JOB ORIENTASI PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT HOTEL NOVOTEL MANDALIKA RESORT LOMBOK

OLEH LALU ALFIAN PERMANA PUTRA H&R (AOG010047)

DIII PARIWISATA - FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM 2012-2013

JUDUL LAPORAN : JOB ORIENTASI PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT Nama Mahasiswa No.Mahasiswa Program Study : LALU ALFIAN PERMANA PUTRA : AOG 010047 : DIPLOMA III PARIWISATA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM

Mataram, 7 januari 2013 Mengetahui Dosen Pembimbing

YOYO WARDOYO, S.Pd

LALU ALFIAN PERMANA PUTRA NIM. AOG010047

Mengetahui Ketua Program Studi

( Drs. SATARUDIN, M.Si ) NIP. 1961123119890310107

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat tuhan yang maha kuasa karena berkat rahmat dan bimbingannya ,saya dapat menyelesaikan tugas yang diberikan kepada saya dalam matakuliah Job Orientasi Keberhasilan laporan ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak.Oleh karena itu,saya menyampaikan terima kasih kepada : 1.Management hotel Novotel Lombok yang telah membantu dan memberikan informasi yang di butuhkan serta memberikan kesempatan untuk melakukan orientasi kerja 2.Bapak Ahmad Jufri MP , selaku Ketua Jurusan Program DIII Pariwisata Universitas Mataram. 3.Bapak Drs.Satarudin Msi , selaku Dosen Pembimbing DII Pariwisata Universitas Mataram 4.Bapak Yoyo Wardoyo Spd, selaku pembimbing mata kuliah Job Orientasi Laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat saya harapkan.Terima kasih saya sampaikan kepada pihak yang turut membantu penyelesaiannya laporan ini dan semoga bermanfaat.

DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 1.3 Manfaat ........................................................................... ........................................................................... ............................................................................ 1 2 3 ........................................................................ ........................................................................ i ii

BAB II TINJAUAN UMUM 2.1 Sejarah singkat 2.2 Struktur Organisasi 2.3 Job Description ............................................................................. 7 ............................................................................. 10 .............................................................................. 12

2.4 Hubungan antar bagian .............................................................................. 26 BAB III LINGKUP ORIENTASI 3.1 Struktur Organisasi Front Office Department 3.2 Job Description 3.3 Hasil pengamatan ......................................... 31

............................................................................. 32 ............................................................................. 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan 4.2 Lampiran DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 52 ............................................................................. 55

ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Job orientation (job orientation) merupakan salah satu mata kuliah wajib bagi mahasiswa jurusan Hotel & Restaurant dan harus dilaksanakan pada hotel dan departement yang sudah ditentukan. Job orientasi ini merupakan bentuk tinjauan langsung yang dilakukan oleh mahasiswa ke hotel yang telah ditentukan dengan mengamati dan mencatat segala hal yang dilakukan oleh staff hotel di departemennya sesuai dengan job descriptionnya masing-masing. Job orientation (orientasi kerja ) merupakan pengaplikasian dari teori teori yang telah diberikan di kampus. Dengan melakukan job orientasi ini maka mahasiswa akan bisa lebih mengerti dan menambah wawasannya dengan melihat langsung secara jelas dan juga dia dapat membandingkan antara teori dengan kenyataan di lapangan. Dengan melihat secara langsung peralatan, proses dan cara kerjanya, maka mahasiswa akan semakin cepat memahami dan mengetahui cara dan proses kerjanya di departemen tersebut. Orientasi seperti ini juga akan lebih mempermudah bagi mahasiswa dalam memprediksikan apa yang akan dilakukan dan yang harus dilakukan oleh seorang staf di bagian tertentu misalnya front office department. Dengan ini mahasiswa diharapkan memiliki bekal dalam menempuh on the job training nantinya.

1.2.Tujuan 1.Memberikan kesempatan kepada mahasiswa dan memberikan ilmu wawasan yang lebih mendalam dengan memberikan arahan dan memperlihatkan secara langsung apa saja yang dilakukan oleh staff sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.

