1. Introduccin a Access.......................................

2. Tablas ........................................................

12

3. Entrada de datos y bsqueda de datos....................

29

4. Generador de Expresiones..................................

47

5. Filtros y consultas............................................

64

6. Consultas avanzadas............................................

81

7. Elaboracin de informes.......................................

93

8. Funciones adicionales...........................................

110

9. Herramientas Access..........................................

126

8. Introduccin a Access
1.1. Access como sistema gestor relacional 1.2. Elementos de una base de datos de Access 1.2.1. Tablas 1.2.2. Consultas 1.2.2.1. Consulta de seleccin 1.2.2.2. Otras consultas 1.2.3. Formularios 1.2.3.1. Asistente para formularios y Autoformularios 1.2.3.2. Objetos de formularios para fines especficos 1.2.4. Informes 1.2.5. Macros 1.3. Asistentes 1.4. La ventana Base de Datos 1.4.1. Crear y abrir objetos 1.4.2. Barra de Herramientas 1.4.3. Abrir y cerrar una base de datos 1.4.4. Cambiar el diseo de un objeto 1.5. Establecer relaciones 1.6. Access y la Web 2 2 3 3 3 4 5 5 6 6 7 7 9 9 9 10 11 11 12

8.1. Access como sistema gestor relacional

En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una coleccin de datos, ejemplos sencillos de bases de datos son un listn de telfonos, una chequera y ejemplos ms complejos de bases de datos son, las facturas, una relacin de pedidos, etc. Adems Access es una Base de datos relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de informacin , de modo que se puedan usar al mismo tiempo.

8.2. Elementos de una base de datos de Access

Lo ms importante en una base de datos es la informacin que posee. Pero en una base de datos hay otros elementos importantes, a los que se les llama objetos. La lista de objetos con los que trabaja un usuario es: Tablas que contienen la informacin Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos Formularios permiten ver u editar la informacin Pginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer Informes permiten resumir e imprimir datos Macros que realizan una o ms acciones de las bases de datos de forma automtica Los Mdulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Mdulo es un programa en que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de datos.

8.2.1. Tablas
Toda la informacin que el usuario introduce en una base de datos de Access queda almacenada en tablas. A continuacin se mostrar la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.

Figura 1

Una tabla est formada por filas y columnas de valores. A las filas se las llama registros y a las columnas campos. En Access hay diferentes formas de crear tablas.

8.2.2. Consultas
Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar algn registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que podemos realizar en las consultas son: Qu clientes han encargado pedidos en los tres meses ltimos? Con cuntos clientes nuevos he contactado esta semana?

8.2.2.1. Consulta de seleccin

La siguiente figura muestra una consulta que hace una bsqueda en la tabla. A estas consultas se les llama Consulta de seleccin, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas que pueden resultar de inters para los usuarios son: El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activacin en la fila Mostrar, le dicen a Access qu campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la consulta

En la figura 2 podemos observar como se hacen las consultas. Primero el usuario deber elegir las tablas que crea que le van a ser tiles de la ventana mostrar tablas y deber establecer las relaciones entre las tablas (las relaciones se establecen entre campos que contengan la misma informacin). Una vez que el usuario ha establecido las relaciones el siguiente paso es poner en la fila Campo el nombre del campo que queremos que aparezca en la consulta y despus establecer los criterios para que slo aparezcan determinados datos.

Figura2

Figura3

La figura 3 muestra una consulta en la que se pide los nombres de los grupos espaoles, Access busca en una base de datos de msica todos los grupos que sean espaoles y los muestra en la consulta Cuando se ejecuta una consulta, Access muestra los datos en Vista Hoja de datos, que es una simple combinacin de filas y columnas de valores.(figura 3)

8.2.2.2. Otras consultas

Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos segn las categoras de forma que se obtienen respuestas a preguntas como Cules fueron las ventas, de lps de grupos espaoles, el ao pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudar al usuario a plantear la consulta. Consultas de creacin de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de seleccin por una consulta de creacin de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla. Consulta de actualizacin, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc. Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee aadir informacin a una tabla con datos de otra. Consulta de eliminacin, eliminan rpidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin que el usuario tenga que ir eliminndolos uno por uno.

8.2.3. Formularios
Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos. En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como aadir, editar o ver datos.

8.2.3.1. Asistente para formularios y Autoformularios

Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opcin de Autoformularios, que permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar ms informacin que la del nombre de la tabla o de la consulta: En columnas: Crea un formulario con un registro por pgina y los campos dispuestos en una columna de la forma siguiente:

Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en columnas:

Hoja de datos: Muestra registros mltiples en la ventana formulario, al igual que en la ventana Tablas:

8.2.3.2. Objetos de formularios para fines especficos

Los formularios pueden incluir: hipervnculos con pginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros tipos de objetos con fines especficos

8.2.4. Informes
Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos. Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no ser necesario debido a todas las herramientas disponibles para ayudar al usuario: El Asistente para informes gua al usuario a travs de todos los pasos necesarios para disear un informe. El Autoinforme puede crear informes en columnas o tabulares El Asistente para grficas le ayuda a crear todo tipo de grficas, desde grficas circulares, hasta grficas en 3 dimensiones El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos predefindios

8.2.5. Macros
Una macro ejecuta de forma automtica uno o ms comandos de las bases de datos cuando se lo ordena. Son muy tiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que se pueden realizar con una macro: Imprimir varios informes de fin de mes Aadir un nuevo registro a una tabla, aadir la fecha y sus iniciales Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y aadir la informacin resultante a otra tabla de la base de datos Imprimir cartas para clientes y aadir notas en los registros sobre cundo se enviaron las cartas Copiar datos de un formulario a otro

Una vez que la macro est creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o aadirla a un botn de comando en un formulario.

8.3. Asistentes
Una vez iniciado Access el siguiente paso es crear una base de datos o un proyecto para guardar su trabajo. Para crear una base de datos con el Asistente siga los siguientes pasos: 1. Nada ms iniciar Access aparece una cuadro de dilogo, donde el usuario deber seleccionar Asistente, Pginas y Proyectos de Bases de Datos de Access. Despus haga clic en el botn Aceptar

2.

Haga clic sobre la nueva lengeta Bases de datos del nuevo cuadro de dilogo.

3. 4.

Haga clic sobre el icono Administrador de Contactos. En el cuadro de dilogo Archivo Nueva Base de Datos que se abre, haga clic sobre Crear ( no es necesario cambiar el nombre a la nueva base de datos) En el primer cuadro de dilogo del Asistente haga clic en Siguiente Seleccionar un estilo para la apariencia del formulario de la nueva base de datos y haga clic sobre Siguiente Escoja un estilo para sus informes y haga clic sobre Siguiente Introduzca un ttulo para su base de datos y haga clic sobre Siguiente Haga clic sobre Finalizar para crear la nueva base de datos y abrirla

5. 6. 7. 8. 9.

Una vez creada la base de datos el usuario ver una ventana llamada Panel de control principal, como el que se muestra en la figura

Esta opcin del Asistente, consta de una serie de formularios con fines concretos que trabajan como mens. En los paneles de control hay botones sobre los que se puede seleccionar las funciones deseadas o se puede salir de la base de datos

8.4. La ventana Base de Datos

Todas las Bases de Datos tienen una ventana de Bases de Datos donde podemos encontrar los siguientes objetos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Tambin tienen su propia barra de herramientas con botones para las siguientes acciones: Abrir se emplea para abrir un objeto de la base de datos, para trabajar con el Diseo cambia el diseo del objeto seleccionado Nuevo crea un nuevo objeto de la base de datos Vista previa (informes) se ve un informe en la ventana vista previa Ejecutar (Macros y Mdulos) crear un macro o un mdulo

8.4.1. Crear y abrir objetos

En Microsoft Access 97 podemos crear objetos personalizados con los mdulos de clase. Se puede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. El nombre con el que el usuario guarda el mdulo de clase se convierte en el nombre del objeto personalizado. Los procedimientos pblicos (Sub o Function) definidos en un mdulo de clase se convierten en mtodos personalizados del objeto, otros procedimientos pblicos (Property Let, Property Get, Property Set) se convierten en propiedades del objeto. Una vez definidos los procedimientos dentro del mdulo de clase, el usuario puede crear el nuevo objeto creando una instancia (Objeto creado desde la clase que contiene su definicin) de la clase. Para Abrir un objeto desde Microsoft Access 97 el usuario deber ir a la pestaa del objeto que desee abrir seleccionar el objeto que desee abrir y pulsar el botn abrir para abrir en vista objeto o diseo para abrir el objeto en vista diseo.

8.4.2. Barra de Herramientas

Una barra que contiene un conjunto de botones, mens u otros controles en los que se puede hacer clic para realizar comandos de men de uso frecuente. Nota En Microsoft Access 97, se han combinado las barras de herramientas y los mens en una nica entidad, llamada "barra de herramientas" en la interfaz de usuario y "barras de comandos" en Visual Basic. Las barras de herramientas pueden ser de alguno de los siguientes tipos: barra de mens, barra de herramientas o mens emergentes (mens contextuales, mens desplegables o submens). Podemos crear nuevas Barras de Herramientas en el men Ver- Barra de Herramientas- Personalizar. Cmo? En la ficha Barra de herramientas elija Nueva. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que tendr la

nueva barra y pulse el botn Aceptar. En la ficha Barra de herramientas pulse en propiedades y establezca las propiedades que ms le convenga, despus pulse cerrar .La nueva Barra de herramientas se encuentra detrs de la ventana personalizar. Por ltimo una vez creada la barra el usuario deber aadir los botones que le sean necesarios.

8.4.3. Abrir y cerrar una base de datos

Para Abrir una base de datos tiene varias opciones: En el men Archivo ejecute Nuevo y seleccione una de las bases de datos que aparecen justo encima de la opcin Salir. Esta lista muestra las bases de datos que han sido utilizadas ms a menudo

Haga doble clic sobre el nombre de una base de datos desde el Explorador de Windows Haga clic sobre el botn Abrir de la barra de Herramientas Haciendo clic sobre el botn derecho del ratn sobre la barra de ttulo o sobre el rea gris de la ventana Base de datos y seleccionar Abrir Ejecutando el comando Abrir del men principal de Access Archivo Pulsando CTRL-O

Todas las opciones, excepto las dos primeras muestran un cuadro de dilogo Abrir como mostrar la siguiente figura. En ese cuadro el usuario podr seleccionar una base de datos para trabajar con ella.

Para Cerrar una base de datos se pueden seguir cualquiera de estas dos opciones: Hacer clic sobre el botn cerrar de la ventana Base de datos Ejecutar el comando cerrar del men Archivo

Si est trabajando con una base de datos creada con el Asistente , tambin puede cerrarla desde la ventana del panel principal haciendo clic sobre cerrar esta base de datos.

8.4.4. Cambiar el diseo de un objeto

Una vez creado un objeto, el usuario puede cambiar su diseo con el botn diseo de la ventana Base de Datos, previamente a de seguir los siguientes pasos: 1. En la ventana Base de Datos, haga clic sobre la pestaa que contenga el tipo de objeto con el que quiere trabajar. 2. Seleccione el nombre del objeto con el quiere trabajar en la ventana Base de Datos. 3. Haga clic sobre el botn diseo.

Ventana Base de Datos

8.5. Establecer relaciones

Para relacionar tablas es necesario que estas tengan campos con valores comunes. Por ejemplo en la base de datos creada con el Asistente Administracin de contactos 1, tanto la tabla Contactos como la tabla Llamadas tienen un campo para la identificacin de los contactos. En la tabla Contactos, este campo sirve como una forma de identificar el registro de cada una de las personas, mientras que en la tabla Llamadas indica a quin pertenece cada uno de los registros de llamada. Tipos de relaciones: Uno a Uno: Se da cuando en cada una de las partes relacionadas, solo existe un registro para cada valor que establece la relacin.Por ejemplo una relacin es uno a uno cuando en una tabla llamada pedidos y en otra llamada clientes, si estn relacionadas por medio del campo de Identificacin de Cliente, esto quiere decir que hay un cliente para cada pedido. Uno a Muchos: Una relacin es uno a muchos cuando en una de las partes relacionadas hay ms de un registro para el valor que establece la relacin. Un ejemplo de este tipo de relacin se da entre la tabla Contactos y la tabla Llamadas, de la base de datos Administracin de contactos 1, ya que para cada persona slo hay un

registro en la tabla Contactos, aunque puede haber varios en la tabla Llamadas. Muchos a Muchos: Una relacin es muchos a muchos cuando en las dos partes relacionadas hay varios registros que posee los valores que establecen la relacin. Un ejemplo puede ser una base de datos con una tabla llamada Clase y otra llamada Miembros de un club, se relacionan mediante el campo de Identificacin de Estudiante, y sera muchos a muchos porque un mismo estudiante puede estar a la vez en varias clases y en varios clubes.

8.6. Access y la Web

En Access existen varias caractersticas relacionadas con la red. Entre otras se encuentran las siguientes: La barra de Herramientas de la Web tiene botones para ejecutar comandos como ir a una pgina Web, buscar a travs de la Web y aadir sitios a la lista de favoritos.

Puede usar campos de hipervnculos en tablas para desplazarse desde registros de bases de datos a pginas Web, documentos de Office y Objetos de Access.

Puede incluir vnculos con la Web as como otros documentos y objetos de las bases de datos en formularios e informes, con las herramientas Insertar Hipervnculo de la ventana Diseo de dichos objetos. Puede importar o vincular archivos HTML, a una base de datos de Access Todos los objetos de la base de datos se pueden guardar como un documento HTML. Las nuevas pginas de acceso a datos son archivos HTML que se pueden emplear para ver datos de Access con Access o Internet Explorer.

9. Tablas
2.1. Asistente para la creacin de tablas 2.1.1. Cmo crear una tabla con el Asistente para tablas 2.1.2. Cmo relacionar tablas con el Asistente para tablas 2.2. Ventana de diseo de tabla 2.2.1. Tipos de campo 2.2.2. Aadir, mover, insertar y eliminar campos 2.2.3. Claves principales 2.2.4. Aadir ndices 2.2.5. Mscaras de entrada 2.2.5.1. Uso del Asistente para mscaras de entrada 2.2.5.2. Cmo crear sus propias mscaras de entrada 2.2.5.3. Cmo introducir su propia mscara 2.2.6. Valores predeterminados y reglas de validacin 2.3. Ventana de Hoja de Datos 2.4. Cambios en el diseo de una tabla 2.5. Como establecer relaciones 2.5.1. Aadir y eliminar relacin 2.5.2. Intregridad Referencial 2.5.3. Tipos de combinacin 13 13 14 14 15 16 18 18 20 20 21 22 23 23 25 26 26 28 29

9.1. Asistente para la creacin de tablas

Utilizar el Asistente para tablas puede ahorrarnos mucho tiempo, cuando se trata de crear tablas nuevas. El Asistente le permite: Seleccionar una tabla entre una lista de tablas de negocios o tablas personales Seleccionar los campos para una tabla Cambiar el nombre y el orden de los campos Seleccionar un campo clave Obtener ayuda para relacionar una tabla con otras de la misma base de datos.

9.1.1. Cmo crear una tabla con el Asistente para tablas

Para iniciar el Asistente siga los siguientes pasos: 1. El usuario deber cambiarse a la ventana Base de datos (tecla F11)

2. Haga clic en la ficha Tablas y seguidamente en el botn Nuevo 3. Haga doble clic en Asistente para tablas 4. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para tablas. Para modificar o ampliar la tabla una vez creada con el Asistente el usuario puede hacerlo desde Vista diseo.

9.1.2. Cmo relacionar tablas con el Asistente para tablas

Cuando un usuario crea una base de datos, con tablas creadas por el Asistente, en una de las opciones le ayuda a relacionar tablas. En la nueva tabla tiene que haber un campo con el mismo nombre que otro campo distinto de otra tabla, el asistente automticamente establecera relacin con los campos de las tablas que tengan el mismo nombre. Si el usuario quiere ver como el Asistente a hecho la relaciones haga clic sobre el botn relaciones de la barra de herramientas

9.2. Ventana de diseo de tabla

En la Ventana Vista Diseo de tabla se pueden crear nuevas tablas. Es una herramienta diferente al Asistente para crear tablas. En lugar de seleccionar campos de una lista predeterminada, puede introducir los campos que desee y seleccionar el tipo de datos para cada campo, se pueden aadir propiedades a los campos tales como valores predeterminados, mscaras de entrada y bsquedas. NOTA: Independientemente del mtodo empleado para crear una tabla, siempre se podr abrir en la Ventana Diseo de tabla y realizar cambios o revisar su estructura.

Ventana Diseo de Tablas

Tambin se puede acceder a esta ventana desde el botn Vista de la barra de herramientas de Base de datos.

9.2.1. Tipos de campo

Propiedad Tipo de datos puede tener los siguientes valores:

Valor Texto

Tipo de datos (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculo, como los nmeros de tlfno.

Tamao Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo. Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo

Texto extenso, o combinacin Hasta 65535 caracteres. extensa de texto y nmeros Si slo se almacenan en l texto y nmeros el tamao est limitado por el de la base de datos Datos numricos utilizados en 1,2,4 u 8 bytes(16 bytes clculos matemticos. si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id). Valores de fecha y hora para los 8 bytes aos del 100 al 9999

Numrico

Fecha/Hora

Moneda

Valores de moneda y datos 8 bytes numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Nmero secuencial, nico o 4 bytes nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Este campo no se puede actualizar. Valores Si y No y campos que 1bit contengan uno de entre dos valores (Si/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado) Objeto vinculado o incrustado en Hasta 1 gigabyte una tabla de Microsoft Access. limitado por el espacio Como por ejemplo una hoja de disponible para el disco clculo, grficos, sonidos, etc. Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervculo (Ruta de acceso a un objeto, documento, pgina Web u otro destino). Puede tener hasta tres partes: Texto presentacin: Texto que aparece en el campo o control Direccin: Ruta de acceso de un archivo o pgina Subdireccin: Posicin dentro del archivo o pgina Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervculo puede contener hasta 2048 caracteres

Autonumrico

Si/No

Objeto OLE

Hipervculo

Asistente Bsquedas

para Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas, que crea un campo de bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda(4 bytes)

9.2.2. Aadir, mover, insertar y eliminar campos

Para Insertar un campo en vista Diseo el usuario a de seguir los siguientes pasos: 1. Abra la tabla en la Vista

Diseo 2. Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desee agregar el campo, seguidamente haga clic en el botn Insertar filas de la barra de herramientas Diseo de tablas. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco. Haga clic en la columna Nombre del Campo y escriba el mobre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos En la columna Tipos de datos conserve el valor predeterminado o haga clic en la flecha y selecciones el tipo de dato que ms le convenga. En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr este campo. La descripcin se incluye en la Definicin del objeto de la tabla

3.

4.

5.

Para Mover un campo en vista Diseo de la tabla siga los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre la flecha de la fila que se encuentra a la izquierda del nombre del campo para seleccionar el campo, tambin puede arrastrar al mismo tiempo para seleccionar varios campos a la vez si lo desea. 2. Apunte con el ratn y arrastre hasta el lugar donde quiera desplazarlo. Mientras est arrastrando el ratn, se mostrar en la esquina inferior derecha del punto donde est marcando el ratn un pequeo rectngulo, tambin se puede observar una fina lnea horizontal sobre el ltimo capo seleccionado. Para Aadir un campo en una tabla vaca el usuario deber seguir los siguientes pasos: 1. Introduzca un nombre en la primera fila bajo el encabezamiento Nombre de campo. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres, bien sean letras, nmeros, espacios o cualquier otro excepto puntos, exclamaciones, acentos graves y corchetes 2. Desplcese a la columna Tipos de datos y seleccione el tipo de datos para el campo. Puede introducir el tipo de dato por s mismo o seleccionarlo de la lista desplegable. 3. Si el usuario selecciona texto o nmerico para el tipo de datos, el campo tendr como una de sus propiedades el tamao del campo. La longitud predeterminada para los campos de texto es de 50 y para los campos numricos es entero largo. Si el usuario desea cambiar esta propiedad debe asegurarse que se encuentra en la opcin General de la ventana Vista Diseo de tabla. Para cambiar la propiedad de un campo de texto haga clic sobre la lnea que se encuentra despus de tamao de

campo y cmbielo a sus necesidades. Si lo que quiere es cambiar la propiedad de un campo numrico, haga clic sobre la lnea siguiente a Tamao de campo y use la lista desplegable que se visualiza ciando hace clic sobre la flecha hacia abajo para seleccionar otra opcin. 6. Para aadir otro campo, desplace el cursor a la siguiente fila de la columna Nombre de campo y repita los pasos 1-3.

4. Si quiere aadir otro campo, desplace el cursos a la siguiente fila de la columna Nombre del campo y repita los pasos 1-3. Para Eliminar un campo el usuario a de seguir los pasos que se proponen a continuacin:

1. 2.

Seleccione los campos que desea eliminar Pulse Eliminar o haga clic sobre el botn Eliminar filas de la barra de herramientas

Si por alguna razn el usuario se equivoca y quiere recuperar los campos eliminados puede ejecutar el comando deshacer eliminar del men Edicin inmediatamente despus de eliminar. Sin embargo, una vez que haga otro cambio no podr recuperar el campo eliminado. La nica forma de recuperarlo es, si la tabla estaba guardada previamente, Cerrar la ventana Vista Diseo de tabla y cancelar todos los cambios realizados hasta el momento.

9.2.3. Claves principales

La clave de una tabla debe tener un nico valor y se emplea para establecer un ndice principal para la tabla. Este ndice acelera las bsquedas en los campos clave y se emplea para determinar la naturaleza de una relacin cuando se emplea con tablas relacionadas. Las claves principales se crean: 1. 2. Haciendo clic sobre la flecha de seleccin del campo que quiere seleccionar. Haciendo clic sobre el botn clave principal de la barra de herramientas o ejecutando el comando clave principal del men edicin

Cuando un campo tiene la clave se diferencia de los dems en que tiene una llave en su selector de filas Las claves principales se eliminan siguiendo estos dos pasos: 1. 2. Haciendo clic sobre los selectores de filas para seleccionar los campos clave Haciendo clic sobre el botn clave principal de la barra de herramientas o ejecute el comando Clave principal del men Edicin.

El usuario advierte que se ha eliminado la clave porque la llave que se encontraba en el selector desaparece.

9.2.4. Aadir ndices

Con los ndices, Access acelera las bsquedas y cualquier otra operacin en la que tenga que buscar datos en uno o ms campos. Todas las tablas que tengan una clave asignada de forma automtica, tiene un ndice principal creado para su campo clave. Puede interesar crear ndices para otros campos en los que se busquen datos con cierta frecuencia. Los ndices tambin son tiles para campos sin clave, los cuales se usan para vincular tablas u ordenar registros. Se puede crear ndices con campos de tipo Texto, Numrico, Moneda, Fecha/hora.

9.2.4.1. Crear un ndice con un campo

1. En la parte superior de la ventana Vista Diseo de tabla, seleccionar el campo al cual se quiere incorporar el ndice 2. En la parte inferior de la misma ventana, seleccionar la lengeta general y hacer clic sobre la lnea establecida para ndices. 3. Abrir la lista desplegable para ndices y seleccionar Si (con duplicados) o Si (sin duplicados), dependiendo de si habr ms de un registro con el mismo valor en el campo indexado.

9.2.4.2. Crear un ndice con ms de un campo

Los ndices se pueden crear usando hasta diez campos. Este tipo de ndice es til para consultas o filtros que buscan ms de un campo al mismo tiempo y para tablas vinculadas por ms de un campo. 1. Hacer clic sobre el botn ndices de la barra de herramientas de la ventana Diseo de tabla. Entonces aparecer un cuadro de dilogo ndices similar a este:

Cuadro de dilogo de ndices.

Los nombres de los ndices que ver dependern de la tabla con la este trabajando. 2. Para aadir un ndice, introducir un nombre en la siguiente lnea en blanco de la columna Nombre de ndice 3. Desplazarse a la columna siguiente, Nombre de Campo, y seleccionar de la lista desplegable de nombres de campos el primer campo para el ndice.

