CURS 2 - Protocol

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE
CURSUL 2 Protocol i etichet n comunicare i la evenimentele sociale

Ioana Vrsta
2
PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE Ioana Vrsta
COMUNICAREA
Adresarea ctre o alt persoan
3

Adresarea iniial ctre o persoan se face invocndu-i corect cel mai important titlu deinut de aceasta i numele de familie. Formalismul diplomatic, n special, dar i cel oficial instituional sau corporatist presupune ca niciodat s nu v adresai reprezentanilor diplomatici sau oficialilor folosindu-le prenumele, aa cum se obinuiete n Statele Unite. Adresarea ar trebui s se bazeze pe titlurile deinute, pn n momentul n care suntei invitat s v adresai altfel. n cazul n care se face prezentarea soului/soiei, se poate spune prenumele sau soul meu (my husband) sau soia mea (my wife), mai degrab dect Dl./Dna. Popescu (Mr./Mrs. Smith).
4

Ctre ambasadori adresarea este ntotdeauna Dl./Dna. Ambasador (Mr./Madam Ambassador) sau Ambasadorul Popescu (Ambassador Jones). Numai cu ocazia invitaiilor speciale sau n cazul n care este o veche prietenie, v putei adresa unui ambasador cu prenumele, i asta numai n cazul n care nu v aflai n public. n adresarea indirect formula este ambasadorul (the ambassador), iar n cazul n care este mpreun cu soia/soul the ambassador and Mr./Mrs. Smith. Dac soia i-a pstrat numele dinainte de cstorie, adresarea este the ambassador and his wife, Ms. Smith. O persoan i pstreaz n adresare titlul de ambasador i dup ce i ncheie misiunea n aceast funcie. n rile francofone, soiei ambasadorului i se adreseaz cu formularea Madam Ambassador. n cazul n care ambasadorul este femeie, n toate rile adresarea corect este Ambassador Jones pentru a evita confuziile i a o asigura de tot respectul.
5

Cei de rang inferior celui de ambasador vor fi apelai cu formularea Mr., Ms. sau Mrs., dac statusul marital le este cunoscut. n limba romn, pentru toate persoanele de sex feminin, peste 18 ani, indiferent de statusul marital, adresarea va fi Doamna ... (nume), regul adoptat dup normele de etichet franceze. Bineneles, persoana feminin, n cazul n care nu este cstorit, nu va face corectura Domnioara ... (nume).
6

n cazul adresrii ctre personaliti cu nalte funcii n stat sau ctre conductori ai unor culte regilioase, se va manifesta o atenie deosebit pentru cunoaterea i folosirea titulaturilor i a formulelor corecte de adresare, erorile n aceast privin fiind foarte prost primite. Astfel, n cazul unor monarhi, formula introductiv de adresare va fi cea de Sire, pentru mprat sau rege, i de Doamn, pentru mprteas i regin, iar cea de adresare complet Majestii Sale Elisabeta II, Regina Marii Britanii; n cuprinsul scrisorii se va folosi Majestatea Voastr. Pentru prini se va folosi, dup caz, adresarea Alteei Sale Serenissime, dac este prin suveran al unui stat i Alteei Sale Imperiale sau Alteei Sale Regale, dac este fiul unui mprat sau rege. n cuprinsul scrisorii adresarea va fi Altea Voastr Serenissim, Altea Voastr Imperial, Altea Voastr Regal.
7

Pentru strini, avnd funcii de preedinte de stat, ef de guvern, ministru, ambasador, nc se folosete formula introductiv de Excelen, iar n cuprinsul scrisorii cea de Excelena Voastr sau Dumneavoastr. De remarcat este faptul c tendina actual este aceea ca, n cazul nalilor demnitari preedinte de stat, prim ministru s nu se mai adauge nicio alt formul de adresare, tocmai pentru a sublinia greutatea funciei deinute. Aceast stilistic a impus n relaiile internaionale de ctre practicile la nivelul NATO i apoi la nivelul UE. n cazul demnitarilor autohtoni, n majoritatea rilor, nu se folosete formula de adresare Excelen, ci aceea de Domnule, Dumneavoastr.
8

n ncheierea scrisorilor adresate unor nalte personaliti de stat, se pot folosi formule de politee ca: Rog pe Majestatea Voastr/Altea Voastr s binevoiasc a accepta expresia profundului meu respect; V rog, Domnule Preedinte, s binevoii a primi expresia consideraiei mele celei mai nalte; V rog s acceptai, Domnule Ministru/Ambasador, expresia naltei mele consideraii; V rog s primii, domnule Director, expresia distinsei mele consideraii.
9

Biserica Ortodox Romn
Patriarhului - Prea Fericite Printe Patriarh, Prea Fericirea Voastr, Prea Fericirii Sale, Prea Fericitului Printe Daniel, Patriarhul Bisericii Ortodoxe Romne; Mitropoliilor i Arhiepiscopilor - nalt Prea Sfinite, nalt Prea Sfiniei Voastre, nalt Prea Sfiniei Sale, nalt Prea Sfinitului... (prenumele), Mitropolitul Moldovei i al Bucovinei; Episcop sau Arhiereu vicar - Prea Sfinite, Prea Sfinia Voastr, Prea Sfiniei Sale, Prea Sfinitului ... (prenumele), Episcop al Rmnicului; Arhimandrit i Stare - Prea Cuvioase Printe Arhimandrit/Stare, Prea Cuvioia Voastr, Prea Cuvioiei Sale, Prea Cuviosului Arhimandrit Vasile; dac acesta este i stare, adugm, n continuare, Stareul Mnstirii (denumirea); Preot - Prea Cucernice Printe, Prea Cucernicia Voastr, Prea Cucernicului Printe (numele), paroh al bisericii (denumirea); Clugr/Clugri - Cuvioase Printe, Cuvioas Maic
10

