UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA, CAMPUS TAPACHULA.

MATERIA: Auditoria Administrativa.

DOCENTE: M.A.O Y C.P Mara Eugenia Rivera Gmez

ALUMNOS: -No Nava Hernndez. -Sal Andrs Choel Lpez -Alis Yovani calvo de los reyes.

TRABAJO: Mtodos de la auditoria administrativa.

FECHA: 21 de octubre de 2012

NDICE.
INTRODUCCIN.
MTODOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. EL MTODO DE WILLIAM P. LEONARD. MTODO DE ANLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MXICO. MTODO DE JOS ANTONIO FERNNDEZ ARENA. MTODO DE VCTOR RUBIO RAGAZZONI Y JOS HERNNDEZ FUENTES. MTODO DE CALIDAD TOTAL. CONCLUSIN. BIBLIOGRAFA. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------21 25 26 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 4 7 12 19

INTRODUCCIN:

En el presente documento se encuentra detallado y desglosado todo lo relacionado con los mtodos de la auditoria administrativa se mencionan de: William P Leonard, el anlisis factorial del banco de Mxico, Jos Antonio Fernndez arenas, Vctor rubio Ragazzoni y Jos Hernndez y de calidad total.

En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad acelerada, incorporado a este siglo XXI en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas.

Hoy en da la administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos.

La auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones o proponer medidas correctivas. Es un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar.

MTODO DE WILLIAM P. LEONARD

La auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constitutivo de la estructura de una empresa, de una institucin, de una seccin del gobierno, o de cualquier parte de una organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas. La auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administracin en determinadas reas que requieren economas y prcticas mejoradas Segn William P. Leonard la Auditoria Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que se d a sus recursos humanos y materiales ESQUEMA GENERAL. Examen: 1. reas de Estudio y Detalles a estudiar. 2. Evaluacin. Evaluacin: 1. Proceso 2. Anlisis e interpretacin. Presentacin de la auditoria por medio del mtodo de William p. Leonard.: o Fijacin de temas finales para trazar un boceto del informe. o Informe preliminar para la administracin de la empresa. o Informe final con recomendaciones y conclusiones

Este mtodo persigue: Revisin de instalacin Ayuda en establecimientos de formas y procedimientos Tratamiento de los detalles no terminados Revisin de informe con la administracin. El programa de auditora de este mtodo es Planes y objetivos Estructura de la empresa Polticas y sistemas Mtodos de control. Recursos humanos y fsicos. Una vez terminado el programa se recolectan los datos. Luego se analiza se interpreta y se sintetiza para la presentacin y discusin del informe. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditora administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organizacin, existe una bsqueda constante para mejorar los mtodos y el desempeo, disminuir los costos y mejorar la eficiencia. La auditora administrativa puede realizarse de una funcin especfica, un departamento rea de la organizacin de un grupo de ellos, de una divisin o de la empresa completa. En ste mtodo se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobacin y apoyo de la direccin. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulacin de una poltica que seale objetivos e indique un plan para su consecucin.

En este plan se debe incluir: la seleccin del personal adecuado, la implantacin de un programa de capacitacin que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo. Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante vigilancia, anlisis y evaluacin y que adems deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son: 1. Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. la estructura de la organizacin en el rea que se evala. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (s es que hay). c. Conocer la estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y prcticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. 4. Reglamentos. Determinar si la organizacin cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales. 5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear mtodos para mejorarlos. 6. Controles. Determinar la eficacia de los mtodos de control. 7. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organizacin comunicacin para lograr mejores resultados. 8. Personal. Conocer las necesidades del personal y cmo afecta al trabajo en el rea evaluada. 9. Equipo fsico y su disposicin. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposicin del equipo para su mayor aprovechamiento. 10. Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones ms convenientes.

METODO DE ANALISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MEXICO.

