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SERIE: Guas y Manuales No 2

Consideraciones bsicas para su gestin

GILBERTO ALEJANDRO AYALA VILLA

COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION


DlVlSION DE PROGRAMAS ESPECIALES

1995

Archivo General de la Nacin


Estableciiniento piiblico adscrito al Ministerio dc Gobierno

0-4rchivo General de la Nacin, 1995


Carrera 6 N" 6-91. tels.: 337 2046 al 49 FAX 337 7019 Santaf de Bogot D.C.

Junta Directiva
Ministerio de Gobierno DIANA FAJARDO (presidente de la Junta) Presidencia de la Repblica JAIME JARAMILLO URIBE (representante del Seor Presidente) Consejera para el Desarrollo Institucional JUAN CARLOS SALAZAR (delegado del Consejero) Colciencias BLANCA RIASCOS (delegada del Director) Colcultura JUAN LUIS MEJIA (Director) Academia Colombiana de Historia ALBERTO CORRADINE (delegado) Director General JORGE PALACIOS PRECIADO

ISBN 93-9298-36-2

Coordinacin Editorial: DIEGO TENORIO CONDE Divisin de Programas Especiales Edicin: RICARDO ALONSO CUELLAR Impresin: PUNTOS GRAFICOS Las publicaciones del Archivo General de la Nacin estn protegidas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 23 de 1982 de la Repblica de Colombia. Podrn reproducirse extractos y citas de las mismas sin autorizacin previa, siempre que se indique la fuente. La reproduccin extensa de las mismas por cualquier medio masivo presente o futuro, lo mismo que en traducciones y trascripciones, podr hacerse previa autorizacin escrita de la Direccin del Archivo General de Colombia. El Archivo acoge con beneplcito tales solicitudes. Las opiniones, conceptos, terminologa y definiciones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad e\cluyi\ '1 Jc i i i r 'lutores

Villa Ayala, Gilberto Alejandro Depsitos de Archivo: consideraciones bsicas para su gestin i Gilberto Alejandro Villa.-- Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1995. 40p. : il.-- (Guas y manuales; 2) ISBN 958-9298-36-2

Comit Editorial
Jorge Palacios Preciado Sara Gonzlez Herniidez - Jacqueline Murillo Myriain Me,ja - Adelaida Sourds William Martnez - Mara Isabel Otero

1. ARCHIVOS - DEPOSITOS 2. CONSTRUCCION - DETALLES (Archivos) 3. EDIFICIOS DE ARCHIVOS. 1. Tit. 11. Serie
CDD 651.53 IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED 1N COLOMBIA

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INTRODUCCION
1.CONSIDERACIONES GENERALES
Definicin de depsitos para archivo Principios Principio de Independencia Principio de Amplitud Principio de Seguridad Principio de Funcionalidad Principio de Dignidad
2. CONDICIONES FISICAS PARA LA CONSTRUCCION Y DOTACION UN DEPOSITO PARA ARCHIVO DE

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Estructurales Ubicacin Capacidad Consistencia Seguridad Funcionales Ambientales Mantenimiento Mobiliario y equipo
3. GESTION DEPOSITOS DE PARA ARCHIVO

Conceptualizacin Gestion administrativa Transferencias Inventarios Prstamos Personal Manejo de los depsitos en situaciones de emergencia

4.BIBLIOGRAFIA

A lo largo de diferentes documentos y publicaciones producidas por el Archivo General de la Nacin se ha tratado de hacer ver la importancia que tiene la Memoria Institucional en la Administracin Pblica. Se sabe que es importante en la toma de decisiones a nivel directivo, ya sea para desarrollar y formular nuevos programas y proyectos, para establecer puntos de referencia, para la defensa en procesos judiciales, etc.
Como en todas esas actividades y responsabilidades estn presentes los archivos, se debe tener en cuenta la importancia del lugar escogido para que descansen y se "conserven" los documentos integrantes de la Memoria Institucional o, si ste no existe an, el lugar que se disear para darles el mejor trato posible, garantizar su integridad, acceso y administracin. El documento Depsitos de archivo: consideraciones bsicas para su gestin contiene sencillos fundamentos y principios tericos que ayudarn a los responsables del manejo de archivos centrales en la gestin de proyectos en esta materia. Se debe aclarar que este documento presenta recomendaciones y directrices que son ideales para los archivos colombianos; confiamos en su aplicacin con la adecuada utilizacin de los recursos disnonibles.