Biserica Romn Unit cu Roma, Greco-Catolic folosete aceleai formule de adresare ca i cele din Biserica Ortodox. Excepie se face n cazul conductorului acestui cult, care are rang de Arhiepiscop Major, iar formula de adresare este Preafericirea Sa Lucian, Arhiepiscop Major al Bisericii Romne Unite cu Roma, Greco-Catolic. Biserica Armean i Cultul Cretin de Rit Vechi folosesc aceleai formule de adresare ca i cele pentru ierarhii Bisericii Ortodoxe. Pentru Catolicosul de la Ecimiadzin (eful suprem al Bisericii Armene de pretutindeni) se va folosi Sanctitatea Voastr.
11

Biserica Romano-Catolic Papa - Sanctitatea Voastr, Prea Sfinte Printe, Sanctitii Sale Papa Benedict al XVI-lea; Cardinal - Eminena Voastr sau Domnule Cardinal, Eminenei Sale Cardinalul (numele), la care se adaug funcia deinut (Arhiepiscop de ); Arhiepiscop/Episcop - Excelen, Monseniore, Domnule Arhiepiscop/Episcop, respectiv Excelenei sale Arhiepiscopului de (denumirea diocezei) Monseniorul (numele); Preot - Printe Paroh, Domnule Printe; Clugri - Cuvioase Printe, Cuvioas Maic. La noi n ar, n corespondena oficial se folosesc, i n cazul ierarhilor romano-catolici, formule de adresare similare celor folosite ctre ierarhii ortodoci. Doar pentru cardinali se folosete adresarea Eminena Voastr.
12
COMUNICAREA
Salutul
13
Salutul
ntotdeauna va fi salutat persoana creia i se cuvine mai mult deferen. Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal.
14
Salutul
Va fi salutat primul cel cruia i se cuvine mai mult deferen Cei tineri i vor saluta pe cei mai n vrst; Brbaii salut primii femeile; Cei cu funcii mai mici i salut pe cei superiori n grad; Cei nou venii i salut pe cei aflai, deja, ntr-o ncpere sau loc de ntlnire. Odat adresat salutul fa de un grup, nu mai este obligatoriu s se dea bun ziua fiecrei persoane, individual. Dac totui acest lucru se face, se va ncepe cu cei crora li se cuvine mai mult deferen. Indiferent de vrst sau de funcie, curtoazia cere ca brbatul s fie cel care salut mai nti femeia, aceast regul fiind valabil att n viaa public, n activiti desfurate n instituii sau firme, ct i n relaiile cu caracter privat.
15
Salutul
ntre persoane de acelai sex, ntietatea dat funciei n raporturile de serviciu cedeaz locul criteriului de vrst n viaa particular. n cazul unor persoane ntre care nu exist nici o deosebire, conform criteriilor evocate, se vor avea n vedere urmtoarele criterii: Cel care este n micare l va saluta primul pe cel care st pe loc; Cnd ambii sunt n micare, cel care taie drumul celuilalt va saluta primul; Dac se deplaseaz n aceeai direcie, cel care circul mai repede va saluta primul; Cel care se afl ntr-o main l salut primul pe cel care merge pe jos, n cazul n care a fost vzut; Cnd persoanele sunt egale ca poziii n societate sau cnd nu se cunoate exact statutul celui ntlnit, cel care este mai politicos va saluta primul. Nu este un semn de demnitate a atepta s fii salutat primul.
16
Salutul
Cineva salutat trebuie s rspund imediat la salut, a proceda altfel este o mare impolitee. Excepie fac femeile, dac sunt singure i au fost salutate de un necunoscut. Brbaii trebuie s rspund la salut, chiar i necunoscuilor. Pentru ambele sexe sunt valabile, n plus, cteva recomandri, i anume: O persoan care pare cunoscut, fr a o putea totui identifica, este preferabil s fie salutat; n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu dorii, totui, s-o salutai, eschivarea trebuie fcut cu tact. Se salut primul la intrarea ntr-un birou, ntr-un restaurant, ntr-un lift, ntr-un compartiment de tren sau sal de ateptare, ntr-un magazin mic. Nu se salut persoane necunoscute la urcarea ntr-un mijloc de transport n comun, la intrarea ntr-un magazin mare, ntr-o gar sau oficiu potal, ns este bine s fie salutate persoanele care servesc la ghieele acestor instituii, atunci cnd ne adresm lor.
17
Salutul
Att brbaii, ct i femeile salut, prin ridicarea n picioare (brbaii, n plus, descoperindu-i capul), la intonarea imnului naional al Romniei i a imnurilor strine, cu prilejul unor manifestri publice, precum i la trecerea drapelului de stat n cadrul unei parade sau la ridicarea acestuia, cnd este vorba de o ceremonie oficial. Se salut, de asemenea, cortegiile mortuare, brbaii i femeile oprinduse pentru aceasta, un moment, cnd cortegiul trece n dreptul lor, primii descoperindu-i capul, pentru cteva clipe.
18
Strngerea de mn
Iniiativa strngerii minii, spre deosebire de salut, aparine persoanei creia i se datoreaz deferen. Strngerea de mn este un gest care poate urma salutului. El poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrilor. Schimbul de strngeri de mn se face cu o uoar nclinare a capului, avnd contact vizual cu interlocutorul.
19
Strngerea de mn
Brbatul nu va da niciodat mna eznd, nici unei femei, nici altui brbat. Femeile, de regul, nu se ridic n picioare cnd dau mna cu brbaii sau cu alte femei. Pot face excepie doar fa de cineva mult mai n vrst sau fa de personaliti de rang nalt, crora in s le arate o consideraie deosebit. n cazul femeilor gazde, n mod firesc, acestea se ridic pentru a-i ntmpina oaspeii, indiferent de sexul i vrsta acestora. De reinut c, la reuniuni sau ntlniri n grup, strngerile de mn se schimb mai nti ntre femei, apoi ele dau mna cu brbaii i la urm brbaii dau mna ntre ei. Pe msur ce grupul devine mai numeros, cei ce i se altur mai trziu nu trebuie s dea mna cu toi cei prezeni, putndu-i saluta prin nclinarea capului i rostirea unei formule de salut.
20
Srutatul minii
Unei doamne i se va sruta mna numai dac aparine unei culturi n care acest gest este acceptat i doar ntr-un cadrul monden. Srutatul minii este un alt gest legat de schimbul de saluturi, n anumite mprejurri, ntre un brbat i o femeie. La ntinderea minii de ctre o femeie, brbatul se apleac pentru a o sruta uor sau doar a o apropia de buze. n niciun caz nu va rmne cu spatele drept, trgnd spre buzele sale mna femeii, dar nici, aplecat fiind, s o srute zgomotos;
Denis Thatcher, soul lui Margaret Thacher, o salut pe Prima Doamn a SUA, Nancy Reagan, srutndu-i mna, 1988
21
Srutatul minii
Srutul minii se face cnd v aflai n interior, nefiind recomandabil s facei acest gest pe strad sau n locuri publice; Uzana este ca la reuniuni de lucru ale oficialitilor i ale oamenilor de afaceri s nu se mai srute mna femeilor, acest gest fcndu-se doar la evenimentele mondene; Nu se srut mna nmnuat; Nu se srut mna tinerelor fete.
22
COMUNICAREA
Prezentarea unei persoane
23

