You are on page 1of 6

Stilovi u MS Word-u #1- formatizovanje teksta

Radenko S. Mikanovi
Korienje naprednih tehnika u formatizovanju dokumenata (stilizovanju) u MS Word-u se, i pored velikih prednosti, toliko retko koristi da je to, za razvojni tim Microsoft-a, porazno. U najnovijim verzijama MS Office-a 2000/XP se, po ovom pitanju, ne nudi skoro nita novo, jer je osnovni problem to su korisnici uglavnom zadovoljni i onim mogunostima Word-a koje ee koriste. U svakoj verziji se, mogunosti u korienju stilova, proire, to dovodi do teeg pristupa korisnika ije vetine ne prate ovaj tempo. Korienje naprednih tehnika u formatizovanju dokumenata u MS Wordu se retko koristi. Bez obzira na mogunosti u primeni stilova ne treba gajiti iluzije o nekakvom novitetu - sve ovo je MS Word imao i u prethodnim verzijama, ali ni najobimnija literatura ne daje ba mnogo detalja o ovim prednostima, uglavnom prepisujui, pa ak i skraujui, referentne prirunike stare 4-5 godina. Kad god sam bio u prilici, da u 10-ak minuta prezentiram korienje stilova, sluaoci su bili oduevljeni, a skoro 90% njih, nije ni pomislio da takve mogunosti postoje. Veliki broj njih su ozbiljni korisnici MS Worda, i drugih slinih programa. Kroz ovaj, i jo dva lanka (#2-prelom dokumenta, #3-alati i makroi za napredne), u OMEGA MAGAZINU, pokuau da vam ovu temu doaram na to laki nain, obradim osnovne teme koje e vam omoguiti da iskoritite osnovne prednosti definisanja i korienja stilova, a vi imajte na umu da e vam, za praenje ovih tema, biti potrebna dobra osnova u korienju MS Word-a. Veliki, ako ne i najvei, broj autora i izdavaa tampanih publikacija najee koristi QuarkXPress ili druge DTP programe, mada unos teksta svi zapoinju u MS Word-u ili jo jednostavnijem tekst procesoru, ime se, uz razne izgovore o sporosti i problemima sa prelomom kompleksnijih dokumenata sa grafikim umecima, ignoriu mogunosti MS Word-a. Retko se pominje veliki broj njegovih prednosti: stilovi, abloni, fusnote, master document, Cross-reference, automatski fleksibilni sadraj dokumenta, index pojmova, i dr. Neemo ovde lomiti koplja oko toga "da li se MS Word moe tretirati kao DTP program", ali je sigurno da bez ikakvih problema njime moete obraditi velike i veoma sloene b/w publikacije (zbornici radova, udbenici, skripta,...), pa ak i da niste istog miljenja, proitajte naredni tekst - bie vam sigurno zanimljivo, ako ne i od koristi. Retko se pominje veliki broj njegovih prednosti: stilovi, abloni, fusnote... Priroda problema Kako problem nije samo u formatizovanju i prelomu, ve i u unosu (editivanju, auriranju) teksta, na samom poetku je potrebno da ih razlikujemo. Auriranje dokumenta podrazumeva akcije korisnika na unosu ili modifikovanju teksta, grafikih i drugih objekata koji su sastavni delovi dokumenta, to utie na sadraj dokumenta. Formatizovanje se moe izvoditi na nivou selekcije, sekcije, dokumenta, ablona i master dokumenta. Velika veina korisnika Word-a najee koristi samo ovaj prvi - formatizovanje selekcije, ali se tek formatizovanjem na nivou dokumenta moe postii kakav-takav komforan rad bez "glavobolje" i dobar prelom, to je bez primene stilova apsolutno neizvodljivo.