El documento se inicia con consideraciones generales para entender su desarrollo, tales como una definicin de lo que es un depsito de archivos, as como postulados sobre el diseo, construccin, adecuacin y administracin de los depsitos de archivo.

Como aplicacin de los principios se desarrolla luego un captulo acerca de las condiciones que deben cumplir los depsitos de archivo.
El tercer captulo trata sobre las acciones administrativas del Jefe de Archivo con respecto a la gestin del depsito propiamente dicho. Finalmente se indica la bibliografa utilizada.

V)

Definicin de depsitos de archivo


Local o lugar destinado exclusivamente para la administracin, organizacin y conservacin de los documentos de archivo.

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Principios
Son las razones que nos permiten teorizar sobre esta materia.

Principio de independencia

Es necesario que el archivo sea una unidad administrativa de la organizacin con autonoma respecto a las dems. La independencia no es slo orgnica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las caractersticas de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo. En la medida en que se centralice el manejo de la documentacin, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. En consecuencia es necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia.

Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentacin que se custodia.

Principio de amplitud
El acervo documental de una organizacin tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depsito lo suficientemente amplio, no slo para custodiar la documentacin que ya se tiene al momento de la instalacin del nuevo archivo, sino adems con una capacidad de recepcin para 20 o 25 aos. La adecuada planificacin en la edificacin de un archivo, evitar improvisar depsitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.

Principio de seguridad
La seguridad para los archivos es un factor de "conservacin preventiva". Por ella se entiende tambin no slo lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino, la seguridad fsica de la documentacin. Un depsito de archivo seguro es aquel que est ubicado en-el lugar ms ptimo para la conservacin de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la accin de agentes fisico-qumicos.

Es imprescindible planear la construccin del edificio para archivos considerando todos los riesgos potenciales que contribuyan al deterioro de la documentacin.

La seguridad del depsito en gran medida depende de la calidad de su diseo y construccin, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones elctricas e hidrulicas y de la sealizacin y avisos de prevencin. Al establecer normas de acceso, se asegura an ms su integridad y conservacin. Entre ms se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo, mejores sern las condiciones de seguridad y conservacin.

Principio de funcionalidad
No se debe olvidar que un depsito, antes que servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la funcin administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicacin funcional de un archivo permite el fcil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos.
~

As mismo este principio tiene relacin directa con la ptima distribucin y aprovechamiento de los espacios fsicos para las
reas tcnicas, de depsitos, administrativas y de servicio del archivo.

Por lo tanto el lugar de archivoes funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economa y la Equidad.

Principio de dignidad
Los documentos del Archivo como sus usuarios y funcionarios merecen respeto.
El recinto que se utilice para la custodia y conservacin de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios. Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cmodamente sus necesidades de informacin con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de ms alta jerarqua dentro de la institucin, y en el que los segundos tengan la garanta de condiciones de trabajo adecuadas. La aplicacin de este principio slo es posible tras un proceso de sensibilizacin dirigido a las Directivas de la institucin, en el cnal se les haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservacin de la Memoria Institucional, base fundamental en la toma de decisiones.
El archivo es la principal fuente de consulta e investigacin para la alta direccin; por ende, debe ser considerado de alto nivel jerrquico.

Condiciones estructurales
Ubicacin
El Jefe de Archivo de una entidad, que n verdad valore el acervo documental por el que est respondiendo, debe iniciar una tarea de motivacin dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una estratgica y privilegiada ubicacin en dos sentidos:
1

+ Ubicacin dentro de la estructura orgnica de la entidad.


+ Ubicacin dentro de la estructura fsica de la entidad.
Este documento se ocupar de tratar el segundo tipo de ubicacin. En este captulo se analizan factores relacionados con los aspectos fsicos del funcionamiento del archivo.

En la mayora de los casos y dependiendo del tipo de entidad, lo concerniente a la ubicacin del archivo pasa a ltimo plano. Por lo general en el diseo o adaptacin de la planta fsica de una entidad se estudian variables tales como lugar, rea y ambiente, para todas las dependencias, ignorndose al Archivo.
I

Independientemente del grado de sensibilizacin, una propuesta de ubicacin de un Depsito de Archivo debe tener en cuenta y evaluar los siguientes aspectos:

+ Las condiciones ambientales para la conservacin del


acervo documental.