El anlisis factorial es una metodologa de investigacin industrial el cual constituye un enfoque ideal para el anlisis de productividad, problemas de diagnstico, en el desarrollo de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificacin de algunas actividades. Los indicadores de los factores han sido diseados para recibir informacin al final de cada perodo, acumularse en forma estadstica a la de los perodos anteriores y presentar la tendencia respectiva. Una informacin esttica no servir para tomar medidas correctivas ni sera fcil su interpretacin administrativa. OBJETIVO Dar a conocer el mtodo de ANALISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MEXICO de la Auditoria Administrativa, para la ampliacin del conocimiento del tema Auditoria, la cual servir para la prctica de Diagnosticar y Evaluar una empresa la cual requiere el plan de estudio. METODOLOGIA 1) El maestro proporciono el tema a investigar. 2) Proporcionado el tema a investigar, se comenz recaudando informacin que facilitara an ms la comprensin del tema esencial, utilizando como medio de bsqueda la Internet, debido a su gran gama de informacin. 3) Ya recaudada la informacin s procedi al anlisis de la investigacin. 4) Recaudada la informacin que consider ms importante se procedi del Material documental. 5) Llegando por ultimo con una conclusin del tema investigado. Por ltimo se le entrega la informacin al maestro correspondiente. EL ANLISIS FACTORI AL. El concepto clave el que se sirve el anlisis factorial es de dividir las actividades de una empresa en factores los cuales tienen una funcin sin la cual se vera afectada la totalidad de la misma. Para visualizar mejor este concepto se recurre a pensar en la empresa como una clula la cual cumple deseos y necesidades originados por sus mismos procesos y de los pertenecientes al cuerpo econmico. De esta manera si una de estas clulas no realiza adecuadamente sus funciones la totalidad del cuerpo lo resentir y no rendir como debiera. As mismo si uno de los organizadores de la clula funciona errticamente la eficiencia total de la misma se ver afectada.

Es entonces cuando comprendemos que la empresa, vista de esta forma, no slo cumple la funcin individual de obtener ganancias sino tambin el cumplimiento de funciones subordinadas a los intereses econmicos y sociales de la comunidad. De esta forma el anlisis factorial hace uso de los denominados factores de operacin cada uno de los cuales cumple una funcin sin la cual la totalidad de la empresa se vera afectada. FACTORES DE OPERACIN. Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral, etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus funciones y objetivos. Estos son los denominados factores de operacin y son en los cuales se basa el anlisis factorial Los factores de operacin se definen y describen como sigue: Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actan sobre la operacin de la empresa. Poltica y direccin (Administracin general) Orientacin y manejo de la empresa mediante la direccin y vigilancia de sus actividades. Productos y procesos. Seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos. Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios. Medios de produccin. Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicio. Fuerza de trabajo. Personal ocupado por la empresa. Suministros. Materias primas, materias auxiliares y servicios. Actividad productora. Transformacin de los comercializarse.

materiales

en

productos

que

pueden

 Mercadeo. Orientacin y manejo de la venta y de la distribucin de los productos. Contabilidad y estadstica. Registro e informacin de las transacciones y operaciones. Es muy importante considerar todos estos factores en su conjunto al realizar una investigacin industrial mediante la metodologa del anlisis factorial ya que no es posible analizar cada factor por separado debido a que es el esfuerzo conjunto de todas ellas lo que permite que una empresa funcione.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL METODO. El anlisis factorial como cualquier otra metodologa tiene sus ventajas y limitantes. Entre las ventajas tenemos: 1. Sus principios son igualmente aplicables a todas las industrias y a todos los niveles industriales. 2. Al nivel de la empresa puede ser aplicado, despus de alguna prctica, por miembros del cuerpo directivo. 3. Debido a su carcter sistemtico es ms factible que pueda ser aplicado a ms problemas de productividad industrial que otros mtodos. 4. Es muy til para especialistas de institutos de investigacin ya que puede acelerar el trabajo y facilitar el informe. 5. Permite una mayor colaboracin de los que intervienen en las tareas para elevar la productividad debido al uso de cuadros y diagramas en la presentacin del informe. Limitaciones: 1. No revela necesariamente todas las fuerzas que afectan las actividades debido a que ha sido concebido como un mtodo de diagnstico general. 2. No es un procedimiento infalible ya que slo es una herramienta para obtener informacin de manera racional y con esta formular juicios. 3. Es necesario el criterio del investigador ya que muchos aspectos de las operaciones industriales no pueden medirse ni compararse cuantitativamente. 4. Como toda metodologa es factible de ser corregida, ampliada y mejorada.

EFECTIVIDAD. As mismo para conocer que tan bien se realizan las operaciones que se realizan en un determinado nivel es necesario conocer la efectividad de los mismos a travs del tiempo. Esto debe realizarse con un sistema de comparacin que permita valorar la efectividad de los factores de forma impersonal y precisa con la finalidad de proporcionar informacin relevante y veraz. Sin embargo para esta tarea intervienen factores que no siempre son fciles de calificar o cuantificar adems de que los datos no pueden ser los adecuados o ser insuficientes. Para ello es necesario el uso de tcnicas que permitan conocer la relevancia de estos factores as como ofrecer una estimacin numrica de los mismos. Obtenida la informacin necesaria se realiza una comparacin para saber si hay un aumento, una disminucin o no ha cambiado el estado de ejecucin de una determinada actividad. Sin embargo existe la dificultad antes mencionada de lograr una estimacin numrica de tales actividades por ello es necesario un amplio criterio por parte del investigador. Hecho esto es factible el reconocimiento de las posibles tendencias recurriendo al uso de los denominados ndices. De esta manera se obtendrn indicadores numricos de la efectividad de las operaciones de la empresa y con esto conocer que tan productivos son los factores de la misma. PROCEDIMIENTO EN LA INVESTIGACIN INDUSTRIAL. Como toda metodologa la investigacin industrial cuenta con su propio procedimiento con el cual se busca mantener un orden y obtener informacin til para el investigador: Etapa I. Planear la investigacin.