Cnd se face prezentarea a dou persoane, primul nume pronunat va fi al persoanei creia i se datoreaz mai mult deferen. Obiectivul pentru care persoanele sunt introduse (prezentate) este acela de a-i cunoate numele ntre ele i de a putea purta n continuare o conversaie. Este, de asemenea, o manifestare a relaiilor interumane, n legtur cu care trebuie respectate anumite norme de etichet.
24

Ca i n cazul salutului, vom aplica principiul prioritii persoanelor crora li se datoreaz mai mult deferen. Astfel, brbaii sunt prezentai femeilor, persoanele cu grade mai mici sunt prezentate celor de rang superior, iar tinerii celor mai n vrst. Se face excepie n cazul tinerelor fete, care vor fi prezentate ele unui brbat mai n vrst, nu invers. Prezentarea, de obicei, este fcut de o a treia persoan, n cele mai multe cazuri de ctre gazda casei n care are loc ntlnirea sau altcineva care cunoate cele dou persoane, care urmeaz a fi recomandate una alteia.
25

Formularea prezentrilor trebuie s in cont i ea de o anumit etichet. Conform acesteia, se pronun nti numele persoanei creia i se face prezentarea, nsoindu-l de o formul de politee, i apoi numele celui care este prezentat. Ex. Domnule Popescu, dai-mi voie s vi-l prezint pe domnul Ionescu sau n englez Mrs. Smith, may I present Mr. Jones?. Dac cel cruia urmeaz s i se prezinte cineva este o personalitate de seam, se va meniona doar funcia sau titlul acestuia, fr a i se mai aduga numele: Domnule ministru, v rog s-mi permitei s vi-l prezint pe domnul Popescu. Este o form de politee prin care se subliniaz notorietatea persoanei care ocup funcia mai important.
26

Este uzual ca ambele persoane astfel recomandate s se ncline uor, cea prezentat, firete, dnd expresie unui sentiment de consideraie. Imediat dup aceasta, cel ctre care a fost fcut prezentarea ntinde mna celui care i-a fost recomandat i acesta i-o strnge. ntinderea minii este bine s fie nsoit de expresii ca: ncntat, Bucuros s v cunosc sau altele care s exprime satisfacia c aceast ntlnire a avut loc. Dac prezentarea este urmat de un schimb de cri de vizit, cel mai mic n grad sau brbatul este primul care ofer cartea sa de vizit i nu cel ierarhic superior sau femeia.
27

Cnd este vorba de persoane de acelai grad i aproximativ de aceeai vrst, deci fr probleme de precdere, se poate folosi o formul simplificat: mi permitei s v prezint: Domnul (doamna) Popescu, domnul (doamna) Ionescu, nemaicontnd ordinea n care se pronun numele celor dou persoane. n englez formula "Mrs. Smith, Mr. Jones," este de acceptat. Pentru a face prezentarea mai plcut, n momentul n care prezentai dou persoane, este recomandat s spunei cte o fraz despre fiecare. Acest fapt face posibil nceperea unei conversaii ntre cei doi, acesta fiind scopul pentru care i-ai prezentat unul altuia.
28

n cazul unei reuniuni, gazda va pronuna mai nti numele persoanei care intr i apoi ale celor aflai, deja, la faa locului; La prezentarea unui cuplu, nu se va ncepe cu soia, ci cu soul, spunndu-se Domnul i doamna Popescu sau Domnul profesor Ionescu i doamna. n englez, n funcie de faptul c soia a adoptat numele de familie al soului sau nu, adresarea va fi Mr. and Mrs. Smith (au acelai nume de familie) sau Mr. Smith and his wife, Ms. Jones (soia i-a pstrat numele de familie de dinainte de cstorie). Persoanele singure sunt prezentate cuplurilor; Cnd cineva i prezint soul/soia sau un alt membru al familiei, nu va spune Dai-mi voie s v prezint pe domnul Popescu, respectiv doamna Angelescu, ci, n mod simplu Soul meu, Soia mea, Vrul meu, Fiica mea; Atunci cnd i este prezentat o persoan, indiferent de vrst, un brbat se ridic n picioare. Femeia va rmne aezat, cu excepia situaiilor cnd cei care i sunt prezentai sunt fie o femeie mai n vrst, fie o femeie fa de care dorete s i exprime respectul, cum ar fi gazda, fie un brbat cunoscut ca personalitate marcant sau un brbat mult mai n vrst.
29