1
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

Kroz edukaciju velikog broja polaznika od 1995-e do danas, zapazio sam tekoe sa kojima se korisnik Word-a moe sresti, gde je spor odziv nekih komandi u ovom programu odneo "pobedu", naroito u dodeli i odravanju formatizovanog teksta. Da bi ovo prevaziao, kreirao sam nekoliko makro procedura koje bi korisniku bile pri ruci i radile ono to mu najee treba, ime se dobija na brzini obrade. I pored toga, dokumenta su mi se inila prevelika (za ono to sadre), a primeivao sam i neke tikove programa, naroito kod preloma dokumenata veeg obima. Problem je u koncepciji pristupa formatizovanju i prelomu, i to onoj koju korisnik primenjuje, a ne u samom programu, to ukazuje da korisnik treba da primeni neki napredniji koncept. Reenje navedenih (i mnogih nenavedenih) problema se moe postii korienjem stilova, a "kako to postii?", upravo sledi. Stilovi Stilovi su skupovi (klase) parametara za formatiranje karaktera i/ili pasusa, koji se uvaju kao delovi samog dokumenta. Stilovi se u praksi mogu lake prihvatiti i razumeti kao "kalupi za oblikovanje". Korienjem stilova se omoguava brzo, lako i fleksibilno formatizovanje u situaciji kada na vie mesta u dokumentu treba primeniti formatizovanje sa istim parametrima (karaktera ili pasusa), ali se pored toga postie i izuzetno visok stepen fleksibilnosti dokumenta na promene. Treba napomenuti da se pod izrazom stil ovde ne misli na stil fonta (Bold, Italic, Underline), ve na formatizovanje u irem smislu: format karaktera (Format Font), format pasusa (Format Paragraph), Format Tabs, Borders and Shading, Sva ova formatizovanja mogu da se ugrade u stil, primenjuju na delove dokumenta, menjaju sa bilo kog mesta gde su i primenjeni, ali svaki "potomak" (deo dokumenta nad kojim je stil primenjen) moe, pored nasleenih svojstava stila, da ima i svoja specifina formatizovanja, koja se ne reflektuju na definisani stil - ako se to ne specificira u samom stilu. Stilovi su globalno podeljeni na stilove paragrafa i stilove karaktera, tako da se stil paragrafa primenjuje na selektovani ili tekui pasus, a stil karaktera na selektovan deo teksta ili tekuu re. Stilovi se u praksi mogu lake prihvatiti i razumeti kao "kalupi za oblikovanje". Primena ugraenih stilova Mada se pored ugraenih stilova mogu kreirati i novi, za pravilan rad na stilizaciji dokumenta valja najpre savladati korienje postojeih. Pregled (standardno ugraenih) stilova se moe dobiti preko ComboBox-a Style, na samom poetku palete Formatting kao na slici 1), gde se nalaze korieni stilovi, a ako elite da vidite sve postojee (bilo da su iskorieni ili ne) - otvorite ComboBox uz dranje pritisnutog tastera <Shift>. Otvaranje ove liste moe potrajati, jer Word ima zadatak da u listi prikae primer teksta formatizovanog u ovom stilu, gde se koriste upravo imena odnosnih stilova. Pored toga, u svakoj stavci liste sa desne strane, prikazani su i znaci koji ukazuju na: tip horizontalnog poravnanja, vrstu stila ( za stil paragrafa ili za format karaktera), i veliinu fonta u ovom stilu. Preko ComboBox-a Style se na najprostiji nain moe primeniti neki od ugraenih stilova, gde je potrebno samo odabrati eljeni stil. Ali, ako u dokumentu imate mnotvo stilova, Word e sporo otvarati ovu (grafiku) 2
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