+ La funcionalidad para la institucin y los usuarios.

Los depsitos de archivo deficientes son causantes de parte de los factores externos del deterioro documental.

+ La seguridad del lugar. + La independencia en relacin directa con la seguridad.


Combinando estas caractersticas especiales para la ubicacin del archivo, se debe seleccionar un lugar ptimo, que rena las siguientes condiciones:

+ Slido y seguro en el edificio de la organizacin. + Lugar seco y clima medio. Debe estar ubicado en un
lugar alejado de la humedad y del calor: evitar sitios cercanos a baos, albercas, destiladores, stanos con tuberas en malas condiciones o simplemente de servicios, equipos elctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.

+ Donde se pueda controlar la luz solar, ya que los efectos


producidos por las radiaciones causan daos irreversibles en la documentacin (en lo posible sin ventanas).

+ Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organizacin administrativa.

Capacidad
El archivista debe dedicar esfuerzas a sensibilizar a quienes consideran el archivo como un depsito de desechos de la entidad.

El estudio de las condiciones estructurales de un depsito de Archivo, desde el punto de vista de la capacidad, debe tener en cuenta el volumen de la masa documental, las reas de trabajo y el espacio para prestacin de servicios. Dependiendo de estas variables se establece el rea. El rea de un depsito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se debe conservar, ms la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 aos. De acuerdo con estudios realizados en nuestro medio, se ha establecido como regla general que las reas deben construirse con unas dimensiones no mayores a 100 m2 o el equivalente a 300 rn3 por depsito; dadas las necesidades de almacenamiento se debe prever la construccin de depsitos adicionales que cumplan con las caractersticas descritas.

No existe como tal una forma de establecer una medida ptima para la capacidad de un Depsito de Archivo; se debe tener presente un diseo acorde con las medidas del mobiliario que se ha seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente se emplazar el archivo (ancho, fondo y alto).

Adicionalmente la capacidad debe fijarse en funcin directa con los servicios a prestar y con la gestin administrativa y operativa. Esto significa la previsin de un rea suficientemente amplia para la atencin de los usuarios tanto externos como internos y el acondicionamiento de un rea para trabajos archivsticos, tales como la ordenacin, clasificacin, foliacin y codificacin, entre otros.

Consistencia
Dependiendo de las condiciones ambientales, un buen promedio de espesor en los muros macizos es 25 cms., as se aisla la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales ptimas; otra alternativa son los muros de doble pared con cmara de aire.

Si la capacidad del depsito no es suficiente para conservar la Memoria Institucional se debe pensar en construir tantos depsitos adicionales como sea necesario, pero se aconseja siempre la subdivisin por medio de muros y puertas de seguridad independientes que garanticen la conservacin de la documentacin en eventuales emergencias.

Estas puertas se pueden conseguir comercialmente; tambin se puede ordenar su fabricacin. El mejor material es la lmina de acero, del mayor espesor posible con un relleno antifuego que les d caractersticas de seguridad y

Los archivos deben estar provistos de reas suficientes para el desarrollo de procesos archivsticos y atencin a usuarios

prevencin, con chapa de acceso exterior con llave, brazo mecnico y bordeada con un empaque suficientemente resistente, que evite filtraciones de polvo, agua y agentes contaminantes en general. La chapa antipnico es la ms aconsejable por su funcionalidad y fcil manejo en caso de evacuacin. El piso tambin es importante: debe resistir el peso que va a sostener; su afinamiento debe permitir el fcil y rpido desplazamiento de equipos, escaleras e implementos de aseo. Igualmente debe ser impermeabilizado y recubierto con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.

Si el lugar escogido es independiente en su totalidad, el techo debe ser igualmente resistente y slido y su superficie debe ser sometida a algn sistema efectivo de impermeabilizacin.

Condiciones de seguridad
Con el fin de evitar al mximo situaciones de riesgo, las especificaciones fsicas de diseo y seguridad para la construccin del Depsito de Archivo deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

+ Las instalaciones elctricas deben ser las mnimas,


slo las fuentes de luz necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto.

+ Las instalaciones hidrulicas, para control de incendios


(hidrantes), deben ubicarse por fuera del depsito del archivo

+ Se debe prever la instalacin de equipos para atencin


de desastres como extintores y, en lo posible, extractores de agua.

+ Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de


sistema cerrado de televisin si hay los recursos.

Las condiciones de seguridad tambin se pueden disponer desde el momento del diseo y edificacin del archivo.

+ En lo posible se deben considerar accesorios adicionales,


como rejillas de seguridad y equipos de circulacin de aire, para garantizar la necesaria ventilacin.

+ Se debe proveer la sealizacin necesaria que ayude a


decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (la de fbmar, el desaseo, el uso de agua en casos de desastre), y a fomentar las conductas debidas (prioridades de evacuacin, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.).

Condiciones funcionales

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Como se haba anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben facilitar la cmoda ejecucin de tareas y actividades de los funcionarios y de los usuarios del archivo. Deben propender por el mejor aprovechamiento de los espacios fsicos y la ptima distribucin del mobiliario, racionalizando recursos y arrojando mejores ndices de productividad en el desempeo.

A mejores condiciones funcionales, mejores condiciones de trabajo y mayor eficiencia de los funcionarios.

Es necesario hacer nfasis en la ubicacin con relacin al acceso. En este sentido, si se manejan criterios centralizados, el Depsito de Archivo debe ser equidistante a todas las dependencias de la institucin. As se evitarn desplazamientos innecesarios e incmodos, prdida de tiempo y situaciones de riesgo.

Ante el problema de reas reducidas se deben adaptar estrategias de distribucin funcional del mobiliario. Este es un mobiliario tipo mezzanine para casos de reas pequeas y locales altos.

La funcionalidad tambin va ligada a las caractersticas y a la distribucin de muebles y equipos. La disposicin de la estantera debe permitir el desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.

En un depsito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un rea disponible para cargue y descargue de documentacin, para eventuales traslados, despachos, prstamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios de archivo. Si el archivo funciona en coordinacin con el rea de correspondencia es importante prever estos

espacios fsicos, dado que all se reciben y despachan grandes paquetes. De otra parte en relacin con los servicios que presta el archivo a sus usuarios, la dotacin y disposicin del mobiliario y equipo son de suma importancia (mesas de consulta, lectores de microfilm, fotocopiadoras y atriles).

Condiciones ambientales
En todo momento las condiciones de ambiente se deben mantener en situaciones ptimas. De ellas depende en un alto porcentaje la conservacin de los documentos. Si este aspecto se descuida se corre el riesgo de propiciar el ataque de insectos y microorganismos, favoreciendo su proliferacin. Desde el mismo momento de la construccin del depsito se pueden asegurar ptimas condiciones ambientales. Complementariamente se debe dotar al Depsito de Archivos con equipos especiales para el mantenimiento de dichas condiciones.
Artificialmente se pueden obtener condiciones de ambiente ideales con aparatos de aire acondicionado, deshumidificadores, etc.

Los parmetros ambientales que permiten la conservacin de 10s documentos son:

+ Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centgrados,


condicin ambiental que se puede prever durante la

construccin con la ayuda de equipos especiales como ventiladores, sistemas de extraccin de aire, aire acondicionado, entre otros.

+ Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de


humedad y temperatura son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar.

+ Luz artificial de 50 lux, que puede ser originada por luz


incandescente de veinte vatios, la cual es clida, emite radiaciones infrarrojas y produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fra, emite radiaciones ultravioleta y ms flujo luminoso. Pero, evaluando las condiciones de ambiente, se considera que la ms recomendable es la luz fra si se utiliza con filtros neutralizantes. Cuando no se pueden suprimir las fuentes naturales de luz se debe utilizar estos filtros o cortinas en las ventanas.

Condiciones de mantenimiento
El mantenimiento del depsito debe tener en cuenta la ejecucin de tareas especializadas de aseo: la limpieza de pisos con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (P.e.: varsol), aplicndolas de manera suave pero firme; el uso de mquinas aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la limpieza de la documentacin.

Es aconsejable hacer recorridos peridicos de inspeccin para observar si los depsitos y la documentacin se mantienen en
excelentes condiciones de aseo y seguridad.

La inspeccin debe confirmar que los extintores estn en


condiciones de uso, que los sistemas de sealizacin correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medicin estn funcionando correctamente.

Condiciones de mobiliario y equipo

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La sensibilizacin y motivacin son importantes en la


dotacin de un Depsito de Archivo con los equipos adecuados.

Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depsito de Archivo con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanteras oxidadas o carcomidas, o con desechos de una remodelacin de otra oficina.
Se insiste en el aspecto l'motivacinllporque muchas veces los mismos jefes de Archivo se conforman y estn predispuestos con estas actitudes displicentes sobre la importancia de los archivos.

Para comodidad de los Depsitos de Archivo y de las personas con vnculo directo o indirecto con ellos, existen muebles y equipos en el mercado que han sido diseados "exclusivamente" para el desempeo de funciones archivsticas, al igual que

Estanterias rodantes, economizan el 50% de espacio, pero su instalacin debe estudiarse previamente por motivos de conservacin de archivos histricos.

para ei acondicionamiento del medio ambiente. Los siguientes son algunos ejemplos: estantera (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de grandes volmenes documentales, escaleras, mesas, equipos de microfilmacin, lectores, lectores/impresores, armarios para otras clases de archivos, equipos de aseo (aspiradoras),equipos para el control de condiciones ambientales como aire acondicionado, deshumidificadores y extractores, instrumentos de medicin (termmetros y termohidrgrafos) entre otros. Contar con este tipo de equipos hace el trabajo ms cmodo, seguro, gil, eficiente y digno.

Estant erias fijas

Cajas de archivo diseadas de acuerdo con el tipo de documento que se va a conservar.

Materiales
Dentro de los materiales que se deben mantener en un Depsito de Archivo se encuentran algunos que, de igual manera, son diseados exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartn desacidificado, cintas de faya (2 cms.) para evitar deterioro en los documentos, brochas y pinceles, materiales de trabajo libres de cidos que van en beneficio de la conservacin y evitan daos en los documentos.
Elementos que facilitan la labor del archivista y contribuyen a la conservacin de los archivos.

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Conceptualizacin
Todo lo hasta aqu expresado forma parte de la Gestin de Depsitos, entendida como el ejercicio administrativo que permite obtener el mximo de eficiencia, eficacia, economa y equidad en las labores necesarias para el manejo de los depsitos de archivos, a travs de adecuados procesos de planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin.

Gestin administrativa
La administracin y sus procesos (planeacin, direccin, organizacin, ejecucin, evaluacin y control o seguimiento) deben ser aplicados en las actividades propias de los Depsitos de Archivos, para tener certeza sobre los resultados positivos en el quehacer archivstico. Hay que establecer lineamientos claros de administracin y atencin al depsito, que se reflejan en reglamentos, manuales de procedimientos (administrativos y tcnicos), manuales de funciones, flujogramas, etc. Estas son herramientas que indican de forma precisa las actividades a seguir y las maneras de actuar frente al trabajo archivstico, las funciones y sus responsables en las diferentes actividades, y los recursos necesarios para ejecutar dichas tareas.

FLUJOGRAMA DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

Recibida
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Enviada
O f i c i n a de Correspondencia Secretar las Pat l nador Dependencias D e s c r i p c i o n de Operaciones O f i c i n a de
o r i gen

Funcionario Oficlna de Correspondencia

D e s c r i p c i o n de Operaciones Mensajero Ubicar c a r p e t a de correspondencia y colocar l a c m u n i cacion; entregarla al p a t i n a d o r . Recoger c a r p e i a . Y r l f l c a r la docunen taclon. d i s t r l b u i r l a correspondencia en los c a s i l l e r o s de la o f i c i n a de Correspondencia. Recoger las carpetas. asignar n u e i y fecha a l o r i g i n d y las c o p i a s Empacar o r l g i n a l e q y anexos a d j u n t a n i l a primera copia. d e p o s i t a r la segui da c o p i a en la cal p e l a de correspon dencia de la depei dencia de o r i g e n Entregar a l mensa ) a r o l a correspon denc i a Constatar Corresp dencia con plan11 f r i m a r l a . entrega la correspondenci por l o s medios se leccionados y dev ver a la o f l c i n a Correspondencia l a c o n s t a n c i a de ent t r e g a de la c m u n i cacion.