Definir la materia objeto de investigacin. Definir el propsito final de la investigacin. Determinar el tiempo disponible para la investigacin. Planear las fases y el volumen del trabajo. Determinar los medios de investigacin e informacin y la facilidad para obtenerlos. Obtener la autorizacin necesaria para la orientacin y el programa a que se sujetar la investigacin. Etapa II. Analizar el tema.

Determinar los factores pertinentes al tema y a su operacin. Averiguar las funciones de cada factor. 10

Determinar la informacin mnima necesaria. Recopilar la informacin. Verificarla. Asegurarse de que est completa.

Etapa III. Examinar cada factor en esta forma.

Hasta que grado concuerda la operacin de los factores con las funciones asignadas a stos? Qu tendencia se registra en el campo de cada factor? Qu evolucin ocurre en los campos relacionados? Cules elementos del factor estn estimulando la operacin? Cules elementos del factor ejercen una influencia limitadora? Qu objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor? De qu medios se dispone para alcanzar estos objetivos?

Etapa IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar sobre el total de operaciones. Cul parece ser la capacidad ptima de acuerdo con los objetivos de la operacin? Cul es la ejecucin total real? Cules son los factores limitadores? Qu factores deben estudiarse con mayor detalle? Qu objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles? Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperacin con otros especialistas. Etapa V. Presentar el diagnstico.

Preparar documentos para su discusin; diagramas, etc., para su presentacin. Sealar claramente qu hallazgos y diagnsticos est sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecucin de las operaciones que se investigan. Exponer el desarrollo de los hallazgos. Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de avanzar al siguiente. Estimular las decisiones. No perder de vista el hecho de que la decisin es prerrogativa de las personas responsables de la ejecucin o direccin.

Esta metodologa es similar para todos los niveles pero es importante adecuarla de acuerdo a las responsabilidades y circunstancias de cada nivel. Podemos decir que el principal objetivo de la auditoria administrativa est el control ya que esta destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder 11

evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. Y los principios de que persigue la auditoria administrativa es ser parte de la estructura terica. La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad.

METODO DE JOSE ANTONIO FERNANDEZ ARENA

EL AUDITOR: Es aquella persona profesional que se dedica a trabajos de auditoria actualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. FUNCIONES GENERALES: El auditor cuenta con una serie de funciones pendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una obligacin. LAS FUNCIONES TIPO DEL AUDITOR SON: 1. Estudia la normalidad, misin, objetivos polticos, estrategias, planes y programas de trabajo. 2. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. 3. Definir los objetivos alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. 4. Copiar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. 5. Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargos de trabajo. 6. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. 7. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. 8. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin corporativos secretariales e instancia corporativa en su caso globalizadoras. 9. Proponer los sistemas administrativos y o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin. 10. Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles. 11. Revisar el flujo de datos y de normas. 12. Considerar las variables ambientales econmicas que se inciden en el funcionamiento de la organizacin. 13. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. 14. Evaluar los riesgos contables e informacin financiera. 15. mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. 16. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

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17. Disear y preparar los reportes de avances e informales de una auditoria. Respetar las normas de actuacin dictados por los grupos de afiliaciones corporativas normativas secretariales e instancias y en su caso globalizado.

METODOLOGIA. AUDIROTIA EN LA ORGANIZACION: Es un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en que grados se han alcanzado los objetivos. Inicialmente, la auditoria se limit a las verificaciones de los registros contables dedicndose a observar si los mismos eran exactos. La auditora es un servicio que reporta almas alto nivel de la direccin de la organizacin t tienen caractersticas de funcin asesora de control, por lo tanto no puede ningn funcionario de la empresa a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna. Debemos involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa pues su funcin es evaluar y opinar sobre lo mismo. La auditora de la organizacin solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios.

