UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

UNIT 2 – MENGGUNAKAN TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK

KEMAJUAN

2.1 PENGENALAN

Teknologi maklumat digambarkan sebagai istilah yang timbul hasil daripada

penggunaan komputer, penyiaran, telekomunikasi dan rangkaian data. Penggunaan
teknologi ini begitu meluas dalam pelbagai aspek kehidupan manusia. Penggunaan
ini dikatakan dapat meningkatkan prestasi dan kecekapan operasi perniagaan,
menjadikan sumber maklumat diuruskan dengan sistematik dan pantas serta
sebagai alat yang strategik untuk mencapai sesuatu objektif. Ia merupakan
automasi untuk pembangunan dan kemajuan sesuatu organisasi dalam menggarap
pasaran yang lebih meluas, justeru meletakkan ia sebagai badan yang mempunyai
competitive edge.

2.2 ORGANISASI DAN PERSEKITARAN

Sesebuah organisasi ditubuhkan untuk mewujudkan perkhidmatan atau

menghasilkan produk-produk yang diperlukan oleh pelanggan. Persekitaran
secara langsung adalah premis di mana terletaknya organisasi tersebut. Di dalam
menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan, seseorang Ketua Pegawai
Eksekutif (Chief Executive Officer, CEO) perlu mempunyai matlamat dan wawasan
mengenai arah tuju organisasi tersebut berpandukan kepada maklumat-maklumat
yang diperolehi dari persekitaran dan di dalam syarikat itu sendiri. Maklumat,
samada berdasarkan komputer ataupun tidak, disalurkan di sesuatu organisasi,
justeru membantu pengarah mencapai matlamat yang ditetapkan.

Jabatan-jabatan biasa terdapat di dalam sesuatu organisasi adalah jabatan

pemasaran, jabatan pembuatan, jabatan perakaunan dan kewangan, jabatan
pembangunan dan penyelidikan, jabatan sumber manusia dan jabatan sistem
maklumat. Gambarajah 2.1 menunjukkan contoh aturan jabatan-jabatan tersebut di
dalam Organisasi A serta penjelasan mengenai fungsi setiap satu.

2.3 TUGAS-TUGAS UTAMA PENGURUS (SETIAP PERINGKAT).

Kesemua pengurus di setiap peringkat (Ketua Pegawai Eksekutif, Pengarah Urusan,

dan Pengurus) adalah bertanggungjawab dalam menjalankan lima fungsi tradisional.

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 1

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

Rajah 2.1 : Carta Organisasi Jabatan

O r g a n is a s i A
(K e tu a P e g a w a i E k s e k u tif )

J a b a ta n P e n y e li d ik a n & P e m b a n g u n a n J a b a ta n S u m b e r M a n u s ia J a b a ta n P e m b u a ta n J a b a ta n P e m a s a r a n J a b a ta n P e r a k a u n a n d a n K e w a n g a n J a b a t a n S is te m M a k lu m a t
( T im b a l a n P re s id e n ) ( T im b a la n P r e s id e n ) ( T i m b a la n P r e s id e n ) ( T im b a la n P r e s id e n ) ( T im b a la n P r e s id e n ) ( T im b a la n P r e s i d e n )

Jabatan ini Jabatan ini Jabatan ini Jabatan ini Jabatan ini Jabatan ini memberi
menjalankan dua mencari dan bertanggungjawab menguruskan menguruskan perkhidmatan
fungsi: melantik pekerja, dalam membuat kegiatan pembayaran bil, komputer kepada
dan mentadbir cuti barangan atau pengiklanan, mengeluarkan jabatan-jabatan lain
promosi, dan jualan.
Pertama; sakit. Ia juga memberi cek, merekodkan dalam organisasi.
Para pekerja di
menjalankan menguruskan perkhidmatan. Di jabatan ini bayaran dan Merekabentuk dan
penyelidikan tahap syarikat merancang, mengumpul melaksanakan
mengenai penganugerahan pembuatan, meletakkan harga, penyata-penyata struktur-struktur dan
penemuan- dan pembangunan manusia dan mengiklan, kewangan dari system dalam
penemuan terbaru professional. bahan mentah mempromosi, masa ke semasa. organisasi yang
yang berkaitan diperlukan untuk menjual dan Ia juga membolehkan
dengan syarikat atau menghasilkan mengagihkan menyediakan organisasi mencapai
produk baru. barangan. perkhidmatan dan belanjawan dan matlamatnya dan
produk kepada
Manakala di pelanggan. ramalan melaksanakan
Kedua, syarikat operasi, pendapatan. strategi-strateginya.
membangunkan mengurus
produk, ujian dan perolehan,
mengubahsuai inventori dan
barangan terbaru. mengawal
pergerakan
barangan dan
perkhidmatan.

