Institut Tadbiran Awam Negara

(INTAN)
Nota
PENULISAN MEMO BERKUALITI
Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI)
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Kampus Utama J alan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur
Jabatan Perkhidmatan Awam Maalaysia
PT:NUIS.:A:N
:MT:M.O
Xandu7I(Jan _
1.0 Pengenafan 1
2.0 'Bentuk. :M.emo 1
2.1 :Memo 'Bentufi 'Borang 1
2.2 :Memo 'Bentufi Tervuka 2
30
'Bahasa :M.emo
3
40
Xaeefafi Penu(isan :Memo
4
5.0 Lar1Jfi.afi Menuas :Memo
4
5.1 :Merancane
4
5.2 :M.enu{is
4
5.3 :M.enyemak.
4
Lamyiran: Contoh :Memo 1
5
Contoh :Memo 2 6
DAN (DBP-INTAN) Nota Menw Berkua/iti
INTAN Kampus Utama Bukit KiIlra, Kuala Lumpur
.)
Tajuk: Penulisan Memo Berkualiti
Anjuran: INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan
(KOMUNIKASI) Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
MEMO BERKUALm
1.0 Pengenalan
Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau
peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau pegawai
yang membuat tangggapan negative terhadap memo. Apabila seseorang menerima
memo, ia menggangap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini merupakan satu
tanggapan yang salah.
Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk
dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu maklumat
atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.
2.0 Bentuk Memo
Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu
seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam
bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya,
memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk
terbuka.
2.1 Memo Bentuk Borang
Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam
borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada
ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk
catatan tambahan jika perlu.
Contoh:
DAN (DBP-INTAN) Nota Kut'Sus: pt!VLulisavt Ivtbuo &r!euaLitt
INTAN Kampus u.tanw Bu!eit Kiara, KuaLa Luw-pur.
1
MEM0
Keoada:
,
-------"_._._-_.
Darioada
Untuk kelulusan
Untuk makluman
Untuk oandanaan
Untuk difaill<an
(
(
(
(
)
)
)
)
Sila uruskan
Sila bercakap
Sila taiD
Sila cetak
(
(
(
(
)
)
)
)
I
Catatan:
Tandatangan:
Tarikh:
.
2.2 Memo Bentuk Terbuka
Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi
ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi tujuan
memudahkan urusan. Contoh:
Logo INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA
(INTAN)
Ruj. Tuan:
RUj Kami:
Tarikh:
Perkara:
Kepada: salinan:
Daripada:
Catatan:
Tandatangan:
Tarikh:
DAN (DBP-fNTAN) Nota kursus: PtVLuLisaV'v Mtmo Btr!euaLit[
fNTAN kampus l1.tama Bu.!eit kiara, kuaLa Lumpu.r.
2
3.0 Bahasa Memo
Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan
surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh
sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya:
ringkas, padat dan jelas
Lembut dan berdiplomasi
Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca
Tidak menimbulkan prasangka.
Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.
3.1 Contoh Bahasa Memo
Bersama-sama ini dikemba/ikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang
memuaskan dari segi t;jaan dan tatabahasa. Tuan diminta menu/is semu/a
dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um
memo ini diedarkan.
Ulasan:
Bahasa yaang digunakan agak. k.eras dan kurang berdiplomasi. Dengan
menggunakan bahsa yang sedemik.ian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau
penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:
Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun
disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa
seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya
sebelum mengedarkannya.
Penggunaan Ayat Pasif
Semua keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat hari ini hendaklah
diambil tindakan seberapa segera.
DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: Pei'tuLisaYt Memo Berleuatiti
INT.4N Kampus utama Buleit Kiara. KuaLa Lumpur.
3
Penggunaan Ayat Aktif
Diharap tuan dapat mengambil tindakan yang segera berkaitan dengan
keputusan mesyuarat pada hari im:
4.0 Kaedah Penulisan
Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti
dengan data soKongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan
oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'
lsi penting
Data sokongan
Harapan
5.0 Langkah Menulis Memo
5.1 Merancang:
Tujuan penulisan memo tersebut
Mengenal pasti siapakah sasaran
Apa yang diharapkan
Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut
5.2 Menulis
Menepati tujuannya
Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
Satu isi satu perenggan
5.3 Menyemak
Maklumatnya adakah tepat dan betul
Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca
Konstruktif
DAN (DBP-INTAN) Nolp ktasus: peVLULisaJ/L MeJ1.l.O &rkuoLiti
INTAN kompus utoMa Bukit kiaro, kuoLn LUMpur.
4
Contoh Memo 1
MEMOANTARA
PUSAT/PROGRAM/KAMPUS WILAYAH
Tarikh: 06 September 2005 Ruj. Tuan:
Ruj Kami: Jld. 1 ~ 430/4/2005
Perkara: Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara
Kepada: Semua salinan: Pengarah
Penyelaras Projek Kanan INTAN, JPA Malaysia
KOMUNlKASI
INTAN Bukit Kiara
Daripada: Ketua
Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNlKASI)
INTAN Bukit Kiara
Mesyuarat tersebut akan diadakan pada:
Tarikh: 13 September 2005
Masa: 9.00 pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat 2B
2. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan tindakan
tuan selanjutnya.
3. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.
Terima kasih.
Tantatangan:
DAN (DBP-INTAN) Nota K.urSU5: PtPLutisaPL /vItmo BtrJeuaLiH
INT:4N K.ampus u.tama BuJeit kiara, kuala Lu.mpur.
5
Contoh Memo 2
Kepada: Cik Maizaitul Akma Zainee bt. Abd Aziz
Daripada: Pengarah
Jabatan ~ Z
Mount Hill, Kuala Lumpur
Ucapan Tahniah
Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan kerana menerima Anugerah Khidmat
Cemerlang pada 02 Julai 2005.
Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap
segala usaha yang telah puan laksanakan dengan jayanya sepanjang tahun 2004.
Kejayaan puan merupakan kejayaan dan kebanggaan semua kakitangan Jabatan In!.
Saya yakin anugerah yang puan peroleh ini akan menjadi pendorang keapada
kakitangan lain dl Jabatan ini.
~ ~ \
on
g
ikhlas,
(ROGAYAH BT. ALI BACHIK)
Tarikh: 06 Julai 2005
DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: PtnuLisan f.1tnw BtrkuaLiti
INTAN Kaw.pU5 I.1.tama Buk[t Kiara. KuaLa L-uYl-tpur.
6