4. Desplazarse una fila haca abajo en la columna Nombre de campo y seleccionar el segundo campo para el ndice. No es necesario introducir nada bajo el nombre del ndice 5. Repetir el paso 4 para cada campo adicional que se quiera incluir en el ndice 6. Para asegurarse de que el ndice de valores duplicados, en la parte inferior de la ventana de ndices cambia la opcin a nico a S. Si se van a tener muchos registros en blancos en los campos de ndice, cambiar la opcin Ignorar nulos a s, para ahorrar espacio de disco. 7. Cerrar el cuadro de dilogo ndices para regresar a la ventana Vista diseo de tabla.

9.2.5. Mscaras de entrada

Puede utilizar las mscaras de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Una mscara de entrada puede hacer dos cosas diferentes: Le obliga a introducir los valores de un campo de acuerdo a algn patrn como por ejemplo 999-99-9999 Puede rellenar caracteres constantes como guiones(-), barras inclinadas (/) y guardar de forma opcional estos caracteres como parte del valor de campo de forma que no tenga introducirlas por s mismos.

Para aadir una mscara de entrada a un campo el usuario debe seguir los siguientes pasos: En la ventana Vista Diseo de tabla haga clic sobre el campo a que le afectar la mscara de entrada En la mitad inferior de la ventana (en la pestaa General) haga clic sobre la propiedad Mscaras de entrada Puede aadir la mscara sin ayuda o hacer clic sobre ... al final de la lnea de mscara de entrada para obtener ayuda del Asistente para mscaras de entrada para los campos de Texto, Fecha/Hora

9.2.5.1. Uso del Asistente para mscaras de entrada

El Asistente para mscaras de entrada le permite seleccionar entre una lista de mscaras preestablecidas que se incluyen con Access. La lista que le muestra el Asistente depende del tipo de campo para el que est creando una mscara. Para usar el Asistente para mscaras de entrada siga los siguientes pasos: 1. Inicie el Asistente para mscaras de entrada para un campo de texto o de Fecha/Hora

2. 3. 4. 5.

Seleccione la mscara que quiere usar (Cdigo postal, nmeros de telfono,etc) Haga clic sobre Siguiente En el siguiente cuadro de dilogo cambie la mscara de entrada y el carcter marcador si lo necesita. Haga clic sobre Siguiente. En el siguiente paso se le pregunta si quiere que Access guarde caracteres constantes como guiones y barras inclinadas que aparecen en el valor del campo. Elija lo que ms le convenga y despus haga clic sobre Finalizar .

NOTA: Si se ordena al Asistente para mscaras de entrada que no guarde constantes con valores de campo, no se olvide de no incluir tales constantes cuando ejecute Bsquedas o consultas.

9.2.5.2. Cmo crear sus propias mscaras de entrada

Crear mscaras de entradas no es muy complicado una vez que el usuario conoce las reglas bsicas. Un usuario debe tener dos cosas en cuenta: Las tres posibles parte de una mscara La forma en que Access usa caracteres especiales en una mscara para imponer los lmites de lo que se puede introducir en un campo.

En una Mscara de entrada se puede encontrar hasta tres partes que van separadas por punto y coma. Estas tres mscaras son: La primera es la propia mscara La segunda parte le informa a Access si debe guardar algn carcter constante con los valores de campo. Un 0 significa que guarde las constantes y un 1 o un espacio en blanco le dice que no lo haga. La tercera parte le permitir cambiar el marcador de posicin(_) desde un subrayado hasta cualquier otro carcter.

Cuando un usuario crea una mscara de entrada, hay caracteres especiales que le informan a Access de cmo limitar los datos que se introducen en un campo.Los caracteres son: Carcter 0 9 # L ? A A & Descripcin Dgito(de 0-9) no permite ni [+] ni[-] Dgito(de 0-9) o espacios opcionales, sin signos [+] o [-] Dgitos o espacios opcionales, pueden aparecer signo [+] o [-] Letra(de A-Z, entrada obligatoria) Letra(A-Z, entrada opcional) Letra o Dgito (entrada obligatoria) Letra o dgito (entrada opcional) Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria)

C .,:;-/

Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional) Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. Los caracteres usados dependen de lo que est preestablecido en el panel de control de Windows Convierte a minsculas caracteres que siguen Convierte a maysculas caracteres que siguen todos todos los los

< > !

Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la mscara siempre rellenan de izquierda a derecha Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres literales

Algunos ejemplos son: (999)-000-0000 >LL0000 Aaa (650)555-9999 ()555-9999 AB0932 123 12 AB1 1a

9.2.5.3. Cmo introducir su propia mscara

Una vez que sepa el tipo de mscara que que quiere, la puede introducir de dos formas diferentes: Si no la va a usar para otros campos, en la mitad superior de la ventanaVista Diseo de tabla, seleccione el campo al que pertenecer la mscara. Despus en la mitad inferior de la misma ventana, haga

clic sobre la legeta General y escriba el tipo de mscara en la lnea perteneciente a mscara de entrada Si el usuario va a usar la mscara para otros campos, adala a la lista del Asistente para mscaras de entrada. Para aadir una mscara de entrada a la lista del asistente para mscaras seguir estos pasos: Inicie el Asistente En el primer paso del Asistente, haga clic sobre el botn Edicin de la lista para que se visualice el cuadro de dilogo de las mscaras de entrada establecidas Para aadir una nueva mscara, haga clic sobre el botn de activacin Nuevo Registro , aparecer un registro en blanco, donde podr introducir la mscara y una descripcin Escriba la mscara de entrada y su descripcin. El usuario debe saber que lo que introduzca en el cuadro Datos de ejemplo se mostrar en la columna Vista Datos del cuadro de dilogo del Asistente.

9.2.6. Valores predeterminados y reglas de validacin

El Valor Predeterminado se puede utilizar para especificar un valor que se introduce de forma automtica en un campo cuando se crea un nuevo registro. Esta propiedad no se puede aplicar a controles de casilla de verificacin, botn de opcin o botn alternar. Se aplica a todos los campos de la tabla excepto a los campos con el tipo de datos Autonumrico u Objetos OLE Las Reglas de Validacin se utilizan con el fin de restringir opciones para los datos que un usuario introduce en un registro, campo o control. Cuando se introducen datos que no cumplen la condicin impuesta por el usuario se utiliza la propiedad Texto de validacin para informar al usuario con un mensaje de el error que ha cometido.

9.3. Ventana de Hoja de Datos

Cuando abre una tabla en Access ve sus datos organizados en filas(registros) y columnas(campos). A esto se le llama Vista Hoja de datos. Access le permite introducir datos directamente en una vista Hoja de datos vaca y crear as una nueva tabla. Con un poco de suerte, puede olvidarse del asistente para bases de datos, del asistente para tablas, e incluso de la ventana Vista Diseo de tabla. Cuando crea una tabla de esta forma, Access asigna por s mismo el tipo de campos que debe tener la nueva tabla en funcin de los datos que se han introducido. Para crear una tabla con la Vista Hoja de datos haga lo siguiente: 1. Seleccione el botn Tablas en la ventana Base de datos. 2. Haga doble clic sobre Crear una tabla introduciendo datos (Tambin puede hacer clic sobre el botn Nuevo y hacer doble clic sobre Vista hoja de datos en el cuadro de dilogo Nueva tabla)

3. Access abrir una Vista Hoja de Datos en blanco del estilo en que se ofrece a continuacin.

4. Empiece a introducir sus datos en la Vista Hoja de datos, asegurndose que introduce los valores para cada campo en la columna correcta. Por ejemplo, para crear de esta forma la tabla Registros semanales de la base de datos Control del tiempo, en campo 1 introduzca las iniciales para Id d empleado, en campo 2, las fechafinsemana, y en campo 3 las fechas de entrada(No se moleste en introducir valores para en campo de Id de registro semanal. Access incluir nmeros de ID). Finalmente tendr una hoja as. 5. Para darle a una columna un nombre ms descriptivo que el predeterminado Campo n, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento del campo y seleccione Cambiar nombre de columna. Edite el nombre del campo en el mismo rea de encabezamiento y pulse intro. Puede cambiar los nombres de los campos que se mostraron en el paso anterior a Id de empleado. Fechafinseman y fechaentrada. La vista Hoja de datos tiene ahora campos nombrados tal y como se muestran a continuacin

6. Para crear una nueva tabla, haga clic sobre el botn Cerrar de la Vista Hoja de datos, seleccione Si, introduzca un nombre para la tabla y haga clic sobre Aceptar. 7. Access le preguntar si quiere crear una clave principal. Haga clic sobre S para que Access cree un campo clave denominado ID del tipo autonumrico.

9.4. Cambios en el diseo de una tabla

Una vez creada la tabla, se puede cambiar el diseo de dicha tabla como se quiera. Existen dos lugares para realizar los cambios: Vista Diseo de tabla: esta vista se usa para cualquier tipo de revisin, como pueden ser, cambiar los nombres de campos, desplazar los campos, cambiar el tipo y la longitud de los datos, aadir o eliminar campos o cambios en los ndices. Para cambiar : 1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre de la tabla en ventana Base de datos y seleccionar Diseo del men emergente.

Tambin se puede hacer:

1. Hacer clic sobre el botn Tabla en la ventana Base de datos. 2. Seleccionar el nombre de la tabla que se quiere cambiar (Hacer clic sobre el mismo para seleccionarlo) 3. Hacer clic sobre Diseo. Si se quiere modificar una tabla que ya est abierta en Vista Hoja de Datos, hacer clic sobre el botn Vista de la barra de Herramientas para cambiar a Vista diseo. Una vez que en vista Diseo, se puede aadir, desplazar, insertar o eliminar campos. Tambin se puede trabajar con mscaras de entradas, ndices y otras propiedades de las tablas. Vista Hoja de Datos, esta ventana se usa para insertar o eliminar campos, cambiarles el nombre o aadir campos de bsqueda. La forma ms rpida de insertar estos cambios en la Vista Hoja de Datos es a travs del men emergente que se visualiza cuando se hace clic en el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento de un campo. Para aadir un campo a una tabla cuando se est trabajando con la vista diseo: 1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento (nombre de campo) del campo que preceder al nuevo campo. 2. Seleccionar Insertar columna del men emergente. Access crear un campo nuevo llamado Campo 1 (o campo n cuando n sea el siguiente nmero disponible) 3. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezamiento de la nueva columna y seleccionar Cambiar nombre de columna en el men emergente o doble clic sobre el nombre del campo, ste se seleccionar y el cursor mostrar a la izquierda del nombre del campo. 4. Escribir el nombre que quieres usar para la nueva columna y pulsar INTRO.

9.5. Como establecer relaciones

Si se usa el Asistente para bases de datos o el Asistente para tablas para crear una tabla, no ser necesario que establezca las relaciones de tablas por si mismo. Cuando se usa el Asistente para bsquedas para crear una lista desplegable que obtenga valores a partir de una tabla, Access crea la relacin directamente. Para abrir la ventana Relaciones ejecutar el comando Relaciones del men Herramientas o hacer clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto de la ventana Base de datos.

9.5.1. Aadir y eliminar relacin

Para aadir relaciones a las tablas: 1. Abrir la ventana Relaciones . 2. Hacer clic sobre el botn Mostrar tabla de la barra de Herramientas. 3. Hacer doble clic sobre los nombres de las tablas con las que se quiere trabajar si es que an no estn visibles en la ventana Relaciones. 4. Cuando todas las tablas que necesite que visualicen en la ventana, hacer clic sobre Cerrar en el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

5. Hacer clic sobre el campo de la relacin en una tabla y arrastrar el ratn hasta el mismo campos de la otra tabla relacionada. Cuando se suelte el ratn se ver un cuadro de dilogo Edicin de relaciones. 6. Si se necesita relacionar tablas por medio de ms de un campo, hacer clic sobre la segunda fila bajo Tabla o consulta y seleccionar el siguiente campo para la relacin de la lista desplegable. Seleccionar el mismo campo en la segunda fila bajo tabla o consulta relacionada. Repetir ese paso para cada adicional sobre el que se necesite establecer una relacin. 7. Hacer clic sobre Crear para establecer la relacin. Entonces aparecer la ventana Relaciones se visualiza una lnea para la nueva relacin.

Para eliminar una relacin: 1. En la ventana Relaciones hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la lnea de la relacin que se quiera eliminar.

2. Seleccionar Eliminar del men emergente

3. Seleccionar la opcin S

9.5.2. Intregridad Referencial

En el cuadro de dilogo Edicin de relaciones hay una casilla de activacin para activar la opcin Exigir integridad referencial. Mediante esta opcin, puede proteger sus datos de los campos vinculantes de forma que no le queden registros sueltos. Se puede activar o desactivar esta opcin a su gusto y establecer las normas de cmo exigir la integridad referencial. Para activar la opcin: 1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la lnea que muestra las relaciones entre las dos tablas y seleccionar modificar relacin.

2. En el cuadro de dilogo que se visualiza, hacer clic sobre la casilla de activacin Exigir Integridad Referencial. 3. Seleccionar las normas que quiere establecer: Actualizar en cascada los campos relacionados: cambia los valores en registros relacionados cuando el valor vinculante en el registro principal se modifica. Eliminar en cascada los registros relacionados: elimina registros relacionados cuando se elimina el registro principal de una relacin. 4. Hacer clic sobre Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Modificar relacin.

9.5.3. Tipos de combinacin

Cuando se ejecutan comandos como consultas para buscar registros en tablas relacionadas, Access busca los registros que tienen valores comunes en las dos partes de la relacin. Cuando los registros estn relacionados de esta forma se denomina Combinacin interna. Puede cambiar el tipo de combinacin a combinacin externa de forma que Access incluya todos los registros de una de las partes de la relacin, aunque no tenga valores iguales en el campo relacionado de la otra tabla.

Para cambiar el tipo de relacin 1. Abrir el cuadro de dilogo Modificar relacin. 2. Hacer clic sobre el botn Tipo de combinacin de forma que se visualice el siguiente cuadro de dilogo.

Cuadro de dilogo que se visualiza tras pulsar el botn tipo de combinacin.

3. Hacer clic sobre las opciones 2 3 dependiendo de las tablas para las que se quiere se muestren todos los registros. 4. Hacer clic sobre Aceptar para regresar al cuadro dilogo Modificar relaciones. De nuevo hacer clic sobre Aceptar si se quiere volver a la ventana de Relaciones.

10. Generador de Expresiones

4.1. Crear una expresin vlida 4.2. Constantes 4.3. Operadores 4.4. Operador Como 4.5. Funciones 4.5.1. Funciones ms habituales. Ejemplos 30 31 31 33 35 36

10.1. Crear una expresin vlida

Para crear una expresin vlida, 1. Iniciar el Generador de Expresiones. Se puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayora de los lugares en los que es posible escribir expresiones, como por ejemplo una hoja de propiedades, la celda Criterio de una cuadrcula de diseo de una consulta, la ventana Macro o la ventana Mdulo. 2. En el cuadro inferior izquierdo del Generador de Expresiones, hacer clic o doble clic en la carpeta que contenga el elementos deseado. 3. En el cuadro inferior intermedio, hacer doble clic en un elemento para pegarlo en el cuadro de la expresin, o bien hacer clic en una categora de elementos. 4. Si ha seleccionado una categora en el cuadro inferior intermedio, aparecern valores en el cuadro inferior derecho. Hacer doble clic en uno de ellos para pegarlo en el cuadro de la expresin. 5. Pegar los operadores que se deseen en la expresin situado el punto de insercin en el lugar del cuadro de la expresin donde se desee colocar el operador, hacer clic en uno de los botones de operadores que se encuentran en el centro del Generador. 6. Cuando la expresin est terminada, hacer clic en Aceptar. Tambin se puede escribir en cualquier parte de la expresin directamente en el cuadro de la expresin. Microsoft Access copiar la expresin en el lugar donde se inici el Generador de expresiones. Si ya exista un valor, o si se inici el Generador en la ventana Mdulo teniendo texto seleccionado, la nueva expresin reemplazar al valor ocal texto existente.

10.2. Constantes
Una constante representa un valor numrico o de cadena que no cambia. Tipo de Constantes Cadena vaca, Falso Nulo, es un valor que indica que en un campo faltan datos o que son desconocidos. Pueden usarse valores Nulo en expresiones. Los valores Nulo se pueden introducir en campos cuya informacin se desconoce, as como en expresiones y consultas. Verdadero

10.3. Operadores
Operadores Aritmticos: Operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros o para indicar el valor negativo de una expresin numrica. Operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros Operador /, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante Operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.

Operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente. Operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. Operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.

Operadores de Comparacin, se utilizan para comparar expresiones. Operador < (menor que), expresion1 < expresin2 Operador <= (menor igual que) expresion1<= expresion2 Operador <> (distinto que) expresion1<> expresin2 Operador = (igual que) expresion1=expresion2 Operador > (mayor que) expresion1>expresion2 Operador >= (mayor igual que) expresion1>=expresion2 Operador LIKE, se utiliza para comparar dos cadenas de caracteres. Operador IS, se utiliza para comparar dos vari de objeto. ables de referencia

Operadores Lgicos Operador EQV, se utiliza para efectuar una equivalencia lgica de dos expresiones

Operador IMP, se utiliza para efectuar una implicacin lgica de dos expresiones. Operador Negado (NOT), se utiliza para ejecutar una negacin lgica sobre una expresin. Operador O (OR), se utiliza para ejecutar una disyuncin lgica sobre dos expresiones. Operador OEX(XOR), se utiliza para realizar una exclusin lgica entre dos expresiones. Operador Y (AND), se utiliza para efectuar una conjuncin lgica de dos expresiones.

10.4. Operador Como

El operador como se puede utilizar : Como campos en blanco para consultas: Cuando un campo no contiene ningn valor, contiene un valor Null o, para campos de tipo Texto, Memo o Hipervnculo, un valor Null o una cadena de longitud cero . Si existen valores Null en un campo, puede afectar a los resultados de la consulta. A continuacin se indican algunas pautas que debe seguir para trabajar con las consultas con valores Null y cadenas de longitud cero. Combinar campos que contienen valores Null, Al combinar tablas en una consulta, el resultado incluir nicamente los registros que no contengan valores Null en los campos coincidentes. Por ejemplo, para ver una lista de Proveedores y Clientes que viven en la misma regin, cree una consulta que incluya las tablas Proveedores y Clientes, y las tablas se combinarn por el campo Regin. Cuando vea los resultados, slo ver los valores de los registros que contengan un valor en el campo Regin de ambas tablas. Combinar campos que contienen valores Null, Al combinar tablas en una consulta, el resultado incluir nicamente los registros que no contengan valores Null en los campos coincidentes. Por ejemplo, para ver una lista de Proveedores y Clientes que viven en la misma regin, cree una consulta que incluya las tablas Proveedores y Clientes, y las tablas se combinarn por el campo Regin. Cuando vea los resultados, slo ver los valores de los registros que contengan un valor en el campo Regin de ambas tablas.

Buscar valores Null o cadenas de longitud cero. Si utiliza una consulta para buscar valores Null o cadenas de longitud cero, escriba Es Nulo en la celda Criterios para buscar los valores Null, o escriba dos signos de dobles comillas(" ") en la celda Criterios para buscar cadenas de longitud cero (no escriba ningn espacio en blanco dentro de las comillas). Entender cmo los valores Null afectan a los clculos numricos. Si est utilizando una funcin agregada para calcular la suma, promedio, cuenta o cualquier otra cantidad sobre los valores de un campo, los registros de ese campo que tengan valores Null no se incluirn en el clculo. Esto es verdad tanto si calcula la funcin agregada mediante la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta, el Asistente para consultas sencillas o una expresin personalizada. Por ejemplo, si utiliza la funcin Cuenta (Count) para contar el nmero de valores de un campo, devolver una suma de todos los registros cuyos valores no son Null. Si desea encontrar el nmero total de registros, incluyendo los valores Null, utilice Cuenta (Count) con el carcter comodn asterisco (*). Si en una expresin (como [UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]) utiliza un operador aritmtico (como +, -, *, /), y uno de los campos de la expresin contiene un valor Null, el resultado de toda la expresin ser un valor Null. Convertir valores Null a cero. Cuando tenga campos que contengan valores Null, es posible crear una expresin que convierta los valores Null a cero. Puede hacerlo si desea que los registros que contengan valores Null se incluyan en el clculo agregado o si desea evitar que una expresin d como resultado un valor Null cuando uno de los campos de la expresin contenga valores Null. Para convertir valores Null a cero, utilice la funcin Nz. Por ejemplo: Nz([Subtotal])+Nz([Carga]) Combinar campos Texto que contengan valores Null. Si est utilizando una expresin para combinar dos campos que contienen valores de texto y uno o ambos de los campos contienen valores Null, utilice el operador & en lugar del operador + para combinar los valores. El operador & combinar los valores aunque stos contengan valores Null, mientras que el operador + devolver un valor Null si alguno de los dos valores es Null. Por ejemplo: NombreCompleto: [Apellido] & " " & [Nombre] Ordenar por campos que contengan valores Null y cadenas de longitud cero. Cuando ordena un campo en sentido ascendente, cualquier registro en el que ese campo contiene un valor Null se muestra primero. Si un campo contiene tanto valores Null como cadenas de longitud cero, los valores Null aparecen primero en el criterio de ordenacin, seguidos inmediatamente de las cadenas de longitud cero.

Utilizar el carcter comodn asterisco (*) para devolver valores no Null. Si utiliza una expresin Como "*" al definir los criterios de la consulta para un campo, los resultados de la consulta incluirn las cadenas de longitud cero de ese campo, pero no los valores Null. Ejemplos de reglas de validacin para campos: <>0 0 >100 Como "K???" y comenzar por la letra K. <#1/1/96# >=#1/1/97# Y <#1/1/98# Se introduce un valor distinto de cero. El valor debe ser 0 o mayor que 100. El valor debe constar de cuatro caracteres La fecha debe ser anterior a 1996. La fecha debe pertenecer al ao 1997.

Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio Como "S*". Clientes cuyos

NombreDestinatario nombres empiezan por la letra S.

NombreDestinatario Como "*Importaciones". Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres terminan por la palabra "Importaciones". NombreDestinatario nombres empiezan de la A a la D. Como "[A-D]*" Clientes Clientes cuyos cuyos

NombreDestinatario Como "*ar*" nombres incluyen la secuencia de letras "ar".

NombreDestinatario Como "Casa Dewe?" Pedidos enviados al cliente con "Casa" como primera parte del nombre y un segundo nombre de 5 letras, de las cuales las cuatro primeras son "Dewe" y la ltima se desconoce.

10.5. Funciones

10.5.1. Funciones ms habituales. Ejemplos

Funciones matemticas

Valor absoluto: Abs (Funcin): devuelve un valor del mismo tipo que el que se pas como parmetro y que especifica el valor absoluto de un nmero. Sintaxis : Abs(nmero) El argumento nmero puede ser cualquier expresin numrica vlida. Si nmero contiene Null, la funcin devolver Null; si es una variable no inicializada, devolver cero. El valor absoluto de un nmero es su magnitud sin signo. Por ejemplo, ABS(-1) y ABS(1) devuelven 1.

RAIZ Sqr (Funcin) devuelve un tipo Double que especifica la raz cuadrada de un nmero. Sintaxis: Sqr(nmero) El nmero argumento es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida mayor o igual a cero.

Exponente: Exp (Funcin): devuelve un tipo Double que especifica e (la base de los logaritmos naturales) elevado a una potencia. Sintaxis: Exp(nmero)

El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida.

Si el valor de nmero es mayor que 709.782712893, se produce un error. El valor de la constante e es 2.718282 aproximadamente. Nota La funcin Exp complementa la accin de la funcin Log y a veces se llama antilogaritmo.

Logaritmo: Log (Funcin): devuelve un tipo Double que especifica el logaritmo natural de un nmero. Sintaxis: Log(nmero) El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida mayor que cero. El logaritmo natural es el logaritmo en base e. El valor de la constante e es 2.718282 aproximadamente. Puede calcular logaritmos en base-n para cualquier nmero x dividiendo el logaritmo natural de x por el logaritmo natural de n de la siguiente manera: Logn(x) = Log(x) / Log(n)

El ejemplo siguiente ilustra una funcin personalizada (Function) que calcula logaritmos en base 10: Static Function Log10(X) Log10 = Log(X) / Log(10#) End Function

Seno: Sin (Funcin); Devuelve un tipo Double que especifica el seno de un ngulo. Sintaxis: Sin(nmero) El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes. La funcin Sin toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado opuesto al ngulo dividido por la longitud de la hipotenusa. El resultado entra dentro del intervalo -1 a 1. Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi.