LOS TRABAJOS PRELIMINALES. Se desarrollan al inicio, estn dados por los contactos iniciales que mediante entrevistas; llamadas telefnicas y como los electrnicos se tienen con los clientes. Aqu debe surgir el planteamiento del problema entendido como: Delimitacin clara y precisa (sin ambigedades) del objeto de investigacin, realizada por medio de preguntas, lectura trabajo manual, encuestas piloto, entrevistas, etc. Si al finalizar esta serie de entrevistas el cliente est dispuesto a continuar con la siguiente fase de la auditora, entonces terminaran los trabajos preliminares, con el completamiento formalizacin y definicin de aspectos como los siguientes: Escrito que contenga el acuerdo de llevar a cabo una auditoria especificada su propsito y funcin o departamento en el que aplicara. -Informacin inicial que el auditor necesitara para la investigacin previa. -Personas con las que entrevistara el auditor durante la siguiente fase. -Calendario tentativo de entrevistas con las personas previamente determinados. -Manera como se dar a conocer que se llevaron a el estudio y manera como se presentara el auditor con el personal indicado. 13

-Instalaciones y equipo con el que la empresa est dispuesta al apoyar el auditor. -El tiempo aproximado que llevara la auditoria. Si el auditor tiene experiencia previa, este punto le resultara relativamente fcil. -Es cuando los honorarios los cuales se fijan con base en tiempos y tipos de personal de auditoras empleados estos podrn ser fijados si se tiene buena estimulacin del tiempo que se necesitara. Diagnostico administrativo. De investigacin previa. Una vez que ha quedado claro que se va auditar, se proceder a realizar el diagnostico administrativo y la investigacin previa. Se aplica un programa de investigacin que en esta fase nos lleve en forma rpida y sencilla a obtener un diagnostico en otra fase pueden utilizarse cuestionarios proforma o tipo. La investigacin previa se apoyara preponderantemente en la observacin directa de instalaciones y operaciones reforzada con entrevistas de carcter abierto referentemente a supervisores. No debe perderse de vista que solo se busca un conocimiento general no profundo de la unidad esto nos ayudara a: -Tener una apreciacin general de las operaciones de la empresa y/o que se va auditar, sus productos, mercados, etc. -Definir con mayor precisin el tiempo, el personal y cualquier otro recurso que se va a necesitar, como equipos y especialistas. -Descubrir las probables reas con mayores problemas. -Determinar cules son los elementos ms importantes que se van a examinar.

LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR. Los objetivos, que se perciben con la elaboracin de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo de auditoria constituyen una constancia de trabajo que el auditor busco que era necesario llevar acabo, la forma como se realiz el trabajo y las conclusiones de auditoria que se llev. Los requisitos podrn llevarse manualmente, o bien por medios mecnicos o elctricos en muchas cosas la elaboracin de los papeles de trabajo podr anteceder al estudio del control interno existe y la revisin de la evidencia podr conducir a la elaboracin de papeles de trabajo. No existen formas estandarizadas para los papeles de trabajo de auditoria.

REQUISITOS. -Debern ser elaborados correctamente si se considera el punto de vista que incluyan todos los datos e informacin pertinente. 14

-Todos los datos que se consideren irrelevantes (poca importancia relativa) se debern exigir. -Deber incluirse toda aquella informacin que ampare cualquier concepto que se incluya en el informe. -Deber incluirse toda aquella informacin que podr ser utilizada (aun en forma remota) en el futuro. -Se deber incluir en los papeles de trabajo toda aquella informacin que sea necesaria para amparar la informacin de los requisitos y transacciones. -Todos los papeles de trabajo se debern elaborar con la mayor limpieza posible y debern ser correctos hablando. -Para cuando llegue la fecha de terminacin de la auditoria los papeles de trabajo debern estar concluidos y listos para archivarse. -Todos los papeles de trabajo debern contener la fecha en que se elaboraron y contendrn adems una codificacin que los identifiquen. -Cada cedula de la auditoria deber tener un ttulo que aclare concretamente el tiempo de trabajo realizado 3 que se detalla el contenido de la cedula. -Las sugerencias para el prximo ao son mayor valor que las sugerencias o comentarios sobre lo ocurrido del ao anterior. FALLAS LOCALIZADAS EN LAS EVALUACIONES EN LOS PAPELES DE TRABAJO -Negligencia en no sealar los procedimientos de auditoria que se hayan seguido. -El no hacer mencin de que se ha efectuado un estudio de las polticas depreciacin de la empresa auditada. -El no incluir comentarios respecto a la solucin de problemas fiscales de aos anteriores. SIMBOLOS Y CLAVES UTILIZADOS POR EL ADUITOR. Correccin realizada. ^ Sumas verificadas. Pendiente de registro. No rene requisitos. Y Inspeccionados utiliza exclusivamente en los diarios, cuando la informacin se ha cortejado antes una factura. Sumas verificadas. Se colocan a un lado de las cantidades para sealar que son correctos. Seala la ltima partida del periodo actual que se ha examinado. En un registro de cheques expedidos y que han estado pendientes de pago por parte del banco. S En la balanza de comprobacin para iniciar que es necesario elaborar una cedula respecto a tal cuenta. Cuando la cedula haya sido concluida. 15

