Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

ISI KANDUNGAN
1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Tujuan Penubuhan Persatuan Mahasiswa Kategori Persatuan Mahasiswa Penubuhan Persatuan Mahasiswa Di Bawah Seksyen 53 Perlembagaan Universiti Pelantikan Jawatankuasa Tadbir Persatuan Perlembagaan Persatuan Syarat Menjadi Ahli MPP / Ahli Jawatankuasa Persatuan / Asrama Tempoh Ahli-Ahli Jawatankuasa Persatuan Jentera Pelaksanaan Kegiatan Persatuan Keahlian Persatuan Mahasiswa Penaung / Penasihat Persatuan atau Projek 2 2 2 3 3 4 4 4 4 4

11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 18.0 19.0 20.0 21.0 22.0 23.0 24.0 25.0

Perancangan Program Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa kelulusan Kegiatan Ahli Jawatankuasa Penganjur Taklimat Khas/Mesyuarat Penyelarasan Jemputan dan Penyambut Tetamu Penerbitan / Ucapan / Kata-kata Aluan Protokol / Sidang Akhbar / Jamuan Kenderaan Tempahan Fasiliti & Penggunaan Telefon/Mesin Faksmili/Mesin Fotostat Pengurusan Kewangan Mesyuarat Post-Mortem & Laporan Kegiatan Sijil Penghargaan / Penyertaan Pematuhan Prosedur Kesimpulan

5 6 6 6 6 6 5 9 10 10 10 12 13 13 13

SENARAI LAMPIRAN: Lampiran A Contoh Kegiatan Mahasiswa Lampiran B1 Garis Panduan Penyediaan Kertas Kerja Lampiran B2 Format Proposal/Kertas Kerja Lampiran C Format Laporan Kegiatan Mahasiswa Carta Aliran Penubuhan Persatuan Mahasiswa Carta Aliran Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa Borang A Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa Borang B Permohonan Pegawai Pengiring Borang C - Senarai Semak Aktiviti Yang Melibatkan VVIP Borang Tuntutan Kumpulan Wang Kegiatan Mahasiswa Borang Penyediaan Penyata dan Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa
- Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa - Senarai Pendapatan Kegiatan Mahasiswa - Senarai Perbelanjaan Kegiatan Mahasiswa

-1-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

PROSEDUR MENJALANKAN PERSATUAN DAN KEGIATAN MAHASISWA DI UNISEL

1.0

Tujuan Penubuhan Persatuan Mahasiswa 1.1 1.2 1.3 1.4 Melatih kepimpinan mahasiswa. Mengeratkan perpaduan kaum. Membentuk sahsiah mahasiswa yang seimbang antara akademik dan bukan akademik. Menerapkan nilai-nilai akademik dalam program-program kegiatan mahasiswa.

2.0

Kategori Persatuan Mahasiswa 2.1 Persatuan Mahasiswa

2.1.1

Badan mahasiswa yang Perlembagaan Universiti.

diwujudkan

di

bawah

Seksyen

52

2.1.2

Semua mahasiswa berdaftar (mahasiswa yang sedang mengikuti kursus ijazah atau diploma) adalah layak untuk berpersatuan. Gugurnya keahlian apabila terhenti menjadi mahasiswa berdaftar yang mana lulus peperiksaan akhir atau gagal dalam peperiksaan.

2.2

Lain-lain Persatuan 2.2.1 Seksyen 53 Perlembagaan Universiti memperuntukan, tertakluk kepada kelulusan, had dan syarat Naib Canselor Universiti, lain-lain persatuan mahasiswa boleh ditubuhkan dengan permohonan tidak kurang 10 orang mahasiswa Universiti.

2.3

Mahasiswa-mahasiswa Asrama 2.3.1 2.3.2 Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) adalah sebahagian daripada jentera pentadbiran asrama. Kegiatan mahasiswa di asrama ditadbirkan bersama oleh RKS/RC dan dikoordinasi pihak pentadbiran asrama.

3.0

Penubuhan Persatuan Mahasiswa di Bawah Seksyen 53 Perlembagaan Universiti 3.1 Cara memohon 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Sekurang-kurangnya 10 orang pemohon. Mengemukakan permohonan kepada Naib Canselor melalui Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar). Menubuhkan Jawatankuasa Ad-Hoc setelah diluluskan sementara menantikan mesyuarat agung. -2Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

3.2

Kriteria Kelulusan Persatuan Mahasiswa 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 Keahlian hendaklah terdiri dari berbilang kaum. Keanggotaannya mestilah melambangkan integrasi daerah. Tidak ada pertindihan dalam kegiatan. Keutamaan akan diberikan untuk penubuhan persatuan yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu.

4.0

Pelantikan Jawatankuasa Tadbir Persatuan 4.1 Cara Pelantikan 4.1.1 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) - Melalui pemilihan yang diurusetiakan oleh HEP. Semua mahasiswa berdaftar berhak mengundi. Lain-lain Persatuan - melalui mesyuarat agung. Hanya ahli persatuan berkenaan sahaja berhak mengundi. Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) - melalui pemilihan oleh mahasiswa asrama berkenaan atau dilantik oleh pihak pentadbiran asrama.

4.1.2 4.1.3

4.2

Nama-nama Pemegang Jawatan 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Empat jawatan tetap dalam exco tertinggi, cth. Yang di Pertua, Naib Yang di- Pertua, Setiausaha dan Bendahari. Lain-lain jawatan boleh diwujudkan setelah diluluskan oleh Naib Canselor. Pemilihan pemegang jawatan dalam MPP diputuskan oleh ahli-ahli MPP sendiri. Nama-nama pemegang jawatan Residen Komiti Siswa (RKS) atau Resident Council (RC) boleh diubahsuai mengikut struktur dan organisasi asrama.