O alt form de prezentare este autoprezentarea. Se recurge la autoprezentare atunci cnd, aflndu-ne la o reuniune oficial sau privat, gazda este absent sau, n activitatea profesional cnd nu i cunoatem pe toi cei prezeni la o anumit ntlnire de lucru. De asemenea, aceast form de prezentare este perfect acceptabil i chiar ncurajat ca gest n cadrul evenimentelor sociale, al cror obiectiv principal este tocmai punerea n contact a ct mai multor persoane n vederea dezvoltrii unor relaii viitoare. Este preferabil ca n momentul acestui tip de prezentare s fie adugate i alte detalii referitoare la dumneavoastr (ex. Bun ziua, permitei-mi s m prezint, Ion Popescu, consilier la Ambasada Romniei sau Hello, I'm Jane Smith, Vice Consul at the United States Embassy.). Rspunsul formal la acest tip de prezentare este ncntat, Liviu Ionescu, consilier la Ministerul Afacerilor Externe sau How do you do? Bill Jones, manager director at Steel Company. Informal, trebuie s zmbii i s rspundei Hello sau It's nice to meet you.
30

Cel mai bun i politicos mod de a discuta din nou cu o persoan al crui nume nu l mai inei minte este menionarea numelui tu din nou (Bun ziua, sunt Ion Popescu, ne-am ntlnit la ultima conferin organizat de minister. M bucur s v revd. sau Good evening, I'm Jim Smith. We met recently at the ambassador's home. I'm pleased to see you again.) . Dup aceast formulare este foarte probabil ca i cealalt persoan s se prezinte din nou, ceea ce poate salva o situaie stnjenitoare n care v-ai putea afla amndoi.
31
COMUNICAREA
Schimbul de cri de vizit
32

O alt modalitate de comunicare scris este cea realizat prin cri de vizit. Acestea pot fi de format standard, avnd dimensiunea de 90x50 mm, sau de format A6 148x105 mm. Crile de vizit oficiale cuprind sigla i numele companiei sau instituiei, prenumele, numele, titlul i funcia persoanei n cauz, contactele instituiei sau companiei adresa potal, felefon, fax, adresa de web i contactele instituionale ale persoanei telefon mobil de serviciu, adresa de e-mail profesional. Pe crile de vizit oficiale nu vor fi trecute adresa de acas, telefonul de acas, telefonul mobil personal sau adresa de email personal.
33

De asemenea, crile de vizit oficiale vor respecta elementele grafice prevzute n manualul de identitate grafic al instituiei, respectiv companiei. Nimic nu este mai de neneles pentru un oficial strin n momentul n care intr n contact cu o delegaie a unei instituii, iar fiecare membru al acesteia prezint cte o carte de vizit cu grafic diferit. De la primul contact acea instituie transmite mesajul c n coerena ei intern exist o problem, iar acest fapt nu are cum s ajute discuiilor ulterioare. Crile de vizit oficiale, pentru cei care au contacte frecvente cu persoane strine pot fi bilingve o fa n romn i una n englez sau, pentru contacte n zonele Asia sau Orientul Mijlociu o fa n englez i una n chinez, arab etc.
34

Crile de vizit pot fi folosite att n momentul n care facei cunotin cu cineva i dorii s v prezentai, dar i pentru a transmite mesaje foarte scurte, scrise de mn, sau pentru a nsoi trimiterea unui document sau obiect. n activitatea diplomatic, dar i n cea de afaceri, sunt o serie de abreviaii care se scriu pe crile de vizit i care au semnificaie foarte precis. Aceste reguli sunt de origine francez i se pstreaz pn astzi, utilizndu-se n toat lumea.
35

Comunicrile care pot fi transmise prin crile de vizit sunt urmtoarele:
p.p. (pour la prsentation) - pentru prezentare, cnd venit nou ntr-o localitate dorii s v prezentai unor oficialiti, vecinilor i altora care considerai c e bine s cunoasc acest fapt p.f.c. (pour faire connaisances) - pentru a face cunotin, deci exprimarea dorinei exprese de a intra n relaii p.f. (pour fliciter) - pentru a felicita cu un anumit prilej p.f.N.A. (pour fliciter loccasion de la Nouvelle Anne) - pentru a felicita cu ocazia Anului Nou p.f.f.n (pour fliciter loccasion de la fte nationale) - pentru a felicita de ziua naional p.s. (pour saluer) - pentru a transmite salutri p.c. (pour condolances) - pentru a transmite condoleane p.r. (pour remercier) - pentru a mulumi pentru ceva p.p.c. (pour prendre cong) - pentru a-i lua rmas bun La ultimele dou mesaje nu se rspunde.
36

Dac pe o carte de vizit care nsoete trimiterea unui document sau a unui obiect este scris abrevierea R.S.V.P. (retournez sil vous plait), nseamn c expeditorul ateapt s-i fie returnat trimiterea n cauz. (A nu se confunda cu R.S.V.P. nscris pe invitaii, care nseamn rpondez, s'il vous plat, adic se ateapt confirmarea sau infirmarea prezenei persoanei invitate). Crile de vizit de format mare sunt destinate anume pentru coresponden, bineneles scurt, scris de obicei de mn i semnat de expeditor. Ele se folosesc pentru transmiterea de mulumiri pentru un serviciu fcut de cineva, pentru un dejun sau un dineu la care s-a participat, pentru transmiterea de felicitri cu ocazia unui eveniment deosebit etc.
37

Schimbul de cri de vizit se face n momentul prezentrii, persoana mai important fiind cea care ofer prima propria carte de vizit. Crile de vizit vor fi inute ntr-un loc la ndemn (tot timpul acelai buzunar al hainei sau al genii) pentru a avea acces imediat la ele. O cutare prelungit a crilor de vizit n momentul n care dorii s le oferii creaz un moment stnjenitor. ntr-o ntlnire cu mai multe persoane vom oferi tuturor cte o carte de vizit, dac numrul acestora nu este mai mare de ase. nainte de a o oferi trebuie s ne asigurm de faptul c informaiile tiprite sunt corecte i actuale, eventualele corecturi i adugiri ulterioare nefcnd o bun impresie. Totdeauna va trebui s avei suficiente cri de vizit la dumneavoastr, nimic nefiind mai stnjenitor dect faptul c ai rmas fr cri de vizit n momentul n care suntei prezentat.
38