Coseno: Cos (Funcin) , devuelve un tipo Double que especifica el coseno de un ngulo. Sintaxis: Cos(nmero) El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes. La funcin Cos toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado adyacente al ngulo dividida por la longitud de la hipotenusa. El resultado est dentro del intervalo -1 a 1. Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi. Tangente: Tan (Funcin); devuelve un tipo Double que especifica la tangente de un ngulo. Sintaxis: Tan(nmero) El argumento nmero es un tipo Double o cualquier expresin numrica vlida que expresa un ngulo en radianes. La funcin Tan toma un ngulo y devuelve la razn de dos lados de un tringulo rectngulo. La razn es la longitud del lado opuesto al ngulo, dividida por la longitud del lado adyacente al ngulo. Para convertir grados en radianes, multiplique los grados por pi/180. Para convertir radianes en grados, multiplique los radianes por 180/pi. Funciones de conversin de tipos Cada funcin convierte una expresin a un tipo de datos especfico. Sintaxis CBool(expresin) CByte(expresin) CCur(expresin) CDate(expresin) CDbl(expresin) CDec(expresin) CInt(expresin) CLng(expresin) CSng(expresin)

CVar(expresin) CStr(expresin) El argumento obligatorio expresin es cualquier expresin de cadena o expresin numrica. Tipos devueltos El nombre de la funcin determina el tipo devuelto, como se muestra a continuacin: Funciones Cbool Cbyte Ccur. Cdate Cint Clng Cdbl Tipo devuelto Boolean Byte Currency Date Integer Long Double Argumento Expresin Cualquier expresin de cadena o numrica vlida. 0 a 255 922.337.203.685.477,5808 922.337.203.685.477,5807. Cualquier expresin de fecha -32.768 a 32.767 -2.147.483.648 a 2.147.483.647 -1,79769313486232E308 a -4,94065645841247E-324 para valores negativos; 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores positivos. CDec CSng Decimal Single +/-9.228.162.514.264.337.593.543.950.335 -3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores negativos; 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos. El mismo intervalo que double para valores numricos. Y el mismo intervalo que String para valores no numricos. a

Cvar

Variant

Si la expresin del argumento expresin que se pasa a la funcin est fuera del intervalo del tipo de dato al que se va a convertir, se produce un error. En general, el cdigo se puede documentar utilizando las funciones de conversin de tipos de datos para indicar que el resultado de alguna de las operaciones se debera expresar como un tipo de datos en particular, no como el tipo de datos predeterminado. Por ejemplo, utilice CCur para forzar la ejecucin de operaciones con aritmtica monetaria en los casos en los que se hara con precisin simple, doble precisin o aritmtica entera.

Debe utilizar funciones de conversin de tipos en lugar de Val para proporcionar conversiones que reconozcan las variantes internacionales. Por ejemplo, cuando utiliza CCur, se reconocen diferentes separadores decimales, diferentes separadores de millares y varias opciones monetarias dependiendo de la configuracin regional establecida en su equipo. Cuando la parte fraccionaria es exactamente 0,5, CInt y CLng siempre redondean al nmero par ms cercano. Por ejemplo, 0,5 redondea a 0, y 1,5 redondea a 2. CInt y CLng se diferencian de las funciones Fix y Int en que truncan, en lugar de redondear, la parte fraccionaria de un nmero. Adems, Fix y Int siempre devuelven un valor del mismo tipo del que se le pasa. Utilice la funcin IsDate para determinar si se puede convertir date a una fecha o una hora. CDate reconoce literales de fecha y literales de hora adems de nmeros comprendidos dentro del intervalo de fechas aceptables. Al convertir un nmero a una fecha, la parte numrica entera se convierte a una fecha. Cualquier parte fraccionaria del nmero se convierte a la hora del da, comenzando a medianoche. CDate reconoce formatos de fecha que se ajusten a la configuracin regional de su sistema. Es posible que no se determine el orden correcto del da, mes y ao si se proporciona en un formato diferente del que reconoce la configuracin de fecha. Adems, no se puede reconocer un formato de fecha largo si contiene la cadena del da de la semana. Se proporciona una funcin CVDate por compatibilidad con versiones anteriores de Visual Basic. La sintaxis de la funcin CVDate es idntica a la de la funcin CDate; sin embargo, CVDate devuelve un Variant de subtipo Date en lugar del tipo Date real. Puesto que ahora hay un tipo de dato intrnseco Date, no es necesario CVDate. Se puede observar el mismo efecto al convertir una expresin a Date y asignarla despus a un Variant. Esta tcnica es coherente con la conversin de todos los dems tipos intrnsecos a sus equivalentes subtipos Variant. Nota La funcin CDec no devuelve un tipo de dato discreto; en su lugar, siempre devuelve un Variant con los valores convertidos a un subtipo Decimal. Funciones Fecha/hora Agregar Fecha (agrfecha) DateAdd (Funcin): devuelve un valor de tipo Variant (Date) con una fecha a la que se ha agregado un intervalo de tiempo especificado. Sintaxis: DateAdd(interval, number, date)

La sintaxis de la funcin DateAdd consta de los siguientes argumentos con nombre: Parte Interval Descripcin Requerido. Expresin de tipo cadena (string) que

Number

Date

contiene el intervalo de tiempo que se desea agregar Requerido. Expresin numrica con el nmero de intervalos que se desea agregar. Puede ser positiva(para obtener fecha futuras) o negativas ( para obtener fecha pasadas) Requerido. Valor de tipo variant (date) o literal que representa la fecha en que se agreg el intervalo

Valores El argumento interval tiene los siguientes valores: Valor yyyy q M y d w Ww H N S Descripcion Ao Trimestre Mes Da del ao Da Da de la semana Semana Hora Minuto Segundo

Puede utilizar la funcin DateAdd para agregar o restar un intervalo de tiempo especificado de una fecha. Por ejemplo, con DateAdd podra calcular una fecha 30 das posterior al da de hoy o una hora 45 minutos posterior a la actual. Si desea agregar das a date, puede utilizar Da del ao ("y"), Da ("d") o Da de la semana ("w"). La funcin DateAdd no devuelve nunca una fecha no vlida. En el ejemplo siguiente se agrega un mes al 31 de enero: DateAdd("m", 1, "31-ene-95") En este caso, DateAdd devuelve 28-feb-95 y no 31-feb-95. Si date es 31ene-96, devolver 29-feb-96, ya que 1996 es un ao bisiesto. Si la fecha calculada va a resultar inferior al ao 100 (esto es, se restan ms aos que los que hay en date), se produce un error. Si number no es un valor de tipo Long se redondear al nmero entero ms cercano antes de ser evaluado. Serie fecha (dateserial) DateSerial (Funcin) : devuelve un tipo Variant (Date) para un ao, mes y da especificados. Sintaxis; DateSerial(year, month, day)

La sintaxis de la funcin DateSerial consta de los siguientes argumentos con nombre: Parte Year Month Day Descripcion Se requiere: integer. Nmero entre 100 y 9999 inclusive o una expresin numrica Se requiere: integer. Cualquier expresin numrica Se requiere: integer. Cualquier expresin numrica

Para especificar una fecha, como el 31 de diciembre de 1991, el intervalo de nmeros para cada argumento de DateSerial debera estar en el intervalo normalmente aceptado para la unidad; es decir, 131 para das y 112 para meses. Sin embargo, puede especificar fechas relativas para cada argumento, usando cualquier expresin numrica que represente algn nmero de das, meses o aos, antes o despus de cierta fecha. El ejemplo siguiente usa expresiones numricas en lugar de nmeros de fecha absoluta. Aqu la funcin DateSerial devuelve una fecha que es el da antes del primer da del mes (1 - 1), dos meses antes de agosto (8 - 2), 10 aos antes de 1990 (1990 10); en otras palabras, el 31 de mayo de 1980. DateSerial(1990 - 10, 8 - 2, 1 - 1)

Para el argumento year, los valores entre 0 y 99, inclusive, se interpretan como los aos 19001999. Para el resto de los argumentos year se usa un ao con los cuatro dgitos (por ejemplo, 1800). Cuando un argumento no est incluido en el intervalo aceptado normalmente para l, se incrementa hasta la siguiente unidad mayor, segn convenga. Por ejemplo, si especifica 35 das, se evala como un mes y algunos das, dependiendo de la parte del ao donde se aplique. No obstante, si un solo argumento est fuera de su intervalo -32.768 a 32.767 o si la fecha especificada por los tres argumentos, directamente o mediante expresin, no se incluye en el intervalo aceptable de fechas, se produce un error. Valor _Fecha: DateValue (Funcin): devuelve un tipo Variant (Date). Sintaxis: DateValue(fecha)

El argumento fecha es normalmente una expresin de tipo cadena (String) que representa una fecha del 1 de enero del ao 100, al 31 de diciembre de 9999. Sin embargo, fecha tambin puede ser cualquier expresin que pueda representar una fecha, una hora o una fecha y una hora en ese intervalo. Si fecha es una cadena que incluye solamente nmeros separados por separadores de fecha, DateValue reconoce el orden para mes, da y ao de acuerdo al formato de Fecha abreviado que se haya especificado para el sistema. DateValue

tambin reconoce fechas claramente definidas que contengan nombres de mes, en forma completa o abreviada. Por ejemplo, adems de reconocer 30/12/1991 y 30/12/91, DateValue tambin reconoce 30 de diciembre de 1991 y dic 31, 1991. Si se omite la parte de ao de fecha, DateValue usa el ao actual de la fecha del sistema de su PC. Si el argumento fecha incluye informacin de hora, DateValue no la devuelve. Sin embargo, si fecha incluye informacin de hora no vlida (tal como "89:98"), ocurrir un error.

Fecha: Date (Funcin): Devuelve un tipo Variant (Date) que contiene la fecha actual del sistema. Sintaxis: Date Utilice la instruccin Date para establecer la fecha del sistema.

Hora: Hour (Funcin); devuelve un valor de tipo Variant (Integer) que especifica un nmero entero entre 0 y 23, inclusive, que representa la hora del da. Sintaxis; Hour(hora) El argumento hora puede ser un valor de tipo Variant, una expresin numrica, expresin de tipo cadena o cualquier combinacin, que pueda representar una hora. Si hora contiene Null, la funcin devolver Null. Funciones Tipo texto

Cad (str) Str (Funcin): Devuelve en un tipo Variant (String) la representacin de cadena de un nmero. Sintaxis: Str(nmero) El argumento nmero necesario es un tipo Long que contiene una expresin numrica vlida. Cuando los nmeros se convierten a cadenas, siempre se reserva un espacio a la izquierda para el signo del nmero. Si nmero es positivo, la

cadena devuelta contiene un espacio a la izquierda y el signo ms se da por supuesto. Utilice la funcin Format para convertir valores numricos en valores con formato de fecha, hora, moneda o en otros formatos definidos por el usuario. A diferencia de Str, la funcin Format no incluye un espacio a la izquierda para el signo del nmero. Nota La funcin Str slo reconoce el punto (.) como separador decimal vlido. Cuando exista la posibilidad de que se pueda utilizar un separador decimal diferente (por ejemplo, en aplicaciones internacionales), se debe utilizar CStr para convertir un nmero a una cadena.

STR$ (CAD$) Devolver cadenas desde funciones Algunas funciones tienen dos versiones: una que devuelve un tipo de datos Variant y otra que devuelve un tipo de datos String. Las versiones Variant son ms aconsejables ya que las variantes realizan automticamente la conversin entre tipos de datos distintos. Tambin permiten que Null se propague a travs de una expresin. Las versiones String son ms eficientes ya que consumen menos memoria. Considere la posibilidad de usar la versin String cuando: 1. El programa sea muy largo y use muchas variables 2. Se escriban datos directamente en archivos de acceso directo.

Las siguientes funciones devuelven valores en una variable String cuando se aade el signo dlar ($) al nombre de funcin. Estas funciones tienen el mismo uso y sintaxis que las funciones equivalentes Variant (sin el signo dlar). Chr$ CurDir$ Error$ Input$ I Left$ Mid$ Right$ Space$ Time$ ChrB$ Date$ Format$ nputB$ LeftB$ MidB$ RightB$ Str$ Trim$ *Command$ Dir$ Hex$ LCase$ LTrim$ Oct$ RTrim$ String$ Ucase$

STRING (cadena) String (Funcin): Devuelve un tipo Variant (String) que contiene una cadena de caracteres que se repite de la longitud especificada. Sintaxis: String(number, character)

La sintaxis de la funcin String tiene estos argumentos con nombre:

Parte Number Character

Descripicion Obligatorio: un tipo long. Longitud de la cadena devuelta. Si nmero contiene Null, se devuelve Null Obligatorio; un tipo Variant. Cdigo de carcter que especifica el carcter o la expresin de cadena cuyo primer carcter se utiliza para construir la cadena devuelta. Si character contiene Null, se devuelve Null

Si se especifica para character un nmero mayor que 255, String convierte el nmero en un cdigo de carcter vlido utilizando la frmula: character Mod 256

STRING$ (cadena$) Devuelven cadenas desde funciones Algunas funciones tienen dos versiones: una que devuelve un tipo de datos Variant y otra que devuelve un tipo de datos String. Las versiones Variant son ms aconsejables ya que las variantes realizan automticamente la conversin entre tipos de datos distintos. Tambin permiten que Null se propague a travs de una expresin. Las versiones String son ms eficientes ya que consumen menos memoria. Considere la posibilidad de usar la versin String cuando: 1. El programa sea muy largo y use muchas variables. 2. Se escriban datos directamente en archivos de acceso directo.

Las siguientes funciones devuelven valores en una variable String cuando se aade el signo dlar ($) al nombre de funcin. Estas funciones tienen el mismo uso y sintaxis que las funciones equivalentes Variant (sin el signo dlar).

Chr$ CurDir$ Error$ Input$ Left$ Mid$ Right$ Space$ Time$

ChrB$ Date$ Format$ InputB$ LeftB$ MidB$ RightB$ Str$ Trim$

*Command$ Dir$ Hex$ LCase$ LTrim$ Oct$ RTrim$ String$ Ucase$

Format (Formato):

Format (Funcin): devuelve un tipo Variant (String) que contiene una expresin formateada de acuerdo a las instrucciones contenidas en una expresin de formato. Sintaxis: Format(expresin[, formato[, primerdadesemana[, primerdadeao]]]) La sintaxis de la funcin Format consta de las siguientes partes: Parte Expresin Formato Primerdasemana Primerdiadeao Descripcin Obligatorio. Cualquier expresin vlida. Opcional. Una expresin de formato definida por el usuario o con nombre vlida. Opcional. Una constante que especfica el primer da de la semana Opcional. Una constante que especifica la primera semana del ao

El argumento primerdadesemana tiene estos valores: Constante VbUseSystem VbSunday VbMonday VbTuesday VbWednesday VbThursday VbFriday VbSaturday Valor 0 1 2 3 4 5 6 7 Descripcin Utiliza el valor de API NLS Domingo (predeterminado) Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

El argumento primerdadeao tiene estos valores:

Constante VbUseSystem VbFirstJan1 VbFirstFourDay VbFirstFullWeek

Valor Descripcin 0 Utiliza el valor de API NLS 1 Comienza con la semana donde est el 1 de enero (predeterminado) 2 Comienza con la primera semana del ao que tenga cuatro das como mnimo 3 Comienza con la primera semana completa del ao.

Para dar formato Nmeros Utilice formatos numricos con nombre predefinidos o cree formatos numricos definidos por el usuario.

Fechas y horas

Utilice formatos de fecha/hora con nombre predefinidos o cree formatos de fecha/hora definidos por el usuario Nmeros seriales de Utilice formatos de fecha y hora o formatos numricos fecha y hora

Cadenas

Cree sus propios formatos de cadena definidos por el usuario.

Si intenta dar formato a un nmero sin especificar formato, Format proporciona una funcionalidad similar a la de la funcin Str. Sin embargo, los nmeros positivos a los que se les ha dado formato de cadena de caracteres mediante Format carecen del espacio inicial reservado para mostrar el signo del valor, mientras que los convertidos utilizando Str conservan el espacio inicial.

11. FILTROS Y CONSULTAS.

5. FILTROS Y CONSULTAS. ............................................................................................................................. 48 5.1. Diferencias entre filtros y consultas. .......................................................................................................... 49 5.2. Filtrar registros con un campo y un valor. .................................................................................................. 49 5.2.1. Filtro por seleccin. ............................................................................................................................. 50 5.2.2. Filtro excluyendo la seleccin. ............................................................................................................ 50 5.2.3. Filtrar por seleccin. ............................................................................................................................ 51 5.2.4. Filtro por formulario. ........................................................................................................................... 51 5.3. Filtrar registros con campos y valores mltiples. ....................................................................................... 52 5.3.1. Filtro Y. ............................................................................................................................................... 52 5.3.1.1. Filtro por seleccin. ...................................................................................................................... 52 5.3.1.2. Filtro por formulario con mltiples campos. ................................................................................ 53 5.3.1.3. Filtro por con una expresin compleja. ........................................................................................ 53 5.3.2. Filtros O. .............................................................................................................................................. 53 5.3.2.1. Filtro por formulario para una condicin u otra. ........................................................................... 54 5.3.2.2. Filtro por, con una condicin u otra. ............................................................................................. 54 5.4. Filtros avanzados. Ordenar con filtro. ........................................................................................................ 54 5.4.1. Cmo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado. ............................................................................. 54 5.4.2. Cmo borrar la cuadrcula. .................................................................................................................. 55 5.4.3. Cmo introducir las condiciones de filtro............................................................................................ 55 5.4.3.1. Cmo crear un filtro Y. ................................................................................................................. 56 5.4.3.2. Como crear un filtro O. ................................................................................................................. 56 5.4.4. Cmo ordenar registros con un filtro avanzado. .................................................................................. 57 5.5. Aplicar, eliminar y guardar un filtro. .......................................................................................................... 57 5.5.1. Cmo aplicar un filtro.......................................................................................................................... 57 5.5.2. Cmo eliminar un filtro ....................................................................................................................... 57 5.5.3. Cmo guardar un filtro. ....................................................................................................................... 58 5.5.3.1. Cmo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos. ....................................................................... 58 5.5.3.2. Cmo usar un filtro guardado con un formulario. ........................................................................ 58 5.5.3.3. Cmo activar un filtro procedente de un informe. ........................................................................ 58 5.6. Crear una consulta. ..................................................................................................................................... 59 5.6.1. Seleccin de campos. ........................................................................................................................... 60 5.6.2. Introducir criterios para seleccionar registros. ..................................................................................... 60 5.6.3. Tipo de ordenacin. ............................................................................................................................. 61 5.6.4. Ejecucin. ............................................................................................................................................ 61 5.7. Bsqueda de criterios especiales. ............................................................................................................... 61 5.7.1. Valores en blanco. Campos SI/NO. Buscar rango de valores. Comodines. ......................................... 61 5.7.2. Consultas Y/O. .................................................................................................................................... 62 5.7.2.1. Cmo crear una consulta Y. .......................................................................................................... 62 5.7.2.2. Cmo crear una consulta O........................................................................................................... 63 5.8. Guardar y modificar consultas. ................................................................................................................... 63 5.8.1. Cmo guardar una consulta. ................................................................................................................ 63 5.8.2. Cmo cambiar una consulta. ............................................................................................................... 63 5.9. Consultas en tablas vinculadas. .................................................................................................................. 64 5.10. Crear una tabla a partir de una consulta. ................................................................................................... 64

11.1. Diferencias entre filtros y consultas.

Tanto los filtros como las consultas se pueden emplear para buscar registros, pero hay algunas diferencias entre la forma de prepararlos y cmo funcionan. Con los filtros limita rpidamente los registros que est visualizando en una hoja de datos o en un formulario a aquellos que contienen un criterio especificado. Con las consultas visualiza campos y registros seleccionados procedentes de una o ms tablas. Puede guardar la consulta y abrirla ms tarde para usarla como base de un formulario. En la siguiente tabla podremos ver las diferencias con un poco ms de detalle:

Puede... Cambiar los registros que est visualizando en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario. Guardar la Vista registros seleccionados como una vista independiente. Crear un formulario o un informe basndose en un subconjunto de registros. Seleccionar los campos que quiere ver. Incluir campos de tablas relacionadas en una vista.

Filtro SI NO NO NO NO

Consulta NO SI SI SI SI

11.2. Filtrar registros con un campo y un valor.

Si quiere buscar registros que concuerden con un valor en un solo campo, puede usar cualquiera de las siguientes tcnicas: El Filtro por seleccin le permite seleccionar un valor en una hoja de datos o en un formulario y ver los registros que concuerdan haciendo clic sobre el botn. La opcin Filtro excluyendo la seleccin busca todos los valores que no concuerdan con los introducidos. La opcin Filtrar est presente en el men emergente de cualquier campo. Lo nico que tiene que hacer es escribir el valor que quiere encontrar. La opcin Filtro por formulario le muestra un registro en blanco donde puede introducir el valor que quiere encontrar o seleccionarlo de una lista desplegable. Tambin puede crear un filtro u orden avanzado, pero sera como usar un martillo con una chincheta.

11.2.1. Filtro por seleccin.

Mediante esta tcnica, lo nico que tiene que hacer es seleccionar el valor que quiere usar y hacer clic sobre un botn. Veamos esto paso a paso: 1.- Abra la tabla donde se encuentra lo que se desea filtrar. 2.- Busque alguno de los registros donde aparezca lo que se desea filtra y seleccinelo o haga clic sobre el mismo (Figura 1).

Figura 1.

3.- Haga clic sobre Filtro por seleccin en la barra de herramientas Vista Hoja de datos o Vista Formulario o haga clic en el botn derecho del ratn sobre el campo en el que se encuentra y seleccionar la opcin Filtro por seleccin. Entonces ver una Vista Hoja de datos filtrada con los registros en los que aparece lo que usted ha seleccionado.

11.2.2. Filtro excluyendo la seleccin.

En lugar de filtrar un valor, le puede pedir a Access que muestre todos los registros que no concuerden con el valor que ha seleccionado: 1.- En la Vista Hoja de datos o Vista Formulario, seleccione el valor que no quiere ver en la vista filtrada. 2.- Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Filtro excluyendo la seleccin (Figura 2).

Figura 2.

11.2.3. Filtrar por seleccin.

Si est trabajando con un gran nmero de registros y no le conviene buscar un valor mediante Filtro por seleccin, puede usar la opcin Filtrar por: 1.- En la ventana Vista Hoja de datos o Vista Formulario, haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier punto del campo que quiere filtrar (mostrndose la figura 2), excepto en su encabezamiento (si hace clic sobre el encabezamiento obtendr el men emergente equivocado). 2.- Escriba el valor en el espacio que sigue a Filtrar por: 3.- Pulse Intro para ver la lista filtrada. En el cuadro de texto Filtrar por, puede usar los comodines o si bien lo prefiere expresiones de Visual Basic.

11.2.4. Filtro por formulario.

La opcin filtro por formulario tambin le permite filtrar una vista usando uno o ms campos. Con esta opcin puede seleccionar el valor para filtrar a partir de una lista desplegable de todos los valores posibles de un campo. 1.- En la barra de herramientas de la Vista Hoja de datos o Vista Formulario haga clic sobre Filtro por formulario. Si est trabajando en la Vista Hoja de datos ver una ventana como en la figura X. 2.- Si ya ha aplicado un filtro en la ventana que est abierta, ver valores en uno o ms de los campos del formulario. Elimine todos aquellos valores que no deberan formar parte del filtro que est creando (figura 3).

Figura 3.

3.- Haga clic sobre el campo filtrado para ver un men desplegable con valores (Figura 4).

Figura 4.

4.- Seleccione un valor en la lista. 5.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u Ordenar que se muestra cuando se abre la ventana Filtro por formulario.

11.3. Filtrar registros con campos y valores mltiples.

En los ltimos apartados aprendimos a crear filtros con un nico valor aplicado a un campo. Adems puede crear un filtro con ms de una campo o incluso con varios criterios aplicados al mismo campo.

11.3.1. Filtro Y.
Si quiere ver registros que cumplen ms de un criterio, necesita formular un Filtro Y. En la siguiente seccin se muestra como crear este tipo de filtros mediante las tcnicas aprendidas para consultas de un nico campo o un nico valor.