Slika 1

listu, pa pokuajte da potpuno izbegnete njeno otvaranje. Stilovi koje ete najee koristiti (i koji su obavezni) su Normal, List Bullet, List Number i bar tri nivoa naslova Heading, pa ete ih bre primenjivati preko tasterskih preica: Normal -<Ctrl>+<Shift>+N (uobiajen, podrazumevani i najei format pasusa), Heading 1 - <Ctrl>+<Alt>+1, Heading 2 - <Ctrl>+<Alt>+2 ili krae Heading n - <Ctrl>+<Alt>+n (gde je n broj od 1 do 9 za naslov n-tog nivoa), dok za List Bullet i List Number moete dodeliti taskerske preice <Ctrl>+<*>, odnosno <Ctrl>+<#> (kad za to doe vreme). Primena stila na odnosni pasus ima istu logiku kao i formatizovanje pasusa (pasus ne mora biti selektovan), dok se stil za karaktere primenjuje analogno formatizovanju karaktera (mora se selektovati nekoliko slova ili rei). U sluaju da se selekcija ne odredi - stil karaktera se primenjuje na trenutnoj poziciji kursora (re) ime se, nastavljanjem unosa teksta od date pozicije, dobija njegova primena i u nastavku dokumenta. Promena parametara stila - modifikovanje Ako ste na va deo teksta primenili neki od stilova, a ne svia vam se kako on izgleda, trebalo bi da otvorite dijalog Style preko Format/Style, (koji izgleda kao na slici 2), pa odaberete komandno dugme Modify, ime ulazite u Modify Style - glavni dijalog za modifikaciju tekueg stila (koji ste odabrali u prethodnom dijalogu). Kroz ovaj dijalog moete definisati: "naslov", "glavni naslov", "podnaslov", ve brojevima definisati njihovu hijerarhiju ili, jo bolje, ne menjati ime Slika 2 stila. Alternativa ovome je imenovanje stilova kao npr: "autor", "zanimanje", "RAD", "Heading 1","Heading 2",...

Name - ime stila, gde treba izbegavati imena tipa:

Based On - stil na kome se tekui stil bazira (ije parametre nasleuje dograujui na njega

sopstvene). Ovde je vano da najpre formatizujete bazne stilove (npr. Normal), pa tek onda ostale, jer ete se iznenaditi, kada se, promena u baznim stilovima, odrazi na ostale.

Style Type - stil pasusa ili stil karaktera (stil pasusa je moj apsolutni favorit).
Preko Style for Following Paragraph u ovom dijalogu moe se zadati stil koji iza njega sledi, ime se postie hijerarhijsko ureenje dokumenta, a moe se koristiti samo za stilove tipa paragraf. Zadavanjem redosleda stilova se omoguuje automatsko formatizovanje jo u toku unosa teksta, gde Word posle zavretka unosa tekueg pasusa (pritiskom na <Enter>), sam formatizuje naredni pasus. Primer dobro odreenog osnovnog redosleda stilova je: Heading 1Heading 2 - Heading 3 - Normal i zadaje se pojedinano modifikovanjem svakog od navedenih stilova. Stavka Add to Template omoguuje dodavanje (ili popravku) modifikovanog stila u izvorni ablon. Ne savetuje se dok ne ovladate korienjem ablona (Templates). Kljuni deo ovog dijaloga je taster Format, preko kojeg se pristupa nekom formatizovanju (dobijaju se uobiajeni dijalozi: Format Font, Format Paragraph,). Za deklarisanje tasterske preice za primenu stila treba kliknuti na Shortcut Key komandni taster. Uvoenje tasterskih preica nije teko, ali ete od ovoga imati veliku korist (ubrzanje poslova na formatizovanju dokumenta). Treba izbegavati standardne preice Word-a i Windows-a, kao i komplikovane viestepene preice (kao npr. <Ctrl>+<Shift>+L,1), iako Word to omoguava. Za naslove se savetuje definisanje