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 2

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

Fungsi-fungsi tersebut adalah:

Jadual 2.1 : TUGAS UTAMA PENGURUS MENGIKUT PERINGKAT

Menyelia
Merancang Menyusun Perjawatan Mengawal
(memimpin)

Membuat Menyusun Memilih, Mengarah dan Memantau

objektif (jangka sumber melatih dan membimbing kemajuan
panjang dan seperti membangunkan pekerja ke arah syarikat ke
jangka tenaga manusia mencapai arah
pendek) dan manusia dan matlamat/objektif mencapai
membina bahan organisasi. tujuan-tujuan
strategi untuk mentah. yang telah
mencapainya. ditetapkan.
Apa sahaja
yang
dirancang,
menjadi asas
kepada empat
lagi fungsi
pengurusan
(penyusunan,
perjawatan,
penyeliaan
dan
pengawalan)

2.4 PERINGKAT PENGURUSAN : TIGA PERINGKAT, TIGA JENIS

KEPUTUSAN

Keputusan yang diambil/dibuat oleh pengurus berpandukan kepada maklumat

yang mereka perolehi dari kegiatan dalaman dan luaran organisasi tersebut.
Tugas Pengurus adalah untuk memilih/membuat keputusan yang baik/betul
berpandukan kepada maklumat-maklumat tersebut. Sesuatu organisasi terbahagi
kepada tiga peringkat pengurusan iaitu atasan, pertengahan dan bawahan.
Pembahagian peringkat-peringkat ini mudah dilihat dengan menggunakan carta
organisasi. Carta organisasi adalah lukisan piawai menunjukkan hiraki
hubungan formal antara pekerja di dalam sesuatu syarikat.

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 3

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

2.5 PENGURUSAN SUMBER MAKLUMAT

JADUAL 2.2 : Peringkat Pengurusan dan Jenis Keputusan yang Berkaitan
Peringkat Pengurusan Jenis Keputusan yang Perlu Diambil

Tugas :
Membuat perancangan jangka masa panjang, justeru membuat
keputusan strategik. (Keputusan yang strategik adalah jarang sekali
berdasarkan kepada prosedur rutin yang dirancang, tetapi memerlukan
penilaian subjektif pengurus itu sendiri). Keputusan ini berkuatkuasa
ke atas kelima-lima tugas utama pengurusan (perancangan,
penyusunan, perjawatan, penyeliaan & pengawalan)
Atasan
Contoh pengurus peringkat atasan:
CEO, Presiden, Timbalan Presiden dan Bendahari

Contoh keputusan strategik :

Timbalan presiden AT&T membuat keputusn mengenai kempen
promosi untuk menjual perkhidmatan kelui yang baru.
Tugas:
Mengimplimentasikan matllamat/objektif organisasi.
Bertanggungjawab ke atas para penyelia dan membuat keputusan
taktikal.(Keputusan taktikal dibuat berasaskan prosedur maklumat
yang samar-samar, justeru memerlukan analisis dan pengiraan yang
terpirinci). Keputusan ini berkuatkuasa ke atas kelima-lima tugas
pengurusan tetapi pengurus peringkat ini bertangunggjawab keatas
penyusunan dan perjawatan.

Pertengahan Contoh pengurus peringkat pertengahan:

Pengurus kilang, pengurus bahagian, pengurus jualan, pengurus
cawangan dan pengurus sumber manusia.

Contoh keputusan taktikal:

Pengarah Jualan; yang bekerja di bawah Timbalan Presiden AT&T,
menyediakan matlamat-matlamat untuk kesemua pengurus jualan di
seluruh negara. Kesemua pengurus jualan perlu menghantar laporan
jualan kepada beliau setiap minggu/bulan.

Tugas:
Mengurus atau memantau pekerja bukan pengurusan.
Bertanggungjawab ke atas keputusan operasional. (Keputusan
operasional adalah keputusan yang boleh diramal kerana berpandukan
kepada prosedur rutin yang tersedia). Pengurus ini hanya menfokus
kepada penyeliaan (membimbing) dan pengawalan.

Bawahan (pengurus Contoh pengurus peringkat bawahan:

penyeliaan) Pengurus gudang yang bertanggungjawab keatas penyimpanan
inventori.