5.0

Perlembagaan Persatuan 5.1 5.2 5.3 MPP - Perlembagaannya seperti yang ditetapkan dalam Seksyen 52 Perlembagaan Universiti. Lain-lain Persatuan Perlembagaannya diselaraskan oleh HEP di samping peruntukan dalam Seksyen 52 hendaklah dipakai sama. Peraturan tetap / standing orders Persatuan boleh diluluskan oleh HEP asalkan tidak bercanggah dengan mana-mana peruntukan akta dan peraturan Universiti.

-3-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

5.4

Logo dan moto persatuan - perlu mendapat kelulusan HEP dahulu. Logo UNISEL tidak boleh diterapkan ke dalam logo persatuan.

6.0

Syarat Menjadi Ahli MPP/Ahli Jawatankuasa Persatuan / Asrama 6.1 6.2 6.3 Tidak menunggu keputusan perbicaraan tatatertib; kecuali dibenarkan oleh Naib Canselor secara bertulis. Tidak disabitkan dengan kesalahan tatatertib; kecuali dibenarkan oleh Naib Canselor secara bertulis. Telah memasuki peperiksaan pertama di Universiti dan lulus.

7.0

Tempoh Ahli-ahli Jawatankuasa Persatuan 7.1 12 bulan

8.0

Jentera Perlaksanaan Kegiatan Persatuan 8.1 8.2 Kegiatan yang dijalankan oleh exco sendiri. Kegiatan yang dijalankan oleh Jawatankuasa ad-hoc / Pelaksana. Jawatankuasa ini boleh disertai oleh mana-mana mahasiswa selain dari exco.

9.0

Keahlian Persatuan Mahasiswa 9.1 9.2 Secara automatik - Untuk ahli-ahli persatuan yang berasaskan akademik dan asrama. Secara berdaftar - Untuk ahli-ahli persatuan yang berasaskan seperti seni, sukan, sesuatu disiplin ilmu yang khusus dan lain-lain.

10.0

Penaung/Penasihat Persatuan atau Program 10.1 Nama penaung / penasihat hendaklah dikemukakan kepada HEP dahulu untuk kelulusan. Penerimaan / persetujuan bertulis daripada penaung / penasihat hendaklah diperolehi dahulu sebelum namanya dilibatkan dalam program / projek. Penaung terdiri daripada Menteri/Timbalan Menteri yang memegang jawatan dalam Kementerian yang berkaitan dengan persatuan/kelab yang dapat memberikan sumbangan/tajaan dana kepada persatuan/kelab atau manamana syarikat/badan korporat yang dapat menaja penubuhan persatuan/kelab. Penasihat persatuan/program hendaklah di kalangan pensyarah atau penolong Pensyarah (ahli akademik yang tidak memegang jawatan dekan/ketua program)

10.2

10.3

10.4

-4-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

10.5 11.0

Penasihat persatuan/program hendaklah orang yang benar-benar boleh menasihati / pakar dalam pengendalian projek berkenaan.

Perancangan Program 11.1 Perancangan tahunan persatuan (takwim) hendaklah disesuaikan dengan tarikh kegiatan di dalam kalendar Universiti. Perancangan tahunan hendaklah dibuat dan dikemukakan kepada HEP sebaik sahaja mesyuarat agung / pemilihan exco baru dibuat. Persatuan hendaklah mengutamakan kegiatan yang mempunyai kaitan atau hubungan dengan objektif persatuan tersebut ditubuhkan (Sila rujuk Lampiran A - Contoh Kegiatan Mahasiswa). Kegiatan hendaklah dirancangkan berdasarkan kemampuan persatuan dari segi kepakaran, sumber tenaga dan kewangan yang dijangkakan serta lainlain faktor yang berkaitan.

11.2

11.3

11.4

12.0

Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa 12.1 Mahasiswa yang ingin menjalankan kegiatan perlu mengisi Borang Permohonan Menjalankan Kegiatan Mahasiswa (Borang A: HEP/PMKM/2008-01) dan melampirkan bersama-sama kertas kerja program (Sila rujuk Lampiran B1 dan B2) beserta surat permohonan mengadakan program kepada Jabatan HEP. Tarikh akhir penghantaran permohonan bergantung kepada lokasi kegiatan yang akan dijalankan iaitu: 2.2.1 2.2.2 2.2.3 12.3 Di dalam Selangor sebulan sebelum kegiatan. Di luar Selangor, di dalam Malaysia dua (2) bulan sebelum kegiatan. Di luar Malaysia empat (4) bulan sebelum kegiatan.

12.2

Sekiranya kegiatan yang dianjurkan melibatkan VVIP, tarikh akhir penghantaran permohonan ialah tiga (3) bulan sebelum kegiatan dijalankan. Tarikh akhir bagi penghantaran permohonan ke HEP ialah selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum Mesyuarat Pengurusan HEP diadakan. Permohonan yang lewat diterima daripada tarikh yang telah ditetapkan akan dibawa ke Mesyuarat Pengurusan HEP berikutnya. Permohonan untuk menjalankan aktiviti mahasiswa perlu melalui Pegawai Penyelaras Persatuan/Kelab, Penasihat Persatuan dan Pegawai Aktiviti Mahasiswa. Permohonan/penghantaran lewat tidak akan dilayan oleh mana-mana unit/jabatan/ bahagian/fakulti di universiti.