2.Mahasiswa dapat membandingkan antara teori yang diberikan di bangku kuliah dengan kenyataan yang ada di lapangan dengan melihatnya secara langsung. 3.Mahasiswa dapat melihat dan mengetahui secara langsung semua peralatan dan fasilitas yang digunakan di sebuah departemen hotel. 4.Mahasiswa dapat mengetahui secara langsung tentang peralatan, fasilitas, job description, job specification yang ada sehingga akan memiliki pengalaman dan bekal nantinya setelah dia akan melakukan On The Job Training di hotel dan setelah lulus nantinya. 5.Setelah melakukan job orientasi, mahasiswa akan mendapat gambaran yang lebih gamblang didalam menyusun dan membuat laporan mengenai apa yang dilihat, diamati dan yang pernah di pada saat orientasi.

1.1.Manfaat 1.Sebagai bekal mahasiswa di dalam menghadapi dunia kerja dilapangan langsung setelah dia lulus maupun saat melakukan On The Job Training. 2.Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai mekanisme kerja di hotel. 3.Memahami secara langsung mengenai hubungan kerja antar departemen yang ada di hotel. 4.Dengan adanya job orientasi ini mahasiswa dapat mempersiapkan diri secara dini dalam menghadapi dunia kerja. 5.Menambah pengalaman di dunia kerja. 6.Lebih memahami bakat dan minat kerja yang dimiliki oleh mahasiswa itu sendiri.

BAB II. TINJAUAN UMUM

2.1.Sejarah Singkat Novotel Resort Lombok adalah Hotel berbintang 4 dan berlokasi di Mandalika Resort Kuta, Kecamatan Pujut Kabupaten Lombok Tengah, adalah salah satu Chain Hotel dibawah management dari Accor Hotel untuk kawasan Asia Pasific yang berpusat di Francis, dan dengan Owning Company Bapak Peter Sondakh dari PT. Rajawali. Novotel mulai beroperasi / soft opening pada bulan Juli 1997 dengan menyandang Brand Novotel Coralia Lombok dan beroperasi penuh / Grand Openingnya mulai Januari 1998. Brand CORALIA itu sendiri mempunyai arti sesuai yang terkan dung dari singkatannya sebagai berikut ; C = culture, O = opportunity, R = relaxtion, A = adaptation, L = leisure, I = individual dan A = advanture. Pada pertengahan bulan September 2005 Novotel melakukan renovasi pertama kalinya untuk bangunan Guest blok bagian atas dan Bangunan Sasak Villa yang bagian timur dirubah menjadi Private Pool Villa. Sejak itu Novotel tidak lagi menyandang brand Coralia dan berubah menjadi Novotel resort Hotel. Renovasi kedua di lakukan pada bulan februari 2010, Seluruh bangunan Guest Blok dirombak keseluruhannya menjadi tipe minimalis dan dibangun penambahan dua unit Family Villa dengan masing masing mempunyai dua kamar serta Kolam renang pribadi. Renovasi ke tiga dilakukan bulan Juli 2012 untuk seluruh bangunan Sasak Villa dan Private Pool Villa. Dan novotel Lombok saat ini memiliki jumlah kamar sebanyak 102 kamar yang di operasikan dengan rincian sesuai tipe kamar : * Superior * Sasak Villa = 45 kamar * Deluxe Terrace = 15 kamar = 32 kamar

* Private Pool Villa = 8 kamar

* Family Villa = 2 Kamar Lokasi Hotel Novotel resort berjarak 19 kilometer dengan jarak tempuh hanya 25 menit dari bandara international Lombok dan 1 jam 15 menit dari pelabuhan Lembar.

