para tanta innovación? Y yo ¿sabré utilizarlo? Sigue leyendo y saldrás de dudas. Así, antes de meterte en “faena”, sabrás lo que te espera...

esde hace algunos me-ses,ya puedes adquirir Microsoft Office eXPe-rience,la última versión deOffice,el popular paquetede aplicaciones para ofici-na.Así,suma a su historiauna versión que se presen-ta con numerosas mejoras y novedades,que hemosreunido y pormenorizadopara ti en este curso de Mi-crosoft Office XP.Esta suite incorpora seisaplicaciones fundamentales: Word,Excel,Access,Power-Point,Outlook y FrontPage. Además de reunirlas,Officese caracteriza por integrar-las perfectamente en un pa-quete homogéneo. Ahora,la integración estal,que podrás trabajar com-binando distintos tipos dearchivos de esta misma

sui-te

sin ningúnproblema.Por ejemplo,enviar un documento Wordpor correo electrónico des-de este procesador de tex-to,o insertar una tabla deExcel en Word,sin perder ningún elemento del for-mato original.No obstante,si ya estásfamiliarizado con versio-nes anteriores de Office,podrás comenzar a trabajar con las funciones bási-cas de la versión XP sinprácticamente ningún pro-blema,ya que la estructura y funcionamiento básicode las aplicaciones,encuanto a menús,barras deherramientas y opciones,sigue siendo la misma.Sin embargo,son muchaslas mejoras introducidas y que consisten en el perfec-cionamiento del trabajo engrupo,la mayor integracióncon Internet,las mejoras vi-suales y la simplificación enla manera de trabajar en ca-da una de las aplicaciones.

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Novedades de Office XP

A continuación,te expo-nemos algunas de las nove-dades más importantes queincluye esta suite:

Trabajo en grupo

Office XP ofrece nuevasherramientas para el trabajoen colaboración,algo cada vez más importante en nues-tros días.Por ejemplo,ahorapodrás enviar un trabajo aotros miembros de tu equi-po para que lo revisen y rea-licen los cambios oportunosen él.Luego,cuando recibasel documento ya revisado,Office registrará y combina-rá en un solo documento to-das todas las modificacionesrealizadas por los distintosrevisores (eliminaciones,cambios de formato,modi-ficaciones,inserciones o co-mentarios) y te indicará sideseas aceptarlos o no.Mediante la integracióncon los Servicios de Equipo

SharePoint

estambién posible compartir información entre aplicacio-nes de Office XP y el sitio web del equipo.Así,losmiembros del mismo podrán“subir”documentos,partici-par en discusiones,etcétera...

Integración con Internet

Es posible tener en unahoja de cálculo datos siem-pre actualizados de una pá-gina web,para así analizar-los con más detalle.Además,podrás descargarte de In-ternet todo tipo de

planti-llas

,imágenes y sonidos desde los propiospaneles de tareas de Office.

Simplificación del trabajo

El nuevo Panel de Tareaspone las características más

03 (Pág. 16)02 (Pág. 16)

Es posible publicar documentos en la Red Las mejoras de Office XP agilizan el trabajo

Requisitos mínimos11Instalación12Funciones de Office XP15 Activación del programa16Instalaciones futuras16

F o t o :

S t o c k P h o t o s .

M o n t a j e :

C o m p u t e r H o y .

Instalar Office XPNº 78

Microsoft Word 2002Nº 79Microsoft Excel 2002Nº 80Microsoft Access 2002Nº 81Microsoft PowerPoint 2002Nº 82Microsoft FrontPageNº 83Publisher y otras aplicacionesNº 84

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Office XP,1ª parte

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importantes a un solo click de distancia,para,por ejem-plo,encontrar documentosrápidamente o dar formatoal texto de forma muchomás sencilla.Existen etiquetas inteli-gentes y un conjunto de bo-tones que se comparten através de las aplicaciones y que te avisan,mientras tra-bajas,de opciones impor-tantes para cada situación.Por ejemplo,una ficha inte-ligente aparece y te sugie-re la solución cuando unafórmula contiene un error.También se mostrará si tellevas texto desde Word a,por ejemplo PowerPoint,y te permitirá decidir si losdatos pegados conservaránel formato original o seadaptarán al formato de lanueva ubicación.