Cuando un comentado haya sido investigado y a su vez aceptado. Cheques expedidos que hayan sido pagados por el banco. Conjunto completo de papeles de trabajo y papeles de trabajo que contienen la balanza de comprobacin. Al inicio de una auditoria se deber elaborar una cedula de auditoria que incluya una balanza de comprobacin de las cuentas del mayor general. Esta cedula no podr concluirse si no hasta que termine la auditoria. Estas cedulas se deben elaborar al inicio de una auditoria de tal forma que el auditor pueda familiarizarse con las cuentas empleadas y pala que sirva como gua en el desarrollo de la revisin. CEDULAS RESUMEN. Las cedulas de auditoria son elaboradas para poder desarrollar la informacin deseada y as llegara decisiones de auditoria. Una cedula de resumen es aquella que se sometan a partidas similares o relacionadas corresponden con los totales de una clase o grupo de partidas en los estados financieros. CEDULAS DE DETALLE. Estas cedulas amparan o contienen el detalle de cada partida que aparece en la correspondiese cedula resumen de la auditoria en cada cedula de detalle debern quedar asentados: -El detalle de los cargos y crditos peridicos. -Todos los ajustes de auditoria que sean necesarios con la respectiva explicacin de porque se necesita dar asiento. -Datos que surgieron respecto a la partida para la cual se le audita la cedula. -Las conclusiones a las cuales se lleg respecto a la partida para la cual se elabora la cedula. Un comentario conciso respecto a los procedimientos que se siguieron para poder llevar acabo la revisin. CEDULAS DEL RESUMEN. Son aquellos que se utilizan para poder desarrollar informacin observada en los resultados deseados y as llegar a decisiones de auditoria que corresponden a partidas de una clase o grupo en los estados financieros. CEDULA DE AUDITORIA. Referentes a ajustes derivados de la auditoria. -Los ajustes de auditoria se registran en los siguientes tres lugares. Cedulas de trabajo referente a la cuenta que se est ajustando en las cedillas de auditoria. -En las cedulas de auditoria que contenga la balanza de comprobacin. -En los papeles de trabajo elaborados especficamente para los ajustes de auditoria.

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El archivo de los papeles de trabajo de auditoria. -Es comn que los papeles de trabajo se dividan en papeles que constituyen parte del archivo permanente y papeles que integran el archivo corriente. -Archivo permanente incluye todos los datos y todos los papeles que se retengan por ms de dos aos. -Archivo corriente: Se forma de todos los papeles, datos y correspondencia obtenidos durante las fechas comprendidas entre periodos fiscales. EL AUDITOR. El auditor es una persona profesional que hace trabajos de auditoria. El auditor tiene que hacer y elaborar todo el funcionamiento de una organizacin de una empresa (X). Tiene que tener bien estructurado todo el sistema de cmo se lleva a cabo una auditoria en la empresa. Ellos llevan unas polticas y estrategias de cmo se tiene que llevar acabo dicho programa. Tambin el auditor le entrega unas copias al personal para que no exista ningn problema y as mismo cuando lleguen a un juicio o algo as no exista ningn problema tambin es bueno hacer y elaborar un balance de comprobacin para comprobar todo lo que el auditor inspecciona de una empresa as mismo un balance de resultados ya cuando realmente salen todo lo de una empresa. AJUSTES DERIVADOS A LA AUDITORIA. Los ajustes de auditoria se registran en los siguientes tres lugares:

-En la cedula de trabajo referente a la cuenta que se est ajustando. -En la cedula de auditoria que contenga la balanza de comprobacin. -En los papeles de trabajo elaborados especficamente para los ajustes. -Para registrar asientos de diario el auditor registra c/u de los asientos de ajustes en la cedula de auditoria de nominada ajustes de auditora. -Cedulas que contienen resmenes de libros de actas. Examinarse por periodos autorizacin para ver y anotar sobre los movimientos ver los aspectos para que no afecte. -Conservacin de los registros de la auditoria. Entre los contadores no existe uniformidad de criterio respecto a la conservacin o destinacin de los registros de auditoria. -Copia a mquina de cada informe de auditora. -Cuestionarlos actualizados referente al control interno. -Contratos vigentes. -Manual de contabilidad. -Declaracin de impuestos. -Contratos ya vencidos. -Informe preparados por contadores afiliados. -Anlisis de tallados de las cuentas de ingresos y de gastos 5 aos. a) Hojas de agenda b) Contratos de prestacin de servicios profesionales. 17