Fasilitas Hotel * Room service * Fitness Center * Kid's Club * Cable satelite Tv * Area parkir * Restaurant dan bar * Swiming Pool * Meeting Room * Safe deposit box * Garden Pool * SPA * Bussines Center * Internet & Wi Fi * Laundry service

2.2 Bagan organisasi Struktur organisasi merupakan suatu tingkatan - tingkatan dimana di dalam struktur tersebut dapat diketahui bagian - bagian yang terdapat di dalam sebuah hotel, hubungan antara yang satu dengan yang lainnya, hubungan antara atasan dengan bawahannya dan hubungan antar departemen yang ada. Dengan melihat struktur organisasi maka akan dapat diketahui posisi/jabatan yang ditempati oleh seseorang sehingga mereka akan mengetahui secara langsung fungsi dan tanggung jawab mereka dengan posisi yang ditempatinya. Setiap departemen umumnya akan memasang struktur organisasi tersebut, sehingga setiap karyawan akan mengetahui posisi dan siapa atasan/bawahannya. Struktur organisasi dirancang dan disesuaikan dengan keadaan dan jumlah staf/karyawannya yang berada pada sebuah perusahaan. Semakin besar sebuah perusahaan maka tentunya struktur organisasinya juga akan bertambah besar. Adapun struktur organisasi yang ada di hotel Novotel Mandalika Resort sesuai dengan departemen yang ada adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL NOVOTEL RESORT LOMBOK

GENERAL MANAGER EXCUTIVE SECRETARY

EXCUTIVE ASSISTANCE MANAGER

FRONT OFFICE DEPARTMENT

ACCOUNTING DEPARTMENT

HOUSEKEEPING DEPARTMENT

FOOD & BEVERAGE DEPARTMENT

ENGINERING DEPARTMENT

SECURITY DEPARTMENT

HUMAN RESOURCES DEPARTMENT

2.3 Job Description

2.2.1General Manager Tugas dan tanggung jawab : 1.Menjalankan dan mengendalikan Operasional Hotel 2.Membuat dan mengatur anggaran operasional hotel 3.Menetapkan aturan, kebijakan dan keputusan dalam prosedur operasional hotel. 4.Melakukan interview dan uji kompetensi bagi staf yang akan menduduki jabatan / posisi Manager 5.Mengontrol dan menganalisa laporan keuangan. 6.Memberikan arahan Manager manager didalam pencapaian target dan pelaksanaan standar pelayanan yang digariskan. 7.Bekerjasama dengan Serikat pekerja di perusahaan didalam mengelola sumber daya manusia dan membuat peraturan sesuai Undang undang Ketenagakerjaan 8.Membuat laporan kepada OWNING Company dan Accor Head Office.

2.2.1EXECUTIVE ASSISTANCE MANAGER Tugas dan tanggung jawab : 1.Membantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management. 2.Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada GM. 3.Menerima laporan dari masing-masing department heads. 4.Mengatur dan memonitor operasional hotel. 5.Pengganti GM sementara jika sewaktu-waktu GM tidak ada di tempat.

2.2.1ACCOUNTING DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab :

1.Mengelola Keuangan Perusahaan 2.Membuat program kerja jangka pendek dan jangka panjang di bidang akuntansi. 3.Melakukan pembelian kebutuhan kebutuhan operasional hotel 4.Menginventarisir aset aset perusahaan 5.Membuat Neraca Perusahaan

2.2.1KEY ACCOUNT DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab : 1.Menyusun dan mengelola strategi pangsa pasar 2.Melaksanakan promosi pemasaran. 3.Memaksimalkan keuntungan dan pendapatan sepanjang tahun 4.Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran. 5.Memelihara hubungan dan komunikasi dengan Instansi Pemerintah, perusahaan dan Biro perjalanan dalam dan luar negeri 6.Membuat paket paket penjualan kamar 7.Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu di luar jam kerja. 8.Melakukan sales call secara rutin sesuai dengan program yang telah direncanakan. 9.Membuat dan menganalisa kontrak harga kamar 10. Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1HUMAN RESOURCES DEPARTMENT Tugas dan Tanggung jawab : 1.Bertanggung jawab atas rekrutmen dan penempatan tenaga kerja sesuai kebutuhan Perusahaan