Nuevo sistema de activación

La versión Office XP poseeuna nueva característica de-nominada “Activación de Mi-crosoft Office”.Ésta nace co-mo una nueva tecnologíaantipiratería diseñada paracomprobar la legitimidad dela licencia del producto ins-talado,ya que te obliga a ac-tivar el producto si quieresutilizarlo.La activación ase-gura que la clave del pro-ducto,introducida durantela instalación,no sea utiliza-da en más equipos.Se trata,en sí,de un proceso muy sencillo que durará sólo al-gunos minutos y que podrásrealizar a través de Internet(en el caso de que poseas co-nexión a la Red) o por telé-fono.Todo el proceso estaráguiado por un Asistente y secreará una identificación delhardware que representa laconfiguración de tu equipoen el momento de la actua-lización,quedando esta con-figuración ligada a tu núme-ro clave del producto.Deesta forma,no podrás insta-lar de nuevo Microsoft Offi-ce XP en otro equipo queno coincida con esa mismaconfiguración: Ahora,puede que te asal-te una duda ¿Qué ocurre sirealizo cambios en la con-figuración de mi PC? Si lasactualizaciones de hardwa-re son pequeñas serán asu-midas,como tales,por el Asistente para la actualiza-ción,pero,si son muy sig-nificativas,tendrás que volver a activar el productoponiéndote en contactocon Microsoft.Aunque esteproceso de activación lo ex-plicamos con más detalleen los próximos apartados,te adelantamos que puedesutilizar Office XP sin acti- varlo un máximo de 50 ve-ces.A partir de ahí,trabaja-rás en él en modo reducido.Es decir,muchos menús y opciones no estarán dispo-nibles y,aunque podrás vi-sualizar documentos,no se-rá posible modificarlos.Éstas son,a rasgos gene-rales,las principales mejo-ras que introduce Office XP.No obstante,y según vayasavanzando por los capítu-los de este curso,compro-barás que las novedades sematerializan en muchísimasmás funciones y herra-mientas.En algunos casos,ampliando opciones quecontenían las versionesprevias de Office,y en otrasincluyendo funciones no- vedosas al cien por cien.En cualquier caso,antesde probarlas tendrás queinstalar de la manera ade-cuada en tu equipo estasaplicaciones.Así que apren-de a realizar una instala-ción correcta siguiendo losprocesos que en esta pri-mera entrega del curso tedetallamos.

Consideraciones previas

Antes de poder instalar Office XP en tu equipo y se-guir este curso,necesitarásque el PC cumpla una seriede requisitos mínimos.En al-gunos casos,son en realidadrecomendaciones más que verdaderos requisitos,ya queesta suite podrá funcionar en equipos con caracterís-ticas inferiores.No obstante,siempre que quieras conse-guir el óptimo funciona-miento del programa,teaconsejamos que cumplas oincluso superes estos requi-sitos,ya que,a veces,aún reu-niendo las especificacionestécnicas mínimas,puede quelos recursos del sistema sequeden “cortos”y que Offi-ce XP no funcione correcta-mente.Esto podrás notarlosobre todo cuando trabajescon varias aplicaciones a la vez,intercambiando infor-mación entre ellas,o cuandoutilices documentos “largos” y con muchas imágenes,yaque ésta es una de los ope-raciones en las que más

me-moria RAM

senecesita.Cuánta más tengas,mejor será el funcionamien-to del programa.Así que yasabes,aplícate el lema de“cuánto más mejor”y Office XP funcionará muy bien.¡Y es que siempre ocurrelo mismo! A medida que lasprestaciones del softwareaumentan,queda claro quese necesitan equipos mu-cho más potentes,para po-der aprovechar todo el po-tencial del programa.Denada vale disponer de unpotente y novedoso soft- ware si trabaja a “saltos”y va a “pedales”porque tuequipo no está a su altura.Como ya te indicamos enel test publicado en el nú-mero 73 de Computer Hoy,existen en el mercado dis-tintas ediciones de Office XP:Office XP ProfessionalEdición Especial,Office XPProfessional,la versión Es-tándar y Office XP Develo-per.El decantarte por una deellas dependerá de tus ne-cesidades personales.No ol- vides comparar las distintas versiones para así elegir lamás apropiada.

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La Ayuda de estasuite de la empresaMicrosoft está aho-ra totalmente inte-grada con Internet.Por ejemplo,sin sa-lir de Excel 2002,podrás encontrarinformación en laRed,sobre cual-quier tema especí-fico.Esta Ayuda enlínea complementala que ya incorporacada uno de losprogramas de Offi-ce XP y además esactualizable.Ahora,mientras trabajas en un documento,aparecen botonesen él,que te advierten,por ejemplo,de errores cometidos.