c) Informacin referente a inventarios. SE DEBERA CONSERVAR POR 2 O 3 AOS a) Correspondencia de rutina b) Bloques de los informes. c) Copias adicionales respecto a informes mecanografiados. Cedulas que contienen resmenes de los libros de actas. Si el auditor puede obtener una copia de las actas de las asambleas de los accionistas y de las juntas de directores y de los comits o de reuniones de socios. Debern hacer una anotacin en ellas de aquellos aspectos que puedan tener algn efecto sobre la auditoria. Si el auditor ha de extraer datos de los libros de actas, deber extraer solo aquellos que tuviera algn impacto sobre la auditoria. Los actas podrn examinarse por periodos subsecuentes a la fecha de los estados financieros hasta la fecha que se conjura la auditoria. Fines que persiguen el archivo: 1-Proporcionar una historia de las finanzas de la compaa. 2-Reducir el trabajo en la elaboracin de cedulas de auditoria. El contenido del archivo permanente: Copias de la documentacin relacionada con el registro de valores. Catalogo de cuentas. Cuenta de los informes de auditora. Archivo corriente. Se forman de todos los papeles, datos y correspondencia obtenidos durante las fechas comprendidas durante periodo fiscales. Conservacin de los registros de auditoria. Se debern conservar permanente mente. a) Cada informe de la auditoria. b) Contratos vigentes y dems contratos de fideicomiso. Anlisis de todo que se considere que sea de naturaleza permanente. Por espacio de dos aos. a) Copia de las actas de cuentas y asamblea. b) Anlisis detallados de las cuentas de activo fijo. Por espacio de 5 aos a) Conciliaciones bancarias y respuestas a las solicitudes de confirmacin. b) Informacin referente a inventarios. c) Relaciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

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MTODO DE VCTOR RUBIO RAGAZZONI Y JOS HERNNDEZ FUENTES.

En el ao de 1955, Vctor Manuel Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentes presentan en forma de gua prctica a la Auditoria Administrativa, la cual sirve para normar el criterio de actuacin, demostrando ambos que dicho trabajo ha sido probado en el terreno prctico, estando conscientes de su carcter prctico y no obstante, con el tiempo estos autores consideran que su obra podr ser enriquecida con los requerimientos y avances en funcin a las pocas actuales. El autor aporta la parte tctica de la auditora, porque su metodologa la detalla paso a paso, para que una persona que no tenga experiencia en realizarla tenga una gua prctica para llevar a cabo auditorias. Con su metodologa puedes llevar a cabo la auditora en cualquier organizacin. Para que mediante su anlisis y dictamen verifique la efectividad con que se realizan las funciones de una empresa. El proceso de auditora administrativa requiere, de cuatro etapas: 1. PLANEACIN a. Definicin del estudio a desarrollar b. Diagnstico administrativo. c. Elaboracin del programa de diagnstico. d. Aprobacin del programa. e. Desarrollo del diagnstico. f. Definicin del objetivo. g. Alcance especifico de la auditoria. h. Determinacin del personal necesario. i. Programacin del tiempo estimado. j. Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar. k. Aprobacin del programa de auditora. 2. a. b. c. d. e. 3. a. b. c. d. EXAMEN Entrevista con los responsables. Aplicacin de tcnicas de auditoria administrativa. Captacin de documentacin necesaria. Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. Captacin de opiniones y sugerencias. EVALUACIN Anlisis y evaluacin de la informacin captada. Jerarquizacin de observaciones. Planteamiento de las recomendaciones. Discusin de las observaciones.

4. PRESENTACIN a. Elaboracin del informe final. 19

b. Presentacin del informe final al director general y subdirector de auditora. c. Presentacin del informe final a los responsables de la unidad auditada. Metodologa Consiste en evaluar el fundamento de la administracin, mediante la localizacin de irregularidades o anomalas, y el planteamiento, de posibles alternativas de solucin. La funcin de la auditoria administrativa consiste en realizar el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos y polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados. Programa de trabajo. El programa de trabajo es la relacin escrita que contiene ordenados lgicamente los trabajos a realizar durante un periodo determinado, as como las fechas de iniciacin y terminacin de cada uno. En el programa debern quedar listos todos los trabajos que han de realizarse para lograr los objetivos propuestos, siendo de vital importancia que se incluya en el, todos los considerando posibles, a fin de que el programa se desarrolle con eficiencia La esmerada atencin en la formulacin de los programas de trabajo y el uso adecuado que el auditor haga de ellos, constituyen medios valiosos de control en el desarrollo de los trabajos y, adems: Permiten seguir un orden en la ejecucin de los trabajos Permiten conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar Permitir conocer discrepancias entre tiempo programado y el que realmente fue utilizado en cada trabajo. Permitir imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando existan discrepancias de consideracin en los plazos fijados y volmenes de ejecucin. Permitir apreciar que las labores encomendadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en el caso contrario responsabilidades. Con el fin de lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle con mayores probabilidades de xito, es aconsejable que este se formule con la participacin del personal que tendr que intervenir directa o indirectamente en su ejecucin, pues de su aprobacin conjunta resultara de la coordinacin de trabajos y la aceptacin de responsabilidades. 20