12.4

12.5

12.6

-5-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

13.0

Kelulusan Kegiatan 13.1 Kelulusan sesuatu kegiatan diputuskan oleh Mesyuarat Pengurusan HEP yang diadakan pada minggu pertama dan ketiga setiap bulan. Maklumat lanjut berkaitan tarikh-tarikh mesyuarat tersebut boleh diperolehi daripada Jabatan HEP.

14.0

Ahli Jawatankuasa Penganjur 14.1. Jawatankuasa penganjur perlu membuat perancangan dan mengendalikan perkara-perkara yang berkaitan mana-mana program yang dianjurkan. Pengerusi/pengarah kegiatan perlu menyatakan dengan jelas peranan dan fungsi setiap ahli jawatankuasa yang dikenali sebagai Senarai Tugas (ST). ST perlu dimaklumkan semasa mesyuarat jawatankuasa yang pertama. Mesyuarat penyelarasan ahli jawatankuasa perlu diadakan sekerap yang mungkin untuk memantau perkembangan setiap jawatankuasa kecil/biro, di samping menyelesaikan isu-isu yang tertangguh atau masih belum diselesaikan. Penasihat sesuatu kegiatan perlu menghadirkan diri dalam mesyuarat jawatankuasa penganjur. Sebarang surat-menyurat perlu melalui penasihat kegiatan (surat dalaman) atau melalui Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor (surat luaran UNISEL).

14.2.

14.3.

14.4.

14.5.

15.0

Taklimat Khas/Mesyuarat Penyelarasan 15.1 Bagi program yang melibatkan mana-mana VVIP atau agensi/organisasi luar, jawatankuasa penganjur perlu mengadakan taklimat khas/mesyuarat penyelarasan kepada/dengan Jabatan HEP, Unit Komunikasi Korporat, Unit Keselamatan, Pejabat Pembangunan dan pihak-pihak berkaitan yang lain sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum program. Objektif utama mesyuarat tersebut ialah untuk memberikan gambaran jelas berkaitan program yang akan dijalankan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan yang akan terlibat juga sebagai mesyuarat koordinasi.

16.0

Jemputan dan Penyambut Tetamu 16.1 Jemputan VVIP (Very-Very Important Person) * 16.1.1 Sebarang jemputan kepada mana-mana VVIP* (seperti majlis perasmian dan penutupan) mesti melalui dan diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor. Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor juga mempunyai kuasa untuk menghadkan jumlah atau bilangan tetamu kehormat yang dijemput ke sesuatu majlis.

-6-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

16.1.2 Jemputan VVIP, mesti dibuat sekurang-kurangnya satu (1) bulan sebelum sesuatu kegiatan dijalankan. 16.1.3 Semua jemputan termasuk VIP dan Naib Canselor UNISEL, mesti dibuat sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum sesuatu kegiatan dijalankan. 16.1.4 Sebelum jemputan dikeluarkan, jawatankuasa perlu memastikan supaya nama tetamu kehormat dieja dengan betul dan lengkap termasuk pangkat, gelaran atau anugerah (sekiranya ada). Rujukan berkaitan juga boleh dibuat dengan Unit Komunikasi Korporat. 16.1.5 Ahli jawatankuasa penganjur perlu memastikan menerima pengesahan kehadiran daripada VVIP sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum majlis dilangsungkan. 16.1.6 Selepas mendapat pengesahan kehadiran, jawatankuasa penganjur perlu mendapatkan kebenaran daripada Pejabat Pendaftar (Unit Keselamatan) berkaitan urusan yang melibatkan kenderaan VVIP dan VIP. 16.1.7 Penyambut tetamu memainkan peranan yang penting semasa sesuatu program dilangsungkan. Mereka adalah orang yang pertama kepada VVIP dan VIP yang akan memberikan penampilan yang baik kepada imej mahasiswa universiti dan imej yang baik juga kepada universiti. Justeru mereka perlu mendapatkan panduan yang sepatutnya daripada Unit Komunikasi Korporat. Penyambut tetamu akan diberi tunjuk ajar untuk mengendalikan VVIP/VIP. 16.1.8 Bagi majlis perasmian dan penutup membabitkan VVIP, raptai perlu diadakan sekurang-kurangnya dua kali sebelum program. *Tetamu Kehormat - VVIP (Very, Very Important Person) Definisi: Sebarang tetamu jemputan yang berjawatan State Executive Committee Members (EXCO) ataupun yang lebih tinggi lagi seperti Menteri Besar/Ketua Menteri, Setiausaha Parlimen/Politik/Akhbar, Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua Setiausaha Kementerian (KSU), Ketua-ketua Pengarah jabatan/agensi kerajaan termasuk Naib Canselor universitiuniversiti tempatan, Ketua Pegawai Eksekutif (CEO)/Presiden/Naib Presiden sesebuah syarikat dan seumpamanya. 16.2 Jemputan Penceramah Luar/Ahli Panel Luar 16.2.1 Penceramah Luar / Ahli Panel Luar yang dicadangkan untuk dijemput hendaklah mereka yang tersenarai / dicadangkan di dalam kertas kerja kegiatan dan hendaklah mendapat kelulusan HEP. 16.2.2 Penceramah Luar / Ahli Panel Luar yang dijemput / dicadangkan mestilah mempunyai kepakaran di dalam topik / bidang yang berkenaan. Penceramah-penceramah untuk topik agama pula

