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PROJECT CONSULTNEWSLETTER20090226
Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter
 
Inhalt 
Editorial...............................................................................2
 
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter............................2
 
Unternehmen & Produkte...............................................3
 
Actiware erweitert seine AWELOS-Suite..............................3
 
Autonomy kauft Interwoven..................................................4
 
Docuware mit SaaS...................................................................4
 
EMC mit Langzeitarchivierung..............................................5
 
Iron Mountain: Archivierung für Apple...............................6
 
Kodak kauft Scanner-Bereich von Böwe Bell &Howell................................................................................6
 
OPTIMAL SYSTEMS und Across mitautomatischer Übersetzung............................................6
 
SER mit ILM Lösung für MOSS..............................................7
 
Märkte & Trends...............................................................8
 
CeBIT 2009 Preview..................................................................8
 
DRT Trends 2009......................................................................8
 
Messen & Kongresse......................................................12
 
DLM Forum Konferenz in Prag............................................12
 
Artikel................................................................................13
 
Arbeitszeiten und Arbeitskosten in Projekten....................13
 
Auswahl von Portaltechnologie...........................................15
 
Breaking the Barriers of traditional RecordsManagement...................................................................16
 
Der „menschliche Faktor“ in Projekten...............................21
 
ECM vs. ECM..........................................................................23
 
Information as an asset..........................................................27
 
Made in Germany – Made for the USA...............................28
 
Metadata Standards – ein Weg zur Repositoryübergreifenden Suche?..................................................31
 
Publikation, Qualität, Reputation.........................................32
 
Gastbeiträge.....................................................................40
 
Archivierung und Security - aktueller denn je...................40
 
Bedeutung der Posteingangssteuerung fürBausparkassen................................................................43
 
Beweisqualität elektronischer Dokumente..........................44
 
BPM Round-Trip Engineering – Vision undWirklichkeit.....................................................................46
 
Compliance – Fluch oder Chance?.......................................52
 
Cooperation between archives in the EU............................54
 
Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard..............................55
 
Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung beider elektronischen Patentverwaltung..........................57
 
Die elektronische Rechnung als Voraussetzung fürschnelle Buchungsprozesse, zügigesBerichtswesen und „fast close“.....................................59
 
Digitale Aktenführung in der Verwaltung –Veränderung braucht Akzeptanz undKommunikation..............................................................62
 
DMS – nur eine Messe oder wie werden dreiBuchstaben zur Erfolgs-Marke einer Branche............64
 
ECM im Zeichen verbindlicherGeschäftskommunikation.............................................66
 
EIM entwickelt sich zur konzerninternen SharedService Plattform............................................................68
 
Einführung einer digitalen Akte..........................................69
 
Electronic Invoicing – Quo Vadis?.......................................71
 
E-Mails sicher aufbewahren – Betriebsprüfungenüberstehen.......................................................................71
 
Enterprise 2.0 – Das Ende der Community ist derBeginn von benutzergenerierte Tools..........................74
 
Enterprise Content Management im Web 2.0-Zeitalter...........................................................................77
 
Auch Enterprise 2.0-Content muss verwaltetwerden.............................................................................78
 
Fachmessen - unverzichtbareKommunikationskanäle im Marketing-Mix...............78
 
It’s the culture, stupid............................................................79
 
 Joy-Of-Use...............................................................................80
 
Krise, Geschäft, Wachstum und Zukunft - DieWettbewerbskraft nicht gefährden..............................81
 
Künftige Datenspeicher für die digitaleArchivierung...................................................................82
 
Lebenslanges Lernen – Frommer Wunsch odergelebte Realität?.............................................................86
 
MIKE2 - An Open Methodology for InformationManagement...................................................................88
 
Mit Ergonomie die Akzeptanz von ECM-Lösungen steigern ...............................90
 
Neue Anforderungen an die Aufbewahrungbetrieblicher Datenbestände.........................................90
 
Prozesse flexibler gestalten...................................................93
 
Records Management. Integration vonProzessführung und Dossierführung..........................94
 
RDF: Das neue XML?.............................................................99
 
SharePoint & ECM – Lösungen für SharePoint /MOSS 2007.....................................................................100
 
Social Publishing...................................................................102
 
Verkanntes Medium Dokument.........................................105
 
Viele Features, wenige Standards.......................................107
 
Vom Papier ins Netz.............................................................108
 
Was ist “Collaboration”?......................................................110
 
Wikis als Werkzeuge für Wissensmanagementinnerhalb von Organisationen.....................................112
 
Wortmüll aus der ECM-Werbung......................................115
 
Zahn der Zeit nagt am optischen Archiv...........................116
 
Leserbriefe......................................................................118
 
Congratulations!....................................................................118
 
Herzliche Glückwünsche.....................................................118
 
Leiten statt leiden..................................................................119
 