De asemenea, este un gest lipsit total de politee s oferii cri de vizit doar omologilor dumneavoastr, n cadrul unei ntlniri mai largi, la care particip i colaboratori ai acestuia, inferiori ierarhic. n momentul n care primii o carte de vizit, aceasta este citit nti (se vor citi numele instituiei, al persoanei i funcia acesteia) i apoi este introdus ntr-un buzunar. n cazul n care schimbul de cri de vizit se face n cadrul unei discuii care are loc stnd la mas, crile de vizit vor fi pstrate pe mas, pentru a pronuna corect numele fiecrei persoane prezent n ntlnire i pentru a invoca corect funcia pe care o deine. O carte de vizit pe care o primim ne este destinat exclusiv. Nu putem oferi altora dect cartea noastr de vizit, nu i pe cele primite. Este alegerea fiecruia dintre noi unde ajunge propria noastr carte de vizit.
39
COMUNICAREA
Convorbirea telefonic
40
Telefonul este un mijloc de comunicare devenit indispensabil n rezolvarea activitilor profesionale curente, dar i n meninerea relaiilor cu cunoscui sau prieteni. Din acest motiv, convorbirile telefonice trebuie s se desfoare dup o anumit etichet. ntotdeauna cnd sunai pe cineva trebuie s v prezentai. Vei indica numai numele, fr apelativul domnul ..., iar n cazul n care apelai o persoan care nu v este foarte apropiat, vei meniona i instituia sau compania din care facei parte. Dac este necesar, vei meniona i funcia pentru ca cel apelat s neleag calitatea n care purtai discuia respectiv.
Preedintele american John F. Kennedy (1917 - 1963) vorbind la telefon de pe scaunul su din Biroul Oval, n timpul crizei oelului, Washington DC, 1962
41
n situaia n care legtura telefonic este fcut prin secretariat, apelantul este cel care trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana apelat. Mai precis, n situaia n care solicitai secretarei dumneavoastr s v fac o legtur telefonic, aceasta va suna secretara celui apelat, apoi v va face legtura dumneavoastr cu secretara celui apelat i vei atepta pn vi se va face legtura cu persoan cutat. De asemenea, n cazul n care legtura telefonic se face prin secretariate, nainte ca apelantului s i se fac legtura cu secretara apelatului, se va cere de ctre aceasta asentimentul celui apelat pentru a purta respectiva convorbire. Raiuni diverse pot face imposibil purtarea respectivei convorbiri n acel moment, iar lmurirea acestei situaii trebuie s se fac la nivel de secretariate. Orice convorbire telefonic se va termina cu un mesaj de salut.
42
COMUNICAREA
Eticheta n coresponden
43
Din cele mai vechi timpuri, spre deosebire de comunicarea oral, comunicarea n scris a fost un mijloc la dispoziia persoanelor educate, motiv pentru care tot timpul a avut un anume formalism, o anume etichet. Toate aceste reguli ale comunicrii n scris, respectiv ale corespondenei, au suferit o continu evoluie, dar totdeauna au pstrat o anume rigoare ceea ce a fcut ca muli ligviti s susin c despre orice limb se poate spune c are dou componente distincte limba vorbit i limba scris. Comunicarea scris presupune o atenie special att n ceea ce privete exprimarea i coninutul, ct i aspectul documentului respectiv. Pentru c modul n care ne exprimm n scris n primul rnd ne reprezint, iar n al doilea rnd arat respectul pe care l purtm destinatarului. Acest fapt este valabil att pentru persoane, ct i pentru instituii.
44
n particular, corespondena oficial este supus unei rigori suplimentare rezultat din cutum i din conveniile adoptate pentru ca raporturile interpersonale exprimate n scris s reflecte total raporturile sociale sau instituionale. Stilul adoptat trebuie s confere destinatarului certitudinea c i se respect rangul, poziia oficial sau deferena care i se cuvine. n ceea ce privete corespondea diplomatic, stilul comunicrii n scris se nscrie, ns, n cadrul principiilor de egalitate, consideraie mutual ntre state i respect. Referitor la forma corespondenei, conform etichetei europene, aceasta se poart pe hrtie A4 (210x297 mm), de bun calitate. Antetul hrtiilor va fi ntotdeauna n aceeai form grafic, n conformitate cu manualul de identitate al instituiei sau companiei. De asemenea, n cazul n care corespondena provine din partea unei oficialiti, antetul poate s conin numele i funcia acesteia. Pentru corespondena special se poate folosi o hrtie filigranat sau colorat n mas, n culori discrete, pentru a da mai mult distincie documentelor.
45
n categoria corespondeei oficiale intr att comunicarea scris dintre instituii sau companii, ct i documentele care sunt trimise de teri, inclusiv persoane fizice, acestora. Din acest motiv, trebuie neles faptul c forma n care aceste documente sunt ntocmite este la fel de important ca fondul comunicat. Atenia cu care trebuie ntocmit corespondena oficial este important pentru c aceasta nu implic numai persoana care ntocmete documentele respective, ci mai ales instituia sau compania pe care o reprezint. Iar dincolo de toate acestea, nu trebuie scpat din vedere faptul c toate aceste documente se arhiveaz. Formularea textului corespondenei oficiale trebuie s aib termeni neechivoci, s aib exprimare, ortografie i punctuaie corecte. Limbajul trebuie s fie precis, iar descrierea logic, structurat i concis. Acest fapt dovedeten primul rnd, n ceea ce v privete, o foarte bun nelegere a temei i capacitate de sintez. Este recomandat ca o scrisoare s nu depeasc dou pagini redactate n format standard.
46
De asemenea, este foarte important scrierea corect a numelor proprii, greelile n aceast privin fiind interpretate att ca o lips total de curtoazie, dar mai ales ca o lips de profesionalism din partea dumneavoastr. Trebuie, n acelai timp, s v asigurai de faptul c tii sexul persoanei creia v adresai pentru a avea o adresare corect (Ex. Sam Johson poate fi apelativul att pentru Samantha Johnson, ct i pentru Samuel Johnson; va trebui s tii cu exactitate prenumele complet pentru a ti dac adresarea este Mrs. sau Mr.).
47
O scrisoare oficial trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii de form i coninut: Trebuie s fie datat. Data ntocmirii se scrie, de obicei, n partea dreaptsus a primei pagini. Trebuie precizat cui i este adresat. Destinatarului i se va preciza prenumele, numele, funcia, instituia sau compania pe care o reprezint. Formularea va fi de tipul Domnului ..., ministrul ... sau Domnului ..., general manager al companiei ... n unele scrisori oficiale, destinatarul este precizat la sfritul acesteia, dar recomandm s fie introdus la nceput. Forma introductiv de adresare Domnule Preedinte, Domnule Ministru etc. care se va scrie n partea de sus a scrisorii. Cuprinsul scrisorii care va fi organizat n paragrafe. Stilul clasic de redactare a paragrafelor este cu alineat de 10 mm la interior, dar mai nou este adoptat stilul fr alineat i cu spaiere ntre paragrafe.
48
Formula de ncheiere, care cuprinde diverse sintagme de politee Cu stim, Cu deosebit consideraie, Cu deosebit respect etc.- i care se scrie n partea dreapt a paginii. Pentru a da o not personal scrisorii, n situaia n care avei o relaie apropiat cu destinatarul, formula introductiv i formula de ncheiere se pot scrie de mn, cu aceeai cerneal cu care se va semna. n funcie de relaia pe care o avei cu destinatarul, la formula de introducere standard se poate aduga i drag prietene, iar la formula de ncheiere standard Asigurndu-v de ntreaga mea consideraie se poate aduga i prietenie. Semntura expeditorului, olograf, care se va scrie sub formula de ncheiere i numele i funcia destinatarului dactilografiate, dac acestea nu sunt precizate n antetul scrisorii. n cazul n care sunt mai muli semnatari ai scrisorii, numele i funciile acestora se vor scrie n ordine ierarhic. n tot cuprinsul scrisorii nu se vor folosi abrevieri, excepie fcnd numele unor instituii dup ce n prealabil a fost scris numele ntreg al acestora.
49
COMUNICAREA
Corespondena diplomatic
50