-7-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

hendaklah dipilih dari orang-orang yang pakar dan mempunyai tauliah dari Majlis Agama / Pusat Islam UNISEL. 16.2.3 Sekiranya terdapat sebarang perubahan penceramah dalaman kampus hendaklah dimaklumkan ke HEP, 7 (tujuh) hari lebih awal untuk kelulusan dan hendaklah dimaklumkan kepada penceramah berkenaan membuat persediaan yang berkaitan. 16.2.4 Sekiranya ada perubahan / pertukaran penceramah luar, perkara ini hendaklah dimaklumkan ke HEP 2 (dua) minggu lebih awal untuk kelulusan dan hendaklah dimaklumkan kepada penceramah berkenaan untuk membolehkan penceramah berkenaan membuat persediaan yang berkaitan. 16.2.5 Senarai nama-nama penceramah simpanan hendaklah dikemukakan ke HEP untuk memudahkan penganjur mendapat pengganti sekiranya penceramah yang asal menolak jemputan berkenaan. Masa yang munasabah hendaklah diperuntukkan semasa membuat undangan supaya mereka dapat membuat persiapan yang berkaitan. 16.2.6 Biodata penceramah yang pertama kali diundang hendaklah dikemukakan ke HEP seminggu awal untuk makluman rasmi sebelum penceramah berkenaan hadir. 17.0 Penerbitan / Ucapan / Kata-kata Aluan 17.1 Penerbitan adalah termasuk semua bahan-bahan bercetak untuk mempromosi sesuatu kegiatan. Contohnya brosur, pamplet, buku program (cenderahati), buku, banner, poster, backdrops, cenderahati, kad jemputan, dll. Perincian dan perancangan semua bahan-bahan bercetak yang melibatkan VVIP mesti dirujuk dan dibincangkan dengan pegawai daripada Unit Komunikasi Korporat dan dengan kehadiran pegawai aktiviti mahasiswa HEP/Pegawai Penyelaras/Penasihat. Semua item-item seperti yang tersebut di atas mesti mendapat kelulusan atau pengesahan daripada Unit Komunikasi Korporat sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum dihantar kepada penerbit atau pencetak (sekiranya melibatkan pihak luar). Kebenaran untuk menampal semua poster, banner, notis, memo dan bahanbahan lain yang berkaitan hanya boleh dilakukan selepas mendapat cop pengesahan atau kelulusan daripada HEP. Deraf poster atau banner hendaklah dikemukakan kepada HEP dahulu untuk kelulusan sebelum dicetak atau dibuat pesanan. Banner yang dirancang di tempat-tempat awam hendaklah mendapat permit Majlis/Dewan Bandaraya atau pihak Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Pihak HEP hanya akan mengesahkan poster, banner, notis, memo dan bahan-bahan lain bagi kegiatan yang dianjurkan oleh kelab/persatuan yang -8Hal Ehwal Pelajar (HEP)

17.2

17.3

17.4

17.5

17.6

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

berdaftar melalui HEP sahaja. Mana-mana aktiviti akademik, ko-kurikulum ataupun di bawah kelulusan dekan fakulti perlu mendapatkan cop pengesahan atau kelulusan daripada pihak fakulti. 17.7 Semua poster, banner, notis, memo dan bahan-bahan lain hanya boleh ditampal di tempat-tempat yang dibenarkan oleh Jabatan HEP sahaja. Pihak HEP berhak menanggalkan atau menurunkan mana-mana poster, banner, notis, memo dan bahan-bahan lain yang tidak mematuhi peraturan tersebut tanpa sebarang notis. Semua poster, banner, notis, memo dan bahan-bahan lain yang berkaitan mesti diturunkan / ditanggalkan oleh jawatankuasa penganjur selewatlewatnya tiga (3) hari selepas kegiatan. Tindakan sewajarnya akan diambil kepada mana-mana persatuan / kelab atau penganjur yang tidak mematuhi peraturan tersebut. Ucapan dan kata-kata aluan VVIP mesti dihantar kepada VVIP sekurangkurangnya empatbelas (14) hari sebelum kegiatan. Semua bahan-bahan seperti yang tersebut di atas mesti mendapat kelulusan atau pengesahan daripada Unit Komunikasi Korporat melaui HEP sebelum dihantar kepada VVIP.

17.8

17.9

17.10 Ucapan dan kata-kata aluan oleh Naib Canselor mesti dihantar ke Pejabat Naib Canselor (Canselori) sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum kegiatan. 17.11 Skrip Pengacara Majlis (Master of Ceremony - MC) yang melibatkan VVIP mesti dihantar kepada Unit Komunikasi Korporat melalui HEP untuk semakan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum kegiatan. Bagi kegiatan dalaman yang tidak melibatkan VVIP, skrip Pengacara Majlis mesti dirujuk kepada Pegawai HEP/Pegawai Penyelaras/Penasihat. 18.0 Protokol / Sidang Akhbar / Jamuan 18.1 Ucapan bagi majlis perasmian atau perasmian penutup sesuatu kegiatan (yang membabitkan mana-mana tetamu VVIP) perlu dihadkan kepada tiga (3) perucap sahaja iaitu: 8.1.1 8.1.2 8.1.3 18.2 Pengarah program jawatankuasa penganjur Naib Canselor UNISEL atau wakil dan; VVIP atau VIP (sekiranya berkaitan)

Ahli jawatankuasa penganjur perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada Unit Komunikasi Korporat dalam kegiatan yang melibatkan VVIP berkaitan protokol seperti susunan tempat duduk, tanggungjawab penyambut tetamu, panggilan/sapaan kepada tetamu kenamaan VVIP, etika di meja makan, persembahan sesuatu program, dll. Bagi program yang melibatkan VVIP, penganjur perlu mendapatkan khidmat nasihat dari Unit Komunikasi Korporat untuk menguruskan jamuan sekurangkurangnya sepuluh (10) hari sebelum program.

