Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan

(SIAP)

PT Napoleon Light Industry

DOKUMEN SPESIFIKASI KEBUTUHAN

V1.1
Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

SEJARAH REVISI

No. revisi Tanggal Oleh Keterangan

1.0 05 Mei 2008 Rusmin Wijaya Release pertama

1.1 07 Mei 2008 Rusmin Wijaya Penambahan Kode Wilayah

hal 2 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

Daftar Isi
Daftar Isi..........................................................................................................................................3
1 Pembukaan..................................................................................................................................4
1.1 Overview Sistem 4
1.2 Pengguna 4
2 Kebutuhan Sistem.......................................................................................................................5
..........................................................................................................................................................5
2.1 Kebutuhan Fungsional 6
2.2 Kebutuhan Antarmuka 10
2.3 Kebutuhan Performa 11
2.4 Kebutuhan Kualifikasi 12
3 Rancangan data sistem..............................................................................................................13
3.1 Penjualan, Pembelian dan Inventory13
3.2 Accounting 14
14
14
15
4 Daftar Kata................................................................................................................................15

hal 3 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

1 Pembukaan

1.1 Overview Sistem

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan (SIAP) akan menjadi sebuah sistem
terintegrasi yang akan digunakan oleh PT Napoleon Light Industry dalam menjalankan
kebutuhan bisnis perusahaan sehari-hari. Sistem akan dibuat secara khusus untuk jenis
perusahaan retail perlengkapan kunci. Sistem mencakup penjualan, pembelian,
inventori perusahaan dan modul akuntansi perusahaan. Semua data yang digunakan
oleh sistem akan terintegrasi satu sama lain dan dapat digunakan oleh perusahaan
untuk kebutuhan-kebutuhan lainnya seperti analisa penjualan per-Area.

Keuntungan yang didapat dari berjalannya sistem ini adalah sebagai berikut:
• Terintegrasinya data dan proses yang terkomputerisasi.
• Meminimalkan paperwork dan mengoptimalkan waktu bekerja.
• Kontrol terhadap cashflow pembelian dan penjualan.
• Penyederhanaan proses kerja dengan penggunaan teknologi.
• Akses sistem bisa kapan saja dan di mana saja jika menggunakan internet.
• Laporan yang lebih akurat dan real time.

Sistem akan digunakan dalam lingkungan jaringan komputer dalam kantor dengan
intranet dan dapat digunakan juga dengan lingkungan jaringan internet dengan syarat
adanya konektivitas jaringan internet. Sistem menggunakan komputer server sebagai
penyimpan aplikasi dan data, dan komputer-komputer client sebagai workstation
pengguna. Untuk autentikasi dan otorisasi penggunaan sistem, pengguna akan
menggunakan username dan password sesuai dengan bagian kerjanya. Pada tahap
awal sistem akan digunakan secara paralel dengan proses kerja manual yang berjalan
saat ini dan setelah berjalan baik maka proses manual akan dihilangkan.

1.2 Pengguna
Pengguna dari sistem adalah Direksi dan karyawan PT Napoleon Light Industry yang
berhubungan langsung dengan proses dalam sistem. Hak akses modul akan dibagi
sesuai dengan bagian kerja, contoh: bagian gudang, sales, accounting, purchasing, dll.
Karakteristik pengguna diharuskan mengenal tata cara pengoperasian komputer.

hal 4 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2 Kebutuhan Sistem

Kebutuhan untuk Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan dibagi menjadi empat
kategori:

• Kebutuhan Fungsional;
• Kebutuhan Antarmuka;
• Kebutuhan Performa; dan
• Kebutuhan Kualifikasi;

hal 5 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional berhubungan dengan fungsi yang ada pada sistem, termasuk di
dalamnya fungsi keamanan dari sistem.