O categorie distinct a corespondenei oficiale este corespondena diplomatic, prin care se nelege comunicarea oficial, fcut n scris, ntre efii de stat i de guvern, ntre Ministerul Afacerilor Externe i alte ministere ale statului acreditar i misiunile diplomatice strine, precum i ntre misiunile diplomatice acreditate n capitala aceluiai stat Corespondena diplomatic are menirea s completeze demersurile diplomatice verbale i s oficializeze, cu precizie, poziiile exprimate de pri. n prezent, dat fiind numrul din ce n ce mai mare de persoane i de instituii implicate n activitatea diplomatic i diversificarea temelor de interes, tendina este de a se comunica preponderent n scris, pornind de la princiul verba volant, scripta manent. Bineneles, o influen n acest sens o are i dezvoltarea tehnologic n domeniul IT&C.
51
Cele mai frecvent folosite expresii i sensul n care trebuie citite
Expresia nu putem rmne indifereni privim cu ngrijorare vom reconsidera cu atenie poziia noastr avem rezerve n ce privete... vom fi obligai s lum n considerare propriile noastre interese Sensul n care trebuie citit vom interveni n mod sigur vom adopta o linie ferm suntem pe cale de a adopta o poziie ostil nu vom permite... examinm posibilitatea ruperii relaiilor
52
Nota verbal este cea mai utilizat form scris de comunicare diplomatic. ntocmit la persoana a treia, pe o pagin cu antet, ea poart un numr de nregistrare i data ntocmirii, ns nu este semnat, ci doar parafat avnd tampila Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei emitente. La redactare, se folosesc, att n introducere, ct i n ncheiere, formule consacrate de curtoazie. Pentru introducere se folosete formularea Preedinia Romniei / Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X prezint salutul sau complimentele sale Preediniei ... / Ambasadei X / Ministerului Y i are onoarea de a-i comunica / transmite / solicita La finalul expunerii coninutului, nota se ncheie cu formularea Preedinia Romniei / Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada X folosete acest prilej pentru a rennoi Preediniei ... / Ambasadei X / Ministerului Y asigurarea naltei sale consideraii. n cazul anunrii decesului unei nalte personaliti, nota va fi redactat pe o hrtie cu antetul instituiei emitente avnd un chenar negru;
53
Nota semnat are un caracter mai solemn dect nota verbal. Este o scrisoare redactat pe o pagin cu antet, la persoana nti sau a treia i se adreseaz personal unui nalt demnitar, ministrului afacerilor externe sau unui ef de misiune diplomatic, fiind semnat de emitent. ncepe cu formula Domnule Ministru sau Domnule Ambasador i se ncheie cu formula de curtoazie V rog s primii, Domnule Ministru/Domnule Ambasador, asigurarea naltei mele consideraii. Se folosete pentru comunicri crora statul trimitor le acord o importan deosebit.
54
Nota personal are forma unei scrisori redactate la persoana nti, scris pe o pagin cu antet. Se folosete pentru anunarea de ctre un ef de misiune, nou sosit la post, c i-a prezentat scrisorile de acreditare, precum i de ctre efii de misiune care i nceteaz activitatea i fac cunoscut numele nsrcinatului cu afaceri desemnat s asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se folosete, ca i nota semnat, i pentru alte comunicri considerate a fi foarte importante.
55
Nota colectiv are un caracter deosebit de solemn. Se adreseaz Ministrului Afacerilor Externe al rii de reedin de ctre reprezentanii diplomatici ai mai multor state din capitala respectivei ri, exprimnd punctul de vedere comun al acestora. Este semnat de ctre efii misiunilor diplomatice de la care eman. n cazul n care nota este din partea tuturor efilor de misiuni diplomatice din capitala n cauz, ea poate fi semnat numai de ctre Decanul Corpului Diplomatic, cu precizarea c o face n numele acestora. n acest ultim caz, nota poate fi scris pe o hrtie cu antetul decanului.
56
Nota circular este o comunicare, avnd coninutul identic, adresat de ctre ministerul de externe tuturor misiunilor diplomatice strine acreditate n ara respectiv, pentru a le aduce la cunotin o dispoziie legal, o msur protocolar sau un alt fapt care trebuie cunoscut de ctre misiunile diplomatice. Aceast form de comunicare se folosete i ntre misiunile diplomatice dintr-o capital, pentru a-i anuna, n mod reciproc, sosirea sau plecarea definitiv de la post a membrilor personalului lor diplomatic, schimbarea adresei sau a telefonului cancelariei ori reedina ambasadorului etc.
57
Note simultane sau identice, scrise pe pagin cu antet, sunt note separate, cu acelai coninut, transmise unui stat sau unor state, din partea mai multor state, cu privire la o anumit problem. Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea de vederi a tuturor autorilor acestor note.
58
O categorie de note care nu se scrie pe hrtie cu antet este aidemmoire-ul. Acesta nu poart semntur sau tampil, nu conine nici o formul de curtoazie, singurele elemente de identificare fiind data i locul remiterii. Se poate nmna n timpul unei audiene, a unor negocieri sau convorbiri, cu scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni discutate sau pentru a confirma declaraii fcute verbal.
59
Asemntor cu aide-mmoire-ul, ns avnd un coninut mult mai amplu, este memorandum-ul. Redactat la persoana a treia, pe o hrtie cu antet, nesemnat, fr numr de nregistrare, fr formule de curtoazie, este o not n care sunt expuse fapte sau argumente n legtur cu una sau mai multe probleme, ori cu negocieri aflate n desfurare, urmrindu-se explicarea, justificarea poziiei statului care l emite. Dac nu este trimis ca un document independent, ci ca o anex la o not verbal sau personal, se redacteaz pe o hrtie simpl, fr antet.
60
O comunicare mai rar utilizat este ultimatum-ul. Redactat n form de not sau de memorandum, acesta conine o cerere categoric, care nu admite discuii i obiecii, pe care o formuleaz un stat sau un reprezentant al acestuia la adresa unui alt stat, de a ndeplini o condiie sau a rezolva o situaie litigioas, sub ameninarea unor anumite consecine. Ultimatum-ul nu este sinonim cu o declaraie de rzboi, ns constituie un mijloc de presiune sau de intimidare.
61
COMUNICAREA
Corespondena de afaceri
62
La fel ca n cazul corespondenei diplomatice, i n cazul corespondenei de afaceri trebuie avute n vedere aceleai rigori att n ceea ce privete aspectul documentului, ct i n ceea ce privete coninutul acestuia. Respectarea acestora contribuie la crearea unei imagini bune expeditorului, dar i companiei pe care o reprezint. Bineneles trebuie avut foarte mult grij att n ceea ce privete exprimarea, ortografia, punctuaia i dactilografierea (nu trebuie s existelitere greite sau lips), dar i n ceea ce privete conceperea coninutului scrisorii. Coninutul trebuie s fie concis i structurat n paragrafe, fiecare paragraf urmnd s trateze o tem. O expunere concis i bine structurat din partea expeditorului arat, n primul rnd despre acesta, c are o foarte bun capacitate de sitez, n general, i o foarte bun nelegere a subiectului, n situaia respectiv.
63
n cazul n care scrisorile sunt redactate n limbi strine, trebuie s v asigurai cu aceeai rigoare ca i n cazul limbii romne de corectitudinea textului. Ca i n cazul corespondeei diplomatice, trebuie s v asigurai de faptul c numele proprii sunt redactate corect, iar titulatura fiecrei persoane invocate este conform. De asemenea, n cazul n care nu suntei convins de sexul persoanei dup prenumele acesteia, trebuie s ntrebai o persoan avizat pentru a nu face erori n adresare (Ex. Sam Johson poate fi apelativul att pentru Samantha Johnson, ct i pentru Samuel Johnson; va trebui s tii cu exactitate prenumele complet pentru a ti dac adresarea este Mrs. Sau Mr.). Adresarea corect n limba romn fa de persoane de sex feminin care ocup funcii de conducere este Doamna Preedinte, Doamna Director etc. Substantivul care exprim funcia nu se acord dup gen.
64
i n corespondena de afaceri promptitudinea rspunsului este important. Respectarea acestei reguli arat despre dumneavoastr c facei parte dintr-o companie bine organizat, c poate rezolva cu celeritate orice problem apare i, nu n ultimul rnd, este o dovad de politee. Formula de ncheiere a scrisorii, ca i n cazul corespondeei diplomatice trebuie s in cont de rangul persoanei creia v adresai i a relaiei pe care o avei cu aceasta.
65
Comunicarea prin e-mail

