ARVLEME YNERGES

MDEK Mhendislik Eitim Programlar Deerlendirme ve Akreditasyon Dernei Zincirlidere Caddesi No. 86 Meriolu Plaza Kat 1 Daire 4 Esentepe, ili 34394 stanbul Tel: (0212) 211-0281, (0212) 211-0282 Faks: (0212) 211-0289 E-posta: infos@mudek.org.tr Web sayfas: http://www.mudek.org.tr/

Srm 2.0.0 06.11.2010

MDEK Arivleme Ynergesi NDEKLER

MADDE 1 MADDE 2 MADDE 3 MADDE 4 MADDE 5 MADDE 6 MADDE 7 MADDE 8 MADDE 9 Dayanak, Ama ve Kapsam.................................................................................. 1 Tanmlar ve Ksaltmalar....................................................................................... 1 Sorumluluk............................................................................................................. 1 Akreditasyon Sreci ve Sonularna likin Belgeler ve Raporlar ................... 1 Personel Kaytlar.................................................................................................. 2 Eitim Kaytlar..................................................................................................... 2 Dernek Kaytlar.................................................................................................... 2 Mali Kaytlar.......................................................................................................... 2 Ariv Gvenlii ve Eriim..................................................................................... 2

MADDE 10 oaltma ve dn Verme .................................................................................. 2 MADDE 11 Ayklama ve mha ................................................................................................. 3 MADDE 12 Elektronik Ortamda Kaydedilen Ariv Malzemesi............................................ 3 MADDE 13 MDEK ktisadi letmesinin Belgelerinin Saklanmas .................................. 3 MADDE 14 Ynergede Deiiklik ............................................................................................ 3 MADDE 15 Yrrlk................................................................................................................. 3 MADDE 16 Yrtme ................................................................................................................. 3

MDEK Arivleme Ynergesi (Srm 2.0.0 06.11.2010)

Sayfa i

MDEK Arivleme Ynergesi

MADDE 1 Dayanak, Ama ve Kapsam Bu ynerge, Mhendislik Eitim Programlar Deerlendirme ve Akreditasyon Dernei (MDEK) alma Ynetmeliinin MDEK belgelerinin saklanmasn dzenleyen 14. maddesi uyarnca hazrlanmtr. Amac, akreditasyon sreci ve sonularna ilikin belgeler ve raporlar dahil olmak zere, MDEK almalar ile ilgili belgelerin ve raporlarn saklanma usulleri ve srelerini belirlemektir. MADDE 2 Tanmlar ve Ksaltmalar

Bu ynergede geen: (a) MDEK, Mhendislik Eitim Programlar Deerlendirme ve Akreditasyon Derneini, (b) Genel Kurul, MDEK Genel Kurulunu, (c) Ynetim Kurulu, MDEK Ynetim Kurulunu, (d) MAK, MDEK adna mhendislik eitim programlarnn deerlendirilmesi ve akreditasyonu iin gereken almalar yrten Mhendislik Eitim Programlar Akreditasyon Kurulunu, tanmlamaktadr. MADDE 3 Sorumluluk

(a) MDEK almalar ile ilgili belgeler ve raporlar dzenli biimde arivlenir ve saklanr. Ynetim Kurulu Bakan, MDEKin resmi belgelerinin ve raporlarnn gvenli biimde arivlenmesi ve saklanmasn temin eder. (b) MDEK, akreditasyon verdii programlarn listesini, verilen akreditasyonlarn trlerini ve geerlik srelerini kayt altnda tutar. MADDE 4 Akreditasyon Sreci ve Sonularna likin Belgeler ve Raporlar

