Charlas para la gestin del mantenimiento Fernando Espinosa Fuentes

La funcin administrativa asociada al inventario y abastecimiento tiene un alto impacto en la productividad del mantenimiento.

Cmo influyen?:

La siguiente lista son algunas de las formas de como pueden afectar la productividad del mantenimiento:

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Espera por materiales Tiempo de viajes para obtener materiales Tiempo requerido para transportar materiales Tiempo requerido para identificar materiales Tiempo requerido para encontrar materiales sustitutos Tiempo requerido para encontrar los materiales en las bodegas locales Tiempo requerido para tramitar una orden de compra Perdida de tiempo debido a:
Otras actividades con retraso debido a los materiales Materiales equivocados planificados y entregados Ordenes de compra con materiales equivocados Materiales fuera de stock

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Parte de la planificacin del mantenimiento es el detalle de todos los materiales necesarios para realizar el trabajo, asegurando que estarn en stock y disponible antes de que el trabajo sea ejecutado. Si el trabajo est bien planificado, los retrasos mencionados deberan ser eliminados. Pero si el mantenimiento es responsable de la planificacin del trabajo, qu es lo que se necesitan de inventario y de adquisiciones para ser eficaz?
La siguiente informacin es la mnima requerida:

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Informacin en tiempo real de las partes Hard Copy" del catlogo de inventario Listado de los equipo dnde se utiliza el repuesto Piezas ordenadas por centro de costo, departamento, equipamiento, etc. Las cantidades disponibles que se precisan Las fechas de entrega previstas

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El planificador debe conocer a la hora de seleccionar las piezas para un trabajo cuales estn en stock, fuera de stock, en trnsito, etc. El planificador debe disponer de informacin actualizada. Si el trabajo se planifica sobre la base de informacin que es de das, semanas o meses de antigedad, cuando los operarios vayan a recoger las piezas, se puede experimentar todos los tiempos de retazos ya indicados. Si la informacin que el planificador tiene es actualizada, entonces sabr qu medidas se pueden tomar.

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La informacin mnima que el planificador necesita de las partes incluye: Nmero de la pieza Descripcin de la pieza Cantidad en inventario (bodega) Ubicacin de la parte Cantidad reservada para otro trabajo Cantidad en la orden de compra emitida Nmero de las partes sustitutas (alternativas)

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Esto es cierto incluso si se ha informatizado el sistema de inventario. El catlogo permite el acceso al personal de mantenimiento a la informacin de los proveedores. Este catlogo no se utiliza para la planificacin, sin embargo, el catlogo permite que el personal de mantenimiento saber si las piezas son artculos de stock o no disponible de inmediato. Esto puede ayudar a acelerar el proceso si es necesaria una cierta parte ya que impide el retraso donde varias personas busquen en la bodega para encontrar una parte, si no se almacena. Esta situacin se produce con frecuencia durante la reparacin de una avera o un tipo de emergencia.

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Si el sistema de inventario dice que hay suministro suficiente de una parte para hacer un trabajo, el planificador puede enviar un operario a buscarlos. Cuando este descubre que las partes no existen, el sistema de inventario pierde credibilidad. Esto afectar la utilidad de los sistemas de inventario de mantenimiento. Si se tiene que ir fsicamente a la ubicacin de las bodegas y comprobar cada vez que una parte prevista est, el departamento de mantenimiento experimentar una enorme prdida de productividad. Las fechas de entrega previstas son importantes, ya que no siempre se tendr en la bodega cada parte cuando se solicita. Saber cuando la parte se entregar permite al planificador programar el trabajo basado en esa fecha. Esto pone de relieve la necesidad de que el rendimiento de la entrega de los proveedores sea buena tambin.