Quo vadis, PROJECT CONSULT – quo vadis,ECM?..............................................................................120
 
Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECTCONSULT-Newsletters................................................121
 
In der Diskussion..........................................................122
 
E-Mail-Management.............................................................122
 
Das dunkle Zeitalter.............................................................123
 
Recht & Gesetz..............................................................124
 
Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf zurRegelung von Bürgerportalen.....................................124
 
BGH-Urteil zu E-Mail & Elektronischer Signatur.............124
 
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 133
 
 20090226
Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter
PROJECT CONSULTNEWSLETTER
 
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 2 von 133
EU-Kommission will Rechnungssignaturabschaffen......................................................................124
 
Die GDPdU & die OFD Rheinland.....................................125
 
Normen & Standards....................................................125
 
UMID.....................................................................................125
 
XRepository...........................................................................125
 
Open Methodology for Managing InformationAssets.............................................................................126
 
XDOMEA 2.0.........................................................................126
 
Neues von Nestor.................................................................126
 
PROJECT CONSULT News........................................127
 
CDIA+ Zertifizierung – neue Kurse in 2009.....................127
 
Records Management 2009..................................................127
 
PROJECT CONSULT Vorträge...........................................128
 
Quiz – Mitmachen und Gewinnen bis 20.03.09................128
 
Aktuelles auf unserer Webseite..........................................129
 
ECM Top Ten Februar 2009.................................................129
 
Benchpark ECM Top Drei Februar 2009............................130
 
„DTX“ – PROJECT CONSULT DocumentTechnology Index.........................................................131
 
Vor 10 Jahren..................................................................132
 
Newsletter Ausgabe 19990226............................................132
 
Marlene’s Weblinks......................................................132
AMPLITEC, ceyoniq, DocuPortal, EASY Software,e-Spirit, d.velop, Grau Data, Janich & Klass, microform
Impressum......................................................................133
 
Newsletter-Bestellformular.........................................133Einhefter
CDIA+ 2009………………………………zwischen Seite 20 | 21)Records Management Roadshow 2009……zwischen Seite 40 | 41)
Editorial 
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter
 Am 26.02.1999 erschien der erste PROJECT CONSULT Newsletter. Längst noch nicht in der Form ausgereift, weni- ge Seiten stark, aber der Ursprung der Jubiläumssonderaus- gabe des Newsletter, die heute vor Ihnen liegt, bzw. IhrenBildschirm füllt. Für die Gestaltung der Jubiläumsausgabehaben wir Abonnenten, Kollegen, Journalisten, ehemalige Mitarbeiter und Kunden eingeladen, uns Gastbeiträge undLeserbriefe einzureichen. Ihnen gilt der Dank für diese „et-was längere“ Ausgabe unseres Newsletter!Natürlich hat der Newsletter auch eine Vorgeschichte. Be-reits in den 90er Jahren hatte PROJECT CONSULT für Fachverbandsredaktionen Newsletter zusammengestellt undveröffentlicht, d.h. immer wieder Artikel, Pressemitteilun- gen, Interviews und Analysen zur Verfügung gestellt. Dielosen, unregelmäßigen Beiträge wurden dann in Gestalt der ersten Newsletter zusammengefasst. Zielgruppe waren inden ersten drei Ausgaben Redaktionen, Journalisten und ei-nige unserer Kunden. Bereits mit der vierten Ausgabe habenwir uns entschlossen, den Inhalt noch stärker auf unsereKunden und auf unsere Branche auszurichten - und der Newsletter wandelte sich so immer mehr zu unserer Kun-den-Fach-Zeitschrift. Das positive Feedback und Bezugsan- fragen außerhalb von Redaktionen und Kundenkreis führte folglich im Herbst 1999 zum noch heute bestehenden Modelldes Bezugs über Abonnements. Im September 1999 kostetedas einfache Abonnement 342,50 DM – der Preis 2009 von175 Euro ist somit über 10 Jahre konstant geblieben. DieZusendung des Newsletters war damals wie heute für unse-re Kunden und für akkreditierte Redaktionen kostenfrei. Zudiesem Zeitpunkt war der Newsletter noch mit einer zwei-bis dreiwöchigen Erscheinungsweise konzipiert und entspre-chend kürzer als die Ausgaben der letzten Jahre. Im Herbstwar auch das Layout soweit konsolidiert, dass es bis heute(mit geringeren Modifikationen) Bestand hat. Das Zielfor-mat mit zwei Spalten war und ist der Papier-Ausdruck vor Ort bei den Empfängern, weil sich längere Texte am Bild-schirm schlecht lesen lassen. Somit ist der PROJECT CON-SULT Newsletter eigentlich eine ganz normale Fachzeit-schrift mit ISSN und allem was dazu gehört – mit dem ein-zigen Unterschied: Drucken muss man selbst. Dies führteauch dazu, dass wir uns bei Bildern und grafischen Spiele-reien von Anfang an eingeschränkt haben – und sogar auf ein gestaltetes Deckblatt verzichten. Pure Information stehtim Vordergrund. Im Sommer 1999 waren auch die inhaltli-chen Rubriken, die Sie heute noch wiederfinden, definiert.Informationen zu Unternehmen und Produkten mit eigen-ständiger Kommentierung und Bewertung. Berichte zuTrends und Märkten, Kongressen und Messen. WesentlicheThemen waren von Anfang an rechtliche Aspekte des Do-kumentenmanagements und Normen & Standards in diesemUmfeld. Ein Klassiker unter den ständigen Artikelthemensind die „DRT Trends“ – eine jährliche Analyse der Ent-wicklungen im Markt für Document Related Technologies.Genauso dazu gehört die jährliche Schwerpunktausgabe zur DMS EXPO, der wichtigsten Messe der Branche. DieseSonderausgaben wurden zum Teil auch gedruckt auf der DMS EXPO verteilt. Unsere Rubrik „In der Diskussion“ griff seit 1999 aktuelle Themen der Branche auf oder besetzteselbst neue Topics. Bereits im Jahr 1999 erschien unser ers-ter DTX, das Document Technology Börsenbarometer. Inden Zeiten des Neuen Marktes war die Entwicklung an der Börse ein ständiges Thema. Inzwischen erscheint diese Rub-rik aber nur noch wenige Male im Jahr. Dafür kamen imLauf der Jahre andere Rubriken wie z.B. die regelmäßige Auswertung der Daten von Benchpark.de/ECM hinzu. Unslag dabei immer viel daran, das eigenständige Profil der PROJECT CONSULT Newsletter zu bewahren. In seinemLeserbrief „Zum zehnjährigen Geburtstag des PROJECT CONSULT-Newsletters“ hat der Herausgeber der Zeit-schrift Passwort, Dr. Willi Bredemeier dieses Profil gewür-digt. Herzlichen Dank, Kollege Bredemeier!Zu unserem eigenständigen Profil gehört, dass sich der PROJECT CONSULT Newsletter ausschließlich durch A-bonnements, das Marketing-Budget von PROJECT CON-SULT und den Arbeitseinsatz unserer Beraterkollegen trägt.Es gibt keine Anzeigen, keine Advertorials, keine Beeinflus-
 
