Chương 2

Chứng từ kế toán và kiểm kê

Mục đích
1. Hiểu rõ bản chất, ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế
toán
2. Hiểu được khái niệm, nội dung bắt buộc của chứng từ kế
toán, hệ thống chứng từ kế toán theo Chế độ chứng từ
kế toán hiện hành của Việt Nam
3. Nắm được qui trình luân chuyển chứng từ
4. Hiểu khái niệm và phương pháp kiểm kê
5. Biết lập và kiểm tra chứng từ kế toán

1
 Bài đọc

1. Chương 2.
Phan Thị Minh Lý. 2006. Bài giảng Nguyên Lý
kế toán.
2. Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Chế
độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
3. Luật kế toán

2
 Khái niệm và tác dụng của PPCT

 Khái niệm:
Trạng thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán
cụ thể
 Tác dụng
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ
- Làm căn cứ phân loại, ghi sổ kế toán
- Thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không
ngừng của các đối tượng kế toán
- Sử dụng trong mọi đơn vị kế toán
 2 yếu tố của PPCT
Bản chứng từ
Kế hoạch luân chuyển chứng từ
3
 Hệ thống bản chứng từ

 Khái niệm bản chứng từ

 Nội dung bản chứng từ (điều 5 & điều 17 Luật kế toán):
7 nội dung bắt buộc
3. Tên gọi và Số hiệu chứng từ
4. Ngày, tháng, năm lập
5. Tên, địa chỉ của đơn vị/cá nhân lập
6. Tên, địa chỉ đơn vị/cá nhân nhận
7. Nội dung nghiệp vụ
8. Số lượng, đơn giá, số tiền
9. Chữ ký, họ tên của người lập, duyệt và người liên quan
Một số nội dung khác

4
 Chế độ chứng từ kế toán
Phụ lục 2.1

I. Quy định chung – 8 điều

II. Danh mục chứng từ kế toán

5
 Bản chứng từ

 Hình thức bản chứng từ

- Vật liệu
- Kết cấu
- Trình bày các yếu tố
 Tiêu chuẩn hoá, quy cách hoá và thể chế hoá
chứng từ
 Chế độ chứng từ kế toán: bắt buộc và hướng
dẫn

6
 Ví dụ minh hoạ

Đơn vị: ..........

Địa chỉ: ........... Số: ..........
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày... tháng... năm.... Nợ: ...........
Có: ...........
Họ và tên người giao hàng: .......................................
Theo ............ số.... ngày... tháng... năm....
của ......................................................................................
Nhập tại kho: ....................................................................
STT Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành
quy cách, phẩm chất số tính Theo Thực giá tiền
vật tư (hàng hoá) chứng từ nhập
A B C D 1 2 3 4

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Nhập, ngày ... tháng..... năm .....
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
7
 Lập chứng từ kế toán
(Điều 6 & điều 17 Luật kế toán

 Lập một lần

 Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác
 Lập đủ số liên
 Không được tẩy xoá, sửa chữa, mực, ...
 Người lập, ký duyệt phải chịu trách nhiệm
 Chữ ký
Lưu ý:
Hoá đơn bán hàng

8
Quy trình luân chuyển chứng từ
(Điều 5-Chế độ chứng từ kế toán)

Lập/thu nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Sử dụng ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ, huỷ

9
 Quy trình luân chuyển chứng từ

 Lập/thu nhận chứng từ

Đúng mẫu, nội dung, chữ ký
 Kiểm tra chứng từ
Hợp pháp của nội dung
Đầy đủ yếu tố
Tính toán chính xác, rõ ràng
 Sử dụng để ghi sổ kế toán/sử dụng lại
Phân loại
Lập định khoản/lập chứng từ ghi sổ
 Bảo quản, lưu trữ, huỷ (điều 40 Luật kế toán)
Mang tính pháp lý
Thời gian
10
 Phân loại chứng từ

Theo trình tự xử lý và công dụng

 Chứng từ gốc
Chứng từ mệnh lệnh-không dùng để ghi sổ
Chứng từ chấp hành-cơ sở ghi sổ
 Chứng từ ghi sổ: tổng hợp số liệu của chứng từ
gốc
Số hiệu và ngày tháng lập
Nội dung tóm tắt nghiệp vụ
Số tiền ghi từng tài khoản
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
11
 Mẫu chứng từ gốc

Đơn vị: ..........

Địa chỉ: ...........
Số: ..........
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày... tháng... năm.... Nợ: ...........
Có: ...........
Họ và tên người giao hàng: .......................................
Theo ............ số.... ngày... tháng... năm....
của ......................................................................................
Nhập tại kho: ....................................................................
STT Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành
quy cách, phẩm chất số tính Theo Thực giá tiền
vật tư (hàng hoá) chứng từ nhập
A B C D 1 2 3 4

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Nhập, ngày ... tháng..... năm .....
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 12
 Chứng từ ghi sổ

Số: ...

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày ........ tháng ........ năm ....