18.3

-9-

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

18.4

Ahli jawatankuasa penganjur yang ingin berurusan dengan pihak media perlu mendapat bantuan atau khidmat nasihat daripada Unit Komunikasi Korporat terlebih dahulu. AJK tidak dibenarkan berhubung terus secara peribadi dengan pihak media. Semua sidang akhbar akan dikendalikan oleh Unit Komunikasi Korporat.

18.5 19.0

Kenderaan 19.1 Permohonan untuk menggunakan kenderaan bagi menjalankan kegiatan hendaklah dimajukan ke Pejabat Unit Kenderaan. Permohonan kenderaan perlu dibuat seminggu sebelum kegiatan dijalankan dengan menggunakan Borang Permohonan Penggunaan Kenderaan (Borang: PP/BPPK/2003-03) berserta dengan surat kelulusan program. Semua permohonan kenderaan MESTI melalui HEP. Pejabat Unit Kenderaan berhak menolak mana-mana permohonan kenderaan yang tidak melalui HEP atau kegiatan yang masih belum mendapat kelulusan HEP. Permohonan/penghantaran lewat tidak akan dilayan oleh mana-mana unit/jabatan/ bahagian/fakulti di universiti.

19.2

20.0

Tempahan Fasiliti & Penggunaan Telefon/Mesin Faksmili/Mesin Fotostat 20.1 Bagi memastikan sesuatu kegiatan berjalan dengan lancar, jawatankuasa penganjur dinasihatkan berbincang dengan bahagian/jabatan/pusat/unit berkaitan semua fasiliti dan perkhidmatan yang diperlukan sebelum surat permohonan dikemukakan. Jawatankuasa penganjur perlu bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua fasiliti atau peralatan yang digunakan. Jawatankuasa penganjur juga perlu memastikan bahawa semua fasiliti yang telah digunakan berada dalam keadaan baik sebelum diserahkan kembali kepada pihak yang berkenaan. Sebarang kerosakan atau kehilangan fasiliti akan ditanggung oleh pihak jawatankuasa penganjur. Sikap bertanggungjawab perlu dipupuk dan disemai apabila menggunakan hartabenda universiti. Telefon, mesin faksmili dan mesin fotostat : Bagi memastikan jawatankuasa penganjur boleh berhubung secara berkesan dengan pihak luar, jawatankuasa penganjur dibenarkan menggunakan telefon di HEP semasa waktu pejabat dengan mendapatkan kelulusan HEP terlebih dahulu dan merekodkan butiran penggunaannya ke dalam buku log.

20.2

20.3

21.

Pengurusan Kewangan Bagi tujuan pengurusan kewangan bagi sesuatu aktiviti atau program yang akan dijalankan, berikut adalah beberapa panduan yang berkaitan: 21.1 Akaun Bank 21.1.1 Bagi tujuan menyelenggara kewangan secara teratur dan sistematik, jawatankuasa penganjur sesuatu kegiatan dibolehkan membuka - 10 Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

akaun bank iaitu akaun semasa dengan kelulusan HEP. Ianya bertujuan untuk menyelenggara Kumpulan Wang hasil daripada pendapatan termasuk penajaan atau derma yang dibenarkan oleh pihak universiti dan juga perbelanjaan sesuatu kegiatan. 21.1.2 Penandatangan (signatory) akaun yang dibuka adalah Pegawai Penyelaras/Penasihat, Presiden dan Bendahari (tiga penandatangan). 21.1.3 Setiap persatuan/penganjur program perlu menghantar penyata/laporan kewangan dua (2) minggu sebelum peperiksaan akhir setiap semester kepada Pegawai HEP. 21.1.4 Setiap persatuan/penganjur program perlu menghantar salinan penyata akaun bank setiap bulan kepada Pegawai HEP. 21.2. Sumber Kewangan 21.2.1 Bagi tujuan sumber kewangan, jawatankuasa penganjur kegiatan boleh memohon peruntukan daripada universiti/kerajaan atau daripada sumbangan melalui penajaan/derma/kutipan yuran. Semua cek daripada penaja perlu dibuat atas nama Pendidikan Industri YS Sdn Bhd dan dimajukan kepada: 21.2.1.1 Kampus UNISEL Bestari Jaya; PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) Jalan Timur Tambahan 45600 Bestari Jaya, Selangor Darul Ehsan 21.2.1.2 Kampus UNISEL Shah Alam; PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) Jalan Zirkon A 7/A, Seksyen 7 40000 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan 21.2.2 Nama kegiatan perlu ditulis dengan jelas di bahagian belakang cek. 21.2.3 Jawatankuasa penganjur perlu memastikan bahawa Bendahari Universiti atau pihak yang dipertanggungjawabkan tentang kewangan dimaklumkan oleh pihak penaja sekiranya sumbangan atau cek telah dihantar kepada Pejabat Bendahari. Jawatankuasa penganjur perlu memastikan nombor cek, jumlah, tarikh dan butiran rekod berkaitan yang akan dikreditkan ke dalam akaun kegiatan adalah betul dan tepat. 21.2.4 Bendahari atau pihak yang dipertanggungjawabkan tentang kewangan berhak untuk menuntut bayaran tersebut daripada Pejabat Bendahari. Jawatankuasa perlu mengisi Borang Tuntutan Kumpulan Wang Kegiatan Mahasiswa (PB.BTKW.001). Bayaran