11.3.1.1. Filtro por seleccin.

Para crear un Filtro Y mediante un Filtro por seleccin tiene que aplicar un filtro para cada una de las condiciones. Supongamos que en una tabla llamada Proyectos queremos filtrar todos aquellos registros en los que el Director sea Pepito Prez y el proyecto se iniciara el 9/9/99:

1.- Abra la tabla Proyectos. 2.- Busque un registro que tenga el campo Fecha de inicio: 9/9/99 y haga clic sobre l. 3.- Haga clic sobre Filtro por seleccin en la barra de herramientas. Entonces ver todos los registros de la tabla Proyectos cuya fecha de inicio sea el 9/9/99. 4.- Busque un registro en la vista filtrada que tenga a Pepito Prez como Director del proyecto. Despus haga clic sobre cualquier punto del campo. 5.- Haga clic sobre Filtro por seleccin para filtrar de nuevo los registro de tal forma que pueda ver los registros dirigidos por Pepito Prez el 9/9/99.

11.3.1.2. Filtro por formulario con mltiples campos.

Mediante la opcin Filtro por formulario, puede crear un filtro Y sin la necesidad de aplicar cada criterio por separado. Trabaja en una ventana que parece un formulario o una hoja de datos en blanco. En esta ventana puede introducir los criterios para mltiples campos al mismo tiempo. Haremos el ejemplo anterior, pero con esta nueva opcin: 1.- Con la tabla de Proyectos abierta, haga clic sobre Filtro por formulario. 2.- Seleccione 9/9/99 en la lista desplegable para el campo Fecha de inicio. 3.- Seleccione Pepito Prez en la lista de valores del campo Director de proyecto. Despus de este paso se obtiene la figura 5. 4.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas Filtrar u ordenar para ver una ventana filtrada con el resultado del filtro.

11.3.1.3. Filtro por con una expresin compleja.

Otra forma de crear un filtro Y de una manera rpida y sencilla es mediante la opcin Filtro por, aunque haya que escribir un poco: 1.- Abra la tabla Proyectos. 2.- Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el campo Fecha de inicio. 3.- En el cuadro Filtro por, escriba 9/9/99 y [Director de proyecto] = Pepito Prez. 4.- Pulse Intro para aplicar el filtro. Ver la misma vista filtrada del ejemplo anterior. 5.-

11.3.2. Filtros O.

Un filtro O busca registros que concuerdan con una condicin o con otra.

11.3.2.1. Filtro por formulario para una condicin u otra.

La ventana Filtro por formulario tiene una lengeta especial en la esquina inferior que se usa para formular filtros O. Busquemos los proyectos que, o bien estn dirigido por Pepito Prez o bien comienzan el 9/9/99: 1.- Abra la tabla Proyectos y haga clic sobre Filtro por formulario en la barra de herramientas. 2.- Seleccione 9/9/99 en la lista desplegable para Fecha de inicio. 3.- Haga clic sobre la lengeta O que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana Filtro por formulario. Ver entonces otro formulario en blanco. 4.- Seleccione Pepito Prez en la lista desplegable para Director de proyectos. 5.- Haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas. Una vez que haya aplicado este filtro ver una mezcla de registros de Pepito Prez y de registros que comenzaron el 9/9/99.

11.3.2.2. Filtro por, con una condicin u otra.

Para usar Filtro por para crear un filtro O, lo nico que tiene que hacer es usar la clave Or en la Expresin de Filtro por: 1.- Abra la tabla Pryectos. 2.- Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el campo Fecha de inicio. 3.- Escriba 9/9/99 o [Director de proyecto] = Pepito Prez en el cuadro de texto Filtro por. 4.- Pulse Intro para aplicar el filtro.

11.4. Filtros avanzados. Ordenar con filtro.

Para filtros Y u O, puede que quiera pasar directamente a la opcin que le permite establecer los filtros avanzados. Con un filtro u orden avanzado puede combinar condiciones de los campos en un filtro como desee. Tambin puede usar esta caracterstica para ordenar vistas filtradas o para realizar ordenaciones de mltiples campos.

11.4.1. Cmo abrir la ventana de Filtro u orden avanzado.

Para crear un Filtro u orden avanzado tiene que abrir una ventana de edicin de filtros: 1.- Abra la Vista Hoja de datos o la Vista Formulario que quiere filtrar. 2.- Ejecute el comando Filtro-Filtro u orden avanzado del men Registros. Entonces ver la ventana Filtro que se muestra en la figura 6. No se preocupe si no ve nada en las columnas de la mitad inferior de la ventana. Mostrar criterios que se han introducido si ha aplicado previamente un filtro, a la vista abierta o si ha guardado un filtro la ltima vez que abri la vista.

Figura 6.

11.4.2. Cmo borrar la cuadrcula.

Para eliminar la cuadrcula en la ventana Filtro de cualquier condicin previa haga clic sobre Borrar cuadrcula en la barra de herramientas Filtro u orden. La lista de campos que se muestra en la parte superior de la ventana Filtro seguir visible, pero las condiciones de la cuadrcula desaparecern.

11.4.3. Cmo introducir las condiciones de filtro.

Para introducir una condicin en la ventana filtro, introduzca el nombre de un campo en la cuadrcula de la mitad inferior de la ventana. Hay varias formas de hacerlo: Haga doble clic sobre el nombre de un campo en la lista que se encuentra en la parte superior de la ventana. Escriba un nombre en la fila del campo. Arratre el nombre del campo desde la lista que se encuentra en la parte superior de la ventana. Seleccione un nombre de campo de la lista desplegable para la fila del campo.

A continuacin introduzca un valor en la fila Criterio para el campo. Para el filtro O, introduzca una condicin adicional en la fila O para el campo que se aplique.

11.4.3.1. Cmo crear un filtro Y.

Lo veremos mejor con un ejemplo: crearemos un filtro que muestre los registros de la tabla en los que el Director es Pepito Prez y la fecha de inicio 9/9/99: 1.- Abra la ventana filtro para la tabla Proyectos tal y como se explic anteriormente. 2.- Arrastre la Fecha de inicio desde la lista de campos en la parte superior de la ventana hasta la fila Campo en primera columna de la cuadrcula. 3.- Escriba 9/9/99 en la fila Criterios de la misma columna. 4.- Arrastre Director desde la lista de campos hasta la fila de campos de la segunda columna en la cuadrcula. 5.- Escriba Pepito Prez en la fila Criterios de la segunda columna. 6.- Haga clic sobre Aplicar filtro para ver los registros filtrados.

11.4.3.2. Como crear un filtro O.

La nica diferencia al crear un filtro O con un filtro Y es el lugar donde situar los criterios de bsqueda. Ahora para el campo O haga lo siguiente: 1.- Siga los pasos del 1 al 4 de la creacin de un filtro Y. 2.- Escriba Pepito Prez en la lnea con ttulo O en la columna de la cuadrcula para Director.

Figura 7.

3.- A continuacin haga clic sobre Aplicar filtro para ver los registros filtrados.
Figura 8.

11.4.4. Cmo ordenar registros con un filtro avanzado.

Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opcin Ascendente o Descendente en la lista desplegable de Ordenar de la columna del campo que quiere ordenar. Si lo que desea es ordenar ms de un campo, arrastre la columna para el primer campo a ordenar de forma que sea la que se encuentre ms a la izquierda de la cuadrcula. Despus arrastre el resto de los campos a ordenar a sus posiciones respectivas (segunda, tercera,etc). Para desplazar una columna en la cuadrcula: 1.- Haga clic sobre la barra gris que se encuentra sobre el nombre del campo para seleccionarlo. 2.- Apunte de nuevo a la barra gris y mantenga presionado el ratn. Entonces ver un rectngulo en la parte inferior de la flecha. 3.- Arrastre el campo seleccionado a su nueva posicin.

11.5. Aplicar, eliminar y guardar un filtro.

Una vez que haya formulado un filtro, tiene que aplicarlo para ver los registros que selecciona. Despus puede alternar entre la vista filtrada y todos los registros de la tabla original. Cuando haya finalizado con un filtro, puede eliminarlo o guardarlo con las propiedades de una tabla. Tambin tiene la opcin de guardar el filtro como una consulta.

11.5.1. Cmo aplicar un filtro.

Como ya ha visto en ejemplos previos haga clic sobre Aplicar filtro en la barra de herramientas para visualizar la vista filtrada. Access aplicar el filtro creado en la ventana Filtro por formulario o Filtro. Si no se encuentra en ninguna de estas ventanas, aplicar el ltimo filtro que haya creado o guardado para la vista.

11.5.2. Cmo eliminar un filtro

Para eliminar un filtro haga clic sobre la opcin Quitar filtro en la barra de herramientas. Este botn es igual que el de Aplicar filtro pero su fondo es como el de un tablero de ajedrez y d la impresin de estar presionado.

11.5.3. Cmo guardar un filtro.

No puede guardar un filtro como un objeto independiente en una base de datos, pero hay otras formas de guardar su trabajo.

11.5.3.1. Cmo guardar un filtro en la Vista Hoja de datos.

Si guarda sus cambios cuando cierra la Vista Hoja de datos, Access recordar el ltimo filtro que aplic. La prxima vez que abra la misma tabla, puede hacer clic sobre Aplicar filtro para ver el mismo grupo de registros filtrados. No es necesario que cree de nuevo el filtro. Si prefiere no guardar sus cambios cuando cierre la Vista Hoja de datos, Access usar el ltimo filtro que guard con la tabla, si es que existe. El botn Aplicar filtro estar inactivo si no hay filtro.

11.5.3.2. Cmo usar un filtro guardado con un formulario.

Cuando cierra una Vista Formulario, se guarda de forma automtica el ltimo filtro que haya usado. Al igual que en una Vista Hoja de datos, la prxima vez que abra el formulario y haga clic sobre Aplicar filtro, se aplicar el registro. Si crea un formulario usando una tabla que tiene un filtro guardado, el formulario tendr ese filtro, y aunque no muestre los registros filtrados cuando lo abra, lo har cuando pulse la opcin Aplicar filtro.

11.5.3.3. Cmo activar un filtro procedente de un informe.

Cuando activa la vista previa de un informe en Access no hay herramientas disponibles para crear y aplicar un filtro. Sin embargo, al igual que con los formularios, un informe puede obtener un filtro de la tabla en la que se basa. Para activar el filtro que un informe adquiere: 1. Abra la Vista Diseo del informe.

2. Seleccione Informe en la lista desplegable de la barra de herramientas Formato y haga clic sobre Propiedades. 3. 4. Haga clic sobre la lengeta Datos. Haga doble clic sobre la lnea de Filtro para cambiarlo a Si.

5. Sin salir de la lengeta Datos, seleccione de nuevo la tabla o la consulta especificada como el origen de registros para el informe. Ver que el filtro seleccionado se visualiza en la lnea Filtro. Cuando imprime o activa la vista previa de un informe tras haber realizado los pasos anteriores, slo se vern los registros filtrados. La siguiente vez que abra el informe, puede que necesite repetir estos pasos para ver de nuevo la vista filtrada, aunque haya grabado los cambios en el diseo del informe.

11.6. Crear una consulta.

Para empezar se ofrece un ejemplo de cmo crear una consulta para mostrar campos seleccionados y registros de una tabla. La consulta se realiza sobre la tabla Grupo de la base de datos Msica, para aquellos grupos que sean espaoles, y le pide a Access que visualice los campos Nombre del grupo y Nacin. 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre la lengeta Consultas. 2. Haga clic sobre Nuevo para abrir el cuadro de dilogo para nuevas consultas:

Figura 9.

3. Haga doble clic sobre Vista Diseo para abrir el cuadro de dilogo Mostrar tabla:

Figura 10.

4. Seleccione la tabla Grupo, haga clic sobre Agregar y despus Cerrar.

11.6.1. Seleccin de campos.

Una vez que haya aadido una tabla a la ventana Consultas, el paso siguiente es agregar campos a la cuadrcula de la consulta: 1. Arrastre el campo Nombre desde la lista de campos en la mitad superior de la ventana de consultas hasta la fila Campo en la primera columna de la cuadrcula. 2. Arrastre el campo Nacin hasta la fila Campo en la segunda columna de la cuadrcula. 3. As continuamente si deseramos visualizar ms campos.

11.6.2. Introducir criterios para seleccionar registros.

En este momento ya puede ejecutar la consulta pulsando sobre el botn Ejecutar, con lo que visualizara todos los registros con los campo Nombre y Nacin. Como lo que deseamos hacer es visualizar los grupos espaoles ser necesario aadir un criterio a nuestra consulta: 1. En la fila Criterios de la columna Nacin, escriba Espaa. Entonces, la consulta debera tener un aspecto similar al de la figura 11.

Figura 11.

11.6.3. Tipo de ordenacin.

Para ordenar una consulta por un campo determinado, seleccione Ascendente o Descendente de la lista desplegable de la fila Orden de cada campo que se encuentra en la cuadrcula de la consulta.

11.6.4. Ejecucin.
Como ya hemos adelantado anteriormente, la consulta se ejecutar cuando pulsemos sobre el botn Ejecutar. Tambin puede hacer clic sobre el botn Ver en la barra de herramientas para cambiar a la Vista Hoja de datos desde la Vista Diseo de consulta.

11.7. Bsqueda de criterios especiales.

Si est usando un valor constante para seleccionar registros en una consulta, lo nico que tiene que hacer es escribir el valor en la fila Criterios de la cuadrcula de consulta. Tambin puede hacer lo siguiente: consultas. Buscar registros con valores en blanco Buscar registros que satisfagan un rango de valores. Usar expresiones con funciones de Visual Basic como Fecha ().

A continuacin se muestran una serie de ejemplos de criterios de

11.7.1. Valores en blanco. Campos SI/NO. Buscar rango de valores. Comodines.

Para seleccionar registros en blanco en un campo determinado, introduzca nulo en la fila Criterios de la cuadrcula de consulta. Access cambiar la entrada a Es nulo antes de ejecutar la consulta. Si necesita ver registros que no estn en blanco en un campo determinado use como criterio no nulo. Para buscar registros en blanco en un campo Si/No, escriba No o Falso en la fila Criterios de la cuadrcula de la consulta. Si lo que busca son registro marcados en estos mismos campos use S o Verdadero como criterio de consulta. Para buscar en un campo valores que estn en un rango, lo expresaremos con los signos <,> o =. En este ejemplo se desea ver a los grupos que hayan estado entre 5 y 10 aos juntos, para ello en la fila Criterios de la columna Aos_juntos escribiremos >=5 y <=10. Access le permite usar funciones de Visual Basic, como pueden ser Fecha, Len, etc..., como criterios de consultas. stas funciones pueden ser mezcladas con los operadores matemticos, valores constantes y con referencias de campo. A la hora de realizar criterios de bsqueda Access tambin nos permite utilizar los comodines * y ?. Por ejemplo puede usar ??? en el campo Nombre de una consulta, para visualizar registros del tipo Eva o Ana.

11.7.2. Consultas Y/O.

Las consultas de seleccin pueden incluir criterios mltiples para la bsqueda de registros. Cuando quiere encontrar registros que cumplen ms de un criterio, necesita formular una consulta del tipo Y. Para buscar registros con diferentes tipos de criterios pero cuya condicin le interesa, necesita formular una consulta del tipo O.

11.7.2.1. Cmo crear una consulta Y.

Una consulta Y busca registros que cumplen varios criterios. Si introduce criterios para ms de un campo en la misma lnea de una consulta, crea una consulta Y (figura 12).

Figura 12.

Observe como si necesite usar ms de un criterio en el mismo campo, como ocurre en el campo Edad, los criterios van separados por la palabra Y.

11.7.2.2. Cmo crear una consulta O.

Una consulta O selecciona los registros que cumplen un criterio u otro. Para crear una consulta del tipo O, introduzca cada uno de los criterios en lneas separadas de la cuadrcula de consulta (figura 13).

Figura 13.

11.8. Guardar y modificar consultas.

Al contrario que los filtros, las consultas se pueden guardar como objetos en una base de datos. Una vez que haya guardado la consulta, la puede ejecutar desde la ventana Base de datos o abrirla en la Vista Diseo. Una consulta seleccionada guardada puede emplearse para crear un formulario o un informe que muestre datos seleccionados de una tabla o de tablas relacionadas.

11.8.1. Cmo guardar una consulta.

Para guardar una consulta: 1.- Cierre la ventana de consultas desde la Vista Diseo o desde la Vista Hoja de datos. (Si ha ejecutado la consulta se encontrar en la Vista Hoja de datos). 2.- Seleccione la opcin SI cuando Access le pregunte si quiere guardar sus cambios. 3.- Introduzca un nombre para la consulta en la caja de texto.

11.8.2. Cmo cambiar una consulta.

Una vez que haya creado una consulta, puede cambiarla como desee: 1.- En la ventana Bases de datos, haga clic sobre la opcin Consultas. 2.- Seleccione el nombre de la consulta que desea cambiar. 3.- Haga clic sobre Diseo.

Tambin puede hacer clic en el botn derecho del ratn sobre el nombre de una consulta y seleccionar la opcin Diseo. Si quiere mantener la versin original de una consulta, una vez que haya realizado los cambios asegrese de ejecutar el comando Guardar como... del men Archivo.

11.9. Consultas en tablas vinculadas.

Una de las mejores ventajas de las consultas es que le permiten visualizar campos de tablas relacionadas al mismo tiempo. Siga los pasos siguientes para crear una consulta que muestre campos de cuatro tablas diferentes: 1.- En la ventana Base de datos, haga clic sobre la opcin Consultas. 2.- Haga clic sobre Nuevo. 3.- Haga doble clic sobre Vista Diseo en el cuadro de dilogo de Nueva consulta. 4.- Seleccione la tabla 1 y haga clic sobre Agregar. 5.- Repita ste ltimo paso para las otras tres tablas. Tambin puede mantener pulsada la tecla Control mientras seleccionada todas las tablas que va a agregar. Access las aadir en orden alfabtico, pero ms tarde las puede mover y colocar a sus necesidades. 6.- Haga clic sobre Cerrar. Access vincular las tablas de forma automtica mediante la informacin de la ventana Relaciones. Si necesita vincular por s mismo tablas de una consulta, arrastre desde uno de los campos del vnculo hasta el otro. Access dibujar una lnea que muestra el vnculo existente. Si se le ha olvidado poner todas las tablas y el cuadro Agregar ya lo cerr, haga clic sobre el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas. Despus use el botn Agregar tal y como se ha descrito anteriormente y despus Cerrar para regresar a la Vista Diseo. Tambin puede seleccionar campos para una consulta de mltiples tablas. El proceso es el mismo, puede arrastrar campos de la ventana de consultas hasta la cuadrcula de consulta, puede seleccionar los campos de las listas desplegablesm de la fila de Campo en cada una de las columnas, o puede hacer doble clic sobre los nombres de la lista de campos.

11.10. Crear una tabla a partir de una consulta.

Cuando ejecuta una consulta de seleccin, Access le muestra una Vista Hoja de datos con datos de la tabla o de las tablas incluidas en la consulta. Si edita la ventana, cambiar los datos de esa tabla. Puede que quiera crear una tabla a partir de una consulta, de tal forma que no tenga que modificar las tablas originales. Para hacer esto:

1.- Cree una tabla de seleccin como se ha descrito previamente o abra una consulta en la Vista Diseo. 2.- Ejecute el comando Consulta de creacin de tablas del men Consulta. 3.- Escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic sobre Aceptar. 4.- Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas. 5.- Seleccione la opcin Si para crear una nueva tabla. (Si la tabla existe tendr adems la opcin de eliminarla previamente).

12. Consultas avanzadas.

6.1. Agregar registros de una tabla a otra. 6.2. Actualizar los registros con una consulta. 6.2.1. Bsquedas y reemplazos globales. 6.2.2. Funciones para formatear datos. 6.2.3. Actualizar una tabla frente a otra. 6.3. Eliminar registros con una consulta. 6.3.1. Eliminacin de registros que cumplen criterios especificados. 6.3.2. Eliminar registros que coinciden con registros de otra tabla. 6.4. Crear campos calculados con una consulta. 6.5. Resumir datos con una consulta. 6.5.1. Resumir datos con el Asistente para consultas simples. 6.5.2. Crear consultas de totales por s mismo. 66 68 68 69 71 72 72 73 74 75 75 76

12.1. Agregar registros de una tabla a otra.

Aadir registros de una tabla a otra es fcil con la consulta de datos anexados. Las tablas no necesitan tener el mismo nmero de campos o los mismos nombres para los campos. Sin embargo, si los nombres se repiten entre las diferentes tablas, la formulacin de la consulta de datos anexados es ms rpida porque Access sabr a qu campo debe enviar los datos. Si los nombres se repiten en las diferentes tablas, cuando cree la consulta, ver cmo Access sabe dnde ha de agregar la informacin, ya que en ambas tablas existen los mismos campos. Sin embargo, si los nombres de los campos son diferentes en ambas tablas, tendr que indicar a Access dnde situar el campo. Siga estos pasos para crear una consulta de datos anexados: 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre la opcin Consultas y haga clic sobre Nuevo.

2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, selecciones Vista de diseo y haga clic sobre Aceptar.

3. Seleccione la Tabla1, haga clic sobre Agregar y despus haga clic sobre Cerrar en el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

4. Ejecute el comando Consulta de datos anexados del men Consulta.

5. Seleccione la Tabla2 de la lista desplegable de Nombre de tabla y haga clic sobre Aceptar.

6. Arrastre el Campo1 de la lista de campos de la mitad superior de la ventana de consultas hasta la fila Campo de la primera columna de la cuadrcula de la consulta. Tambin puede hacer doble clic sobre Campo1 para desplazarlo a la cuadrcula. 7. Arrastre Campo2 de la lista de campos a la segunda columna de la cuadrcula de la consulta. 8. Esta operacin la puede repetir con tantos campos como sea necesario. 9. Estos pasos anteriores los hacamos suponiendo que los campos existen en las dos tablas, pero cuando no se llaman igual en ambas tablas, en la columna de Campo3 de la Tabla1, haga clic sobre la fila Anexar a y seleccione Campo4 en la lista de campos desplegable de la Tabla2. La ventana de la consulta tendr un aspecto similar a ste:

10. Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas y seleccione la opcin Si para agregar los registros de la Tabla1 a la Tabla2.

12.2.

Actualizar los registros con una consulta.

Puede usar la consulta de actualizacin para efectuar cambios generales en una tabla en lugar de ejecutar el comando Reemplazar del men Edicin para cambiar los registros de uno en uno. Las consultas de actualizacin son bastante flexibles. Con ellas puede: Efectuar bsquedas y reemplazos globales. Usar funciones de Visual Basic para efectuar actualizaciones complejas. Actualizar una tabla frente a otra.

12.2.1. Bsquedas y reemplazos globales.

La consulta de actualizacin ms simple busca un valor y los sustituye por otro. Esta consulta cambia todas las entradas de Texto 1 en el campo Campo1 de la tabla Tabla1a Texto 2 que reemplaza el anterior. (Para iniciar este tipo de consulta emplear un mtodo abreviado que se salta el cuadro de dilogo de Mostrar tabla). 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Tablas y seleccione Tabla1.

2. Haga clic sobre el botn Nuevo objeto en la barra de herramientas y seleccione Consulta. (Si el icono de consulta se visualiza en el botn Nuevo objeto, puede hacer clic directamente sobre l y omitir el paso para abrir el men desplegable del botn). 3. Haga clic sobre Aceptar en el cuadro de dilogo de Nueva consulta para abrir la ventana de Vista de Diseo de consulta con la tabla Tabla1 ya aadida. 4. Ejecute el comando Consulta de actualizacin del men Consulta.

5. Arrastre Campo1 de la lista de campos hacia la primera columna de la cuadrcula de la consulta. 6. Escriba Texto 2 en la fila Actualizar a de la columna Campo1.

7. Escriba Texto 1 en la fila Criterios de la columna Campo1. Ahora, la ventana de la consulta debera tener este aspecto: 8. Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas y seleccione la opcin Si para cambiar los registros de Texto en la tabla Tabla1.

