Proceso: Gestin de Formacin Procedimiento: ACOMPAAMIENTO

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008 Responsable del Proceso Directora Acadmica Responsable del Procedimiento Director de Bienestar Estudiantil Versin del Documento 08 Vigente desde: Enero de 2013

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Director de Bienestar Estudiantil

Consejo Ejecutivo

Rector(a)

CONTROL DE CAMBIOS
Documento
PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO

Cdigo
PGF-04 PGF-04 PGF-04 PGF-04 PGF-04

Versin
01 02 03 04 05

Fecha de vigencia
Enero de 2006 Versin original

Descripcin del cambio

Enero de 2007 Cambio en el tablero de indicadores. Enero de 2008 Creacin del registro PGF-04-R05. Control de Actas de Empalme. Enero de 2009 Se incluye en el indicador la meta y el nivel de aceptacin. Enero de 2010 Se cambi el Registro PGF-04-R07, Actas de permanencia acadmica, de normalizacin o familiar por falta grave o especialmente grave y el Registro PGF-04-R05 Control de Acta de Empalme. Ajustes en la estructura del Registro PGF-04-R04 Control de asistencia y puntualidad. Enero de 2012 Cambio en la redaccin documental. Cambio en el nombre de los Registros: PGF04-R01. Listado de Coordinadores de grado y de Acompaantes Grupales. PGF 04-R05. Control Acta de Entrega y Empalme. PGF 04-R07. Compromiso acadmico o de normalizacin por falta grave o especialmente grave Se ajust la estructura de los Registros: PGF 04-R03. Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento. PGF 04R04. Control de asistencia y puntualidad. PGF 04-R05. Control Acta de Entrega y Empalme. Se incluy la Versin en los Registros. Se incluye el Control de Cambios en el procedimiento.

PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO

PGF-04

06

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PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO PROCEDIMIENTO ACOMPAAMIENTO

PGF-04 PGF-03

07 08

Septiembre 2012

Ajuste en el enfoque del servicio no conforme

Enero de 2013 Se realizaron ajustes en la estructura del procedimiento, en la identificacin del servicio no conforme. Se incluye indicador de Impacto,. Cambio en la identificacin del procedimiento y registros asociados.

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO...............................................................................................................................4 2 ALCANCE...............................................................................................................................4 3 TERMINOLOGIA......................................................................................................................4 3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES..........................................................................................5 5. DETALLE DE ACTIVIDAD.......................................................................................................6 6 GESTION DOCUMENTAL.....................................................................................................9

7 MEDICION.............................................................................................................................10 8 9 SERVICIO NO CONFORME................................................................................................10 ANEXOS..............................................................................................................................11

9.1 ANEXO 01. PGF-03-R01. Listado de Coordinadores de grado y de Acompaantes Grupales 9.2 ANEXOS 02. PGF 03-R02. Hoja de vida del (de la) estudiante 9.3 ANEXOS 03. PGF 03-R03. Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento 9.4 ANEXOS 04. PGF 03-R04. Control de asistencia 9.5 ANEXOS 05. PGF 03-R05. Control Acta de Entrega y Empalme 9.6 ANEXOS 06. PGF 03-R06. Amonestacin por falta leve 9.7 ANEXOS 07. PGF 03-R07. Compromiso acadmico o de normalizacin por falta grave o especialmente grave 9.8 ANEXO 08. Criterios de medicin indicador de impacto

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1. OBJETIVO Realizar el acompaamiento personal y grupal de los (as) estudiantes para orientar su crecimiento en el proceso de Formacin Integral impartido en el Instituto San Jos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para realizar el Acompaamiento Personal y Grupal del estudiante en las secciones de Preescolar, Primaria y Bachillerato. Referencia a la norma NTC ISO 9001:2008: 7.1 7.2.3 7.5 7.5.1 Requisitos de referencia a control y seguimiento: 4.2.3 -4.2.4- 8.1-8.2.3 8.2.4-8.3.- 8.4 -8.5.1- 8.5.2- 8.5.3

3. TERMINOLOGA Manual de Convivencia Escolar: Conjunto de principios, normas, derechos, deberes, procedimientos, acuerdos y dems aspectos que regulan y hacen posible la convivencia de los miembros de una institucin educativa. Normalizacin/ convivencia: Se entiende como el hacer las cosas normalmente, esto es, bien hecho y de acuerdo con el contexto y situacin concreta (tiempo, lugar y personas), donde el estudiante se encuentre.