No. Fungsi Keterangan

1 Sistem menjaga autentikasi User harus login menggunakan username dan
dan otorisasi penggunaan user. password masing-masing. Hak guna menu-
menu akan terbatas pada hak dari user
tersebut.
2 Lihat data kota User dapat melihat data kota untuk kebutuhan
alamat customer, supplier, dll
3 Simpan data kota User dapat membuat data kota baru
4 Ubah data kota User dapat mengubah data kota
5 Hapus data kota User dapat menghapus data kota yang tidak
terpakai.
6 Cari kota User dapat mencari data kota sesuai kriteria
pencarian
7 Lihat data supplier User dapat melihat data supplier untuk
kebutuhan permintaan barang.
8 Simpan data supplier User dapat membuat supplier baru
9 Ubah data supplier User dapat mengubah data supplier
10 Hapus data supplier User dapat menghapus data supplier yang
tidak terpakai.
11 Cari supplier User dapat mencari supplier sesuai kriteria
pencarian.
12 Lihat daftar customer User dapat melihat daftar customer untuk
kebutuhan penagihan, pengiriman barang.
13 Simpan data customer User dapat membuat data customer baru,
termasuk di dalamnya adalah Kode Wilayah
dari alamat customer yang berguna untuk
penagihan dan pengiriman
14 Ubah data customer User dapat mengubah data customer
15 Hapus data customer User dapat menghapus data customer yang
tidak terpakai
16 Cari customer User dapat mencari customer sesuai kriteria
pencarian untuk kebutuhan penagihan,
pengiriman barang.
17 Lihat daftar barang User dapat melihat daftar barang yang berupa
komponen maupun unit barang.
18 Simpan data barang User dapat membuat data barang baru

hal 6 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No. Fungsi Keterangan

19 Ubah data barang User dapat mengubah data barang
20 Hapus data barang User dapat menghapus data barang yang
tidak terpakai
21 Cari barang User dapat mencari barang sesuai kriteria
pencarian
22 Lihat daftar gudang User dapat melihat daftar gudang untuk
kebutuhan inventory.
23 Simpan data gudang User dapat membuat data gudang baru
24 Ubah data gudang User dapat mengubah data gudang
25 Hapus data gudang User dapat menghapus data gudang yang
tidak terpakai.
26 Cari gudang User dapat mencari gudang sesuai kriteria
pencarian.
27 Lihat daftar salesman User dapat melihat daftar salesman
28 Simpan data salesman User dapat membuat data salesman baru
29 Ubah data salesman User dapat mengubah data salesman
30 Hapus data salesman User dapat menghapus data salesman yang
tidak terpakai
31 Cari salesman User dapat mencari data salesman sesuai
kriteria pencarian
32 Mutasi stok User dapat menyimpan perpindahan stok dari
satu gudang ke gudang lainnya.
33 Transformasi barang User dapat mengatur penggabungan
komponen barang menjadi unit maupun
pemecahan unit menjadi komponen barang.
34 Pembuatan purchase order User dapat membuat permintaan barang ke
supplier. Hasil yang akan dikeluarkan adalah
data purchase order yang menyimpan nomor
po, data supplier dan detail permintaan
35 Approval purchase order Supervisor dapat melihat daftar purchase
order yang belum diapprove dan mengubah
statusnya, disetujui atau tidak.
36 Submit purchase order User dapat mengubah status purchase order
yang telah disetujui menjadi telah disubmit,
sebagai konfirmasi bahwa purchase order
telah dikirim ke supplier.
37 Outstanding purchase order User dapat melihat daftar purchase order
yang outstanding.
38 Penerimaan pembelian User dapat menyimpan data barang masuk
sesuai purchase order

hal 7 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No. Fungsi Keterangan

39 Retur pembelian User dapat menyimpan data pengembalian
barang ke supplier. Proses ini akan otomatis
memotong stok barang dan memotong hutang
atau berupa debit note.
40 Kontrol stok User dapat memonitor stok di setiap gudang,
sistem akan memberi peringatan bila stok di
gudang sudah mencapai batas minimum.
41 Pembuatan sales order User dapat memasukkan permintaan
penjualan ke dalam sistem. Termasuk di
dalamnya adalah nomor SO, data customer,
data salesman dan detail barang yang
dipesan
42 Approval sales order Supervisor atau Ka Admin dapat melihat
daftar sales order yang belum diapprove dan
dapat mengubah statusnya, disetujui atau
tidak.
43 Outstanding sales order User dapat melihat daftar sales order yang
outstanding karena belum ada stok atau baru
terkirim sebagian.
44 Pembuatan delivery order User dapat membuat delivery order
berdasarkan sales order yang disetujui. Untuk
satu sales order bisa terjadi lebih dari satu
pengiriman barang.
45 Pembuatan surat jalan User dapat membuat dan mencetak surat
jalan untuk pengiriman barang yang dijual
46 Approval delivery order dan Supervisor dapat melihat daftar delivery order
surat jalan yang belum diapprove dan mengubah
statusnya, disetujui atau tidak.
47 Pencetakan nota penjualan User dapat mencetak nota penjualan
48 Pencetakan invoice penjualan User dapat mencetak invoice penjualan
49 Pencetakan faktur pajak User dapat mencetak faktur pajak penjualan
50 Pengiriman barang User dapat mengatur pengiriman barang ke
customer. Meliputi penugasan petugas
pengiriman, pembuatan dan pencetakan surat
jalan.
51 Status pengiriman barang User dapat menyimpan status pengiriman
barang. Jika ada barang yang tidak terkirim
atau barang kembali maka akan otomatis
mengubah data stok di gudang dan data
penjualan