Dei e-mailul nu poate nlocui comunicarea oficial, dar este din ce n ce mai utilizat n comunicarea curent, cteva reguli referitoare modul de redactare a acestora credem c sunt utile. Pentru comunicarea profesional folosii doar adresa de e-mail a instituiei sau companiei pe care o reprezentai. Nu conturile personale de Gmail, Yahoo, Hotmail etc. n acelai timp, nu folosii adresa profesional pentru a transmite glume, e-mail-uri n lan sau altele asemenea, care nu au legtur cu activitatea dumneavoastr profesional. Avei o atenie deosebit n momentul n care redactai subiectul e-mail-ului. Acesta trebuie s esenializeze coninutul e-mail-ului i s fie scris corect gramatical. O bun redactare a subiectului va permite ulterior o cutare mai eficient n e-mail-urile mai vechi. De asemenea, reflect capacitatea dumneavoastr de a esenializa ceea ce avei de comunicat. Formulele de adresare trebuie s fie politicoase, mai ales c din ce n ce mai frecvent mailurile nlocuiesc comunicrile care altdat se fceau numai pe suport de hrtie.
66
Comunicarea prin e-mail

Nu transmitei prin e-mail informaii confideniale. Dac folosii e-mail-ul pentru a stabili o ntlnire sau a aplana un conflict, i dup prima contactare nu primii un rspuns favorabil, renunai la aceast cale de comunicare i folosii telefonul sau ntlnirea personal. Rspundei la e-mail-uri cu promptitudine. Acest fapt arat preocupare i faptul c suntei rapid n reacii. Nu facei ns acest lucru cnd suntei suprat, ateptai pn a doua zi. Nu scriei cu majuscule. Acest fapt d senzaia c strigai. ntotdeauna folosii formule de ncheiere asemenea celor din scrisorile clasice. Semntura dumneavoastr trebuie s includ prenumele, numele, funcia, instituia, precum i contactele dumneavoastr.
67
COMUNICAREA
Reguli generale privind corespondena
68
Pentru a asigura o persoan c textul unei scrisori i este adresat n mod exclusiv i nimeni altcineva nu l-a citit, aceasta trebuie redactat de mn. Aceast modalitate de redactare este aleas pentru situaiile n care corespondena este foarte personal sau pentru a marca respectul. Expedierea corespondenei oficiale sau de afaceri se face n plicuri a cror hrtie i grafic trebuie s respecte manualul de identitate al instituiei sau al companiei i s fie n concordan cu hrtia utilizat pentru scrisoare. n cazul n care scrisoarea este redactat de mn, tot de mn se va scrie i plicul, iar n situaia n care a fost redactat pe computer, toate informaiile de pe plic vor fi redactate tot pe computer.
69
Dac dorii ca scrisoarea dumneavoastr s fie nregistrat, este necesar ca aceasta s fie trimis printr-un curier nsrcinat n acest sens, spre deosebire de restul corespondeei care se va trimite prin companii de curierat. n aceast situaie, de asemenea, plicul nu se va nchide, mesajul fiind acela c persoana care aduce corespondena respectiv este de deplin ncredere. n relaiile diplomatice aceast situaie se ntmpl frecvent, purttorul comunicrii fiind ambasadorul sau un nalt funcionar. Pentru corespondena care nu are un caracter foarte oficial se poate folosi comunicarea prin fax, precum i cea prin e-mail. Pentru a asigura autenticitatea documentului trimis este important ca acesta s fie semnat olograf.
70
COMUNICAREA
Corespondena pentru ocazii speciale
71