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4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ENTRADA -Gua programa de induccin Cronograma Induccin ACTIVIDAD 1. Realizar la Induccin y capacitacin a los profesores para realizar el Acompaamiento. 2. Realizar una reunin de empalme entre el acompaante grupal del ao anterior y el nuevo acompaante del grupo o en su defecto con el Director de Bienestar Estudiantil. Realizar el diagnstico integral del estudiante. 3. Realizar el acompaamiento personal y grupal a los estudiantes, aplicar el debido proceso de acuerdo con el Manual de Convivencia, recibir informes de Profesores, Coordinadores de Grado, de programas y proyectos. Analizar informes. SALIDA PGH-01-R07 Control de asistencia a la induccin y/o reinduccin Evidencia memorias o material en fsico PGF-03-R05 control acta de entrega y empalme. RESPONSABLE Director(a) Bienestar Estudiantil de

PGF-03-R02 hoja de vida del (de la) estudiante PGF-03-R03 Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento Lineamientos ACODESI Perfil del acompaante Manual de Convivencia. Cdigo de la Infancia y la Adolescencia. Ley 115. Constitucin Nacional Decreto 1860 Decreto 1290

Director /a Bienestar Estudiantil Acompaante de grupo

de

PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante. PGF-03-R04 Control de Asistencia PGF-01-R13 Citacin a Padres de Familia Registro de Asistencia y compromisos. PGF-03-R06 Amonestacin por Falta Leve y PGF-03-R07 compromiso acadmico o de normalizacin por falta grave o especialmente grave PGF-01-R17 Registro Escolar de Valoracin.

Director /a Bienestar Estudiantil Acompaante grupo

de

de

Coordinadores de grado

PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante. PGF-03-R03 Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento

4. Reunir el Comit de grado para evaluar el desempeo de los estudiantes.

.Acta de la reunin del Comit de Grado Planes de acompaamiento especial

Acompaante grupo Coordinador de Grado Director/a de Bienestar Estudiantil

de

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Informes normalizacin

de

5. Seguimiento al debido proceso

Anlisis del grupo

Director/a de bienestar estudiantil

Acompaante grupo

de

5. DETALLE DE LA ACTIVIDAD Actividad 1. Realizar la Induccin y capacitacin a los profesores para realizar el Acompaamiento. Se realiza cada ao, desde el mes de Enero, la lista de los Grupos, se nombran los coordinadores de grado y los acompaantes grupales teniendo en cuenta el perfil del cargo y se registra en el PGF-03-R01 Listado de Coordinadores de Grado y de Acompaantes Grupales. Se realiza la induccin/ Reinduccin y capacitacin para los Profesores y se les entrega el material necesario para desempear bien su funcin. Actividad 2. Realizar una reunin de empalme entre el acompaante grupal del ao anterior y el nuevo acompaante del grupo o en su defecto con la Directora de Bienestar Estudiantil. Realizar el diagnstico integral del estudiante. Se realiza una reunin de empalme entre el acompaante grupal del ao anterior y el nuevo acompaante del grupo o en su defecto con el Director de Bienestar Estudiantil. Se conocen los casos ms relevantes y el acompaamiento realizado en el ao anterior. Se entrega al acompaante las hojas de vida de los estudiantes PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante, Lista de estudiante con acompaamiento especial PGF-03-R03 y se deja constancia del empalme en un acta PGF-03-R05 Control Acta de Entrega y Empalme. Un mes despus de iniciado el primer periodo, se elabora el diagnstico de cada uno de los estudiantes asignados y se actualiza el PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante. En esta actividad, el Acompaante de Grupo recoge los conceptos y opiniones del Director de Pastoral, Director/a Acadmica Psiclogo/a, Educadores y dems personas que estn al frente de la formacin integral del estudiante.

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Actividad 3. Realizar el acompaamiento personal y grupal a los estudiantes, aplicar el debido proceso de acuerdo con el Manual de Convivencia, recibir informes de Profesores, Coordinadores de Grado, de programas y proyectos. Analizar informes. El Acompaante de Grupo realiza su labor segn lo establecido en la descripcin de su cargo. Al final de cada perodo, el Acompaante de Grupo hace una sntesis de los aspectos generales destacados del (de la) estudiantes e incluye un resumen de los resultados de normalizacin en el PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante y Los/as estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento se registran en el PGF-03-R03 Lista de Estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento. Cuando un estudiante ha superado su dificultad, se actualiza la lista de Estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento en consejo de grado y se determina el proceso de acompaamiento a seguir en conjunto con el Acudiente, se deja constancia de esto en la hoja de vida del(de la ) Estudiante PGF-03-R02.

Control de asistencia El Acompaante de Grupo es responsable de la Toma de Contacto. En ella detecta los estudiantes que no se han presentado puntualmente y diligencia el registro PGF-03-R04 Control de Asistencia. El reporte es enviado a Bienestar Estudiantil segn el caso, para que se realicen las verificaciones pertinentes (excusas, llamadas). El director de Bienestar Estudiantil realiza el reporte acumulado de de llegadas tarde en la lista de control de asistencia del grupo. Las excusas son archivadas en la hoja de vida del (de la) estudiante. Cada profesor en su asignatura, debe llevar el control de Asistencia y alimentar el sistema SAP con esta informacin, la cual ser reflejada en el informe valorativo del estudiante. Segn el nmero de inasistencia e impuntualidad al finalizar el perodo, se procede a informar a los padres de familia. Al final del ao acadmico el resultado de la sumatoria de estos controles y la evaluacin peridica de stas, determina si el (la) estudiante tendr cupo en la Institucin para el ao siguiente, segn manual de convivencia.