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Saldos actualizados de todos los elementos, incluidos los repuestos, las reservas y las devoluciones Mantener un listado de piezas para cada equipo Los costos de los repuestos y el historial del movimiento Referencia cruzada de piezas de recambio con alternativos Tener la capacidad de reserva de artculos para un trabajo Tener la habilidad de notificar a un solicitante, cuando se reciben un tem para un trabajo Tener la capacidad de generar una orden de trabajo para fabricar o reparar un elemento Tener la capacidad de notificar cuando es necesario reorganizar el tem y hacer un seguimiento de la recepcin de reabastecimiento Tener la capacidad de rastrear los pedidos, rdenes de compra, recibos y pedidos especiales Tener la capacidad de producir informes de rendimiento, tales como la exactitud del inventario, el volumen de movimientos, y agotamiento de las existencias

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La organizacin de las bodegas para el mantenimiento tambin es crtico para la productividad del personal de mantenimiento. A continuacin se enumeran los dos tipos de opciones de las tiendas de mantenimiento:

Bodegas Centralizadas

Reducido mantenimiento de registros de bodegas Reducido los costos laborales del personal Aumento de viajes de operarios de Mantenimiento
Prdida de productividad

Bodegas Descentralizadas

Reducido nmero de viajes para buscar repuestos Aumento de registros de mantenimiento Aumento de costos laborales por bodegas Aumento de los niveles de inventario
Aumento de la productividad

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El mantenimiento tiene muchos tipos de repuestos que deben ser controlados a travs de la funcin de inventario. La lista de algunas de las categoras ms comunes:

Repuestos de libre uso Stock de tems controlados Repuestos crticos o piezas de recambio seguros Piezas de recambio reparables Consumibles Herramientas y equipos Residuos o de excedentes de piezas Residuos o piezas de recambio intiles

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El anlisis de estas categoras ayudar a los encargados de mantenimiento para asegurar que los controles correctos se colocan sobre los tems ms importantes, mientras que los que menos importancia tiene menos controles. Disponibles en forma libre son materiales que tienen poco valor individual con gran volumen de uso. Artculos controlados son similares a los elementos de tem libre, a excepcin de su acceso es limitado. El auxiliar de almacn entregar los tems, que requieren una solicitud o el nmero de orden de trabajo para el tem.

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tems crticos o piezas de recambio seguros son los elementos que no tienen mucho uso, pero debido al tipo de orden, la fabricacin y los plazos de entrega se debe mantener en stock en caso de que se necesitan.
El factor que tambin debe ser incluido en la decisin es el costo de la prdida de produccin o la cantidad de tiempo de inactividad que ser contabilizado si la parte no se almacena. Si este costo es alto, ser mejor para las acciones almacenar una partida que arriesgar el costo de una avera. Repuestos reparables incluira elementos como bombas, motores, cajas de engranajes, u otros elementos que el costo de reparacin (materiales y mano de obra) es menor que el costo de reconstruirla. Estos artculos tambin son generalmente caros y estos repuestos deben mantenerse en buenas condiciones ambientales.

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Los consumibles son elementos que se toman de las bodegas son usados y desechados despus de un perodo de tiempo. Estos elementos pueden incluir bateras de la linterna, jabn, aceites, grasas, etc. No se realiza un seguimiento de uso y se acusa un nmero de orden de trabajo o un cdigo contable. En algunas empresas, herramientas y equipos se mantienen en la ubicacin de los almacenes o en un depsito de herramientas y anotados como artculos de inventario. Slo se rastrean las herramientas con un valor concreto alto o donde hay relativamente pocas en toda la compaa. No se debe rastrear las herramientas de mano comn.

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Los administradores se dan cuenta o no, es costoso tener los repuestos. El esquema del sistema ABC es: tems A son
20% del stock de tems 80% del total del inventario valorado

tems B son
30% del stock de tem de repuestos 15% del total del valor del inventario

tems C son
-50% del stock de repuestos -5% del costo total del inventario

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Tipo "A" son de costo alto, elementos de este tipo con seguridad deben estar en la bodega. Es bueno contar con polticas de inventario riguroso en el uso y circulacin de estos artculos. Dado que hay relativamente pocos tems "A", el control de estos artculos de inventario no es difcil. Los del tipo "B" son ms numerosos que los "A", pero no tan costosos. Estos elementos tambin deben ser controladas con un mtodo de seguimiento estricto. Mediante el control de los artculos "A" y "B", se est controlando slo aproximadamente el 50% del total de los artculos del inventario, pero alrededor del 95% de los costos. La clase "C", representan alrededor del 50% del nmero total de los elementos, pero slo alrededor del 5% de los costos. Es un desperdicio de tiempo y energa para tratar de controlar elementos "C para el nivel que hace con "A" y "B.