(a) Akreditasyona bavuran programlara ve bal bulunduklar kurumlara ait Akreditasyon Niyet Beyanlar, en son zdeerlendirme raporlar, kurum ziyareti raporlar, kesin raporlar ve kesin bildirim belgeleri MDEK Genel Merkezinde saklanrlar. (b) Son be (5) yla ait kurum ziyareti raporlar, kesin raporlar ve kesin bildirim belgeleri merkezde, zdeerlendirme raporlar ve ekleri merkez dnda saklanrlar. (c) zdeerlendirme raporlar on (10) yl sre ile saklanrlar. Kuruma ait yaynlar (katalog, vs) MDEK Ktphanesinde arivlenebilirler. (d) Be (5) yldan daha eski kurum ziyareti raporlar, kesin raporlar ve kesin bildirim belgelerinin saklanma sresi belirsizdir. (e) Akreditasyon Kriterleri ve yllk akreditasyon etkinlik raporlarnn saklanma sresi belirsizdir. (f) Programlara ait deliller, not belgeleri, yazmalar ve deerlendirme raporlar be (5) yl sre ile saklanrlar. (g) Deerlendirici kaytlar basl olarak ve elektronik ortamda gncel halde tutulur. 360 derece deerlendirme sistematii yalnzca MDEK Ynetim Kurulu yeleri, MAK Bakan ve Genel Sekreterin eriimine aktr. (h) zdeerlendirme raporlar, kurum ziyaret raporlar, kesin raporlar, kesin bildirim belgeleri, deliller, yazmalar, notlar vb HZMETE ZEL olarak tanmlanr. Bu kaytlar yalnzca Ynetim Kurulu yeleri, MAK yeleri ve Genel Sekreterin eriimine aktr. (i) Akreditasyon srecini tamamlamam bavurular bir (1) yl sonra imha edilirler. (j) Yurtd Akreditasyon Kurulular ile yaplan yazmalarn (ENAEE, EUR-ACE, ABET, Washington Accord, vb.) bir kopyas ilgili klasrde, bir kopyas ise Gelen/Giden Evrak Klasrnde yer alr.

MDEK Arivleme Ynergesi (Srm 2.0.0 06.11.2010)

Sayfa 1

MADDE 5

Personel Kaytlar

(a) Dernekten ayrlan alanlarn maa ve vergi kaytlar da dahil olmak zere, tm dosyalar ayrldklar tarihten itibaren on (10) yl sre ile saklanrlar. (b) bavurular (3) yl sre ile saklanrlar. (c) alanlarn sosyal sigorta kaytlarnn saklanma sresi belirsizdir. MADDE 6 Eitim Kaytlar

altay organizasyon e-posta yazmalar (oteller, eiticiler ve benzeri) elektronik ortamda, altay Kesin Kayt Formlar, dekontlar, katlm listeleri (katlm sertifika seri numaral) ise, Eitim Klasrnde saklanr. MADDE 7 Dernek Kaytlar

(a) Genel Kurul, Ynetim Kurulu, MAK ve Komitelerin toplant tutanaklar, tzk, alma ynetmelii, szlemeler, i anlamalar, ruhsatlar, baka kurumlarla yaplan anlamalar ve mutabakatlar, kira szlemeleri, ba kaytlar ve ticari markalarn saklanma sreleri belirsizdir. (b) Meslek kurulular ve benzeri tzel kiilerin MDEK yeliine bavuru dilekelerinin saklanma sresi belirsizdir. (c) Kontratlar, kontrat sresinin bitiminden drt (4) yl sonrasna kadar saklanrlar. (d) Sigorta polieleri polie sresinin bitiminden (3) yl sonrasna kadar saklanrlar. (e) naat ve tadilat kaytlarnn saklanma sreleri belirsizdir. (f) Kira deme kaytlar kira szlemesi sresinin bitiminden drt (4) yl sonrasna kadar saklanrlar. (g) MDEKe gelen ve MDEKten gnderilen evraklar ofis asistan tarafndan Gelen/Giden Evrak Defterine kaydedilir. Evran asl Gelen Evrak Klasrne konurken, bir kopyas da konusuna gre ilgili klasre kaldrlr. Giden evran bir kopyas Giden Evrak Klasrne konur. (h) yelere ilikin ye Kayt Formlar ve gerekli dokmanlar ilgili ye Klasrnde tutulur ve yeni yelere ilikin form ve dokmanlar ofis asistan tarafndan klasre eklenir. ye bilgileri ayrca elektronik ortamda da tutulur. MADDE 8 Mali Kaytlar