12.2.2. Funciones para formatear datos.

Regrese a los registros que ha anexado en la tabla Tabla2 anteriormente para ver cmo puede formatear de nuevo datos mediante una consulta de actualizacin. Si suponemos que tenamos dos campos en ambas tablas con nmeros de telfono con formatos distintos, uno con parntesis o guiones vamos a encontrar que en la segunda tabla los nuevos registros no tienen guiones. Esto es porque la mscara de entrada del campo Campo1 (supongamos Telfono de trabajo) en la tabla Tabla1 muestra parntesis y guiones al introducir los nmeros de telfono, pero no los almacena junto con los nmeros. Vamos a ver cmo podemos solventar este problema: El problema est en que los nmeros de telfono de los nuevos registros no tienen parntesis ni guiones. En lugar de tener valores como (555)555-1234, el campo Telfono de trabajo tiene el formato 5555551234. Mediante una consulta de actualizacin puede agregar los caracteres de formato a los nmeros de telfono. Observe que la consulta comprueba la longitud de los valores en el campo para asegurarse de que no aade parntesis a nmeros sin cdigo de rea. Tendr que ejecutar una segunda consulta de actualizacin para agregar nicamente guiones a los nmeros que no tienen cdigos de rea. 1. En la ventana Base de datos haga clic sobre el botn Tablas y seleccione Tabla2. 2. Haga clic sobre el botn Nuevo objeto de la barra de herramientas y seleccione Consulta.

3. Haga clic sobre Aceptar en el cuadro de dilogo Nueva consulta para abrir una ventana en la Vista de diseo de consulta que incluye la tablaTabla2. 4. Ejecute el comando Consulta de actualizacin del men Consulta.

5. Arrastre el campo Telfono de trabajo de la lista de campos a la primera columna de la cuadrcula de consulta. 6. En la fila Actualizar a de la columna Telfono del trabajo escriba ( + Izquierda([Telfono de trabajo],3 + ) + Medio ([Telfono de trabajo],4,3) + - + Derecha([Telfono de trabajo],4). 7. Introduzca Len([Telfono de trabajo]) = 10 en la fila Criterios de la columna Telfono de trabajo de tal forma que la consulta sea similar a

esto: 8. Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas y seleccione la opcin Si para cambiar los nmeros de telfono. Si abre la tabla Tabla2 ahora se parecer a lo siguiente el campo de Telfono de trabajo: (91)230-6845. Observe que slo se han cambiado los nmeros con cdigo de rea porque ha empleado un criterio para comprobar la longitud del campo antes de agregar parntesis o guiones. Para modificar el formato los nmeros que no tienen cdigos de rea efecte estos cambios en la consulta de actualizacin y ejectela de nuevo: Escriba Izquierda([Telfono de trabajo],3) + - + Derecha([Telfono de trabajo],4) en la lnea Actualizar a para la columna Telfono de trabajo. Use Len([Telfono de trabajo]) = 7 para los Criterios de consulta.

12.2.3. Actualizar una tabla frente a otra.

En una tabla, puede actualizar campos usando valores coincidentes de campos de otra tabla vinculada. En este ejemplo se muestra cmo puede cambiar el campo Campo1 de la tabla Tabla1 por los valores que se muestran en el campo Campo2 de la tabla Tabla2. La actualizacin es posible porque las dos tablas tienen el campo Id de la Tabla1 que se puede emplear para vincular las tablas. 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Consultas y sobre el botn Nuevo. 2. Haga clic sobre Aceptar para seleccionar de Vista Diseo en el cuadro se dilogo Nueva Consulta. 3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, pulse Control mientras hace clic sobre Tabla1 y despus sobre Tabla2. Haga clic sobre Agregar y sobre Cerrar para ir a la ventana Vista Diseo de consulta. 4. Ejecute el comando Consulta de actualizacin del men Herramientas.

5. Arrastre el campo Campo1 de la lista de campos para Tabla1 a la primera columna de la cuadrcula de la consulta. 6. En la fila Actualizar a de la misma columna escriba Tabla1.Campo2. 7. Haga clic sobre Ejecutar y despus seleccione actualizar las direcciones de correo electrnico. la opcin Si para

La figura muestra esta columna de actualizacin preparada para ser ejecutada. Si se fija con atencin, Access aade corchetes ([]) alrededor del nombre de la tabla y del nombre de campo en la fila Agregar a.

12.3. Eliminar registros con una consulta.

Mientras que edita una tabla en la Vista Hoja de datos o en la Vista Formulario, puede eliminar registros individuales o grupos de registros seleccionados. Esto funciona bien en ciertos casos, aunque no es muy eficaz cuando quiere eliminar un conjunto de registros, como los pedidos de un determinado ao, o resultados de exmenes inferiores a un determinado valor. Para este tipo de funcin, lo mejor es usar una consulta de eliminacin.

12.3.1. Eliminacin de registros que cumplen criterios especificados.

A continuacin se ofrece un ejemplo de una consulta de eliminacin que elimina todos los registros de la tabla Tabla1 que tienen fecha de inicio 1998. 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Tablas y seleccione Tabla1. 2. Haga clic sobre el botn Nuevo objeto de la barra de herramientas y seleccione Consulta. 3. Haga clic sobre Aceptar para seleccionar la Vista Diseo en el cuadro de dilogo Nueva consulta. 4. Ejecute el comando Consulta de eliminacin del men Consulta.

5. Arrastre el campo Fecha de inicio de la lista de campos a la primera columna de la cuadrcula de la consulta. 6. Escriba *98 en la fila Criterios de la misma columna. 7. Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas y despus seleccione la opcin Si para eliminar los registros.

12.3.2. Eliminar registros que coinciden con registros de otra tabla.

Si quiere eliminar registros de una tabla que coinciden con registros de otra tabla, puede usar una Consulta de eliminacin. Con los pasos siguientes, eliminar registros de la tabla Tabla1 que tiene registros coincidentes en el campo Id de Tabla2 de la tabla Tabla2: 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Tablas y seleccione el campo idtabla2 de la Tabla1. 2. Haga clic sobre el botn Nuevo objeto de la barra de herramientas y seleccione Consulta.

3. Haga clic sobre Aceptar para seleccionar la Vista Diseo en el cuadro de dilogo Nueva consulta. 4. Cuando se abra la ventana Consulta, haga clic sobre Mostrar tabla en la barra de herramientas, seleccione Tabla2, haga clic sobre Agregar y despus sobre Cerrar. Access vincular de forma automtica las tablas a travs del campo Id de Tabla2. 5. Ejecute el comando Consulta de eliminacin del men Consulta.

6. Arrastre el asterisco de la lista de campos de Tabla1 a la primera columna de la cuadrcula de la consulta.

7. Haga clic sobre Ejecutar y despus selecciones la opcin Si para eliminar los registros.

12.4. Crear campos calculados con una consulta.

Cuando crea una consulta de seleccin, puede agregar sus propios campos a la cuadrcula de la consulta para mostrar valores calculados. Por ejemplo, podra crear un campo llamado Precio ampliado que calcula Cantidad*Precio, siendo Cantidad y Precio campos de la nueva tabla. Lo nico que tiene que hacer es insertar el nombre del campo seguido de dos puntos y la expresin para el campo en una de las columnas en blanco de la cuadrcula de la consulta. A continuacin se muestra un ejemplo de una consulta en la tabla Tabla1, que muestra un campo calculado llamado Das. El nuevo campo muestra los resultados obtenidos al dividir el campo Campo1 entre ocho (supongamos que el Campo1 son las horas trabajadas y entonces dividimos entre 8 para averiguar cuantos das a trabajado si lo calculamos como jornadas de 8 horas). 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Tablas y seleccione la Tabla Tabla1. 2. Haga clic sobre el botn Nuevo objeto de la barra de herramientas y seleccione Consulta. 3. Haga clic sobre Aceptar para seleccionar la vista Diseo en el cuadro de dilogo Nueva consulta. 4. Arrastre el asterisco de la lista de campos a la primera columna de la cuadrcula de la consulta. De esta manera le indica a Access que muestre todos los campos de la tabla Tabla1 cuando se haya ejecutado la consulta. 5. Haga clic sobre la fila Campo de la segunda columna de la cuadrcula de la consulta. 6. Escriba Das: [Campo1]/8 de manera que la consulta presente este

aspecto: 7. Haga clic sobre Ejecutar para mostrar la Vista de hoja de datos con el nuevo campo calculado.

12.5. Resumir datos con una consulta.

Mediante una Consulta de totales, puede resumir registros para calcular sumas, medias, mximos, mnimos, o cualquier otro tipo de valor de resumen del campo. Puede usar el asistente para consultas simples o puede hacerlo por s mismo Independientemente de la tcnica que emplee, tiene una opcin que le permite mostrar datos resumidos de grupos de registros. Por ejemplo, en lugar de mostrar el total de un campo Horas para todos los registros de una tabla Horas por proyecto, podra obtener el total de las horas para cada proyecto.

12.5.1. Resumir datos con el Asistente para consultas simples.

El Asistente para consultas simples no permite introducir criterios para seleccionar registros. Sin embargo tiene su utilidad. Adems de permitirle seleccionar campos de tablas relacionadas para crear Vistas de hojas de datos, le permite resumir informacin en lugar de los registros detallados. He aqu cmo obtener con el asistente valores que desee calcular: 1. Haga clic sobre el botn Consulta de la ventana Base de datos y haga clic sobre Nuevo. 2. Haga clic sobre Asistente para consultas sencillas en el cuadro de dilogo Nueva consulta.

3. Seleccione la tabla que desee del men desplegable Tablas y Consultas que se visualiza en el primer paso del asistente. 4. Haga clic sobre el Campo/s que quiera y despus sobre el botn > para mover el campo a la lista de Campos seleccionados. Este campo es necesario para agrupar los registros que se quieren resumir y haga clic sobre Siguiente.

5. Haga clic sobre Resumen, y despus sobre Opciones de resumen.

6. Haga clic sobre el botn de los valores que desee calcular para el campo que halla elegido. 7. Haga clic sobre Aceptar y despus sobre Siguiente. 8. Cambie el nombre de la consulta si lo desea y haga clic sobre Finalizar. Entonces ver una ventana Vista de hoja de datos con los campos que halla metido.

12.5.2. Crear consultas de totales por s mismo.

Puede crear la misma informacin de resumen de la seccin anterior pasando directamente por la vista de diseo de consulta y usando una consulta de totales. Con este ejemplo comprenderemos cmo es posible calcular valores sin la necesidad de acudir al Asistente para consultas simples: 1. Haga clic sobre el botn Tablas de la ventana Base de datos y seleccione la tabla. 2. Seleccione Consulta del botn Nuevo objeto de la barra de herramientas. 3. Haga clic sobre Aceptar para seleccionar Vista Diseo en la ventana Nueva consulta. 4. Haga clic sobre Totales en la barra de herramientas Diseo de consulta. 5. Arrastre el campo que quiera de la lista de campos a la primera columna de la cuadrcula de la consulta. De forma automtica se visualizar Agrupar por en la fila Total. 6. Arrastre el segundo campo a la segunda columna. 7. Haga clic sobre la fila Total de la columna del segundo campo y seleccione la opcin que desee del men desplegable, por ejemplo

suma: 8. Haga clic sobre Ejecutar en la barra de herramientas para abrir una ventana en la Vista de hoja de datos que muestre los valores que acabamos de calcular. Aviso: Para agrupar por campos adicionales, arrstrelos hasta la cuadrcula de la consulta y asegrese de que la fila Total est preparada de la forma Agrupar por. Access calcular el total para cada combinacin de los valores del campo Agrupar por.

13. Elaboracin de informes

7. Elaboracin de informes ...................................................................................................................................... 1 7.1. Opciones para crear un nuevo informe ....................................................................................................... 78 7.2. Los Autoinformes ....................................................................................................................................... 79 7.2.1. Autoinformes en Columnas ................................................................................................................. 79 7.2.2. Cmo crear un Autoinforme en columnas con el ltimo estilo Empleado ......................................... 80 7.2.3. Cmo crear un Autoinforme con el estilo Normal............................................................................... 80 7.2.4. Autoinformes en tablas ........................................................................................................................ 81 7.2.5. Cmo crear un Autoinforme en tablas ................................................................................................. 81 7.2.6. Autoinformes en tablas para tablas con varios Campos ...................................................................... 82 7.3. El Asistente para informes .......................................................................................................................... 83 7.3.1. Informes de una tabla .......................................................................................................................... 83 7.3.2. Informes de tablas mltiples ................................................................................................................ 85 7.4. Vista Previa de un informe ......................................................................................................................... 85 7.4.1. Vista preliminar ................................................................................................................................... 85 7.4.2. La barra de herramientas de la Vista preliminar .................................................................................. 86 7.4.3. Vista previa del diseo ........................................................................................................................ 86 7.5. Cmo imprimir un informe......................................................................................................................... 87 7.5.1. Cundo usar el cuadro de dilogo Imprimir ........................................................................................ 87 7.6. La ventana Diseo de informe .................................................................................................................... 88 7.6.1. Cmo abrir un informe en la Vista Diseo .......................................................................................... 88 7.6.2. Las barras de herramientas de la Vista Diseo de informe .................................................................. 89 7.6.3. El cuadro de herramientas para los informes ....................................................................................... 89 7.7. Secciones de un informe ............................................................................................................................. 89 7.7.1. Cmo cambiar las propiedades de una seccin.................................................................................... 90 7.8. Cmo ordenar y agrupar registros de informes .......................................................................................... 90 7.8.1. Cmo abrir el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar ........................................................................... 90 7.9. Cmo eliminar una ordenacin o un agrupamiento de un informe ............................................................. 91 7.10. Como agregar campos calculados y de resumen a un informe ................................................................. 91 7.10.1. Definicin de un campo calculado .................................................................................................... 91 7.10.2. Cmo definir un campo resumen ....................................................................................................... 92 7.10.3. Cmo crear un informe de slo resumen ........................................................................................... 92 7.11. Informes de registros seleccionados ......................................................................................................... 93 7.11.1. Cmo basar un informe en una consulta ............................................................................................ 93 7.11.2. Cmo crear un informe que le pida los criterios de seleccin de registros ........................................ 93

En este captulo aprender a crear informes y etiquetas con Access. Tambin aprender a usar la Vista Diseo de informe para organizar como desee. Los informes que Access crea con el comando Autoinforme y con los asistentes. La Vista Diseo de informe tiene muchos aspectos en comn con la Vista Diseo de formulario, por lo que no se tratara con todo detalle. En este captulo nos centraremos ms en las herramientas que son propias del diseo de informes.

13.1. Opciones para crear un nuevo informe

Tiene varias opciones para crear un nuevo Informe con Access: Los Autoinformes

El Asistente para informes, que se puede usar para informes de una nica tabla o de mltiples tablas El Asistente para etiquetas El Asistente para grficos La ventana Vista Diseo de informe

En este captulo revisaremos brevemente las tres primeras herramientas de la lista antes de emplear la Vista Diseo de informe.

13.2. Los Autoinformes

La forma ms rpida de crear un informe para una tabla o una consulta con Access es mediante un Autoinforme. Es incluso ms rpido que usar un asistente. Lo nico que tiene que hacer es sustituir el nombre de una tabla o de una consulta y seleccionar el tipo de Autoinforme que desea, bien sea en columnas o en tablas. Access crear un informe con todos los campos que tiene la tabla o la consulta que haya seleccionado.

13.2.1. Autoinformes en Columnas

Un Autoinforme en columnas muestra los registros de una tabla o de una consulta con los campos dispuestos en columnas. La figura que se muestra a continuacin es un Autoinforme en columnas de la tabla Equipo de la Base de datos de la ACB. Como se puede ver el diseo es funcional, Aunque se puede mejorar en ciertos detalles en la ventana vista diseo de informes.

Vista de un Autoinforme en columnas de la tabla Equipo.

Aviso: puede usar la opcin Autoinforme como base para la creacin de un informe de tablas Mltiples. Lo primero que tiene que hacer es crear un

Autoinforme para la tabla principal del informe. Despus abra el Autoinforme en la vista diseo y arrastre el nombre de la tabla con los registros detallados de la ventana de Base de datos.

13.2.2. Cmo crear un Autoinforme en columnas con el ltimo estilo Empleado

El estilo de un Autoinforme que se ha creado a partir del cuadro de dilogo Nuevo informe ser igual que el estilo seleccionado con el Asistente para informes o como autoformato. Si aun no seleccionado un estilo de algunas de estas formas, el Autoinforme tendr el estilo Normal predeterminado. Para crear un Autoinforme en columnas con el ultimo estilo que se haya usado: 1. Haga clic sobre el botn Informes de la ventana Base de datos. 2. Haga clic sobre nuevo para abrir el cuadro de dialogo Nuevo informe. Y aparecer una ventana como esta:

Ventana de nuevo Informe

3. Seleccione una tabla o una consulta para el informe usando la lista desplegable del cuadro de dilogo Nuevo informe. 4. Haga doble clic sobre "Autoinforme: en columnas". 5. Cuando cierre la ventana informe seleccione la opcin SI y escriba un nombre para guardar el nuevo informe.

13.2.3. Cmo crear un Autoinforme con el estilo Normal

Si no le importa que el informe que va a crear tenga el estilo Normal. puede abreviar y crear un Autoinforme en columnas de esta forma: 1. Seleccione una tabla o una consulta en la ventana Base de datos. 2. Seleccione Autoinforme del botn Nuevo objeto que muestra una lista desplegable en la barra de herramientas, o ejecute el comando Autoinforme del men Insertar.

Nota: como puede ver, el informe creado con el estilo Normal es muy, sencillo, ni siquiera tiene un titulo. Para mejorarlo, tendr que abrir la 1 ventana Vista Diseo y agregar los accesorios que desee. Ms adelante en este captulo aprender a abrir un informe en la Vista Diseo y a agregar elementos del tipo texto, grficos e hipervnculos. A continuacin se muestra el Autoinforme en columnas creado con el estilo Normal de la tabla Equipo de la ACB:

Vista de un Autoinforme en columnas con el estilo normal.

13.2.4. Autoinformes en tablas

Un Autoinforme en tablas representa los registros en un listado tabular, De esta forma, todos los campos de una tabla o de una consulta estn dispuestos en columnas, y cada registro se visualiza como una fila. El resultado final es similar al que se obtiene al abrir una tabla o consulta en la Vista Hoja de datos.

13.2.5. Cmo crear un Autoinforme en tablas

Para crear un Autoinforme en tablas: 1. Haga clic sobre el botn Informe de la ventana Base de datos. 2. Haga clic sobre Nuevo. 3. Seleccione una tabla o una consulta para el informe usando la lista desplegable del cuadro de dilogo Nuevo informe. 4. Haga doble clic sobre "Autoinforme: en tablas". 5. Cuando cierre la ventana informe seleccione la opcin Si y escriba un nombre para guardar el nuevo informe.

Vista de un Autoinforme en tablas para la tabla Equipo.

Aviso: Si no le gusta el estilo del Autoinforme en tablas que ha obtenido, abra la ventana Vista Diseo y use la opcin Autoformato para cambiar la apariencia. Esta opcin es igual para los formularios que para los Informes.

Ventana de Autoformato.

13.2.6. Autoinformes en tablas para tablas con varios Campos

Un Autoinforme en tablas funciona bien para una tabla o una consulta con pocos campos. Si esta trabajando con mas campos de los que entran en una pgina, puede terminar hacindose un lo. Access juntar todos los campos junto con sus encabezamientos para mostrarlos todos en una sola pgina, por lo que tendr que modificar el tamao y la

disposicin en la ventana Vista Diseo de informe para que su informe quede presentable. Para evitar esto. Siempre que trabaje con una tabla grande, es mejor decidir antes de usar el Autoinforme los campos que va a necesitar para el informe en tablas. Despus debe disear una consulta que seleccione dichos campos, y despus crear un Autoinforme para esta consulta. Tambin puede pasar directamente a la opcin Asistente para informes que, como ver ms adelante, le permite escoger campos de una o ms tablas al comienzo del proceso de diseo de informes.

13.3. El Asistente para informes

Supone ms trabajo la creacin de informes con el Asistente para informes que con la opcin Autoinforme, pero tambin tiene mucho ms control sobre la apariencia del resultado final. Con el Asistente para informes puede: Seleccionar campos de una o ms tablas y consulta Decidir si quiere que los registros de los informes estn agrupados Ordenar los informes en funcin de hasta cuatro campos Mostrar valores resumen si lo desea u ocultar registros ms detallados Seleccionar la apariencia de los registros de los informes (En pasos. Bloque, Esquema, etc.) y la orientacin del informe (en horizontal o en vertical) Seleccionar un estilo (Negrita, Casual, Compacto, etc.)

En los ejemplos de esta seccin se usa el Asistente para informes para crear un informe de una nica tabla, de varias tablas y un informe resumen. Este ltimo puede mostrar informacin como valores medios de un campo de tipo nmero, sumas de los valores de un campo y el nmero de registros de un informe.

13.3.1. Informes de una tabla

Con este ejemplo, se crear un informe en tablas para la tabla Jugador de la base de Datos de la ACB: 1. Seleccione la tabla Jugador en la ventana Base de datos. 2. Seleccione Informes de la lista desplegable que se visualiza al pulsar el botn Nuevo objeto de la barra de herramientas.

3. Haga doble clic sobre Asistente para informes y aparecera la siguiente ventana:

4. En el primer paso, elija de que la opcin Tablas /Consultas la tabla o consulta de la cual quiere realizar el informe: para nuestro caso la tabla: Jugador . Despus seleccione los campos que desea incluir y haga clic sobre el botn > y cuando ya no desee incluir ms campos pulse en Siguiente. 5. Aparece entonces la siguiente ventana: Haga doble clic en el campo que desee en el siguiente cuadro de dialogo para agrupar los registros del informe por este campo. Haga clic sobre

Siguiente.
Ventana de seleccin de nivel de agrupamiento

6. Seleccione una distribucin (En pasos. Bloque, etc.) y cambie la orientacin a Horizontal si necesita incluir varios campos en la pgina. Despus haga clic sobre Siguiente. 7. Seleccione un estilo y haga clic sobre Siguiente.

8. En el ltimo paso escriba un nombre para el informe y haga clic sobre Finalizar. Cuando el asistente termine, abrir el informe en una vista preliminar.

13.3.2. Informes de tablas mltiples

Con este ejemplo vamos a crear un informe pero aadiendo algunos campos de otras tablas para que el resultado final sea ms descriptivo: 1. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Informes y despus sobre Nuevo. 2. Seleccione una tabla en la lista desplegable del cuadro de dilogo Nuevo informe. ( En este ejemplo se ha elegido la tabla jugador ) 3. Haga doble clic sobre Asistente para informes. 4. En el primer paso del asistente, asegrese de que la opcin Tablas / Consultas est con el nombre de la tabla elegida anteriormente y desplace los que usted cree necesarios para su informe. 5. Cambie la seleccin de Tablas / Consultas a otra Tabla. 6. Agregue los campos los campos que usted crea convenientes la lista Campos seleccionados. 7. Haga clic sobre Siguiente. 8. En la seccin. Cmo desea ver los datos? Seleccione la opcin una opcin y haga clic sobre Siguiente. 9. En el siguiente paso, donde se le pregunta si desea agregar algn nivel de agrupamiento, Si lo desea Agrpelo por algun Campo y haga clic sobre Siguiente. 10. Seleccione una distribucin y un estilo en los dos pasos siguientes. 11. Nombre el informe y haga clic sobre Finalizar.

13.4. Vista Previa de un informe

Todos los informes que se han ido creando en este captulo mediante el Autoinforme o mediante el Asistente para informes, los ha visualizado despus en la Vista preliminar. De hecho, hay dos formas de previamente un informe: en la Vista preliminar, y en la Vista previa del diseo.

13.4.1. Vista preliminar

Cuando visualiza un informe en la Vista preliminar, podr verlo casi tal y como se imprime. Access ejecuta las consultas y los clculos necesarios para los campos del tipo clculo y resumen. Para abrir un informe en la Vista preliminar puede usar cualquiera de las tcnicas siguientes: Desde la ventana Base de datos, seleccione el nombre del informe y haga clic sobre la Vista preliminar. En la ventana Base de datos, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el informe que quiera ver y seleccione la Vista preliminar del men emergente.

En la ventana Vista Diseo de informe, haga clic sobre Vista preliminar en la barra de herramientas o seleccione la opcin Vista preliminar del men desplegable Vista. En el ltimo paso del Asistente para informes, haga clic sobre Finalizar sin cambiar la opcin de vista para el nuevo informe.