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Costo de capital asociado en la pieza de recambio -15% Costo de funcionamiento del espacio de almacenamiento, impuestos de la propiedad, el costo de la energa, seguros, gastos de mantenimiento-5% Costo de la ocupacin de espacio, alquiler y amortizacin-8% Costo de la contraccin del inventario, obsolescencia, deterioro, robo, contaminacin-5-10% Sumando: l costo real total de administrar los artculo de inventario por ao, puede llegar entre el 30 al 40% del valor del tem

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Dado que los costos de los inventarios son tan altos, qu otras actividades se pueden hacer para reducir o controlar estos costos? :
Estandarizacin de equipos de la planta Estandarizacin de los proveedores Alianzas con proveedores Localizacin de bodegas en reas clave Especificacin precisa de los suministros de mantenimiento y de proveedores Reducir o eliminar piezas de repuesto obsoletas Reducir la cantidad de desperdicio Control de piezas de repuesto desaparecidas

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El planeamiento y control del inventario apropiado de las piezas de repuesto es un componente crtico de un programa eficaz de la gerencia de activo.
Si las piezas correctas no estn al alcance cuando son necesitadas para el mantenimiento rutinario o las reparaciones el tiempo muerto se prolongar ms all de lo necesario.

Si muchas piezas estn disponibles en bodega, la empresa incurre en costos excesivos y los gastos indirectos de llevar el inventario. Hay que implementar estrategias adecuadas para manejar el inventario de repuesto para ayudar a la gerencia eficaz del activo.

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Es usable cuando la poblacin de equipos es grande y los datos de las falla estn disponibles y el modo de falla es similar e importante en todos ellos. Este modo de falla indica el tem de preocupacin para el inventario.

Ej.: estn los datos de un conjunto de bombas y la poblacin es de 18 fallas para todas ellas:

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La media de la distribucin est en 1011 horas, as que se asume que el 50% de las bombas van a fallar antes de ese tiempo. Si el administrador desea que el 80% de las bombas estn operacionales, entonces deber mantener una cantidad suficiente del repuesto para mantener el nivel de servicios deseado. Del grfico se ve que el 20% (18 x 0,20 = 3,6 bombas) esperado de bombas que podran fallar est en torno a las 820 horas de bombeo. Este valor es para definir las tareas de mantenimiento y elevar las solicitudes de los pedidos de repuestos para tenerlos disponibles.

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El primer paso en una aproximacin analtica es identificar la tasa de fallas de una parte especfica. Por ejemplo, considere un repuesto (parte) que ha fallado 200 veces en 106 horas en la operacin de un equipo en particular. Estimar el nmero de partes necesarias para 1 ao de operacin continua con una confidencialidad del 96%.
El nmero de partes N necesarias para una condicin de funcionamiento operacional segura en un 95% es:

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As, reemplazando los valores se tiene que el nmero estimado de repuestos es 7 para el ao de operacin. Se supone que el tiempo entre fallas es exponencial y el modo de falla de componente es debido a deformacin o friccin.

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El objetivo principal es minimizar el costo de operacin y del sistema de inventario. Los costos relevantes son el costo de mantenimiento en el inventario y costos de procura del repuesto. El tamao del lote econmico (Q*) que minimiza el costo total del inventario es determinado de la siguiente forma:

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El nivel de reordenamiento corresponde al nmero de tems en inventario para el cual la nueva orden de adquisicin debe ser emitida. Este punto debe ser determinado y es funcin del tiempo demora en el abastecimiento y del riesgo que se desee asumir de no tener repuestos durante el perodo de abastecimiento. Los parmetros de demanda y desviacin estndar durante el perodo de abastecimiento se calcula como sigue:

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El stock de seguridad depender de dos factores que el administrador deber equilibrar.

por un lado est el riesgo de no tener el repuesto durante el perodo de abastecimiento y por otro el costo que significa tener un inventario alto de repuestos.