- 11 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

tersebut boleh dituntut dalam tempoh 2 hingga 4 minggu dari tarikh penerimaan permohonan tersebut oleh Pejabat Bendahari (jangkamasa proses tuntutan di Pejabat Bendahari bergantung kepada jumlah tuntutan). 21.2.5 Sebarang kutipan / sumbangan / derma perlu mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (HEP)/Naib Canselor selewatlewatnya tiga (3) minggu sebelum aktiviti tersebut dijalankan. 21.3. Perbelanjaan Kegiatan 21.3.1 Kumpulan Wang sesuatu kegiatan boleh dibelanjakan untuk membayar kos pentadbiran kegiatan dan membayar apa-apa kos yang berkaitan dengannya atau berbangkit daripada apa-apa yang dijalankan oleh jawatankuasa penganjur bagi melaksanakan tujuan dan fungsinya. 21.3.2 Kumpulan Wang sesuatu kegiatan hendaklah dibelanjakan mengikut peruntukan perlembagaan persatuan dan pembayaran daripada kumpulan wang itu tidak boleh dibuat melainkan jika tuntutan bertulis dibuat dan disokong dengan resit-resit dan baucer-baucer. 21.4. Rekod Kewangan 21.4.1 Bendahari Jawatankuasa Penganjur (JKP) bertanggungjawab : 21.4.1.1 Menyediakan laporan kewangan kegiatan (sila rujuk Borang Penyediaan Penyata dan Laporan Kewangan Kegiatan Mahasiswa yang dilampirkan). Menyimpan akaun-akaun dan dokumen-dokumen kewangan yang sepatutnya mengenai pendapatan dan perbelanjaan Kumpulan Wang kegiatan. Butiran terperinci akaun, salinan laporan hendaklah diserahkan oleh JKP/Bendahari JKP bersama laporan kegiatan tidak lewat dari dua (2) minggu selepas berakhirnya sesuatu kegiatan yang dijalankan. Ahli Jawatankuasa yang akan dilantik oleh UNISEL berhak untuk mengaudit rekod-rekod ini. Bertanggungjawab sepenuhnya atas soal kewangan kegiatan dan sebarang kehilangan yang dilaporkan.

21.4.1.2

21.4.1.3

21.4.1.4

22.

Mesyuarat Post-Mortem & Laporan Kegiatan 22.1. Mesyuarat Post-Mortem perlu diadakan dalam tempoh dua (2) minggu selepas sesuatu kegiatan. Laporan kegiatan yang lengkap (Sila rujuk Lampiran C) termasuk penyata kewangan dan salinan minit mesyuarat post-mortem sesuatu kegiatan mesti - 12 Hal Ehwal Pelajar (HEP)

22.2.

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

dimajukan ke HEP selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas sesuatu kegiatan berakhir. 22.3. Mana-mana persatuan/kelab/penganjur yang gagal menghantar laporan kegiatan dalam tempoh yang ditetapkan, tidak akan dibenarkan memohon atau menjalankan kegiatan yang lain sehingga laporan kegiatan sebelumnya dimajukan ke HEP.

23.

Sijil Penghargaan / Penyertaan 23.1 Sijil Penghargaan/Penyertaan kepada AJK penganjur HANYA BOLEH dikeluarkan oleh HEP sahaja. Individu daripada jawatankuasa penganjur tidak dibenarkan untuk mencetak atau mengeluarkan sijil mereka sendiri. Jawatankuasa penganjur perlu memajukan senarai AJK atau peserta yang terlibat mengandungi nama, no. k/p, kursus, fakulti dan jawatan dalam jawatankuasa kepada HEP dua (2) minggu selepas kegiatan bagi tujuan urusan sijil penghargaan atau penyertaan. Sijil hanya akan dikeluarkan kepada persatuan/kelab/penganjur yang telah menghantar laporan aktiviti kepada pegawai HEP dalam tempoh yang ditetapkan.

23.2

23.3

24.

Pematuhan Prosedur 24.1 Mana-mana persatuan/kelab atau penganjur program/aktiviti yang melanggar atau tidak mematuhi mana-mana bahagian peraturan ini boleh dikenakan mana-mana satu atau mana-gabungan dua atau lebih tindakan yang berikut: 24.1.1 24.1.2 24.1.3 Amaran; Ditahan peruntukan; Ditarik balik kelulusan program/aktiviti

25.

Kesimpulan 25.1 Objektif utama prosedur atau panduan ini bukan bermaksud untuk mewujudkan karenah birokrasi atau red tape atau tidak menggalakkan ahliahli persatuan/kelab untuk menganjurkan sesuatu aktiviti. Tetapi ianya bertujuan untuk membantu, memudah dan meminimumkan masalah kepada ahli-ahli persatuan/kelab apabila menganjurkan sesuatu program/aktiviti mahasiswa. Prosedur/panduan ini dibuat oleh pihak HEP bertitik-tolak daripada banyaknya permasalahan yang dihadapi semasa memantau, menyelia dan membantu persatuan/ kelab persatuan semasa semester-semester yang terdahulu. HEP mengharapkan kepada semua ahli persatuan/kelab supaya mematuhi prosedur/panduan ini untuk mendapatkan hasil positif yang maksimum dalam menganjurkan aktiviti mahasiswa.