13.4.2. La barra de herramientas de la Vista preliminar

La ventana Vista preliminar tiene su propia barra de herramientas. La mayor parte de los botones de esta barra de herramientas son auto descriptivo. sin embargo, aqu le ofrecemos algunas notas sobre lo que pueden hacer:

Vista: pasa a la Vista diseo. Imprimir: enva el informe a la impresora sin abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Zoom: le permite seleccionar varios tamaos de una vista Una pgina: muestra en la ventana Vista preliminar una pgina completa. Dos pginas: muestra dos pginas completas una al lado de la otra. Varias pginas: permite escoger si desea ver las pginas 1x1,1x2, 1x3, 2x1, 2x2 2x3. (Para realizar la seleccin haga clic sobre el botn y despus arrastre el cursor sobre las opciones que se muestran). Lista desplegable de Zoom: muestra las opciones de visualizaron que tiene, desde el 200 % al 10 % y Ajustar. Cerrar: permite regresar a la ltima ventana en la que se encontrada. Vnculos con Office: muestra una lista desplegable de opciones para publicar con MS Word, y analizar con MS Excel. Ventana Base de datos: pasa la ventana Base de datos sin necesidad de cerrar la ventana Vista preliminar. Nuevo objeto: le ofrece la misma lista desplegable que se muestra cuando se encuentra en la ventana Base de datos, con las opciones Autoformulario y Autoinforme inaccesibles. Ayuda de Microsoft Access: abre el Ayudante de Office en cualquiera de los asistentes que haya elegido.

13.4.3. Vista previa del diseo

Desde la Vista Diseo de informe puede acceder a otro tipo de vista: la Vista previa del diseo. Aqu, Access le muestra el informe en una vista previa, pero no realiza todos los clculos que son necesarios para la vista preliminar. Le ofrece una vista rpida del trabajo que est realizando, de forma que pueda ver el aspecto que va adquiriendo su informe sin que Access tenga que ejecutar todos los clculos y consultas. Para cambiar a la Vista previa del diseo: 1. Asegrese de que se encuentra en la Vista diseo del informe. 2. Seleccione la opcin Vista previa del diseo en la lista desplegable del botn Vista en la barra de herramientas. Nota: la Vista previa del diseo tiene la misma barra de herramientas que la Vista preliminar.

13.5. Cmo imprimir un informe

Hay ms de una forma de imprimir un informe desde la Vista preliminar o desde la ventana Vista Diseo: Haga clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas para enviar el informe directamente a la impresora. Ejecute el comando Imprimir del men Archivo para abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Pulse Control-P para abrir el cuadro de dilogo Imprimir.

Aviso: Tambin puede imprimir un informe directamente desde la ventana Base de datos. Para ello, seleccione el informe y haga clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas, pulse Control-P, ejecute el comando Imprimir del men Archivo o haga clic con el botn derecho del ratn sobre el informe y seleccione Imprimir del men emergente. Con la primera y la ltima opcin, se evita el cuadro de dilogo Imprimir. Si quiere cambiar las caractersticas de la impresin, emplee cualquiera de las otras dos opciones.

13.5.1. Cundo usar el cuadro de dilogo Imprimir

Al contrario que el botn Imprimir, que enva el informe directamente a la impresora. El cuadro de dilogo Imprimir le ofrece varias opciones sobre la impresin. Le permite: Cambiar la impresora a la que ir el informe Abrir el cuadro de dilogo de las propiedades de la impresora seleccionada Enviar el informe al archivo .Prn que determine. Imprimir un rango de pginas Imprimir nicamente los registros que seleccione de una tabla o consulta abierta. Sacar ms de una copia si lo desea, intercalar el informe Abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina para cambiar los mrgenes del informe y determinar el nmero de columnas que se imprimirn.

Una vez que haya determinado sus opciones de impresin haga clic sobre Aceptar para imprimir el informe.

Nota: para cambiar la configuracin predeterminada de la impresora o para agregar nuevas impresoras al sistema, ejecute el comando ConfiguracinImpresoras del men Inicio.

Cuadro de dialogo Imprimir

13.6. La ventana Diseo de informe

La ventana Diseo de informe es el lugar para disear informes desde el principio o para modificar cosas de informes creados con el Asistente para informes. Aviso: si no quiere disear un informe desde el principio, seleccione el botn Informes de la ventana Base de datos y haga doble clic sobre Crear un informe en vista Diseo.

13.6.1. Cmo abrir un informe en la Vista Diseo

Para abrir un informe en la Vista diseo: En la ventana Base de datos, seleccione el informe que quiere cambiar y haga clic sobre Diseo Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el informe y seleccionar Diseo del men emergente. En la ventana Vista preliminar haga clic sobre el botn Vista diseo en la barra de herramientas.

Ventana de vista Diseo

13.6.2. Las barras de herramientas de la Vista Diseo de informe

Hay dos barras de herramientas en la Vista Diseo de un informe la barra de herramientas, Diseo de informe y la barra de herramientas Formato. La barra de herramientas Diseo de informe es como la barra de herramientas Diseo de formulario excepto por un botn adicional: Ordenar y agrupar. Posteriormente ver cmo usar este botn para organizar un informe por grupos de registros. La barra de herramientas Formato (Formulario / Informe) es exactamente igual para la Vista Diseo de un formulario que para la Vista Diseo de un informe.

13.6.3. El cuadro de herramientas para los informes

El Cuadro de herramientas de la Vista Diseo de un informe tambin es igual que el de la Vista Diseo de un formulario.

13.7. Secciones de un informe

Ver que la ventana Diseo de informe que est dividida en distintas secciones. Estas secciones sirven para controlar en qu parte del informe se muestran ciertos elementos como ttulos, encabezados y pies de grupo, y registros detallados. Un informe puede incluir las siguientes secciones: Encabezado del informe: Los controles de esta seccin aparecen al principio de un informe.

Encabezado de pgina: Todo lo que se encuentre en esta seccin del informe aparecer al principio de cada pgina nueva. Encabezado de grupo: Este encabezado tiene el nombre del valor de campo en el que se basa. Detalle: Aqu es donde se encuentran los registros detallados de un informe. La propiedad Visible de esta seccin se puede desactivar para ocultarlos registros detallados de la vista. creando un informe resumen. Pie de grupo: los controles de esta seccin estn tras el ltimo registro del grupo. Pie de pgina: todo lo que contenga esta seccin estar al final de cada una de las pginas del informe. Pie de informe: los contenidos de esta seccin se visualizan al final del informe, antes del pie de la ltima pgina.

13.7.1. Cmo cambiar las propiedades de una seccin

Cada seccin del informe tiene sus propias caractersticas: Para cambiarlas: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la seccin y seleccione la opcin Propiedades. 2. Haga clic sobre la lnea de la propiedad que quiera cambiar. Cambie el valor escribiendo uno nuevo o seleccione uno en la lista desplegable si es que existe. 3. Una vez que se desplace de la lnea de propiedades o de la hoja de propiedades, se efectuar el cambio. A continuacin se muestran algunas de las propiedades que le puede interesar cambiar: Visible: Cuando esta propiedad est con la opcin S, la seccin se visualizar en el informe. Cuando est con la opcin No, la seccin no estar cuando se ejecute el informe. Alto: Esta propiedad define la altura de la seccin.

Nota: Se puede modificar el tamao de una seccin cambiando la propiedad Alto en la hoja de propiedades del informe o arrastrando el lmite inferior.

13.8. Cmo ordenar y agrupar registros de informes

El botn Ordenar y agrupar de la barra de herramientas Diseo de informe abre un cuadro de dilogo que puede usar para organizar registros de informes. Puede, simplemente ordenar registros, o puede crear grupos con secciones de encabezado y pie que muestran resmenes.

13.8.1. Cmo abrir el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar

1. Abra el informe que quiere ordenar en la Vista Diseo. 2. Haga clic sobre el botn Ordenar y agrupar de la barra de herramientas Diseo de informe. 3. Haga clic sobre la primera lnea en blanco que se encuentra bajo Campo / Expresin para que se visualice la flecha hacia abajo y pueda seleccionar de la lista de campos disponibles. 4. En la parte inferior del cuadro de dilogo, cambie la entrada para Encabezado del grupo y Pie del grupo a S. (Esto es lo que cambia de una ordenacin a un agrupamiento). 5. En la parte superior del cuadro de dilogo seleccione un Campo de la lista desplegable de la segunda lnea bajo Campo / Expresin.

13.9. Cmo eliminar una ordenacin o un agrupamiento de un informe

Para eliminar una ordenacin o un agrupamiento de un diseo de informe, siga los siguientes pasos: 1. Abra el informe en la Vista Diseo. 2. Haga clic sobre el botn Ordenar y agrupar de la barra de herramientas Diseo informe. 3. Haga clic sobre el Selector de Registros para la ordenacin o el agrupa-miento que quiere eliminar. (El selector de registros es el cuadro gris que est a la izquierda de cada lnea de Campo / Expresin. 4. Pulse Suprimir y despus seleccione la opcin Si. Nota: Cuando elimina un grupo, se elimina tambin "su encabezado y su pie junto con los controles que pueda tener.

13.10. Como agregar campos calculados y de resumen a un informe

Anteriormente en este captulo vimos cmo usar el Asistente para informes para mostrar informacin de resumen en un informe. Ahora ver los pasos para establecer los campos resumen y calculados a mano, en caso de que necesite agregar alguno a un informe una vez que ste ya est creado.

13.10.1. Definicin de un campo calculado

1. Abra el informe en la Vista Diseo. 2. Cambie el tamao de algunos de los objetos de texto y de campo y muvalos para dejar un espacio al final del informe para el nuevo campo. 3. Seleccione el objeto de campo y su etiqueta al mismo tiempo (Pulse Maysculas mientras hace clic sobre cada control), y despus ejecute el comando Duplicar del Men Edicin. (Tambin puede usar el botn Cuadro de texto de la barra de herramientas para crear un objeto de campo, pero la primera forma es ms rpida). 4. Arrastre el nuevo campo y su etiqueta al lugar donde debera visualizarse. En lugar de arrastrar, puede pulsar Control a la vez que pulsa la tecla Flecha derecha para desplazar los objetos lateralmente sin moverlos en vertical. 5. Cambie el texto de la nueva etiqueta al texto que ms exprese el significado de este Campo. (Para editar el texto, haga Clic, sobre la etiqueta dos veces y comience a escribir cuando vea el cursor Cambie. (No haga doble clic o abrir la hoja de propiedades de la etiqueta en lugar de entrar en el modo de edicin). 6. Elimine el espacio sobrante creado en el Encabezado de pgina arrastrando hacia arriba el borde inferior del encabezado. 7. Haga clic sobre la lengeta Datos y cambie el Origen del registro. 8. Agrande la lnea que pasa horizontalmente a travs del diseo del informe bajo las etiquetas.

13.10.2. Cmo definir un campo resumen

1. Abra el informe en la Vista Diseo. 2. Arrastre el borde inferior de la lnea gris titulada Pie de informe para aumentar este espacio. 3. Haga clic sobre el Cuadro de herramientas en la barra de herramienta si es que an no est abierto. 4. Haga clic sobre la Herramienta Cuadro de texto y arrastre al Pie de informe para crear un cuadro que muestre la el resumen. 5. Haga clic con el botn derecho sobre el Nuevo control y seleccione la opcin Propiedades. 6. Haga clic sobre la lengeta Datos y escriba la formula del resumen en la propiedad Origen de control. 7. Haga clic dos veces sobre la etiqueta para el nuevo campo y edtela para que se lea el contenido del Resumen. 8. Cambie el tamao de la etiqueta si lo necesita.

13.10.3. Cmo crear un informe de slo resumen

Ya ha visto cmo crear un informe resumen con el Asistente para informes. Sin embargo, el informe resultante no era del todo perfecto. Los encabezados y pies de grupo quedaron un poco apretados y no resultaba fcil la lectura del informe, una de las soluciones es crear una consulta de totales que calcule una informacin de resumen que quiera ver, y usar un Autoinforme en la consulta. Otra de las opciones es. si su informe ya tiene campos resumen en un pie de grupo, ocultar el rea detallada del informe con este truco 1. Abra el informe en la Vista Diseo. 2. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el rea detallada y seleccione Propiedades del men emergente. 3. Haga clic sobre la lengeta Formato si es que no esta activa. 4. Cambie la entrada de Visible a No Cuando obtiene el informe en vista preliminar los registros detallados no se visualizaran Lo nico que ver sern los contenidos de las secciones del otro informe: el encabezamiento de informe, el encabezamiento, el pie de grupo y el pie del informe.

13.11. Informes de registros seleccionados

Para crear un informe de registros seleccionados procedentes de una tabla, hay vanos caminos: Base el informe en una consulta si quiere mostrar registros que siempre siguen cierto criterio. Cree una consulta de parmetros que le pida criterios si quiere cambiar los registros del informe de forma improvisada Abra una tabla, aplquele un filtro y gurdela, Despus cree un informe para la tabla. Hay que tener cuidado con este mtodo, puede que tenga que activar el filtro en el informe antes de que pueda trabajar.

13.11.1. Cmo basar un informe en una consulta

Para basar un informe en una consulta, seleccione la consulta en la lista desplegable del cuadro de dialogo Nuevo Informe. Tambin puede seleccionar la consulta en la ventana Base de datos y seleccionar Informe o Autoinforme de la lista desplegable que se visualiza en Nuevo objeto en la barra de herramientas.

13.11.2. Cmo crear un informe que le pida los criterios de seleccin de registros
Para que Access le pida los criterios de seleccin de registros para el informe, debe disear un informe que se base en una consulta de parmetros.

10. Funciones adicionales

Indice del Captulo

8. Funciones adicionales .......................................................................................................................................... 1 8.1. Personalizar Access .................................................................................................................................... 95 8.1.1. Opciones .............................................................................................................................................. 95 8.1.1.1. Cmo cambiar las propiedades generales de las bases de datos .................................................. 95 8.1.1.2. La carpeta de bases de datos predeterminada ............................................................................... 96 Cmo cambiar las propiedades del diseo de tabla ................................................................................... 96 8.1.1.4. Cmo personalizar las vistas de hojas de datos ............................................................................ 97 8.1.1.5. Cmo cambiar el comportamiento de la funcin Buscar y Reemplazar ....................................... 98 8.1.1.6. Cmo activar o desactivar mensajes de confirmacin .................................................................. 98 8.1.2. Mens y barras de herramientas .......................................................................................................... 99 8.1.2.1. Cmo cambiar una barra de herramientas .................................................................................... 99 8.1.2.2. Como agregar una herramienta a una barra de herramientas ........................................................ 99 8.1.2.3. Cmo eliminar una herramienta a una barra de herramientas..................................................... 100 8.1.2.4. Cmo restablecer una barra de herramientas .............................................................................. 100 8.1.2.5. Cmo restablecer una barra de herramientas .............................................................................. 100 8.1.2.6. Cmo crear una barra de herramientas ....................................................................................... 100 8.1.2.7. Cmo agregar herramientas a una nueva barra de herramientas ................................................. 101 8.1.2.8. Cmo eliminar o cambiar el nombre de una barra de herramientas............................................ 101 8.1.2.9. Cmo cambiar las propiedades de una barra de herramientas .................................................... 101 8.1.2.10. Cmo crear un men emergente ............................................................................................... 102 8.1.2.11. Cmo cambiar las propiedades de una herramienta.................................................................. 103 8.1.2.12. Cmo cambiar la imagen de un botn ...................................................................................... 103 8.1.2.13. Cmo modificar la imagen de un botn .................................................................................... 104 8.1.2.14. Cmo cambiar el texto de un botn por una imagen ................................................................ 104 8.1.2.15. Cmo cerrar el cuadro de dilogo Personalizar ........................................................................ 104 8.2. Importar datos de otra base de datos, de Excel, archivos de texto, HTML, etc. ....................................... 105 8.2.1. Cundo importar, vincular o compartir datos .................................................................................... 105 8.2.1.1. Cmo importar datos .................................................................................................................. 105 8.2.1.2. Cmo obtener datos procedentes de otra base de datos .............................................................. 105 8.2.1.3. Cmo importar datos desde Excel .............................................................................................. 106 8.2.1.4. Cmo importar archivos de texto................................................................................................ 106 8.2.1.5. Cmo importar documentos HTML ........................................................................................... 107 8.2.1.6. Otras opciones de importacin ................................................................................................... 108 8.3. Vincular datos. Eliminar vnculo .............................................................................................................. 108 8.3.1. Como eliminar un vnculo ................................................................................................................. 109 8.4. Vincular tablas de servidores SQL ........................................................................................................... 109 8.5. Compartir datos con Word. Combinar correspondencia ........................................................................... 109 8.5.1. Cmo publicar un objeto de Access con Word .................................................................................. 109 8.5.2. Cmo combinar correspondencia con Word ..................................................................................... 110 8.6. Analizar tabla con Excel ........................................................................................................................... 111 8.7. Exportar datos........................................................................................................................................... 111

10.1. Personalizar Access

Microsoft Access permite personalizar las vistas de hojas de datos, los mens y las barras de herramientas, as como la forma de trabajar de Access en determinadas circunstancias. En este captulo se aprender a realizar este tipo de cosas para que pueda trabajar de la forma que mejor le convenga. 10.1.1. Opciones En el cuadro de dilogo Opciones puede cambiar muchas de las caractersticas predeterminadas de la forma de trabajar de Access. Para hacer esto: 1. Ejecute el comando Opciones del men Herramientas para abrir el cuadro de dilogo Opciones como se muestra en la figura.

2. Haga clic sobre la lengeta del tipo de opcin que quiera cambiar. Como gran parte de las entradas del cuadro de dilogo Opciones se explicarn por s mismas, no se tratar cada una de las lengetas en detalle. nicamente se describirn aquellas que sean ms probable que le interese modificar. 10.1.1.1. Cmo cambiar las propiedades generales de las bases de datos Use la lengeta General del cuadro de dilogo Opciones para establecer sus preferencias en cuanto a: Imprimir mrgenes Pociones de autocorreccin de nombres rdenes de las bases de datos La carpeta en la que Access, de forma predeterminada, busca las bases de datos y las guarda

El nmero de archivos usados recientemente que hay al final del men Archivo Si debe informar mediante sonidos Si Access debe compactar una base de datos al cerrarla

10.1.1.2. La carpeta de bases de datos predeterminada Para cambiar la carpeta de bases de datos predeterminada: 1. Haga clic sobre la lengeta General del cuadro de dilogo Opciones. 2. Escriba en el cuadro de texto bajo Carpeta de bases de datos predeterminada, el nombre de la carpeta que quiere usar. 3. Haga clic sobre Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones si es que no necesita efectuar ningn cambio ms.

10.1.1.3. Cmo cambiar las propiedades del diseo de tabla

Cuando est trabajando con una tabla en la Vista diseo, es fcil que tenga que cambiar frecuentemente el tamao de campo predeterminado para los campos de texto a un valor ms pequeo.

Puede que lo que necesite es usar otro tipo de campo que no sea el campo de texto predeterminado. Para cambiar las opciones predeterminadas que Access usa en la Vista Diseo de una tabla: 1. Haga clic sobre la lengeta Tablas/Consultas del cuadro de dilogo Opciones tal y como se muestra en la figura anterior. 2. Cambie el campo Texto de la seccin Tamao predeterminados de campo y de tipo predeterminado de campo si lo necesita. 3. Haga clic sobre Aceptar si ha terminado de modificar las Opciones. 10.1.1.4. Cmo personalizar las vistas de hojas de datos Cuando abre una tabla en la Vista Hoja de datos, Access suele mostrar la tabla con propiedades como la de la figura siguiente.

En el cuadro de dilogo Opciones, puede cambiar los colores, tipo de fuente y estilo, lneas de borde, ancho de columna y efecto de las celdas. Para hacer esto: 1. Opciones. 2. Cambie las entradas de Fuente, Fondo y cuadrcula del cuadro Colores predeterminados. Cambie tambin el Ancho de columna y Efecto de celda predeterminados segn lo necesite. 3. Haga clic sobre Aceptar si ha terminado de modificar las Opciones. Haga clic sobre la lengeta Hoja de datos del cuadro de dilogo

10.1.1.5. Cmo cambiar el comportamiento de la funcin Buscar y Reemplazar El cuadro de dilogo para Buscar y reemplazar tiene entradas que determinan si Access debe buscar en todos los campos de una tabla o slo en el campo en el que se encuentre. Otra entrada determina que la bsqueda sea nicamente de valores totales de un campo o que incluya tambin parte del valor de un campo. Puede cambiar las entradas predeterminadas de estas caractersticas en el cuadro de dilogo Opciones: 1. Haga clic sobre la lengeta Modificar/Buscar del cuadro de dilogo Opciones. 2. En la seccin Comportamiento predeterminado de Buscar y Reemplazar, seleccione una de las opciones de bsqueda. Estas opciones se describen en la tabla siguiente. 3. Haga clic sobre Aceptar si ha terminado de modificar las Opciones. Esta Opcin... Bsqueda rpida Bsqueda general Bsqueda de inicio de campo Busca... nicamente en el campo actual Entre todos los campos de la tabla nicamente en el campo actual Y relaciona... El valor de campo completo Cualquier parte del valor de campo El inicio del valor de campo

10.1.1.6. Cmo activar o desactivar mensajes de confirmacin Generalmente, Access le pide que confirme si realmente quiere eliminar registros u objetos de la base datos, o si quiere ejecutar consultas que eliminan, agregan o actualizan registros. En el cuadro de dilogo Opciones puede activar o desactivar estos mensajes segn le convenga: 1. Haga clic sobre la lengeta Modificar/Buscar del cuadro de dilogo Opciones. 2. En la seccin Confirmar, desactive las casillas de activacin de Cambios en los registros (eliminacin de registros), Eliminaciones de documentos (eliminacin de objetos de la base de datos) y Consultas de accin (Agregacin, eliminacin y actualizacin de consultas). 3. Haga clic sobre Aceptar si ha terminado de modificar las

Opciones. 10.1.2. Mens y barras de herramientas Access incluye mens y barras de herramientas ya creados, que cambian dependiendo de la tarea que est realizando. Puede personalizar estos mens y barras de herramientas como desee e incluso crear los suyos propios. Cada men y barra de herramientas tiene sus propiedades caractersticas las cuales determinan si se puede mover, cambiar el tamao, personalizar, cortar u ocultar. El cuadro de dilogo Personalizar es el lugar en el que trabaja con los mens y barras de herramientas. Hay dos formas diferentes de abrir esta herramienta: Haga clic con el botn derecho del ratn sobre cualquier barra de herramientas y selecciones Personalizar. Ejecute el comando Barras de herramientas - Personalizar del men Ver. Entonces ver un cuadro de dilogo personalizar como el que se muestra en la figura siguiente.

10.1.2.1. Cmo cambiar una barra de herramientas Con el cuadro de dilogo Personalizar, puede arrastrar herramientas desde la lengeta Comandos a cualquier barra de herramientas visible. Tambin puede arrastrar las herramientas fuera de la barra de herramientas para quitarlas de sta, Siga estos pasos para cambiar cualquier barra de herramientas o men: 1. Abra el cuadro de dilogo Personalizar como se explic anteriormente. 2. Arrastre el cuadro de dilogo hacia abajo si quiere trabajar con ms de una barra de herramientas al mismo tiempo, o arrastre las barras de herramientas de manera que no las tape el cuadro de dilogo. 3. En la lengeta Barras de herramientas, haga clic sobre (active) las casillas de activacin de las barras de herramientas que quiera personalizar. Al final de la lista Barras de herramientas, encontrar las opciones para Mens y Mens emergentes. 10.1.2.2. Como agregar una herramienta a una barra de herramientas

Una vez que la barra de herramientas sea visible y el cuadro de dilogo personalizar est abierto, puede agregar las herramientas sin problema alguno. A continuacin se muestra cmo hacer esto: Haga clic sobre la lengeta Comandos del cuadro de dilogo Personalizar. Bajo la lista Categoras, haga clic sobre el tipo de comando que quiera agregar. Desplcese a travs de la lista Comandos de la misma lengeta hasta que la herramienta que quiera agregar est visible. Arrastre la herramienta desde el cuadro de dilogo Personalizar hasta la barra de herramientas que desee. Cuando haya terminado de efectuar sus cambios en las barras de herramientas, haga clic sobre Cerrar.