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Inicio

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R e c i b i r caninlcacione externas. Confrontar contenldo d e l documento: v e r i f i car integridad.colocr s e l l o de r e c i b i d o . fecha. hora, numero consecutivo y f l r m a r c o p i a de r e c l b o d e l remitente. ,Destapar paquete y v e r i f i c a r contenido c o l o c a r sello r a d i c a dor a l documento o r i ( " a l . consignar fecha. h o r a . numero consecut i v o . c o d i g o de deper dencia d e s t l n a t a r i a I f i r m a r ; debe c o i n c i d i con c o p i a de r e c e p c i t de e n t l d a d r e m i t e n t e . C l a s i f i c a r docuniento' r e c i b i d o s en c a r p e t a ' de correspondencia d q cada dependencia, d l g e n c i a r p l a n i l l a da correspondencia r e c i l da y e n t r e g a r al p a t nadar la p l a n i l l a Recoger de c a s i l l e r o las c a r p e t a s de c o r r i pondencia y e n t r e g a r las con l a p l a n i l l a cada s e c r e t a r i a resp s a b l e de dependencia Confrontar contenido con la r e l a c i o n de radicacion. firmar y e n t r e g a r la p l a n i l l a al p a t i n a d o r . R e c i b i r y entregar p l a n i l l a a funcionar de correspondencia. i.Recibir D l a n i l i a

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Dentro de la funcionalidad se debe dar cabida a la retroalimentacin, ya que siempre ser posible que cambien las maneras de enfrentar el trabajo O las normas tcnicas que regulan la materia. En la medida en que este cambio permita obtener mayor seguridad, eficiencia, eficacia y economa, los administradores de los Depsitos debern estar dispuestos a modernizar la gestin de estas dependencias.

Los comits de archivo de las entidades deben estar vigilantes por el cumplimiento normal de losprocesos archivsticos, en concordancia con las reglamentaciones del Archivo General de la Nacin.

Los resultados obtenidos mediante el proceso de gestin administrativa deben concordar con los fines y propsitos de la organizacin; al ser reconocidos por sus miembros se lograr la mxima atencin y apoyo por parte de los cuadros directivos de la Institucin.
En la prctica la Gestin Administrativa se puede aplicar en los procedimientos establecidos para la realizacin de transferencias, inventarios y prstamos, entre otros.

Transferencias
Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la documentacin a los depsitos de acuerdo con los trminos definidos en las respectivas tablas de retencin.
Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la organizacin a un slo

depsito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor (administrativo, jurdico, histrico, etc.). Las transferencias tambin ocurren de un archivo central a un depsito definitivo (archivo permanente, Archivo General de la jurisdiccin administrativa pertinente). Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en los cuales se registra la informacin que permite identificar las caractersticas mnimas del archivo que se transfiere. Para el diseo de estas formas se debe tener en cuenta, en lo posible, la normalizacin de los trminos tcnicos en uso. Una vez realizado el trmite preliminar de transferencia, el Jefe de Archivo debe efectuar una revisin de las unidades transferidas, verificando su integridad y asegurndose de que corresponda a la informacin contenida en los formularios. Se aconseja utilizar una forma de distribucin y ubicacin para los documentos, establecida mediante normas tcnicas de archivstica, generalmente aceptadas, y mantener el sistema estructurado de acuerdo con las necesidades propias de la Institucin. Una vez acomodada la documentacin se le dar la signatura topogrfica definitiva de acuerdo con el lugar que est ocupando cada unidad de conservacin. Posteriormente se

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debe elaborar un listado correlacionando signatura (ubicacin) y documento (unidad de conservacin).

FO XMULARIO DE TRANSFERENCIAS
Fecha: Dependencia transfiriente: Funcionario responsable:
No Cdigo Serie NoFolios Fechas extremas

.~

Unidad Observaciones conservacin

Funcionario transfiriente Nombre y firma:

Jefe de Archivo Nombre y firma

Inventarios
Adems de servir como instrumentas de los inventarias sirven a los usuarios como herramientas de consulta.
contro17

Son un tipo de control que se debe establecer en el Depsito de Archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en l. Se debe hacer en forma constante (de manera programada o sorpresiva), cotejando la informacin contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra fsicamente en los anaqueles.
Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y el ordenamiento previamente establecido. En el momento de efectuar el control de inventarios es necesario observar la disposicin y estado de conservacin de los documentos. As es posible efectuar un prediagnstico de sus condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.