PROJECT CONSULTNEWSLETTER20090226
Jubiläumsausgabe
10 Jahre PROJECT CONSULT Newsletter
 
sung durch Anbieter im Markt. PROJECT CONSULT legthier besonderen Wert auf die Unabhängigkeit der Berichter-stattung, die schon zu manch bösem Brief von kommentier-ten Anbietern geführt hat, sich jedoch nur in drei Ausnah-men in Gegendarstellungen oder Korrekturen niedergeschla- gen haben. Die Inhalte des PROJECT CONSULT Newslet-ter spiegeln aber nicht nur die Entwicklungen am Marktwieder, sondern auch das Projektgeschehen. Produkte wer-den immer dann kommentiert, wenn sie von einem unserer Berater als interessant erachtet werden oder eine möglicheRolle in einem Projekt spielen könnten oder gespielt haben.Die PROJECT CONSULT Newsletter Redaktion verfolgtden Markt und schlägt die Themen vor, die dann von unse-ren Beratern einer näheren Betrachtung und Kommentie-rung unterzogen werden. Dies schlägt sich dann besondersin den Rubriken „Unternehmen & Produkte“, „Normen &Standards“ und „Recht & Gesetz“ nieder. Übrigens, der Name der Rubrik „Marlenes Weblinks“, in der sich Nach-richten sammeln, die nicht in der Rubrik „Unternehmen &Produkte“ von unseren Beratern besprochen wurden, gehtzurück auf eine Mitarbeiterin, die als erste für die Rubrikverantwortlich war. Den Redaktionsprozess kann man auchin einem Vortragsfolienset nachvollziehen:Coextant_Newsletter_Uebersetzung_Handout_20070913.Hier wird zugleich eine weitere Besonderheit des PROJECT CONSULT Newsletters deutlich. In den Jahren 2002 bis2006 haben wir parallel zur deutschen Ausgabe automati-sche Übersetzungen in Englisch, Französisch, Russisch undSpanisch erstellt. Diese wurden anfangs manuell in einNewsletter-Portal auf Basis von Lotus Notes, später in einPortal auf Basis von Sharepoint eingestellt. Dieses Portal istheute als das Newsletterarchiv mit Volltext-Recherche- Möglichkeit verfügbar:http://pcnewsletter.coextant.info/ .Für die Erstellung und den Betrieb des Portals sind wir Paul Caspers von der Firma Coextant zu großem Dank ver- pflichtet. Die automatisch erstellten Übersetzungen hattennatürlich ihre inhaltlichen Übersetzungsprobleme, weshalbwir diese Publikationsform auch nach dem Wegfall unseresursprünglichen Übersetzungspartners wieder eingestellt ha-ben. Ein wichtiger Nebeneffekt war aber die Entwicklungvon Technologien, um automatisiert und formatgetreu zu publizieren. Hieraus entwickelte sich die Plattformhttp://www.DOXTOP.com , die heute als allgemeine, freiePublikationsplattform im Internet verfügbar ist.Seit 2001 haben wir uns entschlossen, den Newsletter auchkostenfrei im Internet verfügbar zu machen. Allerdingsnicht tagesaktuell – dies ist nur unseren Abonnenten vorbe-halten - sondern nach einer dreimonatigen Wartefrist. Ne-ben unserem Archivportal findet man den Newsletter auf unserer Homepage und auf einigen anderen Webseiten. Diesträgt auch dem Umstand Rechnung, dass der Newsletter weiträumig kursiert, auch wenn dies nach den Abonne-mentsbedingungen nicht zulässig ist. Die Auswertung der uns zugänglichen Webstatistiken zeigt, dass manche News-letterausgaben bis zu 6000mal aufgerufen wurden (die„Renner“ sind hier natürlich immer die Ausgaben vor der CeBIT und vor der DMS EXPO). Und auch die älteren Ausgaben finden immer noch Leser, wie uns Anfragen vonStudierenden zeigen. In regelmäßig durchgeführten Befra- gungen unserer Leser wurde die inhaltliche Qualität hoch gelobt, mancher Tippfehler (Nobody is perfect, weder wir noch Word) und das zweispaltige Format aber kritisiert(zum Format sagen wir hier nichts mehr …). Die Redaktion,das sind Silvia Kunze-Kirschner (SKK, Marketing), Dr. Ul-rich Kampffmeyer (Kff, Geschäftsführer) und ein bis dreiTeilzeitkräfte. Zurzeit sind in unserem Dokumentations-und Redaktionsteam Kathrin Mohr (KM), Carsten Müns-ter(CaM) und Sebastian Meiser(SMe) tätig, die uns nebenIhrem Studium der Wirtschaftspädagik, Logistik und Infor-matik mit viel Elan und aktuellem Uni-Know-how unter-stützen. Hinzukommen unsere Berater als fachliche Input-Geber und Autoren von Kommentaren und Artikeln.Die Ausgabe 20090226 ist die 136. Newsletterausgabe (das Jubiläum zur 100sten Ausgabe hatten wir verpasst und ho-len dieses gleich mit der 10jährigen Jubiläumsausgabe nach). Man könnte jetzt noch zahllose Statistiken aufführen, wieviele tausend Seiten, wie viele hundert Artikel und Kom-mentare, wie oft neue wichtige Themen, warum mal 18 undwarum mal nur 10 Ausgaben im Jahr, usw. Aber damit wol-len wir Sie als Leser nicht behelligen. Uns kommt es auf dieBotschaft, die Inhalte, an – und die Rolle des Newsletters inunserer Beratungstätigkeit. Newsletter, Artikel und Bücher zu verfassen ist nicht die primäre Aufgabe von PROJECT CONSULT. Wir sind Berater und wollen mit unseremNewsletter einen Teil unseres Know-hows unseren Kundenund der Branche zugänglich machen. Der Newsletter spie- gelt die Einschätzungen von PROJECT CONSULT undPROJECT CONSULT Mitarbeitern wieder. Der Newsletter stellt unsere Sicht auf den ECM-Markt besonders imdeutschsprachigen Raum dar. So weiß jeder Leser, wo undwofür PROJECT CONSULT steht und mit welchen The-men wir uns gerade auseinandersetzen.Wir freuen uns, wenn Sie unsere Auseinandersetzung mitdem Markt auch zukünftig als Leser und Feedback-Geber begleiten.Ihre Newsletter-Redaktion 2009(Kff/SKK/SMe/CaM/KM)
 
Unternehmen & Produkte 
Actiware erweitert seine AWELOS-Suite
Mit AWELOS Global Documentation & Reportingwird ACTIWARE auf der CeBIT 2009 eine neuartigeAnwendung präsentieren, die Dokumentationsvorga-ben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozessetransparent und mit geringem Aufwand realisierensowie dauerhaft aktuell halten kann. Zudem sollenECM-relevante Prozesse (wie Klassifizierung, Indizie-rung, Strukturaufbau, Rechtevergabe und Workflow-Start) sowie Verarbeitungsschritte von Dokumenten(z.B. die Druckdatenverarbeitung, Barcode-Erkennung,Ablage aus Word, Excel, Outlook oder dem File-
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 3 von 133
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