Esta cantidad est destinada para ser usada en caso que se produzca un alza en la demanda media durante el perodo de espera por reposicin del repuesto.
Para determinar el nivel del inventario de seguridad se usa el concepto del nivel de servicio, que se expresa como:
Nivel de servicio = 1 probabilidad de faltar el repuesto

Si se especifica un nivel de riesgo de dficit, el punto de reordenamiento R se determina por:

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Sea el siguiente caso: durante el tiempo de abastecimiento de un cierto tipo de rodamiento la demanda est normalmente distribuida con una media de 150 unidades y una desviacin estndar de 5 unidades. El administrador del mantenimiento desea implementar una poltica donde el rodamiento slo este no disponible el 1% de las veces cuando este es demandado. Calcular el tamao del inventario de seguridad que debe ser mantenido en bodega:

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Los repuestos necesitan ser evaluados en trminos de costos y criticidad. El anlisis ABC de Pareto entrega una buena alternativa para clasificar los repuestos de acuerdo a su costo.
Para definir el criterio para la criticidad del repuesto, este puede ser analizado de la siguiente forma:
1. Alta criticidad, CA. Partes que son absolutamente esenciales para la operacin del equipo. 2. Criticidad moderada, CB. Partes que podran tener un impacto leve a moderado negativamente en la operatividad del equipo si ellos no estn disponibles. 3. Baja criticidad, CC. Partes que no son absolutamente esenciales para la continuidad operacional del equipo.

En la siguiente tabla se indican las estrategias para cada combinacin de costos y criticidad de repuesto.
Costo CA A B C 1 1 2 Criticidad CB 1 2 3 CC 2 2 3

Los nmeros indican el tipo de estrategia.

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1.

Estrategia 1: para las partes agrupadas como clase 1, mantener una cantidad dada de tems. El stock inicial puede ser estimado mediante una aproximacin analtica. Cuando ocurra una falla, procure el tem para reemplazar cuando fue consumido por la reparacin o el reemplazo. Es comn agregar una unidad adicional en la adquisicin inicial y usar un 99% en el nivel de servicio. Estrategia 2: para las partes agrupadas en la clase 2 el modelo estndar EOQ puede ser usado y mantener un stock de seguridad para trabajar durante el periodo de abastecimiento. Estrategia 3: en casos donde las partes pueden ser almacenadas para una duracin larga sin deterioro y donde las partes no estn disponibles rpidamente en el mercado, calcule los requerimientos de N para un perodo ms largo que el indicado. Tambin puede ser usada la estrategia 2 para esta clase de partes.

2.

3.

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El mtodo de clasificacin ABC-XYZ es una extensin del mtodo ABC clsico. El mtodo de clasificacin ABC-XYZ tiene en cuenta el valor del repuesto y la variabilidad de la demanda por este

Por ejemplo, basado en el coeficiente de variacin de la demanda semanal.

Los productos de Clase X se caracteriza por un bajo coeficiente de variacin (por ejemplo, la desviacin tpica/media<2/3), es estable y puede ser predicho. Los productos de la clase Y, por un coeficiente de valor medio Los productos de la clase Z por un alto coeficiente de variacin. No es estable y no puede ser predicho con seguridad su consumo

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A Implementar la gestin de inventarios tan exacta como sea posible. Mantener mayormente los elementos en stock. Implementar la gestin de inventarios tan exacta como sea posible. Mantenga los repuestos crticos en stock; tomar basado en el costo la decisin de mantener en bodega los otros artculos.

B Implementar la gestin de inventarios exacta. Mantener mayormente los artculos en stock.

C Mantenga mayormente los artculos en stock. Compre los artculos en grandes lotes para disminuir el costo de manejo. Mantenga mayormente los artculos en stock. Compre los artculos en grandes lotes para disminuir el costo de manejo.