10.1.2.3. Cmo eliminar una herramienta a una barra de herramientas Para eliminar una herramienta de la barra de herramientas, arrstrela fuera de la barra de herramientas cuando el cuadro de dilogo. Personalizar est abierto. Tenga cuidado de no arrastrarla hacia otra barra de herramientas u otro men, pues en tal caso se agregar a la barra de herramientas sobre la que se suelte. 10.1.2.4. Cmo restablecer una barra de herramientas Para eliminar una herramienta de la barra de herramientas, arrstrela fuera de la barra de herramientas cuando el cuadro de dilogo Personalizar est abierto. Tenga cuidado de no arrastrarla hacia otra barra de herramientas u otro men, pues en tal caso se agregar a la barra de herramientas sobre la que se suelte. 10.1.2.5. Cmo restablecer una barra de herramientas Una vez que haya modificado una barra de herramientas, la puede volver a su estado original. Para hacer esto: 1. Abra el cuadro de dilogo Personalizar. 2. En la lista Barras de herramientas de la lengeta Barras de herramientas, haga clic sobre la barra de herramientas que quiera restablecer para seleccionarla. 3. Haga clic sobre Restablecer y seleccione Aceptar cuando se le pregunte si realmente quiere restablecer sus cambios. 10.1.2.6. Cmo crear una barra de herramientas Si quiere crear su propia barra de herramientas o men: 1. 2. 3. 4. Abra el cuadro de dilogo Personalizar. Haga clic sobre la lengeta Barra de herramientas. Haga clic sobre Nueva. Entonces ver este cuadro de dilogo: En el cuadro de dilogo Nueva barra de herramientas, escriba un nombre para la nueva barra de herramientas y seleccione Aceptar

La nueva barra de herramientas se aade a la ventana de Access, generalmente al lado del cuadro de dilogo Personalizar. De momento, ver una barra de herramientas pequea, ya que an no tiene herramientas. 10.1.2.7. Cmo agregar herramientas a una nueva barra de herramientas Para agregar herramientas a una nueva barra de herramientas personalizada, vase las instrucciones dadas en este captulo. La barra de herramientas personalizada Mis botones se muestra a continuacin con las herramientas Guardar, Imprimir, Vista previa, Guardar como y Exportar. 10.1.2.8. Cmo eliminar o cambiar el nombre de una barra de herramientas Puede eliminar o cambiar el nombre de una barra de herramientas que haya creado. (En el cuadro de dilogo Personalizar estas opciones estn inaccesibles cuando una de las barras de herramientas creadas por Access est seleccionada). Para eliminar o cambiar el nombre de una barra de herramientas: 1. 2. Abra el cuadro de dilogo Personalizar En la lista de herramientas de la lengeta Barras de herramientas, haga clic sobre la barra de herramientas que quiera eliminar o cambiar de nombre. 3. Haga clic sobre Cambiar nombre o sobre Eliminar dependiendo de lo que quiera hacer. 4. Si est cambiando el nombre de una barra de herramientas, escriba el nuevo nombre y haga clic sobre Aceptar. Si quiere eliminarla, solamente haga clic sobre Aceptar. 10.1.2.9. Cmo cambiar las propiedades de una barra de herramientas Cada men y barra de herramientas tiene unas propiedades que determinan si la barra se puede mover, cambiar de tamao, personalizar, modificar u ocultar. Para cambiar estas propiedades: 1. Abra el cuadro de dilogo Personalizar. 2. Haga clic sobre la lengeta Barra de herramientas. 3. Seleccione la barra de herramientas que quiera cambiar.

4. Haga clic sobre Propiedades. Entonces se abrir el siguiente cuadro de

dilogo: 5. Cambie las propiedades como desee. 6. Haga clic sobre Cerrar cuando haya terminado con los cambios. Algunas de las propiedades de las barras de herramientas ya creadas no se pueden cambiar. Entre stas se encuentran: Nombre de barra de herramientas, Tipo de barra de herramientas y Mostrar en el men barra de herramientas, por lo que estn inaccesibles en el cuadro de dilogo Propiedades de la barra de herramientas de todas las barras de herramientas ya creadas. 10.1.2.10. Cmo crear un men emergente Puede crear sus propios mens emergentes y agregarlos a formularios, informes o controles. (Use el Ayudante de Office para obtener ayuda sobre Mens emergentes. Despus haga clic sobre el tema Agregar un men emergente a un formato o informe). Para crear un men emergente, cree primero una nueva barra de herramientas. Despus: 1. Abra el cuadro de dilogo Propiedades de la barra de herramientas para la nueva barra de herramientas tal y como se explic en la ltima seccin. 2. Cambie la entrada de Tipo a Emergente. 3. Haga clic sobre Aceptar una vez que haya ledo las instrucciones. 4. Seleccione Cerrar. 5. En el cuadro de dilogo Personalizar, seleccione (active) la opcin Mens emergentes de la lista de herramientas. Entonces, Access muestra una barra de herramientas Mens emergentes con una opcin llamada Personalizar. 6. Haga clic sobre Personalizar para mostrar una lista de los mens emergentes personalizados. 7. Seleccione el men emergente con el que se quiera trabajar. 8. Agregue las herramientas en el men emergente como se describi anteriormente. 9. Cierre la barra de herramientas Mens emergentes.

10. Haga clic sobre Cerrar en el cuadro de dilogo Personalizar si ha terminado de trabajar con las barras de herramientas y mens. 10.1.2.11. Cmo cambiar las propiedades de una herramienta Cada herramienta tiene sus propiedades que puede usar para cambiar su apariencia en una barra de herramientas o en un men. Para personalizar una herramienta: 1. 2. Abra el cuadro de dilogo Personalizar. Haga clic sobre la lengeta Barra de herramientas, y active la barra de herramientas en la que esta la herramienta que quiere modificar, si es que no est visible. 3. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la herramienta que quiere cambiar para abrir un men emergente como ste:

Use este men emergente como cualquier otro men emergente de Access. Cuando haga clic sobre una opcin con puntos suspensivos (...), se abrir otro cuadro de dilogo. Para las otras opciones, haga clic sobre ellas para seleccionarlas. Tendr que hacer clic con el botn derecho del ratn cada vez que quiera volver a abrir el men emergente para realizar cambios en una herramienta.

10.1.2.12. Cmo cambiar la imagen de un botn Si quiere cambiar la imagen que muestra un botn, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el botn y seleccione Cambiar imagen del botn del men emergente. Entonces ver una paleta de imgenes como sta:

Haga clic sobre la imagen que quiera poner sobre el botn. 10.1.2.13. Cmo modificar la imagen de un botn Tambin puede modificar la imagen de un botn mediante el Editor de botones: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el botn cuya imagen quiere modificar. 2. Seleccione Modificar imagen del botn del men emergente para abrir el Editor de botones:

3. Para modificar una imagen, puede cambiar los colores de los diferentes cuadros. Para cambiar parte de la imagen, haga clic sobre una de las opciones de la seccin colores. Despus haga clic sobre el cuadro cuyo color quiere cambiar. 4. Repita el paso 3 hasta que haya cambiado los colores de todos los cuadros necesarios para obtener la imagen que quiera. 10.1.2.14. Cmo cambiar el texto de un botn por una imagen Algunos botones, como los de las herramientas Guardar como y Exportar de la barra de herramientas personalizada, tienen texto en lugar de cmo iconos. Para que el botn sea un icono: 1. Con el cuadro de dilogo Personalizar, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el botn que quiera cambiar. 2. Haga clic sobre Estilo predeterminado. El botn se transformar entonces en una imagen en blanco. 3. De nuevo, haga clic con el botn derecho del ratn sobre la herramienta y seleccione Cambiar imagen del botn. 4. Haga clic sobre una imagen de la paleta. 10.1.2.15. Cmo cerrar el cuadro de dilogo Personalizar Cuando haya terminado de trabajar con el cuadro de dilogo Personalizar, haga clic sobre Cerrar. Las barras de herramientas que hay en la ventana de Access regresarn a su modo normal de funcionamiento. Si necesita efectuar ms cambios, abra de nuevo el cuadro de dilogo Personalizar.

10.2. Importar datos de otra base de datos, de Excel, archivos de texto, HTML, etc.
10.2.1. Cundo importar, vincular o compartir datos Con tantas opciones para intercambiar datos puede que no tenga claro cul le conviene ms para su proyecto. A continuacin se ofrece una pauta de qu debe tener en cuenta a la hora de elegir: Importar datos a tablas de Access si no necesita compartir la informacin con nadie ms. Vincular datos a una base de datos Access si necesita compartir la informacin con alguien que necesita usarla en su formato original. Compartir datos con otro programa usando Vnculos de Office u OLE si el otro programa admite datos de Access directamente. Con esto se evita el proceso de exportar datos al formato de archivo de otro programa.

En las secciones que vienen a continuacin hay ejemplos para cada una de estas opciones. 10.2.1.1. Cmo importar datos Cuando imparta datos, Access lee un archivo procedente de otro programa con el que est trabajando y crea una tabla nueva a partir del mismo. Hay varios tipos de archivos que Access puede importar: Tablas procedentes de otras bases de datos Archivos dBase Archivos FoxPro Hojas de datos Excel Archivos de texto (de tamao delimitado o fijado) Documentos HTML Bases de datos ODBC como tablas en un servidos SQL

Para todos estos archivos el proceso es similar. En este captulo no se vern todos los tipos en detalle, pero s algunos ejemplos para los formatos de archivo ms habituales.

10.2.1.2. Cmo obtener datos procedentes de otra base de datos Para importar una tabla u otro tipo de objeto de una base de datos de Access: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Base de datos y ejecute el comando Obtener datos externos Importar del men Archivo para abrir el cuadro de dilogo Importar. 2. Seleccione una base de datos y haga clic sobre Importar. Entonces ver un cuadro de dilogo Importar objeto que representa la ventana de una base de datos. 3. Haga clic sobre la lengeta del tipo de objeto que desea importar y despus haga clic sobre un elemento en concreto que quiera seleccionar. 4. Repita el paso 3 para todos los elementos que quiera seleccionar. No es necesario que pulse constantemente la tecla Control para seleccionar

mltiples objetos. (Tambin puede hacer clic sobre Seleccionar todo para seleccionar todos los objetos de la ventana). Si quiere quitar la seleccin de algn objeto, haga clic de nuevo. 5. Haga clic sobre Aceptar para crear el nuevo objeto en la base de datos abierta. 10.2.1.3. Cmo importar datos desde Excel Puede importar datos de Excel en una tabla de Access nueva o en una tabla ya existente si los datos estn dispuestos en filas y columnas. La primera fila de datos puede contener ttulos de las columnas (Access los puede usar como los nombres de los campos) o valores, pero otro tipo de informacin como ttulos en la primera fila puede acarrear problemas durante la importacin. Es por esto por lo que es una buena idea revisar la hoja de trabajo antes de importar para asegurarse de que est preparada para esto. Para el proceso de importacin, use el Asistente para importacin de bases de datos. Una vez que est listo para comenzar a importar: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Base de datos y seleccione Importar. 2. Cambie la entrada de Tipo de archivo a Microsoft Excel (*.xls). 3. Seleccione la hoja de datos con los datos que necesita y haga clic sobre Importar para abrir el Asistente para importacin de hojas de clculo. 4. Seleccione la hoja de trabajo o el rango con nombre que desee importar si es que tiene la opcin para efectuar esta seleccin y haga clic sobre Siguiente. 5. Active la casilla Primera fila contiene ttulos de columnas si la primera fila de la tabla que se muestra tiene nombres de campo en lugar de datos. Despus haga clic sobre Siguiente. 6. Haga clic sobre Siguiente de nuevo sin cambiar nada para crear una nueva tabla de datos de Excel. (Si quiere agregar los datos a una tabla ya existente, seleccione primero la opcin en una tabla existente y seleccione la tabla en cuestin. Despus haga clic sobre Finalizar en el ltimo paso). 7. En el siguiente paso tiene la opcin de indexar campos o de no importarlos. Para algunos campos, tambin puede cambiar el tipo. Seleccione cada campo con el que quiera trabajar y seleccione las opciones que ms le convengan antes de pasar al siguiente paso. Si no necesita crear ningn indexado ni realizar ningn otro cambio, haga directamente clic sobre Siguiente. 8. En este paso es donde puede activar la opcin Permitir a Access activar la clave principal (la predeterminada), o seleccionar por s mismo la clave principal, o no agregar clave principal. Tras efectuar su eleccin, haga clic sobre Siguiente. 9. Para terminar, nombre la tabla y haga clic sobre Finalizar.

10.2.1.4. Cmo importar archivos de texto Los archivos de texto los crean muchos programas diferentes, por lo que se suelen usar como el archivo de texto interno cuando mueve datos de un programa a otro. Hay de dos tipos: Archivos de texto delimitado: con separadores como comas o tabulaciones entre los campos de datos en cada registro y generalmente con comillas en los valores de texto. Cada registro tiene su propia lnea.

Archivos de texto de ancho fijo: tambin con un registro en cada lnea, pero los valores de campo van alineados en columnas con espacios (en lugar de con tabulaciones) entre los valores de campo. He aqu los pasos para importar un archivo de texto delimitado: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Base de datos y seleccione la opcin Importar. En el cuadro de dilogo Importar cambie el tipo de archivo a Archivos de texto (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc). Seleccione el archivo que quiere usar y haga clic sobre Importar para iniciar el Asistente para importacin de texto: Seleccione Delimitado y haga clic sobre Siguiente. Si la opcin predeterminada de separacin entre campos no es la adecuada, seleccione la que le convenga. Si la primera fila de datos tiene nombres que se pueden emplear como campos para la nueva tabla, active la opcin Primera fila contiene nombres de campos. Despus haga clic sobre Siguiente. En el siguiente paso del asistente, seleccione una de las opciones en una tabla nueva o en una tabla existente, dependiendo de dnde quiere importar los datos. Despus haga clic sobre Siguiente. Si elige importar los datos en una nueva tabla, puede cambiar el nombre y el tipo de campos que se importan en el siguiente paso. Tambin puede activar la opcin para indexar campos. Para cambiar estos atributos haga clic sobre cualquier punto del campo para seleccionarlo. Despus cambie los valores que se encuentran bajo Opciones de campo segn lo necesite. Haga clic sobre Siguiente para continuar. Seleccione un campo clave, deje que Access agregue una clave o seleccione la opcin Sin campo clave. Despus haga clic sobre Siguiente. Escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic sobre Finalizar.

6.

7.

8. 9.

10.2.1.5. Cmo importar documentos HTML Puede cambiar un archivo HTML a una tabla de Access si tiene datos que Access pueda reconocer como registros y campos. Los datos se muestran organizados en filas y columnas que se pueden importar fcilmente a una tabla de Access. Los datos de la pgina Web se almacenan en un archivo HTML. El archivo est lleno de cdigos que sirven para formatear los datos antes de mostrarlos. Cuando se importa el archivo HTML Access elimina todos los cdigos y almacena los datos restantes en una tabla. A continuacin se muestra cmo importar un archivo HTML a Access: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Base de datos y seleccione Importar. Cambie el tipo de archivo a Documentos HTML (*.html, *.htm). Seleccione el archivo que quiere usar y haga clic sobre Importar. Entonces ver el primer paso del Asistente para importacin de HTML. Si puede, active la opcin Primera fila contiene nombres de campos. Despus haga clic sobre Siguiente. Siga el resto de los pasos del asistente para importar datos.

10.2.1.6. Otras opciones de importacin Tal y como se dijo anteriormente, tambin puede importar datos desde Exchange, Lotus 1-2-3, Paradox, dBase, Outlook y ODBC. El proceso es similar al explicado en los ejemplos anteriores. Comience haciendo clic sobre el fondo de la ventana Base de datos y seleccionando Importar del men emergente. Despus seleccione el archivo adecuado de la lista desplegable de Tipo de archivo del cuadro de dilogo Importar. Si Access inicia un asistente, siga las instrucciones. Si no, escriba un nombre para la nueva tabla o para los datos importados cuando Access le pida que lo haga.

10.3. Vincular datos. Eliminar vnculo

Cuando vincula un archivo a una base de datos, establece un vnculo entre el archivo y Access, de tal forma que puede usarlo directamente. (Por el contrario, cuando importa un archivo, crea una nueva tabla que contiene los datos importados). El proceso para vincular un archivo a una base de datos de Access es similar al proceso de importacin. No veremos varios ejemplos para los diferentes tipos de archivos como antes, ya que el Asistente para vincular tablas es bastante claro. A continuacin se muestra un ejemplo para vincular una hoja de clculo de Excel con una base de datos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Base de datos y seleccione Vincular tablas. En el cuadro de dilogo Vincular, cambie el tipo de archivo a Microsoft Excel (*.xls). Seleccione un archivo y haga clic sobre Vincular. Ver un cuadro de dilogo de importacin de hojas de clculo. Seleccione una hoja de trabajo o un rango con nombre y haga clic sobre Siguiente. Si es necesario, active la casilla Primera fila contiene ttulos de columnas y haga clic sobre Siguiente. Escriba un nombre para la tabla vinculada y haga clic sobre Finalizar. (El archivo vinculado no se cambia de nombre, slo es para

establecer una referencia).

Una vez que haya vinculado un archivo a una base de datos, se visualizar en una lista de tablas de la ventana Base da datos precedido de una flecha y un icono del programa a partir del cual se han obtenido los datos.

10.3.1. Como eliminar un vnculo Para eliminar un vnculo de una base de datos: 1. 2. Sitese en la ventana Base de datos. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la tabla vinculada que quiere eliminar de la base de datos. 3. Seleccione Eliminar del men emergente. 4. Haga clic sobre la opcin S cuando Access le pregunte si realmente quiere vincular.

10.4. Vincular tablas de servidores SQL

Si quiere usar Access 2000 para trabajar con tablas en un servidor SQL de Microsoft, puede vincular las tablas como se explic anteriormente o crear un proyecto en lugar de una base de datos. He aqu algunas cosas que ha de tener en cuenta para decidir qu le conviene ms: Si vincula servidores SQL a bases de datos, puede crear consultas en ellos de la misma forma que con tablas Access. Para crear consultas en tablas de proyectos necesita crear Vistas. Microsoft Office tiene herramientas para visualizar el diseo que le pueden ayudar con esta tarea, pero no es tan fcil como usar la ventana Vista Diseo de consulta. Si quiere usar un proyecto, debera estar familiarizado con los conocimientos necesarios para trabajar con base de datos de servidores SQL.

10.5. Compartir datos con Word. Combinar correspondencia

Una de las mejores ventajas de Access 2000 es que le permite compartir datos entre varios programas sin necesidad de importar o exportar archivos. Incluir una tabla de Access, un informe u otro objeto en un documento de Word. Combinar datos de una tabla o una consulta de Access con un documento de Word. Analizar una tabla de Access con Excel sin tener que exportar los datos a una hoja de clculo.

stos son slo algunos de los trucos que puede hacer al usar Access junto con otras partes de Office. 10.5.1. Cmo publicar un objeto de Access con Word Puede insertar una tabla, consulta, formulario o informe de Access en un documento de Word sin necesidad de salirse de Access. Una vez que se ha insertado la informacin de Access en Word, puede editarlo o agregarle ms texto como desee.

Intente hacer esto con un informe de Access que se llame Listn telefnico de trabajo para ver cmo se visualiza en Word: 1. 2. Word. 3. Si el icono de Word est visible, haga clic sobre el botn Vnculos con Office de la barra de herramientas, o seleccione Publicar con MS Word de la lista desplegable del botn. En la ventana Base de datos, haga clic sobre el botn Informes. Seleccione el informe que quiere incluir en un documento de

Si no ha publicado anteriormente el objeto seleccionado, Word crear un nuevo archivo .rtf nombrado tras el objeto. Si ya existe un archivo con este nombre, podr sobreescribir el archivo anterior o escribir un nombre nuevo. Una vez que haya seleccionado la opcin Publicar, Word abrir un documento nuevo con el informe insertado. Puede editar el informe con Word tal y como lo hara con cualquier otro documento de Word. Cuando termine de trabajar con Word, cierre su ventana para regresar a Access. 10.5.2. Cmo combinar correspondencia con Word Si tiene que enviar correo electrnico usando datos de Access, suele ser ms fcil crear cartas y sobres en Word y combinarlos con campos de nombre y direccin de una tabla o una consulta. Si puede crear informes para las cartas y sobres, el trabajo es mucho ms fcil en Word, especialmente si el documento tiene varios estilos de fuente y varios tamaos. Hay un asistente que le ayuda a realizar la combinacin. Adems puede usar un documento de Word nuevo, o uno ya creado: 1. 2. En la ventana de Base de datos, seleccione la tabla o consulta que contiene los campos que quiere combinar en un documento de Word. De la lista desplegable del botn Vnculos con Office de la barra de herramientas, seleccione la opcin Combinar con MS Word para iniciar el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word. Si an no ha creado el documento adecuado, seleccione la opcin Crear un documento nuevo..., en caso contrario, deje la opcin Vincular los datos a un documento de Word existente. Despus haga clic sobre Aceptar. Poco despus ver abierta la ventana de Word, la cual contiene una barra de herramientas Combinar correspondencia. Escriba el texto para la carta o el sobre. Para insertar un campo, seleccinelo de la lista desplegable del botn Insertar campo de combinacin. Cuando haya finalizado con el documento de combinacin, haga clic sobre Ver datos combinados de la barra de herramientas Combinar correspondencia para ver el documento con los datos Access insertados. En este punto, puede combinar el documento con otro documento (con pginas separadas para cada uno de los registros de Access), o combinarlo al imprimir. Dependiendo de lo que quiera hacer, haga clic sobre el botn Combinar en un documento nuevo o sobre el botn Combinar al imprimir. Si selecciona la opcin Combinar en un documento nuevo, Word abrir un archivo nuevo de tipo .doc con los datos de Access reemplazados

3.

4.

5. 6.

7.

8.

por cualquier campo combinado que haya incluido. Si elige imprimir el documento combinado, pasar directamente a la impresora. 9. Cierre la ventana de Word para regresar a Access.

10.6. Analizar tabla con Excel

Aunque pueda obtener informacin resumida de tablas de Access mediante consultas o informes, a veces resulta ms fcil realizar este tipo de trabajo en Excel. Con los vnculos de Office puede exportar una tabla o una consulta a una hoja de clculo y abrirla en Excel con hacer clic una vez con el ratn: 1. En la ventana Base de datos, seleccione la tabla o consulta que quiere abrir en Excel. 2. Seleccione Analizar con MS Excel de la lista desplegable del botn Vnculos con Office de la barra de herramientas. Excel se abrir y se visualizar una nueva hoja de datos con los datos del objeto que seleccion en Access. Los cambios que realice en la hoja de datos de Excel afectarn al archivo .xls pero no alterarn la tabla o la consulta original.

10.7. Exportar datos

De la misma forma que puede importar datos a una base de datos de Access, puede exportar archivos de diferentes tipos, incluyendo otras bases de datos de Access. Para hacer esto: 1. En la ventana Base de datos, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto que desea exportar y seleccione Exportar para abrir este cuadro de dilogo. Cambie la entrada de Guardar como tipo al tipo de archivo que quiera realizar la exportacin. Cambie la carpeta si lo necesita y escriba un nombre para el nuevo archivo. Haga clic sobre Guardar. Si est exportando a una base de datos de Access, escriba un nombre para el objeto exportado en el cuadro de dilogo Exportar, seleccione la opcin Slo definicin si quiere exportar una tabla vaca. Haga clic sobre Aceptar.

2. 3. 4. 5.