Trích yếu Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi Có Số tiền

Nợ Có

Kèm theo .... chứng từ gốc

Kế toán trưởng Người lập
(Ký) (Ký) 13
 Phân loại chứng từ

Theo địa điểm lập (tương đối)

 Chứng từ bên trong (nội bộ)

 Chứng từ bên ngoài
Lưu ý: Ngày và STT chứng từ

14
 Phân loại chứng từ

Chứng từ điện tử
 Đầy đủ nội dung bắt buộc được mã hoá, không
bị thay đổi khi truyền tin hoặc trên vật mang tin
 Phải in ra giấy và lưu trữ

15
 Phân loại chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán (điều 2)

 Chứng từ về lao động tiền lương

 Chứng từ về hàng tồn kho
 Chứng từ về bán hàng
 Chứng từ về tiền tệ
 Chứng từ về TSCĐ
 Chứng từ về sản xuất kinh doanh

16
 Mẫu chứng từ
Lao động tiền lương

Đơn vị: .................. Mẫu số: 01 – LĐTL

Bộ phận: ............... Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT
BẢNG CHẤM CÔNG Ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính
Tháng ... năm 200...
STT HỌ VÀ TÊN Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công
chức vụ
Số công Số công Số công Số công Số công
hưởng hưởng nghỉ việc nghỉ việc hưởng
lương lương hưởng hưởng BHXH
sản phẩm thời gian 100% ...%
A B C 1 2 3 4 ... 31 32 33 34 35 36

Cộng

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

17
 Bài tập ứng dụng 2.1

Đơn vị: Trường Đại học Kinh Mẫu số: 01 – LĐTL

tế
Ban hành theo QĐ số 186-TC/CĐKT
Bộ phận: Tổ Bảo vệ
BẢNG CHẤM CÔNG Ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính
Tháng 3 năm 2006
STT HỌ VÀ TÊN Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công
chức vụ
Số công Số công Số công Số công Số công
hưởng hưởng nghỉ việc nghỉ việc hưởng
lương lương hưởng hưởng BHXH
sản phẩm thời gian 100% ...%
A B C 1 2 3 4 ... 31 32 33 34 35 36
1 Nguyễn Văn Tý Ô Ô X X X X
2 Trần Văn Lộc X X P P X X

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

18
 Bảng chấm công

Ký hiệu chấm công

- Lương sản phẩm K Nghỉ phép P
- Lương thời gian + Hội nghị, học tập H
- Ốm, điều dưỡng ô Nghỉ bù NB
- Con ốm Cô Nghỉ không lương R0
- Ngừng việc N Tai nạn T
- Thai sản TS Lao động nghĩa vụ LĐ

19
 Mẫu chứng từ
(Hàng tồn kho)

Xem mẫu Phiếu xuất kho

20
 Mẫu chứng từ
(Tiền tệ)

Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: ..................
Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: ............... Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính
Số đăng ký doanh nghiệp Quyển số: ........
PHIẾU THU
Telefax:
Ngày ... tháng ... năm 200... Số: ..................
Nợ: ...................

Họ, tên người nộp tiền: Có: ...................

Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền (*): ....................................... (viết bằng chữ)........................................................................
Kèm theo .................. chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ...............................................................................................
Ngày ... tháng ... năm 200...
Thủ quỹ
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) ............................................ (Ký, họ tên)
+ Số tiền quy đổi ......................................................................... 21
 Bài tập ứng dụng 2.2

Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: Trường ĐH KInh tế
Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: 100? Phùng Hưng, Huế Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính
Số đăng ký doanh nghiệp Quyển số: 05
PHIẾU THU
Telefax:
Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Số: 0121
Nợ: ...................

Họ, tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thanh Bình Có: ...................
Địa chỉ: Sinh viên K38A Kế toán
Lý do nộp: Học phí kỳ II, năm học 2005-2006
Số tiền (*): 800.000đ (viết bằng chữ) Tám trăm ngàn đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)
Ngày 25 tháng 4 năm 2006
Thủ quỹ
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) ............................................ (Ký, họ tên)
+ Số tiền quy đổi ......................................................................... 22
 Bài tập ứng dụng 2.1

Có những thông tin sau đây:

Tổ bảo vệ của Trường ĐH Kinh tế bao gồm hai nhân viên

có tên sau đây
 Nguyễn Văn Tý
 Trần Văn Lộc
Trong tháng 3 năm 2006, anh Nguyễn Văn Tý có nghỉ ốm
2 ngày mồng 1 và mồng 2. Sau đó, anh Lộc có nghỉ phép 2
ngày từ ngày 3 và 4.

Hãy điền vào bảng chấm công cho bộ phận này

23
 Bài tập ứng dụng 2.2

Có những thông tin sau đây:

Vào lúc 8h25 phút sáng ngày 25 tháng 4 năm 2006, sinh
viên Nguyễn Thị Thanh Bình, lớp K38A Kế toán, Trường
ĐH Kinh tế Huế đến phòng kế toán để nộp tiền học phí
HKII năm học 2005-2006, bằng tiền mặt, số tiền 800.000đ.
Kế toán đã lập chứng từ và sinh viên đã nộp đủ số tiền nêu
trên.

Hãy đóng vai là kế toán của Trường ĐH Kinh tế lập Phiếu

thu học phí cho sinh viên này

24
 Kiểm kê

1. Khái niệm
2. Khi nào cần phải kiểm kê
3. Tác dụng của kiểm kê

25
 Phân loại kiểm kê

1. Theo phạm vi và đối tượng

- Kiểm kê toàn bộ
- Kiểm kê bộ phận
2. Theo thời gian
- Kiểm kê định kỳ
- Kiểm kê bất thường

26
 Phương pháp kiểm kê

1. Kiểm kê hiện vật

2. Kiểm kê tiền mặt, chứng khoán, chứng phiếu có giá
3. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán

27
 Thảo luận

Chủ đề: Hoá đơn

- Phát hành
- Sử dụng

28
 Tóm tắt chương 2

1. Định nghĩa phương pháp chứng từ kế toán và tác dụng của

nó.
2. Bản chứng từ và những nội dung bắt buộc của chứng từ kế
toán.
3. Phân loại chứng từ kế toán.
4. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán.
5. Kiểm kê và các phương pháp kiểm kê tài sản

29