3
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

<Ctrl>+<1>, <Ctrl>+<2>, itd., gde se brojem definie nivo naslova od najvieg (Heading 1) do najnieg (Heading 9). Bri nain modifikovanja nekog stila (osim stila Normal) sastoji se iz sledeih koraka: 1. poto ste primenili stil (njegovo ime je vidljivo u ComboBox-u Style) koji hijerarhijski odgovara, ali vam se ne dopada, modifikujte ga primenom uobiajenih dijaloga i mogunosti formatiranja sa palete (bez ulaska u Format Style dijalog); 2. kada budete poeleli da tekui stil izgleda ba kao to izgleda selektovani tekst (uglavnom za pasus) - selektujte ceo pasus (npr. trostrukim klikom), pa zatim kliknite U IME tekueg stila u ComboBox-u Style; 3. kada se ime stila oseni (moe potrajati) - pritisnite taster <Enter>, posle ega ete dobiti umanjeni dijalog Modify Style (kao na slici 3), gde treba da: overite opciju Update the style to reflect changes, ako ste "mislili ozbiljno", pa e kroz ceo dokument ovaj stil biti modifikovan (opcija se podrazumeva) ili overite opciju Reapply the formatting of the style to the selection, ako ste "se alili", pa e selektovani pasus biti u potpunosti vraen na format stila koji mu je dodeljen (ponitava se uvedena modifikacija). Stavka Automatically update the style from now on se overava ako elite da se ovaj stil ubudue automatski modifikuje posle formatizovanja u pasusima koji se na njega referenciraju (savetuje se samo za stilove nabrajanja i neke specifine oblike formatizovanja kao to su Footer, Header, stilovi sadraja (TOC1, TOC2,) i slino, jer zahteva vie iskustva u radu sa stilovima. Da bi stil popravili (Update) prema selektovanom delu teksta - potvrdite na OK ili otkaite na Cancel.

Slika 3

Ovo se moe znatno ubrzati korienjem makroa, to e biti opisano u lanku #3. Prednosti korienja stilova Prva neposredna korist od primene stilova je to to ne morate da pamtite koji font, veliinu, stil fonta, boju, efekt, uravnanje, itd., ste primenili u nekom delu teksta, kada to isto poelite da primenite na selektovani deo. Dovoljno je da iz ComboBox-a - Style izabere eljeni stil i on e biti primenjen. Kako se najee koristi stil za formatizovanje paragrafa, ovim se moe vrlo lako zadati i automatizacija u: kontrolisanju razmaka izmeu prethodnog i sledeeg pasusa, neodvojivost redova, neodvojivost od narednog pasusa, obavezan prelom na sledeu stranu, jezik, forsiranje (ili ne) podele na slogove (hifenacija) i mnogo toga to e se odnositi samo na dati stil. Neki oblici prikaza dokumenta nee imati efekta, ako kroz dokument nisu primenjeni stilovi i tako uspostavljena hijerarhija njegovih delova (barem u naslovima). Sa druge strane, ako ste primenili stilove, obimniji (strukturno i hijerarhijski) i kompleksniji dokument ete kroz Document Map i Outline pogled moi komforno da ureujete i uoite hijerarhijske "rupe". Pogled Document Map e vam dati mogunost da: vidite 1-9 nivoa naslova (ili sve) i da se, kreui kroz Map, vrlo 4
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