O categorie aparte a corespondeei o reprezint mesajele care se trimit cu ocazii speciale. Aici se nscriu felicitrile, condoleanele i exprimarea n scris a compasiunii, n cazul unor calamiti naturale sau a unor accidente foarte grave. Felicitrile sunt cea mai bun ocazie de a v exprima prietenia, consideraia sau respectul fa de cineva i, n acelai timp, o oportunitate de a v ntri aceste relaii. Ocaziile cu care pot fi trimise felicitrile, din viaa privat sau oferite de evenimente oficiale, sunt urmtoarele: Anul Nou trebuie avut n vedere confesiunea destinatarilor, musulmanii, evreii, chinezii sau vietmanezii srbtorind Anul Nou la date diferite Crciunul i Patele de asemenea, trebuie avut n vedere confesiunea destinatarilor Ziua de natere i onomastica n cazul onomasticii trebuie inut cont de confesiunea destinatarului Avansarea n grad, promovarea sau nvestirea ntr-o funcie de demnitate public Ziua naional a unei ri felicitrile cu aceast ocazie se pot trimite att oficialitilor de stat, ct i partenerilor de afaceri, muli dintre acetia fiind impreionai de un asemenea gest. Este important cunoaterea datelor la care se srbtorete ziua naional n diverse state ale lumii.
72

Felicitrile se pot trimite sub form de scrisori, se pot redacta pe crile de vizit de dimensiuni mari sau pe suporturi de carton special pretiprite pentru fiecare ocazie n parte. Hrtia sau cartonul care se vor folosi trebuie s fie de bun calitate, iar calitatea grafic a tipriturii trebuie s fie foarte bun. De asemenea, pentru o adresare foarte personal, textul se va scrie de mn. Modul de redactare a felicitrilor este unul extrem de concis, folosindu-se formule adecvate pentru fiecare ocazie. Pentru toate tipurile de felicitri, acestea trebuie semnate de mn. Scrisorile de condoleane sau de compasiune reprezint o alt categorie de coresponden, ocazionat de evenimente triste excepionale. Condoleanele sunt cel mai dificil tip mesaj care trebuie trimis i este recomandat s se foloseasc acest prilej pentru a-l elogia pe cel disprut, n primul rnd, i apoi pentru a arta empatia pentru familia acestuia. Ele se transmit cu ocazia decesului unei oficialiti, a unei persoane cu care ai avut relaii apropiate sau a unui partener de afaceri. Scrisorile de compasiune se trimit la nivel oficial sau din partea unor organizaii care activeaz n domeniul sprijinirii persoanelor afectate de asemenea evenimente n cazul calamitilor naturale sau a accidentelor grave cu un puternic impact emoional.

CURS 2 - Protocol

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

CURS 2 - Protocol

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROTOCOL I ETICHET DIPLOMATICE

CURSUL 2 Protocol i etichet n comunicare i la evenimentele sociale

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Adresarea ctre o alt persoan

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Prezentarea unei persoane

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Schimbul de cri de vizit

Comunicarea prin e-mail

Comunicarea prin e-mail

Reguli generale privind corespondena

Reguli generale privind corespondena

Corespondena pentru ocazii speciale

Corespondena pentru ocazii speciale

You might also like