El auditor debe tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstculos que impida su exacto desarrollo, muy a pesar de su previa programacin. Por lo tanto deber tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstculos que impidan su exacto desarrollo, muy a pesar de su previa programacin. Para facilitar el manejo del programa de trabajo, es aconsejable que se formule una grfica que permita apreciar rpida y objetivamente el estado que guardan los trabajos en el momento requerido. As mismo es aconsejable que el total de los trabajos que comprende el programa, se seccione en tantos grupos como sean necesarios, a fin de circunscribir funciones y obligaciones.

MTODO DEL CONTROL DE CALIDAD TOTAL

La auditora diagnstico de calidad sirve para hacer el seguimiento del proceso de control. La revisin y vigilancia de que el sistema de calidad se lleva a cabo es una tarea fundamental para un sistema de calidad. Deming dio a conocer el ciclo de Shewhart o ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar), tambin conocido como ciclo PDCA, por sus siglas en ingls, que apoya a la administracin en la bsqueda de la mejora contina. El ciclo es una derivacin del mtodo cientfico, aplicado a procesos y actualmente se utiliza como una de las herramientas vitales del Control de Calidad Total. El Planear consiste en establecer planes, determinar metas y objetivos y los mtodos para alcanzarlas para el propsito del negocio o del grupo. El Hacer significa llevar a cabo lo planeado, dando capacitacin y realizando el trabajo. Despus, la Verificacin ayuda a conocer si los resultados concuerdan con lo planeado y por ltimo, Actuar consiste en corregir o eliminar los problemas encontrados en la fase de verificacin y emprender la accin necesaria para que el objetivo o meta lograda se mantenga. La auditora de calidad es una revisin que permite que gire el ciclo PDCA. La tendencia ms moderna en materia de auditora de calidad es hacer una revisin del control total de calidad estudiando todo el sistema de administracin. Al igual que en la Administracin Estratgica y el Desarrollo Organizacional, el emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administracin de Calidad requiere un diagnstico previo para conocer el estado actual de la organizacin donde se pretenda implantar. Esta revisin o Auditoria se lleva a cabo por alguien que no participa en el sistema que se est revisando para poder

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conocer las reas fuertes y dbiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada. La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente; si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente, difcilmente podr recetar la solucin ideal para el problema. Sucede exactamente igual con las organizaciones. Necesitamos saber cules son sus reas dbiles y fuertes para definir qu acciones correctivas hay que tomar. Para conocer adems el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad, se realizan Auditorias de calidad peridicamente, llevadas a cabo generalmente de manera independiente a la compaa. Uno de los propsitos de las Auditorias de calidad es dar a los directores informacin que est libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre s mismos. Estas Auditorias pueden ser de procedimientos, cuando se evala la adhesin a los mtodos y procedimientos de la calidad, o de productos cuando se evala la conformidad del producto con las especificaciones. Para una auditoria de calidad exitosa, se necesitan los siguientes ingredientes: poner nfasis y concluir basndose en hechos, actitud de servicio por parte de los auditores, identificacin de las oportunidades de mejora, tomar conciencia de los aspectos de relaciones humanas y los auditores deben ser competentes. Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas con un estndar objetivo. Donde existen stos estndares, el auditor no tendr necesidad de hacer juicios subjetivos. Los estndares de referencia comunes incluyen: Polticas escritas que apliquen a la calidad Objetivos establecidos para programas, contratos, etc. Especificaciones de calidad de clientes y de la compaa Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes Estndares de calidad de la compaa y la industria Guas publicadas para conducir auditorias de calidad (por ejemplo ISO 9000) Instrucciones de calidad por departamento Literatura general sobre auditorias Uno de los estndares para sistemas de administracin de la calidad con mayor reconocimiento a nivel internacional es ISO 9000 (International Organizaron for Standardization Organizacin Internacional de Estandarizacin), el cual tiene diferentes normas segn el giro y el alcance de la empresa. El implantar cualquiera de las normas ISO 9000 tiene un impacto positivo en la calidad, productividad y reduccin de costos, adems que da reconocimiento y credibilidad, as como una ventaja competitiva. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO 9001 y que son objeto de auditoria se enlista a continuacin: 1. Responsabilidad de la direccin 22