brzo kreete i kroz sam dokument. Konkuriui Object Browser-u, ovo je praktino najbri nain navigacije kroz dokument i to bez obzira da li dokumet obraujete u Normal, Online Layout , Outline, Page Layout, Header and Footer ili Master Document pregledu. Map se vezuje i ostaje aktivan samo u onom pogledu u kome ste ga i ukljuili (preko View/Document Map), ne prikazujui se u ostalima, dok ga ne ukljuite. U Outline pregledu imaete mogunost komfornog vertikalnog i horizontalnog preureenja dokumenta, gde se podrazumevaju sve vae ideje oko rasporeivanja i prebacivanja celih poglavlja: ispred, iza, degradiranje u naslov nieg ili promovisanje u naslov vieg nivoa. Problem korienja velikog broja fontova u Word-u su osetili mnogi, a naroito oni koji su ga koristili jo u verziji 6, kada smo svi koristili i dosta slabije raunare (sa manjom brzinom i manjom radnom memorijom). Tada sam naiao na problem: "kako uraditi katalog fontova kojim korisnik raspolae", jer sam ve na 60-ak razliitih fontova morao da "ubijem" Word, ali, i po uspenom kreiranju, otvaranje i tampanje takvog dokumenta je izazivalo mnoge probleme. Nisam zagovornik velikog broja fontova u jednom dokumentu, jer se veina dokumenta moe uraditi korienjem 2-3 fonta. Navedeni primer je izuzetak, ja sam ga reio tek u verziji Word97 i to programiranjem kreiranja svakog pasusa nadgradnjom stilova, gde korisniku nije data mogunost da bilo ta ispravi kucanjem, ve samo Preview. Ako kroz dokument niste korektno koristili stilove i kroz njih zadali hijerarhiju naslova (svih nivoa), neete moi automatski generisati sadraj, bez ega nema ni publikacije, a kamoli rada u Master dokumentu. abloni Mnogi programi nude kompletne osnovne definicije (Template) projekta koji e se u njima tek obraivati, a Word ih naziva Document Templates (sa ekstenzijom *.dot). Ako stil shvatamo kao kalup za tekst (pasus) onda bi ablon bio kalup za ceo dokument, ukljuujui tu sve stilove, stranine oznake, ali neobavezno i sam tekst. ablon, kreiran da poslui kao osnova neke publikacije (skripta, diplomskog rada, knjige, i sl.) ne sadri tekst (eventualno moe imati Header i Footer), dok ablon kreiran za popunjavanje obrazaca, slanje dopisa, fax poruka, itd., mora imati sav tekst i grafike objekte koji se podrazumevaju, kao i ostavljen prostor ili previena polja, za unos onih delova koji se razlikuju od dokumenta do dokumenta. ablon je kalup za ceo dokument... Iako svi kreirani abloni (Templates, *.dot fajlovi) sadre neophodne i neke svoje specifine stilove vi ne morate da ih koristite, to se odnosi na dokument veliine 2-3 strane, ali kada je u pitanju publikacija veeg obima onda se stilovi obavezno (!) koriste. Novi dokument se bazira na ablonu Blank Document (fajl Normal.dot), ako vi drugaije ne odredite, a ako ovaj fajl ne postoji - Word e ga kreirati prilikom starta. Normal.dot dobiete po instalaciji MS Word-a (Microsoft Office-a), ali e ga MS Word automatski generisati (kreirati) prilikom pokretanja, ako otkrije da traena datoteka ne postoji. Brisanjem ove datoteke mogu se otkloniti i neki problemi u radu Word-a i to najpre "cirkus" oko stilova koje ste kreirali vebanjem ili ukloniti neki od makro virusa, dok se ponekad deava da, usled frekventnih promena u njoj, biva oteena i neupotrebljiva. Mnogi korisnici MS Word-a se, u situaciji kada treba da kreiraju slina dokumenta, snalaze na taj nain to kreiraju poluprazne dokumente, pa im (posle popunjavanja) dodele drugo ime. Ovo je uvek rizino, jer se moe desiti da se ugrozi osnovni dokument, to je kod korienja ablona nemogue, jer se on tada samo ita. Dokument, kreiran prema ablonu, nema uticaja na ablon, pa je tako ablon uvek tu da prenese sve svoje parametre (tekst i stilove) na novi dokument. Kreiranje novog dokumenta na bazi ablona zapoinjete preko File/New, a potom izaberete eljeni ablon. Ako ga ne naete u izboru - vreme je da ga sami sainite.