2.Melakukan proses interview terhadap calon Karyawan 3.Melaksanakan manajemen pengupahan sesuai peraturan dan perundang undangan 4.Mengatur sistem keselamatan dan kesehatan Pekerja 5.Mengkoordinir dan melaksanakan program sosial dan olahraga 6.Menjalin kerjasama dengan Instansi terkait dan Serikat Pekerja 7.Mengatasi masalah yang berhubungan dengan perselisihan hubungan industrial antara pekerja dan perusahaan 8.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan department sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab : 1.Menyiapkan inventarisasi peralatan-peralatan Bar dan Restaurant 2.Menetapkan menu sistem penyajian dan strategi penjualan 3.Membuat budget / rencana anggaran operasional 4.Membuat paket Weeding party , paket Meeting dan Banquette 5.Memonitor pelaksanaan Hygiene makanan dan minuman 6.Melakukan analisis, evaluasi pesaing 7.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan department sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1FRONT OFFICE DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab : 1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap sistem penjualan kamar 2.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap sistem pemesanan kamar

3.Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya 4.Melaksanakan sistem standar service mengenai penerimaan tamu 5.Menyusun rencana anggaran operasional department 6.Merumuskan dan menetapkan tarif kamar 7.Mengalokasikan kamar bagi tamu VIP atau V.V.I.P 8.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan department sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1HOUSEKEEPING DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab ; 1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap penyediaan kamar yang akan di jual 2.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap seluruh kebersihan kamar 3.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap kebersihan seluruh Public area 4.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap kelengkapan peralatan dan supplies seluruh kamar 5.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap Guest laundry 6.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap Loss and pound 7.Menyusun budget / anggaran operasional department

8.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan department sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1ENGINERING DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab : 1.Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan barang barang dan fasilitas hotel

2.Menyusun rencana anggaran operasional department 3.Melaksanakan perintah kerja bila diminta Department lain 4.Memelihara seluruh peralatan listrik agar tetap berfungsi dengan baik 5.Memelihara hubungan baik dan komunikasi dengan PLN dan PDAM 6.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1SECURITY DEPARTMENT Tugas dan tanggung jawab : 1.Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan dan ketertiban lingkungan hotel secara menyeluruh 2.Mengadakan koordinasi dengan kepolisian didalam mengantisipasi dan penanggulangan terhadap gangguan keamanan 3.Berkoordinasi dengan pihak Kepolisian untuk membantu Tamu apabila apabila kehilangan sesuatu akibat pencurian. 4.Menjaga dan menyimpan Kunci kunci kantor dan outlet hotel 5.Melaksanakan pengawalan

2.4.

Hubungan Antar Department Hubungan kerjasama yang baik antara karyawan dalam suatu departement di satu

hotel sangat diperlukan karena agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu kelancaran dan keberhasilan operasional secara keseluruhan,serta tidak menggangu atau menghambat kelancaran pelayanan kepada tamu.Apabila kerjasama antar bagian telah dilakukan dengan baik maka pelayanan kepada tamu pasti akan memuaskan dan pasti berdampak positif terhadap hotel itu sendiri. Hubungan dan kerjasama itu dapat dilakukan dengan cara pemberitahuan kepada seluruh seksi-seksi yang ada di Front office departmen tentang pelayanan yang baik agar

tercapai tujuan yang diinginkan yaitu memberikan kepuasan terhadap tamu tentang pelayanan yang diberikan.

2.4.1 Front Office Department & House Keeping Department 1.Mengirimkan data forecast occupancy yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan dalam satu hari, mingguan, bulanan, tiga bulanan bahkan data untuk satu tahun. 2.Mengirimkan EA rooms atau daftar kamar yang sudah dipesan 3.Mengirim kamar yang diblok untuk VIP. 4.Memberitahukan setiap pergantian kamar. 5.Meminta pemasangan extra bed atau baby box. 6.Memberikan Kamar xpected departure list 7.Melaporkan complaint tamu tentang kondisi kamar. 8.Membantu housekeeping untuk menagih pembayaran barang-barang yang rusak / hilang dari kamar. 9.Melaporkan barang hotel yang hilang dari kamar untuk ditagihkan ke tamu tersebut.

2.4.2 Front Office Department & Human Resources Department Hubungan kerja antara F.O dengan Human Resources Department adalah : 1.Penerimaan karyawan baru. 2.Mutasi, promosi dan rotasi karyawan. 3.Program orientasi karyawan baru. 4.Tour to the hotel . 5.Masalah PTER ( payroll, taxes and employee relations ).