25.2

- 13 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

25.3

Para mahasiswa perlu memainkan peranan yang penting dalam menerapkan budaya tersebut, di mana mereka sanggup untuk belajar dan mengikuti nasihat yang diberikan oleh mana-mana pegawai universiti. Sekiranya budaya ini difahami, pihak universiti akan berjaya dalam matlamatnya untuk menghasilkan graduan yang bukan sahaja cemerlang dalam bidang akademik, bahkan juga dalam masa yang sama mampu berdaya saing dari aspek pengurusan, interpersonal, kemahiran kepimpinan dan mempunyai personaliti yang berketrampilan dan unggul. Para mahasiswa perlu memahami bahawa proses pembelajaran bukan sahaja terhad di bilik-bilik kuliah/tutorial, tetapi ianya juga mencakupi semua aspek dalam kehidupan kita. Secara ringkasnya belajar adalah proses yang berterusan. Dalam proses pembelajaran, kita mesti mengilap kemahiran berkomunikasi dan kemahiran mendengar, terutamanya prosedur dari segi aspek protokol. Pembelajaran perlu merangkumi juga rasa hormat kepada semua ahli dalam masyarakat sama ada di dalam ataupun di luar kampus. Prosedur atau panduan ini juga adalah bertujuan untuk menghapuskan sikap atau budaya saat-saat akhir (last-minute attitude culture) di kalangan mahasiswa kita. Kesinambungan daripada ini, kami ingin menanamkan sikap atau budaya merancang dan mengurus dengan baik juga teratur, bukan sahaja semasa menganjurkan program/ aktiviti bahkan juga dari segala aspek dalam kehidupan kita seharian. Sekiranya anda menghadapi sebarang masalah atau kesukaran semasa menganjurkan sesuatu program/aktiviti, sila berhubung dengan staf HEP untuk mendapatkan khidmat nasihat atau bantuan.

25.4

25.5

25.6

Disediakan oleh : Jawatankuasa Hal Ehwal Mahasiswa (HEP) Universiti Industri Selangor (UNISEL) JUN 2004 (PINDAAN PERTAMA APRIL 2008)

- 14 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

LAMPIRAN A CONTOH KEGIATAN MAHASISWA A. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. B. 1. 2. 3. 4. 5. 6. C. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. D. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. UMUM Program perniagaan / keusahawanan / pelaburan Program kepimpinan / pengurusan Program ketatanegaraan / perpaduan Program kewanitaan Program berunsur kemasyarakatan / pendidikan Program perundangan Program kaunseling / motivasi Program bakal siswazah cemerlang Pesta buku / Pameran kejuruteraan / Hari Terbuka Isu-isu Semasa Program / kempen anti dadah / rokok / alkohol KESENIAN / KEBUDAYAAN Kraftangan / Landscaping / Ketukangan Peraduan Karya Seni Peraduan / Pementasan Seni / Kebudayaan Kursus Penulisan / Kewartawanan / Penterjemahan Aktiviti Penggambaran Senifoto Tayangan gambar / video akademik / Multimedia / Hiburan SUKAN Sukan antara blok residen Sukan antara kolej kediaman mahasiswa Sukan antara Persatuan Sukaneka Ekspedisi (Perahu / kanu / kawasan gunung / hutan / gua) Perkhemahan Demontrasi seni pertahanan diri AKADEMIK Projek yang menerapkan nilai-nilai akademik Seminar / simposium berhubung dengan kursus pengajian Siri ceramah berhubung dengan kursus pengajian Peraduan mengarang / terjemahan / kuiz akademik Kelas bimbingan akademik Kumpulan diskusi akademik Perbincangan masalah / isu akademik Program ulasan buku akademik Kaunseling akademik Program komputer Lawatan akademik - Binaan Kejuruteraan / Kilang industri Lawatan sosial - Tempat peranginan / sejarah - 15 Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

E. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. F. 1. G. 1. 2. 3. 4. 5.

AGAMA Program sempena religious events Kelas agama / fadhu ain Ceramah agama (umum) Program dakwah / Bina Insan / Kesedaran agama Pengurusan Jenazah Program mengingati tokoh agama Tahlil / bacaan yasin Lawatan kebajikan - rumah anak yatim / orang tua / cacat Lawatan agama masjid / rumah ibadat / institusi agama LAWATAN Lawatan untuk pengetahuan Am / umum KHIDMAT SISWA/MASYARAKAT Projek kemasyaratan yang menerapkan nilai-nilai akademik. Kerja-kerja amal Kelas bimbingan murid sekolah rendah dan menengah Program perhubungan awam atau pemasaran UNISEL di sekolah-sekolah Program pemindahan teknologi

- 16 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

LAMPIRAN B1

GARIS PANDUAN
PENYEDIAAN KERTAS KERJA KEGIATAN MAHASISWA UNIVERSITI INDUSTRI SELANGOR (UNISEL) 1.0 TUJUAN 1.1 Garis panduan ini adalah untuk memberi penjelasan mengenai tatacara menyediakan kertas kerja yang patut disedia dan dikemukakan oleh setiap penganjur aktiviti mahasiswa di UNISEL bagi tujuan mendapat kelulusan Jabatan Hal Ehwal Mahasiswa (HEP) UNISEL.

2.0

PENGGUNAAN BAHASA DAN TULISAN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Menggunakan Bahasa Malaysia/Bahasa Inggeris. Bahasa yang mudah difahami dan menepati tujuan program. Ringkas dan tepat. Saiz font tidak kurang dari 12 point dan menggunakan font Times New Roman atau Arial. Hendaklah ditaip langkau 1.5 baris (1.5 spacing). Pastikan ejaan dan tanda baca adalah betul dan tepat (elakkan membuat kesilapan ejaan)

3.0

RUPA FIZIKAL 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Ditaip menggunakan kertas bersaiz A4 (80 gram) dan berwarna putih. Kulit luar (mukadepan) hendaklah mengandungi keterangan tajuk iaitu nama aktiviti, tarikh, masa, lokasi atau tempat, penyedia kertas kerja / anjuran Kertas kerja hendaklah dibinding (kulit keras) Format isi kandungan tidak perlu Nombor muka surat pada setiap helaian. Setiap tajuk mestilah mengikut urutan nombor (1.0, 2.0, 3.0,). Setiap jadual / rajah/ lampiran hendaklah diberi nombor, cth.: Lampiran A, Jadual 1 dsb.