hal 8 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No. Fungsi Keterangan

52 Retur penjualan User dapat menyimpan data pengembalian
barang yang telah dijual ke customer, bentuk
pengembalian dapat berupa penggantian
barang ataupun credit note yang memotong
piutang.
53 Komisi salesman Data penjualan berdasarkan faktur penjualan
akan digunakan untuk perhitungan komisi
salesman.
54 Daftar penjualan salesman User dapat melihat data penjualan per
salesman
55 Pembuatan daftar collection User dapat membuat daftar collection untuk
piutang kebutuhan penagihan berdasarkan Kode
Wilayah dari customer.
56 Penerimaan piutang User dapat menyimpan penerimaan uang dari
berdasarkan daftar collection proses collection. Penerimaan piutang akan
otomatis mengubah data piutang customer.
57 Status collection User dapat melihat status kelancaran dari
total account credit yang dimiliki perusahaan
58 Daftar utang perusahaan User dapat melihat daftar utang perusahaan,
dari sini dapat dimonitor: saldo utang, umur
utang dan tanggal jatuh tempo
59 Pembayaran utang User dapat menyimpan pembayaran utang
perusahaan perusahaan.
60 Laporan rugi laba User dapat melihat dan mencetak laporan rugi
laba perusahaan berdasarkan periode yang
dipilih.
61 Jurnal Umum User dapat melihat jurnal umum perusahaan
untuk melihat arus kas penerimaan dan
pengeluaran perusahaan.
62 Laporan stok User dapat melihat dan mencetak laporan
stok di gudang.
63 Laporan pembelian User dapat melihat dan mencetak laporan
pembelian barang ke supplier
64 Laporan penjualan User dapat melihat dan mencetak laporan
penjualan barang.
65 Laporan penjualan per User dapat melihat dan mencetak laporan
salesman penjualan per-salesman

hal 9 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.2 Kebutuhan Antarmuka

Kebutuhan antarmuka berhubungan dengan antarmuka sistem di luar dari SIAP.

No. Requirement Keterangan Sistem

External
66 Warning stok minimum Sistem akan memunculkan Sistem
warning untuk stok barang warning
yang mencapai minimum di
gudang

hal 10 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.3 Kebutuhan Performa

Kebutuhan performa berhubungan dengan performa dari sistem yang dirasakan oleh
User.

No. Requirement Keterangan

67 Sistem akan melakukan Kecepatan akan tergantung pada
pengambilan data spesifikasi komputer dan jaringan.
sederhana (tak lebih dari 2
table) kurang dari 30 detik
68 Sistem akan melakukan Kecepatan akan tergantung pada
pengambilan data spesifikasi komputer dan jaringan.
kompleks (lebih dari 2
table) kurang dari 2 menit

hal 11 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.4 Kebutuhan Kualifikasi

Kebutuhan kualifikasi adalah kebutuhan subjektif yang biasanya dites oleh pemilik
sistem.

No. Requirement Keterangan

69 Sistem akan user friendly
70 Sistem membutuhkan
training yang minimal.
Sistem harus bisa digunakan oleh orang non-
teknis. Sederhana dan mudah digunakan.
Penggunaan sistem yang mudah akan
membuat penggantian personel hanya
membutuhkan training minimal.

hal 12 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

3 Rancangan data sistem

3.1 Penjualan, Pembelian dan Inventory

hal 13 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

3.2 Accounting

hal 14 dari 15 Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

4 Daftar Kata

Istilah Definisi
SIAP Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan
User Pengguna dari sistem SIAP
Customer Pelanggan yang membeli barang dari PT Napoleon Light
Industry
Supplier Penyedia barang atau vendor
Area Pengelompokan kabupaten atau kota menjadi suatu wilayah

hal 15 dari 15 Menyetujui