Mantenga los artculos crticos en las bodegas; hacer basado en el costo la decisin de mantener en bodega los otros artculos..

Emplear principalmente el enfoque de entrega segn orden; slo mantener repuestos crticos en stock.

Mantenga los artculos crticos en las bodegas; tomar basado en el costo la decisin de mantener en bodega los otros artculos..

Mantenga los artculos crticos en las bodegas; tomar basado en el costo la decisin de mantener en bodega los otros artculos..

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La clasificacin eficiente de los productos apoya el establecimiento de los niveles de existencias de seguridad. El correcto nivel de inventario de seguridad de cada producto depende, entre otras cosas, del pronstico de su demanda, su tiempo de entrega, as como riesgo de la obsolescencia.
Alcanzar el punto ptimo de los niveles de inventario especfico no es posible cuando la gestin de productos es en grupos.

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Debido a la gran cantidad de piezas de recambio, la administracin manual de los parmetros de control de inventario para cada artculo y la ubicacin de tems no es factible.

Esto significa que al menos un cierto nivel de automatizacin se debe aplicar a la gestin de inventario.
Los mtodos para el clculo de los niveles de existencias especfico de seguridad para piezas de repuesto, deben ser analizados y adecuados para cada situacin.

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Para determinar los puntos de re-ordenamiento de los niveles de existencias y de seguridad para las piezas de repuesto lo ms adecuado es la ayuda de la simulacin. Bsicamente, un modelo de simulacin para replicar el proceso de reposicin de inventario se crea teniendo, por ejemplo, los plazos de entrega y las limitaciones de tamao del lote en la contabilidad.

Datos de la demanda real, con sus alzas naturales y los perodos de ninguna demanda, se utiliza como datos de entrada cuando el software lleva a cabo numerosas simulaciones para encontrar el punto ms eficiente de los parmetros de control de inventario que cumplan los objetivos de nivel de servicio deseado.
As pues, la naturaleza del proceso de reposicin, el patrn de la demanda individual de cada elemento, as como el plazo real pueden tenerse en cuenta en la optimizacin de los parmetros. Este enfoque da muy buenos resultados.

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Limitaciones del tiempo de demora en la entrega y la criticidad de los elementos especficos hace que sea necesario almacenar determinadas piezas de repuesto para el usuario.

Sin embargo, para la mayora de los artculos, es posible elegir la ms rentable entre varias opciones de entrega. La opcin de entrega ms eficiente depende de la demanda del elemento, su valor, y los costos de la entrega o las opciones de almacenamiento. La regla general es que almacenan tems con bajo valor econmico y con altos volmenes de uso, mientras que los artculos caros y que rara vez se usan se ordenan slo cuando hay demanda.
Sin embargo, los costos especficos del producto y del proveedor a menudo varan considerablemente y por lo tanto tienen un impacto sobre la opcin de entrega ms eficiente para cada uno de los tems especficos. Costos y la demanda tambin puede cambiar con el tiempo, lo que hace necesario re-evaluar peridicamente las decisiones de inventariar.

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Es posible minimizar el capital invertido en el inventario sin poner en riesgo los equipos y el tiempo de inactividad de produccin o de las interrupciones ocasionadas por el mantenimiento preventivo cclico. Para lograr este objetivo, los administradores deben:

Aislar las fuentes de demanda de piezas de repuesto. Mejorar los procesos para la creacin de un inventario de las necesidades previstas. Mejorar el clculo del stock seguridad . Mejorar los procesos de necesidades de partes no previstas. Optimizar pedido de partes y piezas.

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Dos tipos principales de demanda que impulsan el inventario de piezas de repuestos: Los requerimientos planificados, que incluyen:
Piezas utilizadas durante el mantenimiento programado, la limpieza o la inspeccin de calidad de los procesos de. La mayora de estos artculos son de consumo, y los requisitos para ellos son predecibles en el tiempo. Las piezas de recambio cuya necesidad se puede predecir por la edad y condicin de los equipos y el tiempo medio entre fallos (MTBF) cuyos datos son proporcionados por el fabricante.