4.0

KANDUNGAN KERTAS KERJA 4.1 Setiap kertas kerja mestilah mengandungi maklumat seperti pendahuluan, tujuan, matlamat, objektif, penganjur, tarikh, tempat, penyertaan, organisasi, aturcara program serta anggaran belanjawan dengan lengkap (Sila rujuk Lampiran B2).

- 17 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

LAMPIRAN B2 FORMAT PROPOSAL/KERTAS KERJA

1.0

PENDAHULUAN 1.1 Menyatakan secara ringkas mengenai: 1.1.1 Latar belakang atau sejarah program yang berkaitan atau terdahulu. 1.1.2 Asas atau sebab yang mencetuskan idea program.

2.0

TUJUAN 2.1 Nyatakan sebab, maksud atau tujuan kertas kerja disediakan. Contoh; 2.1.1 Memohon kelulusan program. 2.1.2 Memohon peruntukan kewangan. 2.1.3 Makluman.

3.0

NAMA PROGRAM 3.1 3.2 Nyatakan nama program dengan jelas dan tepat dalam bentuk tulisan huruf besar. (Contoh : KURSUS KEPIMPINAN ORGANISASI) Nama ringkas program mestilah berkaitan dengan tajuk induk dan tidak menggambarkan unsur atau nilai negatif.

4.0

TEMA PROGRAM (SEKIRANYA BERKAITAN) 4.1 Tema program mestilah tidak terlalu panjang atau bombastic. Ia mestilah jelas, berkaitan serta bersesuaian dengan program. Contoh : Menjana Kepimpinan Cemerlang Mahasiswa UNISEL

5.0

MATLAMAT 5.1 Nyatakan matlamat keseluruhan kepada program yang dirancang.

6.0

OBJEKTIF 6.1 6.2 Mestilah sesuai dengan sasaran serta matlamat program dan dinyatakan secara ringkas dan bernombor mengikut keutamaan. (Contoh : 3.1, 3.2,). Ia juga mestilah bersesuaian dengan hasrat penganjur bersama (jika ada) dan tidak bertentangan dangan undang-undang, akta, nilai sosial dan dasar negara.

7.0

PENGANJUR 7.1 Nyatakan status penganjur dengan jelas dan tepat mengikut kepentingan: 7.1.1 Penganjur utama. 7.1.2 Penganjur bersama. 7.1.3 Penaja program (penaja utama sahaja).

- 18 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

8.0

TARIKH DAN TEMPAT PROGRAM 8.1 Hendaklah dinyatakan tarikh, masa, tempat atau lokasi yang dicadangkan dengan lengkap.

9.0

PENYERTAAN / KUMPULAN SASARAN 9.1 Nyatakan kumpulan sasaran sama ada mahasiswa UNISEL, IPT lain, masyarakat umum atau mengikut minat atau hobi, jantina atau umur, bangsa atau agama.

10.0

BENTUK PROGRAM 10.1 Nyatakan secara ringkas bentuk program yang akan dijalankan seperti; gotong royong, ceramah, seminar, pertandingan, sukan, pameran, kebudayaan dan lain-lain.

11.0

CARTA ORGANISASI 11.1 AJK hendaklah tidak terlalu ramai dan terlalu banyak jawatan. Carta Organisasi boleh dibuat dalam bentuk lampiran dan dinyatakan: 11.1.1 Nama jawatan dan nama penuh AJK yang terlibat. 11.2 Penamaan Penaung / Penasihat serta AJK program mestilah individu yang berkaitan dengan persatuan atau program. Persetujuan rasmi dengan pihak luar (seperti syarikat swasta, kementerian, menteri atau universiti) hendaklah terlebih dulu diperolehi sebelum disenaraikan dalam struktur organisasi.

12.0

ATURCARA PROGRAM 12.1 Hendaklah dinyatakan dengan lengkap mengikut hari, tarikh, masa dan tempat program dijalankan. Bagi majlis penting atau utama dan melibatkan VIP (kenamaan) seperti perasmian atau penutup hendaklah diasingkan dan diperincikan. Maklumat lain juga boleh dinyatakan seperti syarat penyertaan, hadiah dan sebagainya mengikut keperluan.

13.0

BELANJAWAN 13.1 Nyatakan bentuk pendapatan yang diperolehi dan perbelanjaan yang dibuat dengan terperinci. Ruangan pendapatan dan perbelanjaan hendaklah diasingkan.

14.0

PENUTUP 14.1 Nyatakan hasrat dan harapan serta penghargaan penganjur mengenai program yang dicadangkan terhadap pihak yang terlibat serta jangkaan natijah daripada program yang dijalankan kepada penganjur, peserta, pihak yang terlibat serta masyarakat umum.

- 19 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Prosedur Menjalankan Persatuan dan Kegiatan Mahasiswa di UNISEL

LAMPIRAN C FORMAT LAPORAN PROGRAM

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 6.0 7.0 8.0 9.0

Tajuk Pengenalan Objektif (yang telah dicapai) Butiran Pelaksanaan Program Penyertaan Jawatankuasa Pelaksana Kekuatan / Kelemahan Program Perbelanjaan Kesimpulan / Penutup Lampiran (sekiranya berkaitan)

- 20 -

Hal Ehwal Pelajar (HEP)