Requerimientos mínimos Requerimientos mínimos

Para utilizar Microsoft Office XP,la configuración del sistema re-comendada es Windows 2000Professional en un equipo conun procesador Pentium III y 128megabytes (Mb) de memoriaRAM.Aparte de esto,tambiénse considera como aceptablecualquier procesador Pentiuma partir de 133 Megahercios(MHz).Y funcionará indistinta-mente bajo los sistemas opera-tivos Windows 98,Windows 98Second Edition,Windows Mille-nium o Windows NT.En cuanto a la memoria RAM,los requisitos dependerán delsistema operativo que tengasinstalado.Así,serán necesa-rios 24,32 o 64 Mb si utilizasWindows 98,Windows Me oNT,o Windows 2000 Profesio-nal,respectivamente. Además,independientementede esto,por cada aplicaciónque utilices simultáneamen-te,requerirás 8 Mb de memo-ria RAM adicionales.El espacio libre en disco ne-cesario puede variará depen-diendo de la configuración,yaque una instalación persona-lizada puede necesitar demás o menos espacio en dis-co.Como norma general,ne-cesitarás 270 Mb de espaciopara una instalación típicaque incluya las opciones máshabituales de cada una de lasaplicaciones de Office.

Una licencia de XP para cada PC Las funciones básicas son las mismas La Ayuda resulta más útil que nunca

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Office XP,1ª parte

Antes de poder aprove-char todas las funciones deOffice XP tendrás que ins-talarlo correctamente.Nocreas que el proceso de ins-talación consiste en la me-ra copia de archivos desdeel CD hasta el disco duro.También proporciona a tusistema operativo la infor-mación necesaria para quereconozca el programa y puedas aprovechar al má-ximo su potencial.Para este curso,hemoselegido la edición Office XPProfessional Edición Espe-cial y la instalaremos bajoel sistema operativo Win-dows Millennium.Se tratade una versión de actuali-zación,con lo que partimosde que previamente tene-mos instalado en nuestroequipo Office 2000,que se-rá actualizado a Office XP.No obstante,ten en cuentaque para el resto de versio-nes de Office XP los pasosde instalación serán prácti-camente idénticos a losaquí descritos.

Desde el Escritorio de Windows,introduce elprimer CD de Office XP enla unidad lectora.Si tu siste-ma operativo es WindowsMe sigue en el paso

.Si,por el contrario,es Windows 98,antes de la instalación deOffice se llevará a cabo unaactualización de Windows y de componentes de Office.Esto ocurre porque el pro-grama de instalación esta-blece que se necesitan las versiones más recientes dealgunos componentes delsistema para poder ejecutar Office XP.Por el contrario,como Windows Me y Win-dows 2000 ya incluyen lasmismas versiones,o poste-riores,de estos componen-tes,no es necesario en ellosla actualización.De esta ma-nera,en Windows 98 la pri-mera pantalla que obtendrásserá ésta:Espera unos segundos y suaspecto cambiará:

Nota:

si no aparece ningu-na de las pantallas descritasen este punto,comienza túmismo la instalación.Hazun doble click sobre y luego en el icono corres-pondiente a tu unidad deCD-ROM .

Ahora,haz click en elbotón ,queaparece en la última venta-na y,en la nueva,acepta elcontrato de licenciaactivando la casilla y pulsa seguidamente sobreel botón .

Automáticamente,co-menzará el proceso deactualización:Si durante éste el Asistentedetecta la existencia de al-gún programa abierto,temostrará este mensaje:Lo mejor es que cierres es-tas aplicaciones y que pul-ses .Aunque,tam-bién puedes optar por hacer click directamente en y el proceso continuará.

Tras la correcta actua-lización del sistema,elprograma te mostrará estemensaje:Pulsa directamente sobre elbotón y el sistema sereiniciará automáticamen-te.No te preocupes de na-da más,ya que,tras reini-ciarse,la instalación deOffice se reanudará de for-ma automática y podráscontinuar entonces con elpaso número

Tras las ventanas previas y la llamada ,obtendrás la del Asistentepara la instalación de Offi-ce XP.En ella,teclea tus da-tos de usuario ,así como la clave del pro-ductoque,como ya te indica lapropia ventana,aparece enel reverso de la caja del CDen una etiqueta amarilla.Después,pulsa .

Si no te has despistadoal teclear la clave,vi-sualizarás la pantalla paraaceptar los términos de lalicencia.Pero si la has te-cleado mal,aparecerá estemensaje de advertencia:Tendrás que pulsar sobre elbotón y volver a te-clear (aunque esta vez co-rrectamente) la clave.Lue-go,pulsa de nuevo sobre y continúa con elpaso número

Instalación de Office XP

En Windows 98,la actualiza-ción de los archivos de siste-ma y la instalación de OfficeXP en sí son dos cosas total-mente independientes.Porello,si posteriormente de-cides desinstalar esta suite yluego la vuelves a instalar nose iniciará automáticamentela Actualización de los fiche-ros de sistema.No obstante,si en determina-das circunstancias necesitasforzar esta actualización,po-drás hacerlo.Para ello,intro-duce el CD de Office XP en launidad correspondiente,hazclick en el botón yen .Luego,teclea lalínea de comandos:.Ten en cuenta que la primeraletra corresponde a la unidadCD-ROM.Por último,pulsasobre .

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