(a) Dernek defterleri, denetleme raporlar, muhasebe kaytlar, yllk mali raporlar, satn alma kaytlar ve vergi belgelerinin saklanma sresi belirsizdir. (b) Muhasebe kaytlar, masraf kaytlar, envanter kaytlar, bor deme emirleri, sat kaytlar on (10) yl sre ile saklanrlar. (c) Banka kaytlar, iptal edilen ekler, bor kaytlar ve elektronik deme kaytlar on (10) yl sre ile saklanrlar. MADDE 9 Ariv Gvenlii ve Eriim

Akreditasyon Kaytlar Arivine eriim Ynetim Kurulu Bakannn iznine tabidir. Ynetim Kurulu Bakannn eriim yetkisi verdii kiiler arivlerden yararlanabilir. Arive eriim izni verilen kiilerin kaydnn tutulmas zorunludur. MADDE 10 oaltma ve dn Verme (a) Akreditasyon sreci ve sonularna ilikin belgeler ve raporlar nc kiiler ve kurumlarla hibir ekilde paylalmaz. (b) Arivde bulunan belge ve raporlarn asl hibir sebep ve suretle arivden darya verilemez. Ancak Devlete, gerek ve tzel kiilere ait bir hizmetin grlmesi, bir hakkn korunmas ve

MDEK Arivleme Ynergesi (Srm 2.0.0 06.11.2010)

Sayfa 2

ispat gerektiinde, usulne gre rnekler verilebilir, veya mahkemelerin tayin ettii bilirkiiler veya ilgili dairelerin grevlendirdii yetkililer tarafndan yerinde incelenebilir. (c) Arivlenen belgelerin dernek etkinliklerinde kullanlmak zere oaltlmas ve/veya dn verilmesi Ynetim Kurulu Bakannn iznine tabidir. MADDE 11 Ayklama ve mha (a) Bu ynergede belirlenmi olan saklanma sreleri dolan belge, rapor ve benzeri malzemeler Ynetim Kurulu veya Ynetim Kurulunun oluturaca bir komisyon tarafndan ayklanr ve imha edilirler. (b) Cari ilemlerde fiilen rol bulunan, saklanmalar belli srelerde kanun ve dier mevzuatla belirlenmi olanlar (zel mevzuat hkmlerine gre gerekli grlenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzemeler belirtilen sre ve mevzuatn tayin ettii zaman snr ierisinde ve/veya davann sonulanmasna kadar ayklama ve imha ilemine tabi tutulamazlar. MADDE 12 Elektronik Ortamda Kaydedilen Ariv Malzemesi (a) Elektronik ortamlarda bulunan bilgi ve belgelerden ariv malzemesi zellii tayanlarn kaybn nlemek ve devamlln salamak amacyla yedekleme yaplr. (b) Bu tr malzemelerin saklanma, tasnif, devir ve benzeri ariv ilemlerinde dier tm malzemeler iin uygulanan hkmler uygulanr. MADDE 13 MDEK ktisadi letmesinin Belgelerinin Saklanmas MDEK belgelerinin saklanmas ile ilgili olarak bu ynetmelikte tanmlanan usuller MDEK ktisadi letmesinin belgelerinin saklanmas iin de aynen uygulanr. MADDE 14 Ynergede Deiiklik Bu ynerge gerektiinde Ynetim Kurulu tarafndan grevlendirilecek bir komite tarafndan gzden geirilerek deiiklik nerileri Ynetim Kurulu'na sunulur. Hazrlanan neriler, Ynetim Kurulu'nun ilk toplantsnn gndemine alnr ve karara balanr. MADDE 15 Yrrlk (a) Bu Ynerge onayland tarihte yrrle girer. (b) Bu Ynerge yrrle girdiinde arivde bulunan belgeler de bu hkme gre deerlendirilir, ariv d kalanlar ayklanr ve ariv dzeni buna gre oluturulur. MADDE 16 Yrtme (a) Bu Ynerge hkmlerini Ynetim Kurulu Bakan yrtr. (b) MDEKte arivlenen tm yazma, dosya ve belgeler MDEK Ynetim Kurulu Bakannn grev sresi bitiminde belirlenecek yeni bakana tutanakla devredilir.

MDEK Arivleme Ynergesi (Srm 2.0.0 06.11.2010)

Sayfa 3