5
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

Koristei jednostavne ablone za kreiranje dokumenata, smanjujete verovatnou ponavljanja greaka (u podacima vanim za korisnika: sedite firme, iro raun,) kao i uniformnost dokumenata, dok abloni, u primeni na publikacije, imaju znatno vee mogunosti (o tome u lanku #2). Rad po ablonu Word ablone uva na User Tempales lokaciji npr: "C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates", gde se nalaze i svi ostali abloni za Microsoft Office programe. Ako na ovoj lokaciji kreirate folder imaete mogunost da u njemu drite sve ablone koje ste kreirali i koje koristite u svakodnevnim poslovima (u firmi). Pri kreiranju novog dokumenta idite uvek na meni File i njegovu stavku New, pa ete dobiti mogunost pregleda svih postojeih ablona, a u polju Preview dobiete pogled na ablon sa umanjenjem. Ve pri prvom korienju ablona ete uoiti da Word ne nudi ablone za publikacije, ve je ponuen samo Wizard za asopis. Ovakve ablone, ako vam trebaju, moete i sami kreirati tako to ete iz vaeg tekueg dokumenta (publikacije) izbrisati sav tekst i sauvati ga pod tipom Document Template, a Word bi trebalo da vam "predloi" pomenutu lokaciju. Mnoga ureenja u dokumentu imaju osobinu da se mogu odnositi i na promene u ablonu, po kojem je dokument i kreiran. Tako se u Page Setup i Font dijalogu nude opcije default koje upravo znae da e se uvedeni parametri (strane, odnosno stila Normal) odnositi i na ablon (na kom je dokument baziran). Korienje ablona u obradi publikacija u Word-u predstavlja alat bez kojeg, ako ga bar jednom isprobate, vie nikada neete raditi. Stilovi u publikaciji daju mogunost preformatizovanja modifikovanjem pojedinih stilova, ali kako bi bilo da moemo ceo dokument-publikaciju da preformatizujemo, "kao onaj koji smo radili pre dva meseca". U tu svrhu Word nudi Style Gallery, stavku menija Format, odakle nam se prua mogunost da za par sekundi promenimo format i prelom naeg dokumenta u celini, dakle primenimo na tekui dokument stilove i paginaciju definisanu u nekom od postojeih ablona. Rezime #1 Pasus je baziran na stilu (Style), dokument na ablonu (Template), a korienje nije toliko teko, mada, mora se priznati, trai visok stepen zainteresovanosti korisnika i sklonost istraivanju. Objektna orijentacija primene stilova i ablona u Word-u, nije jedinstven primer, ve standard. Slina koncepcija se koristi i u drugim aplikacijama za obradu teksta i dokumenata, omoguava manji fajl, bri rad, lake promene nad dokumentom i slino. Pasus je baziran na stilu, dokument na ablonu. Zbog slinosti koncepta, ali i izvesnih razlika, moj omiljeni uporedni primer je formatizovanje HTML-a na bazi CSS-a (Cascading Style Sheets). Ukratko, CSS je najlake opisati kao skup stilova (ablon) za dinamino formatizovanje HTML dokumenata. Promene u jednom CSS fajlu utiu na sva HTML dokumenta koja su formatizovana po njemu, CSS se lako ugrauju i nadovezuju u sam HTML dokument. Prednosti primene CSS-a prvi su prednost osetili Web programeri, jer su se njihove dinamine HTML strane (u PHP, ASP, JavaScript i VBScript), zasnovane na CSS formatizovanju, vrtele znatno bre. Uoili su to i posetioci takvih Web strana, uz pohvale i pozitivne komentare o brzini prikazivanja strana. Oekujem da e dalja unapreenja aplikacija za obradu teksta, Web dizajn i pripremu za tampu, da se kreu ba u smeru objektno orijentisanog formatizovanja i preloma, jer, kao to ste videli "ima tu jo mnogo prostora". 6
Omega magazin Dorda Vaingtona 40, Beograd, Jugoslavija, tel/faks +381 11 30-30-666, www.omegamagazin.com

You might also like