2.4.3 Front Office Department & F&B Department 1.memberikan informasi pada tamu tentang fasilitas food&baverage 2.Penaganan dailiy buffet sehari-hari di coffe shop untuk tamu rombongan yang menggunakan fasilitas meal cupon. 3.Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar. 4.Untuk pemesanan complimentary. 5.Penanganan Function Room.

6.Penanganan welcome drink.

2.4.4 Front Office Department & Enginering Department Hubungan antara F.O dengan Engineering Department adalah : 1.Penanganan working / memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alatalat di Front Office Department. 2.Pembuatan kunci duplikat. 3.Penanggulangan bahaya kebakaran. 4.Penanggulangan kerusakan masalah AC. 5.Masalah transportasi tamu dan karyawan. 6.Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

2.4.5 Front Office Department & Security Department 1.Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang diduga skipper . 2.Melindungi barang-barang milik tamu. 3.Memberikan perasaan aman kepada tamu, karyawan dan pengunjung baik

2.4.6 Front Office Department & Acounting Department Hubungan kerja dengan akunting meliputi hal-hal sebagai berikut : 1.Masalah penagihan kredit tamu yang belum terbayar. 2.Masalah petty cash. 3.Masalah remitance of funds. 4.Penggajian bulanan yang berhubungan dengan overtime. 5.Penanganan night audit. 6.Hotel room revenue.

BAB III LINGKUP ORGANISASI FRONT OFFICE DEPARTMENT

3.1 Struktur Organisasi

FRONT OFFICE MANAGER

DUTY MANAGER

FRONT DESK

RESERVATION

CONCIERGE

GUEST RELATIONS

Front Desk Spv. Receptionist & Cashier Training

Reservation Spv Reservation clerk

Bell Supervisor

Guest Relations Officer

Bell Captain / Airport Rept. Coordinator Bell Boy Guest Relation Agent

Operator

Training

Training

Training

3.2 Job Description

3.2.1 Front Office Manager Tugas dan tanggung jawab : 1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap operasional Front Office departement. 2.Membuat jadwal kerja karyawan 3.Membuat laporan statistic dan tingkat hunian kamar (Room Occupancy) 4.Memastikan sistem standar pelayanan Tamu dijalankan sesuai yang digariskan

5.Menyusun rencana anggaran operasional Departement 6.Memelihara dan menjaga hubungan yang baik dengan Department lain 7.Memberikan motivasi kepada bawahannya 8.Mengadakan pertemuan atau briefing secara rutin 9.Merumuskan merekomendasi penyesuaian tarif kamar 10.Melayani langsung tamu VIP atau V.V.I.P 11.Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan

3.2.2 Duty Manager Tugas dan tanggung jawab : 1.Membantu Front Office Manager dalam menjalankan operasional 2.Membuat laporan harian operasional front Office 3.Meng update dan melengkapi data data Tamu 4.Membuat laporan keuangan, tingkat hunian kamar dan hotel kompetitor 5.Mengkoordinasi rekan kerja di dalam menjalankan operasional 6.Menyiapkan suporting dokumen untuk Tamu yang akan check Out keesokan harinya. 7.Bertanggung jawab terhadap hasil kerja bawahan

3.2.3 Front Desk Supervisor Tugas dan tanggung jawab : 1.Memeriksa dan memastikan supporting dokumen untuk proses check-in 2.Memeriksa proses pembayaran Tamu yang Check Out 3.Mengawasi dan memantau cara kerja bawahan secara langsung 4.Memastikan operasional berjalan sesuai dengan standar prosedur 5.Penjualan kamar hotel

6.Menangani permintaan tamu dan komplain tamu 7.Membuat laporan kerja

3.2.4 Receptionist/Cashier Tugas dan tanggung jawab : 1.Menyambut kedatangan Tamu 2.Mengalokasikan Kamar untuk Tamu yang akan tiba 3.Melaksanakan proses Check In dan Check Out Tamu 4.Menginput data kedalam sistem komputer bagi tamu yang telah tiba 5.Melakukan penjualan kamar langsung 6.Menjual semua fasilitas lain yang ada di hotel 7.Memberikan informasi pada tamu 8.Menangani Proses pembayaran Kamar 9.Melakukan proses billing dan closing 10.Memberikan image hotel yang baik pada tamu

