2013

Administracin de efectivo

Emali Guerra Paredes UNIVERSIDAD SAN PEDRO 20/02/2013

[ADMINISTRACIN DE EFECTIVO]

20 de febrero de 2013

UNIVERSIDAD SAN PEDRO

Facultad de Ciencias Contables Y Administrativas Escuela Profesional de Contabilidad

Curso: CONTABILIDAD GERENCIAL Tema:
ADMINISTRACION DE EFECTIVO

Docente: JESSICA LUIS MENACHO Integrantes: Emali Guerra Paredes Vanessa Tarazona Verastegui Vasti Savedra Cerin
CHIMBOTE 2012

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La administracin del efectivo

La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancas y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control Interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de planeacin y adems con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y proteccin de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: -Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. -Promover la contabilizacin adecuada de los datos. -Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. - Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques. La administracin del efectivo es una de las reas mas importantes de la administracin del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirn finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquidos. UNIVERSIDAD SAN PEDRO
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La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el xito de cualquier compaa. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques. El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

La funcin de la administracin de efectivo

La administracin del efectivo comprende el manejo del dinero de la organizacin y obtener as la mayor disponibilidad de efectivo y el mximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se este utilizando. En el extremo la funcin comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organizacin una cuenta por cobrar; la funcin termina cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos cobrados por la organizacin para el pago de una cuenta por pagar o una acumulacin. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administracin del efectivo. Los esfuerzos de la organizacin para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la administracin de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisin sobre cuando pagar las cuentas incluye la administracin de las cuentas por pagar y las acumulaciones.

LOS CUATRO PRINCIPIOS BSICOS ADMINISTRACIN DE EFECTIVO

PARA

LA

Existen cuatro principios bsicos cuya aplicacin en la prctica conducen a una administracin correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios estn orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el mximo provecho. Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. PRIMER PRINCIPIO: Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" Ejemplo: Incrementar el volumen de ventas. Incrementar el precio de ventas. Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribucin). Eliminar descuentos.

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SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo: Incrementar las ventas al contado Pedir anticipos a clientes Reducir plazos de crdito. TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar mejores condiciones (reduccin de precios ) con los proveedores) - Reducir desperdicios en la produccin y dems actividades de la empresa. - Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" Ejemplo: Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento ms prximo a cuando se van a necesitar Hay que hacer notar que la aplicacin de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende slo al contado (cancelando ventas a crdito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicacin del segundo principio con el primero. En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no slo el efecto directo de la aplicacin de un principio, sino tambin las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. Las estrategias bsicas que debern seguir las empresas en lo referente a la administracin del efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo ms tarde posible sin ganar la posicin crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables. 2.- Utilizar el inventario lo ms rpido posible, a fin de evitar existencias que podran resultar en el cierre de la lnea de produccin o en una prdida de ventas. 3.- Cobrar las cuentas pendientes lo ms rpido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser econmicamente justificables, para alcanzar este objetivo. La dificultad principal de la administracin del efectivo proviene de la falta de coordinacin entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos. El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el ao. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una poca del ao, UNIVERSIDAD SAN PEDRO
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debe tener en cuanta que tendr gastos durante todo el ao, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la poca de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en poca de muchas ventas. Importancia de la administracin del efectivo La administracin del efectivo y los valores negociables es una de las reas ms importantes de la administracin del capital de trabajo. Como ambos son los activos ms lquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgo de una "crisis de solvencia".

El flujo de caja
El flujo de caja es estado financiero conformado por un documento que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo (dinero en efectivo) que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Ejemplos de ingresos de efectivo podran ser el cobro de facturas, el rendimiento de inversiones, los prstamos obtenidos, etc.; mientras que ejemplos de egresos de efectivo podran ser el pago de facturas, el pago de impuestos, el pago de sueldos, el pago de prstamos, el pago de intereses, et Veamos algunas observaciones:

la diferencia entre el total de ingreso de efectivo y el total de egreso de efectivo nos da el flujo neto econmico o flujo de caja econmico. la diferencia entre el flujo neto econmico y el servicio de la deuda (cuotas que hay que pagar por prstamos adquiridos) nos da el flujo neto financiero o flujo de caja financiero. la parte final de la estructura de un flujo de caja tambin podra ser: saldo + caja inicial = caja final (disponible), en donde el monto de caja final de un mes va pasando a caja inicial del siguiente. a modo de anlisis del ejemplo del flujo de caja, podramos decir que la empresa presenta una buena liquidez lo cual podra aprovechar en la compra de mayor mercadera o nueva maquinaria.

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ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.

La conciliacin bancaria
es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos UNIVERSIDAD SAN PEDRO
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registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares. Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

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Bibliografa

www.monografias.com Administracion y Finanzas Finanzas www.gerencie.com Finanzas webdelprofesor.ula.ve/nucleotrujillo/anahigo/guias...pdf/tema4.pdf www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r41850.DOC blog.iee.com.mx/wordpress/?p=232 www.buenastareas.com Inicio Negocios

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