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Principios del sistema de calidad Auditorias internas del sistema de calidad Consideraciones sobre los costos de calidad Calidad en relacin con el mercado (revisin del contrato) Calidad en especificacin y diseo Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones) Calidad en la produccin (control del proceso) Control de produccin (control del proceso) Control y rastreabilidad de materiales y componentes, identificacin y Control del estado de verificacin (estado de la inspeccin y prueba) Verificacin del producto (inspeccin y prueba) Control del equipo de inspeccin, medicin y prueba No conformidades (control de producto no conforme) Acciones correctivas Manejo y funciones posteriores a la produccin (manejo, almacenamiento empaque, embarque y entrega) Servicio posterior a la venta Documentacin y registros de calidad (control de documentos) Registros de calidad Personal (capacitacin y adiestramiento) Uso de mtodos estadsticos Productos suministrados por el cliente

Como se pudo observar, las auditorias de sistemas de calidad total, incluyen puntos cruciales para una organizacin desde el punto de vista administrativo. Estos sistemas de calidad actualmente estn teniendo un gran auge. La necesidad de las empresas para implantarlos responde a una mayor competencia internacional y a que los clientes cada vez son ms exigentes. Tipos de auditoria de calidad. Auditora externa. Existen distintas categoras de auditora de calidad realizadas por personas externas a la organizacin que se audita. Algunas de stas son: - Auditoria de calidad del proveedor por el comprador - Auditoria de calidad por consultores - Auditoria de calidad con el propsito de certificacin - Auditoria de calidad para obtener algn premio (premio Deming, premio Malcolm Baldrige, en Mxico se tiene el Premio Nacional de Calidad y otros estatales). Auditora interna. Existen 4 tipos de auditoras de calidad que se hacen internamente en las organizaciones. stas son: - Auditora realizada por el presidente de la empresa

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Auditora realizada por el jefe de la unidad (gerente jefe de rea de sucursal). Auditora realizada por el personal de control de calidad Auditoria mutua de control de calidad

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CONCLUSIN.
Una vez que hemos ledo y aprendido los diferentes enfoques y metodologa que han aportado los diferentes autores que hemos visto en este tema, podemos concluir que sus definiciones, enfoques y metodologa tienen variantes en cuanto al realizar una auditora administrativa, por ejemplo William P. Leonard se enfoca hacia las reas funcionales, en tanto que, Mtodo de Anlisis Factorial del Banco de Mxico de la Auditoria Administrativa, donde nos dice que el anlisis factoriales es una metodologa de investigacin industrial, por otra parte, Rubio Ragazzoni se enfoca a la revisin de las actividades. Esto no quiere decir que un autor examine un elemento de la administracin en tanto que otro solo examine otra parte de ella, sino que las variaciones que encontramos son de la forma no del fondo. En el fondo todos a travs de su metodologa examinan y evalan como se est llevando a cabo la administracin de la empresa, partiendo de los objetivos y metas establecidas, examinan las funciones y procedimientos que llevan a cabo cada una de las reas funcionales de la organizacin, con qu grado de eficacia y eficiencia llevan a cabo sus funciones, para as poder alcanzar la misin y los objetivos para los cuales fue creada la empresa.

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BIBLIOGRAFA -Metodologa propuesta por Vctor Rubio Ragazzoni. Auditoria Administrativa. Recuperado el 16 de octubre del 2012 en http://es.scribd.com/doc/85283670/AA9U. -Zuria Jordn CARLA y Zuria Gutirrez EDUARDO. Mtodos de auditoria. La auditoria administrativa. Recuperado el 16 de octubre del 2012 en http://es.scribd.com/doc/62718305/Auditoria-Administrativa -Alfred W. Klein y Nathan Grabinsky. -El anlisis factorial. Banco de Mxico, S.A. Investigaciones industriales. Sptima edicin, 1990 -David, Fred R. Conceptos de Administracin Estratgica. 5 edicin. PHH. Mxico. 1997. -Fernndez Arena Jos Antonio. La Auditoria administrativa. Ed. Diana. Mxico, D.F. 1992. -Auditora Operacional. Mxico, D.F. 1995.Juran, Jospeh M. Juran y la Planificacin para la Calidad. Daz de Santos. Madrid. 1990. Koontz. -Harold y Heinz Weihrich. Administracin: Una perspectiva global. 10. Edicin. McGraw Hill. Mxico, D.F. 1994. -Leonard, William P. 1991.Norbeck, E.F. Auditoria Administrativa. Ed. Diana. Mxico, D.F.

-Auditora Administrativa. Editora Tcnica, S.A. Mxico, D.F. 1970.Rodrguez Valencia Joaqun. Sinopsis de Auditora Administrativa. Ed. Trillas. Mxico, D.F.1991. -Thierauf, Robert J. Auditora Administrativa. Ed. Limusa. Mxico, D.F. 1994.

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