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Citacin a Padres de Familia Cuando se requiere de la presencia de los padres o acudientes, para dialogar o tratar asuntos respecto a la normalizacin de sus hijos/as o acudidos, se les convoca a travs del PGF-01R12, Durante la cita se consignan los acuerdos y su proceso en el formatoPGF-01-R13 Citacin a Padres de Familia Registro de Asistencia y compromisos. Remisiones El / la Acompaante de grupo, deber remitir, a las diferentes reas funcionales: Pastoral, SAE, Bienestar, Acadmica a los/as estudiantes que se encuentran en plan de Acompaamiento especial, para acompaar su proceso. Informes y amonestacin En caso de mal comportamiento de los (las) estudiantes en la Institucin, se cuenta con el manual de convivencia para diferenciar el tipo de faltas, el debido proceso por seguir y las estrategias formativas. Las faltas deben consignarse en los registros para realizar el acompaamiento de los procesos de normalizacin y/o convivencia. Registros PGF-03-R06 Amonestacin por Falta Leve y PGF03-R07 compromiso acadmico o de normalizacin por falta grave o especialmente grave Valoracin de la convivencia Con los informes de los respectivos profesores y la observacin directa del Acompaante grupal, este alimenta la planilla de seguimiento en convivencia/normalizacin determinando la valoracin de la convivencia de cada perodo y registrndola en el PGF-01-R17 Registro Escolar de Valoracin. La planilla de convivencia y el consolidado con el anlisis de datos, debe ser enviado al Director de Bienestar estudiantil para hacer el anlisis general de convivencia/normalizacin de la institucin.

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Actividad 4. Reunir el Comit de grado para evaluar el desempeo de los estudiantes. Al final del cada perodo, el comit de grado se rene para analizar el proceso de los (las) estudiantes y retroalimenta los Planes de Acompaamiento. La informacin que se concluya en este Comit sobre el estudiante debe reposar en su hoja de vida PGF-03-R02 Hoja de Vida del (de la) Estudiante y sirve para determinar el PGF-03-R03 Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento. Queda acta de la reunin del Comit de Grado. Actividad 5. Seguimiento al debido proceso Permanentemente los coordinadores e grado y el Director de Bienestar verifican si los compromisos del Plan de acompaamiento especial se estn llevando a cabo.

6. GESTION DOCUMENTAL Los registros se archivan en medio fsicos en carpeta identificada con el nombre y cdigo del registro. A excepcin de los generados por SAP y algunos documentos de apoyo, resultados de anlisis y encuestas de satisfaccin, planillas de notas, los cuales se almacenan electrnicamente. Para el debido almacenamiento y proteccin, ver procedimiento Gestin documental. .

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7. MEDICION Tcnica Frecuencia estadsti ca Responsabl e

Nombre

Definicin
Establece valoracin para el cumplimiento de las normas que contempla el Manual de Convivencia.

Frmula

Meta

N/A

Nivel de logro de normalizacin

Asignacin segn escala valorativa.

90%

80% Por periodo acadmico Grficos de Barras

Director/a de Bienestar Estudiantil

Establece el nivel de Impacto del satisfaccin de acompaamiento los estudiantes al estudiante teniendo en cuenta los criterios.

No. De Estudiantes satisfechos con el Acompaamiento / N total de estudiantes * 100

90%

80% Semestral

Grfico de Barras

Director/a de Bienestar Estudiantil

8. SERVICIO NO CONFORME
Identificacin o naturaleza del servicio no conforme Criterios de servicio no conforme Tratamiento en caso de ocurrencia Registro Responsable del tratamiento Dir.Bienestar

No se ejecuta de forma correcta el acompaamiento, segn procedimiento.

El profesor no lleva el debido proceso de acompaamiento personal y grupal.

Re- Induccin apoyada por pastoral. Accin correctiva(despu s de la segunda ocurrencia del mismo profesor, o se detecta la no conformidad en mas de 4 profesores)

PGD-03-R01 Control de servicio no conforme PGD-06-R01 Formato Accin correctiva.

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9. ANEXOS 9.1 ANEXO 01. PGF-03-R01. Listado de Coordinadores de grado y de Acompaantes Grupales 9.2 ANEXOS 02. PGF 03-R02. Hoja de vida del (de la) estudiante 9.3 ANEXOS 03. PGF 03-R03. Lista de estudiantes con necesidades especiales de acompaamiento 9.4 ANEXOS 04. PGF 03-R04. Control de asistencia 9.5 ANEXOS 05. PGF 03-R05. Control Acta de Entrega y Empalme 9.6 ANEXOS 06. PGF 03-R06. Amonestacin por falta leve 9.7 ANEXOS 07. PGF 03-R07. Compromiso acadmico o de normalizacin por falta grave o especialmente grave Anexo 8. CRITERIOS DE MEDICION INDICADOR DE IMPACTO

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ANEXO 8. CRITERIOS QUE DEFINEN INDICADOR DE IMPACTO DEL ACOMPAAMIENTO:

Tomas de contacto Hora de Acompaamiento Realizacin de actividades de los proyectos de Bienestar, Pastoral y SAE Acompaamiento individual. Acompaamiento grupal Seguimiento a estudiantes con Acompaamiento especial.