3.2.5 Reservation Supervisor Tugas dan tanggung jawab : 1.Membuat schedul kerja 2.Memeriksa ketersediaan bahan bahan penunjang kerja 3.Meninjau pemesanan kamar semua kategori tamu 4.Mereview reservasi harian yang di input untuk keakuratan kode 5.Menjaga ketersediaan kamar dan harga kamar

6.Memperbaharui point dan level harga kamar 7.Membuat reservasi, penambahan dan pembatalan reservasi 3.2.6 Reservation Clerk Tugas dan tanggung jawab : 1.Menangani proses pemesanan kamar 2.menginput data reservasi kedalam sistem komputer 3.menangani perubahan, penambahan dan pembatalan reservasi 4.Menjaga kebersihan dan kemasan wilayah kerja 5.Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung untuk tamu yang akan tiba keesokan harinya 6.Menyiapkan daftar kedatangan dan keberangkatan tamu 7.Mengarsipkan file file pemesanan kamar.

3.2.7 Operator Tugas dan tanggung jawab : 1.Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja 2.Memeriksa ketersediaan line telepon 3.Menangani telepon masuk dan telepon keluar 4.Meneruskan sambungan telepon sesuai permintaan 5.Menangani pengiriman faximile tamu dan inter department 6.Menyiapkan dan memberikan informasi yang dibutuhkan tamu maupun antar department 7.Membuat laporan pemakaian telepon dan faximile 8.Menangani permintaan Wake up call tamu 9.mengarsipkan dokumen dokumen

3.2.8 Bell Supervisor Tugas dan tanggung jawab: 1.Memeriksa log book dan shift kerja bawahan 2.Bertanggung jawab atas operasional belldesk 3.Menginventarisir kelengkapan operasional 4.Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perawatan kendaraan hotel 5.Memotivasi dan memberikan training ke teamnya

3.2.9 Bell Captain Tugas dan tanggung jawab : 1.Membantu Bell Supervisor menjalankan operasional di belldesk 2.Memeriksa shift kerja bawahan 3.Memeriksa daftar tamu yang akan check in dan check out 4.Memastikan Operasional di outletnya berjalan dengan baik

3.2.10 Bell boy Tugas dan tanggung jawab : 1.Menyambut kedatangan tamu 2.Membantu membawa barang tamu 3.Memberikan label pada barang tamu 4.Mengantarkan tamu ke kamar 5.Memberikan informasi tentang fasilitas hotel ke tamu 6.Menjelaskan semua fasilitas yang ada di dalam kamar tamu 7.Membantu tamu untuk pindah kamar 8.Menangani surat-surat tamu 9.Mengantarkan surat kabar ke dalam kamar tamu

3.2.11 Guest Relations Officer (GRO) Tugas dan Tanggung Jawab : 1Menyambut kedatangan tamu 2Menjaga standar pelayan terhadap customer 3Mengelola statistik tingkat kepuasan Tamu 4Membina hubungan dan komunikasi terhadap customer 5Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh department di hotel 6Menangani dan menyelesaikan keluhan keluhan Tamu 7Menangani langsung tamu VIP dan VVIP 8Memeriksa alokasi kamar, fasilitas dan amenities bagi tamu VIP dan VVIP 9Menangani Korespondensi dengan customer 10Membuat laporan langsung kepada General Manager

3.2.12 Guest Relation Agent (GRA) Tugas dan Tanggung Jawab : 1.Menjalankan tugas tugas yang dibebankan superiornya 2.Menyambut kedatangan tamu 3.Membantu kebutuhan kebutuhan tamu 4.Menyiapkan permintaan amenities tamu VIP dan VVIP serta mendistribusikannya kepada department terkait. 5.Memberikan informasi fasilitas hotel dan sekitarnya ke tamu 6.Menjaga komunikasi dan hubungan terhadap tamu. 7.Melakukan Courtessy call untuk tamu yang baru tiba di kamar 8.Melakukan Courtessy call untuk tamu yang akan check out