Contoh keputusan operasional:

Pengurus jualan daerah untuk syarikat AT&T akan memantautahap
penjualan dan pesanan ke atas alat kelui. Jika jualan semakin
merosot, penyelia perlu mengambil tindakan yang sepatutnya.

Sila perhatikan Rajah 2.2 untuk mendapatkan idea mengenai kedudukan pengurus
dan jenis-jenis tugas yang dijalankan masing-masing.

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 4

 UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

Rajah 2.2 : Peringkat-Peringkat Pengurusan

O r g a n is a s i A
(K e tu a P e g a w a i E k s e k u tif)

J a b a ta n P e n y e lid ik a n & P e m b a n g u n a n J a b a ta n S u m b e r M a n u s ia J a b a ta n P e m b u a ta n J a b a ta n P e r a k a u n a n d a n K e w a n g a n J a b a ta n P e m a s a r a n
(T im b a la n P r e s id e n ) (T im b a la n P r e s id e n ) (T im b a la n P r e s id e n ) (T im b a la n P r e s id e n ) (T im b a la n P r e s id e n )

P e n g a r a h B a h a g ia n S u m b e r M a n u s ia & P e r g a jia n

P e n g a r a h B a h a g ia n K e w a n g a n

P e n g a r a h B a h a g ia n A k a u n ta n s i

P e n g u ru s L a p o ra n

P e n g u r u s P e m iu ta n g

P e n g u r u s P e n g h u ta n g

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 5

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

AKTIVITI

1. Di dalam kumpulan seramai 3-5 orang, kenalpasti sebuah syarikat (kecil atau besar)
dan dapatkan carta organisasinya. Kenalpasti pengurusan peringkat atasan,
pengurusan peringkat pertengahan dan pengurusan peringkat bawahan (penyelia).

2. Kenalpasti juga jenis automasi yang digunakan di organisasi tersebut dan siapa yang
menyelenggaranya.

PENILAIAN KENDIRI

1. Berikan definisi organisasi.

2. Nyatakan kelima-lima tugas utama pengurus dan jelaskan setiap satu.

3. Berikan definisi carta organisasi dan jelaskan kegunaannya.

4. Apakah fungsi Jabatan Sumber Maklumat?.

5. Siapakah pengguna profesional?

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 6

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

MAKLUM BALAS AKTIVITI

SOALAN 1
Sila rujuk carta organisasi di belakang.

SOALAN 2
Rangkaian komputer, diselenggara oleh Jabatan Sumber Maklumat.

PENILAIAN KENDIRI

SOALAN 1
Organisasi adalah pertubuhan yang mewujudkan perkhidmatan atau produk-produk
untuk memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan.

SOALAN 2
i. Merancang - Membuat objektif (jangka panjang dan jangka pendek) dan membina
strategi untuk mencapainya. Apa sahaja yang dirancang, menjadi asas kepada
empat lagi fungsi pengurusan (penyusunan, perjawatan, penyeliaan dan
pengawalan)

ii. Menyusun - Menyusun sumber seperti tenaga manusia dan bahan mentah.

iii. Perjawatan - Memilih, melatih dan membangunkan manusia.

iv. Menyelia/memimpin - Mengarah dan membimbing pekerja ke arah mencapai

matlamat/objektif organisasi.

v. Mengawal - Memantau kemajuan syarikat ke arah mencapai tujuan-tujuan yang

telah ditetapkan.

SOALAN 3
Carta organisasi adalah lukisan piawai yang menunjukkan hiraki hubungan formal antara
pekerja di dalam sesuatu organisasi. Hierarki ini dikenalpasti untuk mengklasifikasikan
tugas/jenis keputusan yang perlu dibuat berdasarkan maklumat yang diperolehi dari dalam
dan luar organisasi tersebut.

SOALAN 4
Jabatan ini memberi perkhidmatan komputer kepada jabatan-jabatan lain dalam organisasi.
Merekabentuk dan melaksanakan struktur-struktur dan system dalam organisasi yang
membolehkan organisasi mencapai matlamatnya dan melaksanakan strategi-strateginya.

SOALAN 5
Profesional teknologi maklumat adalah seseorang yang telah memperolehi pendidikan dan
aspek teknikal dalam menggunakan sistem komputer dan komunikasi. Sebagai contoh:
pengaturcara komputer merekacipta perisian untuk memproses data di dalam sistem
komputer.

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 7

UNIT 2 – TEKNOLOGI MAKLUMAT UNTUK KEMAJUAN

P2113 – TEKNOLOGI MAKLUMAT PERNIAGAAN 8