Los requisitos no planificados, que se derivan de fallos imprevistos en el equipo o accidentes.

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Tpicos inventarios de piezas de repuesto previstos pueden ser minimizados a travs de:
El cumplimiento riguroso de los procesos de control de inventario. Datos exactos sobre la cantidad en inventario. Datos con precisin sobre los tiempos de abastecimiento. Datos precisos sobre MTBF. Ciclos de mantenimiento programado conocidos. Listas de piezas con precisin para los requisitos de las de rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Flexibilidad del sistema de inventario para hacer la actualizacin y sustituir las piezas en forma oportuna a travs del sistema formal.

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El clculo de la cantidad del stock de seguridad implica mltiples variables, tales como:
Verificacin si el equipo de apoyo se encuentra todava en servicio. Costo de la pieza. El tiempo de entrega ms corto de todas las fuentes, incluyendo el almacenamiento fuera del almacn, los puntos de distribucin de los proveedores, y las instalaciones similares. MTBF y desviacin estndar del la vida de la parte . Criticidad de los equipos de la parte o repuesto que se usa. Disponibilidad de piezas de sustitucin o de trabajo en torno a los procesos.

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Es comn en los inventarios de repuestos a menudo tener componentes principales para la misin de los equipos crticos en una cantidad adicional. Estos componentes con frecuencia se adquieren al mismo tiempo que el equipo y que se capitalizaron como parte de la compra total. En todas las instalaciones muy a menudo en varios sitios se duplican estos componentes y rara vez es necesario usarlas hasta que se retiran los equipos, resultando en la necesidad de descartar esencialmente componentes nuevos. La comparacin de las existencias de componentes disponibles en diferentes sitios y la reduccin de los inventarios de componentes cuando el equipo se acerca a su fecha de sustitucin puede reducir al mnimo esos gastos. Para maximizar el intercambio entre mltiples sitios, el personal deber aplicar rigurosamente un sistema comn de describir las partes de manera que las bsquedas de los inventarios de los sitios devuelve resultados correctos con rapidez. Cada vez son ms eficaces los programas de mantenimiento preventivo para reducir la demanda de los inventarios no planificados de partes y repuestos. La realidad indica, sin embargo, que nunca la demanda de estos componentes se reduce a cero.

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Idealmente, cada parte se ordena cuando la demanda proyectada generada a partir de un programa para trabajos de mantenimiento excede a la cantidad en la mano, menos existencias de seguridad. La orden de compra con fecha de vencimiento se calcula como sigue:
Empezar con la fecha requerida por el mantenimiento preventivo programado. Adelantar esta fecha por el tiempo necesario para la recoleccin y armado del material para la orden de trabajo de mantenimiento. Adelante esta nueva fecha por la recepcin interna, la inspeccin, y el tiempo de prueba. Adelante esta nueva fecha por el tiempo de entrega desde el sitio proveedor o punto de distribucin para el punto de recepcin. Adelante esta nueva fecha exactamente al tiempo de abastecimiento del proveedor. Adelante la nueva fecha por algn factor de seguridad de tiempo (en caso necesario sobre la base de proveedor y la fiabilidad de transporte). Adelante la nueva fecha por el tiempo para el procesamiento interno de la orden de compra y la aprobacin.

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Reduccin al mnimo de los requisitos de la orden negociados con el proveedor.

Introducir iniciativas en la cadena de suministro, tales como la consolidacin de proveedores y pedidos electrnicos. A menudo, estas ya estn en vigor para las rdenes de compra de gran tamao. La extensin de la aplicacin a las cantidades de tems pequeo y caractersticos de repuestos a menudo es rentable.

La eliminacin de tiempo de seguridad utilizados para garantizar la entrega oportuna de las partes. Tiempo de seguridad (que no debe confundirse con el stock de seguridad) con frecuencia puede ser reducido o eliminado cuando los programas y comunicacin con el proveedor evolucionan.

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