9.Menginput data statistik survey tingkat kepuasan tamu (Medalia)

3.4 Jadwal Kerja Jadwal / shift kerja bagi karyawan disesuaikan menurut operasional dan kebutuhan department masing masing, tetapi secara umum dapat di klasifikasikan sebagai berikut : Jadwal kerja dengan komposisi 5 : 2 yaitu masa kerja karyawan 5 hari dalam seminggu dan mendapat libur kerja selama 2 hari dengan lama kerja 9 jam per hari Jadwal kerja dengan komposisi 6 : 1 yaitu karyawan akan mendapatkan libur 1 hari setelah bekerja 6 hari berturut turut dengan lama kerja 8 jam per hari BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan Dari kegiatan job orientasi penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut: a.Melalui Job orientasi ini mahasiswa dapat melakukan observasi (pengamatan ) didalam

suatu hotel sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri untuk menjadi karyawan atau karyawati di sebuah hotel serta melalui job orientasi tersebut mahasiswa dapat mengetahuii lebih jauh mengenai bagaimana dunia kerja didalam bidang pariwisata khususnya perhotelan. b.Seluruh staff yang bekerja di hotel dibagian manapun harus mampu bekerja secara disiplin,trampil,efektif dan efisien. c.Dengan mengetahui job description masing-masing jabatan staff tersebut dapat bekerja dengan baik dan teratur serta mampu bertanggung jawab sesuai dengan posisinya. d.Dengan mengetahui job spesification masing-masing jabatan mahasiswa dapat memprediksi dan mempersiapkan dirinya akan bisa menempati posisi jabatan yang kiranya sesuai dengan latar belakang pendidikan dan pengalamannya dikemudian hari. e.Hubungan dan kerja sama antar bagian baik antar departement yang satu dengan departement yang lain maupun antar staff yang satu dengan staff yang lain dalam satu

departement haruslah berjalan dengan baik sehingga akan menghasilkan kualitas pelayanan yang baik pula. f.Kepuasan tamu atas mutu pelayanan yang diberikan hotel adalah suatu nilai jual tinggi bagi hotel tersebut.

4.2 Saran Berdasarkan hasil pengamatan penulis setelah melakukan job orientasi ,maka masih banyak hal hal yang harus segera dibenahi atau diperbaiki oleh berbagai pihak yang terkait langsung dengan pariwisata terutama pihak hotel sendiri,oleh sebab itu saran-saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut: a.Pihak hotel harusnya mengantipasi peluang-peluang dan ancaman ancaman utama hotel atau restaurant dengan mempelajari faktor-faktor diluar hotel misalnya para pesaing ,peluang pasar ,perundang-undangan,kecendrungan ekonomi( sosial budaya),keamanan dan situasi politik. b.Untuk fasilitas hotel yang belum memadai sebaiknya difasilitasi dengan lengkap agar mendukung kelancaran opersional di hotel secara efektif dan efisien c.Diharapkan kepada pemilik hotel agar lebih memperhatikan masalah peningkatan kerja dan profesional dari para pegawainya dengan melaksanakan atau mengirim para pegawai untuk mengikuti berbagai macam seminar dan pelatihan yang berhubungan langsung dengan peningkatan profesionalitas kerja. d.Pihak hotel dalam meningkatkan pelayanan yang maksimal harus tetap melakukan koordinasi setiap waktu agar para staff tidak banyak melakukan kesalahan atau kelalaian,agar kerja lebih efisien dan efektif juga untuk meningkatkan disiplin kerja para karyawan. e.Memberikan motivasi bagi para karyawan dengan memberikan bonus atau insentif lebih bagi karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang memuaskan. f.Untuk mahasiswa sebaiknya mempersiapkan diri dengan pengetahuan-pengetahuan serta pengalaman-pengalaman kerja khususnya perhotelan sehingga saat terjun lngsung ke dunia kerja khususnya di perhotelan telah siap untuk bekerja.