14. Herramientas Access

9.1. Seguridad ...................................................................................................................................................... 112 9.1.1. Habilitar una contrasea ........................................................................................................................ 112 9.1.2. Seguridad a nivel de usuario .................................................................................................................. 112 9.1.2.1. - Proteger una base de datos agregando una contrasea de base de datos ...................................... 113 9.1.3. Usuarios y grupos. Permisos. ................................................................................................................ 114 9.1.4. Asistente de Seguridad. ......................................................................................................................... 115 9.1.5. Codificacin. ......................................................................................................................................... 116 9.1.5.1. Codificar o descodificar una base de datos ..................................................................................... 116 9.1.5.2. Notas y Aclaraciones. ..................................................................................................................... 117 9.2. Rplicas. ....................................................................................................................................................... 117

9.2.1. Crear una rplica de la base de datos. .................................................................................................... 117 9.2.2. Utilizacin de comandos de Microsoft Access para rplicas. ................................................................ 118 9.3. Analizadores. ................................................................................................................................................ 119 9.3.1. Cmo iniciar el analizador de rendimiento. ........................................................................................... 119 9.3.2. Cambios efectuados por el analizador de rendimiento. ......................................................................... 120 9.4. Compactar y Reparar Bases de Datos. .......................................................................................................... 121 9.4.1. Cmo reparar una base de datos. ........................................................................................................... 121 9.4.1.1. Cmo reparar una base de datos abierta. ........................................................................................ 121 9.4.1.2. Cmo reparar una base de datos cerrada. ....................................................................................... 121 9.4.2. Cmo compactar una base de datos ....................................................................................................... 122 9.4.2.1. Cmo compactar una base de datos abierta. ................................................................................... 123 9.4.2.2. Cmo compactar una base de datos cerrada. .................................................................................. 123 9.5. Archivos MDE. ............................................................................................................................................ 123 9.5.1. Cmo crear un archivo MDE de una base de datos. .............................................................................. 123 9.5.2. Cmo abrir un archivo MDE. ................................................................................................................ 124

14.1. Seguridad
14.1.1. Habilitar una contrasea
El mtodo ms simple es habilitar una contrasea para abrir la base de datos. Una vez que se haya habilitado la contrasea, se mostrar un cuadro de dilogo que pida la contrasea cada vez que se abra la base de datos. Slo los usuarios que escriban la contrasea correcta podrn abrir la base de datos. Este mtodo es seguro (Microsoft Access codifica la contrasea de forma que no se pueda tener acceso leyendo directamente el archivo de base de datos), pero slo es aplicable para abrir una base de datos. Una vez que se ha abierto una base de datos, todos los objetos estn disponibles para el usuario (a menos que se haya definido la seguridad a nivel de usuario, como se describe posteriormente). Para una base de datos que est compartida entre un pequeo grupo de usuarios o sobre un slo equipo, la habilitacin de una contrasea es todo lo que se requiere. No utilice una contrasea de base de datos si va a replicar una base de datos. Las bases de datos replicadas no se pueden sincronizar si se definen contraseas para ellas.

14.1.2. Seguridad a nivel de usuario

El mtodo ms flexible y extendido de proteger una base de datos se llama seguridad a nivel de usuario. Esta forma de seguridad es similar a los mtodos usados en la mayora de los sistemas de red. Los usuarios son obligados a identificarse y escribir una contrasea cuando inician Microsoft Access. Dentro del archivo de informacin de grupo de trabajo, estn identificados como miembros de un grupo. Microsoft Access ofrece dos grupos predeterminados: Administradores (llamados el grupo de Administradores) y Usuarios (llamados el grupo de Usuarios), aunque se pueden definir grupos adicionales. Los permisos se conceden a los grupos y usuarios para regular cmo se les permite trabajar con cada objeto en una base de datos. Por ejemplo, a los miembros del grupo Usuarios puede que se les permita visualizar, introducir o modificar datos en una tabla Clientes, pero no se les permita cambiar el diseo de esa tabla. Al grupo Usuarios se le podra permitir que slo examinaran los datos de una tabla que contenga datos de pedidos y se les negara totalmente el acceso a una tabla Nminas. Los miembros del grupo de Administradores tienen todos los permisos sobre todos los objetos de una base de datos. Se pueden instalar controles ms ajustados creando sus propias cuentas de grupo, asignando los permisos adecuados a esos grupos y despus agregando usuarios a esos grupos.

Las tres razones principales para utilizar la seguridad a nivel de usuario son las siguientes: Proteger la propiedad intelectual de su cdigo. Impedir que los usuarios cambien o inutilicen inadvertidamente una aplicacin cambiando cdigo de objetos de los que depende la aplicacin. Proteger los datos sensibles de la base de datos.

14.1.2.1. - Proteger una base de datos agregando una contrasea de base de datos
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cerrar la base de datos. Si la base de datos se comparte en una red, pedir a los dems usuarios que cierren la base de datos. Hacer una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en un lugar seguro. En el men Archivo, hacer clic en Abrir base de datos. Seleccionar la casilla de verificacin Exclusiva y despus abrir la base de datos. En el men Herramientas, sealar Seguridad y despus hacer clic en Establecer contrasea para la base de datos. En el cuadro Contrasea, introducir su contrasea. contraseas distinguen maysculas de minsculas. Las

En el cuadro Confirmar contrasea, confirme su contrasea escribiendo de nuevo la contrasea y haciendo despus clic en Aceptar.

La contrasea est ahora habilitada. La prxima vez que se abra la base de datos, aparecer un cuadro de dilogo pidiendo la contrasea. -

Precaucin: Si pierde u olvida su contrasea, no puede ser recuperada, de forma que no podr abrir su base de datos. No utilice una contrasea de base de datos si va a replicar una base de datos. Las bases de datos replicadas no pueden sincronizarse si se definen contraseas para ellas.

Notas: Si fuera necesario una mayor seguridad que la que le proporciona la contrasea de la base de datos, es necesario que defina la seguridad a nivel de usuario. No es posible habilitar una contrasea de base de datos si se ha definido seguridad a nivel de usuario para su base de datos y no tiene permiso de Administrador para la base de datos. Asimismo, una contrasea de base de datos se define adems de la seguridad a nivel de usuario. Si esta seguridad a nivel de usuario hubiera sido definida, permanece en efecto cualquier restriccin basada en los permisos de seguridad a nivel de usuario.

Si una tabla de una base de datos protegida con contrasea est vinculada, la contrasea se guarda en la base de datos y se vincula a la misma cuando se establece el vnculo. Esto puede tener consecuencias inesperadas.

14.1.3. Usuarios y grupos. Permisos.

Un archivo de informacin de grupo de trabajo de Microsoft Access contiene las siguientes cuentas predefinidas. Cuenta Administrador Funcin La cuenta de usuario predeterminada. Esta cuenta es exactamente la misma para cada copia de Microsoft Access y otras aplicaciones como Visual Basic para aplicaciones y Microsoft Excel.

Administradores El grupo de cuentas del administrador. Esta cuenta es nica para cada archivo de informacin de grupo de trabajo. Est predeterminado que el usuario Administrador pertenezca al grupo Administradores. Como mnimo, deber haber un usuario en el grupo Administradores en todo momento. Usuarios La cuenta de grupo que comprende todas las cuentas de usuarios. Cuando un miembro del grupo Administradores crea una cuenta de usuario, Microsoft Access agrega la misma al grupo de Usuarios de forma automtica. La cuenta es la misma para cualquier archivo de informacin de grupo de trabajo, pero nicamente contiene las cuentas de usuario creadas por los miembros del grupo de Administradores del grupo de trabajo en cuestin. De forma predeterminada esta cuenta dispone de permisos plenos sobre todos los objetos de nueva creacin. La nica forma de eliminar una cuenta de usuario del grupo Usuarios es que un miembro del grupo Administradores elimine del grupo al usuario.

De hecho, la seguridad en Microsoft Access siempre est activada. Hasta el momento en el que se activa el procedimiento de inicio de sesin para un grupo de trabajo, Microsoft Access conecta, de forma invisible, a todos los usuarios utilizando la cuenta de usuario Administrador predeterminada con una contrasea en blanco. Microsoft Access utiliza la cuenta de Administrador, en el trasfondo, como cuenta de administrador para el grupo de trabajo; adems de actuar como propietario de cualquier base de datos y tablas, consultas, formularios y macros creadas. Los administradores y propietarios son importantes ya que disponen de permisos que no les pueden ser retirados: Los Administradores (miembros del grupo Administradores) siempre pueden obtener permisos sobre los objetos creados en un grupo de trabajo. Una cuenta que sea propietaria de una tabla, consulta, formulario, informe o macro siempre puede obtener permisos totales sobre el mismo. Una cuenta que sea propietaria de una base de datos siempre podr abrir la base de datos. Como la cuenta de usuario de Administrador, es exactamente igual para todas las copias de Microsoft Access, los primeros pasos a seguir para proteger una base de datos son los de definir las cuentas de usuarios de administrador y de propietario (o utilizar una nica cuenta de usuario tanto para la cuenta de administrador como la de propietario), y despus retirar la cuenta de usuario Administrador del grupo Administradores. De lo contrario, cualquiera que disponga de una copia de Microsoft Access podr conectar con un grupo de trabajo utilizando la

cuenta Administrador y disponer de permisos para las tablas, consultas, formularios, informes y macros del grupo de trabajo. Al grupo Administradores se le pueden agregar el nmero de cuentas de usuario que se deseen, pero solamente una cuenta de usuario podr ser propietaria de la base datos (aquella cuenta de usuario que se encuentre activada en el momento de crearse la base de datos, o cuando el ttulo de propiedad se transfiera mediante la creacin de una nueva base de datos y se importen todos los objetos de una base de datos en la misma). No obstante, las cuentas de grupo pueden ser propietarias de tablas, consultas, formularios, informes y macros dentro de una base de datos. Importante:

Las cuentas que se creen para usuarios de la base de datos debern guardarse en el archivo de informacin del grupo de trabajo que esos usuarios compartan cuando utilicen la base de datos. En el caso de que se utilice un archivo diferente para crear la base de datos, deber cambiarse el archivo antes de crear las cuentas. Deber asegurarse de que crea una contrasea nica para las cuentas de usuario y de administrador. El usuario que pueda conectarse utilizando la cuenta de administrador siempre podr obtener permiso total para cualquier tabla, consulta, formulario, informe y macro creados en el grupo de trabajo. El usuario que pueda conectarse utilizando una cuenta de propietario siempre podr obtener permisos totales para aquellos objetos que sean propiedad del usuario. La organizacin de usuarios por grupos facilita la administracin segura de una base de datos. Mediante esta estrategia, en lugar de asignar permisos a cada usuario y para cada tabla, consulta, formulario, informe y macro de una base de datos, se podrn asignar permisos a unos pocos grupos y, despus, agregar usuarios al grupo apropiado. Cuando los usuarios conectan con Microsoft Access, adquieren los permisos de cualquiera de los grupos a los cuales pertenezcan. nicamente las cuentas de usuario podrn conectarse a Microsoft Access; no es posible conectarse utilizando una cuenta de grupo. Una vez creadas las cuentas de usuario y grupo, se podrn visualizar las asociaciones entre los mismos haciendo clic en Cuentas de usuario y grupo en el submen Seguridad (men Herramientas), y despus haciendo clic en el botn Imprimir usuarios y grupos. Microsoft Access imprimir un informe de las cuentas del grupo de trabajo, mostrando los grupos a los que pertenece cada usuario y los usuarios que pertenecen a cada grupo.

14.1.4. Asistente de Seguridad.

La utilizacin del Asistente para seguridad a nivel de usuario es un proceso simple, aunque ejecutando slo el asistente no se realizan todos los pasos requeridos para proteger totalmente su base de datos1. 1. Unirse a un grupo de trabajo protegido o crear un nuevo archivo de informacin de grupo de trabajo.

Para estar seguro de que la base de datos est totalmente protegida, no se debe utilizar el grupo de trabajo predeterminado definido por el archivo de informacin de grupo de trabajo de Microsoft Access que fue creado cuando se instal Microsoft Access. Se debe asegurar de que el archivo de informacin de grupo de trabajo que
1

Nota: El Asistente para seguridad a nivel de usuario puede necesitar un cierto tiempo para su ejecucin (Varios minutos).

define el grupo de trabajo al que se haya unido se ha creado con un Id. de grupo de trabajo (WID) nic o, en caso contrario, se debera crear un nuevo grupo de trabajo. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Activar el cuadro de dilogo de Conexin. Crear la cuenta de usuario del Administrador. Salir de Microsoft Access y conectarse como Administrador2. Eliminar el usuario Administrador del grupo de Administradores. Abrir la base de datos que se desea proteger. En el men Herramientas, seleccionar Seguridad y despus hacer clic en el Asistente para seguridad a nivel de usuario. Seguir las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.

El Asistente para seguridad a nivel de usuario crea una nueva base de datos, exporta las copias de todos los objetos desde la base de datos original, protege los tipos de objeto seleccionados en el primer cuadro de dilogo del asistente revocando todos los permisos del grupo Usuarios para esos objetos en la nueva base de datos y despus codifica la nueva base de datos. La base de datos original no cambia en modo alguno. Las relaciones de la tabla y cualquier tabla vinculada tambin son creadas de nuevo en la nueva base de datos. En este momento, slo los miembros del grupo de Administradores del grupo de trabajo al que se uni en el paso 1 tendr acceso a los objetos protegidos de la nueva base de datos. El grupo Usuarios no tendr permisos para los objetos protegidos. Es necesario que se concedan permisos a los usuarios o grupos para poder regular el acceso a los objetos protegidos.

14.1.5. Codificacin.

14.1.5.1. Codificar o descodificar una base de datos

La codificacin de una base de datos comprime el archivo de base de datos y lo hace indescifrable mediante un programa de utilidades o procesador de textos. La descodificacin de una base de datos invierte la codificacin. 1. Inicie Microsoft Access sin abrir una base de datos3. 2. En el men Herramientas, seleccione Seguridad y despus haga clic en Codificar/Descodificar base de datos. 3. Especifique la base de datos a codificar o descodificar y, despus, haga clic en Aceptar. 4. Especifique un nombre, una unidad y un directorio para la base de datos codificada o descodificada; y despus haga clic en Aceptar. Si se utiliza el mismo nombre, unidad y directorio que la base de datos original, y la base de datos se codifica o descodifica con xito, Microsoft Access
2

Nota: Si desea que un usuario que no sea la cuenta del administrador sea el propietario de la base de datos y de todos los objetos en ella, salga de Microsoft Access y conctese como ese usuario. Este debe ser un usuario que no sea el Administrador que tenga al menos los permisos Leer datos y Leer diseo sobre todos los objetos en la base de datos que desee proteger. 3 Nota: No es posible codificar o descodificar una base de datos cuando sta se encuentra abierta. En un entorno multiusuario, la funcin de codificacin o descodificacin falla si otro usuario tiene la base de datos abierta.

reemplaza de forma automtica el archivo original por la versin codificada o descodificada. En caso de error, Microsoft Access no elimina el archivo original.

14.1.5.2. Notas y Aclaraciones.

Si la seguridad a nivel del usuario ha sido definida, se deber disponer de permisos de Modificar el diseo para todas las tablas, con el fin de poder codificar o descodificar una base de datos. De no ser as la funcin de codificacin o descodificacin fallar. Si un objeto de una versin de base de datos 1.x incluye el carcter (`), tilde inversa, en el nombre del objeto, no ser posible codificar la base de datos. Se deber utilizar la versin 1.x de Microsoft Access, para cambiarle el nombre, y despus se cambiar las referencias a dicho objeto en las consultas, formularios, informes, macros y cdigo de Access Basic. La codificacin de una base de datos no restringe el acceso a objetos por parte de usuarios y grupos autorizados. El acceso a objetos se controla mediante la definicin del nivel de seguridad de usuario. La funcin de codificacin o descodificacin fallar si no se dispone de suficiente capacidad de almacenaje en el disco tanto para el original como para las versiones codificadas o descodificadas de la base de datos.

14.2. Rplicas.
14.2.1. Crear una rplica de la base de datos.
1. Abrir la base de datos de la que se desee crear una rplica. Si se est trabajando en un entorno multiusuario, asegurarse que los dems usuarios han cerrado la base de datos.

Antes de crear una rplica de una base de datos, se deben leer los cambios que se van a producir en la base de datos al crear la rplica. 2. 3. 4. 5. Si la base de datos est protegida por una contrasea de base de datos, eliminar la contrasea. En el men Herramientas, seleccionar Rplica, y luego hacer clic en Crear rplica. Hacer clic en S cuando se le pregunte si desea cerrar la base de datos. Hacer clic en S o en No (se recomienda hacer clic en S) cuando se pregunte, si desea crear una copia de la base de datos (este cuadro de dilogo slo aparecer si la base de datos debe ser convertida primero a un Diseo principal antes de crear la primera rplica) (Fig. 9.1).

(Fig. 9.1)

6.

En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica (Fig. 9.2), seleccionar la ubicacin en la que se desea colocar la nueva rplica.

(Fig. 9.2)

7.

Hacer clic en Aceptar.

14.2.2. Utilizacin de comandos de Microsoft Access para rplicas.

Con los comandos del submen Rplica del men Herramientas de Microsoft Access 97, puede crear Diseos principales y rplicas mientras trabaja (Fig. 9.3).

(Fig. 9.3)

Crear Rplica: Con el comando Crear rplica, se puede crear una rplica de la base de datos en la que est trabajando. Si la base de datos no es el Diseo principal, Microsoft Access la convierte de forma automtica. Recuperar diseo principal: El comando Recuperar diseo principal permite asignar el Diseo principal a otra rplica si el Diseo principal actual se ha daado. Sincronizar ahora: Con el comando Sincronizar ahora, puede intercambiar datos entre los miembros del conjunto de rplicas. Esos miembros pueden estar situados en su equipo, en otro equipo conectado a una red, o en una ubicacin Internet. Resolver conflictos: Con el comando Resolver conflictos, se pueden comparar dos miembros del conjunto de rplicas que estn en conflicto. Los conflictos pueden producirse cuando se sincronizan los miembros. Por ejemplo, dos rplicas pueden tener filas que han sido cambiadas desde la ltima sincronizacin. Debe decidir cul de los cambios es el que se acepta.

14.3. Analizadores.
El Analizador de rendimiento ofrece sugerencias sobre cmo acelerar el rendimiento de una base de datos y puede efectuar algunos de los cambios si as lo desea.

14.3.1. Cmo iniciar el analizador de rendimiento.

Para analizar una base de datos se deben seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos que se quiera analizar. 2. Ejecutar el comando Analizar Rendimiento del men Herramientas para abrir el cuadro de dilogo Analizador de Rendimiento (Fig. 9.4).

(Fig. 9.4)

3. Activar la casilla de activacin que se encuentra a la izquierda del icono y nombre de cada uno de los elementos que quiera incluir en el anlisis. Si quiere seleccionar todos los elementos, pulse el botn Seleccionar todo. Repita este proceso para cada uno de los tipos de objetos de la base de datos. Tambin puede hacer clic sobre la lengeta Todos los tipos de objetos para tener una lista de todos los elementos de todos los objetos. 4. Para analizar las relaciones de una base de datos, haga clic sobre la lengeta Base de datos actual y active la casilla verificaciones. 5. Haga clic sobre aceptar. El Analizador de rendimiento abrir un cuadro de dilogo (Fig. 9.5). Las sugerencias se muestran en una lista bajo Resultados del anlisis. Cada sugerencia va acompaada de un icono para definirlas como Recomendacin, Sugerencia o Idea.

(Fig. 9.5)

14.3.2. Cambios efectuados por el analizador de rendimiento.

El Asistente para rendimiento puede ejecutar algunos de los cambios que sugiere. Para que as sea se deben seguir los siguientes pasos:

1.

Hacer clic sobre los objetos que desea modificar. (Pulse Maysculas para seleccionar elementos contiguos, use Control para seleccionar varios elementos en cualquier orden de la lista). Seleccione Optimizar4. Cuando termine con el Analizador de rendimiento haga clic sobre Cerrar.

2. 3.

Una vez que el Analizador de rendimiento efecta los cambios, marca los elementos con el icono Resuelto.

14.4. Compactar y Reparar Bases de Datos.

14.4.1. Cmo reparar una base de datos.
Una base de datos se puede estropear debido a un fallo del ordenador o a cualquier otra circunstancia que altere la informacin del ordenador. Access tiene una herramienta que le ayuda a reparar una base de datos en caso de que esto ocurra. Mientras la base de datos no est demasiado estropeada, probablemente se podr recuperar por completo.

14.4.1.1. Cmo reparar una base de datos abierta.

Si necesita reparar una base de datos que est abierta, ejecute el comando Utilidades de la base de datos Compactar y reparar base de datos del men Herramientas. Access rescribir y abrir el archivo.

14.4.1.2. Cmo reparar una base de datos cerrada.

Si la base de datos que quiere reparar no est abierta deber seguir los siguientes pasos: 1. Cerrar cualquier otra base de datos que se tuviera abierta. 2. Seleccionar el comando Utilidades de la base de datos Compactar y reparar base de datos del men Herramientas. 3. En el cuadro de dilogo que se visualiza (Fig. 9.6), seleccione la base de datos que se quiera arreglar.

Nota: La opcin optimizar no est disponible para Ideas. Slo funciona para Recomendaciones y Sugerencias.

(Fig. 9.6)

4. Hacer clic sobre el botn Compactar. 5. En el cuadro de dilogo Compactar base de datos en (Fig. 9.7), seleccione el nombre de la base de datos o escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo.

(Fig. 9.7)

6. Hacer clic sobre Guardar. Si est sustituyendo el archivo existente haga clic sobre la opcin S cuando Access le pregunte si est seguro de sobrescribir el antiguo archivo.

14.4.2. Cmo compactar una base de datos

Cuando se trabaja con una base de datos, agregando y eliminando objetos, se ir reduciendo el espacio del disco. Parte de este espacio se puede recuperar compactando la base de datos. Durante este proceso, Access rescribe la

base de datos eliminando el espacio intil al mismo tiempo. Tambin actualiza el nmero siguiente de los campos Autonumricos si los registros al final de la tabla se han eliminado5.

14.4.2.1. Cmo compactar una base de datos abierta.

Para compactar una base de datos con la que se est trabajando, ejecute el comando Utilidades de la base de datos Compactar y reparar base de datos del men Herramientas. Despus, si comprueba el tamao de la base de datos en el cuadro de dilogo Abrir (suponiendo que la opcin Detalles del men Ver est activada) ver que es menor.

14.4.2.2. Cmo compactar una base de datos cerrada.

Para compactar una base de datos que no est abierta deber seguir los siguientes pasos: 1. Cerrar cualquier otra base de datos que se tuviera abierta. 2. Ejecutar el comando Utilidades de la base de datos Compactar y reparar base de datos del men Herramientas. 3. En el cuadro de dilogo que se muestra (Fig. 9.6), seleccione la base de datos que se quiera cambiar. 4. Hacer clic sobre el botn Compactar. 5. En el cuadro de dilogo Compactar base de datos en (Fig. 9.7), seleccione el nombre de la base de datos o escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo. 6. Hacer clic sobre Guardar. Si est sustituyendo el archivo existente haga clic sobre la opcin S cuando Access le pregunte si est seguro de sobrescribir el antiguo archivo.

14.5. Archivos MDE.

Si ha creado una base de datos que ser usada por algn tercero, puede proteger sus formularios y sus informes, as como cualquier cdigo de Visual Basic que haya aadido, guardando la base de datos como un archivo MDE. Con este tipo de archivos, puede abrir formularios e informes para ver y editar datos. Pero no puede abrir los objetos en la Vista de Diseo.

14.5.1. Cmo crear un archivo MDE de una base de datos.

Para crear un archivo MDE se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. Ejecutar el comando Utilidades de la base de datos Crear archivo MDE del men Herramientas. En el cuadro de dilogo Guardar MDE como (Fig. 9.8), escriba el nombre para el nuevo archivo MDE. Pueden usar el nombre original de la base de datos si lo desea ya que tendrn una extensin de archivo diferente: .mde.

Nota: El proceso para compactar bases de datos es el mismo que para repararlas.

(Fig. 9.8)

3.

Hacer clic sobre el botn Guardar.

14.5.2. Cmo abrir un archivo MDE.

Para abrir una base de datos que se ha guardado como un archivo MDE, se debern seguir los siguientes pasos: 1. 2. Hacer clic sobre el botn Abrir de la barra de herramientas o ejecutar el comando Abrir del men Archivo. En el cuadro de dilogo Abrir (Fig. 9.9), dejar el cuadro Tipo de archivo en la forma Archivos de datos (...) o cambiarlo a Archivos MDE (*.mde).

(Fig. 9.9)

3. 4.

Seleccionar el archivo MDE que se quiera abrir. Hacer clic sobre Abrir.

La ventana Base de datos de un archivo MDE es igual que la de la base de datos original, excepto que los botones Diseo y Nuevo se muestrn inaccesibles en las lengetas Formularios, Informes, Pginas y Mdulos (Fig. 9.10). En Mdulos, el botn Ejecutar tambin est inaccesible.

(Fig. 9.10)