Archivia Solution spa

Manuale

Descrizione La soluzione approntata prevede la realizzazione di una struttura organizzativa dellarchivio digitale che consenta la gestione completa dellarchivio dalla propria postazione. Il sistema risulta completamente integrato in Archweb_Plus e ci gli consente di utilizzare tutte le funzionalit precedentemente descritte per la creazione e gestione dei fascicoli , per la gestione ed archiviazione della documentazione, la gestione dei dati relativi al territorio con la completa integrazione web al SIT fornito vedi descrizione pi avanti - la ricerca rapida delle pratiche. Nello specifico il modulo consente limplementazione della scrivania virtuale. Di seguito illustriamo alcune videate del modulo. Laccesso personalizzato per ogni operatore.

Ci consente il caricamento da subito della propria scrivania

Da subito possibile accedere ai propri fascicoli o documenti oppure eliminare gli stessi con un semplice click sul tasto destro. Le attivit previste consentono la consultazione e larchiviazione. Entrando in consultazione si ha la possibilit di effettuare le ricerche e la gestione dei fascicoli con la medesima filosofia vista precedentemente con un notevole vantaggio in termini di produttivit e di

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abitudine alluso da parte degli operatori. Alcune slide rendono pi evidente la similitudine operativa.

Larea per la ricerca nellarea a sinistra rispetto alla pagina web e consente la ricerca in ambiti differenti. Il primo relativo alla ricerca per contenitore . In tal modo possibile ricercare il contenitore ovvero il singolo fascicolo sia in base alla tipologia di chiave, che per valore della chiave oppure per nome del fascicolo stesso. In pi vi la possibilit di salvare le ricerche effettuate. Tale opzione di estrema utilit quando si lavora per diverso tempo su di un fascicolo e per la gestione del workflow documentale. Il sistema consente di selezionare le chiavi per la ricerca da valorizzare tra tutte quelle previste. Il secondo la ricerca attraverso lesplorazione navigazione. ricerca strutturazione sfrutta dellalbero Tale tipologia appieno a di di la livelli

dellorganizzazione del sistema di conservazione digitale previsto da Archweb_PLUS nel pieno rispetto delle norma archivistiche informatiche di conservazione dei documenti digitali. La possibilit di esplorare con semplici click del mouse lintero albero consente di navigare allinterno dei

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fascicoli conservati come usualmente avviene quando si consulta un archivio cartaceo ordinato per fascicoli con in pi la possibilit di per chiavi, valore chiavi, ricerca per nome tipologia documentale, chiavi di indicizzazione oltre che allinterno dellalbero di navigazione. La ricerca pu essere effettuata anche per tipologia documentale ovvero si possono ricercare allinterno della banca dati o di un singolo fascicolo solo un certo tipo di documenti cos come previsti e inseriti. I documenti ricercati appaiono in basso in una lista cliccabile per singolo documento, lista che presenta le chiavi principali di archiviazione attribuite ad ogni singolo documento. Le ricerche effettuate possono essere salvate od anche inviate sulla scrivania virtuale a livello di fascicolo o di la singolo stampa documento anche la consentendone oltre che verifica delle chiavi, il ritorno al contenitore, il download e linvio per e.mail.

La scrivania si presenta come esplicitato nella videata successiva

Il sistema consente dalla scrivania una serie di attivit funzionali al workflow operativo ovvero le impostazioni, la consultazione e le importazioni. Le impostazioni consentono la impostazione degli archivi, della mail e la connessione.
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La consultazione riporta direttamente allarchivio digitale mentre la funzione di importazione consente le tipiche funzioni di gestione dei file da repository diversi ovvero diverse scrivanie condivise afferenti Archweb_PLUS. Difatti abbiamo la possibilit di definire la struttura di importazione

La possibilit di definire lo schema di importazione

Ovvero per contenitore, fascicolo o documento. Ed infine la possibilit di esportazione dei files operando sempre in unottica di ambiente operativo condiviso.

La visualizzazione dei documenti avviene al lato destro della videata consentendone il salvataggio o linvio alla scrivania come precedentemente indicato.

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Il documento cos visualizzato pu essere stampato direttamente sia per intero che andandone a selezionare solo un elemento. Elemento che viene evidenziato da un riquadro rosso.

La stampa che otteniamo perfettamente aderente alle richieste del capitolato in quanto consente sia di stampare su carta scegliendone il formato e la qualit che di creare un file PDF

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