INVENTARIO ESQUEMATICO
Institucin o empresa Dependencia Pgina de
~

No Orden

Serie

Cdigo

Fechas extremas Unidad de conservacin Inicial Final

Nmero de folios

Estado de conservacin

Observaciones

Diligenciado por

Fecha

Prstamos
Por principio la documentacin no debe salir del Archivo. Su consulta debe ser interna y debidamente reglamentada.

El prstamo de archivo es un servicio que, como todas las tareas anteriores, necesita de una normalizacin -y a veces reglamentacin- con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad que exige la Memoria Institucional. Es necesario crear los formatos que servirn de soporte y control de los movimientos realizados, de acuerdo con la clase de documentos y de usuarios internos o externos. En estos formularios se debe registrar informacin que permita ubicar

SOLICITUD DE PRESTAMO DE ARCHIVO


Dependencia solicitante Documento Objeto del prestamo Funcionario Folios

Firma funcionario Fechas: Solicitud 7 Observaciones:

Firma autorizada

Firma funcionario que presta Vencimiento 1


~~~

Entrega 7 1

CONTROL DE PRESTAMOS DE ARCHIVO


Dependencia Fecha de prstamo Unidad de archivo Descripcin %digo Folios Prestado a: Dependencia Funcionario Firma Hoja No
~

Devuelto por: Fecha de vencimiento Firma

con certeza quin tiene en su poder el documento, as como otros datos de importancia. Otros controles, como las fichas testigo y las tabZas de afuera, justifican rpidamente la ausencia de los documentos en la estantera.

Para el mejor funcionamiento del Depsito, en lo que tiene que ver con el servicio de prstamos, las labores estadsticas permiten identificar los documentos mas solicitados con el fin de dar pautas en el diseo y establecimiento de programas de

microfilmacin. Con ello se mejora el servicio de prstamo bajo un criterio de seguridad en la consulta.

Los prstamos para usuarios externos se deben hacer slo en los sitios establecidos para la atencin al pblico donde contarn con la vigilancia necesaria.

Personal
El personal ocupado en los Depsitos de archivo debe ser altamente calificado, capaz de administrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe establecer la cantidad de funcionarios que se requieren para las labores propias de esta dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado de organizacin y volumen de la masa documental. El personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conducta intachable y seguir los ms rigurosos principios de la tica.

L a inmoralidad en la administracin va en contra de la seguridad de los documentos y la transparencia en la gestin del Estado.

Manejo de los depsitos en SitUaCiOneS de emergencia


Un buen administrador de archivo debe prever, dentro de su programa de gestin la posible ocurrencia de situaciones de

emergencia (incendios, inundaciones, terremotos, terrorismo) y estructurar en consecuencia un plan de atencin en situaciones de desastre. El personal de la organizacin debe estar preparado para afrontar estas situaciones en lo posible teniendo una persona coordinadora, con su respectivo suplente, capaz de asumir el liderazgo de la atencin al desastre. Los simulacros (programados o sorpresivos) son de gran ayuda y se puede contar con el apoyo de diferentes fuerzas de socorro, como los bomberos, la polica y la defensa civil. El accidente ms frecuente es el incendio, dada la combustibilidad de los soportes; no se descartan inundaciones?terremotos? huracanes y?en los pases industrializados, los accidentes nucleares. En un adecuado plan se deben considerar los siguientes aspectos:

+ identificacin del tipo de problema y su origen,

+ accin de la alarma interna del edificio,

+ aislamiento de la zona de peligro,


+ aviso a los cuerpos de emergencia del caso,

en caso de incendio, la distribucin y accionamiento de los extintores, en caso de inundaciones, el accionamiento de los mecanismos de succin de agua, evacuacin del personal y usuarios a las salidas de emergencia, de acuerdo con rutas previamente establecidas, y eiecucin del d a n de atencin Drimaria a los documentos.

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Bibliografa
ARMA INTERNATIONAL GUIDELINE. records and information For
management: Record Center Operations. Prairie Village: Association of Records Managers and Administrators, 1986,51p.
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Gilberto Alejandro Villa es administrador pblico de la Escuela Superior de Administracin Pblica de Colombia. Trabaja cn el Archivo General de la Nacin desde 1992, inicialmente en la Oficina de Plancacin Archivstico y en la actualidad como coordinador de la Asistencia Tcnica para c1 Sistcriia Nacional clc Archivos. en la Divisin de Programas Especiales.

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